Что такое event?

5 февраля 2020

Event-мероприятия – это сравнительно недавний термин, который относится к маркетинговой стратегии и, в общем, к маркетингу компании. Под ним подразумеваются разнообразные, разноплановые, во многих случаях нестандартной формы мероприятия, целью которых является продвижение бренда, продукции и компании в целом. В качестве инструмента используется неординарное и запоминающееся событие, которое не может не привлечь внимания людей.

Подобный вариант продвижения услуг или продукции может облекаться в различные формы – это и организация социальных проектов или концертов, участие в выставках и спонсорство, презентации и любые другие мероприятия и широкой оглаской.

Проводимое событие в идеале не должно вызывать ассоциацию с рекламой компании. Ассоциации должны возникать только в отношении самой компании или бренда, причем исключительно в положительном ключе.

Event-мероприятия в зависимости от форм, которые они принимают, подразделяются на несколько видов. Основными из них являются деловые или рекламно-информационные, информационно-развлекательные и досуговые.

Деловые мероприятия рассчитаны не на широкую публику, а на специализированную целевую аудиторию – потенциальных партнеров, клиентов, журналистов. Чаще всего они организовываются в форме выставок, семинаров, пресс-конференций, конференций и прочих разнообразных вариантах рекламно-информационного характера.

Информационно-развлекательные event-мероприятия представляют собой интерес именно для широкой публики, поскольку их тематика и характер менее специфичны. К этой группе мероприятий относятся разнообразные открытия, презентации и т.п. Причем это может быть как презентация компании в целом, так и только одной из сфер ее деятельности или одного из видов выпускаемой продукции (новый телефон, новый сорт вина и т.п.).

Досуговые event-мероприятия предназначаются для максимально обширной аудитории потенциальных потребителей. Их рекомендуется использовать тем компаниям, товары или услуги которых ориентированы на широкие массы. Данная форма event может быть представлена в виде массовых спортивных соревнований, интересных турниров или концертов.

Создание такой промо-акции, как event-мероприятие, начинается с формулировки цели, которую требуется достичь посредством ее проведения, определения задач, которые необходимо выполнить, а также целевой аудитории, на которую она будет направлена. Определенно, семинар о вкусовых достоинствах новых бульонных кубиков, как и концерт в связи с презентацией профессионального медицинского оборудования, будут малоэффективны и даже бессмысленны. Эффект от проведения event-мероприятия можно получить только в том случае, если будет верно понята и оценена сложившаяся ситуация, просчитана целевая аудитория, для которой и будет создано событие, максимально учитывающее ее предпочтения и вкусы.

Создание event-мероприятия проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет собственное значение, причем неудачное проведение одного из этапов могут спровоцировать провал всего мероприятия.

Последовательность действий при проведении event-мероприятия:

• Среди потенциальной целевой аудитории распространяется информация о проводимой акции. Места для размещения рекламы при этом выбираются в зависимости именно от этой аудитории – листовки в клиниках и больницах, медицинские журналы и газеты при презентации аппаратуры для врачей; баннеры на остановках, печатные средства массовой информации, радиостанции, телевидение для оповещения широких масс населения, если мероприятие имеет более общую направленность. Если к реализации данного этапа отнестись без должного внимания или сделать что-то халатно, то о мероприятии просто никому не будет известно. И его проведение станет бессмысленным.
• Проведение непосредственно event-мероприятия.
• Заключительная информационная волна. Чем правильнее и удачнее было спланировано и проведено ивент мероприятие, тем эта волна будет шире.

Если были учтены все нюансы, мероприятие тщательно спланировано и грамотно реализовано, оно никогда не вызовет у целевого потребителя ни малейшего раздражения по поводу навязывания ему рекламы.

14 февраля 2023

Как создать корпоративную культуру, в которой ценится сострадание на рабочем месте?

9 февраля 2023

7 советов по управлению удаленной командой

4 февраля 2023

Как организовать корпоративное мероприятие на свежем воздухе

30 января 2023

Достопримечательности Лоо, о которых вы не знали

25 января 2023

Как создать корпоративную культуру, которая повысит уровень счастья на рабочем месте?

20 января 2023

Что такое фрирайд?

История, особенности, информация для новичнов …

Что такое ивент мероприятия — виды event мероприятий в сфере маркетинга

Автор wbooster На чтение 4 мин Просмотров 16795 Опубликовано 08.04.2021

Содержание

• Что такое Event?
  • Примеры ивент-мероприятий
• Разновидности ивентов
• Этапы организации мероприятий
• Роль персонала в организации мероприятия

Маркетинговая стратегия любого предприятия состоит из стандартного перечня инструментов, таких как реклама, PR, аналитика, исследование рынков. Однако все течет, все меняется, и в современной предпринимательской среде появляются новые и оригинальные способы привлечения покупателей. Одним из таких нестандартных решений являются ивент-мероприятия. С их помощью можно повысить лояльность целевой аудитории, укрепить корпоративную культуру, грамотно презентовать услугу или товар.

Что такое Event?

В переводе с английского термин event означает «событие». Другими словами, он подразумевает проведение публичных мероприятий, целью которых могут быть развлечения или реклама. Такое понятие, как ивент-мероприятия, начало использоваться не так давно. Как утверждает Джо Голдблатт, специалист в сфере event-менеджмента, данная профессия зародилась в 1950-х, когда в американском штате Калифорния был открыт Disneyland.

