как правильно составить КП, образец письма

Развитие бизнеса и торговли в отечественных условиях стремительно продолжается. Для повышения количества продаж, повышения интереса и получения контакта с конечным потребителем достаточно часто применяется официальное письмо — коммерческое предложение. Не существует четкого определения, как его оформить, составить или написать. Составление структуры и оформление зависит от конкретной компании.

Единственное, что требуется достичь, это, чтобы шаблон был красивый, с использованием грамотной деловой структуры и речи. Может использоваться определенный фон, повышающий привлекательность отправляемой оферты. В ней необходимо описать оказание услуг или составить краткий текст с перечнем предлагаемого товара. От эффективности и привлекательности составления и оформления КП, зависит, обратит ли внимание на него клиент или забудет, даже не ознакомившись.

Содержание

• 1 Что это такое?
• 2 Виды
  • 2.1 Холодное
  • 2. 2 Теплое
  • 2.3 Горячее
• 3 Правила написания и оформления
• 4 Образец
• 5 Как эффектно закончить
• 6 Сопроводительное письмо
• 7 Ошибки

Что это такое?

Образец коммерческого предложения представляет собой документ, составленный в любой удобной форме и имеющий печатный или электронный формат. Может писаться в программе Word или при помощи графического редактора. Готовый бланк должен выглядеть привлекательно внешне, быть не перегруженным информационно и легко читаться.

КП несет в себе цель предложить другим лицам или компаниям сотрудничество. Включает в себя краткое или полное описание предлагаемой продукции, выполнение услуг. Могут включаться описание полученной выгоды в результате предлагаемого сотрудничества.

Важно! Коммерческое предложение несет в себе основную цель — получение обратной связи от лица, которому был направлен документ.

Это повышает шансы продать продукцию или услугу указанному лицу, поскольку будет понятен его интерес. При отсутствии интереса сомнительно, что лицо будет тратить время на обратную связь. Общая цель подобного документа — продажа предложенного товара или услуги.

Основное правило при составлении КП гласит о том, что оно должно нести в себе оффер, то есть то предложение, которое поможет получателю выделить его среди других компаний-конкурентов. Оффер может заключаться в предоставлении большой скидки на продукцию, оказании дополнительных услуг по эксплуатации предлагаемого оборудования или предложение бесплатной установки (обслуживания), и многое другое.

КП службы доставки

Нет особых правил по составлению КП. Оно может выполняться в качестве презентации, составляться в текстовом редакторе или иметь простой краткий текст, отправленный на электронную почту получателя. Согласно проводимому опросу среди представителей бизнеса, по предпочтениям в составлении документа, данные выглядят так:

• более 63% опрошенных предпочитают отправлять КП в электронном виде, в формате PDF-файла;
• около 18% респондентов применяют текст, составленный в электронном письме;
• немногим более 6% применяют документы Google;
• оставшиеся 12% пользуются различными другими форматами.

Отправка КП несет в себе одну цель, которую можно назвать первоочередной. Заключается она в том, чтобы заинтересовать получателя в выполнении одного из следующих действий:

• отправка в ответ запроса на составление бизнес-плана;
• совершил оформление заказа в интернет-магазине;
• перезвонил представителю отправителя;
• подписался на указанную рассылку;
• перешел по ссылке.

Важно! Перечень действий не полный и может иметь другие действия после прочтения КП. Главное — обратить внимание получателя и сделать требуемое действие.

Рекомендации по составлению

После того, как получатель обратит внимание, приходит черед другой цели — совершить поставку ему предлагаемого продукта или услуги. Все представленные цели тесно связаны между собой, поскольку любой контакт между получателем и отправителем считается неплохим достижением. В случае, когда в дальнейших этапах, например, при общении, также построена грамотная система продаж, то вероятность достижения сотрудничества возрастает еще больше. В итоге, есть возможность получить готового клиента.

