10 советов по организации успешного мероприятия

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

—

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Организация event мероприятий.Или как прийти к успеху.

Организация event мероприятий.Или как прийти к успеху

    

   Любая компания в тот или иной момент своего существования приходит к необходимости организации event-мероприятий. Причем совсем не обязательно это  будут грандиозные массовые шоу. Вполне вероятно, событием в жизни компании станет открытие нового производства, либо юбилейная дата. Или даже тренинг для сотрудников.

 Короче, так или иначе, событийный маркетинг (а event  по-английски – это событие), имеет место быть.

А это значит, что  организовывать  event-мероприятие придется… Кому? Если в штате компании есть соответствующие специалисты (может быть рекламисты, специалисты по связям с общественностью,  специалисты по внутренним коммуникациям и т.п.) – то ответственность за подготовку и проведение event ляжет на них. А если нет – тогда прямая дорога в специализированные агентства. Коих сегодня на рынке достаточное количество.

Итак, на первый вопрос ответили.

 

 Бюджет

 

Сколько потратить на мероприятие? Хорошо, если события предусмотрены  заранее, на этапе планирования бюджета на предстоящий период. Соответственно, есть  от чего оттолкнуться. Если нет – тоже не беда. Тем более, если обратитесь в агентство – будет смета. И вот нее можно плясать в ту или иную сторону.  Да здравствует тендер! Пусть за право реализовать проект поборются несколько компаний.

 

 Аудитория.

 

А судьи кто? Клиенты! Или внутренние (работники компании), или внешние – те, для кого компания и трудится на рынке. Так, кто лучше всех знает внешнего клиента? Правильно, служба продаж. Она и становится чаще всего инициатором для коммерческих event. А внутрикорпоративные мероприятия проводятся с подачи службы по работе с персоналом.

 

 Событие. Событие? Событие!

 

Когда мероприятие становится действительно событием для участников и организаторов? Лишь тогда, когда выполняются следующие условия:

— запоминаемость и уникальность,

-создание вовлеченности у участников,

— отличная подготовка, организация и воплощение.

Учтем это при подготовке и проведении мероприятия.

 

 Цель event.

 

Наметить цель надо обязательно! К примеру, для внешнего клиента – презентация нового продукта. Для внутреннего – укрепление командного духа и приверженности компании.

 

 Этапы подготовки и проведения event мероприятий.

 

Их несколько.

Если коротко их представить то получится следующее:

1. Идея/концепция,

2. Запуск проекта,

3. Подготовка,

4. Проведение мероприятия,

5. Подведение итогов.

Немного разверну, хотя, в общем-то, и так боле менее понятно.

 

 Идея.

 

   Возникла мысль! Немного подумали – и вот она плавненько перетекает в концепцию event мероприятия. Что это будет? Концерт, корпоративчик, семинар – чтобы не выбрали, нужно определить цели, задачи, аудиторию, для которой все это и затевается. Идут живые обсуждения, подтягиваются все заинтересованные лица. Рождается ПРОЕКТ! По другому и не назовешь. Теперь все силы будут брошены на реализацию ПРОЕКТА!

Пока все ходит внутри компании. Никто со стороны и не подозревает, что затевается и какой сюрприз их ожидает. Так что вполне возможно, если что-то мешает подготовить и провести event на отлично, дать отбой. До лучших времен.

 

 Запуск.

 

Даем ПРОЕКТУ жизнь!

Рождаются самые важные для реализации проекта документы: приказ о проведении event мероприятия, программа, планы-графики и т.п. Те, кому повезло (а может, и не повезло) назначаются ответственными. Бюджет есть, если нет – формируется. На основании оного составляется смета.

Поскольку «решение окончательное и обжалованию не подлежит», можно везде трубить о предстоящем event (если это предусмотрено форматом мероприятия).

 

 Подготовка.

 

 

Закрутилось, завертелось.

Формируются списки участников, идет рассылка приглашений, переговоры с подрядчиками, заключаются договора и т.п. шаг за шагом продумываете и проделываете все, что установлено планом-графиком.

 

Проведение мероприятия

 

Это время подготовки места проведения event мероприятия и его непосредственное проведение. Идет оформление помещения/площадки, накрываются столы/ монтируется оборудование, встречаются гости и т.п. Организатор на телефоне! Телефонные номера всех лиц, задействованных в процессе под рукой. Все идет по порядку, риски продуманы, выходы из возможных ситуаций найдены.

Event в разгаре. Организатор все держит под контролем. Мероприятие завершено. Гости разъезжаются, площадь освобождается. Подрядчики получают остаток сумм по договору.

 

Подведение итогов.

 

Все только начинается. Сейчас с вас спросят, насколько эффективно вы потратили деньги компании. Все ли довольны? Есть ли результат? Так что при планировании event мероприятия надо обязательно предусмотреть организацию обратной связи: анкеты, опросники, интервью и т.п.

Расходы подбиты, прекрасно, если удалось уложиться в смету. Нет — ищите объективные причины происшедшего. И, конечно, надо освещать мероприятие, в зависимости от формата — широко, либо узконаправленно.

 

 

 

Организация Event-мероприятий — агентство Академия Рекламы

Хотите провести фестиваль, организовать городской праздник, корпоратив или закатить шумную вечеринку?

Event-мероприятие — это не только встреча или событие развлекательного характера, но и мощный и действенный инструмент событийного маркетинга. Благодаря грамотной организации, Ваш праздник может стать эффективным рычагом развития и улучшения имиджа компании, благодаря возможности генерировать у участников позитивные эмоции. Событийный маркетинг приносит результат сразу после завершения мероприятия. Участники делятся впечатлениями в социальных сетях, обеспечивая компании бесплатное продвижение. Крупные события могут стать интересным информационным поводом для освещения в СМИ, что также не требует дополнительных затрат.

Event агентство «Академия рекламы» организует мероприятие под ключ! Как сделать так чтоб потребитель о вас узнал? Вы можете у нас заказать аниматора, ведущего, живые статуи, лазерные шоу, шоу мыльных пузырей, аренду оборудования и многое другое. Профессиональная организация эвент-мероприятия от Академии рекламы — это яркие и незабываемые впечатления!

Организовывать событие с нами выгодно!

1. только новинки эвент-индустрии
2. обязательное присутствие координатора на площадке
3. четкие сроки. Наши артисты не опаздывают
4. Выездное обслуживание
5. полный комплекс услуг

Как мы это делаем?

1. полная организационная поддержка мероприятия
2. информационная поддержка (для деловых мероприятий)
3. техническое сопровождение мероприятий
4. кастинг артистов
5. создание уникального сценария

Виды event — мероприятий

• корпоративные приемы
• клубные вечеринки
• показы мод
• спортивные мероприятия
• городские праздники
• фестивали
• корпоративные мероприятия (тимбилдинг)
• праздничные мероприятия в ТЦ

Такие мероприятия могут служить эффектным дополнением к рекламным мероприятиям. Кроме того, они служат сплочению коллектива через неформальное общение в рамках празднования различных знаменательных дат и событий.

География наших работ

Event агентство «Академия рекламы» разработает и проведет для вас мероприятие любой механики, сложности и масштаба в Воронеже, Липецке, Белгороде, Тамбове, Орле, Курске и многих других городах России.

Event мероприятия, организованные сотрудниками «Академии рекламы», донесут целевой аудитории нужную информацию о товаре и услугах и поддержать имидж компании!

Предварительный заказ

Остались вопросы?

Проконсультируйтесь прямо сейчас по телефону: +7 (473) 300-39-03

Event — организация мероприятий | Праздники для детей

Студия ДКарт: делаем мероприятия, которые не забываются

Студия образования ДКарт предлагает качественно новый подход в event-индустрии! Мы решаем задачи клиента комплексно, создавая любое мероприятие под ключ, продумывая самые малейшие нюансы. Вам остается только наслаждаться процессом. Для нас нет слишком сложных или нерешаемых задач – есть только интересные проекты, позволяющие расширить горизонты.

Что мы можем предложить?

Организация мероприятий – больше, чем наша профессия. Это стиль жизни и призвание. Да, в этом сегменте рынка большая конкуренция, но многие просто выбирают выгодную и востребованную нишу. Мы же сознательно пришли к такому решению, создавая креативное event-агентство нового типа. Без шаблонов! Без готовых решений! Каждая новая задача – это вызов самим себе и неизменно безупречное выполнение.

Что для этого нужно?

• Профессионализм
• Опыт
• Искренняя любовь к своему делу
• Умение меняться и трансформироваться

 

Вот почему организация и проведения мероприятий от ДКарт всегда дарит положительные эмоции. Вы можете обратиться к нам для решения следующих задач:

• Организация массовых мероприятий и фестивалей

Любой масштаб, вплоть до серьезных проектов, типа Дня города и организация спортивных мероприятий.

• Букинг артистов

Если звезды зажигаются, значит, это кому-то нужно. Наше ивент-агентство готово выступить в качестве переговорщика с артистами и договориться об их выступлении.

Мир не стоит на месте, поэтому мы постоянно расширяем ассортимент своих услуг, делая сервис по максимуму актуальным. Теперь это и продакшн в сочетании с поставками со складов Европы, Китая, Москвы, а также индивидуальное брендирование.

• Проведение маркетинговых и PR мероприятий

В таком вопросе важна каждая деталь, так как она определяет будущее. Мы сделаем все, что клиентские имиджевые проекты и светские мероприятия, в том числе, выездные, были безупречными со всех точек зрения. Среди самых востребованных форматов: MICE, fashion-показы, открытия, тест-драйвы, презентации, проведение конгрессов и организация конференций.

• Техническое сопровождение

Праздничное агентство оказывает полный комплекс услуг, куда входит техническое сопровождение с прокатом качественного и современного звукового/светового оборудования. Наши сотрудники быстро и грамотно осуществят монтаж сценических конструкций, установят пагоды и шатры.

• Корпоративы от «А» до «Я»

Если вы интересуетесь организацией корпоративных мероприятий, мы будем рады сотрудничеству. Сотрудники ДКарт имеют колоссальный опыт в сфере образования командообразующих тимбилдингов, церемоний награждения, проведении профессиональных праздников, тренингов повышения квалификации, специальных мероприятий.

Организация праздников – для нас уже праздник. Пусть все будет просто и комфортно, а с ДКарт иначе и не бывает!

 

День защиты детей, группа компаний «ЭНЕРГОКОНТРАКТ»

Концепция:  «Вечеринка супергероев».

Площадка: Научно-производственный комплекс «ЭНЕРГОКОНТРАКТ»

Московская обл., го Люберцы, пос.Томилино, ул. Гаршина, д.11

Кол-во участников: 100 человек

Дата: 01.06.2018г.

 

 

Новый год 2017, строительная компания «Bonolit»

Концепция:  «Холодное Сердце».

Площадка: Выставочная галерея «Bonolit»

Московская обл., г. Старая Купавна, ул. Бетонная, д.1

Кол-во участников: 60 человек

Дата: 23.12.2017г.

 

Новый год 2016, строительная компания «Bonolit»

Концепция:  «New Year in space».

Площадка: Выставочная галерея «Bonolit»

Московская обл., г. Старая Купавна, ул. Бетонная, д.1

Кол-во участников: 60 человек

Дата: 17.12.2016г.

Благотворительный вечер, журнал «MelonRich»

Концепция:  «Ангельский четверг».

Площадка: ресторан «SillyCat»

г. Москва, 3-й Силикатный пр-д, 4к1с3

Кол-во участников: 120 человек

Дата: 26.01.2017г.

 

Детский праздник MelonBoom журнал «MelonRich»

Концепция:  «Каникулы продолжаются».

Площадка: Теплоход «Чижик II»

г. Москва, Краснопресненская набережная

Кол-во участников: 80 человек

Дата: 11.09.2016г.

 

День рождения журнала «Детство для любящих родителей»

Концепция:  «Настоящее, живое» участие детей в жизни журнала.

Площадка: Отель «Метрополь»

г. Москва, Театральный проезд, д.2

Кол-во  участников: 150 человек

Дата: 20.08.2016г.

 

День города Москвы 870 лет

Концепция:  «Москва – город, где создаётся история»

Площадка: ПКиО «Северное Тушино»

г. Москва, ул. Свободы, д.56

Кол-во участников: 3000 человек

Дата: 11.09.2017г.

Празднование Дня России

Концепция:  «Мы – граждане России!»

Площадка: ПКиО «Северное Тушино»

г. Москва, ул. Свободы, д.56

Кол-во участников: 1500 человек

Дата: 12.06.2017г.

 

День города Москвы 870 лет

Концепция:  «Москва – город, где создаётся история»

Площадка: ПКиО «Лианозовский»

г.Москва, ул. Угличская, д. 13

Кол-во участников: 4000 человек

Дата: 11.09.2017г.

 

 

Организация праздников в Москве, проведение мероприятий

Выберите мероприятие

---

 

Выберите услугу

---

Команда For-Events

Менеджер проектов Тимофей

Координатор Ася

Организатор мероприятий Рада

Технический директор Сергей

Организатор мероприятий Юрий

Декоратор Светлана

---

Самостоятельная организация небольших и крупномасштабных мероприятий: конференций, свадебных торжеств, корпоративов, детских праздников, юбилеев, семинаров, дней рождения – дело утомительное и хлопотное. Если вы не занимаетесь этим всё время, то у вас просто нет нужного опыта для создания идеального праздника. Вам потребуется немало драгоценного времени, усилий и денег для организации торжества. Итогом может быть испорченное настроение хозяина и усталость от хлопот.

Организация мероприятий в Москве на высоком уровне требует слаженности и чёткости команды, каждый член которой знает и любит свою работу. Праздником нужно наслаждаться, поэтому доверьте все заботы профессионалам из event-агентства «For Events». Мы с удовольствием возьмём все хлопоты по организации и проведению торжества на себя.

Оставить заявку

Преимущества работы с нами:

• Индивидуальность. Желания клиента – центр мероприятия, за которое мы отвечаем. Мы создаем праздник вашей мечты.
• Нестандартность. Мы не плывем по течению, а придумываем новые ходы и идеи.
• Безукоризненность. Каждый шаг и момент продуман до мелочей.
• Сервис. Вы и ваши гости будут наслаждаться профессиональным обслуживанием.
• Секретность. Нередко мы проводим частные встречи и вечеринки. Понимая всю важность таких событий, мы сохраняем конфиденциальность.
• Репутация. Соответствовать поставленным задачам и выполнять обязательства – наше требование к самим себе.

Отзывы

Мария

Спасибо for-events.ru, в частности, Юрию за организацию нашего праздника! Юбилей мужа прошел на Ура!!! Прекрасный ведущий, очень классные ребята из вокального дуэта, замечательный шаржист — не оставили наших гостей равнодушными! Нисколько не пожалели о своем выборе!)

