Основы управления бизнес-процессами | Экспертные статьи ProКачество

Профессиональные консультанты, говоря о процессном подходе, часто увлекаются техническими подробностями. Конечно, обсуждение деталей, например, особенностей графического изображения схем или распределения ролей в бизнес-процессе — это, безусловно, очень важно. Но только тогда, когда концепция BPM уже принята людьми от бизнеса, а не только технарями.

Пока этого не произошло, есть риск, что подход может сразу отпугнуть своей сложностью. Хотя суть BPM как раз в том, чтобы делать прозрачным и понятным то, что раньше было запутанным. Подход помогает бизнесу не только увидеть возможности повышения эффективности, но и воспользоваться ими.

Но прежде нужно как можно проще рассказать сотрудникам компании о важных элементах процессного подхода. Начнем с определений BPM, BPMS и BPMN. А дальше разберемся с тем, каким образом они связаны с эффективностью бизнеса.

На заметку

У меня есть свой ютуб-канал, где я стараюсь максимально понятно рассказывать о процессном подходе.

Тезисы этой статьи будут сопровождаться ссылкой на видео с более подробной информацией по теме. Enjoy it!

BPM, Business Process Management, управление бизнес-процессами, процессный подход – это концепция, соединяющая цели компании с ожиданиями клиентов путем соответствующей организации сквозных процессов.

Важно дополнить: BPM — это не только теория с правилами по организации процессов, но и действия, предпринимаемые для ее реализации на практике.

BPMS, Business Process Management System – это уже о технологиях, которые помогают в претворении процессного подхода в жизнь. Точнее — особый класс ПО , своего рода двигатель подхода.

BPMN, Business Process Model and Notation – это универсальный и очень емкий способ записи бизнес-процессов. Он понятен и бизнесменам, и технарям, что позволяет им заговорить на одном языке.

Главное, это безусловно подход. Технологии и все остальное — второстепенны и служат для его реализации. Подход выстраивается вокруг определения бизнес-процесса

Бизнес-процессы – особые правила предоставления сервисов компании

Бизнес-процесс – это многократно повторяющаяся упорядоченная во времени последовательность действий – задач, операций, направленная на создание ценности или достижение результата.

За этим формальным и, мягко говоря, не самым понятным определением скрываются различные сервисы компании. Бизнес-процесс определяет, как эти сервисы предоставляются.

Формулирование бизнес-процесса как правила предоставления сервиса – очень важно. Думая о деятельности компании как о различных сервисах, сотрудники начинают мыслить клиентскими ожиданиями от всех выполняемых действий. А следовательно, строить всю работу компании вокруг клиентов. Этот ракурс является единственно верным с точки зрения концепции BPM, в том виде как она задекларирована и в BPM CBOK и в стандарте ИСО 9001 .

Так что же это за последовательность действий, направленная на создание ценности для клиента? Это не только производство и продажа продукта, а любая регулярная деятельность:

• выдача кредита в банке;

• возврат товара в магазине электроники;

• прием нового сотрудника на работу;

• закупка сырья для производства;

• сдача отчетности в федеральный орган контроля.

По этим примерам понятно, что, говоря о создании ценности для клиентов, мы имеем в виду не только внешние процессы, направленные на клиентов компании. Обслуживание собственных сотрудников, то есть ее внутренних клиентов, – это тоже бизнес-процесс.

Бизнес-процесс как сервис для внешних и внутренних клиентов

Рассмотрим для примера бизнес-процессы банка. Одни процессы банка направлены на внешних клиентов – банк выдает кредиты, выпускает пластиковые карты, занимается возвратом денег от должников. В тоже время другие процессы направлены на внутренних потребителей – сотрудников банка. Они ходят в отпуск, увольняются, ездят в командировки и проходят обучение. 

Сотрудников у банка может быть не одна тысяча – каждый раз этот процесс будет выполняться в строгом соответствии принятыми нормами.

Справка

Американский центр производительности и качества APQC выпустил межотраслевой классификатор процессов.

Знакомство с ним поможет понять, какие процессы бывают и насколько они охватывают деятельность компании.

Подробнее о разных видах бизнес-процессов в коротком ролике:

Бизнес-процесс как конвейер задач

Для демонстрации утверждения о многократном повторении процессов представим все задачи в виде конвейера.

Заниматься оптимизацией разовой задачи не так выгодно. Например, банку, скорее всего, не нужно автоматизировать процесс ремонта офисной мебели. Если, конечно, это на Сбербанк с десятью тысячами отделений, но тогда ремонт мебели – это и не разовая задача.

Благодаря тому, что процессов много, эффективность работы этого конвейера напрямую влияет на эффективность и конкурентоспособность всей компании.

Взять, к примеру, процесс выдачи кредита. Если конвейер задач работает плохо, на отдельных этапах банк будет тормозить. В какой-то момент клиент просто скажет: «Мне надоело ждать!», — и уйдет к конкурентам. 

Что делать банку? Процессный подход утверждает, что путь должен быть таким:

• описать все процессы;

• сократить промежутки между этапами;

• некоторые задачи решать параллельно;

• оперативно перекидывать заявки между свободными менеджерами;

• автоматизировать рутинные и повторяющие задачи.

Обобщая – всячески повышать четкость и эффективность работы.

Подробнее о процессах как о правилах предоставления сервиса и конвейере задач:

Разобравшись с основами бизнес-процессов, нужно ответить на следующий вопрос: что делает BPM управленческой концепцией, а не просто теорией, рассказывающей о том, какие бывают процессы?

BPM как управленческая концепция

Управление бизнес-процессами – совершенно другое мировоззрение, которое в корне отличается от пока что чаще встречающегося и более простого функционального управления. В чем же между ними разница?

Управление бизнес-процессами в среде профессионалов — это достаточно конкретный термин, под которым понимается определенный перечень мероприятий. 

Для простоты будем считать, что под управлением бизнес-процессами в компании мы понимаем, что:

1. Процесс выделен и описан, следовательно понятно, кто, что и когда делает.

2. Деятельность измеряется — можно оценить эффективность действий.

3. Организация непрерывно работает над тем, чтобы процесс работал как можно лучше.

Теперь о том, как это противопоставляется традиционному подходу. В любой компании есть отделы, каждый из них выполняет некоторую функцию. Как конвейер. В отдел приходит задача, отдел ее выполняет и передает другому отделу. Тот в свою очередь берет результат этой работы, выполняет свои операции и передает дальше. 

Работа может выполняться неплохо, а может и плохо. Руководители следят за тем, как трудятся сотрудники их отделов. Но никто не контролирует процесс в целом. Значит есть риск, что в процессе обнаружатся лишние действия, а интересы клиентов никак не будут учитываться.

Процессное управление перестраивает структуру управления организации. Во главе всего становятся бизнес-процессы. Деятельность компании представляется не как работа функциональных отделов, а как цепочки связанных бизнес-процессов.

Больше о разнице функционального и процессного подхода в видео:

Вначале материала подчеркнуто, что BPM не имеет отношения к ПО. О программах, которые помогают следовать процессному подходу, самое время рассказать сейчас.

BPMS как технология, поддерживающая BPM

BPMS — это система управления бизнес-процессами, то есть программное обеспечение для автоматизации BPM.

Может ли BPM существовать без ИТ? Более чем! Но только с применением правильных программ можно не только обеспечить соблюдение, но и приумножить выгоды процессного подхода.

BPMS — это не просто способ автоматизации.

Это продукт с «предустановленной» методологией процессного управления, который подразумевает главенство бизнес-процессов. Программное обеспечение позволяет описывать, исполнять, контролировать и улучшать процессы организации. То есть делать все, что подразумевается под управлением.

Рассмотрим, как это работает на примере ELMA BPM.

Описание

Аналитик создает модель процесса в визуальной среде с использованием нотации BPMN. Это похоже на рисование блок-схем. В такой блок-схеме прописывается вся логика бизнес-процесса.

Затем определяются данные, с которыми будут работать пользователи – это, например:

Настраиваются экранные формы — то, что будут видеть пользователи при работе с задачами процессов.

Исполнение

Модель превращается в бизнес-приложение. Теперь десятки, сотни, тысячи пользователей, в зависимости от размеров организации, смогут зайти на веб-портал системы и запустить процесс или получить задачу.

Пользователи выполняют задачи по бизнес-процессу, работают с экранными формами. А система следит, чтобы все пользователи вовремя и с должным качеством выполняли работу.

Как только один пользователь выполняет задачу, система автоматически поставит задачу следующему – все в соответствии с заложенной логикой бизнес-процесса.

Логика может быть достаточно хитрой. Например, система может автоматически перераспределять задачи в зависимости от загрузки, действий исполнителей или важности.

Контроль

Система автоматически строит аналитику по исполнению процессов. Использование метрик процесса позволяет находить «узкие горлышки».

Улучшение

Бизнес-процессы в BPMS — это очень гибкие бизнес-приложения. В любой момент можно внести изменения в процесс, и система начнет работать по-новому. Гипотезы аналитиков очень быстро превращаются в реальные изменения правил, по которым начинает работать компания.

На видео показана жизнь одного из процессов. Все изменения производились с целью повышения удовлетворенности потребителя на протяжении 1 года. Каждая картинка в видео — это версия процесса, которая работала в промышленной эксплуатации от 1 до 4 недель

Подробнее об автоматизации в BPMS:

Таким образом, можно сказать, что BPM нацелен на то, чтобы сотрудники и руководители получили ясное представление о том, как на самом деле работает компания, какую она создает ценность и как на все это можно влиять, избегая бюрократических препятствий функционального управления.

BPM-система (BPMS): как выбрать лучшее решение для оцифровки бизнеса

Василий Издебский

IT Sales Manager

06.05.2022

Василий Издебский

IT Sales Manager

06.05.2022

06.05.2022

Бизнес-процессы можно считать «скелетом» любого предприятия, любой компании. Они включают организацию работы сотрудников, планирование, менеджмент и стратегию развития бизнеса. В большинстве предприятий управление процессами ведется в ручном режиме. Но это не самый эффективный подход, гораздо большего можно достичь через автоматизацию и диджитализацию. С этим бизнесу помогают BPM системы.

Что такое Business Process Management (BPM)

Business Process Management – это корпоративное программное обеспечение, которое помогает управлять бизнес процессами при помощи IT решений. Это продвинутая цифровая экосистема из нескольких модулей, которые позволяют управлять рабочими процессами компании, контролируя каждый из них и уменьшая влияние человеческого фактора.

Идеология BPMS системы заключается в визуальном представлении каждого процесса. Благодаря этому легко понять его устройство, обнаружить слабые места и понять, как их устранить. Основная цель такого программного обеспечения – общее улучшение деятельности компании. Продукт раскрывает новые возможности, позволяет контролировать каждый процесс, следовать строгим алгоритмам, уменьшает риск ошибок.

BPMS системы – это инструмент, который осваивается гораздо легче, чем большинство диджитал продуктов для корпоративного сегмента. Сотрудники легко принимают функционал, и общая эффективность компании повышается. Особенно, если инструмент разрабатывается персонально под потребности бизнеса.

Отличие BPM от проектного подхода

Большинство диджитал систем для корпоративного сегмента предусматривают встроенный алгоритм действий, и это хорошо работает в типичных ситуациях. Жесткие стандарты автоматизации процессов обычно называют проектным подходом. 

Но в современном подходе к бизнесу важны индивидуальные решения и гибкость. BPM система позволяет подстроиться под персональные требования компании и настраивать процессы в режиме реального времени. Заданная модель у других систем зачастую требует подстройки бизнес процесса под ее возможности. В случае же с BPM все наоборот, система настраивается под процесс.

В отличие от проектного подхода, BPM системы хорошо хороши в тех процессах, которые нуждаются в постоянном контроле и ситуационном менеджменте. Например, работа отдела закупок, поставок, логистики, бухгалтерии. BPM помогает управлять этими процессами и отвечает на главные вопросы: какая, кем и где выполняется задача, каким должен быть результат, кто ответственный за выполнение.

Как выбрать BPM систему?

Мы разобрались, зачем нужны BPM системы, что это и как используются. Но как выглядит рынок таких инструментов? что о них нужно знать бизнесменам, которые раздумывают над инвестициями в диджитал?

Структура BPM систем

Первое, что нужно понимать — решения могут быть массовыми, “коробочными”, а могут быть кастомными, созданными под конкретную компанию. Это и определяет структуру продукта. Коробочные решения до определенной степени универсальны и доступны. А кастомные отличаются продвинутой архитектурой.  

Зачастую мы рекомендуем заказывать индивидуальную разработку, потому что это позволяет сделать инструмент для вашего бизнеса, под специфические задачи. Она обходится дороже, но ее эффективность в разы выше стандартных решений. Тем не менее, структура BPM системы приблизительно одинаковая и выглядит следующим образом:

• Система графического моделирования бизнес процессов. Это технология, позволяющая визуально спроектировать рабочий процесс, чтобы он был понятен каждому сотруднику. 
• Система динамического моделирования. В отличие от графического проектирования бизнес процесса, динамика позволяет понять всю цепочку действий и наглядно увидеть, как управлять процессом, в каких местах его можно улучшить и усовершенствовать.
• Модуль разработки внутренних приложений. Это набор инструментов, позволяющий программисту создавать внутренние приложения для повышения эффективности компании. Например, мессенджеры, различные интеграции со сторонними ресурсами и т.д.
• Система управления потоком работ. Это один из главных модулей BPM системы, который используется для постановки задач, а также отслеживания их эффективности. Тут формируется документация, создаются правила и алгоритмы, по которым работает бизнес процесс и используются системы контроля и мониторинга за выполнением задач.
• Интерфейс процессов. Это визуальное отображение задач для сотрудников, позволяющее расставлять приоритеты, назначать исполнителей и контролировать их деятельность.
• Инструмент управления BPM. Это своеобразный центральный модуль, которым управляет администратор. Тут назначаются права доступа, контролируется работа всей системы.

Это основная структура BPM системы. Дополнительно могут внедряться другие модули, но зачастую этого достаточно для решения большинства задач. При индивидуальной разработке мы учитываем множество факторов, создавая качественный рабочий инструмент для бизнеса.

Преимущества BPM

Прежде, чем выбирать BPM систему для своего бизнеса, необходимо понять, нужна ли она вообще. Иногда достаточно других инструментов, чтобы работать с процессами и улучшать деятельность компании. Business Process Management – это комплексный диджитал инструмент, имеющий следующие преимущества:

• Управление процессами позволяет сократить издержки и увеличить прибыль. Несмотря на то, что внедрение BPM системы требует инвестиций, они быстро окупаются и приносят выгоду компании.
• Простое обучение и внедрение. В отличие от большинства корпоративных приложений, BPM внедрить довольно просто, ее интерфейс понятен каждому. Сотрудники быстро обучаются использовать инструмент, он практически сразу начинает работать на компанию.
• Четкий регламент действий. Это позволяет следовать заданному плану, исключать человеческий фактор или вероятность ошибок. Система помогает следовать заданному алгоритму рабочих процессов.
• Четкое распределение задач и контроль их выполнения позволяет рационально распределять нагрузку между сотрудниками и отслеживать эффективность работы. От этого показателя зависит успех компании, поэтому прозрачный контроль за работой сотрудников позволит назначать справедливые зарплаты и оптимизировать работу персонала.
• Полный контроль со стороны менеджера, причем, полностью прозрачный. Исключается подтасовка фактов, менеджер оценивает работу сотрудников справедливо, собирая отчетности в электронном виде.
• Упрощенная система изменения бизнес-процесса. Если вы видите, что какой-то процесс можно улучшить, изменения вносятся легко и быстро. Это позволяет оптимизировать работу предприятия, а также повысить эффективность.
• Гибкость в работе системы позволяет подстраиваться под изменения, что делает компанию динамичной. Если на деятельность влияют внешние факторы, то изменения можно внести быстро и без ошибок.
• Поиск проблем уменьшает затраты, снижает риски и улучшает экономические показатели компании. Благодаря мониторингу и визуальному проектированию каждого рабочего процесса, легко найти «слабые места» и устранить проблему.

Благодаря таким преимуществам, BPM система решает множество проблем бизнеса. Ее внедрение позволит расширить возможности компании, обеспечит ей запас прочности в непредвиденных ситуациях. Правильно выбрать BPM систему помогут такие шаги:

1. Определите, какими процессами компании необходимо управлять. Выбирайте наиболее приоритетные и основные.
2. Убедитесь, что BPM система способна управлять вашими процессами. Она должна представлять их графически, иметь все необходимые инструменты для работы с процессами, создавать отчеты, показывать результаты. Система должна включать все модули, описанные выше.
3. Проконсультируйтесь с теми, кто будет принимать участие в работе системы. Это менеджеры, оперативные сотрудники, бухгалтеры. Узнайте, какие требования у них есть. Например, бухгалтеры расскажут, какие им нужны инструменты для работы, а IT-специалист поделится своими приоритетными задачами. Сформируйте требования к BPM системе. Лучше их задокументировать.
4. Чтобы получить требования, необходимо ответить на вопросы: Как система будет внедряться в бизнес? Какие инструменты будут внедрены? Кто будет обеспечивать работу после внедрения?
5. Изучите предложения на рынке и подберите исполнителя. Важно рассматривать не бренд компании, а решение, которое вам предлагают. К примеру, мы в WEZOM специализируемся на индивидуальных проектах по внедрению BPM систем в бизнес.

Так вы сможете внедрить современный диджитал инструмент в свой бизнес. Приходите к нам на консультацию, и мы обсудим, как внедрить BPM в вашу компанию и что для этого необходимо.

Цели внедрения системы Business Process Management

Ключевой вопрос: зачем внедрять BPM системы в компанию? Инструмент решает сразу несколько задач. Вот основные цели внедрения:

Скорость

Аналитика бизнес процесса становится очень быстрой, есть возможность оценить возможности, понять недостатки и устранить их. Скорость обработки данных существенно увеличивается, четкая постановка задач и контроль исполнения также влияет на скорость работы компании. Многие процессы становятся быстрее, проще и понятней.

Качество

Качество работы компании увеличивается за счет уменьшения вероятности ошибок. Человеческий фактор практически не влияет на бизнес процесс, так как создается детальный алгоритм его действия. Иными словами, процесс полностью прорабатывается, и отступление от этого плана будет очевидным. Поэтому качество работы улучшается, что влияет на общую результативность компании.

Гибкость

Внедрение изменений в бизнес процессы благодаря визуализации и динамике помогает подстраиваться под изменения. Например, нарушается ход логистики. BPM система позволяет определить, где именно нарушен рабочий процесс, и тут же внести изменения. Гибкость уменьшает расходы компании, повышает эффективность.

Управление

Все бизнес процессы становятся видны, управлять ими легко, как и контролировать работу каждого отдела. Автоматизация документооборота, постановка задач, отслеживание их выполнения дает возможность полностью управлять рабочими процессами в единой платформе. При этом все данные надежно защищены и имеют копии, поэтому потерять их невозможно.

Разработка BPM

Business Process Management – это решение для компаний, которые хотят диджитализироваться и идти в будущее. Успех внедрения BPM во многом зависит от опыта и компетентности команды разработчиков.

Команда WEZOM разрабатывает корпоративные решения 22 года — это десятки успешных кейсов диджитализации бизнеса. Позвоните нам, или оставьте заявку в форме на сайте, чтобы получить консультацию. Мы подберем для вас оптимальное решение и поможем выйти на новый уровень. 

Про автора

Василий Издебский

IT Sales Manager

Опыт работы 5 лет

Больше статей от автора

Как вам статья?

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 StarsEmpty

Проголосовало: 2

Давайте обсудим Ваш проект

Предыдущая статьяСледующая статья

Комментарии

(0)

Будьте первыми, кто оставит комментарий

Остались вопросы?

Оставьте ваши контактные данные. Наш менеджер свяжется и проконсультирует вас.

Подписывайтесь на рассылку Айтыжблог

Хотите получать интересные статьи?

Следите за нами в социальных сетях

Определение управления бизнес-процессами (BPM)

Определение управления бизнес-процессами (BPM) — Глоссарий информационных технологий Gartner

• Клиент Gartner? Журнал в для персонализированных результатов поиска.

Информационные технологии

Глоссарий Gartner Глоссарий информационных технологий Б Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами (BPM) — это дисциплина, в которой используются различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс координирует поведение людей, систем, информации и вещей для получения бизнес-результатов в поддержку бизнес-стратегии. Процессы могут быть структурированными и повторяемыми или неструктурированными и переменными. Хотя это и не обязательно, технологии часто используются с BPM. BPM является ключом к приведению инвестиций в ИТ/ОТ в соответствие со стратегией бизнеса.

Стать клиентом

Клиенты получают круглосуточный доступ к проверенным управленческим и технологическим исследованиям, экспертным советам, контрольным показателям, диагностике и многому другому. Заполните форму, чтобы связаться с представителем и узнать больше.

Или позвоните нам

8:00 – 19:00 ET
8:00 – 17:00 время по Гринвичу
с понедельника по пятницу

Рабочий адрес электронной почты Имя Фамилия Телефон Тип человека

Должность Название компании Функция работы Аудит и рискОбслуживание и поддержка клиентовФинансыТехнология/поставщики услугКадрыСпециалист по информационным технологиямСпециалист по инвестициямПравовые вопросы и соответствие нормативным требованиямМаркетинг и коммуникацииМаркетинг у поставщика технологий/услугЗакупкиИсследования и разработкиПродажиЦепочка поставокСтрана

Пожалуйста, предоставьте согласие ниже

Я прочитал, понял и принял Gartner Отдельное письмо-согласие , тем самым я соглашаюсь (1) предоставить Gartner мою личную информацию и понимаю, что информация будет передаваться за пределы материкового Китая и обрабатываться компаниями группы Gartner и другими законными обрабатывающими сторонами, и (2) группа Gartner свяжется со мной компаний через Интернет, мобильный телефон/телефон и электронную почту в целях продаж, маркетинга и исследований.

Нажимая кнопку «», вы соглашаетесь с Условия использования Gartner и Политика конфиденциальности.

Руководство для начинающих [2023] • Asana

Резюме

Если вам мешают устаревшие процессы, вам может помочь управление бизнес-процессами (BPM). Из этой статьи вы узнаете, как оптимизировать основные бизнес-процессы, чтобы ваша компания могла делать больше и быстрее.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами, или BPM, представляет собой практику анализа и улучшения бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это последовательность задач или действий, которые ваша компания выполняет для достижения конкретной организационной цели.

Зачем это нужно? Со временем ваши бизнес-процессы, которые, вероятно, были созданы, когда у вас было меньше членов команды или до того, как вы использовали определенные инструменты, могли устареть, стать неэффективными или неэффективными. BPM помогает анализировать эти процессы и оптимизировать их с помощью проверенных методов улучшения процессов. Часто это включает улучшения бизнес-процессов, такие как устранение узких мест, автоматизация ручной работы, оптимизация и оптимизация неэффективных процессов или переориентация целей проекта на конкретные бизнес-результаты.

Важно отметить, что управление бизнес-процессами не просто помогает создать более эффективный или действенный бизнес — оно делает и то, и другое одновременно. Эффективные процессы, не будучи эффективными, могут занять больше времени, чем необходимо. Точно так же, когда эффективные процессы не оптимизированы для повышения эффективности, они могут быть быстрыми, но приводить к неправильным результатам. Чтобы узнать больше о том, как добиться и того, и другого, прочитайте нашу статью о разнице между эффективностью и результативностью.

Создание шаблона управления бизнес-процессами

3 типа управления бизнес-процессами

BPM фокусируется на улучшении процессов. Но в вашей компании много процессов и вариантов использования, поэтому существуют дополнительные типы BPM-решений, которые помогут вам разобраться в этих улучшениях.

Вам не обязательно использовать эти термины, но понимание трех различных типов BPM поможет вам понять, какой из них следует использовать для улучшения ваших процессов.

Человеко-ориентированный BPM

Человеко-ориентированный BPM — это управление бизнес-процессами, неотъемлемым компонентом которого являются люди. Есть вещи, которые могут сделать только люди. В этом случае вы не сможете создать идеальную эффективность и результативность, даже если постараетесь. Таким образом, этот тип BPM работает, чтобы разблокировать людей, максимально упростить для них понимание процессов и направлять их через процесс в режиме реального времени.

Примеры бизнес-процессов, ориентированных на человека: 

• Наем и адаптация. Вы можете улучшить объявления о вакансиях, отслеживать резюме, рекомендации, но в найме нового сотрудника есть уникальный человеческий фактор. Начиная с первого телефонного разговора и заканчивая собеседованием на месте, улучшение процессов найма сосредоточено на ориентированном на человека BPM.

• Творчество. Вы не можете автоматизировать творческий процесс. Этот процесс требует участия человека — дизайнеров или копирайтеров, чтобы обеспечить творческую искру. В этом случае ориентированный на человека BPM упрощает просмотр и публикацию творческих работ, а также разблокировку креативов в вашей команде для высокоэффективной работы.

Документо-ориентированный BPM

Как следует из названия, документо-ориентированные бизнес-процессы — это те бизнес-процессы, в которых документ является основным создаваемым объектом. Подумайте о юридическом документе, сообщении в блоге или любом другом документе, который проходит несколько раундов пересмотра.

BPM, ориентированный на интеграцию

Знаете ли вы, что средний работник умственного труда переключается между 10 инструментами до 25 раз в день? Ориентированное на интеграцию управление бизнес-процессами решает эту проблему за счет цифровой трансформации — внедрения технологий для использования и интеграции инструментов на одной центральной платформе. Включив интеграцию между инструментами, вы можете создать центральный источник достоверной информации для всей вашей информации. Вместо того, чтобы вручную обновлять свои инструменты или искать в приложениях нужные вам данные, BPM, ориентированный на интеграцию, упрощает поиск информации и предотвращает провалы.

Какой тип оптимизации процесса вам подходит?

Существует множество методологий процессов, которые помогут вам оптимизировать ваш бизнес. Вот как складывается BPM:

Управление бизнес-процессами и управление рабочими процессами

Управление бизнес-процессами фокусируется на сквозном бизнес-процессе. Вместо того, чтобы ориентироваться на конкретный рабочий процесс, BPM направлен на повышение эффективности и результативности всей вашей организации.

Частью BPM является управление рабочим процессом. Рабочий процесс — это сквозной процесс, который помогает командам достигать своих целей, подключая нужных людей к нужным данным в нужное время. Рабочие процессы организуют данные понятным и воспроизводимым способом, сосредоточив внимание на трех вещах: планировании, выполнении и обзоре. Эффективный рабочий процесс — это повторяемый, устойчивый бизнес-процесс.

Хотите улучшить определенный рабочий процесс? Узнайте, как создать четкие, воспроизводимые рабочие процессы за 7 шагов.

Прочитать статью

Управление бизнес-процессами по сравнению с офисом управления проектами (PMO)

Управление бизнес-процессами — это способ оценить весь процесс, смоделировать идеальный процесс, а затем улучшить свою работу на основе этой модели процесса.

Офис управления проектами (PMO) также занимается улучшением бизнес-процессов, но делает это несколько иначе. Вместо того, чтобы решать бизнес-процессы, PMO согласовывает вашу организацию с лучшими практиками управления проектами, определяет как выполнять основные процессы и согласовывать стратегические инициативы во всей организации.

Ищете PMO вместо BPM? Узнайте, как установить и согласовать соглашения по управлению проектами с офисом управления проектами.

Прочитать статью

Управление бизнес-процессами в сравнении с автоматизацией бизнес-процессов

BPM целостно рассматривает методы ведения бизнеса в вашей организации, а затем ищет пути их улучшения. Это часто включает, но не ограничивается, автоматизацию ручных процессов. В рамках BPM это называется автоматизацией бизнес-процессов (BPA).

Автоматизация бизнес-процессов имеет решающее значение, поскольку многие процессы, которые мы выполняем в повседневной жизни, выполняются вручную: дублирование работы между инструментами, отслеживание статуса работы или даже поиск информации. Однако вам не нужен BPM для автоматизации ручных процессов. Вместо этого ищите любой инструмент управления работой, который предлагает функции автоматизации рабочего процесса. Этот тип платформы без кода обеспечивает интуитивно понятный пользовательский интерфейс, поэтому сотрудники без технических знаний могут оптимизировать ручные процессы.

Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)?

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это тип специализированной автоматизации бизнес-процессов. RPA помогает вашему бизнесу создавать, развертывать и управлять программными роботами, которые выполняют повторяющиеся задачи, поэтому ваши сотрудники не должны этого делать. Эти роботы могут имитировать все виды взаимодействия человека с компьютером, такие как копирование и вставка или перемещение файлов из одного места в другое.

Управление бизнес-процессами в сравнении с управлением задачами и проектами

BPM помогает вам устанавливать и согласовывать процессы на бизнес-уровне. При внедрении управления бизнес-процессами вы смотрите на бизнес-процессы всей организации и совершенствуете их.

Управление задачами и проектами немного отличается. Управление задачами предназначено для людей, стремящихся повысить свою личную эффективность и результативность. С хорошим программным обеспечением для управления задачами вы можете получить четкое представление о своей работе и выполнить работу с максимальной отдачей.

Как следует из названия, управление проектами осуществляется на уровне проекта. Управление проектами — это способ организации, отслеживания и выполнения работы в рамках проекта. Существует пять этапов управления проектом: инициация проекта, планирование проекта, выполнение проекта, выполнение проекта и закрытие проекта.

Преимущества управления бизнес-процессами

Без общей картины процессов вашей компании вы не сможете узнать, насколько эффективны эти процессы. С BPM у вас есть способ понять, проанализировать и улучшить свои бизнес-процессы. Когда вы моделируете бизнес-процесс, вы описываете свой идеальный процесс. Затем, если в настоящее время это не выглядит так, вы выясняете, почему, и улучшаете это.

Помните, что управление бизнес-процессами — это не разовый процесс. Наоборот, это постоянные усилия по оценке и улучшению ваших процессов. В результате вы можете значительно улучшить процессы, повысить эффективность и результативность, а также предоставить членам команды более простые способы достижения своих целей быстрее и с меньшими усилиями.

BPM:

• Составление карт и улучшение ваших процессов

• Автоматизация процессов там, где это возможно 

• Сокращение отходов

• 9 0008 Устраняет узкие места

• Сокращает количество ошибок

• Повышает эффективность и результативность

• Создает более качественные услуги и продукты

• Повышает удовлетворенность клиентов

• Оптимизирует неэффективность

• Обеспечивает очевидный вклад ваших бизнес-процессов в бизнес-результаты

Управление бизнес-процессами эффективно не только в крупных корпоративных организациях — даже небольшие группы и пользователи малого бизнеса могут извлечь выгоду. Если у вас есть бизнес-стратегия с ключевыми бизнес-целями, BPM поможет вам оптимизировать процессы и достичь этих целей.

Создание шаблона управления бизнес-процессами

5 шагов к управлению бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами помогает снизить неэффективность и оптимизировать бизнес-процессы. Чтобы приступить к работе, выполните следующие пять шагов:

1. Проанализируйте

Прежде чем оптимизировать процессы, сначала нужно понять, что они из себя представляют. Первым шагом BPM является анализ, хотя его иногда называют этапом проектирования. На этом этапе взгляните на свои текущие бизнес-процессы и сопоставьте их от начала до конца. На данный момент вы не вносите никаких изменений в свои бизнес-процессы; вы просто понимаете, что они собой представляют.

Например, представьте, что вы работаете в небольшом бизнесе. Вы хотите улучшить способ взаимодействия с клиентами. Чтобы начать улучшать качество обслуживания клиентов с помощью BPM, проанализируйте, что вы сейчас делаете. Как оформляются билеты? Кто отвечает? Что происходит, когда требуется участие команды, отличной от службы поддержки клиентов? Как быстро вы возвращаетесь к клиентам? Каков их уровень удовлетворенности? Каков последний показатель NPS? Вы используете CRM? Ответы на эти вопросы помогут составить полную картину процесса обслуживания клиентов.

Чтобы помочь вашей команде работать более эффективно, вам сначала нужно понять текущий процесс от начала до конца. Затем определите шаги, которые можно сократить или улучшить. Наконец, обучите команду новому процессу и внедрите его, в идеале с помощью шаблона в Asana, чтобы команда могла самостоятельно совершенствоваться в будущем».

— Джоанна Рот, старший менеджер проекта, Американская медицинская ассоциация

2. Модель

Теперь, когда вы понимаете процесс от начала до конца, смоделируйте, как он должен выглядеть на самом деле. В идеале, на этапе анализа вы выявили неэффективные места, которые можно устранить, или места, где работа тормозится. Смоделируйте идеальный процесс и поток данных, чтобы вы могли приступить к его реализации на следующем этапе.

Вернемся к нашему примеру. Одной из больших проблем, с которой сталкивается ваша команда, является получение ответов от людей, не входящих в группу обслуживания клиентов, поскольку они используют другой инструмент. Сотрудники службы поддержки клиентов тратят много времени на ручное копирование информации из одного инструмента в другой. Чтобы оптимизировать и автоматизировать эти рабочие процессы, вы решаете интегрировать CRM с вашим инструментом управления работой. Теперь, когда вы понимаете, как должен выглядеть процесс, смоделируйте поведение, которое вы хотите видеть, перед его реализацией.

3. Внедрение

На этапе «Внедрение» — иногда называемом «Выполнение» — приведите модель в действие. При этом установите показатели успеха или неудачи, чтобы оценить, лучше ли этот процесс, чем тот, который у вас уже был.

В зависимости от масштаба изменения используйте процесс управления изменениями, чтобы развернуть его, особенно если это новая технология или система, с которой ваша команда не знакома. К счастью, у нас есть все необходимое — прочитайте нашу статью о 6 шагах для построения успешного процесса управления изменениями.

Продолжая наш пример, вы смоделировали идеальное взаимодействие между системой управления работой и инструментом CRM. Теперь для этого вы внедрите модель управления бизнес-процессами, ориентированную на интеграцию. Благодаря эффективной интеграции между двумя вашими инструментами ваша команда по обслуживанию клиентов может отказаться от ручного переноса информации из одного инструмента в другой и уделять больше времени тому, что у них получается лучше всего: обслуживанию ваших клиентов.

Когда вы начинаете внедрять новые вещи и привносить новые вещи в свой бизнес, работайте со своими руководителями и менеджерами над управлением изменениями того, что грядет, как изменится организация и что требуется от всех, чтобы добиться успеха вместе. Это гораздо больше, чем просто щелкнуть выключателем или использовать новый инструмент».

— Кейси Джеймс, руководитель отдела творческих операций, JKR Global

Прочтите: Jones Knowles Ritchie разрабатывает бренды для масштабирования, прорыва и успеха с помощью Asana

4. Отслеживайте

После того, как вы внедрили новые процессы, отслеживайте их, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают. Действительно ли эти новые процессы устранили узкие места и неэффективность? Используют ли их люди? Иногда вещи, которые хорошо выглядят на бумаге — или даже хорошо себя зарекомендовали во время небольшого теста — не работают во время развертывания в масштабах всей организации. Если это так, отмените развертывание или подумайте о том, чтобы перейти к чему-то другому. Отслеживая эти процессы, вы можете заблаговременно выявлять любые проблемы и при необходимости переходить к ним.

Например, после развертывания новой интеграции между инструментами для вашей группы обслуживания клиентов отслеживайте использование инструментов. Люди используют интеграцию? Уменьшился ли объем ручной работы, выполняемой вашей командой по работе с клиентами? Если нет, проведите дополнительные тренинги и тренинги, чтобы стимулировать внедрение.

5. Оптимизация

На этапе оптимизации, иногда называемом автоматизацией, продолжайте настраивать и улучшать бизнес-процесс. Даже если внедренный вами процесс работал идеально, ищите дополнительные недостатки или ручные процессы, которые нужно улучшить. Здесь также вступает в игру автоматизация бизнес-процессов. BPA — это процесс автоматизации бизнес-процессов, чтобы сделать их более эффективными и сократить объем ручной работы.

Возвращаясь к нашему примеру со службой поддержки клиентов, теперь вы хотите автоматически передавать обновления между двумя вашими инструментами вместо того, чтобы команда службы поддержки вручную инициировала интеграцию. Или ищите смежные действия для автоматизации. Например, создайте правило для автоматической отправки отзывов клиентов по электронной почте после закрытия тикета, чтобы оценить эффективность обслуживания клиентов и продолжать улучшать процессы в будущем.

Прочтите: Руководство для начинающих по теории ограничений

Что такое программное обеспечение для управления бизнес-процессами?

Программное обеспечение BPM — это технология, созданная для того, чтобы помочь вам отображать и фиксировать бизнес-процессы. Набор инструментов BPM помогает вашей организации понимать, отслеживать и оптимизировать бизнес-процессы.