Использование коммерческих предложений можно назвать одним из способов донесения информации до потенциальных покупателей. Однако, такой способ заинтересовать подходит не всем. Связано это с тем, что он занимает большое количество времени у всех участников схемы. Рекомендуется заниматься отправкой таких документов только в случае продаж сложных и специфических товаров, тех, перед покупкой которых потребитель склонен долго обдумывать. Применять указанный способ в сфере быстрых продаж нежелательно и имеет небольшую эффективность.

Обратите внимание! Вероятность, что КП поможет продать продукт, повышается, если потребитель тратит много времени на выбор и обдумывание.

Виды

На сегодняшний день распространено деление всех КП на три различных вида. Они отличаются по готовности целевой аудитории и предыдущим возможным этапам общения.

Холодное

Представленный вид КП отправляется всем возможным заказчикам или клиентам, которые не интересовались продуктом и не запрашивали предоставление о нем информации. В Интернет-сообществе подобный вид называют «спамом». В этом случае не применяется личное обращение, потому что база получателей достаточно обширна, и персонализировать каждого займет очень большое количество времени.

Согласно статистическим данным, в среднем открывается около 23 процентов КП. Из них переходят по ссылкам только немногим более трех процентов. Примечательно, что статистические данные включают в себя все существующие виды рассылок в различных 25 видах деятельности. Обработано было около полутора миллионов писем.

Теплое

Такой вид КП рассылается для тех получателей, с которыми было предварительное общение или другой вид контакта. К ним относятся:

• лица, оставившие заявку на обратную связь;
• запросившие предоставление предложения в форме на сайте;
• позвонивший или отправивший письмо самостоятельно.

Теплое коммерческое предложение можно направить с указанием личности. Связано с тем, что при состоявшемся контакте были получены данные о человеке. Однако, оставшаяся часть КП будет сделана по стандартному образцу, поскольку нет данных о конкретных интересах. Можно только кратко рассказать о компании и предлагаемом продукте, а также предложить определенные привилегии.

Горячее

Такой вид КП отсылается только тем лицам, с которыми предварительно состоялся достаточно плотный контакт. Обычно, теплое КП используется, когда получатель предоставил информацию и рассказал о специфике работы своего предприятия и своих ожиданиях от совместного сотрудничества.

Пример горячего вида КП

Используется только в случаях, когда произошла личная встреча или длительный телефонный разговор. Обязательно следует указать получателя, указать достигнутые договоренности и соглашения, если таковые были. Желательно разъяснить суть предложения.

Правила написания и оформления

Нет четких правил по написанию и оформлению КП. Все зависит от личного усмотрения руководителя компании или предпринимателя, который желает составить образец. Существуют несколько рекомендаций, которые помогут в составлении. Они перечислены по порядку, который следует соблюдать при написании:

• провести анализ маркетинговой деятельности. Необходимо определиться с тем, что необходимо продавать. Желательно выделить сильные стороны компании и определить, чем деятельность компании выгодно отличается от конкурентов. После, составить перечень дополнительных выгод, которые возможно предложить заинтересованной стороне. Рекомендуется указать тех, кто уже был покупателем продукции;
• определить способ контакта. Можно использовать текст, вставленный в форму письма или отправлять как вложенный файл. Форма письма не имеет особого значения, потому что если не будут указаны выгодные предложения, то КП не спасет даже самый привлекательный дизайн;
• определиться с дизайном. Если есть неплохой текст, описаны выгоды, то можно начать задумываться о дизайне. У специалистов на счет дизайна различные мнения, однако, все сходятся в том, что первым делом должно идти качественное содержание. Главное — аккуратно и качественно оформленный текст. К нему может прилагаться любой выбранный дизайн;
• структура. Это один из основных этапов написания. Качественный текст теряет свою актуальность, если его некрасиво подать. Есть несколько различных вариаций, например: заголовок — оффер — основная часть — цена и ее аргументация — работа с возражениями — призыв к действию — контакты. Или такое построение: колонтитул — заголовок — лид — оффер — выгоды — обработка возражений — призыв к действию — постскриптум. Есть еще достаточно большое количество вариаций, можно попробовать любое и выбрать наиболее понравившееся;
• после этого следует этап самого написания коммерческого предложения. Можно сделать сразу несколько образцов, с разным построением и дизайном. Потом выбрать максимально понравившийся;
• после написания следует обязательно проверить текст на наличие ошибок и неправильного грамматического построения. Не рекомендуется использовать клише, вроде «динамично развивающаяся компания», «высококвалифицированные специалисты» и прочие. Лучше заменить их полезной информацией о количестве открытых отделений или реальной квалификации и опыте специалистов, с указанием объектов, которые были выполнены.

