Как работать с Google Docs – полный гайд для SMM-специалистов по Гугл Документам

В работе SMM-специалиста Google Документы могут стать эффективным инструментом и сэкономить кучу времени. Нужно лишь научиться правильно ими пользоваться.

Чем еще обязательно владеть SMM-щику – рассказываем на курсе «Профессия: SMM-менеджер» от SMM.school. Программа подготовлена практикующими экспертами и позволяет изучить в SMM с нуля до уровня специалиста за 5 месяцев.

Что такое Google Документы и зачем ими пользоваться SMM-специалисту

Google Docs – это облачный продукт Google со всеми функциями, необходимыми для создания, редактирования и обмена документами. Интеграция с облачным хранилищем Google Диска позволяет получать доступ к документам и работать с ними из любого места. Пользоваться документами Google можно как на компьютере, так и на смартфонах Android, iPhone и iPad.

Зачем SMM-специалисту нужны Гугл Документы

Google Docs удобны и полезны для специалистов:

• В Гугл Доках удобно писать тексты для постов, добавлять картинки и ссылки. Это можно делать в любом месте с любого устройства, главное – подключение к интернету. Если вы отправились на прогулку в парк, а в голову пришла идея для контент-плана, можно быстро открыть документ и записать.
• В Документах можно работать всей командой онлайн по очереди и одновременно. Отправьте ссылку на Гугл документ клиенту, и он оставит свои комментарии. Плюс в том, что история правок сохраняется, и при необходимости можно восстановить любую версию.
• Гугл Докс позволяют систематизировать работу с клиентскими проектами. Вы можете завести отдельные документы для идей, постов, отчетов, графиков, структурировать их с помощью подзаголовков разного уровня или добавить оглавление. Даже если в документе 100 страниц, вы легко найдете нужный текст с помощью структуры, содержания или ключевых слов, используя горячие клавиши.
• В Документы Google можно установить полезные расширения, и использовать их с другими сервисами для SMM-специалистов.

Чем Google Docs отличаются от MS Word?

Google Документы и Microsoft Word – самые популярные текстовые редакторы, которые, на первый взгляд, очень похожи между собой. Но все же между ними есть некоторые различия. Например, в Word больше функций. Пожалуй, на этом преимущества редактора для SMM-щика и заканчиваются. Если учитывать, что готовить контент для соцсетей часто приходится в команде, лучше выбрать Google Docs.

Преимущества Документов Гугл:

1. В Google Документах можно работать бесплатно. Достаточно сделать учетную запись Google, и у вас будет неограниченный доступ к редактору. Для работы в Microsoft Word требуется подписка.
2. Только в Гугл Доках есть возможность совместной работы онлайн в режиме реального времени. Это избавляет от потребности бесконечно плодить на рабочем столе вордовские файлы, которые создают путаницу.
3. При необходимости документ Google можно сохранить в формате Microsoft Word.
4. Работать в Google Документах можно с любого устройства. Даже если вы не закончили писать пост, а в квартире внезапно отключилось электричество вместе с компьютером, у вас ничего не пропадет. Вы можете открыть Гугл Документы на телефоне и закончить работу. Главное, чтобы ваш гаджет имел доступ к интернету.
5. В использовании Гугл Документы настолько просты, что с ними без проблем справится даже новичок.

Как создать Гугл документ и начать в нем работать

Если вы раньше работали в MS Word, то с Google Docs вы разберетесь без проблем. Для начала нужно создать учетную запись Google. Это бесплатно, а аккаунт в Гугл автоматически открывает доступ к Google Docs, Gmail, Google Maps, YouTube и ко всему пакету Drive.

Регистрируем учетную запись в Гугл

Чтобы сделать учетную запись в Google, перейдите на страницу регистрации и введите свои данные: имя, фамилию, пол, дату рождения, адрес резервной электронной почты, номер телефона. Придумайте надежный пароль – для этого лучше воспользоваться любым сервисом для генерации паролей. Если следовать инструкциям на экране, регистрация займет пару минут.

Если у вас уже есть учетная запись Google, просто войдите в систему.

Работа с Гугл Доками начинается со входа в учетную запись

Как сделать Гугл Документ

Есть несколько способов создать Гугл Докс. Все зависит от устройства, на котором вы собираетесь это делать. Если вы работаете на компьютере, откройте браузер Google Chrome и в правом верхнем углу найдите квадрат из 9 точек. Нажмите его, вам откроются основные продукты Google, среди которых будут и Документы. Нажмите на эту иконку.

Самый быстрый доступ к Google Docs – через браузер Chrome

Когда откроется новая вкладка, выберите «Пустой файл» или шаблон для будущего документа.

Гугл Документы удобны тем, что вы можете выбрать как готовый шаблон, так и создать документ с нуля

Google Документ создать можно и на Google Диске. Для этого нажмите «Создать» в левом верхнем углу страницы.

Новый документ можно создать и в Google Диске

Из выпадающего меню выберите Google Документы → Создать пустой документ.

Google Документы создаются всего парой кликов

Поздравляем! Если вы все сделали правильно, откроется новый документ.

Новый документ создан

Чтобы работать в Google Docs со смартфона, нужно зайти в App Store или Google Play – в зависимости от того, какой у вас телефон, и скачать приложение Google Документы.

