20 лайфхаков Google Docs

Идеи

Подписать документы, сделать закладку, отредактировать PDF и не только

Быстро применить форматирование Посмотреть историю изменений Сравнить два документа Сделать голосовой ввод Вызвать в документ коллегу Сделать закладку в документе Добавить на документ водяной знак Скачать из документа все иллюстрации Подписать документ Перевести текст на любой язык Добавить кастомный шрифт Изменить регистр написанного текста Искать картинки в интернете Редактировать PDF Отключить уведомления Настроить автозамену символов Активировать встроенный словарь Скопировать комментарии Опубликовать текст на сайте Подключить дополнения

Мы в Telegram

В канале «Маркетинговые щи» только самое полезное: подборки, инструкции, кейсы.
Не всегда на серьёзных щах — шуточки тоже шутим =)

Подписаться

Станьте email-рокером 🤘

Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку

Подробнее

Google Docs — это современный стандарт сервиса по работе с текстом. Здесь работают все: редакторы пишут статьи, копирайтеры делают прототипы, маркетологи придумывают стратегии. Наша статья поможет использовать Google Docs по максимуму с помощью неочевидных функций.

Быстро применить форматирование

Если вы работаете с большим текстом, то наверняка используете разные стили: заголовки и подзаголовки, основной текст, подписи к иллюстрациям. У каждого стиля свои особенности: кегль и начертание, межстрочные отступы, выделения, иногда даже шрифт. Чтобы у двадцати подзаголовков каждый раз не менять стиль вручную, можно применять автоматическое форматирование.

Как применить встроенные стили к определённому кусочку текста: наведите на него курсор, а затем откройте в верхнем меню вкладку «Формат» → «Стили абзацев». Выберите подходящий стиль и нажмите на него.

Чтобы работать ещё быстрее, применяйте стили с помощью горячих клавиш. Например, чтобы сделать подзаголовок второго уровня, нажмите Ctrl+Alt+2 (Cmd+Option+2 на Mac). Все горячие клавиши написаны прямо в Google Docs напротив нужного стиля.

Посмотреть историю изменений

Одно из преимуществ Google Docs перед Microsoft Word — в возможности отследить все изменения в документе. Даже если с документом работали сто человек и каждый из них внёс по двадцать правок, вы сможете увидеть каждое исправление и при необходимости «откатиться» к нужной версии.

Для этого наведите курсор на верхнее меню и нажмите на вкладку «Последнее изменение: …». На месте многоточия будет стоять время, когда документ меняли в последний раз. Например: только что, сегодня в 16:15, неделю назад. В правой колонке будут указаны все версии документа. Если нажать на одну из них, зеленым цветом в тексте подсветятся все изменения по сравнению с предыдущей версией.

Сравнить два документа

Иногда изменения вносятся сразу в два идентичных документа — из-за этого отследить их через историю изменений не получится. Например, так я работаю над статьями: пишу текст в одном документе, а потом главред создаёт его копию, которая идёт на корректуру и вёрстку.

Чтобы сравнить эти документы, необязательно вручную сверять каждый символ. Вместо этого откройте нужный документ, нажмите «Инструменты» → «Сравнить документы» и выберите объект для сравнения.

Сделать голосовой ввод

Если вам часто приходится расшифровывать голосовые записи, эта функция вас выручит. Чтобы превратить аудио в текст, включите функцию голосового набора с помощью клавиш Ctrl+Shift+S (Cmd+Shift+S в Mac) или команды «Инструменты» → «Голосовой ввод». Затем разрешите доступ к микрофону. И всё — можете записывать выступление на конференции, лекцию преподавателя, интервью с экспертом.

К сожалению, загрузить готовый аудиофайл в Google Docs не получится. Чтобы его расшифровать, придётся идти обходным путем. Например, включить запись на другом устройстве и поднести его к микрофону.

Функция удобная, но не идеальная. Так, чтобы проставить знаки препинания, их нужно проговаривать голосом: «В статье расскажем запятая как пользоваться программой ещё быстрее и эффективнее точка».

Вызвать в документ коллегу

Если с файлом работает несколько человек, любому из них можно задать вопрос прямо в документе — и человек получит об этом уведомление на почту.