Различия в видах

Образец

В глобальной сети существует огромное количество образцов и описаний, как правильно составить предложение. Все они различны по построению, объему, дизайну и другим элементам. Главное, чтобы КП было емким, но в то же время, не перегруженным информацией и дизайном.

Готовые образцы можно найти в Интернете, например, на сайте. Представлено несколько различных вариантов.

Как эффектно закончить

Специалистами рекомендуется заканчивать любое КП призывами к действию. Стандартные концовки, типа «С Уважением», «мы будем рады», «на все ваши вопросы ответят…», не несут в себе большого коммерческого потенциала. В лучшем случае, на такое просто не обратят внимание.

Использование призыва к действию, например: «предлагаем Вам бесплатно протестировать оборудование в течение 60 дней» или «Хотите избавиться от хранения и утилизации архивов? Звоните. Мы обойдемся с Вашей документацией, как она того заслуживает, не нарушая закона». Такие варианты имеют гораздо больше шансов заинтересовать получателя совершить указанное действие.

Пример эффектного завершения

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо должно быть составлено без ошибок и быть легко читаемым. В основном, в нем перечислена конкретика и технические данные о продукции, поэтому дизайн и оформление практически не играют роли. Главное, удобное и понятное чтение, а также полный перечень информации, которая может заинтересовать получателя.

Ошибки

Среди основных ошибок, которые допускаются при составлении КП, распространены такие:

• применение сложных грамматических форм;
• схожесть со стандартными надоевшими предложениями;
• наличие грамматических ошибок;
• слишком скучный текст.

Коммерческое предложение используется для установления контакта с клиентом. Существует три вида КП. Желательно применять при составлении основные рекомендации, которые помогут написать качественный документ, который точно заинтересует получателя.

11.6 Деловое предложение – деловое письмо для достижения успеха

Глава 11: Деловое письмо в действии

Цели обучения

1. Описать основные элементы коммерческого предложения.
2. Обсудите основные цели коммерческого предложения.
3. Определите эффективные стратегии для использования в коммерческом предложении.

Эффективное деловое предложение эффективно информирует и убеждает. Он включает в себя многие общие элементы отчета, но его акцент на убеждении определяет общую презентацию.

Допустим, вы работаете в медицинском учреждении. Какие типы продуктов или услуг могут быть выставлены на торги? Если ваша организация собирается расширяться и ей нужно построить новое крыло, она, вероятно, будет выставлена ​​на торги. Все, от офисной мебели до подкладных судов, потенциально может быть выставлено на торги с указанием необходимого количества, качества и времени доставки. Ежегодно могут предлагаться услуги по уборке, а также услуги общественного питания и даже техническое обслуживание. Использование возможностей торгов для снижения стоимости контрактов на товары и услуги является обычной практикой.

Чтобы быть успешным в бизнесе и промышленности, вы должны быть знакомы с бизнес-предложением. Подобно отчету, с несколькими общими элементами и убедительной речью, коммерческое предложение обосновывает ваш продукт или услугу. Деловые предложения — это документы, предназначенные для убедительного обращения к аудитории с целью достижения определенного результата, часто предлагая решение проблемы.

