Техническое задание: законодательные требования и сложившаяся практика

Типовые нарушения, которые совершают заказчики при составлении ТЗ, и все, что необходимо знать для получения ожидаемого результата закупки

Назначение технического задания

Техническое задание (ТЗ) должно быть составлено так, чтобы сформированные требования обеспечили заказчику приобретение именно того товара, в котором он нуждается, но при этом не были нарушены нормы ст. 33 Закона № 44-ФЗ, не была ограничена конкуренция.

Формулировки в ТЗ должны быть четкими и подробными, но характеристики и условия нельзя подогнать под конкретную марку или определенного производителя. В противном случае велика вероятность обжалования подобных требований участниками закупки в УФАС. Возможен вариант, что заказчик указывает лишь базовые характеристики товара, работы, услуги, без предъявления детальных требований, но такой подход обусловит поставку самого худшего из возможных товаров на минимально необходимом уровне, что не всегда соответствует выделенному бюджету и интересам заказчикам. Именно поэтому надлежащая проработка технического задания — важнейшая задача любого заказчика для получения ожидаемого результата.

Закон № 44-ФЗ не устанавливает обязательного шаблона для технического задания, оно составляется в произвольной форме с соблюдением правил описания объекта закупки, предусмотренных ст. 33 Закона № 44-ФЗ.

В ТЗ очень важно раскрыть ключевые особенности и потребности заказчика:

• Качественные характеристики тех свойств и признаков объекта, которые отражают его способность соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям.
• Технические характеристики объекта закупки. Например, требования к габаритам, цвету, применяемым материалам и т.д.
• Функциональные характеристики, которые отражают способность объекта выполнять его основную функцию. Например, при закупке продуктов питания функциональными характеристиками являются потребительские свойства товара, такие как пищевая ценность (энергетическая, биологическая), эстетические свойства (форма, цвет, запах и т.
  д.).
• Эксплуатационные характеристики, например, характеристики надежности и работоспособности объекта закупки — прочность, долговечность, в отдельных случаях целесообразно указать предельные эксплуатационные расходы на приобретаемый товар.

Совокупность указанных показателей позволяет определить соответствие закупаемых товаров, работ, услуг требованиям заказчика, но не является исчерпывающей.

В техническое задание допустимо включать также:

• Требования энергетической эффективности: если объект закупки включает товар, работу или услугу, в отношении которых установлены требования энергетической эффективности (п. 7 Правил установления энергетической эффективности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.12.2009 № 1221).
• Подтверждение соответствия. К примеру, если это предусмотрено техрегламентом на объект закупки либо объект закупки относится к перечню товаров, подлежащих обязательной сертификации.
• Соответствие товара макету (образцу) или изображению с обязательным фиксированием эталона в техническом задании.
• Необходимость обучения лиц, которые будут использовать и обслуживать товар.
• Другие требования в зависимости от объекта закупки.

Заказчик формирует описание объекта закупки (техническое задание) в виде отдельного электронного документа и включает его в состав извещения о закупке или документации о закупке — при закрытых конкурентных способах (п. 1 ч. 2 ст. 42, пп. «а» п. 1 ч. 1 ст. 72 Закона № 44-ФЗ). При закупке работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства для надлежащего формирования технического задания заказчику необходимо включить утвержденную проектную документацию, или типовую проектную документацию, или смету на капремонт объекта капитального строительства (п. 8 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ).

В конце статьи вы найдете шаблон описания объекта закупки.

В конце статьи есть шпаргалка

Применение каталога товаров, работ, услуг (КТРУ)

Важно помнить, что при составлении технического задания (описания объекта закупки) заказчик обязан руководствоваться каталогом товаров, работ, услуг (п. 2 и 4 Правил использования КТРУ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2017 № 145), в том числе при описании:

• Наименования объекта закупки. Указывается в извещении, в документации о закупке — при закрытых процедурах, в контракте и реестре контрактов.
• Характеристик объекта закупки. Позиция КТРУ может не содержать описания товара, работы, услуги, в указанном случае заказчик вправе самостоятельно установить характеристики объекта закупки (Письма Минфина России от 24.01.2022 № 24-03-08/4090, от 25.08.2020 № 24-06-05/74463).
• Наименования единицы измерения количества товара, объема работы, услуги. Если в КТРУ нет такой информации, заказчик вправе самостоятельно выбрать единицу измерения в соответствии с национальной системой стандартизации. Единицы измерения определяются в ОКЕИ (Письмо Минфина России от 07.02.2020 № 24-01-08/7999).

В случае описания предмета закупки без применения КТРУ должностное лицо заказчика может быть привлечено к административной ответственности по ч. 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ при наличии жалобы от участников закупки или плановой проверки закупочной деятельности заказчика.