Чтобы вызвать коллегу, выделите нужный фрагмент текста и нажмите на значок «Добавить комментарий» справа. Напишите всё, что считаете нужным, а затем введите почту коллеги через символ @. Есть и второй способ обратиться к человеку: для этого нажмите @ и выберите человека в списке. Чтобы человек получил уведомление, откройте ему доступ к документу.

Сделать закладку в документе

Это ещё один способ помочь коллегам: сделать удобную навигацию и обратить внимание человека на конкретную часть документа. Нажмите «Вставка» → «Закладка». На странице появится синий флажок и меню с надписью «Ссылка». Ссылку можно скопировать и отправить другому пользователю. Если вы сохраните флажок в документе, человек попадёт по ссылке сразу к выделенному месту.

Добавить на документ водяной знак

Водяной знак в Google Docs не защитит файл от копирования, но поможет добавить на каждую страницу логотип компании или оформить документ в фирменном стиле.

Перейдите во вкладку «Вставка» → «Водяной знак». Напишите нужный текст или используйте изображение. Когда водяной знак будет готов, его можно настроить: указать пропорции, цветность, прозрачность, тип границы и пр.

Скачать из документа все иллюстрации

Чтобы скачать изображения, нажмите «Файл» → «Скачать» → «Веб‑страница». На ваш компьютер загрузится ZIP-архив. Внутри него вы найдёте HTML-файл с текстом документа и папку со всеми вложениями. Там будут не только иллюстрации, но и гифки. Конечно, если они у вас в документе были, как в моём случае.

Подписать документ

Функция пригодится, когда нужно срочно подписать договор или акт, а возможности распечатать и отсканировать документы нет. Способ сработает только в том случае, если вы пользуетесь ноутбуком — для подписи понадобится тачпад.

Нажмите «Вставка» → «Рисунок» → «Новый» и на тачпаде нарисуйте свою подпись. Она автоматически превратится в PNG-иллюстрацию. Подпись можно перемещать, как и любое изображение. Когда всё будет готово, сохраните документ в формате PDF.

Перевести текст на любой язык

Если вы работаете в документами на разных языках, необязательно копировать текст и идти с ним в переводчик — Google Translate уже встроен в Google Docs. Чтобы перевести текст, нажмите «Инструменты» → «Перевести документ». На Диске появится новый файл с текстом на выбранном языке. Конечно, за качеством перевода нужно следить — всё-таки возможности таких программ ограничены.

Добавить кастомный шрифт

В Google Docs есть множество стандартных шрифтов, но иногда хочется добавить разнообразия. Особенно если это черновой прототип будущего сайта, презентации или листовки. Чтобы установить кастомный шрифт, на панели шрифтов нажмите «Другие шрифты». Уточните настройки, нажмите на понравившийся шрифт, а затем на кнопку «Ок». Выбранные шрифты автоматически подтянутся в список доступных к использованию. Удалить шрифт при необходимости можно в том же окошке.

Изменить регистр написанного текста

Если вы случайно написали полстраницы текста заглавными буквами, необязательно перепечатывать всё с нуля. Чтобы сделать текст нормальным, нажмите «Формат» — «Текст» → «Заглавные буквы» и выберите подходящий регистр из списка. Функция работает и в обратную сторону: текст, набранный строчными буквами, можно сделать полностью из заглавных. А ещё можно каждое слово начинать с большой буквы.

Искать картинки в интернете

Если вам нужно добавить в текст иллюстрации, необязательно открывать в соседней вкладке поисковик или фотосток. В Google Docs уже встроена возможность искать картинки в сети. Для этого зайдите в раздел «Вставка» → «Изображение» → «Найти в Интернете». Введите запрос, выберите иллюстрацию и нажмите «Вставить».

Редактировать PDF

Иногда документы присылают в PDF-формате. Это может быть договор, презентация, электронная книга. Чтобы изменить файл, необязательно идти в конвертатор и менять формат через стороннюю программу — с этим справится Google Docs.

Чтобы сэкономить время и силы, просто загрузите нужный файл на Google Диск, дважды кликните на документ и нажмите «Открыть в приложении Google Документы». Файл откроется в формате Google Docs — теперь его можно редактировать.

Отключить уведомления

Когда над документом работают сразу несколько человек, владелец файла будет получать уведомления обо всех изменениях. Чтобы не отвлекаться каждые пять минут, уведомления можно настроить. Например, узнавать об изменениях, только если коллеги отметили вас через @.