Екатерина

Хочу выразить огромную благодарность Юрию! Свадьба у нас была 12.09.2020. Юрий со своей стороны настолько профессионально подошел к данному мероприятию, что мы легко и просто подготовились к нему. Он был и психологом, и организатором, и просто прекрасным, чутким человеком . Порекомендовал нам чудесного ведущего Вадима. Свадьба была такой, какой мы хотели видеть ее изначально. Мы довольны и по сей день проделанной работой, как Юрия, так и Вадима. Спасибо большое, за такую помощь и поддержку 🙂

Наталья

Нашу свадьбу 05.09.2020 мы провели с замечательным ведущим Юрием и диджеем Ильёй. Юрий очень душевно, с долей интеллигентного юмора, провел наш праздник. Живая музыка в его исполнении никого не оставила равнодушным 🙂 Ненавязчивые, весёлые конкурсы.
Что касается Ильи, он подбирал музыку под разные возрастные группы, под настроение гостей.
Очень рады что выбрали именно вас. Творческих успехов и до скорой встречи)

Ирина

Юрий, выражаю Вам благодарность! Искала ведущего на юбилей мужа, Юрий предложил кандидатуры, которые отвечали моим требованиям и пожеланиям, отработано качественно и оперативно. Выбрали из предложенных кандидатур — Евгения! Наш праздник получился так , как мы задумали, Евгению огромное спасибо за праздник и за этот замечательный и важный для нас день! Спасибо ещё раз Юрию и агентству, вы реально создаёте праздник! Так держать!

Игорь и Саша

Спасибо огромное! Помогли нам сделать наш праздник незабываемым в тех моментах, в которых нам требовалась помощь профессионалов! Юрий подобрал нам ровно то, что было нужно! Светлана — невоспроизводимое чувство стиля, тонко прочувствовала дух и идею и самого мероприятия, и зала, который был утонченно оформлен с безупречным вкусом! Тимофей — просто суперчемпион по молниеносным и очень уместным шуткам без тени пошлости в точности с заданной тематикой праздника.
Игорь и Саша, 27.07.2020)

Елена

Хочу сказать огромное спасибо Юрию, за помощь в организации детского праздника. А так же ди-джею Илье и фотографу Сергею за сопровождение мероприятия. Все было профессионально и четко. Обязательно буду рекомендовать For-Events друзьям и знакомым, а так же воспользуюсь их услугами для организации и проведения своих праздников.

Отдельная благодарность сотрудникам кейтеринговой компании – Станиславу и Маргарите, за терпение и понимание.
Желаю For-Events побольше заказов, процветания, успехов, новых и интересных идей. Спасибо еще раз!

Ольга

18.07.2020 проводили детский праздник.
Заказывали установку шатра, аниматоров, кейтеринг, диджея с оборудованием и оформление шарами.
Спасибо Юрию за безупречную организацию. Всё было так, как мы хотели.
Будем ещё обращаться!

Тимофей

Заказывали ведущего на новый год. Ведущий Евгений обеспечил всем отличное настроение. Много конкурсов и отличная музыка веселили гостей весь вечер! Юрию спасибо за организацию! Все прошло без сбоев.
Рекомендую.

Светлана

Спасибо большое ведущим Юрию и Павлу за отличный день рождения. Все было на высшем уровне, мы получили массу удовольствия от организации вечера! Обязательно будем рекомендовать вас своим друзьям и знакомым.

Лариса

Хочу выразить огромную благодарность за проведение Золотой свадьбы моих любимых родителей! Прекрасная подготовка ведущего, замечательное чувство юмора, разнообразие программы! Всё на высшем уровне! Ещё раз большое спасибо!

Николай

Мы воспользовались рекомендациями агенства для подбора ведущего, декоратора и организатора банкета. Остались очень довольны. Всё прошло очень хорошо. Можно подобрать ведущих и декораторов на любой вкус и кошелёк. Мы общались с Юрием. Он очень профессионально и доброжелательно консультировал нас по всем вопросам. Чтобы подобрать ведущего советую пообщаться с несколькими, если время позволяет. Будьте готовы чётко представлять, что именно вы хотите видеть на своей свадьбе. Какие конкурсы, танцы, музыку. Это же касается и оформления (декора). Для организации банкета мы воспользовались кейтерингом, который порекомендовал Юрий. Получились очень красиво, торжественно и вкусно. И мы, и гости остались очень довольны.

Лада

Хочу выразить огромную благодарность Евгению, за проведенный для меня праздник — юбилей. Мероприятие прошло на высшем уровне, с прекрасной музыкой, песнями исполняемыми в живую и морем позитива. Спасибо, огромное. Творческих Вам успехов! Теперь все праздники только с Вами!!!

Ольга

Спасибо вам большое за проведение моего юбилея!! Ведущий Алексей и диджей Александр сделали мой праздник по настоящему весёлым и классным ! А Юрий проявил настоящий профессионализм!) ведь организовать все за 3 дня до мероприятия – это талант !) буду всем вас рекомендовать !)

Олеся

Благодарим агентство For-Events за отличную организацию и проведение корпоративного мероприятия “День Рождения РУССТАЙЛ” 31 мая 2019г. Замечательный ведущий Алексей, ди-джей и саксофонист, создали прекрасную, праздничную атмосферу.
Наше сотрудничество было очень успешным, и надеемся, станет приятной традицией.

Event агентство «For-Events» – ваш надежный партнер и помощник

Наше ивент агентство предлагает широкий выбор различных вариантов проведения праздника и полный спектр услуг по организации и сопровождению праздника. Реализация всех идей и желаний клиента – основная задача агентства. Мы практикуем индивидуальный подход к заказчику и его событию.

Сделаем празднование красочным, ярким, неповторимым. Все участники окунутся в незабываемую атмосферу и получат заряд положительных эмоций. У нас нет стандартных предложений и шаблонов. Перед началом работы мы общаемся с клиентом и уже после этого разрабатываем концепцию под конкретное событие.

Стоимость формируется из нескольких факторов: аренда площадки, шоу-программа, декор, музыканты, ведущие.

Наш девиз – душевно, профессионально, со вкусом!

Клиенты

Как мы работаем

• Связываемся любым удобным способом: заявка на сайте, письмо на почту, через соцсети или звонок по телефону
• Мы уточняем необходимую информацию и пожелания по мероприятию, проводим консультацию, отвечаем на все вопросы. Составляем и отправляем коммерческое предложение
• Встречаемся в любом удобном для Вас месте или у нас в офисе. Подробно обсуждаем детали предстоящего события, смотрим площадку
• Заключаем договор
• Наша команда занимается подготовкой праздника. Координатор на связи 24/7 по любым вопросам
• Координация и проведение праздника
• Через несколько дней после торжества созваниваемся, обмениваемся впечатлениями и фото/видео материалами

Если Вас интересуют услуги отдельного артиста или специалиста, а не организация мероприятия «под ключ» — выбирайте любую услугу из нашего каталога. Исполнитель свяжется с вами, уточнит пожелания и детали предстоящего события.

Получить бесплатную консультацию

Организация ивент-мероприятий как направление самостоятельной работы студентов Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

УДК 378.147.88 ББК Ч448.027

ГСНТИ 14.01.11

Код ВАК 13.00.01

Авдюкова Алла Евгеньевна,

кандидат педагогических наук, доцент, кафедра рекламы и связей с общественностью, Институт социального образования, Уральский государственный педагогический университет; 620017, г. Екатеринбург, пр-т Космонавтов, д. 26, к. 149; e-mail: avdukova@bk.ru.

ОРГАНИЗАЦИЯ ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЙ

КАК НАПРАВЛЕНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: событие, ивент-мероприятия, специальные мероприятия, акция.

АННОТАЦИЯ. В статье обосновывается необходимость включения в программу обучения бакалавров по направлению «Реклама и связи с общественностью» курса, раскрывающего особенности организации ивент-мероприятий. Определяется место ивент-маркетинга в освоении профессиональных компетенций студентов. Рассматривается содержание понятия «ивент». Изложена позиция автора по соотношению понятий «ивент-мероприятия» и «специальные мероприятия». Даны определения понятий «мероприятие», «акция» и «событие». В основу работы положена идея о том, что события как основа ивент-мероприятия являются объективными, реально существующими, и субъективными, искусственно созданными. Описываются формы ивент-мероприятий и перечисляются цели. Также обосновывается расстановка акцентов при установлении эмоционально-рационального баланса в процессе организации ивент-мероприятий. Автор останавливается на вопросах, которые возникают в процессе построения и реализации программы курса «ивент-маркетинг», а также описываются проблемы изложения теоретических и практических аспектов ивент-маркетинга, которые связаны с самостоятельной работой студентов. В статье затрагиваются возможности повышения конкурентоспособности студентов, обучающихся по направлению «Реклама и связи с общественностью» в период пребывания в высшем учебном заведении. Актуализируются проблемы, связанные с привлечением внимания заказчика и завоеванием его доверия.

Avdyukova Alla Evgenievna,

Candidate of Pedagogy, Associate Professor of the Department of Advertising and PR, Institute of Social Education, Ural State Pedagogical University, Ekaterinburg, Russia.

ORGANIZATION OF EVENTS AS A TYPE OF INDEPENDENT WORK OF STUDENTS

KEYWORDS: event, special events, campaign.

ABSTRACT: The article proves the necessity of introduction of the course that describes the features of events in the academic program for Bachelors of the specialty «Advertising and PR». The role of eventmarketing in formation of professional competences is analyzed. The concept «event» is studied. The opinion of the author of the article on the correlation of the concepts «event» and «special event» is presented. The definitions of the concepts «event», «campaign» and «occasion» are given. The idea that lies in the basis of the research is that occasions, as the basis of events, are objective, real and subjective and artificially created at the same time. The forms of events and their goals are described. The emphasis in the emotionally-rational balance of the process of organizing event is specified. The author pays attention to the questions that arise in the process of developing and implementation of the program «eventmarketing» and describes theoretical and practical aspects of event-marketing, which are connected with the independent work of students. The article discusses the possibilities of training competitive specialists in the sphere of «Adveritising and PR» at the university. The questions of attracting the employer’s attention and winning their trust are analyzed.

Cf

Повременный этап развития рекламного и РЯ-образования раскрывает новые возможности повышения конкурентоспособности и востребованности выпускников направления подготовки «Реклама и связи с общественностью». Проявляя интерес к этой проблеме, в современном РЯ-образовании исследователи делают акцент на информационно-коммуникационные компетенции, которым, безусловно, в век глобального Интернета, следует обучать современных студентов. Тем не менее, необходимо отметить, что в последнее время, несмотря на разразившийся кризис, наряду с растущим потреблением развлекательного контента в сети Интернет, растет и востребованность в ивент-мероприятиях.

Одной из причин повышенного интереса студентов к сфере ивента является возможность творческой самореализации. Самореализация является результатом воспитания личности. Человек ощущает себя реализованным в жизни, когда его личностные амбиции удовлетворены, включая полученное образование, служебное положение, творческую состоятельность и пр. [4, с. 253]. По мнению А. Б. Чередняковой, «творчество как процесс самоактуализации, самовыражения и возможности быть полезным, востребованным и конкурентоспособным» является одним из условий успешного профессионального взаимодействия [14]. Вслед за С. Ю. Горловым [3], М. А. Николаева и О. И. Дорогина отмеча-

© Авдюкова А. Е.,2016

НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ ШКОЛА ИНСТИТУТА СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ: САМОРЕАЛИЗАЦИЯ ЛИЧНОСТИ В СОВРЕМЕННОМ СОЦИУМЕ

ют, что креативность является одним из профессиональных требований к выпускнику направления «Реклама и связи с общественностью» [4, с. 145].

Согласимся с В. В. Байлуком, который отмечает, что «… самореализоваться значит «осуществить» себя, достигнуть желаемых целей, добиться необходимых результатов, успеха <…> — это всегда позитивная жизнедеятельность, связанная только с его продуктивным самоосуществлением» [2]. Е. В. Лихачева и С. А. Химичева делают акцент на коммуникативной составляющей процесса обучения студентов, которой отводят значительную роль в самостоятельной организации ивентов.

Другой немаловажной причиной увлеченности студентов данным направлением является возможность максимально самостоятельно осуществлять свою деятельность, а это, по мнению В. В. Байлука, «основа подготовки будущих специалистов в вузе» [2, с. 8]. Значимость самостоятельной работы студентов подчеркнута в работах А. В. Коротун [5, с. 109]. Практическая ориентированность ивент-мероприятий способствует развитию у студентов важных составляющих профессиональных компетенций, одной из которых, по мнению М. А. Николаевой, В. Д. Ширшова, является «развитие способностей студента к самостоятельной деятельности в качестве специалиста по рекламе, в том числе организаторских, аналитических, коммуникативных, творческих, а также самоорганизации и самоконтроль» [8].

Рассматривая организацию ивент-мероприятий в контексте учебного процесса, следует обратить внимание на практический аспект. Задача преподавателя, раскрывающего основы планирования и проведения ивент-мероприятий, — научить профессионально расставлять акценты и разбираться в специфике данного вида мероприятий.

К исследованию содержания и сущности ивента в разное время обращались многие ученые: Н. А. Андрианова, А. Д. Кузьмина, Т. Е. Лохина, А. В. Сковородкин, Н. Н. Старцева, И. Тихмянова, Г. Л. Туль-чинский, А. В. Шумович, Е. А. Ячменникова и др., а также зарубежные авторы, такие как Г. Боудин, Дж. Голдблатт, Л. Картер, Б. Кнаусе, Г. МакФерсон, Р. Мозер, В.Пекар, Д. Роджерс, М. Сондер, М. Тара-Лунга, Д. Уилкинсон, У. Хальцбаур, Дж. Флинн.

Тем не менее, как отмечает Н. Н. Стар-цева, на сегодняшний момент существует «неопределенность смыслового содержания понятий, входящих в терминологическую систему «ивент»». В рамках своего исследования автор выделяет «ивент-деятель-ность»,«ивент-менеджмент», «ивент-про-

ект», «ивент-менеджеры». Нечеткость дефиниций и неясность их взаимосвязей, подмена одних понятий другими приводят к неадекватной оценке процессов, происходящих сегодня в ивент-сфере [10].

Известно, что термин «ивент» в переводе с английского означает «событие». Практически тот же смысл в данный термин вкладывает У. Хальцбаур, который под event понимает исключительное событие. В несколько ином контексте event рассматривает Д. Голдблатт. Он определяет event как уникальный промежуток времени, организованный с использованием определенных ритуалов для удовлетворения особых потребностей аудитории.

Акцентируя внимание на трактовках данного понятия, имеющихся в российской научно-справочной литературе, необходимо отметить, что под событием понимается явление (или факт) общественной и личной жизни, имеющее особую важность и значимость. Тем не менее, в научно-практической литературе и интернет-контенте под событием понимается значительно большее содержание, которое включает в себя организационный аспект. А. Е. Назимко под событием понимает «мероприятие, изменяющее отношение целевой аудитории и бренда» [7]. Г. Боудин, Г. МакФерсон и Дж. Флинн определяют event как специальное мероприятие, спланированное и управляемое, призванное достичь определенных социальных, культурных или корпоративных целей и задач.

