Как написать отличную пошаговую инструкцию

Пошаговая инструкция — лучший формат контента, если речь идет о практических рекомендациях.

Подобно инфографике, пошаговые визуальные представления процессов могут улучшить понимание читателями и повысить их взаимодействие с контентом.

Этот тип обеспечения может иметь форму нумерованного списка, блок-схемы или серии инструкций. Кроме того, вы можете добавить фирменные цвета и логотипы, чтобы продвигать идеи вашей организации.

Используйте пошаговые инструкции, чтобы:

• Объяснять сложные бизнес-процессы.
• Проинструктировать клиентов, как пользоваться продуктом.
• Продемонстрировать отраслевые тенденции.
• Установить свой авторитет в предмете.

Если вы планируете делать пошаговую инструкцию в виде рисунков, следует привлечь графического дизайнера. Он сможет создать визуально интересную разбивку процесса, которую легко понять, не запутываясь.

Элементы пошаговой инструкции

1. Введение.
2. Основная часть (чаще всего в виде нумерованного списка).
3. Заключение.

Будь то «как приготовить курицу в духовке» или «как начать бизнес», люди все время ищут «как» делать что-то в поисковой системе. И вы можете помочь этим людям, написав у себя «как сделать».

Посты в блоге «Как сделать» предоставляют читателям пошаговое руководство, как делать что угодно. А такие блоги также являются возможностью для вашей компании позиционировать себя как клиентоориентированную и бескорыстную, поскольку вы излагаете тактический подход к решению проблемы или удовлетворению потребности, не требуя ничего взамен. Это помогает сделать ваш бренд синонимом доверия.

Написание этих сообщений также может помочь вашему блогу занять место в избранном фрагменте кода поисковой системы — поле, которое появляется в результатах поиска с несколькими десятками слов, отвечающими на вопрос. Вы можете увидеть пример этого ниже.

Сообщения с разделом «Как сделать» лучше всего подходят для следующих сообщений:

• Пояснения к математике и уравнениям [т. е. «Как рассчитать Net Promoter Score»].
• Объяснение способа размышления или подхода к неясной задаче [т. е. «Как ставить и достигать маркетинговые цели»].
• Изложение пошаговых инструкций для легко решаемой задачи [т. е. «Как заблокировать веб-сайты в Chrome для настольных и мобильных устройств»].

Создание контента: полное руководство для начинающих

Как написать пошаговую инструкцию

1. Заголовок сообщения. Убедитесь, что заголовок начинается с «Как…» и содержит не более 60 символов.
2. Вступление. Начните пост с коротким введением из 100-200 слов. Обязательно выделите:
   1. Причина, по которой важно то, о чем вы говорите.
   2. Кому, к какой отрасли или к какому сектору промышленности это относится.
   3. Что вы будете освещать [т. е. «В этом посте мы объясним, почему (термин) важен, объясним, как использовать (термин), и дадим 8 предложений, если вы новичок в (термин)»].

Некоторые читатели могут не знать, что вы объясняете, как делать. Очевидно, что если то, о чем вы пишете, хорошо известно, вы можете пропустить определение.

После определения термина объясните, почему читателю важно понимать идею и / или знать, как делать то, о чем вы пишете.

Читайте также:

• Анатомия самых популярных статей: успешный и невидимый контент
• 11 шагов к успешной разработке контента: полное руководство

Как сделать (этапы)

Этот раздел должен составлять основную часть написанного в сообщении в блоге. Для каждого шага чрезвычайно важно иметь собственный заголовок раздела для оптимальной организации, ясности для читателя и оптимизации поисковой системы.

Кроме того, разделение инструкций по разделам также позволяет вам включать наглядные пособия для каждого шага по мере необходимости в форме GIF, изображения или видео.

Важно помнить, что шаги, которые вы даете своим читателям, должны быть ясными, краткими и точными. Любое лишнее в статье может их сбить с толку, в результате чего некоторые читатели не достигнут желаемых результатов.

Если вы объясняете, как это сделать, например, решить уравнение (например, «Как рассчитать безубыточность»), предоставьте пошаговое объяснение и пример того, как рассчитать ставку, точку или число, которое вы объясняете, как достигнуть. Покажите всю свою работу, чтобы читатель мог легко следить за ней.