Event мероприятие

В России event-индустрия получила развитие только в последние годы минувшего столетия. Ее внедрение было связано с появлением организаций, которые занимаются подготовкой праздников.

Примеры ивент-мероприятий

Главные цели ивент-мероприятий – благоприятное воздействие на мнение ЦА, обмен опытом, налаживание партнерских связей. Они считаются неотъемлемыми инструментами маркетинга и повышают эффективность маркетинговой кампании в целом.

Характерным примером Event являются события, которые регулярно устраивает производитель Red Bull. Торговая марка вызывает ассоциации со свободой и активной жизнью, поэтому и мероприятия у нее соответствующие – спортивные состязания, музыкальные фестивали.

Американская корпорация Apple каждый год проводит мероприятия, которые призваны представить публике новые продукты. Такие события всегда ожидаемы, а их участниками становятся тысячи людей.

Не менее успешными являются event-мероприятия, устраиваемые совместно UEFA и пивной компанией Heineken. Во время проведения соревнований на стадионах торгую пивом от бренда, демонстрируют рекламу производителя. Такое сотрудничество дает хорошие результаты – напитки Heineken широко известны по всему миру.

Разновидности ивентов

Все ивенты классифицируются по целям, аудитории и типам. В зависимости от того, на кого нацелены события, их делят на три группы:

• Corporate events – корпоративные, предназначенные для персонала компании. Это могут быть юбилеи предприятия, тимбилдинги и любые другие праздники.
• Trade events – торговые, организуемые для партнеров и заказчиков. К ним относят различные семинары, слеты, конференции, которые должны донести до посетителей сведения о достижениях бренда и повысить имидж компании.
• Special events – специальные, для клиентов. Здесь можно использовать любые события, будь то фестивали, концерты, рекламные турне, презентации, акции, связанные с благотворительностью.

Что касается типов, то ивент-мероприятий существует большое множество. Наиболее распространенными из них являются:

• Выставки. Проводятся для одной или нескольких компаний, позволяют презентовать уже выпущенный или анонсируемый товар.
• Презентации.
  Необходимы в случаях, когда предприятие хочет представить новую продукцию.
• Открытия. Предполагают торжество, которое проводится при запуске проекта (например, магазина, салона красоты и др. ).
• Пресс-мероприятия. Проводятся с участием журналистов. Это могут быть брифинги, пресс-конференции, круглые столы. Их основное назначение – донести до журналистов определенные сведения.
• Ярмарки. Мероприятия, нацеленные на продажу товаров. Нередко сопровождаются развлечениями.
• Концерты, фестивали. Организуются с привлечением известных артистов, устройством зрелищ.
• Праздники. Могут быть спортивными, городскими, персональными.
• Семинары/тренинги/мастер-классы. Направлены на обучение посетителей различным дисциплинам.

Этапы организации мероприятий

Чтобы провести удачный ивент, компании необходимо:

1. Определить формат и цели event-мероприятия. Важно понимать, чего вы ждете от события – возможности показать продукцию, собрать деньги либо развлечь гостей. Ваша цель во многом обуславливает формат.
2. Спланировать. Разработайте детальный план организации мероприятия – от меню до рекламы.
3. Составить бюджет. В предстоящие расходы должны входить ключевые задачи, а также вероятные или запланированные затраты.
4. Продумать детали. При организации события важно продумывать каждую мелочь – от формы обслуживающего персонала до внешнего вида пригласительных билетов.
5. Решить вопрос с местом проведения. Не стоит доверять фотографиям помещения, лучше заранее посетить выбранный зал или ресторан.
6. Распределить зоны ответственности. Чтобы исключить внештатные ситуации, необходимо заблаговременно продумать, за что будет отвечать каждый сотрудник.
7. Объявить о мероприятии. В этих целях можно использовать СМИ или Интернет.
8. Позаботиться об обслуживании. Весь персонал должен сохранять вежливость, не быть навязчивым, оставаться нейтральным в случае форс-мажоров.
9. Окончательно все проверить. За день до мероприятия нужно выполнить проверку готовности сотрудников, оборудования, места проведения.
10. Обеспечить обратную связь. Подготовьте анкеты или книги для отзывов, которые позволят оценить успех события в глазах гостей.

Роль персонала в организации мероприятия

Персонал – это главный участник ивента. В его компетенцию входит взаимодействие с посетителями, организационные вопросы, проведение и контроль праздника. Любые ошибки, допускаемые работниками, способны негативно отразиться на впечатлениях гостей.

Подыскать персонал для организации ивент-мероприятия можно следующими способами:

• опубликовать объявление на сайтах поиска сотрудников;
• обратиться к знакомым;
• поискать в группах в социальных сетях;
• нанять ивент-менеджер, который будет сам заниматься поиском персонала.

Таким образом, event-мероприятия являются неотъемлемым элементом маркетинговой стратегии, который вносит свой вклад в развитие компании. Их проведением стоит заниматься любым предприятиям, стремящимся расширить ЦА и успешно продавать товары или услуги.

Остались вопросы, пишите нам

Руководство по проведению успешных мероприятий

От конференций до концертов, от церемоний до праздников, организация мероприятий — это то, что позволяет людям собираться и наслаждаться общим опытом. Неделя моды в Париже, Comic-Con и вся ваша компания стали возможными благодаря качественному управлению мероприятиями.

Управление мероприятиями — это процесс контроля всей логистики, планов и движущихся элементов, необходимых для успешного проведения мероприятия, будь то личное, виртуальное или гибридное мероприятие. Это сочетание управления проектами и управления изменениями.

Другими словами, у организаторов мероприятий много обязанностей. Давайте углубимся в детали, чтобы вы могли получить четкую картину.

Управление событиями в сравнении с планированием событий

Хотя эти два термина — управление событиями и планирование событий — иногда используются взаимозаменяемо, это разные функции, на которые возлагаются разные обязанности.

• При планировании мероприятий основное внимание уделяется общему видению и творческому направлению мероприятия.
• ‍Управление событиями — это координация ресурсов, необходимых для реализации этого видения.
  

Тем не менее, путаница между двумя функциями понятна. Мероприятия состоят из множества движущихся частей, и в результате профессионалы в области событий, как известно, носят много шляп, особенно когда пытаются объединить разрозненные видения, чтобы создать целостный опыт. Таким образом, менеджеры мероприятий обычно планируют события, а планировщики событий — управляют ими.

4 основных компонента эффективного управления мероприятиями

Успешное мероприятие может показаться участникам рекламным роликом COVERGIRL: легким, непринужденным и красивым.

Но удачные события являются результатом длинного списка умело управляемых компонентов. Управление событиями включает четыре основных категории:

1. Стратегия событий

Это этап управления событиями, который больше всего совпадает с процессом планирования событий. Это когда организаторы ставят свои цели, определяют целевую аудиторию, создают бюджет и определяют тему своего мероприятия.

Разработка стратегии мероприятия часто требует участия специалистов по маркетингу, продажам и творческих команд, объединенных менеджером мероприятий, который помогает всей группе синхронизировать видение мероприятия и ключевую логистику.

Общие результаты на этом этапе включают краткое описание мероприятия, рекомендации по брендингу мероприятия и средства отслеживания проекта.

2. Продвижение мероприятия

Планирование и управление мероприятием — это только полдела. Вы также должны заставить людей появиться. Вот тут-то и начинается продвижение событий. Существует множество рекламных каналов, которые вы можете использовать, в том числе:

• Социальные сети: Одна платформа может быть более эффективной, чем другая, в зависимости от того, какую аудиторию вы пытаетесь охватить. Рассмотрим Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok и Twitter. Настройте свои рекламные материалы для каждого канала. Например, если вы рекламируете конференцию B2B, длинный текстовый пост с отмеченными докладчиками может хорошо работать в LinkedIn, но карусель из четырех слайдов с ключевой статистикой о преимуществах посещения может работать лучше в Instagram. ‍
• Поисковая оптимизация: Как люди находят массовые мероприятия? Как и большинство вещей, их часто можно найти в поисковых системах, таких как Google. Но о ранжировании на страницах результатов поисковых систем (SERP) легче сказать, чем сделать. Поисковая оптимизация, или сокращенно SEO, — это в своей простейшей форме практика стратегического использования ключевых слов (например, на веб-сайте вашего мероприятия или на странице регистрации) и следования другим передовым методам, таким как оптимизация для мобильных браузеров, чтобы они отображались. в ответах на релевантные поисковые запросы.
• ‍ Электронная почта: Хотя электронная почта является одной из старейших форм продвижения в эпоху цифровых технологий, она по-прежнему остается одной из самых эффективных. Однако вам нужно будет отправить более одного электронного письма, чтобы увидеть результаты. Например, за первым электронным письмом с объявлением о распродаже вашего мероприятия может следовать серия, в которой раскрывается дополнительная информация о мероприятии, например основные докладчики или детали повестки дня. Подобный подход может повысить срочность и побудить людей регистрироваться.
• ‍ Связи с общественностью (PR): Независимо от того, работаете ли вы с партнером по связям с общественностью или рассылаете пресс-релиз самостоятельно, привлечение журналистов и убеждение их рассказать о вашем мероприятии действительно может помочь увеличить посещаемость. Рассмотрите возможность отправки специальных пресс-релизов команде по организации мероприятий вашей местной газеты, ключевым влиятельным лицам или создателям в вашем пространстве, а также общественным организациям, цели или миссии которых совпадают с вашим мероприятием.

3. Логистика мероприятий

Этот этап управления мероприятиями, возможно, является причиной того, что менеджеры мероприятий занимают пятое место среди самых сложных работ в мире. Просто спросите любого, кто руководил выездной компанией, выставкой или свадьбой, каково это — руководить шоу.

Вот «небольшой» пример всего, что должно пройти гладко, чтобы мероприятие считалось успешным:

• Связи с местом проведения
• Координация персонала и поставщиков
• Активация спонсоров
• Управление безопасностью

0 7 Технический прогон
• План общения на день
• Регистрация на месте
• Меры по охране труда и технике безопасности
• Служба питания и напитков
  

Список можно продолжать и в конечном итоге будет зависеть от типа мероприятия, которым вы управляете. Например, если вы управляете виртуальным мероприятием, вам не придется иметь дело с менеджерами на местах, но вам нужно будет убедиться, что спикеры участвуют в вашем техническом прогоне. Присутствующие в зале могут ждать, пока починят микрофон основного докладчика, но участники онлайн могут легко закрыть и снова открыть свой браузер.

‍ Совет от профессионала: Используйте этот бесплатный настраиваемый шаблон запуска шоу, чтобы обеспечить бесперебойную работу виртуальных, личных и гибридных мероприятий.

4. Отчеты о событиях

Когда мероприятие закончилось, хочется просто собраться (или, в случае виртуального мероприятия, закрыть десятки открытых вкладок — каждая из которых была определенно необходима). Но один из самых важных компонентов управления событиями происходит после его завершения: измерение успеха вашего мероприятия.

Вам нужно посмотреть, как мероприятие прошло по трем ключевым группам: посетителям, спикерам и спонсорам. Вы можете получить качественные данные, проводя опросы участников по телефону или электронной почте после мероприятия, но вам определенно понадобятся и количественные данные.

Если вы используете платформу для проведения мероприятий, такую ​​как Hopin, данные об эффективности мероприятия будут у вас под рукой. Ищите такие показатели, как:

• Регистраций: Сколько человек зарегистрировалось? ‍
• Посещаемость: Кто действительно пришел? ‍
• Доход: Если вы взимали плату за регистрацию или премиум-дополнения и привлекали спонсоров, какой доход принесло ваше мероприятие? ‍
• Потенциальные клиенты: Если ваше мероприятие было направлено на деловые перспективы, сколько перспективных потенциальных клиентов вы привлекли?

Очное, виртуальное, гибридное: как тип события влияет на управление событием

Различные типы событий, от личных до виртуальных и гибридных, требуют разных подходов и навыков. Вы бы не использовали одну и ту же схему, чтобы выигрывать матчи в футболе, футболе и регби, не так ли?

Прочтите основные различия в управлении событиями в зависимости от формата события.

Организация личных мероприятий

Вероятно, вы что-то знаете о личных мероприятиях. Вы ходили к ним годами — до недавнего времени.

Напоминаем, что успешное личное управление мероприятием:

• Сосредоточено на логистике: Особенно в условиях пандемии организаторам мероприятий необходимо проявлять повышенную бдительность в отношении того, кто что делает, когда и какие меры безопасности реализуется по ходу дела. Как участники будут регистрироваться? Получить значки? Есть и пить? Переместиться из одного помещения в другое? ‍
• Индивидуально для аудитории: По своей сути очные мероприятия направлены на установление связей между людьми. От принятия решения о правильном типе ледокола до разработки привлекательных мероприятий на площадке — главное — держать аудиторию впереди и в центре внимания. ‍
• Физический: Некоторые из наиболее забытых аспектов планирования личных мероприятий включают материальные задачи. Проверка технических элементов, таких как освещение и микрофоны, установка зарядных станций и наличие автомобиля рядом для покупок в последнюю минуту, — все это ключевые элементы контрольного списка мероприятий, проводимых лично.

Управление виртуальными мероприятиями

Виртуальные мероприятия не только безопаснее, чем личные. Они могут быть более масштабируемыми, экономичными и инклюзивными.

Управление виртуальными мероприятиями — это:

• Технологичность: Когда онлайн — единственное место, куда ваши посетители могут пойти, крайне важно, чтобы выбранная вами платформа для проведения мероприятий работала так, как вам нужно. Может ли он вместить большую аудиторию в десятки или сотни тысяч человек? Может ли он создавать настраиваемые виртуальные пространства для разных групп посетителей? Насколько он надежен и прост в использовании? ‍
• Стратегический: Если вы хотите, чтобы ваше виртуальное мероприятие было интересным, вы должны создать условия, которые способствуют вовлечению. Это означает разработку стратегий для стимулирования взаимодействия и участия, от встреч и приветствий до нетворкинга один на один и подсказок в чате. То же самое касается и социальной деятельности, независимо от того, участвуют ли в ней исполнители или нет.
• ‍ Пульт: Да, это очевидно. Но более конкретно, виртуальное управление событиями означает необходимость удаленного или виртуального модерирования и устранения неполадок. Вместо набора инструментов, включающего отвертку и дополнительные батареи, виртуальный менеджер мероприятий может опираться на ленту Slack и готовить ответы на часто задаваемые технические вопросы.

Гибридное управление мероприятиями

Давайте проясним: современные гибридные мероприятия — это не просто смесь личных и виртуальных мероприятий. Размещение видеопотока со сцены конференции на веб-сайте мероприятия и завершение этого дня не делает гибридное мероприятие успешным.

Гибридное управление мероприятиями:

• Часто управляется двумя командами: Одна команда занимается выездным мероприятием, а другая — виртуальным. Это могут быть два ведущих или ведущих, два организатора мероприятий, два технических директора и так далее. Генеральный директор Keys to Black Wealth Брэнди Эйвери называет онлайн-организатора «виртуальным защитником» и поручает ему не забывать об опыте виртуального посетителя.
• ‍ Расширенный: Гибрид не всегда означает одновременный. «Я думаю, что каждое мероприятие с личным присутствием в будущем должно иметь онлайн-компонент», — говорит Карен Хартлайн, директор GitHub по корпоративным мероприятиям. «Я не самый большой поклонник одновременного общения лично и онлайн. Я действительно думаю, что это два разных события». В то время как некоторые гибридные мероприятия включают прямые трансляции личных компонентов в реальном времени, другие предлагают виртуальные и локальные элементы в разное время. Некоторые используют записи, чтобы запечатлеть лучшие события в прямом эфире и поделиться ими через инновационные и интерактивные платформы. Если гибридное мероприятие использует последний подход, это означает, что организаторы мероприятия удваивают количество времени, которое они активно управляют целостным опытом.
• ‍ Возможно благодаря технологиям: Любая базовая функция видеочата может использоваться для проведения полностью виртуального мероприятия. (Обратите внимание, что мы не сказали «должны».) Но гибридное мероприятие, которое должно заставить как домашних, так и личных посетителей чувствовать, что они участвуют в одном и том же разговоре? Что ж, для этого определенно требуется надежная платформа для проведения мероприятий. Вам понадобится тот, который обеспечивает расширенные функции регистрации, обмен сообщениями, комнаты отдыха, настройку, отчетность в режиме реального времени и интеграцию с управлением логистикой на местах. Платформе «все в одном» Hopin можно доверять, чтобы обеспечить бесперебойную работу обеих частей гибридного мероприятия.
  

7 важных стратегий (и некоторые ресурсы) для успешного управления событиями

Ежедневно на Hopin происходят сотни событий. От личного до виртуального и гибридного, мы видели, что работает, а что нет, когда дело доходит до управления успешными мероприятиями. Вот наши лучшие стратегии:

1. Заранее определите цели событий.
2. Зафиксируйте бюджет мероприятия после того, как определитесь с целями.
3. Знайте свою целевую аудиторию.
4. Инвестируйте в контент вашего мероприятия.
5. Создайте согласованный брендинг мероприятия.
6. Выберите правильную технологию управления событиями.
7. Собирайте и анализируйте данные о событиях, чтобы улучшить будущие события.
   

1. Заранее определите цели мероприятия.

Зачем вы вообще людей объединяете? Заблаговременное определение целей мероприятия поможет принять множество решений, необходимых для запуска мероприятия. Начните с цели самого высокого уровня , стоящей за вашей стратегией событий. Это должно быть связано с миссией и ценностями вашей организации. Например, если вы из Патагонии, возможно, ваша цель проведения мероприятий — «собрать вместе людей, которые верят, что лучше вести бизнес для защиты природы».

Отсюда определите свои целей . Это должны быть конкретные и измеримые цели, которые поддерживают вашу цель. Вы должны иметь возможность связать их с аналитикой событий, которую вы будете собирать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы помочь вам измерить общее влияние события.

Допустим, Патагония запускает серию концертов без отходов. Их цели для указанной серии могут включать в себя «охват 20 000 членов нашей целевой аудитории: экологически сознательных миллениалов с располагаемым доходом» и «создание 50 000 положительных взаимодействий в социальных сетях с упоминанием Патагонии и устойчивого развития».

Другие примеры поддающихся измерению целей мероприятия включают:

• Для вебинара SaaS : Соберите контактную информацию 80 руководителей групп и выдайте их за квалифицированных потенциальных клиентов для отдела продаж ‍ Для 6 ‍
• Для выставки продукции или конференции : Заработайте 2 миллиона долларов прибыли от спонсорства и продажи билетов
  

Вот несколько вопросов, которые нужно задать себе, чтобы определить цели вашего мероприятия:

• Почему вы хотите провести это мероприятие?
• Для кого это мероприятие?
• Что вы надеетесь получить от этого мероприятия?
• Что получат участники от этого мероприятия?
• Почему сейчас самое подходящее время для проведения этого мероприятия?
• Как вы планируете доказать ценность этого события?
  

Вы должны указать цель и задачи вашего мероприятия в кратком изложении мероприятия, которое представляет собой документ централизованного планирования. Вот бесплатный шаблон, который вы можете использовать для создания собственного описания мероприятия.

2. Зафиксируйте бюджет вашего мероприятия после того, как определитесь с целями.

Теперь вы знаете цель вашего мероприятия и то, как вы будете измерять, соответствует ли оно поставленным целям. Отличный. Независимо от того, работаете ли вы с организатором мероприятий или управляете всем мероприятием самостоятельно, от предварительного планирования до реализации, важно знать, сколько денег вы должны потратить на воплощение этого видения в реальность.

Знание своих целей и бюджета помогает вам принимать управленческие решения, потому что заставляет вас быть практичным. Планируете уединение компании из 100 человек с целью повышения морального духа сотрудников и бюджетом в 10 000 долларов? Ну, вы не сможете покрыть проезд и проживание для такого количества людей с размером бюджета, поэтому вы, вероятно, смотрите на виртуальное мероприятие, дополненное доставкой еды и сувениров на дом.

Начните с этого бесплатного шаблона бюджета мероприятия. Прежде чем завершить составление бюджета, убедитесь, что вы ответили на следующие вопросы:

• Существует ли буферная зона для непредвиденных расходов?
• Подписали ли основные заинтересованные стороны этот бюджет?
• Есть ли способ отслеживать расходы по этому бюджету в режиме реального времени?
• Подтверждают ли исторические данные о затратах на события разумность этого бюджета?

3. Знайте свою целевую аудиторию.

Знание целей вашего мероприятия и суммы, которую вы должны потратить, помогает сузить выбор управления мероприятием, но решающим фактором всегда должно быть то, что лучше всего подойдет вашей аудитории.

Например, корпоративное мероприятие с целью сбора квалифицированных потенциальных клиентов и бюджетом в 40 000 долларов США может привести к планированию практического семинара по гибридному обучению. Но как вы решаете, быть ли вам профессиональным, с формальным дресс-кодом и тщательно спланированными нетворкинг-сессиями, или неформальным, с ледоколом «создай свою собственную футболку» и завершающим хакатоном?

Знание того, что ваша аудитория состоит из 30-40 с лишним инженерных менеджеров среднего звена, которые скучают по программированию и хотят завести новых друзей в своей области, может вдохновить вас на выбор второго направления.

«Люди просто хотят, чтобы их заметили, — говорит Кенейша Уильямс, основатель Black in Events. «Люди хотят, чтобы их услышали… [и] эти потребности со временем меняются. То, что кто-то хотел год назад, не обязательно является тем, чего он хочет сейчас».

Просмотрите данные, чтобы узнать о своей аудитории, и проведите дополнительное исследование аудитории, чтобы заполнить пробелы. Затем объедините эти знания в целевую персону для вашего мероприятия. Помните об этой целевой персоне, когда принимаете решения по предварительному планированию и расставляете приоритеты во время мероприятия.

Вот несколько вещей, которые помогут вам понять вашу целевую персону:

• Возраст
• Пол
• Образование
• Индустрия
• РАБОТА
• Доход
• DRESERIV
• Болевые точки
• Беспокойство
• Предстоящая работа
  

4. Инвестируйте в содержание вашего мероприятия.

Не всю мету получить, а все содержание. Это руководство, которое вы читаете. Подкаст, который вы слушали сегодня утром. Свадебная церемония вашего двоюродного брата. Каждое мероприятие, по сути, представляет собой набор контента, доставляемого разными способами — от основных докладов и бесед у камина до предварительно записанных видео и вопросов и ответов в прямом эфире.

Не думайте, что обеспечение безопасности места проведения, выбор технологической платформы, соблюдение бюджета и плавное планирование двух показов — это то, на чем работа заканчивается. Вы должны убедиться, что то, что вы представляете, является новым, ценным и интересным для вашей целевой аудитории.

«Собрать группу людей в комнате для прослушивания основного доклада, который мог бы быть подкастом… Я думаю, что это должно быть нечто большее», — говорит Лиз Латан, основатель Haute Companies. «За этим основным докладом должны последовать микро-мероприятия, встречи и семинары, чтобы действительно увидеть, как вы собираетесь претворить все это в жизнь и вернуть ценность своей компании. Вы выкроили время из гостевой спальни, чтобы отправиться на конференцию. Вы должны убедиться, что конференция будет полезной, и организаторы мероприятий тоже должны убедиться в этом».

Так как же убедиться, что содержание вашего мероприятия заслуживает внимания?

Начните с просмотра различных типов контента мероприятия — убедитесь, что они обращаются к вашей аудитории и выделяются из толпы:

• Профили выступающих
• Презентации
• Видео
• Подтверждение регистрации, включая связь с мероприятием и электронные письма с напоминаниями
• Веб-сайт мероприятия (попробуйте Canvas, бесплатный конструктор веб-сайтов Hopin)
• Приложения для мероприятий
• Вывески для мероприятий

5. Создайте единый брендинг для мероприятий.

Брендинг — это сила.

Исследования показывают, что сильный брендинг может снизить чувствительность к цене и повысить удовлетворенность и лояльность клиентов.

‍Средний показатель открываемости даже электронных писем составляет всего 20-30%, особенно когда участники ограничены во времени. А те, кто открывает электронные письма, даже не обязательно их читают. Но брендинг может изменить это.

Изображения, цвета, шрифты и визуальный тон, составляющие брендинг вашего мероприятия, передают, какое впечатление получат участники.

Не забудьте настроить следующие аспекты брендинга вашего мероприятия:

• Логотип
• Дизайн сцены и сцены расширенные возможности брендинга)
• Изображения (от веб-страницы и заголовков электронной почты до снимков головы и постов в социальных сетях)
• Цифровая реклама
• Сувениры и сувениры

6. Выберите правильную технологию управления мероприятиями.

Управление мероприятием — будь то гибридное, виртуальное или личное — требует правильных инструментов.

Правильная платформа управления мероприятиями должна иметь функции, выходящие далеко за рамки сканирования бейджей и прямой трансляции.

Поскольку ваше программное обеспечение для управления мероприятиями напрямую влияет на впечатление вашей аудитории, крайне важно инвестировать в платформу, соответствующую вашим потребностям. Вот руководство о том, как выбрать программное обеспечение, которое подходит именно вам.

Вот некоторые функции, на которые следует обращать внимание в вашей технологии управления мероприятиями: 9

Виртуальные стенды для спонсоров и партнеров и возможности опроса

Варианты брендинга

Интеграции, которые предлагают интерактивные возможности, такие как доски, игры и чаты

Интеграция с инструментами на месте, такими как сканирование QR-кода, безналичные платежи, печать бейджей и браслетов, управление контролем доступа, выдача сертификатов, и бесконтактная регистрация

Hopin может делать все вышеперечисленное и даже больше — попробуйте бесплатную демоверсию.

7. Собирайте и анализируйте данные о событиях для улучшения будущих событий.

Прохождение события требует тщательного планирования, отслеживания и иногда управления кризисными ситуациями. Как только ваше мероприятие будет завершено, вы можете рассчитывать на одну из самых интересных частей управления мероприятием: подведение итогов после мероприятия.

Правильная платформа событий позволяет анализировать множество ценных данных о событиях.

‍

Например, информационные панели Hopin содержат данные о:

• Количество сессий и стендов
• Регистраций, сортируемых по странам и типам билетов in event
• Самые популярные области по сообщениям чата
• Лучшие области по посетителям
• Лучшие выставочные стенды по взаимодействию
  

Hopin автоматически создает сводные отчеты после окончания вашего мероприятия, чтобы собрать все эти данные, чтобы вы могли использовать их для информирования в будущем события.

Просмотр этих данных позволяет компаниям сосредоточиться на том типе мероприятия, который наиболее успешен для их аудитории.

«Мы действительно многое узнали о нашей аудитории и нашем сообществе благодаря виртуальным и цифровым мероприятиям», — говорит Амелия Ибарра, старший вице-президент и генеральный менеджер SaaStr. «Итак, мы сделали около десятка из них перед нашим личным мероприятием. И мы увидели, что то, во что мы верили в глубине души, нашло отражение в их данных».

Увидев данные, Амелия и ее команда скорректировали свои планы.

«Мы добавили много круглых столов, — говорит она. — Мы добавили много сессий в небольших группах, потому что через наши цифровые мероприятия пришло много людей, которые были действительно замечательными единомышленниками в нашем сообществе, которых нужно поднять до уровень динамика».

Хотите узнать больше о проведении и маркетинге мероприятий? Прочитайте другие Руководства по маркетингу событий от Hopin.

Управление событиями постоянно развивается

Основы управления событиями остаются неизменными. Но поскольку технологии и тенденции формируют наше будущее, организаторам мероприятий необходимо по-другому применять свои навыки для решения предстоящих задач.

Если вы ищете опытную команду, которая поможет вам оставаться на шаг впереди, Hopin будет тесно сотрудничать с вами на каждом этапе пути, чтобы вместе мы создавали безупречные мероприятия, о которых все говорят спустя месяцы после того, как они произошли.

Запросите бесплатную демонстрацию или поговорите с одним из наших экспертов по мероприятиям уже сегодня.

Что такое управление мероприятиями и почему это так важно

От поддержки сотрудников до выездных семинаров по работе в команде и запуска продукта для повышения узнаваемости бренда — организация любого социального мероприятия может быть стрессовой и, возможно, непосильной для всех участников.

Для организации успешного мероприятия требуется управление мероприятиями, представляющее собой набор навыков, которые есть не у всех. По этой причине Eclipse может предложить широкий спектр контактной информации, навыков и опыта, чтобы обеспечить правильное выполнение ваших планов и максимальную отдачу от инвестиций.

Успешный благотворительный гала-концерт, рекламное мероприятие или спонсорский интернет-аукцион могут повысить корпоративную поддержку аудитории.

Что такое управление событиями?

Управление мероприятиями — это группа квалифицированных и опытных специалистов, которые специализируются на управлении небольшими и крупными мероприятиями лично, виртуально или в сочетании этих двух способов.

Они занимаются работой

Мероприятие организует не юридическое лицо, а управляющая компания, которая занимается всей начальной подготовкой, управлением проектом, проведением мероприятия и последующими действиями.

Компания по организации мероприятий занимается всеми деталями мероприятия, включая все ключевые аспекты гостеприимства, социальных сетей, маркетинга и всего, связанного с мероприятием.

Цель процесса — получить максимально возможную прибыль для своего клиента и гарантировать, что приглашенные к участию захотят вернуться на будущие мероприятия.

Они предлагают опыт

Корпоративные мероприятия могут быть важным аспектом полного маркетингового плана для любой отрасли, но это не так просто, как может показаться.

Непрерывное выполнение мероприятия — сложный процесс, и для координации мероприятия требуется опытная команда, которая следит за правильностью каждого шага.

Прямая трансляция для FA с полным дизайном, проекционными экранами и аудиовизуальным производством

В чем важность организации мероприятий?

То, как вы проводите корпоративные мероприятия, может как укрепить, так и навредить репутации бизнеса и клиентской базе.

Постановочные мероприятия, будь то небольшие встречи со спонсорами или сотрудниками или мероприятия по запуску тысяч человек, позволяют компании продвигать свой бренд и устанавливать новые отношения.

Повышает репутацию

Обладая хорошей репутацией, клиенты с большей вероятностью обратятся к компании за ее услугами. Эти клиенты также с большей вероятностью попробуют новые продукты при запуске и поддержат бренд, с которым они могут быть связаны.

Эффективная координация мероприятий может быть разницей между компанией, проводящей посредственные мероприятия, в которых участвует всего несколько человек, и компанией, которая проводит интерактивные мероприятия и предлагает возврат своих инвестиций.

Создает успех

В зависимости от отрасли отдача может включать в себя более широкий охват, новые отношения между поставщиками и более обширную клиентскую базу.

Если у компании есть постоянные клиенты и довольные участники, это может показать, на что способна индустрия мероприятий при соблюдении бюджета. Кроме того, пост-отчеты делаются для улучшения событий в следующий раз, чтобы мнение гостей было услышано и учтено.

Invest Africa — живое гибридное мероприятие с зелеными экранами, виртуальной студией и участием зрителей

Как работает управление мероприятиями?

В рамках отношений между руководством и принимающей компанией планировщик составляет и устанавливает план управления мероприятием (EMP).

ПУОС обеспечивает соответствие координатора пожеланиям компании, проводящей мероприятие, и соблюдение графика от предварительного планирования до опросов после мероприятия.

Помимо контракта, план также служит ключевой основой для будущих событий и помогает избежать повторения ошибок.

В будущем EMP позволит даже неопытным сотрудникам компании использовать документ для планирования ежегодных запусков.

Чем мы можем вам помочь?

Избегайте стресса, связанного с планированием мероприятий, и свяжитесь с вашей дружной командой Eclipse для бесплатной консультации уже сегодня. Все возможно, и мы всегда делаем все возможное, чтобы сделать ваше мероприятие незабываемым.

ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Роль менеджера мероприятий

Обязанности и ответственность карьерного менеджера мероприятий будут варьироваться от мероприятия к событию и в разных отраслях.

Некоторые координаторы могут нести ответственность только за день мероприятия, в то время как другие могут планировать всю функцию на длительный период и включаются во все этапы планирования, а также в день мероприятия.

Они начнут с общего исследования и творческого мозгового штурма, а затем начнут собирать списки и информацию от принимающей компании.

Этот список может включать потенциальные места проведения, спонсорство, бюджетные планы и темы, которые они могут использовать для создания плана и графика мероприятия.

Как правило, когда вы ищете координатора мероприятия, вы должны в первую очередь искать человека, способного создать план управления мероприятием. Ваш координатор должен иметь опыт в:

• Привлечение спонсоров, если необходимо
• Установление отношений между поставщиками, спонсорами и хостинговой компанией
• Творческий мозговой штурм и реализация тем мероприятия
• Получение разрешений
• Переговоры по контракту
• Наем обслуживающего персонала
• Обработка бюджета и выставление счетов
• Маркетинг и реклама в день исполнения плана
6 Управление рисками мероприятия
• Координация услуг в установленные сроки
• Размещение отчетов и опросов
• Сопровождение компании-заказчика

Корпоративная конференция в ресторане Gherkin в Лондоне

Каковы преимущества организации мероприятий?

Преимущества управления мероприятиями становятся очевидными в конце мероприятий, когда индустрия пожинает плоды успешного планирования мероприятий.

Хронология и персонал

Наличие компании по организации мероприятий гарантирует, что мероприятие пройдет по плану. Частью успеха является проведение мероприятия, которое отвечает потребностям и требованиям компании-клиента.

Используя управление мероприятиями и управление проектами, вы получаете экспертов, специально обученных для тщательного выполнения различных аспектов конференции. Это позволяет сотрудникам клиента беспрепятственно продолжать свою работу.

Опыт работы с клиентами

Туризм и индустрия мероприятий используют социальные мероприятия по всему миру, чтобы расширить сферу своей деятельности, привлечь новых клиентов и получить от этого прибыль.

Компания по организации мероприятий, которая специализируется на организации общественных мероприятий, может предоставить вашей аудитории персонализированный опыт, предложив разнообразное и уникальное мероприятие.

Успех измеряется не только мероприятием, которое было организовано и на котором присутствовали. Организатор мероприятий будет управлять персоналом и решать пять вопросов управления мероприятиями, чтобы создать успешную веху в вашем бизнесе.

Пять факторов

Пять факторов являются необходимыми аспектами координации мероприятия для обеспечения положительного результата. Они следующие:

• Концепция : Первым шагом является рассмотрение концепции. Почему вы проводите мероприятие? Что вы хотите, чтобы вынос был?
• Координация: После разработки концепции мероприятия пришло время привести в порядок всю логистику. Этот этап включает в себя контакт с поставщиками, персоналом и всем, что связано с мероприятием. Создание расписания с указанием всех дат, времени и важных деталей необходимо для гладкого мероприятия.
• Контроль: Контроль является одним из наиболее важных аспектов планирования мероприятий. Очень важно следить за площадками, просматривать помещения, чтобы видеть, с чем вам нужно работать, и создавать резервные планы на случай, если что-то пойдет не по графику.
• Кульминация: Кульминация — день события. Это когда организатор мероприятий должен быть в курсе всего, чтобы обеспечить успешное и гладкое мероприятие. Убедитесь, что график соблюдается, все технические вопросы решаются, а клиенты довольны и развлекаются.
• Заключение: Завершение мероприятия включает в себя выплату невыплаченным поставщикам, закрытие контрактов, предоставление отзывов вашим сотрудникам и, что наиболее важно, последующую работу с участниками, чтобы узнать, что им понравилось или что, по их мнению, можно было бы улучшить во время событие.

Все это делается в рамках бюджета, вовремя и с обеспечением эффективного управления рисками от начала до конца. Компания по организации мероприятий работает в рамках эксклюзивной карьеры. Они демонстрируют навыки и опыт, необходимые для выявления скрытых затрат или проблем для успешных мероприятий. Они также предлагают новые и инновационные идеи, которые используются для каждого запуска и вечеринки.

Зачем использовать Eclipse для управления событиями?

Eclipse предлагает первоклассное производство мероприятий по всей Великобритании. За последние 30 лет Eclipse заработала репутацию благодаря площадкам, брендам, спонсорам и важным контактам, чтобы обеспечить успешное мероприятие для вас и ваших клиентов.

Некоторые из вещей, которые могут предоставить опытные специалисты Eclipse, включают:

• Текущую группу поддержки
• Знание планирования мероприятий и отрасли
• Анализ после отчета
• Квалифицированные и опытные работники
• Доступ к эксклюзивным площадкам и поставщикам
• Креативность для создания контента вокруг вашего мероприятия
• Создание виртуального, небольшого или крупного мероприятия
• Индивидуальный дизайн сцены и декораций с аудио- и видеоподдержкой

Полный набор дизайна и аудио-визуальный дисплей с поддержкой нескольких экранов на стадионе Уэмбли

Final Points

Индустрия организации мероприятий является специализированной и может помочь с опытом во всех аспектах планирования и проведения вашего мероприятия.