Event бизнес – это первоклассная организация мероприятий без сбоев

Главная > Блог > Новости > Event бизнес – это первоклассная организация мероприятий без сбоев

Event бизнес – это не только пафосное и красивое название, с помощью которого можно поразить собеседника в разговоре, это постоянный, ежедневный труд команды профессионалов, которая организовывает ивенты для заказчиков. Чтобы предложить клиенту варианты проведения корпоратива, рассчитать стоимость корпоратива, продумать игры (корпоратив), а также сделать так, чтобы программа корпоратива поразила всех присутствующих, менеджер по организации мероприятий должен приложить максимум усилий. Event бизнес – это не любительская игра компаний, это настоящее дерби, в котором выживает сильнейший.

Event бизнес – это организация проведения праздников в три этапа

 

Event бизнес – это сфера деятельности, в которой важно планирование и продумывание деталей. Именно поэтому агентство праздничных услуг ARENA CS организовывает мероприятие в три этапа:

1. Этап подготовки мероприятия, который длиться от получения заявки на корпоратив (праздник) и до приезда первого участника.
2. Этап проведения мероприятия, в процессе которого реализуется программа на корпоратив, осуществляется раздача рекламных материалов гостям.
3. Этап предоставления отчетности. Event бизнес – это четкое следование бюджету мероприятия и своевременная отправка заказчику окончательных смет. ARENA CS предоставляет все отчеты на протяжении 3 дней после окончания мероприятия.

Event бизнес – это особый подход к клиенту, учтивое отношение и угождение всем прихотям заказчика. Организатор мероприятий – это человек, который знает все особенности проведения праздников, корпоративов и других ивентов, и делает это все профессионально.

Event бизнес – это постоянное документальное сопровождение мероприятия

Event бизнес – это не только красивая музыка, восхитительные выступления, мотивирующие речи со сцены, это также и работа с документами, которая должна проводиться четко, точно и своевременно.

Event агентство: что это? Это компания, которая занимается проведением мероприятий, при этом, не заставляя клиентов переживать за детали, связанные с организацией ивента. Этапы документального сопровождения:

• Подписание предварительной сметы для корпоратива между Заказчиком и Исполнителем, отправка компанией счета на предоплату.
• Выполнение предоплаты отелям, ресторанам и другим подрядчикам.
• Составление финального бюджета и Акта про выполнение работ после окончания мероприятия.
• Осуществление взаимных расчетов между Исполнителем и Заказчиком.

Что такое event менеджер? Это человек, который знает, насколько важны нюансы и мелочи при организации мероприятий. Хотите, чтобы программа для корпоратива была составлена профессионалами? Тогда не стоит больше подыскивать агентства для организации мероприятий, ведь наша компания ARENA CS готова к работе!

Daria 28.01.2019

По всем вопросам для получения быстрого ответа обращайтесь:

Юлия Гулевич

Marketing and sales director

как устроены компании по организации мероприятий в России

Какие решения принимать, чтобы преуспеть на событийном рынке? Когда стоит уходить «в свободное плавание»? Нужен ли ивент компании собственный офис, или подойдёт формат удаленной работы? Как оплачивать работу сотрудников – окладом или процентами с проекта? В какие направления инвестировать средства, и как договориться с заказчиком об оплате? Выставочный научно-исследовательский центр (ВНИЦ) R&C и деловой портал для профессионалов ивент индустрии Event LIVE посвятили этим вопросам экспресс-исследование.

Портал Event LIVE и ВНИЦ R&C регулярно иницируют проведение экспресс-исследований с целью определить отношение организаторов к актуальным вопросам, найти точки соприкосновения между представителями разных сегментов рынка, выявить проблемы индустрии. С предыдущим исследованием, организованным Event LIVE и ВНИЦ R&C, можно ознакомиться по ссылке.

Мы опросили основателей и руководителей агентств по организации мероприятий, чтобы определить, каких подходов к ведению бизнеса придерживаются российские организаторы, как распределяют бюджет и работают с рисками.

