Письмо-запрос на английском языке: примеры с переводом

Приветствую всех и каждого, заглянувшего на эту страничку!

Здесь вы найдете примеры писем-запросов на английском языке (Enquiry letters). Перевод на русский приведен.

---

Все о деловых письмах на английском и их типах

---

Полезные фразы для деловой переписки

---

Письмо 1

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

 

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

 

June 28, 2013

 

Dear Sir or Madam

I’d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service?

 

I am looking forward to you reply,

Mr Ken Smith

Перевод:

От: г-на Кена Смита

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

 

Кому: Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

 

28 июня 2013 года

 

Уважаемый(-ая) г-н (г-жа)

Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля?

 

С нетерпением жду Вашего ответа,

Кен Смит

 

Письмо 2

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

 

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

 

March 30, 2012

 

Dear Sir or Madam

I saw your commercial on TV about weekend tours to Disneyland, Orlando, Florida. I would like to reserve a tour for my family. Could you please send me the details and additional information such as price per person (adult/child), accommodation, meals and so on. Thank you for your quick reply.

 

Kind regards,

Mrs Emma Trunk

Перевод:

От: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

 

Кому: Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

 

30 марта 2012 года

 

Уважаемый(-ая) г-н (г-жа)

Я видела Вашу рекламу по телевизору о поездках по выходным в Диснейленд в Орландо, штат Флорида. Я бы хотела зарезервировать такой тур для своей семьи. Вышлите мне, пожалуйста, подробности и дополнительную информацию такую как стоимость на одного человека (взрослый/ребенок), проживание, питание и так далее. Спасибо за Ваш быстрый ответ.

 

С уважением,

Эмма Транк

 

Письмо 3

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

 

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

 

July 06, 2005

 

Dear Sirs

I booked a room in your hotel  last week. My booking is for the period of September 16 to October 1. Could you please send me confirmation of this reservation? I need it to be provided to get my visa. I am looking forward to your reply.

 

Kind regards,

Sally Swift

Перевод:

От: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,

 

Кому: Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство,

 

06 июля 2005 года

 

Уважаемые  господа

Я забронировала номер в Вашем отеле на прошлой неделе. Моя бронь сделана на период с 16 сентября по 1 октября. Не могли бы Вы выслать мне подтверждение этой брони? Мне нужно предоставить его для получения визы. С нетерпением жду Вашего ответа.

 

С уважением,

Салли Свифт

 

Письмо 4

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

June 09, 2001

 

Dear Sirs

We are going to open a new shop and need office stationery at reasonable prices. Could you please send us your price list or some catalog with your offers? Thank you for a quick reply

 

Kind regards,

John Peters

General Manager

Перевод:

От: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

Кому: Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

09 июня 2001 года

 

Уважаемые господа

Мы собираемся открыть новый магазин, и нам нужны канцелярские принадлежности по разумным ценам. Не могли бы Вы выслать нам Ваш прайс-лист или каталог товаров? Заранее благодарю за быстрый ответ.

 

С уважением,

Джон Питерс

Генеральный менеджер

 

Письмо 5

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

 

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

 

June 12, 2009

 

Dear Sirs

I am planning a trip to Chicago for a week and I need to rent a car. Could you please tell me the price for renting a budget car including insurance? Do you have an office in Chicago airport? Thank you for your reply

 

Kind regards,

Jim Frank

Перевод:

От: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

Кому: Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

 

12 июня 2009 года

 

Уважаемые господа

Я планирую поездку в Чикаго на неделю и мне нужна машина. Не могли бы вы сообщить мне стоимость аренды бюджетного автомобиля, включая страховку? Есть ли у Вас офис в аэропорту Чикаго? Спасибо за ответ.

 

С уважением,

Джим Фрэнк

 

 

Деловые письма на английском | Деловой английский / www.delo-angl.ru

Примеры / образцы с переводом

Для тех, кому некогда читать учебники: краткая памятка по составлению деловых писем на английском языке

Большой сборник стандартных фраз для деловых писем на разные темы

Стандартные фразы для начала, продолжения и завершения делового письма на английском

Обороты с предлогами для составления делового письма

Благодарность

1. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (1)
2. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (2)
3. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (3)
4. Благодарность деловому партнеру за хорошую работу (4)
5. Благодарность постоянному клиенту (1)
6. Благодарность постоянному клиенту (2)
7. Благодарность постоянному клиенту (3)
8. Благодарность клиенту за предложения и советы
9. Благодарность потенциальному клиенту после встречи (1)
10. Благодарность потенциальному клиенту после встречи (2)
11. Благодарность после встречи (3)
12. Благодарность СМИ за благоприятную статью
13. Благодарность СМИ за помощь в привлечении спонсоров
14. Благодарность за предоставление информации (1)
15. Благодарность за предоставление информации (2)
16. Благодарность за рекомендательное письмо (1)
17. Благодарность за рекомендательное письмо (2)
18. Благодарность за рекомендательное письмо (3)
19. Благодарность сотруднику за ценное предложение
20. Благодарность соискателю работы за обращение в компанию

Запрос

1. Фразы и пример запроса информации
2. Фразы для составления запросов
3. Запрос цен (1)
4. Запрос цен (2)
5. Запрос цен и скидок
6. Запрос цены и скидки (2)
7. Запрос каталога и цен
8. Запрос сведений, цен и условий
9. Запрос каталога, проспектов и условий
10. Запрос стоимости страхования
11. Запрос сведений (рекомендаций) о заказчике
12. Запрос сведений (рекомендаций) о подрядчике
13. Запрос списка производителей
14. Запрос новому клиенту об ответственных (контактных) лицах
15. Запрос об условиях обучения

Заказ

1. Фразы для составления писем-заказов
2. Заказ
3. Заказ и просьба о скидке
4. Заказ и условия сделки
5. Заказ на размещение рекламы
6. Изменение заказа
7. Ошибка в заказе

Извинение

1. Фразы для составления писем с извинениями
2. Извинение за задержку возмещения
3. Извинение за задержку оплаты
4. Извинение за задержку поставки
5. Извинение за задержку предоставления услуги
6. Извинение за излишнюю отгрузку (1)
7. Извинение за излишнюю отгрузку (2)
8. Извинение за неучет платежа (1)
9. Извинение за неучет платежа (2)
10. Извинение за низкий уровень обслуживания
11. Извинение за ошибку в учете платежа (1)
12. Извинение за ошибку в учете платежа (2)
13. Извинение за ошибку с заказом
14. Извинение и замена поврежденного товара
15. Извинение и просьба о продлении времени доставки
16. Извинение и уведомление об отгрузке замены
17. Извинение после отмены заказа клиентом

Маркетинг и реклама

1. Объявление о конкурсе
2. Объявление о промо-акции
3. Сопроводительное письмо к подарочному сертификату
4. Сопроводительное письмо к подарочному чеку
5. Сопроводительное письмо к анкете для опроса клиентов
6. Письмо новому владельцу VIP-карты
7. Письмо о распродаже сантехники
8. Приглашение на открытие нового магазина
9. Приглашение на открытие СПА-комплекса и санатория
10. Приглашение на демонстрацию нового продукта
11. Предложение провести демонстрацию продукта
12. Предложение протестировать новый продукт
13. Предложение разместить рекламу в журнале
14. Представление нового журнала
15. Представление компании и предложение сотрудничества
16. Представление компании и предложение сотрудничества (2)
17. Предложение услуг турфирмы
18. Предложение услуг медицинского страхования
19. Предложение услуг оператора телефонной связи
20. Предложение услуг оператора телефонной связи (2)
21. Предложение телекоммуникационной компании
22. Предложение от создателей сайтов
23. Предложение товара
24. Предложение продукции мебельной фабрики
25. Благодарность клиенту за хороший отзыв
26. Обращение к клиенту за отзывом и предложениями
27. Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (1)
28. Обращение к клиенту за положительной рекомендацией (2)
29. Примеры рекламных объявлений
30. Смотрите также подразделы: Предложение, Представление, Приглашение

Напоминание

1. Напоминание об оплате (1)
2. Напоминание об оплате (2)
3. Напоминание об оплате (3)
4. Напоминание об оплате (4)

Объявление

1. Объявление для сотрудников о собрании
2. Объявление для сотрудников о месте для курения
3. Объявление для сотрудников о проведении учебы
4. Объявление для сотрудников с разъяснением
5. Объявление о вакансии
6. Объявление о вакансии (2)
7. Краткое объявление кадрового агентства

