Если онлайн-функции все же нужны, можно в один клик перевести файл в формат Google Docs.

Расширение полезно тем, что позволяет работать с файлами Microsoft Office на устройствах, где программы Office не установлены.

Настроить фон и сделать работу комфортной

Distraction Free Mode

Расширение позволяет изменять режим просмотра текста. Включает полноформатный просмотр текста на весь экран, чтобы меню и вкладки не отвлекали, позволяет изменять цвета текста и фона, масштаб текста. Сам документ при этом не изменяется, все настройки касаются режима просмотра, в котором можно работать с текстом.

Значок расширения находится в Google Dosc над вкладкой Инструменты.

Есть четыре цветовых режима: белый текст на черном фоне для ночного чтения, черный текст на белом листе, на голубоватом фоне или сепии.

Будет полезно всем, кто работает с большими текстами: можно настроить комфортный формат просмотра и отключить все вкладки и меню, чтобы ничего не отвлекало от работы.

Background Image

Расширение для настройки комфортной работы над документами в Google Doc. Оно позволяет выбрать фоновое изображение, которое будет занимать площадь позади листа.

Выбрать можно из предложенных картинок по тематикам или загрузить любое изображение большого размера из поисковой выдачи.

Если используете это расширение с настраиваемым фоном, не советуем включать вместе с ним предыдущее Distraction Free Mode, читать текст станет неудобно, мы пробовали.

Эти же фоновые настройки можно включить и для слайдов презентации в Google. Фон можно менять в любое время сколько угодно раз, даже во время работы с текстом.

Расширение полезно тем, кому интереснее работать с каким-то фоном позади рабочего пространства.

Расширения сделают работу со статьями, постами и другими текстами в Google Docs удобнее и быстрее. В этой подборке мы протестировали разные расширения из магазина Google Chrome и выбрали полезные для разных функций.

Практическое и простое руководство по использованию Документов Google

Google — это больше, чем просто самая популярная поисковая система в Интернете. Фактически, его офисные платформы помогли многим предприятиям в совместной работе и производительности. И все это бесплатно!

Пожалуй, одним из самых популярных таких офисных приложений является Google Docs. Это бесплатный и мощный текстовый процессор, который поставляется со всеми инструментами, которые вы ожидаете, и множеством тех, которые вам не нужны.

Это отличная альтернатива другим платформам для обработки текстов, когда совместное использование и совместная работа являются приоритетными.

Сегодня я расскажу об основах использования Google Docs. А поскольку это бесплатное приложение, вы ничего не теряете, попробовав его.

Что могут сделать для вас Google Docs?

Google Docs предоставляет вам мощный инструмент для обработки текстов без необходимости загрузки, подписки или оплаты. Вы управляете им прямо из облака. Это означает, что вы получите следующие преимущества:

• Не требует загрузки или установки.
• Доступ к нему практически с любого устройства с выходом в Интернет.
• Не требует денежных вложений.
• Возможность легко обмениваться документами с другими.
• Доступ к файлам с мобильных устройств с помощью приложения Google Docs.
• Сохранение файлов онлайн, что означает, что вы не потеряете важную работу, если ваш компьютер загорится.

А если вы используете Google Chrome, как я, вы можете быстро получить доступ к Google Docs всего за пару щелчков мыши.

Поскольку Документы Google очень популярны, многие плагины WordPress будут интегрированы с системой. Например, вы можете включить Google Slides для постов и страниц, чтобы делиться контентом с посетителями сайта.

Документы Google также являются частью G Suite. Этот набор инструментов, ранее известный как Google Business, входит в число лучших приложений для повышения производительности в Интернете.

Единственное, что вы можете сделать с файлами, сохраненными в Google, — это встроить их в WordPress.

Итак, давайте углубимся в изучение Google Docs и некоторых вещей, которые вы можете делать в системе. Вскоре у вас может сложиться такое же мнение, как у меня, и о том, как этот текстовый процессор может помочь вам в ваших целях.