Ключевые выводы

Согласно опросу, 50% руководителей агентств открыли свою компанию после более чем 10 лет работы на событийном рынке. Минимальный срок работы в ивент отрасли перед открытием собственной компании составляет 4-5 лет (21%). Только 13% руководителей агентств ведет бизнес с партнером. Большая часть респондентов опроса Event LIVE и ВНИЦ R&C (53%) ведут бизнес самостоятельно. Численность сотрудников компаний 50% респондентов опроса не превышает 6 человек. Компаниями с численностью более 11 человек руководят 36% участников опроса.

Кирилл Олешкевич, ПЦ «Пентаграмма»:
Конечно, имей я больше опыта в начале, я бы знал, что нужно было четко распределить обязанности и делегировать задачи согласно конечным целям. Спустя годы я могу однозначно сказать, что в команде работать эффективнее. Главное – правильно организовать коммуникативную и управленческую культуры в компании, и тогда положительный эффект не заставит себя долго ждать.

Павел Воронцов Private Case:
Фактически, в агентстве нас двое – я и мой партнер. Это позволяет нам снижать маржинальность компании в конкретном проекте и легко преодолевать нижний ценовой порог. Мы максимально подробно знаем все детали проекта и знакомы с каждым аспектом работы субподрядчиков. Мы лично общаемся со всеми нашими клиентами, и в случае необходимости можем персонифицировать каждый элемент проекта или обсудить с клиентом рабочие вопросы в обход секретарей, менеджеров и иных бюрократических препон.

Большинство респондентов (67%) полагают, что формат удаленной работы подходит для работы агентства по организации мероприятий, но считают необходимым присутствие сотрудников в офисе хотя бы раз в неделю. По поводу возможности удаленно управлять компанией мнения разделились: 40% согласны с утверждением, 40% – не согласны.

В то время как в компаниях 60% респондентов принята система оплаты труда окладами, 7% руководителей отметили, что выплачивают сотрудникам только проценты от проекта, а треть опрошенных собирается перейти к этому подходу в будущем.

До 28% руководителей агентств по организации мероприятий не располагают финансовой подушкой. Тем респондентам, в чьих компаниях была финансовая подушка, удалось продержаться до четырех месяцев без возможности осуществлять свою основную деятельность, при этом не увольняя своих сотрудников.

Чаще всего руководители компаний инвестируют в разработку новых направлений и офферов, развитие сайта и материальных ресурсов компании (технического парка, собственной площадки, офиса и пр. )

Две трети респондентов заявили, что их не устраивает организация мероприятий по постоплате. Столько же готовы отказаться от участия в проекте, если заказчик не готов оплатить хотя бы часть расходов заблаговременно. Если компаниям все же приходится работать с постоплатой, то средства на реализацию проекта более половины руководителей берут из своей финансовой подушки, а треть – из личных средств руководства компании.

Юлия Жоля, исполнительный директор Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ):

НАОМ провел собственный опрос-исследование, в котором приняли участие представители клиентского сообщества. Примерно треть респондентов были заказчики ивент услуг в крупнейших российских компаниях из топ-100. Другая треть — директора по маркетингу и HR российских представительств международных брендов. И оставшаяся треть — крупные региональные компании, например, банки или торговые сети. По результатам опроса, 40% считает возможным переход на предоплату, остальные — не видят для этого оснований. Это промежуточный результат длительного процесса, и, на мой взгляд, цифра будет расти.

Я общалась со многими заказчиками. Даже сейчас, когда заказчик объявляет тендер с постоплатой, 9 из 10 агентств готовы к таким условиям. Внутренний заказчик со стороны клиента может быть даже согласен с нашей аргументацией о пагубности постоплат на ивент рынке, но в такой ситуации он никак не сможет убедить своих коллег из отдела закупок или финансового контроля изменить условия тендера.

Поэтому пока сами агентства не будут просить предоплату, то никаких изменений не произойдет. Атмосфера для изменений, на мой взгляд, сейчас вполне благоприятная — многие понимают необходимость перемен и потенциально готовы к ним, что и показал наш опрос.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: Freepic.com CC0 PublicDomain. Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.

14.09.2020

Предыдущая страница

Следующая страница

наши темы

AI в ивенте Client relation management CongressTime Event TALENTS Event-SREDA PR client relationship management digital for event Ивент в законе Ивент-Кухня Организаторы мероприятий УПРАВЛЯЯ ВПЕЧАТЛЕНИЯМИ архив событий бартерное сотрудничество безопасность билетные технологии бюджетирование волонтерство волонтеры выставки выставочная деятельность выставочный менеджмент городские события декор делегат-менеджмент деловой туризм дизайн ивент в онлайне ивент и комьюнити ивент как бизнес интерактив искусство зрелищ искусство зрелища кейтеринг коммуникации коммуникация конгресс-бюро конгресс-деятельность конгресс-менеджмент конгрессная деятельность конкурс контент-менеджмент конференц-центр концепции концепция креативная команда креативная экономика молодые специалисты научная конференция нетворкинг образование обучение отраслевые мероприятия отраслевые события переводчики персонал площадки премии продажи продвижение промопродукция профессиональные ассоциации профиль клиента психология в ивенте работа со СМИ режиссура событие для кругозора событие про ивент событийный туризм сообщество спикеры и модераторы спонсорские мероприятия спонсорство мероприятий спортивные мероприятия спортивные события среда события стандарты тенденции территориальный маркетинг технологии тренды устойчивое развитие экосистема события эффективность мероприятий

развернуть

ОБЩАЙТЕСЬ С НАМИ

ПАРТНЕРЫ

5 аспектов организации мероприятий, о которых должен знать каждый

Организация мероприятий — одна из самых захватывающих профессий. Обычный организатор мероприятий – это занятой человек, отвечающий за создание приятного впечатления для посетителей.

Вы когда-нибудь думали о том, чтобы заняться организацией мероприятий?

Это захватывающий выбор карьеры, но он также может быть пугающим. Вы должны убедиться, что знаете, что делаете, если хотите добиться успеха в управлении мероприятиями.

Для этого вам нужно знать 5 основ управления событиями .

Если у вас есть творческий подход и желание заниматься управлением мероприятиями, то у вас много работы.

Но еще многое предстоит узнать, чтобы провести успешное мероприятие.

Эти дополнительные советы известны как 5 C, и они заключаются в следующем:

1. Концепция

Первым шагом для планирования успешного мероприятия является концепция мероприятия. Подумайте, для чего будет проводиться мероприятие. Один из лучших способов — подумать о величайших концертах, которые когда-либо проводились. Даже если ваше мероприятие не является концертом, это дает вам представление о том, как вы хотите, чтобы ваше мероприятие произвело впечатление на посетителей  чувствовать.

Обязательно должно быть событие, которое вы посетили, которое оставило в вашей памяти вечные воспоминания. Это то, что вы хотите сделать с вашим мероприятием.

Подумайте почему вы планируете это мероприятие. Какова цель мероприятия?

Вы можете организовать мероприятие, чтобы развлечь других. Возможно, мероприятие является сбором средств на благотворительность. Или, может быть, это семинар для обучения определенному предмету.

После того, как вы вычислили ‘ почему? вы хотите выяснить, на кого нацелено это событие. Вы хотите найти свою целевую аудиторию, которая получит от вашего мероприятия максимальную пользу и удовольствие. Это поможет вам определить «что» события. Это означает, что вы сможете определить, из чего должно состоять мероприятие – спикеры, выступления, мероприятия, кейтеринг и т. д.

Наконец, вы должны определить, когда состоится мероприятие и какое место лучше всего подходит для него.

2.

Координация

Надеемся, вы знаете, как правильно планировать расписание. Следующим шагом после того, как вы придумали концепцию своего мероприятия, является его координация.

