Тех задание к сайту: Техническое задание на разработку сайта [пример + шаблон]

Содержание

Техническое задание для сайта. Особенности и примеры

Как составить хорошее техническое задание для сайта. Примеры типовых ТЗ.

Оглавление:

Что общего и различного в технических заданиях

Создание сайта можно сравнить со строительством здания. Веб-сайт это постройка цифрового актива компании. И как в любом строительстве все работы начинаются с проектирования, так и в сайтостроении все начинается с технического задания.

Но строительство бывает разное, можно построить загородный дом, а можно торговый-центр. Проектная документация для домика будет значительно отличаться от документации коммерческого здания. Также и техническое задание для сайта-визитки будет отличаться от ТЗ для интернет-магазина или портала. 

Хотя у них может быть много общего. Общие пункты для любого веб-сайта:


  • Адаптивность;

  • Кроссбраузерность;

  • Скорость;

  • Безопасность.

Перечислим основные типы веб-проектов и разберемся в особенности составления тех. задания к ним.

Типы веб-проектов и особенности ТЗ

Многообразие сайтов можно разбить на несколько типов:


  • Корпоративный сайт;

  • Промо-страница или персональный сайт.

  • Информационный ресурс;

  • Интернет-магазин;

Каждый тип имеет отличительные особенности, которые обязательно должны быть отражены в тех задании. Иначе ваш проект рискует не завершиться.

ТЗ для корпоративного сайта (сайта-визитки) 

Корпоративный сайт — это лицо фирмы, ее визитная карточка, поэтому главной особенность корпоративного сайта, которая должна быть отражена в ТЗ — это соответствие дизайна корпоративному стилю фирмы. Дизайн страниц сайта должен быть выполнен в соответствии с требованиями бренд-бука компании.

Второй отличительной особенностью корпоративного сайта может быть наличие каталога товаров или услуг. Скорее всего, люди будут искать не саму компанию, а ее товары или услуги. Поэтому следует обратить внимание на раздел в ТЗ посвященный каталогу и карточке товара.

Хорошо продумайте структуру разделов каталога, дизайн и характеристики карточки товара. Очень важно показать товара лицом и предоставить полную информацию о вашем товаре или услуге. Перед составлением ТЗ пообщайтесь с вашими менеджерами, узнайте у них, что чаще всего спрашивают люди и отметьте важность этой информации в дизайне сайта.

На корпоративном сайте также должны присутствовать разделы, показывающие опыт и надежность компании, это могут быть лицензии и сертификаты, награды, благодарственные письма и отзывы.

Если ваша компания занимается международной деятельность, обязательно укажите в техническом задании языковые версии сайта. Локализация сайт достаточно сложный технический процесс, который повлияет на стоимость разработки.

Вы можете скачать готовый пример тз для корпоративного сайта и подогнать его под свой проект.


ТЗ для промо-страницы (лендинга)

Самым главным в промо-странице является форма. От дизайна формы напрямую зависит конверсия сайта. Избегайте лишних полей. Чем меньше полей форме, тем лучше, идеально это одно — телефон или email. Не забудьте пункт о конфиденциальности и обработке персональных данных, иначе вам грозит штраф.

Цель посадочной страницы такой страницы дать максимально нужной информации на одной, при этом этом страница не должна быть перегружена цветами, шрифтами и картинками.

Максимально подробно опишите ваше уникальное предложение и все преимущества. Заинтересуйте пользователя акцией или подарком. На одностраничных сайтах очень хорошо работают видео-блоки. Закажите анимационный промо-ролик, покажите видео-отзывы. 

Скачайте готовый пример ТЗ для лендинга с высокой конверсией и переделайте под себя.


ТЗ для интернет-магазина

У интернет-магазина две жизненно-важных раздела: каталог и оформления заказа. Именно от них зависят продажи. Поэтому в ТЗ должны основной упор делать нужно именно на них.

Каталог товара должен быть удобным для поиска товара, в нем должен обязательно должен быть фильтр. Он позволит не только быстро найти нужный товар, но и может продвинуть сайт в поисковых системах.

Карточка товара должна заставлять хотеть купить товара, а также максимально подробно описывать его характеристики. 

Страница оформления заказа это последний этап перед оплатой заказа. Она не должна вводить в заблуждения, быть максимально простой и понятной. При этом учитывать все возможные варианты оплаты и доставки.

Еще одной особенность интернет-магазина является обмен информации с внешними сервисами. Такими как: 1С, платежные системы, службы доставки, прайс-листы для маркетплейсов. Пропишите в ТЗ все сервисы с которыми вы планируете взаимодействие.

Скачайте пример готового ТЗ для интернет магазина на 1С-Битрикс.

Мы перечислили основные особенности составления технического задания для разработки сайта. Имея хорошо составленное ТЗ вы имеете план вашего проекта, на который можно будет опираться в его разработке и приемке от подрядчика. Тем самым риск не завершить проект становится меньше.


Скачать примеры технических заданий

Разработка технического задания (ТЗ) на сайт по ГОСТ

Техническое задание (ТЗ) на сайт – документ, содержащий набор требований к сайту (порталу) и порядок их исполнения. ТЗ является основополагающим документом, в соответствии с которым осуществляется разработка и приёмка сайта.

В отличие от ТЗ на АСУ или на программу, нет ГОСТов предъявляющих требования к структуре и содержанию технического задания на изготовление сайтов. Однако, исходя из лучших практик, требования ГОСТов (34.602 и 19.201) очень часто учитывают при оформлении ТЗ. В частности требования ГОСТ 34.602 учитывают при создании ТЗ на портал, интернет-магазин, а ГОСТ 19.201 при разработке ТЗ на сайт-визитку.

ТЗ на сайт является, своего рода, инструкцией по разработке, которая утверждается и согласуется Заказчиком и Исполнителем. Как правило, техническое задание содержит достаточно большой объём информации, тем самым, минимизируя риски, которые могут возникнуть в процессе выполнения работ по его созданию.

Разработка технического задания на сайт – командная работа, очень важно чтобы в написании ТЗ на создание сайта принимали участие все заинтересованные стороны (программист, дизайнер, Заказчик и т.д.).

Для чего нужно техническое задание

Опыт создания сайтов нашими специалистами подтверждает, что техническое задание помогает решить следующие задачи:

систематизирует и упорядочивает рабочий процесс.
оговаривает такие моменты как сроки и стоимость создания.
всю информацию необходимую для разработки интернет ресурса.
позволяет создать продукт, максимально соответствующий Вашим ожиданиям.
позволяет юридически закрепить процесс разработки и приёмки создаваемого продукта.

Если вы решили создать собственный веб-проект (интернет-магазин, портал и т.д.), но не знаете, как приступить к выполнению поставленной задачи – начните с разработки технического задания (ТЗ). Наши специалисты имеют богатый опыт в создании технических заданий на сайты, а в последствии и самих веб ресурсов самой разной сложности и структуры.

С некоторыми примерами ТЗ на сайт, разработанных нашими специалистами согласно ГОСТ, Вы можете ознакомиться в соответствующем разделе.

Заказать ТЗ на сайт

Для оформления заявки и получения бесплатной консультации можете позвонить по телефону или оставить онлайн-заявку на нашем сайте. Готовы выполнить проект любой сложности в короткий срок.

Как составить техзадание и карту сайта

В середине апреля мы c помощью специалистов компании Ilavista, команда которой разработала  около 300 проектов, начали серию публикаций о том, как заказать разработку сайта и дойти до успешного финала. В материалах рассказываем реальные примеры, с которыми сталкиваются разработчики и заказчики. 

Каждый раздел содержит шаблоны материалов\ТЗ\документов, который вы сможете использовать в своих проектах.


Техническое задание. 

Техническое задание (ТЗ) — главный документ между Заказчиком и Исполнителем.

Команда погружается в проект, разбирает до мелочей цели и задачи. Разработчики объясняют и описывают итоговый результат: от функционала до интерфейса.

ТЗ готовит бизнес-аналитик, технический директор, менеджер-проекта или аккаунт-менеджер. Все зависит от уровня сложности проекта. 

Простые промо-сайты могут быть описаны самим клиентом, а сложные решения будут описываться всей командой, каждым специалистом по своей части. И чем сложнее проект, тем более вероятно, что техническое задание перерастет в техническую документацию проекта, которую нужно вести на протяжении всей жизни проекта. 

Мы приведем структуру среднего коммерческого проекта, уровня корпоративного сайта, сайта услуг или средне-статистического интернет-магазина. 

Структура технического задания: 

  • Общая техническая записка. 

Сбор данных по домену, хостингу, SSL, яндекс и google аккаунты, сторонние сервисы. 

  • Технологии разработки.

У заказчика остается записка о технологиях и языках, на которых написали проект.

Полезно, если поддерживать и развивать сайт будут сторонние разработчики.

  • SEO оптимизация. 

Составление SEO-задач. Реализация на стадии разработки.

  • Адаптивность. Сейчас сложно представить сайт, который не адаптивен к различным устройствам. Поэтому необходимо зафиксировать, какой размер будет взят за основу: 1920 или 1440, на какие промежуточный размеры будет отрисован дизайн, будет ли реализовываться горизонтальная адаптивность.
  • Кроссбраузерность. 

Список последних версий браузеров, на которых будет корректно работать сайт заказчика.

  • Скорость загрузки.

Благодаря оптимизации изображений скорость загрузки сайта обеспечивает «зеленые зоны» показа для мобильных и десктопных устройств. Сервис для проверки скорости загрузки сайта ищите по ссылке

  • Архитектура сайта и функциональные блоки.  

Описание структуры страниц и программной части сайта.

* Пример технического задания привести не можем, так как это является частью коммерческой тайны проектов, и собственностью компании, которая оплатила работы по созданию технического здания.  Но  вы можете посмотреть, как выглядит шаблон технического задания

Карта сайта. Mind Map\ Site Map. 

Техническое задание помогает описать проект, но наглядно и удобно работать с общим схематическим изображением. Для этого формируется карта сайта или более подробный вариант — mind map.

* В сложных проектах и продуктовой разработке используют дополнительные инструменты: CJM-карта путешествия пользователя, User Story-пользовательские истории, конкурентный анализ, интервью пользователей и т.д. 

Пример Mind Map и Site Map можно посмотреть по ссылке

Здесь можно посмотреть тайминг проекта.

* Важно! На этом этапе, как правило, будут корректировки в техническом задании.

В следующем материале мы рассмотрим этапы, которые идут далее: Файл контента. Прототипирование. 

Как создать ТЗ (техническое задание) для проекта?

В этой статье мы опишем, что должно включать в себя техническое задание на веб-сервис, сложный сайт или интернет магазин, и почему.

Всё началось с того, что на большие интернет-проекты нам начали присылать техзадания, написанные на 25-40 листах А4. Раньше мы всегда отдавали ТЗ на прочтение и оценку разработчикам, но когда в неделю приходит 3 или 4 подобных документа, даже на то, чтобы их внимательно прочитать, выписать список вопросов и понять, чего в этом документе не хватает, может уйти вся неделя, а то и больше.

Вторая проблема заключалась в том, что клиенты, которые готовят технические задания самостоятельно, описывают в основном front-end и динамику страниц, не касаясь административной части, ролей на проекте, серверов, требований по нагрузке и прочего, что необходимо, чтобы качественно оценить разработку. 

Мы решили эту задачу сделав чеклист проверки техзадания: документ, в котором описано какие разделы ТЗ должны быть, что они должны включать в себя и почему. Детализацию по разделам и ссылку на скачивание нашего чеклиста смотрите ниже.

Основные разделы техзадания

Мы поняли, что ТЗ на разработку сервиса, крупного сайта, спецификация на онлайн-каталог, тех. задание на интернет-магазин в целом при правильной проработке должны будут содержать один и тот же минимальный набор разделов.

Общая информация о проекте

  • Концепция продукта – потребность или проблема, которую продукт решает, общая логика решения, целевая аудитория;
  • Цели и задачи проекта – коротко описать, какие есть конкретные цели проекта в цифрах (KPI): достичь траффика 10 000/мес, увеличить продажи на 20% и так далее;
  • Словарь терминов, использованных в ТЗ – названия особых систем клиента, технические термины, у которых в контексте данного техзадания может быть свое значение;
  • Перечень документов, на основании которых создается проект – ссылки на внешние документы, прототипы, исходники дизайна, для того чтобы не искать по телу документа;
  • Карта разделов или страниц проекта – в формате дерева или хотя бы просто иерархического списка для того чтобы было сразу понятен объем разрабатываемого ресурса.