Создание файлов в Документах Google

Если вы используете Google Chrome, щелкните значок «Приложения» в левой части экрана.

Щелкните значок «Документы».

Кроме того, вы также можете перейти непосредственно на веб-сайт Документов Google.

На этом первом экране вы можете выбрать новый шаблон для документа или получить доступ ко всему, что вы открывали ранее. Сюда входят любые документы, которыми другие пользователи делились с вами на протяжении всей истории.

Например, я все еще вижу документ, которым мне поделились в 2012 году.

Документы Google полны шаблонов для различных нужд. Вы можете создавать профессиональные резюме, письма, рецепты, проектные предложения и многое другое.

А пока давайте просто создадим базовую форму, чтобы я мог показать вам, как работает система.

Нажмите «Пустой» документ слева. Он имеет большой синий «+» посередине.

В редакторе документов вы увидите, что в нем есть все те же инструменты, что и в большинстве платных текстовых процессоров.

Эти функции включают такие функции, как печать, текстовые форматы, шрифты и добавление изображений или ссылок.

По сути, это все, что нужно большинству авторов в текстовом процессоре.

Вы даже можете загрузить файл в различных форматах в зависимости от ваших потребностей.

Давайте изменим имя файла, чтобы мы могли найти его позже.

Щелкните имя документа. По умолчанию это будет выглядеть как «Документ без названия».

Назовите название в соответствии с тем, что вам нужно. Например, я помечаю это как «Пример Google Docs», чтобы я знал, что это такое.

Что делать, если вы хотите сохранить файл? Документы Google фактически делают это за вас каждый раз, когда обнаруживают изменения. Даже если вы измените имя файла, Документы Google сохранят его во время работы.

Это означает, что вы не потеряете важные настройки, если в офисе отключится электричество или ваш компьютер случайно выключится.

А что, если мы хотим увидеть историю изменений файла? Нажмите на ссылку «Все изменения сохранены на Диске».

Справа вы увидите отметку времени вместе с именем человека. Эти «редакторы» также будут иметь соответствующий цвет рядом с их именами. Это выделит изменения редактора в документе.

Если навести курсор на цветной текст в форме, то можно увидеть, какие именно области он или она добавили.

Редактирование файлов

Редактировать файлы в Документах Google довольно просто. Как и в любом другом текстовом процессоре, вы вносите изменения и сохраняете их. Тем не менее, есть несколько дополнений при работе в командной среде.

Позвольте мне разобрать для вас некоторые из них.

Отслеживание изменений

Ранее я показал вам, как Google Docs записывает изменения, внесенные в документ. Но что, если вы не хотите сохранять постоянные изменения вашего персонала? Вам нужно, чтобы они изменили способ редактирования документа.

Нажмите кнопку «Редактирование» справа.

Попросите сотрудников или редакторов выбрать «Предложение» из списка. Обратите внимание, что те, кто вносит изменения в документ, должны выбрать это на своей стороне.

Теперь, когда кто-то делает предложение, Документы Google будут зачеркивать оригинал, выделяя новую часть. Также появится окно сообщения о том, кто вносит изменения.

После этого вы можете принять или отклонить изменения, оставив ответ о своем решении.

Добавление комментариев

Пользователи также могут комментировать часть текста без внесения правок редактирования. Это полезно, если у других есть вопросы или опасения относительно конкретных областей.

Чтобы добавить это в Документы Google, выделите текст, который хотите прокомментировать.

Когда вы выделяете текст, вы увидите пузырек комментария со знаком «+» посередине. Он появится сбоку документа, что даст вам возможность добавить сообщение. Это делает то же самое, что и верхняя версия панели инструментов.

Нажмите на всплывающее окно, чтобы открыть диалоговое окно.

Введите сообщение и нажмите «Комментарий».

Теперь выделенная область изменит цвет. Если вы нажмете на это, вы можете оставить ответ комментатору или решить проблему, чтобы удалить комментарий.