Для этого зайдите в окно комментариев, нажмите на колокольчик и выберите, какие пуши хотите получать: все, только те, что касаются вас, или вообще никакие.

Настроить автозамену символов

Вручную менять дефисы на тире, а кавычки-лапки на кавычки-ёлочки — это долго и утомительно. Вместо этого можно настроить автоматическую замену символов. Например, чтобы двойная буква S превращалась в значок доллара, а двойной дефис — в длинное тире. Зайдите в раздел «Инструменты» → «Настройки». В открывшемся окне выберите вкладку «Замены» и укажите нужные комбинации клавиш.

Активировать встроенный словарь

Встроенный словарь поможет узнать значение слова, его род и правильное ударение — для этого не придётся ничего гуглить. Чтобы активировать функцию, нажмите Ctrl+Shift+Y (Cmd+Shift+Y на Mac) — в правом боковом меню откроется панель со словарём. Из-за санкций Google отключил русский язык, но вы можете узнать значение любых иностранных слов, если работаете с разными языками. Просто введите слово в строку поиска.

Скопировать комментарии

Иногда нужно скопировать документ со всеми текущими настройками и информацией. Эта функция поможет не потерять комментарии и закладки и сохранить все доступы. Чтобы ею воспользоваться, откройте вкладку «Файл» → «Создать копию». Затем отметьте галочкой пункт «Копировать комментарии и советы».

Опубликовать текст на сайте

Текст из документа можно сразу встроить на сайт — для этого не придётся создавать HTML-разметку вручную. Откройте вкладку «Файл» → «Поделиться» → «Опубликовать в интернете». Нажмите кнопку «Опубликовать». Google Docs создаст код с отрывком документа, который вы сможете скопировать и вставить на сайт.

Подключить дополнения

Google Docs — это программа-трансформер, в которой можно делать что угодно. Набирать текст, рисовать, работать с изображениями, создавать таблицы и пр. Функционал станет ещё шире, если подключить к этому редактору дополнения. Для этого нажмите «Расширения» → «Дополнения» → «Установить дополнения».

В отдельной статье мы рассказали про полезные плагины Google Docs.

Например, можно установить дополнение MathType. Это сервис, через который в документе можно легко написать математическую или химическую формулу.

Чтобы установить дополнение, нужно зайти в аккаунт Google и разрешить программе просматривать ваши документы. После установки приложение не будет работать автоматически. Когда вы захотите его использовать, нужно будет зайти во вкладку «Расширения» и открыть необходимое.

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Как запустить email-маркетинг с нуля?

В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️

*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

15 бесплатных дополнений Google Docs для студентов

Студентам

Студентам

15 бесплатных дополнений Google Docs для студентов

Студентам

Бесплатные дополнения редактора Google Docs помогают форматировать текст, цитировать исследования и автоматизировать задачи, сокращая время подготовки документов. В подборку вошли дополнения, которые пригодятся студентам.

Дополнения для форматирования документов

1. Styles: система управления стилями документов

Дополнение Styles открывает возможность применения к фрагментам текста и целым документам Google Docs визуальных стилей, то есть сочетаний гарнитуры, кегля и цвета текста. Пользователям предложен выбор из 20 таких сочетаний, которых достаточно для оформления официальных писем, курсовых работ или препринтов научных статей.

Для того, чтобы «включить» Styles нужно выбрать в меню «Дополнения» пункт «Styles». Затем в появившейся боковой панели дополнения можно будет выбрать подходящий стиль и применить его к текущему документу, нажав кнопку «Применить», расположенную внизу панели. К сожалению, расширение не позволяет пользователям создавать собственные стили и редактировать схемы из предустановленного набора.

2. Doc Builder: конструктор шаблонов часто используемых документов

Дополнение Doc Builder позволяет произвольно компилировать фрагменты текстов. Документы с часто используемым текстом можно использовать в качестве шаблонов: например, достаточно один раз сделать заготовки для научной статьи, курсовой работы или отчета о практике, чтобы впоследствии не тратить драгоценное время на оформление с нуля. Создавая новые типовые документы, вы сможете вставить текст, картинки и элементы форматирования из шаблонов, которые будут доступны в боковой панели дополнения.

Для сохранения шаблонов документов дополнение использует электронные таблицы Google Sheets, что позволяет гибко настраивать параметры оформления. Таблица со всеми настройками шаблона будет доступна после нажатия на иконку стрелочки.