Общие элементы предложения

Идея

Эффективные деловые предложения строятся вокруг отличной идеи или решения. Хотя вы можете представить свой обычный продукт, услугу или решение в интересной форме, вы хотите, чтобы ваш документ и его решение выделялись на фоне конкурирующих предложений. Что делает вашу идею отличной или уникальной? Как вы можете лучше удовлетворить потребности компании, чем другие поставщики? Что делает тебя таким особенным? Если решение о покупке принимается исключительно на основе цены, у вас может не остаться места, чтобы подчеркнуть ценность услуги, но последующая продажа имеет ценность. Например, учитывайте не только стоимость устройства, но и его обслуживание. Как обслуживание может быть частью вашего решения, отличной от остальных? Кроме того, ваше предложение может быть сосредоточено на общем продукте, где вы можете ожидать нескольких поставщиков по сходным ценам. Как вы можете выделиться среди остальных, подчеркнув долгосрочные отношения, продемонстрировав способность приносить пользу или способность предвидеть потребности компании? Деловые предложения должны иметь привлекательную идею или решение, чтобы быть эффективными.

Традиционные категории

Вы можете проявить творческий подход во многих аспектах коммерческого предложения, но придерживайтесь традиционных категорий. Компании ожидают увидеть информацию в определенном порядке, подобно резюме или даже письму. Каждый аспект вашего предложения имеет свое место, и в ваших интересах уважать эту традицию и эффективно использовать категории, чтобы выделить свой продукт или услугу. Каждая категория — это возможность продать, и она должна укреплять ваш авторитет, вашу страсть и причину, по которой ваше решение просто лучшее.

Таблица 9.2 Формат коммерческого предложения

Титульный лист	Титульный лист с именем, заголовком, датой и конкретной ссылкой на запрос предложения, если применимо.
Резюме	Подобно реферату в отчете, это краткое изложение из одного или двух абзацев о продукте или услуге и о том, как они соответствуют требованиям и превосходят ожидания.
Фон	Обсудите историю вашего продукта, услуги и/или компании и рассмотрите возможность сосредоточиться на отношениях между вами и потенциальным покупателем и/или аналогичными компаниями.
Предложение	Идея. Кто , что , где , когда , почему , как . Сделайте это ясным и кратким. Не трать слов и не преувеличивай. Используйте четкие, хорошо обоснованные рассуждения, чтобы продемонстрировать свой продукт или услугу.
Анализ рынка	Что в настоящее время существует на рынке, включая конкурирующие продукты или услуги, и чем отличается ваше решение?
Преимущества	Как потенциальный покупатель выиграет от продукта или услуги? Будьте ясны, кратки, конкретны и предоставьте исчерпывающий список немедленных, краткосрочных и долгосрочных выгод для компании.
Хронология	Четкое представление, часто с наглядными пособиями, процесса от начала до конца, с отмеченными конкретными контрольными показателями с указанием даты.
Маркетинговый план	Доставка часто является самой большой проблемой для веб-сервисов — как люди узнают о вас? Если вы делаете ставку на оптовую партию товаров для общественного питания, это может не относиться к вам, но если для успеха требуется аудитория, вам понадобится маркетинговый план.
Финансы	Каковы первоначальные затраты, когда можно ожидать выручку, когда будет окупаемость инвестиций (если применимо)? Опять же, предложение может включать единовременную фиксированную стоимость, но если продукт или услуга должны предоставляться более одного раза, требуется расширенный финансовый план с указанием затрат во времени.
Заключение	Как речь или эссе, четко изложите основные моменты. Свяжите их общей темой и сделайте свое предложение запоминающимся.

Этос, пафос и логос

Этос относится к достоверности, пафос – к страсти и энтузиазму, а логос – к логике или разуму. Все три элемента являются неотъемлемыми частями вашего коммерческого предложения и требуют вашего внимания. Кто вы и почему мы должны иметь с вами дело? Ваш авторитет может быть неизвестен потенциальному клиенту, и ваша работа заключается в том, чтобы ссылаться на предыдущих клиентов, демонстрировать выполнение заказа и четко показывать, что ваш продукт или услуга предлагаются заслуживающей доверия организацией. По ассоциации, если ваша организация заслуживает доверия, продукт или услуга часто считаются более надежными.

Точно так же, если вы не в восторге от продукта или услуги, почему потенциальный клиент должен волноваться? Чем ваше решение выделяется на рынке? Почему они должны считаться с вами? Почему они должны продолжать читать? Страсть и энтузиазм передаются не только через «!» восклицательные знаки. Ваше глубокое понимание и демонстрация этого понимания свидетельствуют о преданности и интересе.