Для чего это нужно описывать: разработчики должны понимать с чем они будут работать, для кого создается ресурс, какие цели перед ним ставятся, чтобы максимально использовать свой опыт.

Встречается возражение, что «мы не будем описывать для чего и для кого этот проект, это коммерческая тайна, нас интересует только реализация». Даже если это проект для ЦРУ, ФБР, СБУ или других служб госбезопасности, нужно рассказать разработчику ваши цели, чтобы он смог включиться и работать над проектом не просто как «руки». Риски утечки конфиденциальной информации решаются путем подписания Договора о неразглашении (NDA). 

Прототип и дизайн

  • Прототип или мокапы – для любого современного интернет-проекта разработка прототипа или мокапов является необходимым и очень ускоряет процесс и точность оценки;
  • Дизайн – если уже готов на данный момент, то прикрепить ссылку на исходные файлы макетов отдельным архивом;
  • Описание динамики страниц – как должен реагировать интерфейс при нажатии на различные элементы управления, эффекты, появление всплывающих окон и подсказок и т.п. Обычно эту часть клиенты описывают легче всего;
  • Требования к мобильной или адаптивной версии – на каких устройствах предполагается работа с этим проектом – платформы, браузеры.

Приложить прототип или мокапы обычно недостаточно для оценки и разработки сложного проекта. Дизайн, особенно без адаптивной версии, тоже не достаточный для того чтобы оценивать проект. Динамичный прототип, с хорошо оформленным описанием и ссылками на дизайн соответствующих страниц, помогает увидеть и воспринять всё взаимодействие с продуктом.

Функциональная часть проекта

  • Информационная архитектура проекта должна быть описана структура сущностей проекта – сущностей базы данных, объекты системы, основные функции ядра, роли пользователей проекта;
  • Функциональная спецификация под прототип – помимо динамики страниц, описанной выше, должно быть описано какие алгоритмы или какие функции ядра системы вызываются;
  • Описание бэк-офиса – функционал для администратора, контент-менеджера и других – как будет построено администрирование и наполнение проекта;
  • Интеграции с внешними и внутренними системами – какие данные передаются, куда, в каком виде, например, если используется API сторонних систем, то как именно;
  • Тестирование ресурса – на каких устройствах, платформах, браузерах и при каких условиях будет тестироваться проект;
  • Требования по безопасности ресурса – общие или специальные требования к безопасности;
  • Требования по нагрузке и серверам – какую нагрузку должен выдерживать проект и на каких серверах размещаться.

Это как раз самая техническая часть проекта, которую в большинстве случаев клиент не может описать самостоятельно. Её нужно писать вместе с профильными специалистами.

Организационная часть проекта

  • Роли в проекте со стороны Заказчика и Исполнителя, и распределение ответственности – кто, поименно, участвует в проекте с обеих сторон, кто за что отвечает.
  • Идеология проекта – общее описание основных принципов, которых и Заказчик, и Исполнитель договорились придерживаться на проекте
  • Порядок приемки работ – как будут приниматься работы, как трактуются неточные формулировки, порядок исправления ошибок и недочетов
  • Порядок запуска проекта – как конкретно, в какое время и при соблюдении каких условий происходит запуск. Какой процесс запуска проекта и как это синхронизировано с рекламой и другими сферами деятельности проекта.

Это один из самых важных разделов, который позволяет не поссориться на проекте и успешно довести проект до запуска.

Специфика, которая зависит от проектов

Помимо общих разделов проекты в зависимости от целей и масштаба имеют свою специфику.

Разделы технического задания на разработку портала или сервиса

Разделы по серверам обязательно дополняются конкретными параметрами серверов (CPU, RAM, HDD), интерфейсы доступа и сертификаты (SSH, FTP/SFTP, SSL), операционная система на сервере, окружение, системы, расширения, которые должны быть установлены (apache/nginx/iis/…).

Техническая часть дополняется требованиями к документации разработки: как документируется код, как собирается вся документация о проекте. 

Тестирование дополняется написанием тест-кейсов, использованием автоматических тестов, unit-тестов, непрерывной интеграцией и так далее.

Специфика техзадания на разработку большого сайта и интернет-магазина

Для больших проектов нужно сразу в тех. задании делать SEO-проектирование и описывать требования к первичной внутренней оптимизации и базовым требованиям к коду для поисковых систем.

  • правила генерации URL
  • правила автогенерации TDH: title, description, h2
  • генерация карты сайта (sitemap.xml)
  • микро-разметка (семантическая разметка)

Также обязательно описываются системы доставки и оплаты, особенно если используются API для расчета стоимости доставки, «безопасная сделка» и другие современные механизмы.

Если есть требования к платформе разработке или конкретной системе управления сайтом или магазином они также должны быть указаны.

ТЗ на разработку сайта или магазина на новой платформе, когда уже есть существующий

Если интернет-проект перезапускается, нужно обратить особое внимание на перенос контента и сохранение существующих позиций в поисковиках. Здесь должно быть описано как это будет достигаться и что конкретно нужно сохранить со старого сайта:

  • сохранение url или 301-редиректы
  • сохранение TDH или автогенерация новых
  • редиректы с бэклинков
  • перенос контента, особенно если контента много и нужен перенос с помощью парсера или используя старый дамп базы
  • Правила наполнения и внесения нового контента на сайт, какие alt,title,description указывать для картинок и так далее

Важно также указать будет ли сайт оставаться на существующем VPS или хостинге, или переезжать на новый хостинг или сервер.

Готовый чеклист технического задания

Готовый чеклист технического задания доступен в форматах Google Spreadsheet (онлайн-таблица, заполните форму ниже) и MS Excel (вышлем по запросу).

Бонус №1: признаки неправильного техзадания. В версии чеклиста, доступной для скачивания мы также внесли признаки плохого техзадания.

Бонус №2: после заполнения чеклиста, мы считаем общий балл качества вашего техзадания от -5 (всё очень плохо) до 5 (прекрасно).

Если этот материал был вам полезным, будем благодарны за комментарии и репост в соцсетях. Если у вас есть что дополнить — напишите нам!

UPD: расшарив этот материал в соцсетях, мы начали получать отклики «вы хотите полететь космос, а не создать ТЗ на сайт» и второй по популярности «заказчик это сделать не может сам».

Да, этот чеклист целесообразен в первую очередь для сложных проектов, разработка которых стоит десятки тысяч долларов. И цена ошибки здесь велика. И мы не ждем, что это будет делать собственник бизнеса. Зачастую на таких проектах у заказчика уже есть команда из маркетолога, SEO-специалиста, внутреннего менеджера проектов, и для нас собрать по чеклисту основные требования не сложно. Международные компании когда приглашают в тендер на разработку веб-проектов, присылают RFP (Request For Proposal), который содержит то, что здесь указано и даже больше, например матрицу коэффициентов при выборе подрядчика. Очевидно, что они не готовы делать выбор подрядчика по цене, сформированной за несколько часов на основании описания на 2-3 страницах, и осознают, что без качественного материала для оценки, цена, которую назовут в начале, будет сильно отличаться от итоговой стоимости проекта. 

Когда компания или предприниматель обращается к нам с идеей, мы разрабатываем техзадание как часть этапа проектирования, который начинается с создания прототипа.

11.10.2016

Используемые в статье картинки взяты из открытых источников и используются как иллюстрации.

Создание технического задания на сайт

Когда мы делали свои первые сайты, обязательной частью договора на разработку было техническое задание.
Подробные многостраничные технические заданиям на разработку сайта писались больше для того, чтобы не сделать ничего лишнего в рамках проекта и доказать клиенту, что «мы это делать не должны».

«Обычное» техническое задание

Техническое задание, если оно вообще есть, это нудный документ, в котором постранично описано, что должно быть на сайте, с перечислением элементов и блоков через запятую или списком, для некоторых страниц нарисованы схемы.
Потом по брифу и техническому заданию дизайнер рисует страницы, пытаясь собрать проект из перечисленных через запятую кусков. В процессе часть блоков изменяется, добавляются новые, что-то удаляется, потом это все верстается и программируется. Программисты долго пытаются состыковать ТЗ с макетами, и в результате что-то получается. И тут начинаются пляски проджект менеджеров с бубном, чтобы сдать проект. Все тратят кучу времени и нервов, проект выходит за рамки бюджета.

Проблема решается короткими итерациями и постоянными переговорами с клиентом, плюс частыми демонстрациями. При это очень важно быстро сдавать проект/этап, фиксировать сдачу и переходить к следующей итерации. Остальное не работает.

Альтернативное техническое задание

При составлении ТЗ на интернет-магазин или сайт я преследую несколько целей. Во-первых, обозначить рамки проекта. Во-вторых, дать понятные всем участникам проекта критерии его завершения. В-третьих, получить рабочий документ, на основании которого можно посчитать стоимость с высокой точностью и спрогнозировать максимально количество рисков. Заказчик чувствует «контроль» над процессом. А у команды значительно повышается мотивация. Итак, хорошее техническое задание:

  • полностью описывает результат работ
  • максимально простое и понятное
  • наглядно
  • кратко
  • измеримо в деньгах
  • интерактивно

Вывод один: делать текстовые технические задания на сайты — не самое эффективное занятие. Чтобы ТЗ было понятно всем, кто участвует в процессе на всех этапах работы, техническое задание должно включать прототип. По интерактивным прототипам можно походить-покликать, и посмотреть механику работы сайта с точки зрения обычного пользователя. Прототип может дополняться текстовым техническим заданием. Намного удобнее когда приоритет отдается прототипу, так как больше вероятность, что заказчик его смотрел и что он прочел и понял ТЗ.
К сожалению, многие заказчики под ТЗ понимают совсем не то, чем оно должно быть. Техническое задание — это постановка задачи в таком виде, чтобы средний специалист по программированию или дизайну сразу без лишних вопросов смог приступить и выполнить ее. То есть не надо туда писать бизнес-стратегии. Цель ТЗ — помочь разработчику сделать проект именно таким, как его хотел бы видеть заказчик.

К тому же ТЗ не защищают разработчика, так как клиент если захочет, сможет любой пункт интерпретировать по другому, или считать что какой то функционал должен быть по умолчанию. То есть он сможет при желании оспаривать любой пункт и приводить какие-либо доводы, о том, что «он думал что будет так», или что «так есть у всех», или что «так принято в моей отрасли», или что-то еще. Нет никакого способа побороть это на уровне формализации ТЗ. Надо отстраивать отношения с клиентом, понимать его потребности, и сделать процесс работы максимально интерактивным.

У клиента вообще не должно возникать желания докапываться к формулировкам в техническом задании на интернет-магазин, а должно быть ощущение, «что все идет по плану» и все именно так, как и должно быть. Этому способствуют короткие двухнедельные итерации, на которые есть четкие зафиксированные требования, которые понятны как менеджеру проекта, так и заказчику.
Люди быстрее понимают картинки и наглядное представление — поэтому прототипы намного эффективнее. Однако описать технические аспекты и механику работы web-приложений на прототипах до конца нельзя, поэтому текстовые ТЗ,  постановки и диаграммы так же нужны. Это не обязательно должны быть отдельные документы. Иногда достаточно презентации в PowerPoint, иногда — даже просто комментариев к прототипу.

Итерации должны быть короткие, иначе, если результат итерации не зафиксирован — накопленные сведения забываются, и ни команда, ни заказчик через пару месяцев уже не вспомнит, на какой фазе был заброшен проект, и что именно с ним теперь делать. «Перезапустить» такой проект — очень сложно и дорого. Длинные и толстые технические задания нужны в случае, если планируется вести разработку другой командой.

Если риск не очень большой, можно делать общее короткое тех.задание на проект с фиксацией списка требований и делать ТЗ на конкретную итерацию. Это добавляет гибкости в процессе работы, но такой подход не очень любят программисты. Разработка прототипа и ТЗ к нему обычно съедает 12% бюджета проекта.
В маленьких проектах проблема в разработке хорошего технического задания еще и в том, что его нужно готовить до того, как будет готов договор, но есть риск, что договор в итоге не будет подписан.