Анализируя мероприятия, предлагаемые различными агентствами, можно сделать вывод о том, что события, которые лежат в основе современных ивент-мероприятий, условно разделяются на те, которые реально происходят в жизни общества (организации) или отдельно взятой личности, и те, которые специалисты по маркетингу создают для продвижения каких-либо организаций. В этой связи дискуссионным представляется однозначно трактуемое определение понятия «ивент» Н. Н. Старцевой в той его части, где под ивентом предлагается понимать «…профессионально спланированное и организованное событие в культурно-досуговой и маркетинговой сферах.» [10]. Разделение событий на объективно существующие (реальные) и смоделированные («придуманные») позволяет разобраться в смысле других понятий, суть которых в научной литературе неоднозначно трактуется. Например, под специальными мероприятиями зачастую понимают все акции и мероприятия, которые проводятся в компаниях и организациях. Тем не менее, представляется, что между PR-мероприятиями, PR-акциями, event-мероприятиями и специальными мероприя-

тиями имеется существенное различие.

Для начала определимся с понятием «мероприятие». Под мероприятием мы понимаем совокупность общественно и лич-ностно значимых действий, объединенных одной целью. Сложно согласиться с теми авторами, которые понятие «мероприятие» подменяют понятием «акция», поскольку акция представляет собой, условно говоря, одно действие (меру, процедуру, операцию) определенного масштаба и сложности и может являться частью мероприятия. Как правило, у акции отсутствует развернутая вводная часть (открытие), а также заключительная часть (закрытие). Акции, скорей, предназначены для решения маркетинговых задач.

Возможно, столь детальное углубление в терминологию событийного маркетинга излишне с точки зрения самих организаторов мероприятий, но в процессе преподавания дисциплин в высшем учебном заведении это необходимая процедура.

Возвращаясь к терминологии, необходимо отметить, что ивент-мероприятия могут быть инициированы как благодаря объективно существующим событиям, так и смоделированным, «придуманным». Это и обусловливает организацию специальных мероприятий, которые создаются в те периоды, когда у организации нет информационных поводов, с помощью которых можно было бы напомнить целевой аудитории о себе, своих услугах и товарах и т.д.

Не претендуя на истину в последней инстанции, мы представляем, что ивент-мероприятие относится к тем мероприятиям, которые имеют объективную природу, такие как: юбилеи, дни рождения, календарные праздники и т.д. Понятие «специальные» по своей сути наталкивает на мысль о том, что их организация требует особенной подготовки, при которой целевая аудитория поверила бы в значимость «придуманного» события. В связи с этим можно предположить, что специальные ивенты больше ориентированы на продвижение организации и являются неотъемлемым средством событийного маркетинга. Основными признаками специальных ивентов являются: искусственно созданное событие; наличие мани-пулятивных техник, приемов, методов; высокая степень креативности и изобретательности и прямая экономическая выгода.

Рассуждения про ивент не могут обойти финансовый аспект организации и реализации мероприятий. Материальная составляющая является основанием классификации А. Шумовича, который выделяет следующие по значимости ивенты: мероприятия, конкретно приносящие прибыль; самоокупающиеся мероприятия; мероприятия, опосредованно приносящие прибыль; беспри-

быльные, либо планово убыточные мероприятия. Данная классификация отражает весьма прагматичный подход к организации ивентов и, на наш взгляд, отражает не одну из целей ивентов, а одно из направлений, а именно — специальные ивенты, предназначенные для получения прибыли.

Представляется, что некорректно рассуждать о прямой материальной выгоде, если речь идет о мероприятиях, целями которых являются коммуникации, направленные, например, на:

— формирование имиджа организации или персонального имиджа;

— повышение лояльности внутренней и внешней целевой аудитории организации;

— повышение уровня информированности о деятельности организации и степени узнаваемости бренда;

— формирование паблисити и установление связей со СМИ;

— формирование общественного мнения;

— расширение сферы влияния организации;

— предотвращение кризисных ситуаций организации и выход из них.

Результат, который ожидается после реализации такого вида мероприятий, действительно сложно соотнести с прямой прибылью, но зачастую они оказывают большее воздействие на привлечение целевой аудитории к услугам и товарам организации, а далее вступает в силу мастерство специалистов, нацеленных на продажи.

Еще один закономерно возникающий вопрос требует обсуждения в плане обучения студентов направления «Реклама и связи с общественностью» процессу организации ивент-мероприятий. Что же отличает специальные ивент-мероприятия от РЯ-мероприятий? На наш взгляд, существенным отличием является контекст и эмоционально-рациональный баланс содержания самого мероприятия. В специальных ивентах эмоциональная составляющая детерминирует, значительно больше развлечений, ситуаций, при которых приглашенные могут продуктивно общаться, завязывать знакомства и устанавливать отношения, которые впоследствии должны привести к обоюдно выгодному для всех субъектов экономическому результату.

В РЯ-мероприятиях акцент должен ставиться, в первую очередь, на отношениях между самой организацией и целевой аудиторией. Однако необходимо отметить, что в настоящее время используется некий синтез мероприятий, обеспечивающий достижение как коммуникативных целей, так и экономических.

В заключение хотелось бы обратить внимание на еще одно понятие — «ивент-менеджмент». Организаторы ивент-

10 НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ ШКОЛА ИНСТИТУТА СОЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ:

САМОРЕАЛИЗАЦИЯ ЛИЧНОСТИ В СОВРЕМЕННОМ СОЦИУМЕ

мероприятий все чаще приходят к выводу, роприятия. Очевидным является то, что рос-

что процесс управления событием играет сийские ивентеры, привыкшие к определен-

весьма существенную роль в эффективности ным технологиям привлечения заказчика и

функционирования организации. клиента, понимают всю неэффективность

Определение, наиболее точно отражаю- этих механизмов. Пришло время управлять щее суть ивент-менеджмента в настоящий событием еще до момента осознания потреб-момент, дает Д. Голдблатт, который под ности в его необходимости. Формирование ивент-менеджментом понимает комплекс потребности в событиях и организации ме-мероприятий по созданию корпоративных и роприятий в данном направлении — многомассовых событий, разделяя при этом про- этапный процесс, который требует инициа-цесс управления событием и проведение ме- тивы ивенторов и их высокой активности.

ЛИТЕРАТУРА

1. Байлук В. В. Сущность самореализации личности и ее структура // Педагогическое образование в России. 2011. № 4. С. 12-17.

2. Байлук В. В. Системность самостоятельной деятельности студентов вуза — основа профессиональной самореализации : монография / Урал. гос. пед. ун-т. Екатеринбург, 2015.

3. Горлов С. Ю. Гуманитарные технологии и рекламное образование. URL: http: //www.iia.ru/rector/806.php.

4. Дорогина О. И., Николаева М. А. Рекламное образование: профессиограмма специалиста // Вестник Челябинского государственного университета. Образование и здравоохранение. 2014. № 1. С. 145-152.

5. Коротун А. В. Правовое образование как условие формирования парвовой компетенции социальных педагогов: опыт реализации // Педагогическое образование в России. 2014. № 11. С. 107-113.

6. Лихачева Е. В. Билингвизм как условие успешной самореализации личности в современном мире коммуникации // Педагогическое образование в России. 2014. № 4. С. 155-158.

7. Назимко А. Событийный маркетинг: руководство для заказчиков и исполнителей. М. : Вершина, 2007.

8. Николаева М. А., Ширшов В. Д. Организация практики студентов — будущих специалистов по рекламе / / Образование и саморазвитие. 2012. Т. 2. № 50. С. 71-76.

9. Педагогический энциклопедический словарь. М. : Большая Российская энциклопедия, 2003.

10. Старцева Н. Н. Ивент-менеджеры как профессиональная группа: процесс формирования в современной России : дисс. … канд. социолог. наук. URL: http://5fan.ru/wievjob.php?id=66730.

11. Тульчинский Г. Л., Шекова Е. Л. Менеджмент в сфере культуры : учебное пособие. 2-е изд., испр. и доп. СПб. : Лань, 2003.

12. Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б., Мозер Р., Целлер М. Event-менеджмент / пер. с нем. Т. Фоминой. 2-е изд., доп. М. : Эксмо, 2007.

13. Химичева С. А. Коммуникативная самореализация будущих специалистов социальной сферы в процессе изучения иностранного языка // Педагогическое образование в России. 2013. № 3. С. 41-44.

14. Череднякова А. Б. Теоретико-методологические основы имиджевой культуры менеджера по маркетинговым технологиям в вузе // Фундаментальные исследования. ИД «Академия естествознания». 2014. № 12-7. С. 1555-1563.

15. Шумович А. В. Великолепные мероприятия: технологии и практика event management. М. : Манн, Иванов и Фербер, 2006.

16. Goldblatt J. J.Special events: the art and science of celebration; Getz D. Festivals, special events, and tourism; Bowdin G., McPherson G., Flinn J. Identifying and analysing existing research undertaken in the events industry : a literature review. Р. 18.

REFERENCES

1. Bayluk V. V. Sushchnost’ samorealizatsii lichnosti i ee struktura // Pedagogicheskoe obrazovanie v Ros-sii. 2011. № 4. S. 12-17.

2. Bayluk V. V. Sistemnost’ samostoyatel’noy deyatel’nosti studentov vuza — osnova professional’noy samorealizatsii : monografiya / Ural. gos. ped. un-t. Ekaterinburg, 2015.

3. Gorlov S. Yu. Gumanitarnye tekhnologii i reklamnoe obrazovanie. URL: http://www.iia.ru/rector/806.php.

4. Dorogina O. I., Nikolaeva M. A. Reklamnoe obrazovanie: professiogramma spetsialista // Vestnik Chel-yabinskogo gosudarstvennogo universiteta. Obrazovanie i zdravookhranenie. 2014. № 1. S. 145-152.

5. Korotun A. V. Pravovoe obrazovanie kak uslovie formirovaniya parvovoy kompetentsii sotsial’nykh peda-gogov: opyt realizatsii // Pedagogicheskoe obrazovanie v Rossii. 2014. № 11. S. 107-113.

6. Likhacheva E. V. Bilingvizm kak uslovie uspeshnoy samorealizatsii lichnosti v sovremennom mire kom-munikatsii // Pedagogicheskoe obrazovanie v Rossii. 2014. № 4. S. 155-158.

7. Nazimko A. Sobytiynyy marketing: rukovodstvo dlya zakazchikov i ispolniteley. M. : Vershina, 2007.

8. Nikolaeva M. A., Shirshov V. D. Organizatsiya praktiki studentov — budushchikh spetsialistov po reklame / / Obrazovanie i samorazvitie. 2012. T. 2. № 50. S. 71-76.

9. Pedagogicheskiy entsiklopedicheskiy slovar’. M. : Bol’shaya Rossiyskaya entsiklopediya, 2003.

10. Startseva N. N. Ivent-menedzhery kak professional’naya gruppa: protsess formirovaniya v sovremennoy Rossii : diss. … kand. sotsiolog. nauk. URL: http://5fan.ru/wievjob.php?id=66730.

11. Tul’chinskiy G. L., Shekova E. L. Menedzhment v sfere kul’tury : uchebnoe posobie. 2-e izd., ispr. i dop. SPb. : Lan’, 2003.

12. Khal’tsbaur U., Yettinger E., Knause B., Mozer R., Tseller M. Event-menedzhment / per. s nem. T. Fominoy. 2-e izd., dop. M. : Eksmo, 2007.

13. Khimicheva S. A. Kommunikativnaya samorealizatsiya budushchikh spetsialistov sotsial’noy sfery v protsesse izucheniya inostrannogo yazyka // Pedagogicheskoe obrazovanie v Rossii. 2013. № 3. S. 41-44.

14. Cherednyakova A. B. Teoretiko-metodologicheskie osnovy imidzhevoy kul’tury menedzhera po market-ingovym tekhnologiyam v vuze // Fundamental’nye issledovaniya. ID «Akademiya estestvoznaniya». 2014. № 12-7. S. 1555-1563.

15. Shumovich A. V. Velikolepnye meropriyatiya: tekhnologii i praktika event management. M. : Mann, Ivanov i Ferber, 2006.

16.Goldblatt J. J. Special events: the art and science of celebration; Getz D. Festivals, special events, and tourism; Bowdin G., McPherson G., Flinn J. Identifying and analysing existing research undertaken in the events industry : a literature review. P. 18.

Статью рекомендует канд. пед. наук, доцент А. В. Коротун.

Event мероприятия в Санкт-Петербурге ?, услуги от агентства по организации мероприятий REMAR Group

Организация мероприятий различного формата – мощнейший инструмент внутренней и внешней коммуникации для любой компании. Такие встречи позволяют ближе познакомиться с целевой аудиторией, что в конечном итоге способно привести фирму к решению стоящих перед ней задач. Обратиться за оказанием услуг по организации мероприятий в Санкт-Петербурге и за его пределами Вы можете в event-агентство REMAR Group. Комплексный подход и креативное мышление наших специалистов помогут Вам достичь поставленных целей.

Особенности проведения мероприятий

Постановка целей. После конструктивного общения с клиентом мы определяем задачи, которые поможет решить проведение мероприятия – эффективно донести важную информацию до целевой аудитории (клиентов, партнеров, потребителей, представителей подразделений организации, сотрудников фирмы), сформировать лояльное отношение к своему продукту (бренду, услуге, товару) и т. д.

Выбор формата. Ориентируясь на цели организации, интересы, социальный и общественный статус и другие характеристики целевой аудитории, территориальный охват и масштаб встречи, мы определяем, в каком виде осуществлять проведение мероприятия. Это может быть:

музыкальный концерт;

выставка, презентация;

политический митинг;

спортивное состязание;

городской праздник;

круглый стол, заседание;

промоакции;

семинары и конференции;

новогодние корпоративы.

План и его обеспечение. Наше агентство занимается проведением официальных встреч и развлекательных event-мероприятий под ключ. Мы составляем детализированный план и берем на себя исполнение всех этапов программы:

разрабатываем уникальную концепцию события;

выбираем, где и когда лучше организовать встречу;

оформляем и декорируем площадку;

составляем список гостей, организуем рассылку приглашений;

отвечаем за техническое и световое оснащение события;

готовим рекламную и сувенирную продукцию;

обеспечиваем питание, трансфер, реквизит;

проводим событие с последующей подготовкой отчета для заказчика.

Чтобы узнать подробней об услугах, которые предоставляет наше агентство по организации мероприятий, обсудить с менеджером детали проекта и получить расчет его стоимости, свяжитесь с нами по контактному телефону или заполните онлайн-заявку на сайте REMAR Group.

Как спланировать мероприятие: 10 шагов по планированию мероприятия

Независимо от того, организуете ли вы небольшую встречу или большую конференцию, планирование мероприятия — огромная задача! Каждое мероприятие, каким бы простым или сложным оно ни было, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны рассмотреть на раннем этапе, чтобы сделать процесс максимально без стресса.

Хотя нет двух одинаковых событий, и каждое событие имеет разные цели, бюджеты и аудиторию; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы начать процесс планирования, не отставать от графика и добиться максимального успеха вашего мероприятия.

Нужна дополнительная поддержка? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который дает основу при планировании вашего следующего мероприятия. См. Полный контрольный список.

1. Определите цели и задачи

---

Прежде чем приступить к логистике, например, к месту проведения или выступлению, вам следует потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вам следует ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого мероприятия?

