Как правильно составить ТЗ? Инструкция, общие рекомендации

Когда бизнес обращается к сторонним организациям для реализации какого-то проекта, например, компании нужна помощь с разработкой сайта, логотипа, с написанием текстов, то перед началом работы обязательно нужно составить техническое задание. Оно помогает структурировать задачу, которая стоит перед исполнителем, и дать представление, какой результат ждет заказчик. Написание ТЗ увеличит шансы на успех проекта, а значит обе заинтересованные стороны — заказчик и исполнитель — после завершения работы останутся довольны. В статье рассказываем, как составить техническое задание, которое обеспечит качественное выполнение проекта.

Что такое техническое задание

Техническое задание — это документ, в котором описываются требования к создаваемому продукту. В ТЗ прописывается детальный план выполнения работы, устанавливаются этапы и сроки выполнения задач, обязанности сторон, требования к итоговому продукту. Четкое ТЗ создает основу успешной реализации проекта и помогает избежать разногласий между исполнителем и заказчиком после выполнения работы.

Кто должен составлять техническое задание

За составление ТЗ может отвечать, как заказчик, так и исполнитель. Иногда техническое задание пишется совместно. Рассмотрим все три варианта.

ТЗ пишет заказчик

Если продукт, за разработкой которого заказчик обращается к подрядчику, связан с его основным видом деятельности, то техническое задание лучше составлять заказчику. В этом случае составитель сам хорошо знает, что он хочет получить в результате и как это сделать.

Иногда заказчик просит выполнить работу, в которой он не разбирается, поэтому составить качественное ТЗ самостоятельно будет затруднительно. Тогда есть смысл привлечь к написанию ТЗ исполнителя.

ТЗ пишет исполнитель

Если за составление технического задания берется компания-подрядчик, то схема работы будет такая:

1. Исполнитель узнает у заказчика общую задачу.
2. Затем исполнитель составляет бриф с уточняющими вопросами и отправляет его заказчику.
3. После того, как заказчик ответил на все вопросы, исполнитель на их основе составляет техническое задание.
4. Готовый документ исполнитель отправляет заказчику на согласование.

Это хороший вариант взаимодействия, если заказчик не сомневается в компетентности исполнителя. Недостаток этого подхода: заказчик не всегда сможет оценить самостоятельно, насколько качественно исполнитель составил ТЗ. Особенно, если предмет задания ему не знаком.

Исполнитель и заказчик составляют ТЗ совместно

Этот подход похож на схему разработки технического задания исполнителем. Только при совместной работе над ТЗ процесс написания будет многоступенчатым, при этом для составления задания будут привлекаться сотрудники заказчика. Это оптимальный вариант для работы над масштабными и сложными проектами, которые требуют от обеих сторон детальной проработки задачи.

Инструкция по созданию технического задания

В этом разделе объясняем:

• Как правильно составлять ТЗ
• Что должно быть указано в техническом задании
• Как оформить техническое задание

Проекты, для создания которых нужно составить ТЗ, бывают разными: разработка сайта, мобильного приложения, ввод новой функции на уже готовый ресурс, например, онлайн-калькулятора, также SEO-продвижение, подготовка контента и многое другое. Несмотря на то, что каждый проект индивидуален, есть общие пункты, которые должны быть в ТЗ. Техническое задание должно содержать такие разделы:

• Подробное описание проекта, его цель. Все участники должны понимать, что из себя представляет проект, какие у него цели и задачи.
• Основные требования к продукту. В этом разделе перечисляются все требования, согласно которым исполнитель реализует проект.
• Этапы и сроки выполнения работы. Благодаря этому пункту заказчик знает, что и когда будет готово, поэтому сможет контролировать процесс разработки.
• Порядок приемки проекта. В этом разделе представлены стандарты, по которым заказчик будет оценивать качество выполненной работы.
• Приложения к техническому заданию. Дополнительная информацию к проекту. Обычно включает стоимость, технические регламенты, нормативно-правовые акты и т.д.

Общие рекомендации по составлению ТЗ

При написании ТЗ важно учитывать общие рекомендации.

1. Выбирайте однозначные формулировки, когда пишете текст, чтобы не возникло недопонимания.
2. Создайте глоссарий с расшифровкой сложных терминов. Это поможет исполнителю быстрее разобраться в ТЗ, если сфера деятельности компании-заказчика ему не знакома.
3. Расскажите исполнителю, чем занимается ваша компания. Эта информация поможет исполнителю лучше вникнуть в проект.
4. Перечислите конкурентов и добавьте ссылки на похожие проекты. Анализ аналогичных продуктов поможет в реализации проекта.