Организация деловой поездки, бронирование отеля, билетов

1. Шаблон письма в отель о бронировании. Полезные фразы и лексика
2. Бронирование отеля (1)
3. Бронирование отеля (2)
4. Запрос в отель
5. Ответ отеля на просьбу о бронировании
6. Просьба подтвердить регистрацию участника конференции
7. Просьба встретить в аэропорту
8. Просьба обеспечить транспортом
9. Просьба встретить в аэропорту и разместить в отеле
10. Уведомление о задержке прибытия на конференцию
11. Подтверждение прибытия на съезд
12. Подтверждение регистрации участника конференции
13. Подтверждение бронирования отеля
14. Подтверждение бронирования авиабилета
15. Подтверждение бронирования отеля и предоставления транспорта
16. Подтверждение бронирования авиабилетов, отеля и предоставления транспортного обслуживания
17. Подтверждение готовности к приему делегации
18. Отчет о ходе подготовки к съезду

Ответ

1. Фразы и пример ответа на запрос информации
2. Фразы для ответов на запросы и предложения
3. Ответ на заказ (1)
4. Ответ на заказ (2)
5. Ответ на заказ (3)
6. Ответ на запрос информации о товаре и условиях продажи
7. Ответ на запрос каталога и цен
8. Ответ на запрос цен и условий
9. Ответ на запрос прайс-листа, каталога и условий
10. Ответ на запрос о продукции
11. Ответ (отказ) на просьбу о снижении цены
12. Ответ (отказ) на просьбу о кредите и требование оплаты
13. Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (1)
14. Ответ (отказ) на просьбу о скидке и защита цены контакта (2)
15. Ответ на просьбу об изменении условий страхования
16. Ответ на просьбу о направлении специалистов
17. Ответ на замечания и защита условий контракта
18. Ответ на замечания и защита условий контракта (2)
19. Ответ на запрос об условиях оплаты по контракту
20. Ответ на запрос маркетинговой информации
21. Ответ на запрос о предоставлении информации
22. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (1)
23. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (2)
24. Ответ на запрос сведений (рекомендаций) о фирме (3)
25. Ответ на напоминание об оплате
26. Ответ на предложение купить товар
27. Ответ на предложение стать судовым агентом в порту
28. Ответ на предложение агентских услуг (1)
29. Ответ на предложение агентских услуг (2)
30. Ответ на предложение агентских услуг с замечаниями по проекту агентского соглашения
31. Ответ на предложение рекламных услуг и запрос дополнительной информации
32. Ответ на претензию и отмену заказа
33. Ответ на претензию в связи с задержкой поставки
34. Ответ на претензию в связи с задержкой передачи технической документации
35. Ответ на претензию в связи с задержкой пуска объекта в эксплуатацию
36. Ответ на претензию в связи с неисполнением гарантийных обязательств
37. Ответ на претензию по качеству товара (1)
38. Ответ на претензию по качеству товара (2)
39. Ответ на претензию по качеству товара (3)
40. Ответ на сообщение о повреждении поставленного товара

Подтверждение

1. Фразы для подтверждения заказов
2. Подтверждение заказа (1)
3. Подтверждение заказа (2)
4. Подтверждение получения письма
5. Подтверждение готовности оказать услугу
6. Подтверждение готовности предоставления агентских услуг и выставление условий
7. Подтверждение принятия предложения
8. Подтверждение назначения представителем фирмы
9. Подтверждение предложения от иностранного университета

Поздравление

1. Рекомендации и примеры для поздравлений с праздником
2. Фразы для поздравлений с праздником
3. Поздравление в связи с расширением бизнеса
4. Поздравление в связи с учреждением новой компании
5. Поздравление с началом нового бизнеса
6. Поздравление новому бизнесу и предложение услуг
7. Поздравление новым владельцам и предложение услуг
8. Поздравление с выдающимся достижением
9. Поздравление с выдвижением на престижную премию
10. Поздравление с назначением на должность и предложение услуг
11. Поздравление с повышением в должности
12. Поздравление с окончанием учебного заведения
13. Поздравление с увеличением продаж
14. Поздравление сотрудника в связи с годовщиной работы
15. Поздравление делового партнера с Рождеством и Новым годом
16. Поздравление делового партнера с новогодними праздниками
17. Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом
18. Поздравление делового партнера или клиента с Рождеством и Новым годом (2)
19. Поздравление делового партнера или клиента с новогодними праздниками
20. Поздравление ценного клиента с Рождеством
21. Поздравление ценного клиента с Рождеством и Новым годом
22. Поздравление ценного клиента с Днем благодарения
23. Поздравление ценного клиента с Днем благодарения (2)

Предложение

1. Предложение купить товар (1)
2. Предложение купить товар (2)
3. Предложение своей продукции (1)
4. Предложение своей продукции (2)
5. Предложение своей продукции (3)
6. Фразы для повторных предложений клиенту
7. Повторное предложение своей продукции
8. Повторное предложение своей продукции (2)
9. Предложение Заказчику выкупить оборудование и материалы, оставшиеся после завершения строительства
10. Предложение сотрудничества (1)
11. Предложение сотрудничества (2)
12. Предложение вступить в бизнес (1)
13. Предложение вступить в бизнес (2)
14. Предложение о совместном участии в тендере
15. Предложение проекта для инвестиций
16. Предложение стать судовым агентом в порту
17. Предложение агентских услуг (1)
18. Предложение агентских услуг (2)
19. Предложение информационно-посреднических услуг
20. Предложение услуг после ознакомительной встречи
21. Предложение прочесть лекцию

Представление

1. Письмо в СМИ с представлением компании
2. Представление нового торгового представителя
3. Самопредставление нового торгового представителя
4. Письмо компании о назначении дистрибьютора
5. Представление новой компании потенциальному клиенту
6. Представление компании потенциальному клиенту
7. Представление компании потенциальному клиенту (2)

Претензия, рекламация, жалоба, требование

1. Рекомендации по составлению претензий на английском языке
2. Фразы и речевые обороты для составления исков, рекламаций, претензий
3. Оговорки капитана в грузовых документах, и о повреждении груза или упаковки
4. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (1)
5. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (2)
6. Претензия в связи с повреждением поставленного товара (3)
7. Требование оплаты долга
8. Рекламация
9. Претензия к качеству товара
10. Претензия по составу партии товара
11. Претензия по полученному счету
12. Претензия по полученному счету (2)
13. Претензия в связи с нарушением условий контракта (1)
14. Претензия в связи с нарушением условий контракта (2)
15. Претензия в связи с нарушением условий контракта (3)
16. Претензия в связи с нарушением условий контракта (4)
17. Претензия в связи с нарушением условий контракта (5)
18. Претензия в связи с неисполнением гарантийных обязательств
19. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (1)
20. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (2)
21. Отмена заказа в связи с нарушением срока поставки (3)

Приглашение

1. Приглашение на “День открытых дверей”
2. Приглашение представителя СМИ на конференцию
3. Приглашение представителя СМИ на презентацию
4. Приглашение привилегированного клиента на распродажу
5. Приглашение студентов в Англию
6. Приглашение на благотворительное мероприятие

Просьба

1. Краткая просьба о встрече
2. Просьба о встрече (1)
3. Просьба о встрече (2)
4. Просьба о повторной отправке документа по факсу
5. Просьба о предоставлении товара
6. Просьба об оказании услуги
7. Просьба об отсрочке платежа
8. Просьба об ускорении платежа
9. Просьба о направлении специалистов и оказании помощи в подготовке кадров

Просьба о благотворительной помощи

1. Сбор средств для бездомных
2. Сбор средств для беспризорных детей
3. Сбор средств для молодежного хора
4. Сбор средств для учебного заведения (1)
5. Сбор средств для учебного заведения (2)
6. Сбор средств для учебного заведения (3)
7. Сбор средств для скорой помощи
8. Сбор средств на спасение природы

Сообщение

1. Сообщение клиенту о слиянии двух компаний
2. Сообщение о задержке поставки
3. Сообщение о невозможности доставки
4. Сообщение о создании нового бизнеса
5. Сообщение об исполнении заказа
6. Сообщение об оплате заказа
7. Сообщение торгового представителя клиенту об уходе с должности
8. Сообщение о проблемах с таможней
9. Сообщение о проблемах с таможней (2)
10. Сообщение о наступлении форс-мажорных обстоятельств
11. Сообщение об объявлении тендера
12. Сообщение об объявлении тендера (2)
13. Сообщение об аудиторской проверке

Разные письма

1. Выражение заинтересованности в проекте
2. Знакомство с новым контактным лицом в компании-клиенте
3. Фразы для писем с попыткой вернуть ушедшего клиента
4. Попытка вернуть потерянного клиента (1)
5. Попытка вернуть потерянного клиента (2)
6. Приветствие новому клиенту
7. Сопроводительное письмо к информационным материалам
8. Сопроводительное письмо к каталогу
9. Сопроводительное письмо к отправляемым документам
10. Сопроводительное письмо к тендерному предложению

Обращения о приеме на работу, учебу, стажировку, а также рекомендательные письма смотрите на странице “Резюме“

Перейти в раздел Стандартные фразы на английском для делового общения

1.7. Письмо-заказ (letter-order)

9th Jun.,2008 Dear Sir, We thank you for your letter of 5th Jun. Enclosing your latest leaflet of the new model of topographic scanner. We have decided to place a trial order with you for 3 topographic scanner. As to the delivery date we agree that they should be shipped 2 months after your confirmation of the order. Dispatch and marking instructions will be given by our forwarding agents in London, who will tell you of their charges. Please tell us by telex when the equipment has been dispatched. Yours faithfully, …………….. Ув. господин, Благодарим Вас за Ваше письмо от 5 июня, а также за приложение нового образца топографического сканера. Мы решили заказать три пробных образца оборудования. Что касается срока поставки, то мы согласны, что товар должен быть отгружен по истечению двух месяцев после подтверждения заказа. Отправка и другие распоряжения будут осуществляться нашими агентами до пути в Лондон, они же расскажут Вам о расходах. Пожалуйста, сообщите нам, когда оборудование будет отгружено. Искренне ваш, ………………

1.8. Письмо-подтверждение заказа (letter acknowledging order)

16th Jun., 2008 Dear Sir, We are very happy to have your trial order for 3 topographic scanners to be delivered in the second half of August. It is a pleasure to have the opportunity of supplying you and we are quite sure you will be satisfied both with the quality of our devices and our service. We assure you that this trial order and all further orders shall be carefully fulfilled. Yours faithfully, Ув. господин, Мы рады, что Вы сделали свой пробный заказ на три топографа, которые будут доставлены во второй половине августа. Нам очень приятно поставлять Вам наш товар, и мы надеемся, что Вы будете довольны и качеством оборудования, и нашими услугами. Мы заверяем вас, что этот заказ и последующие заказы будут тщательно выполнены. Искренне ваш,

Основные правила оформления служебной записки на английском языке

Служебная записка обычно оформляется для внутреннего использования на рабочем месте. Для этого существуют специальные бланки. Ниже приводится образец такого бланка и один из вариантов его заполнения.

To: (кому)

From: (от кого)

Subject: (предмет записки)

Date: (дата)

……………………………………………………………………………………..

(Текст служебной записки)

(Подпись) _____

To: Sales representatives

From: Sales manager

Subject: Sales meeting

Date: 22 May

A meeting of sales representatives will be held at the Sales Manager’s Office in Bee Street on Monday 22 May at 10:00 a.m. Everyone is requested to arrange their schedules so that they will be free to attend.

D. M.

5. Текст письма

Thank you very much for your offer of goods sent to us.

We shall keep you informed as to our decision concerning the terms and conditions of your offer.

6. Заключительная формула вежливости

Very truly yours,

7. Подпись

J.B.Priestly

2. Изучите информацию об основных видах деловых писем

Inquiry /запрос

Письмо-запрос высылается, когда надо получить информацию о товарах, времени и условиях поставки товаров, ценах и прочее.

Пример письма-запроса/ an inquiry letter

Oct. 21,2012 JACKSON & MILES 118 Regent Street London WIC 37D UK Gentlemen: We saw your women’s dresses and suits in your October catalogue. The lines you showed would be most suitable for our market. Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January We would require 2,000 dresses and suits in each of the sizes 10-14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f. Chicago prices. Payment is normally made by letter of credit. Thank you for an early reply. Very truly yours, P. PRATT, Jr Buyers

Offer/ письмо-предложение

Письмо-предложение обычно следует в ответ на письмо-запрос. В нем содержится благодарность за проявленный интерес и дается ответ на запрос. К нему часто прилагаются прейскуранты, каталоги или условия типового договора.

Пример письма-предложения/ offer

Oct. 28, 2012 HOWARD & PRATT Ladies’ Clothing 306, 3d Avenue Chicago, III. 60602 USA Dear Sirs, We are pleased to make you a firm offer regarding our products in the size you require. Nearly all the models are obtainable and can be delivered to you by the end of November. All other models of dresses can be supplied by the middle of December 2000, subject to our receiving your order by 15th of November. If you prefer the goods to be shipped by air freight, this kind of shipment will be charged extra at cost. Yours faithfully, D.A. Leary Manager Export Department Sellers

Order/ Письмо-заказ на товары

Для того чтобы сделать заказ на закупку тех или иных товаров обычно заполняются специальные бланки, в которых указывается количество изделий, цена, условия оплаты, дата поставки и прочее. Иногда заказ оформляется в виде письма с указанием тех же данных.

Пример письма-заказа/order

Nov. 4,2012 JACKSON &MILES 118 Regent Street London WIC 37D UK Gentlemen: Re: Order of Goods Thank you for your quotation of October 28. We have pleasure in placing an order with you for 1,500 dresses to the amount of US $38,745 in the colours and sizes specified below: Quantity…… Size….. Colour….. Price per unit….. Amount….. Delivery…. A letter of Credit will be opened by us with your bank as soon as we receive your confirmation of order. Please arrange for immediate shipment by air freight. Very truly yours, P.PRATT, Jr (P.Pratt) Buyers

Письмо заказ на английском (Order letter)

При осуществлении деловой переписки у одной заинтересованной стороны очень часто возникает необходимость обратиться к партнерам или новым поставщикам для того, чтобы заказать определенный товар, услугу и пр. Именно для этих целей существует письмо заказ на английском языке, специальный документ, который помогает донести до потенциального партнера конкретную необходимость и получить ответ на сделанное предложение. Так, при размещении new order важно соблюдать ряд правил оформления для того, чтобы эта корреспонденция соответствовала нормам деловой переписки и при этом несла всю необходимую информацию. Поэтому необходимо рассмотреть требования, предъявляемые к составлению письма заказа и привести пример такого letter на английском языке.

Основные характеристики письма-заказа

При составлении заказа по-английски особенно важна точность. От того, как именно будет сформулирован текст, зависит то, насколько правильно получатель поймет отправителя. Для того чтобы сделать заказ, необходимо указать все необходимые для этого сведения: имя и название организации, адрес, точный объем заказываемого товара, способ транспортировки, страховочные условия, способы оплаты и пр. Как правило, вторая сторона, получив соответствующий заказ, вместе с товаром отправляет бланк с описанием всех отправленных единиц для того, чтобы заказчик проверил все наименования. Подобным бланком пользуется и сам заказчика для указания всех необходимых деталей:

*  s/h — shipping and handling
** count per unit — количество штук на единицу измерения. Т.е. если за единицу измерения принят, напр ящик, а наш товар — апельсины, то данный показатель укажет, сколько кг апельсин в 1 ящике

При переводе на английский заказчик может допустить некоторые ошибки в письме, например, не упомянуть важные пункты: адрес доставки, точный объем товара и пр. Так, помимо стандартных деталей заказ может включать и такие пункты, как, например, ограничения (товар исключительно определенного качества, материала и пр.), альтернативы (возможные единицы товара в случае отсутствия первоначально обозначенных), дополнительные просьбы (предложение упаковать продукцию соответствующим образом, просьбы незамедлительно связаться после получения и пр.).

Полезные фразы и выражения

Вне зависимости от того, переводится ли письмо-заказ с английского на русский или наоборот, при его составлении можно прибегнуть к помощи различных шаблонных фраз. Их использование сделает написание такого документа более быстрым. Ниже представлены подобные варианты и то, как переводится каждый из них:

·      Please advise us when the goods are ready for shipment… – Пожалуйста, уведомите нас о том, когда товар будет готов к отправке…
·      We have studied your catalogue and have chosen … – Мы изучили ваш каталог и выбрали…
·      Payment will be made by… – Оплата будет совершена…
·      Please make sure that our shipping instructions are carefully observed… – Пожалуйста, убедитесь, что наши инструкции доставки тщательно соблюдены…
·      If we are satisfied with your shipment you can expect regular repeat orders… – Если мы будем удовлетворены вашей доставкой, мы обещаем, что последуют регулярные повторные заказы…

В том случае, если заказ не доставлен или доставленный товар не соответствует заявленным качествам, заказчик обычно обращается с жалобой. Поэтому к услуге purchase order нужно подходить ответственно и заранее указывать все необходимые сведения, такие как order number, адрес и пр. Если заказ не пришел перевод письма должен включать все необходимые претензии.

Образцы писем заказов

Образец письма-заказа (order letter example) может включать в себя следующие конструкции, способные помочь в оформлении:

Dear …,

We have found your ad in the newspaper and would like to order a trial lot from you. Could you deliver the items in accordance with the purchase order attached?  We would also like to invite your sales professional to contact our company in order to discuss the terms of delivery. We would like the goods to be delivered by the end of the month. In case we are satisfied with your delivery, we promise that regular repeat orders will follow. Our address is as follows: …

Faithfully Yours,

Signature

Обратите внимание, что сами заказанные единицы можно перечислить в прилагаемом бланке заказа (как в представленном выше примере). А можно указать в тексте самого письма:

Ответ на письмо-заказ

После того, как заказчик решается place order, то есть поместить заявку у поставщика или производителя (сделать заказ), вторая сторона обычно связывается с отправителем для того, чтобы подтвердить заказ и/или дополнительно обсудить условия доставки. Иногда дистрибьюторы предлагают оформить так называемый pre order, то есть пробную партию, в случае удовлетворения которой заказчик может оформить крупную доставку. Многие поставщики также пользуются дополнительными услугами нотификации клиентов, рассылая соответствующие оповещения вроде «your order has been shipped» – «ваш заказ был отправлен» или «seller shipped your order» – «продавец отправил ваш заказ». Пример типичного ответа-подтверждения на полученную заявку может быть следующим:

Dear Customer,

We have received your letter and look forward to working with you. The goods indicated by you are in our warehouse; therefore, in the near future, we will complete and send your order. Also, our customer service specialist will contact you to confirm the delivery conditions. In case of any questions, feel free to contact us As soon as order is shipped, you will receive a proper notification.

Sincerely yours,

Signature

Таким образом, правила оформления заказов посредством деловой переписки не несут в себе особых сложностей, но требуют соблюдения некоторых условностей в виде обозначения пунктов, требуемых для доставки. Пренебрежение этими правилами существенно замедлит процесс отправки необходимого товара и усложнит коммуникацию между клиентом и продавцом.

Образец документа: Письмо-запрос | Pro-Документ

Автор: admin

Содержание:

1. Как написать письмо-запрос? – статья.
2. Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.
3. Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.
4. Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов.
5. Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.
6. Образец №5. Письмо-запрос коммерческого предложения.

Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.

Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.

Генеральный директор                                                           А.А. Степанов

 

Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций. 

Уважаемый Глеб Романович!

В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций:

• Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
• Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову.

Главный редактор                                                                            С.С. Иванов

 

Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов. 

Уважаемый Игорь Петрович!

Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес ……[email protected]. Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел. 1-111-111-11-11.

Директор ОАО «YY»                                                Долгов Я.В.

 

Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.

Уважаемый Петр Иванович!

Для заключения договора между ООО “ХХХ” и ООО “YYY” прошу предоставить следующий перечень документов:

— устав организации;

— доверенность;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— приказ на генерального директора.

Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

Заместитель коммерческого директора                                        И.И.Степнов

 

Образец №5. Письмо-запрос коммерческого предложения.

Уважаемый Петр Иванович!

Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку холодильного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.

 

Заместитель коммерческого директора      И.И.Степнов

 

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

Рубрика: Письма.

Навигация по записям

Предыдущий пост:     ← Образец документа: Рекомендательное письмо компании
Следующий пост:     Образец документа: Информационное письмо →

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Содержание:
1. Для чего нужен письменный запрос
2. Нюансы составления
3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
4. Примеры различных писем – запросов
5. Способы отправки письма – запроса
6. Сроки ответа

1. Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

2. Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

3. Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

---

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

---

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

 

Письмо-запрос в налоговую

---

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

---

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

---

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

---

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

6. Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Tags: письмо