Это будет включать в себя придумывание темы или общей идеи для мероприятия. Как только вы найдете тему, у вас будет более четкое представление о месте проведения, декорациях (при необходимости) и любых дополнительных потребностях для мероприятия — будь то наем докладчика, использование аудио-/видеооборудования и т. д.

Вам необходимо убедитесь, что вы бронируете дату (даты) и место заранее. Убедитесь, что у вас есть гибкость в выборе даты и места проведения, если вы не можете найти идеальное время и место поначалу. Как только они будут подтверждены, вы можете начать рекламировать мероприятие своим потенциальным посетителям.

Это также шаг, когда вы делегируете задачи членам вашей команды. В число этих задач будет входить обращение к спикерам/исполнителям. Другие задачи будут включать покупку или аренду необходимой техники и оборудования. Вы можете попросить членов вашей команды координировать транспортировку, питание и маркетинг.

Вы также хотите обсудить с бухгалтером/бухгалтером бюджет мероприятия. Обязательно уточните у бухгалтера/бухгалтера, что никто не превышает свой бюджет.

3. Контроль

Это один из самых упускаемых из виду и часто игнорируемых этапов управления мероприятиями. С этим лучше всего справиться, если вы сделаете прогон события.

Вы хотите убедиться, что все идет по плану. Приходите на место и посмотрите, хватит ли места для всех подтвержденных участников. Вы также должны посмотреть, достаточно ли места для кейтеринговой компании, чтобы выложить еду.

Вы тоже хотите быть в курсе всего и планировать возможные изменения. Например, если выступающий должен был отменить выступление, есть ли у вас запасной выступающий? Если у поставщиков общественного питания есть проблема, подготовили ли вы список других вариантов?

Думали ли вы, что делать, если бюджет на исходе? Всегда учитывайте наихудший сценарий, чтобы всегда быть в курсе событий.

4. Кульминация

Это, так сказать, «День Д». Это когда происходит событие. В этот день вы и ваша команда должны быть на высоте.

Вы хотите разработать маршрут для всех участников мероприятия. Вы хотите убедиться, что у команды есть доступ к месту проведения до начала мероприятия, чтобы вы могли настроить и, возможно, «отрепетировать» мероприятие до его начала.

По мере продвижения события вы должны следить за тем, чтобы маршрут постоянно соблюдался. Если говорит один спикер, вы должны убедиться, что второй спикер готов к своей речи.

Пока на стойке регистрации регистрируются гости, вы должны убедиться, что официанты готовят еду и что она будет готова в отведенное время. Короче говоря, вы всегда должны быть начеку во время мероприятия.

5. Закрытие

После успешного завершения мероприятия еще предстоит проделать большую работу. Вы хотите убедиться, что все платежи и расторжение контрактов с поставщиками, кейтеринговыми компаниями, спикерами и т. д. завершены.

Вы также хотите оставить отзыв своей команде. Если они проделали большую работу, дайте им знать. Если возникли какие-либо проблемы, убедитесь, что они устранены сразу же, чтобы они могли лучше работать для вашего следующего мероприятия. Убедитесь, что вы также попросите их оставить отзыв о том, как вы добились успеха в качестве менеджера мероприятий.

Наконец, убедитесь, что вы связались со спикерами/исполнителями, продавцами и поставщиками провизии. Спросите их, понравилось ли им мероприятие и что можно было бы сделать лучше. Вы также должны обратиться к своим посетителям и попросить их оставить отзыв о мероприятии.

5 «К» организации мероприятий: увидимся

Теперь, когда вы знаете «5 «К» организации мероприятий, вы готовы планировать свое следующее грандиозное мероприятие. Пока вы будете следовать этим 5 правилам, вы всегда запланируете незабываемое мероприятие.

А если вы хотите провести мероприятие в Мидлотианском конференц-центре, почему бы не связаться с нами?

Что такое деловое мероприятие?

