Crm системы отчеты – Как выглядит CRM-система и её база данных для эффективного ведения бизнеса — Блог о разумных продажах — S2

Содержание

стероиды для компании / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Цифровая эра основательно вошла в нашу жизнь, теперь мир — набор данных. Это касается не только обычных людей, IoT или научных изысканий. Прежде всего, это касается бизнеса. Любого, от стартапа на коленке до мега холдинга. Сейчас практически у каждой компании такая конкурентная среда, что приходится действовать, как на полях сражений: собирать данные, анализировать и принимать стратегические и тактические решения. Иначе клиент просто не проявит интерес к вашей разработке, продукту, услуге. Встают вопросы: какие данные собирать, где их брать, как хранить и вообще — зачем на это тратить время? Мы знаем на них ответы.


Данные о клиентах — это актив наравне с вашими основными и оборотными средствами. Если вы их правильно собираете, храните, обрабатываете и интерпретируете, то у вас есть все шансы получить пул лояльных покупателей и увеличить свою прибыль.

На самом деле, бизнес не всегда собирает информацию о клиентах — точнее, ту информацию, которой будет достаточно для выстраивания именно отношений, а не попыток выцепить пару дополнительных продаж email или SMS-рассылкой. Даже по нашей предыдущей статье и комментариям к ней можно судить о том, какая информация чаще всего собирается: ФИО, контакты, что и когда купил. Этого мало. Поверьте опыту CRM-щиков: какую систему бы вы ни взяли, в карточке клиента предусмотрено множество полей, заполнение которых делает клиентскую базу более качественной.

В процессе разработки RegionSoft CRM мы также сделали карточку главной сущностью системы. В ней предусмотрено много вкладок, которые включают всю коммерческую информацию: от банальных контактов до аспектов финансовой безопасности. Все действия, документы, сделки, логи звонков и т.д. также доступны из карточки клиента. Таким образом, пользователи CRM-системы получают максимум данных, доступ к которым обеспечивается буквально в пару кликов.

Посмотреть короткую GIF-ку карточки клиента в RegionSoft CRM

Гифка кликабельна


Сбор данных помогает подходить к каждому клиенту индивидуально, исходя из его потребностей и профиля. Подобная персонификация делает покупку более ценной для клиента и прибыльной для вас — всё потому, что покупатель получает то, что хочет именно он.

Всем очевидно, но мы напомним, что отдавая свою личную и финансовую информацию вам, клиенты рассчитывают, что она останется в безопасности (все знают про ужесточение 152-ФЗ с 1 июля?)  и вы не будете злоупотреблять доверием, как то продавать данные третьим лицам, спамить пару раз в день, небрежно хранить данные и т.д. Кстати, есть такая распространённая ситуация, как уход менеджера с клиентской базой. Это одна из проблем, частичное решение которой лежит на CRM-системе. Так вот, если ваш менеджер «уводит» или продаёт данные, это двойная проблема: во-первых, потеря части клиентской базы, а во-вторых, передача информации третьим лицам, которые потенциально будут извлекать коммерческую выгоду. То есть фактически компания не справилась с защитой переданных ей данных.

Какие данные собирать и зачем?


Персональные данные


Вообще собирать нужно любые данные — хорошая аналитика не знает мелочей и не терпит пренебрежительного отношения к фактам. Прежде всего, бизнесу нужны контактные данные клиента, его демографические и географические данные, а также информация, соответствующая целям компании (например, сколько лет машине для автосалона или какой марки телефон для салона связи). Эти данные собираются в процессе первых взаимодействий и с помощью персонального анкетирования (привет, 152-ФЗ, анкеты с определёнными данными надо также хранить особым образом).

Кстати, если вы думаете, что персональные параметры типа марки машины есть только в секторе В2С, то вы ошибаетесь: в В2В-секторе тоже есть предпочтения, которые потенциально могут сказаться на ваших взаимоотношениях. Это, например, наличие или отсутствие корпоративного транспорта, особенности корпоративной культуры, предпочтительное программное обеспечение, марки и модели рабочих ПК и т.д.

Транзакционные данные


После того, как собраны персональные и анкетные данные, важно тщательно собирать данные транзакционные: все точки взаимодействия с клиентом должны записываться. Из транзакционной информации также становится ясно, насколько ценен клиент, как часто и много он тратит, насколько быстро оплачивает счета и не формирует ли дебиторку, каковы его предпочтения. В транзакциях не существует мелочей, менеджерам стоит фиксировать всё: от протоколов личных встреч до фактов неответа на звонок. Транзакционная информация даст вам понять, насколько клиент контактен, разговорчив, что и когда он покупает, с какой периодичностью обращается в техническую поддержку, можно ли ему доверять. И такая информация — не просто источник допродаж, но и способ решить конфликтные ситуации.
Сравнительно недавно с нами произошла история, когда наша CRM-система нас же самих и выручила — всё потому, что менеджеры записывают в неё каждую мелочь, а в карточке хранятся документы, история переписки и записи переговоров. Дело было так: пользователь на публичном ресурсе обвинил нас в том, что наш продукт сырой и часть функциональности работала не так, как это ожидалось. Выпад с его точки зрения был красивым. Однако мы подняли информацию и нашли в его карточке клиента много опровержений его словам, а также гарантийное письмо, в котором он отказывался от претензий к продукту, который настоятельно купил в бета-версии. Нападение было отбито. Вообще, когда все данные и транзакции записаны, компанию максимально сложно опорочить лживыми сведениями — на вашей стороне будут факты.

Коммуникационные данные


Ещё один важный блок информации — коммуникационный. Прежде всего, нужно замерять время ответа клиента на письма, звонок, иные сообщения, считать количество входящих и исходящих коммуникаций. Обязательно отслеживать и анализировать, на какие воздействия клиент лучше реагирует: так, интроверт выберет электронную почту и с удовольствием будет общаться в чате, а занятый человек предпочтёт быстрые телефонные переговоры или редкие письма. Это позволит компании сделать общение комфортным и деловым, а не превратить его в надоедливый спам.

Откуда брать данные о клиентах?