Каждое утверждение требует обоснования, каждый пункт ясной поддержки. Недостаточно делать необоснованные заявления о вашем продукте или услуге — вы должны показать, почему ваши заявления верны, уместны, и поддержать ваше основное утверждение о том, что ваш продукт или услуга подходят для этого клиента. Убедитесь, что вы цитируете источники и указываете «согласно», когда подтверждаете свою точку зрения. Будьте подробны и конкретны.

Professional

Базовым требованием является профессиональный документ. Если он менее профессионален, вы можете рассчитывать на его скорейшее увольнение. Не должно быть никаких орфографических или грамматических ошибок, и вся информация должна быть краткой, точной и иметь четкие ссылки, когда это уместно. Информация, относящаяся к достоверности, должна быть легкодоступной и четко относящейся к делу, включая контактную информацию. Если документ существует в бумажном виде, он должен быть напечатан на фирменном бланке. Если документ представлен в электронной форме, он должен быть в формате файла, который представляет ваш документ так, как вы задумали. Форматирование файлов обработки текстов может быть изменено или скорректировано в зависимости от факторов, которые вы не можете контролировать, таких как размер экрана, и информация может смещаться неуместно, что затрудняет ее понимание. В этом случае формат переносимых документов (PDF) — формат электронных документов — может использоваться для сохранения местоположения контента и предотвращения непреднамеренных изменений формата при его отображении.

Эффективные, убедительные предложения часто бывают краткими и ограничиваются даже одной страницей. «Предложение на одной странице было одним из ключей к моему успеху в бизнесе, и оно может оказаться неоценимым и для вас. Немногие лица, принимающие решения, могут себе позволить прочитать более одной страницы, прежде чем решить, заинтересованы они в сделке или нет. Это еще более верно для людей другой культуры или языка», — сказал Аднан Хашогги, успешный мультимиллиардер (Riley, 2002). Четкие и краткие предложения хорошо служат аудитории и ограничивают объем информации, чтобы избежать путаницы.

Два типа деловых предложений

Запрошено

Если вас попросили представить предложение, оно считается запрошенным. Запрос может быть в форме прямого устного или письменного запроса, но обычно запросы являются косвенными, открытыми для общественности и официально публикуются для всеобщего обозрения. Запрос предложений (RFP), запрос котировок (RFQ) и приглашение к участию в торгах (IFB) — это распространенные способы запроса коммерческих предложений для бизнеса, промышленности и правительства.

В RFP обычно указывается продукт или услуга, рекомендации по подаче и критерии оценки. В запросах предложений подчеркивается стоимость, хотя обслуживание и техническое обслуживание могут быть частью запроса. IRB часто зависят от конкретной работы, поскольку они охватывают проект, который требует графика, труда и материалов. Например, если местный школьный округ объявляет о строительстве новой начальной школы, у них обычно есть архитектурный и инженерный планы, но для ее строительства нужен лицензированный подрядчик.

Незапрошенные

Незапрошенные предложения — это «холодные звонки» делового письма. Они требуют глубокого понимания рынка, продукта и/или услуги, и их представление обычно носит общий характер, а не ориентированный на конкретного клиента. Однако они могут быть адаптированы к конкретному бизнесу со временем и усилиями, а продемонстрированное знание конкретных потребностей или требований может превратить обычное предложение, похожее на брошюру, в эффективное рекламное сообщение. Однако донесение вашего индивидуального сообщения до вашей целевой аудитории часто представляет собой серьезную проблему, если оно не было прямо или косвенно запрошено. Незапрошенные предложения часто рассматриваются как маркетинговые материалы, предназначенные больше для стимулирования интереса к последующему контакту, чем для прямых продаж. Сью Боуг и Роберт Хампер призывают вас не поддаваться искушению «стрелять во все мишени и надеяться, что вы попадете хотя бы в одну» (Боуг, Л. С., и Хампер, Р. Дж., 19).95). Целевое предложение — ваш самый эффективный подход, но признайте важность получения информации о компании, услуге или бренде, а также его ограничения.