Что еще можно оптимизировать при разработке ТЗ:

  1. Не забываем указать роли пользователей и доступные для каждого типа пользователей действия.
  2. Структура сайта — расписываем какие разделы и подразделы сайт включает. Описываем страницы. Если схему страницы нарисовать проще, чем расписать какой блок где находится — рисуем. Если страница простая — ограничиваемся текстовым описанием.
  3. Если ваше ТЗ включает раздел про дизайн, не надо там переписывать бриф. Достаточно качественно заполнить бриф вместе с заказчиком и сделать отсылку к нему, включив в договор отдельным приложением. В техническом же задании фиксируем только формальные требования к дизайну, количеству итераций, и порядок работ по нему. Иногда выгодно к ТЗ приложить скетч — схематичный набросок, в котором грубо прорисованы основные идеи концепции, без детализации и цвета .
  4. Если используется коробочная CMS, не изобретаем велосипед — указываем редакцию, даем ссылку на ее описание на официальном сайте и перечисляем какие модули из включенных в данную редакцию настраиваем для сайта.

Вообще, средств прототипирования довольно много. В крайнем случае можно нарисовать прототип от руки на бумаге или сделать в одном из обычных офисных приложений. Мне приходилось видеть прототипы сделанные и в Word, и в Excell и в Power Point. Но гораздо удобнее использовать специальное программное обеспечение. При разработке прототипов мы пользуемся Axure Pro или Evolus Pencil. Также популярны Visio и InDesign.

Для чего нужно ТЗ при создании веб ресурса

Впервые сталкиваясь с понятием “техническое задание”, те, кто только погружается в IT, как и любую другую сферу, может недооценить важность этого этапа при работе с проектом. Если вы на словах договорились с клиентом о функционале и дизайне нового сайта, это не значит, что вы мыслите на одной волне. Существует вероятность того, что вы по-разному поняли задание, а на финальной стадии проекта, клиент увидит не то, на что он рассчитывал. Как результат — конфликт. Поэтому давайте детально разберёмся, что же такое “техническое задание” с чем его едят и “съедобен” ли он в целом как для разработчика, так и для клиента.

Что такое техзадание

Прежде чем переходить к более детальным моментам, давайте затронем азы. Для начала нужно разобраться в самом понятии “техническое задание”. Ведь ТЗ бывает разным, в зависимости от сферы деятельности. Техзадание — это утверждённый заказчиком и специалистами документ, в котором детально фиксируются все требования к сайту. Чем детальнее сформировано техническое задание — тем меньше риск недопонимания и недосказанностей.

Какие преимущества дает ТЗ заказчику и исполнителю

Разработка веб ресурса — процесс трудоемкий и сложный. Поэтому, во избежание потребности в постоянных изменениях и исправлениях, техническое задание может принести пользу как клиенту, так и разработчику, в результате чего, каждый останется в выигрыше.

Преимущества для заказчика

  • Наличие четкой структуры. Клиент видит, как будет выглядеть его сайт в будущем, какие элементы будут находиться на его веб ресурсе, а также какая работа будет предприниматься исполнителями.
  • Понимание бюджета. Заказчик сможет увидеть бюджет проекта в целом, а также детальную информацию по стоимости каждого процесса.
  • Возможность уберечь себя от некомпетентных исполнителей. Техническое задание даёт возможность пройтись по всем пунктам после того, как разработчики предоставили вам готовый сайт. Вы сможете проверить, насколько эффективно был выполнен план и все ли пункты из ТЗ были учтены.
  • Проверить компетентность исполнителя. Вряд ли у клиента возникнут претензии к тем, кто детально и понятно расписал техническое задание. Именно с помощью этого заказчик уже может легко убедиться в том, что он сделал правильный выбор и нанял специалистов, а не мошенников.

Преимущества для исполнителя

  • Наличие продуманного плана. В интересах разработчиков расписывать техзадание по всем пунктам. Ведь этот документ может стать опорой во время создания сайта.
  • Знание пожеланий клиента. Если ТЗ согласовано с клиентом, то в руках у исполнителя появляется некий путеводитель “хотелок” заказчика. Благодаря этому, разработчику не нужно будет каждый раз просить менеджера уточнять детали или же додумывать их самостоятельно (что очень не рекомендуется).
  • Защита от “хотелок” клиента. Многим знакома ситуация, когда соглашение с клиентом было достигнуто, все детали обсуждены, а позже оказывается, что заказчик хотел еще “это, это и вот это”. Именно в таких ситуациях ТЗ становиться вашим “щитом”, ведь если оно согласовывалось с клиентом изначально и он утвердил все пожелания, вопросов возникать не должно.
  • Маленький способ заработать. Многие уважающие себя компании также оплачивают работу по созданию технического задания, что является приятным бонусом.

Кто должен составлять техзадание: заказчик или исполнитель?

Здесь нет четких границ. Если клиент может грамотно оформить техническое задание и указать все свои пожелания, это упрощает работу исполнителю. С другой стороны, разработчик всегда может помочь клиенту в создании ТЗ, если у второго возникли проблемы во время этого процесса. В любом случае, гармоничное сотрудничество заказчика с исполнителем, и наоборот, обычно приводят к положительным результатам, где все остаются довольны.

Основные требования к стилю документа

Теперь, когда мы знаем, что такое техническое задание и какие его преимущества для каждой из сторон, давайте пройдемся по основным требованиям к документу. А требование здесь одно — пишите точно и ясно. Заливание воды по края приведёт к тому, что заказчик прочтет интересную пьесу в трех действиях, в конце которой задаст вопрос: “Интересно. А что по сайту?” ТЗ — это не художественное произведение, а спланированный до мелочей документ, где структурировано излагаются все моменты, касающиеся будущего сайта.

Какую информацию должно содержать техническое задание

Для создания веб ресурса требуется грамотно составленное техзадание. Оно должно состоять из важных пунктов, без фривольностей. Ниже мы предоставим список необходимой информации, которая точно не будет лишней и не испортит техническое задание, а, наоборот, сделает более презентабельным и понятным.

Общая информация: цели и задачи проекта

Не стоит пренебрегать общей информацией, так как в будущем над этим проектом могут работать не только разработчики, но также и маркетологи, SEO специалисты или менеджеры. Поэтому обязательно в нескольких предложениях укажите сферу деятельности компании и целевую аудиторию (ЦА).

Следующим шагом будет написание цели создания веб ресурса. Ведь если упустить этот момент, в конце можно легко перепутать зерно с камнем и создать блог, вместо интернет-магазина.

Внимание: не упустите этап пояснения различных сложных терминов, чтобы клиенту не приходилось искать информацию самостоятельно. Самообучение — всегда прекрасная идея, но клиент явно обратился к вам не за этим.

Требования к хостингу

Представим следующую ситуацию: вы согласовали техническое задание с клиентом, начали создание сайта, трудились над ним днями и ночами, при этом постоянно общались с заказчиком и показывали проделанную работу. Но в техническом задании вы забыли указать платформу, на которой планируется создание сайта. Есть два варианта развития событий:

  1. Клиент не обратит на это особого внимания, так как в выборе платформы он доверился именно вам.
  2. Окажется, что он планировал работать с совершенно другой платформой, а значит — ваши старания ушли ноутбуку под крышку.

Мораль — не забывайте о таких важных вещах. Всегда указывайте все платформы, библиотеки, движки, с которыми планируете работать.

Технические требования к сайту

Вроде бы для каждого специалиста требования к сайту являются очевидными. Но поставьте себя на место растерянного клиента, который уже приблизительно знает, что он хочет, но понятия не имеет, как это должно работать. Представили?

Не поленитесь указать в техническом задании, что веб сайт должен качественно отображаться во всех браузерах и на всех устройствах. Также стоит упомянуть о требованиям к скорости загрузки сайта, так как это влияет и на SEO продвижение.

Структура сайта

Указание структуры страниц в иерархической последовательности позволит более детально и ясно изобразить будущее построение сайта. Однако также не забудьте указать, какие элементы являются сквозными, а какие из них — уникальные страницы.

К сквозным элементам относим: шапку и подвал сайта, боковые панели, всплывающие формы и окна — те детали, которые появляются на каждой странице сайта. Уникальные же страницы называются именно так не спроста, поскольку они требуют больше затрат времени и сил со стороны дизайнера и разработчика. Именно на их базе будут создаваться, а также множиться страницы веб ресурса.

Пример описания страницы:

Страница услуги в каталоге. Состоит из сквозных элементов (шапка и подвал сайта), дополнительных блоков: боковой панели с фильтрацией услуг и списком услуг в конкретных категориях.

Макет каждой страницы

Общего описания страниц никогда не бывает достаточно для того, чтобы клиент кивнул и сказал: “Сойдёт! Делай”. Каждый заказчик хочет полностью вникнуть в задумку исполнителя. Именно для этого и требуются макеты каждой страницы сайта. Благодаря созданию прототипов страниц, клиент сможет самостоятельно изучить структуру своего будущего веб сайта и указать на то, что бы он хотел изменить или добавить, а что его полностью устраивает.

Функциональные особенности

Если у вас остались какие-либо функциональные особенности, которые сложно отнести к конкретной странице, выведите их в отдельном разделе. Очень популярным примером служит раздел комментариев. Детально опишите процесс модерации и публикации комментариев, укажите все, даже самые незначительные, элементы, которые будут присутствовать в этом разделе.

Требования к дизайну сайту

Клиент конечно же заинтересован в продуктивности и эффективности сайта, но давайте будем честны. Если вы разработали идеальную структуру ресурса, по скорости загрузки веб сайт порхает как бабочка, но дизайн выглядит как “слепили из того, что было”, клиент, в лучшем случае, помашет вам рукой, а в худшем — всё индивидуально.

Настоятельно рекомендуем забыть об опыте написания курсовых и дипломных, где воды больше, чем суши. Детально распишите дизайн сайта со всеми цветовыми решениями, шрифтами и стилем. Пример:

Блог:
  • Фон сайта — белый.
  • Фирменный цвет — синий.

В заключение

ТЗ для сайта — еще тот труд. Его создание требует времени, последовательности в работе, внимательности, а самое главное — опыта. Поэтому не останавливайтесь в совершенствовании навыков, ведь каждая ошибка действительно “дает по голове”, но, в то же время, и учит чему-то полезному. А наш небольшая инструкция по формированию технического задания станет опорой для вас, как хорошее техзадание — для исполнителя.

Основные разделы технического задания для сайта

Разделы

Что нужно указать с подробным описанием

Общая информация

Чем занимается компания

  Цели и задачи сайта
 

Целевая аудитория

 

Тип сайта

   

Технические требования

Тип хостинга

 

CMS сайта

 

Используемые технологии

   

Требования к работе сайта

Кроссбраузерность

 

Адаптивность к мобильным устройствам

 

Производительность (скорость загрузки) сайта

 

Требования к карте sitemap.xml

 

Файл robots.txt

 

Правила настройки 301 редиректа

 

Настройка страницы 404

 

Требования к генерации URL

 

Требования к валидности HTML кода

 

Требования к каноническим страницам и страницам

пагинации

 

Микроразметка сайта

 

Возможность задавать мета теги: h2, Title, Description

вручную для каждой страниці

 

Возможность генерации Title и Description по

заданным шаблонам

 

Возможность автогенерации атрибута

Alt для изображений

 

Наличие автоматической оптимизации изображений

при добавлении на сайт

   

Структура сайта

Подробное описание структуры сайта

 

Подробное описание каждого типа страниц

 

Наличие форм и кнопок на страницах. С подробным

описанием сценария их работы

   

Дизайн сайта

Требования к дизайну сайта

Техническое задание (ТЗ) на дизайн сайта


Во-первых, давайте для начала разберемся для чего вообще нужно ТЗ на дизайн сайта.

Чем подробнее прописаны все (даже мельчайшие) моменты в техническом задании на дизайн сайта, тем легче прийти к хорошему результату и стабильной работе между исполнителем и заказчиком.

Под заказчиком мы будем понимать того, кто этот сайт заказывает, а исполнители — это дизайнер и  программист, которые делают сайт.

Зачем заказчику техническое задание на дизайн сайта?
  • понять, какой именно сайт ему нужен;
  • требовать от разработчика реализации оговоренного в ТЗ на дизайн сайта объема работ;
  • контролировать сроки выполнения работ на основании тз для веб дизайнера
  • составить представления о функциях и будущем оформлении проекта на основании разработанных в техническом задании прототипов.