Источников много, и у каждой компании есть свои секреты добычи ценной для бизнеса информации. Единственное важное условие — все методы должны быть законными, а данные — «чистыми». Иначе можно нарваться на штраф и в условиях вездесущего интернета поплатиться репутацией.
  • Информация при регистрации на сайте. Создавайте формы на сайте, которые помогут вам собрать данные от клиентов. Правила: не требуйте данные за незначительные бонусы (типа скачивания рекламного буклета), собирайте данные поэтапно (часть — при регистрации, часть — во время совершения заказа), не забудьте прописать политику обработки данных (вы же всё ещё помните про 152-ФЗ?).
  • Информация с онлайн-презентации. Постарайтесь собрать данные при оформлении заявки, а также во время общения с клиентом. Правила:
    задавайте наводящие вопросы, подготовьтесь к работе с клиентом заранее, сформируйте стандартную анкету (например, в RegionSoft CRM анкетирование — встроенная функция).
  • Информация из чата. Спросите имя и электронную почту в чате. Многие приложения имеют встроенную возможность запроса информации о клиенте. Правила: не используйте назойливые всплывающие кнопки «перезвонить», в случае нежелания оставить свои данные клиент должен иметь возможность продолжить чат на сайте.
  • Информация из телефонных переговоров. Уточняйте необходимые данные во время общения по телефону с клиентом. Правила: записывайте звонки и сохраняйте их, это даст возможности для обучения менеджеров и избавит вас от сотен конфликтных ситуаций (мы предусмотрели такую штуку — в RegionSoft CRM все разговоры записываются и сохраняются).
  • Информация из заказов на сайте или в интернет-магазине. При оформлении заказа можно собрать много разнообразной информации, от наличия детей до предпочтительных способов оплаты. Неплохой результат дают анкеты по результатам покупки или сервиса. Правила: не перегружайте поля лишними вопросами, клиент может отказаться от покупки. Предоставьте формальный бонус за полную регистрацию или же предложите подключиться к бонусной системе после заполнения подробной анкеты.
  • Информация в обмен на информацию. Предлагайте полезную информацию в обмен на данные клиента. Это могут быть интересные рассылки, статьи, видео уроки и т.д. Правила: не скатывайтесь в инфобизнес и не гоните дешёвый контент, работайте над содержанием.
  • Личное общение в продажах. Во время разговора с клиентом менеджеры могут выяснить потребности клиента, задачи на будущее и многое другое. Кстати, наводить справки о клиенте в Интернете тоже никто не запрещает. Правила: не будьте слишком навязчивы, не настаивайте на своих вопросах, если клиент их намеренно и жёстко обходит.
  • Интернет вещей (IoT). Отлично работает для ритейла, B2C. Поставьте NFC-метки, счётчики потока клиентов, интерактивные экраны — так ваши покупатели расскажут о себе сами. Правила: всё должно быть в рамках закона.
  • Системы аналитики. Самый щедрый и безопасный способ сбора данных. Используйте привычные Яндекс.Метрику и Google Analytics, расширяйте свой арсенал систем BI, используйте трекеры, парсеры и т.д.
    Правила:
    информация на вас буквально польётся, но это не значит, что вы сможете её правильно обработать и интерпретировать. Выбирайте и используйте ценные данные, сравнивайте, ищите новые закономерности.
  • Социальные сети. По нашему мнению, способ на любителя и практически всегда только для В2С. Однако, если вы сможете собрать данные из социальных сетей и правильно их использовать то это нужно делать, поскольку лишний источник не помешает. Правила: помните о приватной части жизни ваших клиентов.
  • Заказные исследования — как целевых  групп, так и потенциальных пользователей в целом. Отличный метод, в результате работы которого вы получите наглядный информативный документ с выводами и даже рекомендациями. Дорого. Очень дорого. Правила: используйте этот способ только, если он целесообразен. Перед заказом исследования проведите анализ, установите цели, которые вам нужно достичь, и гипотезы, которые нужно проверить в ходе исследования.


— Там, куда ты копаешь, откуда ты возьмёшь новую одежду, Как ты рассчитываешь преодолеть забор?
— Да кто ты?!
— Я бизнес-аналитик.

Как хранить информацию?


Как мы уже успели выяснить, адептов Excel у нас в стране достаточно — собственно, это и есть один из распространённых способов хранения клиентской базы среди тех предприятий, которые еще не внедрили CRM-системы. В какой-то мере он даже удобный и привычный широкому классу работников, но, конечно, один из самых небезопасных. Также у офисных работников есть привычка хранить все контакты и взаимодействия в почтовых клиентах. Это также чревато проблемами с безопасностью (особенно, если речь идёт о бесплатных почтовых приложениях), потерей данных, «уходом» базы вместе с менеджером.
Для хранения и анализа информации наиболее эффективно, безопасно и целесообразно использовать CRM-системы. Они, кстати, уже эволюционировали и объединяют в себе несколько решений: управление проектами и задачами, персональное и групповое планирование, телефонию и т.д.

Стоит помнить про два важных правила работы с клиентскими данными. Первое: не собирайте всю информацию сразу — взаимодействуйте дозированно и извлекайте ценные данные из каждого взаимодействия. Второе: не экстраполируйте информацию об одном клиенте или узкой группе на всю клиентскую базу или даже широкий сегмент. Вероятнее всего, вы ошибётесь с выводами и предположениями, что сделает продажи на данных неэффективными. И да, не забудьте  оставить возможность отказаться от рассылок и взаимодействия с вами.

Методы сбора и обработки информации


Конечно, информация, способы её обработки и аналитические инструменты сильно отличаются от компании к компании. В любом случае, собранные данные должны быть обработаны и использованы, простое их наличие — не рецепт успеха, в «сыром» виде они бесполезны.
 
  • Документы, справки, заявления и прочие бумаги -такой способ хорош для получения официальных данных. Плюс — точная и всеобъемлющая информация, минус — сбор требует времени, много законодательных ограничений (чаще всего нет согласия на обработку персональных данных и нужно исхитриться его получить).
  • Анкетирование, опросы — отличный метод, когда нужно собрать специфическую информацию в сжатые сроки. Плюс анкет в их добровольности и иногда — анонимности, минус — в необходимости найти способ получить ответы от респондентов, в ошибках при заполнении и ложной информации.
  • Телефонное или личное интервью — хороший способ «приблизиться» к клиенту, «снять» психологический портрет и получить нужные данные. Плюс — в общении с клиентом и охвате данных, минус — требует время и трудозатраты, интервьюеры должны быть обучены.
  • Наблюдение — прекрасный способ для бизнеса, который знает, что он хочет. Информация о пользователях собирается со стороны и выглядит как умозаключение. Плюс — никаких законодательных ограничений, минус — трудности в персонализации, интерпретации и классификации данных.
  • Исследования — собственные и заказные. Очень хороший источник информации, даёт полную корректную картину, позволяет выявить сложные и неочевидные тренды и закономерности. Плюсы — мощное средство сбора информации. Минусы — либо у профессионалов и дорого, либо самостоятельно и долго, с подготовкой и внимательной проработкой каждого вопроса панели, а также связок между вопросами. Об ошибках любительских исследований мы писали на своём примере.
  • Фокус-группы — умерли. Шутка с долей шутки. Достаточно дорогое и глубокое исследование целевых групп с возможностью опроса, обсуждения и т.д. Плюсы — быстрый способ получить много информации, одновременное продвижение продукта в группе. Минусы — очень дорого, требует профессионального анкетирования, сложно собрать группу. А вымирают, потому что продвинутый бизнес ищет более дешевые цифровые способы и старается избегать грубых обобщений.

Бизнес инвестирует в аналитику (как минимум, платит за софт и зарплату маркетологам, аналитикам и сопровождающим программистам), а значит, должен получать отдачу от инвестиций. То есть информацию мало получить — её важно уметь проанализировать. Мы уже писали о принципах аналитики в бизнесе, но повторим несколько базовых способов применения этого актива.
 
  • Оперативная аналитика: разведка и работа с данными при продвижении продукта, оперативная отчетность.
  • Описательная аналитика: сегментация потребителей, создание портрета клиента, разработка программы лояльности.
  • Предиктивная аналитика: прогнозы, предсказания, поведенческие паттерны.

Что считать и как не облажаться?


Есть целая группа информации, которую собирать строго обязательно любому бизнесу, поскольку она отражает его «здоровье» и адекватность требованиям клиентов.
  • Считайте конверсию и пользуйтесь воронкой продаж. Данные о том, сколько входящих обращений превратились в покупки, сразу скажут вам, насколько корректно работает коммерческая служба и насколько правильно выстроена логика реализации.
  • Постоянно пересматривайте ассортимент, используйте товарные матрицы и ABC-анализ. Это касается не только магазинов или интернет-магазинов, но и компаний с узким продуктовым ассортиментом (например, компании-разработчики софта). В случае низкого спроса на продукт, вы сможете его переработать или прекратить работу над ним, перебросив усилия на более перспективные направления.
  • Измеряйте каналы продаж. Трудно найти компанию, которая продавала бы свой продукт через один канал. Проверяйте, все ли каналы рентабельны, чтобы избежать утечки денег на те, которые имеют самую высокую цену продажи. Но не попадите в типичную ловушку: канал может иметь высокую цену продажи, но эффективно поддерживать, продвигать, приводить лиды. Обязательно учитывайте это.

    Пример из жизни. Компания продавала свои сервисы и свои продукты через монобрендовые салоны, дилеров, агентов, почтовые киоски и отделения, интернет-магазин. после исследования выяснилось, что цена продажи в монобренде в 10 раз выше средней цены по каналам. Закрыли два монобренда — выручка от подписок в полугодовом периоде ощутимо снизилась. Оказалось, что монобренды приносили самых высокодоходных и лояльных клиентов, которые приходили в салон с «серьёзными намерениями», а не брали продукт «на погонять недельку».

  • Финансовые и денежные потоки. Обязательно отслеживайте, откуда точно приходят деньги и куда они уходят. Любая агрегация и укрупнение показателей в таких делах — худшее, что может случиться.
  • Информация по технической поддержке клиентов. Анализируйте количество обращений, качество обслуживания, длительность общения клиента с сотрудником, собирайте отзывы и предложения — среди них иногда находятся потрясающие инсайты. И да, в наше ультра конкурентное время выигрывает тот, у кого лучше сервис.
  • Информацию по персоналу. Обязательно анализируйте внутренние процессы — и это точно не опоздания и не интернет-логи. если человек работает продуктивно и дает вам запланированный результат, зачем его контролировать и провоцировать на нелояльность. Анализируйте KPI, скорость выполнения задач, пробуйте оценить, какие задачи кому удаются лучше и исходя из этого выстраивайте команду.
  • Информационный шум вокруг вашей компании. Собирайте максимум внешней информации о вашей компании: отзывы, упоминания, цитирования и т.д. Чем больше вы заметны на рынке, тем больше шума. Но даже небольшие компании обязаны мониторить абсолютно всё во избежание репутационных потерь или во имя использования удачного момента. Тут вам на помощь придут специальные запросы в поисковиках, google alerts и т.д.
  • Информацию о конкурентах. Вы должны знать о них всё — но не только для того, чтобы скопировать лучшее, а для того, чтобы отстроиться и занять свою нишу. Тщательно изучайте своих соперников по рынку, не оставляйте без внимания новые продукты, изменение цен, освоение технологий и рынков.

Оперативность информации — её важное свойство. Вы можете на минуту отвлечься от чтения статьи и задуматься, насколько быстро вы узнаете об изменении динамики важнейших для вас показателей. Можно биться о заклад, что сисадмин об изменении количества работающих нод или о критическом падении скорости соединения с сервером узнает практически сразу, а вот менеджер по продажам и его руководитель о резком падении объёма продаж узнают в лучшем случае спустя сутки — и то, если они ежедневно мониторят ситуацию. А так самый распространённый интервал — месяц, а затем уже неделя.

Между тем, чем раньше компания узнает о проблеме, тем дешевле и эффективнее окажется её решение. Так почему об информации не знают?

  1. Неверно выбран отчётный период. Можно пропустить кризисный момент или сравнить с неправильно выбранным базовым периодом. Во избежание такой проблемы используйте различные отрезки мониторинга для разных показателей: оперативные в режиме реального времени, почасовые, ежедневные, еженедельные, ежемесячные и т.д.
  2. Компания не уделяет внимание аналитике. Да, таких компаний, к сожалению, много. У них могут быть биллинг, CRM, BI и что угодно, но они даже счётчик метрики на сайт они не поставят, предпочитая работать по наитию. Ничем хорошим такая позиция не заканчивается, компания просто потеряет себя в конкурентной среде, потому что не сможет оценить и спрогнозировать своё состояние.
  3. Компании, анализируя данные, не берут во внимание фактор сезонности и в итоге получают ошибки и делают неверные выводы. Например, могут сравниваться показатели пика деловой активности и периода спада. Эта же ошибка происходит при планировании — план на любые периоды ставится без учёта сезона. В то время как у каждой компании есть свои интервалы спада и роста внутри года, соответственно, нужно их учитывать как при анализе информации, так и при планировании и прогнозировании.
  4. Данные аккумулируются в нескольких корпоративных информационных системах, между которыми взаимодействие настроено слабо или не настроено вообще. Это у нас здесь под номером три, а в сердцах CRM-щиков и других вендоров решений автоматизации бизнеса это номер один и гран-при среди причин аналитических фейлов бизнеса. Есть прекрасное исследование, которое показывает, что компании в среднем используют в работе 14 рабочих приложений. Среди них нередко есть и пересекающиеся в аналитике, а также те, которые должны друг друга дополнять (например, CRM и биллинг, CRM и 1С). Так вот, отстутствие интеграций делает данные лоскутными и снижает их информативность и полезность для бизнеса.


Чем хороша для сбора и хранения информации CRM-система?


Говоря про аналитику, нелишним будет ещё раз остановиться на роли руководителя. Некоторые топ-менеджеры свято верят в эффективность своей команды и полностью доверяют ей управление ключевыми ситуациями. Ну они говорят, что уверены, на самом деле им просто лень или неинтересно вникать в оперативную работу. Такая ситуация чревата — без активного контроля бизнес может зайти совсем не туда, куда бы хотелось его основателям и руководителям. Мы сейчас говорим не о микро-менеджменте, который по большей части кроме суеты, ничего не даёт, — мы говорим о периодическом контроле за показателями и активностями, а также об анализе управленческой деятельности. У руководителя должен быть доступ ко всем базовым показателям с возможностью их детализации (например, до менеджера или до региона).
Итак, имейте в виду, что эти числа точно так же точны, как и фиктивные данные, смехотворные предположения и принятие желаемого за действительное, на которых они основаны!

Кстати, такой контроль проще всего осуществлять в CRM-системе с помощью инструментов планирования, план-фактного анализа, воронки продаж и т.д. Начальник получает доступ к важным для бизнеса показателям в режиме реального времени, может иметь удалённый доступ к рабочему месту. Повторимся в сотый раз, CRM — инструмент контроля оперативной работы и выполнения задач, а не инструмент тотального контроля и слежки за сотрудниками. Система не умеет шпионить (мы о своей, конечно), да и вообще «фу» таким быть.

Экономия времени на отчётности. Можно сколько угодно хвалить Excel, но ваши сотрудники гарантированно тратят на него слишком много времени. Чтобы сделать отчёт в электронных таблицах, в 90% случаев необходимо приложить усилия — это касается численных данных. Хуже обстоит дело с задачами — например, если работник должен по окончании дня или недели отчитаться сколько времени на какую задачу у него ушло. Вы не просто получите материал, на создание которого убито около полутора часов, — вы получите поток вдохновенного вранья. В то время как в CRM у вас отобразятся сделанные, просроченные и отложенные задачи по каждому из подчинённых.

