Как создать организационную структуру (с бесплатными шаблонами) [2023] • Asana

Краткое содержание

Организационная структура описывает то, как функционирует компания в реальном времени и показывает подотчётность сотрудников с разными должностями и ролями. Мы обсудим виды организационных структур и предложим бесплатные шаблоны, на основе которых можно строить свои схемы.

Вы ужинаете в кругу семьи, и вдруг ваша бабушка достаёт альбом с генеалогическим древом. Она отворачивает лист, её палец скользит по именам и останавливается на одном из них. «Смотри! Вот он — рядом с твоим двоюродным братом!» — говорит она, указывая на фамилию вашего троюродного брата, тёзки знаменитого поэта.

Как и семейное древо, организационная структура помогает наглядно представить рабочие связи между вами и сотрудниками. Организационная структура, которую ещё называют органиграммой, — это схема, которая описывает структуру вашего коллектива и показывает отношения подотчётности между ролями в группе.

В данном руководстве мы объясним, как создать организационную структуру, расскажем о разных типах организационных структур и предоставим бесплатные шаблоны, которые помогут вам создавать и настраивать собственные схемы.

Как создать схему организационной структуры

Организационная структура — это один из способов наглядного представления структуры компании. Для создания органиграммы нужно собрать информацию о коллегах и определиться со способом построения.

Если рассматривать отношения подотчётности в организации, то схему можно строить сверху вниз.

1. Определите область применения

Организационную структуру можно воспринимать как любой очередной проект, над которым идёт работа. Определение области применения органиграммы поможет вам чётко отобразить структуру группы и будет в целом определять предназначение составляемой схемы организационной структуры.

Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Будет ли ваша организационная структура выступать в качестве ресурса, из которого сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании?

• Будете ли вы предоставлять организационную структуру внешним заинтересованным лицам или партнёрам?

• Потребуются ли несколько схем для разных уровней компании?

Ранняя постановка этих вопросов поможет собрать нужную информацию и составить схему.

2. Соберите информацию

Сбор информации — это самый важный этап создания организационной структуры, потому что без достоверных сведений процесс закончится, даже не начавшись. Собрать данные можно, опросив отдельных сотрудников по электронной почте или обратившись в отдел кадров.

Для организационной структуре требуется актуальная информация о сотрудниках компании, включая названия их текущих должностей, а также кто чьим начальником или подчинённым является. Кроме того, рассмотрите вопрос о сборе фотографий сотрудников для дополнительной персонализации.

3. Определитесь со способом создания схемы

Решение о том, как строить организационную структуру, очень важно, потому что эту задачу могут облегчить различные инструменты. Рисовать эту схему вручную долго, а результатом будет трудно поделиться, поэтому примите во внимание возможность использования специального инструмента.

Редактируемый файл PDF позволит вам сэкономить массу времени, потому что в шаблоне уже будут присутствовать стандартные элементы. Завершив работу, можно будет поделиться этим файлом с остальными сотрудниками компании.

4. Запланируйте обновления

Создав организационную структуру, запланируйте регулярные обновления этого документа с помощью календаря группы, ведь вполне вероятно, что структура компании и состав группы будут часто меняться.

Люди переходят с одних должностей на другие, да и подотчётность также может меняться. При наличии цифровой схемы организационной структуры вы сможете легко обновлять её и заново распространять среди сотрудников.

Шаблоны организационной структуры

Создание организационной структуры можно упростить с помощью шаблона. Схемы большинства компаний схожи, будь то матричная или функциональная вертикальная структура.

Приведённые ниже шаблоны организационных структур можно использовать в качестве отправной точки. Загрузите один из них, который лучше всего соответствует структуре вашей организации, а затем заполните поля с учётом особенностей вашего коллектива.

Загрузить шаблон для компанииЗагрузить шаблон для группы

Типы организационных структур

Существует четыре типа наиболее распространённых типов организационных структур, каждый из которых может соответствовать особенностям работы вашей компании. Организационная структура — это визуальное представление внутреннего устройства компании, поэтому тип используемой вами схемы должен отражать подотчётность в организации, а также процедуры принятия решений.

1. Функциональная вертикальная

Функциональная вертикальная структура является одной из наиболее распространённых. Компания функционирует как иерархия: наверху находится один лидер, который обычно занимает должность президента или генерального директора.

От него полномочия передаются руководителям более низкого звена, таким как вице-президенты компании. Далее иерархия разделяется на подразделения и отдельные группы.

2. Матричная организационная структура

Матричная организация — это более сложная структура по сравнению с описанной выше. Если ваша компания использует матричную схему подчинённости, участники групп подотчётны разным менеджерам.

У сотрудников, скорее всего, будет основной руководитель, возглавляющий их подразделение, но при этом они также могут быть подотчётны менеджеру проектов. Над такими менеджерами второго уровня могут стоять руководители подразделений, поэтому матричная структура является прямоугольной, а не древовидной.

3. Дивизиональная структура

Дивизиональная организационная структура — это более развитая версия традиционной иерархии. Дивизиональные структуры подходят компаниям, подразделения которых работают независимо друг от друга.

Например, компании с отдельными производственными линиями могут работать по дивизиональной структуре, потому что у каждой такой линии будут свои отделы ИТ, маркетинга и продаж.

4. Горизонтальная организационная структура

Горизонтальная структура уникальна тем, что в ней очень мало или практически нет уровней управления. Такой тип организационной структуры может применяться в малом бизнесе или в современных компаниях, стремящихся уйти от более традиционных иерархических структур.

Данный тип организационной структуры поощряет самоуправление групп и самостоятельное принятие решений внутри них.

Читать 6 советов о построении крепкой организационной культуры от руководителей Asana

Как пользоваться организационной структурой

Использование организационной структуры может принести пользу вашей компании, поскольку даёт наглядное представление о различных подразделениях и должностных обязанностях сотрудников. Эта схема помогает участникам каждой группы понять, как им взаимодействовать друг с другом, уверенно чувствовать себя на своих ролях и выполнять обязанности.

Визуализация подотчётности

Руководители могут использовать организационную структуру, чтобы показывать должностные обязанности и отношения подчинённости новым сотрудникам. При прохождении адаптации такая схема поможет им познакомиться с коллегами и их работой. С её помощью новые сотрудники также смогут запомнить, кто есть кто в компании.

Управляйте ростом и изменениями

Кроме того, организационные структуры помогают руководителям оставаться организованными и управлять ростом компании, а также происходящими в ней изменениями. Например, если начальник отдела замечает, что одна группа стала больше остальных, он может перейти к найму новых сотрудников для создания равновесия.

Знайте, кто где находится

Организационная структура чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании. Если к группе присоединяется новый сотрудник, одного взгляда на организационную структуру будет достаточно, чтобы понять, что у него в коллективе пять коллег, двое помощников уровнем ниже и менеджер проектов, которому он подотчётен. При этом также будет понятно, что менеджер проектов подчиняется начальнику подразделения.

Улучшение обмена информацией

Наличие проработанной организационной структуры в компании позволяет улучшить обмен информацией, потому что она ясно показывает, кто чьим подчинённым является. Без такой организационной структуры сотрудники не будут знать, к кому обращаться с вопросами. Организационная структура чётко даёт понять, кто чем управляет, поэтому участники групп получают возможность задавать вопросы и эффективно взаимодействовать с коллегами.

Создание визуального каталога

Организационная структура — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Она может обновляться, когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию. Поддержание такого каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании узнавать о том, кто в ней работает, и какие должности сейчас занимают эти люди.

Читать о структуре разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?

Ограничения использования организационной структуры

Организационная структура может улучшить обмен информацией между группами, однако с её применением связаны некоторые ограничения. Их понимание поможет вам находить решения возможных проблем ещё до их возникновения.

Может быстро устаревать

Организационная структура может быстро устареть, так как компании постоянно преобразуются, а роли в группах меняются. Сотрудники должны следить за тем, чтобы организационная структура регулярно обновлялась и пополнялась новыми должностями и именами.

Решение. Назначьте одному из сотрудников задачу регулярного обновления и опубликуйте организационную структуру так, чтобы этот ценный ресурс всегда был в актуальном состоянии.

Показывает только формальные отношения

Организационная структура — это поверхностный документ, который не предлагает полноценного объяснения существующих отношений подчинённости. Он полезен для наглядного представления основной структуры компании, но отображает лишь формальные отношения. Многие компании успешно используют неформальные модели подчинённости, которые не находят своего отражения в традиционных схемах.

Решение. Используйте такую схему в качестве отправной точки, однако учитывайте, что в компании могут существовать другие рабочие отношения, которые не учитываются в организационной структуре.

Не отображает стиль управления

В организационной структуре приводятся менеджеры и подотчётные им участники групп, однако в ней нет информации о том, что собой представляет каждый из менеджеров. Например, на схеме может быть указано, что у одного менеджера два подчинённых сотрудника, а у другого — пять. Можно сделать предположение о том, что менеджер с большим числом сотрудников является более сильным лидером, однако организационная структура при этом не расскажет, что у менеджера с меньшим числом подчинённых более практичный стиль управления.

Решение. Используйте организационную структуру для получения первичной информации, однако имейте в виду, что общение лицом к лицу — это лучший способ понять отношения подотчётности внутри групп.

Оптимизация устройства своей компании с помощью организационной структуры

При всех своих ограничениях организационные структуры предлагают полезный способ понять устройство компании. Они также могут улучшить обмен информацией с вышестоящим руководством за счёт прояснения ролей и обязанностей. Для построения организационной структуры своей компании используйте наши бесплатные редактируемые файлы PDF и адаптируйте их по своему усмотрению.

Нужна помощь в оптимизации совместной работы? Узнайте о том, как Asana помогает группам эффективно взаимодействовать.

Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana

Как создать правильную организационную структуру с нуля

Любой быстро растущий бизнес сталкивается с кризисом роста. Суть кризиса хорошо выразил знакомый предприниматель: «Пока нас было четверо и мы сидели в одной комнате, все было прекрасно. Но вот подросли, наняли людей, расселись по разным кабинетам – и все пошло кувырком». Любому бизнесу, даже микропредприятию, нужна организационная структура. Сформулируем несколько полезных правил ее разработки и внедрения.

1. Изучите прототипы. Обратитесь к чужому опыту. Как структурированы компании, чем-то напоминающие вашу? Побеседуйте с сотрудниками, которые до прихода к вам поработали в более структурированных бизнесах. Воспользуйтесь знакомствами с другими владельцами и руководителями. Пригласите консультантов по управлению. И берите на заметку все, что покажется применимым в вашей ситуации.

2. Правильно распределите обязанности. Основные задачи каждого подразделения, равно как и основная ответственность его руководителя, должны быть документально описаны и утверждены. Случается, что такого документа нет, а есть лишь схема с квадратиками подразделений и должностей. Это еще не описание оргструктуры: не наполненные задачами квадратики не дают картины распределения труда между подразделениями.

3. Обеспечьте единоначалие. Бывает, что совладельцев бизнеса несколько, все участвуют в ежедневных делах компании на равных правах. Для подросших компаний, которые уже не помещаются в одной комнате, это наихудшая модель управления: компании такого типа выдавливаются конкурентами с рынка в первую очередь. Компания должна разработать документы, в которых будет описано, в чем именно выражается главенство первого лица и в каких конкретно ситуациях сотрудники не имеют права принимать решения без согласования с ним. Например, при заключении сделок свыше определенной суммы, во внештатных ситуациях, в вопросах безопасности, найма и увольнения людей и т.

 п.

4. Разработайте должностные инструкции. Описание реальных обязанностей и задач сотрудников – следующий шаг построения оргструктуры. Но если бизнес бурно развивается, самое главное – описать два типа должностей. Первый – должности, по которым ожидается большая текучесть либо быстрое расширение штата (это менеджеры по продажам, региональные руководители, работники склада). Второй – должности с редкими компетенциями, здесь высок риск поставить бизнес в зависимость от незаменимого человека.

5. Создайте подразделения с разумной численностью. Иногда бывает, что у руководителя всего двое, а то и один подчиненный. Этот перекос исправляется укрупнением подразделений. Но до каких пределов можно укрупнять отделы? Современные технологии – электронный документооборот, интранет, скайп, системы управления задачами – позволяют менеджеру руководить большим количеством сотрудников. Но иметь под началом 15–20 подчиненных – это уже слишком много. Когда топ-менеджерам нужно распределить между собой все подразделения, имеет смысл разделить их на два блока: закупки, продажи и маркетинг отдать под начало коммерческому директору, а обеспечивающие подразделения (IT, финансы, кадры, секретариат) – под начало исполнительного директора.

6. Сверьте должностную сетку с рынком труда. Проектируя подразделения и должности, полезно просматривать резюме соискателей на порталах поиска специалистов. Чем больше резюме вы просмотрите, тем меньше риск, что вы придумаете фантастические должности и подразделения, под которые невозможно будет найти персонал.

7. Внедрить задуманное. Сначала следует заручиться поддержкой руководства, а потом и всего коллектива. Нужно быть готовыми к тому, что придется: терпеливо беседовать с сомневающимися и недовольными, особенно если это ценные сотрудники; учить тех, чьи обязанности пополнятся новыми задачами; искать новых людей на вакансии, занять которые не готов никто из нынешнего персонала. А самое главное для успешного внедрения оргструктуры – твердость намерений. Готовьтесь к тому, что начнутся конфликты и что из компании уйдет кто-то из ключевых сотрудников. Дадите слабину, не решитесь обострить отношения с противниками новшеств – и ваши шансы на успех резко упадут. А если у вас есть решимость идти до конца, она передастся и сотрудникам.

И им придется принять неизбежность предстоящих изменений.

Новости СМИ2

Отвлекает реклама?  Подпишитесь,  чтобы скрыть её

Организационная структура – ​​как ее создать или перестроить

Все предприятия, осознаете вы это или нет, имеют организационную структуру.

Ваш могли формироваться и развиваться органически, но важно быть обдуманным и вдумчиво относитесь к своей организационной структуре, особенно в отношении численности персонала увеличиваются, и компания становится все более сложной.

Что такое организационная структура и почему она важна?

Организационная структура:

• Объяснение рабочий процесс и обязанности
• День за днем руководство по управлению задачами сотрудников, взаимодействием и отчетностью
• Быстрое средство для сотрудники, чтобы понять, куда им нужно обратиться за помощью или ответами на конкретные выдает

Хорошо продуманная организационная структура должна быть неотъемлемой частью вашего стратегического планирования. Если все сделано правильно, это может иметь значительные последствия о деятельности компании и клиентском опыте.

Нет независимо от того, где находится ваш бизнес с точки зрения размера, роста или уровня учреждения, вы должны либо:

1. Создать Организационная структура впервые.
2. Периодически переосмысливать и оптимизировать существующую организационную структуру.

С чего начать?

3 фактора, влияющих на организационную структуру

1. Каково долгосрочное видение вашего бизнеса?

Какова цель вашего бизнеса и чего вы надеетесь достичь в будущем?

Ваша организационная структура — это план для как вы будете реализовывать свое видение – день за днем.

2. Что вы обещали своим клиентам?

Кто ваш клиент и кто вы принципиально их обещая?

Как клиенты взаимодействуют с вашим бизнеса, и чего они ожидают от этих взаимодействий?

Ваш клиент принимает окончательное решение. Все нужно фильтровать через эту линзу.

Как вы решите организовать бизнес должен поддерживать выполнение обещаний, которые вы даете своим клиентам.

3. Как вам нужно быть организованным внутри, чтобы добиться успеха во внешнем мире?

Другими словами, исходя из вашего присутствия на рынке (клиентское обещание), какой тип культуры вам нужен, чтобы выполнить это обещание лучше, чем ваши конкуренты?

Подумайте, как ваша компания работает для достижения своих целей.

Для этого задайте себе эти вопросы:

• Какой тип корпоративной культуры лучше всего подходит вашим клиентам?
• Как ваши сотрудники и команды могут лучше всего работать вместе для достижения этих целей?
• Как сейчас принимаются решения и есть ли способ лучше?
• Какой уровень полномочий необходим для принятия решений?

Процесс создания организационная структура

Как только вы начнете понимать, как ваш бизнес решает вышеуказанные факторы, вы готовы начать строить (или перестраивать) свою организационную структуру. состав.

Вот общий процесс:

1. Планируйте будущее

Спросите себя: Куда движется ваша компания? Что вы хотите сделать из того, что еще не сделали?

Планируйте будущее как можно дальше. Для новых организаций это охватывает следующие три-пять лет. Для более авторитетных организаций ориентируйтесь на 10 или более лет.

2. Рассмотрите прошлое

С точки зрения того, как отделы или группы работают вместе, подумайте, что сработало хорошо, а что нет. Например, некоторые отделы не в ладах друг с другом? Соревнуются ли определенные команды, потому что ваша структура отчетности поощряет бесполезное соперничество?

Подумайте об этом так: если у вас есть одноэтажный дом с трещиной в фундаменте, проблема только усугубится, когда вы надстроите свой дом дополнительными этажами.

3. Создайте свою организационную структуру

Соберите воедино организационную структуру структура – ​​без названий.

На этом этапе ваше внимание должно быть при создании:

• Оптимальный, наиболее эффективный рабочий процесс
• Достижение бизнес-целей
• Хорошее обслуживание клиентов
  

Есть много способов, с помощью которых вы можете организовать ваших сотрудников:

• По функция (продажи, маркетинг, бухгалтерский учет/финансы и т. д.)
• Автор регион
• Автор линейка продуктов

Ваша организация может быть вертикальной, иерархической, плоские или матричные.

Рассмотрите возможность использования ПО организационного планирования для:

• Построения организационных диаграмм на основе данных.
• Получите более динамичное интерактивное представление о вашей компании.
• Просматривайте результаты ваших изменений в режиме реального времени.
• Принимайте более взвешенные решения.

Для каждой должности или поля перечислите от пяти до шести пунктов, описывающих должностные обязанности.