На сегодняшний день Doc Builder, — это единственный надежный способ шаблонизации документов с помощью пользовательских стилей в Google Docs

3. Footnote Style: дополнение для удобного форматирования сносок

По умолчанию сноски в Google Docs размечены гарнитурой Arial, 10 кеглем черного цвета, даже если в настройках был создан другой стиль для сносок. Дополнение Footnote Style позволяет элегантно решить эту проблему. Отформатируйте одну ссылку в нужном стиле, выделите её и в дополнении кликните «Обновить стиль сносок», а после добавления оставшихся сносок нажмите на кнопку «Обновить сноски» в меню. Все сноски будут иметь единообразное форматирование.

4. Code Blocks: инструмент разметки специального кода в документах

Это дополнение пригодится программистам и ученым, которые имеют дело с фрагментами исходного кода, с контентом, требующим специальной разметки. Инструмент Code Blocks позволяет форматировать код в документе: следует выбрать фрагмент, содержащий код и в боковой панели дополнения определить язык и тему оформления. Настроив цвет фона кода, вы сможете отправить фрагмент обратно в документ. Code Blocks поддерживает язык разметки Markdown и дает возможность предпросмотра кода перед добавлением в документ Google Docs.

5. Text Cleaner: фильтр очистки элементов форматирования

Нередко научный текст содержит цитаты, содержащие следы форматирования документов, из которых эти фрагменты были заимствованы. В Google Docs предусмотрена возможность очистки форматирования, но вместе с ненужными элементами она удаляет всё: жирный шрифт, курсив, цвет. Дополнение Text Cleaner предлагает расширенные опции очистки, например, удаление ненужного форматирования только в определенных пользователем абзацах. В дополнении есть инструменты удаления разрывов строк и лишних пробелов.

Достаточно выбрать нужный текст и необходимую вам функцию Text Cleaner: удаление ссылок, разрывов строк, пробелов, табуляции, автоматическую замену кавычек или всего перечисленного сразу. Перейти к настройкам фильтров очистки можно, нажав на «Конфигурацию». Дополнение имеет гибкие настройки и позволяет изменять и создавать собственные фильтры.

Инструменты автоматизации

6. EasyBib: библиографический список в несколько кликов

Создать библиографический список в Google Docs можно с помощью популярного дополнения EasyBib. Найдите статью, книгу или сайт, которые вы планируете процитировать, определите стиль цитирования и добавьте отдельную запись в библиографию. После того, как нужные ссылки были добавлены, нажмите на кнопку «Сгенерировать библиографию», и расширение добавит список, упорядоченный по алфавиту в конец документа.

7. DocSecrets: инструмент создания скрытых фрагментов текста

Дополнение DocSecrets предлагает ограничить доступ к документу или текстовому фрагменту при помощи пароля. Чтобы создать скрытый текст в документе Google Docs добавьте пароль в боковую панель дополнения, а затем в поле Insert вставьте секретный фрагмент. Скрыть можно и существующий фрагмент текста, для этого нужно выбрать его и в панели дополнения нажать кнопку «Censor Text».

Средства работы с дополнительным контентом

8. Wolfram Alpha: поисковая машина, интегрированная в Google Docs

Нередко при подготовке презентаций и докладов требуется быстрой найти какой-нибудь факт: например годы жизни Иммануила Канта, определение третьего закона термодинамики или дату создания Организации Объединенных Наций. Обычно для поиска информации приходится отвлекаться и открывать отдельную вкладку в браузере. Дополнение Wolfram Alpha интегрирует поисковую машину прямо в текстовый редактор и позволяет экономить ваше время.

Набирайте поисковый запрос прямо в текстовом документе Google Docs, выделяйте его, и нажав во вкладке дополнения «Compute Selection» получите ответ на свой запрос, взятый из базы данных научного поисковика Wolfram Alpha. Система подходит для решения математических задач, понимает географические топонимы, уравнения и формулы из курсов физики и химии. Дополнение поддерживает вставку полученных данных в виде изображения.

9. MindMeister: инструмент создания карт памяти

Дополнение MindMeister призвано систематизировать ваши мысли и планы и представить их в виде «карт памяти» (mind maps) – диаграмм, расчерченных сеткой связей. Структурировать с помощью такой карты можно все что угодно: дипломную работу или монографию, научную статью, тезисы доклада или презентации. Достаточно выбрать нужный текст и кликнуть «Insert as Mind Map» в меню дополнения. Картинка диаграммы связей будет доступна в вашем документе Google Docs.

10. Yob: визуальный редактор для ваших формул

В Google Docs есть отличный встроенный редактор формул и уравнений «Equationtool», но его функционала может оказаться недостаточно, например он не позволяет отобразить формулы в виде графиков. Редактор Yob восполняет этот пробел.

11. Auto-Latex Equations: простой импорт разметки LaTeX

Инструмент Auto-Latex Equations позволяет вставить в текст форматированные формулы. Достаточно скопировать нужные формулы из вашего LaTeX-редактора, открыть боковую панель дополнения и конвертировать уравнения в изображение, которое можно использовать в документах Google Docs.

Дополнения для подготовки документов к публикации

12. Preview Markdown: конвертер Markdown-разметки

После установки этого дополнения просто вставьте или напишите текст на языке разметки Markdown в документе Google Docs, а затем запустите Preview Markdown. В боковой панели дополнения будет представлен отформатированный текст. Дополнение покажет все допущенные вами ошибки разметки.

13. Image Extractor: инструмент загрузки изображений из документов

Сохранить изображения из документов Google Docs штатными средствами приложения непросто. Для этого придется сохранить на жесткий диск вашего компьютера документ в формате HTML и найти нужное изображение в ZIP-архиве, который создает редактор. Функциональное дополнение Image Extractor упрощает процедуру сохранения: запустив дополнение, просто кликните по нужной вам картинке, а затем нажмите на кнопку «Download Image».

14. WordPress: простой экспорт записи в блог из Google Docs

Инструмент публикации WordPress, поможет сохранить ваш документ как черновик записи в блоге на платформе WordPress.com и в любом блоге, созданном на базе системы управления контентом WordPress. Дополнение экспортирует в черновик все содержимое документа: текст и элементы форматирования, разметку и изображения. К сожалению, опубликовать запись прямо из редактора Google Docs не получится: для этого придется перейти в личный кабинет администратора блога, найти нужный черновик и разместить текст на сайте самостоятельно.

15. Avery Label Merge: конструктор бейджей и наклеек

Назначение Avery Label Merge – упростить создание бейджей и наклеек. Для начала вам потребуется создать электронную таблицу в редакторе Google Sheets и внести в нее данные для этикеток или бейджей. Назовите столбцы с данными Name или Address, чтобы таблица была более читаемой. Затем создайте новый документ в редакторе Docs и запустите расширение Avery Label Merge.

В конструкторе дополнения вы сможете выбрать из списка подходящий шаблон и настроить его размер, после чего дополнение потребует ввести данные, содержащиеся в бейдже или наклейке. Выберите созданную ранее электронную таблицу и на боковой панели появятся её колонки на боковой панели дополнения. Теперь нужно выбрать подходящий элемент и отформатировать текст так, как вам будет угодно. Клик на кнопку «Merge» перенесет вас в новый документ Google Docs, содержащий бейджи с данными вашей таблицы. Дополнение позволяет быстро создавать бейджи для участников студенческой конференции, заготовки персональных электронных писем, визитные карточки и приглашения.

У редактора Google Docs есть масса возможностей, количество которых значительно расширяют дополнения. Тем не менее, это веб-приложение нельзя считать полным аналогом традиционных офисных пакетов, например Microsoft Office или LibreOffice, поскольку главное достоинство редактора документов от Google – возможность совместной работы над проектами в реальном времени, а форматирование, создание оглавлений и библиографических списков – всего лишь опции. Стоит признать, что представленные в подборке дополнения помогают лишь немного сократить функциональное отставание возможностей Google Docs от прикладного офисного ПО. Поэтому, выбирая «Документы» в качестве основного инструмента для своих проектов, взвесьте все «за» и «против». Возможно, традиционные приложения для компьютера способны решить вашу задачу не хуже, а то и лучше.

Понравился ли Вам материал?

Студентам

Онлайн-заработок для студентов: 5 площадок, которые помогут совмещать работу и учебу

Студенческие годы – наиболее продуктивное время жизни. Они, тем не менее, связаны с материальными проблемами: учащиеся вузов находятся между молотом учебных задач и наковальней бедности. ..