Улучшение производительности труда и результатов работы компании. Боб Парсон, основатель компании GoDaddy, заметил: «Всё, что измеряется и наблюдается, улучшается». Соответственно, если и руководитель, и сотрудники могут постоянно наблюдать за своим результатом на дашбордах, графиках, прогресс-барах, с помощью напоминаний, они будут даже чисто психологически стремиться улучшить показатели, исправить ситуацию с отставанием. Кстати, это уменьшает уровень нервозности и стресса в компании. В отечественной деловой практике живо наследие «догнать и перегнать» и «пятилетку в четыре года», поэтому управлению стрессом внимание почти не уделяется. Между тем, спокойный коллектив, способный контролировать свою работу и своё время, работает гораздо продуктивнее.

No Big Data или почему мы не «прикрутили» машинное обучение к RegionSoft CRM


В Facebook нас спросили, есть ли в нашей CRM-системе машинное обучение. Не будем делать интриги из этого вопроса — нет. Просто потому что пока нашей системе такая функциональность не нужна. И вот почему.

Для начала дадим простое объяснение того, что же такое машинное обучение и искусственный интеллект относительно корпоративной информационной системы  (CRM, ERP и т.д.). Это программно-аппаратный комплекс или просто программа, которая собирает, хранит и анализирует информацию в автоматическом режиме. Искусственный интеллект заключается в том, что программа на основе больших данных «учится» находить в данных закономерности и связи, а потом при попадании на вход похожих данных, моделировать ситуацию (опять же, всё основано на теории вероятности — это работающая на больших данных теорема Байеса, согласно которой можно определить вероятность события при условии, что произошло другое статистически взаимозависимое с ним событие). Данных для обучения системы должно быть много, колоссально много. И именно в этом и заключается проблема медленного внедрения таких технологий в CRM-системы: малый и средний бизнес практически не в состоянии нагенерировать такое количество релевантной информации, а для обработки их данных на предмет закономерностей вполне достаточно базовых инструментов CRM-ки и умной человеческой головы, способной к дедукции и индукции.


— Ну и как там твой проект с большими данными, Хоскинс?

Машинное обучение актуально в банках (вот это реально огромные массивы данных), в телефонии и других видах связи федерального уровня, в безопасности граждан и дорожного движения, в крупных транспортных компаниях, в промышленности. В основном, машины внутри информационных систем компаний этих сфер учатся распознавать критические ситуации, мошенничество, фрод и т.д.

Внедрение машинного обучения в CRM для малого и среднего бизнеса возможно (то есть мы, разработчики в RegionSoft, можем взять и запилить самообучающуюся нейронную сеть), но это дорогая и довольно длительная разработка, которая сильно удорожает цену лицензии и сделает софт перегруженным и недоступным для части клиентов. Хотя не спорим, маркетинг красивый. Нам же хочется, чтобы для начала все освоились с базовой автоматизацией. А в этом процессе, увы, даже свет в конце туннеля не всегда виден.

Если вы владеете информацией, вы обладаете конкурентным преимуществом. Вы удивитесь, но пока по миру шагают машинное обучение, big data  и data mining, большая часть конкурентов компаний малого и среднего бизнеса даже не удосуживается взглянуть на текущие показатели и проанализировать профиль продаж. В общем, деньги считать умеют все, а вот грамотно обеспечивать их прирост — лишь некоторые. А значит, можно смело обгонять своих конкурентов за счёт грамотной аналитики и умного управления бизнесом.



У нас есть работа


У нас есть вакансии в Нижнем Новгороде (разработка, офис) и в регионах (толковые продажники, удалёнка)В Нижнем Новгороде:

Программист Delphi — работа в отделе разработки программных решений, участие в разработке типовых решений и проектов, интеграционные решения.

Web-разработчик — работа по созданию и поддержке web-сервисов, SAAS-технологий, web-сайтов, интеграционных проектов.

Рассмотрим всех, в том числе молодых разработчиков, желающих развиваться в самых что ни на есть боевых условиях и практиковаться под руководством очень опытного инженера. Вы освоите не просто разработку, но и научитесь сопоставлять её с бизнес-задачами — в общем, энтерпрайз-хардкор.

Пишите письмо, шлите резюме и портфолио на [email protected]

Кстати, есть и такое:

Программист 1С — работа в отделе внедрения проектов на базе 1С: Предприятие 8, интеграционные решения.

По России:

Мы ищем надёжных и сообразительных продажников на удалёнке в Санкт-Петербурге, Новосибирске, Екатеринбурге, Москве и других городах. Обучим, разъясним и поддержим. Фактически у вас будет интересная и стабильная работа прямо из дома. Если есть технический опыт — оторвём с руками.

Пишите на [email protected]

собираем требования к CRM / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Вы замечали, насколько по-разному покупают люди, например, смартфоны? Один подходит, уверенно берёт нужную модель и может проконсультировать всех вокруг, второй робко слоняется вдоль витрины, трогает экраны и оценивает вес и яркость, третий открывает камеру и делает селфи, четвёртый набирает «Привет! Как дела», тестируя клавиатуру одной рукой. Ничего необычного — каждый смотрит то, что ему важнее. Хуже, когда так же покупают CRM или ERP  — буквально с закрытыми глазами, бегло глянув на яркую презентацию или прочитав советы на форуме. Потом сыпятся негативные отзывы, а автоматизация вызывает стойкую неприязнь. Казалось бы, что проще — собрать требования и приступить к трезвому выбору вендора. Но нет, инструкцию будем читать потом, когда сломается… А вот, собственно, и подробная инструкция.


Если вы вендор CRM-систем или любого другого ПО/сервиса/услуги для бизнеса, то наверняка знаете, что пользователь с хорошо собранными требованиями — большая редкость. Мы в RegionSoft составили список самых распространённых случаев:

  • клиент приходит ни с чем и из него приходится выбивать буквально тянуть клещами информацию о бизнес-процессах, потребностях и задачах, стоящих перед автоматизацией;
  • клиент приносит техническое задание, разработанное несколько лет назад при первой попытке внедрить CRM;
  • клиент рассказывает о себе, о своём бизнесе, о проблемах, об экономике, о политике, а вендор понимает, что из этого ляжет в основу ТЗ и внедрения;
  • клиент молча просит счёт, молча получает лицензии и молча начинает использовать систему;
  • клиент собрал и структурировал требования, готов передать их вендору, чтобы тот приступил к внедрению и/или разработке ТЗ (минута научной фантастики в нашем блоге).

Мы разработали подробный чек-лист для сбора требований, чтобы последний пункт из фантастики стал несколько ближе к реальности. Поехали.

Рабочая группа


Если в компании больше одного подразделения, то один человек не справится с внедрением CRM, даже если к нему на подмогу придёт орава бизнес-консультантов (на самом деле, они никому не помогут, только денег отъедят, но мы сегодня не об этом). Поэтому первый шаг, который предстоит сделать для качественного сбора требований, это создать рабочую группу. В неё могут войти руководители подразделений (это самый простой и очевидный вариант), а могут — самые сильные и включённые сотрудники, которые владеют всей информацией и вникают во все процессы. Вы же не будете говорить, что начальники отделов всегда самые грамотные и опытные? Вот и мы не будем. Члены рабочей группы должны:

  • знать работу своего подразделения настолько хорошо, насколько это возможно
  • быть контактным и готовым обсуждать вопросы и договариваться (поверьте, придётся)
  • видеть взаимосвязи между подразделениями и уметь их учитывать
  • понимать глобальные бизнес-цели компании
  • знать положение дел в компании в целом (позиция на рынке, конкуренты, клиенты и т.д.).