4. Введите людей

Если вы являетесь организация с существующими сотрудниками, теперь добавьте их имена.

Это и нужно, и сложно объективно решить, насколько существующий сотрудник может или не может естественно подходить к переопределенной роли. Поскольку сотрудник может не подходить для роли так точно, как он ранее вы могли определить новые необходимые компетенции.

План может быть создан и выполнен для развития этих компетенций. В качестве альтернативы, возможно, работнику сейчас лучше подходит для другой роли в компании.

Определить, каждый ли сотрудник хорошо подходит для продвижения вперед. Быть подходящим означает:

• Сотрудник имеет необходимый уровень квалификации для Хорошо выступить.
• У сотрудника есть желание взять на себя эту роль.

Если уровень квалификации сотрудника не на должном уровне, вам придется потратить деньги и время на обучение.

И наоборот, сотрудник может иметь набор навыков, но не получает удовольствия от работы, или новая роль создает определенный уровень давления или внимание, которого они не хотят.

Принцип взвешивания навык Сравнение с желанием также относится к рекрутам и новым сотрудникам.

5. Сбалансируйте полномочия и ответственность

Независимо от того, какое место они занимают в организационной структуре, наделите своих сотрудников равными полномочиями и ответственностью.

В противном случае они могут чувствовать себя не в своей тарелке, расстраиваться и терять интерес.

6. Заполните данные о сотрудниках и показатели

Включите ключевые показатели в свою организационную диаграмму, чтобы получить полное представление о человеке, указанном в каждой роли. Это также раскроет гораздо большую историю о вашей компании.

Эти показатели могут включать рейтинги пребывания в должности и производительности. Это поможет вам:

• Раскрыть факторы риска, чтобы вы могли планировать заранее. Например, есть ли у вас сотрудник, чья должность или зарплата не соответствуют его стажу работы? Этому человеку может угрожать уход из вашей компании.
• Определите, какой вклад вносит каждый сотрудник: лояльный, трудолюбивый и поддерживающий «средний человек», предназначенный для повышения уровня ответственности и полномочий и т. д.
• Примите участие в планировании преемственности, чтобы узнать, какие сотрудники могут быть хорошими кандидатами на место в случае повышения по службе или увольнения другого сотрудника.

7. Практика надежного управления эффективностью сотрудников

Обзор сотрудников постоянно в течение года, чтобы уменьшить частоту обновления вашей структуры.

Это также поможет избежать риск организационного раздувания, что указывает на терпимость к неэффективным и самоуспокоенность своим статусом.

Раздутые предприятия могут быть толстыми и счастливыми, но им обычно не хватает подготовки к будущему и постановки стратегических целей. В долгосрочной перспективе раздувание никогда не пойдет на пользу бизнесу.

8. Ежегодно пересматривайте свою организационную структуру.

Это помогает обеспечить актуальность и составить план на следующие 12 месяцев.

Ваша структура должна иметь эволюционная жизнь, а не статическая жизнь:

• ваша структура по-прежнему отражает то, как вы ведете бизнес и какова ваша рабочая сила. потребности?
• Есть любая из ваших бизнес-целей изменилась, что потребовало изменения вашего состав?
• Имеет рабочие отношения между какими-либо отделами становятся дисфункциональными?
• Делать нужно добавить людей? Если да, то где и почему?
• Воля это решение вынуждает вас настраивать отдел?
• Ар Вы можете расширить свою организацию без добавления ненужных уровней?

Процесс принятия решений

Вы и ваша команда высшего руководства должны принимать окончательные решения власть. Тем не менее, вы должны собирать идеи и точки зрения от всех уровней компании.

Начать с поощрения идеи «снизу вверх», запрашивая предложения у всех сотрудников. После всего, они активно участвуют в повседневной работе вашей компании, и у них есть глубокое знание командной динамики и отношений. Не сбрасывайте со счетов их взгляд на то, что работает, а что можно было бы улучшить.

Используйте эти отзывы для комплексной оценки вашей компании. Тогда подумайте о своем стратегическое видение будущего.

Высшее руководство имеет уникальную возможность принять эту точку зрения, потому что они иметь более широкий взгляд на всю организацию с высоты птичьего полета. Ты и твое у команды есть информация, которой нет у сотрудников более низкого уровня.

Например:

• Приближается изменения рынка
• Смены в стратегиях или приоритетах
• Финансовый выдает
• Предстоящие контракты и проекты
• Потенциал слияния или поглощения

Кроме того, все команды прямо или косвенно влияют друг на друга. Персоналу более низкого уровня может не хватать информации для понимания этих отношения и как определенные изменения могут подорвать гармоничный рабочий процесс.

Когда размер бизнеса влияет организационная структура

Вы можете быть удивлены, узнав, что общий процесс создания организационной структура одинакова независимо от численности персонала. И нет окончательный, черно-белый ответ на идеальную организационную структуру или количество слоев в зависимости от размера вашего бизнеса.

Наоборот, оптимальная структура — это то, что поможет наиболее эффективно выполнить обещание клиента.

Небольшие компании и стартапы

Желание и энтузиазм ваших сотрудников взять на себя роль, вероятно, важнее навыков.

В небольших, более компактных компаниях, особенно в стартапах, основное внимание, как правило, уделяется не столько строгому распределению обязанностей в соответствии с должностными инструкциями, сколько просто выполнению того, что необходимо сделать.

Речь идет о выживании.

Это этап бизнеса, когда «жевательная резинка и лейкопластырь решают проблемы.» Люди носят всевозможные шляпы.

В таких сценариях тщательно проверяйте сотрудников за толерантность к неопределенности, стрессу и разочарованию. Спросите кандидата, является ли он нервничают, когда выходят за рамки своих навыков и пробуют новые задачи.

Крупные компании

Квалификация сотрудников играет более важную роль.

В более крупных компаниях требуются люди для выполнения конкретных нишевых задач. задачи, поэтому качество не снижается, а руководство может сосредоточиться на перемещении бизнес вперед.

Здесь сотрудники должны выполнять свою индивидуальную работу так же легко и как можно быстрее. Четко определенные роли, формирование команды и отчетность структурная помощь в этом стремлении.

Подводя итоги

Наличие организационной структуры, соответствующей потребностям вашего бизнеса целей и ваших клиентов является важнейшей опорой успешной компании. Однако, может быть трудно выделить время для построения и продумывания идеального состав.

Независимо от того, является ли ваш бизнес новым или хорошо зарекомендовавшим себя, профессиональная организация работодателей (PEO) может помочь вам создать эффективную организационную структуру.

Чтобы узнать больше о преимуществах PEO для вашего бизнеса, загрузите нашу бесплатную электронную книгу «Аутсорсинг управления персоналом: пошаговое руководство для PEO».

Как создать организационную схему (с бесплатными примерами) [2023] • Asana

Резюме

Организационная схема показывает, как ваша компания функционирует в режиме реального времени. На этой диаграмме показаны отчетные отношения между должностями и ролями в вашей организации. Мы расскажем о различных типах организационных диаграмм и предоставим бесплатные шаблоны, которые вы сможете настроить самостоятельно.

У вас семейный ужин, когда бабушка вытаскивает генеалогическое древо. Она разглаживает листок бумаги и выводит свое имя по строке. Пока она ищет, ее палец останавливается на имени. «Видеть! Вот он, рядом с твоим двоюродным братом Чарльзом! Она указывает на имя вашего троюродного брата, доказывая, что это имя совпадает с именем известного поэта.

Как и генеалогическое древо, организационные диаграммы помогают визуализировать, где вы и члены вашей команды находитесь по отношению друг к другу. Организационная диаграмма, также известная как органограмма, представляет собой диаграмму, которая описывает структуру вашей команды и показывает отчетные отношения между командными ролями.

В этом руководстве мы объясним, как создать организационную диаграмму, различные типы организационных диаграмм и предоставим бесплатные шаблоны, чтобы вы могли настраивать и создавать свои собственные.

Бесплатный шаблон организационной схемы компании

Как создать организационную диаграмму

Организационная диаграмма — это способ визуализации структуры вашей компании. Чтобы создать организационную диаграмму, вам необходимо собрать информацию о членах команды и решить, как вы хотите построить диаграмму.

При рассмотрении отношений отчетности в вашей организации вы можете спланировать свою диаграмму сверху вниз.

1. Определите масштаб

Организационную диаграмму можно рассматривать как любой другой новый проект, над которым вы работаете. Определение масштаба вашей организационной диаграммы может помочь обеспечить четкое представление структуры вашей команды. Масштаб будет определять общую цель вашей организационной структуры.

Для начала рассмотрите эти вопросы:

• Будет ли ваша организационная схема служить ресурсом, позволяющим членам команды узнать, кто есть кто в компании?

• Будете ли вы делиться своей организационной схемой с внешними заинтересованными сторонами или партнерами?

• Вам понадобится несколько диаграмм для разных уровней компании?

Задавая эти вопросы с самого начала, вы сможете собрать правильную информацию и составить карту своей карты.

2. Сбор информации

Сбор информации — самый важный этап создания организационной схемы, поскольку без правильной информации вы не сможете продолжить работу. Вы можете собирать информацию, опрашивая отдельных членов команды по электронной почте или работая с отделом кадров.

Вам потребуется актуальная информация о сотрудниках вашей компании, включая имена сотрудников и их последние должности. Вам также необходимо понимать отношения отчетности в вашей компании, такие как иерархия между менеджерами и непосредственными подчиненными. Подумайте о том, чтобы собрать фотографии вашей команды для дополнительной персонализации.

3. Решите, как построить вашу диаграмму

Решить, как построить вашу организационную диаграмму, очень важно, потому что различные инструменты могут упростить этот процесс. Составление организационной схемы вручную неэффективно по времени и затрудняет обмен результатами, поэтому рассмотрите возможность использования возможностей инструмента для этого процесса.

Использование редактируемого PDF-файла может сэкономить ваше время, так как шаблон предварительно создан с заполнителями. Затем вы можете легко поделиться PDF-файлом с остальными сотрудниками вашей компании.

4. Планирование обновлений

После создания организационной схемы используйте групповой календарь для планирования регулярных обновлений. В конце концов, вполне вероятно, что структура вашей компании и динамика команды будут часто меняться.

Люди меняются местами и увольняются, нанимаются новые сотрудники, меняются отношения отчетности. С цифровой организационной схемой легко обновлять структуру и распространять ее среди членов команды.

Шаблоны организационных диаграмм

Создание организационной диаграммы может быть проще при построении на основе шаблона организационной диаграммы. Большинство компаний следуют схожим структурам, будь то структура сверху вниз или матричная структура.

В качестве отправной точки можно использовать приведенные ниже примеры организационной структуры. Чтобы создать собственную организационную диаграмму, определите, какой организационный тип лучше всего представляет структуру вашей компании. Затем обновите шаблон в соответствии с уникальными потребностями вашей команды.

Бесплатный шаблон организационной схемы компании

Типы организационных диаграмм

Существует четыре распространенных типа организационных диаграмм. Каждая из этих диаграмм использует различный дизайн диаграмм и представляет разные способы функционирования компании. Поскольку организационная диаграмма — это, по сути, иерархическая диаграмма — визуальный перевод внутренней структуры вашей компании, — используемый вами тип диаграммы должен отражать отношения отчетности и процедуры принятия решений в вашей организации.

Читайте: Что такое анализ дерева решений? 5 шагов для принятия лучших решений

1. Функциональная структура сверху вниз

Функциональная схема организации сверху вниз является наиболее распространенной структурой, в которой компания функционирует как иерархия. На вершине этой организационной структуры находится один член команды, который обычно имеет должность президента или генерального директора.

От этого члена команды ответвляются руководители, которые следуют за ними, например, вице-президенты компании. Организационная иерархия распространяется дальше на отделы и в конечном итоге разветвляется на команды.

2. Матричная организационная схема

Матричная организация представляет собой более сложную структуру, чем традиционная нисходящая структура. Если ваша компания использует эту структуру отчетности, члены команды отчитываются перед несколькими менеджерами.

Хотя у сотрудников, скорее всего, есть основной руководитель, перед которым они отчитываются в своем отделе, они также могут отчитываться перед руководителем проекта. У этих вторичных руководителей проектов также есть руководители отделов, которым они подчиняются, что делает матричную организационную диаграмму прямоугольной, а не древовидной.

3. Дивизиональная структура

Дивизиональная организационная структура представляет собой высокоуровневую версию традиционной иерархической структуры. Дивизиональные структуры имеют смысл для компаний, в которых есть отделы, работающие независимо друг от друга.

Например, компании с отдельными продуктовыми линиями могут работать в подразделениях, поскольку каждая продуктовая линейка имеет отдельные отделы ИТ, маркетинга и продаж.

4. Плоская организационная диаграмма

Плоская организационная диаграмма уникальна тем, что на ней мало уровней управления или они вообще отсутствуют. Этот тип организационной структуры может присутствовать в малом бизнесе или в современном бизнесе, который экспериментирует с отсутствием цепочки подчинения.

При таком типе организационной структуры компания способствует широкому распространению самоуправления членов команды и принятия решений.

Прочтите: 6 советов по созданию сильной организационной культуры, согласно лидерам Asana

Как использовать организационную схему

Вы можете принести пользу своей компании, используя организационную структуру, поскольку она обеспечивает визуальное представление различных отделов и названий должностей в действии. Эта диаграмма может помочь членам команды понять, как сотрудничать друг с другом, и чувствовать себя уверенно в своей роли и обязанностях.