Закупка с неопределенным объемом

Обучение для заказчика

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак.часов

Подробнее о курсе

Для экономии трудозатрат, оптимизации расходов и обеспечения непрерывных поставок заказчики вправе проводить закупки с неопределенным объемом. В документации заказчик устанавливает начальную цену единицы товара (работы, услуги), начальную сумму цен таких единиц и максимальное значение цены контракта (ч. 24 ст. 22, п. 9 ч. 1 ст. 42 Закона № 44-ФЗ). Закупки с неопределенным объемом чаще всего реализуются при закупке сырья, материалов, запасных частей, топлива, транспортных услуг. При этом Законом № 44-ФЗ не предусмотрен исчерпывающий перечень, который указывает, что допустимо покупать без фиксированного объема.

Чтобы понять, что это закупка с неопределенным объемом, надо внимательно изучить извещение. Также рекомендуется ознакомиться с проектом контракта: в нем заказчик указывает, что количество товара, объем работ или услуг будет определяться на основании заявок (ч. 1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Типичные нарушения заказчика при составлении технического задания

Нарушение № 1. Неясные формулировки, значения

Из описания объекта закупки должно быть однозначно понятно, что заказчик собирается закупить. Требования к показателям характеристик (min, max или точные значения) следует указывать недвусмысленно, предельно понятно и доступно. Согласно ст. 33 Закона № 44-ФЗ, извещение должно содержать требования, которые позволяют установить, подходят ли предлагаемые товары, работы или услуги заказчику. Не следует использовать термины «не хуже», «не слабее» и тому подобные — это необъективное описание.

Что для заказчика лучше, а что хуже, поставщик не обязан знать или угадывать.

Характеристики объекта закупки, например, могут выглядеть так:

Товар (далее — мебель) должен соответствовать ГОСТ 16371-2014 «Мебель. Общие технические условия» (введен в действие Приказом Росстандарта от 15.06.2015 № 683-ст), ГОСТ 26800.1-86 «Мебель для административных помещений. Функциональные размеры столов». Наименование товара: стол эргономичный. Цвет: коричневый.

Размер, Ш x Г x В (ширина, глубина, высота): минимальные значения — 100 x 100 x 71,5 см, максимальные значения — 165 x 110 x 71,5 см. При этом высота не подлежит изменению.

Требования к столешнице: материал — высококачественная МДФ, толщина: минимальное значение — 12 мм, максимальное значение — 35 мм. Облицовка — ПВХ-пленка. Столешница должна быть эргономичной и иметь плавные края. В столешнице должно быть предусмотрено отверстие для проводов с заглушкой.

Бывает, что заказчики ошибаются при указании диапазона значений, например «ширина более 360 мм и менее 214 мм». Иногда при описании объекта закупки не учитываются собственные инструкции по подготовке заявок: «в случае, если присутствует слово «диапазон», «в пределах», то поставщику необходимо предоставить диапазон значений ниже установленного заказчиком». Каким образом это понимать в случае температурного диапазона, непонятно.

Достаточно часто заказчики переписывают с государственных стандартов все подряд характеристики, при этом товар не может обладать всеми требуемыми характеристиками одновременно. Например, что касается подвижности и жесткости бетона (ГОСТ 7473-2010), то бетон может быть либо жестким (Ж), либо подвижным (П) — это взаимоисключающие характеристики. Однако заказчики умудряются вписать в техзадание и то и другое: «жесткость Ж1–Ж4; подвижность П1–П4». Материала с такими характеристиками не может быть. И это является нарушением ч. 2 ст. 33 Закона № 44-ФЗ.

• Должны быть обязательно правильно указаны единицы измерения показателей. В практике были случаи, когда заказчики указывали «м» вместо «мм».

Термины характеристик, их единицы измерения должны соответствовать техническим регламентам. В противном случае заказчику придется обосновать применение иных терминов и единиц измерения.

Установление излишне детализированных требований к материалам, из которых изготавливается товар, также будет нарушением закона.

Нарушение № 2. Ссылка на ГОСТ без какого-либо описания

Еще одно распространенное нарушение — это перечисление в техническом задании ГОСТ без привязки к конкретным товарам. Позиция ФАС в этой ситуации такова: подобное описание объекта закупки не позволяет идентифицировать каждый товар и не позволяет потенциальному поставщику подготовить заявку должным образом.

Нарушение № 3. Отсутствие фразы «или эквивалент»

Частая ошибка — указание в описании объекта закупки требования к товарному знаку без ссылки на возможность применения эквивалента, что может привести к ограничению конкуренции.

Узнайте подробнее об этом требовании закона на вебинаре Контур. Школы «Техническое задание: требования к содержанию и особенности составления».