Стандарты

При составлении технического задания вы можете ориентироваться на международные и отечественные стандарты. В России действуют два ГОСТа, которые регламентируют разработку ТЗ:

• ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению»

• ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Технические задание на создание автоматизированной системы»

Среди международных стандартов можно выделить ISO/IEC/IEEE 29148-2018. Он устанавливает требования к техническому заданию на разработку ПО и других сложных систем.

Как составить ТЗ для сайта: главные пункты

Рассмотрим упрощенный пример, как написать техническое задание на разработку сайта.

1. Напишите, чем занимается компания-заказчик, кто ее клиенты, опишите основную задачу сайта.
2. Объясните сложные термины.
3. Опишите технические требования: какая CMS нужна, требования к хостингу, адаптивности, кроссбраузерности.
4. Опишите структуру сайта: какие разделы и страницы нужны.
5. Напишите, какие элементы должна содержать каждая страница, как будут располагаться объекты на странице.
6. Составьте сценарий, как пользователи будут двигаться по сайту.
7. Подготовьте контент для сайта: тексты, видео, изображения и т.д.
8. Напишите, какой дизайну вы хотите использовать на сайте.
9. Составьте поэтапный план сдачи сайта с указанием сроков.
10. Опишите процесс приемки сайта.

Когда можно обойтись без технического задания

Действительно, существуют случаи, когда можно обойтись без составления ТЗ. Например, для разработки небольшого стандартного продукта, для решения простых задач существуют шаблонные решения. И для начала работы достаточно отталкиваться от готового прототипа, не тратя время на создание технического задания. Но мы все же советуем даже для простых проектов написать ТЗ, пусть и не такое подробное, потому что работа без четкого сценария несет риски для исполнителя и заказчика.

Заключение

Написание технического задания — основа успешной реализации проекта. ТЗ позволяет собрать всю важную информацию о проекте в одном документе. При создании проекта и заказчик, и исполнитель будет обращаться к тексту ТЗ, чтобы контролировать работу. Поэтому по завершении работы риск возникновения претензий будет минимальным.

В статье мы разобрали, как составить ТЗ для программиста на создание сайта. Для начала нужно выбрать того, кто будет писать ТЗ, затем написать структуру и по ней заполнить данные о проекте, требованиях, этапах, сроках и стоимости. Также не стоит забывать придерживаться общих требований написания ТЗ. Оно должно быть понятным для обеих сторон, объективным, с однозначными формулировками, подробно описывать каждый этап работы.

Как правильно составить техническое задание

Добиться взаимопонимания между близкими друзьями или родственниками бывает не так-то просто. А что, если нужно обговорить проект с человеком, которого вы видите первый раз в жизни? С чего начать работу с аутсорсерами или как объяснить задачи другим командам в компании? Поговорим о том, как составить техническое задание и разберемся, когда оно нужно, а когда нет.

Что такое техническое задание (ТЗ)

Техническое задание, или сокращенно ТЗ, ― это документ, в котором описаны задачи или план действий предстоящей работы, которые должен выполнить исполнитель, а также требования к выполненной работе. Характерный признак технического задания ― подробность описанного. Сравните 2 варианта задачи для иллюстратора:

«Нарисуйте подарочную коробку»

И

«Подготовьте векторное изображение подарочной коробки с бантом. Используйте фирменные цвета компании, описанные в брендбуке. Лого не использовать. Размер картинки 350 x 380 пикселей. Дата сдачи иллюстрации ― 25 ноября. Прислать работу в формате .SVG и .PNG»

Во втором варианте всё четко и предельно понятно. Это и есть техническое задание.

Зачем нужно ТЗ

Наладить контакт с исполнителем. Перед тем как подрядчик приступит к выполнению работы, важно, чтобы он понял, что вы хотите. От этого зависит результат: качество и скорость выполнения. Подробно описанная задача избавит от недопонимания и уменьшит количество необходимых правок.

Оценить реалистичность требований. Нередко задачи ставятся людьми, которые не понимают нюансов работы. Например, предприниматель хочет сайт. Он может описать желаемый функционал и дизайн, рассказать о бюджете, но он не веб-разработчик, поэтому может поставить задачу, с которой невозможно справится: предложит нереальные сроки выполнения или для разработки требуемого функционала нужно значительно больше денег. Подготовленное заранее ТЗ поможет на начальном этапе обсудить все сложности, подкорректировать задачу, чтобы выполнение работы было приятным процессом, а заказчик получил желаемый результат.

Устанавливает правила приемки и время выполнения. Если подробно описать этапы работы и сроки сдачи, ТЗ может служить своеобразной дорожной картой проекта. Это поможет заказчику объективно оценить исполнителя, а подрядчику, в свою очередь, защитить себя от необоснованных претензий.

Когда и кто должен готовить ТЗ

Казалось бы, кому нужна помощь, тот и создает техническое задание. На практике всё работает по-другому. Есть 3 варианта, кто готовит техническое задание:

1. Заказчик. Если он точно понимает, что ему нужно, и разбирается в процессе работы исполнителя, то готовит ТЗ сам. Такой вариант подходит при заказе иллюстраций или текста для сайта. Чтобы исполнителю проще было понять задачу, можно добавить референсы.
2. Исполнитель. Вы можете задаться вопросом, как правильно составлять ТЗ для программиста, если заказчик совсем не дружит с кодом. Это нормально, ведь именно из-за своей некомпетентности заказчик и нанимает помощников. Например, такое случается при разработке сайта. В этом случае заказчик может описать требуемый функционал, дизайн, бюджет, в который он хотел бы уложиться. Также исполнитель может подготовить бриф, который нужно заполнить. На основе брифа аутсорсер описывает план действий. Такой подход возможен только в том случае, если между заказчиком и исполнителем есть доверие, потому что подрядчик вполне может завысить цену, вписать в смету работы, которые на самом деле не нужны. А так как заказчик ничего в этом не смыслит, то обман может и не вскрыться.
3. Совместный труд. Такое происходит, когда заказчик хоть немного, но разбирается в работе, которую должен выполнить подрядчик, но не хочет тратить время на ее выполнение. Заказчик в состоянии написать первоначальное ТЗ, а исполнитель просто корректирует и предлагает лучшие решения для проекта. Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше. Этот вариант подготовки задания самый распространенный.

Имеет ли ТЗ юридическую силу

Да, техническое задание может иметь юридическую силу. Для этого оно должно быть частью основного договора (приложением к нему). Если впоследствии нужны изменения, они обязательно утверждаются с двух сторон.

Чем отличается ТЗ от брифа

Основное отличие технического задания от брифа ― степень конкретики. Бриф ― это краткое описание компании, проблем, с которыми она столкнулась, планируемый список задач и пожелания к проекту. Бриф отлично помогает на начальном этапе коммуникации с исполнителем. На его основе может готовиться ТЗ.

Бриф в среднем состоит из 1-2 страниц. Сразу понятно, что много в таком формате не опишешь. А вот техническое задание может занимать несколько десятков страниц, особенно если оно готовится как приложение к договору, чтобы зафиксировать все принципиально важные пункты.

Теперь посмотрим, как составить ТЗ для проекта, чтобы результат работы исполнителя вас порадовал.

Что должно быть указано в техническом задании

Как написать хорошее техническое задание? Конкретных правил и шаблонов для технического задания нет, так как этот формат документа может готовиться абсолютно для разных задач: от создания сайта или ПО до подготовки текстов для маркетинговых и PR-проектов. Поэтому в первую очередь стоит опираться на свои цели и уровень взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. Если компания давно работает с подрядчиком, нередко ТЗ просто готовят по шаблону, описывают основные моменты или вовсе перестают его готовить.

Вот небольшая инструкция по созданию технического задания. Опишем самые основные и универсальные пункты, которые должны быть:

1. Общая информация о компании. Подробность описания зависит от задач, стоящих перед исполнителем. Для маркетологов, PR-менеджеров, дизайнеров, как правило, нужно много информации: идея бизнеса и философии бренда, немного информации о директоре и ключевых сотрудниках компании, события, которые негативно повлияли на бренд.
   В случае разработки сайта достаточно описать вид компании. Все это поможет понять организацию.
2. Этапы работы. Здесь же можно пометить промежуточные сроки сдачи работ на каждом этапе.
3. Технические характеристики. В нашем примере с задачей для иллюстратора мы просили нарисовать картинку размером 350 x 380 пикселей и прислать ее в формате .SVG и .PNG. В зависимости от ваших требований пишите свои необходимые характеристики. Такие подробности улучшают коммуникацию, и вы с первого раза получите ожидаемый результат.
4. Правила приемки работы. Кому присылать, на какую почту или мессенджер, за кем последнее слово? Все эти вопросы в первую очередь интересуют исполнителя.
5. Конкуренты. Полезным будет описать список ваших конкурентов. Исполнитель не обязан мониторить ваш рынок (если вы не заказываете проект у маркетологов или у других специалистов, для которых аудит конкурентов ― часть работы), поэтому может сделать то, что по вашему мнению неправильно. Список конкурентов даст подрядчику ориентир для работы.
6. Референсы. Чтобы показать исполнителю, что конкретно вы хотите, найдите примеры. Например, если заказываете дизайн сайта ― дайте ссылки на веб-ресурсы, внешний вид которых вам кажется подходящим вашему бренду. То же самое можно делать с иллюстрациями и текстами.

Что рекомендуем еще

― Пишите понятно. Несмотря на то, что ТЗ ― документ, он должен быть написан не сложным юридическим языком, а понятным, «человеческим». Всё-таки его первостепенная задача ― помочь в организации работы. Не топите исполнителя в канцеляризмах и деепричастных оборотах.

― Если ваш продукт или сфера работы сложная, добавляйте в ТЗ словарь терминов. Например, дизайнер, который будет создавать внешний вид сайта, не обязан разбираться в вашей индустрии, поэтому словарь поможет ему понять продукт, а что-то даже внедрится в дизайн. А для копирайтеров это будет супер важная информация.

― Нелишним будет расписать сценарий использования (если вы заказываете создание продукта). Это особенно актуально при работе над UX-дизайном или с маркетингом.

Пример технического задания

Так как ТЗ часто занимает несколько десятков страниц, в рамках этой статьи мы не сможем привести полный шаблон, однако приведем 2 примера содержания такого документа.

Для заказа небольшого онлайн-магазина цветов

1. Информация о компании + УТП + целевая аудитория.
2. Этапы и сроки создания сайта:

• Общие сроки;
• Срок сдачи дизайн-макета;
• Сроки для программирования и верстки

  3. Перечень этапов работы.
  4. Технологические требования:
  

• Нужна десктопная и мобильная версия;
• С какими браузерами должен быть совместим сайт;
• Фирменные цвета компании;
• Метатеги, настройка для поисковых систем.
  5.Структура сайта: разделы, что должно быть в футере и шапке, краткие комментарии к наполнению каждого раздела, названия в каталоге товаров, нужен ли личный кабинет, формы обратной связи, чат-боты.
  6.Каталог продукции, который нужно разместить на сайте: фото, описания, цены, скидки.

Для заказа статьи для сайта у копирайтера

1. Чем занимается компания и какая у нее целевая аудитория.
2. Редполитика сайта или требования к лексике.
3. Тема текста.
4. Сроки сдачи.
5. Количество требуемых знаков.
6. Похожие тексты у конкурентов.
7. Примерное содержание (необязательно, но копирайтер будет от души благодарен).
8. Ключевые слова для SEO-оптимизации.

Всё еще не уверены, как вам подготовит документ? Можете почитать ГОСТы, где есть еще больше советов.

Когда ТЗ готовить не нужно

Если бы на все задачи готовилось техническое задание, в каждой компании должен был бы быть целый отдел, который занимался только этим. Далеко не все проекты требуют документа.

Сначала опишите общую картину того, что вам нужно: как будете использовать продукт, что обязательно нужно в него внедрить, а что, наоборот, не добавлять.

Затем идите к исполнителю. Если у него немного вопросов и вы понимаете, что ваши мысли схожи, тратить время на создание документов не стоит.

Также не нужно готовить ТЗ, если нет возможности спрогнозировать все проблемы и вопросы, с которыми можно столкнуться при подготовке проекта. В этом случае лучше выбрать более гибкие инструменты.

Если обобщить всё сказанное, для больших проектов вроде разработки сайта или разработки нового ПО подготовка подробного технического задания, скорее всего, не подойдет.

Умение готовить грамотное ТЗ ― это навык, который появляется после некоторых попыток. Разные люди, разные проекты и объекты, разные ситуации требуют совершенно разных подходов к подготовке технического задания. Общайтесь с подрядчиками и оценивайте их профессионализм (посмотрите уже выполненные работы), насколько вы понимаете друг друга, ответственность исполнителя. Только исходя из первого контакта вам удастся понять, какое ТЗ вам нужно и нужно ли оно вообще.

Советы по созданию эффективного технического задания Комитета

Автор: Хизер Терренс

14 декабря 2021 г.

Подробнее о: Совет директоров, управление, лидерство, менеджмент и управление

Как поживает ваш совет? Бьюсь об заклад, я знаю ответ для большинства: они перенапряжены, устали и выгорели. В прошлом году советы директоров больше, чем когда-либо, полагались на комитеты в выполнении своей работы.

Комитеты обеспечивают структуру и гибкость, благодаря чему правление может быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям. Иногда комитеты могут принимать решения самостоятельно, но чаще всего они дают рекомендации совету директоров.

Комитеты могут информировать и обучать правление по конкретным вопросам, вызывающим озабоченность, и они могут разделить работу правления на более управляемые части. Поскольку комитеты, как правило, представляют собой небольшие группы, они, как правило, более целенаправленны и эффективны в решении проблем.

Комитеты должны иметь Техническое задание (ТЗ), в котором описываются цель, объем и полномочия комитета. Как правило, ТЗ представляет собой письменное руководство для комитета и содержит четкую и конкретную информацию о том, как комитет организован, чего комитет пытается достичь, кто его члены, а также когда и где они встречаются.

Ниже приведены ключевые компоненты ТЗ комитета. Каждый раздел должен быть адаптирован к уникальным потребностям вашего собственного комитета и некоммерческой организации.

Название комитета:

• Официальное название комитета, утвержденное советом директоров.

Тип (3 варианта):

• Постоянно действующий комитет правления.
• Временный комитет занимается специальным проектом в течение ограниченного периода времени.
• Консультативный комитет, обладающий уникальными знаниями и навыками, расширяющими знания и навыки совета директоров.

Назначение:

• Что будет делать комитет.
• История создания комитета.

Обязанности:

• Четко определите обязанности.
• Объясните, что входит в компетенцию комитета, а что выходит за ее рамки.

Полномочия:

• Опишите полномочия комитета по принятию решений.
• Могут ли они утверждать определенные предметы?
• В основном они дают рекомендации правлению?

Состав:

• Определить количество участников.
• Определите, кто является членами комитета (члены правления, не члены правления и т. д.).
• Сколько членов комитета.
• Как назначаются члены комитета.
• Кто может быть председателем комитета.
• Каковы длины и пределы сроков.

Встречи:

• Определите частоту и место встречи.
• Процедуры встречи.
• Правила кворума.
• Как готовятся и распространяются повестки дня и протоколы.
• Как комитет будет общаться между собраниями.
• И, что наиболее важно для многих членов комитета, ежегодные обязательства по времени.

Отчетность:

• Определите, кому комитет отчитывается, в каком формате и с какой периодичностью.

Ресурсы и бюджет:

• Ресурсы, доступные для комитета (персонал, конференц-залы, учетная запись Zoom, оборудование и т. д.).
• Есть ли у комитета бюджет и на какие расходы – кто контролирует бюджет и как распределяются средства.

Результаты:

• Определите результаты работы комитета и то, что он должен сделать.

Проверка ТЗ:

• Установите, как часто пересматривается ТЗ.
• Кто отвечает за проверку ТЗ.

Как видите, в ТЗ содержится много важных деталей. Наличие четко определенных ТЗ поможет комитетам вашей организации работать более эффективно и действенно, что, в свою очередь, поможет настроить ваш совет на успех.

Как поживают ваши комитеты? хотелось бы продолжить общение!

Как всегда, если вам нужна помощь в каких-либо проектах управления, не стесняйтесь обращаться к нам.

Эта статья была первоначально опубликована в блоге Pinpoint Governance Group и перепечатана с разрешения.

Хизер Терренс — сертифицированный руководитель ассоциации (CAE), эксперт по управлению некоммерческой организацией и президент Pinpoint Governance Group. До консультирования Хизер более 20 лет работала в канадском некоммерческом секторе на различных руководящих должностях. Хизер с гордостью является казначеем в совете директоров Центра коренных жителей Канады в Торонто. Она является давним членом Канадского общества руководителей ассоциаций (CSAE), а также входит в их совет директоров.

Шаблон — Техническое задание — Рабочие группы

Приведенный ниже документ должен быть отредактирован, чтобы соответствовать вашей рабочей группе. Был предоставлен некоторый пример текста, но его можно удалить или отредактировать по мере необходимости.

Последнее обновление: (указать дату) — более подробную информацию см. в журнале обновлений ниже.

Введение

Техническое задание определяет цель и структуру проекта, комитета, собрания, переговоров или любого подобного собрания людей, которые договорились работать вместе для достижения общей цели. Техническое задание показывает, каким будет рассматриваемый объект определены, разработаны и проверены.

В этом документе подробно изложено техническое задание для организации и проведения (укажите здесь название группы и краткое описание)

Как благотворительная организация, Общество должно выполнять свои юридические обязательства во многих областях, включая, помимо прочего: равенство, многообразие и инклюзивность, финансовое регулирование, работа с волонтерами, защита репутации, страхование ответственности, страхование от отмены, GDPR.

Многие из этих юридических обязательств включены в организацию этой рабочей группы, и Попечители Общества должны брать на себя ответственность за определенные решения и действия, в то же время официально делегируя организацию и исполнение комитету рабочей группы. Окончательная ответственность во всех вопросах лежит на Обществе.

Там, где используется термин «Общество», он относится к Совету попечителей (как к избранным представителям организации), если не указано иное.

Срок действия

Настоящее техническое задание вступает в силу с ( вставить дату, попечители проголосовали за делегирование ответственности председателю РГ ) и действует до ( вставить ожидаемую дату завершения ).

Цель комитета

Какова цель комитета рабочей группы? Как это помогает благотворительным целям Общества?

Организовать и предоставить соответствующие результаты для сообщества RSE, предоставив сбалансированную и разнообразную программу, удовлетворяющую всем ролям RSE и уровням квалификации. Создание множества удобных и интересных общественных мероприятий с второстепенной целью создания прибыли для Общества, которая позволит Обществу инвестировать в дальнейшую деятельность, отвечающую его благотворительным целям. Общество ожидает, что ни одна исследовательская область, язык или набор навыков не будут продвигаться выше других или составлять большую часть программы.

Цель и цель результатов рабочей группы

Какое событие или результаты будет генерировать рабочая группа? Какова цель и цель этих результатов, и является ли комитет общества или рабочей группы ответственным за постановку этой цели?

Внимательно изучив сообщество RSE и внешнюю среду на тот момент, Общество примет решение о цели и задаче мероприятия РГ и подготовит заявление о цели, которое будет согласовано с председателем РГ и может быть размещено в Обществе. и веб-сайты РГ. Это может быть ежегодное решение с учетом отзывов о предыдущих мероприятиях. В качестве альтернативы заявление о цели и задаче может быть предложено председателем РГ Обществу для согласования. Это заявление может охватывать такие вопросы, как, но не ограничиваясь ими:

• Какова цель?
• Какие цели?
• Чего хочет наше сообщество?
• Чего хочет Общество?
• Какой баланс?

Название события

Как будет называться событие? Как это будет упоминаться в твиттере, в сообщениях электронной почты, на веб-сайте и в любых печатных материалах?

Любое изменение этого названия и формата должно быть согласовано с Обществом до начала мероприятия.

Структура и темы 

При необходимости предоставьте информацию о структуре и теме мероприятия/результата. Укажите, будут ли какие-либо существенные изменения иметь финансовые или репутационные последствия.

Чтобы разделить это потенциальное воздействие вместе, Общество будет ежегодно согласовывать темы, структуру и план программы с назначенным (членом комитета рабочей группы), принимая во внимание темы прошлых лет, текущие потребности сообщества и, в идеале, после рассмотрения отзывов. с мероприятия прошлых лет.

Бюджет

Каков примерный бюджет рабочей группы, будет ли он приносить доход или будет иметь регулярный дефицит? Будет ли взиматься плата за регистрацию на мероприятиях и кто отвечает за управление бюджетом?

Общество примет решение об общем бюджете и сумме излишков, которые должны быть возвращены Обществу, это будет согласовано с комитетом рабочей группы. Комитет рабочей группы не должен заключать какие-либо соглашения или контракты с поставщиками или спонсорами от имени Общества. Регистрационный взнос должен быть предложен Казначеем Общества и одобрен Обществом. Необходимо обсудить разные уровни регистрации для разных типов участников. Комитету рабочей группы предлагается помочь с потенциальными и соответствующими контактами и представлениями.

Страховые полисы

Какие страховые полисы необходимы для этой рабочей группы?

Казначей общества позаботится о том, чтобы мероприятие было покрыто любыми соответствующими страховыми полисами, такими как, но не ограничиваясь: страхованием гражданской ответственности, страхованием отмены мероприятий. Это должно быть организовано совместно с комитетом рабочей группы, чтобы все участники имели полное представление о том, что требуется и что необходимо приобрести.

Финансирование

Если рабочая группа должна генерировать финансирование за счет спонсорских или регистрационных взносов, предоставьте подробную информацию о балансе между ними и о том, какую долю расходов покрывает каждая из них. Какие члены комитета будут отвечать за создание спонсорских пакетов и как они будут работать с Обществом?

Пакеты производятся (членом комитета) и дорабатываются с согласия президента, вице-президента и казначея, в идеале за 10 месяцев до даты мероприятия и до обращения к спонсорам.

Общество ожидает, что (член комитета) обратится к непротиворечивым спонсорам, представляющим Общество и рабочую группу. Если спонсор потенциально вызывает споры у сообщества, решение может быть принято попечителями.

Отчетность

Как комитет рабочей группы будет отчитываться перед Обществом о ходе работы и как часто?

Общество просит, чтобы один из комитетов рабочей группы отчитывался о ходе работы на ежемесячном собрании попечителей в роли «посредника с рабочей группой». Это может быть один и тот же человек каждый раз или меняться по мере необходимости в зависимости от наличия возможности. Любые официальные решения, которые должны быть приняты попечителями в отношении конференции, должны быть представлены секретарю Общества по крайней мере за неделю до собрания попечителей, чтобы их можно было включить в нашу повестку дня. Как только регистрация на мероприятие открыта, мы просим, ​​чтобы регистрационные номера еженедельно сообщались попечителям по электронной почте. Общество создаст папку на Google Диске для документов рабочей группы и будет ожидать регулярных встреч с четко определенными заметками и действиями.

Основные докладчики

Если применимо, кто будет утверждать основных докладчиков и их потенциальную стоимость?

Общество утвердит основных докладчиков и их возможную стоимость до того, как соответствующий член комитета рабочей группы свяжется с докладчиком или агентом. Общество оставляет за собой право отозвать спикера, если после бронирования обнаружатся неприемлемые взгляды или контент спикера.

Тендер на проведение торгов 

Если применимо, как будет выбираться и оплачиваться место проведения мероприятия?

Общество понимает наши юридические и финансовые обязательства как благотворительность при проведении тендера на крупный контракт, как указано в Политике тендерного процесса. Во-первых, Общество рассмотрит, откорректирует и согласует обновленный Документ со спецификацией объекта. Обычно Общество проводит тендер за 18-24 месяца до даты конференции. Президент Общества или Казначей Общества подпишет договор о месте проведения после того, как Общество рассмотрит и согласует расходы и условия.

Роли комитета

Как будет организован комитет рабочей группы? Какие роли возьмут на себя попечители, а какие будут волонтеры? Как будут поддерживать и направлять волонтеров? Будет ли в комитете руководящая группа, и если да, то какие роли будут в нее входить? Когда будут назначены роли и каков процесс? При необходимости включите схему/изображение структуры комитета.

Комитет РГ будет состоять в большинстве из добровольцев, и как Общество, так и Руководящая группа должны сделать работу в качестве члена комитета интересной и познавательной. С этой целью мы рассчитываем на активную позицию Руководящей группы, чтобы обеспечить равномерное распределение задач, давая возможность всем волонтерам освоить новые навыки и обрести уверенность в организации мероприятия.

Общество должно выполнять свои обязательства в отношении волонтеров, работающих от имени благотворительной организации. Общество позаботится о том, чтобы были созданы надлежащие условия для их найма, поддержки и надзора. С этой целью структура комитетов распределяет риски, позволяя председателям эффективно использовать свою энергию и время в своей области знаний и ответственности. В комитет конференции должны входить как минимум два действующих попечителя. Один из них будет «Советником» Руководящей группы из доверенной подгруппы «мероприятия/конференции», который будет использовать свой обширный опыт и знания о мероприятиях и планировании мероприятий, чтобы давать советы, где это необходимо.

Четыре добровольца сформируют Руководящую группу : (перечислите роли). Эта руководящая группа берет на себя коллективную ответственность за все решения и может голосовать, если не может прийти к единогласному согласию. Если это голосование не приводит к соглашению, решение выносится из Руководящей группы Президенту Общества, имеющему решающий голос.

Руководящую группу РГ просят:

• Внимательно прочитать этот документ и обсудить его с попечителями для получения разъяснений, если это необходимо
• Пройдите бесплатные обучающие видеоролики 1–4 по теме «Надлежащая практика управления волонтерами» от NCVO
• Прочтите «Как снизить риск во время волонтерской деятельности»

Процедура назначения комитета рабочей группы выглядит следующим образом:

1. Общество объявит открытый конкурс для сообщества RSE как минимум за три недели, как минимум за двенадцать месяцев до ежегодного мероприятия, чтобы найти председателя.
2. Общество составит краткий список, проведет собеседование и назначит членов руководящей группы.
3. Руководящая группа объявит набор добровольцев на оставшиеся роли. Этот вызов должен быть открыт как минимум две недели.
4. Недавно сформированная Руководящая группа, состоящая из четырех вышеперечисленных ролей, принимает решение о членах комитета на основе предложений открытого конкурса и утверждает членов комитета в Обществе.

Открытый конкурс обычно ищет кандидатов для заполнения следующих ролей: (перечислите роли)

Описание ролей можно получить в Обществе для открытого конкурса и для обеспечения того, чтобы каждый понимал свою роль и обязанности.

Введение в должность членов Комитета

Общество просит Руководящую группу обеспечить проведение первоначального собрания по вступлению в должность для охвата следующих (но не ограничиваясь) мероприятий:

• Знакомство и ледокол всем внимательно прочитать
• Попросите каждого члена пройти бесплатное (обязательное) онлайн-обучение по EDI на https://elearning.acas.org.uk/
  • Запугивание и домогательства
  • Дисциплина и жалобы
  • Равенство и многообразие
  • Дискриминация по признаку инвалидности и разумные корректировки
• Ознакомьтесь с Кодексом поведения организации
• Ознакомьтесь с политикой рассмотрения жалоб и жалоб

Увольнение непродуктивных членов комитета

В маловероятном случае невыполнения важной роли комитета с возможностью того, что это бездействие поставит под угрозу рабочую группу, Общество оставляет за собой право попросить этого добровольца уйти в отставку и назначить на эту должность нового человека. Новое лицо будет назначено после обсуждения и согласования с Руководящей группой. Если какой-либо член комитета обеспокоен поведением или бездействием другого члена комитета, он может подать жалобу в соответствии с нашей Политикой рассмотрения жалоб и жалоб.

Общество оставляет за собой право удалить любого члена Руководящей группы, если не будет достигнут достаточный прогресс и считается, что это бездействие приведет к невозможности достижения целей рабочих групп.

Равенство, разнообразие и инклюзивность

Как вы будете работать над тем, чтобы цели рабочей группы соответствовали нашей политике EDI и чтобы любые мероприятия были открытыми и доступными для всех?

В комитете будет председатель EDI, который должен сделать заявления, касающиеся целей мероприятия в отношении равенства, разнообразия, инклюзивности и доступности. Эти заявления будут согласованы Обществом и Руководящей группой как отражение устремлений и целей Общества в каждой из этих областей для сообщества RSE. Общество может обсудить с председателем EDI, кого мы хотели бы призвать принять участие в конференции. Председатель EDI должен быть знаком и работать в рамках политики Общества EDI [ССЫЛКА].

Общество внесет свой вклад в сбор статистики ЭОД, которая будет собираться в пункте онлайн-регистрации, поэтому мы просим, ​​чтобы Председатель ЭОД поддерживал связь с группой попечителей ЭОД. Председателю ЭОД предлагается представить Обществу резюме после конференции. Любые изменения в этом формате должны быть предложены и одобрены Обществом.

Окружающая среда и устойчивость

Если применимо, как вы сделаете рабочую группу экологически чистой и устойчивой? Будут ли подарки на мероприятиях?

Общество просит, чтобы комитет тщательно обдумал, какие подарки он хотел бы сделать доступными для посетителей мероприятия, и внес разумные коррективы, чтобы свести к минимуму отходы и производство одноразовых подарков.

Это может быть:

• использование онлайн-приложения программы вместо печатных копий,
• компостируемых бейджей,
• повторное использование ремешков прошлых лет
• поощрение посетителей приносить многоразовые чашки для горячих напитков
• иметь только одну раздачу, разработанную для главного события (футболку)

Общество требует, чтобы любые раздачи были многоразовыми и полезными, и чтобы такое же поведение было доведено до сведения спонсоров.

Обратная связь 

Будет ли рабочая группа собирать отзывы о мероприятиях? Если да, то как эта информация будет собираться и передаваться Обществу?

Общество просит Руководящую группу создать форму обратной связи для участников, поощрять участие после мероприятия и составить резюме с рекомендациями на следующий год, предназначенное для попечителей, и сообщение в блоге для веб-сайта Общества. Общество хотело бы согласиться с формой обратной связи для участников. Это дало бы Обществу возможность добавлять любые конкретные вопросы, касающиеся конференции или сообщества.

Реклама и присутствие в Интернете

Какая реклама потребуется рабочей группе? Хотели бы вы, чтобы Общество помогло настроить учетные записи, страницу на нашем сайте или поделиться материалами?

Общество поможет в создании твиттер-аккаунта и веб-сайта, а также будет активно помогать в освещении события со своего твиттер-аккаунта. Любая публичность должна воздерживаться от любых политических или религиозных заявлений, симпатий к политическим, религиозным или экстремистским взглядам в Интернете (да и вообще где бы то ни было) и понимать, что она не представляет Общество или взгляды Общества.