Это , почему именно изначально побудил вас спланировать мероприятие.Вы ищите:

Увеличить продажи? Поддержите запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть несколько целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут поддерживать вашу конечную цель. Вот несколько примеров целей мероприятия:

• Увеличьте регистрацию на 10% от последнего события
• Увеличьте доход на 25% от последнего события
• Получите 100 предварительных заказов на предстоящий продукт
• Увеличьте количество упоминаний / подписок / репостов в социальных сетях во время мероприятия

С вашими целями и задачами на месте можно создать предварительный масштаб мероприятия.Ваш объем должен содержать ключевые детали и указывать на то, как вы достигнете поставленных целей. Хотя это и не высечено в камне, вы должны изложить предварительную информацию о мероприятии, в том числе:

• Даты. Ваши сроки проведения мероприятия, то есть через 9 месяцев.
• Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10000 человек? Вам стоит задуматься о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вы также должны учитывать демографические данные участников.
• Расположение. Ваше мероприятие является местным? Или он будет размещен в пункте назначения? Начните составлять список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
• Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собираете тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная пользовательская конференция. Проводите внутреннюю встречу или встречу ассоциации? День небольших занятий может быть подходящим.

Построение ваших целей и предварительных масштабов проекта позволяет вам оформить свое мероприятие и получить поддержку от руководства.Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут перейти к следующим этапам планирования.

2. Составьте бюджет мероприятия

---

Создание бюджета — важный ранний шаг в планировании мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, определение бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. Д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее наметите весь свой бюджет, продолжите обновлять по мере завершения переменных и будьте очень близки к процессу.

На основе вашего общего бюджета и начального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределен между вашими потребностями.

Согласно Eventbrite, «бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), докладчики и таланты (32%), печатные материалы (29%), места проведения мероприятий (18%)».

По мере утверждения вашего плана вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, изменятся, просто не забывайте вести точный бюджет, который отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите.А поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, плановики обычно вносят коррективы, чтобы обеспечить его соблюдение.

3. Создайте команду мероприятий

---

Для небольших мероприятий вы можете лично обрабатывать многие или все задачи, обсуждаемые в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы строите команду с нуля, важно заранее распределить роли, чтобы обеспечить подотчетность.Все члены команды должны подчиняться менеджеру проекта, который видит все движущиеся части.

Создание идеальной команды для проведения мероприятий

По данным Eventbrite, только в 12% мероприятий проводятся команды из десяти и более человек, а наиболее распространенное количество — от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько головных уборов. Если вы один из немногих, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

Менеджер проекта

Наблюдает за всеми движущимися частями, описанными ниже, это лицо несет полную ответственность за выполнение события.Управляет бюджетом. Управляет стратегией. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Выставочный / выставочный зал

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров во время пребывания на территории, а также для волонтеров и персонала на месте: охрана, фотография и еда / напитки. Они помнят каждого по имени и знают, где находятся все торговые точки.

Планирование

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает со спикерами и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и доводилось до нужных сторон.Ваш составитель расписания координирует встречи на мероприятии, и он живет, чтобы сделать из посетителей успешных сетевых специалистов.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры собрали воедино весь визуальный дизайн для печатных и веб-материалов, таких как расписания, сопроводительные материалы, регистрация и вывески, а также все необходимое для мобильного приложения для мероприятий. Вкратце: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите работать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и временную стратегию для ускорения регистрации, надзора за брендингом, общения с зарегистрированными лицами, координации распространения в социальных сетях и взаимодействия со СМИ, а также для отправки и измерения последующих материалов.О, и они просто помешаны на измеримой производительности.

Эта команда следит за тем, чтобы у гостя было все необходимое, чтобы получить от мероприятия максимальную пользу, включая карты, расписания, информацию о докладчиках и способы общения. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и заселение

Эти люди владеют настройкой регистрации, работают с поставщиком программного обеспечения, производят значки и управляют ими, генерируют отчеты и следят за тем, чтобы процесс регистрации (перед событием и во время мероприятия) прошел гладко.

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением взаимоотношений с общественными организациями. У них потрясающий выбор времени и отличные навыки работы с людьми.

Организуйте свою команду

Имея команду, вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка по каждому элементу действия, которая определяет владельцев, зависимости, сроки выполнения и статус выполнения.Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с целями вашего мероприятия верхнего уровня.

Инструменты управления событиями

Инструменты управления проектами упрощают управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты, чтобы учитывать все движущиеся части. Имея возможность назначать и контролировать проекты, менеджер проекта может точно отслеживать прогресс и сроки с помощью следующих инструментов:

4. Выберите место и дату

---

Выбор места и даты для вашего мероприятия — это два основных момента, которые будут определять остальную часть вашего плана проекта.Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда место будет доступно. Выбирая место проведения, вам также необходимо учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения», — говорит Роми и ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве с полным спектром услуг в Ванкувере. «В январе и феврале много конференций по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре.Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочными площадями.

По мере того, как вы исследуете и начинаете разговаривать с представителями различных заведений, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что это вам подходит. Ищите бюджет, тематическую подгонку, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), Удобства, персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты на всей территории мероприятия? Как обстоят дела с пожарным и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь договариваться о цене.Согласно EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка фирменного стиля мероприятия

---

От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида на месте — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд события обеспечивает видение и помогает управлять направлением вашего мероприятия.

60% миллениалов в США ожидают постоянного взаимодействия с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

При выборе брендинга мероприятия учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но у него должен быть собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы вплетите бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Когда речь идет о брендинге событий, обычно сюда входят:

• Название события. Первый важный шаг: название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
• Тема. Одно имя не может рассказать всей истории. Часто события создают тему, связывающую событие воедино.
• Логотип, цвета, типографика. Должна быть согласованность во всех маркетинговых точках.
• Внутренний декор, электронная почта, вывески и многое другое. Хотя каждая точка взаимодействия не обязательно должна быть гипербрендированной.Отдельные элементы должны объединяться, чтобы поддерживать рассказ, который вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт вашего мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также приложение для мероприятия.

Хотите узнать больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим Руководством по брендингу событий.

В этом руководстве мы подробно рассмотрим элементы бренда, которые следует учитывать на каждом мероприятии + как развивать эти элементы!

6.Спланируйте свою программу

---

Составьте повестку дня как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это единый «трек» семинаров и лекций, или у участников будет выбор между несколькими сессиями в определенное время? Ответив на эти предварительные вопросы, вы сможете приступить к формированию общего представления о программе вашего мероприятия.

Не волнуйтесь: не обязательно согласовывать расписание до того, как вы начнете продвигать мероприятие.Вы можете внести изменения в расписание после того, как начнете продавать свое мероприятие и количество регистраций начнет расти. Технологии позволяют легко и быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят знать, чего ожидать, поэтому лучше всего, если у вас будет подтверждена базовая структура как можно раньше. Кроме того, расписание является важным аргументом в пользу спонсоров!

Прочие соображения

Помимо основной программы мероприятия, есть еще ряд других программных аспектов, о которых следует подумать.Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

• Продукты питания и напитки. Будете ли вы предлагать обед или закуски?
• Дополнительные мероприятия, такие как счастливые часы, возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
• Развлечения. Завершится ли мероприятие праздником или вечеринкой?

7. Подтвердите спонсоров, участников и докладчиков

---

Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать множество мнений представителей отрасли.Спикеры, спонсоры и экспоненты — обычные способы повысить ценность для посетителей и компенсировать расходы.

Колонки

Если ваше мероприятие является сессионным, вам нужно будет указать докладчиков для каждой сессии. Вот два способа добавить динамики:

Звонок для подачи заявок на сеанс

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого конкурса заявок на участие в сессии — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве докладчиков. Обычно открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сеанса, в которой излагаются тема сеанса и ценностное предложение.Таким образом, ваша команда рассмотрит представленные тезисы, выберет докладчиков и будет общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не участвовал.

Приглашаем спикеров лично

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных людей, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, сделайте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также выразите свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные докладчики часто ожидают компенсации, а также путевки и проживания.

Управление динамиками

После того, как ваши спикеры определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Составьте соглашение со спикером, которое включает в себя необходимую информацию, такую ​​как ожидания презентации, крайние сроки содержания, доступные технологии на месте и компенсация. Четко сформулируйте свои ожидания заранее, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки сообщения с первоначальным подтверждением и согласия говорящего.Хотите, чтобы презентации спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от спикеров представить свои заключительные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый спикер доставил их вам вовремя.

Спонсоры

74% посетителей мероприятия говорят, что они более положительно относятся к компании, бренду, продукту или услуге, которые продвигаются после мероприятия.

— EMI и мозаика

Составьте список спонсоров, которых вы хотите принять в своем мероприятии.Прежде чем обращаться к ним, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу им принесет участие в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим участникам. Найдите время, чтобы создать индивидуальные предложения, которые подчеркнут эти уникальные преимущества и обязательно подчеркните их при обращении к вам.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать различные уровни стоимости и выгоды.В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагайте уникальные спонсорские предложения, например:

• Спонсируемая гостиная
• Wi-Fi и станция для зарядки телефона
• Спонсорство приложения для мероприятий
• Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, которые нужны вашим участникам, и о том, что они могут принести пользу мероприятию.

Экспоненты

Другой распространенный способ привлечь спонсоров — это пакет участника.При этом у вас обычно будет место на вашем мероприятии, предназначенное для ваших экспонентов. В каждом соглашении о спонсорстве экспонента указывается определенное количество места, которое ваши экспоненты могут занять, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вам нужно обязательно побудить посетителей общаться с вашими экспонентами. Запланируйте выделенные временные блоки для экспонентов, чтобы посетители могли гулять и взаимодействовать.

8.Определите и выберите свои технические инструменты

---

Technology улучшает пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя свое следующее мероприятие, вы захотите определить свои технологические потребности и сроки реализации. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до мероприятия, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управление регистрацией участников стало еще проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты.Вам нужно выбрать платформу заранее, чтобы вы могли продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на сайт регистрации.

Технологии повышения производительности

Мы рассмотрели это выше, но мы собираемся повторить это еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. События сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает немного снизить стресс. Trello может помочь вам начать работу с правильной ноги с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.

Eventbrite, 2019

Оптимизируйте свое общение и повысьте качество обслуживания посетителей с помощью приложения для проведения мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое можно создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать собственные повестки дня, взаимодействовать с другими участниками и т. Д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной, информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для событий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии событий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, на ладони, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?

Начните работу с Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

Распространено ли большое сообщество по регионам или странам? Сеансы прямых трансляций — отличный способ связать ваше мероприятие и расширить его охват.Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределами физического события.

Инструменты для помолвки

Технологии меняют ожидания аудитории, и мероприятия всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте об использовании местных технологий, таких как стена в социальных сетях или цифровых подарочных пакетов , , а также инструментов геймификации мероприятия, которые побуждают посетителей принять участие в мероприятии.

9. Составьте план маркетинга и продвижения

---

Как вы собираетесь привлечь аудиторию на ваше хорошо спланированное мероприятие?

У каждого успешного мероприятия есть план маркетинга и продвижения, чтобы привлечь внимание и привлечь внимание. Но с чего начать? Есть много разных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и блогов до интернет-рекламы и даже рекламных щитов, — но что бы вы ни выбрали, каждая тактика должна быть стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Составляющие маркетингового плана мероприятия:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо указать конкретные маркетинговые цели и задачи. Как и в случае с общими целями вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

• Увеличение онлайн-регистрации на 15% по сравнению с прошлым годом
• Привлечение x объем трафика на веб-сайт мероприятия
• Привод x количество загрузок приложений для мероприятия
• Повышение вовлеченности в социальных сетях на 20% по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей.Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, например, онлайн-рекламу, видеомаркетинг, социальные сети, электронный маркетинг, связи с общественностью и т. Д.

При принятии решения, какую тактику использовать, вам необходимо понимать свою целевую аудиторию. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть вашей тактикой. Если вы настраиваете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о рекламе с геотаргетингом.

Хронология и каденция

По мере того, как вы определяете тактику, вы должны начать строить маркетинговую шкалу, которая дает представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решите использовать электронный маркетинг, вам следует нанести на карту каждое электронное письмо, которое вы планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга

Дата	Отправить тему по электронной почте
4,13	Сохранить дату
5,27	Открыто раннее ценообразование
6,15			Объявление темы увлекательной сессии
7.1	Последний шанс для раннего ценообразования
8.1	Завершение регистрации

Подробную информацию о создании надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия см. В нашем Руководстве по событийному маркетингу.

10. Определите свое измерение

---

Как вы оцените успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы оцените свое мероприятие, задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика

Сколько билетов вы продали и через какие источники? Какова стоимость одного участника? И сколько квалифицированных лидов вы получили? Сколько предварительных заказов вы продали? Когда мероприятие закончится, вы сможете измерить эти несколько показателей.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны качественно взглянуть на него. Чтобы понять настроения и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Обзоры событий

Помимо чисел, это еще один способ измерить успех отзывов посетителей.С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии события участниками, что поможет вам определить сильные и слабые стороны мероприятия. Давайте посмотрим правде в глаза: даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Жужжание в социальных сетях и в Интернете

Ваши подписчики на канале вашей компании более активны, чем обычно? Публикуют ли зарегистрировавшиеся о мероприятии на своих каналах? Кроме того, прочтите сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники.Посты полны похвалы? Было ли больше, чем несколько общих жалоб? Вы должны контролировать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы улавливать тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятий

---

Вместе каждый из этих элементов объединяется для генерального плана вашего мероприятия. Поработайте над каждым из них, чтобы создать надежный, действенный план для вашего мероприятия. Планируя мероприятие, вы должны начать планирование как можно раньше. С большим количеством движущихся частей получение форы означает гладкое завершение.

Имея четкий план и движущиеся колеса, следующий шаг — продумать свой маркетинговый план и претворить его в жизнь. Перейдите к следующему руководству «Руководство по планированию мероприятия: маркетинг и продвижение», чтобы получить практические советы по созданию маркетингового плана «360 событий», который увеличивает количество регистраций и вовлеченности.

Руководство по брендингу мероприятия: советы по созданию сильного бренда мероприятия

Вопросы, которые следует задать себе при создании расписания мероприятия

Как организовать экологичное мероприятие: советы по устойчивому планированию

Пошаговое руководство по созданию бюджета мероприятия

17 крупнейших ассоциаций по организации мероприятий в отрасли

Стать членом ассоциации по планированию мероприятий — отличный способ вывести свой бизнес или карьеру на новый уровень.

Но важно найти тот, который лучше всего подходит вам и вашей компании. При выборе одной из ассоциаций по планированию мероприятий следует учитывать несколько моментов:

• Убедитесь, что есть местное отделение.
• Ознакомьтесь с преимуществами членства.
• Стоимость членства.
• . Понимание возможностей для лидерства.
• . начать? Вот некоторые из ведущих отраслевых ассоциаций, на которые стоит обратить внимание.
  1. WIPA

  Обозначает: Международная ассоциация свадебных профессионалов (WIPA)

  Для кого это лучше всего: Организаторы свадеб, официальные лица, отельеры — все, кто работает в свадебной индустрии.