В общем случае при составлении закупочного ТЗ заказчик должен следить за полной безликостью описываемого объекта, то есть в нем не должно быть никаких требований и даже намеков на конкретные товарные знаки, производителей или страну происхождения товара.

Основные правила подготовки технического задания

Применяйте национальные стандарты

Помимо положений Закона № 44-ФЗ, необходимо руководствоваться иными правовыми актами, техническими регламентами, документами, разрабатываемыми и применяемыми в национальной системе стандартизации, связанными с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика (ГОСТ Р, ГОСТ, СНиП и пр.), что прямо указано в п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Если планируете использовать иные показатели, то вам придется обосновывать необходимость их применения в извещении о закупке, в противном случае высок риск жалобы.

Обучение для заказчика

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак.часов

Подробнее о курсе

Не ограничивайте конкуренцию

В целях обеспечения конкуренции в описании объекта закупки не допускается включать:

• Требования, которые создают преимущественные условия для отдельных участников закупки.
• Требование поставить товары, выполнить работы или оказать услуги, которые технологически и функционально не связаны между собой, при этом наличие или отсутствие взаимосвязи устанавливается для каждого случая индивидуально. К примеру, объединение в один лот лицензируемых и нелицензируемых видов работ может свидетельствовать о потенциальном нарушении, поскольку может ограничивать число участников закупки (Письмо ФАС России от 09.02.2015 № АЦ/5147/15).
• Любые иные требования, которые влекут необоснованное ограничение конкуренции.

Учитывайте особенности национального режима закупок

Один из примеров — случаи применения Постановления Правительства РФ от 10. 07.2019 № 878 при закупке радиоэлектронной продукции или Постановления Правительства РФ от 30.04.2020 № 616 при закупке промышленных товаров. В этих ситуациях запрещено закупать совместно товары из перечня с товарами, которые в него не включены.

Аналогичный запрет установлен при закупке медицинских изделий из Постановления Правительства РФ от 05.02.2015 № 102 и медицинских изделий, которые в него не входят.

Поставка б/у товара возможна

По умолчанию товар должен быть новым, неиспользованным, не в ремонте, у которого не менялись составные части, не восстанавливались потребительские свойства (п. 7 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ). Если вы допускаете возможность поставки товара, бывшего в употреблении, предусмотрите в техническом задание соответствующее положение (Письмо Минфина России от 25.05.2021 № 24-06-08/40268).

Распространенные вопросы при подготовке технического задания

Можно ли требовать поставки оригинальных, а не совместимых запасных частей в техническом задании?

Можно, если речь идет о продукции, находящейся на гарантии, или есть необходимость обеспечить взаимодействие таких товаров с товарами, используемыми заказчиком, а также в случае закупок запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию в соответствии с конструкторской документацией, которая предусматривает использование только определенной продукции, без возможности применения совместимой продукции.

Необходимо приобрести прибор для исследований к уже имеющейся системе из трех приборов одного производителя. Необходимо полное совмещение всего в работе, эквиваленты существуют, совместимость обеспечивается, но, как показывает практика, надежность данных эквивалентов не так высока. Возможно ли не указывать эквивалент и указать конкретный товарный знак?

Нет, это невозможно. Ситуация не относится к случаю «при условии несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком». В то же время можно более детально рассмотреть особенности оригинального прибора, в том числе учесть гарантийный срок эксплуатации, иные важные характеристики, и использовать их при формировании технического задания.

Можно ли в ТЗ по капремонту указать узкие показатели, приложить пример композиции из гипсокартона на потолке, конкретную коллекцию плитки без эквивалента, ссылаясь на эстетические предпочтения?

При формировании технического задания заказчики должны руководствоваться требованиями ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Цвет стен — это выбор заказчика, это его потребность, не ограничивающая число поставщиков. Макет, эскиз композиции из гипсокартона на потолке — это также потребность заказчика, все исполнители смогут повторить приведенный в документации макет. Коллекция плитки без эквивалента — это нарушение п. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ. Если такое требование указано и оно влечет ограничение количества участников закупки, для минимизации риска жалобы следует сопроводить указание конкретной плитки словами «или эквивалент».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Пример описания объекта закупки (ТЗ) 712.2 КБ

Скачать

«О порядке использования и внесения изменений в типовые документы»

Уважаемые читатели, редакция продолжает отвечать на вопросы, поступающие в нашу рубрику «Вопрос-ответ», «Академия разъясняет».

При публикации конкурентных процедур, выбирая КПГЗ, при наличии типового технического задания подтягивается готовое техническое задание, без возможности изменений. Например, техническое обслуживание зданий. Учреждению выделяют определённую сумму денег, согласно которой составляется смета.

При этом, в итоге, работы по сметам и работы в типовом техническом задании отличаются. Например, в техническом задании появляется обслуживание мусоропровода или чердака, а в Учреждении ни того, ни другого нет. Таким образом в техническом задании появляются работы, которые, мало того что не оплачиваются, но ещё и не могут быть произведены, так как в здании отсутствуют такие места.

