Event бизнес что это такое: Как открыть свое event-агентство? | Event.ru

Содержание

8 советов для начинающих организаторов и для тех, кто решил построить бизнес на ивентах.

Всем привет! С вами на связи управляющий ивент агентства Prime Event — Дмитрий Слащёв. Я поделюсь очень ценной информацией для начинающих организаторов и для тех, кто решил открыть свое event агентство. И так, поехали…

Перед тем, как перейти к основным пунктам, хочу сразу обратить внимание, что профессия организатора и ивент индустрия в целом — это не про развлечения и огромные деньги, это про тяжелый труд организатора, взлеты и падения и огромные риски…

Если у Вас проблемы со стрессоустойчивостью, мыслите шаблонно и не готовы на эксперименты (а это риски), не готовы работать 24/7, а при стрессовых ситуациях и форс-мажорах — впадаете в ступор и не можете решать сложные проблемы и задачи, которые очень часто возникают на мероприятиях, то эта работа точно не для Вас! Найдите что-то поспокойнее и менее ответственное))

1. Начать ивент бизнес самостоятельно или с партнером?

Это очень важный выбор для тех, кто только планирует открывать свое ивент агентство. Вы молодой и амбициозный, а у вас есть такой же друг или родственник и вы решили вместе открыть свое агентство праздников, то для начала 100 раз подумайте! А стоит игра свеч? А может лучше одному? Да, одному может быть страшнее, да и финансово вложиться придется самостоятельно (про денежные вложения тоже поговорим). Но мы поделимся личным опытом, а вы уже решайте сами, как же все таки лучше…

Наша история началась в 2008 году, когда было открыто ивент агентство с партнером, и все было хорошо, бизнес развивался, штат увеличивался… Но во многих моментах было очень много разногласий, и если у вас есть мысли, как можно что-то улучшить, что-то изменить и т.п., а у вашего партнера мнение с вашим не совпадает, то тут уже начинаются проблемы… В чем могут быть разногласия и как это повлияет на бизнес — об этом можно написать отдельную статью, но тут мы это упустим…

И вот спустя 10 лет сотрудничества, мы разошлись, а первое агентство было закрыто навсегда… А в 2018 году, я (Дмитрий Слащёв) — открыл свое собственно агентство Prime Event, которое с новым именем себя очень круто зарекомендовало на рынке ивент индустрии.

И что я могу сказать — когда ты владелец бизнеса (без партнеров) и можешь принимать самостоятельно все решения и реализовывать все задуманное, то однозначно — это лучше, а мне есть с чем сравнивать, уж поверьте моему опыту)))

Конечно же тянуть самостоятельно бизнес будет сложно, но на старте, Вам и не нужны будут сотрудники, поскольку у вас не будет того количества заказов, чтоб нанимать дополнительный штат. А со временем — можно и расширяться…

2. Сколько нужно вложить денег, чтоб открыть свое event агентство?

Поскольку мы в первом пункте затронули финансовую часть, то сразу про нее и напишем. Многим может показаться, что нужно много средств, чтоб запустить ивент бизнес, но на самом деле — это не так, если сделать все грамотно! Вам же не нужно закупать товар или арендовать большие площади и закупать специальное оборудование. Вы продаете услуги и свой креатив, а тут вложений не нужно)))

Финансовая составляющая:

ФЛП (Физическое Лицо Предприниматель).

Это самое первое, что нужно сделать. Стать предпринимателем и открыть ФЛП, ну или ТОВ. В зависимости от выбранной ниши, нужно определиться с правильной группой! Если планируете заниматься детскими праздниками или свадьбами, то вам нужна будет вторая группа и вы сможете работать за наличку, а если корпоративные и бизнес мероприятия, то только третья группа (безналичный расчет), поскольку в этой нише практически нет налички и только безналы…

Стоимость за открытие ФЛП или ТОВ — от 500 грн., это если обратиться в специальную компанию, а если самостоятельно, то наверно бесплатно))

САЙТ.

Это наверно и будут Ваши самые большие вложения, как финансовые, так и затратные по времени (а время — это тоже деньги)! Сайтом Вы можете начинать заниматься еще до открытия ФЛП, поскольку на это может уйти от месяца до полугода, в зависимости от его сложности.

Вы конечно же можете сделать сайт самостоятельно на бесплатном конструкторе, типа Тильды, но мы не рекомендуем, поскольку Вы будете ограничены необходимым функционалом, да и раскручивать такой сайт будет сложнее. А вот стоимость хорошего сайта Вам обойдется от 1000 долларов.

Рекомендация — обязательно делайте сайт, как для компьютеров, так и для мобильной версии. По нашей аналитике, так наш сайт посещают с компьютера 45%, а с мобильных устройств – 54%, а 1% — с планшетов.

ОФИС.

На первом этапе — забудьте это слово, Вам он точно будет не нужен. Если у Вас есть дома интернет и какой-то кусочек свободного пространства, где Вы сможете работать и Вам никто не будет мешать, то офис точно не нужен! Ежемесячный бюджет на офис (а это от 5000 грн.), Вы лучше потратите на рекламу своего сайта — будет больше эффективности.

Если Ваша ниша — организация корпоративных мероприятий или бизнес событий, то все Ваши встречи будут проходить на территории клиента. А если детские или свадьбы, то Вы можете провести встречу в любом удобном заведении для клиента.

Но если Вы не можете работать дома или вам негде работать, то можете найти подходящий коворкинг, который очень популярен сейчас, а рабочее место Вам обойдется — от 50 долларов в месяц.

Доп. затраты.

Сюда мы можем отнести дополнительные затраты: визитки (не обязательно), мобильный телефон с отдельной сим-картой (мы рекомендуем не использовать свой личный номер), возможно еще какая-то мелочевка. На доп затраты уйдет — от 5000 грн.

Компьютер или ноутбук мы в бюджет на относим, хоть это и будет Ваш основой рабочий инструмент, поскольку этот гаджет есть наверняка у всех, а если нет, то добавите к бюджету еще минимум 500 долларов))

Ваши вложения — 2000 долларов!

Если мы говорим про сайт от 1000 долларов, рекламный бюджет на первых полгода 600-800 долларов и мелкие доп затраты 200-300 долларов. Вот мы и получим средний бюджет для вложения — в 2000 долларов!

И возвращаясь к первому пункту — про партнера, то согласитесь, что 2000 долларов — это небольшая сумма, чтоб искать себе партнера для бизнеса, а вполне подъемная цифра, чтоб запустить бизнес самостоятельно.

3. Ниша для организаторов.

Это очень важный пункт, поскольку нельзя разбираться максимально хорошо во всем!

Делимся личным опытом — раньше мы занимались всеми видами мероприятий (кроме похорон конечно)… Корпоративы, детские, свадьбы, конференции и т.п. Но спустя многие годы, мы выбрали для себя нишу корпоративного сегмента и бизнес событий. От детских и свадеб мы отказались, хотя иногда тоже организовываем для наших постоянных клиентов или по рекомендации.

Детские

По детским есть огромный плюс — на эти праздники не влияет ничего! Ни карантин, который подкосил ивент индустрию в 2020-2021 годах, ни другие внешние факторы… Детские праздники организовывают всегда, общаясь с партнерами по детским, так у них в период карантина — было больше заказов, чем до, а при этом вся ивент индустрия — практически без заказов((

Свадьбы

Эта ниша очень скользкая, поскольку очень большая конкуренция, да и многие клиенты сейчас организовывают свою свадьбу самостоятельно, подобрав в интернете подходящие услуги, ведущего и т.п. Да и свадебный рынок — это «одноразовые клиенты», поскольку второй раз к Вам вряд ли обратятся, если сравнивать с детскими или корпоративами.

Корпоративные мероприятия

Это наша любимая ниша, поскольку многие компании празднуют мероприятия ежегодно, и если Вы организовали все качественно, то Вы получаете постоянного клиента. А многие компании празднуют и по несколько мероприятий в год: День рождения компании, Новогодний корпоратив, Летний тимбилдинг, да и другие поводы…

Бизнес события

Организация конференций, семинаров, форумов и других бизнес событий — это вообще отдельная ниша, в которой нужно очень хорошо разбираться! И эта ниша точно отличается от корпоративных мероприятий, поскольку несет в себе обучающий характер, а не развлекательный. Про бизнес события можно писать много, о разных тонкостях и т.п., но оставим это для другой полезной статьи)))

4. Составляйте договор!

Если Вы не пропишите все обязанности сторон, сроки оплат и т.п., с вашим клиентом, то потом Вы ничего и не сможете доказать, когда произойдет какая-то ситуация. Вариант, а мы же проговаривали — это не юридический термин и вы ничего не докажете!

Также подписывайте договора с подрядчиками, чтоб вы тоже имели юридическую силу, если что-то пойдет не так.

5. Работайте с правильными подрядчиками.

На первом этапе, вам конечно же будет очень сложно, поскольку для вас все услуги будут новыми и кто, как работает, вы еще не знаете, а это все придет только с опытом, и за этот опыт вы будете прощаться с кем-то и находить кого-то нового, пока не сформируете свою базу артистов, ведущих и подрядчиков.

А еще не рекомендуем экономить на подрядчиках, ведь очень редко бывает, что дешевая услуга — качественная, а это как никак — Ваша репутация и имидж компании! Если клиент ищет подешевле, то скорее всего — это не ваш клиент, пусть тогда сам найдет услуги в интернете и организует себе мероприятие самостоятельно… Поверьте, на таком ивенте вы не заработаете денег, а только ге…ой, да и еще можете подпортить свою репутацию…

6. Работа с локациями (площадками).

На самом деле — это не менее важный фактор, как и с подрядчиками из предыдущего пункта. Часто клиент находит самостоятельно место, а в агентство обращается только за организационной частью и наполнением… Но большинство клиентов выбирают локацию по своим критериям, которые кардинально отличаются от критериев организатора!

Например — клиент заказал ресторан, в котором вкусно, а больше ему ничего не нужно. Но потом может оказаться, что в ресторане стоят колонны и шоу-программу не видят 30% гостей, нет гримерной комнаты, чтоб артисты могли переодеться, с парковкой — беда, мало места для шоу и т.п. Таких примеров можем еще написать более сотни…

Вывод — инспектируйте все площадки! Даже если клиент говорит, что там все хорошо и все есть, что нужно… Вы все равно должны поехать и все посмотреть и проверить. Со временем, конечно же, у вас будет опыт и вы будете знать многие локации, на которые ездить уже не нужно будет, но если локация новая, то обязательно инспектируйте!!!

7. Обучайтесь и профессионалов.

Конечно же все придет только с вашим личным опытом, но никто вам не запрещает бесплатно обучиться у профессионалов! И вот вам несколько лайфхаков — изучайте сайты ивент агентств с опытом, там будет очень много полезной информации, особенно в портфолио (смотрите фото и видео отчеты и черпайте идеи), а также есть много ивентеров, которые ведут свои видеоблоги и делятся разными полезностями…

Для изучения разных полезных штук по ивентам, мы рекомендуем воспользоваться украинскими и российскими сайтами организаторов и ивент-порталами, а также видео в YouTube. Есть конечно же и американские и европейские ресурсы по ивентам, а там ивент развит на много больше, чем в Украине и России, но это точно не для начинающих организаторов, а больше для опытных, кому нужны новые идеи…

8. Работа со звездами.

Мы решили вынести этот пункт отдельно, поскольку работа со звездами шоу бизнеса — очень сильно отличается от обычной шоу программы. Гонорары топовых звезд Украины от 15000 до 30000 долларов (в среднем), без учета технического и бытового райдера. А когда есть такие бюджеты, то и ответственность на организаторе очень большая! При невыполнении райдера артиста, он может просто отказаться от выступления, что может понести очень большие неприятности и финансовые потери для организатора.

Рекомендация — работайте только с хорошим, профессиональным техническим подрядчиком, который имеет опыт работы со звездами, а вот про бытовой райдер — нужно будет позаботиться уже самостоятельно. Посмотреть цены на украинских звезд можно — ТУТ.

И напоследок, можем сказать одно — если Вы пришли в ивент только ради денег, а сама профессия Вам не по душе, то лучше отказаться от этой затеи, поскольку нельзя качественно выполнять свою работу и дарить людям праздник, если вам это не нравится…

Особенности рынка event-услуг, его проблемы и тенденции развития

Рынок event-услуг на данный момент является одной из наиболее перспективных сфер потребительского рынка. С каждым годом уровень дохода населения возрастает, тем самым все большее количество людей обращается в event-компании для организации праздничных мероприятий различного характера и масштаба.

Так как явление event-индустрии достаточно молодо для российского рынка, многие неоднозначно понимают само понятие «event», что впоследствии является первичной проблемой понимания и вопросов прямого назначения данной сферы услуг.

Однозначного определения рынка event-услуг не существует, но, совершив анализ множества источников, с помощью которых было выявлено более 10 различных трактовок понятия event-услуги или event-маркетинга. В целом, можно заключить, что event-услуги – это помощь в организации мероприятий, таких как: день рождения, свадьба, юбилей, корпоративные вечера, мероприятия массового характера, тимбилдинги, деловые мероприятия и так далее.

Говоря с научной точки зрения, event-менеджмент (от англ. event – «событие») – это комплекс мероприятий, направленный на создание различных корпоративных и массовых мероприятий.

Рынок event-индустрии постоянно находится в стадии развития, поэтому невозможно определить какие направления будут точно востребованы в ближайшем сезоне, но можно выделить следующие сложившиеся тенденции развития рынка event-услуг [3]:

  • рост числа новых игроков рынка event-услуг;
  • выявление зарубежных компаний, заинтересованных в заполнении ниши российского рынка досуговых услуг;
  • новые event-агентства, заходящие на рынок с заниженными ценами на услуги;
  • улучшение качества предоставляемых услуг потребителю;
  • постоянно расширяющийся объем спектра предоставляемых услуг;
  • запуск мастер-классов по обучению ведения event-бизнеса.

В настоящее время можно отметить, что сфера услуг выросла в один из крупнейших хозяйственных субъектов, доля мирового ВВП которого приходится в 62-74%, что существенно превышает долю товарной торговли.

В Российской Федерации деятельность компаний, предоставляющих event-услуги, не регламентируются и не регулируются на государственном уровне, то есть отсутствуют конкретные стандарты работы в данной сфере. Это касается и политики ценообразования. Цены на предоставление услуг подобных агентств формируются в зависимости от потребительского спроса [2].

