Как создать группу в Outlook

Вы постоянно отправляете электронные письма одной и той же группе друзей или коллег? Это очень распространено для многих людей, особенно на работе. Но это может занять много времени и утомительно, чтобы вводить каждый отдельный адрес электронной почты, один за другим, снова и снова. Вы также рискуете забыть включить кого-то в цепочку электронной почты.

К счастью, есть гораздо более простой способ: создать контактную группу. Это позволяет быстро и удобно объединять своих приятелей или коллег по работе в группы и отправлять им сообщения по электронной почте с минимальными усилиями. Давайте посмотрим, как это делается.

Как создать группу контактов в Outlook для Windows и Mac

Создание группы Outlook немного отличается в зависимости от того, используете ли вы настольное приложение или онлайн-версию. В этом разделе основное внимание будет уделено настольным версиям Outlook для компьютеров Windows и Mac. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте Outlook.
   
2. Нажмите на вкладку «Люди» на панели навигации.
   
3. Выберите «Главная», затем нажмите кнопку «Новая контактная группа».
   
4. Найдите кнопку «Новый контакт» в верхней части экрана, но не нажимайте ее. Вместо этого нажмите на маленькую стрелку рядом с ним. Это должно открыть раскрывающееся меню. Выберите «Контактная группа» из списка.
   
5. Вам будет предложено придумать имя для вашей новой группы. Введите имя и нажмите Enter для подтверждения.
   
6. Имя введено, пора начинать наполнять группу людьми.

Вот как заполнить новую группу:

1. Найдите кнопку «Добавить участников» в правом меню.
   
2. Дважды щелкните каждого человека, которого вы хотите добавить, из списка Outlook или адресной книги.
   
3. Если вы хотите добавить кого-то, кого нет в списке, вручную введите его адрес электронной почты и продолжайте добавлять столько контактов, сколько хотите, затем нажмите кнопку «ОК», чтобы завершить создание группы.
   

Как создать группу на Outlook.com

Вы предпочитаете отправлять и получать сообщения через браузер? Если вы пользователь веб-приложения, процесс создания группы имеет несколько незначительных отличий, но по-прежнему прост. Чтобы это произошло, выполните следующие действия:

1. Сначала войдите в Outlook.com в выбранном вами браузере.
   
2. С левой стороны найдите маленький символ «Люди» (он выглядит как два человека, стоящих вместе) и нажмите на него.
   
3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с «Новый контакт» и выберите «Новая группа».
   
4. Выберите имя для своей группы и введите небольшое описание в поле для дополнительного контекста, если это необходимо.
   
5. Нажмите синюю кнопку «Создать».
   
6. Затем вы можете начать вводить адреса электронной почты людей, которых хотите добавить, прямо из списка контактов Outlook.
   
7. Нажмите кнопку «Добавить» после того, как вы сделали свой выбор, чтобы завершить процесс.

Как создать группу в Outlook для мобильных устройств

Можно даже создавать группы через мобильное приложение Outlook на вашем iPhone или устройстве Android. Опять же, это действительно просто, и вот как это сделать:

1. Откройте мобильное приложение Outlook.
   
2. Нажмите на изображение или значок своего профиля в верхнем левом углу, чтобы открыть папки и меню.
   
3. Найдите «Группы» в списке и коснитесь его.
   
4. В правом нижнем углу нажмите кнопку «Новая группа».
   
5. Введите имя для вашей группы.
   
6. Добавьте участников, введя имена или адреса электронной почты в соответствующее текстовое поле.
   
7. Нажмите кнопку «Создать» в правом верхнем углу, чтобы завершить создание.
   

Как отправить электронное письмо группе в Outlook

После того, как вы сформировали группу с помощью любого из вышеперечисленных методов, связаться со всеми ее участниками должно быть намного проще, чем раньше. Вот как это делается:

1. Откройте новое сообщение и введите тему и текст сообщения, которое хотите отправить.
   
2. Затем в строке «Кому» или «Копия» начните вводить название своей группы.
   
3. Соответствующая группа должна появиться в раскрывающемся списке после того, как вы введете несколько букв, и вы можете нажать на нее, чтобы отправить сообщение всем в этой коллекции.
   

Часто задаваемые вопросы

Используйте вкладку «Люди» в Outlook, чтобы найти свою группу, и выберите «Изменить» рядом с ней, чтобы получить доступ к экрану редактирования. Вы можете изменить название группы, изображение профиля и список участников. Обратите внимание, что вы можете редактировать только принадлежащие вам группы.

Преимущество создания групп контактов заключается в том, что они позволяют отправлять электронные письма пяти, 10, 20 или даже большему числу людей одновременно. Вместо того, чтобы вводить каждый адрес электронной почты вручную, вы просто вводите имя группы и отправляете сообщение всем. Группировка контактов также снижает риск случайного исключения кого-либо из чата.

Нет, группы Office 365 сильно отличаются от групп контактов в Outlook. Группы контактов Outlook позволяют объединять разные контакты, чтобы вы могли отправить их всем по электронной почте за один раз. Между тем группа Office 365 — это когда несколько пользователей могут быть сгруппированы для совместного использования одного и того же адреса электронной почты и общего почтового ящика. Оба варианта удобны для профессиональных пользователей, но группы контактов Outlook также полезны в повседневной жизни для людей, которые часто отправляют электронные письма своей семье или друзьям.

Управлять группами можно через вкладку «Люди» в приложении Outlook или на Outlook. com или через меню «Группы», если вы используете мобильное устройство. Однако стоит отметить, что только владельцы групп могут редактировать свои группы, а также добавлять и удалять людей. Помните, что если у вас нет статуса владельца, вы не сможете ничего сделать, кроме просмотра или выхода из групп.

Экономьте время с помощью групп контактов Outlook

Группы контактов — отличный способ сэкономить время при управлении почтовыми ящиками и поддержании связи с друзьями, коллегами по работе и другими людьми, с которыми вы регулярно общаетесь. Если вы хотите сократить ежедневную работу с электронной почтой на несколько секунд, это отличный способ начать.

Экономили ли вы время с группами Outlook в прошлом? Знаете ли вы другие умные способы сделать электронную почту еще более эффективной? Делитесь своими мыслями и идеями в комментариях.

Как создать групповое электронное письмо в Outlook (3 простых способа)

Хотите создать групповое электронное письмо в Outlook? Microsoft дает вам (как минимум) 3 разных способа сделать это. В кратком руководстве мы покажем вам, как отправить электронное письмо сразу нескольким получателям из вашей учетной записи Outlook.

Одна из лучших особенностей электронной почты заключается в том, что вы можете отправить 1 электронное письмо нескольким людям. Групповые электронные письма — отличный способ:

• Предложите свое решение новым клиентам
• Держите своих друзей или коллег в курсе
• Делитесь новостями о своем бренде со своими клиентами

Но вручную вводить адрес электронной почты каждого контакта, с которым вы хотите связаться, может быть утомительной задачей.

К счастью, Microsoft реализовала 3 полезные функции , которые можно использовать для создания групповой электронной почты в Outlook:

1. Контактные группы
2. Список контактов
3. Слияние почты

Как это работает? Какой вариант выбрать? И действительно ли Outlook — лучший инструмент для массовой рассылки персонализированных электронных писем?

В кратком руководстве мы расскажем вам все, что вам нужно знать о групповых электронных письмах. В том числе, как их создавать. И как их отправить.

Звучит хорошо? Тогда давайте погрузимся прямо в ⤵️

Группы контактов были созданы, чтобы помочь вам обмениваться разговорами, файлами и календарем с членами вашей группы.

Но вы также можете использовать эту функцию для

Когда вы создаете группу контактов , Outlook создает новый адрес электронной почты и связывает его с этой группой.

Затем вы можете отправлять электронные письма на этот адрес. И каждый участник группы получит ваши сообщения.

Группы контактов могут быть полезны, если вы часто отправляете сообщения одной и той же группе людей.

Например, вы можете создать группу контактов с:

• Ваша проектная группа
• Члены вашей семьи
• Отдел вашей компании

Хотите создать группу контактов в Outlook? И отправлять электронные письма членам этой группы? Вот как это сделать ⤵️

Шаг 1: Войдите в свою учетную запись Outlook.

Шаг 2: В меню слева перейдите к Люди .

Шаг 3: Щелкните стрелку рядом с Новый контакт . Появится раскрывающееся меню. Оттуда выберите Новая группа .

Шаг 4: Введите имя новой контактной группы. Добавьте краткое описание, если хотите. И нажмите Создать .

Шаг 5: Теперь вы можете добавлять участников в свою контактную группу. Для этого просто введите адрес электронной почты контакта, который вы хотите добавить. Затем нажмите Введите . Когда закончите, нажмите «Добавить».

Шаг 6: Теперь, когда ваша контактная группа готова, вы можете отправить групповое электронное письмо всем ее членам.

Для этого скопируйте адрес электронной почты группы. Вы можете найти его на вкладке

Шаг 7: Затем вернитесь в меню Почта . И нажмите Новая почта .

Шаг 8: Составьте сообщение. Добавьте строку темы. И вставьте адрес электронной почты, связанный с этой контактной группой.

Шаг 9: Когда ваше письмо будет готово покинуть ваш почтовый ящик, нажмите Отправить .

Вот и все. Все члены вашей контактной группы Outlook теперь должны получить ваше сообщение в течение нескольких секунд. Молодец 🎉

Кроме того, вы можете отправить сообщение сразу нескольким получателям в Outlook, создав список контактов .

Вместо того, чтобы вручную добавлять адрес электронной почты каждого получателя в поле Кому , вы можете просто ввести имя своего списка контактов.

Затем Outlook дает вам возможность редактировать список контактов, добавлять получателей или удалять некоторых.

Списки контактов — это самый простой способ создать групповую электронную почту в Outlook. И по электронной почте несколько получателей в то же время. Вот как их использовать ⤵️

Шаг 1: Откройте Outlook.

Шаг 2: Перейти к Люди . Затем Все контакты . Оттуда вы можете увидеть все контакты, зарегистрированные в вашей учетной записи Outlook.

Шаг 3: Выберите контакт, который хотите добавить в список контактов. Затем нажмите Добавить в список . И выберите существующий список контактов. Или создать новый.

Для этого нажмите Новый список контактов . Введите имя вашего списка контактов. И нажмите Введите .

Шаг 4: Теперь вы можете отправлять групповые электронные письма членам этого списка. Для этого создайте новую электронную почту. И введите имя вашего списка контактов в поле To .

Затем вы можете щелкнуть знак + , чтобы отобразить все адреса электронной почты, включенные в этот список контактов. Вы также можете добавить больше получателей. Или удалить некоторые.

Шаг 5: Когда все настроено, нажмите кнопку

И вуаля. Вот как вы можете создать групповую электронную почту в Outlook, используя функцию списка контактов. Легко, верно?

Проблема, однако, в том, что с группами контактов или списками контактов вы не сможете отправлять персонализированные массовые электронные письма .

Все ваши получатели получат одно и то же письмо. Это проблема. Потому что общее электронное письмо приведет к более низкой вовлеченности .

К счастью, в Outlook есть третий способ отправки групповых писем. Это называется функция слияния почты .

Как слить почту в Outlook

Если вы хотите отправлять массовые сообщения в Outlook, вы можете попробовать их функцию слияния почты. Вот как это работает.

Шаг 1: Откройте документ Word.

Шаг 2: Напишите первый черновик письма.

Шаг 3: Перейти к Рассылки . Нажмите Начать слияние . И в выпадающем меню выберите Сообщения электронной почты .

Шаг 4: Затем нажмите Выберите получателей . Оттуда Microsoft дает вам 3 варианта . Вы можете либо:

• Создать новый список – Введите данные каждого получателя вручную.
• Использовать существующий список — Импорт контактов из электронной таблицы или базы данных.
• Выбрать из контактов Outlook — выбрать получателей из списков контактов Outlook

В этом случае мы будем использовать существующий список. Наш файл имеет 4 получателей . И он разделен на 4 столбца (электронная почта, имя, фамилия и компания).

Шаг 5: Теперь, когда вы добавили получателей, пришло время персонализировать вашу групповую электронную почту. Для этого нажмите Вставить поле слияния .

В этом примере мы можем выбрать между 4 полями . Эти поля такие же, как столбцы нашего списка получателей.

Вставьте поля слияния там, где они вам нужны. Эти поля динамические . Это означает, что после того, как вы отправите свое электронное письмо, каждый получатель увидит что-то свое.

В данном примере вместо поля «Компания» получатели увидят название своей компании.

Шаг 6: Когда вы закончите настройку электронной почты с помощью полей слияния, вы можете проверить, как ваша электронная почта будет выглядеть на самом деле, нажав Предварительный просмотр результатов .

Доволен слиянием почты? Затем пришло время отправить групповое электронное письмо в Outlook. Для этого нажмите Finish & Merge . Выберите Объединить в электронное письмо . Добавьте строку темы. И нажмите ОК .

Все готово. Вот как вы можете отправить массовую электронную почту из своей учетной записи Outlook. Но есть несколько вещей, которые вы должны знать, прежде чем начать использовать эту функцию.

Outlook — мощный инструмент. Но это НЕ лучший способ рассылки электронных писем. И вы потратите много времени и энергии, если будете использовать это приложение для обмена сообщениями для создания групповых электронных писем.

Вот почему:

➡️ Как и большинство поставщиков услуг электронной почты, Outlook ограничивает количество сообщений, которые вы можете отправить. Есть как минимум 3 ограничения, которые вы должны знать:

• Количество получателей ограничено 5000 в день
• Количество ваших получателей, не связанных с отношениями (т. е. людей, которым вы никогда раньше не писали по электронной почте), ограничено до 1000 в день
• Количество получателей ограничено 500 на сообщение

➡️ Outlook не предоставляет подробных показателей результатов ваших кампаний по электронной почте. Это означает, что вы не будете знать , сколько людей получили, открыли или нажали на вашу электронную почту. И вы не сможете использовать эту обратную связь для улучшения своих будущих кампаний и измерения рентабельности инвестиций.

➡️ Вы не можете управлять отписками от Outlook. Но включение ссылки для отказа от подписки является обязательным, если вы хотите соответствовать требованиям GDPR .

➡️ Если вы отправляете много писем из учетной записи Outlook, ваши шансы попасть в спам-фильтры увеличатся. Что негативно повлияет на вашу репутацию отправителя . И результаты ваших кампаний по электронной почте.

Вот почему большинство людей предпочитают создавать групповые электронные письма с помощью специализированного программного обеспечения для маркетинга по электронной почте , такого как Mailmeteor.

Mailmeteor помогает вам отправлять массовые персонализированные электронные письма прямо из вашей учетной записи Gmail. Вы также можете использовать это приложение, чтобы:

• Управление отписками
• Отслеживайте, как ваша электронная почта открывается и нажимается
• Расписание автоматических последующих действий и последовательностей сообщений электронной почты

И многое другое.

Вот как это выглядит ⤵️

Хотите попробовать? Наш бесплатный план позволяет отправлять до 50 электронных писем в день.

Удачной отправки 🙂

Это руководство было написано Полом Антониозом, контент-редактором Mailmeteor. Mailmeteor — это простое и ориентированное на конфиденциальность программное обеспечение для электронной почты.