Далее открываем приложение, нажимаем внизу справа плюсик, выбираем шаблон или пустой документ и начинаем писать текст в Документах Гугл.

Так можно создать документ на Android

Читайте также: 7 бесплатных онлайн-курсов по SMM.

Как сохранить Гугл Документ в разных форматах

При необходимости можно выгрузить копию документа в другом формате, например: DOCX, PDF, ODT, TXT, HTML или EPUB. Чтобы экспортировать документ в другом формате, перейдите в Файл → Скачать.

Любой Гугл Докс скачать можно в разных форматах

Если вам нужно открыть в Гугл Документах файлы Word или PDF, нажмите на панели инструментов Файл → Открыть → Загрузки.

Открывайте с помощью Google Docs документы в форматах Word и PDF

Загрузить файл другого формата в Гугл Докс можно также и перетаскиванием.

Просто перетащите нужный файл с рабочего стола

Как отправить документ Google по электронной почте

Чтобы отправить файл по электронной почте из Документов Google, нажмите Файл → Электронная почта → Отправить по эл. почте.

Любой документ Гугл можно отправить по электронной почте, не выходя из окна

Когда откроется новое окно, введите email, напишите тему и сопроводительный текст. Нажмите «Отправить».

Отправка письма занимает не более минуты

Читайте также: Инструменты и шаблоны для оформления контент-плана.

Как поделиться Google документом

У Google Документов есть большое преимущество – в них можно работать совместно с другими пользователями. Это очень удобно, когда нужно согласовать текст для поста или рекламного объявления с заказчиком. Достаточно открыть доступ другому человеку и отправить ему ссылку на документ. Любые изменения и комментарии другого пользователя автоматически сохраняются. Более того – вы можете работать в файле одновременно и видеть, какие изменения вносит заказчик в текст.

Чтобы настроить совместный доступ к файлу, необходимо в верхнем правом углу нажать синюю кнопку «Настройки доступа». Или Файл → Открыть доступ.

Два способа, как поделиться Гугл документом с другими пользователями

В открывшемся окне вам нужно ввести электронный адрес другого пользователя и предоставить ему возможность редактировать документ.

Если вы укажете только один электронный адрес, к этому документу доступ будет иметь только один пользователь

Можно также настраивать доступ для всех пользователей, у которых будет ссылка. Для этого нужно нажать «Изменить доступ» и выбрать тип доступа: Читатель, Комментатор, Редактор. В зависимости от того, какое разрешение вы им предоставили, люди будут иметь возможность только просматривать текст, оставлять в нем комментарии или вносить свои правки.

Как настроить доступ для других пользователей

После того как вы настроили Гугл документ с общим доступом, скопируйте ссылку и отправьте другим пользователям.

Как открыть доступ к папке с файлами

SMM-щикам, которые работают в большом проекте и большой команде, часто приходится создавать очень много разных документов и предоставлять доступы сразу нескольким пользователям. Чтобы сэкономить время и каждый раз не настраивать доступы для нового документа, можно создать папку на Google Диске, открыть доступ конкретным пользователям к этой папке, а потом просто добавлять в нее созданные документы.

Создайте на Диске новую папку, дайте ей название – например, название вашего проекта, откройте папку, нажмите возле названия значок доступа, введите все необходимые электронные адреса и выберите режим доступа.

Настройка доступа к папкеВыбор типа доступа к папке

Изучаем панель инструментов

Панель инструментов Google Docs – это все, что вы видите над текстовым полем. На ней есть все необходимые функции, чтобы вы могли вводить и изменять текст, делиться документом с другими пользователями.

Панель инструментов Google Docs

Верхняя строка панели – это набор разных меню, предназначенных для выполнения своих функций. Рассмотрим подробнее каждое из них.

Файл

Здесь можно открыть доступ к документу другим пользователям, создать новый файл Google: документ, таблицу, презентацию, форму, график, рисунок. В этом же меню есть возможность открыть файлы Word и PDF в Гугл Докс, создать копию открытого документа, отправить файл по электронной почте, включить офлайн-доступ, скачать документ, распечатать, переместить в другую папку, удалить и прочее.

Меню «Файл» позволяет проводить с вашим документом различные действия

Правка

Если в процессе работы вам нужно отменить, копировать и повторить написанный текст, воспользуйтесь меню «Правка». Здесь же есть подсказка, какими горячими клавишами можно ускорить работу.

Любые изменения в тексте делаем через меню «Правка»

Вид

Если вы хотите посмотреть структуру документа Гугл Докс, быстрее найти нужный блок текста, добавить линейку для разметки, изменить режим пользования документом, воспользуйтесь меню «Вид».

Если хотите изменить внешний вид Гугл Докс, воспользуйтесь меню «Вид»

Вставка

Если в текст нужно добавить картинки, фото, график, ссылки или оставить комментарии, откройте меню «Вставка» и найдите нужную функцию. Здесь можно также добавлять даты, формулы, содержание в Гугл Докс, устанавливать закладки в документе или водяной знак. Например, во вкладке «Специальные символы» можно выбирать эмодзи и по ходу написания поста добавлять их в текст.

Любой объект, кроме текста, можно добавить через меню «Вставка»

Если вам нужно пронумеровать страницы в документе, откройте меню «Вставка» и нажмите «Номера страниц».

Гугл Докс предлагает разные форматы нумерации страниц

Чтобы добавить оглавление в Гугл Докс, нажмите в меню «Оглавление» и выберите удобный вариант.

Формат

Здесь находятся все необходимые инструменты для работы с текстом. Используйте это меню, если вам нужно выделить текст полужирным или курсивом, уменьшить или увеличить размер шрифта, выбрать нижний или верхний регистр, выделить заголовки разных уровней для четкой структуры, выровнять отступы, межстрочные интервалы, разбить текст на столбцы или пронумеровать список, выбрать альбомную или книжную ориентацию документа. Хотите отменить все форматирование в документе? Нажмите «Очистить форматирование».

Во вкладке меню «Формат» находятся все инструменты для форматирования текста

Инструменты

Очень полезная для SMM-щика вкладка. С ее помощью удобно проверить текст на ошибки, быстро подсчитать количество символов и слов, перевести текст на другой язык, воспользоваться словарем для проверки слов или подбора синонимов. Если вы не любите набирать текст, воспользуйтесь функцией «Голосовой ввод».

Откройте меню «Инструменты», надиктуйте текст, а потом проверьте его на ошибки

Как редактировать Гугл документ

Рассмотрим основные возможности работы с Гугл документом для SMM-менеджера.

Для редактирования и форматирования используем инструменты, расположенные на панели слева направо:

• Отменить-Повторить. Эти кнопки позволяют отменить или повторить последние действия в файле.
• Печать. Воспользуйтесь, если нужно распечатать уже готовый документ.
• Проверка грамматики и орфографии. Если в тексте есть ошибки, редактор предложит варианты исправления.

Проверять ошибки можно также и через меню «Инструменты»

• Копировать форматирование. Выделите один абзац текста, нажмите кнопку и сохраните параметры форматирования. Теперь можно выделить другой абзац, чтобы те же параметры форматирования применить к нему.
• Масштаб. Если хотите увеличить или уменьшить вид документа, воспользуйтесь этой кнопкой.
• Стили. Удобная функция Гугл Докс, чтобы быстро отформатировать текст и установить разные уровни заголовков. Особенно полезный инструмент, если текст скопирован с внешнего источника. Можно самостоятельно создавать новые стили, сохранять их и использовать в следующий раз, не тратя время на дополнительное форматирование.

Используйте стили для форматирования текста с внешнего ресурса

• Шрифт. В стандартной версии Гугл Докс шрифтов не так много, но при необходимости можно загрузить больше из библиотеки. Для написания постов в соцсети вполне хватает.
• Размер шрифта. Возможность установить размер шрифта от 1 до 96. Но если нужно больше, введите вручную в ячейку желаемый размер и нажмите на клавиатуре Enter.
• Полужирный / курсив / подчеркнутый / цвет текста / цвет фона текста. Дополнительные инструменты, которые позволяют выделять часть текста.

Посредине панели находятся все инструменты для работы с текстом

• Вставить ссылку. Выделите текст и нажмите эту кнопку, в открывшееся поле вставьте ссылку и сохраните редактирование. Теперь вы можете переходить по гиперссылке прямо из документа.
• Добавить комментарий. Выделите текст, к которому хотите оставить заметку и нажмите кнопку. Напишите комментарий, чтобы не забыть важное.
• Вставить изображение. Можно добавить картинку в документ с компьютера, с Гугл Диска или загрузить по ссылке из интернета.
• Выравнивание. Позволяет выровнять текст по левому, правому краю или по центру.
• Интервалы между абзацами и строками. Позволяет задать нужный интервал в Гугл Докс между строками.
• Контрольный список. Удобно составлять чек-лист по задачам. Когда задача выполнена, можно поставить галочку, и она будет автоматически вычеркнута из списка.
• Списки. Кнопки позволяют оформлять тексты в маркированные списки и использовать нумерацию в Гугл Документах автоматически.
• Отступы. Возможность увеличить или уменьшить отступ текста от края документа.
• Очистить форматирование. Сбросить все примененные эффекты.
• Способы ввода. Можно использовать клавиатуры на разных языках.

Полезные сервисы Google Документов

Некоторые сервисы Гугл Докс могут облегчить работу SMM-щика. Рассмотрим подробнее.

Автозамена

Позволяет быстро исправлять частые ошибки в словах или предложениях, например: неправильные кавычки, дефис вместо тире, двойные пробелы. Откройте Инструменты → Настройки.

Находим автозамену

А можно другим способом:

• выделите любое неправильно написанное слово в тексте или символ, скопируйте его клавишами Ctrl+C;
• затем нажмите клавиши Ctrl+F и Ctrl+V;
• когда в правом верхнем углу появится поле для ввода слова, нажмите три точки;

Автозамену можно включить в ручном режиме

• напишите в строке слово, на которое нужно заменить;
• нажмите кнопку «Заменить» или «Заменить все», если ошибка в тексте встречается часто.

Одним нажатием в тексте на 15 страниц можно исправить одинаковую ошибку или короткое тире на длинное

Статистика документа

Незаменимый инструмент для написания постов и рекламных объявлений. Если вы готовите текст для публикации в Instagram* или Twitter, вы не можете превысить установленный лимит символов. А с помощью «Статистики» можно быстро посмотреть количество символов. Инструмент доступен в меню «Инструменты» или нажатием клавиш Ctrl+Shift+C.

Как найти «Статистику» в Гугл ДокументахУдобный инструмент, чтобы быстро узнать количество символов в Гугл Докс

Голосовой ввод

Когда глаза устали, а мозг продолжает генерить идеи и тексты, можно воспользоваться голосовым вводом.

Голосовой ввод

Редактор распознает русские слова и команды «запятая», «точка», «тире» и прочие. Нажмите кнопку и говорите.

В Гугл Доках можно надиктовать текст, а робот его запишет

После этого останется слегла поправить грамматику и расставить абзацы в Гугл Докс.

Работа с объектами в Google Docs

Иногда нужно добавить в текст фото, картинку или график. Например, чтобы показать визуал команде или отчет клиенту. Для этого перейдите в меню «Вставка».

Как вставить изображение в Google Документ

Есть несколько способов вставлять изображение в документ Google Docs. Первый и самый простой – перетащить фото с рабочего стола или из папки на компьютере в документ Google. Но больше возможностей, конечно, если вы идете в меню «Вставка». Здесь вы можете добавить фото с Google Диска или вставить ссылку на картинку из интернета.

Google Документы позволяют добавлять изображения в текст разными способами

Если ваше изображение находится на компьютере, нажмите «Загрузить с компьютера». Выберите нужное фото в папке и нажмите «Открыть».

Добавляем фото из папки на компьютере

Далее фото можно обрезать, уменьшить или увеличить, разместить его в нужном месте текста. Есть возможность добавить для изображения альтернативный текст, который необходим людям со зрительными нарушениями, а также настроить цветопередачу.

Если навести курсор на изображение, появляются параметры его размещения

Диаграммы, графики

Используются SMM-щиками для сбора статистики, аналитики и подготовки отчетов. Работа с ними происходит преимущественно в Google Таблицах. Об этом мы рассказали в нашей статье «Google Таблицы: гайд для маркетологов и SMM-щиков». Но иногда нужно составить подробный отчет с диаграммами и графиками с их подробным описанием. А это лучше всего делать в Google Документах.

Например, вы выгрузили отчет из сервиса аналитики DataFan в Google Таблицы, а теперь графики нужно вставить в Гугл Докс, чтобы дописать сопроводительный текст. Откройте меню «Вставка», выберите Диаграмма → График.

Диаграмму в Гугл Докс добавлять так же просто, как и фото

В документе появится график. Чтобы добавить нужные данные, его можно открыть в Google Таблицах.

Используйте Гугл Таблицы, чтобы внести нужные данные

Таблицы

Иногда для отчета требуется вставить таблицу в Google Docs. Найдите в меню «Таблица» и выберите необходимое количество строк и ячеек. Максимальное количество, которое можно задать в момент добавления в документ таблицы, это 20 х 20. Если нужно больше, это можно сделать потом в процессе работы с таблицей.

Добавление таблицы в Гугл Докс

Когда таблица добавлена в текст, вы можете работать с ней так же, как и в Google Документах: добавлять, удалять, объединять строки и ячейки в любых количествах.

Если нужно, можно объединить ячейки

Разные режимы работы в Гугл Доках

Google Docs – идеальный текстовый редактор для совместной работы в документе. Вы можете написать пост и отправить ссылку на документ клиенту. Если у него возникнут комментарии, он может их оставить в файле или исправить ваш текст. Вам останется лишь принять правки. Более того, вы можете работать в документе вместе и обсуждать работу. Для этого нужно нажать кнопку «Показать историю комментариев» в правом верхнем углу экрана.

Чтобы начать обсуждение документа с другими пользователями, нажмите «Показать историю комментариев»

Каждый документ можно настроить таким образом, чтобы получать уведомления:

• обо всех комментариях, добавленных к документу;
• о тех комментариях, которые относятся к вам;
• вообще не получать уведомлений.

Уведомления полезны, если вы работаете в большой команде. Так вы всегда будете знать, кто и когда добавил комментарии в Гугл Докс.

Режимы работы в Google Docs

Гугл Документы онлайн поддерживают 3 режима: редактирование, предложение и просмотр. Если вы создали документ Google, по умолчанию у вас будет режим редактирования. Чтобы переключиться в другой режим, выберите в меню Вид → Режим или щелкните значок пера в крайнем правом углу меню инструментов.

Вы сами устанавливаете, в каком режиме вы будете работать с другими пользователями

Режим можно установить как для всех других пользователей, так и для отдельных людей. Для этого нужно добавить их электронный адрес.

Если поставили режим просмотра, у других пользователей не будет отображаться панель инструментов, они не смогут редактировать и оставлять комментарии к документу. Они смогут только ознакомиться с содержимым Гугл Докс.

В режиме просмотра другие пользователи не могут редактировать текст

Работа в режиме «Советовать» удобна для внесения правок. Один пользователь исправляет текст, а другой – принимает или отклоняет эти предложения. Если хотите обсудить исправление, можно написать ответ. Комментарии с исправлениями всегда находятся в правой части документа.

Работа в режиме «Советовать»

Как восстановить и просмотреть историю изменений

Все изменения, которые когда-либо вносились в документ, сохраняются в истории версий. При необходимости вы всегда можете просмотреть и восстановить предыдущие версии. Для этого найдите на панели инструментов «Последние изменения» и нажмите их.

