Как правильно составить коммерческое предложение (КП): образцы и шаблоны

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить коммерческое предложение (КП): образцы и шаблоны». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Коммерческое предложение — это документ (письмо), который отправляют потенциальным клиентам. В обращении указывают информацию о компании и продуктах, в которых может быть заинтересован получатель, условия сотрудничества, стоимость сделки.

Что такое коммерческое предложение

Цель КП — заинтересовать покупателя. Чтобы убедить клиента в полезности вашего предложения, важно как можно подробнее описать особенности взаимодействия с компанией. Например, если вы:

• поставляете товары — укажите способы и сроки доставки, условия оптовой закупки (цены и скидки), регулярность поставок, минимальное количество товара для заказа и прочее;
• производите продукт — добавьте сведения об объемах производства и возможности создания индивидуального макета, характеристики товаров, каталог продукции, условия оформления заказа и доставки;
• предлагаете услуги — продемонстрируйте свою экспертность (прикрепите соответствующие сертификаты и лицензии), предоставьте список услуг, способы оплаты и схему работы с клиентами.

С чего начать составление

Хорошо написать коммерческое (КП) предложение могут не все, но этому нужно учиться. Это не прайс-лист и описание товара, а полноценная презентация и предложение по продаже товара с акцентом на клиенте и том, почему он ему нужен.

У коммерческого предложения должна быть цель — привлечь покупателя, побудить его к действию.

Конечным результатом прочтения коммерческого предложения должна стать покупка или дополнительная консультация. Как написать КП, который захватит внимание потребителя?

Методы донесения информации до потребителя совершенствуются, существует множество мастер-классов и уроков по созданию продающих писем и предложений. На реализацию товара влияет множество факторов, но все начинается с первого контакта.

Вы должны соблюдать правило уникального торгового предложения, иначе техника и методика не сработает. У коммерческого предложения всегда существует выгода для клиента или потребителя, она конкурентная и «в рынке». Даже если вы являетесь единственным поставщиком товара и предлагаете уникальный продукт, всегда приходится бороться за деньги клиента не только с прямыми конкурентами, но и с бытовой средой. Нужно убедить человека купить ваш товар вместо того, чтобы потратить деньги на что-то другое. Фокусируйтесь на человеке, которому адресован составляемый КП. Он должен чувствовать, что вы писали его именно для него.

Как написать коммерческое предложение (алгоритм)

Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:

1. Шаг 1: Взять за основу образец по ссылке выше.
2. Шаг 2: Заменить логотип, призыв и контакты на свои.
3. Шаг 3: разработать заголовок по формуле 4U.
4. Шаг 4: Описать настоящую «боль» клиента в первом абзаце.
5. Шаг 5: Составить оффер с решением для «боли».
6. Шаг 6: Сделать графический разделитель.
7. Шаг 7: Описать дополнительные выгоды Вашего предложения.
8. Шаг 8: Снять ключевые возражения или кратко рассказать о себе.
9. Шаг 9: Сделать призыв к действию, написать P.S. с дедлайном.

Виды коммерческих предложений

Можно выделить три вида КП: горячие, теплые и холодные. Каждый из них имеет особенности:

• Горячие отправляют корпоративным клиентам или по предварительной договоренности, то есть в тех случаях, когда контакт с представителем компании уже состоялся и его заинтересовало ваше предложение. Обычно в них подробно описаны все условия сделки и есть персонализация.
• Теплые — это предложения для уже действующих клиентов с лояльным отношением или положительным опытом взаимодействия с вашим бизнесом. В этом случае вы продвигаете клиента дальше по воронке продаж.
• Холодные отправляют по «мертвым» или, наоборот, недавно собранным клиентским базам. Цель предложения — заинтересовать или завязать диалог. Такие КП обычно короткие. Их не нужно персонализировать, достаточно подготовить один образец для всех получателей.

Шаг 3. Добавьте подробностей

Что еще включить в продающее коммерческое предложение помимо основных текстовых блоков? Если добавить деталей, которые помогут раскрыть суть предложения и проникнуться им, это приятно выделит ваш оффер среди других.

1. Коротко расскажите о компании. Информацию о компании оптимально разместить после основной части компреда. Самая частая ошибка — размещать ее сразу после заголовка, ведь на этом этапе получатель еще не понимает, что ему предлагают и насколько это интересно. Исключение составляют горячие КП, когда адресат понимает, с кем работает.
2. Аргументируйте преимущества. Чаще всего самые сильные преимущества выносят в оффер и в завершение основной части компреда. Аргументировать преимущества — значит показать, за счет чего они достигаются, и пояснить, в чем выгода получателя.
   Например, услуга выгрузки/загрузки катализатора повысит мощность производства, падающую при потере катализатором важных для заданных химических реакций свойств. А вот выгрузка/загрузка катализатора с помощью современного вакуумного оборудования позволит в 3 раза сократить время простоя оборудования.
3. Приведите примеры. Сюда относятся неанонимные отзывы, успешные кейсы, список крупных клиентов, рост объемов продаж в конкретных цифрах. Такие детали помогают снять возражения и рассеять недоверие.
4. Обоснуйте бюджет. Стоимость КП сильно влияет на решение о сотрудничестве. Если неточно рассчитать ее или неправильно преподнести цену, можно лишиться клиента. Ценник без подробностей может испортить всё КП. Поэтому добавляйте больше информации и рассказывайте, почему установлена такая цена на продукт и из чего она складывается. Клиент должен убедиться, что вы не обманываете и не предлагаете услугу по завышенной стоимости.

