О правилах деловой переписки

Уважаемые студенты!

Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.

О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:

• В начале содержать приветствие и обращение.  Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
• Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
• Содержание письма должно быть лаконичным.
• В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
• Придерживайтесь корректного, делового тона.
• Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным.
  Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
• Четко формулируйте вопросы.
• Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
• Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
• В письме обязательно указывается дата.
• Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС
Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.

Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1».

Папка называется датой «16.04».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к 16.04».

Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).

Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М. » или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!

Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

1. У студентов нет учебных занятий.
2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом.

Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

18 способов сказать «привет» на английском языке

Что такое приветствие?

Привет! Шалом! Ческ! Мархаба! Салют! Привет!

Ну привет! Теперь, когда вас тщательно поприветствовали, давайте перейдем к делу и поговорим об использовании различных приветствий на английском языке. Согласно Merriam-Webster, приветствие — это приветствие при встрече с кем-то или выражение добрых пожеланий. Проще говоря, поприветствовать кого-то означает сказать «привет» или вежливо поприветствовать.

В каждой стране или культуре есть свой способ приветствовать других, и эти приветствия являются частью каждого разговора. Подумайте о том, как вы приветствуете новых людей в своей родной стране. Есть ли у вас разные способы сказать «привет», когда вы встречаете кого-то в магазине, на собеседовании, в школе или у себя дома? Точно так же, как есть разные способы сказать «привет» на вашем родном языке, в английском языке существуют разные соглашения. Важно знать распространенные приветствия и уметь их правильно и уверенно использовать. Говорят, что первое впечатление — это все, но я говорю, что первое впечатление — ничто без надлежащего приветствия.

Почему важно правильно приветствовать?

Вам может быть интересно, зачем вам нужно изучать приветствия. Возможно, вам будет удобнее использовать родное приветствие, будь то Hola , Kon’nichiwa , Ciao или что-то совершенно другое. В конце концов, вы можете подумать, что все поймут, что вы имеете в виду. И вы можете быть правы. В мире, который быстро превращается в одну гигантскую глобальную деревню, самые распространенные способы сказать «привет» в разных странах становятся все более распространенными во всем мире. Независимо от того, в какой англоязычной стране вы находитесь, вам, вероятно, удастся обойтись без использования неанглоязычных приветствий. Но ты знаешь . . . когда в Риме (или в Торонто, Канада; или, может быть, в Лондоне, Англия; или, черт возьми, может быть, даже в Сиднее, Австралия). . .

Вы, вероятно, уже знаете несколько способов сказать «привет» кому-то на английском языке, но на самом деле существуют десятки вариантов приветствия — их слишком много, чтобы перечислять здесь. Зачем одному дурацкому языку столько разных приветствий? Во-первых, носители английского любят избегать повторений. Мы скорее предпочтем создать бесчисленное количество способов передать одно единственное сообщение, чем столкнуться с возможностью повторения того, что кто-то уже сказал. Если один человек говорит «Привет», другой человек, скорее всего, захочет ответить другой фразой. Однако более важным, чем этот страх избыточности, является то, что разные обстоятельства требуют разных уровней формальности. Вы не стали бы здороваться с потенциальным работодателем тем же тоном или манерой, что и с одноклассником или другом (то есть, если вы действительно хотите получить работу, которую может предложить этот работодатель).0007

Поначалу это может показаться сложным, но со временем вы узнаете, какие приветствия использовать в каких ситуациях. Чтобы помочь вам начать, вот несколько распространенных английских приветствий (и примеры обменов), которые вы можете использовать в формальных, неформальных или случайных ситуациях.

Официальное приветствие: «Как дела?»

Фраза, представленная в заголовке выше, является формальной, немного устаревшей и редко используемой сегодня. Однако некоторые приветствия подходят для использования в более формальных ситуациях или когда требуется уважение и вежливость. К таким случаям относятся деловые встречи, формальные презентации в классе или на рабочем месте или встреча с родителями друга. С такими приветствиями вы можете столкнуться при ведении бизнеса в ресторанах и магазинах. Есть много других вариантов, но вот шесть наиболее распространенных формальных способов сказать «привет»:

1. «Привет!»

2. «Доброе утро».

3. «Добрый день».

4. «Добрый вечер».

5. «Приятно познакомиться».

6. «Приятно познакомиться». (Последние два работают только тогда, когда вы встречаетесь с кем-то в первый раз.)

Давайте посмотрим, как можно использовать эти фразы:

Мистер Пайпер (приходя в офис своего клиента): «Доброе утро, мистер Пайпер». Барабанщик. Как вы сегодня?»

Мистер Барабанщик: «Здравствуйте, мистер Пайпер. Я в порядке, спасибо! Пожалуйста, приходите, и мы можем просмотреть этот контракт».

или

Доктор Филвелл (обращаясь к группе коллег на семинаре): «Добрый вечер, дамы и господа. Сегодня вечером я хотел бы представить результаты моего исследования «Варианты здорового фаст-фуда».

или

Мэри: «Джон, познакомься с моим отцом».

Джон (переминаясь с ноги на ногу): «Э-э. . . ах . . . Приятно познакомиться, мистер Росомаха, сэр. (Этот обмен иногда сопровождается вежливым рукопожатием. Однако, если — как бедняга Джон — вы действительно встречаетесь с мистером Росомахой, вы должны быть уверены, что когти еще не появились. Если они появились, вполне допустимо пропустить рукопожатие… может быть, вам стоит просто бежать!)

Неформальное общее приветствие

Эти приветствия можно использовать в большинстве неформальных ситуаций, когда вы здороваетесь с коллегой или с кем-то, кого вы встречаете на улице.

7. «Привет!» (Вероятно, наиболее часто используемое приветствие на английском языке)

8. «Доброе утро!» (Более непринужденный способ сказать «Доброе утро»)

9. «Как дела (у вас)?»

10. «Что нового?»

11. «Рад тебя видеть». (Используется, когда вы давно кого-то не видели)

12. «Добрый день!» (Сокращение от «Добрый день»)

13. «Привет!» (Часто используется в южных регионах США)

Хотя некоторые из этих выражений выглядят как вопросы, «приветствующий» не всегда должен на них отвечать. На самом деле, как это может показаться запутанным, иногда на вопрос отвечают с вопросом. А иногда эти приветствия можно использовать в комбинации:

Джейн: «Привет, Джейк. Какие новости?»

Джейк: «Добрый день, Джейн. Как дела?» или «Доброе утро, Джейн. Рад видеть тебя!»

Повседневное неформальное приветствие

Эти способы сказать «привет» используются в очень непринужденном, дружеском и знакомом контексте. Их можно использовать в разговорном английском, текстовых сообщениях, сообщениях голосовой почты или электронных письмах с людьми, которых вы хорошо знаете. Хотя они не совсем грубы для общения с незнакомцами, они также не совсем вежливы. Использование этих приветствий с людьми, которых вы плохо знаете, может вызвать путаницу, и эти приветствия не считаются уместными в определенных контекстах. Вы не должны использовать эти случайные приветствия в официальных ситуациях, так как это может заставить человека, с которым вы разговариваете, подумать, что вы не воспринимаете эту формальную ситуацию так серьезно, как следовало бы. Например, было бы крайне неуместно спрашивать «Что происходит?» кому-то, кого вы приветствовали на похоронах, и я бы настоятельно не советовал использовать «Йо!» при знакомстве с потенциальным работодателем на собеседовании.

14. «Привет» или «Привет».

15. «Как дела?» (Иногда выражается как «Sup?»)

16. «Как дела?»

17. «Что происходит» или «Что происходит?»

18. «Эй!»

Эти слова и фразы в основном используются молодыми людьми, чтобы поприветствовать своих друзей, когда они приходят куда-то, например, на вечеринку, экзамен или класс. Опять же, хотя некоторые из этих приветствий выглядят как вопросы, ответов не ожидается.

Бифф (подходя к своим одноклассникам): «Эй! Что происходит’?»

Банда: «Эй. ‘Как дела?» (Затем они все немного бормочут друг другу, соглашаются пропустить уроки английского и направляются в Sugar Shack за путином с кленовым беконом. Добро пожаловать в мою идеализированную версию Канады 1950-х.)

Этот набор способов сказать «привет». » — это только вершина айсберга. Выражения достаточно легко выучить; сложная часть научиться использовать их надлежащим образом. Старайтесь использовать новое приветствие каждый раз, когда встречаете кого-то нового, собираетесь с друзьями или покупаете что-то в торговом центре. Вы станете мастером английских приветствий в мгновение ока!

Восемь приветствий в сопроводительном письме для любой ситуации

• Блог Hubspot
• HubSpot.com

Загрузка

О нет! Мы не смогли найти ничего подобного.

Попробуйте еще раз поискать, и мы постараемся.

Нажмите здесь, чтобы разблокировать 5 бесплатных шаблонов сопроводительных писем.

Получить шаблоны

Когда вы пытаетесь произвести хорошее первое впечатление, приветствие имеет решающее значение. Сказать «Эй, как дела» вашему новому работодателю вызовет другую, скорее всего, более негативную реакцию, чем «Привет, приятно познакомиться».

Приветствие в сопроводительном письме так же важно, как и ваше первое личное приветствие. Это шанс продемонстрировать профессионализм и даже усилия — например, обращение к менеджеру по найму по имени и фамилии показывает, что вы провели исследование.

Здесь мы рассмотрим лучшие поздравления в сопроводительном письме, которые вы можете использовать, чтобы ваше сопроводительное письмо было хорошо принято.

Примеры сопроводительного письма и приветствия

Иногда списки вакансий сообщают вам, кто будет отвечать за процесс подачи заявления, но иногда это не так. Давайте рассмотрим, как адресовать ваши сопроводительные письма в любой ситуации. Обратите внимание, что всегда важно писать существительные с заглавной буквы во всех ваших приветствиях.

1. Уважаемый менеджер по найму,
2. Уважаемый [название команды или отдела, в котором вы претендуете на должность],
3. Уважаемый [название компании] Рекрутер,
4. В отдел [название команды, в которой вы претендуете на должность],
5. Уважаемый [должность лица, перед которым вы будете отчитываться],
6. Уважаемый [название должности] менеджер по найму,
7. Уважаемый [менеджер по найму, рекрутер или имя контактного лица],
8. Уважаемый менеджер по персоналу.

Ниже мы рассмотрим пример того, как начать приветствие в сопроводительном письме, когда у вас есть имя менеджера по найму, рекрутера или контактного лица для вашего процесса подачи заявки.

Как написать приветствие в сопроводительном письме

1. Используйте «Здравствуйте» или «Дорогой», а затем имя и фамилию.

Если описание вакансии включает имя менеджера по найму или если вам удалось выяснить это с помощью исследования (которое мы рассмотрим ниже), в простом приветствии используется полное имя с «Уважаемый» или «Здравствуйте» перед Это. Кроме того, это помогает предотвратить возможность неправильного определения пола кого-либо, которое может произойти из-за использования «Уважаемая мисс/мистер».

2. Если возможно, укажите их название.

Если вы пишете менеджеру по найму с таким титулом, как «Доктор». или «Профессор», включите его в свое приветствие. Это продемонстрирует уровень уважения и то, что вы провели свое исследование. Это также не зависит от пола, что снова снижает вероятность неправильного определения пола. 

Например, вы можете начать свой сопроводительное письмо вроде этого — «Уважаемый доктор Грейс [вставьте фамилию]». найти конкретного человека, нанимающего на эту роль, вероятно, потому, что в компании собрана команда, которая делегирует обязанности по найму. Чтобы адресовать письмо команде, выясните отдел или группу, к которой относится роль. Затем следуйте этой формуле — «Уважаемая команда [отдела] по найму».

Например, если вы претендуете на должность в отделе обслуживания клиентов, вы можете сказать: «Уважаемый комитет по найму отдела обслуживания клиентов» или «Уважаемый отдел отдела обслуживания клиентов».

Тем не менее, стоит приложить усилия, чтобы узнать, кто может быть менеджером по найму, так как информацию иногда бывает легко найти.

Как адресовать сопроводительное письмо без имени

Индивидуальное приветствие имеет большое значение для того, чтобы помочь вашему сопроводительному письму выделиться в море «Для кого это может касаться». Давайте рассмотрим, что вы можете сделать, чтобы выяснить, кто может быть менеджером по найму или лицом, ответственным за процесс подачи заявки.

Найдите рекрутеров на веб-сайте компании

Самый простой способ попытаться найти непосредственно ответственного человека — посетить веб-сайт компании и найти вкладку «О нас». Некоторые компании перечисляют имена людей, которые там работают, и вы можете просмотреть список, чтобы узнать, сможете ли вы найти рекрутера для вашей должности или соответствующего отдела.

Найдите рекрутеров на LinkedIn

В некоторых компаниях такие большие команды, что в каждом отделе есть свой рекрутер или менеджер по найму. LinkedIn может пригодиться здесь, так как вы можете использовать вкладку «Люди» для поиска по ключевым словам, таким как «менеджер по найму + отдел, в который вы подаете заявку» или «отдел, в который вы подаете заявку + рекрутер», чтобы выяснить, кто является прямым ответственный человек для разных отделов.

Поиск рекрутеров в Твиттере

Твиттер также является отличным инструментом социальных сетей для поиска рекрутеров или менеджеров по найму. Вы можете искать по ключевым словам, связанным с бизнесом, в котором вы надеетесь работать, и просматривать профили, чтобы увидеть, что вы можете найти. У большинства профессионалов, использующих Twitter, есть некоторое описание их должности в их биографии, поэтому вы сможете идентифицировать их, когда увидите.

Вы также можете выполнить поиск в Твиттере по названию должности, на которую вы претендуете, чтобы узнать, разместил ли рекрутер ссылку в своем профиле.

Если вы провели все свои исследования и не можете найти менеджера по найму, которому можно адресовать свое письмо, и вам не было дано имя в процессе подачи заявки, есть еще несколько альтернатив:

1. Уважаемый менеджер по найму.
2. Уважаемый [название команды или отдела, в котором вы претендуете на должность]
3. Уважаемый [название должности] Менеджер по найму
4. Уважаемый менеджер по персоналу

Кому это может быть интересно — часто рекомендуемый вариант, но большинство скажет, что вы избегаете его, поскольку он считается более устаревшим и менее персонализированным приветствием, чем другие в этом списке. Было бы безопасно рассмотреть его использование в качестве крайней меры.

В конце концов, когда вы пишете сопроводительное письмо, ваша конечная цель — произвести хорошее впечатление. Если вы можете найти имя рекрутера или менеджера по найму, используйте их имя, но если нет, подойдет любое из рекомендуемых приветствий в этом посте.

Темы: Сопроводительное письмо

Не забудьте поделиться этим постом!

Связанные статьи

• 12 лучших примеров сопроводительного письма: что они сделали правильно

  05 сент. 2022 г.

• hubspot.com/marketing/how-to-write-cover-letter-template»>

  15 шаблонов сопроводительных писем, чтобы усовершенствовать ваше заявление о следующей работе

  10 августа 2022 г.

• Полное руководство по написанию сопроводительного письма

  25 февраля 2022 г.

• hubspot.com/marketing/how-to-start-cover-letter»>

  Как начать сопроводительное письмо, чтобы произвести впечатление на работодателей [+ 14 примеров]

  11 августа 2021 г.

• Как написать письмо о заинтересованности в 2021 году [примеры + шаблон]

  02 июня 2021 г.

• hubspot.com/marketing/internship-cover-letter»>

  Как написать сопроводительное письмо для стажировки [примеры и шаблон]

  01 июня 2021 г.

• Восемь приветствий в сопроводительном письме для любой ситуации

  26 мая 2021 г.