А теперь подробнее по пунктам

  • Во-первых, важно понять, какой именно сайт заказчику нужен. Тут задача клиента не просто взять дизайнера и сказать «нарисуй мне что-нибудь», а сформулировать свои мысли в какую-то понятную себе и окружающим формулировку именно на бумаге, написать. Образец ТЗ на дизайн сайта легко найти в сети, и я рекомендую это сделать.
  • Во-вторых, что важно сказать про оговоренный в ТЗ на дизайн сайта объем работ. Здесь также есть интерес дизайнера, чтобы на вас не нагрузили лишнего. Чтобы вы сами понимали, что нужно сделать, понимали время, оценивали сколько это стоит и т.д. То есть ТЗ для веб дизайнера тоже очень нужная вещь.
  • И дальше, когда клиент будет нагружать вас какими-то дополнительными правками, вы можете спокойно показать ему  задание на дизайн сайта, где четко указано, на что вы договоривались. Все правки в этом случае можно вносить за дополнительную плату.
  • В-третьих, контролировать сроки. Это то, чем грешат и клиенты, и дизайнеры. Сроки — это общая ответственность. Клиент должен выслать какие-то задачи, посмотреть ваши макеты и дать какие-то правки. Это его ответственность за сроки. Также ваша ответственность за сроки, например, если вы срываете сроки,необходимо заранее об этом предупредить и минимизировать срыв всеми возможными способами.
  • В-четвертых, составить представления о функциях и будущем оформлении проекта на основании разработанных в техническом задании прототипов.  Ниже расскажу, как описать дизайн сайта и подробно зафиксировать все его функции.

Зачем ТЗ на дизайн сайта нужно исполнителю?
  • понять цели и задачи, суть разрабатываемого проекта. То есть понять, то вообще необходимо делать.
  • создать на основе требования к дизайну сайта в техническом задании прототипы разделов будущего сайта. Цели и задачи будущего сайта формулируем не только в текстовом варианте, а в виде образов, представлений, смысловых блоков и т.д.
  • предоставить заказчику техническое описание его идей. То есть клиент хочет на сайт какую-нибудь кнопочку повесить, функцию сделать. Это пограничная область между дизайнером и программистом, потому что дизайнер придумывает что-то, а программист должен понять, как это реализовать технически. То есть тут идет формализация идей. Оформляется какая-то функция, мы понимаем как она выглядит и описываем, как она работает. Так и на уровне кода программист должен понимать, что это какая-то вещь, функция, и как ее можно запрограммировать.
  • планировать время, стоимость разработки сайта и тарифы на поддержку. То есть это  интересы и клиента, и исполнителя: время, сроки, цена.  
  • не выходить за рамки работ, указанных в ТЗ на дизайн сайта. Дизайнеру полезно держать себя в каких-то рамках, чтобы не отклоняться сильно в сторону и придерживаться какой-то цели, стилистики. 

Из чего состоит техническое задание на дизайн сайта?

Шаблон тз на дизайн сайта обычно содержит следующие блоки:

  1. Рассказ о деятельности клиента. Эти сведения необходимы для лучшего понимания целей и задач проекта. Частая ошибка дизайнеров в том, что они не спрашивают, чем вообще клиент занимается. Для дизайнера важно понимать общее представление о бизнесе, нужна его вовлеченность и понимание того, над чем он работает. Когда вы погружены в бизнес клиента, вы совершенно по-другому начинаете думать. Поэтому важно описать дизайн сайта именно с учетом текущего бизнеса клиента.
  2. Задача сайта. Это может быть организация интернет-торговли, просто размещение информации об услугах компании или организация обратной связи с партнерами и постоянными клиентами. Иногда сайт может выполнять сразу несколько задач, каждую из которых необходимо обозначить именно на этапе проектирования сайта. Какой конечный результат мы хотим получить в итоге? Вот это и нужно прописать в техническом задании на дизайн сайта.
  3. Структура сайта. Определяется количество основных разделов и подразделов. В тз для веб дизайнера это особенно важно, так как ему придется нарисовать шаблоны будущих страниц, как раз на основании такой структуры.
  4. Дизайн сайта. В данном разделе описываются пожелания Заказчика к цветовому решению фона и шрифтов, необходимость соответствия фирменному стилю и т.п. Дизайнеру полезно прийти к клиенту и показать ему варианты. Клиент может быть скуден на идеи, может просто не знать, как описать дизайн сайта, поэтому важно показать клиенту кучу картинок и узнать, что ему нравится, а что нет. И понять, в каком направлении нужно двигаться.
  5. Функциональности сайта. В ТЗ на создание сайта описываются необходимые для эффективной работы сервисы для посетителей сайта. Под сервисом я понимаю какие-то функции ( кнопочки, калькуляторы), которые на сайте будут реализованы.
  6. Система управления сайтом и требования к ней. Это задача между заказчиком и программистом, дизайнер не имеет к ней отношения. Это относится к настройке CMS. То есть помимо того, что вы нарисуете сайт, вы потом будете делать его в Muse или Webflow. Это и есть CMS — система управления контентом сайта. И дизайнер тоже должен это учитывать: например, если сайт на WordPress, то там есть определенная стуктура, каркас, блоки, которые выглядят определенным образом и по-другому его реализовать будет невозможно. Поэтому на систему управления сайтом тоже важно обращать внимание изначально.
  7. Контент сайта. Оговаривается количество заполняемых страниц, формат предоставляемой информации и сроки её предоставления. Тут опять же про сроки. Во-вторых, дизайнер работает с информацией, поэтому важно обсудить контент, расставить акценты, иерархию, последовательность и т.д.
  8. Сроки создания сайта. Определить сроки разработки большого проекта достаточно непросто, но если поделить работу на этапы и задать срок выполнения каждого из них, то это выполнимая работа. Есть такой подход, как метод интерации, когда вы берете не весь большой сайт, а говорите так: Главную сделаем за неделю, а за следующую неделю пять внутренних страниц и т.д. То есть делите на фрагменты. Оплату, кстати, тоже иногда привязывают к небольшим фрагментам (предоплата 50%, постоплата 50%).
  9. Прототипы основных разделов сайта. Блоки, которые необходимо показать клиенту, чтобы он их утвердил.

Таким образом, подготовленное и утвержденное ТЗ на дизайн сайта станет руководством к действию, на которое будут опираться во время работы дизайнеры, программисты, контент-менеджеры, да и сам клиент будет в это ТЗ смотреть.

Очень часто на поздних стадиях проекта забываются какие-то детали,  и тогда мы смотрим в техническое задание на сайт, поэтому стоит ответственно относится к его составлению.

 

8 эффективных способов управления задачами

Вам нужно сделать так много вещей и так много способов их отслеживать. Поищите в App Store «список дел», и вы найдете тысячи инструментов, которые обещают помочь вам повысить вашу продуктивность и сделать больше.

Максимально используйте свой список дел с Zapier

Приложение — это только начало. Существуют также различные методы отслеживания ваших дел, каждый из которых имеет свои сильные стороны, а некоторые настолько сложны, что о них есть целые книги.Найти подходящий метод и приложение для вас может быть настолько сложно, что зачастую проще просто сдаться и попытаться совладать со всеми своими задачами в уме.

Так не должно быть. В этой статье мы познакомим вас с наиболее популярными методами управления задачами, чтобы вы могли выбрать идеальный способ управлять своими делами. Затем в соответствующей статье мы покажем вам лучшие приложения для каждого из этих методов. Это даст вам инструменты, необходимые для продуктивной работы в этом году и в будущем.

Выбор правильного метода управления задачами

Когда дело доходит до управления задачами, не существует универсального варианта , подходящего для всех. Так же, как одни люди лучше учатся визуально, в то время как другие учатся лучше на слух, есть методы управления задачами, которые идеально подойдут вам, а другие никогда не сработают для вас, как бы вы ни старались.

Вот почему важно исследовать различные методы управления вашими задачами, чтобы найти то, что работает для вас. Просто прочитав эту статью, вы наверняка заметите несколько способов.Затем вы можете попробовать их и посмотреть, какой из них лучше всего подходит для вас.

В этой статье вы получите обзор, а также плюсы и минусы каждого из следующих методов управления задачами:

Метод «Список покупок»

Apple

Метод «Список покупок» или просто организация задачи в простых списках — это, безусловно, самый популярный метод управления задачами. Так вы, скорее всего, будете организовывать задачи, даже не задумываясь об этом. Он ставит все задачи и их соответствующие сроки в центр внимания без лишних слов.Есть десятки приложений, которые используют этот метод организации ваших задач, и их простые списки делают приложения очень похожими на список покупок, который вы составляете, направляясь в магазин.

Эти простые приложения отлично подходят для людей вроде меня, которые спешат с , наконец, вычеркивают задачи из списка и переходят к следующей задаче. При использовании приложения в стиле списка покупок нет мелких деталей, которые нужно отмечать, поэтому у вас остается общая картина для всех ваших задач.

Приложения «Список покупок» часто имеют некоторые важные организационные функции, которые дополняют простые задачи. Например, у большинства есть возможность установить дату выполнения, а некоторые могут устанавливать напоминания для задач, используя местоположение устройства.

При этом приложения в стиле «Список покупок» могут оказаться непригодными для всех. Если вам нужно управлять небольшими задачами в рамках более крупных задач или вам нравится отслеживать ход выполнения задачи или проекта, методы списка покупок не для вас. Не волнуйтесь, потому что для вас есть множество других стратегий управления задачами.

Метод списка покупок Плюсы и минусы
  • Плюсы: Список покупок — esque Приложения обычно достаточно просты, требуют небольшой настройки и легки в использовании.

  • Минусы: Не так хорош для отслеживания мелких деталей или обработки больших проектов.

Getting Things Done®

OmniFocus для Mac, один из оригинальных

Getting Things Done® (часто сокращенно GTD®), является методом списка покупок на стероидах.Этот метод управления задачами, популяризированный в одноименной книге, представляет собой просто мощный способ использования списков и деталей, таких как теги, для управления вашими задачами. Приложения, основанные на этом методе, могут выглядеть аналогично стандартным приложениям в стиле списка покупок, но в них также будут встроены подсписки, инструменты управления временем и многое другое.

Getting Things Done® и GTD® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Компания Аллен.

Например, при работе над статьей я могу использовать мощное приложение для управления задачами на основе списков, чтобы создать новый проект для статьи, а затем добавить задачи для разделов статьи, напоминания для корректуры и составить список всего. дополнительные ресурсы, необходимые для написания статьи.В то же время у меня могут быть проекты для моих домашних задач, другие текущие проекты на работе и многое другое.

Большинство стандартных приложений GTD имеют возможности создания заметок и удаления файлов. Это очень полезно при запуске проекта, так как вы можете прикрепить к задаче все свои идеи и связанные файлы, гарантируя, что вы не забудете никаких мелких деталей, и предоставив вам универсальный магазин для ресурсов вашей задачи.

Некоторые приложения GTD также имеют встроенные календари, в которых отображаются ваши задачи и проекты с соответствующими сроками выполнения.Это может быть абсолютной находкой при работе с несколькими проектами для разных клиентов с разными сроками выполнения. Вы также обычно сможете следить за заметками и файлами, связанными с вашими задачами, в приложениях.

Основная идея с GTD заключается в том, что вы можете получить все, что , из головы и в свое приложение списка дел, организованное в списки связанных задач с каждой задачей, помеченной (или категоризированной) в соответствии с местом или контекстом, в котором вы выполню задачу, и все данные, относящиеся к этой задаче, будут прикреплены в виде примечания.В каждой задаче есть много вещей, чтобы вам не пришлось жонглировать чем-то в голове и вы могли сосредоточиться на том, что делаете.

Приложения GTD, как правило, ориентированы на настольные компьютеры и не зря: создание задач и добавление дополнительных критериев может быть сложной задачей при вводе текста на клавиатуре смартфона. Однако многие приложения GTD, в том числе OmniFocus, создали отличные мобильные приложения, которые синхронизируются со своими настольными аналогами, что обеспечивает удобство управления задачами на ходу.

Приступая к работе Плюсы и минусы

Метод текстового редактора

Использование Todo.txt в текстовом редакторе и специальном приложении.

Использование текстовых редакторов для управления задачами существует уже довольно давно. Фактически, приложение emacs в Терминале имеет собственную текстовую команду управления задачами. Текстовые редакторы дают вам свободу управлять задачами так, как вы хотите, и не отвлекаться от визуальных отвлекающих факторов, как в приложении «Список покупок».

Если у вас уже есть предпочитаемый текстовый редактор, нет необходимости загружать другое приложение для управления задачами: просто используйте то, что вы уже знаете. Кроме того, текстовый файл, который вы используете для управления своими задачами, универсален, поэтому вы можете переключать устройства и платформы, не нарушая рабочий процесс.

Существует множество различных методов использования текстового редактора для управления задачами. Двумя наиболее популярными являются Todo.txt и Today.txt. С помощью Todo.txt вы можете создавать однострочные задачи в текстовом файле. Они могут быть упорядочены по приоритету и могут быть помечены соответствующим проектом. Чтобы создать разные списки, просто создайте новый текстовый файл, это так просто. Если вы предпочитаете редактировать в виде обычного текста на мобильных устройствах, вы также можете сделать это с помощью своего любимого мобильного текстового редактора.

Сегодня.txt даже проще, чем Todo.txt: это трехстрочный абзац, в котором подчеркивается одна задача. Текстовый файл начинается со слов «По крайней мере, сегодня я собираюсь на __ ». и заканчивается словами «Если я сделаю это и только это, это будет хороший день». Это делает метод более мотивированным, чем что-либо еще, но это хороший способ сосредоточиться, когда вы отвлекаетесь.

Любой метод — или ваш личный метод организации вещей, которые вам нужно сделать в текстовом редакторе — может работать одинаково хорошо. И, если у вас уже есть приложение со списком дел, которое вам нравится, но вы хотите сосредоточиться на том, что нужно сделать сегодня , сегодня.txt может стать хорошим дополнением к вашему рабочему процессу.

Метод текстового редактора Плюсы и минусы
  • Плюсы: Использование текстового редактора — простой и бесплатный способ управлять своими задачами. Вы можете настроить рабочий процесс по своему усмотрению, используя знакомые программы.

  • Минусы: Списки с обычным текстом часто могут быть слишком простыми для некоторых и требуют некоторой настройки и управления, чтобы поддерживать их порядок.

Канбан-метод

Канбан-метод позволяет держать ваши задачи и прогресс на виду.

Используйте ручку и бумагу, чтобы сделать еще один шаг вперед в управлении с производительностью Канбан. Этот метод в чистом виде использует стикеры, пробковую доску и ярлыки и систематизирует задачи по этапам. Чтобы начать с Канбана, разделите пробковую доску на три части: делать, делать и готово. Напишите задачи на заметках с цветовой кодировкой и прикрепите их к соответствующему этапу выполнения. По мере выполнения ваших задач перемещайте их на новые места на пробковой доске, чтобы отслеживать их. Вы можете обозначать задачи цветом по клиенту, проекту или по любому другому отличительному признаку и можете добавлять столько или меньше деталей к каждой задаче, сколько захотите.

Если вы предпочитаете отслеживать задачи в цифровом виде, Канбан все равно может соответствовать вашему рабочему процессу. Такие приложения, как Trello и LeanKit, используют метод Канбан для управления задачами в облаке. Они также предлагают отличные функции совместной работы, поэтому удаленные команды могут участвовать в действии Канбан.

Канбан отлично подходит для команд и тех, кто хочет увидеть общую картину с первого взгляда. При использовании этого метода перед вами будут все ваши задачи, сроки выполнения и ход выполнения задач, поэтому ничто не мешает вам погрузиться в работу.

Метод Канбан Плюсы и минусы
  • Плюсы: Общая картина всегда перед вами и вашей командой.

  • Минусы: Мелкие детали могут быть опущены, что может вызвать информационную перегрузку для некоторых.

Канбан 101: узнайте все, что нужно знать об этой стратегии управления задачами.

Метод строк, столбцов и таблиц

Управление задачами в электронной таблице Google Sheets

Таблицы часто упускаются из виду, когда дело доходит до управления задачами, особенно в мобильной сфере.Но они могут быть настолько мощным инструментом для управления задачами, насколько вы им позволяете. Благодаря гибкости электронных таблиц они являются отличным способом управления множеством проектов и задач.

Используя электронную таблицу, вы можете создавать разные листы для разных типов задач. Например, один лист может быть для рабочих задач, а другой — для домашних дел, каждый со столбцами для отслеживания данных, которые имеют смысл для каждого. Задачи могут быть размещены в отдельных строках, а ячейки могут быть помечены цветом, чтобы обозначить их важность или другие ключевые части задачи.

Подобно методу текстового редактора, вы можете заставить электронные таблицы работать так, как вам нравится, и вы можете использовать приложения, с которыми вы уже знакомы. Существует также множество бесплатных шаблонов управления задачами, доступных для Google Таблиц, Excel и Numbers, что упрощает настройку.

Если вы работаете в команде, вы можете использовать Google Sheet для создания простой системы управления групповыми задачами. Просто создайте новый общий лист, добавьте членов своей команды и создайте цветные ячейки для назначения задач. А поскольку в Google Таблицах есть встроенный чат-клиент, сотрудничать с членами команды легко.

Строки, столбцы и листы Достоинства и недостатки метода
  • Плюсы: Вы можете использовать знакомые инструменты, чтобы создать универсальную среду для ваших задач.

  • Минусы: Как и в текстовых приложениях, использование электронных таблиц для управления задачами может быть слишком простым для некоторых. Кроме того, использование электронных таблиц — не лучший способ управлять задачами.

Работа в команде

Использование Trello для управления командными задачами

Приложения To do не только для управления вашими собственными задачами.Когда вы работаете со своей командой, вам нужен способ быть в курсе того, над чем все работают, и что осталось для завершения ваших командных проектов.

Используйте приложения для повышения продуктивности в команде.

Командные приложения для повышения производительности часто представляют собой приложения на основе списков, которые позволяют каждому иметь свои собственные учетные записи. Это также обычно веб-приложения, которые запускаются в любом браузере, а мобильные приложения — для работы на ходу. Члены команды могут добавлять и редактировать задачи, а также обсуждать задачи в цепочке комментариев или в сервисе, подобном IM, что значительно упрощает совместную работу и групповое управление задачами.

Многие командные приложения имеют функции, аналогичные функциям вышеупомянутого метода GTD. Помимо установки сроков выполнения, задачи часто могут иметь подзадачи, а более крупные проекты могут быть организованы на их собственных досках или списках, чтобы все было организовано для каждого из ваших различных проектов или клиентов. Большинство из них даже позволяет добавлять файлы к задачам, чтобы вы могли хранить все необходимое для выполнения задачи в одном месте.

Если вы в конечном итоге используете пакет для командной работы со своей командой и хотите использовать его для личных задач, не волнуйтесь.Большинство этих приложений, таких как Trello и Asana, позволяют создавать однопользовательские доски задач, не связанные с вашей рабочей доской, поэтому вы можете плавно переходить между рабочими и личными задачами.

Командная производительность за и против
  • За: Командные приложения, как правило, кроссплатформенны и отлично подходят для поддержки команд и поощрения совместной работы. Кроме того, при необходимости их можно использовать для личной работы.

  • Минусы: Эти приложения могут потребовать много времени на установку и быть дорогими для всей команды.

Старая хорошая ручка и бумага

Иногда хорошая старая

Я уверен, что вы не ожидали, что это будет упомянуто рядом с методами управления задачами с помощью приложений, но иногда лучше использовать ручку и бумагу для управления задачами — особенно, если у вас есть проблемы с проверкой Twitter, вместо того, чтобы оставаться на работе. При использовании записной книжки для управления задачами вы полностью отключены от Интернета и его отвлекающих факторов, что позволяет не сбиться с пути.

Я нашел кое-что освежающим в использовании ручки и бумаги для управления задачами.Отмечать задачи за пределами записной книжки намного полезнее, чем убирать их, но, возможно, это только я. Есть также множество способов оцифровывать ручку и бумагу с помощью мобильных приложений для сканирования или таких инструментов, как Evernote. Сделайте резервную копию своего списка дел в облаке, и вы получите лучшее из обоих миров. Ваши задачи будут жить на бумаге, но также будут готовы для вас в любом месте, где они вам понадобятся.

Ручка и бумага Плюсы и минусы
  • Плюсы: Бумажные заметки не отвлекают и не требуют подключения.

  • Минусы: Не такой универсальный, как другие методы в этом списке, и может быть трудным для резервного копирования.

Метод «струны вокруг пальца»

Помните о вещах без технологий

Хотя уведомление на вашем телефоне может быть отличным напоминанием о выполнении задачи, ничто так не потрясает вашу память, как изменение того, что вы используете каждый день . Классический пример этого — завязать веревку вокруг пальца. Или, если вы предпочитаете современный подход, оберните телефон резиновой лентой.

Основная идея: Поместите что-нибудь на своем пути, когда вы думаете о том, что вам нужно сделать. Затем, когда вы в следующий раз заметите эту вещь — шнурок, резиновую ленту или что-то еще — ваш ум будет заставлен вспомнить задачу.

Попрактиковавшись в этой идее, можно изменить порядок значков приложений или фоновый рисунок телефона — это еще один хороший способ разбудить память. Если вы используете этот метод на рабочем столе, вы можете установить специальные фотографии или текст в качестве заставки или моего личного предпочтения: разместить заметку в центре экрана моего ноутбука.В любом случае, выполнение чего-то необычного может быть отличным способом убедиться, что вы помните, что вам нужно делать.

Метод «струны вокруг пальца» и недостатки
  • Плюсы: Самый простой способ напомнить себе, что нужно что-то делать.

  • Минусы: В конечном итоге вы можете забыть, почему вы связали веревку в первую очередь, и это хорошо работает только для одиночных, разовых задач.

Выбор лучшего метода для вас

Подобно различным методам обучения, разные стратегии управления задачами фокусируются на разных областях.Например, метод управления задачами «Список покупок» помещает всю важную информацию заранее, оставляя за скобками множество мелких деталей. Это отличный вариант, если вам просто нужен простой способ отслеживать, что нужно сделать сейчас .

Но, если вы более внимательны к деталям, использование мощного управления задачами будет для вас большей скоростью. Вы сможете отслеживать каждую мельчайшую деталь, управлять несколькими проектами и многое другое из одного приложения. Здесь вы можете планировать всю свою жизнь, а не только то, что вы делаете сегодня.

И простые приложения «Список покупок», и более продвинутые приложения «Getting Things Done» часто имеют более изящные интерфейсы, и они заставляют вас работать так, как они задуманы. Если вы из тех, кто любит глубоко настраивать свои инструменты или если причудливые интерфейсы обоих этих методов сбивают вас с толку, лучше всего подойдет управление задачами в текстовом редакторе или электронной таблице.

Работаем вместе? Дайте шанс приложениям для управления задачами команды или даже общей электронной таблице. Или, если вы предпочитаете низкотехнологичное решение, смешайте все и напишите командные задачи на доске.

Не существует идеального способа управления вашими задачами, и вам может потребоваться несколько методов, чтобы успевать за всем, что вы делаете. Просто поэкспериментируйте со своим вариантом любого из этих методов и начните организовывать свои задачи.

Go Get Things Done

Если вы планируете использовать приложение для управления своими задачами, есть десятки списков приложений, которые могут помочь вам. Но какой из них лучше всего подходит для ваших нужд? Вот наши рекомендации:

Первоначально опубликованный в январе 2015 года, этот пост был дополнен более свежими подробностями и ссылками.Маркетолог Zapier Мэтью Гуай внес свой вклад в этот пост.

Бумажные задачи Фото через IvanWalsh.com через Flickr ; Канбан Фото: Оливер Тэке через Flickr ; Обвяжите пальцем фотографию от Flood G. через Flickr; Фотография заголовка исследования сделана Нилом Конвеем через Flickr; Фото Trello через Trello Press Pack. _

6 задач, которые должны выполнить все бизнес-сайты

Создание вашего веб-сайта — огромная задача! Вы должны сосредоточиться на дизайне, навигационном потоке, тексте, стоковых фотографиях и многом другом.

Во всем этом легко потеряться, особенно если в создании сайта задействовано несколько команд, и если вы не будете осторожны, можно легко упустить несколько ключевых элементов, которые нужны каждому веб-сайту.

Есть 6 основных задач, которые каждый бизнес-сайт должен выполнять, когда пользователь попадает на сайт. Каждый из них необходим для того, чтобы завоевать интерес посетителей, привлечь потенциальных клиентов и превратить их в клиентов.

В этом посте мы разберем эти 6 задач и покажем вам, что вы можете сделать для их выполнения.В конце концов, у вас есть всего несколько сотен слов и несколько секунд, чтобы привлечь посетителя — вам нужно заставить их считаться.

1. Отвечает на вопрос: «Почему мы»

Интернет — прекрасная вещь для потребителей, предоставляющая им, казалось бы, бесконечное количество вариантов выбора для всего, что им нужно, почти независимо от местоположения и отрасли. Однако, хотя это хорошо для потребителей, это может затруднить работу предприятий, у которых сейчас больше конкуренции, чем когда-либо прежде.

Чтобы выделиться среди конкурентов, ваш сайт должен сразу отвечать на вопрос «почему мы?» Вы хотите, чтобы они знали, почему они хотят нанять вас или сделать покупку у вас немедленно.

Когда клиенты переходят на ваш сайт, они хотят сразу же убедиться, что вы — тот человек, который решит их проблему, какой бы она ни была. Если в вашем экземпляре сразу не говорится: «Подождите, вот зачем мы вам нужны!» они исчезнут так быстро, как только смогут нажать кнопку «Назад».

Наш собственный сайт здесь, в Disruptive Advertising, отвечает на этот вопрос прямо на главной странице, давая статистику о проценте объявлений, которые не смогли конвертировать, и напоминая пользователям, что они «заслуживают лучшего.Это сразу дает ответ на вопрос «почему мы», подразумевая, что невероятные команды Disruptive Advertising могут значительно улучшить ваши коэффициенты конверсии и рентабельность инвестиций (а мы можем!). Этого крошечного фрагмента достаточно, чтобы пользователи щелкнули по предложенному ниже призыву к действию.

2. Создание торговой марки

Вышеупомянутая задача касается «почему», и в этом разделе вы начинаете сосредотачиваться на части «кто» в уравнении. Создание вашего бренда — важная часть построения вашего бизнеса и выделение его среди конкурентов, поэтому вы должны убедиться, что ваш веб-сайт делает это как можно раньше и чаще.

Вы создаете свой бренд на своей домашней странице, подчеркивая определенные особенности или используя определенные слова для описания вашего продукта. Вы также можете использовать свою страницу «О нас», чтобы установить взаимопонимание и рассказать людям именно то, что вы хотите, чтобы они знали о вашем бизнесе.

Независимо от того, являетесь ли вы продвинутым интернет-маркетологом, который разрабатывает следующую трендовую стратегию, или являетесь семейным ювелирным бизнесом, посетители сайта хотят знать. Предоставьте им эту информацию, и посетители вашего сайта будут доверять вам и с большей охотой будут вести с вами дела.

3. Делится ссылками на социальные сети

Это небольшая задача, но ее часто упускают из виду. Около 25% клиентов, которые приходят ко мне, не размещают (или даже не указывают) ссылки на социальные сети на своем сайте. В результате многие посетители их сайтов не думают, что у них есть профили в социальных сетях. Это может заставить их меньше доверять вам, и это может стоить вам подписчиков на социальных платформах, которые предоставляют вам немедленный и частый доступ к членам вашей целевой аудитории.

Обмен ссылками в социальных сетях не должен быть навязчивым.Вы можете разместить ссылки в нижнем колонтитуле вашего сайта или виджет на боковых панелях. Есть множество отличных плагинов, которые сделают это за вас, например, привязка социальных профилей. Некоторые компании предпочитают иметь специальную страницу в соцсетях, но в этом нет необходимости, если только вы не слишком активно пользуетесь социальными сетями или в настоящее время не проводите масштабную кампанию.

4. Предлагает предложение для привлечения потенциальных клиентов

Вы, скорее всего, получите информацию о потенциальных клиентах, если у вас есть заманчивое предложение по привлечению потенциальных клиентов. Это должно быть размещено на видном месте на вашем сайте в месте, где потенциальные клиенты с наибольшей вероятностью увидят его.Всегда делайте ссылку на это предложение в своих сообщениях в блоге, так как это может помочь привлечь релевантных членов аудитории, которые нашли ваш контент через Google.

Различные типы свинцовых магнитов, которые хорошо работают, включают:

  • Бесплатное предложение
  • Бесплатная пятнадцатиминутная консультация
  • Электронная книга
  • Белая книга
  • Онлайн-курсы
  • Вебинары

Простое добавление одного или двух предложений по привлечению потенциальных клиентов на ваш сайт может помочь превратить множество посетителей в реальных потенциальных клиентов и, в конечном итоге, в платящих клиентов.

5. Увеличивает перемещение по Зоне

Это то, что многие сайты все вместе игнорируют, полагая, что если покупатель достаточно заинтересован, они пойдут копать. Если это ваш мыслительный процесс, угадайте еще раз — они этого не сделают. Если люди не могут сразу найти информацию, которую они ищут, они почти наверняка не захотят тратить больше времени на ваш бизнес.

Вместо этого сосредоточьтесь на макете сайта, который увеличивает посещаемость вашего сайта; он должен сделать переход от страницы к странице плавным, а навигацию — интуитивно понятной.Это означает, что вам нужно разместить правильные призывы к действию в конце каждой страницы и организовать свой сайт таким образом, чтобы это имело смысл.

Снимок экрана с нового сайта MergeIn, показанный выше, является отличным примером.

Инструмент имеет функции, которые будут особенно интересны предприятиям или потребителей, и они организовали сайт таким образом, чтобы обе категории могли быстро найти то, что они ищут. В конечном итоге все страницы, на которые пользователи нажимают, будут отправлять их на страницу регистрации для предприятий или потребителей, агрессивно направляя пользователей туда, где они хотят, чтобы посетители в конечном итоге попали.

6. Использует интерактивные призывы к действию для стимулирования действий

Пожалуйста, пожалуйста, бизнесы: используйте кликабельные призывы к действию. Желательно использовать настоящие кнопки CTA. Это могут быть логотипы, на которые нажимают пользователи, или фактические кнопки, которые сообщают пользователям, что вы хотите сделать. Примеры обоих можно найти на скриншоте ниже, взятом с моего собственного сайта.

интерактивных призыва к действию, которые достаточно заметны, чтобы пользователи не могли их пропустить, работают в ваших интересах. Кроме того, они выглядят более профессионально, чем призывы к действию с текстовыми ссылками, в которых вы размещаете только гиперссылки в тексте, чтобы направлять посетителей туда, куда вы хотите.Это помогает увеличить посещаемость вашего сайта, а также значительно увеличивает потенциальные продажи.

Заключение

Легко забыть, сколько задач должен выполнять ваш веб-сайт, многие из которых должны быть легко заметны на вашей самой первой странице.

При создании веб-сайта своей компании убедитесь, что элементы дизайна, копирайтинг и организация сайта согласованно работают для выполнения шести задач, которые мы обсудили в этом посте. Только вычеркнув все шесть, вы сможете оптимизировать свой сайт для улучшения привлечения потенциальных клиентов и конверсии клиентов.

Как вы думаете? Действительно ли ваш бизнес-сайт вычеркивает все из нашего списка? С какими задачами вы больше всего боретесь? Оставьте нам комментарий и дайте нам знать!

Используйте приложение «Задачи» в Teams

Приложение «Задачи» в Microsoft Teams объединяет ваши отдельные задачи из To Do и Outlook с командными задачами из Planner, чтобы вы могли более эффективно вычеркивать их из своих списков.

После добавления приложения «Задачи» в Teams вы обнаружите:

  • Мои задачи: сюда входит большинство списков из вашего приложения To Do, включая задачи, которые вы добавили в To Do и Outlook, и задачи, которые были назначены вам в Planner.

  • Общие планы: сюда входят планы Планировщика, добавленные в Teams.

Вы также можете использовать приложение «Задачи» для:

Добавить приложение «Задачи»

Есть несколько способов добавить приложение в Microsoft Teams. На данный момент приложение «Задачи» будет называться «Задачи по планировщику и задачам», поэтому введите Задачи в строке поиска, а затем выберите плитку с надписью « Задачи по планировщику» и «Задачи ».

Примечание: Если вы не видите Задачи по планировщику и Задачи, возможно, приложение не включено в вашей организации. Обратитесь к своему администратору, чтобы узнать больше.

Следите за своими задачами в Моих задачах

Раздел « Мои задачи» раздела «Задачи» показывает вам задачи, которые вы создали или которые были вам назначены: все в этом списке вы должны выполнить.Он отражает большую часть того, что вы видите в приложении To Do:

  • Задачи: Список задач, которые вы добавили в Outlook или в To Do.

  • Важно: Список всех задач в To Do (включая список «Назначено мне»), которые вы пометили звездочкой.

  • Запланировано: Включает в себя все задачи в To Do (включая список «Назначено мне»), у которых есть срок выполнения, перечисленный по дате, чтобы вы могли планировать свое время.

  • Назначено мне: Включает в себя все назначенные вам задачи в Planner. Этот список будет отображаться только в том случае, если вы синхронизировали задачи Планировщика с делами.

    Примечания:

    • Мои задачи в настоящее время не включает списки писем «Мой день» и «Помеченные».

    • Вы не сможете увидеть повторение ваших задач To Do в приложении Tasks, но эта информация по-прежнему прикреплена к этим задачам, и ее можно будет просматривать и работать с ней в приложении To Do и Outlook.

Что я могу делать в задачах по сравнению с делом?

Раздел «Мои задачи» приложения «Задачи» будет синхронизирован с приложением «Задачи», но есть вещи, которые вы можете делать со своими задачами, и способы взаимодействия с ними, которые доступны в одном или другом приложении.В следующем списке показано, что и где можно сделать.

Действие

Приложение «Задачи»

Сделать

Просмотр задач в виде столбчатого списка

Есть

Вносить изменения в несколько задач одновременно

Есть

Просмотр и использование списка «Мой день»

Есть

Создать список задач

Есть

Есть

Назначить задачи

Есть

Списки акций

Есть

Создание повторяющихся задач

Есть

Добавить файлы в задачу

Есть

Удалить список задач

Есть

Следите за своими общими планами

В разделе «Общие планы» раздела «Задачи» показаны планы, добавленные в каналы в Teams.Вы выбираете из списка команд и каналов и находите план, который ищете. Затем вы можете работать с планом, как обычно, в режимах «Доска», «Диаграмма» или «Расписание» или в представлении «Список», уникальном для приложения «Задачи».

Что можно делать в Задаче по сравнению с Планировщиком в Интернете?

Раздел «Общие планы» в приложении «Задачи» будет синхронизирован с Планировщиком, но есть вещи, которые вы можете делать со своими задачами, и способы взаимодействия с ними, которые доступны в одном приложении или другом.В следующем списке показано, что и где можно сделать.

Действие

Приложение «Задачи»

Планировщик

Просмотр задач в виде столбчатого списка

Есть

Переименовать план

Есть

Переименовать вкладку «Команды» для плана (приложение «Задачи» будет использовать это имя)

Есть

Список

Уникальная особенность приложения «Задачи» — отображение задач и связанной с ними информации в строках и столбцах.Это называется представлением «Список» и позволяет изменять сразу несколько задач, что раньше было невозможно ни в To Do, ни в Планировщике. Это также позволяет вам фильтровать ваши задачи, которые ранее были недоступны для To Do.

Изменить сразу несколько задач

Чтобы изменить несколько задач одновременно или выполнить «массовое редактирование», выполните следующие действия.

  1. Выберите задачу, щелкнув или коснувшись задачи в любом месте, кроме полного круга или имени задачи.

  2. Нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, чтобы выбрать несколько последовательных задач, или нажмите и удерживайте клавишу CTRL, чтобы выбрать несколько непоследовательных задач.

  3. Над списком задач слева выберите Прогресс , Приоритет или Срок выполнения и выберите вариант. Вы также можете выбрать Дополнительные параметры , а затем выбрать Удалить, Переместить задачу ., или больше. Параметры могут отличаться в зависимости от просматриваемого списка.

Отфильтруйте задачи

Вы можете фильтровать списки «Мои задачи» по сроку и приоритету, а общий план можно дополнительно фильтровать по метке, сегменту и назначению. Используйте эти фильтры, чтобы найти задачи или расширить область просмотра, чтобы упростить выбор группы задач для изменения.

Получать уведомления о задачах Планировщика

Приложение Tasks предоставляет уведомления о задачах Planner, которые будут отображаться в ленте действий Teams как на рабочем столе, так и в мобильном приложении Teams. Вы получите уведомление, когда:

  • Кто-то другой поручает вам задачу

  • Кто-то еще поручает вам срочное задание

  • Кто-то другой ставит перед вами задачу срочно

  • Кто-то другой делает поставленную перед вами задачу несрочной

  • Кто-то другой изменяет ход выполнения порученной вам задачи

  • Кто-то удаляет вас из числа исполнителей задачи

Анализ задач | Юзабилити.gov

Анализ задач — это процесс изучения обычных пользователей путем наблюдения за ними в действии с целью детального понимания того, как они выполняют свои задачи и достигают поставленных целей. Анализ задач помогает определить задачи, которые должен поддерживать ваш веб-сайт и приложения, а также может помочь вам уточнить или переопределить навигацию или поиск вашего сайта, определив соответствующий объем контента.

Цель анализа задачи

В своей книге Анализ пользователей и задач для проектирования интерфейсов Джоанн Хакос и Дженис Редиш отмечают, что выполнение анализа задач помогает понять:

  • Каковы цели ваших пользователей; чего они пытаются достичь
  • Что на самом деле делают пользователи для достижения этих целей
  • Какой опыт (личный, социальный и культурный) пользователи привносят в задачи
  • Как на пользователей влияет их физическая среда
  • Как предыдущие знания и опыт пользователей влияют на:
    • Как они думают о своей работе
    • Рабочий процесс, которому они следуют при выполнении своих задач

Когда выполнять анализ задачи

Важно выполнить анализ задачи на ранней стадии процесса, в частности, перед проектированием.Анализ задач помогает поддерживать несколько других аспектов процесса проектирования, ориентированного на пользователя, в том числе:

Типы анализа задач

Существует несколько типов анализа задач, но наиболее часто используются следующие методы:

  • Анализ когнитивных задач ориентирован на понимание задач, требующих принятия решений, решения проблем, памяти, внимания и суждения.
  • Иерархический анализ задач ориентирован на декомпозицию задач высокого уровня на подзадачи.

Как провести анализ задачи

Анализ вашей задачи может иметь несколько уровней запроса, от общего до очень конкретного. Помимо исследования рынка, анализа конкурентов и анализа веб-метрик, вы можете определять главные задачи с помощью различных методов исследования пользователей.

Свод знаний UXPA по юзабилити разбивает процесс декомпозиции высокоуровневой задачи на следующие этапы:

  1. Определите задачу, которую нужно проанализировать.
  2. Разбейте эту высокоуровневую задачу на 4-8 подзадач.Подзадача должна быть конкретизирована с точки зрения целей и, между ними, должна охватывать всю интересующую область.
  3. Нарисуйте многоуровневую диаграмму задач для каждой подзадачи, убедившись, что она выполнена
  4. Подготовьте письменный отчет, а также диаграмму разложения.
  5. Представьте анализ кому-нибудь еще, кто не участвовал в разложении, но который знает задачи достаточно хорошо, чтобы проверить согласованность

Важно отметить, что вам необходимо решить, с каким уровнем детализации вы собираетесь декомпозировать подзадачи, чтобы обеспечить единообразие во всех отношениях.

Примеры

Как минимум для определения задач вы можете просто спросить пользователей, какие общие задачи они пытаются выполнить или как они в настоящее время выполняют задачу.

Какие общие задачи пользователи пытаются выполнить на нашем веб-сайте?

  • Пытаюсь найти рядом с вами дом престарелых для пожилого родственника.
  • Пытаюсь получить информацию о вариантах лечения рака кожи.
  • Попытка подписаться на получение уведомления по электронной почте о сроке платежа.

Как пользователи в настоящее время выполняют задачу? Люди выполняют эту задачу, используя:

  • Использование поисковой системы
  • Навигация по вашему сайту
  • Использование другого сайта
  • (Другими способами)

Список литературы

менеджеров должны эффективно делегировать полномочия для развития сотрудников.

менеджеры должны выполнить некоторые задачи, но их основная задача — убедиться, что другие выполняют то, что им поручено, для выполнения миссии и целей организации.Эффективные менеджеры знают, какие обязанности делегировать, чтобы дать себе время на планирование, сотрудничество с другими в организации и мониторинг производительности своих сотрудников, обеспечивая им адекватную обратную связь и возможности для развития.

Часто менеджеры думают, что они делегируют полномочия, когда назначают задачи сотрудникам. Иногда это просто сбрасывание на людей. Настоящее делегирование — это возложение ответственности за результаты вместе с полномочиями делать то, что необходимо для достижения желаемых результатов.

Почему это не выполняется в большинстве организаций? Основным фактором является неспособность организаций гарантировать, что руководители и менеджеры знают, как эффективно делегировать полномочия. Многие менеджеры никогда не проходили обучение делегированию.

Другие причины, по которым менеджеры не делегируют столько полномочий, сколько могли, включают:
  • Убеждение, что сотрудники не могут выполнять работу так же хорошо, как руководитель.
  • Убеждение, что на выполнение работы уходит меньше времени, чем на делегирование ответственности.
  • Недоверие к мотивации сотрудников и приверженности качеству.
  • Необходимость сделать себя незаменимой.
  • Удовольствие от работы самому.
  • Вина, связанная с тем, что вы больше работаете с перегруженным персоналом.
Некоторые причины отказа от делегирования законны. Например, если организация недоукомплектована персоналом или у менеджеров нет подчиненных, очевидно, что очень сложно делегировать обязанности. Однако большинство таких аргументов не выдерживает рационального анализа.Менеджерам необходимо делегировать полномочия, потому что они не должны выполнять всю работу самостоятельно. Им необходимо обсудить цели с другими менеджерами; план возможных изменений экономических условий, факторов конкуренции и тому подобное; и общаться с другими менеджерами о том, как улучшить операции и разработать новые стратегии. Кроме того, менеджеры должны уделять время собственному развитию посредством обучения и использования технологий и других инноваций, имеющих отношение к их отрасли и их организации.

Менеджеры несут ответственность за развитие своих сотрудников, чтобы они были хорошо обучены, за определение будущих лидеров и за подготовку своего собственного преемника, когда они продвигаются по службе или переходят в другие организации. Делегирование ответственности — это убедительное заявление сотрудникам о том, насколько им доверяют, насколько компетентными и ценными они считаются для компании.

Дюжина делегата: контрольный список для подготовки

  1. Сохраняйте позицию делегации. Часто задавайте себе вопрос: «Кто еще мог это сделать?» Ставьте под сомнение каждую задачу, особенно ту, которую вы выполняли годами.
  2. Определите желаемый результат. Спросите: «Какого результата я хочу достичь?» Научитесь распределять ответственность за достижение результатов, а не разгружать задачи.
  3. Выберите человека. Выбирая, кому что-то делегировать, учитывайте несколько критериев. Некоторые моменты, которые следует учитывать: у кого есть опыт и навыки? (Будьте осторожны, чтобы не перегружать этого человека.) Кому нужно научиться справляться с этой ответственностью? У кого есть время взять на себя эту ответственность? Кто хотел бы иметь такую ​​возможность?
  4. Получите мнение других.Спросите идеи о том, что нужно изменить, кого привлечь и как определить результаты. Проконсультируйтесь со своей командой, другими менеджерами, которые взаимодействуют с командой, своим начальником и клиентами.
  5. Назначьте ответственность и определите временные факторы. Какой крайний срок? Когда вам понадобятся отчеты о проделанной работе?
  6. Обеспечьте обучение и руководство. Требуется ли этому человеку обучение перед тем, как взять на себя эту ответственность? Какое руководство им понадобится для достижения успеха? Не забудьте предоставить им свободу для независимого мышления.
  7. Определите уровень полномочий. Какая мощность им понадобится? Какая сила? Кому еще нужно знать, что этот человек имеет право действовать? Обязательно сообщите об этом, чтобы заверить сотрудника в сотрудничестве.
  8. Согласитесь с процессом контроля. Какие виды контроля необходимы? Как можно почувствовать, что все под контролем, и при этом дать сотрудникам возможность действовать независимо?
  9. Отслеживайте прогресс. Обращайте внимание и сохраняйте контроль над ситуацией. Менеджеры по-прежнему несут ответственность за успех или неудачу этого человека и за достижение желаемых результатов.
  10. Оставьте отзыв. Оставайтесь на связи, давая положительное подкрепление и тренируя, когда это необходимо.
  11. Обозначьте извлеченные уроки. Чему научился сотрудник? Что ты узнал? Часто человек, на который возложена новая ответственность, находит более эффективные способы выполнения работы, и такие улучшения необходимо идентифицировать, задокументировать и распространять.
  12. Оцените производительность. Дайте человеку полезный отзыв. Что у них хорошо получалось? Где их можно улучшить? Как можно улучшить результаты? Как менеджер может лучше помочь им добиться успеха?


Делегирование связи


После того, как менеджеры подготовились к делегированию определенных обязанностей, следующим шагом будет общение с человеком или лицом, выбранным для выполнения вновь возложенной ответственности.Ниже приводится четырехэтапный процесс коммуникации, который может помочь обеспечить успешное делегирование.

Встречайтесь лицом к лицу без цейтнота. Это очень важное общение, и личное общение — это подход, который, скорее всего, даст понять, что это обсуждение важно. Примите меры, чтобы вас не отвлекали. Объясните, почему человек был выбран для выполнения задания и каких результатов необходимо достичь. Помните, что вы возлагаете ответственность за достижение результатов, а не только за выполнение задач.Поощряйте другого задавать вопросы. Это должен быть диалог, а не монолог. Обязательно договоритесь о сроках и процессе контроля к концу обсуждения.

Подтвердите понимание и приверженность сотрудников. Это обычная ошибка в обсуждениях делегирования. Для менеджеров очень важно подтвердить, что те, кому они делегировали ответственность, поняли то, что им нужно знать; попросите их повторить сказанное. Спрашивая: «Вы понимаете?» почти всегда вызывает ответы «да» или «я так думаю», даже если сотрудник полностью сбит с толку.Однако не воспринимайте их как тестирование. Вместо этого скажите: «Я хочу быть уверенным, что передал то, что намеревался сообщить. Не могли бы вы рассказать мне, что вы уже слышали? » Это говорит о том, что вы хотите быть уверенными в том, что общались, не предлагая ничего негативного в отношении слушательских способностей другого человека.

Определите уровень полномочий сотрудника. Какая сила понадобится человеку для достижения результатов? Сообщите всем, кому еще нужно знать, что вы делегировали эту ответственность, чтобы обеспечить их сотрудничество с сотрудником.

Последующие действия и, при необходимости, обучение и рекомендации. Не бросай человека. Вы делегируете, а не отказываетесь от престола. Будьте готовы задать вопросы и помочь преодолеть сопротивление со стороны других. Но помните, что нельзя оглядываться через плечи тех, кому вы делегировали ответственность. Вместо этого предоставьте обратную связь, чтобы закрепить то, что было сделано хорошо, и помочь им учиться, когда они совершают ошибки или сталкиваются с проблемами, требующими обучения. Отметьте календарь для дат контрольных точек и обновлений о прогрессе.

Сэм Р. Ллойд — президент обучающей компании SuccessSystems, Inc. и автор книги Accountability: Managing for Maximum Results (Course Technology (Thomson, 2002).

Адаптировано с разрешения SuccessSystems, Inc. © 2012. SuccessSystems, Inc. Все права защищены.

Как повысить продуктивность на работе — бизнес-руководства

Миф: Люди, умеющие многозадачно, делают больше.

Факт: Многозадачность — это иллюзия.Исследования показывают, что люди добиваются большего, если сосредоточиваются на одной задаче за раз. Частое переключение между задачами или уверенность в том, что вы на самом деле делаете сразу несколько дел одновременно, на самом деле замедлит вашу работу.

Миф: Важно, чтобы к концу дня в вашем почтовом ящике не было писем.

Факт: Цель «нулевого почтового ящика» работает для одних людей, но не для других. Ключ к управлению электронной почтой — это назначить определенное время дня для чтения и ответа на нее, различать электронные письма, которые можно быстро обработать, и те, для которых требуется больше времени, и научиться использовать все функции вашего почтового программного обеспечения (папки , фильтры и архивы) наиболее удобными для вас способами.

Миф: Во время работы лучше всего стоять.

Факт: Лучше менять позу в течение дня, в обычном цикле сидения, стоя и движения. Помимо прочего, этот сорт помогает увеличить приток крови к вашему мозгу, улучшая познавательные способности и, следовательно, вашу продуктивность.

Миф: Чем больше часов вы работаете, тем больше успеваете.

Факт: В течение рабочего дня важно делать перерывы.Даже пятиминутная прогулка по офису может поднять вам настроение, но никак не повлияет на вашу способность сосредотачиваться. Достаточный отдых и сон могут помочь вам лучше, чем работать дольше. Уход от работы на более длительный период — на ночь, на выходных или в отпуске — дает вашим идеям шанс закрепиться в вашем подсознании, что позволит вам повысить продуктивность, когда вы вернетесь.

Миф: Секрет повышения производительности заключается в том, чтобы найти правильную систему и придерживаться ее.

Факт: Каждый человек и каждый рабочий день разные. Хотя мы можем выработать новые стратегии и привычки, которые работают для нас большую часть времени, наша работа и жизнь всегда будут подбрасывать нам мячи, которые приводят к далеко не идеальным результатам. Нам нужно принять эту несовершенную реальность, простить себя и завтра попробовать еще раз.

Успешное делегирование — Тренинг по управлению командой от MindTools.com

Использование силы помощи других людей

© iStockphoto
AlexRaths

Делайте намного больше, делегируя полномочия.

Как делегировать

Начните с указания желаемого результата людям, которым вы доверяете. Установите контроль, определите ограничения для работы и обеспечьте достаточную поддержку, но сопротивляйтесь делегированию вверх. Будьте в курсе прогресса и сосредоточьтесь на результатах, а не на процедурах. Наконец, когда работа будет завершена, отдайте должное там, где она заслужена.

Даже «Супер-ты» нуждается в помощи и поддержке. Нет ничего постыдного в том, чтобы просить о помощи.Отбросьте гордость и проявите уважение к талантам, которые другие могут предложить.

И помните, что не бывает такого понятия, как успех в одиночку: когда вы включаете и признаете всех, кто находится в вашем углу, вы продвигаете себя, своих товарищей по команде и своих сторонников к еще большим высотам.

— Автор неизвестен

Вы чувствуете стресс и перегрузку? Или что ваша карьера застопорилась? Если да, то вам, возможно, потребуется освежить свои навыки делегирования!

Если вы работаете самостоятельно, вы можете сделать лишь ограниченный объем работы, как бы усердно вы ни работали.Вы можете работать только определенное количество часов в день. За эти часы вы можете выполнить лишь определенное количество задач. Есть очень много людей, которым вы можете помочь, выполняя эти задачи. А поскольку количество людей, которым вы можете помочь, ограничено, ваш успех ограничен.

Однако, если вы хорошо делаете свою работу, люди будут хотеть от вас гораздо большего. Это может привести к настоящему чувству давления и перегрузки на работе: вы не можете делать все, что хотят все, и это может вызвать у вас стресс, недовольство и чувство, что вы подводите людей.

С другой стороны, однако, вам предоставляется огромная возможность, если вы найдете способ обойти это ограничение. Если вы сумеете реализовать эту возможность, вы сможете добиться настоящего успеха!

Один из наиболее распространенных способов преодоления этого ограничения — научиться делегировать свою работу другим людям. Если вы сделаете это хорошо, вы сможете быстро создать сильную и успешную команду людей, способных удовлетворить требования, предъявляемые другими. Вот почему делегирование полномочий является таким важным навыком, и вам обязательно нужно научиться!

Получите бесплатную рассылку новостей!

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Контрольный список для успешного менеджера , бесплатно!

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Почему люди не делегируют полномочия

Чтобы понять, как правильно делегировать полномочия, важно понимать, почему люди этого избегают.Проще говоря, люди не делегируют полномочия, потому что это требует больших предварительных усилий.

В конце концов, что проще: разработать и написать контент для брошюры, продвигающей новую услугу, которую вы помогли возглавить, или поручить это другим членам вашей команды? Вы знаете содержание от и до. Вы можете извергать заявления о пользе во сне. Вам будет относительно просто сесть и написать это. Было бы даже весело! Вопрос в том, «Будет ли это полезно для вашего времени?»

Хотя на первый взгляд легче сделать это самому, чем объяснять стратегию брошюры кому-то еще, есть две ключевые причины, которые означают, что, вероятно, лучше передать задачу кому-то другому:

  • Во-первых, если у вас есть возможность возглавить новую кампанию, есть вероятность, что ваши навыки будут лучше использованы при дальнейшей разработке стратегии и, возможно, придумывают другие новые идеи.Выполняя работу самостоятельно, вы не можете использовать свое время с максимальной пользой.
  • Во-вторых, вовлекая в проект других людей, вы развиваете их навыки и способности. Это означает, что в следующий раз, когда появится аналогичный проект, вы можете делегировать задачу с высокой степенью уверенности в том, что она будет выполнена хорошо, с гораздо меньшим участием с вашей стороны.

Делегирование позволяет вам максимально использовать свое время и навыки, а также помогает другим людям в команде расти и развиваться, чтобы полностью раскрыть свой потенциал в организации.

Когда делегировать

Делегирование беспроигрышно, если все сделано правильно, однако это не означает, что вы можете делегировать что угодно. Чтобы определить, когда делегирование является наиболее подходящим, вам нужно задать себе пять ключевых вопросов:

  • Есть ли еще кто-нибудь, кто имеет (или может получить) необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? По сути, это задача, которую может выполнить кто-то другой, или важно, чтобы вы выполняли ее сами?
  • Дает ли задание возможность расти и развивать навыки другого человека?
  • Будет ли эта задача повторяться в подобной форме в будущем?
  • У вас есть достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Должно быть доступно время для соответствующего обучения, для вопросов и ответов, для возможности проверить прогресс и для доработки, если это необходимо.
  • Это задача, которую я должен делегировать? Задачи, имеющие решающее значение для долгосрочного успеха (например, набор нужных людей для вашей команды), действительно требуют вашего внимания.

Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из вышеперечисленных вопросов, то, возможно, стоит делегировать эту работу.

Совет:

Другие факторы, способствующие делегированию задачи, включают:

  1. Сроки / сроки реализации проекта.
    • Сколько времени у вас есть на выполнение работы?
    • Есть ли время переделать работу, если она не была сделана должным образом с первого раза?
    • Каковы последствия несвоевременного выполнения работы?
  2. Ваши ожидания или цели в отношении проекта или задачи, включая:
    • Насколько важно, чтобы результаты были максимально высокого качества?
    • Достаточно ли «адекватного» результата?
    • Будет ли отказ иметь решающее значение?
    • Насколько неудача повлияет на другие вещи?

При этом наличие всех этих условий не гарантирует успешного выполнения делегированной задачи.Также необходимо продумать, кому вы делегируете задачу и как вы ее будете выполнять.

Кто и как делегировал

Решив делегировать задачу, необходимо учитывать и другие факторы. Поразмыслив над этим, вы можете использовать нашу бесплатную рабочую таблицу журнала делегирования, чтобы записывать задачи, которые вы выбираете делегировать, и кому вы хотите их делегировать.

Кому следует делегировать?

Факторы, которые следует здесь учитывать, включают:

  1. Опыт, знания и навыки человека применительно к делегированной задаче.
    • Какие знания, навыки и отношение уже есть у человека?
    • Есть ли у вас время и ресурсы для проведения необходимого обучения?
  2. Предпочитаемый индивидуальный стиль работы.
    • Насколько независимый человек?
    • Чего он хочет от своей работы?
    • Каковы его или ее долгосрочные цели и интересы и как они соотносятся с предлагаемой работой?
  3. Текущая загруженность этого человека.
    • Есть ли у человека время для дополнительной работы?
    • Будете ли вы делегировать эту задачу, требуя перестановки других обязанностей и рабочих нагрузок?
Совет:

Когда вы впервые начинаете делегировать кому-то свои полномочия, вы можете заметить, что ему требуется больше времени, чем вам, для выполнения задач. Это потому, что вы являетесь экспертом в этой области, а человек, которому вы поручили, все еще учится. Будьте терпеливы: если вы выбрали правильного человека для делегирования, и вы правильно делегируете, вы обнаружите, что он или она быстро станет компетентным и надежным.

Как следует делегировать полномочия?

Используйте следующие принципы для успешного делегирования:

  1. Четко сформулируйте желаемый результат. Начните с конца и укажите желаемый результат.
  2. Четко обозначьте ограничения и границы. Где границы полномочий, ответственности и подотчетности? Если человек:
    • Подождите, пока вам скажут, что делать?
    • Спросите, что делать?
    • Посоветуйте, что делать, а потом действовать?
    • Действовать, а затем немедленно сообщать о результатах?
    • Инициировать действие, а затем периодически сообщать?
  3. По возможности включите людей в процесс делегирования.Предоставьте им возможность решать, какие задачи им делегировать и когда.
  4. Сопоставьте объем ответственности с объемом полномочий. Поймите, что вы можете делегировать некоторую ответственность, но не можете делегировать окончательную ответственность. Деньги останутся с вами!
  5. Делегирование на самый низкий организационный уровень. Люди, наиболее близкие к работе, лучше всего подходят для этой задачи, потому что они наиболее глубоко знакомы с деталями повседневной работы.Это также увеличивает эффективность рабочего места и помогает развивать людей.
  6. Оказывать адекватную поддержку и быть готовым ответить на вопросы. Обеспечьте успех проекта посредством постоянной коммуникации и мониторинга, а также предоставления ресурсов и кредитов.
  7. Ориентация на результат. Сосредоточьтесь на том, что сделано, а не на том, как следует выполнять работу: ваш путь не обязательно единственный или даже лучший! Позвольте человеку контролировать свои собственные методы и процессы.Это способствует успеху и доверию.
  8. Избегайте «делегирования снизу вверх». Если есть проблема, не позволяйте человеку перекладывать ответственность за задачу обратно на вас: попросите рекомендуемые решения; и не просто дать ответ.
  9. Развивайте мотивацию и приверженность. Обсудите, как успех повлияет на финансовое вознаграждение, будущие возможности, неформальное признание и другие желаемые последствия. Обеспечьте признание там, где это заслужено.
  10. Установить и поддерживать контроль.
    • Обсудите сроки и крайние сроки.
    • Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете отслеживать ход выполнения проекта.
    • Внесите необходимые изменения.
    • Найдите время, чтобы просмотреть все представленные работы.

При тщательном рассмотрении этих ключевых моментов до и во время процесса делегирования вы обнаружите, что делегирование выполняется более успешно.

Все под контролем

Теперь, когда вы выполнили вышеуказанные шаги, убедитесь, что вы должным образом проинструктировали своего члена команды.Найдите время, чтобы объяснить, почему они были выбраны для работы, чего от них ждут в ходе проекта, целей, которые вы ставите перед проектом, всех временных и крайних сроков, а также ресурсов, на которые они могут опираться. И согласовать график проверки с обновлениями прогресса.

Наконец, убедитесь, что член команды знает, что вы хотите знать, возникают ли какие-либо проблемы, и что вы доступны для любых вопросов или рекомендаций, необходимых в ходе работы.

Мы все знаем, что как менеджеры мы не должны управлять на микроуровне.Однако это не означает, что мы должны полностью отказаться от контроля: эффективно делегируя полномочия, мы должны найти порой трудный баланс между предоставлением людям достаточного пространства для использования их способностей с максимальной эффективностью и при этом достаточно пристальным контролем и поддержкой, чтобы гарантировать, что работа сделана правильно и качественно.

Важность полного принятия

Когда делегированная работа будет возвращена вам, выделите достаточно времени для ее тщательного изучения. По возможности принимайте только качественные, полностью укомплектованные работы.Если вы соглашаетесь с работой, которая вас не устраивает, член вашей команды не научится выполнять ее должным образом. Хуже того, вы принимаете совершенно новый транш работы, которую вам, вероятно, придется выполнить самостоятельно. Это не только перегружает вас, но и означает, что у вас нет времени правильно выполнять свою работу.

Конечно, когда к вам вернут хорошую работу, убедитесь, что вы признали и вознаградили приложенные усилия. Как лидер, вы должны практиковать комплименты членам своей команды каждый раз, когда вы впечатлены тем, что они сделали.Эти усилия с вашей стороны будут иметь большое значение для формирования у члена команды уверенности в себе и повышения эффективности, и то и другое будет улучшено при выполнении следующей делегированной задачи; следовательно, вы оба выигрываете.

Ключевые моменты

На первый взгляд, делегирование может показаться более хлопотным, чем оно того стоит, однако, эффективно делегируя, вы можете значительно увеличить объем работы, которую вы можете выполнить.

Когда вы распределяете рабочую нагрузку так, чтобы вы работали над задачами, которые имеют для вас наивысший приоритет, а другие люди работали над значимыми и сложными заданиями, у вас есть рецепт успеха.

Для эффективного делегирования выберите правильные задачи для делегирования, определите нужных людей для делегирования и делегируйте правильным образом. В этом много всего, но вы достигнете гораздо большего, если будете эффективно делегировать полномочия!

Проверьте, насколько эффективно вы сейчас делегируете полномочия, с помощью нашего «Насколько хорошо вы делегируете?» контрольный опрос.

Скачать лист

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.