Чтобы не спугнуть клиента слишком высокой или слишком низкой ценой, можно использовать таблицу с ценами. Это поможет ему сравнить стоимость продукта по разным предложениям и выбрать самый подходящий вариант.

1. Опишите схему работы. При прочтении документа у любого покупателя может появиться вопрос: я подпишу договор, а что дальше? Поэтому составьте схему работы и пошагово распишите, как она будет строиться. Прозрачность и понимание того, какие этапы предстоит пройти от начала сотрудничества до получения результата, укрепляют доверие.
2. Предложите бонус или небольшой подарок. Мотивируя получателя к действию, можно сразу предложить приятный бонус. Например, экспресс-консультацию о товаре, услуге или сотрудничестве.

Структура коммерческого предложения

Представляйте себе Клиента, как занятого человека. Он не хочет ничего читать. Ему всё равно кто вы и из какой компании. И хуже того, вы ему НЕ нравитесь. Потому что хотите что-то продать. Ваше КП – это личное оскорбление.

Большая часть рекламы отсеивается за 3 – 5 секунд, когда она вас не касается

Гнев на милость сменится, если в сопроводительном письме и коммерческом предложении есть:

• Тема письма, которая мотивирует его открыть, но не напоминает спам: «Мы вчера вам звонили…», «Здесь то, что вы просили…».
• Предложение, выгодное для Клиента. Оно может быть не выгодным для вас. Это нормально на 1 этапе продаж.
• Мини-описание компании – 2, 3 предложения о том, чем вы занимаетесь (можно опустить, если это объясняет иллюстрация).
• Точные ответы на вопросы: «зачем пишите (нужна причина)», «почему мне», «какая моя выгода и ваша», «какие условия».
• Несколько строк про деньги. Когда человек получает КП, то он точно должен знать, как изменится его финансовое положение или положение компании, когда он закажет услугу или купит товар.
• Доказательства, что это чертовски выгодная сделка. Если упустить этот шанс сейчас, то потом можно оказаться в жопе. Приведите убедительные примеры, что это и правда работает.
• Телефон, почта или другой удобный для Клиента способ связи.

Выбор оформления и дизайна предложения

Каждая организация пользуется своим, неповторимым стилем при оформлении коммерческих предложений.

Персонификации документа часто уделяют максимум внимания.

Можно использовать форму письма, которое персонально направляется тому или иному лицу.

Или составлять общую рассылку для всех потенциальных клиентов, чтобы они могли ознакомиться с товарными поставками.

Но есть сведения, которые должны присутствовать вне зависимости от адресата:

• Основная информация по поставке, в отношении которой составляется предложение.
• Реквизиты организации.
• Краткие сведения о компании.

Преимущества использования профессионального шаблона коммерческого предложения

Коммерческое предложение — это профессионально составленный документ, в котором представлена оценка общих затрат на предлагаемые вами услуги. Хорошо составленный шаблон идеально подходит для отправки коммерческого предложения вашим потенциальным клиентам. Лица или бренды, нуждающиеся в ваших услугах, внимательно рассмотрят ваше предложение, так как оно показывает затраты, связанные с использованием ваших услуг.

Вместо обещаний отлично выполнить работу, отправьте вашим клиентам коммерческое предложение. Это поможет убедить клиента в том, что вы готовы начать работу над проектом.

Что касается коммерческого предложения как юридически обязывающего документа, в котором говорится о соглашении по бюджету на выполнение контракта, то ваше предложение по предоставлению услуг или продаже товара является действительным только после одобрения заказчиком. Именно поэтому важно, чтобы вы использовали профессиональный бланк, который произведёт на вашего потенциального клиента хорошее первое впечатление о ваших услугах.

Запрос коммерческого предложения

Рекомендуется рассчитывать начальную (максимальную) цену контракта (НМКЦ) методом оценки состояния рынка. Этот этап позволяет получить реальную картину цен на текущий момент времени и определить объем финансирования при планировании развития организации.

Коммерческое предложение (КП), документ, который содержит информацию о стоимости, свойствах и других характеристиках товара. Это официальное подтверждение действующей цены.

Указанная информация о товаре составляет основу для подтверждения правильности расчета НМЦК. Закон 44-ФЗ регламентирует процедуру сбора данных и порядок расчета.

Чтобы запросить официально сведения о продукте формируется соответствующий запрос на получение КП, который отправляется в выбранные компании.

На основании анализа полученной информации (их должно быть не менее пяти) производится расчет НМЦК.

Как сделать коммерческое предложение: образец этапа подготовки

На подготовительном этапе требуется собрать максимум сведений о потенциальном получателе товаров или услуг. Правильный образец коммерческого предложения о сотрудничестве ориентируется на:

• основную мотивацию адресата и его потребности. При разработке письма составляется список рациональных, эмоциональных мотивов, собирается максимум информации о клиенте;
• срочность получения услуг. На этапе общения устанавливается план закупок и его масштаб;
• координатора решения о приобретении продукта/услуги. Продавец должен знать иерархию компании-покупателя, факторы влияния на решение ответственного сотрудника. Убеждение приближенных лиц в необходимости услуги – основной ориентир КП;
• конкурентов сегмента. Ознакомиться с текстом письма конкурентов проблематично, но можно получить доступ к некоторым данным. Психологи советуют использовать вопросы в которых скрыт подтекст («вам нужен выгодный поставщик», «для вас будут выгодные условия»).

Покупатель даст запрос коммерческого предложения только в том случае, если оно удовлетворяет его приоритете, выигрывает в сравнении с услугами конкурентов.

Технико-коммерческое предложение: образец без ошибок

Образец, как сделать коммерческое предложение, отличается в зависимости от сферы деятельности компании. В идеале составляется несколько документов, анализируются основные стилистические, маркетинговые ошибки и недочеты оформления.

Эффективным будет КП, в котором итоговую сумму разместили правильно. Цифры в начале таблицы повышают шансы на изучение продукта, в конце таблицы – являются способом отвлечения.

Информацию компонуют по принципу схожести и логичности, а для каждой единицы измерения отводится отдельная ячейка в таблице. Сложных графиков и схем лучше избегать – клиент не захочет тратить время на их изучение.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению должно быть аккуратным: соблюдается шрифт, абзацные отступы, выравнивание. Текст проверяется на предмет грамматических и орфографических ошибок.

Исполнитель КП обязательно согласовывает его условия с начальником отдела, юристами, бухгалтерами предприятия и куратором структурного подразделения.

Суть коммерческого предложения на поставку товара

Коммерческое предложение – один из наиболее эффективных видов привлечения клиентов. Основное его назначение – раскрыть преимущества и выгоды от приобретения определенного товара у компании-поставщика. Цель, которую преследует коммерческое предложение, – поиск новых рынков для сбыта продукции.

На сегодняшний день – это один из наиболее дешевых видов привлечения клиентов. Составить коммерческое предложение на поставку товара можно даже без привлечения специалистов. Для этого можно взять любой готовый шаблон и заполнить его по образцу.

Среди основных функций письма можно выделить следующие:

• поиск новых рынков сбыта;
• внедрение новых механизмов сотрудничества с постоянным клиентом;
• механизм маркетинговой деятельности организации.

Основные правила составления коммерческого предложения

Любое коммерческое предложение должно подчеркивать специфику предлагаемых товаров или услуг и при этом указывать особенности компании, которая делает данное предложение. Но существует определенный набор правил, которые должны учитывать все предприниматели при составлении качественного коммерческого предложения. Всего таких правил пять:

1. яркий заголовок, который должен не только зацепить читателя, но и дать ему определенную информацию.
2. оффер – непосредственно предложение товара или услуги. Он должен быть сформулирован в первом абзаце предложения и содержать не только информацию о товаре или услуге, но и подчеркивать выгоду от их приобретения, а также их направленность на решение определенной проблемы клиента.
3. работа с возражениями – хорошее коммерческое предложение должно предугадывать возможные опасения клиентов и отвечать на их возможные вопросы. В качестве дополнительных доводов в пользу предложения можно использовать статистические данные и отзывы реальных клиентов.
4. ограничение – предложение должно действовать определенный период времени, что исключает возможность клиента растянуть по времени процесс принятия решения о сделке. Исключить ограничение по времени можно из индивидуальных коммерческих предложений, но в некоторых случаях и там оно может смотреться органично и показать свою эффективность.
5. призыв к определенному действию – коммерческое предложение должно не только предлагать товар или услугу, но и побуждать клиента совершить действие, направленное на процесс проведения сделки, например, позвонить оператору, совершить подписку и т. д.

Коммерческое предложение составлено, а что делать дальше

Не стоит наивно полагать, что после составления коммерческого предложения, работа заканчивается. Его нужно будет не только отправить адресатам, но еще и активно следить за тем, как на ваше письмо отреагировали. Очень важно быть в курсе событий. Стоит разделять несколько стадий прохождения предложения: «изучение», «рассмотрение альтернативных вариантов», «ваше предложение выбрано». Знать о том, что происходит с вашим документом в фирме потенциального клиента, просто необходимо для контроля собственных продаж, а также возможностей роста сбыта и продвижения.

Стоит составить некую базу данных клиентов, проверить достоверность найденных контактных данных, для этого можно позвонить по указанному номеру и уточнить адрес электронной почты. Перед отправлением или сразу же позже стоит сообщить секретарю или менеджеру об отправке коммерческого предложения. Не нужно общаться, используя в разговоре сленг или неформальное общение. Стоит уточнить время, в течение которого будет дан ответ.

Обязательно нужно указывать точные данные адресата – ФИО, название компании, должность. Во-первых, это сделает коммерческое предложение персонифицированным, а во-вторых, система не посчитает письмо спамом.

Специфические моменты КП по продажам

Предметом данного типа коммерческого предложения является определенный товар, то есть материальная вещь, что диктует некоторые особенности при подготовке такого документа.

Главное отличие КП на поставку товаров от предложения по предоставлению услуг в том, что товар – материальный ресурс. Поэтому необходимо выбрать определенную базу, на которой и будет строиться предложение по его продаже. Такой основой может стать одно из качеств или свойств товара либо же поставщика.

1. Уникальность объекта продажи. Если ваша организация изготавливает эксклюзивный товар либо является исключительным поставщиком чего-либо, не имеющего аналогов на данном сегменте рынка, то продать такой товар не составит труда – нужно всего лишь грамотно проинформировать о нем потенциальную целевую аудиторию.
2. Отношение «цена-качество». Когда у покупателя есть выбор, у кого именно ему приобрести тот или иной товар, он предпочтет иметь дело с более низкими ценами либо с исключительно высоким качеством. Составляя КП, предприниматель решит, на чем акцентировать внимание – на меньших, нежели у конкурентов, ценах либо на лучшем качестве (последний параметр нуждается в подтверждениях и доказательствах).
3. Сроки поставок. Для товаров с высокой ценой, сезонных, имеющих отношение к высоким технологиям и т.п. будет актуальным акцент на соблюдении сроков предоставления товара.
4. Особенности сервиса. Специфический товар, например, скоропортящийся, гораздо легче продать, если помочь клиенту решить вопрос с его доставкой. Например, если ваше предприятие выращивает сезонную ягоду, вряд ли покупателя заинтересует самовывоз, а вот доставка ее по торговым точкам обеспечит спрос.

Похожие записи:

Как написать предложение по проекту [2023] • Asana

Резюме

Проектное предложение представляет собой письменный документ, в котором излагается все, что заинтересованные стороны должны знать о проекте, включая сроки, бюджет, цели и задачи. Ваше проектное предложение должно обобщать детали вашего проекта и продавать вашу идею, чтобы заинтересованные стороны поддержали инициативу. В этом руководстве мы научим вас, как написать проектное предложение, чтобы вы могли получить одобрение и добиться успеха в работе.

У всех проектов есть истории создания, но они не начинаются с того, что кто-то заявляет: «Да будут ресурсы!» Чтобы продолжить работу над проектом, команды должны представить предложение лицам, принимающим решения в своей организации или внешним заинтересованным сторонам.

Предложение по проекту похоже на письменную презентацию в лифте — его цель — представить ваш проект в сжатой, но эффективной форме. В этом руководстве мы научим вас, как написать проектное предложение, чтобы вы могли получить одобрение и добиться успеха в работе.

Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это письменный документ, в котором излагается все, что заинтересованные стороны должны знать о проекте, включая сроки, бюджет, цели и задачи. Ваше проектное предложение должно обобщать детали вашего проекта и продавать вашу идею, чтобы заинтересованные стороны почувствовали желание участвовать в инициативе.

Целью вашего проектного предложения является:

• Обеспечение внешнего финансирования

• Выделение ресурсов компании для вашего проекта

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон

• Создайте импульс и волнение

Создайте шаблон инициации проекта

Проектные предложения, уставы проектов и бизнес-кейсы

Проектные предложения и уставы проектов служат разным целям в процессе создания проекта, и важно понимать разницу между ними. В то время как проектное предложение имеет место на этапе инициации проекта, устав проекта имеет место на этапе планирования.

Как упоминалось выше, проектное предложение — это убедительный документ, призванный убедить заинтересованные стороны в необходимости реализации проекта. Устав проекта — это справочный документ, определяющий цели проекта, и его нельзя создать, пока проектное предложение не будет одобрено.

Люди также путают экономическое обоснование с проектным предложением, но экономическое обоснование также следует за предложением. Как только проект будет одобрен посредством предложения, экономическое обоснование может быть использовано для обеспечения дополнительного финансирования проекта.

Типы проектных предложений

Существует шесть типов предложений, с которыми вы можете столкнуться как менеджер проекта, и понимание различных форматов может быть полезным при написании вашего. У каждого типа своя цель.

• Запрошено: Вы будете отправлять запрошенные предложения в ответ на запрос предложений (RFP). RFP подробно объявляет о проекте и запрашивает предложения от квалифицированных команд. Поскольку вы конкурируете с другими компаниями за предложения такого типа, вы должны провести тщательное исследование и писать убедительно.

• Незапрошенные: Вы будете отправлять незапрашиваемые предложения без RFP, что означает, что никто не спрашивал ваше предложение. В этом случае вы не будете конкурировать с другими компаниями или командами, но вам все равно придется быть убедительным, потому что вы не знаете, нужны ли вы заинтересованным сторонам, которым вы делаете питч.

• Неофициальный: Вы можете попросить клиента отправить вам неофициальный запрос на проектное предложение, и в этом случае вы можете ответить с предложением вашего проекта. Поскольку это не официальный запрос предложений, правила менее конкретны.

• Продление: Вы будете отправлять продления существующим клиентам в надежде, что они расширят свои услуги в вашей организации. В этом типе проектного предложения цель состоит в том, чтобы подчеркнуть прошлые результаты, достигнутые вашей командой для клиента, и убедить их, что вы можете добиться результатов в будущем.

• Продолжение: Вы будете отправлять продолжения в качестве напоминания заинтересованным сторонам, информируя их о начале проекта. В этом предложении по проекту вы просто предоставите информацию о проекте, а не будете убеждать заинтересованную сторону.

• Дополнение: Подобно предложению о продолжении, вы отправляете дополнительное предложение заинтересованному лицу, уже участвующему в вашем проекте. В этом типе предложения вы сообщаете заинтересованной стороне, что проект начинается, а также запрашиваете дополнительные ресурсы. В этом предложении вы должны убедить заинтересованную сторону внести больший вклад в проект.

Тон голоса и содержание вашего проектного предложения будут различаться в зависимости от типа отправляемого вами предложения. Когда вы знаете цели своего проекта, вы можете соответствующим образом написать свое предложение.

Прочтите: Советы по созданию документа и шаблона запроса на информацию (RFI)

Как написать проектное предложение

Эти пошаговые инструкции применимы к большинству проектных предложений, независимо от их типа. Вам нужно будет настроить свое предложение для целевой аудитории, но этот план проектного предложения может служить справочным материалом, чтобы убедиться, что вы включили ключевые компоненты в свой документ.

1. Напишите краткое изложение

Краткое изложение служит введением к вашему предложению по проекту. Подобно аннотации к отчету или вступлению к эссе, этот раздел должен подводить итоги и убеждать заинтересованную сторону продолжать чтение. В зависимости от сложности вашего проекта ваше резюме может состоять из одного или нескольких абзацев.

Ваше резюме должно включать:

• Проблема, которую ваш проект планирует решить

• Решение, которое предлагает ваш проект для этой проблемы

• Влияние, которое будет иметь ваш проект 

  9002 0

Вы должны обращаться только к этим пункты кратко в вашем резюме, потому что вы обсудите эти темы более подробно позже в своем предложении.

2. Объясните предысторию проекта

В этом разделе вы познакомитесь с предысторией проекта. Используйте ссылки и статистику, чтобы убедить читателя в том, что проблема, которую вы решаете, стоит того.

Некоторые вопросы, которые следует включить:

• Какую проблему решает ваш проект?

• Что уже известно об этой проблеме?

• Кто уже занимался этой проблемой/какие исследования?

• Почему прошлых исследований недостаточно для решения этой проблемы?

Вы также можете использовать этот раздел, чтобы объяснить, как проблема, которую вы надеетесь решить, напрямую связана с вашей организацией.

3. Представить решение

Вы только что представили проблему в разделе фона проекта, поэтому следующим логическим шагом в написании предложения является представление решения. В этом разделе вы можете более подробно изложить свой подход к проекту.

Некоторые элементы, которые необходимо включить:

• Ваше заявление о видении проекта

• График вашего проекта, включая важные этапы

• Роли и обязанности команды проекта 

• Реестр рисков, показывающий, как вы будете снижать риск В вашем формате предложения могут отсутствовать все эти элементы. но вы можете решить, что включить, в зависимости от масштаба проекта. Этот раздел, вероятно, будет самым длинным и подробным разделом вашего предложения, поскольку вы обсудите все, что связано с достижением предлагаемого вами решения.

  Создайте шаблон инициации проекта

  4. Определите результаты и цели проекта

  Определение результатов вашего проекта является важным шагом в написании вашего проектного предложения. Заинтересованные стороны хотят знать, что вы собираетесь производить в конце вашего проекта, будь то продукт, программа, обновление технологии или что-то еще. Когда заинтересованная сторона прочитает ваше видение, это будет раздел, где они скажут: «Ага, это то, для чего они будут использовать мои ресурсы».

  При определении результатов вы должны указать:

  • Конечный продукт или конечную цель вашего проекта

  • График проекта, когда результаты будут готовы согласовать с результатами, которые вы повторное производство

  Хотя важно показать проблему и решение вашего проекта, заинтересованным сторонам часто легче визуализировать проект, когда вы можете определить результаты.

  5. Перечислите, какие ресурсы вам нужны

  Теперь, когда вы определили свою проблему, подход, решение и результаты, вы можете подробно рассказать о том, какие ресурсы вам нужны для реализации вашей инициативы.

  В этом разделе вы должны указать:

  • Бюджет проекта : Бюджет проекта включает в себя все, от расходных материалов, которые вам понадобятся для создания продукта, до цен на рекламу и заработной платы команды. Сюда следует включить любые статьи бюджета, необходимые для реализации проекта.

  • Разбивка затрат: Этот раздел должен включать исследование того, почему вам нужны определенные ресурсы для вашего проекта; таким образом заинтересованные стороны могут понять, для чего используется их бай-ин. Эта разбивка также может помочь вам смягчить непредвиденные расходы.

  • План распределения ресурсов : Вы должны включить обзор своего плана распределения ресурсов с указанием того, где вы планируете использовать конкретные ресурсы, которые вам нужны. Например, если вы определили, что вам нужно 50 000 долларов для завершения проекта, планируете ли вы выделить эти деньги на заработную плату, технологии, материалы и т. д.

  Надеемся, что к этому моменту предложения вы убедили заинтересованные стороны присоединиться к предложенному вами проекту, поэтому сохранение необходимых ресурсов до конца документа является разумным стратегическим ходом.

  Прочтите: Шаблоны бюджетных предложений: 5 шагов для обеспечения финансирования

  6. Сформулируйте свое заключение

  Наконец, завершите свое проектное предложение убедительным и уверенным заключением. Как и в резюме, заключение должно кратко обобщать проблему, которую решает ваш проект, и ваше решение этой проблемы. Вы можете подчеркнуть влияние вашего проекта в заключении, но сохранить этот раздел актуальным, как в традиционном эссе.

  Советы по написанию эффективного проектного предложения

  Выполнение перечисленных выше шагов гарантирует, что ваше проектное предложение будет содержать все необходимые элементы. Но если вы хотите произвести впечатление на своих читателей и завоевать их одобрение, ваше письмо должно блистать. В дополнение к вышесказанному, проектное предложение включает:

  Знайте свою аудиторию

  При написании вашего предложения всегда держите в уме свою аудиторию (т.е. заинтересованные стороны). Помните, что цель предложения — завоевать вашу аудиторию, а не просто представить детали вашего проекта. Например, если вы создаете новый инструмент редактирования для детского издательства, можете ли вы определить, являются ли ваши заинтересованные стороны родителями, и апеллировать к их эмоциональной стороне, убеждая их купить ваш продукт?

  Будьте убедительны

  Убеждение важно в проектном предложении, потому что вы надеетесь, что ваша аудитория прочитает ваше предложение и сделает что-то для вас взамен. Если ваш читатель не заинтригован вашим проектом, он не захочет вам помочь. Если вы опишете свой инструмент для редактирования, но не упомянете о множестве функций, которые он предлагает, какую пользу он принесет клиентам и о его положительном влиянии на отрасль, ваша аудитория задастся вопросом: «Почему меня должен интересовать этот проект?»

  Все просто

  Несмотря на то, что вы должны подробно рассказать о своей проблеме, подходе и решении, вы не должны делать свое проектное предложение слишком сложным. Это означает, что вы можете обсудить план проекта для предлагаемого вами инструмента редактирования, не обсуждая, какие коды инженеры будут использовать, чтобы каждая функция работала.

  Проведите исследование

  Успешное проектное предложение включает тщательное исследование. Будьте готовы подкрепить свою проблему — и решение — авторитетными источниками, примерами из практики, статистикой или диаграммами, чтобы у аудитории не осталось вопросов. При написании предложения поставьте себя на место читателя и спросите:

  • Почему это проблема?

  • Как это решение проблемы?

  • Кто-нибудь уже решал эту проблему?

  • Какова стоимость проекта?

  Если вы можете ответить на эти вопросы, то, вероятно, вы провели достаточно исследований, чтобы поддержать предложенную вами инициативу.

  Используйте инструменты управления проектами для улучшения вашего проектного предложения

  Хорошие проектные предложения требуют совместной работы. С правильными инструментами управления ваша команда может общаться, обмениваться информацией и работать вместе над одним общим документом.

  Когда вы храните всю информацию о своем проекте в одном месте, к этим данным легко получить доступ, когда они вам понадобятся. Проектные предложения исходят из хорошо организованных и правильно спланированных проектов, поэтому программное обеспечение для управления проектами является ключевым ресурсом для эффективного написания проектного предложения. Готовы начать? Попробуйте асану.

  Создание шаблона инициации проекта

  Как написать проектное предложение: шаг за шагом

  Проектное предложение — это начальные шаги для получения проекта на местах. Здесь мы расскажем, как написать эффективное предложение, чтобы ваши проекты не сбились с пути.

  У вас есть замечательная идея для проекта. Чем больше вы исследуете это, тем больше вы думаете, что это что-то стоящее финансирования и ресурсов.

  Это может изменить правила игры, и если все пойдет так, как вы себе представляете, полученный продукт станет огромной победой для организации и даже для отрасли в целом.

  Но как добиться того, чтобы руководители компании поддержали вашу идею?

  Краткий ответ: разработайте привлекательное проектное предложение.

  В этом руководстве мы поговорим о том, что такое проектное предложение, зачем оно вам нужно и как написать предложение, которое заметит начальство. Шаг 1: Определите проблему s и критерии успеха

• Шаг 4: Изложите свой план или подход
• Шаг 5: Наметьте график и бюджет проекта
• Шаг 6: Свяжите все вместе
• Шаг 7: Отредактируйте/прочитайте ваше предложение

Обзор: Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ, в котором излагается все, что необходимо знать заинтересованным сторонам, чтобы инициировать проект. Это необходимый первый шаг к запуску проекта. Проектное предложение обычно выбирается в процессе приема проекта.

Хорошо написанное проектное предложение информирует и убеждает, а также сочетает в себе навыки управления проектом с несколькими другими важными навыками: исследованиями, анализом данных и некоторыми копирайтингами.

Он следует стандартным форматам предложений, которые включают следующие элементы:

• Резюме . Коротко и по существу, исполнительное резюме — это, по сути, презентация проекта. В нем четко формулируется проблема, говорится о том, как ваш предлагаемый проект намеревается решить проблему, и обсуждается, как выглядит успешный проект.
• Предыстория или история . В этом разделе описываются как успешные, так и неудачные предыдущие проекты, в том числе то, как можно было бы лучше справиться с последними, с целью показать, как предлагаемый проект будет более успешным на основе уроков прошлого.
• Требования . В этом разделе кратко изложено, что необходимо на протяжении всего жизненного цикла проекта с точки зрения ресурсов, инструментов, графика проекта и т. д.
• Решение . Раздел решения объясняет, как вы собираетесь подойти к проекту и довести его до завершения. Он охватывает шаги, методы и навыки управления проектами, необходимые для более эффективной работы, а также способы решения проблем.
• Авторизация . В этом разделе четко указывается, кто является лицами, принимающими решения по проекту, и заинтересованными сторонами, уполномоченными клиентом принимать решения об утверждении/подтверждении.
• Приложение . Любая информация, не включенная в фактическое предложение, должна быть в приложении, например, материалы и ресурсы, которые члены команды и заинтересованные стороны могут использовать, чтобы узнать больше о проекте.

Если вы не знаете, с чего начать, знайте, что некоторые из лучших программных приложений для управления проектами предлагают шаблоны проектных предложений, которые вы можете использовать бесплатно из их библиотеки инструментов.

##promo-body-lm##

На что следует обратить внимание перед написанием предложения по проекту

Прежде чем вы сядете и начнете писать набросок проектного предложения, вам необходимо учесть некоторые моменты, в том числе:

вашу аудиторию

Определите лиц, принимающих решения, и определите отношения между ними.

У каждой заинтересованной стороны будут свои цели и предпочтения. В зависимости от вашей аудитории, возможно, придется написать несколько версий предложения.

• Насколько они знакомы с проектом или проблемой? Что они уже знают? Чего они не знают?
• Должны ли вы предоставлять справочную информацию по определенной теме?
• Что они хотят услышать?
• Есть ли какой-то особый способ помочь им лучше понять, что вы хотите донести?

Например, если предложение предназначено для руководителя технологического отдела, скорее всего, ожидается жаргон и технический язык.

С другой стороны, если вы пытаетесь привлечь на свою сторону владельца малого бизнеса, используйте простой и понятный язык, подчеркнув в предложении положительное влияние проекта на прибыль компании.

Потенциальные ловушки

В документе Глобального конгресса Института управления проектами (PMI) Фрэнсис Макнамара приводит четыре основные причины, по которым проектные предложения отклоняются:

• Плохо сформулированное предложение
• Предложение не соответствует целям организации четко и достоверно определено
• Неэффективная презентация проектного предложения

В сущности, некоторые проекты не получают зеленый свет не потому, что они плохи сами по себе, а потому, что предложению не хватает ясности и убедительности.

Данные и исследования

Вам нужны факты, цифры, графики и диаграммы, чтобы обосновать ваше предложение и оправдать существование проекта.

Изучите прошлые проекты, как успешные, так и неудачные, потому что вам потребуется как можно больше достоверных данных, доказательств и примеров, чтобы составить убедительное предложение.

Как написать предложение по проекту

Помните, что вы пишете предложение для того, чтобы заручиться поддержкой руководства. Вы хотите, чтобы ключевые люди поддерживали ваш проект. Вам нужны лица, принимающие решения, на вашей стороне, чтобы превратить видение в реальность.

Вы хотите, чтобы предложение заговорило с ними, а затем мотивировало их сделать следующий шаг, то есть дать проекту зеленый свет.

Шаг 1. Определите проблему

Какую проблему пытается решить ваш проект? Почему это проблема? Почему стоит решить? Сделайте так, чтобы ваша аудитория увидела проблему так, как вы ее видите.

Советы по определению проблемы:

• Начинайте уверенно. Лица, принимающие решения, обычно не тратят много времени на рассмотрение предложения, поэтому убедитесь, что болевая точка описана лаконично и так, чтобы они находили отклик.
• Используйте факты, а не мнения. Хотя вы хотите, чтобы ваша аудитория понимала серьезность проблемы, вы не хотите преувеличивать. Вместо этого используйте данные своего исследования для подтверждения своих утверждений.

Шаг 2: Представьте свое решение

Как ваш проект решит проблему? Почему ваше решение лучше других подобных решений? Обсудите, почему другие решения не будут работать в данной ситуации.

Советы по презентации решения:

• Предугадывать вопросы и возражения. Будьте готовы защищать свое решение со всех сторон. Будьте готовы, например, объяснить, почему ваше более дорогое решение лучше, чем менее дорогое.
• Покажите большее влияние решения . Заинтересованные стороны, как правило, больше интересуются проектами с широким спектром воздействия, чем проектами с ограниченным воздействием.
• Опять факты важнее мнений. Приведите как можно больше примеров, подтвержденных исследованиями.

Шаг 3. Определите ваши результаты и критерии успеха

В этом разделе представлены функции и атрибуты результатов, а также то, как узнать, успешен ли проект.

Советы по определению результатов:

• Укажите дату поставки. Определите, что принесет ваш проект и что от него могут ожидать пользователи, например облачная телефонная система, доступная круглосуточно и без выходных из любого места, если вы предлагаете проект обслуживания клиентов. Кроме того, укажите, когда вы планируете выполнить каждый результат.
• Ваше решение должно быть SMART. Ваши критерии успеха покажут, был ли проект успешным. Не забывайте, что ваше решение должно быть SMART (конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и ограниченным по времени).

Шаг 4. Изложите свой план или подход цели. Он начинается с объяснения подхода и того, почему он актуален и эффективен. В нем также объясняется, как будут решаться проблемы.

Советы по планированию:

• Ознакомление со стратегиями проекта. Будете ли вы использовать традиционный метод водопада? Почему? Будете ли вы использовать сторонних подрядчиков, собственный персонал или консультантов? Каковы будут их цели и обязанности? Это ваша возможность обсудить «почему» решения, которые вы принимаете для завершения проекта.
• Объясните, как будут решаться проблемы. Это объясняет стратегии снижения рисков вашего плана управления проектом.

Шаг 5. Наметьте свой график и бюджет

В этом разделе вы разбиваете стоимость проекта и подробно описываете, как вы уложитесь в сроки.

Советы по составлению графика и бюджета:

• Предоставьте как можно больше подробностей. Разбейте свой бюджет на категории, такие как расходные материалы, инструменты, заработная плата и т. д. Включите все накладные и косвенные расходы. Подробная финансовая разбивка будет сигнализировать заинтересованным сторонам о том, что вы провели свое исследование и не собираетесь тратить их деньги впустую. Обратите внимание, что для некоторых проектов могут потребоваться финансовые отчеты и источники финансирования.
• Будь конкретным. Не угадывайте. Укажите время начала и окончания проекта, а также возможность одновременного выполнения определенных разделов проекта.

Шаг 6.

Соедините все воедино

Завершите свое предложение заключением, в котором кратко описаны проблема, решение и преимущества. Подчеркните важные части и сделайте свое предложение заметным, повторно изложив идеи или факты, которые вы хотите, чтобы ваша аудитория запомнила.

Проверьте свое предложение на согласованность идей и на то, поддерживают ли элементы друг друга.

Советы, как связать все вместе:

• Ваше предложение должно читаться как книга. Ваше предложение должно рассказать историю. Каждый раздел и элемент должны работать вместе, чтобы сформировать единое целое.
• Воздержитесь от введения чего-либо, что не подходит. Будьте осторожны и не добавляйте ничего, что кажется неправильным или не способствует достижению общих целей проекта.
• Убедитесь, что все элементы проектного предложения присутствуют. Проверьте свой документ и убедитесь, что все необходимые элементы учтены.

Шаг 7: Отредактируйте/прочитайте ваше предложение

Перепишите свое предложение, если необходимо, чтобы оно было интересным, полезным, ясным и убедительным. Попросите оставить отзыв и убедитесь, что предложение организовано и визуально привлекательно.

Советы по редактированию:

• Проверьте тон и язык. Ваше предложение предназначено для определенного типа аудитории, поэтому убедитесь, что используемый тон и язык отражают это. Не забывайте вычитывать грамматические, пунктуационные или орфографические ошибки. Вы хотите, чтобы ваше предложение выглядело профессионально.

Следует ли вам использовать программное обеспечение для управления проектами для вашего проектного предложения?

Проектное предложение само по себе является проектом, и поэтому для него может быть полезно программное обеспечение для управления проектами.

Программное обеспечение является важным элементом современных основ управления проектами, обладающим следующими преимуществами:

• Упрощение совместной работы . Хорошие проектные предложения требуют времени и часто являются результатом командных усилий. Использование качественного программного обеспечения для управления проектами облегчит совместную работу, особенно когда команды находятся в разных частях мира.
• Централизованная мастерская . Чтобы создать убедительное экономическое обоснование, вам нужны данные и исследования, много и того, и другого, если предложение касается большого и сложного проекта. Наличие всех необходимых данных в одном месте избавляет всех от необходимости искать файлы и документы в разных местах. Централизованная рабочая комната проекта гарантирует, что каждый может получить доступ ко всем обновлениям, заметкам и вложениям по требованию.

Это общая папка в программе управления проектами Wrike. Источник изображения: Автор

• Связь в одном месте . Организовать физические встречи, особенно если люди географически рассредоточены, будет очень трудно, если не невозможно. Коммуникационные функции, в том числе голосовая и аудиоконференция, групповой чат, личные сообщения, комментарии, потоковая передача активности и присутствие, как правило, встроены в большинство программ для управления проектами. Те, которые не предлагают их, позволяют интегрироваться с другими инструментами коммуникации всего за несколько кликов.
• Круглосуточный доступ . Если вам нужно внести изменения в предложение дома или вы хотите просмотреть его в последний раз перед отправкой лицам, принимающим решения, сохранение копии в вашем программном обеспечении для управления проектами гарантирует, что у вас будет последняя версия и вы сможете вносить изменения. к нему в любое время, в любом месте.

Привлеките внимание к вашему предложению по проекту и финансирование вашего проекта

Увидит ли ваш проект свет, зависит от того, насколько эффективным и убедительным будет ваше предложение.