Визуализация отношений отчетности

Как менеджер вы можете использовать организационную диаграмму, чтобы показать рабочие обязанности и отношения отчетности новым членам команды. При приеме на работу новых сотрудников организационная структура помогает членам команды лучше узнать своих товарищей по команде и то, чем они занимаются. Это также помогает новым членам команды помнить, кто есть кто в компании.

Управление ростом и изменениями

Организационные схемы также могут помочь руководству оставаться организованным и управлять ростом или изменениями внутри компании. Например, если руководитель отдела замечает, что одна команда стала больше, чем другие команды, он может сменить или нанять новых членов команды, чтобы создать баланс.

Посмотрите, где каждый подходит

Организационная диаграмма дает ясность, показывая каждому сотруднику компании его место в организационной структуре. Если к команде присоединяется новый участник, он может взглянуть на организационную структуру и понять, что в его команде есть еще пять членов, два помощника под ними и руководитель проекта над ними. Они также могут видеть, что их руководитель проекта подчиняется руководителю отдела.

Улучшите коммуникацию

Наличие установленной организационной структуры вашей компании может улучшить коммуникацию, поскольку она делает отношения отчетности более четкими. Без организационной схемы члены команды могут не знать, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы. Организационная схема четко показывает, кто чем руководит, поэтому члены команды могут чувствовать себя вправе задавать вопросы и сотрудничать с другими.

Создать визуальный каталог

Организационная диаграмма — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Вы можете обновить диаграмму, когда члены команды получают повышение или покидают ее. Поддержание визуального каталога в актуальном состоянии информирует всех о том, кто работает в компании и какова их текущая должность.

Прочтите: Структура распределения работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Ограничения использования организационной диаграммы

Хотя организационные диаграммы могут улучшить взаимодействие между командами, существуют ограничения их использования. Знание этих ограничений может помочь вам найти решения любых потенциальных проблем до их возникновения.

Могут быстро устареть

Организационные схемы могут быстро устареть по мере реструктуризации компаний и смены командных ролей. Члены команды должны быть внимательны и постоянно обновлять организационную структуру с текущей структурой компании и именами сотрудников.

Решение: Назначьте кого-то, кто будет регулярно обновлять и распространять вашу организационную структуру, чтобы поддерживать этот ценный ресурс.

Отображает только формальные отношения

Организационная диаграмма представляет собой одномерный документ, поэтому он не дает особых пояснений, кроме предоставляемой структуры отчетности. Хотя это полезно для визуализации базовой структуры компании, оно показывает только формальные отношения. Многие компании функционируют и процветают благодаря различным неформальным отношениям отчетности, которые не отображаются на традиционной организационной схеме.

Решение: Используйте организационную схему в качестве отправной точки, но имейте в виду, что могут быть другие рабочие отношения, которые организационная схема не отражает.

Стиль управления не отображается.

Хотя на организационной диаграмме показаны менеджеры и члены команды, которые им подчиняются, она не показывает, на что похож каждый менеджер. Например, организационная диаграмма может показать, что у одного менеджера два члена команды, а у другого менеджера пять членов команды. Можно предположить, что менеджер с большим количеством членов команды является более сильным лидером, но организационная схема не покажет, что менеджер с меньшим количеством членов команды имеет более практичный стиль управления.

Решение: Используйте свою организационную схему в качестве первой точки отсчета, но помните, что личный контакт — лучший способ понять отчетные отношения между внутренними командами.

Могут возникнуть трудности с обновлением

Мало того, что печатные рабочие листы организационных диаграмм или нарисованные организационные диаграммы могут быстро устареть, их также может быть трудно обновить. В конце концов, если ваша диаграмма создается в статическом инструменте, вам придется начинать с нуля каждый раз, когда меняется структура вашей организации.

Решение: Вместо создания диаграммы в фиксированной рабочей области выберите динамический инструмент. Такие платформы, как Microsoft Word, PowerPoint и Excel, легко обновляются. Или сделайте еще один шаг вперед с программным обеспечением для создания организационных диаграмм или инструментом управления проектами, который использует интеграции и приложения для подключения вашей команды к визуализаторам данных, отображающим рабочие процессы, таким как LucidChart и Miro.

Оптимизируйте свою организационную структуру с помощью диаграммы

Хотя у организационных диаграмм есть ограничения, эти диаграммы предлагают полезный способ понять структуру вашей компании. Это также может улучшить взаимодействие с высшим руководством за счет уточнения ролей и обязанностей. Чтобы создать организационную схему для своей компании, используйте наши бесплатные редактируемые PDF-файлы и настройте их по своему усмотрению.