Студентам

Облака в студенческих штанах: 9 аппов, которые помогут преуспеть в учебе

Где безопасно хранить информацию, как лучше поддерживать коммуникацию с научным руководителем и в каком сервисе проще всего совместно редактировать документы – «ЛаЛаЛань» выбрала 9 мобильных и…

Студентам

Воля к знанию, или как научить себя учиться

Если вы читаете эту статью, то вряд ли вам нужно объяснять, как важна способность к самообучению во времена высоких технологий, кризиса образования и стремительных изменений…

Скачивайте наше приложение на IOS и Android

© Электронно-библиотечная система Лань, 2011-2023

+7 (812) 412-05-97

+7 (812) 412-14-45

lan@lanbook.ru

ebs@lanbook.ru

Тестовый доступ

Помощь

Интеграция

Маркетинговые материалы

Правообладателям

Библиотекам ВО и СПО

ЭБС для СПО

Тестовый доступ

Сотрудничество

Новости

Тур

Помощь

Пользователям

Добро

Издательство «Планета музыки»

Издательство «Лань»

Global F5

Волонтерская программа

ЛаЛаЛань

Ректор Говорит!

Проекты

Создание документов из строк данных в Google Sheets

Вы можете использовать Document Studio для создания документов, отображающих данные из Google Sheets и ответов Google Form. Вы можете создавать несколько сопроводительных писем для разных заявлений о приеме на работу, генерировать счета, коммерческие предложения и другие персонализированные документы.

В этом примере у нас есть таблица Google, в которой хранится информация о различных компаниях, в которых кандидат подает заявку на работу. Надстройка Document Studio поможет кандидату создать отдельное сопроводительное письмо для каждого заявления о приеме на работу.

Создать шаблон документа в Документах Google

В качестве первого шага создайте новый шаблон документа в Документах Google. Поля слияния заключены в двойные фигурные скобки и используются для отображения данных из таблицы Google в документе.

Форматирование ячеек в Google Таблицах не будет перенесено в документ. Если вы хотите применить какое-либо форматирование, например выделить текст жирным шрифтом, добавить логотип своего бренда или выделить курсивом абзац, сделайте это непосредственно в шаблоне документа.

Подготовка данных для слияния в Google Sheets​

Установите Document Studio и откройте свой Google Sheet, чтобы запустить надстройку. Вы можете либо открыть существующий лист, либо создать новый лист и вручную добавить данные на лист.

Создайте новый рабочий процесс, дайте описательное имя и нажмите Продолжить , чтобы перейти на страницу условий. На панели «Условия» укажите, хотите ли вы, чтобы ваш рабочий процесс запускался только в том случае, если строка Google Sheet удовлетворяет определенным условиям. По умолчанию рабочий процесс будет выполняться для всех строк в таблице Google.

Настройка генерации документов

Выберите Файл из списка доступных задач. Далее:

• Выберите шаблон документа, который вы создали на предыдущем шаге
• Укажите папку Google Диска, в которой будут сохранены сгенерированные файлы
• Укажите имя сгенерированного файла
• Выберите формат экспорта (PDF, Документ Word или собственные Документы Google)

Если вы хотите отправить сгенерированный документ в виде вложения электронной почты, включите параметр, который говорит Прикрепить файл к сообщению электронной почты . Вам также придется создать новую задачу для отправки этого письма.

Нажмите кнопку Preview , чтобы просмотреть документ. Document Studio возьмет данные из второй строки выбранного Google Sheet и сгенерирует документ на Диске. Щелкните Готово , чтобы локально применить изменения.

Нажмите Продолжить , чтобы перейти к экрану триггеров. Если вы хотите, чтобы рабочий процесс автоматически запускался каждый час, чтобы любые новые строки, добавляемые в течение этого времени, обрабатывались автоматически, вы можете выбрать вариант 9.0019 Запускать рабочий процесс каждый час , а затем нажать кнопку Сохранить .

Рабочий процесс также появится на панели управления рабочим процессом, где вы можете редактировать, удалять или запускать рабочий процесс вручную.

Образец документа​

Вот образец документа в формате PDF, созданный на основе шаблона Документов Google.

Как сделать документ Google Docs общедоступным

Если вы хотите, чтобы ваш документ Google Docs был доступен более широкой аудитории, вы можете сделать его общедоступным. Вот как.

Если вы хотите совместно работать над проектом, вам нужно поделиться своими документами. Документы Google позволяют легко обмениваться документами с другими людьми, даже если у них нет учетной записи Google.

Что произойдет, если вы захотите поделиться этим с другими? Один из вариантов совместного использования документа Google Docs — сделать его общедоступным. Это позволяет любому, у кого есть ссылка, просматривать или редактировать документ. Вы также можете попробовать другие способы поделиться им, в том числе опубликовать его как веб-страницу.

Если вы хотите узнать, как сделать документ Google Docs общедоступным, выполните следующие действия.

Как предоставить любому пользователю возможность просматривать документ Google Docs

Чтобы сделать документ Google Docs общедоступным, необходимо изменить параметры общего доступа к документу. Это позволит любому, у кого есть ссылка на документ, просматривать или редактировать его, независимо от того, есть ли у него учетная запись Google.

Это может быть полезно, если вы хотите поделиться документом с большой группой людей. Вы также можете выполнить эти шаги, если хотите сделать его общедоступным для просмотра или загрузки.

Чтобы разрешить любому пользователю просматривать или редактировать документ Google Docs:

1. Откройте документ Google Docs, который вы хотите сделать общедоступным.
2. Нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
   
3. В разделе Общий доступ щелкните раскрывающееся меню. В настоящее время должно быть указано Restricted.
4. Выберите Все, у кого есть ссылка , из раскрывающегося меню.
5. Затем нажмите раскрывающееся меню рядом с 9.0085 Всем, у кого есть ссылка .
   
6. Выберите  Средство просмотра  , чтобы разрешить просмотр документа всем, у кого есть ссылка.
7. Выберите  Комментатор , чтобы любой, у кого есть ссылка, мог просмотреть документ и оставить комментарии или предложения по изменениям.
8. Наконец, выберите  Редактор  , чтобы любой, у кого есть ссылка, мог просматривать и редактировать документ.
9. Когда вы выбрали предпочтительный вариант обмена, нажмите кнопку Копировать ссылку .
   
10. Нажмите  Готово для завершения.

Документы Google немедленно обновят параметры общего доступа. Теперь вы можете поделиться ссылкой с кем хотите, чтобы иметь возможность просматривать документ.

Если вы хотите прекратить совместное использование документа, нажмите Поделиться и не забудьте вместо этого изменить параметры просмотра на Ограничено . После этого только пользователи, приглашенные для просмотра или редактирования документа, смогут продолжить работу.

Как опубликовать документ Google Docs в Интернете

Если вы не хотите делиться документом, вы можете вместо этого опубликовать его в Интернете в виде веб-страницы.

Публикация документа Google Docs в Интернете позволяет получить к нему доступ любому, у кого есть ссылка, даже если у него нет учетной записи Google. Это может быть полезно для обмена документами с большой группой или для предоставления доступа к документам более широкой аудитории. Вы также можете вставлять опубликованные документы в другое место.

Общедоступный документ доступен только для чтения. Если вы хотите разрешить другим читать его, вам нужно будет поделиться им, выполнив шаги, описанные выше.

Чтобы опубликовать документ Google Docs в Интернете:

1. Откройте документ Google Docs, который вы хотите опубликовать.
2. Нажмите Файл в меню.
3. Затем нажмите Общий доступ > Опубликовать в Интернете .
   
4. Если вы хотите опубликовать документ как есть (и избежать каких-либо изменений при обновлении документа), нажмите на поле  Опубликованное содержимое и настройки и убедитесь, что Автоматически повторно публиковать при внесении изменений  9Флажок 0086 снят. В противном случае оставьте его отмеченным.
5. Затем нажмите кнопку  Опубликовать .
   
6. Подтвердите  OK , если будет предложено.

На этом этапе ваш документ Google Docs будет опубликован как веб-сайт. Вы можете скопировать предоставленную ссылку или использовать параметры общего доступа, чтобы поделиться ссылкой в ​​другом месте.

Если вы хотите прекратить публикацию своего документа, нажмите  Поделиться > Опубликовать в Интернете > Опубликованные материалы и настройки и нажмите  Остановить публикацию . Это удалит документ из общего доступа.

Совместное использование ваших Документов Google

Предоставление общего доступа к документам Google Документов — отличный способ представить свои страницы более широкой аудитории. Однако есть несколько вещей, которые вы, возможно, захотите рассмотреть после этого.

Например, если вы хотите поделиться своим документом только в течение ограниченного времени, вы можете установить срок действия.