Деловые мероприятия проводятся каждый день в отелях, конференц-центрах, ресторанах и других местах проведения мероприятий. Наиболее распространенные деловые мероприятия обычно попадают в одну из четырех категорий: встречи, поощрительные мероприятия, конвенции и мероприятия (MICE). MICE — это аббревиатура, обозначающая весь спектр деловых мероприятий, которые проводятся в этой отрасли.

Что такое деловое мероприятие? Деловое мероприятие обычно включает официально запланированную программу и конкретную бизнес-цель для всех участников. Это любое собрание или мероприятие, на котором люди собираются для повышения узнаваемости бренда, обучения избирателей, содействия развитию бизнеса, вывода продуктов на рынок и так далее. И деловые мероприятия не ограничиваются предприятиями: ассоциации, некоммерческие и государственные учреждения также заняты проведением собственных корпоративных мероприятий, которые, как правило, включают одну из следующих программ:

Что такое семинар или конференция?

Семинар или конференция, вероятно, являются наиболее распространенными из всех деловых мероприятий и определяются в рамках области «совещаний» в индустрии MICE. Организации планируют и проводят эти встречи с целевой аудиторией и предоставляют им соответствующую информацию.

Семинары обычно представляют собой более короткие мероприятия, посвященные одной теме или концепции. Большинство семинаров обычно длятся не более пары часов или половины дня, и участники остаются в одной и той же комнате или пространстве. Конференции, с другой стороны, обычно имеют несколько сеансов, которые происходят одновременно. Обычно они проводятся в отелях, начинаются с основного выступления, а затем проводятся секционные заседания по темам с несколькими докладчиками. Конференция обычно планируется на 2/3 дня, один день, два дня, а иногда и дольше.

Что такое выставка?

Торговые ярмарки и выставки обычно проводятся в рамках каждого крупного конгресса или конгресса. Их экспоненты, как правило, покрывают значительную часть доходов, получаемых принимающей ассоциацией, потому что торговые выставки предоставляют им возможность предстать перед важными клиентами и потенциальными клиентами. Для них торговые выставки служат средством привлечения потенциальных клиентов, укрепляя их имидж лидера отрасли среди тех, кто их посещает, таких как участники, клиенты, потенциальные клиенты и поставщики.

Организаторы мероприятий, организующие торговые выставки, должны принимать важные решения, связанные с обсуждением спонсорских ставок на выставочные стенды, рекламой и продвижением на мероприятии, а иногда и возможностями выступления на мероприятии для руководства вашей компании. Существует множество логистических деталей, чтобы гарантировать своевременную доставку выставочного стенда, рекламных материалов, подарков и персонала для вашей компании.

Что такое поощрительное мероприятие?

Поощрительные мероприятия, как правило, включают в себя программы деловых поездок, которые служат наградой для участников, достигших определенных целей, дающих им право на участие. Здесь средства тратятся на человека. Часто проводятся на роскошных курортах в эксклюзивных местах и ​​получают наибольшую известность в организации. Темы повестки дня – развитие бизнеса и организационное планирование.

Ретриты руководителей и поощрительные поездки обычно длятся от трех до пяти дней и требуют внимания к выбору места, размещению, транспорту, питанию, деловым встречам, игре в гольф и другим мероприятиям. Навыки ведения переговоров должны быть острыми, потому что эти программы включают все аспекты планирования мероприятий. Для тех, кто может не знать, стоимость поощрения иногда может облагаться налогом как личный доход (таким образом, «поощрение» не только стимулирует экономику местного сообщества и его налоги на гостеприимство, но и их стоимость часто облагается налогом на самый высокий доход). уровни федерального правительства).

Что такое гольф-событие?

Одним из любимых мероприятий каждой организации является ежегодная игра в гольф, которую обычно рассматривают как особое мероприятие, но часто с компонентом деловых встреч. Управление отношениями является основной целью; однако бизнес-контент всегда должен управлять планированием мероприятий, а не наоборот.