Проверка орфографии

Одним из наиболее важных аспектов текстового процессора является возможность проверки орфографии. Большинство популярных веб-браузеров имеют базовую возможность делать это, выделяя текст, который вы пишете, красным подчеркиванием.

Но что, если вы хотите убедиться, что все написано правильно?

Перейдите в «Инструменты» и наведите указатель мыши на «Правописание».

У вас будет три инструмента для проверки правописания. Вы можете запустить проверку орфографии, подчеркнуть любые ошибки или получить доступ к своему личному словарю. Давайте просто запустим быструю проверку орфографии.

Нажмите «Проверка орфографии».

Затем Google Docs отсканирует документ и предложит варианты замены найденных слов. Выберите нужный вариант, и система перейдет к следующему.

Что делать с добавлением в личный словарь?
Персональный словарь содержит часто используемые термины, которые не обязательно являются правильными словами. Например, многие технические термины и названия компаний могут быть отмечены как орфографические ошибки. Просто нажмите кнопку «Добавить в словарь», и Документы Google будут игнорировать их в будущем.

Работа в автономном режиме

Использование Документов Google не обязательно означает, что вы должны оставаться в сети. На самом деле, вы можете так же легко работать без подключения к Интернету.

Однако вам нужно будет активировать эту функцию вручную. Он не включен по умолчанию.

Щелкните значок меню в левом верхнем углу Документов Google.

Выберите «Настройки» из списка.

Нажмите переключатель рядом с «Не в сети».

Вы увидите сообщение «Настройка автономного режима» от Google Docs. Это означает, что система подготавливает ваш компьютер к хранению автономных файлов, которые автоматически загружаются при обнаружении подключения к Интернету.

Нажмите кнопку «ОК» в окне настроек.

Примечание: Если переключатель автономного режима уже окрашен в синий цвет до того, как вы его нажмете, автономный режим уже активирован. Если вы щелкнете по нему еще раз, чтобы отключить его, Google Docs удалит все файлы, которые в данный момент хранятся на вашем компьютере.

Голосовой ввод и его преимущества

Хотите вместо этого использовать голосовой ввод? Алгоритм преобразования голоса в текст Google с первых дней сделал огромный шаг вперед. И это удобно во множестве ситуаций.

Откройте документ Google, как если бы вы редактировали или создавали новый.

Перейдите в «Инструменты» и нажмите «Голосовой ввод».

В правой части экрана появится значок микрофона. Выберите функцию «Нажми, чтобы говорить».

Микрофон окрасится в красноватый цвет и начнет преобразовывать речь в текст.

После того, как вход не будет обнаружен, микрофон выключится. Просто щелкните значок микрофона еще раз, чтобы начать преобразование речи в текст.

Совместное использование ваших файлов

Ознакомившись с некоторыми основами, давайте рассмотрим некоторые доступные вам варианты обмена. Это то, что делает Google Docs отличной системой для совместной работы и командной среды.

Во-первых, давайте поделимся документом, чтобы другие могли его прочитать. Нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

Введите имя или адрес электронной почты, чтобы поделиться документом.

Щелкните значок карандаша, чтобы назначить разрешения. Люди в списке обмена могут редактировать, комментировать или просматривать в зависимости от того, что вы отправляете.

Нажмите «Отправить», когда будете готовы. Затем Документы Google отправят приглашение всем в вашем списке с выбранными разрешениями. Конечно, у всех в списке должна быть учетная запись Google.

Но что, если у людей нет готовой учетной записи Google? Нажмите «Получить ссылку для общего доступа» в правом верхнем углу.

Это создает прямую ссылку на документ и открывает возможность совместного использования файла за пределами Google.

Если у человека, которого вы приглашаете, нет учетной записи Google, вы увидите сообщение. В этом случае система автоматически отправит ссылку и включит общий доступ.

Нажмите «Отправить», и все в списке получат ссылку.

Расширенные настройки

Вы можете включить гораздо больше контроля в дополнительных настройках на вкладке общего доступа. Щелкните ссылку «Дополнительно» в правом нижнем углу.

Отсюда вы можете поделиться через Gmail, Facebook и Twitter. Вы также можете точно настроить, что именно каждый человек может делать с файлом, например редактировать или просто просматривать.

Другие параметры внизу позволяют выбрать, могут ли редакторы добавлять новых людей или отключать загрузку и печать. Это полезно, если вы не хотите, чтобы другие делились документом, особенно если информация конфиденциальна.

Расширение с помощью надстроек

Возможно, вы хотите сделать больше с макетом Документов Google. Здесь в игру вступают дополнения. Вы можете установить дополнительные функции от Google, чтобы обеспечить большую функциональность.

Перейдите в раздел «Дополнения» и нажмите «Получить дополнения».

Новое окно откроется и покажет вам все различные элементы, которые вы можете добавить.

Многие надстройки, к которым у вас есть доступ, бесплатны. Вы можете столкнуться с платными надстройками премиум-класса. Тем не менее стоит попытаться найти нужный инструмент в этой базе данных.

Выберите нужное дополнение и нажмите кнопку, чтобы установить его.

Во многих случаях вам потребуется авторизовать надстройку для доступа к вашей учетной записи Google.

Список дополнений довольно обширен, и вы можете найти множество элементов, которые идеально подходят для ваших конкретных нужд.

Получите больше от Google

Использование Документов Google — отличный способ обмена формами и документами с остальными членами команды. А поскольку все это находится в облаке, файлы легко доступны практически из любого места, где есть подключение к Интернету.

Погрузитесь в доступные инструменты Google и улучшите способы выполнения задач. Вы можете обнаружить, что это отличный набор инструментов, экономящий время и продуктивный.

Как редактировать файлы без Wi-Fi

• Вы можете редактировать файлы Google Docs в автономном режиме, если предварительно синхронизировали их со своим устройством.
• И веб-сайт Google Docs, и мобильное приложение поддерживают автономное редактирование.
• Включение автономного редактирования в Документах Google отлично подходит для пользователей без постоянного подключения к Интернету.

Google Docs великолепен — до тех пор, пока вы не потеряете подключение к Интернету и внезапно не потеряете доступ к редактированию.

Это досадно распространено, но этого можно избежать: если вы включите его, пока у вас есть Интернет, вы сможете синхронизировать любой файл Документов Google со своим устройством и редактировать его в автономном режиме.

Примечание: Вам потребуется подключение к Интернету для загрузки файлов, и они будут занимать место на вашем устройстве.

Вот как включить автономное редактирование как на настольном веб-сайте Google Docs, так и в мобильном приложении.

1. Откройте Google Chrome и войдите в свою учетную запись, а затем перейдите на страницу https://drive.google.com/drive/settings.

2. В разделе Не в сети установите флажок рядом с Создавайте, открывайте и редактируйте последние файлы Google Docs, Sheets и Slides на этом устройстве в автономном режиме .

3. Если у вас открыты какие-либо страницы Документов Google, обновите их.

4. Чтобы загрузить определенные файлы, перейдите на главную страницу Документов Google и щелкните правой кнопкой мыши любой файл, а затем выберите Доступно в автономном режиме .

Пользователи iPhone и Android могут сохранять Документы Google для редактирования в автономном режиме.

1. Откройте приложение Google Docs и найдите файл, который вы хотите редактировать в автономном режиме.

2. Коснитесь трех точек рядом с его именем и выберите Сделать доступным в автономном режиме . Ваш файл будет загружен, и после завершения на миниатюре появится значок галочки.

Теперь, когда вы остались без доступа к Интернету, вы можете просто открыть приложение «Диск», коснуться трех сложенных строк в верхнем левом углу и выбрать Не в сети . Вам будут показаны все файлы, которые вы можете редактировать в автономном режиме.

Подсказка: Вы также можете настроить автоматическую загрузку всех недавно открытых документов. Коснитесь трех сложенных строк в верхнем левом углу и выберите Настройки , а затем коснитесь переключателя рядом с Сделать последние файлы доступными в автономном режиме .

Уильям Антонелли

Технический репортер для Insider Reviews

Уильям Антонелли (он/она/они) — писатель, редактор и организатор из Нью-Йорка. Как один из основателей команды Reference, он помог вырастить Tech Reference (теперь часть Insider Reviews) из скромных начинаний в гигантскую силу, которая привлекает более 20 миллионов посещений в месяц. Помимо Insider, его тексты публиковались в таких изданиях, как Polygon, The Outline, Kotaku и других. Он также является источником технического анализа на таких каналах, как Newsy, Cheddar и NewsNation. Вы можете найти его в Твиттере @DubsRewatcher или связаться с ним по электронной почте [email protected].

ПодробнееПодробнее

Девон Дельфино

Девон Дельфино — независимый журналист из Бруклина, специализирующийся на личных финансах, культуре, политике и идентичности. Ее работы были представлены в таких изданиях, как The Los Angeles Times, Teen Vogue, Business Insider и CNBC. Подпишитесь на нее в Твиттере @devondelfino.

ПодробнееПодробнее

Все инновационные способы использования документов Google сегодня — Quartz

В 2006 году, когда Google представила то, что позже стало документами Google, компания в основном хотела сделать Microsoft Word в облаке, что означало, что вы могли бы легко обмениваться файлами и получать к ним доступ с любого устройства. Сегодня вы найдете документы Google, используемые компаниями и учебными заведениями по всему миру.

Можно с уверенностью сказать, что с момента своего запуска Документы Google изменили то, как мы пишем, работаем и учимся. Это то, что задумала компания. Но также можно с уверенностью сказать, что документы Google сделали нас очень удобными в облаке — может быть, тоже удобно.

Ведущая подкаста Quartz Obsession Кира Биндрим рассказала репортеру о развивающихся отраслях промышленности Скотту Новеру обо всех новаторских способах использования документов Google за последние несколько десятилетий. Прочитайте полную стенограмму эпизода.

Слушайте: Подкасты Apple | Спотифай | Google | Stitcher

Чем Google Docs отличается от Microsoft Word?

Скотт Новер: Итак, если бы я купил компьютер в 2006 году, может быть, я купил бы MacBook, я бы также купил большую копию Microsoft Office, которая, вероятно, обошлась бы мне примерно в 100 долларов, 150 долларов за компакт-диск, который вошел бы в мою CD-привод, и я бы установил его. И это была модель ориентированного на потребителя Microsoft Office. И рабочие места получат подписку компании на это. Что Google сделал в 2006 году, так это купил небольшую компанию Writely и сделал свою собственную версию. Документы Google — это, по сути, точная копия Microsoft Word, а электронные таблицы или листы Google — это, по сути, точная копия Microsoft Excel, слайдов и PowerPoint. Они выложили это в сеть бесплатно. И затем они также позволяют нескольким людям редактировать его одновременно.

Думаю, за всем этим стоит интерактивность. До появления Google docs вы не могли полноценно работать над текстовым документом или электронной таблицей. Вы пишете свой файл, сохраняете его и надеетесь, что он действительно сохранен, и вы отправляете его следующему человеку, возможно, он отправляет его обратно с некоторыми изменениями. И тогда бы ты пошел так. И документы Google действительно упростили этот процесс. Так что трудно точно понять, каковы были намерения Google, кроме того, что на самом деле удерживать всех, использующих продукты Google, и создавать новую линию дохода. Но они эффективно изменили то, как мы работаем и сотрудничаем в режиме реального времени.

Как сегодня используются документы Google?

Скотт Новер: Я думаю, есть несколько действительно интересных вариантов использования. Во-первых, это своего рода социальная сеть для детей, которые ходят в школу, используя эти продукты. Несколько лет назад в The Atlantic была захватывающая статья о том, как дети в школах используют функции чата в документах Google, чтобы, по сути, передавать заметки, не сворачивая стикер Post-It и не швыряя его через комнату. Или, если за ними следят, они будут писать в документе Google, а затем удалять его в режиме реального времени и просто использовать его как общий блокнот. Так что это, я думаю, увлекательно. Есть также много подобных массовых трансляций, которые происходят в документах Google в политических или других организационных целях. Вы можете создать документ Google, который будет обновляться в режиме реального времени, и поделиться им со всем миром. Я видел многое из этого после протестов Black Lives Matter прошлым летом в ответ на убийство Джорджа Флойда. Там было много справочных документов, призывов к действию и чего-то другого — я только что видел, как документы Google использовались инновационными способами для распространения информации во времена кризиса, когда информация менялась, когда владельцы могли рассылать этот документ и обновлять его в режиме реального времени, информировать людей о новых случаях, которые они рассматривали, и о том, о чем нужно знать. В то время это был действительно мощный инструмент. Кроме того, я также увидел в нем действительно интересное пространство для профсоюзной организации работников, которые пытаются сотрудничать в том, что они хотят и чего они хотят от своей компании. Единственное, что я хотел бы сказать, это то, что если вы пытаетесь это сделать, убедитесь, что вы не вошли в учетную запись своего рабочего места, когда делаете это, потому что это может вызвать проблемы, если у них есть доступ к этому.

Насколько безопасно облако?

Скотт Новер: Я думаю, что самая важная вещь, которую сделали Google docs — и когда я говорю Google docs, я имею в виду Gmail, и Google docs, и таблицы, и весь этот пакет — это действительно быстро ускорила наш путь к браузеру. основанная, всегда онлайн, облачная жизнь и вычисления. Итак, все ушло от того, что в Zoolander есть шутка о том, что файлы находятся в компьютере, и они трясут компьютер, чтобы найти их, — к тому, что они существуют в облаке, то есть, звучит загадочно, но вам нужно знать об этом, это то, что это не только на вашем компьютере, это на вашем компьютере, независимо от того, откуда вы к нему обращаетесь. И это в центре хранения данных где-то в мире. Это и хорошо, и плохо, в зависимости от безопасности, от того, кто имеет к ней доступ, от конфиденциальности и, возможно, от рекламы. Просто больше данных, которые есть везде и доступны везде, в отличие от файлов, потерянных в вашем старом iMac или что-то в этом роде. Или Делл.

Что произойдет с вашими документами Google, когда вы умрете?

Скотт Новер: Прямо сейчас существует множество инструментов, чтобы убедиться, что ваше «цифровое наследие» продолжает жить. Люди много думают о завещаниях, о том, что они передают, о своей мебели, драгоценностях, машине и других реальных вещах, но не столько о своей онлайн-жизни. И поэтому многие люди умирают и не думают о том, что произойдет с чем-то, что может быть в их электронной почте, если их любимый человек не сможет получить к нему доступ. К счастью, есть способ настроить это. И я только вчера сделал это, на самом деле. Итак, вы можете зайти в свои настройки в Google и, знаете ли, щелкнуть что-то с надписью «Составьте план своего цифрового наследия». И затем вы можете выбрать человека, я ввел адрес электронной почты моей невесты и ее номер телефона, и не дай бог я умру, у нее будет доступ к моей учетной записи Gmail, и моим документам, и всем этим хорошим вещам. Это невероятно болезненно, но на самом деле очень важно думать об этих вещах, у Facebook есть инструмент, чтобы сделать что-то подобное. У многих компаний, работающих в социальных сетях, у многих интернет-компаний есть инструменты для планирования наихудшего сценария или неизбежного, как бы болезненно вы этого ни хотели. Но это суперважно.

Как вы думаете, что может убить документы Google?

Скотт Новер: Это действительно хороший вопрос. Я не знаю. Я думаю, что на рынке доминируют эти два идентичных продукта, Microsoft Word и Google docs. Я имею в виду, что очень мало различий. Я думаю, что PowerPoint просто лучший продукт, чем слайды. Но два других, по сути, одно и то же. Так что я не знаю, я думаю, что если что-то и могло их «убить», то это было бы что-то, что выглядит совсем по-другому и не является точной копией того же самого программного обеспечения.