Как мы достигли предела возможностей Google Docs — Сервисы на vc.ru

Простым смертным иногда кажется, что компании вроде Google, Apple и Amazon — бесконечно сильные исполины. Они ежедневно таскают на своих плечах все свои сервисы, доступные практически каждому человеку на планете, а каждый пользователь, в свою очередь, имеет безграничный доступ к вычислительным ресурсам этих компаний.

9097 просмотров

Отчасти это так. Тот же Google в секунду обрабатывает количество запросов, которое, кажется, у нормального человека в голове уложиться не может. И такой сервис у него (и не только у него) — не один.

При повседневном использовании мы редко приближаемся к ограничениям, установленным то здесь, то там, чтоб наплыв пользователей в одну точку случайно не положил весь сервис в целой стране или даже регионе. Или не случайно, но об этом лучше расскажут безопасники.

Мы в «Собаке Павловой» начали строить дизайн-задачник на базе Google Spreadsheet. Мы смогли реализовать на них все, что хотели, оставаясь в парадигме No-code.

Если не слышали — это когда продукт строится без кода и толп программистов, на специальных сервисах. Небольшие скрипты, написанные кодом, не в счет.

Всеядность и стабильность работы Таблиц нас настолько впечатлили, что особых проблем с масштабируемостью мы не ожидали. Но уже при первом массовом запуске студентов на обучение поняли, что зря. У всех иногда лапки, и у таблиц Google тоже.

Не IMPORTRANGEм единым

Часть конструкций в нашем задачнике живет благодаря возможности передавать данные из определенных ячеек и диапазонов из одной таблицы в другую — с помощью формулы IMPORTRANGE. Так мы раздаем содержимое задач в таблицы студентов, немного усложняем жизнь последователям Робин Гуда и собираем данные для статистики.

Когда нагрузка небольшая, задачники работают отлично: данные подтягиваются достаточно быстро, ничего не сбоит и вообще все максимально красиво. Но как только нагрузка увеличивается — начинается ой.

#REF!

Пока не будем вдаваться в подкапотные тонкости ошибки, расскажем о них позже. Но результат у нее очень интересный — если IMPORTRANGE не смог получить содержимое ячеек, на которые ссылается, то он ничего не вернет. Вообще. И руками повторно запустить отвалившуюся формулу не получится, вместо значения будет гордо красоваться пустая ячейка.

Вот такая

Чаще всего эти ошибки возникают точечно, и почти всегда помогает еще раз загрузить таблицу — данные подтянутся. Но иногда вылезают совсем интересные баги. Например, в формуле, которая ссылается на упавшую ячейку, появлялся #REF ! (как при удалении ячейки), убивая содержимое этой формулы. То есть вместо формулы появляется постоянное (текстовое) значение, которое нужно убирать вручную.

Возможные решения

1. Оберните формулу в IFERROR(). Тогда при появлении ошибки Google попробует выполнить операцию повторно. Некоторые советуют провернуть эту операцию несколько раз.

2. Ошибка напрямую зависит от размера таблиц и диапазона, который импортируется. Попробуйте удалить лишние строки и лишнее условное форматирование или уменьшить размер диапазона.

300 спартанцев

Опытным путем мы выяснили, что проблемы начинаются, когда в одной таблице появляется больше 300 формул с IMPORTRANGE на разные файлы. Есть подозрение, что проблема — в большом количестве обращений к таблицам из одного места. Похожих проблем, когда таблица обращается к меньшему количеству файлов, но несколько раз, мы не нашли. Но возможно, там тоже есть что-то подобное. Если ссылаться на один файл из разных мест — такая ошибка не появляется.

AppScripts

Часть автоматизации задачника выполняется на базе Google AppScripts — облачной песочницы с JS-based языком. Она позволяет работать с таблицами (и другими продуктами Google) вне их графической оболочки и автоматизировать рутинные процессы.

Хотя сервис очень мощный, на технические ограничения мы наткнулись практически сразу, как начали его использовать. Часть из них явно ввели намеренно, но некоторые — похожи на недоработки, и хочется надеяться, что когда-нибудь их поправят.

Тайминг

Скрипт выполняется только 30 минут. Иногда чуть больше, но мы списали это на погрешность времени запроса к файлам. Когда скрипт отработал полчаса — он просто останавливается, а в консоли появляется соответствующая ошибка. Если скрипт перезапустить, он начнет работу с начала. Возможности перезапустить скрипт и продолжить выполнение мы не нашли.

Это нужно, очевидно, чтоб убивать случайно запущенные бесконечные скрипты. Ну и чтобы не было соблазна писать на скриптах огромные программы. Так или иначе, ограничение приходится учитывать.

Интересно то, что и из этого правила есть исключение. Однажды скрипт проработал почти 44 минуты и даже успешно выполнился. Но он такой был один, поэтому мы решили, что ему просто повезло

При этом похоже, что он запустился дважды в одно выполнение

Вариант решения

Если очень сильно заморочиться, то можно сохранять в служебной таблице текущее состояние скрипта. При запуске проверять, что он уже сделал, и запускать с нужного места.

Неравномерность выполнения

Чтобы уложиться в ограничение по времени выполнения, приходится делать пробные запуски и оценивать время выполнения скрипта. Сложность в том, что запросы к файлам и дальнейшая работа с ними занимают разное время. Один запрос может выполняться с вилкой в 1 секунду. Иногда (видимо, при большой нагрузке на сервер) бывает и больше, но это исключение. Получается, что 500 запросов к документам могут выполняться как 250 секунд, так и 750.

Между выполнениями интервал 1 час

Вдобавок скорость загрузки данных из документа зависит от его объема. В случае с таблицами — размер таблиц, объем данных и дополнительные данные таблиц (правила, скрипты и т.д.). В задачнике студенческие таблицы одинаковые по размеру, а объем данных меняется в рамках погрешности. Но это стоит учитывать, если вы работаете с разноплановыми документами.

Возможные решения

1. Старайтесь держать документы в актуальности и порядке.

   Удаляйте лишние данные и пустые строки.

2. Сделайте 3-5 тестовых прогона скрипта, добавьте к среднему времени выполнения 30%. Этого должно хватить на случай сбоев на стороне Google.

3. Если скрипт выполняется дольше 30 минут — попробуйте разделить данные на несколько скриптов или используйте промежуточные таблицы.
4. Проведите ревью кода и постарайтесь уменьшить число повторяющихся запросов к документам.

Отваливается и тут

Выше мы уже рассказывали при ошибке importrange вместо формулы подставляется #REF !. Немного покопались в мануалах и нашли там возможность на AppScripts написать собственную формулу. Заподозрили, что формулы встроенные тоже работают на скриптах. Но эта мысль скорее для фанатов теории заговора.

Так или иначе, иногда скрипт просто отваливается посреди выполнения. Объясняет свое поведение двумя причинами:

Или так

Обе ошибки появляются настолько рандомно, что найти их причину невозможно. У нас параллельно запущено пять скриптов для разных потоков студентов, и, возможно, иногда это вызывает вторую ошибку. Но в 95% выполнений все проходит отлично при тех же вводных. Первая ошибка — вообще загадка.

Интересно, что если скрипт не использует формулу, то он не убивает неполученные данные, а возвращает пустую строку. Мы предусмотрели это, и если скрипт получает пустые данные, он просто пропускает эту итерацию, оставляя предыдущее значение. Можно было сделать и повторный запрос, но:

Варианты решения

Никаких. Просто жаловаться на Google в профильных ветках и учитывать эти особенности при разработке нагруженных скриптов.

Тонкая работа

Самый редкий кейс — в AppScripts при работе с таблицами нельзя удалить правило условного форматирования. Можно создать, изменить, применить к диапазону. Удалить — нет. А так как у нас на форматировании построена немалая часть задачника, получилось особенно больно.

Похожая история и с правилами проверки данных, но там еще хуже — их нельзя даже редактировать. Только танец с бубном в виде создания изменяемой копии правила.

Вариант решения

Удалите из правила все диапазоны, для которых оно применяется. Плюсы: правило больше не будет применяться. Минусы: вы намусорили в таблице.

Вместо титров

No-code в нашем случае отлично показал себя. Он кратно удешевляет создание MVP и первых версий продуктов и позволяет любому члену команды создавать новые фичи. Но это не волшебная таблетка, которая все сделает за вас, и технические проблемы все равно придется решать вручную.

Уверены, ограничений и недоработок у Google кратно больше. Уверены, что часть наших проблем уже кто-то решил. Уверены, что с оставшимися вполне можно жить.

Но раз со сложностями столкнулись мы, то могут и другие. Надеемся, этот текст поможет кому-то еще найти обходное решение или не повторять наших ошибок.

Самый подробный гайд по возможностям Google Docs

2022-10-27

Самым популярным онлайн-сервисом для работы с офисными документами является Google Docs. Причём, по своим возможностям и удобству использования, он практически не уступает приложению Word от компании Microsoft. А если учесть тесную интеграцию всех сервисов Google, то, наверное, даже и превосходит. В Google Docs есть множество полезных функций, о которых не все знают. Расскажем о самых полезных из них.

• Полезные функции сервиса Google Документы
  • Работа в офлайн
  • Структура и навигация
  • Добавление закладок
  • Расширенный поиск
• Совместный доступ
  • Редактирование
  • Комментирование
  • Внесение правок
  • История изменений
• Как отправить Гугл документ по почте
• Скачивание файла
• Работа с картинками
• Горячие клавиши
  • Навигация
  • Форматирование текста
  • Форматирование абзаца
  • Выравнивание
• Изображения и рисунки
• Комментарии и сноски
• Вставляйте ссылки
• Используйте свои стили
• Персональный словарь
• Автоматическая замена
• Переводите документы
• Используйте галерею шаблонов
• Автоматическая вставка содержания
• Дополнительные плагины

Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.

Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.

Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку «Главное меню», которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель «Офлайн режим» во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием «Google Документы офлайн». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.

Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.

Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.

Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку «Показать структуру документа», которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка «Показать структуру документа». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню «Показать структуру документа», находящегося в меню «Вид».

Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.

Чтобы иметь возможность в любой момент найти нужное место в тексте документа в Google Docs или показать его другому пользователю, можно добавить закладку. Чтобы добавить закладку нужно установить курсор мыши в нужное место, открыть меню «Вставка» и выбрать строку «Закладка». После этого появится ссылка на нужное место, которую можно будет скопировать, сохранить и отправить другому пользователю.

С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню «Инструменты» выбрать раздел «Расширенный поиск», или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.

Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке «Настройки доступа», которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.

В результате предыдущего действия у вас появится окно, состоящее из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна вы можете дать доступ отдельным пользователям. Для этого нужно ввести его e-mail адрес в поле «Добавьте пользователей или группы». После этого указанному пользователю придёт соответствующее оповещение. Данный способ удобен, если вы хотите дать доступ одному человеку или небольшому количеству людей.

Если же доступ к документу нужно предоставить достаточно большому количеству пользователей, то можно кликнуть по ссылке «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка». Когда ссылка появится на экране, её нужно будет скопировать и отправить тем, кому необходимо предоставить доступ.

Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа «Читатель», то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: «Комментатор» и «Редактор». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.

Пользователи с правами доступа «Комментатор» могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку «Добавить комментарий», который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию «Комментарий».

В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.

В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню «Файл», выбрать «История версий» и щёлкнуть по пункту «Смотреть историю версий». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.

Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню «Файл» перейти в категорию «Электронная почта» и выбрать пункт «Отправить по эл. почте». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.

Иногда может потребоваться загрузить документ на жёсткий диск своего компьютера. Для этого нужно зайти в меню «Файл», нажать «Скачать» и выбрать формат, в котором требуется сохранить документ.

Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню «Вставка», перейти в раздел «Изображение» и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.

Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт «Быстрые клавиши» или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».

Для навигации используются следующие комбинации клавиш:

• Новый файл: «Alt»+«F»+«N»;
• Вызвать словарь: «Ctrl»+«Shift»+«Y»;
• Статистика: «Ctrl»+«Shift»+«C»;
• Разрыв страницы: «Ctrl»+«Enter»;
• Выполнить ещё раз последнее действие: «Ctrl»+«Y»;
• Идти к следующему результату поиска: «Ctrl»+«G»;
• Переместиться к предыдущему результату поиска: «Ctrl»+«Shift»+«G».

Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:

• Увеличить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«>»;
• Уменьшить шрифт: «Ctrl»+«Shift»+«<».

При форматировании абзаца помогут следующие комбинации клавиш:

• Увеличить отступ: «Ctrl»+«]»;
• Уменьшить отступ: «Ctrl»+«[»;
• Использовать обычный стиль текста: «Ctrl»+«Alt»+«0»;
• Сменить стиль заголовка: «Ctrl»+«Alt»+цифра от 1 до 6;
• Нумерованный список: «Ctrl»+«Shift»+«7»;
• Маркированный список: «Ctrl»+«Shift»+«8».

Для выравнивания можно использовать следующие сочетания клавиш:

• Левое: «Ctrl»+«Shift»+«L»;
• Правое: «Ctrl»+«Shift»+«R»;
• По ширине: «Ctrl»+«Shift»+«J»;
• По центру: «Ctrl»+«Shift»+«E».

Для работы с картинками также существуют свои комбинации клавиш:

• Увеличить иллюстрацию: «Ctrl»+«Alt»+«K»;
• Увеличить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«B»;
• Увеличить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«I»;
• Уменьшить величину иллюстрации: «Ctrl»+«Alt»+«J»;
• Уменьшить величину иллюстрации по горизонтали: «Ctrl»+«Alt»+«W»;
• Уменьшить величину иллюстрации по вертикали: «Ctrl»+«Alt»+«Q»;
• Выйти из редактора иллюстраций: «Shift»+«Esc».

Для работы с комментариями и сносками рекомендуется использовать следующие горячие клавиши:

• Добавить комментарий: «Ctrl» + «Alt» + «M»;
• Список комментариев: «Ctrl» + «Alt» + «Shift» + «A»;
• Этот комментарий: «Ctrl» + «Enter»;
• Добавить сноску: «Ctrl» + «Alt» + «F».

Google Docs включает в себя удобный документ для вставки ссылок. Достаточно просто выделить нужное слово, кликнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Ссылка» и платформа предложит выбрать несколько самых подходящих ссылок. Часто это бывает статья из Википедии.

В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка «Обновить стиль» кликните по ней.

Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню «Инструменты», затем в раздел «Грамматика и орфография» и выбрать пункт «Пользовательский словарь». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите «Добавить».

В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню «Инструменты» кликните по строке «Настройки». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Замены» и укажите, что, на что нужно заменить.

Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню «Инструменты» и выбрать пункт «Перевести документ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку «Перевести».

Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.

Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню «Вставить» и выбираем пункт «Оглавление». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.

Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню «Дополнения» и кликнуть по пункту «Установить дополнения». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку «Установить».

В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:

• Translate+ позволяет переводить тексты на множество различных языков;
• Doc Tools содержит инструменты, которые могут менять регистр символов, сортировать списки, преобразовывать числа в текст и делать многое другое;
• Writing Habit следит за количеством набранных вами слов и букв. Анализирует статистику за прошлые дни и выдаёт свой прогноз;
• Lucidchart предназначен для работы с диаграммами, ментальными картами, различными схемами и другими подобными документами.

Виталий Черкасовавтор

11 новых функций Google Docs, которые будут опробованы в 2022 году

Команда Google усердно работала над полировкой наших любимых пустых документов для просмотра — Google Docs. В то время как некоторые изменения носят чисто косметический характер — я имею в виду все эти красивые новые значки в меню — другие добавили новые функции. И если, как и большинство людей, вы отклоняете каждое уведомление о новой функции, возможно, вы их пропустили.

Итак, являетесь ли вы опытным пользователем Google Docs или просто случайным (без суждений!), погрузитесь в самую последнюю группу функций и почувствуйте, как эти советы Google Docs могут улучшить ваши рабочие процессы. .

1. Просмотр без страниц

Создание и автоматическое заполнение шаблона Google Docs

Узнайте, как

Это мой любимый шаблон, поэтому он получает самые высокие счета. Вместо того, чтобы работать со страницами в документе (и иметь дело со всеми этими разрывами страниц), вы можете писать на бесконечной полосе белого цифрового света. Это особенно полезно, если вы работаете с большими изображениями или пишете для Интернета.

Чтобы активировать бесстраничный просмотр, нажмите Файл > Параметры страницы . Оттуда нажмите Вкладка Pageless и OK для подтверждения. Вы также можете нажать Установить по умолчанию , чтобы все ваши будущие документы создавались в бесстраничном режиме.

Подробнее о том, как это работает, читайте в нашей статье Удаление разрывов страниц в Документах Google с бесстраничным просмотром . (Включены милые фотографии собак.)

2. Ярлык меню

В Документах Google теперь есть ярлык Notion , похожий на , позволяющий отмечать людей, добавлять элементы и использовать широкий спектр функций, не используя мышь. Во время записи введите @ , и появится выпадающее меню.

Вы получите предложения по форматированию, людям, файлам и событиям, поэтому, если вы используете множество других приложений Google, все будет чувствовать себя намного более взаимосвязанным. Используйте клавиши со стрелками в сочетании с клавишей ввода/возврата, чтобы добавить любой элемент в документ.

Посмотрите, как вы можете активировать все свои приложения Google с помощью автоматизации.

3. Выпадающие списки

Я нашел это случайно. Я открыл ярлык меню, набрав @ и увидел опцию Dropdown на короткое время перед фильтрацией списка. (Оказывается, вы можете найти его, набрав @dropdown или нажав Insert в верхнем меню и выбрав Dropdown .)

Это очень простой элемент. Вы можете разместить готовый раскрывающийся список или создать свой собственный, а также добавить или удалить любые необходимые параметры.

Как намекают готовые раскрывающиеся списки, они полезны для отслеживания проектов или статуса проверки разделов документа.

4. Шаблоны таблиц

В Google Docs легко создать простую таблицу. Выберите, сколько строк и столбцов вы хотите, и все готово. Однако здесь есть кое-что новое: Google добавил несколько шаблонов.

Хотя эти шаблоны все еще далеки от полноценного приложения для управления проектами , они могут помочь в организации небольших проектов, не переходя на другую вкладку. Чтобы добавить их, нажмите Вставить , наведите курсор на Строительные блоки и выберите нужный шаблон.

5. Заметки о собрании

Когда вы размещаете шаблон заметок о собрании в Документах Google, вы можете выбрать событие из своего календаря.

После этого появится шаблон. Используйте его, чтобы записывать участников, писать заметки о собрании и заполнять контрольный список с элементами действий. Если вы хотите, вы можете прикрепить эти заметки о встрече к событию календаря.

6. Черновик электронного письма

Теперь вы можете составить электронное письмо непосредственно в Документах Google и отправить его своим контактам через Gmail. Удивительная часть? Вы можете использовать все элементы Документов Google в теле черновика электронной почты, и они экспортируются в отправляемое вами сообщение. Да, это означает, что вы можете размещать среди прочего такие элементы, как таблицы, раскрывающиеся списки и ссылки на файлы.

Щелкните меню Вставить и наведите указатель мыши на Строительные блоки . Затем выберите Электронный черновик . Заполните поля электронной почты и добавьте собственное тело электронной почты. Когда вы будете готовы отправить его, щелкните значок Gmail, чтобы экспортировать его. Вы сможете просмотреть предварительный просмотр перед отправкой.

Для получения более подробной информации ознакомьтесь с этим пошаговым руководством , как отправить электронное письмо из Документов Google .

7. Контрольные списки

Это прекрасное чувство, когда вы вычеркиваете задачу, когда выполняете ее? Это теперь включено в Документы Google. Раньше я раскрашивал код, чтобы отслеживать такие вещи, но теперь с флажком, который можно щелкнуть, все стало намного проще.

Чтобы начать создавать собственные списки задач, просто откройте и закройте квадратные скобки [] и нажмите пробел. Google Docs установит полностью интерактивный флажок. Если вы предпочитаете просматривать меню, вы найдете контрольные списки в Формат > Маркеры и нумерация > Контрольный список .

Значок контрольного списка также находится в разделе маркеров и нумерации на панели инструментов.

8. Резюме документа

Если вам нравится использовать функцию структуры в Документах Google, вам, вероятно, также понравится новая функция сводки. Когда вы развернете схему в левой части экрана, вы увидите раздел, в который можно добавить резюме документа.

Если вы сделаете свои подзаголовки четкими, добавление резюме может дать быстрый и эффективный обзор того, что может ожидать читатель. Просто нажмите на знак + и напишите что-нибудь короткое и ясное.

9. Водяные знаки

Иногда вы хотите сделать подсказку, чтобы ваши читатели знали, что они просматривают важную информацию. Или что это ваша работа, и она не предназначена для воспроизведения без согласия. Или, может быть, вы просто хотите выделить свой бренд. Какой бы ни была ваша цель при добавлении водяных знаков к документу, Документы Google теперь поддерживают как текстовые, так и графические водяные знаки.

Для начала убедитесь, что ваш документ не настроен как бесстраничный. Затем нажмите Вставить > Водяной знак . Вы можете загрузить изображение или написать текст, который хотите использовать в качестве водяного знака. Простой.

10. Реакции эмодзи

Если картинка стоит тысячи слов, как насчет хорошо выполненной ухмылки? Теперь, когда Google Docs поддерживает реакции эмодзи, мы намного ближе к разгадке.

Чтобы отреагировать на что-либо в Документах Google, выделите текст, который вызывает у вас какие-то чувства, и щелкните улыбающееся лицо между кнопками комментария и редактирования.

Затем выберите смайлик, который точно выражает ваши чувства.

Хотите разместить эмодзи на самом документе? Вы тоже можете это сделать. Добавьте эмодзи, вызвав меню с @ . Затем введите двоеточие : , а затем имя смайлика, чтобы отфильтровать список. Используйте клавиши со стрелками, чтобы зафиксировать свой выбор, и вот он. 😀

Полезный совет: не употреблять овощи и фрукты , не бить людей по лицу .

11. Интеграция с Google Meet

Утверждение, что писатели — одинокие люди, ушло в прошлое. Документы Google теперь позволяют присоединиться к собранию или создать его, даже если ваш документ не ускользает из поля зрения. Во-первых, убедитесь, что вы используете Chrome (другие браузеры не поддерживают эту функцию), затем нажмите кнопку Meet в правом верхнем углу. Начните собрание или введите код собрания, и все готово.

Это особенно полезно, когда вы хотите представить содержимое вашего документа другим, так как вы можете поделиться экраном документа. Эти функции также доступны в Таблицах и Слайдах, поэтому наиболее аналитические и творческие из вас могут опубликовать свою работу.

Новые инструменты, новые горизонты

Все эти функции в Документах Google были реализованы недавно (некоторые из них менее заметны, чем другие). После серии счастливых случайностей я нашел большинство из них в дикой природе — что-то вроде покемонов, повышающих продуктивность, прячущихся в пустыне меню. Следите за появлением новых. Я знаю, я буду.

Более 15 лучших функций Google Docs, которые должен знать каждый пользователь

Google Docs — популярный текстовый процессор среди писателей. Он входит в состав пакета Google Docs Editor, который включает в себя такие сервисы, как Google Sheets, Google Slides и т. д., и его можно использовать совершенно бесплатно.

Если вы писатель или ваша работа требует создания или редактирования большого количества документов, то Google Docs, вероятно, лучший сервис для вас. Что отличает Docs от других текстовых процессоров, так это его обширный набор функций, который включает в себя такие функции, как совместная работа, проверка орфографии и грамматики, встроенный словарь и интегрированный исследовательский инструмент, и это лишь некоторые из них.

Содержание

Советы и подсказки Google Docs

Если вы уже некоторое время пользуетесь Google Docs или только начинаете с ним работать, вот список лучших функций Google Docs, о которых вы должны знать и начать использовать чтобы получить максимальную отдачу от услуги.

1. Шаблоны для более быстрого создания документов

Google включает в Документы приличный набор шаблонов для различных типов документов. Поэтому на все те случаи, когда вы не можете придумать идеи форматирования для своего документа, вы можете выбрать один из этих шаблонов, чтобы начать работу.

Выполните следующие действия, чтобы найти и использовать шаблон в Документах:

1. Находясь на главной странице Документов Google, наведите указатель мыши на значок плюса и выберите параметр Выбрать шаблон .
2. В галерее шаблонов прокрутите страницу, чтобы просмотреть различные категории документов.
   
3. Нажмите на понравившийся шаблон в этом списке, чтобы открыть его.

Как только выбранный шаблон открыт, вы можете редактировать и изменять его в соответствии с вашими требованиями.

2. Оглавление для облегчения навигации по документу

Оглавление — это список всех разделов/заголовков в документе с соответствующими номерами страниц. Он размещается в самом начале документа и упрощает навигацию по его многочисленным разделам.

В Документах Google вы можете добавить в документ оглавление двумя способами: с номерами страниц и с синими ссылками. Если вы создаете документ с четко обозначенными номерами страниц, вы можете создать оглавление с номерами страниц. В противном случае, если это не так — и вы хотите упростить навигацию для читателя, предложив ему возможность щелкать ссылки на разделы, чтобы сразу переходить к ним в документе, — вы можете использовать синие ссылки.

Чтобы настроить любой из этих параметров в документе, вам нужно сделать следующее:

1. Заполните документ содержимым, всеми разделами и их заголовками.
2. Нажмите Вставить , наведите указатель мыши на Оглавление и выберите тип списка.
   

В зависимости от того, какой вариант вы выберете, вы увидите соответствующее содержание. В любой момент, если вы вносите изменения в свой документ, наведите указатель мыши на раздел оглавления и нажмите значок перезагрузки слева от него, чтобы обновить его.

3. Закладки для быстрой справки/упрощенной навигации

Подобно добавлению оглавления в ваши документы, создание закладок — еще одна полезная функция в Документах Google, которая может помочь вам эффективно перемещаться по документу.

Но это еще не все. Добавление элемента в закладку в документе также имеет еще одно преимущество: это может помочь вам установить ссылки в том же или другом документе, чтобы было легче найти эти элементы в документе.

Вот как сделать закладку для элемента в Документах Google:

1. Выберите текст в документе, который вы хотите добавить в закладки.
2. Нажмите Вставьте и выберите Закладка . (Рядом с выбранным текстом появится синяя лента, указывающая на то, что он добавлен в закладки.)
3. Выберите текст, который вы хотите связать с закладкой, чтобы нажатие на него перенаправляло на отмеченный элемент.
4. Щелкните Вставьте еще раз и выберите Ссылка .
5. Нажмите на отмеченный закладкой элемент в списке. Он появится со значком закладки слева.
6. Хит Примените , чтобы сохранить закладку.
   

Теперь этот текст будет гиперссылкой на отмеченный вами элемент. Таким образом, каждый раз, когда вы нажимаете на нее, вы будете переходить к позиции отмеченного закладкой элемента в документе.

4. Автономный режим для записи в автономном режиме

Несмотря на то, что вы, скорее всего, будете работать в Документах, когда находитесь в сети, могут быть моменты, когда подключение к Интернету отсутствует или вы в месте без интернета. В таких случаях вам нужен автономный режим в Документах, который позволяет создавать, просматривать или редактировать документы даже без Интернета.

Автономный режим работает со всеми браузерами на основе Chromium. Вот как сделать документ доступным в автономном режиме:

1. Откройте документ, к которому вы хотите получить доступ в автономном режиме.
2. Щелкните Файл и выберите Сделать доступным в автономном режиме .
   
3. Если вы еще этого не сделали, Документы попросят вас установить в браузере расширение Docs Offline . Нажмите Установить .
4. После установки расширения вам будет предложено включить автономный доступ для всех файлов. Нажмите на Для этого включите .

Теперь вы можете получить доступ к этому документу и работать с ним даже при отсутствии активного соединения. Если вы хотите выйти из автономного режима, выберите Файл > Удалить автономный доступ .

5. Исследуйте для исследования во время написания

Часто, когда вы работаете над историей или проектом, который требует изучения различных тем в Интернете, вам нужно открыть несколько вкладок браузера и переключаться между ними и Документами. , который может выйти из-под контроля.

Чтобы упростить это, Google предлагает встроенную функцию «Исследовать», которая позволяет вам исследовать темы в Интернете, находить изображения и даже получать доступ к другим документам на вашем Google Диске прямо из Документов.

Итак, теперь, когда вы хотите изучить тему или найти изображение для прикрепления к документу в Интернете, нажмите кнопку Исследовать в нижней части документа. Затем, когда откроется раздел Explore (справа), коснитесь поля поиска, чтобы ввести запрос, и нажмите 9.0019 Введите/возвратите для поиска.

Когда приложение Explore найдет и вернет релевантные результаты, коснитесь вкладки ВЕБ, ИЗОБРАЖЕНИЯ или ДИСК , чтобы отфильтровать результаты соответствующим образом. Если вы хотите просмотреть ссылку на статью, нажмите на нее, чтобы открыть ее в новой вкладке. В случае изображения нажмите значок плюса над ним, чтобы импортировать его в документ. И, наконец, чтобы получить доступ к документу, содержащему ваш поисковый запрос, коснитесь документа в списке.

6. Голосовой ввод для быстрого ввода текста

Голосовой ввод — это функция специальных возможностей, позволяющая использовать голос в качестве метода ввода для добавления текста в документ Документов. Помимо ввода текста, вы также можете использовать голосовой ввод для редактирования и форматирования документа.

Чтобы использовать эту функцию, вам нужен только веб-браузер на основе Chromium. После этого вы можете следовать этим инструкциям, чтобы использовать голосовой ввод:

1. Откройте документ.
2. Щелкните Инструменты > Голосовой ввод . Или нажмите Command + Shift + S или Ctrl + Shift + S на Mac и Windows соответственно, чтобы открыть окно голосового ввода.
3. Коснитесь значка микрофона в этом поле. Если вы впервые используете голосовой ввод, вам необходимо предоставить Документам доступ к вашему микрофону. Нажмите Разрешить в появившемся окне разрешений, чтобы сделать это.
   
4. Теперь начните диктовать текст на свой компьютер. Обязательно поддерживайте приличный темп и четкое произношение, когда диктуете текст. Произнесите названия знаков препинания, чтобы добавить их в документ.
5. Завершив ввод текста, снова щелкните значок микрофона.

Ознакомьтесь с документацией Google по голосовому вводу, чтобы узнать больше.

7. Персональный словарь для слов, не входящих в словарь

Документы Google имеют встроенный инструмент проверки орфографии, который гарантирует отсутствие слов с ошибками в ваших документах. Хотя эта функция работает нормально, и словарь, стоящий за ней, очень редко выделяет написание как неправильное, иногда он может помечать определенные сленговые названия или названия компаний как написанные с ошибками.

К счастью, Google Docs предлагает режим личного словаря, который позволяет вам добавлять такие слова в свой собственный словарь, чтобы они больше не выделялись как написанные с ошибками.

Чтобы добавить слово в личный словарь, выполните следующие действия:

1. Выберите слово, выделенное в документе как написанное с ошибкой.
2. Нажмите на три точки во всплывающем окне и выберите Добавить X в словарь , где X — это слово, которое вы хотите добавить в словарь.

8. Замены для сохранения нажатий клавиш

Замены, эквивалентные замене текста, — это функция Документов, которая позволяет вводить сложные символы и позволяет устанавливать триггеры для длинных слов/строк, чтобы эффективно вводить их в документ. По сути, это пара клавиши триггера и ее заменяющего текста, при этом вход в функцию автоматически идентифицирует триггер по мере его ввода и заменяет его текстом замены.

Вот как использовать замены в Документах:

1. Нажмите Инструменты > Настройки .
2. Нажмите на вкладку Замены .
3. Здесь отметьте галочкой Автоматическая замена .
4. Нажмите OK .

По умолчанию в Документах уже есть несколько пар триггер-заменитель. Вы можете использовать их, а также создавать собственные, например:

1. На вкладке Замены коснитесь верхнего поля под Заменить и добавьте триггерное слово.
2. Аналогичным образом щелкните поле под С и добавьте туда замещающий текст.

Например: Настройка замены для «ttyl», которая заменяет его более длинной формой «Поговорим с вами позже».

9. Словарь для быстрого поиска

Иногда, работая над документом, вы можете чувствовать неуверенность в том, что слово, которое вы собираетесь использовать в письме, соответствует контексту. Хотя вы можете посмотреть определение этого слова, открыв новую вкладку, это не очень эффективный подход.

В качестве альтернативы Google предлагает встроенный словарь в Документах, который позволяет очень легко искать слово. Чтобы использовать его, выполните следующие действия:

1. Выберите и выделите слово, которое вы хотите определить в документе.
2. Щелкните слово правой кнопкой мыши и выберите Определить . Или выберите слово и нажмите сочетание клавиш Control + Shift + Y или Command + Shift + Y .

Справа от документа появится окно Словарь . Здесь вы можете найти значение слова вместе с некоторыми другими деталями, такими как синонимы.

Также на TechPP

10. Режим предложения для предложения ценных правок

Совместная работа — это отличная функция Google Docs, которая позволяет вам работать над документом вместе с другими, так что обе стороны могут вносить изменения и просматривать изменения в документе в режиме реального времени. Хотя это работает хорошо, иногда вы можете только предложить редактирование, не внося изменений в документ.

Здесь пригодится режим подсказок. Это позволяет вам предлагать свои изменения владельцу документа, чтобы он мог просмотреть их и внести соответствующие поправки в исходный документ.

Чтобы использовать режим предложений, при открытом документе коснитесь значка пера на панели инструментов и выберите Предложение в меню. Если у вас нет доступа к редактированию, нажмите Запросить доступ к редактированию .

Получив доступ, начните редактировать документ, чтобы предложить свои правки/изменения. Все ваши правки будут отображаться в документе новым цветом. Если вы хотите добавить детали для своих предложений, нажмите на нее и введите комментарий. Нажмите Ответить , чтобы сохранить его.

Как только вы это сделаете, владелец файла получит электронное письмо с вашими предложениями, которое он затем сможет открыть для просмотра предложенных вами правок.

11. Электронная подпись для подписи виртуальных документов

Docs не ограничивается только случайным письмом, и выбор шаблона является свидетельством этого факта. Так, например, вы можете использовать Документы, чтобы написать деловое письмо, проектное предложение и коммерческое предложение, среди прочего.

Таким образом, некоторые из этих вариантов использования могут потребовать электронной подписи документа. Google Docs имеет встроенный режим рисования, который делает это возможным.

Чтобы подписать документ электронной подписью, откройте его и перейдите к Вставка > Рисунок > Добавить новый . Щелкните раскрывающийся список рядом с Line и выберите Scribble . Начните рисовать свою подпись с помощью трекпада и нажмите Сохранить и закрыть .

Наконец, измените размер подписи и переместите ее в область подписи.

12. История версий для отслеживания изменений

История версий — это очень полезная функция Документов, позволяющая узнать дату создания документа, а также просмотреть все правки и изменения, которые он претерпел с течением времени. Таким образом, если вам не нравятся какие-либо изменения, вы можете просто отменить их и вернуться к любой предыдущей версии.

Чтобы просмотреть историю версий, выполните следующие действия:

1. Нажмите Файл и выберите История версий > Посмотреть историю версий .
   
2. Справа от документа появится окно История версий .
3. Нажмите на версию, чтобы просмотреть все сведения о ней.
   
4. Чтобы восстановить версию, нажмите на три точки и выберите Восстановить эту версию .

13. Translate для быстрого перевода

Независимо от того, над каким документом вы работаете в Документах, в любой момент может возникнуть необходимость перевести текст с одного языка на другой. К счастью, Google предлагает встроенный переводчик в Google Docs, который позволяет очень легко переводить текст/документ.

Вот как использовать перевод в Документах:

1. Откройте документ, который хотите перевести.
2. Щелкните Инструменты и выберите Перевести документ .
3. Добавьте имя для этого переведенного документа и выберите язык, на который вы хотите его перевести.
4. Нажмите Translate , чтобы начать перевод.

14. Поиск и замена для более быстрого редактирования

Во всех тех случаях, когда вы хотите заменить несколько экземпляров слова в документе, функция поиска и замены может оказаться очень полезной. Как следует из названия, он позволяет заменить все вхождения слова в документе его заменителем.

Чтобы использовать поиск и замену, выберите Правка > Найти и заменить . Либо нажмите Control + Shift + H или Command + Shift + H . В окне Найти и заменить введите слово, которое вы хотите заменить, рядом с полем Найти и замените его рядом с Заменить на .

Наконец, нажмите Замените все , чтобы выполнить действие.

15. Надстройки для расширения функциональности Документов

Хотя у Документов довольно впечатляющий набор встроенных функций, он также предлагает надстройки, которые еще больше расширяют его функциональность. Интеграция хранилища Box и проверки грамматики Grammarly — это несколько полезных дополнений, которые вы можете добавить в Документы.

Вот как добавить надстройку в Документы:

1. Нажмите Расширения > Дополнения .
2. Выберите Получить надстройки из меню.
3. В Google Workspace Marketplace найдите надстройку, которую хотите добавить.
   
4. Нажмите кнопку Установить на следующем экране, чтобы добавить его в Документы.

16. Параметры страницы для пользовательских документов

По умолчанию любой документ, который вы создаете в Документах, использует размер бумаги Letter в книжной ориентации с установленным значением для всех его полей. Однако могут быть случаи, когда этот параметр не соответствует требованиям вашего документа.

Для таких случаев Google позволяет изменить настройки страницы. Вот как это сделать:

1. Открыв документ, для которого вы хотите применить настройки страницы, нажмите Файл > Параметры страницы .
2. Коснитесь вкладки Pages в окне Page setup .
3. Нажмите параметр, который хотите изменить, и выберите для него соответствующий параметр в соответствии с вашими требованиями.
   
4. Коснитесь OK , чтобы применить изменения.
5. Чтобы установить значения по умолчанию, нажмите Установить по умолчанию .

17. Бесстраничный для документов с непрерывной прокруткой

Изменение настроек страницы полезно, когда вы хотите изменить такие элементы, как ориентация, верхние и нижние колонтитулы, номера страниц и т. д., но оно включает разрывы страниц, что может быть нежелательно для вас, если вы планируете использовать широкие изображения и таблицы в своих документах.

Вот где пригодится бесстраничный формат. Это превращает документ в альбомную ориентацию и устраняет разрывы страниц, в результате чего получается непрерывный документ без разрывов, который легко читать и печатать.

Выполните следующие действия, чтобы сделать бесстраничным:

1. Откройте документ, который вы хотите сделать бесстраничным.
2. Щелкните Файл > Параметры страницы .
3. Коснитесь вкладки Pageless в окне Настройка страницы .
   
4. Если вы хотите изменить цвет фона документа, нажмите кнопку ниже Цвет фона и выберите цвет.
5. Нажмите OK , чтобы сделать документ бесстраничным.

18. Сравните документы, чтобы увидеть изменения и выявить дубликаты

Если вы работаете в Документах, могут быть случаи, когда в вашей учетной записи может оказаться несколько копий документа. Поскольку это может привести к путанице, лучше всего сравнить эти документы, чтобы определить дубликат.

Документы позволяют сделать это очень легко, как показано ниже:

1. Откройте один документ и нажмите Инструменты > Сравнить документы .
2. На Сравнение документов , нажмите кнопку ниже Выберите документ для сравнения и выберите документ, который вы хотите сравнить.
3. В поле Отличия атрибутов от укажите пользователя, чье имя будет отображаться в выходном файле как автора предлагаемых правок.
   
4. Выбрать Сравнить .

Документы теперь создадут новый документ, показывающий все изменения между двумя документами.

19. Смарт-чипы для быстрого добавления элементов на страницу

Smart Chips — это функция Документов, позволяющая использовать символ @ для быстрой вставки элементов в документ. Эти элементы могут быть чем угодно: от изображения или таблицы до людей, заголовков и стандартных блоков (дорожная карта продукта, средство отслеживания отзывов).

Чтобы добавить любой из этих элементов в документ, выполните следующие действия:

1. Откройте документ, в который вы хотите вставить любой из этих элементов.
2. Введите @ , и когда появится Smart Chips выберите элемент из списка, чтобы вставить его в документ.
   
3. В зависимости от того, какой элемент вы добавили, теперь вы можете заполнить его соответствующей информацией.

20. Переключатель раскрывающегося списка для предоставления нескольких вариантов ввода

Раскрывающееся меню — это эффективный способ ввода данных от пользователей. Это гарантирует отсутствие неправильных или недействительных записей из-за человеческой ошибки. Не только это, но, поскольку выпадающее меню содержит все свои параметры внутри себя, вы можете добавить несколько из них, не занимая много места.

Документы Google позволяют добавлять в документ выпадающие меню с предустановленными и пользовательскими параметрами. Вот как их добавить:

1. Перейдите к документу, в который вы хотите добавить раскрывающееся меню.
2. Щелкните Вставка > Раскрывающийся список и выберите параметр либо в разделе РАСПИСАЮЩИЕСЯ СПИСКИ ДОКУМЕНТОВ , либо РАСПИСАЮЩИЕСЯ СПИСКИ ПРЕДУСТАНОВОК , в зависимости от того, хотите ли вы использовать предустановку или пользовательское раскрывающееся меню.
   
3. В случае настраиваемого выпадающего меню вы получите диалоговое окно на следующей странице, где вы можете назвать это меню и добавить параметры меню, которые вы хотите иметь в своем раскрывающемся списке. Нажмите Сохранить , чтобы сохранить это меню и добавить его в документ.

Получите больше от Документов Google

Документы Google — один из самых функциональных, но простых в использовании текстовых процессоров. Он позволяет вам создавать и работать с целым рядом документов, а также дает вам возможность сотрудничать с другими, и все это бесплатно.