  О чем это: Эта ассоциация была создана, чтобы объединить профессионалов в области свадебных торжеств и предоставить возможности для продолжения образования.

  Chapters: В стране девять отделений, а также возможность стать членом расширенного сообщества.

  Преимущества членства: Вы получаете доступ ко всем встречам WIPA, программам наставничества для новых предприятий, последней информации о последних новостях отрасли и сплоченному сообществу единомышленников.

  2. NACE

  Обозначает: Национальная ассоциация общественного питания и мероприятий (NACE)

  О чем все: Организация предлагает специалистам по кейтерингу и организации мероприятий возможность пообщаться на местном рынке и встретиться с коллегами из соседних стран.

  Отделения: NACE — это национальная промышленная ассоциация, в состав которой входит более 40 местных отделений.

  Преимущества членства: Посетите ежегодную конференцию NACE Experience Conference. Это невероятный шанс получить как инновационное образование, так и множество возможностей для общения со сверстниками.

  3. MPI

  Обозначает: Международная конференция профессионалов (MPI)

  В чем суть : MPI — крупнейшая в мире ассоциация по планированию встреч и мероприятий, специализирующаяся на высококлассном образовании и передовых методах ведения бизнеса.

  Chapters: Более 90 глав разбросаны по Северной Америке, Южной Америке, Европе и Азии.

  Привилегии членства: MPI предлагает различные уровни членства, позволяя вам настроить свое участие в зависимости от вашего времени и предпочтений. MPI предлагает доступ к обширной сети профессионалов. Помимо сетевых возможностей, MPI также предоставляет соответствующие образовательные ресурсы в цифровом формате и лично.

  4.ACCED-I

  Означает: Международная ассоциация директоров конференций и мероприятий (ACCED-I)

  Для кого это лучше всего: Специалисты по планированию мероприятий, которые планируют мероприятия для университета или колледжа

  О чем это: Члены ACCED-I включают более 1300 специалистов университетского городка, которые проектируют, продают, координируют и планируют конференции и специальные мероприятия в кампусах колледжей и университетов по всему миру.

  Привилегии членства: ACCED-I повысил узнаваемость профессии коллегиальных конференций и мероприятий, а также проводит ежегодную конференцию, чтобы собрать вместе этих специалистов по планированию.

  5. ILEA

  Обозначает: Международная ассоциация живых мероприятий (ILEA)

  Отделения: ILEA — это глобальная ассоциация с 51 международным отделением.

  Привилегии членства: С членством вы не только экспоненциально расширяете свою сеть, но также получаете доступ к бесценным ресурсам. Участники получают доступ к Центру карьеры ILEA, эксклюзивным мероприятиям и возможность участвовать в конкурсе ILEA Esprit Awards.

  6. AEP

  Обозначает: Academic Event Professional (AEP)

  Для кого это лучше всего: Любой организатор мероприятий, специализирующийся на мероприятиях, проводимых в образовательных учреждениях или для них.

  О чем все: Основанная более десяти лет назад, AEP поддерживает как новых, так и уже существующих академических организаторов мероприятий с помощью программ, которые помогают профессионалам развивать свои навыки в этой области.

  Chapters: Вместо того, чтобы руководить региональными или местными отделениями, AEP проводит ежегодную конференцию в январе, а также поддерживает процветающее онлайн-сообщество с помощью своего информационного бюллетеня и в LinkedIn.У них есть другие, более мелкие события (иногда в сотрудничестве с соответствующими программами), которые время от времени всплывают.

  Привилегии членства: Право на участие в их ежегодной конференции, консультации по связанным мероприятиям, одобренным ассоциацией, и доступ к эксклюзивным возможностям цифровых сетей делают вступление в нее полезным.

  7. ESPA

  Означает: Ассоциация специалистов по обслуживанию мероприятий (ESPA)

  Для кого это лучше всего: Специалисты по обслуживанию мероприятий, которые работают в CVB, отелях и конференц-центрах в Северной Америке и заинтересованы в том, чтобы узнать, как лучше продвигать направления и объекты.Также приглашаются к участию организаторы мероприятий и другие поставщики услуг, которые хотят сотрудничать в этой нише.

  О чем это все: Образование и нетворкинг являются основными направлениями двустороннего подхода ESPA к улучшению членов этой ассоциации и, как следствие, отрасли в целом.

  Chapters: Вместо местных отделений ESPA приглашает сообщество на свою ежегодную конференцию. Организация также проводит ряд высококачественных веб-семинаров и даже проводит собственную неделю услуг Celebrate Services — неофициальный фестиваль, который выражает признательность всем участникам отрасли.

  Преимущества членства: Помимо многоуровневой системы членских взносов, те, кто присоединяется, могут рассчитывать на круглогодичные возможности обучения, право на получение сертификата, ежемесячно обновляемые профессиональные ресурсы и возможности для общения, которые варьируются от дней волонтеров до формального наставничества.

  8. GMIC

  Обозначает: Green Meeting Industry Council (GMIC)

  Для кого это лучше всего: Для всех, кто считает себя сторонником устойчивого развития при планировании корпоративных мероприятий, независимо от вашего прошлого опыта или полномочий.

  О чем это: GMIC стремится помочь сделать методы устойчивого развития нормой посредством обучения, информирования и поддержки. Их тезис заключается в том, что экологические мероприятия будут способствовать укреплению здоровья и сознательности сообществ и одновременно улучшить продажи.

  Отделения: Чикаго, Атланта, Денвер, Северная и Южная Калифорния, Орегон, Флорида, Вашингтон, округ Колумбия, Нью-Йорк, Мексика и Европа — все имеют отделения организации.

  Преимущества членства: Доступ к жизненно важным исследованиям, возможности для сертификации и аккредитации, информация о последних передовых методах, официальных сетевых программах и коммуникационная платформа для расширения возможностей партнерства — все это может стать вашим, если вы присоединитесь.

  9. CEMA

  Означает: Ассоциация маркетинга корпоративных мероприятий (CEMA)

  Для кого это лучше всего: Специалисты по маркетингу корпоративных мероприятий (на высшем уровне), которые ищут одноранговую среду, которая поможет им продолжать развивать свои навыки.

  О чем это все: Построение отраслевых отношений, которые помогут создать более сильное сообщество и повысить уровень качества планирования корпоративных мероприятий по всей стране.

  Chapters: Поскольку основное внимание уделяется сообществу в целом, главы не определены, а вместо этого предоставляют общенациональные возможности для общения через свои выездные мероприятия.

  Привилегии членства: Наслаждайтесь ежемесячными ознакомительными поездками CEMA (образовательные мероприятия по последним рыночным тенденциям и передовым методам), а также подлинными способами общения с другими профессионалами как лично, так и в Интернете. У них также есть эксклюзивный информационный бюллетень, доска объявлений и каталог участников.

  10. IAVM

  Означает: Международная ассоциация менеджеров объектов (IAVM)

  Для кого это лучше всего: Как следует из названия, IAVM предназначен для менеджеров заведений, но не каждый может присоединиться. Эта организация в первую очередь обслуживает тех, кто хочет быть известными как лидеры отрасли.

  О чем это все: Благодаря страстному обмену мнениями с членами этого глобального сообщества менеджеры заведений могут активизировать свою карьеру, получить доступ к новым возможностям и присоединиться к группе, которая посвящает себя непрерывному образованию в этой сфере.

  Отделения: У них есть несколько действующих отделений в Соединенных Штатах, включая Калифорнию, Джорджию, Иллинойс и Арканзас.

  Привилегии членства: Есть шесть различных типов уровней членства, каждый со своими привилегиями, адаптированными к тому, на каком этапе вашей карьеры вы находитесь.

  11. IACC

  Обозначает: Международная ассоциация конференц-центров (IACC)

  Для кого это лучше всего: Участники включают представителей площадок, поставщиков мероприятий, профессиональных организаторов корпоративных мероприятий, студентов или преподавателей, специализирующихся в сфере гостеприимства, и сертифицированные управляющие компании.

  О чем это все: Разнообразие, сотрудничество и творчество — основные ценности, которые определяют все их образовательные и сетевые инициативы, направленные на продвижение лучших методов планирования деловых встреч и мероприятий.

  Chapters: Никаких официальных отделений не рекламируется, но каждый месяц группа проводит так много мероприятий по всему миру, что вы даже не пропустите это.

  Преимущества членства: Если вы присоединитесь, у вас будет доступ к спискам мест проведения по всему миру, доступ к эксклюзивным мероприятиям и цифровому контенту, участие в их глобальных соревнованиях и, что наиболее важно, отчеты с данными, которые сравнивают эффективность вашей собственности с местными конкурентами.

  12. IAEE

  Обозначает: Международная ассоциация выставок и мероприятий (IAEE)

  Для кого это лучше всего: Первоначально основанная в 1928 году, IAEE сегодня является лидером мировой выставочной индустрии, при этом большинство ее членов принимают непосредственное участие во всех аспектах мероприятий «покупатель-продавец».

  О чем это: Повышение квалификации, новости отрасли и пропаганда лучших практик выставок во всем мире.

  Отделения: У них есть отделения в 50 разных странах.

  Привилегии для членства: В дополнение к другим уже упомянутым привилегиям, участники получают скидки от партнеров по обслуживанию и получают поддержку как в правительственной политике, так и в средствах массовой информации, а также в сообществе, полученном от участия местного отделения.

  13. SEPA

  Означает: Ассоциация организаторов студенческих мероприятий (SEPA)

  Для кого это лучше всего: Студенты, получающие высшее образование в любой области, связанной с планированием корпоративных и частных мероприятий.

  О чем это все: Формирование завтрашних лидеров индустрии мероприятий за счет увлеченного участия, уникальных карьерных возможностей и эксклюзивных партнерских отношений, которые улучшат их академические устремления.

  Отделения: В мае 2019 года организация объявила, что они закроют свои двери и больше не будут действовать в качестве надзирателей для многих существующих отделений в кампусах колледжей по всей стране. Однако некоторые группы по-прежнему будут действовать как независимые организации.

  Привилегии членства: Трудно сказать, какие возможности останутся в центре внимания каждого оставшегося отделения теперь, когда ассоциация закрывается. Однако можно с уверенностью предположить, что студенты могут ожидать, что в будущем через эти группы будет доступно больше ресурсов для построения карьеры.

  15. PCMA

  Означает: Ассоциация профессионального управления конференциями (PCMA)

  Для кого это лучше всего: Для всех, кто планирует, выполняет или участвует в конвенциях для проведения прямых трансляций.На странице членства указано, что вы должны тратить более «51% своего времени на разработку, организацию и управление встречами, съездами, выставками и семинарами».

  О чем это все: Создание сетей на глобальном уровне — основная функция этой организации, но они также обеспечивают обучение по принципу «равный-равному», а также впечатляющее количество образовательных ресурсов, которые вы можете использовать для получения дополнительных сертификатов.

  Chapters: В кампусах по всему U есть отдельные студенческие отделения.S., но вы можете легко найти и присоединиться к одному из 18 ближайших профессиональных отделений, разбросанных по Америке и Мексике.

  Привилегии членства: Онлайн-учебные лагеря, эксклюзивные записанные лекции, скидки на билеты на мероприятия и ресурсы только для участников, такие как форумы, каталоги и т. Д.

  16. APA

  Означает: Американская ассоциация планирования (APA)

  Для кого это лучше всего: Несмотря на то, что к участию допускаются люди из других стран, программа действительно ориентирована на профессионалов мероприятий в 50 штатах Америки (несмотря на то, что у нее есть участники более чем в 100 странах).Их различные уровни членства ориентированы на студентов, преподавателей, специалистов по планированию и членов комиссии.

  О чем это: Помощь организаторам мероприятий на всех этапах их карьеры. От предоставления учащимся инструментов, необходимых им, чтобы начать свою жизнь после школы, до помощи опытным планировщикам сориентироваться в каждом регионе и дисциплине профессии, APA найдет что-то для всех, независимо от того, где они находятся в своем образовании или в мире.

  Отделения: В настоящее время у них 47 активных отделений в U.С.

  Привилегии членства: Помимо привилегий, которые мы получили от других престижных организаций в этом списке, APA также предлагает обучающие семинары и награды.

  17. ICCA

  Обозначает: Международная ассоциация конгрессов и конференций (ICCA)

  Для кого это лучше всего: Любой планировщик или поставщик, который в первую очередь занимается крупномасштабными глобальными мероприятиями. Для поставщиков членство ограничено теми, кто имеет опыт обслуживания, транспортировки и проведения корпоративных мероприятий почти в 100 странах мира.

  О чем это: Возможности установления контактов, образования и саморекламы являются движущей силой этой ассоциации.

  Chapters: У них есть 11 глав, которые охватывают большую часть мира.

  Преимущества членства: Поставщики получают выгоду от расширения бизнеса, продолжения образования и расширения своей сети, в то время как ассоциации получают доступ к индивидуальным предложениям поставщиков, советам по запросам предложений и приглашениям на отраслевые мероприятия.

  Максимальное использование ассоциаций по организации мероприятий

  Независимо от того, что вы выберете, помните, что вы должны в полной мере воспользоваться своим членством. И эти группы — это гораздо больше, чем просто членство в

  .

  Волонтерство на организационном мероприятии

  Подумайте о том, чтобы предложить свои продукты или услуги на мероприятии. Спонсорство не только помогает членам комитета по планированию, но и ставит вашу работу в центр внимания на мероприятии и в кругу знакомых.

  Если вы выбрали спонсорство, будьте внимательны и общительны. Если с вами легко работать, это также принесет пользу вашей компании с реферальным бизнесом.

  Изучите возможности лидерства

  Ознакомьтесь с различными командами в организации и узнайте, что вас больше всего интересует. Членство? Программы? Образование? Где бы вы ни нашли свое призвание, обратитесь к директору, чтобы узнать, есть ли у него свободные места для заполнения. Даже если вы начнете просто протягивать руку помощи, ваши усилия будут отмечены.Со временем вы сможете продвинуться в лидерстве.

  Если вы ищете способ расширить свою сеть или узнать больше об индустрии мероприятий, не ищите дальше. Изучите и узнайте, какая из ассоциаций по планированию мероприятий является лучшей для вас и вашего бренда, и примите участие!

  Если вы планируете мероприятие для своей ассоциации, не забудьте попробовать программное обеспечение для мероприятий Social Table.

  Больше возможностей для карьерного роста

  Шесть обязательных навыков планирования мероприятий, необходимых для успеха в карьере
  Как мне заняться планированием мероприятий? 5 способов начать карьеру в сфере организации мероприятий
  20 сертификатов в сфере гостеприимства, которые вы должны знать
  Основные шаги для начала бизнеса по организации мероприятий

  Остались вопросы, связанные с ассоциациями по планированию мероприятий?

  Как подключиться к организатору мероприятий?

  Присоединение к ассоциации по планированию мероприятий — отличный способ налаживания контактов в качестве организатора мероприятий.Другие отличные методы — это посещение отраслевых мероприятий (как местных, так и крупных) и поиск в онлайн-группах для организаторов мероприятий.

  Что такое планировщик встреч и собраний?

  Специалисты по планированию встреч и конференций — это особые ниши в индустрии планирования мероприятий, которые сосредоточены на деловых встречах и крупных собраниях.

  Как спланировать мероприятие

  Ищете, как спланировать мероприятие, или совет по планированию мероприятия?

  Вы пришли в нужное место.

  За эти годы мы были свидетелями множества мероприятий организаций, и есть десять шагов, которые мы определили как ключ к успеху.

  Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно подумать, поскольку многое будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите, мы можем предложить некоторые передовые методы, которым важно следовать для любого мероприятия.

  Мы также составили простой в использовании контрольный список, чтобы ничего не провалилось.Чтобы определить график, начните с даты события в обратном направлении.

  И если вы планируете виртуальное мероприятие, а не традиционное личное мероприятие, у нас также есть загружаемый контрольный список виртуальных мероприятий!

  Мы надеемся, что следующее станет отправной точкой для планирования вашего мероприятия — и без лишних слов, вот десять шагов.

  1. Разработайте цель и задачи мероприятия

  Самым первым шагом в планировании вашего мероприятия является постановка осязаемой цели и задач.

  Во-первых, спросите себя: W А вы организовываете это мероприятие и чего надеетесь достичь?

  Если вы знаете ключевые цели своей организации перед планированием, вы можете убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

  Вы пытаетесь привлечь внимание к делу или собрать заранее определенную сумму пожертвований для своего следующего проекта? Вы надеетесь привлечь 50 или 500 гостей?

  Постановка цели с помощью измеримых показателей успеха облегчит вашей команде обеспечение ее достижения.

  «Определение списка материальных и нематериальных целей вашего мероприятия может дать вам лучшее представление о ваших потребностях в управлении мероприятием. Ваши реальные цели могут заключаться в том, чтобы привлечь 500 посетителей, продать 100 товаров на мероприятии или собрать 1 миллион долларов на благотворительность. Ваши нематериальные цели будут способствовать достижению этих осязаемых целей и могут включать повышение осведомленности о продукте или причине или набор добровольцев ».

  Доктор Юаньюань Чжоу, соучредитель Whova

  2.Организуйте свою команду

  Любое мероприятие требует согласованных усилий команды, чтобы уладить все детали. Рассмотрите возможность определения одного ключевого менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, например:

  • управление объектами;
  • динамик;
  • развлечения;
  • гласность;
  • спонсор;
  • и волонтерский менеджмент.

  Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает отвод задач на второй план.Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия, но не забывайте учитывать встречи комитетов в расписании вашего мероприятия!

  «Проведение мероприятий высокого качества требует поддержки на всех уровнях организации. Чтобы создать по-настоящему незабываемые впечатления, вам понадобится поддержка со стороны вашей исполнительной команды вплоть до вашего персонала на месте проведения мероприятий».

  Билл МакГлэйд, CEM, вице-президент по управлению учетными записями в Personify A2Z Events

  
  

  3.Определите свой бюджет

  Определение бюджета вашего мероприятия — одна из самых важных частей планирования мероприятия. Я видел, как много отличных идей упало на второй план, потому что команда, которая изначально их придумала, забыла принять во внимание свой бюджет, прежде чем приступить к планированию.

  Некоторые из важнейших расходов, которые вам необходимо включить в свой бюджет:
  • Место: Эта стоимость должна включать в себя аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
  • Еда и напитки: Это поле говорит само за себя.Однако помните, что от суммы, которую вы можете себе позволить, может зависеть и количество билетов, которые вы сможете продать.
  • Развлечения: Это поле можно настроить по своему усмотрению — независимо от того, предназначено ли оно для выступающих, ди-джея или даже говорящей свиньи, убедитесь, что у вас есть место для маневра для расходов на проезд и проживание, а также для любой компенсации.
  • Декор: Вы выберете самодельную тему каменной кувшины или более интересную? Предварительное определение затрат поможет вам определить, какую из них вы можете себе позволить.
  • Персонал: Об этой категории часто забывают, но она важна для учета транспортных расходов и расходов на проживание вашего персонала, особенно если вы уезжаете из города. Даже составление бюджета рабочего времени сотрудников (на что бы они тратили время, если бы они не работали над этим мероприятием?) Может помочь вам решить, стоит ли того дополнительных встреч.
  • Маркетинг: Решите ли вы продвигать свое мероприятие через Facebook или придерживаетесь старой школы, развешивая листовки по всему городу,
  • Программное обеспечение: Если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, подумайте о том, чтобы включить его в свое планирование мероприятий.
  • A / V: От проекторов до Wi-Fi и динамиков — эта категория включает в себя самые разные расходы.
  • Разное: Даже самое хорошо спланированное мероприятие потребует дополнительных затрат. Учет их в своем бюджете гарантирует, что вас не поймают врасплох.

  Даже если некоторые из этих элементов еще не являются фиксированными расходами — например, если вы еще не выбрали место проведения, — важно помнить о максимальной сумме, которую вы можете себе позволить потратить, прежде чем принимать эти решения.

  
  

  4. Установите дату

  Дата может быть уже предварительно установлена ​​для повторяющегося события, но если это новое событие, не забудьте принять во внимание следующее, прежде чем утверждать дату:

  • Дайте себе достаточно времени! В идеале у вас должно быть 4-6 месяцев на планирование, если не больше (в зависимости от характера вашего мероприятия)
  • Обратите внимание на официальные и религиозные праздники
  • Избегайте школьных каникул (зимние, весенние и летние каникулы)
  • Уточняйте даты с ключевыми участниками — спикерами, ведущими, VIP-гостями и т. Д.

  5. Создайте мастер-план мероприятия

  Когда у вас будет хорошее представление обо всех затратах и ​​сроках, связанных с вашим мероприятием, пора приступить к реальному плану! Создание генерального плана мероприятия позволит вам обеспечить соблюдение всех требований, а также упростит координацию с волонтерами и членами комитета мероприятия.

  Ваш генеральный план мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:

  • Организация объектов, логистика и организация питания (контракты, разрешения, страхование и т. Д.)
  • Спикеры и докладчики (определение, подтверждение, логистика и управление)
  • Мероприятия и развлечения
  • Реклама и продвижение (онлайн и офлайн, например, веб-страницы и онлайн-продвижение; календари мероприятий; печатные программы; связи со СМИ; вывески; социальные сети и т. Д.)
  • Регистрация (онлайн-регистрация, оплата и отслеживание; вход на сайт и т. Д.)
  • Спонсорское и партнерское управление
  • Управление и обязанности волонтеров

  Планируя свое мероприятие, подумайте также о создании подробной временной шкалы, чтобы все двигалось плавно.Укажите, когда необходимо предоставить какие-либо разрешения или страховые полисы, когда заканчивается регистрация, и подробный график дня.

  
  Хотя может возникнуть соблазн сказать: «Это все в моей голове! Я буду в порядке!» и не беспокойтесь о том, чтобы все это записывать, будьте осторожны: такой менталитет значительно усложнит вам задачу распределения ответственности. Также будет сложнее вспомнить, что вы сделали для следующего мероприятия, поэтому сделайте себе одолжение в будущем и сохраните все в письменном виде.

  Наконец, если вы или ваша организация уже проводили предыдущие мероприятия подобного типа, просмотр любой документации, существующей на этом этапе, может помочь вам убедиться, что вы ничего не упустили.

  Убедитесь, что все ваши действия и услуги рассчитаны на размер вашей аудитории. Раньше мы открывали несколько открытых баров для наших мероприятий, и каждый бармен готовил напиток с нуля. Очередь становилась такой длинной, что наши посетители разочаровывались.Мы знали, что нужно найти лучшее решение, но не могли позволить себе нанять другого бармена, поэтому решили заранее приготовить большие партии коктейлей. Это значительно сократило очередь, и нашим посетителям понравились напитки, которые мы приготовили! При создании генерального плана постарайтесь увидеть, сможете ли вы где-нибудь сократить расходы с помощью DIY. Также помните, что с новыми приложениями, такими как TaskRabbit и Craigslist, вы часто можете найти талантливого человека, который может предоставить услугу гораздо дешевле, что значительно упростит вашу жизнь при планировании и проведении мероприятия.

  Сиара Хаутау, ведущий специалист по стратегии цифрового маркетинга, Fueled

  6. Забронируйте место проведения

  После того, как вы укажете дату, важно как можно скорее забронировать место проведения. Для вашего мероприятия необходимо указать дату и место, прежде чем вы сможете начать рекламу, поэтому эту задачу необходимо выполнить как можно раньше в период планирования.

  (Обратите внимание, что некоторая гибкость в выборе даты также может помочь вам на этом этапе и открыть более широкий спектр мест.)

  При выборе места проведения мероприятия следует учитывать следующие факторы:

  • Доступность. Есть ли в помещении доступные подъезды и лифты? Есть ли туалеты для мужчин и женщин? Будет ли у вас место для переводчиков? Этот и многие другие факторы влияют на выбор пространства, в котором все участники будут чувствовать себя комфортно.
  • Размер. Для мероприятия на 50 человек потребуется совершенно другое пространство, чем для мероприятия на 500 человек. Кроме того, подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты для секционных заседаний и т.п.
  • Парковка. Есть ли парковка, или к ней легко добраться на общественном транспорте?
  • Страхование. Вам нужно будет приобрести отдельную страховку? Каковы их правила ответственности?
  • AV. Если вашему мероприятию нужны динамики и микрофоны, убедитесь, что их можно легко установить в доступном пространстве. То же самое касается доступа к Wi-Fi (и подключения к мобильному телефону!) Или любых других технологических потребностей вашего мероприятия.
  • Затраты. Какую сумму залога требует заведение? Будут ли дополнительные расходы? Сколько вы получите обратно, если вам (не дай бог) нужно будет отменить?
  Не верьте всему, что вы видите в Instagram или Pinterest. Это печальная реальность, с которой мы сталкиваемся, но эта индустрия становится все более креативной с точки зрения своих маркетинговых материалов. Они знают, какие фотографии нужно использовать, под правильным углом для фотографирования, как правильно редактировать фотографии, чтобы помещения выглядели больше, чище и красивее. Поэтому мы советуем лично посетить это место, лично встретиться с вашими поставщиками и уделить время должной осмотрительности.А если у вас нет времени, наймите подходящего специалиста, который будет работать над обеспечением этих компонентов от вашего имени.

  Лорен Греч, генеральный директор и соучредитель LLG Events

  7. Брендируйте свое мероприятие

  Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось, вам нужно выбрать своевременную и убедительную тему, которая отличает вас от конкурентов. Это означает, что вам нужно придумать динамическую общую тему, и вам нужно очень внимательно относиться к фактическому имени, поскольку оно может быть ключевым фактором привлечения внимания, особенно в онлайн-СМИ.

  • Имена мозгового штурма: Обдумывая название события, подумайте о следующем:
    • Чем ваше мероприятие отличается от других мероприятий в вашем секторе?
    • Что вы надеетесь передать этим мероприятием?
    • Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
  • Создайте слоган: После того, как вы придумали название, также попробуйте придумать слоган — короткий запоминающийся слоган бренда, описывающий событие.
  • Разработка логотипа: Последним шагом будет создание логотипа, представляющего ваше мероприятие. Логотип может быть эффективным инструментом брендинга, предлагая немедленное признание вашего мероприятия во всех рекламных и рекламных материалах (например, футболках, бутылках с водой, сумках и т. Д.).

  Когда у вас есть свое имя, слоган и логотип, используйте его во всех своих маркетинговых материалах, чтобы люди, незнакомые с вашей организацией, начали узнавать ваш бренд — и помнить, что событие происходит!

  Помимо названия мероприятия, слогана и логотипа, создайте хэштег для всех своих маркетинговых материалов и для посетителей, которые будут использовать его при обсуждении вашего мероприятия в социальных сетях.Чем короче, тем лучше, но он также должен быть уникальным.

  Например, если ваше мероприятие — Национальная конференция собак, вы можете создать хэштег, например # NCDwoof2019. Он уникальный, запоминающийся и короткий.

  Во время мероприятия назначьте кого-нибудь для отслеживания сообщений в реальном времени с помощью хэштега: «лайкать» сообщения Facebook, «ретвитнуть» твиты и т. Д., Чтобы усилить шумиху во время события.

  После мероприятия вы можете искать в каждой отдельной социальной сети сообщения, содержащие ваш хэштег, чтобы получить отличный отчет после мероприятия.

  Николь А. Мейерсон, основатель, Project Parity

  10. Определение рабочего дня процессов

  После того, как вы подготовили все, что происходит вокруг мероприятия, следующим шагом станет отслеживание порядка самого мероприятия и планирование вашей программы.

  Чтобы быть готовым ко всему, подготовьте план, который проведет вас в течение всего дня от установки до очистки. Включение каждой детали, даже самой маленькой, поможет вам почувствовать, что все это у вас под контролем!

  Вот краткий пример того, как может выглядеть что-то вроде этого:

  5:00: Выдача лотов тихого аукциона на место проведения (Диана)

  6:15: Настройка AV (Терри, Диана)

  7:00: Быстрая координационная встреча волонтеров (Терри + волонтеры)

  7:30: Начало прибытия посетителей

  8:00: подаются закуски

  8:30: Спикер 1 выходит на сцену

  9:00: Спикер 2 выходит на сцену

  10:00: Награды вручены (Диана)

  , 10:30: Завершение торгов, тихих аукционов

  11:00: Начать очистку таблиц

  12:00 Мероприятие заканчивается; все гости должны покинуть

  Определение того, кто именно должен делать что, также может гарантировать четкую подотчетность, ведущую к событию.

  И в качестве бонуса вы также можете использовать упрощенную версию этого в любых материалах по брендингу в качестве своей публичной повестки дня.

  Это программное обеспечение упрощает запуск (и заполнение) событий!

  Если вам надоело обрабатывать регистрации на мероприятия и платежи вручную, есть программное обеспечение, которое может полностью автоматизировать этот процесс в Интернете. Это программное обеспечение для управления членством, и вот что оно умеет:

  • Позволяет легко создавать онлайн-формы регистрации на мероприятия
  • Разместите календарь событий на своем сайте
  • Автоматически обновлять ваш сайт предстоящими событиями
  • Внесите платежи по событию прямо на свой счет
  • Отправлять автоматические счета и напоминания о мероприятиях
  • Выгрузить данные об участниках мероприятия прямо в вашу базу контактов
  • и более

  Программное обеспечение для управления членством не только берет на себя всю логистику мероприятий, но и упрощает работу любой членской организации, поскольку автоматизирует ряд других административных задач, таких как управление вашими контактами, веб-сайтом, финансами и электронной почтой.

  Если вы хотите узнать, подходит ли такое программное обеспечение для вашей организации, попробуйте WildApricot, программное обеспечение №1 для управления членством на рынке. Самое приятное, что WildApricot можно попробовать бесплатно в течение 30 дней. Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.

  Поскольку это небольшая некоммерческая организация, это программное обеспечение значительно упростило организацию и общение с нашими членами. Членство теперь является автоматическим, и регистрация на наши мероприятия стала для наших гостей простой и гораздо менее трудоемкой для нас.

  — ДиДи Лабарон, Ассоциация занятости и обучения Орегона

  Бонус: обзор после события

  Поздравляю: вы пережили свое мероприятие!

  Но подождите секунду. Это еще не конец.

  Прежде чем рухнуть на диван и вздремнуть, оцените свое мероприятие, чтобы увидеть, что прошло хорошо и что вы можете сделать лучше в следующий раз.

  Как вы определите, было ли ваше мероприятие успешным? Вы измеряете успех по количеству зарегистрированных или посетителей, или это зависит от того, насколько вы окупитесь или соберете целевую сумму в виде пожертвований?

  Когда вы устанавливаете свои первоначальные цели и задачи мероприятия, вам также следует подумать о том, как вы будете оценивать мероприятие, чтобы определить свой успех.Если вы используете программный пакет для управления членством, например WildApricot’s, вы можете легко отслеживать регистрационные номера и сборы.

  Но если ваше мероприятие включает отслеживание, например, скрытого аукциона, вам нужно будет внедрить некоторые процессы для идентификации товаров, предлагаемых натурой, и средств, собранных на мероприятии, например, опрос после мероприятия.

  Точно так же, если целью вашего мероприятия является повышение осведомленности, вам придется сравнивать и собирать данные об активности и упоминаниях в социальных сетях в Интернете, а также о публичной рекламе — опять же, исходя из ваших первоначальных целей.

  После того, как вы ответили на опрос участников и поговорили со своими сотрудниками, вам следует задать себе несколько вопросов:

  • Как мы оказались в сравнении с прогнозом? Это может быть ваш прогноз количества участников, ваш бюджет или любой другой прогноз, который вы сделали в отношении мероприятия. Если вы попали в цель — отлично! Но если нет, подумайте, что вы могли бы сделать лучше в следующий раз.

  • На что были похожи отзывы участников? Некоторые разовые комментарии можно списать, но если есть какие-то моменты, которые повторяются несколько раз, будь то положительные или отрицательные, их стоит принять во внимание.

  • Как выступила наша команда? Вы можете использовать свое мероприятие как отличный генератор обратной связи для всех, кто помогал вам в нем, а также как выделить добровольцев для выполнения определенных задач в будущем.

  • Как дела у нашего маркетинга? Какие действия обеспечили наибольшую рентабельность инвестиций? Было ли это создание мероприятия на Facebook или общение с местной прессой, определение того, какое из них работает лучше всего, поможет вам решить, какой маршрут выбрать в следующий раз.

  Какие еще советы по планированию мероприятий мы упустили? Дайте нам знать!

  советов по планированию мероприятий: лучшие способы организоваться. Необходимо организовать

  специалистов по планированию. Это не подлежит обсуждению. Есть продавцы, которым нужно манипулировать, платежи, которым нужно заниматься, заинтересованные стороны, которым нужно отвечать. Благодаря безостановочному расписанию легко потерять контроль над организацией и сделать то, что вам нужно, чтобы все сделать. Нет лучшего времени, чтобы нажать кнопку сброса и собраться с силами. Но как стать организованным? Есть несколько удивительных приемов и инструментов, которые помогут вам стать организованным и оставаться организованным.

  
  

  Поместите все в свой календарь и блок времени, чтобы работать

  Ваш календарь — ваш спасательный круг. Он сообщает не только вам, когда вы заняты, но и другим людям в офисе. Поместите все в свой календарь. Цветовое кодирование встреч на основе события или темы может помочь. Если вы бываете на совещаниях весь день, каждый день, выделите в своем календаре какое-то свободное время, чтобы поработать. Даже если вы выделите тридцать минут на отправку электронных писем, вы сможете оставаться на вершине списка задач.

  Делайте все заметки в одном месте

  Легко переходить от компьютера к ноутбуку к телефону, но если вы хотите быть уверенным, что никогда не потеряете сделанные заметки, храните их в одном месте. Лучшее место для заметок — это доступное место, где бы вы ни находились. Если это файл заметок на вашем телефоне или документ, хранящийся в облаке, выберите место и придерживайтесь его. Если вы любите рукописные заметки, носите блокнот с собой, куда бы вы ни отправились.

  Организуйте все свои папки — электронная почта и файлы

  Когда вы проводите несколько мероприятий в течение года, файловая организация является ключевым фактором.Создавайте папки в начале каждого события. Потратив время на настройку файловой структуры, вы сможете быстрее находить документы позже. По мере развития события не поленитесь. Всегда сортируйте все по правильным папкам.

  Установка напоминаний о регистрации и запуске проектов

  Электронная почта

  прекрасна, тем более, что ее можно отслеживать, но очень легко потерять след разговора, если кто-то не отвечает. Когда вы отправляете электронные письма, всегда устанавливайте крайний срок для ответа.Затем установите для себя напоминание о том, что нужно заехать в этот день. Таким образом, если человек, к которому вы обратились, забудет ответить, вы не слишком поздно поймете, что так и не получили ответа.

  Используйте забавный инструмент

  Иногда организация может быть интересной, и есть много инструментов, которые могут ей помочь. Во-первых, проведите небольшое исследование и найдите инструмент, который поможет вам стать лучше всех. Есть инструменты для тех, кто более нагляден, ориентирован на детали, ориентирован на календарь и т. Д.

  Подводите итоги в начале каждой недели

  Первым делом в понедельник или любой другой день, знаменующий собой первый день недели, подведите итоги того, что будет дальше.Затем создайте текущий список дел на день, неделю, месяц и даже год. Пересматривайте свой список в начале каждой недели. В результате вы станете более сосредоточенным.

  Научитесь любить процесс

  Работая самостоятельно, легко делать все по-своему. Но по мере роста вашей команды этот процесс станет вашим спасителем. Если есть один способ сделать что-то, вы сможете убедиться, что это было сделано, и знать, что это было сделано правильно. Когда процесс прерывается, система разваливается.По этой причине обновляйте процесс по мере необходимости и обязательно обучите других этому процессу.

  
  

  Завершение проектов после их завершения

  Последний толчок в конце проекта может привести к тому, что ваши документы будут сохранены на вашем рабочем столе, электронная почта будет летать по электронной почте, а обновления будут сделаны, но не сохранены в общий файл. В конце каждого проекта выделяйте время, чтобы подвести его итоги. Убедитесь, что все находится в нужной папке и у вас есть заметки, которые могут вам понадобиться, если вы снова будете заниматься этим проектом в следующем году.

  Все о том, что работает для вас

  Организация персональная. Вы не думаете так же, как ваши коллеги, и это хорошо! Подумайте о том, как вам нравится систематизировать информацию, и создайте систему, которая будет работать на вас. Точно так же никогда не бойтесь выбросить систему, если она не работает, и начать заново. Каждый день — это новый старт.

  Есть и другие способы оставаться организованными при планировании встреч и мероприятий. Ознакомьтесь с нашей электронной книгой для получения дополнительной информации. Вы также можете прочитать наше Руководство по планированию мероприятий, чтобы получить лучшие советы по планированию мероприятий.

  Как успешные организаторы мероприятий остаются организованными

  Независимо от того, являетесь ли вы организатором корпоративных мероприятий или административным лицом, основы планирования мероприятий требуют от вас сильных организационных навыков, навыков общения и документирования. Независимо от вашего уровня опыта, даже энтузиаст гостеприимства может устроить потрясающее деловое мероприятие, проявив немного творчества и организовав его. Но когда дело доходит до планирования мероприятий, особенно для занятых организаторов мероприятий, у которых в планах более одного мероприятия, организованность может стать большим препятствием, чем многие думают.

  Как организаторы мероприятий остаются организованными

  Организация — один из многих ключей к успеху для большинства организаторов мероприятий. Освоение организационных навыков может не только снизить стресс, но и повысить вашу креативность как организатора мероприятий, что позволит вам увидеть картину в целом и мыслить нестандартно, зная, что вы твердо разбираетесь в деталях. Вот несколько способов, с помощью которых успешные организаторы мероприятий остаются организованными.

  Создание привязок событий

  Создание папок для планирования мероприятий и мероприятий, вероятно, является наиболее эффективным способом организовать семинары, конференции, внутренние тренинги, встречи руководителей и все типы мероприятий.В то время как многие организаторы мероприятий переходят на более электронные и цифровые инструменты организации, физические папки могут служить местом для наиболее важных деталей мероприятий и программ. Хранение бумажных копий определенных документов, заметок и других деталей может быть спасением на протяжении всей жизни мероприятия.

  В идеале у каждого мероприятия и / или программы должна быть своя папка. В зависимости от сложности вашего мероприятия ваша папка может включать несколько разделов, в том числе:

  • Маршрут / повестка дня
  • Ключевые контакты
  • Участники
  • Связь
  • Контракты
  • Заказы на банкетные мероприятия
  • Развлечения
  • Список мест для проживания / проживания
  • Прибытие / отъезд
  • Мероприятия
  • Подарки
  • Бюджет
  • Разное

  При планировании мероприятий и регулярном обновлении подшивки вы легко сможете делиться информацией со своими внутренними коллегами и клиентами, даже если они не дают вам много времени на подготовку.

  Используйте программное обеспечение для планирования мероприятий или онлайн-хранилище документов

  В то время как ваши папки событий должны включать все наиболее важные детали каждого мероприятия в печатном виде, остальные ваши справочные заметки, идеи и переписка также должны храниться организованно и вместе. Сегодня многие организаторы мероприятий используют программное обеспечение для планирования и управления мероприятиями, но многие другие ищут возможности для хранения файлов в Интернете, чтобы поддерживать их организованность.

  Онлайн-инструменты, такие как Google Drive и Dropbox, могут предоставить организованное место для всех видов электронных документов от электронных таблиц до счетов-фактур.Эти инструменты позволяют загружать, хранить и упорядочивать документы в онлайн-файлы и папки, где к ним можно легко получить доступ из любого места. Вы можете открывать документы на своем ноутбуке, смартфоне или планшете. Вы также можете легко прикрепить эти файлы к электронным письмам или поделиться документом с коллегами, поставщиками и клиентами. Это может быть идеальное организационное решение для организаторов мероприятий, которые всегда в пути.

  Итоги организации

  В конце концов, как вы организуете свои документы, заметки и переписку, зависит от вас.У каждого организатора мероприятий есть своя система, которая работает для них и их мероприятий. Важнейшим фактором всегда должна быть доступность и готовность к информации. Поэтому убедитесь, что какую бы систему вы ни использовали, вы можете быстро и легко найти нужную информацию.

  8 ключевых элементов планирования мероприятий для успеха вашего мероприятия

  8 ключевых элементов планирования мероприятий, которые сделают мероприятие большим успехом

  83 / 100

  Ключевые элементы планирования мероприятий:

  Любые мероприятия требуют правильного плана и процесса для достижения цели вашей организации.Проведение мероприятия — утомительная работа, а достичь своих целей с помощью мероприятия еще сложнее. Вот 8 ключевых элементов планирования мероприятия, которые, если следовать им, сделают ваше мероприятие успешным.

  1. Понять цель события:

  Каждое мероприятие должно иметь основную цель, а также цели и задачи, которые определяют успех. Понимание цели мероприятия приводит к лучшему планированию и правильному распределению времени и денег.

  Для достижения успеха вам необходимо поставить реалистичную цель и, в частности, реальную цель посещаемости.Это приводит к следующему пункту…

  2. Знай свою аудиторию:

  В зависимости от цели вашей организации вам необходимо определить целевую аудиторию и ее потребности. После того, как вы выбрали свою целевую аудиторию, выясните, где ее найти, и определите, как вы ее достигнете. У вас достаточно длинный список потенциальных клиентов или вам нужно искать за пределами?

  Есть много способов связаться с вашими потенциальными клиентами и привлечь больше аудитории и потенциальных клиентов. Электронный маркетинг, телемаркетинг, социальные сети, органический поиск в поисковых системах и оплата за клик — вот вещи, которые следует учитывать, опять же, в зависимости от вашей целевой аудитории, некоторые из них будут более эффективными, чем другие.

  Наличие всей информации о вашей аудитории также поможет вам определить тип мероприятий, которые вам нужно провести.

  3. Выбор подходящего места жизненно важен:

  В зависимости от типа мероприятия и целевой аудитории выбор правильного места жизненно важен для успеха вашего мероприятия. Должна быть связь между ожиданиями организации от мероприятия, выбранным местом проведения и обслуживаемой аудиторией.

  Мы написали подробную статью, посвященную онлайн-встречам для участников, которые могут принять участие в мероприятиях из разных мест по всему миру.

  4. Подходящее время:

  Как и правильное место проведения, правильное время также важно для организации успешного мероприятия. Чтобы определить правильное время, необходимо учитывать множество факторов, таких как дни недели, месяцы года, праздники или другие события в календаре, тип события, местоположение и многие местные факторы.

  5. Составьте план и следуйте графику:

  Поскольку теперь у вас есть определенная цель и вы знаете свою целевую аудиторию, пора составить план по выполнению задач и достижению цели.В зависимости от размера и сложности мероприятия начните планирование достаточно рано, чтобы у вас было время понять каждый аспект мероприятия, его требования, необходимые действия и так далее. Перед тем, как начать, вы должны определить основные этапы и сроки.

  Недостаточно составить план планирования мероприятия, нужно следить за графиком и отслеживать проделанную работу.

  6. Создавайте контент, который привлекает вашу целевую аудиторию:

  Одним из наиболее важных факторов, которые следует учитывать, является то, какую ценность мероприятие принесет участникам.Создавайте убедительный контент, который привлекает вашу целевую аудиторию, предоставляет информацию, которую хочет ваша аудитория, или решает их проблемы. Добавьте немного ценности, а не просто используйте откровенные коммерческие предложения для своего бизнеса.

  Будьте изобретательны при создании контента для повышения вовлеченности. Ознакомьтесь с некоторыми из лучших новых методов, которые организаторы мероприятий и экспоненты используют для повышения вовлеченности посетителей и повышения рентабельности инвестиций.

  7. Создайте сообщение, которым вы хотите поделиться во время мероприятия:

  Что ж, создание контента и привлечение аудитории к его потреблению на самом деле является благом для достижения цели вашего мероприятия.Это дает вам возможность составить сообщение таким образом, чтобы участники соглашались или легко принимали его. Вы не просто устраиваете мероприятия, чтобы подбодрить участника; Мероприятия должны выполнять свою миссию, которая заключается в предоставлении информации, которая помогает аудитории понять организацию, ее вклад и влияние. Это заставляет посетителей доверять организации.

  8. Механизм захвата свинца:

  Весьма вероятно, что для мероприятий B2B захват потенциальных клиентов является основной целью.Если вы позаботитесь обо всем вышеперечисленном, это упростит создание потенциальных клиентов, но вам нужно спланировать, как вы собираетесь привлекать потенциальных клиентов. Подумайте о некоторых творческих методах или механизмах, которые, по вашему мнению, лучше всего подойдут для ваших мероприятий.

  Мы написали подробную статью, посвященную генерации лидов B2B из событий, пожалуйста, посмотрите.

  Вы даже можете управлять своими мероприятиями через нашу онлайн-встречу без каких-либо препятствий, независимо от перечисленных выше элементов.

  Между прочим, если вы впервые посещаете наши статьи в блоге и не знаете, мы создаем мобильные приложения для мероприятий, выставок, встреч, конференций, онлайн-встреч, которые во много раз увеличивают вовлеченность посетителей, сокращают ваши усилия по планированию мероприятия и дает измеримую рентабельность инвестиций.

  Пожалуйста, ознакомьтесь с нашим продуктом; вы даже можете начать бесплатно! Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

  Чтобы получить дополнительную информацию о планировании мероприятий, посетите нашу страницу в Facebook

  Десять ассоциаций по планированию мероприятий, которые должны знать организаторы — Bizzabo

  Лидерство на мероприятии | 14 апреля 2016 г.

  Как организатор мероприятий вы являетесь частью многомиллиардной индустрии, которая постоянно меняется, внедряет инновации и расширяется. Чтобы не отставать от этих изменений, необходимо поддерживать связи с основными отраслевыми ассоциациями организаторов мероприятий.

  Планировщикам часто легко потеряться в многочисленных ассоциациях индустрии мероприятий. Как мне узнать, отвечаю ли я требованиям? Что делать, если я работаю в индустрии, но не являюсь опытным организатором мероприятий?

  В этом посте вы найдете исчерпывающий обзор ведущих отраслевых ассоциаций для организаторов мероприятий с важными деталями, которые упростят процесс поиска, которое будет соответствовать вашим профессиональным и карьерным целям!

  Справочник ассоциаций по организации мероприятий:

  • ESPA: Профессиональная ассоциация по организации мероприятий

  • MPI: Meetings Professionals International

  • ICCA: Международная ассоциация конгрессов и съездов

  • GMIC: Green Meetings Industry Council

  • CEMA: Ассоциация маркетинга корпоративных мероприятий

  • IAVM: Международная ассоциация менеджеров заведений

  • NCBMP: Национальная коалиция организаторов встреч для чернокожих

  • Eventovation: сообщество для всех, кто работает в индустрии мероприятий

  • PCMA: Ассоциация менеджмента профессиональных конференций
  • SGMP: Общество правительственных специалистов по встречам

  1. ILEA : Международная ассоциация живых мероприятий

  
  Что такое ILEA? Помимо общения с профессионалами отрасли и предложения возможностей для бизнеса, ILEA (ранее ISES) фокусируется на создании сообщества, с помощью которого организаторы мероприятий могут налаживать отношения и работать вместе, чтобы найти способы творчески развивать индустрию мероприятий. Сообщество — вот что действительно движет успехом этой ассоциации по планированию мероприятий: ILEA насчитывает 53 отделения и более 5 500 членов по всему миру.Членство варьируется от организаторов встреч, кейтерингов и декораторов до журналистов, аудиовизуальных техников и фотографов.
  

  Основное внимание ILEA уделяет анализу исследований и обучению сотрудников отрасли. ILEA предлагает образовательные программы, такие как Сертифицированные специальные мероприятия, или мероприятия по повышению квалификации для организаторов мероприятий, такие как ILEA Live, чтобы способствовать повышению профессионализма и знаний среди планировщиков и других участников. Благодаря программе CSEP и другим инициативам, таким как тег ILEA Approved , рекомендующий образовательный контент, относящийся к мероприятиям, ILEA стал стандартом в индустрии творческих мероприятий.

  Как мне присоединиться? Порядок членства зависит от вашего местного отделения. Существует также множество вариантов членства, от корпоративного основного членства до студенческого членства.

  Читайте: Сертификаты ведущих организаторов мероприятий для организаторов мероприятий

  2. NACE : Национальная ассоциация общественного питания и мероприятий

  Что такое NACE? NACE — первая некоммерческая организация, деятельность которой направлена ​​на повышение уровня знаний и расширение сети тех, кто работает в сфере общественного питания и организации мероприятий.КДЕС охватывает широкий круг задач, включая проведение конференций, ведение отраслевого блога, предложение стипендий и грантов сообществу через свой Фонд и многое другое.

  Кроме того, NACE предлагает отличные возможности для налаживания контактов для профессионалов отрасли, а также предоставляет своим членам услуги карьерного роста. Ассоциация мероприятий предлагает онлайн-сообщество MyNACE, предназначенное только для участников, где участники могут общаться и обсуждать важные отраслевые темы.

  Как и ILEA, NACE предлагает программу сертификации и образовательные ресурсы, такие как Университет NACE.

  Сертификация NACE CPCE и программа сертификации бизнес-академий призваны расширить знания организаторов в области общественного питания и организации мероприятий, а также повысить уровень профессионализма среди представителей отрасли.

  Как мне присоединиться? NACE — это североамериканская организация, насчитывающая более 45 отделений и более 3500 членов. Типы членства варьируются от профессионального и корпоративного до некоммерческого и студенческого, поэтому процесс присоединения различается в зависимости от типа членства.

  3. ESPA : Ассоциация специалистов по организации мероприятий

  Что такое ESPA? Миссия ESPA, основанной в 1988 году, состоит в том, чтобы предоставить членам необходимое образование и подготовку, чтобы добиться успеха в индустрии мероприятий и сыграть важную роль в ее инновациях. Хотя первоначально ассоциация обслуживала менеджеров конвенций, ESPA выросла и теперь включает самых разных членов ассоциации, от менеджеров кейтеринга до технических специалистов по аудиовизуальным технологиям.

  ESPA предоставляет форумы знаний и часы непрерывного обучения, чтобы помочь участникам идти в ногу с отраслевыми тенденциями.

  Как мне присоединиться? Есть много разных вариантов членства. Есть возможности как для студентов и для учебных заведений, так и для отдельных членов или организаций. Преимущества членства включают доступ к ежегодной конференции ESPA, программе наставничества ESPA для молодых специалистов и другие возможности, такие как доступ к группам социальной сети ESPA.

  4. MPI : Международная встреча профессионалов

  Что такое MPI? Если вы опытный организатор мероприятий, то наверняка слышали о MPI. MPI — крупнейшая международная ассоциация мероприятий, обладающая сильным и влиятельным голосом в отрасли. MPI предлагает как сетевые возможности для своих членов, так и образовательные ресурсы.

  Более 18 500 членов и около 80 отделений MPI в 22 странах. С членством в MPI члены ассоциации мероприятий присоединятся к международному сообществу профессионалов, где вы сможете сформировать прочные деловые и социальные связи и оставаться в курсе отраслевых идей и тенденций.

  Подобно NACE, MPI имеет фонд, предназначенный для предоставления стипендий и грантов своим членам с целью дальнейшего развития и исследования тенденций индустрии мероприятий. MPI также известен своей программой CMP, которая предлагает международно признанный сертификат планирования мероприятий.

  Как мне присоединиться? Членство в MPI дает членам доступ к широкому спектру образовательных ресурсов и сетевых инструментов. Ставки зависят от типа членства, который может варьироваться от специалистов по правительственным собраниям до преподавателей академических программ, связанных с встречами и гостеприимством.

  5. ICCA : Международная ассоциация конгрессов и съездов

  Что такое ICAA? ICCA твердо привержена будущему международной индустрии мероприятий и предлагает членство в качестве средства предоставления профессионалам по планированию мероприятий возможности выразить свою приверженность искусству организации мероприятий. ICCA особенно сильна на международном уровне, представляя профессионалов в области встреч и мероприятий по всему миру, предлагая профессионалам доступ к поистине международному сообществу.

  Члены ICCA могут воспользоваться множеством образовательных программ, проводимых профессионалами отрасли, от семинаров экспертов до форумов для молодых специалистов. ICCA ориентирована на организаторов мероприятий, которые ведут бизнес на международном уровне, потому что членство обеспечивает организаторам глобальные сетевые мероприятия и более 1000 поставщиков в индустрии международных встреч.

  Как мне присоединиться? Членство в ICCA с членами из более чем 90 стран — отличный способ расширить вашу сеть на международном уровне.Чтобы присоединиться, вам нужно будет заполнить форму заявки, дождаться подтверждения и оплатить вступительный взнос и членский взнос за первый год.

  6. GMIC : Green Meeting Industry Council

  Что такое GMIC? GMIC часто считается самым уважаемым авторитетом в области устойчивого развития в индустрии мероприятий. GMIC вступил в партнерские отношения с Промышленным советом конвенций (CIC), чтобы в дальнейшем реализовать свою миссию по продвижению стандартов устойчивого развития и передового опыта.Сообщество GMIC носит глобальный характер, и все его члены разделяют интерес к устойчивости.

  Членство в GMIC включает доступ к обширным образовательным ресурсам на всех уровнях, подходящих как для преподавателей высших учебных заведений, так и для студентов дневных отделений. Членство также ставит членов ассоциации в глобальное сообщество, в которое входят более 600 других членов из более чем 23 стран. Это число растет, особенно в связи с тем, что в последнее время на первый план в дискурсе о местах проведения мероприятий и их планировании выдвинулось устойчивое развитие.

  Как мне присоединиться? Став членом GMIC, организаторы присоединятся к сообществу, посвященному экологически ответственным методам организации и управления мероприятиями и конференциями. К нам могут присоединиться многие профессионалы отрасли, в том числе отели, поставщики услуг транспорта, аудио / видео и многие другие.

  7. CEMA : Ассоциация маркетинга корпоративных мероприятий
  
  

  Что такое CEMA? В отличие от вышеупомянутых ассоциаций, CEMA ориентирована именно на профессионалов событийного маркетинга.CEMA служит «ассоциацией интеллектуального лидерства», поскольку она способствует развитию сообщества профессионалов в области событийного маркетинга, которые делятся своими знаниями и опытом для дальнейшего продвижения передовых отраслевых практик. Он также публикует официальные документы и ведет блог, чтобы создавать релевантный контент для профессионалов в области событийного маркетинга.

  Присоединение к CEMA дает множество преимуществ. Например, помимо сетевых сессий и образовательных программ, участники также получают доступ к CEMA Summit и к онлайн-форуму под названием Ask CEMA.

  Как мне присоединиться? Тарифы и пакеты зависят от типа членства. Независимо от того, платите ли вы индивидуальное IP-членство в размере 475 долларов или золотое IP-членство в размере 3500 долларов, все участники имеют доступ к множеству образовательных и сетевых ресурсов для поддержки карьерного роста.

  8. IAVM : Международная ассоциация менеджеров объектов

  Что такое IAVM? IAVM предоставляет организаторам мероприятий образовательные ресурсы и возможности для налаживания контактов.IAVM особенно гордится своей приверженностью ценностям честности, разнообразия, образования и обслуживания.

  Члены IAVM представляют самые разные заведения. Например, в число активных членов входят руководители и менеджеры конференц-центров, университетских комплексов, центров исполнительского искусства и амфитеатров.

  Как мне присоединиться? Не все члены IAVM являются руководителями высшего звена управления объектами. IAVM предлагает членство преподавателям, чтобы они были в курсе отраслевых знаний и тенденций, а также молодым специалистам в возрасте до 30 лет, которые хотят продвигаться по карьерной лестнице.

  9. NCBMP : Национальная коалиция чернокожих специалистов по планированию встреч

  Что такое NCBMP? Основанная в 1983 году, NCBMP ориентирована на обучение афроамериканских специалистов по планированию встреч и стремится к улучшению индустрии встреч и конференций в целом. Миссия NCBMP состоит в том, чтобы обучать плановиков в афроамериканском сообществе всем аспектам профессии планирования и обеспечивать сетевое сообщество, которое способствует профессионализму и передовым методам планирования.

  Членство дает вам доступ к Ежегодной образовательной конференции и выставке NCBMP, ежеквартальному информационному бюллетеню, большим сетевым возможностям, стипендиям и кредитам на непрерывное образование для сертификации CMP.

  Как мне присоединиться? Как и другие ассоциации, указанные выше, членство в NCBMP предлагается как организаторам встреч, так и ученым.

  10. Eventovation: Сообщество для всех, кто работает в индустрии мероприятий

  Что такое Eventovation? Eventovation, основанное в 2016 году, является самым быстрорастущим сообществом людей, занимающихся планированием мероприятий.Eventovation, насчитывающий почти 800 участников, представляет собой онлайн-форум и серию интерактивных мероприятий, которые облегчают обучение и общение между экспертами по мероприятиям.

  Участники Eventovation варьируются от организаторов корпоративных мероприятий для таких компаний, как Hewlett Packard, до внештатных организаторов и экспертов по технологиям мероприятий.

  Как мне присоединиться? Чтобы присоединиться к онлайн-сообществу eventovation, просто нажмите кнопку ниже, чтобы присоединиться! Нет никаких заявлений или членских взносов, и участники мгновенно получат эксклюзивный доступ к обсуждениям сообщества и содержательным электронным книгам.

  Бонусные ассоциации

  PCMA : Professional Convention Management Association

  Что такое PCMA? Основанная в 1956 году, PCMA была посвящена обучению и вдохновению сообщества профессиональных мероприятий посредством взаимодействия на высшем уровне и многочисленных образовательных возможностей для своих членов. Посредством образования и создания сетей ассоциация стремится вдохновлять, объединять и вводить новшества в сообщество деловых мероприятий в глобальном масштабе.Они проводят несколько мероприятий в месяц, начиная от вебинаров и заканчивая масштабными конференциями.

  Как мне присоединиться? Присоединиться к PCMA просто, посетив их страницу членства и выбрав пакет, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Стоимость каждого пакета составляет от 40 до 485 долларов.

  SGMP : Общество профессионалов правительственных заседаний

  Общество профессионалов правительственных заседаний стремится улучшить качество заседаний правительства и способствовать их экономической эффективности.Эта ассоциация, основанная в 1981 году, является единственной национальной организацией в США, занимающейся исключительно заседаниями правительства. ВГПУ состоит из 23 отделений по всей стране, каждое из которых продвигает опыт правительственных встреч с профессионалами.

  Как мне присоединиться? Существует множество ролей членства, каждая из которых содержит свои категории. Таким образом, важно правильно изучить и подать заявку на членство, которое имеет отношение к вам. Стоимость каждого членства зависит от пакета.

  Заключение

  Есть ряд фантастических ассоциаций по планированию мероприятий, доступных для организаторов мероприятий. Ключ к поиску правильной ассоциации для участия в мероприятии — это обозначить свои цели для присоединения.

  Ищете отличные возможности для работы в сети? Затем обязательно выберите ассоциацию событий с активной локальной сетью.

  Надеетесь найти ассоциацию организаторов мероприятий, у которой есть отличные образовательные ресурсы? Обязательно выберите организацию, у которой есть уважаемая программа сертификации и которая приветствует ученых.

  Ищете более интересные ресурсы для мероприятий? Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться на блог Bizzabo. Ваш мозг будет вам благодарен!

  Будьте в курсе последних новостей Bizzabo.

  Возможно также

  
  заинтересует

  Конференция «Женщины в сфере технологий 2022 года»: мероприятия, расширяющие возможности

  Готовы к самому авторитетному списку 2022 женщин, участвующих в технических мероприятиях в Интернете?

  Топ 120 британских событийных агентств: ваш лучший каталог в 2022 году

  Ищете мероприятие или маркетинговое агентство, основанное на опыте? Мы составили наиболее полный список британских ивент-агентств на 2022 год.