Сфера event-услуг представляет собой экономическую деятельность, которая направлена на удовлетворение потребностей населения, различных предприятий и организаций, воплощенная не в материально-вещественной форме. В мировой экономике наблюдается корреляция между увеличением роли услуг в формате экономических процессов и экономического роста в целом, что ведет к увеличению доли финансовых, трудовых, а также материальных ресурсов. Это приводит к росту производительных сил, повышается уровень занятости в этой сфере, вместе с этим происходит рост технической оснащенности труда и внедрение все более совершенных технологий. В то же время отследить точное количество предоставляемых event-услуг населению с помощью общероссийского классификатора не предоставляется возможным, так как они не выделены в самостоятельную группу. Данные о предоставлении услуг населению в 2018 году с помощью общероссийского классификатора, представлены ниже (рис.) [1]. 

Рис. 1. Видовая структура по анализу услуг, предоставляемых населению в 2018 году,
в % от общего объема предоставляемых услуг

Анализируя рисунок, можно заметить, что среди всего объема предоставляемых услуг, в значительной степени выделяются коммунальные, транспортные, жилищные и бытовые услуги, а также услуги туристского и санитарно-оздоровительного характера.

Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что рынок event-услуг стремительно развивается, с каждым годом растет количество компаний, предоставляющих event-услуги. Но также следует отметить, что в Российской Федерации существуют значительные пробелы в отношении статистического учета event-услуг, а также отсутствие терминологии и классификации услуг при рассмотрении нормативной базы, касающейся культурно-досуговой деятельности.

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.


 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
 
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.


 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.
 
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.

Наша компания · МАКСИМАЙС – EVENT-MARKETING: OFFLINE, ONLINE, ONLIFE

 

Организация бизнес-мероприятий требует особого подхода и опыта. Тут важны не только креатив и нестандартное видение. Главную роль играют ответственность и знание рынка. Компания MAXIMICE с 2006 года занимается организацией бизнес ивентов, направленных как на внутреннюю целевую аудиторию (сотрудники), так и на внешнюю (партнеры, дистрибьютеры, журналисты и др.).

 

РАБОТА В НАШЕЙ КОМПАНИИ MAXIMICE СТРОИТСЯ НА 4 ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПАХ:

 


Решение комплексных задач
Нам под силу решать самые сложные задачи, в том числе связанные с повышением экономической эффективности бизнеса. MAXIMICE оказывает услуги планирования, разработки и реализации бизнес ивентов, которые включают в себя также бизнес-трэвел и конгрессивную деятельность.


Создание уникального продукта
Наша цель – создать уникальный продукт, идеальный для постоянно меняющейся и развивающейся сферы бизнес ивента. Наше главное преимущество – это ресурсы (талантливые сотрудники и проверенные поставщики), а также эффективные инструменты продвижения.


WOW-эффект
При выполнении всех своих заказов мы стремимся к достижению WOW-эффекта. Нам важно не только уложиться в дедлайны, соблюдая требования клиента. MAXIMICE видит свою миссию в достижении результата, который во многом превышает ожидания заказчика.


Доверие клиентов
В работе для нас прежде всего важен не статус компании-клиента, а доверии его сотрудников. Нам не боятся делегировать обязанности. Все благодаря стремлению MAXIMICE обеспечить максимально комфортные условия для сотрудничества, основанные на взаимопонимании и уважении.

 

Мы постоянно расширяемся и ищем новые области развития нашего бизнеса.  Уже в 2011 году MAXIMICE обзавелись дочерней компанией, специализирующейся на индивидуальном туризме, — МАКСИВОЯЖ ПЛЮС. В том же году получил самостоятельный статус и креативный департамент компании – теперь это студия идей «Крапива».


Мы в MAXIMICE создаем уникальную структуру бизнес-процесса, постоянно экспериментируем в собственной креативной студии и строим систему планирования мероприятий, не имеющую аналогов среди конкурентов.

 

MAXIMICE – ДАВАЙТЕ СТРОИТЬ «ЖИВЫЕ» КОММУНИКАЦИИ ВМЕСТЕ!

Event агентство Воронеж | AVANGARD marketing agency

Планируете мероприятие? Не знаете, какую тематику выбрать? Не уверены в том, что сможете самостоятельно организовать? В таком случае, лучшим вариантом будет обратиться в специализированную компанию – event-агентство.

Спрос на качественную организацию мероприятий растет по мере того, как возрастают требования заказчиков и ожидания целевой аудитории. Event-бизнес – это, безусловно, история о праздниках, однако, в действительности, это тяжелая и кропотливая работа специалистов по составлению программы события, поиску подходящей площадки, приглашению гостей, декорированию помещения и многое другое.

Что представляет собой event-агентство

У вас планируется корпоратив, бизнес-мероприятие, юбилей компании? Необходимо организовать праздник, торжество или любое другое значимое событие? Event-агентство в Воронеже – маркетинговое агентство «Авангард» решает подобные вопросы на профессиональном уровне.

Фактически, event-агентство берет на себя весь список работ по организации того или иного мероприятия: разрабатывает концепцию, производит отбор и бронирование площадки, занимается приглашением гостей, организует питание, составляет развлекательную программу, обеспечивает подготовку фото- и видеоотчетов.

То, что займет немало времени у новичка, а именно поиск подрядчиков и решение организационных вопросов, event-агентство способно решить в разы быстрее и обеспечить качественные результаты своей работы.

Почему для организации мероприятия требуется профессиональная помощь

Желание организовать мероприятие для кого-то может показаться элементарной задачей, но только профессионалы event-индустрии знают о трудоемкости данного процесса.

Современный потребитель — капризный, искушенный, повидавший многое, если не за границей, то в социальных сетях, наверняка. Удивить его – уже чрезвычайно сложная задача. Более того, не дремлют и конкуренты. Любая неудача компании, и в том числе провальное мероприятие, может обернуться испорченной репутацией на рынке и потерей клиентов.

Преимущества обращения в агентство по организации мероприятий

Все еще сомневаетесь, что вам требуется помощь профессионалов event-индустрии? Вот еще несколько обезоруживающих аргументов «за»:

  • Опыт работы. Возможно, вы организатор по своей натуре, однако без учета деталей и без знания нюансов профессии вы можете запросто провалить проект. Обращение в агентство станет своеобразной страховкой. Даже при возникновении форс-мажора компания самостоятельно возьмется за исправление ситуации.
  • Подрядчики. Event-агентство всегда имеет базу проверенных людей, в числе которых ведущие, артисты, декораторы и другие. Выбирая подрядчиков самостоятельно, вы рискуете столкнуться с непрофессионализмом.
  • Экономия времени. Организация мероприятия любого масштаба – это колоссальные затраты времени. Если пожертвовать собственным временем вы не готовы, обращение в event-агентство станет лучшим из возможных вариантов.
  • Работа по договору. В случае самостоятельной организации мероприятия ошибки практически неминуемы, и винить в них будет некого. Event-агентство же заключает с клиентом договор, и при возникновения споров он может рассчитывать на компенсацию.

Ивенты на любой вкус

Если даже вы преуспели в самостоятельной организации определенного рода камерных мероприятий, то с увеличением охвата аудитории и изменением концепции можете столкнуться с трудностями.

Маркетинговое агентство «Авангард» может организовать и мероприятие для бизнеса, и церемонию открытия, и мастер-класс. При этом грамотная организация мероприятия поможет заказчику достичь более высоких показателей продаж, повысить узнаваемость бренда и популяризировать новые продукты компании.

Задачи по организации мероприятий, которые мы выполняем

Обращаясь в event-агентство «Авангард», заказчик передает решение всех организационных вопросов нашим специалистам, а именно:

  • Концепция и сценарий. Разрабатываем концепцию мероприятия и сценарий его проведения в соответствии с целями заказчика и целевой аудиторией.
  • Подготовка площадки. Выбираем, готовим и декорируем площадку проведения мероприятия.
  • Техническое сопровождение. Обеспечиваем наличие на площадке необходимого оборудования для успешного проведения мероприятия.
  • Консультирование. Отвечаем на любые вопросы заказчика в ходе выполнения работы по подготовке.
  • Менеджмент мероприятия. Ведем переговоры с артистами, организуем работу персонала.
Как отличить профессиональное event-агентство

Выбирая event-агентство, необходимо учитывать несколько важных факторов. Как понять, что выбранная вами компания организует мероприятие в лучшем виде?

  • Понимание цели заказчика. Профессионал всегда преследует определенные цели. Любое мероприятие сегодня – это не столько развлечение, сколько механизм для решения поставленных задач.
  • Прозрачное ценообразование. Калькуляция по проекту должна быть детализированной. Кроме того, даже при ограниченном бюджете профессиональное event-агентство предлагает оптимальные варианты организации мероприятия.
  • Нацеленность на долгосрочное сотрудничество. Сотрудники профессионального event-агентства всегда учитывают интересы клиента и стараются соответствовать его требованиям на все 100%.
  • Желание и возможность удивлять. Профессионалы event-индустрии всегда готовы предложить нетривиальные идеи и помочь реализовать даже самые нестандартные пожелания клиентов.
Индивидуальный подход к работе – великолепный результат

За время работы у нас сформировался собственный взгляд на то, как должно функционировать современное event-агентство. Мы практикуем такой подход, в основе которого – понимание уникальности потребностей каждого клиента.

Совместными усилиями мы согласовываем цели мероприятия, выдвигаем креативные идеи, создаем актуальные концепции, тщательным образом прорабатываем каждую деталь и, тем самым, демонстрируем высокие стандарты организации мероприятий.

Как строится работа с клиентом

Подготовка к организации мероприятия – это всегда три основных этапах, на основе которых формируется успешный результат:

  1. Создание идеи. Повод всегда найдется, однако именно сформированная идея позволяет правильно оформить и презентовать мероприятие.
  2. Проработка сценария. Нет ничего хуже, чем скучное мероприятие. Участники должны быть не только заинтересованы, но и вовлечены в процесс.
  3. Определение бюджета. Ограниченные финансовые ресурсы – не повод отказывать себе в празднике. Даже при минимальном бюджете возможно организовать достойное мероприятие.
«Авангард» –  организация мероприятий на самом высоком уровне

Наше event-агентство – это профессиональная команда, готовая организовать мероприятие в Воронеже любой сложности и любого масштаба. В нашем арсенале всегда есть идеи для реализации ваших целей, и мы знаем наверняка, как сделать мероприятие запоминающимся. Мы готовы помочь укреплению вашей репутации, продвижению товаров/услуг и повышению узнаваемости компании.

Маркетинговое агентство «Авангард» – это всегда креативные идеи и эффективные методы их воплощения. Яркая презентация нового товара, масштабный праздник, корпоративная вечеринка или незабываемая шоу-программа – выполним для Вас заказ любого характера в сжатые сроки.

Что происходит с event-рынком? – ArtNauka – Физика невозможного

В отличие от многих рынков, летом в event-бизнесе начинается высокий сезон, который будет длиться до февраля следующего года. Месяц к месяцу меняются задачи мероприятий: тимбилдинги плавно перейдут в создание новогодних корпоративов, свадьбы сменятся личными праздниками, бизнес/маркетинговые/MICE-мероприятия — конференциями и выставками. При этом, уже с начала лета идут тендеры корпораций на крупнейшие мероприятия Нового года — выбираются концепции и бронируются площадки.

Что происходит с рынком корпоративных мероприятий? В 2014-2015 гг. рекламный рынок упал по официальным данным на 10 процентов в рублях и на 45 процентов в долларах. Реальное же падения оказалось гораздо сильнее: рынок серый и фрагментированный. Пришел ли он в себя после падения, и что ждет его завтра?

Специально для event.ru руководитель ArtNauka Николай Новоселов  побеседовал с представителями и партнерами компаний-победителей  главного конкурса российской event-индустрии «Событие года». При этом задачей беседы было заявлено получение конкретных рекомендаций по действиям на event-рынке: какие имеются потребности, какие есть ниши, на какие тренды стоит обращать внимание.

Исследование разделили на несколько блоков: от общей ситуации до того, какие конкретно существуют тренды и ниши на рынке.

Мы постарались охватить наиболее интересные и актуальные веяния, которые могут быть полезны и в повседневной работе, и в планировании развития на этом рынке.

Анализ общей ситуации на рынке

Общая ситуация на рынке: тает лед

Итак, что происходит с рынком? Он растет или сегментируется? Какие наиболее важные изменения с ним происходят и будут происходить?

Одной из главных особенностей event-рынка является его непрозрачность. Есть несколько ключевых причин: бюджеты распределены между разными рынками (маркетинг, HR и другие), большое количество уровней организации мероприятий и желание оптимизировать налоги, ну или просто внебюджетное финансирование развлечений. Поэтому официальные цифры объема рынка и посткризисной ситуации сильно расходятся с реальностью. Тем не менее, по мнению экспертов, рынок стал «оттаивать».

Виктория Шахова, младший партнер и руководитель event-департамента агентства Louder, часть Serviceplan Group:

“Многие сегменты, в том числе автомобильный, в последние 2-3 года замораживали бюджеты и направляли средства на ATL инструменты (наружная реклама, радио и так далее), что абсолютно обоснованно в условиях нестабильной экономической ситуации. А начиная со второй половины 2016 года рынок вновь активно набирает обороты”.

Рынок оттаивает не до того состояния, в котором он был в 2014 году. За это время сильно вырос digital тренд, изменился набор не только агентств, но и самих заказчиков. В той или иной степени, все игроки отмечают, что структура рынка меняется.

Александр Шумович, управляющий директор и партнер компании Eventum Premo:

“Рынок становится более поджарым, избавляясь от лишнего. Важные мероприятия не отменяют, может быть, немного уменьшая или увеличивая бюджет (зависит от того, как идут дела у компании). А вот не ключевые мероприятия пускают под нож без сантиментов”.

Действия агентств на рынке

Агентства ищут собственные траектории в рамках меняющейся реальности, и у некоторых получается расти. Например, агентство Eventum Premo открыло самостоятельное digital-направление, Department выделил PR подразделение и образовательное направление, а D2 Marketing Solutions делает успехи не только в PR и событийном маркетинге, но и успешно работает со звездами и лидерами мнений в интересах своих клиентов. Практически каждое агентство в нашем исследовании имеет в своем спектре полный набор маркетинговых услуг. Часть задач решается привлечением сторонних экспертов внутрь компании и расширением собственной экспертизы, другая часть — целиком опирается на внутренний потенциал компании.

Игорь М. Намаконов, основатель и управляющий партнер Most Creative Club:

“В современном мире становится востребованной Т-образная экспертиза (T-shaped competency model): когда агентство имеет неглубокую, но широкую общую экспертизу во многих сегментах и глубокое, но узкое знание одного сегмента”.

При этом часть агентств начало активно занимать освобождающиеся ниши «сверху».

Илья Авдюнин, генеральный продюсер abd: Entertainment:

“На первый взгляд кажется, что за тысячники (мероприятия с 1000+ участниками) конкуренция выше, чем за мелкие, но это не так. Наоборот, в сегменте маленьких мероприятий очень низкий порог входа: любой может стать агентством. В случае же больших мероприятий «финансовая подушка» необходимых для выполнения заказов оборотных средств является сильным ограничителем. И грамотный финансовый подход открывает двери”.

Меняется ли сам «клиент»? Мнение агентств

Одно из самых частых мнений по этому вопросу — это то, что у клиента повышается «осознанность»: все точнее формируются KPI на event, внимательнее анализируют бюджет, задачи становятся комплексными.

Однако анализ показал, что наибольшее изменение происходит не в отношении клиентов к конкретным мероприятиям или в «осознанности» действий, а во взаимодействии с event-маркетингом в целом и с агентствами в частности.

Именно этот тренд отмечает Александр Шумович.

Александр Шумович, управляющий директор и партнер компании Eventum Premo:

“Ведущие компании становятся более smart, считают деньги, KPI. Другие же, словно махнули рукой на event как инструмент маркетинга — снова девочки-дебютантки впервые делают мероприятия. Сроки и бюджеты ужимают, надеясь, что подрядчики и агентства все вытянут”.

В целом эксперты отмечают, что растет глубина взаимодействия агентства и клиента: это прямой путь к омниканальности маркетинга и выстраиванию целостного customer journey.

Наталья Никифоренко, EMEAR Event Manager в Cisco Systems:

“В Европейском подразделении Cisco принято с самого начала создания стратегии мероприятия формировать его совместно с агентством. Соответственно и KPI также рассматривается как результат эффективности совместных действий и отдельная тема для совместного анализа и принятия решений”.

Именно этот тренд появляется и в России.

Наталья Всеволодова, управляющий партнер M.I.C.E. Technic, представитель Odeon Tours в России:

“Качественный event сегодня во многом похож на agile-технологии, которые ранее использовались только при разработке программных продуктов. Hard Skills клиента и Soft Skills агентства позволяют создать действительно эффективную коммуникацию на всех уровнях подготовки проекта”.

В рамках нашего исследования мы не можем охватить те проекты, которые клиенты делают некачественно или вообще «сливают»: по условиям нашего исследования мы выбрали наиболее крупные и мощные агентства.

Тем не менее, объем рынка, который охватывают агентства типа «ИП Брат Директора» большой.

«Шутливый» ролик о том, как это работает:

Изнутри клиента

При этом сами маркетологи компаний в большей своей части отмечают тренд на сжимание бюджетов и создание инхаус-отделов по мероприятиям. Сотрудники в этих отделах могут находиться «на совмещении» с работой в event-компаниях или быть вообще проектным персоналом.

Как мы уже говорили, такое изменение стратегии явно связано скорее даже не с кризисом — это результат логичного развития, который корректируется под новую экономическую реальность. В первую очередь клиентам требуется комплексная экспертиза с переходом в сквозную. То есть, компания-агент должна не только знать весь комплекс и суть задачи клиента, но и понимать свою роль, этап взаимодействия с участниками события и даже, что делать со всем этим дальше. Для этого в компаниях должны быть сильные «принимающие» event-маркетологи. Несомненно, это вопрос для топовых и продвинутых заказчиков.

Одним из постоянных участников и победителей премии «Событие года» является Mail.Ru Group. Мы поговорили с ведущим менеджером по организации мероприятий Mail.Ru Group Юлией Сергеевой.

Юлия Сергеева, ведущий менеджер по организации мероприятий Mail.Ru Group

“Мы не связаны какими-то экономическими ограничениями: проектов у нас много, и отрасль также растет. Mail.Ru Group — это огромное созвездие брендов, бизнес-юнитов, отделов. Только за последние год-полтора у нас появились такие проекты, как Юла, Delivery Club, am.ru и прочие, задачи которых мы решаем. Поэтому мы взяли курс на внутреннюю оптимизацию и за два года смогли уменьшить косты на 30 процентов за счет системы внутренних тендеров.

С агентствами под ключ мы не работаем, но отдаем на исполнение небольшие куски проектов, в основном только те, где нужен комплексный подход в рамках одной задачи”.

Трансформация структуры агентств в новом сезоне и экономический тупик

Экономия клиентов, усложнение рынка и взаимодействия — все это сказывается на жизни самих агентств. Агентствам приходится улучшать собственную экспертизу в маркетинге, искать новую экспертизу и поднимать планку проектного персонала. Но, так или иначе, эксперты отмечают, что главным «событием года» все равно должно стать изменение сегмента с точки зрения всей экономики.

Дело в том, что event-отрасль в каком-то смысле загнала себя в тупик «прогибанием» перед заказчиком отмечает Александр Старостин, партнер компании Т-Игр: рассрочки, бесплатные услуги и другое. Все это ломает структуру агентств, заставляя их работать в не очень хороших условиях. Поэтому ближайшим трендом будет очищение рынка агентств — с началом сезона на рынок придут кассовые разрывы. И либо агентства научатся влиять на желания заказчика, либо покинут рынок.

В приватных беседах другие участники рынка также отмечали сложности экономической части работы, ведь клиенты могут не платить месяцами после выполнения проекта. При этом практики судебного решения на рынке как таковой нет — наоборот, это считается «маркетингом», когда агентства терпят к себе такое отношение. На наш взгляд, именно экономические трансформации самый большой вызов для агентств.

Тренды

Конечно, столь масштабные трансформации сегмента в купе с дидижтал трендами, развитием технологий онлайн вовлечения и трансформацией современного театра дают большой выбор траекторий развития и для агентств, и для других участников рынка.

Перспективы диджитал/vr/ar и других «примочек»

Так как данный тренд самый сильный, мы разделили агентства на три больших группы:

Диджиталисты: агентства, которые делают ставку именно на усиления цифры.

В нашем исследовании к ним можно отнести большую часть агентств: Eventum Premo, D2 Marketing Solutions, Louder и другие. Но даже здесь все агентства отмечают, что еще нет универсальных технологий, которые можно применять везде и всегда.

Дмитрий Дудинский, основатель и генеральный директор D2 Marketing Solutions

“Потоковое видео способно в разы увеличить аудиторию события, и мы использовали этот инструмент там, где это было уместно. AR и VR, возможно, хороши для работы с неискушенными зрителями, и слабо применимы для более требовательной аудитории, которая быстро привыкает к новинкам”.

Центристы, которые активно используют новинки, но видят в них скорее инструмент.

Владимир Виноградов, генеральный директор Pro-Vision Communications

Почти на каждом мероприятии можно увидеть видео-игры, очки виртуальной реальности, интерактивные стенды, браслеты, считывающие эмоции гостей и многое другое. Людям нравится уходить в виртуальный мир, чувствовать что-то новое, интересное, необычное. Однако к VR технологиям надо подходить очень осторожно, так как не каждый контент подойдет под определенное мероприятие или для определенной компании.

Другой полюс: компании, которые делают акцент на других «инсайтах» клиента.

Илья Авдюнин, генеральный продюсер abd: Entertainment

“Мы не видим большого потенциала в технологиях типа AR или VR на мероприятиях. Зачем собирать людей вместе, чтобы разъединять их? Это может быть аттракционом или, может, элементом, но никак не ядром или основой. Наоборот, существуют большой дефицит шоу-программ: эстрада практически ушла из мероприятий такого уровня и дело не в цене, а технологические решения пока не способны целиком заменить комплексную шоу-программу”.

Смешение оффлайна и онлайна

Новые технологии позволяют вовлекать гораздо большее количество людей, увеличивать время участия и дают большую степень свободы в плане погружения людей. По большей части, это имеет отношение к маркетинговым мероприятиям, но иногда бывают и смешанные event-решения, когда корпоративное мероприятие ставит задачей влияния и на клиентов.

Louder, например, использовали портал Twitch, где стримили игры кибер-футбольного чемпионата «Кубок Лоусона»:

Здесь, самым интересным явлением можно считать чемпионаты по компьютерным играм. Например, последний финал World of Tanks — это 8 тысяч человек в зале и сотни тысяч просмотров в онлайне. Только на официальном Twitch канале Wargaming у финала 80 тысяч просмотров трансляции.

Наталья Никифоренко, EMEAR Event Manager в Cisco Systems

“Если рассматривать будущее омниканального маркетинга, то можно обратить внимание на то, что строить Digital Customer Journeys мы уже учимся, и иногда даже преуспеваем. Онлайн-среда хорошо поддается анализу ввиду своей оцифровки и общитываемости.

С event`ами дело обстоит сложнее, и именно здесь сейчас наблюдается тренд «оцифровки». У нас наконец-то есть все инструменты, которые позволяют оцифровать поведение каждого участника и вернуть данные обратно в общий Customer Journey. Иначе journey остается неполноценным, конверсионные данные искаженными, а мероприятие — неоправданным вложением. Теперь осталось понять, насколько важно проводить мероприятия, и что именно можно моделировать в путешествии клиентов через события”.

Новый театр. Иммериссивность

Сильное влияние в прошлом году оказали Иммерсивные постановки. В этом году тренд продолжил — CargoMoscow и SmileOff — новые продукты, которые запускаются исключительно для отечественной аудитории. Сказывается ли этот тренд на корпоративах?

Ева Габулова, основатель Продюсерского Центра Событий#ИсполняйМечты

“Если в технологиях event`оры часто являются новаторами и теми, кто задает тренд, то с трендами театральной части в event`е все просто: он догоняет театр. При этом достаточно медленно: иммерсивности много десятков (!) лет, но именно сейчас она входит в моду. Конечно, сначала в театральном формате, потом уже в более массовом”.

Владимир Виноградов, генеральный директор Pro-Vision Communications

“Это очень сложный жанр, требующий трепетной подготовки, которая должна рассмотреть и предсказать следующий ход гостя, его решение или желание. Возможно, со временем формат сможет полноценно войти в организацию корпоративов, маркетинговых мероприятий, но пока он готов полноценно воздействовать только на небольшие аудитории, желательно на подготовленных площадках”.

Действительно, все эксперты, которые знакомы с жанром, склоняются к тому, что перспективы у этого направления очень небольшие: требуются много профессионального персонала, четкая режиссура и специальное пространство. При этом на нашем рынке уже есть реализованные проекты в близких техниках. Например, один из них как раз стал победителем «События года».

Запуск Martini Asti Vintage в России от агентства D2 Marketing Solutions:

Вывод: Диджтал ДНК

При этом инструменты, которыми пользуется компании у всех практически одинаковые. В большинстве своем, они совпадают и у подрядчиков шоу-программ, и у клиентов, и у приглашенных экспертов. Проект от проекта — меняется лишь степень использования агентствами диджитала.

«Степень диджитализации» и суть мероприятия скорее связана с сутью и ДНК самого клиента. То, как компания саму себя осознает и позиционирует.

Юлия Сергеева, ведущий менеджер по организации мероприятий Mail.Ru Group

“Так как мы большая интернет компания и сотрудников в одном только московском офисе более 2000 человек, это накладывает определенные ограничения на используемые инструменты.

Мы делаем упор на массовость, максимальную пропускную способность активностей и технологичность контента.

Большая часть нашей аудитории (как сотрудники, так и партнеры) гики в самом компьютерном смысле этого слова. Они всегда интересуются чем-то новым и следят за трендами. Поэтому мы стараемся менять формат наших мероприятий и привносить в них что-то новое год от года. Например, в прошлом году мы устаивали благотворительный забег Make Run Not Work, а день рождения компании отпраздновали, организовав в офисе большой VR кинотеатр для всех желающих.

С точки зрения контента и технологий, используемых в мероприятиях, мы новаторы: и сотрудники, и аудитория ждут от нас смелых экспериментов, и мы стараемся оправдывать ожидания. Три года подряд мы заливаем настоящий каток с LED-подсветкой в офисе компании для сотрудников, а затем оставляем его на все январские праздники для свободного посещения. В этом году мы сделали роботизированный прокат коньков с манипулятором KUKA”.

Если быть точнее, то суть мероприятия определяется не только ДНК клиента, но и ожиданиями целевой аудитории, будь то сотрудники или потенциальные клиенты. Конечно, не все компании задаются целью выстроить позиционирование для своих сотрудников. В первую очередь это делается перед клиентами, существующими и потенциальными — то есть, на маркетинговых мероприятиях. Исключения составляют ИТ компании, у которых весьма требовательны и сотрудники.

Наталья Всеволодова, управляющий партнер M.I.C.E. Technic, представитель Odeon Tours в России

“Разговоры о «диджитал» сегодня популярный тренд, но у многих эти разговоры так и остаются обсуждением новостей. Применение технологий, присущих «диджитал миру», позволяет как агентству, так и клиенту перейти от разговоров к делу. И это приносит потрясающие результаты. Мы (мы — это синергия агентство+клиент) в этом убеждаемся раз от раза”.

Что после?

Что видят и чего ждут директора агентств после этих трендов? Куда пойдет отрасль, пройдя этап?

Конец 2017 года ожидаемо связан с диджитализацией даже у тех, кто не делает на нее акцент. Стриминг мероприятий.

Уже на конец этого года агентства прогнозируют рост интегрированности компаний, постоянный стриминг мероприятий, переход от продюсирования мероприятий к продюсированию впечатлений; объединение старых форматов мероприятий и новых digital-решений; реализация возможностей объединения прямого эфира и цифровых сообществ.

Что же ждут event-компании от технологий завтрашнего дня?

“Мы ждем того, что многие анонсированные новинки наконец-то станут доступными и выйдут за пределы тестовых залов и существующих ограничений. Некоторые из них просто смешные: например, VR, которые до сих пор сложно запустить на большом количестве очков.Или технология массовой интеграции в мероприятие телефонов гостей. Казалось бы, что может быть проще, чем по геотегу (локации) разослать актуальную информацию по гостям. Это не противоречит закону и в общем-то достаточно просто. Но нет инструмента или технологии, которая может решить эту задачу.

Вообще, в event`е крайне мало технологий и технологических решений. В России кроме meyou и pampampam даже вспомнить тяжело. Огромный простор для новых бизнесов.

Также, мы нацелены на интеграцию Hololens в один из проектов. Надеюсь, все пройдет на ура.

Если говорить уж совсем про event`ерский wishlist, то это, конечно прозрачные экраны, так как нас не устраивает полностью голография. Уже есть разработки, ждем, пока технические партнеры смогут их привезти”.

Интересным моментом является подготовка к приходу big data и ИИ (искусственного интеллекта) на российский event-рынок.

В данном процессе результат есть у Louder — в агентстве продвигают Influence marketing направление. У агентства есть свои собственные инновационные базы данных по разным срезам аудитории, которые позволяют достигать максимального таргетирования. Одним из первых проектов, где были применены данные, стал кейс adidas Originals SUPERSTAR. Глобальная идея проработанная для локального рынка командами adidas Originals и Louder получила новое звучание и было отмечено международными и российскими наградами.

Какие планы у самих агентств на 2018 год?

Ответы агентств можно разделить по направлению развития — некоторые делают акцент на лидерство в трендах:

Виктория Шахова, младший партнер и руководитель event-департамента агентства Louder, часть Serviceplan Group

“Рост и развитие в рамках ключевых основных направлений: автомобильного, спортивного и dark market. Планируем пополнить копилку наград международных фестивалей и впервые участвуем в Каннах с experiential кейсом”.

Часть агентств целится в задачи клиентов:

Михаил Чеботарев, генеральный директор Event Center:

“По приоритетам у нас жестко — в первую очередь работа. В нашем сегменте работать только ради прибыли сложно — эмоционально тонкая сфера, как ни крути, мы создаем настроение, впечатление, эмоции, командный дух, то есть то, что не вписывается в традиционную формулу деньги-товар-деньги”.

Дмитрий Дудинский, основатель и генеральный директор D2 Marketing Solutions

“Продолжать развиваться как полносервисное коммуникационное агентство, укрепляя и очень постепенно расширяя профессиональный состав команды и более тщательно формируя пул клиентов, оставаясь при этом бутиковой компанией. При этом наша цель — долгосрочные контракты, нацеленные на комплексное построение имиджа бренда с использованием широкого инструментария”.

И, конечно, нельзя забывать и о личных задачах:

Наталья Всеволодова, управляющий партнер M.I.C.E. Technic, представитель Odeon Tours в России:

“Буду откровенной — планы грандиозные! Хочешь реального — требуй невозможного! Наша цель на данном этапе именно такова, поэтому все силы направлены на расширении географии бизнеса, сохраняя при этом яркий акцент на технически и организационно сложных проектах. А что касается личного, ведь все мы люди, об этом главное помнить в нашей сфере деятельности, то очень хочется отключить телефон на пару дней и забыть его, например, в номере отеля где-то в Италии. Просто забыть, понимаете?”

Результаты исследования

Event — динамичный рынок, который требует определения. В него можно легко и быстро войти, обладая рядом навыком и знаний: экономика, маркетинг и понимание современных технологий. Однако за спокойными рассказами руководителей компаний не видна реальность: ультракороткие сроки контрактов, дэмпинг, смелые решения и большой риск.

Одним из главных плюсов event-рынка является его открытость и динамичность. Как видно, пока еще можно попасть «в обойму», предложив решение актуальных проблем.

Основной тренд идет в сторону технологических развлечений, также появляется ниша комплексных маркетинговых мероприятий. Есть открытые вызовы более глобальных диджитал-развлечений, на которые пока отвечает только мэппинг. В сущности, центральной задачей является решение уравнения: как дать наиболее экономичный диджитал ответ в расчете на одного зрителя при полном вовлечении. По-простому: как включить всех и не потратить миллиард?

К глобальным трендам можно отнести увеличение объема экспертизы и интеграции в проекты клиента. Это требует знания маркетинга и бизнес-процессов.

И открытым вопросом остается то, как крупные компании будут использовать агентства в нашей стране: только для крупных проектов и развития собственных отделов или они готовы возвращаться к более полному аутсорсу, как было до кризиса.

Для рынка же подрядчиков агентств это значит лишь то, что на небольших заказах им придется работать не с агентствами, как раньше, а больше с клиентами, что в целом сложнее и дольше. Если раньше одно агентство могло продать услуги многим клиентам, то теперь растет необходимость прямой работы.

Исследование выполнено Николаем Новоселовым, руководителем компании ArtNauka, специально для Event.ru.

За участие в исследовании выражаем благодарность:

  • Виктории Шаховой, младшему партнеру и руководителю event-департамента агентства Louder, часть Serviceplan Group
  • Якову Васильеву, директору по стратегическому планированию агентства Louder, часть Serviceplan Group
  • прекрасной Эгинэ Налбандян за коммуникации и терпение,
  • Александру Шумовичу, партнеру компании Eventum Premo,
  • Илье Авдюнину, генеральному продюсеру abd: Entertainment,
  • Игорю М. Намаконову, управляющему партнеру MOST Creative Club,
  • Наталье Никифоренко, Cisco, EMEAR Marketing Event Manager,
  • Наталье Всеволодовой, управляющему партнеру M.I.C.E. Technic, представителю Odeon Tours в России,
  • Дмитрию Дудинскому, основателю и генеральному директору коммуникационного агентства D2 Marketing Solutions,
  • Михаилу Чеботареву, генеральному директору Event Center,
  • Юлии Сергеевой, ведущему менеджеру по организации мероприятий Mail.Ru Group,
  • Александру Старостину, партнеру компании Т-Игр,
  • Владимиру Виноградову, генеральному директору Pro-Vision Cinema.
  • Еве Габуловой, основателю Продюсерского Центра Событий#ИсполняйМечты,
  • Жанне Васениной, как создателю премии «Событие года»,
  • Дмитрию Регушу и Евгении Демидовой за поддержку и содействие в создании материала.

Как ивент-индустрия выживает в кризис: опыт STEM

В период изоляции были практически полностью отменены бизнес-встречи, совещания и прочие мероприятия, поэтому event-агентства остались не у дел. Генеральный директор коммуникационного агентства STEM Елена Маткевич рассказала, как сохранила бизнес в кризис и какие уроки извлечь предпринимателям из текущей ситуации.

Генеральный директор коммуникационного агентства STEM
Наша история мало чем отличается от историй остальных event-агентств в период COVID-19. Первые звоночки о том, что нашим бизнес-планам на весну-лето не суждено сбыться, стали прилетать в начале марта. Сначала робко — заказчики вдруг переставали отвечать на письма. Потом появилась жесткая конкретика — «Event не состоится». Утренние пятиминутки звучали как сводки с передовой: перенесли на месяц, перенесли на осень, отменили, поставили на hold, ждем. Мы ждали. После отказа от ПМЭФ 2020 стало понятно — отмены полетят одна за одной.

COVID-19 поставил EVENT на HOLD

17 марта 2020 года. Руководство агентства принимает решение уходить всем составом на удаленку. Формально карантин еще не объявили, это было решение на опережение. Тогда казалось, что через две-три недели все вернется и лучше переждать угрозу заболеть дома, а затем спокойно вернуться в офис.

18 марта 2020 года. Рабочая техника разъехалась по домам сотрудников, офисы в Москве и Санкт-Петербурге законсервировали, жизнь перешла в онлайн. В один день коллектив из 30 человек сменил локацию, снял туфли на каблуках, переоделся в шорты и продолжил работу, благо у нас еще шли проекты.

Через неделю реальность накрыла усиливающимся режимом карантина. Заказов нет, готовых решений в онлайне нет, финансовая подушка есть, но как надолго ее хватит пока не понятно. Еще через пару дней стало понятно, что как минимум до июня мы в офисы не вернемся. А куда вернемся? Перед владельцами агентства критично встали вопросы: «Что делать с командой?», «Что делать с бизнесом?», «Куда двигаться?» Ощущение тотального хаоса и паники.

Мы и паниковали дня три. Фактически в конце марта 2020 года у нас был выбор — закрыть бизнес и остаться с деньгами или попытаться сохранить команду. Сейчас я вижу, что многие event-агентства приняли решение закрыться до осени, чтобы с хорошим финансовым запасом выйти в эпоху возрождения массовых мероприятий. Мы приняли другое решение — сохранение ядра команды и поиск новых направлений.

В апрель мы входили с нулевым запросом на работы, неоплаченными счетами от заказчиков, карантин же, и декларативным обещанием не блокировать счета, не выставлять пени за невыплаченные вовремя налоги. Это оказалось совсем не так — все пени «прилетели». В агентстве прошли первые сокращения, ушел весь состав ассистентов и помощников, около 10% от общего числа сотрудников. Пришлось пересмотреть ряд производственных процессов, и большая часть рутины была перенесена в CRM. Да, для людей это был минус, для бизнеса плюс.

Еще из потерь — закрытие офисов в Москве и Санкт-Петербурге. Закрывали непросто, с финансовым ущербом и кучей нервов. Никто никому не шел навстречу, в этой ситуации каждый бизнес выживает как может. Я могу понять арендодателей, у них, как и у нас, рушился бизнес. Я не могу понять нежелание искать компромиссы и находить win-win решения. Но мы классно научились работать удаленной командой, сформировали свои правила и ритуалы. Например: «доброе утро» в скайпе, кофейные вечеринке в зуме, совещания и брейн-штурмы онлайн. Думаю, когда мы вернемся, а мы точно вернемся, формат частично удаленной работы сохранится — это экономически выгодно. Пока в планах вводить рассадку по принципу коворкинга и распределенную неделю, частичный home-офис.

В операционной деятельности произошло несколько изменений. Финансовое прогнозирование бизнеса перевели из ежемесячного в еженедельное. Мы же сильно рисковали, да и сейчас рискуем собственными запасами. Нам важно понимать и как надолго хватит запасов, и какие статьи можно реструктуризировать.

В стратегических решениях все было более стандартно. Приняв решение о продолжении работы, еще в марте мы составили полный перечень наших навыков, посмотрели, что можно использовать, а что необходимо переформатировать в реалиях ковидного периода. По факту за два месяца мы запустили шесть новых бизнес-направлений, построенных на наших компетенциях: организация онлайн-событий для рынка B2B и B2C, нейминг и дизайн для стратапов, дизайн презентаций, инфографика. Мы разработали свой обучающий курс по ивент-менеджменту, в том числе и в онлайне, планируем в ближайшее время его запустить. Мы продолжили проводить собственные митапы, но уже в онлайне. Все эти направления самостоятельны, но они дополняют друг друга, тем самым значительно расширяют базу наших потенциальных заказчиков. Мы сформировали несколько целевых предложений, опять же с учетом ухода коммуникаций в онлайн: обучение спикеров техникам выступлений перед камерой, режиссура онлайн-событий, разработка интерактивов для онлайн-событий, методики работы ивент-мененджеров со спикерами и с участниками, работа с контентом для онлайн-событий.

А еще команда училась в режиме «студент перед сессией», неистово набирая нужные и ненужные знания. Причем это была инициатива самих сотрудников, никто не заставлял — все сами искали себе конференции, тренинги, курсы, сидели у компов в выходные. Была одна договоренность — полезные находки выкладываем в общую базу, делимся друг с другом знаниям, обсуждаем. Это был период тотального набора знаний.

Что касается ивент-бизнеса и уроков, которые уже сейчас мы можем извлечь из сложившейся ситуации

Во-первых, в будущее возьмут не всех. Колоссально возросла скорость принятия бизнес-решения и ответственность каждого члена команды. Если вы и ваша команда не готовы работать в таком режиме, не обессудьте, надо либо перестраивать свой бизнес под сегодняшние реалии, расширяя предложения, либо уходить с этого рынка и искать другой. Для нас ситуация на рынке ивентов пока звучит так: до 2021 года мы не ждем возвращения массовых мероприятий. Прогнозы не оправдаются — отлично, а если оправдаются — у нас уже есть новые решения. Я убеждена, что наша стратегия не останавливаться, а с финансовыми потерями идти вперед была правильной. Команда сохранена, бизнес-направления расширены, компетенции выросли и сильно. В июне к нам пришли заказчики с запросами в онлайн-событиях, причем как «старенькие», так и новые для компании.

Второй момент. Онлайн-ивенты — это совсем другой инструмент коммуникации, не хуже, не лучше, просто другой. Далеко не все можно, а главное, нужно переносить из оффлайна в онлайн. Основная сложность — это добиться понимания со стороны заказчиков, что профессиональные онлайн-события не дешевле оффлайна. Если мы говорим о масштабных мероприятиях с большим количеством спикеров, интеграцией партнеров, разветвленной сетью подключения и гарантированным качеством сигнала, то это дорого. А уж если речь идет о гибридных решениях, когда применяются и оффлайн-, и онлайн-инструменты, то очень дорого 1 фактически, необходимо делать два ивента в одном проекте.

В-третьих, надо быстро учиться. Проджект в ивент-агентствах обязан хорошо разбираться в онлайн-платформах, в их возможностях и ограничениях. Креативу при разработке решений необходимо учитывать поведенческие модели в онлайне, а для этого надо разбираться не только в маркетинге, но и в психологии. Мы все чаще смотрим в сторону сотрудничества с телевизионщиками и профессиональными видеоблогерами, специалистами в области геймификации и разработчиками мобильных приложений для нетворкинга. Все это позволяет разрабатывать креативные решения на стыке онлайна и оффлайна.

Что касается перспектив. Ивент-бизнес выживет, общение человека с человеком — это базовые потребности, так что все вернется. Дайте время, мы научимся объединять лучшие ТВ-форматы с отработанными механиками удержания внимания зрителей и одновременно использовать преимущества интернета в онлайн-взаимодействии с участниками, разработаем инструменты виртуальных партнерских интеграций, придумаем нестандартные решения для нетворкингов. А еще научимся оперативно считывать и анализировать реакции участников на контент и «подкручивать» события в режиме реального времени, подключая модераторов, спикеров, интерактив. Из профессиональных навыков в ивент-менеджменте на первый план выйдут режиссеры онлайн-событий, продюсеры, креаторы-интеграторы и аналитики — все те, кто отвечает за содержание, подачу и эффективность событий.

И как резюме. Когда разрешат массовые мероприятия, рынок разделится на оффлайн ивент-агентства и онлайн-агентства. Но лидировать будут те, кто сможет собрать лучшее из обоих форматов. Это очень сложно, но возможно.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

6 дел перед тем, как начать бизнес по планированию мероприятий

При запуске бизнеса по планированию мероприятий необходимо учесть множество вещей. Чтобы помочь вам понять, как начать свой бизнес, я хотел бы поделиться несколькими ключевыми моментами, которые были жизненно важны для меня, когда я исследовал и начинал успешный бизнес по организации мероприятий!

Вот как начать бизнес по планированию мероприятий

1. Составьте надежный бизнес-план

Я не могу сказать вам, сколько небольших предприятий по планированию мероприятий терпят неудачу из-за того, что основатель не составил бизнес-план заранее.

Начните с изучения успешных планов и предприятий, аналогичных сфере вашей работы. Затем обратитесь к другим представителям индустрии мероприятий, которые могут помочь вам!

Даже если вы никогда не видели бизнес-план, в Интернете есть множество ресурсов и шаблонов, которые помогут вам начать работу. Кроме того, если вы хотите расширить свой бизнес, актуальный бизнес-план жизненно важен для обеспечения любых инвестиций.

2. Установите маркетинговый бюджет и по возможности используйте PR-компанию.

Когда вы начинаете свой бизнес по планированию вечеринок, ваш маркетинговый бюджет может составлять 30% или более ваших бизнес-расходов. Кажется, это много? Подумайте обо всем, что вам понадобится:

  • Веб-сайт для вашего бизнеса
  • Визитные карточки
  • Флаеры и другая печатная информация
  • Цифровой маркетинг и онлайн-реклама
  • Расходы на поездки на мероприятия для создания сетей

Дон ‘ не упускать ничего! В конечном итоге вам нужно будет потратить деньги, чтобы зарабатывать деньги.Цель в первые месяцы — как можно быстрее обеспечить вашу базу клиентов. Если вы сдержите обещание создать незабываемые события, ваши клиенты останутся рядом и порекомендуют вас. В результате ваши маркетинговые расходы начнут падать.

3.

Четко определите объем работы, миссию и цели для вашего событийного бизнеса.

Ваш бизнес по планированию мероприятий может со временем развиваться, но даже когда вы только начинаете, важно четко обозначить, что вы делаете и не хотите делать.Вы даже можете разместить это на своем веб-сайте, чтобы привлечь нужных клиентов.

Когда вы все еще строите свой бизнес, сказать клиентам «нет» — одна из самых сложных вещей. Но это может избавить вас от общения с клиентами, которые отнимают слишком много времени и не предлагают достаточной стоимости взамен.

4. Подготовьте свою речь лифта.

После того, как я основал свой первый бизнес по организации мероприятий, мне было трудно продавать его людям, потому что моя 30-секундная презентация не была усовершенствована.Не забудьте потратить время на его разработку — это ключ к знакомству всех с вашим бизнесом.

Совет для профессионалов: Не беспокойтесь о названии вашего предприятия по организации мероприятий. В конце концов, название вашего бизнеса не имеет значения, если вы проводите действительно запоминающиеся мероприятия. Однако броская идея бизнес-названия для мероприятия могла бы лучше прижиться в чьей-то голове во время подъема в лифте.

5. Проведите маркетинговое исследование.

Прежде чем приступить к делу, я всегда советую людям понимать свой рынок и конкурентов.В чем заключается ваше уникальное ценностное предложение? Ваши сборы аналогичны, лучше или выше, чем у других в вашем районе? Понимание вашей конкуренции и ваших клиентов даст вам преимущество на этом рынке. Не пропускайте этот шаг!

6.

Потратьте некоторое время на изучение налогового законодательства и ведения деловой документации в вашем регионе.

Независимо от того, какой бизнес вы хотите начать, существует множество юридических вопросов, которые необходимо понять. Я потратил время на то, чтобы выяснить, какой вид бизнеса мне больше всего подходит (LLC лучше всего подходила для моего консалтингового бизнеса).

Также очень важно понять налоговые последствия, прежде чем вы начнете разбираться. Например, когда я перевел свой бизнес из Вирджинии в Калифорнию, мне пришлось пройти через процесс роспуска бизнеса. Мне следовало потратить больше времени на изучение других возможностей!

Здесь есть что ориентироваться, но существуют отличные ресурсы для создания малого бизнеса. Вот несколько, которые я рекомендую:

Один из моих любимых ресурсов в «Женщины в событиях». Новые организаторы мероприятий могут воспользоваться нашей программой наставничества / коучинга после регистрации.

Теперь вы готовы начать большой бизнес по организации мероприятий!

Есть вопросы? У нас есть ответы. Свяжитесь с @socialtables в Twitter.

Далее мы расскажем, как выбрать название компании для вашего бизнеса. Или воспользуйтесь бесплатными инструментами планирования мероприятий Social Tables, чтобы управлять размещением, приемом пищи и многим другим.

Дополнительные советы для начинающих организаторов мероприятий

Все еще ищете ответы о том, как начать бизнес по планированию мероприятий?

Как мне начать свой бизнес по планированию мероприятий?

Проведите исследование, составьте план, установите бюджет, определите объем работы и проведите потрясающие мероприятия!

Сколько стоит начать бизнес по планированию мероприятий?

Вы должны запланировать выделить не менее 15–25 000 долларов на открытие небольшого бизнеса по планированию мероприятий.

Прибыльны ли мероприятия по организации мероприятий?

Планирование мероприятий может быть довольно выгодным выбором карьеры. Лучшие организаторы мероприятий сделают себе имя и смогут назначать высокие цены за свое видение, творчество, исполнение и результаты.

Структура вознаграждения для предприятий, занимающихся организацией мероприятий

Независимо от того, начинаете ли вы бизнес по планированию общественных мероприятий, деловых мероприятий или их комбинации, вы должны знать, как взимать плату за услуги.

На вашу ставку влияют несколько факторов, включая планирование мероприятий и операционные расходы, зарплату и прибыль.Ставки варьируются в зависимости от того, где вы ведете свой бизнес, какие проекты вы выполняете, и сколько рынок готов платить.

Как организаторы мероприятий структурируют свои гонорары

Если вы хотите начать бизнес с частичной или даже полной занятостью, есть примерно пять способов структурировать гонорар за мероприятие и указать размер гонорара вашим клиентам:

  • Фиксированная плата за проект
  • Процент затрат
  • Почасовая ставка
  • Процент затрат плюс почасовая оплата
  • Комиссионные ставки

Для следующих объяснений и примеров предположим, что вы хотите зарабатывать в среднем 75 долларов в час за свои услуги.

Сборы по фиксированной ставке проекта

Многие клиенты предпочитают знать, сколько будет стоить проект с учетом всех сборов.

Фиксированная плата за проект обычно используется для комплексных мероприятий, таких как программы спортивного маркетинга, и может быть рассчитана на индивидуальной основе с множеством оговорок и оговорок. В этом сценарии клиент может напрямую заключить договор с организатором мероприятия для координации всей логистики, питания, места проведения, расходов на проживание и т. Д.

Например, предположим, что вас наняли для организации однодневной исторической экскурсии по городу для 15 гостей. Ваш клиент хочет, чтобы вы указали фиксированную плату за транспорт, услуги частного гида, обед и любые / все входные билеты на места. Однако они также просят вас предоставить подробную разбивку по каждой статье расходов.

Как организатор мероприятий, чтобы предложить это, вы должны предложить фиксированную плату, определив, сколько будут стоить все аспекты проекта. Вы должны обсудить и рассчитать стоимость всех услуг, включая ваше время, и указать общую сумму расходов.

Это возлагает ответственность за управление бюджетом непосредственно на вас и требует предвидения множества сценариев, при которых обстоятельства могут измениться. Вы несете ответственность и рискуете идентифицировать требуемые депозиты, оплачивать все услуги и нести ответственность за все соглашения об обслуживании.

Сборы в процентах от расходов

В среднем организаторы мероприятий должны взимать 15-20% от общей стоимости мероприятия как часть своего гонорара. В зависимости от сложности программы и количества времени, необходимого для планирования и проведения мероприятия, иногда этого достаточно, чтобы покрыть все затраты планировщика и источник прибыли.

Например, предположим, что вас наняли для организации частного ужина в эксклюзивном ресторане на 40 гостей со средней стоимостью 175 долларов на человека. Предположим, вам понадобится 15 часов, чтобы встретиться со своим клиентом, спланировать, посетить и завершить все последующие действия по этому мероприятию. Если вы взимаете 18% от общих расходов, вы будете зарабатывать немного больше, чем намеченная почасовая ставка в 75 долларов в час:

175 долларов США x 40 гостей = 7000 долларов США x 18% = 1260 долларов США
15 часов x 75 долларов США в час = 1 125 долларов США

Если клиент заключает с вами договор на все услуги напрямую, промежуточные расходы по событию, выплачиваемые клиенту, составят в общей сложности 8 260 долларов США.

Тарифы в соответствии с почасовой ставкой

Некоторые клиенты предпочитают, чтобы планировщик мероприятий указывал почасовую ставку за услуги и оценивал общее количество часов на управление и выполнение данной клиентской программы. Это может показаться похожим на фиксированную ставку проекта, но позволяет обеим сторонам более гибко приспосабливаться к изменениям, которые могут потребоваться в процессе.

Многие организаторы деловых мероприятий выставляют счет за услуги почасово. Это позволяет клиенту знать, сколько будет стоить аренда ваших услуг, и позволяет рассчитать разумный бюджет.Часто причина этого заключается в том, что клиент хочет лучше справляться с любыми непредвиденными расходами.

Всегда не забывайте тщательно определять параметры в соответствии с ожиданиями, чтобы обе стороны пришли к согласию относительно того, какие услуги будут предоставлены. Как организатор мероприятий, вы должны включить ссылку на выставление счетов за все разумные деловые расходы, которые могут быть понесены.

Некоторые организаторы мероприятий могут наценки на операционные расходы, такие как доставка, аренда автомобилей и другие разные статьи расходов, на целых 15-20%.Если вы это сделаете, вам следует сообщать о таких наценках и заранее согласовывать с вашим клиентом.

Когда дело доходит до почасового планирования мероприятий, также важно определить, как часто вы можете выставлять счет за свое время.

Например, предположим, что клиент нанимает вас в октябре для организации однодневного семинара в марте. С вашими услугами заключен контракт на поставку и согласование места проведения, кейтеринга, аудио / видео, а также на создание контента для ограниченного числа средств связи (т.д., приглашения, повестка дня, оценочные бланки и т. д.).

Ваш клиент также нанимает вас для управления на месте. Вы заранее заключаете соглашение, согласно которому вы будете выставлять счета за определенные услуги в разное время и будете выставлять счета за все услуги, выполненные на сегодняшний день, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

В соответствии с этим соглашением вы и ваш клиент должны разработать подробное описание работ, которое включает ожидаемые обязанности обеих сторон. Затем вы можете оценить общий бюджет, состоящий из такого количества часов, плюс разумные расходы (четко укажите, что эти детали могут включать).

Сборы, основанные на процентах расходов плюс фиксированная ставка / почасовая ставка

Иногда вас нанимают для организации мероприятия, и по какой-то причине клиент предпочитает ставку, основанную на процентах от расходов. Однако этого недостаточно, чтобы покрыть расходы на ваше общее время и услуги. В таких ситуациях разумно представить ваши сборы по комбинированной стоимости в двух разных категориях.

Например, клиент нанимает вас для организации мероприятий, связанных с конференцией.Ваша задача — организовать два частных ужина и игру в гольф на 50 гостей каждый. Общая стоимость этих комбинированных мероприятий составляет около 20 000 долларов, но это требует около 60 часов вашего времени, а сложность этого проекта может оправдать более высокую норму прибыли. Помня об этом, вы можете прийти к окончательной фиксированной ставке и почасовой ставке, выполнив следующие расчеты:

Оценка процента расходов:
20000 долларов США x 18% = 3600 долларов США
Оценка почасовой оплаты:
60 часов x 75 долларов США в час = 4500 долларов США
Часовой дефицит:
3600 долларов США- 4500 долларов США = -900 долларов США

Если у вас возникнет дефицит, как в примере выше, вы можете указать 15 часов на управление логистикой нескольких внешних поставщиков.Ваша цитата может отражать следующее:

Промежуточные расходы на мероприятие: 23 600 долларов США
Фиксированная ставка: 1 125 долларов США (из расчета 15 часов из расчета 75 долларов США в час)

В этом сценарии вам нужно будет тщательно определить, правильно ли вы рассчитали свои часы (счет для покрытия нестандартных операционных расходов, таких как личные поездки). Как и ожидалось, немногие клиенты рады видеть увеличение расходов в дальнейшем, если не указаны уважительные причины.

Комиссии по ставкам комиссии

Еще один способ, которым организаторы мероприятий могут собирать плату за услуги, — это обеспечение места для проведения мероприятий в местах, которые предлагают комиссионную ставку.Это сборы, обычно предоставляемые турагентам за бронирование билетов, гостиничных номеров и других видов транспорта.

Например, многие отели могут увеличить комиссионную ставку до 10% на номера и другие расходы.

Хотя некоторые организаторы мероприятий будут использовать комиссионные ставки как источник дохода для себя, более опытные клиенты могут усомниться в чувстве лояльности организаторов мероприятий, когда речь идет о комиссионных ставках. По этой причине многие опытные специалисты по планированию будут ограничивать любые варианты планирования, которые включают комиссионную ставку или согласовывают без комиссии цены для своих программ, и перекладывают этот источник экономии непосредственно на прибыль своих клиентов.

Кроме того, некоторые клиенты могут знать, что существуют комиссионные ставки, и не ожидают, что их внешние консультанты будут выставлять счета с использованием любого из других идентифицированных методов выставления счетов, которые мы описали, и по-прежнему платить комиссионные. В целом, многие организаторы мероприятий не считают хорошим тоном «удвоить» свой поток доходов таким образом.

Если вы принимаете комиссионные ставки, лучше не взимать с клиентов комиссию за ваши услуги, используя альтернативные методы выставления счетов.

Существуют сценарии, когда комиссионные ставки действительно имеют наибольший смысл, например, небольшая некоммерческая организация или ассоциация, которая может нанимать ваши услуги для членского мероприятия или собрания, и большая часть гонораров оплачивается непосредственно участниками, а не организацией.

Другой сценарий может заключаться в том, что ваш клиент покупает у вас подарки, и вы также можете предлагать услуги по распространению рекламных товаров. В этом случае просто договоритесь о рекламных товарах и не взимайте почасовую оплату за свои услуги, если только ваш клиент не осведомлен обо всех платежах заранее.

Как написать бизнес-план для домашнего бизнеса

Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу. Не мешайте своему домашнему бизнесу, не предпринимая шагов для создания бизнес-плана.

Бизнес-план

Бизнес-план — это письменный план для вашего домашнего бизнеса. Бизнес-планы необходимы для получения бизнес-кредита, но даже если вам не нужно внешнее финансирование, они являются ценным инструментом, который поможет вам установить цели в домашнем бизнесе, понять, что вам нужно делать, и предвидеть будущий рост.

Типы бизнес-планов

  • Официальные бизнес-планы : Эти планы представляют собой подробные документы, обычно составляемые с основной целью обеспечения внешнего финансирования бизнеса.
  • Неофициальные бизнес-планы : Эти планы используются главным образом владельцем бизнеса как путь к успеху. Он может быть настолько неформальным, как рукописные заметки, или более подробным печатным планом.

Будь то формальные или неформальные, но при правильном написании и ведении бизнес-планы предоставляют средства, которые помогут вам сосредоточиться на задачах, которые создают прибыльный домашний бизнес.

Вам нужен бизнес-план?

Если вы намерены обеспечить внешнее финансирование для своего бизнеса, вам понадобится официальный бизнес-план.

Однако, даже если вы начинаете с малого или имеете собственные ресурсы для финансирования своего бизнеса, бизнес-план не требуется, но он может значительно повысить шансы на успех вашего домашнего бизнеса.