Это удивительное дело, но стоит сформироваться группе и начать составлять первый шаблон сбора требований, так сразу неплохие, в общем-то, коллеги превращаются в агрессивных акул. В этом нет ничего предосудительного: каждый хочет сделать так, чтобы автоматизация покрыла как можно больше задач именно его подразделения. Такое положение вещей сглаживается либо в ходе работы либо после первой встречи (созвона) с вендором, который объясняет, что софт сам не продаёт, клиентов не ищет, код не пишет, баги не фиксит и деньги не зарабатывает. То есть работать всё равно придётся.

Несколько моментов:

  • В рабочую группу обязательно должен входить CTO, CIO или CEO. Ну или соответствующие им люди с менее пафосными названиями.
  • Не стоит поручать внедрение одному лишь директору по продажам или по маркетингу — они непременно стянут одеяло на себя, и у вас будет не просто лоскутная, но ещё и дырявая автоматизация (если вообще будет). Дело в том, что CRM-система — это не просто набор функциональности, это программный комплекс, с которым работают сразу несколько подразделений (либо вся компания целиком), и важно, чтобы внедрение прошло гладко и с практической (пользовательской), и с технической стороны, без перекосов в сторону того или иного отдела.
  • Все действия, обсуждения и заключения рабочей группы должны протоколироваться, чтобы не упустить важную информацию и исключить дальнейшие разбирательства.

Примерный план работы проектной группы по внедрению CRM


  • Обсуждение и формирование единой формы сбора требований. Это может быть таблица примерно такого вида:

  • Сбор требований и обсуждение их внутри подразделения.
  • Обсуждение требований внутри рабочей группы.
  • Сведение требований в единый документ, исключение пересекающихся пунктов.
  • Разделение требований на функциональные и нефункциональные.
  • Установление специфических требований, обусловленных особенностями бизнеса компании.
  • Согласование итогового документа всеми сторонами, обсуждение с руководством.
  • Работа с вендором может вестись параллельно (так гораздо легче), а может инициироваться уже после сбора требований и выбора нескольких CRM-систем для дальнейшего общения с разработчиками.

На этом этапе особенно важно, чтобы CRM-система не превратилась в инструмент давления, шантажа или превосходства. Например, маркетинг может объявить себя холдером всех процессов и оттеснить продажи, проигнорировать их интересы. Или, например, лидер рабочей группы может «забыть» пригласить к обсуждению представителей технической поддержки, думая, что они воспримут систему как данность. Такой расклад уже давно описан в известной басне Крылова:

Когда в товарищах согласья нет,
На лад их дело не пойдёт,
И выйдет из него не дело, только мука.

Это вообще очень современная басня, идеально подходит к работе с проектом внедрения, что внутри команды заказчика, что между заказчиком и вендором. Так что главное — правильно впрячься и начать работать.

Базовое самообследование компании


Прежде, чем перейти непосредственно к требованиям, стоит собрать небольшой анамнез состояния компании — во-первых, это всё равно понадобится при разговоре с вендором, а, во-вторых, может открыть для вас самих что-то новое ну или как минимум подсчитать количество лицензий (если система, например, как RegionSoft CRM, предлагает конкурентные лицензии) или количество пользователей (если речь о SaaS — то есть об аренде софта).

Итак, что вам непременно понадобится для выбора CRM-системы и дальнейшего внедрения.

  1. Размер компании: численность сотрудников, удалённых/совмещающих/полевых сотрудников,  руководящих лиц.
  2. Подразделения, их функции и взаимосвязи. Лучше всего нарисовать эти отношения на бумаге, а потом перевести в электронный вид с помощью любого/любимого инструмента. Оргструктура и функциональности сильно разнятся от компании к компании, но вот на рисунке фрагмент того, как это может выглядеть. Да, даже в небольшой компании схема может удручать своими первичными размерами и связями, зато отсюда же стартует разбор бизнес-процессов и понимание того, всё ли на своих местах, есть ли дублирование функций и т.д.


  1. Размер и примерная структура клиентской базы. Первое, что вам надо знать — это какой тип карточки клиента вам понадобится: для юридических или физических лиц (ну или оба и ещё доработанный для B2G — а вдруг?). Второе — увы и ах, но некоторые вендоры до сих пор умудряются продавать СУБД клиентам отдельно, и вы при 100 000 записей можете, например, влететь на необходимость покупки MS SQL. Ну и опять же, это важный элемент анализа бизнес-процессов. Заодно вы оцените, где и как хранится ваша клиентская база, какая её часть потеряна, бесполезна или «крысится» продажниками.  
  2. Список потенциальных пользователей CRM-системы, можно прямо поимённо. Во-первых, вы оцените будущие затраты на обучение, во-вторых, сможете наметить ранних последователей, будущих холдеров процессов и внутренних экспертов.
  3. Уже существующий в компании пул программного обеспечения нужен вам для того, чтобы понять, что из имеющегося зоопарка сможет заменить CRM-система (и за что вы перестанете платить), с чем придётся интегрироваться, откуда мигрировать, а что так и останется работать, как работало. Например, RegionSoft CRM в самой навороченной конфигурации Enterprise способна заменить все планировщики, картотеку клиентов с исчерпывающим досье, почтовый клиент, систему управления проектами, складскую программу, тикет-систему и багтрекер (для нетехнической компании, хотя мы сами её используем для этих целей вполне успешно), базу знаний и проч.
  4. Бюджет на CRM (покупка + внедрение). Мы уже писали, сколько стоит CRM — почитайте подробный текст на эту тему. Повторимся лишь, что нередко прайс-лист и калькулятор на сайте разработчика и цена проекта внедрения — абсолютно разные вещи, всё зависит как раз от ваших потребностей (в доработке, обучении, установке, поддержке и т.д.).

После того, как эта информация собрана и структурирована, можно запускать два параллельных процесса: отбор вендоров и сбор требований всех типов. Чем больше вы общаетесь с поставщиками CRM-системы, тем лучше — вы полностью погрузитесь и в терминологию, и в особенности выбора корпоративного ПО.

Ищите вендора


Поиск вендора — отдельная большая история, в которой нет мелочей. Считайте, в ближайшей перспективе эта компания станет вашим партнёром, помощником и консультантом. Мало, что сойтись должно всё: от отношений до потребностей, так ещё и важно, чтобы вас не бросили на полпути. А такое может легко случиться, если вы, например, доверитесь молодой компании-разработчику, которая через год внезапно решит, что продавать раскрашенные сноуборды выгоднее, чем пилить и поддерживать CRM (так и есть). Но это такой минимальный «визуальный» отбор, на самом деле есть более важные маркеры неплохого вендора.