Key Takeaway

Деловые предложения должны быть нацелены на определенную аудиторию.

Дополнительные ресурсы

Saylor.org BUS210: Деловые предложения. Автор : Академия Сейлор. Расположен по адресу : http://www.youtube.com/watch?v=aBAvSumpgx8. Лицензия :  Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Каталожные номера

Боуг, Л.С., и Хампер, Р.Дж. (1995). Справочник по написанию предложений

(стр. 3). Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: McGraw-Hill.

Райли, П.Г. (2002). Одностраничное предложение: как разместить вашу бизнес-презентацию на одной убедительной странице (стр. 2). Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: HarperCollins.

Как написать коммерческое предложение + загружаемый шаблон

Что такое коммерческое предложение?

Деловое предложение — это документ, который покажет ваши возможности и то, как они соответствуют потребностям клиента, и, в конечном счете, объяснит им, почему им следует иметь с вами дело. Не путать с бизнес-планом, который представляет собой формулировку видения и миссии компании с подробностями финансовых прогнозов и маркетинговых планов.

Предприятие может написать предложение:

убедите поставщика работать с вами

получить финансирование

представить свой продукт розничному продавцу

Ваше предложение может быть запрошено или не запрошено – запрошено в результате официального запроса предложений (RFP) – это также может называться запросом информации (RFI), запросом котировок (RFQ) или приглашением к участию в торгах (IFB). Незапрошенное предложение может появиться после сетевого мероприятия или встречи, когда клиент упомянул вам о проблеме, и вы спросили, можете ли вы отправить ему предложение, чтобы предложить ему решение.

Предложение должно привлечь их внимание, показать, что вы понимаете проблему и предлагаете правильное решение, чтобы привлечь их внимание.

Забронировать

• Брендинг

  Подумайте о бренде и ценностях вашего клиента, в том числе о важных для него словах — включили ли вы их? Вы также представили свой бренд в наилучшем свете, используя рекомендации, логотип, цвета и шрифт

  ?

• Изображения и данные

  Включите наглядные материалы, такие как изображения, диаграммы и графики, и добавьте количественные данные, чтобы подтвердить свои заявления, если можете.

• Перечитать бриф

  Еще раз просмотрите бриф и свои записи – вы точно все рассмотрели?

• Убедитесь, что это не слишком долго

  Это должно быть максимум от пяти до десяти минут чтения (если не указано иное), иначе вы рискуете не прочитать его. Длина и детализация должны быть пропорциональны стоимости проекта.

• Корректура

  Убедитесь, что текст четкий и лаконичный, без жаргона и слишком большого количества повторений слов. Если орфография и грамматика вам не по душе, попросите коллегу, члена семьи или друга найти ошибки. Из-за ошибок вы можете показаться непрофессионалом.

Как отправить деловое предложение и принять меры

Когда ваше предложение будет готово, потратьте некоторое время на создание отличного сопроводительного электронного письма или письма. Это будет первое, что увидит клиент перед тем, как откроет предложение, поэтому учитывайте это и помните, что люди хотят работать с теми, кто им нравится, и с кем они ладят, поэтому сделайте его дружелюбным и позитивным. Убедитесь, что они знают, что вы готовы обсудить предложение более подробно, и это не предел того, что вы можете предоставить (особенно если это был незапрашиваемый запрос).

Будьте уверены, вы, очевидно, имеете право сделать предложение по какой-то причине и знаете, что сделали все возможное. Не откладывайте дальнейшие действия — если они не сообщили вам, когда свяжутся с вами, сделайте это на следующий день, чтобы проявить заинтересованность и посмотреть, есть ли у них какие-либо вопросы.

Скачать: бесплатный шаблон коммерческого предложения

Нужна помощь в начале работы? Загрузите бесплатный шаблон бизнес-предложения с комментариями ниже.

Вы должны войти в систему, чтобы использовать этот контрольный список

Войти или Зарегистрироваться

Предоставлено вам:

AAT Business Finance Basics

AAT Business Finance Basics — это серия онлайн-курсов электронного обучения, охватывающих основные финансовые навыки, необходимые каждому бизнесу.