По оценкам Бюро статистики труда США, 30% всех малых предприятий терпят крах в первые два года.Эта статистика может быть очень пугающей. В конце концов, зачем вам тратить время и силы, а также рисковать собственными деньгами, если у вашего бизнеса только один шанс из десяти?

Есть несколько причин, по которым малый и домашний бизнес терпят неудачу, но правильное планирование может помочь преодолеть их все. Бизнес-план может помочь вам:

  • Четко сформулируйте свои цели
  • Развивайте глубокое понимание своего рынка
  • Организуйте повседневную деятельность вашего домашнего бизнеса
  • Разберитесь в своем текущем финансовом положении
  • Примите важные управленческие и финансовые решения по домашнему бизнесу
  • Установите отправную точку для измерения роста

Написание бизнес-плана

Ответ на этот вопрос зависит от двух ключевых факторов.

Бизнес-план для внутреннего или внешнего использования?

Если вы не используете бизнес-план для получения кредита или поиска инвесторов, вы можете написать его самостоятельно. Если вы пытаетесь заручиться внешним финансированием, профессионалы, составляющие бизнес-планы на жизнь, вносят большой вклад, даже если вы получаете внешнюю помощь только для проверки плана, чтобы убедиться, что ваши основы должным образом отражены в документе. Кроме того, бизнес-планы необходимо редактировать и корректировать на предмет грамматики и правильной структуры предложений.Хорошо составленные бизнес-планы увеличивают шансы на получение необходимого внешнего финансирования.

Как ваши навыки письма?

Если вы хороший писатель, вы, вероятно, сможете составить бизнес-план самостоятельно, по крайней мере, с некоторой помощью. Программное обеспечение и образцы доступны для помощи в составлении бизнес-планов. Кроме того, SBA — отличный ресурс, который поможет вам в этом процессе. Если вы еще этого не сделали, вам стоит посетить их онлайн-семинар по разработке бизнес-плана, чтобы начать работу.Хотя вы можете легко научиться составлять бизнес-план самостоятельно, вам все равно будет полезно, если кто-то другой прочитает ваш план, и вам все равно может потребоваться внешняя помощь, например, CPA для создания ваших финансовых документов и / или фирма по исследованию рынка для разрабатывать статистику о ваших рынках.

Независимо от того, решите ли вы нанять кого-то, кто составляет бизнес-планы, пишет их самостоятельно или использует программное обеспечение, вам все равно необходимо принимать активное участие в этом процессе. Тот, кто пишет ваш план, нуждается в точной информации по каждому разделу документа и четком понимании вашего бизнеса.

Сбор информации также очень полезен для вас, потому что он помогает вам понять свой бизнес и то, что вам нужно делать, чтобы добиться успеха, а также дает вам более четкое представление о ваших конкурентах и ​​вашем рынке.

Составление бизнес-плана

Если бизнес-план предназначен в первую очередь для вашего собственного использования, вы можете следовать простой схеме домашнего бизнес-плана. Хотя доступны общие рекомендации, если план написан в первую очередь для обеспечения внешнего финансирования, такого как ссуды для малого бизнеса, это неплохо. идея заранее узнать, есть ли у финансового учреждения какие-либо конкретные требования, которые оно хочет видеть в своих кредитных заявках и бизнес-планах.Базовая схема бизнес-плана включает:

  • Краткое изложение — Общий обзор документа, который помещается первым в готовом документе, но должен быть написан последним.
  • Описание компании — История и описание вашей компании.
  • Продукты или услуги — Информация о продуктах или услугах, которые вы планируете предлагать, и их сравнение с продуктами или услугами ваших конкурентов.
  • Анализ рынка — Описание вашего рынка, вашей ниши и спроса на ваш продукт или услугу (подтверждено документацией).Процент доли рынка, которую вы предполагаете, и выводы любых данных маркетинговых исследований.
  • Стратегии маркетинга и продаж — Как вы будете продвигать свой бизнес, как доставить продукт или услугу клиентам, затраты на распространение и продвижение, и как вы будете измерять эффективность методов, которые планируете использовать.
  • Организация и управление — Юридическая структура вашего бизнеса (ИП, ООО, корпорация C, корпорация S и т. Д.)), кто ваши ключевые игроки, кто за что отвечает и сколько они будут стоить вашему бизнесу.
  • Финансовые данные — Ваш баланс, анализ безубыточности, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Вы захотите включить как историческую финансовую отчетность, так и прогнозную финансовую отчетность.
  • Запрос на финансирование — это раздел, в котором вы запрашиваете финансирование для бизнеса. Если вы сейчас не ищете внешние средства, вы можете пропустить этот раздел.
  • Приложение — Содержит вспомогательную информацию, такую ​​как резюме, подробные сведения о результатах исследования рынка, оценки и всю другую документацию, необходимую для подтверждения того, что содержится в основной части бизнес-плана.

Что делать с бизнес-планом, когда он готов?

После того, как вы заполнили приведенную выше информацию, вам нужно использовать свой бизнес-план для организации ежедневных дел и принятия решений о своем бизнесе. Обратите внимание, что ваш бизнес-план — это не статичный документ, высеченный в камне.По мере того, как вы строите свой бизнес, вы можете обнаружить, что вам нужно внести коррективы или изменения в зависимости от рынка, вашей способности достигать своих целей и меняющихся тенденций на рынке. В результате не помешает пересматривать и при необходимости пересматривать свой бизнес-план каждые шесть месяцев или около того.

Поддержание актуальности вашего бизнес-плана дает ряд важных преимуществ, таких как:

  • Если вам когда-либо понадобится подать заявку на дополнительное финансирование через кредитные программы SBA или другие источники частного финансирования, актуальная информация уже будет доступна.Когда придет время отправлять обновленные бизнес-планы, вы сэкономите время и деньги.
  • Это поможет вам сосредоточиться на важных элементах вашего бизнеса и не увязнуть в напряженной работе или блестящих предметах.

Это может помочь вам определить области, в которых вам нужно улучшить или которые можно расширить.

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из статьи Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

Shutterstock

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management .«Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», — говорит Голдблатт. «Если вы работаете в области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов.Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов. Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, включая улучшение экономики и тенденцию корпоративной Америки передавать свои функции по планированию встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не торгуете технологическим стартапом для программистов, вы можете начать работу без больших денег.

Связано: Как начать бизнес без (почти) денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво.Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

  • Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
  • Образование (конференции, встречи, выпускные)
  • Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод )
  • Поминовения (мемориалы, общественные мероприятия)

Этот список не является исчерпывающим, но, как показывают примеры, особые мероприятия могут быть связаны с бизнесом, чисто социальными или промежуточными.

Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

  • Проведение исследований
  • Создание дизайна мероприятия
  • Поиск места
  • Организация еды, декора и развлечений
  • Планирование транспортировки до и от мероприятие
  • Отправка приглашений участникам
  • Организация любых необходимых помещений для участников
  • Координация действий персонала мероприятия
  • Кураторство на месте
  • Проведение оценки мероприятия

Сколько из этих мероприятий будет задействовано вашим бизнесом, будет зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.

Кто станет организатором мероприятий?

Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все события, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.

Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

Получение сертификата

Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти планировщики — профессионалы.

Целевой рынок

Корпоративный рынок

Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости, проведенному Советом индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

Социальный рынок

Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

Ожидается, что рынок социальных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

Затраты на запуск

Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисные помещения.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

Имейте в виду, что, хотя работа на дому позволит снизить ваши расходы, вы не сможете начать любой бизнес по планированию мероприятий, кроме самого маленького, с минимальными затратами.

На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает на полную ставку младшего планировщика и помощника по бухгалтерскому учету, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.

$
Начальные расходы Низкие Высокие
Аренда $ 0 2300 $
$ 0 $ 2,300
36 $ 9044 500 долларов
Лицензии и налоги 250 долларов США 350 долларов США
Связь 100 долларов США 250 долларов США
Заработная плата долларов США
Юридические сборы и бухгалтерский учет 650 долл. США 1500 долл. США
Страхование (1-й квартал) 800 долл. США 1700 долл. США
долл. США Разное 4 750 долл. США 31 100 долл. США 90 440

Операции

Лишь немногие организаторы мероприятий, если таковые имеются, имеют работу с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Как правило, общественные мероприятия включают больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, координируя и контролируя мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

  • Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать домашнее задание. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, исследование может означать выяснение всех возможных поставщиков и поставщиков.Исследование также может означать беседу с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента может поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

  • Дизайн. Ваше творчество наиболее активно проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задавали на этапе исследования.Эти ответы, особенно касающиеся бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
  • Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
  • Организация. На этом этапе, требующем принятия большого количества решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от имени клиента), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Назначение сотрудника помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

  • Координация. После того, как вы составили первоначальные планы, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно указываться в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
  • Оценка. Очевидным и в каком-то смысле самым важным критерием успеха мероприятия является удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.

Доходы и счета

Целью ценообразования услуги является наценка ваших трудовых и материальных затрат, достаточная для покрытия накладных расходов и получения приемлемой прибыли.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

  • Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода для получения прибыли.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги, а также плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие является крупным, и корпорация хочет получить цифру «не превышать».
  • Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, в регионах страны с четко определенными сезонами и вне сезона цены частично зависят от сезона, в котором они находятся.
  • Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работать в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги планирования, пока вы набираетесь опыта.

Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним значением.

Маркетинг и ресурсы

Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие средства для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлекать клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

Ресурсы

Ассоциации

Журналы и публикации

Книги

Образовательные возможности

Программное обеспечение для планирования мероприятий

Существуют сотни типов недорогого и базового программного обеспечения для планирования мероприятий, начиная от недорогого пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о ведущих программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.

Как начать бизнес по организации мероприятий

Начните бизнес по планированию мероприятий, выполнив следующие 10 шагов:

Вы нашли идеальную бизнес-идею и теперь готовы сделать следующий шаг.Создание бизнеса — это нечто большее, чем просто его регистрация в государстве. Мы составили это простое руководство, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий. Эти шаги гарантируют, что ваш новый бизнес будет хорошо спланирован, правильно зарегистрирован и соответствует законам.

Ознакомьтесь с нашей страницей «Как начать бизнес».

ШАГ 1. Планируйте свой бизнес

Четкий план важен для успеха предпринимателя. Это поможет вам наметить специфику вашего бизнеса и обнаружить некоторые неизвестные.Следует рассмотреть несколько важных тем:

К счастью, мы провели для вас много исследований.

Какие затраты связаны с открытием бизнеса по организации мероприятий?

Бизнес по планированию мероприятий может иметь довольно низкие накладные расходы при запуске. Если вы живете из дома, вы избежите расходов на аренду и коммунальные услуги. Прочие расходы будут включать:

  • Бизнес-сайт и хостинг сайтов
  • Высокоскоростной Интернет и телефонная связь
  • Реклама и маркетинг
  • Заработная плата
  • Оборудование
  • Бизнес-лицензии и налоги
  • Страхование
Каковы текущие расходы при организации мероприятий?

Пополнение запасов материалов, начисление заработной платы сотрудникам и замена поврежденного или сломанного оборудования составляют значительную часть текущих расходов.Прочие расходы могут включать:

  • Рекламные мероприятия и приглашения
  • Аренда оборудования
  • Вывески и листовки
Кто целевой рынок?

Ваш целевой рынок будет состоять из клиентов, желающих организовать социальные или корпоративные мероприятия. Возрастные группы социальных мероприятий варьируются от 25 до 60+, в то время как корпоративные мероприятия больше ориентированы на сотрудников и другие субъекты бизнеса, независимо от возраста.

Как бизнес по организации мероприятий зарабатывает деньги?

Организаторы мероприятий зарабатывают на оплате услуг, оплачиваемых клиентом, за планирование и проведение мероприятия.

Сколько вы можете взимать с клиентов?

Поскольку цены на мероприятия устанавливаются по скользящей шкале в зависимости от размера и количества необходимых материалов / работников, цены могут варьироваться. Многие организаторы мероприятий взимают процент, скажем, 15-20% от общей стоимости мероприятия. Следовательно, если мероприятие стоит 100 000 долларов, организатор мероприятия будет собирать от 15 000 до 20 000 долларов.

Какую прибыль может принести бизнес по организации мероприятий?

Размер прибыли зависит от размера и количества событий, которые вы собираете в год.Бизнес по планированию общественных мероприятий может зарабатывать от 10 до 75 долларов в час, тогда как бизнес по планированию мероприятий корпоративного уровня может взимать от 15 до 150 долларов в час. Средняя зарплата сотрудника, занимающегося организацией мероприятий, составляет около 35 000 долларов в год, а средний заработок владельца — 75 000–80 000 долларов.

Как сделать бизнес более прибыльным?

По мере того, как бизнес по планированию мероприятий становится устойчивым, вы можете рассмотреть возможность добавления дополнительных услуг, таких как кейтеринг, бармены или даже фотографии, к вашим услугам для клиентов.Предоставляя собственные гостиничные услуги, вы можете предложить клиентам полный спектр услуг и, в свою очередь, увеличить доход бизнеса.

Как вы назовете свой бизнес?

Выбор правильного имени важен и непрост. Если вы еще не придумали имя, ознакомьтесь с нашим руководством «Как назвать бизнес» или получите помощь в поиске имени с помощью нашего Генератора бизнес-имен

для планирования мероприятий.

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вы можете захотеть работать под другим названием, чем ваше собственное имя.Посетите наше руководство для администраторов баз данных, чтобы узнать больше.

При регистрации названия компании мы рекомендуем изучить название вашей компании, отметив:

Очень важно защитить свое доменное имя до того, как это сделает кто-то другой.

ШАГ 2: Создайте юридическое лицо

Наиболее распространенными типами бизнес-структур являются индивидуальное предпринимательство, товарищество, общество с ограниченной ответственностью (ООО) и корпорация.

Создание юридического лица, такого как LLC или Corporation , защищает вас от личной ответственности в случае судебного преследования вашего предприятия по планированию мероприятий.

Прочтите наше руководство по созданию собственного ООО

Выберите Ваш StateAlabamaAlaskaArizonaArkansasCaliforniaColoradoConnecticutDelawareDistrict Of ColumbiaFloridaGeorgiaHawaiiIdahoIllinoisIndianaIowaKansasKentuckyLouisianaMaineMarylandMassachusettsMichiganMinnesotaMississippiMissouriMontanaNebraskaNevadaNew HampshireNew JerseyNew MexicoNew YorkNorth CarolinaNorth DakotaOhioOklahomaOregonPennsylvaniaRhode IslandSouth CarolinaSouth DakotaTennesseeTexasUtahVermontVirginiaWashingtonWest VirginiaWisconsinWyoming

ИЩИ СЕЙЧАС

Получите форму профессионального обслуживания вашего ООО для вас

Два таких надежных сервиса:

Вы можете создать ООО самостоятельно и оплатить только минимальные расходы штата на ООО или нанять одну из лучших услуг ООО за небольшую дополнительную плату.

Рекомендовано: Вам необходимо выбрать зарегистрированного агента для вашего ООО. Пакеты регистрации ООО обычно включают бесплатный год услуг зарегистрированного агента. Вы можете нанять зарегистрированного агента или действовать как собственный.

ШАГ 3: Зарегистрируйтесь в налоговой

Вам необходимо зарегистрироваться для уплаты различных государственных и федеральных налогов, прежде чем вы сможете начать бизнес.

Чтобы зарегистрироваться для уплаты налогов, вам необходимо подать заявление на получение EIN.Это действительно просто и бесплатно!

Вы можете получить свой EIN бесплатно через веб-сайт IRS, по факсу или по почте. Если вы хотите узнать больше об EIN и о том, как они могут принести пользу вашему LLC, прочтите нашу статью Что такое EIN ?.

Узнайте, как получить EIN, в нашем руководстве «Что такое EIN» или найдите свой существующий EIN с помощью нашего руководства по поиску EIN.

Налоги на малый бизнес

В зависимости от того, какую бизнес-структуру вы выберете, у вас могут быть разные варианты налогообложения вашего бизнеса. Например, некоторые LLC могут получить выгоду от налогообложения как S-корпорация (S corp).

Вы можете узнать больше о налогах на малый бизнес в этих руководствах:

Существуют особые государственные налоги, которые могут применяться к вашему бизнесу. Узнайте больше о государственном налоге с продаж и налогах на франшизу в наших руководствах по налогам с продаж штата.

ШАГ 4: Откройте коммерческий банковский счет и кредитную карту

Использование специализированных банковских и кредитных счетов для бизнеса имеет важное значение для защиты личных активов.

Когда ваши личные и бизнес-счета смешаны, ваши личные активы (ваш дом, автомобиль и другие ценности) подвергаются риску в случае предъявления иска к вашему бизнесу. В коммерческом праве это называется прорывом корпоративной завесы.

Кроме того, изучение того, как создать бизнес-кредит, может помочь вам получить кредитные карты и другое финансирование на имя вашего бизнеса (вместо вашего), более высокие процентные ставки, более высокие кредитные линии и многое другое.

Открыть счет в коммерческом банке
  • Это отделяет ваши личные активы от активов вашей компании, что необходимо для защиты личных активов.
  • Он также упрощает ведение бухгалтерского учета и налоговой отчетности.

Рекомендовано: Прочтите наш обзор «Лучшие банки для малого бизнеса», чтобы найти лучший национальный банк, кредитный союз, удобные для бизнес-кредитования банки, один со множеством обычных офисов и многое другое.

Открыть счета net-30

Когда дело доходит до получения кредита вашему бизнесу, лучше всего подходят поставщики net-30. Термин «нетто-30», который популярен среди продавцов, относится к соглашению о коммерческом кредите, при котором компания платит продавцу в течение 30 дней с момента получения товаров или услуг.

Условия кредита

Net-30 часто используются для предприятий, которым необходимо быстро получить товарные запасы, но у которых нет наличных денег.

Помимо установления деловых отношений с поставщиками, о кредитных счетах net-30 сообщается в основные кредитные бюро (Dun & Bradstreet, Experian Business и Equifax Business Credit). Именно так компании создают бизнес-кредиты, чтобы иметь право на получение кредитных карт и других кредитных линий.

Получите бизнес-кредитную карту
  • Это поможет вам разделить личные и деловые расходы, объединив все бизнес-расходы в одном месте.
  • Он также создает кредитную историю вашей компании, которая может быть полезна для сбора денег и инвестиций в дальнейшем.

Рекомендовано: Прочтите наше руководство, чтобы найти лучшие кредитные карты для малого бизнеса.

ШАГ 5. Настройка бухгалтерского учета

Запись различных расходов и источников дохода имеет решающее значение для понимания финансовых показателей вашего бизнеса.Ведение точной и подробной отчетности также значительно упрощает вашу ежегодную налоговую декларацию.

ШАГ 6: Получение необходимых разрешений и лицензий

Неполучение необходимых разрешений и лицензий может привести к крупным штрафам или даже к закрытию вашего бизнеса.

Требования к лицензированию местного и государственного бизнеса

Для ведения бизнеса по планированию мероприятий могут потребоваться определенные государственные разрешения и лицензии.Узнайте больше о лицензионных требованиях в вашем штате, посетив ссылку SBA на государственные лицензии и разрешения.

Большинство предприятий обязаны взимать налог с продаж на товары или услуги, которые они предоставляют. Чтобы узнать больше о том, как налог с продаж повлияет на ваш бизнес, прочитайте нашу статью «Налог с продаж для малого бизнеса».

Для информации о местных лицензиях и разрешениях:

Договор на оказание услуг

Компании, занимающиеся планированием мероприятий, должны требовать от клиентов подписания соглашения об оказании услуг перед началом нового проекта.Это соглашение должно прояснить ожидания клиентов и минимизировать риск юридических споров путем определения условий оплаты, ожидаемого уровня обслуживания и прав собственности на интеллектуальную собственность. Вот пример одного из таких соглашений об оказании услуг.

Рекомендовано: Rocket Lawyer позволяет легко создать соглашение о профессиональных услугах для вашего бизнеса по планированию мероприятий, когда вы подписываетесь на их премиальное членство. За 39,95 долларов в месяц участники получают доступ к сотням юридических соглашений и возможность звонить адвокатам за бесплатной юридической консультацией.

ШАГ 7. Получите страхование бизнеса

Как и в случае с лицензиями и разрешениями, вашему бизнесу необходима страховка, чтобы вести безопасную и законную деятельность. Business Insurance защищает финансовое благополучие вашей компании в случае страхового убытка.

Существует несколько видов страховых полисов, созданных для разных видов бизнеса с разными рисками. Если вы не уверены в типах рисков, с которыми может столкнуться ваш бизнес, начните с страхования общей ответственности .Это наиболее распространенное покрытие, в котором нуждаются малые предприятия, поэтому это отличное место для начала вашего бизнеса.

Узнайте больше о страховании гражданской ответственности.

Еще один важный страховой полис, в котором нуждаются многие предприятия, — это страхование компенсации работникам. Если в вашем бизнесе будут сотрудники, велика вероятность, что ваш штат потребует от вас страховки компенсации работникам.

ШАГ 8: Определите свой бренд

Ваш бренд — это то, что олицетворяет ваша компания, а также то, как ваш бизнес воспринимается публикой.Сильный бренд поможет вашему бизнесу выделиться среди конкурентов.

Если вы не уверены в разработке логотипа своего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашим Руководством по дизайну для начинающих, мы дадим вам полезные советы и рекомендации по созданию лучшего уникального логотипа для вашего бизнеса.
Как продвигать и продавать бизнес по организации мероприятий

Маркетинг и продвижение вашего бизнеса будут основываться на выявлении сильных сторон вашего бизнеса или его направлений.Вы также будете во многом полагаться на успех прошлых мероприятий и положительные слова или рекомендации предыдущих клиентов. Постоянно используйте социальные сети для предоставления фотографий и видео ваших мероприятий, а также для связи и общения с потенциальными клиентами и соответствующими профессионалами.

Вам также понадобится веб-сайт для вашего бизнеса. Установив ссылку на свой сайт, вы можете предоставить клиентам больше информации о ваших специальностях. И, как только они появятся на вашем веб-сайте, они могут связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы и заказать для вас мероприятия.

Как удержать клиентов возвращаться

Обеспечение профессионального уровня обслуживания и безупречные отношения для предоставления клиенту того, что он хочет, является ключевым моментом. Люди покупают у вас услугу для особо важного события. Ваша способность удовлетворить их желания определит, сколько у вас будет постоянных клиентов.

Все еще не уверены, какой бизнес вы хотите начать? Ознакомьтесь с последними тенденциями развития малого бизнеса, которые вдохновят вас.

ШАГ 9: Создайте свой бизнес-сайт

После определения вашего бренда и создания логотипа следующим шагом будет создание веб-сайта для вашего бизнеса.

Несмотря на то, что создание веб-сайта является важным шагом, некоторые могут опасаться, что он окажется вне их досягаемости, поскольку у них нет опыта создания веб-сайтов. Хотя в 2015 году это могло быть разумным опасением, за последние несколько лет в веб-технологиях произошли огромные успехи, которые значительно упростили жизнь владельцев малого бизнеса.

Вот основные причины, по которым не следует откладывать создание своего веб-сайта:

  • У всех законных предприятий есть веб-сайты — точка. Размер или отрасль вашего бизнеса не имеет значения, когда дело доходит до вывода вашего бизнеса в Интернет.
  • Аккаунты в социальных сетях, такие как страниц Facebook или бизнес-профили LinkedIn, не заменяют бизнес-сайт , которым вы владеете.
  • Инструменты для создания веб-сайтов, такие как GoDaddy Website Builder, сделали создание базового веб-сайта чрезвычайно простым. Вам не нужно нанимать веб-разработчика или дизайнера, чтобы создать веб-сайт, которым вы можете гордиться.

Используя наши руководства по созданию веб-сайтов, процесс будет простым и безболезненным и займет у вас не более 2–3 часов.

Другие популярные конструкторы веб-сайтов: WordPress, WIX, Weebly, Squarespace и Shopify.

ШАГ 10. Настройте телефонную систему для бизнеса

Настройка телефона для бизнеса — один из лучших способов отделить личную и деловую жизнь от дел и уединиться. Это не единственное преимущество; это также помогает сделать ваш бизнес более автоматизированным, делает его легитимным и упрощает потенциальным клиентам возможность найти вас и связаться с вами.

Предпринимателям, желающим установить систему служебной телефонной связи, доступно множество услуг.Мы изучили лучшие компании и оценили их по цене, характеристикам и простоте использования.

Как начать бизнес по организации мероприятий: 7 жизненно важных шагов

Может показаться, что в наши дни у каждого свой бизнес. Фактически только в США насчитывается около 27 миллионов предпринимателей.

Если вы опытный организатор мероприятий с впечатляющим портфолио успешных историй, возможно, вы готовы начать действовать самостоятельно.Это может означать индивидуальный бизнес-фриланс или целую операцию — с сотрудниками и даже с обычным офисом.

Но скачок от занятости к предпринимательству — это большой скачок. И многие организаторы мероприятий не знают, с чего начать.

Вот как перейти от управления мероприятиями к началу бизнеса по планированию мероприятий.

1. Зарегистрируйте бизнес своей компании по организации мероприятий и подайте заявку на получение разрешений или лицензий

Хотя вам не требуется официальная сертификация или лицензия, чтобы стать организатором мероприятий, вы можете зарегистрировать свою компанию по организации мероприятий и название компании.Затем обязательно откройте отдельную бухгалтерию для своего бизнеса и отслеживайте все свои расходы и доходы для целей налогообложения.

Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с этим шаблоном бюджета.

Детали регистрации будут зависеть от того, где вы живете и от размера вашего бизнеса, поэтому обязательно проведите исследование заранее. Кроме того, убедитесь, что вы подаете заявку на получение правильных лицензий и разрешений, чтобы у вас не возникло никаких юридических проблем при создании своего бренда.

Например, если ваш бизнес по планированию мероприятий связан с подачей алкоголя, это будет иметь другие юридические требования, чем если это не является элементом ваших мероприятий.

2. Составьте бизнес-план планирования мероприятий

Создание бизнес-плана поможет вам организовать работу и привлечь партнеров, инвесторов и клиентов. Это также документ, который послужит для вас важным критерием в развитии вашего бизнеса.

Если вы думаете о том, как начать бизнес по планированию мероприятий, вот две вещи, которые обязательно должны быть включены в ваш бизнес-план:

  • Бюджет. Есть много расходов малого бизнеса, о которых вы, возможно, не подозреваете, от налогов до страхования и лицензий. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы точно знать, за что вам нужно будет заплатить. Зная, сколько денег вам понадобится для прихода из , вы сможете определить, сколько нужно платить за свои услуги.
  • Список ваших потенциальных клиентов. Индустрия мероприятий огромна, и определенно найдется место для вашего бизнеса по организации мероприятий. Согласно одному недавнему исследованию, расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год.Но на каких клиентов вы можете рассчитывать? Составьте список потенциальных клиентов, включая представителей местного бизнеса, людей, с которыми вы работали ранее в качестве организатора мероприятий, и аккаунты вашей мечты. Затем составьте план, как подойти к ним.

Когда у вас есть бизнес-план, вы можете предпринять тактические шаги, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий. Хотите более подробное руководство? Ознакомьтесь с этим образцом бизнес-плана мероприятия.

3. Спланируйте свой маркетинговый подход

Маркетинг — одна из важнейших составляющих начала собственного бизнеса по планированию мероприятий.Если вы уже являетесь организатором мероприятий, вы хорошо знаете, насколько важно продвигать свои мероприятия.

Но как владельцу малого бизнеса вам также необходимо продвигать свой собственный бренд, чтобы люди знали, что они могут вас нанять. Это добавляет дополнительный уровень вашим маркетинговым требованиям. Чтобы упорядочить весь свой бренд и маркетинг мероприятий, загрузите этот шаблон для планирования своей маркетинговой деятельности.

4. Оптимизируйте свои задачи

Любой организатор мероприятий умеет решать несколько задач.Но когда вы начнете свой собственный бизнес по планированию мероприятий, эти задачи быстро умножатся.

Используйте технологии для автоматизации задач, которые вы можете. Сегодня существует множество приложений для стартапов, которые могут автоматизировать удивительно большое количество задач. Например:

  • HelloSign может помочь вам отправить и получить официальные подписи под контрактами и освобождением от ответственности.
  • Программы электронного маркетинга, такие как MailChimp, позволяют вам планировать рассылку приглашений, объявлений и рекламных акций по всему вашему списку рассылки или целевым его сегментам.
  • Такие приложения, как Zapier, позволяют проявить творческий подход, объединяя различные технологии и автоматизируя повторяющиеся пользовательские задачи.
  • Наконец, онлайн-платформы продажи билетов, такие как Eventbrite, помогают быстро создавать страницы мероприятий и упрощают людям покупку билетов на ваши мероприятия в Интернете. Интеграция с партнерами по открытию и распространению, такими как Facebook и Spotify, позволяет людям находить ваши мероприятия и покупать билеты в других местах в Интернете.

Конечно, для организации нужно нечто большее, чем просто автоматизация задач.

5. Отслеживайте свой прогресс

Если вы используете технологию для автоматизации задач, продажи билетов и организации своего бизнеса, эта технология будет собирать данные за вас. А данные имеют решающее значение для отслеживания вашего прогресса в качестве нового владельца бизнеса.