Лайфхак: если вы не знаете, какие этапы лучше включить в свою инструкцию, посмотрите на результаты поиска. А именно блоки внимания. они помогут вам создать грамотную и высокоэффективную структуру статьи.

Рекомендованные запросы в Google

 

Быстрые ответы в Яндексе

Советы и напоминания

Если вы разбиваете сложную концепцию или задачу, некоторые читатели могут по-прежнему чувствовать себя ошеломленными и неуверенными в своей способности справиться с ней.

Разбейте несколько предложений о том, как лучше всего подойти к концепции, и / или несколько напоминаний о ней. Это не список рассылки, так что оставьте в этом кратком списке от трех до пяти советов.

Если вы считаете, что пошагового подхода достаточно, вы можете не включать этот раздел.

Вывод

Завершите свой новый потрясающий пост в блоге отличным завершением. Напомните своим читателям о главном выводе, который вы хотите, чтобы они ушли, и подумайте о том, чтобы указать им на другие ресурсы, которые есть на вашем веб-сайте.

Призыв к действию

И последнее, но не менее важное: разместите призыв к действию внизу сообщения в блоге. Это должно быть содержание, генерирующее потенциальных клиентов, или целевую страницу, ориентированную на продажи, для демонстрации или консультации. Например, если ваш продукт или услуга помогает вашим читателям делать то, что они искали, «как сделать», или если у вас есть шаблон в вашей библиотеке ресурсов контента, который делает то, что они искали, «как сделать», это было бы идеальным CTA для этого сообщения.

Чек-лист перед публикацией

как сделать любое объяснение понятным

12. 12.2017 11 044 Полезно

КнигиКратко. Главные идеи полезных книг.

От объяснения зависит, как слушатели примут ваши идеи. Это процесс, когда люди погружаются в ту реальность, которую вы им предлагаете. В статье мы дадим вам четкий рабочий инструмент — пошаговую инструкцию, как сделать объяснение любой вашей идеи понятной. В инструкции шесть шагов.

Шаг 1. Выясните уровень слушателей. Это очень важно. Дело в том, что все мы страдаем от так называемого «проклятья знания». Нам трудно представить, что другие люди не имеют сведений, которыми мы обладаем. Если вы специалист в своей области, какие-то вещи вам кажутся очевидными. Но это не значит, что они доступны для других людей. Например, редактор издательства прекрасно знает, как организована работа над выпуском книги, но, скажем, коммерческому директору трубопрокатного завода это неизвестно.

Всегда подходите к оценке уровня аудитории с той позиции, что у слушателей нет ваших специфических знаний о проблеме, о которой вы собираетесь рассказать.

Шаг 2. Начните с текущего состояния. Покажите аудитории то, что происходит с ней или с миром сейчас — в зависимости от темы вашего выступления. Помните: вы отталкиваетесь от уровня знаний слушателей. Под запретом ходы вроде: «Всем известно, что…» — и дальше информация, которой владеете только вы. Если вы говорите о чем-то общеизвестном, пусть это действительно будут факты, знакомые людям.

Шаг 3. Разожгите пламя любопытства. А вот теперь призовите на помощь свою фантазию. Теперь вы точно будете говорить о чем-то новом — и так, чтобы люди задались вопросами «почему?» и «как?». В этот момент вы можете вводить в рассказ новую информацию, но только так, чтобы в слушателей проснулось любопытство. Поддерживайте интригу и стимулируйте естественное стремление к познанию.

Шаг 4. Одну за другой приведите концепции. Понять основную идею невозможно, не разобравшись с частями (концепциями), из которых она состоит. На этом этапе у аудитории должны последовательно появляться вопросы «что?», «и что?», «и что дальше?».

Шаг 5. Используйте метафоры. Аналогии помогают усвоить новую информацию. Чтобы они были удачными и понятными, опирайтесь на близкие слушателям факты. Метафоры должны происходить из модели мира, свойственной вашей аудитории.

Шаг 6. Используйте примеры. Короткие и яркие истории помогают закрепить объяснение. А как их рассказывать с максимальным успехом, мы уже обсудили.

Подробнее о том, как построить свою речь, чтобы достучаться до любого слушателя, читайте в обзоре книги Криса Андерсена «TED Talks. Слова меняют мир: первое официальное руководство по публичным выступлениям».

Поделиться

КнигиКратко. Главные идеи полезных книг.

Написание пошаговых инструкций — Microsoft Style Guide

Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронная почта

• Статья
• 13.
  10.2022

Следуйте этим рекомендациям, чтобы создавать четкие и понятные инструкции, пишете ли вы простые одношаговые процедуры или сложные процедуры, состоящие из нескольких шагов.

См. также
Форматирование текста в инструкциях
Форматирование пунктуации

Сложные процедуры

Сложные инструкции часто состоят из нескольких шагов, отформатированных как нумерованный список. Для многоэтапных процедур в пронумерованных списках:

• Согласованно форматируйте процедуры, чтобы клиенты могли легко найти их путем сканирования.

• Рассмотрите возможность использования заголовка, чтобы помочь клиентам быстро найти инструкции. Используйте заголовок, чтобы сообщить клиентам, что инструкции помогут им сделать.
  Примеры
  Чтобы добавить учетную запись
  Добавить учетную запись

  Выберите один стиль формулировки для заголовков и напишите их все одинаково (в параллельной структуре).

• Используйте отдельный номер для каждого шага. Можно комбинировать короткие шаги, которые происходят в одном и том же месте пользовательского интерфейса.

• В большинстве случаев включайте действия, завершающие шаг, такие как кнопки OK или Применить.

• Используйте полные предложения.

• Используйте формы повелительного наклонения. В инструкциях клиенты действительно хотят, чтобы вы сказали им, что делать.

• Используйте согласованные структуры предложений. Например, всегда используйте фразу, когда вам нужно сказать клиенту, с чего начать. В остальное время начинайте каждое предложение с глагола.
  Примеры
  На ленте перейдите на вкладку Design .
  Открыть фотографии.
  Для Выравнивание

  выберите Слева .

• В каждом шаге первое слово должно быть заглавным.

• Используйте точку после каждого шага.
  Exception
  При указании клиентам вводить ввод без знаков препинания в конце, не используйте точку. Попробуйте отформатировать текст чтобы пользовательский ввод отображался на новой строке.

• Ограничьте процедуру семью шагами, а лучше меньше. Постарайтесь разместить все шаги на одном экране.
  Примеры

  Для создания группы плиток

  1. На начальном экране выберите плитки, которые вы хотите сгруппировать.
  2. Перетащите их на открытое пространство. Когда за ними появится серая полоса, отпустите плитки, чтобы создать новую группу.

  Для планирования спринтов

  1. В представлении
     Незавершенные работы выберите первый спринт в разделе Текущий . Или откройте журнал спринта по следующему URL-адресу: https://AccountName/DefaultCollection/TeamProjectName/\_backlogs/iteration
     Несколько предопределенных спринтов перечислены в разделе Текущий и Будущий . Фактические названия спринтов различаются в зависимости от шаблона процесса, используемого для создания командного проекта. Однако календарные даты не были назначены.
  2. Чтобы установить даты календаря, выберите первый спринт в разделе Текущий и выберите даты.

Если вы используете единый формат для пошаговых инструкций, используйте тот же формат для одношаговых инструкций, но замените номер с пулей.
Пример
Перемещение группы плиток

• На начальном экране уменьшите масштаб и перетащите группу в нужное место.

Советы по написанию шагов

Прежде чем описывать действие, убедитесь, что покупатель знает, где должно происходить действие.

• Если инструкция появляется в том же пользовательском интерфейсе, где происходит действие, обычно нет необходимости указывать сведения о местоположении.

• Если вам нужно убедиться, что клиент начинает с нужного места, укажите короткую фразу в начале шага.
  Пример
  На вкладке Design выберите Строка заголовка .

• Если есть вероятность путаницы, укажите вводный шаг.
  Пример
  На ленте перейдите на вкладку Design .

Простые инструкции с угловыми скобками

Сокращайте простые последовательности, используя угловые скобки. Включить пробел до и после каждой скобки, и не делайте скобки полужирные.

Пример
Выберите Учетные записи > Другие учетные записи > Добавить учетную запись .

Совет по специальным возможностям Средства чтения с экрана могут пропускать скобки и читать инструкции, такие как Меню > Перейти > Папки как Меню Перейти к папкам, , что может запутать клиентов. Прежде чем использовать этот подход, проконсультируйтесь с экспертом по доступности.

Обратная связь

Просмотреть все отзывы о странице

Как создать пошаговые инструкции?

В современной быстро меняющейся бизнес-среде предоставление сотрудникам и конечным пользователям четких и кратких инструкций о том, как выполнять задачу или использовать продукт, жизненно важно для коммуникационной стратегии каждой организации.

Один из лучших способов дать кристально четкие инструкции — это пошаговые документы, которые обеспечивают контекстное руководство и в то же время предлагают ясность в деталях процесса. Пошаговые инструкции часто являются самым простым способом помочь человеку успешно выполнить конкретную задачу, особенно если рассматриваемая задача сложна или включает несколько шагов.

С помощью пошаговых руководств команды могут эффективно сотрудничать и достигать повторяющихся успехов. Эти руководства также пригодятся для обучения новых сотрудников, повышения квалификации и помощи в документировании и обмене знаниями внутри организации.

В этой статье мы рассмотрим некоторые из лучших способов, с помощью которых компании могут внедрить и создать пошаговые инструкции для внутренних и внешних коммуникаций. Если вы хотите оптимизировать свои бизнес-процессы или повысить производительность, эта статья предоставит вам все необходимое для создания эффективных пошаговых руководств с использованием визуальных средств.

Начнем!

Для чего можно использовать пошаговые инструкции?

Прелесть пошаговых инструкций в том, что нет ограничений на способы их использования, поскольку их основная цель — разбить процесс на краткие направления. Их можно даже использовать в качестве дополнительного материала для дополнительного контекста обучающих видеороликов.

Неважно, какой процесс вы пытаетесь объяснить. Будь то краткое руководство о том, как сделать снимок экрана, или более подробное о том, как сделать отличное обучающее видео, пошаговые инструкции могут быть очень полезны для обмена знаниями с вашими коллегами, сотрудниками и вашими клиентами.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее популярных и практичных способов использования пошаговых инструкций:

Создавайте потрясающие пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Адаптация сотрудников

Как бы человек ни был рад начать новую работу, всегда есть чем заняться, когда вы переходите в новую компанию. Знакомство с новыми коллегами, адаптация к новой рабочей среде и знакомство с новыми процессами может оказаться непосильной задачей даже для самых опытных сотрудников.

Более того, когда кто-то присоединяется к организации, ему необходимо как можно быстрее научиться выполнять различные задачи. Предоставляя пошаговые инструкции, организации могут сделать процесс адаптации новых сотрудников более плавным и эффективным, что поможет им, их коллегам и бизнесу в целом.

Благодаря ряду четких указаний, содержащихся в пошаговых инструкциях, сотрудникам будет легче ориентироваться в инструментах и ​​выполнять задачи. Такие инструкции также полезны для обеспечения ясности, обеспечения согласованности и облегчения обучения правильному выполнению стандартных рабочих задач.

Поскольку пошаговые инструкции могут помочь новому сотруднику освоиться в организации, вы также можете обнаружить, что такие руководства могут помочь им быстро обрести уверенность в своей новой роли.

Полное руководство по созданию обучающих видеороликов

В этом БЕСПЛАТНОМ руководстве мы поделимся своими секретами создания высококачественных обучающих и обучающих видеороликов.

Загрузить сейчас!

Адаптация клиента

Первое впечатление — это все, поэтому важно, чтобы первое взаимодействие клиента с продуктом было настолько хорошим, насколько это возможно. Для этого вам нужно убедиться, что клиенты знают, как использовать ваш продукт с самого начала.

Здесь пригодятся пошаговые инструкции, которые особенно полезны при работе с программным обеспечением. Предоставление четких указаний о том, как настроить и использовать продукт или услугу, будь то сборная мебель или программное обеспечение для записи экрана, может помочь клиентам быстро и легко начать работу.

Лучшие пошаговые инструкции могут даже помочь снизить нагрузку на службу поддержки клиентов, поскольку они смогут увести клиентов от потенциальных проблем и ответить на наиболее распространенные вопросы. Это позволяет персоналу службы поддержки сосредоточиться на оказании помощи клиентам в решении более сложных проблем и поможет клиентам получать более быструю и эффективную поддержку.

Таким образом, хотя пошаговые инструкции для конечных пользователей могут кому-то показаться «хорошими», они могут оказать большое влияние на повышение удовлетворенности и лояльности клиентов.

Содействие внедрению программного обеспечения

Не всем нравятся изменения, поэтому бывает сложно поощрять и обучать всю рабочую силу использованию нового программного обеспечения. Однако, сокращая кривую обучения, пошаговые руководства помогают персоналу полностью понять функциональные возможности нового программного обеспечения и преимущества, которые они получат от его использования.

Если вы знакомите своих сотрудников с новым программным обеспечением или помогаете в этом своему клиенту, пошаговые инструкции помогут вашей команде быстрее и эффективнее адаптироваться к новым процессам.

Несколько простых пошаговых инструкций или даже скриншоты помогут выделить основные функции и возможности программного обеспечения. Демонстрируя эти функции в понятной и понятной форме, организации могут помочь пользователям получить максимальную отдачу от программного обеспечения, чтобы реализовать весь его потенциал.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Улучшение обмена знаниями

Обмен знаниями необходим для бесперебойной работы и успеха всех организаций, поскольку он помогает улучшить сотрудничество, эффективность и общий успех. Несмотря на то, что компания может делиться знаниями несколькими способами, пошаговые руководства подходят для всех уровней понимания и понимания.

Независимо от того, представлены ли пошаговые инструкции в виде текстового документа, видеоурока или даже серии снимков экрана, которые особенно легко сделать и поделиться ими, эти инструкции играют жизненно важную роль в обмене знаниями между командами и коллегами. .

Создавая четкие и подробные инструкции о том, как выполнять определенные задачи, организации могут документировать свои процессы и процедуры стандартизированным способом, структурированным и понятным для всех. Это может помочь обеспечить последовательность в выполнении работы, уменьшить количество ошибок и повысить общее качество и эффективность работы команды.

Как пошаговые инструкции повлияют на ваш бизнес

Существует много различных способов преобразования бизнеса путем простого внедрения лучшего обмена знаниями с помощью пошаговых инструкций — и все они хороши!

Независимо от того, хотите ли вы сократить расходы, повысить производительность или улучшить сотрудничество между командами и отдельными лицами, создание пошаговых инструкций может стать ответом.

Итак, давайте посмотрим, как четкие и лаконичные указания могут оптимизировать ваши бизнес-операции:

Экономия времени

Исследования показывают, что сотрудники тратят «почти 20 % [рабочей недели] на поиск внутренней информации или поиск коллег, которые могут помочь с конкретными задачами». Однако, имея под рукой четкие и краткие инструкции, сотрудники могут сэкономить время себе и своим коллегам, самостоятельно решая проблемы.

Экономия средств

Как говорится в старой поговорке, «время — деньги», что означает, что любое время, потраченное на решение проблем, которые можно решить с помощью хорошего обмена знаниями, — это потраченные впустую деньги!

На самом деле, по оценкам International Data Corporation, среднее предприятие тратит впустую от 2,5 до 3,5 миллионов долларов в год из-за неэффективных систем знаний. Это много времени (и денег!), которые можно было бы потратить с большей пользой, если компании найдут более эффективные способы обмена знаниями между командами, например, с помощью пошаговых инструкций.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Более эффективное сотрудничество

Наличие конкретных инструкций о том, как завершить проект, также может способствовать более эффективному сотрудничеству между командами. Без четкого направления люди могут слишком легко потерять представление о том, кто отвечает за какую задачу и конечную цель проекта. Такая путаница может привести к падению производительности, срыву сроков и снижению качества работы.

Вот почему очень важно убедиться, что все члены команды четко понимают цели и то, что от них ожидается на протяжении всего процесса. Один из самых простых и эффективных способов добиться этого — создать четкие пошаговые руководства, в которых описаны и делегированы все этапы процесса.

Такая документация поможет устранить любую двусмысленность, связанную с проектом, и будет действовать как руководство, к которому сотрудники могут обратиться, если они когда-либо упустят из виду свои обязанности по проекту.

Лучшее документирование процесса

Согласно отчету Panapto, сотрудники теряют в среднем пять часов в неделю, «ожидая возможности связаться с людьми, обладающими уникальными знаниями, в которых они нуждаются».

Вот почему при управлении большой или растущей командой в интересах бизнеса предоставить персоналу наилучшую возможную документацию для выполнения стандартных процессов и операций. Это означает включение четких, кратких и простых инструкций.

Эта ключевая документация, которую часто называют стандартными операционными процедурами (или СОП), имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы каждый сотрудник точно знал, как выполнять задачу.

Имея легкодоступную и понятную документацию по выполнению стандартных процессов, сотрудники могут тратить меньше времени на поиск необходимой информации и выполнять поставленную задачу.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Улучшение контроля качества

В свою очередь, наличие четких и хорошо продуманных СОП поможет гарантировать постоянный уровень качества и производительности среди сотрудников. Без таких инструкций каждый член команды теоретически мог бы выбрать другой путь для выполнения одной и той же задачи, но с неоднозначными результатами.

Благодаря пошаговым инструкциям каждый сотрудник будет знать стандартный способ выполнения задачи и, что более важно, будет точно знать, как должен выглядеть конечный результат.

Как создать пошаговую инструкцию?

Итак, теперь, когда вы знаете, как можно использовать пошаговые инструкции, и понимаете преимущества их использования, пришло время более подробно рассмотреть процесс их создания.

Хотя создание пошаговых руководств довольно простое и прямолинейное, следует помнить о некоторых рекомендациях при составлении собственных инструкций для сотрудников и конечных пользователей.

Итак, без лишних слов (и не желая быть слишком мета), вот несколько пошаговых инструкций по созданию пошаговых инструкций:

Назовите процесс или задачу

Первый шаг — четко обозначить процесс или задачу, к которым относятся ваши пошаговые инструкции. Это облегчит сотрудникам поиск и обращение к ним, как при первом использовании ваших инструкций, так и снова, если им когда-либо потребуется освежить память в стандартном процессе.

Определите лиц, ответственных за процесс

Для проектов, которые будут продолжаться только в течение определенного периода времени, всегда стоит четко делегировать задачи определенным сотрудникам. Это поможет обеспечить согласованность обязанностей друг друга.

Однако даже для более сложных и долгосрочных процессов, таких как подача заявления на отгул, все же может быть полезно указать имена и контактные данные соответствующих людей. Хотя становится все более важным поддерживать документацию в актуальном состоянии, чтобы гарантировать, что человек, использующий инструкции, не тратит время впустую, связываясь с неправильными людьми.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Определите идеальные этапы

Далее вам необходимо определить наиболее идеальные этапы выполнения задачи, процесса или проекта. На этом этапе может потребоваться некоторый вклад со стороны сотрудников, которые могут быть лучше знакомы с определенными задачами и лучше подготовлены для их выполнения.

Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы проконсультироваться с менеджерами и решить, какие шаги следует упоминать, а какие нет. Хотя важно давать подробные инструкции, не менее важно быть краткими.

Задокументируйте шаги со всеми необходимыми подробностями.

Теперь пришло время записать каждую инструкцию и объяснить детали каждой из них. Это дает прекрасную возможность использовать визуальные элементы, такие как диаграммы, блок-схемы, видео, скриншоты и даже GIF-файлы, которые могут помочь улучшить понимание.

С помощью таких инструментов, как Snagit, вы можете превращать видеоклипы в анимированные GIF-файлы, что является отличным способом разделить видео на более мелкие и более удобоваримые фрагменты. GIF также можно использовать для передачи информации, когда скриншота недостаточно, а видео будет излишним.

Однако, если снимок экрана — это все, что вам нужно, чтобы сделать ваши инструкции более четкими, то пошаговый инструмент Snagit позволяет добавлять номера шагов к снимку экрана одним щелчком мыши.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Определите, уместно ли вообще отклоняться от процесса

Помимо описания подробных шагов для завершения процесса, не менее важно определить, нужно ли сотруднику отклоняться от ваших пошаговых инструкций и когда, и дать четкие указания, что делать в такой ситуации.

Хотя вы не можете предусмотреть каждый потенциальный сценарий, вы можете иметь план на случай непредвиденных обстоятельств. Вот почему стоит иметь запасные инструкции для ситуаций, когда что-то идет не по плану. Даже если инструкция так же проста, как консультация с менеджером, сотрудник не будет тратить время на попытки выяснить, как лучше действовать.

Сделав это, вы убедитесь, что ваши сотрудники осведомлены о возможных ситуациях, когда что-то идет не совсем по плану, и готовы принимать обоснованные решения о том, как двигаться вперед.

Примените процесс на практике 

После того, как вы завершили настоящие пошаговые инструкции, пришло время применить их на практике! Теперь у вас есть возможность протестировать свои инструкции с людьми или группами, ответственными за контроль или завершение процесса.

После внедрения нового процесса важно оценить эффективность и успешность как самого процесса, так и инструкций, использованных для его выполнения. Вы также должны приветствовать и прислушиваться к отзывам сотрудников, так как это поможет определить проблемы, с которыми они столкнулись при завершении процесса или следовании вашим инструкциям.

Как и в большинстве других вещей, всегда есть возможности для улучшения, поэтому обязательно обновляйте и уточняйте как процессы, так и пошаговые инструкции, чтобы с течением времени максимизировать эффективность и производительность вашей команды.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Советы по созданию потрясающих пошаговых инструкций

Теперь, когда вы знакомы с основами создания четких и кратких пошаговых инструкций, следует помнить еще о нескольких вещах, которые обеспечат наилучшие указания для вашей команды.

Помните, чем лучше будут ваши инструкции, тем легче сотрудникам будет успешно и эффективно выполнять процессы и проекты.

Следуя этим советам, вы сможете создавать пошаговые инструкции, адаптированные к конкретным потребностям вашей организации, которые будут способствовать долгосрочному росту и успеху.

Будьте суперорганизованными

Как мы уже говорили, нет предела широте тем, процессов и задач, которые пошаговые инструкции могут помочь объяснить и упростить. Скорее всего, если вы создадите руководство для одного процесса, вы сделаете его для всех своих процессов, что оставит вам целую библиотеку инструкций, охватывающую широкий спектр задач.

Хотя наличие большого банка знаний отлично подходит для совместной работы и повышения производительности, вам необходимо быть невероятно организованным, чтобы каждый набор инструкций был доступен каждому сотруднику.

Это означает хранение всех руководств на одной платформе и наличие логических категорий с рядом подразделов. Вы также должны убедиться, что каждый набор инструкций хорошо помечен, чтобы ваши сотрудники могли просто искать отдельные руководства по мере необходимости.

Сделайте ваши инструкции легко читаемыми

Само собой разумеется, что все ваши инструкции должны быть легко читаемыми и понятными. Хотя это обычно не проблема для более коротких практических руководств, в более длинных и сложных наборах инструкций можно легко заблудиться.

Хотя структура ваших инструкций является ключом к тому, чтобы им было легко следовать, использование визуальных материалов также может помочь передать сложные идеи.

Чтобы сделать еще один шаг вперед, вы можете даже упростить изображения и скриншоты. С помощью инструмента упрощения Snagit вы можете заменить текст и отвлекающие визуальные элементы на изображении упрощенными объектами. Это идеально подходит, когда вы хотите, чтобы читатель сосредоточился только на части изображения, когда обрезка невозможна.

Создавайте удивительные пошаговые инструкции!

Шаблоны Snagit — это самый быстрый способ создать профессиональные пошаговые инструкции. Дайте людям подробные инструкции за считанные минуты.

Загрузить сейчас!

Дайте вашему читателю некоторый контекст

Люди лучше учатся, когда им показывают (а не рассказывают), как что-то делать, поэтому контекстное руководство может быть намного эффективнее, чем просто описание функций инструмента или части программное обеспечение.

Например, попробуйте создать инструкции, которые помогут читателю решить определенную проблему или достичь цели. Поэтому вместо того, чтобы рассказывать кому-то, как что-то делать, попробуйте продемонстрировать это с помощью своих инструкций и побудите читателя следовать за ними в режиме реального времени.

Такой подход сделает инструкции намного более увлекательными и поможет конечным пользователям ориентироваться в функциях инструмента для легкого выполнения сложных задач.

Используйте качественные материалы

Если вы решите использовать визуальные материалы, такие как изображения и видео, в своих пошаговых инструкциях, вы должны убедиться, что они хорошего качества.