Управление электронной почтой и группами рассылки
Типы групп
Существуют различные типы групп электронной почты, каждый из которых имеет собственный способ управления ими. Вы можете столкнуться с различными типами групп:
Группа M365 — это наиболее распространенные типы групп. Ими можно управлять только через Outlook в браузере.
Группа рассылки — также широко известна как список рассылки. Это был наиболее распространенный тип группы до того, как SOM перешел на Office 365. Любая группа, существовавшая до 2017 года, скорее всего, является группой рассылки. Ими можно управлять только через настольный клиент Outlook.
Группа безопасности с поддержкой почты — группы безопасности предоставляют доступ к общим папкам, приложениям и другим ресурсам. Они должны управляться ИТ-поддержкой.
Группа контактов — это группы, созданные вами в Outlook. Их можете видеть и использовать только вы, и их можно редактировать в настольном клиенте Outlook или в Outlook в браузере.
Как определить тип вашей группы
Не существует простого способа определить тип группы. Поскольку разные группы управляются по-разному, мы можем использовать процесс исключения. Начните с группы M365.
Группа M365
Вы можете легко увидеть, владельцем или участником каких групп M365 вы являетесь, в Outlook в браузере. Этот метод работает ТОЛЬКО для групп M365. Это не будет отображать никакие другие типы групп.
Откройте Outlook в браузере : https://outlook.office.com/
Нажмите значок Люди слева.
Теперь перейдите к Groups > Owner . Это перечислит все M365 Groups вы являетесь владельцем. Выберите группу, которую хотите изменить.
Если группа, которую вы ищете, не отображается здесь, перейдите к группе рассылки.
Здесь вы увидите параметр Изменить , который позволит вам изменить имя, адрес электронной почты и другие параметры. Ниже вы увидите Управление участниками группы .
Теперь у вас есть возможность изменить владельца на участника или наоборот (синий кружок), удалить участника из группы (зеленый кружок) или добавить участников (красный кружок).
Нажатие Добавить участников приведет вас сюда, где вы сможете искать пользователей и добавлять несколько человек одновременно.
Возможно, вы являетесь участником группы и хотели бы знать, кто ее владелец, чтобы они могли кого-то пригласить. Перейдите к элементу Member на левой панели, чтобы увидеть все групп M365 , участником которых вы являетесь. Выбираем группу, переходим на Members , и владельцы будут указаны.
Если вы недавно стали руководителем группы, владельцем которой вы не являетесь, существующий владелец может сделать вас владельцем, как показано выше. Если владельца больше нет в организации, обратитесь в службу поддержки SOM, чтобы вас добавили.
Вы заметите, что если мы попытаемся отредактировать ту же группу в настольном клиенте Outlook, даже если это дает нам возможность добавлять участников, это приведет к ошибке. К сожалению, единственный способ узнать, является ли группа M365 Group , — посмотреть, указана ли она в списке Groups в Outlook в браузере.
Дополнительный совет: Некоторые группы могут иметь адрес электронной почты, оканчивающийся на @somumaryland.onmicrosoft.com. Это нормально! Вторая половина адреса электронной почты, называемая доменом, является важной частью адреса, но у нее также могут быть псевдонимы — точно так же, как маршруты проезда могут направить вас на I69.5 или Кольцевая дорога. Два разных имени, но вы попадете в одно и то же место! Хотя основным доменом электронной почты SOM является @som.umaryland.edu, у нас есть много возможных «псевдонимов». Домен электронной почты пользователя или группы может быть изменен, и они могут даже иметь несколько доменов одновременно. Если вы столкнулись с группой с доменом @somumaryland.onmicrosoft.com, вы можете отправить электронное письмо на этот адрес. Если вы хотите изменить его на @som.umaryland.edu по косметическим причинам, сообщите об этом в службу поддержки SOM.
[наверх]
Группа рассылки . Как и следовало ожидать, группу рассылки можно редактировать в Outlook.
Откройте адресную книгу > найдите свою группу распределения
Если группа, которую вы ищете, не отображается здесь, измените адресную книгу на Контакты и перейдите к группам контактов.
Дважды щелкните группу рассылки 9.0009 > Изменить элементы > Добавить (или Удалить ).
Вы можете не добавить или удалить владельца группы рассылки. Это должно быть сделано службой поддержки SOM.