Вопрос, как выходить из этой ситуации? Не взять типовое ТЗ мы не можем (положение 899-ПП) и денег нет, чтоб раздуть сметы, да и достроить чердак мы не можем. Как поступить, чтоб избежать нарушения?

Из сути запроса, очевидно, что он сформулирован представителем Заказчика города Москвы.

Для читателей других регионов, поясняем:

Закупочная деятельность участников контрактной системы города Москвы, регламентирована Постановлением Правительства Москвы от 19 июля 2019 г. № 899-ПП «О системе закупок города Москвы».

Положение о системе закупок города Москвы устанавливает порядок взаимодействия между участниками контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг в городе Москве, в том числе, при планировании закупок товаров, работ, услуг, определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключении и исполнении контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, осуществлении мониторинга и контроля в сфере закупок товаров, работ, услуг, а также порядок методического, организационного и технологического обеспечения закупок товаров, работ, услуг в городе Москве (далее — закупки).

Заказчиками города Москвы являются органы исполнительной власти города Москвы, государственные казенные учреждения города Москвы, государственные бюджетные учреждения города Москвы, государственные автономные учреждения города Москвы (далее — учреждения), государственные унитарные предприятия (государственные предприятия, казенные предприятия) города Москвы (далее — предприятия), осуществляющие закупки в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон о контрактной системе) (далее — заказчики).

Хозяйственные общества осуществляют закупки товаров, работ, услуг с использованием Единой автоматизированной информационной системы торгов города Москвы (далее — ЕАИСТ) в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе и Положения, за исключением требований, предусмотренных разделами 3-5, 7, 9 Положения.

В свою очередь, ЕАИСТ предусматривает наличие и обязательное использование Заказчиками города Москвы, типовых форм документов. При этом, для формирования предмета закупки, Заказчики обязаны использовать:

СПГЗ — справочник конкретных предметов госзаказа – Позиция СПГЗ описывает конкретный предмет госзаказа.

КПГЗ — Классификатор предметов государственного заказа — это уникальный идентификатор, который присваивается каждому тендеру в Единой автоматизированной информационной системе торгов (ЕАИСТ). Он представляет собой справочник позиций – классов или категорий, которые охватывают неопределенное количество предметов государственного заказа.

Типовое техническое задание – форма документа в системе ЕАИСТ, формируемая при создании Лота на основании СПГЗ и КПГЗ.

По объектам закупок, определенных в Плане по стандартизации, Департаментом города Москвы по конкурентной политике, Департаментом экономической политики и развития города Москвы и Главным контрольным управлением города Москвы разрабатываются типовые формы документов, включая типовые формы контрактов, технических заданий, критериев оценки, в порядке, установленном Департаментом экономической политики и развития города Москвы, Департаментом города Москвы по конкурентной политике, Главным контрольным управлением города Москвы.

Указанные типовые формы документов утверждаются МРГ и размещаются в ЕАИСТ.

Утвержденные в установленном порядке типовые формы документации о закупке, типовые формы документов подлежат обязательному применению заказчиками, за исключением случаев определения поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом и осуществления закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Актуализация типовых форм документов, указанных в пунктах 6.4 и 6.7 Положения, осуществляется в сроки и порядке, установленные Департаментом города Москвы по конкурентной политике, Главным контрольным управлением города Москвы, Департаментом экономической политики и развития города Москвы.

При этом, в соответствии с Приказом от 1 июня 2018 г. N 70-01-74/18/81-ПР/40 Правительства города Москвы «О порядке подготовки и утверждения комплектов типовых документов конкурсной (аукционной) документации»:

«Внесение изменений в утвержденные МРГ Типовые комплекты, отдельные документы, размещенные в ЕАИСТ, осуществляется в инициативном порядке по заявлению участников, указанных в пунктах 1.4.1 — 1.4.3, 1.4.5 настоящего Порядка, а также заказчиков города Москвы, являющихся органами исполнительной власти города Москвы (далее — ОИВ), с представлением обоснования необходимости внесения данных изменений.

Предложения по внесению изменений в утвержденное Типовое техническое задание подаются по форме, установленной в приложении 1 к настоящему Порядку. Предложения по добавлению/изменению/удалению позиций СПГЗ подаются по форме, установленной в приложении 2 к настоящему Порядку.

При необходимости внесения изменений в Типовые технические задания, позиции КПГЗ, СПГЗ, Справочники характеристик и их значений для позиций КПГЗ утвержденных Типовых комплектов ДЭПиР осуществляет подготовку соответствующих документов и направляет на согласование в профильный ОИВ, Тендерный комитет, Главконтроль, ОИВ, направивший предложения по внесению изменений, а при наличии признаков инновационной продукции — в ДНПП».

Советы по созданию эффективного Комитета Техническое задание

Автор: Зарегистрированные ветеринарные технологи и техники…

14 декабря 2021 г.

Подробнее о: Совет директоров, управление, лидерство, менеджмент и управление

Как поживает ваш совет? Бьюсь об заклад, я знаю ответ для большинства: они перенапряжены, устали и выгорели. В прошлом году советы директоров больше, чем когда-либо, полагались на комитеты в выполнении своей работы.

Комитеты обеспечивают структуру и гибкость, благодаря чему правление может быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям. Иногда комитеты могут принимать решения самостоятельно, но чаще всего они дают рекомендации совету директоров.

Комитеты могут информировать и обучать правление по конкретным вопросам, вызывающим озабоченность, и они могут разделить работу правления на более управляемые части. Поскольку комитеты, как правило, представляют собой небольшие группы, они, как правило, более целенаправленны и эффективны в решении проблем.

Комитеты должны иметь Техническое задание (ТЗ), в котором описываются цель, объем и полномочия комитета. Как правило, ТЗ представляет собой письменное руководство для комитета и содержит четкую и конкретную информацию о том, как комитет организован, чего комитет пытается достичь, кто его члены, а также когда и где они встречаются.

Ниже приведены ключевые компоненты ТЗ комитета. Каждый раздел должен быть адаптирован к уникальным потребностям вашего собственного комитета и некоммерческой организации.

Название комитета:

• Официальное название комитета, утвержденное советом директоров.

Тип (3 варианта):

• Постоянно действующий комитет правления.
• Временный комитет занимается специальным проектом в течение ограниченного периода времени.
• Консультативный комитет, обладающий уникальными знаниями и навыками, расширяющими знания и навыки совета директоров.

Назначение:

• Что будет делать комитет.
• История создания комитета.

Обязанности:

• Четко определите обязанности.
• Объясните, что входит в компетенцию комитета, а что выходит за ее рамки.

Полномочия:

• Опишите полномочия комитета по принятию решений.
• Могут ли они утверждать определенные предметы?
• В основном они дают рекомендации правлению?

Состав:

• Определить количество участников.
• Определите, кто является членами комитета (члены правления, не члены правления и т. д.).
• Сколько членов комитета.
• Как назначаются члены комитета.
• Кто может быть председателем комитета.
• Каковы длины и пределы сроков.

Встречи:

• Определите частоту и место встречи.
• Процедуры встречи.
• Правила кворума.
• Как готовятся и распространяются повестки дня и протоколы.
• Как комитет будет общаться между собраниями.
• И, что наиболее важно для многих членов комитета, ежегодные обязательства по времени.

Отчетность:

• Определите, кому комитет отчитывается, в каком формате и с какой периодичностью.

Ресурсы и бюджет:

• Ресурсы, доступные для комитета (персонал, конференц-залы, учетная запись Zoom, оборудование и т. д.).
• Есть ли у комитета бюджет и на какие расходы – кто контролирует бюджет и как распределяются средства.

Результаты:

• Определите результаты работы комитета и то, что он должен сделать.

Проверка ТЗ:

• Установите, как часто пересматривается ТЗ.
• Кто отвечает за проверку ТЗ.

Как видите, в ТЗ содержится много важных деталей. Четко определенные ТЗ помогут комитетам вашей организации работать более эффективно и действенно, что, в свою очередь, поможет настроить ваш совет на успех.

Как поживают ваши комитеты? хотелось бы продолжить общение!

Как всегда, если вам нужна помощь в каких-либо проектах управления, не стесняйтесь обращаться к нам.

Эта статья была первоначально опубликована в блоге Pinpoint Governance Group и перепечатана с разрешения.

Хизер Терренс — сертифицированный руководитель ассоциации (CAE), эксперт по управлению некоммерческой организацией и президент Pinpoint Governance Group. До консультирования Хизер более 20 лет работала в канадском некоммерческом секторе на различных руководящих должностях. Хизер с гордостью является казначеем в совете директоров Центра коренных жителей Канады в Торонто. Она является давним членом Канадского общества руководителей ассоциаций (CSAE), а также входит в их совет директоров.

2.0 Техническое задание Совета

1              ЦЕЛЬ ¹

1. 1 Совет директоров несет основную ответственность за надзор за деятельностью Компании и контроль за текущей деятельностью руководства, которое отвечает за . При выполнении своих функций Совет в первую очередь учитывает интересы Общества, перед которым в конечном счете возлагаются его фидуциарные обязанности, а затем и его акционеров. Он также учитывает законные интересы других участников, таких как сотрудники, поставщики и клиенты.

1. 2 В технологических компаниях на ранней стадии развития Совет более активно консультирует руководство по ряду операционных вопросов и возлагает на руководство ответственность за решения, действия или бездействие руководства. При этом, однако, Совет не отменяет решения руководства и не заменяет своим суждением суждение руководства. Он не принимает оперативные решения вместо руководства. Это означало бы узурпировать надлежащую роль руководства и слишком глубоко вовлечь Совет, что было бы неуместно. См. соответствующий документ Обязанности Совета директоров и руководства. Совет директоров может и должен исследовать проведенный руководством анализ фактов и процесс принятия решений, чтобы убедиться, что он рассмотрел все существенные факты и результаты своих решений. Совет может и должен отказать в утверждении решений и рекомендаций руководства, если анализ слаб или не поддерживает решения и рекомендации, и потребовать от руководства вернуться с улучшенными решениями и рекомендациями.

1. 3 Совет должен обеспечить наличие всей доступной существенной информации, которую он должен учитывать при принятии решения или утверждении решений руководства. Руководство должно предоставлять Совету директоров полную (но краткую), простую, достоверную и своевременную информацию. Совет директоров имеет разумное право обращаться за консультацией извне, например, к корпоративному юрисконсульту, с одобрения руководства или без него, при выполнении своих фидуциарных обязанностей и за счет Компании.

1. 4 Директора являются распорядителями Компании. Совет действует от имени акционеров и несет ответственность перед акционерами за поведение Совета, руководства и Компании.

1. 5 При надзоре за поведением Компании Совет через Главного исполнительного директора («Генеральный директор») устанавливает стандарты поведения для Компании.

1. 6 Настоящее техническое задание подготовлено, чтобы помочь Совету и руководству разъяснить обязанности и обеспечить эффективную связь между Советом и руководством.

2            СОСТАВ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕТА

2.1 Число и состав Совета зависит от состояния развития технологической компании на ранней стадии; обычно трое или пятеро, большинство из которых должны быть независимыми директорами. См. соответствующий документ «Состав правления».

2.2 Председатель Правления назначается Правлением на срок, истекающий по завершении следующего Годового Общего собрания Компании.

2.3 Директора избираются на Годовом общем собрании Компании и исполняют свои обязанности до завершения следующего Годового общего собрания Компании.

2.4 Для увольнения Директора будет достаточно голосования тремя четвертями членов Совета, не включая соответствующего Директора.

2.5  Совет действует путем делегирования руководству некоторых своих полномочий, включая разрешения на расходы, и резервирования определенных полномочий за собой.

2.6 Определенные обязанности Правления могут быть делегированы комитетам Правления. Обязанности этих комитетов будут изложены в их круге ведения с внесенными время от времени поправками.

2.6.1 Комитет по вознаграждениям и кадрам, в обязанности которого будут входить многие вопросы, изложенные в Разделе 3.2. Пожалуйста, ознакомьтесь с соответствующим документом «Положение о Комитете по вознаграждениям».

2.6.2 Аудиторский комитет, в обязанности которого будут входить многие пункты, изложенные в Разделе 3.3. См. соответствующий документ «Положение о Комитете по аудиту».

2.6.3  В тот момент, когда Совет сочтет это целесообразным после консультации с руководством, Совет создаст Комитет по управлению, в обязанности которого будут входить многие вопросы, изложенные в Разделе 3.4.

2.7 Совет несет ответственность за управление своими делами, включая:

1. Назначает Председателя Совета;
2. Назначение, проверка и/или замена главного исполнительного директора. См. раздел «Процесс проверки генерального директора» и «Преемственность генерального директора»;
3. определяет частоту, время и повестку дня заседаний Совета. См. соответствующий документ Частота проведения заседаний Правления;
4. ежегодно пересматривайте навыки и опыт, представленные в совете, в свете быстро меняющихся требований бизнеса. См. соответствующий документ «Состав правления»;
5. рекомендовать Правлению критерии и потенциальных кандидатов, соответствующих критериям. См. соответствующий документ Board Review;
6. по представлению Председателя назначает, определяет состав и устанавливает круг ведения комитетов Совета директоров;
7. утвердить техническое задание на генерального директора и председателя. См. соответствующий документ. Пожалуйста, ознакомьтесь с соответствующими документами Техническое задание Председателя и Обязанности Правления и Руководства;
8. внедрить надлежащий процесс оценки эффективности Правления, Председателя Правления, комитетов и директоров при выполнении ими своих обязанностей. См. соответствующий документ Board Review;
9. оценить адекватность и форму вознаграждения директора и дать рекомендации акционерам по утверждению вознаграждения директора на годовом общем собрании. См. соответствующий документ Вознаграждение директора;
10. взять на себя ответственность за методы управления Компании и обеспечить их соответствие потребностям акционеров, сотрудников и клиентов; и
11. назначают Секретаря Правления.

3.           ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

3.1 Планы компании

Правление обязано:

1. участвовать вместе с руководством в разработке и утверждении годового плана работы и бюджета компании. См. соответствующий документ Обязанности совета и руководства;
2. утвердить другие существенные планы, которые поддерживают способность Компании выполнять свой Оперативный план;
3. направлять руководство на разработку, внедрение и поддержание системы отчетности, позволяющей Совету директоров отслеживать прогресс Компании в достижении целей Плана работы;
4. расследует серьезные недостатки в работе и серьезные отклонения от плана работ и просит руководство объяснить причины, а также разработать и внедрить корректирующие действия; и
5. рассмотреть и утвердить существенные изменения в Операционном плане в свете меняющихся деловых обстоятельств. См. соответствующий документ Обязанности Совета директоров и руководства

3. 2 Вознаграждение и человеческие ресурсы

Правление обязано:

1. утвердить техническое задание для генерального директора и назначить генерального директора и составить план преемственности генерального директора по мере необходимости. См. соответствующий документ Преемственность генерального директора;
2. контролировать и, по крайней мере, раз в год анализировать эффективность генерального директора в сравнении с согласованными годовыми целями. См. соответствующий документ «Процесс проверки генеральным директором»;
3. утверждение планов вознаграждения генерального директора и высшего руководства, включая заработную плату, денежное поощрение и капитал;
4. рассматривать и утверждать рекомендации Генерального директора в отношении структуры высшего руководства, включая такие обязанности и ответственность, которые должны быть возложены на Должностных лиц Компании;
5. по рекомендации Генерального директора назначает Должностных лиц Компании, которые подчиняются Генеральному директору;
6. утверждение определенных вопросов, касающихся всех сотрудников, включая:
7. общую стратегию и философию вознаграждения компании;
8. пенсионные планы сотрудников;
9. программы льгот для сотрудников; и
10. анализировать и внедрять программы планирования преемственности по мере необходимости по усмотрению Совета, включая программы обучения и развития менеджмента. См. соответствующий документ «Процесс проверки генеральным директором»;

3.3 Финансовые вопросы и вопросы риска

Правление обязано:

1. следить за операционными и финансовыми результатами;
2. утверждение годовой финансовой отчетности;
3. утверждает финансовый план Общества, рекомендованный руководством и утвержденный Ревизионной комиссией;
4. назначает внешних аудиторов и утверждает гонорары аудиторов в тот момент, когда Совет директоров или внешние инвесторы требуют проверенные финансовые отчеты;
5. предпринять разумные шаги для обеспечения внедрения и целостности систем внутреннего контроля и управленческой информации Компании, соответствующих ее текущему состоянию развития;
6. просмотреть профиль рисков компании в свете меняющихся деловых обстоятельств. См. соответствующий документ «Оценка рисков».
7. См. соответствующий документ Техническое задание Комитета по аудиту.

3.4   Управление

3. 4.1  Правление обязано:

1. предоставлять советы, консультации и поддержку генеральному директору в выполнении им своих обязанностей. См. соответствующий документ Отношения между председателем и генеральным директором;
2. предоставление консультаций и утверждение существенных решений, включая следующее:

— все приобретения, отчуждения, слияния и т. д.;

– важные решения о найме; и

– изменения в стратегическом направлении;

iii) С одобрения Комитета по аудиту, консультирование и предварительное утверждение существенных финансовых решений, включая следующее:

– программа и планы финансирования компании;

— все условия, предлагающие привлечение финансирования;

– все финансирование;

– значительные капитальные затраты;

– все выпуски ценных бумаг;

– инвестиционная политика;

– объявление дивидендов; и

— утвердить лимиты расходов и уровень существенности для контрактов, которые должны быть одобрены Советом директоров. См. соответствующие документы Обязанности совета директоров и руководства, уровни полномочий;

iv) рассматривает и утверждает материальные контракты и расходы;

v) рассматривает и утверждает все предложения, которые должны быть представлены акционерам на утверждение.

3.4.2 В надлежащее время, установленное Советом директоров в консультации с руководством, Совет должен контролировать:

i) внедрение процесса стратегического планирования;

ii) планирование преемственности, включая назначение, обучение и мониторинг высшего руководства; и

iii) принятие коммуникационной политики (отношений с инвесторами) для корпорации.

3.5 Секретарь Правления

В обязанности Секретаря входит:

1. по согласованию с Генеральным директором и Председателем организовывать и публиковать годовые календари Правления и комитетов;
2. подготовить повестку дня заседаний Правления по согласованию с Председателем Правления. См. соответствующий документ «Организация заседания совета директоров»;
3. готовить электронные информационные документы для каждого заседания Совета, содержащие памятки для Совета по каждому пункту повестки дня и четко указывающие, какие пункты требуют утверждения Советом;
4. разослать электронные информационные документы Совету как минимум до выходных, предшествующих собранию;
5. организовывать заседания Совета;
6. вести протоколы заседаний Правления и предоставлять их Председателю Правления как можно скорее после завершения собрания. См. соответствующий документ «Организация заседания совета директоров»;
7. вести таблицу капитализации акций, включая все акции, опционы и сведения о наделении правами;
8. поддерживать связь с юрисконсультом; и
9.  убедитесь в актуальности Журнала протоколов и Реестра акций.

3.6           Устав, политика и процедуры

Правление обязано:

1. утверждать корпоративные ценности Компании и действовать в качестве их защитника, включая утверждение Кодекса поведения и Руководящих принципов в отношении конфликтов интересов для Компании;
2. прямое управление для обеспечения того, чтобы Компания всегда работала в рамках применимых законов и правил и в соответствии с самыми высокими этическими и моральными стандартами; и
3. утвердить изменения в Устав и внутренние документы Общества, подлежащие одобрению акционерами.

4.           ОБЩИЕ ЮРИДИЧЕСКИЕ ОБЯЗАННОСТИ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

4.1  Совет несет ответственность за указание руководства обеспечить соблюдение требований законодательства, а также надлежащую подготовку, утверждение и ведение документов и записей.

4.2 Юридические обязанности возлагаются на директоров. Основные юридические обязанности возложены на общее право.

4.3 Директора несут фидуциарные обязательства перед Компанией в связи с выполнением своих должностных обязанностей:

i) честно и добросовестно;

ii) в интересах Компании;

iii) с осторожностью, усердием и умением разумного человека; и

1. с учетом интересов всех акционеров.

В частности, директора должны действовать, чтобы не превзойти свои индивидуальные интересы как инвесторов и акционеров по сравнению с интересами всех акционеров.

См. соответствующий документ Техническое задание директора.

4.4   Для выполнения своих фидуциарных обязанностей директора обязаны получать полную информацию по вопросам путем:

i) просмотра материалов, представленных руководством; и

ii) задавать вопросы руководству как на заседаниях Совета, так и между ними, чтобы гарантировать, что: 

1. Совет получает адекватные и регулярные обновления от руководства по всем вопросам, важным для деятельности Компании; и
2.  основные инициативы Компании должным образом и своевременно понимаются, рассматриваются, контролируются и одобряются Советом директоров.

См. соответствующий документ Привлечение управления к ответственности.

4.5  Генеральный директор будет активно обеспечивать сотрудничество управленческой команды в оказании помощи Совету директоров в выполнении его фидуциарных обязанностей, в частности, обеспечивая, чтобы Совет:

i)   получил всю соответствующую информацию, необходимую для уровень проработанности деталей;

ii) знает о соответствующих тенденциях;

1. известно о любых существенных внутренних или внешних изменениях;
2. информируется о любых действиях или бездействиях, которые могут привести к нарушению Компанией предыдущих решений Совета директоров или Кодекса поведения Компании или ее обязанностей перед акционерами, сотрудниками, партнерами и общественностью в широком смысле; и
3. известно о любых изменениях в предположениях, на основании которых были приняты предыдущие решения Совета.

4.6 Директора имеют определенные уставные обязанности и обязательства (и, возможно, личную ответственность), изложенные в законодательстве, включая:

I) Закон о провинции

A) Закон о деловых корпорациях

B) Закон о управлении окружающей средой

C) Закон о стандартах занятости

D) Закон о налоге на социальные услуги

E) Закон о компенсации работникам

II) Федеральный

1. Актив. Закон о налогах
2. Закон о подоходном налоге
3. Закон о страховании занятости
4. Уголовный кодекс Канады (заговор).

См. соответствующий документ «Оценка рисков».

РАСПИСАНИЕ

	Q1	Q2	Q3	Q4
1.  Governance
Набор навыков Совета по обзору в соответствии с текущими требованиями компании		P		P
Определение потенциальных новых директоров				P
Prepare slate of Directors for AGM	P
Review Board performance and compensation	P
Ежегодное общее собрание2
Approve Annual Report		P
Ensure Minute Book, Share Register, Articles and By-Laws are up to date			P
Review strategic plan			P
2.   Financial
Receive report of Audit Committee	P
Approve audited financial statements	P
3.  Compensation
Получить отчет Комитета по вознаграждениям		P
Анализ деятельности генерального директора		P
4.  Operations
Approve annual Operating Plan and Budget	P
Review производительность по сравнению с годовым операционным планом и бюджетом	P	P	P	P

¹ Эти документы разработаны специально для советов директоров и руководства технологических компаний на ранней стадии развития.