  • Тип поставки CRM-системы. Буквально года три назад, на пике повальной моды на облака, мы могли бы агрессивно написать «не берите облачников — у них цена владения заоблачная». Однако разработчики быстро огляделись, увидели, что приличный бизнес не всё и не всегда готов доверить облачному хранилищу (клиентскую базу и данные о поставщиках в первую очередь) и почти все серьёзные вендоры выпустили и облачные SaaS-версии (платите каждый месяц, храните в облаке), и серверные SaaS (платите каждый месяц, храните у себя) и полный on-premise (платите один раз + за обновления, храните у себя). Не будем мучить вас расчётами, всё уже было написано до нас и нами. Ну и да, цена аренды всегда выше, но иногда аренда оправдана.
  • Обновляемость системы — спросите вендора, как часто происходят минорные обновления, как часто — мажорные, что входит в те и другие, какие из них платные, какие — нет, как они накатываются.
  • Опыт компании-вендора (или его отдельных сотрудников) в сфере, аналогичной вашей. В принципе, в подавляющем количестве случаев этот пункт необязателен — внедрение в большинстве сфер довольно однородно. Но если у вас специфическая отрасль (медицинский центр) или вы — крупный завод, то не лишним будет узнать у вендора, есть ли у него опыт похожих внедрений. Опыта и функциональности CRM-ки для стартаперов может просто не хватить для внедрения в производственно-торговом холдинге.
  • Возможность доработки системы силами вендора — в принципе, пункт кажется очевидным, и разработчик всегда готов доработать свою систему. Но всё же уточняйте — бывает, что бизнес-модель системы не предполагает глубокую кастомизацию.  
  • Ресурс вендора в отношении технической поддержки — уточните, что входит в платную техподдержку, что в бесплатную, какие категории инцидентов и в какие сроки обслуживаются. Платная ТП — это абсолютно нормально, главное, понять, за что платите: за приоритет, за опыт сотрудников, за сложность или за всё вместе взятое.
  • Возможность обучения — тоже вроде бы очевидная вещь, на которой однако вендоры могут и сэкономить и отказаться от обучения вовсе или под видом обучения провести презентацию продукта. Некоторые популярные вендоры на российском рынке представляют отсутствие необходимости обучить персонал как маркетинговое преимущество, так и заявляя, что «обучение не требуется», а в «интерфейс легко влюбиться». Ну, во-первых, вам с интерфейсом работать, а не на свидания ходить, а во-вторых это звучит примерно как «вот на механике нужно учиться, а с коробкой автомат две педальки, одна ручка — сел и поехал». Понятно, что обучение необходимо более, чем в половине компаний (а по-честному, во всех) — хотя бы для того, чтобы сотрудники могли задать вопросы и быстро стартовать основную работу в системе.

Впрочем, мы увлеклись разговором о вендорах — давайте уже смотреть, что же входит в требования, и все ли они должны быть у вашей компании.  

Функциональные требования


Функциональные требования — это лаконичные описания требуемого от системы поведения в тех сферах, которые касаются основной рабочей деятельности сотрудника, подразделения, компании. В общем, как раз — что должно быть и как примерно оно должно работать.

Вот список того, что чаще всего нужно от CRM-системы любой компании:

  • управление контактами
  • управление задачами, постановка задач, делегирование
  • персональное и коллективное планирование
  • интеграция с почтовым клиентом или наличие встроенного
  • интеграция с телефонией
  • интеграция с бухгалтерской системой
  • управление учётными записями сотрудников
  • разделение прав доступа сотрудников
  • отчётность (включая воронку продаж)
  • база знаний
  • пользовательские шаблоны (договоры, коммерческие предложения, первичка)
  • минимальная аналитика.

Это необходимый и обязательный минимум, который нужен любому бизнесу в России. Сюда же, к функциональным требованиям относят специфические требования, характерные для конкретного бизнеса: управление производством, управление складом, кассы, сканеры штрих-кодов, интеграция с сайтом и т.д. Все перечисленные возможности в идеале должны реализовываться внутри интерфейса системы и комплиментарных ей продуктов-сателлитов (например, у нас есть базовый продукт — RegionSoft CRM, а расширение её возможностей происходит за счёт наших же разработок — VoIP Connector и Application Server, но никак не за счёт сторонних приложений). Однако может быть так, что часть функционала реализована за счёт плагинов сторонних разработчиков. Если ваш выбор пал на такую систему — приготовьтесь платить и за них тоже.

Вы можете спросить, зачем собирать вот эти требования, ведь они есть абсолютно во всех системах — сложно представить CRM без менеджера контактов или какого-никакого календаря, например. Отвечаем.

  1. Нет, не у всех. Даже среди CRM «на слуху» можно найти системы, например, без коллективного или перспективного планирования рабочих задач, без адекватной интеграции с телефонией и т.д.
  2. Вам может быть что-то особенно важно — например, флажки статуса клиента в карточке, всплывание карточки при звонке, возможность делегирования задач, приватные клиенты или просмотр воронки продаж в разрезе менеджеров, периодов и т.д. Мелочь, а у кого-то её может не быть и это уже платная доработка, в то время как у другого вендора всё это есть в базовой поставке.
  3. Опять же, нужно проверить весь список необходимой вам функциональности и уточнить, поддерживается ли он вендором или необходима доработка.

Однажды  у нас произошёл спонтанный диалог на одном из деловых сайтов — посмотрите, как ставится вопрос и как отвечает представитель вендора (нас то бишь). Примерно так и должен выглядеть профессиональный диалог во время выбора CRM-системы. Речь, кстати, идёт как раз о функциональных требованиях.Тот самый диалог

Что ещё важно знать, собирая функциональные требования к CRM.
  • Когда требования будут собраны, обязательно проставьте приоритеты и ранжируйте список: по срочности (что должно быть сразу, а что — потом) и важности (что можно реализовать в последнюю очередь).
  • Вам не нужно создавать ТЗ — его разрабатывает ваш вендор. Почему — мы уже объясняли один и второй раз.
  • Не нужно прибегать к формализации (квалифицированный лид должен быть передан соответствующему менеджеру согласно внутренней процедуре К-8785ап «О формировании пула заинтересованных лиц и делегировании процесса продаж»)  или писать фривольно (когда продаван впаяет этому лоху кпэшку, обметить его красным и кинуть ропу для сабмита). Пишите простым человеческим языком, желательно русским — у вас нет задачи показать себя, у вас есть задача донести до инженеров и аналитиков вендора свои пожелания.
  • Не стремитесь вписать в требования всё, что нужно и не нужно — тут нет понятия «всякий случай». Если есть сомнения в необходимости функциональности, отправьте такие пункты в отдельный блок. Может так случиться, что после старта использования CRM-системы вы пересмотрите процессы и что-то вам уже не понадобится.