С каждым используемым инструментом выделяйте время, чтобы проверить свои показатели, чтобы вы могли оценить, как ваше планирование срабатывает. И периодически возвращайтесь к своему бизнес-плану, чтобы убедиться, что вы идете в ногу со своим видением и достигаете поставленных целей.

6. Управляйте своим временем

Независимо от того, сколько задач вы автоматизируете и насколько вы организованы, у вас всегда будет много дел в вашем списке. Правильное управление временем имеет решающее значение для организатора мероприятий, мечтающего о том, как начать бизнес по планированию мероприятий.

Например,

Meetings — это одновременно отличный способ общения с людьми и полная утомляющая часть нашего времени. Хотя вам нужно будет регулярно общаться с клиентами, вы можете сделать встречи более эффективными.

Создайте твердую повестку дня и придерживайтесь ее, болтая ровно столько, чтобы наладить отношения с клиентами и поставщиками.По мере того, как вы наращиваете свой штат, не поддавайтесь искушению добавлять ненужные встречи в календарь каждого.

7. Избавьтесь от стресса, связанного с началом бизнеса по планированию мероприятий

Самое главное, на протяжении всего этого сохранять спокойствие. Предприниматель может вызывать стресс. Чем больше вы будете хладнокровно относиться к себе, тем выше ваши шансы на успех. Еще один отличный способ повысить свои управленческие способности и обеспечить доверие клиентов — это посещать занятия по планированию мероприятий.

Для получения более подробных советов по продуктивности, которые помогут вам понять, как начать бизнес по планированию мероприятий, прочитайте Руководство по продуктивности для организатора мероприятий.

  • Была ли эта статья полезной?
  • да нет

Как начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году

Чтобы начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году, потребуется тщательное планирование, чтобы правильно запустить свой бизнес, не чувствуя себя потерянным.

Но какие практические шаги помогут вам начать работу? Мы даем вам 5 советов, которые помогут!

1. Создайте свой бизнес

Это означает, что необходимо настроить все основные элементы, которые необходимы вашему бизнесу, чтобы официально считаться законным.Это включает в себя название вашего бизнеса, регистрацию вашего бизнеса, получение бизнес-лицензии, если это необходимо, и открытие коммерческого банковского счета.

Ознакомьтесь: 5 советов по названию вашего бизнеса по планированию мероприятий

Когда вы новичок в отрасли, важно проанализировать основные бизнес-основы, необходимые для обеспечения соответствия вашего бизнеса требованиям. Это будет отличаться в зависимости от вашего местоположения. Обратитесь в местные органы власти, чтобы узнать, что необходимо для регистрации вашего бизнеса по планированию мероприятий и получения лицензии.

Отъезд: 3 совета по регистрации бизнеса по организации мероприятий

Вот четыре ключевых вопроса, которые следует задать перед регистрацией бизнеса:
  1. Доступно ли название вашей компании? Это означает, что это уже было зарегистрировано кем-то другим?
    • Ваши государственные учреждения предоставят вам возможность поиска и подтверждения.
  2. Будет ли ваш бизнес индивидуальным предприятием или обществом с ограниченной ответственностью (ООО)?
  3. Вам понадобится налоговый номер?
    • Это будет зависеть от выбранной вами бизнес-структуры.
  4. Нужны ли вам лицензии или разрешения для работы?
    • Это зависит от вашего местоположения. Как организатору мероприятий вам может не потребоваться разрешение для вашего бизнеса, если у вас нет физического местоположения, но оно потребуется для некоторых мероприятий. Например, планирование фестивалей или других мероприятий на открытом воздухе. Лучше всего проконсультироваться с офисами вашего штата или города для подтверждения.
Вам нужен бизнес-счет в банке?

После того, как вы зарегистрируете свой бизнес по организации мероприятий, пора открыть счет в банке.Даже если у вас еще нет клиентов, лучше всего с самого начала создать процесс для четкого определения личных и деловых расходов.

Вот почему вам следует открыть счет в коммерческом банке:
  • Открытие бизнес-счета может помочь вам с легкостью управлять своим бизнесом и развивать его. Особенно компании, которые являются ООО, обязаны открывать банковские счета для бизнеса.
  • Разделив бизнес-аккаунт и личный аккаунт, вы сможете лучше понять, как обстоят дела в финансовом плане.Вы будете иметь представление о том, сколько именно денег имеет ваш бизнес, что поможет вам составить точный бюджет и регистрировать денежные потоки.
  • Отслеживание доходов и расходов затруднено, когда вы храните свои средства вместе. Но когда вы открываете банковский счет для бизнеса, вы можете более точно использовать свою банковскую выписку для создания бумажного следа. Кроме того, вы можете сравнивать свои бухгалтерские книги с выпиской по счету с помощью ежемесячной сверки, не пропуская свои личные расходы.
  • Если вы подаете заявление о вычетах налога на прибыль, вам необходимо иметь записи, подтверждающие ваши требования. Смешивание личных и деловых финансов затрудняет доказательство того, какие расходы являются коммерческими, а какие — личными, что может привести к проблемам, если вы когда-либо проходили аудит.

2. Начните свое присутствие в Интернете

После того, как вы назвали свой бизнес, продолжайте и защитите все свои учетные записи в Интернете, прежде чем это сделает кто-то другой. Сюда входят такие платформы, как Facebook, Instagram, YouTube, Pinterest.

Обязательно зарегистрируйте все свои учетные записи даже на тех платформах, которые вы пока не планируете использовать.

Лучше быть на шаг впереди, чем принимать решение позже использовать платформу и осознавать, что название вашей компании уже используется кем-то другим.

Какие социальные сети должны использовать организаторы мероприятий?

Ключ к выбору лучшей платформы социальных сетей — это делать то, что имеет наибольшее значение для вашего бизнеса. Социальные сети не подходят всем.

При этом есть некоторые платформы, которые лучше всего подходят для организаторов мероприятий, потому что они более наглядны, позволяют делиться красивыми изображениями и помогают продемонстрировать свою работу. К ним относятся:

  1. Pinterest
  2. Instagram
  3. Youtube (или любая видеоплатформа, такая как истории из Instagram или жизни в FB)
  4. Facebook

Это также время, когда вы хотите получить доменное имя для своего бизнеса и установить Я настоятельно рекомендую WordPress, но если вы не разбираетесь в технологиях, вы можете изучить такие платформы, как ShowIt или Squarespace, которые просты в использовании, а также позволяют оптимизировать ваш сайт для поисковых систем.

Согласно FitSmallBusiness.com, вы можете зарегистрировать домен и запустить веб-сайт всего за 6 шагов:

1. Выберите регистратора или службу веб-хостинга: Не забудьте проверить их политику хостинга и цены. Прочтите руководство лучших регистраторов доменов для малого бизнеса.

2. Найдите доменное имя: Выбранный вами регистратор должен иметь средство проверки доступности, например, от BlueHost, которое вы можете использовать, чтобы определить, доступно ли доменное имя.Преимущество проверки доступности в том, что она предложит вам альтернативные домены, если ваш уже занят.

3. Заполните формы : Ожидайте, что вас попросят указать вашу личную информацию и контактные данные для заполнения вашего профиля в общедоступной базе данных «WHOIS». Выберите, хотите ли вы, чтобы ваш профиль был общедоступным или личным, включив или отключив конфиденциальность домена.

4. Оплатите свой домен: Цены на доменные имена появятся во время проверки доступности, но обычно варьируются от бесплатных до 20 долларов.В зависимости от веб-хостинга или регистратора вы можете получить домен бесплатно, купив план веб-хостинга.

5. Свяжите домен и сайт: С помощью диспетчера домена подключите свой домен к своему сайту; для этого потребуется ввести информацию о сервере хоста, если вы не приобрели свой домен и веб-хостинг у одного и того же провайдера.

6. Подтвердите, что ваш домен активен: После того, как вы вошли в свою систему управления контентом (CMS) и спроектировали начало своего веб-сайта, убедитесь, что он активен под вашим купленным доменом.Для этого откройте окно браузера и введите свой домен. Чтобы просматривать его так, как это делают ваши посетители, а не версию, вошедшую в систему, обязательно откройте окно в режиме инкогнито.

www.fitsmallbusiness.com

3. Получите свои бизнес-инструменты

Когда вы начинаете работать с клиентами, важно иметь все инструменты для вашего бизнеса. Это ваши программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые помогут вам в: резервировании клиентов, отправке контрактов, сборе платежей и документировании графика и сроков при работе с клиентами.

Почему я рекомендую CRM так рано в вашем бизнесе?

Когда вы начинаете работать с клиентами, это может быть труднее реализовать. Я настоятельно рекомендую настроить их до того, как клиенты начнут подключаться, чтобы упростить ваши процессы, прежде чем вы будете перегружены.

Некоторые программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые следует учитывать при планировании мероприятий, включают:

  1. HoneyBook
  2. Dubsado
  3. Планировщик проходов

Как выбрать лучшую CRM для своего бизнеса?
  • Удобство использования. Лучший инструмент CRM — это тот, который вы и ваши сотрудники действительно собираетесь использовать. Это визуально привлекательно и легко ли ориентироваться? Или это похоже на что-то, разработанное в 90-х?
  • Настройка. Каждый бизнес по организации мероприятий индивидуален. Узнайте, есть ли у выбранной вами CRM параметры настройки для брендинга, продаж и вашего рабочего процесса.
  • Отчетность. Хороший инструмент CRM позволяет создавать подробные отчеты по различным данным. Аналитика важна!
  • Автоматизация и интеграции. Может ли CRM автоматизировать задачи вашего бизнеса? Может ли он интегрироваться с другими вашими программами, такими как электронная почта, бухгалтерские и маркетинговые платформы? Выберите CRM со встроенными функциями автоматизации или интегрируемую с такой программой, как zapier.

4. Создайте бизнес-портфолио для планирования мероприятий

Если вы новый организатор мероприятий, ваше портфолио — это все. Это означает, что изображения демонстрируют, на что вы способны произвести впечатление на потенциальных клиентов.Если вы планировали прошлые мероприятия для клиентов, обязательно используйте эти фотографии для продвижения своего бизнеса!

Если вы начинаете бизнес и у вас нет изображений, вы можете добровольно спланировать мероприятия для своих друзей и семьи, чтобы вы могли использовать изображения для продвижения своего бизнеса.

Совет от профессионала: Наймите профессионального фотографа. Семейные мероприятия — это здорово, но они работают только в том случае, если изображения качественные и профессиональные.

Другой вариант продемонстрировать свои навыки, если у вас нет портфолио, — это организовать стилизованную съемку.Вот 5 советов по планированию стилизованной стрельбы:

  1. Начните с цели для стрельбы и составьте план ее достижения.
  2. Мозговой штурм идей / вдохновения о том, что вы хотели бы видеть, а также о стиле или теме, которые вы хотели бы использовать для своей съемки.
  3. Создайте свою команду сотрудников . Сюда входят пекарь, заведение, фотограф, дизайнеры канцелярских товаров, флористы. Составьте список всех, кто вам нужен, чтобы помочь реализовать свое видение.
  4. Найдите место .Место проведения — одна из самых важных частей вашей стильной съемки, поскольку именно здесь вы будете все настраивать. Выберите место, которое отражает ваш бренд или которое вы можете настроить в соответствии с темой, которую вы выбрали для съемки.
  5. Составьте расписание. Наличие графика, за которым могут следить все ваши соавторы, облегчит день стильной съемки. Хотя нет никакой гарантии, что все будет идеально, наличие плана для справки поможет вам не сбиться с пути и знать, когда вы отстаете или опережаете график.
Проверьте: [ВИДЕО] Как спланировать стильную съемку

5. Продвигайте свой бизнес по планированию мероприятий

Как только ваш бизнес будет готов принимать клиентов, вам нужно продвигать рынок так, как будто ваша жизнь зависит от Это. Вы можете быть прекрасным организатором мероприятий, но если никто не знает, что вы существуете или где вас найти, тогда ваш бизнес не существует.

Маркетинг вашего бизнеса — это не только создание веб-сайта и учетных записей в социальных сетях, но также понимание того, чего хотят ваши клиенты, и обеспечение того, чтобы вы четко сформулировали, как вы можете это обеспечить.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при маркетинге своего бизнеса:

  • Знаете ли вы, чего хотят ваши клиенты?
  • Считаете ли вы, что ваши клиенты доверяют качеству предоставляемых вами услуг?
  • Где клиенты находят или узнают больше о вашем бизнесе?

Ответы на все эти вопросы лежат в области маркетинга.

То, как вы продвигаете свой бизнес, определяет, будет он успешным или нет. Без него ваш бизнес, скорее всего, закроется из-за недостатка заказов.

Маркетинг — это еще и то, как вы выделяетесь среди конкурентов.

Были ли вы в Instagram, Facebook или Pinterest и видели, как разные организаторы мероприятий публикуют сообщения о своих услугах и прошедших мероприятиях? Ваши конкуренты активно продвигают свой бизнес по планированию мероприятий, разве это не говорит вам, почему маркетинг важен? Единственный способ получить конкурентное преимущество перед конкурентами — это агрессивный маркетинг.

Тем не менее, вам не нужно быть неряшливым или непрофессиональным при продвижении своего бизнеса по планированию мероприятий.Просто проведите исследование того, что ищет ваш целевой рынок, а затем найдите способы улучшить обслуживание и улучшить качество обслуживания клиентов.

Как добиться успеха в маркетинге вашего бизнеса по планированию мероприятий:

Если вы успешно обучаете клиентов, поддерживаете их заинтересованность, создаете в их сознании прочную репутацию и умно продаете им, ваш бизнес, скорее всего, преуспеет. Вдобавок ко всему, большинство предприятий процветают, когда привлекают новых клиентов. Маркетинг — это то, как вы привлекаете этих клиентов в свой бизнес, чтобы получить надежные заказы.

Теперь давайте ответим на вопрос, который вы, вероятно, задаете себе сейчас:
Как я могу эффективно продвигать свой бизнес по планированию мероприятий?

Вот отличные новости. Я не собираюсь рассказывать вам, насколько хорош маркетинг, а потом отправлять вас разбираться во всем самостоятельно.

Чтобы помочь вам в маркетинге вашего бизнеса по планированию мероприятий, я добавляю свой высоко оцененный список из более чем 100 веб-сайтов, на которых можно продвигать ваш бизнес по планированию мероприятий в Интернете. Обязательно просмотрите список и загрузите бесплатный PDF-файл.

СКАЧАТЬ: 100+ мест для продажи вашего бизнеса по планированию мероприятий в Интернете

Заключение

Начало бизнеса по планированию мероприятий или любого другого бизнеса в этом отношении требует времени, терпения и стратегии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *