Настройка контактов

Контакт — это человек, который выступает в качестве координатора или координатора группы. У вас есть два варианта настройки контакта для группы. Вы можете настроить контакт в свободной форме, который требует ручного ввода контактной информации, или вы можете настроить контакт из другой группы, что означает, что вам не нужно вводить контактную информацию вручную. Вместо этого информация о группе автоматически используется для контакта.

Вы также можете настроить и отредактировать контакт «на лету» в процессе бронирования. Подробнее см. в Руководстве пользователя EMS.

Создание повседневного пользователя из контакта 

Ежедневный пользователь – это зарегистрированный пользователь, который может отправлять запросы на резервирование или планировать резервирование в EMS Web App. Когда вы добавляете контакт в группу в базе данных EMS, вам также может понадобиться создать из контакта повседневного пользователя. Затем этот обычный пользователь может создавать и просматривать резервирования от имени контакта в EMS Web App. Из контакта можно создать только одного обычного пользователя. Когда вы создаете обычного пользователя, вы также можете указать одного или нескольких делегатов для обычного пользователя. Делегат – это обычный пользователь, который может создавать и просматривать резервирования от имени другого обычного пользователя.

Чтобы создать обычного пользователя из контакта:

1. При необходимости откройте группу, содержащую контакт, в отдельном окне группы. См. Настройка контактов.
2. Убедитесь, что на левой панели окна группы выбраны Контакты.
3. В правой части окна выберите контакт, из которого вы создаете повседневного пользователя.

4. Щелкните Инструменты > Создать обычного пользователя из контакта. Откроется диалоговое окно для конкретного контакта.

   Вкладка «Обычный пользователь» является активной вкладкой.

На вкладке «Поля, определяемые пользователем» отображаются вопросы, на которые должен был ответить обычный пользователь, когда пользователь запросил создание учетной записи через веб-приложение EMS, и это не относится к процедуре, описанной ниже.

5. Введите информацию для нового повседневного пользователя.

В идеале вы должны ввести всю необходимую информацию для своего повседневного пользователя, прежде чем сохранять его. Чтобы получить доступ к своему повседневному пользователю в любое время, в строке меню EMS перейдите в раздел «Конфигурация» > «Приложения для повседневного использования» > «Повседневные пользователи».

Имя	Заполняется автоматически после выбора контакта.
Пароль	Пароль, который должен вводить обычный пользователь для входа в EMS Web App.
Адрес электронной почты	Если эта информация была введена для контакта, это поле автоматически заполняется после выбора контакта. Если поле пустое, необходимо ввести полный адрес электронной почты пользователя. (Пользователь должен ввести этот адрес, чтобы войти в веб-приложение EMS.)
Телефон/факс	Необязательные поля. Если эта информация была введена для контакта, то эти поля автоматически заполняются после выбора контакта. Если поля пусты, вы можете ввести значения, если это необходимо.
Примечания	Необязательное поле.
Внешняя ссылка	Необязательное поле. При необходимости связывает обычного пользователя с внешней программой.
Идентификатор сети	Необязательное поле. Сетевой идентификатор обычного пользователя.
Отказ от электронной почты	Выберите, если обычный пользователь не должен получать автоматические электронные письма (например, электронные письма со сводкой бронирования) от EMS Web App. Пользователь по-прежнему будет получать электронные письма, отправленные вручную.
Статус	Обязательное поле. Выберите статус для обычного пользователя: Активно — обычный пользователь может войти в веб-приложение EMS. Неактивно: пользователь не может войти в веб-приложение EMS, и ему предлагается связаться с администратором EMS. Ожидание. Обычный пользователь не может войти в веб-приложение EMS, и ему сообщают, что он должен вернуться позже.
Шаблон безопасности	Обязательное поле. Определяет доступ обычного пользователя к системе — элементы меню, которые может видеть пользователь, и информацию, которую пользователь может просматривать во всплывающей подсказке при «прокрутке» события в EMS Web App. Подробнее о настройке шаблонов повседневных пользовательских процессов.
Часовой пояс	Обязательное поле. Выберите часовой пояс для пользователя.

6. Откройте вкладку «Шаблоны процессов» и в списке «Доступные» выберите шаблон «Ежедневный пользовательский процесс» или щелкните, удерживая клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько шаблонов, которым вы назначаете пользователя, а затем нажмите кнопку «Переместить» (>
   ) , чтобы переместить выбранные шаблоны в список Выбранные.

Шаблон повседневного пользовательского процесса определяет функции, доступные для каждого типа повседневного пользователя в EMS Web App, когда пользователь отправляет запрос на бронирование.

7. Откройте вкладку «Группы» и выполните одно из следующих действий, чтобы указать группы, от имени которых обычный пользователь может просматривать и делать резервирования в EMS Web App.
   • Группа контактов выбрана по умолчанию. Вы можете оставить эту группу в списке «Выбранные» или выбрать группу и нажать кнопку «Удалить» (<).
   • Укажите любую комбинацию критериев поиска для поиска и типа группы, а затем нажмите Показать, чтобы получить список всех групп, соответствующих критериям. В списке «Доступно» выберите группу или щелкните, удерживая нажатой клавишу «Ctrl», чтобы выбрать несколько групп, а затем нажмите кнопку «Переместить» (> ), чтобы переместить выбранные группы в список «Выбрано».

Если оставить поле «Найти» пустым, отобразится список всех активных в данный момент групп для выбранного типа группы. Если вы вводите строку поиска в поле «Найти», строка не чувствительна к регистру, но ваш поиск ограничивается точным порядком символов в строке, и он должен начинаться с информации, которую вы ищете. Например, строка поиска AAA возвращает AAAColorado, но не Colorado AAA.

8. Выберите вкладку «Делегаты» и в разделе «Поиск» выполните одно из следующих действий, чтобы указать делегатов для обычного пользователя:
   • Оставьте поле «Найти» пустым, а затем нажмите «Показать», чтобы открыть список все доступные в настоящее время обычные пользователи. Выберите повседневного пользователя или щелкните, удерживая нажатой клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько повседневных пользователей, а затем нажмите кнопку «Переместить» (>), чтобы переместить выбранных повседневных пользователей в список «Выбрано».
   • В поле «Искать по» выберите вариант поиска (адрес электронной почты или имя пользователя), а в поле «Найти» введите строку, по которой следует фильтровать результаты поиска, а затем щелкните «Показать». Выберите повседневного пользователя или щелкните, удерживая нажатой клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько повседневных пользователей, а затем нажмите кнопку «Переместить» (>), чтобы переместить выбранных повседневных пользователей в список «Выбрано».

В строке не учитывается регистр, но ваш поиск ограничен точным порядком символов в строке и должен начинаться с информации, которую вы ищете. Например, при поиске по адресу электронной почты строка поиска bob возвращает [email protected] , но не [email protected] .

9. Щелкните Правописание, чтобы проверить правописание любой информации, которую вы вручную ввели для пользователя.

10. Нажмите OK.

    Открывается сообщение об успешном завершении.

11. Нажмите OK.

Создать группу контактов для контактов, принадлежащих к одной категории

Существуют различные способы отправки сообщения электронной почты группе контактов, принадлежащих к одной категории. Некоторые из этих методов даже не требуют, чтобы вы сначала создавали группу, но они работают только тогда, когда вы хотите отправить им новое электронное письмо, а не «Ответить» или «Переслать».

К счастью, при творческом использовании некоторых других функций Outlook вы также можете создать группу контактов для контактов, принадлежащих к той же категории, с помощью нескольких простых щелчков мыши.

Сгруппировать по категориям и отправить электронное письмо

Самый простой способ отправить электронное письмо всем контактам, принадлежащим к одной и той же категории, — через саму папку «Контакты», используя представление «Список» и группируя контакты по категориям.

Outlook 2010, Outlook 2013 и Outlook 2016

Группировать контакты по категориям можно следующим образом:

1. вкладка: Вид-> кнопка: Изменить вид-> Список
2. вкладка: Вид-> группа опций: Расположение -> Категории

Теперь вы можете выбрать заголовок группы своей категории (или все контакты этой категории) и нажать кнопку «Электронная почта» в группе «Общение» на вкладке «Главная» ленты, чтобы создать новый адрес электронной почты для всех контактов в пределах Категория.

Установив представление контактов в виде списка, а его расположение в категории, вы можете легко выбрать все контакты, принадлежащие к одной и той же категории.

Outlook 2007 и более ранние версии

Чтобы добиться того же в Outlook 2007 или более ранних версиях:
Вид-> Текущий вид-> По категории

Выберите заголовок группы вашей категории и нажмите кнопку «Новое сообщение для контакта» на панели инструментов или выберите: Действия-> Создать-> Новое сообщение для контакта.

Примечание: Таким образом вы можете создать новое электронное письмо для любого набора контактов, а не только для выбранных групп категорий. Например, вы также можете применить это к индивидуально выбранным контактам, группам компаний и даже к результатам поиска.

Создание контактной группы для категории

Как упоминалось ранее, описанный выше метод работает только для новых электронных писем, и наличие фактической группы контактов в вашей адресной книге может быть более удобным, особенно если вы хотите переслать сообщение.

Невозможно создать такую ​​группу для категории за один раз, и хотя этот процесс может быть не интуитивным, его все же легко выполнить, и он займет всего несколько секунд, если вы знаете, как это сделать.

1. Создайте новое сообщение в своей категории контактов, как описано в разделе «Группировка по категориям и отправка электронной почты» выше.
2. Выберите все адреса в поле Кому только что созданного сообщения (CTRL+A).
3. Скопируйте свой выбор (CTRL+C).
4. Закройте сообщение без сохранения изменений, чтобы вернуться в папку «Контакты» в Outlook.
5. Создайте новую группу контактов (CTRL+SHIFT+L).
6. Выберите: Добавить участников-> Из контактов Outlook.
   В Outlook 2007 эта кнопка называется: Выбрать участников.
7. Поместите курсор в поле «Участники» и вставьте свой выбор (CTRL+V).
8. Нажмите OK.
9. Назовите свою контактную группу.
10. Нажмите Сохранить и закрыть.

Адреса из строки «Кому» электронного письма можно скопировать и вставить в поле «Участники» группы контактов, чтобы быстро добавить их.