Нефункциональные требования


Это блок требований, связанный с техническими сторонами эксплуатации CRM-системы. Некоторые клиенты боятся показать свою технологическую некомпетентность и стесняются задавать такие вопросы. Не стесняйтесь — это ваше право, и вам важно знать о параметрах, которые определяют качество вашей дальнейшей работы.
  • Если CRM облачная, обязательно запросите информацию о том, как часто создаются бэкапы, где они хранятся, на каких условиях предоставляются владельцу данных (то бишь вам). Узнайте показатель доступности — в идеале вам должны в рамках договора гарантировать 99,9% времени безотказной работы. Узнайте, сколько занимает аварийное восстановление данных. Спросите, на серверах какой страны будут храниться данные (скорее всего, это у всех Россия, но всё же уточните, потому что вам предстоит хранить клиентскую базу — то есть персональные данные).
  • Пропишите требования к интеграции: с телефонией, 1С, виртуальной АТС и проч.
  • Определите требования к миграции и импорту данных. Составьте список источников, откуда предстоит мигрировать существующие данные (записи в Excel, СУБД старой CRM или иного ПО и т.д.). Часть накопленной информации вам придётся перенести вручную, большую часть электронных данных вам поможет перенести вендор.
  • Любого вендора расспросите о масштабировании — что будет, если у вас втрое вырастет количество пользователей, а если на 1 млн. (ну или иное число в ваших масштабах) увеличится количество записей? Укажите в требованиях возможную нагрузку на CRM-систему (у нас 7 000 клиентов, до 600 000 покупок в месяц, по каждой сделке нужно хранить минимум 7 документов и т.д.).
  • Определите требования к стоимости — сколько вы готовы потратить на CRM. Разобраться в нюансах ценообразования проекта внедрения CRM вам поможет эта статья.
  • Пропишите требования к удалённой/мобильной работе, если в вашей компании это необходимо. Желательно пояснить, кем и как будут использоваться удалённые и мобильные возможности.

У каждой компании может быть свой дополнительный набор нефункциональных требований, связанный с техническим штатом, оснащением и т.д. Попросите ИТ-отдел или системного администратора прописать базовые требования к бизнес-ПО в вашей компании.

Бизнес-требования


В принципе, бизнес-требования можно отнести к функциональным, но мы выделим их в отдельную группу. Дело в том, что сейчас одна из самых нужных и удачных фишек в CRM-системах — бизнес-процессы. Но в силу ряда сложившихся заблуждений к бизнес-процессам обращаются лишь крупные компании, которые имеют сложные цепочки рутинных и повторяющихся задач. Между тем, автоматизация любого цикличного процесса в компании здорово освободит руки персоналу и позволит им работать головой, а не на автомате. К тому же, сократится время согласования, а ни одна задача не будет забыта — экземпляр процесса сам напомнит всем ответственным, что пора выполнить свою часть работы.

Поэтому с бизнес-требованиями обязательно нужно поработать.

Для начала определите цели и задачи вашего бизнеса. Основное отличие: цели — это большие и глобальные (рост продаж на 140% за год), задачи — небольшие и выполнимые (обучить персонал новой технологии продаж, внедрить автоматизацию, привлечь клиентов высокодоходного сегмента и проч.). Скорее всего, вендору эта информация не будет полезной, а вот вам самим для понимания и настройки бизнес-процессов — вполне. Внимание! Не требуйте выполнения этих задач от вендора, он вам даёт инструмент, ваша задача — овладеть им как самурайским мечом.

А вот после этого нужно приступать к самому важному моменту — пересмотру бизнес-процессов в компании.

  1. Выпишите существующие процессы (если они есть), опишите этапы, сроки, ответственных, ресурсы, контрольные точки.
  2. Опишите все рутинные и повторяющиеся задачи, которые можно внести в рамки автоматического бизнес-процесса (это могут быть и выполнение заказа, включая производство, и консультация клиента, и работа с VIP-ом, и даже оформление отпуска). Пропишите этапы, сроки, ответственных, ресурсы, контрольные точки.
  3. Определите поддерживающие процессы — не рутинные, но крайне важные повторяющиеся события в компании. Например, ежегодное бюджетирование — огромный, колоссальный процесс со сложными согласованиями. Необходимо реализовать его в CRM как бизнес-процесс — тогда в нужный момент вы получите уведомление о старте подготовки бюджета на 2019 год и сделаете всё не аврально, а слаженно (не всегда с первого раза).

Эти пункты довольно просто звучат, но являются едва ли не сложнейшей частью внедрения, поскольку в части компаний приходится не проектировать и прописывать процессы, а разгребать бардак и строить управленческие потоки заново.Кстати, внедрение CRM — отличный повод пересмотреть хаос и превратить его в космос.

Бизнес-процессы можно создавать и пересматривать уже после старта внедрения, чтобы не терять время: чем раньше вы автоматизируетесь, тем больше шансов опередить конкурентов за счёт скорости, точности, срочности и аналитики. Говоря простым языком, ваши клиенты на своей шкуре почувствуют, что вы внедрили CRM и с вами стало приятнее иметь дело.

Важные замечания по процессу сбора требований


Требования очень плотно пересекаются с техническим заданием, но им не являются. Тем не менее, несмотря на то, что требования не подписываются сторонами, как вы могли уже понять из статьи, они важны — причём как для самой компании, так и для вендора. Наличие требований к CRM — залог того, что вы готовы к диалогу, а не к пассивному ожиданию чуда, которое должен сотворить разработчик.

  • Все требования по сути — контрольный список того, что у вас должно быть, и с которым вы будете сопоставлять функциональность выбранных CRM-систем. Поэтому прописывайте даже мельчайшие детали, чтобы максимально точно подобрать «свой» софт.
  • Не забывайте присваивать категории важности каждому требованию. Создайте стандартную для себя шкалу и ориентируйтесь по ней (например, высокая важность, средняя важность, низкая важность, факультативно).
  • Работая над требованиями, мысленно прогоняйте в голове модель использования того, о чём вы пишите. CRM должна стать не идеалом и не дорогой вазой империи Цин на полке, а инструментом, решающим конкретные деловые задачи, вашим помощником. Поэтому не нужно писать в требованиях несбыточные желания, хотелки и прочие фантазии. Только рабочий процесс, только деловой подход.


Нужно ли мне это всё?
  • Оформите требования так, чтобы их было приятно читать и удобно понимать. Пусть они станут отправной точкой технического задания.
  • Не увязайте в функциональных требованиях, это должен быть качественный, детальный, но всё же список, а не полное изложение всех потребностей бизнеса с деталями, подробностями и примерами.

Чаще всего компании игнорируют требования. Причин на то масса: начиная с того, что CRM навязали сверху и заканчивая тем, что никому не охота разбираться в хитрых отношениях внутри компании. Могу провести аналогию с автомобилем: если вы сами переберёте электрику и повесите кучку проводов на соплях, есть вероятность, что оно поедет и даже повезёт, но в какой-то момент обязательно откажет сигнал или не сработает поворотник. А это уже прямой путь к ДТП. Так и тут — в «бардачной» компании можно работать, зарабатывать, получать премии и т.д. Но однажды из-за разлаженности процессов пойдут крупные сбои, которые приведут к потере сотрудников, ушедшим клиентам и просевшей прибыли.  

Требования к CRM — это гарантия сокращения рисков при внедрении, более быстрая реализация проекта, более точная расчётная стоимость внедрения CRM-системы. Когда вы собрали требования и посмотрели на свой бизнес со стороны, вы общаетесь со знанием дела и легко избежите возможных манипуляций вендора (увы, такие ребята на рынке есть). В общем, собирайте требования, передавайте их вендору, работайте над проектом своего долгосрочного инструмента — CRM-системы, и тогда сроки проекта и окупаемость инвестиций в автоматизацию не разочаруют.

И да, мы просто не имеем права в такой теме не вставить картинку, вечную и актуальную:

Отчеты CRM систем, которые могут содержать недостоверную информацию

 Смотреть мастер-класс по теме 

 Дэвид Тэйбер, автор книги "Salesforce.com Секреты успеха", исполнительный директор компании SalesLogistix, предупреждает о возможности получения недостоверной информации в отчетах системы управления взаимоотношениями с клиентами. 

