Прежде чем приступать к любому типу планирования, у вас должны быть четкие цели. Знание этого в совершенстве позволит вам принимать наилучшие решения по планированию . Цели должны быть установлены с самого начала, чтобы не вызывать никаких сомнений и позволить достичь целей более адекватно.

Кроме того, эти должны быть конкретными и конкретными , чтобы их можно было измерить позже: от получения 1000 запросов на получение дополнительной информации от посетителей до достижения определенного количества покупок продукта на ярмарке или достижения 500 публикаций с хэштег мероприятия, то, чего мы хотим достичь, должно быть четко определено с самого начала. Без четких целей усилия и деньги распределяются по многим другим ресурсам и не фокусируются на том, что важно, кроме того, результаты не могут быть измерены из-за отсутствия определенных критериев для оценки.

Другим аспектом, который необходимо учитывать, является ясность этих целей. Их постоянное присутствие — это способ гарантировать их поиск и реализацию.

Совет: всегда имейте под рукой контрольный список, в котором объясняются эти цели, чтобы всегда иметь их под рукой, чтобы иметь возможность указать, в какой степени предпринимаются действия в каждом пункте.

Абсолютно ничего нельзя построить, если у вас нет ясная идея . По этой причине, зная заказчика, компанию, бренд и цели мероприятия, можно будет начать мозговой штурм о развитии мероприятия.

Одна из самых больших задач организатора — определить потенциал каждой идеи и измерить его, чтобы увидеть ее жизнеспособность. У нас есть несколько онлайн-инструментов, которые могут оказать нам поддержку, например bubbl.us или coggle .

Мы приглашаем вас не пропустить ни одной из наших ежемесячных статей, чтобы узнать больше о различных инструменты и технологии, которые вы можете использовать в своей организации мероприятий .

Планирование мероприятий — здесь все начинает обретать форму. Правильное планирование мероприятия жизненно важно для его успешного результата. От типа мероприятия до места, где оно будет проходить, необходимых для него ресурсов — есть много аспектов, которые необходимо учитывать, чтобы гарантировать хорошее планирование.

Совет. Составьте список ключевых моментов мероприятия, чтобы вы могли определить, какие шаги необходимо предпринять и в какое время, и убедиться, что ничего не упущено из планирования.

Определение типа мероприятия, которое мы хотим провести, очень важно при планировании, поскольку каждый из этих типов использует разные элементы и имеет очень разные требования и требования. Например, если мероприятие представляет собой церемонию награждения, нам нужно будет определить продолжительность, различные блоки для призов, как должна быть организована логистика сбора призов гостями и т. д. Тип мероприятия задает тон следить за тем, что будет дальше. Вы можете взглянуть на наши список наиболее распространенных типов событий и начните планировать свои.

Это все мероприятия, преследующие деловые, организационные или корпоративные цели.

• Конгрессы : это собрание или конференция, на которых члены организации, ассоциации, профессии или группы встречаются для обсуждения вопросов, относящихся к их области. Вы можете интегрировать часть переговоров с другой выставкой различных брендов, связанных с темой конгресса.
• Собрания : это публичные или частные мероприятия, которые объединяют группы с общими интересами и в которых часть обучения может чередоваться с частью отдыха.
• Церемония награждения : в данном случае мы имеем в виду награды или мероприятия, направленные на признание заслуг, достигнутых человеком, группой или организацией.
• Мероприятия для сотрудников : это институциональные мероприятия , которые происходят внутри компаний или организаций и призваны объединить для различных целей тех, кто является их частью.
• Семинары : это встречи, как правило, для академических целей. Обычно они вызывают нескольких специалистов и тех, кто интересуется темой, чтобы способствовать обмену идеями и представлять темы и дебаты, связанные с деятельностью.
• Team Building Events : это форматы, в которых участникам предлагается работать в команде и проходить различные тесты для развития командной работы.
• Запуск продукта : направлен на то, чтобы сделать продукт/услугу известной заинтересованному в них сообществу.
• Уличный маркетинг : мероприятие уличного маркетинга — это рекламная акция, которая проводится на улице. Это способ представить продукты или услуги компании в неожиданных местах, где находятся потенциальные клиенты.
• Инаугурации : как следует из названия, инаугурации — это мероприятия, предназначенные для открытия пространства. Они используются для объявления о расширении объектов, открытии новых офисов, а также для открытия новых компаний или организаций в целом.
• Ярмарки : ярмарки – это мероприятия, посвященные обмену и продаже товаров и услуг и созданию сетей. Как правило, это отраслевые мероприятия с участием различных брендов.
• Пресс-конференция : пресс-конференция – это мероприятие, организованное компанией или организацией, на которое приглашаются представители прессы. Это делается с целью освещения в СМИ новостей, которые вы хотите объявить.
• Демонстрационные залы : наконец, это мероприятия, которые проводятся в помещениях, предназначенных для демонстрации и маркетинга продукции компании. Продукты организованы иначе, чем в обычном маркетинге, предлагая потенциальным клиентам познакомиться с ними по-другому.

Все мероприятия, целью которых является отвлечение посредством общественных мероприятий.

• Концерты : концерты – это музыкальные мероприятия, на которых проходят выступления группы.
• Музыкальные фестивали : музыкальные фестивали обычно собирают более одной группы, и их продолжительность всегда превышает один день. Кроме того, такого рода мероприятия обычно сопровождаются не только музыкальными выступлениями, но и различными мероприятиями вокруг концертов.
• Спортивные мероприятия : спортивные мероприятия обычно представляют собой массовые мероприятия, организованные брендом в отрасли, где профессионалы и непрофессионалы встречаются, чтобы насладиться спортом.

Его целью является популяризация культуры, знаний и образования.

• Выставки художественных произведений : В основном связанные с живописью, скульптурой, архитектурой, музыкой или любой другой выставляемой отраслью искусства.
• Культурные фестивали : те, в которых участвует культурный элемент, например, танцевальные или театральные фестивали.
• Конференции : конференция – это собрание людей, обладающих знаниями или интересующихся определенной темой, для проведения дискуссий и выставок по ней.
• Форумы : Это мероприятие, на котором группа обсуждает тему, факт или проблему под руководством координатора
• Семинары : Специализированное мероприятие, целью которого является углубленное изучение определенной темы иметь участие специалистов.

Другой способ классификации событий — в зависимости от среды, в которой они происходят. В этом смысле сегодня мы можем найти очных событий , цифровых событий и гибридных событий .

Очные мероприятия — это мероприятия, которые происходят в определенный день в определенном месте. Выбирается физическое пространство, и все присутствующие на мероприятии приближаются к нему, чтобы стать его частью.

Со своей стороны, цифровых событий представляют собой альтернативу, которая с годами значительно выросла. Это мероприятия, проводимые через веб-платформу. Они могут быть живыми, а могут быть консервированными.

Наконец, гибридных событий — это события, которые питаются обоими модальностями. Это название относится к событиям, которые происходят одновременно в физическом месте с присутствием части гостей и через цифровую или веб-среду, с участниками, подключенными удаленно.

Определение конкретного пространства , отвечающего потребностям мероприятия и сочетающего в себе все необходимые характеристики для его развития, является одним из самых сложных моментов в планировании мероприятия.

Пространство — один из элементов, который все больше ценят посетители. Посетители ценят не только такие аспекты, как легкий доступ, но и эффект неожиданности от посещения мероприятия в необычном месте.

В случае общественных мест важно учитывать муниципальных разрешений и правил помещения , в котором будет проходить мероприятие, поскольку эти процедуры могут вызвать задержки в планировании и вызвать некоторые трудности.

Совет: примите во внимание другие проблемы, которые могут поставить под угрозу непрерывность или правильное развитие мероприятия, например, если мероприятие будет проходить на открытом пространстве, важно иметь прогноз погоды, в случае необходимо спланировать план Б для вопросов, связанных с дождем, холодом, избыточной жарой и прочим.

Когда дело доходит до пространств и мест, время очень важно. Точная настройка деталей сайта заблаговременно поможет продвинуться вперед в списке дел и может добиться прогресса в решении других вопросов.

Некоторые мест общего пользования для проведения мероприятий — это гостиницы, площадки, фермы, комнаты, аудитории, кинотеатры, театры и уникальные пространства. Из-за пандемии, которую мы переживаем, увеличилось использование открытых пространств, что, в частности, решило проблему социального дистанцирования.

Наличие списка постоянных поставщиков, с которыми у нас уже сложились доверительные отношения, необходимо для снятия стресса, связанного с организацией любого мероприятия. Если у вас есть список ваших поставщиков и предварительная договоренность с ними, вы можете сэкономить время и даже деньги, если вместе согласовали специальные цены.

Из-за большого количества событий быстрое закрытие любых сделок с нашими поставщиками часто избавляет от головной боли.

Совет: всегда имейте при себе список поставщиков услуг бронирования, у которых есть быстрое время выполнения заказа. Это позволит найти быстрое и эффективное решение в случае возникновения проблем или непредвиденных обстоятельств с первоначальным провайдером.

Важным моментом в планировании мероприятия является логистика . Это тот, который позволит все прибыть своевременно.

В логистике важно идентифицировать транспортные средства , которые понадобятся для хорошего прогноза, хотя также важно иметь время транспортировки каждой части организационной цепочки, от времени поставщиков до времени монтажа.

Совет: управляйте логистикой, всегда планируя различные альтернативы и варианты на случай возникновения неудобств в день мероприятия.

Совместное с клиентом определение бюджета с учетом его возможностей и сознательное управление им с самого начала позволит выполнить все оговоренное без неожиданностей в счете.

Оценка стоимости с каждым поставщиком необходима для контролируемого планирования. Однако всегда уместно иметь сумку на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть.

Совет: имейте дополнительный бюджет от поставщиков, отличных от контрактного, это поможет иметь под рукой четкую информацию о стоимости, связанной с этой заменой, чтобы сохранить целостность мероприятия.

Спонсоры обычно являются очень подходящей альтернативой для заполнения бюджета мероприятия. Хорошо сделать список возможных спонсоров , которые наверняка захотят сотрудничать в какой-то части мероприятия в обмен на рекламу или продвижение вашего бренда. Спонсоры представляют возврат инвестиций , а увеличивают ценность бренда , поэтому важно, чтобы спонсоры не только вносили финансовый вклад, но и повышали ценность бренда, укрепляя связи для будущих и лучших событий.

Некоторые вещи, о которых следует помнить при работе со спонсорами:

• Что спонсоры разделяют определенные ценности с брендом, чтобы поддерживать постоянство на протяжении всего мероприятия.
• Спонсорские пакеты адаптированы как к вашим, так и к нашим потребностям.
• Создавайте хорошие отношения, которые расширяют возможности спонсорства для будущих мероприятий.
• Что спонсоры укрепляют бренд и цели, которые преследует компания посредством мероприятия

В целом считается, что планирование связано только с этапами, предшествующими событию. Однако в этот день необходимо убедиться, что все работает исправно . Поэтому рекомендуется провести контрольное совещание со всей командой. Там должна быть обеспечена надлежащая координация всех, кто участвует в реализации мероприятия, и должны быть назначены ответственные за каждую область для осуществления лучшего контроля. На этом этапе также важно помнить об альтернативах и процессах, которые необходимо выполнить в случае непредвиденных событий.

Совет: всегда имейте тесный контакт со всеми, кто несет ответственность за событие, это поможет нам быстро отреагировать на любой инцидент, который происходит, обычно в этот день из-за напряженности может быть сложнее выполнять тривиальные действия

Пост-мероприятие начинается после завершения мероприятия, и способ, которым мы решили это сделать, не должен занимать более 48 часов, чтобы связаться с участниками , поставщиками, спонсорами и работой команда. Благодарственные письма, подарки, благодарности и опросы удовлетворенности не заставят себя долго ждать, чтобы подкрепить цели, достигнутые во время мероприятия.

Давайте помнить, что планирование после события так же важно, как и само событие. Если не будет адекватного продолжения, вся работа, проделанная ранее, будет потеряна.

Часто совершается ошибка, когда думают, что событие заканчивается, как только завершаются мероприятия. Но, чтобы мероприятие было успешным, важно придать ему преемственность. Один из способов сделать это — написать после мероприятия благодарственное письмо участникам. Вы также можете подарить им подарок, который напомнит им об их участии и создаст положительный имидж компании . Но что очень полезно, особенно для будущих изданий, так это провести анкету удовлетворенности, чтобы увидеть, в какой степени достигнута преследуемая цель, и, если нет, иметь возможность принять меры по корректировке для будущих изданий.

Совет. Воспользуйтесь преимуществами подарков для ваших посетителей, которые оказывают положительное влияние на окружающую среду и общество. Он ценит включение предложений, разработанных в экологических материалах и разработанных организациями или группами, подверженными риску исключения.

Мероприятие не будет успешным, если оно не будет соответствовать целям и требованиям, поставленным с самого начала. Чтобы узнать, соответствует ли произведенное событие критериям, установленным при планировании, они должны быть измерено и количественно . Если эта часть не была запланирована, есть очень важный пробел, который необходимо заполнить.

После мероприятия, когда для принятия решений или достижения поставленных компанией целей требуются реальные цифры, можно принять во внимание несколько примеров:

• Устанавливает метод количественного определения результатов Это может быть программное обеспечение, опрос клиентов, приложение, которое собирает информацию или отзывы от участников, или какой-либо другой способ, который является простым, удобным и интуитивно понятным и заставляет участников захотеть предоставить эту информацию.
• Используйте программное обеспечение для распознавания лиц или включите камеры подсчета посетителей, которые обеспечивают четкую статистику посетителей.
• Ищет матч с участниками через различные социальные сети.
• Важность правильной реализации ROI, то есть окупаемости инвестиций. Если все данные, которые мы собрали, полны и верны, у нас будет хорошо зарекомендовавший себя ROI . Сбор информации очень важен, чтобы знать, принесли ли инвестиции, которые мы сделали при планировании мероприятия, ожидаемые результаты или нет.

Глобальная пандемия стала ключевым элементом, изменившим ход событий. Такие факторы, как необходимость социального дистанцирования и протоколов безопасности здоровья , повлияли и будут продолжать влиять на организацию такого рода мероприятий, которым пришлось адаптироваться к новой реальности.

Вместе с этими факторами осведомленность об устойчивом развитии приобрела вес в этом секторе. Устойчивое развитие больше не относится исключительно к некоторым отраслям, таким как автомобилестроение или энергетика, и стало проблемой, в решении которой мы должны все помнить о нашей ответственности и действовать соответственно . Сектор событий не новичок в этом, и поэтому все больше и больше компаний рассматривают этот фундаментальный элемент в управлении своими мероприятиями.

Понимаемый не только как экологический, но и как социальный и экономический элемент, устойчивое вмешательство в событие влияет на многие переменные: выбор экологически чистых материалов, наем персонала, подверженного риску социальной изоляции, найм питание нулевого километра или использование эффективных и низкий углеродный след транспорт для гостей, среди многих других мероприятий.

Технологическая область также была большой проблемой. Такие темы, как биобезопасность, метавселенная, Интернет и использование приложений и новых технологий , предоставляют организаторам ряд возможностей, которые опережают любое другое время в секторе организации мероприятий.

Эмпирические события , использование голографических технологий, распознавание лиц, 3D-элементы и диаграммы, метавселенная, приложения и социальные сети, 8k и многие другие технологии, которые сегодня революционизируют предмет телекоммуникаций, без сомнения, приходят к установлению новая и другая панорама организации мероприятий во времена пандемии и глобализации.

Но для реализации этой технологии необходимо обучать персонал, обновлять технологическое оборудование и уметь интегрировать творчество в эти разработки.

Как мы видели, события являются частью жизни людей, компаний и организаций и имеют большое значение. Событие — это экземпляр, который позволяет открывать новые двери и возможности в соответствии с целями каждого случая.

В этом смысле каждый этап события необходим для его успеха. От планирования, которое должно быть исчерпывающим и тщательным, чтобы контролировать ключи события и предлагать решение возможных непредвиденных событий, до действий, предпринятых во время события и после него. Каждая сторона имеет свою собственную стратегию и играет жизненно важную роль. Кроме того, технологические достижения меняют способы планирования и управления мероприятиями, для которых потребуется обученный персонал. Однако эти достижения обещают революцию в событиях будущего, значительно расширяющую его возможности.

организация мероприятия

Поделиться в социальных сетях:

Оценить этот пост:

Как организовать мероприятие шаг за шагом

Организация мероприятия — это всегда огромная проблема. Может показаться, что спланировать онлайн-мероприятие гораздо проще, чем подготовить стационарную конференцию.   Ведь нам не нужно бронировать место, питание и проживание для сотрудников. При организации стационарной версии Jira Day 2020 у нас было (почти) все готово. В связи с обстоятельствами пандемии мы оказались перед непростым выбором: отменить мероприятие или перенести его в виртуальный мир. Мы выбрали второй вариант.  В этой статье мы поделимся нашим опытом организации онлайн-конференций и покажем, что при правильном управлении и тщательно подобранном инструменте планирование мероприятий не обязательно должно превращаться в космическую миссию.

Любой, кто когда-либо организовывал мероприятие, знает, что это очень сложный многоплановый проект. Не существует единого проверенного рецепта подготовки к событию, потому что все они разные.  Даже самое тщательно спланированное событие может изобиловать непредвиденными ситуациями, и потенциальные проблемы возникнут там, где мы меньше всего их ожидаем. Значит ли это, что мы можем организовать конференцию спонтанно, без плана? Конечно, но такой подход не гарантирует успеха. Планирование является ключевым аспектом в дополнение к основному графику, также стоит иметь план действий в чрезвычайных ситуациях.

С чего начать планирование мероприятия? В начале должна быть идея. Однако это не может быть полностью абстрактным видением, ведь организация мероприятия, как в стационарной, так и в виртуальной форме, требует финансовых затрат. Как сделать мероприятие, которое принесет пользу, а не убытки? На этом этапе стоит помнить, что одной хорошей идеи недостаточно. Нам нужно поставить цель, которую мы хотим достичь через событие.  Хотим ли мы продвигать наш бренд или продукт, привлекать новых потенциальных клиентов, набирать специалистов для нашей компании или, может быть, нашим приоритетом является создание сообщества?

Зная ответы на эти вопросы, мы можем определить целевую аудиторию нашего мероприятия. Это очень важно, потому что на этой основе мы планируем дальнейшие действия, такие как: продвижение, тематика лекции, договор о спонсорстве, способ коммуникации, другие дополнительные инструменты и т. д.

Типовой спонсорский договор чаще всего включает в себя такие элементы, как: внешний вид и размеры стенда, количество столов и стульев, наличие мониторов, слоты в программе, логотипы в рекламных материалах , вклад в приветственный пакет, спонсируемые призы и т. д.

Соглашение о спонсорстве онлайн-мероприятия значительно отличается от предложения стационарного мероприятия. Нет необходимости предоставлять большие экраны и стулья, но мы должны подумать, какая ценность будет достаточно привлекательной, чтобы наш потенциальный спонсор стал одним из них.

 Спонсорское соглашение должно быть адаптировано к типу мероприятия. Если мы готовим вебинар, то можем предложить разместить рекламный ролик в перерыве или стену с логотипами на фоне во время трансляции. Если мы организуем большое мероприятие, например. многодневная технологическая конференция, желательно подготовить виртуальные стенды.

Во время Jira Day Remote Edition мы предоставили нашим партнерам виртуальные пространства на стриминговой платформе, где они могли свободно общаться с заинтересованными участниками вне лекций.

Интересное решение применила компания, подготовившая mDevCamp — конференцию для разработчиков мобильных приложений. Вместо того, чтобы отменить мероприятие или свести его к форме лекций-вебинаров, организаторы отложили мероприятие на несколько недель и создали в компьютерной игре виртуальный мир, по которому участники могли свободно перемещаться в виде простых аватаров. Графика напоминала игры из 90, таких как Кенгуру Као или Капитан Коготь, но это только сделало конференцию более привлекательной.

Нужно помнить, что то, что привлекательно и понятно для нас, может быть не таковым для нашей аудитории. Если онлайн-игра подойдет для конференции разработчиков, то мероприятие для деловых людей должно принять иной, более профессиональный вид. Означает ли это, что деловая или технологическая конференция должна быть скучной? Все зависит от изобретательности организаторов.

Что мы можем сделать, чтобы мероприятие не было скучным? Старайтесь, чтобы лекционные блоки перемежались развлекательными элементами. На стационарном мероприятии это не очень проблематично. Если участники чувствуют себя перегруженными знаниями, они могут в любой момент сделать перерыв, чтобы посетить стенды партнеров, поучаствовать в конкурсах или просто присоединиться к обычной светской беседе возле кофемашины.

Очень часто стационарные конференции включают в себя так называемые after party. Такая вечеринка позволяет перевести дух, но и естественным образом поддерживает нетворкинг. За пивом и пиццей можно свободно поговорить о лекциях, установить новые деловые контакты, обменяться впечатлениями от мероприятия. Это также возможность встретиться со спикерами в менее официальной обстановке.

Когда дело доходит до организации онлайн-мероприятия, организовать развлечение непросто. Участники находятся в самых разных местах, чаще всего они смотрят конференцию перед ноутбуком, а их единственная компания — кошка или собака. В таких условиях сложно добиться вовлеченности участника, к тому же большое количество лекций может быть утомительным. В Deviniti мы сосредоточились на том, чего больше всего не хватает в офисной работе. Все дело в физической активности.

Во время дистанционного выпуска Jira Day  Мацей Огродник – наш посол здравоохранения провел мини-тренинги между лекциями для участников. Это была серия простых упражнений, которые каждый мог выполнять дома без необходимости в специальных приспособлениях. Такая форма развлечения не только позволяла освежить и подготовить мозг к очередной порции знаний, но и принесла облегчение нашему уставшему позвоночнику.

Как мы упоминали ранее, мероприятие не может состояться без участия партнеров. Дело не в финансовых соображениях, хотя, конечно, заявки спонсоров позволяют изначально определиться с бюджетом мероприятия.

Правильно подобранные партнеры помогают создать сообщество, способствуют эффективной рекламе и обеспечивают ценность мероприятия. Партнеров лучше всего искать примерно за полгода, чтобы список был закрыт за месяц до мероприятия. Эти временные рамки не являются жесткими. В прошлом выпуске Jira Day мы принимали последние заявки еще за несколько дней до конференции.

Выбор партнеров имеет решающее значение при организации мероприятия. Во время Jira Day Remote Edition мы пригласили к сотрудничеству наших партнеров, с которыми мы работаем каждый день, и спонсоров из предыдущих выпусков. Каждый из потенциальных спонсоров получил несколько вариантов предложения, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант.

Рекомендуется назначить одного человека, который будет отвечать за связь с партнерами и координацию всей деятельности в этой области. Благодаря этому партнеры будут знать, к кому обращаться в случае возникновения дополнительных вопросов или проблем. Это позволит избежать хаоса, а также укрепит деловые отношения, ведь за каждой компанией стоят люди.

После того, как мы определили тему и цель конференции, следующим шагом будет определение повестки дня. В случае с Jira Day этот аспект также охватывал множество аспектов. Поиск спикеров — сложный процесс, требующий большой активности. Продвижение должно осуществляться с использованием различных каналов, а не только в социальных сетях. Иногда необходимо привлечь к продвижению товарищей по команде и партнеров.

Во время Дня Jira часть лекций провели наши специалисты из Deviniti, а часть зарезервировали для наших партнеров. Остальные места заняли ИТ-специалисты со всего мира. Это стало возможным благодаря достаточно интенсивной рекламной кампании.

Стоит отметить, что с точки зрения программы онлайн-мероприятие имеет преимущество перед стационарным, поскольку позволяет получить знания лучших мировых экспертов и избежать ограничений по местоположению и финансовых барьеров, связанных с транспортом и проживанием. Конечно, это работает в обе стороны. Представляя онлайн-контент, мы можем охватить аудиторию по всему миру. Таким образом, мы достигаем двух целей: реализуем образовательную миссию и приобретаем новых клиентов и партнерские отношения прямо с мирового рынка.

Чтобы качество нашего мероприятия Jira Day было на высоком уровне, мы создали комитет по контенту . В комитет вошли эксперты, которые помогли выбрать наиболее ценные темы и внести их в повестку дня. В выпуске Jira Day 2021 лекции были выбраны путем голосования. Каждый из экспертов выбирал лекции на основе описания в приложениях так, чтобы содержание было максимально интересным и в то же время соответствовало нашему видению и цели мероприятия.

После выбора динамиков мы также позаботились о качестве материалов. Каждый спикер получил рекомендации по формату и качеству записи. Перед конференцией мы проверяли присланные фильмы и оставляли отзывы, в некоторых случаях запрашивая исправления монтажа или другие незначительные изменения.

Мы постарались завершить процесс создания повестки как можно скорее. С самого начала знания были для нас самой важной ценностью,  потому что они больше всего привлекают участников Jira Day. Мы регулярно дополняли программу, чтобы как можно больше людей смогли найти что-то для себя в программе и решиться на участие в мероприятии.

В случае стационарного мероприятия технология обычно означает большие экраны с рекламой, мультимедийные эффекты, звуковые системы или проекторы и ноутбуки. Если один из них не удается, у нас всегда есть шанс для импровизации. Аудитория есть, поэтому мы можем попытаться общаться с ними по-другому, не используя микрофон и не показывая презентацию. Тем не менее, лучше протестировать оборудование перед мероприятием.

Представьте ситуацию, когда потоковая платформа перестала работать во время проведения онлайн-конференции. Это черный сценарий, но мы должны быть к нему готовы, потому что, теряя виртуальное общение с нашими участниками, мы теряем всякую возможность продолжения мероприятия. Прежде чем мы восстановим связь, может оказаться, что некоторые участники отказались от дальнейшего участия в лекциях. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит протестировать несколько инструментов и выбрать самый удобный и в то же время самый надежный.

В 2021 году мы решили сотрудничать с агентством, которое подготовило собственную версию Meeting Application. Приложение Jira Day было доступно для Android, iOS и в веб-форме. Мы заранее подготовили приложение, чтобы полностью настроить и протестировать его . Благодаря этому мы были уверены, что как регистрация на мероприятие, так и присоединение во время курса, участие в лекциях или общение во время мероприятия работает корректно и комфортно.

Доверие — это хорошо, контроль — это лучше, поэтому, как мы упоминали ранее, проверка оборудования и инструментов должна быть основой для организации мероприятия. Тестирование лучше проводить заблаговременно, а не за день до мероприятия. Любой, кто работает в ИТ-индустрии, знает, что тестирование в продакшене — это всегда плохая идея.

Позаботьтесь о юридических вопросах, связанных с организацией мероприятий, чтобы избежать потенциальных проблем. В соответствии с GDPR , мы должны обеспечить соответствующие согласия на обработку данных, предоставленных нам участниками. Кроме того, события регулируются общепонятным гражданским законодательством, но стоит дополнительно уточнить различные аспекты, чтобы избежать неточностей.

Рекомендуется создать собственные правила мероприятия , которые участники должны принять при покупке билета или заявлении об участии в бесплатном мероприятии. Такое поведение защищает организаторов и участников не только от неприятных последствий, но и от непредвиденных расходов.

Хороший хост — ключ к успеху. Стоит потратить некоторое время на выбор подходящего кандидата, потому что он лицо мероприятия и во многом отвечает за вовлеченность участников. Ведущий обязательно должен быть звездой. Конечно, это не означает, что мы должны нанять знаменитость или актера для проведения конференции. Даже малоизвестный человек с большой харизмой может сделать событие поистине незабываемым.

Ведущий не только анонсирует отдельные лекции, информирует об перерывах или напоминает о конкурсах. Они общаются с участниками, направляют их в соответствующие места (стационарные и виртуальные), побуждают задавать вопросы и разряжать проблемные ситуации. Они также незаменимы в случае потенциальных бедствий. Если спикер не прибывает на свое выступление или онлайн-чат дает сбой, диктор должен проявить рефлексы и быстро среагировать, чтобы спасти событие.

Продвижение мероприятия необходимо планировать заранее, но и не слишком рано. Анонс мероприятия за год до запланированной даты заставит заинтересованных, вероятно, забыть о нем до открытия регистрации. С другой стороны, если мы начнем акцию слишком поздно, мы можем не набрать ожидаемое количество участников.

План продвижения должен быть разбит на этапы, а сообщения должны быть адаптированы для каждого канала. Наконец, для продвижения нужен план, чтобы не упустить никого из нашей конкретной целевой группы. В случае с Jira Day мы использовали несколько разных методов:

• Реклама Google — ориентирована на пользователей инструментов Atlassian (в разбивке по странам),
• реклама в социальных сетях — в которую также включены подписчики каналов нашей компании,
• кампании по электронной почте — сообщения участникам предыдущих выпусков.

Как в древности все дороги вели в Рим, так и в данном случае все каналы продвижения вели на лендинг Jira Day. Конечно, этот сайт обновлялся почти каждый день, мы добавляли туда новых партнеров, новые темы. Таким образом, заинтересованные пользователи имели доступ к новейшей информации и могли принять решение об участии в мероприятии.

Хорошая коммуникация между организаторами и партнерами способствует эффективной организации и исключает дезинформацию. Благодаря этому можно избежать ненужного напряжения и стресса  и мы можем быть уверены, что все сотрудники имеют доступ к необходимой информации. Однако успех мероприятия определяется в первую очередь общением с участниками. Даже самая хорошо организованная конференция не будет успешной без вовлечения аудитории.

Если на стационарном мероприятии общаться с аудиторией несложно, потому что ведущий, партнеры на стендах и сотрудники конференции всегда готовы помочь, немедленно отреагировать и, естественно, поддерживать вовлеченность, то в случае онлайн-мероприятия это более важно. сложный. Наши участники спрятаны за мониторами, поэтому мы не можем видеть их реакцию и не можем быстро найти решение для любой ситуации. Если реципиенты уснут во время онлайн-лекции, мы, скорее всего, об этом не узнаем.

Чтобы активировать участников и дать им возможность задавать вопросы и обмениваться опытом, в обеих версиях Jira Day Remote мы решили предоставить чат для зарегистрированных пользователей. В первой версии Jira Day Remote Edition мы использовали чат Grape.io , а в версии 2021 пользователи получают доступ к чату через приложение Meeting . Благодаря привлечению нескольких модераторов чата нам удалось эффективно решать проблемы, собирать вопросы по лекциям и следить за приятной атмосферой мероприятия.

Мы хотели оперативно реагировать на настроение участников, поэтому решили рассылать письма с анкетой каждый день. Основываясь на ответах в опросах, мы смогли внести улучшения и выявить проблемные места во время мероприятия. Кроме того, в каждом письме также содержалась повестка дня на данный день, благодаря чему участники могли еще раз прочитать темы и выбрать интересующие их лекции. участвовать в благотворительных акциях. Мы создали программа Deviniti Cares , в рамках которой мы поддерживаем различные организации, в том числе Schronisko dla Kobiet im. Брата Альберта. Недавно мы усыновили Руфуса и Мэй Лин — красных панд, которые живут во Вроцлавском зоопарке.

День Jira также был возможностью сделать что-то хорошее для других. Мы не равнодушны к судьбе нашей планеты, поэтому решили принять участие в инициативе Las na Zawsze и посадили по 2 м2 леса на каждого активного участника конференции. Всего мы собираемся посадить 3000 м2 деревьев.

Момент настал. Последнее выступление закончилось, участники выходят из приложения, пыль после конференции оседает, эмоций тоже становится меньше. Как сделать воспоминания по-настоящему незабываемыми? Организация мероприятия не заканчивается последним выступлением. Старайтесь поддерживать связь как с участниками, так и со спонсорами. После последнего выпуска Jira Day мы записали короткое благодарственное видео для спонсоров:

Кроме того, мы подготовили статью, подводя итог всему мероприятию, в которой коротко упомянули самые интересные темы и ответили на вопросы, возникшие в ходе конференции. Мы также разослали участникам электронные письма, чтобы поблагодарить их за участие в мероприятии и попросить заполнить анкету общего удовлетворения. Ответы позволили нам сделать выводы, которые, несомненно, помогут нам еще лучше организовать мероприятие Jira Day в будущем.

Наконец, мы подготовили несколько советов, которые облегчат организацию мероприятия, будь то короткий вебинар или большая стационарная конференция.

1. Тесты  – протестируйте технологию перед мероприятием, а не во время конференции. Вы можете проводить тесты на меньшем событии, например. прежде чем внедрить новую технологию на многодневной конференции, сначала используйте ее на часовом вебинаре.
2. Регистрационная форма   – хорошо структурированная форма поможет вам собрать ценные данные об участниках. В сочетании с хорошо подключенными аналитическими инструментами мы получим достоверные данные, которые позволят лучше проанализировать эффекты рекламной кампании. Это важно особенно на этапе открытия регистрации на мероприятие.
3. Event-менеджер  – организация конференции затрагивает множество различных областей, но необходим один человек, отвечающий за окончательный вид мероприятия и сочетание всех важных аспектов. Менеджер мероприятия должен быть полностью вовлечен за 6 месяцев до мероприятия и до 1 месяца после конференции.
4. План продвижения  – он должен включать конкретные бюджеты аккаунта, каналы, форматы, почтовые кампании. Подробное расписание гарантирует, что информация о мероприятии дойдет до всех заинтересованных сторон, которые были упомянуты в целевых группах.
5. Контроль качества  – стоит собрать записи спикеров не менее чем за месяц до мероприятия. Благодаря этому у вас есть время проверить выступление, возможные исправления, и вы можете убедиться, что конференция принесет реальную пользу.
6. Еженедельные встречи  – команда проекта, ответственная за организацию мероприятия, должна встречаться раз в неделю, чтобы подвести итоги прошлой недели, составить план на следующую неделю, обменяться идеями, обсудить задержки, риски и подготовить планы на случай непредвиденных обстоятельств.
7. Необходимые инструменты  – скотч-гаффа, кабельные стяжки и отвертка – составляющие успеха каждого мероприятия. Никогда не знаешь, когда придется подвязывать кабель или закручивать шуруп в кресле или компьютере, независимо от формата мероприятия.