Гул документ сохраняет всю историю правок

В новом открывшемся окне справа будет история версий с датами и временем. Также можно увидеть, кто вносил правки. Чтобы посмотреть нужную версию документа, нажмите справа на выбранную дату. Если вы хотите восстановить эту версию, нажмите синюю кнопку «Восстановить эту версию».

Как восстановить раннюю версию документа

Но учтите, если вы восстановите раннюю версию, вы потеряете все последующие изменения.

Как редактировать документы Google в автономном режиме

В Google Docs можно работать как онлайн, так и в офлайн-режиме. Чтобы вносить правки в документ без подключения к интернету, нужно правильно настроить синхронизацию с Google Диском:

1. Откройте браузер Chrome.
2. Зайдите на Google Диск.
3. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки».
4. В окне включите офлайн-доступ.

Теперь можно открывать Google Документы и работать в автономном режиме. С включенным расширением Google Docs Offline просматривайте список всех своих документов без доступа к интернету. Документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены галочкой.

Как сделать закладки

Закладки – это ссылки, с помощью которых легко ориентироваться в многостраничном документе. Вы можете создать закладку, например, на 28 странице документа, скопировать ее ссылку и отправить другому пользователю. При переходе по этой ссылке человеку откроется сразу 28 страница с нужным блоком текста. Это очень удобно, если нужно быстро открыть конкретную страницу.

Добавляем закладки в документ через меню «Вставка», как показано на картинке.

Закладки экономят время при поиске нужной страницы

Вот так выглядит закладка в Гугл Докс.

Закладка Google Docs

Как интегрировать Гугл Доки с Google Keep

Сервис Google Keep очень удобен для заметок. Можно делать списки задач, ставить напоминания для работы, добавлять понравившиеся картинки, важные ссылки и прочее. Все эти записи можно сохранить в Google Документах.

Для этого нужно открыть заметку Google Keep, нажать внизу три точки и «Скопировать в Google Документы».

Интеграция Google Keep с Google Docs

Такое же действие можно сделать и наоборот. Выделите текст в документе, который хотите сохранить в заметках. Правой кнопкой мыши откройте меню и нажмите «Сохранить в Google Keep».

Сохранение текста в Google Keep

Теперь нажмите на правой боковой панели документа желтый значок, и откроется ваша заметка Google Keep. Заметками также можно делиться с другими пользователями и работать в них совместно.

Сохраненная заметка в Google Keep

Полезные плагины для Google Docs

Возможности платформы Google Docs можно расширить с помощью полезных плагинов. Чтобы их установить, откройте Дополнения → Установить дополнения.

Установка полезных дополнений

После этого вы попадете в Google Workspace Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликните по иконке выбранного дополнения и нажмите «Установить».

В Google Workspace Marketplace можно найти все необходимые расширения для Гугл Докс

Расскажем подробнее о расширениях, которые могут пригодиться SMM-специалисту:

• Translate+ – можно переводить тексты на разные языки прямо в документе;
• Doc Tools – удобное расширение для выделения текста, изменения размера шрифта, сортировки таблиц и списков в Гугл Документах, конвертации слов в числа и чисел в слова;
• Writing Habit – считает набранное количество символов и слов;
• LanguageTool – проверяет текст на орфографические и пунктуационные ошибки;
• Главред – можно чистить текст от словесного мусора, не выходя из Документов.

Подытожим

Google Docs – отличный инструмент для SMM-специалиста. Облачный сервис позволяет хранить рабочие материалы, работать с другими пользователями в режиме реального времени и быстро выполнять все текущие задачи. При этом вам не нужно хранить кучу файлов на своем компьютере и все время носить с собой флешку. Доступ к документам у вас есть в любое время.

Как создать шаблон в Google Docs

Если вы раз за разом создаете один и тот же конспект документа, вы можете сэкономить огромное количество времени с помощью шаблона. Вы можете легко создать шаблон в Google Docs.

Шаблоны — это способ значительно облегчить вашу продуктивную жизнь. Вместо того чтобы создавать один и тот же документ снова и снова, вы можете использовать шаблон и заполнить его необходимой информацией. В Google Docs имеется большое количество шаблонов: резюме, письма, проектные предложения и многое другое.

С другой стороны, что будет, если вы захотите использовать свой собственный шаблон? Если вы используете платную версию Google Docs, вы можете это сделать. Однако в бесплатной версии инструмент «Шаблоны» не позволяет загружать пользовательские шаблоны. Проявив немного творчества, вы можете легко использовать свои собственные шаблоны.

Хотя Google Docs предлагает широкий выбор шаблонов для бесплатных аккаунтов, они подходят не всем. Чтобы создать свой собственный шаблон, который можно использовать многократно, вам придется прибегнуть к этому небольшому обходному пути.

Итак, вот как создать шаблон в Google Docs.

Что нужно знать о шаблонах Google Docs

Чтобы создать текстовый документ с использованием шаблона, вам нужно перейти по этой ссылке. Сделав это, в открывшемся окне вы можете выбрать один из шаблонов. Сначала вам будет предложено использовать базовые шаблоны. Однако вы сможете открыть и другие шаблоны, нажав на кнопку «Галерея шаблонов».

Вы также должны знать, что все существующие шаблоны разделены на категории. Выбрав подходящий вам шаблон из нужной категории, просто нажмите на него. Как только вы это сделаете, документ будет создан автоматически. Он будет оформлен точно так, как показано на миниатюре выбранного вами шаблона.

Документ уже будет заполнен различными данными (текст, числа, рисунки). Они добавлены туда для того, чтобы вы могли видеть, как будет выглядеть документ в результате использования шаблона.

В конце концов, вам придется изменить только содержание созданного документа. Вы сможете заменить абстрактные данные из шаблона на то, что вы хотите, чтобы содержал ваш конечный документ. Вам не придется менять визуальные настройки. Вам нужно будет лишь подправить то, что все еще не кажется идеальным.

Что нужно для создания шаблона Google Docs

Единственное, что вам нужно, это учетная запись Google и несколько пользовательских шаблонов для работы. Неважно, какой инструмент вы используете для создания этих шаблонов, главное, чтобы вы могли копировать и вставлять содержимое шаблона. Это означает, что вы можете создавать свои шаблоны из самих Документов Google или создавать их локально с помощью такого инструмента, как LibreOffice.

Если вы создали шаблоны с помощью локального приложения, важно не загружать эти файлы шаблонов на Google Диск. Если вы создаете файлы шаблонов в Google Диске, вам достаточно открыть эти файлы, чтобы скопировать и вставить содержимое.

Вы также можете использовать один из доступных шаблонов в галерее шаблонов Google Docs. Для этого выполните следующие действия:

• Прежде всего, откройте один из шаблонов в галерее шаблонов Google Docs.

• Отредактируйте шаблон в соответствии с вашими требованиями.
• После этого переименуйте шаблон, щелкнув текущее имя в верхнем левом углу и введя новое имя.

• Затем воспользуйтесь кнопкой «Enter» или «Return» на клавиатуре, чтобы сохранить имя.
• Наконец, закройте файл.

После закрытия измененного файла шаблона он будет автоматически сохранен в основной директории на Google Диске.

Как создать папку-шаблон в Google Диске

Прежде всего, необходимо создать папку для размещения шаблонов. Если вы хотите создать папку шаблонов в Google Диске, выполните следующие действия:

• Войдите в свой аккаунт Google и перейдите на Google Диск.
• Убедитесь, что вы находитесь в корневой папке (не в подпапке).
• В этом каталоге нажмите на кнопку «Мой диск» и выберите опцию «Новая папка».

• Наконец, назовите эту новую папку «Шаблоны» и нажмите «Создать».

Если вы создали новые шаблоны в галерее шаблонов Google Docs, щелкните и перетащите их в недавно созданную папку «Шаблоны». После этого перейдите в созданную папку, дважды щелкнув по ней.

Как добавить шаблон в Google Docs

Если вы хотите добавить шаблон в Google Docs, необходимо выполнить следующие шаги:

• Сначала нажмите «Создать», а затем выберите Google Docs в папке «Шаблоны». Это создаст пустой файл документа.
• Затем откройте шаблон для добавления в локальное приложение (например, MS Office или LibreOffice).
• Когда вы откроете этот файл, выделите все содержимое шаблона, нажав «Ctrl + A».
• После этого скопируйте выделенный текст, одновременно нажав «Ctrl + C».
• Наконец, вернитесь в пустой Google Doc и вставьте содержимое шаблона, нажав «Ctrl + V».

После вставки содержимого переименуйте новый шаблон (так же, как вы делали это раньше).

Как использовать пользовательский шаблон в Документах Google

Вы можете подумать, что использовать новые шаблоны так же просто, как открыть один из них и заполнить необходимые пробелы. Это не так. Вместо этого выполните следующие действия:

• Перейдите в папку «Шаблоны» и щелкните правой кнопкой мыши на шаблоне, с которым вы хотите работать.
• Нажмите «Сделать копию». В результате будет создана копия шаблона, который вы хотите использовать. Новый документ появится в папке «Шаблоны», а имя файла будет начинаться с «Копия».
• Щелкните правой кнопкой мыши по имени файла и выберите «Переименовать». Дайте документу уникальное имя, и вы сможете открыть его и начать добавлять содержимое.

Поскольку вы сделали копию оригинального шаблона документа, шаблон остается нетронутым и может быть скопирован столько раз, сколько необходимо.

Как провести опрос в Google Docs

Готовы провести опрос? С помощью Google Диска это легко и бесплатно с нужными инструментами. Если вы знакомы с Google Docs, у вас не возникнет проблем с быстрой настройкой опроса и его отправкой для быстрого сбора результатов. Вот лучший способ построить его.

Contents

• Как сделать опрос в Google Docs
• Альтернатива: Используйте Google Surveys

Сложность

Легкость

Продолжительность

1 час

Что вам нужно

Как сделать опрос в Google Docs

Шаг 1: Перейдите к Google Forms. Формы — это место, где Google Диск хранит множество своих интерактивных инструментов, позволяющих создавать различные формы по теме, включая опросы. Как и Документы, это бесплатно, если у вас есть учетная запись Google. Вы можете начать с посещения этой веб-страницы и выбора Перейти к формам .

Шаг 2: Выберите Пустой вариант со знаком плюс, чтобы начать новую форму.

Шаг 3: Назовите свою форму и опишите, что это за опрос. Сделайте свое описание полезным для тех, кто увидит вашу форму, поэтому опишите, почему вы их опрашиваете, какие ответы вы хотели бы, чтобы они дали, и многое другое.

Шаг 4: На этом этапе мы предлагаем перейти к разделу Settings в верхней части формы. Поскольку это опрос, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы сделать его викториной. Тем не менее, вы должны проверить Ответы раздел, чтобы проверить правильность настроек. Вы можете выбрать, собирать адреса электронной почты от респондентов или нет, разрешить людям редактировать свои ответы и многое другое.

Затем посетите раздел Презентация , где вы можете сделать выбор, например перетасовать вопросы для каждого респондента, отобразить индикатор выполнения вопросов опроса (хорошая идея), отправить подтверждающее сообщение и многое другое. Адаптируйте это к цели вашего опроса и к тому, как вы хотите, чтобы он работал.

Defaults Раздел внизу позволит вам навсегда изменить некоторые настройки, если вы планируете проводить много опросов с течением времени.

Шаг 5: Теперь мы предлагаем посетить значок Палитра в правом верхнем углу, чтобы настроить тему. Здесь вы можете добавить изображение заголовка, выбрать цвета и изменить шрифт. Настройте свой опрос, чтобы он выглядел именно так, как вы хотите. Если вы не знаете, с чего начать, у Google есть множество тем на выбор, таких как «Отзыв о мероприятии» или «Оценка курса», которые могут упростить вам задачу.

Шаг 6: Итак, вы готовы приступить к составлению вопросов для опроса! В идеале у вас должны быть заранее подготовленные вопросы в Документах, поэтому вы можете просто скопировать и вставить их. Но убедитесь, что вы проверили раскрывающееся меню справа от своего вопроса, где вы можете изменить тип ответа, который могут дать люди, от множественного выбора до загрузки файла. Для опроса вы можете использовать варианты Краткий ответ и Параграф для некоторых открытых вопросов.

Шаг 7: Продолжайте создавать вопросы, пока опрос не будет завершен. У вас есть возможность легко удалять вопросы, делать их обязательными и использовать другие полезные инструменты. Когда вы будете готовы, щелкните значок со стрелкой в правом верхнем углу, чтобы отправить опрос людям, которых вы имеете в виду. Отправить его напрямую по электронной почте — это самый простой способ, но вы также можете создать для него ссылку, которой можно поделиться на других платформах, или получить для нее HTML-код. Когда будете готовы, выберите Отправить , и ваш опрос уже в пути.

Альтернатива: Используйте Google Surveys

У вас также есть возможность использовать Google Surveys, которые вы можете найти здесь. Это более сложный инструмент, который лучше подходит для более крупных опросов, когда вам действительно нужно взглянуть на статистическую дисперсию ответов. Это может быть лучшим выбором, если вы работаете над маркетинговым опросом для широкой клиентской базы, опросом сотрудников для организации с тысячами сотрудников и подобными случаями.

Рекомендации редакции

• Как использовать Google SGE — попробуйте генерацию поиска сами
• Как сделать надстрочный и подстрочный индекс в Google Docs
• Эти две новые функции Edge заставляют Chrome выглядеть устаревшим
• Как сделать график в Excel
• Как поставить булавку в Google Maps

Как создать папку в Google Docs [Руководство 2023]

Организация ваших документов необходима для эффективного рабочего процесса, а создание папок — отличный способ держать все в порядке. Документы Google предоставляют удобную платформу для создания документов, обмена ими и совместной работы над ними, а также предлагают простую в использовании систему папок, помогающую управлять файлами.

Чтобы создать папку в Google Docs, нажмите кнопку «Создать», выберите «Папка», введите имя папки, при желании выберите место и нажмите «Создать».

Независимо от того, являетесь ли вы студентом, специалистом или просто тем, кто хочет упорядочить свои документы, это руководство будет вам полезно. Для этого не нужно быть техническим волшебником или ученым-ракетчиком. Просто следуйте приведенному ниже руководству, и у вас будет новая папка в кратчайшие сроки.

Содержание

1

Как создать папку в Google Docs на рабочем столе

Связано: Как создать брошюру в Google Sheets

Чтобы создать папку в Google Документы на настольном компьютере, выполните следующие простые шаги:

1. Сначала откройте веб-браузер и перейдите на сайт Google Диска: https://drive.google.com/
.
2. Войдите в свою учетную запись Google, если вы еще этого не сделали.
3. Затем нажмите кнопку «Создать», чтобы создать новую папку в левой части экрана.

4. Затем выберите «Папка» в раскрывающемся меню.

5. После нажатия на Google Диске появится новая папка, и вам будет предложено назвать ее. Для этого щелкните текст с надписью «Папка без названия» и введите желаемое имя папки в текстовом поле.

6. После этого нажмите «Создать», чтобы завершить процесс создания папки.

И все! Теперь ваша новая папка появится в списке папок на вашем Google Диске. Вы также можете перетаскивать файлы и другие папки в новую папку, чтобы систематизировать документы и другие файлы.

Если вы хотите получить доступ к Документам Google или Google Таблицам в автономном режиме, включите автономный доступ в настройках Google Диска.

Как создать папку в Документах Google на мобильном телефоне

Чтобы создать папку в Документах Google на мобильном устройстве, например на смартфоне или планшете, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Google Диск на мобильном устройстве и войдите в свою учетную запись Google.

2. В правом нижнем углу экрана вы увидите кнопку «+». Нажмите на нее, чтобы создать новую папку.

3. После этого выберите «Папка» во всплывающем меню.

4. При нажатии на ваш Google Диск появится новая папка. Дайте ему имя, нажав на текст с надписью «Папка без названия» и введя новое имя. Вы также можете выбрать место для него, если хотите.

5. Затем нажмите «Создать», чтобы создать папку.

Теперь ваша новая папка появится в вашей учетной записи Google Docs, и вы сможете начать добавлять в нее документы, нажав и удерживая документ и выбрав «Переместить», чтобы переместить его в новую папку.

Как создать новый документ Google в папке Google Диска

Сохранение нового документа Google в папке Google Диска может помочь вам оставаться организованным, сотрудничать с другими и защитить свои документы от потери или удаления.

Вот как это сделать:

1. Откройте свою учетную запись Google Диска.
2. Перейдите к папке, в которой вы хотите создать новый документ Google, и щелкните ее, чтобы открыть.

3. После этого нажмите кнопку «Создать» в верхнем левом углу экрана.

4. В раскрывающемся меню выберите «Документы Google».

5. После этого появится новое окно, где можно ввести название документа. Введите имя для вашего нового документа Google в текстовом поле «Документ без названия».

Теперь ваш новый документ Google появится в выбранной вами папке, и вы сможете начать редактирование документа, щелкнув его. Вы также можете переместить документ в другую папку, выбрав его и используя опцию «Переместить в».

Как упорядочить файлы в папке

Упорядочивание файлов в папке поможет сделать вашу работу аккуратно организованной и легкодоступной. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять файлами в папке Google Диска:

• Создайте структуру папок:  Создайте иерархию папок, соответствующую вашим потребностям. Это могут быть папки для разных проектов, клиентов или типов файлов.
• Используйте описательные имена папок, которые указывают, что файл содержит:  Дайте своим папкам описательные имена, чтобы было легко понять, что внутри. Избегайте использования расплывчатых названий, таких как «Разное» или «Другое».
• Использовать вложенные папки: Если у вас много файлов в папке, создайте вложенные папки, чтобы файлы были организованы по категориям. Есть папка для проекта? Вы можете создавать подпапки для каждого этапа проекта. Например, в папке «Проект А» вы можете создать подпапки для «Дизайн», «Исследования» и «Отчеты».
• Цветовое кодирование папок:  Google Диск позволяет добавлять цвета к папкам, чтобы их можно было быстро идентифицировать. Используйте цвета, чтобы сгруппировать связанные папки вместе.
• Используйте описательные имена файлов: Дайте своим файлам описательные имена и ключевые слова, чтобы было понятно, что внутри.
• Используйте ярлыки для классификации файлов с помощью настраиваемых тегов: Вы можете использовать ярлыки для группировки похожих файлов, что упрощает поиск нужных файлов.

• Используйте папки для общих файлов: Если вы работаете в команде, создайте папку специально для общих файлов. Это может помочь убедиться, что все находятся на одной странице и имеют доступ к последним версиям файлов.
• Регулярно очищайте свои папки:  Возьмите за привычку регулярно просматривать и очищать свои папки. Если в вашей папке есть файлы, которые вам больше не нужны, рассмотрите возможность их архивирования. Архивные файлы не удаляются, но удаляются из основного представления Google Диска. Вы всегда можете найти заархивированные файлы, выполнив поиск на Google Диске.

Используя эти советы, вы сможете поддерживать порядок в папке Google Диска и упростить поиск нужных файлов.

Часто задаваемые вопросы

Как просмотреть папки в Документах Google?

Google Docs — это облачная платформа, позволяющая создавать, редактировать и обмениваться документами. Хотя в нем нет определенного вида «папки», как в традиционной файловой системе, вы можете просматривать и организовывать свои документы аналогичным образом.

Вот шаги для просмотра папок в Документах Google:

1. Сначала перейдите на drive.google.com и войдите в свою учетную запись Google.
2. Затем щелкните вкладку «Мой диск» в левой части экрана.
3. После нажатия вы увидите все ваши файлы и папки, организованные в виде сетки. Значок папки и имя папки представляют папки.
4. Чтобы открыть папку, просто нажмите на нее. Содержимое папки появится в главном окне.

Как создать папку в Документах Google и поделиться ею?

Создание папки в Google Docs — это простой процесс, позволяющий легко сотрудничать с другими пользователями. Вот как это сделать:

1. Нажмите кнопку «Создать» в левой части экрана и выберите «Папка» в раскрывающемся меню.
2. Дайте вашей папке имя, точно описывающее ее содержимое.
3. Нажмите кнопку «Создать» и вуаля! Теперь ваша папка готова для хранения всех ваших файлов.

Поделиться своей папкой с другими так же просто. Вы можете поделиться им с конкретными людьми или сделать его общедоступным. Чтобы поделиться папкой, просто выполните следующие действия:

1. Сначала щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться» в раскрывающемся меню.
2. В окне общего доступа введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться папкой.
3. Вы можете разрешить другим пользователям просматривать или редактировать содержимое вашей папки, а также установить ограничения на то, могут ли они делиться папкой с другими.
4. После настройки параметров общего доступа нажмите «Отправить», чтобы отправить ссылку для общего доступа приглашенным вами людям. Они получат электронное письмо со ссылкой на папку.

Подведение итогов

Вот как создать папку в Документах Google с помощью настольного ПК или мобильного телефона.