Как совместно работать в Google Документах – sdelano.media

Согласовать комментарий/рекламный текст, командой накидать идеи, создать виртуальную доску для совместной работы с учениками или использовать файл как тетрадь для выполнения домашнего задания — все это удобно делать в Google Документах. Достаточно создать документ на диске, настроить в нем доступ и отправить ссылку нужным людям.

Настройки доступа в сервисе позволяют предоставить пользователям определенные права: 

• читатель — может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
• комментатор — может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
• редактор — может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Как открыть доступ конкретным пользователям

Настраивайте доступ конкретным пользователям в Google Документах в том случае, если хотите, чтобы в файле работала только команда, и к нему не мог подключиться, кто угодно.

Обязательно: у адресата должен быть аккаунт и почта в Google.

В правом верхнем углу нажмите синюю кнопку «Настройки доступа». В верхней строке (предоставьте доступ пользователям и группам) введите e-mail адресата. Добавьте его, выберите права доступа: читатель, комментатор или редактор.

Параметры доступа можно расширить — нажмите на «шестиренку» (в правом верхнем углу всплывающего окна). При необходимости отметьте галочкой:
 

• пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа;
• разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Как открыть доступ по ссылке

Открывая доступ по ссылке, вы выкладываете документ в свободный доступ. Работать с файлом смогут даже те, у кого нет аккаунта в Google.

Кликните в правом верхнем углу экрана на синюю кнопку «Настройки доступа». В нижней части всплывающего окна (скопировать ссылку) нажмите «Изменить». Выберите, какими правами готовы поделиться.

Доступ ограничен — открыть файл по ссылке могут только добавленные пользователи.

Доступны пользователям, у которых есть ссылка. Здесь также устанавливаются права для просмотра, для комментирования и для редактирования.

Нажмите копировать ссылку и отправьте ее или опубликуйте в социальных сетях.

Удалить документ можете только вы. Даже если кто-то сотрет все содержимое — вы сможете восстановить текст через историю изменений.

Как открыть общий доступ

Чтобы текстовый файл, размещенный на вашем Google Диске, индексировался поисковыми системами, и вы могли его встроить на сайт, документ нужно опубликовать в интернете. Нажмите «Файл» — «Опубликовать в Интернете» — «Опубликовать». Перейдя на вкладку «встроить» получите код.

Чуть подробнее про права комментатора

Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы. Их заметки появятся на поле справа. Для этого надо выделить текст и нажать на значок цитаты (в верхнем меню, он также появится на границе документа справа).

Здесь можно написать замечание или переписать некрасивое предложение. Чтобы убрать комментарий — щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Пользователи с уровнем доступа «Комментатор» могут дописывать/переписывать/удалять фрагменты текста. Но правка не вносится автоматически, это происходит после того, как ее одобрит владелец файла.

На полях появятся комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если владелец даст добро — изменения сразу вступят в силу.

Как создать документ Google Doc на компьютере и мобильном устройстве

Google Docs относится как к текстовому процессору, так и к пакету облачных приложений для повышения производительности. Эти программы являются популярными бесплатными альтернативами местному или подписному программному обеспечению, предоставляя большую часть тех же функций с более широкими возможностями совместной работы. Если вы хотите научиться использовать Google Docs для своей работы, важно понять основы открытия приложений и создания файла. В этой статье мы дадим определение Документов Google, обсудим типы Документов Google и опишем шаги по созданию файлов Документов Google на компьютере и мобильном устройстве.

Что такое Google Docs?

Google Docs относится к конкретным приложениям в рамках Google Workspace, пакета облачных программ для повышения производительности и совместной работы. С помощью Google Docs можно создавать, изменять и совместно использовать различные типы файлов, включая, но не ограничиваясь ими:

• Отчеты

• Резюме

• Письма

• Списки

• Бюджеты

• Расписания

• Календари

• Презентация

• Альбомы

• Портфолио

• Опросы

• Приглашения

• Формы оформления

Файлы автоматически сохраняются в вашем аккаунте Google, что позволяет получить к ним доступ через различные каналы и платформы — Google Диск, страницу Документов, веб-браузеры и мобильные устройства. Любой человек, имеющий доступ к файлу Google Docs и права на редактирование, может вносить изменения в файл, сотрудничая с другими людьми, делающими то же самое.

Типы документов Google Docs

Существует четыре основных типа документов Google Docs:

Документы

Текстовые документы Google Docs создаются с помощью текстового процессора Google, который также называется Google Docs. Приложение предлагает широкие функциональные возможности по оформлению и форматированию документов. Пользователи могут применять переменные поля и межстрочные интервалы, различные шрифты и типографские элементы. Другие возможности включают автономное редактирование и автоматически сохраняемую историю версий, позволяющую пользователям просматривать внесенные изменения, даты внесения изменений и личность редактора.

Google Docs совместим с другими текстовыми процессорами, и пользователи могут загружать документ на жесткий диск в различных форматах, в том числе:

Существуют также различные шаблоны, предоставляемые Google, и множество шаблонов, созданных пользователями Документов. Шаблоны по умолчанию включают:

Таблицы

Sheets относится к электронным таблицам и программному обеспечению Google, используемому для их создания. Она сопоставима и совместима с Microsoft Excel, другой популярной программой электронных таблиц. Основные функции включают редактирование, изучение, автономное редактирование и интеграцию с другими сервисами и продуктами Google. Это может быть особенно полезно в деловой среде, поскольку многопользовательская функциональность позволяет большому количеству сотрудников вводить данные одновременно. Как и в Docs, здесь есть доступ к истории версий для отслеживания изменений.

В Sheets также есть шаблоны по умолчанию и созданные пользователем. Шаблоны по умолчанию включают в себя:

Слайды

Слайды — это программное обеспечение Google для создания презентаций, сравнимое с Microsoft PowerPoint. Пользователи могут создавать насыщенные слайд-шоу, включающие изображения, мультимедиа, анимацию и форматированный текст. Для большей визуальной привлекательности можно также редактировать переходы между слайдами с помощью таких эффектов, как затухание, стирание, вырезание и закрытие. Как и в Docs и Sheets, пользователи имеют возможность автономного редактирования и доступ к истории версий.

Особенностью Слайдов являются дополнения — сторонние приложения, расширяющие функциональность программы. Пользователи могут получить доступ к магазину дополнений из панели инструментов. Популярные дополнения включают инструменты для:

Формы

Google Формы — это программное обеспечение для создания форм, таких как опросы, викторины, регистрационные формы и анкеты. Вы можете настроить форму с помощью фотографий, логотипов и цветовых схем. Все, с кем вы поделились формой, могут отправлять свои ответы, а вы получаете уведомление по электронной почте при каждом отправлении. Только вы, создатель, можете просматривать ответы и сводки результатов в виде графиков или диаграмм. Есть также возможность экспортировать результаты в электронную таблицу.

Как создать Google Doc на компьютере

Выполните следующие шаги, чтобы создать Google Doc на своем компьютере через предпочитаемый веб-браузер:

1.

Войдите в свой аккаунт Google

Для доступа и создания файлов Google необходим аккаунт Google. Если у вас есть аккаунт, вы можете войти в систему через страницу поиска Google, Диск или Gmail. Если у вас нет учетной записи, вы можете создать ее на странице входа в учетную запись Google.

2. Перейдите на соответствующий портал

Каждое приложение Google Docs имеет свой собственный портал. Вы можете получить доступ к порталам напрямую или перейти на них из начальной точки входа в систему. Независимо от того, начинаете ли вы работу со страницы поиска Google, Gmail или Drive, процедура одинакова. В правом верхнем углу страницы нажмите на значок сетки рядом с изображением профиля вашего аккаунта, чтобы открыть приложения Google. Прокрутите вниз и выберите Docs, Sheets, Slides или Forms.

В качестве альтернативы в Drive можно выбрать вариант + Новый значок в левом верхнем углу интерфейса, чтобы открыть расширенное меню опций. Ссылки на Доки, Листы, Слайды и Формы доступны там.

3. Выберите опцию

Все порталы имеют схожую структуру. В самом верху находится галерея шаблонов. Первый вариант там — шаблон Пустой . Вы можете развернуть галерею, выбрав Галерея шаблонов в правом верхнем углу интерфейса. Под галереей шаблонов находятся ваши недавно открытые файлы, причем вам доступны различные варианты сортировки. Чтобы создать новый документ, выберите один из шаблонов в галерее. Если вы хотите самостоятельно определить макет и компоненты, идеально подойдет шаблон Пустой . Нажмите один раз, чтобы открыть.

4. Назвать свой файл

Открытие шаблона направляет вас к другому интерфейсу. Все четыре типа Документов имеют уникальный внешний вид, но каждый из них отображает значок своего бренда в левом верхнем углу, рядом с которым находится заголовок, гласящий Без названия. Нажмите на заголовок, чтобы активировать текстовое поле, и введите нужный вам заголовок. Нажмите Введите на клавиатуре или щелкните за пределами текстового поля для автоматического сохранения. Теперь файл сохранен на вашем диске.

Как создать Google Doc на мобильном устройстве

Создание Google Doc на мобильном устройстве отличается от вышеописанного, а Google Forms имеет свою собственную процедуру. Чтобы создать Google Doc на мобильном устройстве, выполните следующие действия:

1. Установите или откройте соответствующие приложения

Самый простой способ начать создание текстового документа, электронной таблицы или слайд-шоу Google на мобильном устройстве — через соответствующие приложения. В своем магазине приложений найдите и установите следующее:

• Google Docs

• Google Sheets

• Google Slides

В качестве альтернативы можно загрузить приложение Google Диск, из которого можно получить доступ ко всему вышеперечисленному.

В настоящее время не существует специального приложения для Google Forms, но вы можете получить доступ к нему, открыв веб-браузер и выполнив поиск Формы Google. Соответствующий портал, скорее всего, будет первым результатом.

2. Войдите в свой аккаунт Google

Откройте нужное приложение. Если вы впервые открываете мобильное приложение, оно предложит вам войти в свой аккаунт. Введите свое имя пользователя и пароль для входа в систему. Если у вас нет учетной записи, выберите Создайте аккаунт опция.

Для Google Формы на мобильном портале Формы нажмите на кнопку Перейти к Google Forms. Войдите в систему, используя свои учетные данные, или создайте учетную запись.

3. Создать новый файл

В приложениях Документы , Таблицы и Слайды в меню Создать новый файл можно выбрать следующие шаги Создать новое значок — символ плюса, расположенный в правом нижнем углу. Нажмите на значок. Оттуда вы можете выбрать шаблон или создать новый, пустой файл. Если вы используете Drive, то значок находится в том же месте. Варианты для Docs, Sheets и Slides создают пустые файлы.

На данный момент нет соответствующего шага для Google Forms на мобильных устройствах.

4. Начать набор текста

В интерфейсе для Docs, Sheets или Slides начните вводить текст. Приложение автоматически сохранит файл на Диск, связанный с вашей учетной записью. То же самое касается и Форм, через мобильный веб-браузер. Вы можете получить доступ к вновь созданному файлу через приложение Диск или на персональном компьютере.

5. Название вашего файла

Чтобы озаглавить файл Docs, Sheets или Slides из интерфейса, нажмите на вертикальные точки с многоточием в крайней правой части верхней панели инструментов. Откроется контекстное меню, в верхней части которого находятся слова Документ без названия, Электронная таблица без названия или Презентация без названия. Нажмите на это поле, чтобы переименовать файл.

Для форм поле Заголовок находится в левом верхнем углу интерфейса.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.

Как создавать шаблоны Google Docs с помощью бесплатной учетной записи Workspaces

Если вы когда-либо работали с платной версией Google Workspaces, вы знаете, что можете загружать свои собственные шаблоны в Google Docs и использовать их по мере необходимости. А работа с шаблонами, безусловно, может значительно повысить эффективность вашей работы. Но с бесплатной учетной записью вы ограничены только готовыми шаблонами, предоставленными Google. И хотя коллекция шаблонов довольно хороша, она не удовлетворит все потребности.

Что делать, если у вас есть бесплатная учетная запись Workspaces и вам нужно использовать собственные шаблоны?

Используйте этот удобный обходной путь.

Создание вашего первого шаблона

Первое, о чем нужно позаботиться, это создать шаблон. Войдите в Google Диск и создайте новую папку под названием «Шаблоны документов Google». Для этого нажмите «Создать», а затем во всплывающем окне ( Рисунок 1 ) введите «Шаблоны документов Google» и нажмите «Создать».

Рисунок 1

Создание новой папки на Google Диске.

Перейдите в эту новую папку, а затем создайте свой первый шаблон, нажав «Создать» > «Доки Google» > «Пустой документ». В этом новом документе создайте свой первый шаблон (рис. 2 ).

Рисунок 2

Создание шаблона для форматирования книги.

Построив шаблон, нажмите «Документ без названия» (в верхнем левом углу) и дайте шаблону имя, например «Шаблон книги» ( Рисунок 3 ).

Рисунок 3

Присвоение имени вашему новому шаблону на Google Диске.

На данный момент у вас есть первый шаблон, сохраненный в папке шаблонов Google Docs в корне вашей учетной записи Google Диска.

Как использовать новый шаблон

Здесь все становится немного менее эффективным. В отличие от использования обычного шаблона Google Docs, где вы просто открываете галерею шаблонов ( Рисунок 4 ), выбираете нужный шаблон и приступаете к работе.

Рисунок 4

Галерея шаблонов Google Docs содержит множество вариантов на выбор.

Предположим, пришло время использовать этот первый шаблон. Что вы делаете? Созданная вами новая папка (и содержимое внутри) не отображается в галерее шаблонов Документов Google, и нет никакого способа сделать это так.

Вернувшись в этот каталог шаблонов Google Docs, щелкните правой кнопкой мыши только что созданный шаблон и выберите «Создать копию» ( Рисунок 5 ), в результате чего будет создан новый документ с именем «Копия X» (где X — имя вашего шаблона.

Рисунок 5

Создание копии нашего файла шаблона.

Пока не открывать копию. Перед этим щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Переместить в ( Рисунок 6 ).

Рисунок 6

Перемещение копии нашего шаблона в новую папку.

Выберите новую папку для размещения копии шаблона. Сделав это, перейдите к папке, содержащей перемещенный файл, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите «Переименовать» и дайте документу новое имя. Затем вы можете открыть документ и приступить к работе, используя шаблон.

Это не самый эффективный метод создания новых шаблонов в бесплатной версии Google Workspaces, но если выбор шаблонов не соответствует вашим потребностям, это лучший путь к успеху. И хотя поначалу это может показаться немного громоздким, как только вы привыкнете к рабочему процессу, он станет вашей второй натурой, и вы получите коллекцию полезных шаблонов, которые идеально соответствуют вашим потребностям.

Дополнительные советы по Google Docs

Использование Google Workspace для создания Google Docs

Вы узнаете

• Как использовать Google Workspace для автоматизации создания нового документа Google
• Как вставить верхний и нижний колонтитулы и текст в документ Google
• Как получить определенный документ и заменить в нем текст

В этом руководстве вы создадите автоматизацию, которая создаст документ Google, в который вы вставите верхний и нижний колонтитулы, а также некоторый текст. Затем вы получите документ Google и замените некоторый текст в документе.

• Шаг 1

  1. В лобби выберите проект Google Suite , который был выполнен в рамках предыдущих руководств, как указано в предварительных требованиях.

  2. В Build Process Automation выберите Create и затем выберите Automation .

  3. В окне Create Automation введите Google Workspace-Docs в качестве имени и An Automation для использования Google Docs в качестве описания.

     Вы перейдете к редактору автоматизации только что созданной автоматизации.

• Шаг 2

  1. На панели Сведения об автоматизации в разделе Автоматизация перетащите созданную вами автоматизацию авторизации Google, как указано в предварительных требованиях.

     Эта автоматизация позволит авторизовать вашу учетную запись Google Workspace.

  2. Вы автоматизируете создание нового документа Google в своем Google Диск .

     На панели Сведения об автоматизации в разделе Инструменты найдите Создать документ (Документы Google) и перетащите его в рабочий процесс.

     Это действие принимает необязательный параметр для названия документа. Если не указано, будет создан безымянный документ.

  3. Выберите действие Создать документ (Документы Google) . Под Входные параметры как заголовок введите Документ автоматизации и выберите выражение в кавычках.

     Теперь вы добавите содержимое в документ. Для этого вы будете использовать действие Insert Text (Google Docs) .

     ВНИМАНИЕ: В настоящее время поддержка стилей в действиях по автоматизации документов Google не поддерживается, и это необходимо делать вручную.

  4. На панели Automation Details в разделе Tools найдите Insert Text (Google Docs) и перетащите его в рабочий процесс. Затем выполните следующие действия:

     • Выберите действие. В разделе Input Parameters для documentId выберите карандаш, чтобы открыть редактор выражений.

     • Выбрать как Переменные : createdDocument > documentId .

     • Выберите Сохранить выражение .

     Документы Google можно обновлять с помощью других действий, используя идентификатор документа. Введя идентификатор документа, вы укажете автоматизации, в какой документ он должен вставить текст.

  5. Для параметра textToInsert введите следующий текст: Привет от SAP Build Process Automation. Сегодня вы узнаете, как использовать Google docs . Выберите выражение в кавычках и нажмите Enter.

  6. На панели Сведения об автоматизации в разделе Инструменты найдите Создать заголовок (Документы Google) и перетащите его в рабочий процесс. Затем выполните следующие действия:

     • Выберите действие. В разделе Input Parameters для documentId выберите карандаш, чтобы открыть редактор выражений.

     • Выбрать как Переменные : createdDocument > documentId .

     • Выберите Сохранить выражение .

  7. Для headerText введите следующий заголовок для вставки: SAP Build Process Automation и выберите выражение в кавычках.

  8. На панели Сведения об автоматизации в разделе Инструменты найдите Создать нижний колонтитул (Документы Google) и перетащите его в рабочий процесс. Затем выполните следующие действия:

     • Выберите действие. В разделе Input Parameters для documentId выберите карандаш, чтобы открыть редактор выражений.

     • Выбрать как Переменные : createdDocument > documentId .

     • Выберите Сохранить выражение .

  9. Для параметра footerText введите следующий нижний колонтитул для вставки: SAP и выберите выражение в кавычках.

  10. Выберите Сохранить .

  Какое действие используется для извлечения существующего документа Google Docs?

  • Получить файл (Документы Google)
  • Получить документ (Документы Google)
  • Удалить документ (Google Docs)
  • Получить документ (Google Docs)

• Шаг 3

  1. Выберите Test .

  2. Заполните переменные среды :
     • Для userEmail : адрес электронной почты пользователя Gmail

     • Выберите Тест .

       Проверка прошла успешно.

     • Вы можете зайти в свои Документы Google на Google Диске и увидеть, что новый документ с именем Automation Document был успешно создан.

     • Открыв его, вы увидите, что верхний и нижний колонтитулы, а также текст были успешно вставлены в документ.

• Шаг 4

  Вы добавите действие в автоматизацию для извлечения документа Google Docs с вашего Google Диска, созданного на предыдущих шагах:

  • На панели Сведения об автоматизации в разделе Инструменты найдите Получить документ (Документы Google) и перетащите его в рабочий процесс.

  Существует два способа получить идентификатор документа Google: либо через URL-адрес документа Google, либо с помощью действия «Создать документ» (Документы Google) (этап 2 автоматизации).

• Шаг 5

  Следующим шагом является замена соответствующего текста в документе Google Docs новым значением.

  1. На панели Сведения об автоматизации в разделе Инструменты найдите Заменить текст (Документы Google) и перетащите его в рабочий процесс.

  2. Выберите действие. В разделе Input Parameters для documentId выберите карандаш, чтобы открыть редактор выражений.

     Вам необходимо указать Id документа, в котором вы хотите заменить какой-либо текст. Вы уже получили документ из активности

     Получить документ (Документы Google) . Сопоставьте параметры соответственно, как описано ниже.

  3. Выбрать как Переменные : googleDocument > documentId .

  4. Выберите Сохранить выражение .

  5. Теперь вы должны ввести параметры, как показано ниже.

     true 9044 499

     ВНИМАНИЕ: Не забывайте всегда брать выражение в кавычки.

     Параметр matchCase указывает, учитывается ли регистр при поиске текста.

     Наконец, вы отключите свою учетную запись Google Workspace с помощью действия Отключить (Google) . На панели Automation Details в разделе Tools найдите Disconnect (Google) и перетащите его в рабочий процесс.

     Сохранить автоматика.

     Шаг 6

     Теперь вы проверите свою автоматизацию.

     1. Выберите Тест .

     2. Заполните переменные среды :

        • Для userEmail : ваш адрес электронной почты пользователя Gmail
        • Для serviceAccountKeyPath : полный путь к файлу json

     3. Выберите Test

        .

        Проверка прошла успешно.

     4. Вы можете зайти в свои Документы Google и увидеть, что документ под названием «Документ автоматизации» был успешно обновлен.

        Добавить комментарий Отменить ответ

        Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

        Комментарий *

        Имя *

        Email *

        Сайт

     Имя параметра	Значение
     textToBeReplaced	использовать
     replaceText	создавать и обновлять
     matchCase 90778