 Само определение CRM системы предполагает наличие большого объема информации о взаимоотношениях с клиентами, поэтому большинство CRM систем, наряду с многочисленными встроенными отчетами, предлагает инструментарий самостоятельного проектирования отчетов. Но эти отчеты невероятно уязвимы к известному принципу "мусор на входе - мусор на выходе", и поэтому при их подготовке на первое место выходит проблема обеспечения качества данных. Давайте рассмотрим те проблемы, которые снижают достоверность и подрывают доверие к любым отчетам, выполненным в системе управления взаимоотношениями с клиентами. 

 Зона опасности № 1 при формировании отчетов CRM 

 Не сомневайтесь в том, что CRM системы имеют серьезные проблемы с качеством данных. В числе таких проблем могут быть дублирующиеся записи, искусственно созданные записи, не полностью заполненной записи, неточности в заполнении отдельных полей и т.д. Хотя в настоящее время существует много инструментов, сервисов и методов очистки данных, по умолчанию следует считать, что Ваша информация содержит ошибки ... пока не доказано обратное. Это утверждение становится еще справедливее, если CRM система получает данные из внешних источников или интегрирована с другими системами. 

 Правильным решением в этом случае является внедрение методов и процессов, действующих в режиме реального времени и запрещающих (либо фиксирующих) ввод недостоверной информации вручную или в момент импортирования из других систем. Это может стоить очень дорого, но это намного дешевле постоянного принятия неправильных решений на основании неверной информации. 

 Зона опасности № 2 при формировании отчетов CRM 

 Итак, информация, которая содержится в Ваших базах данных, безупречна. Но что можно сказать о семантике этой информации. Например, одинаково ли понятие "перспективный покупатель" для американских и европейских фирм? Как сравнить деятельность двух подразделений, если одно использует учетную модель, а другое модель двухступенчатых продаж при продвижении новых товаров на рынок? Если кто-то захочет проанализировать процесс продаж и маркетинга, важные семантические расхождения данных CRM системы сделают бессмысленным сравнение двух подразделений компании. 

 Решением этого вопроса является внедрение методик, семантических стандартов, а также функций управления данными, контролирующих процесс создания полей данных и управления эволюцией их значения с течением времени. Пока руководители наряду с рядовыми исполнителями будут игнорировать процесс управления данными, в создаваемых отчетах будет очень мало конструктивности. 

 Зона опасности № 3 при формировании отчетов CRM 

 Легко конструировать отчеты, отражающие достоверную информацию, в том случае, если вы строите их на основании собственноручно введенных данных. Те же отчеты в рамках всей организации могут предоставлять неполную и даже глупую информацию. Наиболее очевидные симптомы в этой зоне опасности имеют отчеты, содержащие различные итоги. Они "не идут" вследствие двойного счета, пропущенных записей и других подобных проблем, которые возникают из-за непонимания системной объектной модели, ненадлежащего использования фильтров и временных окон. Эти проблемы становятся очевидными, когда руководители различных департаментов представляют отчеты, противоречащие друг другу. 

 Решение - наличие обученного аналитика, способного построить полные точные отчеты, используемые всеми подразделениями организации. Несмотря на простоту использования мастера отчетов CRM системы, в крупных организациях большинству пользователей и руководителей не следует разрешать самостоятельно создавать собственные отчеты. 

 Два типа отчетов, которые, вероятнее всего, будут предоставлять недостоверную информацию 

 Опираясь на изложенные выше утверждения, общим для всех недостоверных отчетов является попытка показать слишком много информации, делая выводы о нескольких взаимосвязанных бизнес-процессов. Хотя эти процессы и связаны между собой, информация о них разъединена (или даже недоступна). 

 Первым классическим примером "обманщика" среди отчетов является отчет о сбытовой деятельности, который показывает, сколько звонков, встреч, сообщений электронной почты и других мероприятий выполняет менеджер по продажам за время одного цикла продаж. Хотя нет ничего плохого в измерении таких вещей для группы продаж по телефону, такие подробные измерения работают только для очень упорядоченных коммуникаций и и взаимодействий центра обработки вызовов. В тот момент, когда Вы пытаетесь применить этот уровень измерения к менеджерам по продажам или торговым представителям, возникают следующие трудности: 

  •  Ваши менеджеры попытаются понять, чего же хочет босс, а затем они будут играть в систему, чтобы хорошо выглядеть в соответствии с требуемыми измерениями. В результате они будут уделять меньше внимания тем вещам, которые действительно делают их эффективными менеджерами. Зачастую, действительно важные вещи - качество взаимодействия с заказчиком, стиль ведения переговоров - трудно улавливаются любой автоматизированной системой. 
  •  Менеджмент попытается создать модель "отличия в работе успешного менеджера продаж и среднего менеджера продаж"? С углублением в физику Вашего торгового процесса, принцип неопределенности Гейзенберга начнет сказываться на точности и актуальности измерений навыков Ваших сотрудников. Вследствие этого разработанная модель вряд ли будет реальной основой для последующего управления. 

 Лидером среди "обманщиком" является отчет, показывающий коэффициент возврата маркетинговых инвестиций. Генеральные директора, руководители отделов маркетинга и продаж хотят знать, "какую прибыль мы можем получить от этого вида маркетинга"? Поэтому они просят отчет с указанием последних маркетинговых мероприятий, перечень потенциальных покупателей, которые они создают, каналы сбыта, к которым они приводят, и для ведения закрытого бизнеса с течением времени. Разумный запрос, на который не может ответить CRM система (по крайней мере, для компаний электронной торговля по схеме "предприятие-предприятие). 

 Причина? В процессе продаж, вы зачастую не знаете длину или количество этапов цикла продаж с точки зрения вашего клиента .Вы не знаете, какие люди на самом деле довели сделку до конца. И вы не знаете, какие именно маркетинговые "прикосновения" побудили перспективного клиента стать действующим. Конечно, Вы можете построить модели и расчетные системы, экстраполирующие ментальное состояние клиента в зависимости от их поведения, но эти модели, как правило, не более, чем куча непроверенных допущений. 

 Таким образом, отчеты о воздействии маркетинга на каналы сбыта могут давать очень разные результаты, не выдерживающие никакой критики. При самых скромных предположениях, можно считать, что маркетинг определяет всего лишь 5% дохода компании. Взяв во внимание другую модель, можно прийти к выводу, что все 100% дохода компании зависят только от маркетинговых мероприятий! 

 Как избежать подобного обмана в отчетах? Все, что Вы можете сделать - это производить менее объемные отчеты с ограниченной информацией, но являющиеся достоверными, - и помнить, что ни одна CRM система не умеет читать мысли. 

 Аналитический модуль системы "Простой бизнес" строит свою отчетность на основании информации о взаимоотношениях с клиентами, накопленной в течение всего жизненного цикла общения. В системе хранятся все данные о первом контакте с заказчиком, формировании заказов, ведении деловой переписки, выставлении счетов, учете бухгалтерских и договорных документов. Такая информация позволяет в любой момент времени получить реальную картину работы с заказчиком, что поможет принять обоснованные решения по вопросам эффективного распределения ресурсов, определения рынков сбыта товаров и услуг. 

 Смотреть мастер-класс по теме 

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *