Как сделать макет письма для email-рассылки

Разбираемся, как правильно расположить баннер, карточки товаров и другие элементы, чтобы сделать макет письма для рассылки по электронной почте.

Из чего состоит письмо

Содержимое электронного письма подчинено определенной логике: сначала идет прехедер, потом шапка, тело и подвал.

Логика email-письма

Эту структуру письма можно использовать как образец. Дальше в статье мы рассмотрим каждый элемент и его составляющие. Но перед тем, как составлять макет рассылки, нужно разобраться:

• Кто будет получать письмо. Например, клиенты банка
• Зачем отправляем письмо. Например, для оформления заявок на открытие счета в банке

Выбранная аудитория и сформированная цель сообщения – это фундамент макета email-рассылки, от которого будет зависеть внутренняя логика и оффер письма. Об этом мы рассказывали в статье про то, как сделать сделать рассылку по email с нуля.

В email-рассылке важно помнить про размеры макета – лучше сделать ширину письма в 600 пикселей, тогда письмо в почтовом ящике будет нормально отображаться.

Как правильно сделать прехедер

Прехедер – это текстовое уточнение темы письма, которое попадает в превью.

Например, вот письмо блога про инвестиции с анонсом новой статьи. В прехедере написано: «Истории провалов инвесторов» – этот текст пойдет в превью и отобразится первым после темы.

Где находится прехедер

Зачем нужен прехедер: с ним можно дополнить тему, чтобы повысить открываемость письма.

Прописанный прехедер помогает раскрыть тему письма: получатель лучше поймет содержимое до его открытия

Как сделать прехедер в макете рассылки: прописывайте в прехедере текст в зависимости от темы письма. Например, тема рекламной рассылки «Запускаем продажу новых наушников». В прехедере можно указать:

• Скидка 25 % для самых быстрых
• Не боятся воды и влаги
• Активное шумоподавление
• Красный, черный, белый цвета

Примеры хороших превью у Яндекс.Музыки, Яндекс.

Плюса и М.Видео

Если прехедер выглядит некрасиво, то его можно спрятать так, чтобы он не отображался в почтовом ящике получателя:

• Если верстаете макет email-письма в редакторе – окрасьте текст прехедера в цвет фона
• Если верстаете макет email-письма в HTML – используйте CSS-команду «display:none». На всякий случай можно дополнить команду: указать размер прехедера в один пиксель и использовать в шрифте цвет фона

Как правильно сделать шапку письма

Шапка письма – это место для размещения логотипа, заголовка, меню и другой дополнительной информации. Шапку письма еще называют «хедером».

Где находится шапка письма

Зачем нужна шапка: она помогает идентифицировать письмо, его тему и поставить ссылку на сайт компании.

Как использовать шапку в макете email-рассылки: можно использовать для разграничения ссылок. Например, шапка выступает логотипом компании и ссылка ведет на главную страницу сайта.

У Premier в шапке используется логотип сервиса и ссылка ведет на сайт, а вот следующий баннер – уже на сам сериал

Шапка пригодится для визуализации основного оффера.

В письмах Домклик шапка – это объединенный общий баннер с иллюстрацией, заголовком и названием компании

В шапке можно разместить меню меню или показать персональные данные клиента  отображения персональных данных клиента – актуально для магазинов и маркетплейсов. В шапке могут быть ссылки на разделы сайта, личный кабинет клиента и количество бонусных баллов.

В рассылках Спортмастера подгружается количество баллов из личного кабинета клиента, а кнопки профиля и меню ведут на сам сайт

Больше примеров и особенностей этой части письма мы разобрали в отдельной статье, которая поможет вам правильно оформлять шапку.

Как правильно наполнить письмо

После прехедера и шапки идет «тело письма». Это основная часть email-рассылки, в которой содержится оффер, подборка товаров или полезная информация.

Баннер: как выбрать и расположить

Баннер может занимать все тело письма, но чаще – только его часть. В письме бывает один или сразу несколько баннеров. Часто баннеры делают яркими, красивыми и эффектными.

Зачем нужен: для привлечения внимания, создания тональности сообщения и призыва к действию. К баннеру обычно прикреплена ссылка, которая ведет на страницу предложения или сайт компании.

Как использовать в макете email-рассылки: зависит от формата письма. Для рекламной рассылки в баннер выносят главную мысль, слоган, цепляющие слова, оффер, размер скидки, условия спецпредложения. В баннере можно использовать яркие иллюстрации, которые привлекают внимание.

В рассылке LiveDune баннер построен по принципу AIDA

Если при оформлении макета основная ставка делается на визуал и привлечение внимания, то текст и подробности предложения можно расположить ниже.

В рекламной рассылке Burger King баннер кратко сообщает оффер, а далее в тексте раскрывает предложение

В письме может быть несколько баннеров. Действует правило: один баннер – один оффер – одно действие.

Рассылки Lamoda часто состоят из одних баннеров, которые выделяют цветом, размером и разными предложениями

В информационной рассылке по баннеру можно понять содержание сообщения до его чтения.

В рассылке Сбербанка персонажи на обложке транслируют положительные эмоции

В баннере может быть не только картинка, но и заголовок. Он будет интриговать, раскрывать тему или служить подводкой.

В рассылке SMMplanner иллюстрация на баннере показывает пример отчета, а текст в заголовке сообщает выгоду

Разные оформления баннеров позволяют создавать рубрики рассылок или визуально объединять письма для спецпроектов. Когда люди открывают письмо и видят непривычное оформление, то это задает особое настроение и тон рассылке.

Новогодняя рассылка от МИФа отличается от еженедельной новостной подборки

Текст: как работает в письме и на что обратить внимание

Текст – это основная информация, которая идет после баннера.

Зачем нужен: если мы говорим про рекламную рассылку, то здесь дополнительно раскрывается оффер и работает с возможными возражениями. В информационной рассылке текст – основной элемент письма.

Как использовать в макете email-рассылки: четких правил нет, но есть рекомендации, которые помогут сделать текст лучше и понятней.

Пишите про людей, а не про компанию. Текст хорошо срабатывает, когда решает проблемы аудитории или предлагает решение. Мало кому интересны новости компании формата «мы лучшие на рынке». Что от этого меняется в жизни клиента? Если ничего – значит сообщение пройдет мимо. Такую новость лучше использовать в качестве подводки: «Мы лучшие на рынке и все благодаря вам. Вот, что вы покупали в этом году».

Неплохой прием ― рассказать новости в формате итогов года, но непонятно, зачем читателю отправлять ответное письмо: на него ответят, опубликуют где-то или вообще проигнорируют?

Также избегайте воды и штампов. Вместо:

• «Лидеры рынка» – «Лидеры рынка в 2021 году по версии Форбс»
• «Лучший продукт» – «По исследованию компании N наш товар выбирают чаще, чем товары конкурента»
• «Качественные материалы» – «Используем итальянскую кожу, а у мастеров подтвержденные профессиональные сертификаты»

Структурируйте текст – разбивайте его на абзацы, делайте подзаголовки, выделяйте цитаты.

Рекомендуем делать текст в одну или максимум две колонки, потому что так верстка не поплывет на разных устройствах и грамотно перестроится на мобильную и обратно.

Вот как можно использовать одну или две колонки в зависимости от содержания письма.

Одностолбцовая система в рассылке Яндекс.Практикума

Две колонки подойдут для дайджеста, рекламной рассылки или подборки – так человек зацепил больше предложений взглядом и чем-то заинтересуется.

Двухстолбцовая верстка в рассылке Burger King

Подробнее про текст в рассылках ― в статье, как за 17 шагов сделать качественный текст.

Иллюстрации и фон рассылки: на что обратить внимание

Чтобы оформить макет письма, нужно помнить про визуал рассылки – это не только картинки для товаров или иллюстрации для текста, но и фоновый цвет, подложки и графические элементы. У нас есть большая статья на эту тему – «Подбираем картинки для письма и оформляем email-рассылку с помощью изображений».

Зачем нужны: не только для визуального оформления рассылки, но и для выделения смыслов и создания тональности письма.

Как использовать в макете письма для рассылки: здесь потребуется помощь дизайнера, но вы можете использовать готовые красивые иллюстрации из сервисов-конструкторов (например, Canva) или брать фотографии с фотостока (например, Unsplash).

В блочном редакторе писем в Sendsay есть бесплатный конструктор, в котором можно цвет фона и добавить места для загрузки картинок

Далее – несколько подходов к оформлению в качестве примеров:

• Графика позволяет дополнительно разделить смысловые блоки письма

В письме YouDo используют не только эмодзи, но и уникальные иллюстрации для каждого смыслового блока

• С помощью фона и цвета можно создать в письме настроение. А еще, это выглядит красиво и стильно

Новогодняя рассылка от Kari оформлена в классических рождественских цветах: красный и белый

• Графика позволяет заменить текст там, где он не нужен или дополнить его

В рассылке Honor разделы товаров обозначены иконками и вместо текстовых ссылок получились крупные кнопки

Карточки товаров: как расположить и привлечь внимание

Если вы создаете макет электронного письма для магазина, то ваши рекламные рассылки могут содержать готовые карточки товаров. Покупку можно совершить как прямо внутри письма (используется AMP-технология), так и при переходе по ссылке на сайт.

Карточка обычно устроена так: изображение + текстовое описание + цена. Карточки могут быть как в один, так и несколько столбцов.

Зачем нужны: предоставить клиенту в письме предложение товаров, которые можно купить прямо сейчас. Используется для реакционных, рекламных и триггерных рассылок.

Как использовать в макете email-рассылки: карточки товаров располагаются в теле письма, их можно отделять тематически. Например, первая линия – скидки на кроссовки, вторая линия – новое поступление, третья – товары для ухода за обувью.

В редакторе Sendsay есть бесплатный конструктор шаблонов под каталоги товаров или письма в стиле «брошенная корзина».

Готовые шаблоны макетов для верстки

В карточке главное – фотография товара, цена и кнопка для покупки. Подобрали удачные примеры карточек товаров:

• Карточки товаров в ряд – когда товара много и при его выборе клиент опирается на визуал

Карточки товаров Lamoda расположены таблицей

• Карточки товаров столбцом – когда товара немного, а визуал не играет особой роли

В рассылке МИФа карточки товаров сопровождает большой блок текста

Ссылки: как правильно добавлять в текст и баннеры

Чтобы создать макет письма, не стоит забывать про ссылки. В письме ссылка может быть указана прямо в тексте, на картинке, шапке или кнопке.

Зачем нужна ссылка: для формирования заявок и переходов на сайт. С помощью ссылок можно понять при анализе, на какие элементы чаще кликают и в будущем доработать письмо. Для отслеживания статистики переходов лучше добавить UTM-метку – это можно сделать с помощью бесплатного сервиса от Tilda.

Как использовать в макете email-рассылки: ссылки можно ставить на любый элемент письма, но соблюдайте логику. Если на баннере указана скидка, то при переходе по ссылке человек должен попасть на специальную страницу с акционным товаров, а не на главную страницу сайта.

Примеры, как еще используют ссылки:

• Для увеличения кликабельности и переходов на сайт – любой элемент в письме ведет на товар

При клике по любому месту в рассылках Альпины вы попадаете на сайт с предложением

• Для разграничения переходов на сайт. Каждая ссылка ведет на свою страницу сайта. Подойдет для дайджестов и подборок

В рассылках статей от Т—Ж используются не заголовки, а не предложения, которые кратко сообщают основную мысль материала.

Кнопки: как расположить и что написать

Кнопки обычно ведут на сайт компании или в приложение. Их можно оформить картинкой со ссылкой или с помощью HTML-кода.

Зачем нужны кнопки: они помогают привлечь внимание читателя и призывают совершить действие.

Как использовать в макете email-рассылки: как и в случае со ссылкой хорошо работают кнопки, которые читаются без контекста или наоборот, дополняют его.

Вот, например, рассылка от Сбербанка, где кнопки подписаны словом «узнать». Чтобы понять, куда ведет ссылка, придется прочитать текст над кнопкой.

Типовые кнопки делают письмо слишком шаблонным

Это можно исправить, сделав кнопки самостоятельными по смыслу.

Кнопки становятся больше, но если вокруг текста немного, то они не будет выглядеть тяжело

Другой вариант – добавить новый смысловой контекст, который пересекается с темой. Например, пойти от вопросов которые волнуют читателей.

Такой текст более эмпатичен, но может не совпадать с тональностью бренда

Иногда кнопки позволяют пробить «баннерную слепоту». Хороший пример – рассылка Т—Ж.

Куда ведет кнопка – не понятно, но короткий текст выше поможет разобраться

Что разместить  в подвале

Подвал письма еще называют футером. Это обязательный элемент, где по закону «О рекламе» нужно указать ссылку на отписку. В Sendsay ссылка  для отписки формируется автоматически. Кроме того, в подвал обычно добавляют юридическую и контактную информацию: телефон, сайт, соцсети, адрес.

Зачем нужен: для соблюдения закона «О рекламе» и справочной информации.

Как использовать в рассылке

:

• Оставить в подвале ссылки на приложения, соцсети, службу поддержки и другие дополнительные опции

В рассылке Premier добавлены все дополнительные ссылки: приложения, соцсети, служба поддержки и полная веб-версия письма

• Разместить меню со ссылками на сайт, чтобы не нагружать шапку

У Burger King подвал письма короткий и содержит логотип, форму обратной связи, ссылки на соцсети и меню

• Разместить юридическую информацию – часто это касается банковского, медицинского, табачного, алкогольного и финансового сектора бизнеса

Рассылка с предложением банковской карты Тинькофф снабжена большим блоком информации об условиях обслуживания

Чек-лист разработки макета

Чтобы ничего не забыть при составлении макета:

• Определена целевая аудитория рассылки и желаемое действие
• Ширина макета – 600 пикселей
• Прехедер дополняет тему письма
• В шапке расположен логотип, заголовок, иллюстрация или меню сайта
• Баннер привлекает внимание и призывает совершить действие
• Текст понятен, разбит на абзацы, его можно считать глазами
• Иллюстрации дополняют повествование или задают тон сообщению
• Карточки товаров оформлены в ряд или по порядку
• Ссылки оформлены гипертекстом или добавлены на картинки, баннеры, логотипы
• Кнопки призывают совершить действие или дополняют контекст
• В подвале письма стоит ссылка на отписку от рассылки и есть контактная информация.

Над статьёй работали:

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

Кaк сoздать письмо в редакторе DashaMail

В сервисе DashaMail есть онлайн-редактор — профессиональный инструмент, с помощью которого каждый может создавать красивые продающие письма. Привлекать дизайнера или верстальщика для этого не потребуется. Правда здорово? 

Разберем пошагово, кaк сoздать базовое письмо. DashaMail предлагает 3 способа: загрузить свой HTML-макет, воспользоваться готовым шаблоном от дизайнера или создать с нуля в онлайн-редакторе. 

Краткий обзор предлагаемых вариантов

Работа с готовым HTML-макетом 

Этот способ подходит опытным email-маркетологам, которые обладают навыками верстки. Здесь придется повозиться с HTML-кодом. Если вы не профи, потребуется провести много времени, изучая секреты верстки. Даже если у вас есть опыт разработки сайтов или лэндингов, это далеко не одно и то же.

Применение готовых шаблонов 

Самый простой и удобный способ создания письма, поскольку предлагает готовые решения для быстрой адаптации под задачи текущей рассылки. Шаблоны разбиты по тематикам для удобства поиска. Каждый проработан командой дизайнеров, подобрана цветовая палитра и шрифты. В общем, это лучший вариант, когда нужно создавать несколько писем в день. 

Кстати, в DashaMail есть обучающий шаблон, чтобы вы могли быстро освоить онлайн-редактор. Ищите его в готовых шаблонах под названием «Обучающий шаблон».

Создать с нуля в онлайн-редакторе

Вариант, когда вы самостоятельно создаете шаблон из полос и структур с контейнерами и заполняете их блоками контента или модулями. Это кропотливая работа, но результат стоит того, ведь можно создать письмо для email рассылки, не ограничиваясь готовыми решениями. 

На старте это выглядит минималистично, чтобы не ограничивать полет вашей фантазии: 

Чтобы помочь вам разобраться в новом редакторе, разберем его возможности и настройки. Начнем с оформления шаблона, а далее перейдем к контенту.

Оформление 

В настройках оформления вы увидите общие настройки, а также настройки заголовков, хедера, футера, кнопок, информационной области и aдaптивности. Все вместе это определяет отображение всех элементов письма в едином стиле. 

Настроек много, но достаточно пройтись по ним один раз, потрогать и пощупать, чтобы в дальнейшем быстро ориентироваться. 

Отметим несколько моментов. 

• Самая распространенная ширина письма — 600 пикселей. В редакторе настроена по умолчанию. 
• Старайтесь не использовать картинки в фоне, так как они поддерживаются ограниченным количеством почтовых программ.
• Рекомендуем использовать стандартные шрифты.
• Не забывайте про отступы между блоками и строками, чтобы письмо легче воспринималось.

Базовая структура письма и контентные блоки

Письма включает прехедер, хедер, основное содержимое письма и футер. Вы можете добавлять в него нужные вам полосы и удалять лишние. Для наполнения каждой составляющей используйте структуры, включающие в себя контейнеры с блоками.

Из базовых блоков доступны следующие:

Модули — это созданные вами и сохраненные структуры, которые вы можете многократно использовать при сборке любого шаблона. Актуально при подготовке большого числа однотипных шаблонов. 

Хедер

Хедер — это шапка вашего письма. Примерно то же самое, что на сайте — логотип и меню (опционально). 

Например, чтобы создать хедер, используйте структуру с одной колонкой. Далее воспользуйтесь блоком «Картинка» и загрузите ваш логотип.

Совет. Логотип лучше сделать кликабельным, поскольку подписчики часто кликают на логотип, чтобы быстро перейти на ваш сайт. 

Чтобы добавить меню, нужно также добавить структуру с одной колонкой и далее использовать блок «Меню».

Главный баннер письма 

Баннер — основное изображение, «цепляющее» внимание подписчика. Определяет то, как подписчик воспримет письмо. Используется опционально. Обычно применяется в маркетинговых рассылках. 

В новом редакторе при создании баннера можно использовать декоративные шрифты, которые как элемент изображения не меняются на стандартные в email-клиенте получателя.

Чтобы добавить баннер, воспользуйтесь структурой с одной полосой и используйте блок «Баннер». 

Основное содержимое письма

Здесь вы можете использовать любые базовые блоки и созданные ранее модули. 

Текст

При работе с текстом по умолчанию используются настройки, заданные в меню «Оформление». Но в процессе создания письма вы можете их менять с помощью горизонтального меню, появляющегося в верхней части редактора. Если в тексте есть длинные слова, то для них можно включить функцию переноса строк, что поможет избежать горизонтальную прокрутку на мобильных устройствах. 

Также доступна персонализация в верхней горизонтальной панели настроек. 

Изображения

При работе с изображениями используйте структуры с разным количеством колонок и блок «Картинка».  

У нас есть удобный встроенный редактор изображений. Поэтому вы можете отредактировать изображение, не выходя в стороннюю программу — обрезайте, изменяйте масштаб, добавляйте текст, рамку, накладывайте фильтры — все, что угодно, чтобы сделать письмо красивым и привлечь внимание подписчика. 

Не забывайте указывать ALT-текст для улучшения проходимости спам-фильтров. 

Изображения можно сделать динамичными с помощью эффекта ролловера при наведении мыши. Это отличный маркетинговый прием, вовлекающий подписчиков. 

Видео

Работать с видео можно 2 способами: вставить ссылку на видео или встроить видео в письмо. 

Первый вариант — идеальный, поскольку работает везде. Для вставки ссылки на видео используйте структуру с одной колонкой и блок «Видео». 

Второй вариант работает только в Apple Mail, нативной почте iOS, Thunderbird и Outlook для Mac. Используйте структуру с одной колонкой и блок HTML, где нужно будет добавить код встраивания. 

Кнопки

При работе с кнопками используйте базовый блок «Кнопка». В редакторе к кнопке можно применить ховер-эффект, в результате чего она будет менять цвет при наведении. 

Карточки товаров

В редакторе есть возможность создавать карточки товаров. По сути, это контейнер из 3-4 блоков: картинка, текст + цена и кнопка. Обычно приходится тратить уйму времени на заполнение таких элементов в письме, особенно когда нужно подготовить товарную рассылку с десятком карточек. Редактор решает эту проблему — вы можете создавать smart-объекты. С помощью smart-объектов процесс обновления автоматизируется: вы указываете ссылку на страницу с товаром, а редактор сам подтягивает оттуда всю необходимую информацию в макет письма. 

Таймер обратного отсчета 

Для срочных маркетинговых акций вставьте в письмо таймер обратного отсчета. Для этого используйте структуру с одной колонкой и блок «Таймер». 

Разделитель

Как декоративный элемент, улучшающий восприятие информации в письме, используйте разделитель. Для этого добавьте структуру с одной колонкой и блок «Разделитель».

Соцсети

Вы также можете использовать блок «Соцсети» для добавления иконок нужных вам соцсетей. 

Футер письма

Это то, что подписчик видит, дочитав письмо до конца. Обычно в футере представлена контактная информация, причина отправки рассылки, возможность отписаться, иконки соцсетей. 

Для добавления футера можно использовать многоколоночные структуры, куда вы сможете вставить текст, иконки соцсетей и другое. 

Адaптивность

Создавайте полностью aдaптивные письма, которые удобно читать на мобильных экранах. 

Вы сможете задать размер шрифта для мобильных гаджетов, указать, отображать ли определенные элементы и блоки при просмотре на мобильном, делать ли картинку aдaптивной или нет, задать порядок отображения изображений (если в десктопной версии изображения идут в шахматном порядке) и многое другое.

Адaптивность задается в разделе Оформление/Aдaптивность, а также при настройке блоков в разделе Контент. 

Заключение

Мы рассказали про структуру письма и базовые блоки, с помощью которых вы сможете собрать классное письмо. Но это лишь малая доля возможностей этого мощного инструмента. 

Наш редактор заточен под создание красивых aдaптивных продающих писем. Красота и привлекательность шаблонов обеспечиваются гибкими настройками практически каждого блока. Адaптивность учитывается на уровне общих настроек оформления, а также в каждом конкретном блоке. А сделать письмо продающим помогут такие возможности, как таймер обратного отсчета, ховер-эффект и ролловер-эффект, грамотная встройка видео и многое другое. Мы будем и дальше рассказывать про маркетинговые фишки, чтобы помочь вам освоить онлайн-редактор. 

Также вы можете обратиться к нам за помощью и заказать разработку шаблона письма. 

Как адресовать конверт: шаги и советы

Возможно, мы живем в эпоху текстовых сообщений и электронных писем, но альтернативы обычной почте по-прежнему нет. a

Например, хотя приглашение на вечеринку или мероприятие может быть удобным, это не то же самое, что запросить чье-то присутствие на свадьбе с помощью электронного сообщения.

То же самое касается благодарственной записки или открытки с сочувствием.

Итак, хотя это может показаться старомодным, умение правильно адресовать конверт — это навык, которым должен обладать каждый, особенно если вы отправляете официальное приглашение или служебное письмо.

Даже если вы отправляете конверт члену семьи, другу или соседу, правильное оформление имеет значение.

«Чтобы правильно адресовать конверт, нужно подумать», — рассказывает TODAY.com Дайан Готтсман, национальный эксперт по этикету в Школе протокола Техаса.

«Я всегда использую имя человека, включая почетное обращение, когда это уместно», — говорит Готтсман. «Не сокращайте город и штат для официального конверта и обязательно укажите обратный адрес».

И если вы отправляете официальные приглашения, праздничные или рождественские открытки, Готтман советует избегать использования этикеток.

Хотите больше указателей? Продолжайте прокручивать полезное руководство по правильному почтовому этикету.

Как адресовать конверт

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

1. Напишите обратный адрес в верхнем левом углу.
2. Напишите адрес получателя чуть по центру нижней половины конверта.
3. Поместите штамп в верхний правый угол.

На конверте обычно указаны два адреса, но технически требуется только один: адрес получателя. Адрес отправителя указывать не обязательно, но рекомендуется. Если есть какие-либо ошибки, препятствующие доставке письма, отсутствие обратного адреса означает, что почта не сможет отправить его обратно, чтобы исправить какие-либо проблемы.

Как написать адрес отправителя (обратный)

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

1. Начните со своего полного имени.
2. На следующей строке укажите свой почтовый адрес. Используйте две строки, если это необходимо.
3. В этой строке укажите город, штат и почтовый индекс вашего адреса.

Как написать адрес получателя

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

1. Для неофициальных писем используйте тот же формат, что и адрес отправителя.
2. Если вы отправляете письмо кому-то в конкретную компанию, первой строкой должно быть название компании.
3. В следующей строке введите «ATTN:» или «c/o» с именем человека. Если письмо адресовано не кому-то из определенного бизнеса, в первой строке должно быть просто его имя.
4. Следующие две строки должны содержать почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

Как форматировать военные адреса (APO, FPO, DPO)

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

Несмотря на то, что они имеют тот же формат, что и обычные адреса, военные адреса не используют названия городов и штатов, к которым привыкли многие.

1. Название города будет либо APO (Воздушная/армейская почта), FPO (Почтовое отделение флота) или DPO (Дипломатическая почта).
2. Для штата используются AA (Вооруженные силы Америки), AE (Вооруженные силы Европы) и AP (Вооруженные силы Тихоокеанского региона) в зависимости от места службы.
3. Почтовый индекс тот же, но иногда для доставки требуется дополнительный четырехзначный код.

Как написать международный адрес доставки

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

При отправке письма на зарубежный адрес, не являющийся военным, формат адреса обычно остается прежним — только с добавлением названия страны в последней строке.

В некоторых странах почтовый индекс помещается перед названием города и страны, но он различается в зависимости от страны, так что просто проверьте, чтобы быть уверенным.

Как найти индекс «ZIP+4»

Если вы не уверены в дополнительном четырехзначном коде, на веб-сайте USPS есть инструмент для поиска почтового индекса.

1. Выберите поиск почтового индекса по адресу и введите всю необходимую информацию.
2. Нажмите «Найти», и USPS сообщит вам код ZIP+4.

Сколько марок вы должны использовать

СЕГОДНЯ / СЕГОДНЯ

Разместить марку несложно, но сложно определить, какие марки и сколько использовать.

Для стандартного письма весом в 1 унцию, отправляемого в любую точку Америки, рекомендуются марки Forever, поскольку вы всегда сможете использовать их независимо от будущих изменений цен на марки.

Каждая унция сверх одной стоит 15 центов, поэтому вам придется использовать марки «Дополнительная унция» для каждой дополнительной унции. Марки по две унции также являются опцией.

Если вы отправляете открытку, не обманывайте себя марками Forever. У открыток есть свои собственные марки, которые обычно дешевле.

Для международных адресов используются марки Global Forever, и, как и марки Forever, вы можете использовать их в любое время, независимо от корректировок цен.

Конверты неправильной формы, которые можно использовать для квадратных свадебных приглашений или выпускных объявлений, требуют использования других марок, называемых неподдающимися механической обработке марками. Поскольку квадратный конверт не подходит для автоматической обработки, марка стоит немного дороже, чтобы учесть необрабатываемую надбавку.

С соответствующей маркой, точными адресами отправителя и получателя и правильным размещением всех трех адресов на конверте ваше письмо готово к отправке!

Как правильно написать, адресовать письмо и обязательно знать правила почтовой рассылки

Отправка писем по почте и отправка обычной почты большинству людей может показаться утраченным искусством. Цифровая эпоха, безусловно, изменила коммуникативные потребности и предпочтения. Тем не менее, многие основы, относящиеся к почтовому этикету, по-прежнему полезно знать, поскольку некоторая «обычная почта» неизбежна даже сегодня.

Возможно, это сопроводительное письмо, благодарственное письмо, отправленное потенциальному работодателю после собеседования, или документ, отправленный по почте в IRS в ответ на уведомление о ваших налогах. Независимо от цели важны правильный этикет и знание почтовых правил. Ниже приведены некоторые основы, которые, как мы думаем, могут оказаться полезными для всех.

Написание письма

Прежде чем вы будете готовы отправить письмо по почте, вы должны сначала составить его. Когда дело доходит до письма, особенно для профессиональных целей, многие люди задаются вопросом, с чего начать. Содержание письма, безусловно, будет варьироваться в зависимости от типа и намерения письма. Однако формат редко меняется.

Для начала начните с вашего (отправителя) имени и адреса в верхнем левом углу. В зависимости от цели письма и ваших отношений с получателем вы также можете указать свою компанию в этом разделе.

Далее укажите дату составления письма. Дата указывает на получателя и должна быть отформатирована так, чтобы включать месяц, дату и год.

Информация об отправителе и дата чаще всего указываются в верхнем левом углу письма. Однако некоторые люди предпочитают перечислять их в правом верхнем углу или даже посередине, хотя выравнивание по центру встречается редко. Это действительно зависит от личных предпочтений и размещения фирменного бланка на странице. Самое важное, что нужно помнить, это включать информацию, а не то, как она выровнена.

После даты укажите имя, должность и адрес получателя. Они должны быть выровнены по левому краю письма. Несмотря на то, что имя и адрес получателя указаны на конверте, включение их в письмо является правильным этикетом для официальных деловых писем.

Затем начните свое письмо с подходящего приветствия. Для официального письма обязательно обращайтесь к получателю по его фамилии. Если вы не знаете их имени, общепринятым приветствием будет «Кому это может быть важно».

Теперь пришло время составить текст вашего письма. Деловые письма должны быть прямыми и использовать профессиональный язык. Пушистый почерк и жаргонные выражения неуместны. Укажите причину написания и используйте подходящий тон. Наиболее распространенный формат включает абзац введения, затем абзац, объясняющий цель письма, а затем абзац заключения. В зависимости от типа письма последний абзац обычно содержит призыв к действию. Одинарный межстрочный интервал наиболее подходит для профессиональных писем, а для удобства чтения избегайте использования всех заглавных букв.

Завершите свое письмо соответствующей прощальной речью, например, искренне, спасибо, с уважением или любезно. Далее ваша подпись. Обычно оставляют место для подписи письма, а также печатают свое имя.

Наконец, если в вашем письме есть ссылка на приложенные документы, вы должны перечислить вложенные страницы внизу вашего письма.

Что еще нужно помнить при составлении письма:

• Используйте деловой шрифт. Общие варианты включают Times New Roman, Futura, Georgia и Cambria.
• Текст письма должен быть выровнен по левому краю.

Правильная адресация вашего почтового отправления

Теперь, когда ваше письмо написано, вы можете задаться вопросом: «Как правильно написать адрес?» Это правильный вопрос. Обеспечение того, чтобы ваше письмо было адресовано правильно, чрезвычайно важно для гарантии быстрой и точной доставки.

Чтобы начать адресовать письмо кому-либо, напишите свое имя и адрес (Отправителя) в верхнем левом углу конверта. Это обратный адрес. Если письмо не может быть доставлено получателю, оно будет возвращено на этот адрес. Обратный адрес иногда указывается на заднем клапане конверта, а не в переднем верхнем левом углу. Однако для профессиональных и деловых писем лучше всего подходит лицевая сторона открытки.

Центр конверта зарезервирован для имени получателя и адреса доставки. Их имя должно быть указано в верхней строке. За ним следует почтовый адрес или почтовый ящик в следующей строке и город, штат и почтовый индекс в последней строке.

Машины для сортировки почты Почтовой службы США (USPS) считывают конверты снизу вверх, и они считывают только шесть строк. Поэтому правильная адресация конверта чрезвычайно важна для обеспечения доставки; особенно почтовый индекс и штат. Машина будет читать только первые две буквы состояния. Это означает, что правильный протокол должен использовать аббревиатуру состояния, а не записывать состояние полностью. Например, если конверт адресован Аризоне, машина прочитает AR и отсортирует его по Арканзасу. Поскольку машина сначала считывает почтовый индекс, скорее всего, он будет доставлен правильно. Хотя, лучше исключить всякую путаницу.

Сертифицированные почтовые ярлыки ликвидируют разрыв между традиционной обычной почтой и веком цифровых технологий. Избегайте путаницы при адресации ваших писем, используя сертифицированные почтовые ярлыки для всех ваших потребностей в сертифицированной почте®. Наш сайт подскажет вам необходимую информацию и сгенерирует для вас правильную этикетку.

Пользователи получают «подтверждение отправки», принятие Почтовой службой США, отслеживание USPS, электронное подтверждение доставки и подпись на квитанции о возврате для каждого отправленного письма соответствия без дополнительной оплаты.

Необходимые сведения о почтовых правилах и часто задаваемые вопросы

Ниже приведен список часто задаваемых вопросов о почтовых правилах, которые, как мы думаем, будут вам полезны.

Каковы правила отправки письма?

Согласно USPS, почтовый конверт должен быть плоским и гибким. Отправка почтового конверта предназначена для открыток, бланков, документов и других подобных бумаг. Конверты должны поддаваться механической обработке, что означает, что их можно подавать через дозатор обработки. Если конверт не плоский или имеет прикрепления снаружи, препятствующие прогону его через машину, взимается дополнительная плата в размере 0,39 доллара США. необрабатываемая доплата. Буквы не должны превышать 11-1/2 дюйма в длину и 6-1/8 дюйма в высоту. Стандартный конверт №10 имеет размеры 9-1/2 дюйма в длину и 4-1/8 дюйма в высоту.

Certified Mail Labels предлагает конверты только самого высокого качества. Несмотря на недавнюю нехватку бумаги, наши конверты из плотной бумаги (28 фунтов) прочны и легко поддаются механической обработке. Чтобы узнать больше о правилах USPS для отправки писем, нажмите здесь.

Что нельзя отправлять по почте?

В USPS есть список предметов, которые вам запрещено отправлять по почте. Вы не можете отправлять по почте взрывчатые вещества, марихуану, боеприпасы, бензин или подушки безопасности, поскольку они небезопасны для отправки.

Что разрешено отправлять в конверте?

В то время как USPS запрещает отправку по почте нескольких предметов, перечисленных выше, они ограничивают отправку по почте других. Если товар ограничен, это означает, что вы должны следовать правилам, установленным USPS при отправке. Некоторые запрещенные предметы включают алкоголь, живых животных и батарейки. Чтобы просмотреть полный список, нажмите здесь.

Какие классы почты?

USPS предлагает несколько различных услуг, которые они называют классами. Каждый класс соответствует определенным потребностям и имеет установленные почтовые тарифы. Создавайте ярлыки USPS Certified Mail®, ярлыки Priority Mail и ярлыки экспресс-почты с помощью USPS Postage онлайн, экономя время и деньги с сертифицированными почтовыми ярлыками. Покупка сертифицированных почтовых этикеток через Интернет и отсутствие поездки в почтовое отделение сэкономит вам 2,45 доллара за отправку старомодных зеленых карт и форм. Сколько стоит сертифицированная почта с сертифицированными почтовыми этикетками?

Чтобы просмотреть список классов USPS, нажмите здесь.

О сертифицированных почтовых ярлыках

Сертифицированные почтовые ярлыки позволяют пользователям создавать ярлыки USPS Certified Mail®, ярлыки Priority Mail и ярлыки экспресс-почты с почтой USPS в Интернете, не выходя из дома или офиса. Отправители получают подтверждение отправки, отслеживание письма и подтверждение доставки, экономя при этом 2,45 доллара США на каждом сертифицированном письме, отправленном с сертифицированными почтовыми этикетками.

Платите по почте и полностью пропустите поездку на почту. Сертифицированные почтовые этикетки не требуют ежемесячных платежей, контрактов или специального оборудования и обеспечивают удобство и душевное спокойствие. Больше не нужны наклейки, бланки и грин-карты.

Наше шифрование банковского уровня обеспечивает безопасное и надежное онлайн-хранилище для организованного ведения записей. Архивы учетной записи пользователя включают в себя подтверждение отправки по почте, отслеживание USPS, электронное подтверждение доставки и подпись на квитанции о возврате в течение десяти лет без дополнительной оплаты.

Сертифицированные почтовые этикетки начали свою деятельность в 2006 году, работая с Почтовой службой США над автоматизацией сертифицированной почты USPS в Интернете.