[наверх]
Контактная группа — это созданная вами группа. Вы найдете их в своих контактах. Вы также найдете их в адресной книге, но только , если вы выбрали адресную книгу контактов. Никто, кроме вас, не может видеть или использовать этот тип группы.
Управляйте группой этого типа, открыв ее из списка контактов (или из адресной книги ) и выбрав Добавить участников .
Если вы используете Outlook в браузере, этот тип группы будет под номером Ваши списки контактов , как показано здесь.
Если группа, которую вы ищете, не появляется ни в одном из этих мест, обратитесь в службу поддержки SOM.
Как создать группу Gmail: пошаговое руководство
Привет! Вероятно, вы здесь, чтобы узнать, как создать группу Gmail.
И это именно то, что я собираюсь показать вам, как это сделать.
Готов? Вот так! 😃
Содержание
- Что такое группа Gmail?
- Как создать группу Gmail за 5 шагов
- 1.
Перейдите в Контакты Google. - 2. Выберите контакты, которые хотите добавить в группу.
- 3. Щелкните значок «Ярлыки».
- 4. Создайте ярлык для выбранных контактов.
- 5. Проверьте свои группы Gmail, чтобы убедиться, что они работают.
- 1.
- Как редактировать группы Gmail
- Преимущества групп Gmail
- Получение максимальной отдачи от групп Gmail
- Похожие сообщения:
Что такое группа Gmail?
Группа Google или Gmail — это просто набор отдельных адресов электронной почты. Например, предположим, что я отправляю электронное письмо в свою группу Google под названием «Моя семья».
На самом деле Google отправит электронное письмо моей маме, моему папе, моей собаке, моей жене, моим родственникам и т. д. Я мог бы достичь той же цели, включив адрес электронной почты каждого человека в «Кому» или « линии СС».
Итак, группа Google просто делает более удобным общение по электронной почте с группой людей. И это гарантирует, что людям не нужно беспокоиться о том, чтобы нажать «ответить всем», чтобы держать всех в разговоре, когда они пишут ответ.
Как создать группу Gmail за 5 шагов
Самый быстрый и доступный способ создать группу Gmail — просто использовать Gmail. Это также совершенно бесплатно.
Чтобы создать группу Gmail, выполните следующие действия:
1. Перейдите в Google Контакты.
Во-первых, вам нужно перейти на страницу контактов, где у вас будет список всех людей в вашем списке контактов.
Вы можете попасть туда, щелкнув эту ссылку или перейдя в правый верхний угол папки «Входящие» Gmail, щелкнув сетку 3 × 3, а затем нажав кнопку «Контакты».
2. Выберите контакты, которые хотите добавить в группу.
Затем просмотрите свой список контактов и наведите указатель мыши на имя каждого контакта, чтобы получить возможность переключения галочки рядом с его именем.
Отметьте все контакты, которые вы хотите добавить в эту группу Gmail. Вы можете выбрать столько имен, сколько хотите.
3. Щелкните значок Ярлыки.
Посмотрите на верхнюю панель этого раздела, и вы увидите ряд различных значков. Значок «Ярлыки» будет выглядеть как тег; щелкните ее, чтобы войти в подменю «управление метками».
Когда вы туда доберетесь, вы сможете «Создать ярлык». Вы также можете нажать «Создать ярлык» непосредственно в левой части этого экрана в разделе «Ярлыки».
4. Создайте ярлык для выбранных контактов.
После того, как вы нажмете кнопку «Создать ярлык», вы сможете ввести собственное имя для этой группы людей.
Всем контактам, на которые вы нажали изначально, будет присвоена эта метка, другими словами, они будут добавлены в эту группу Gmail.
Нажмите Сохранить, и ваша группа Gmail будет готова к использованию.
5. Проверьте свои группы Gmail, чтобы убедиться, что они работают.
Теперь давайте проверим, чтобы убедиться, что ваши группы Gmail работают так, как задумано.
Вернитесь в Gmail и откройте окно «Написать», затем начните вводить название одной из своих групп в поле «Кому». Вы должны увидеть всплывающий список соответствующих опций; оттуда вам просто нужно выбрать его.
Сократите время отклика вашей команды на электронную почту на 42,5 % с помощью EmailAnalytics
- 35–50 % продаж идет поставщику, который первым откликнется.
- Последующие действия в течение часа увеличивают ваши шансы на успех на 7x .
- Средний профессионал тратит 50% рабочего дня по электронной почте.
ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Адреса электронной почты, включенные в эту группу, будут автоматически заполнены, когда вы это сделаете, поэтому вы можете перепроверить, чтобы убедиться, что только соответствующие контакты получат это сообщение.
Когда будете готовы, создайте черновик сообщения и нажмите «Отправить», как обычно.
Не стесняйтесь создавать столько ярлыков и групп, сколько хотите. Из-за того, как работают метки, возможно (и может быть необходимо) перекрытие.
Например, один человек может быть включен в вашу группу «Друзья» так же, как и в вашу группу «Коллеги». Вы можете получить общий обзор своих ярлыков, просмотрев список в левой части этого экрана.
Вы также сможете увидеть, сколько людей в каждом списке.
Как редактировать группы Gmail
Если вам нужно отредактировать одну из ваших групп Gmail, изменить имя или добавить или удалить людей, вы можете это сделать в любое время. Наведите указатель мыши на название выбранной группы Gmail и щелкните значок карандаша, чтобы переименовать ярлык.
Вы также можете щелкнуть корзину, чтобы удалить ее полностью.
Если вы заинтересованы в добавлении или удалении людей в ярлыке, вам доступно несколько вариантов. Нажмите на интересующий вас ярлык, чтобы увидеть список людей, включенных в эту группу Gmail.
Затем вы можете нажать на вертикальные многоточия справа от каждого контакта, чтобы получить список параметров.
Здесь вы можете нажать «Удалить из ярлыка», чтобы удалить их из этого конкретного ярлыка, или отметить и/или снять отметку со всех ярлыков, которые необходимо изменить, в нижней части этого подменю.
Вы также можете управлять ярлыками для каждого контакта в общем списке контактов. Это полезно, если вы подключаете новые контакты электронной почты (например, если вы нанимаете новых сотрудников).
Здесь можно вызвать одно и то же подменю для каждого контакта, щелкнув вертикальные многоточия справа от записи контакта. Вы также можете проверить имя, а затем щелкнуть значок «Управление метками».
Там вы увидите все ярлыки, которые в настоящее время применяются или не применяются к этому контакту, и вы можете использовать базовую систему галочек, чтобы изменить это по своему усмотрению.
Преимущества групп Gmail
Зачем создавать группу Gmail? Вот некоторые из преимуществ:
- Экономия времени. Во-первых, возможность набирать одно слово или фразу вместо нескольких имен сэкономит ваше время. Вам не придется утруждать себя попытками вспомнить всех, кто связан с данным проектом; вместо этого вы можете ввести первые несколько букв выбранного вами ключевого слова, а остальные пусть обработают группы Gmail. Как вы увидите, создание группы Gmail занимает всего минуту или две, и после ее создания ею легко управлять.
- Распространение контента. Если вы хотите распространять важный контент среди избранной группы людей, вам могут помочь группы Gmail. Например, вы можете быть заинтересованы в отправке периодических обновлений или информационных бюллетеней своим наиболее важным клиентам или вам может потребоваться разослать определенные заметки руководителям групп в вашей организации.
- Маркировка и общая организация. Ярлыки также помогают поддерживать порядок в папке «Входящие» и в списке контактов. Глядя на пресный список контактов из всех областей вашей работы и личной жизни, вы можете чувствовать себя подавленным; с метками вы можете навести указатель мыши на отдельный контакт и быстро определить его отношение к вам и вашей роли в организации. Ярлыки также легко менять с течением времени, поэтому вы можете оставаться в курсе событий по мере развития вашей организации.
Максимально эффективное использование групп Gmail
Надеюсь, это руководство по созданию групп в Gmail оказалось полезным для вас!
Группы Gmail могут помочь вам использовать Gmail более эффективно, но как узнать, действительно ли вы экономите время? Если вы заинтересованы в повышении производительности своей электронной почты, вам понадобится инструмент, который поможет вам измерить и проанализировать, как вы используете Gmail.
Войдите в Email Analytics.
С помощью EmailAnalytics вы получите подробную визуальную разбивку всей вашей электронной почты, включая то, сколько времени вам требуется, чтобы ответить на новые сообщения, кто ваши основные отправители и получатели, а также самые загруженные часы и дни недели.
Подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня, чтобы убедиться в этом лично!
Связанные сообщения:
Джейсон ДеМерс
Джейсон является давним обозревателем Forbes, Entrepreneur, BusinessInsider, Inc.