Как работать с Google Docs – полный гайд для SMM-специалистов по Гугл Документам

В работе SMM-специалиста Google Документы могут стать эффективным инструментом и сэкономить кучу времени. Нужно лишь научиться правильно ими пользоваться.

Чем еще обязательно владеть SMM-щику – рассказываем на курсе «Профессия: SMM-менеджер» от SMM.school. Программа подготовлена практикующими экспертами и позволяет изучить в SMM с нуля до уровня специалиста за 5 месяцев.

Что такое Google Документы и зачем ими пользоваться SMM-специалисту

Google Docs – это облачный продукт Google со всеми функциями, необходимыми для создания, редактирования и обмена документами. Интеграция с облачным хранилищем Google Диска позволяет получать доступ к документам и работать с ними из любого места. Пользоваться документами Google можно как на компьютере, так и на смартфонах Android, iPhone и iPad.

Зачем SMM-специалисту нужны Гугл Документы

Google Docs удобны и полезны для специалистов:

• В Гугл Доках удобно писать тексты для постов, добавлять картинки и ссылки. Это можно делать в любом месте с любого устройства, главное – подключение к интернету. Если вы отправились на прогулку в парк, а в голову пришла идея для контент-плана, можно быстро открыть документ и записать.
• В Документах можно работать всей командой онлайн по очереди и одновременно. Отправьте ссылку на Гугл документ клиенту, и он оставит свои комментарии. Плюс в том, что история правок сохраняется, и при необходимости можно восстановить любую версию.
• Гугл Докс позволяют систематизировать работу с клиентскими проектами. Вы можете завести отдельные документы для идей, постов, отчетов, графиков, структурировать их с помощью подзаголовков разного уровня или добавить оглавление. Даже если в документе 100 страниц, вы легко найдете нужный текст с помощью структуры, содержания или ключевых слов, используя горячие клавиши.
• В Документы Google можно установить полезные расширения, и использовать их с другими сервисами для SMM-специалистов.

Чем Google Docs отличаются от MS Word?

Google Документы и Microsoft Word – самые популярные текстовые редакторы, которые, на первый взгляд, очень похожи между собой. Но все же между ними есть некоторые различия. Например, в Word больше функций. Пожалуй, на этом преимущества редактора для SMM-щика и заканчиваются. Если учитывать, что готовить контент для соцсетей часто приходится в команде, лучше выбрать Google Docs.

Преимущества Документов Гугл:

1. В Google Документах можно работать бесплатно. Достаточно сделать учетную запись Google, и у вас будет неограниченный доступ к редактору. Для работы в Microsoft Word требуется подписка.
2. Только в Гугл Доках есть возможность совместной работы онлайн в режиме реального времени. Это избавляет от потребности бесконечно плодить на рабочем столе вордовские файлы, которые создают путаницу.
3. При необходимости документ Google можно сохранить в формате Microsoft Word.
4. Работать в Google Документах можно с любого устройства. Даже если вы не закончили писать пост, а в квартире внезапно отключилось электричество вместе с компьютером, у вас ничего не пропадет. Вы можете открыть Гугл Документы на телефоне и закончить работу. Главное, чтобы ваш гаджет имел доступ к интернету.
5. В использовании Гугл Документы настолько просты, что с ними без проблем справится даже новичок.

Как создать Гугл документ и начать в нем работать

Если вы раньше работали в MS Word, то с Google Docs вы разберетесь без проблем. Для начала нужно создать учетную запись Google. Это бесплатно, а аккаунт в Гугл автоматически открывает доступ к Google Docs, Gmail, Google Maps, YouTube и ко всему пакету Drive.

Регистрируем учетную запись в Гугл

Чтобы сделать учетную запись в Google, перейдите на страницу регистрации и введите свои данные: имя, фамилию, пол, дату рождения, адрес резервной электронной почты, номер телефона. Придумайте надежный пароль – для этого лучше воспользоваться любым сервисом для генерации паролей. Если следовать инструкциям на экране, регистрация займет пару минут.

Если у вас уже есть учетная запись Google, просто войдите в систему.

Работа с Гугл Доками начинается со входа в учетную запись

Как сделать Гугл Документ

Есть несколько способов создать Гугл Докс. Все зависит от устройства, на котором вы собираетесь это делать. Если вы работаете на компьютере, откройте браузер Google Chrome и в правом верхнем углу найдите квадрат из 9 точек. Нажмите его, вам откроются основные продукты Google, среди которых будут и Документы. Нажмите на эту иконку.

Самый быстрый доступ к Google Docs – через браузер Chrome

Когда откроется новая вкладка, выберите «Пустой файл» или шаблон для будущего документа.

Гугл Документы удобны тем, что вы можете выбрать как готовый шаблон, так и создать документ с нуля

Google Документ создать можно и на Google Диске. Для этого нажмите «Создать» в левом верхнем углу страницы.

Новый документ можно создать и в Google Диске

Из выпадающего меню выберите Google Документы → Создать пустой документ.

Google Документы создаются всего парой кликов

Поздравляем! Если вы все сделали правильно, откроется новый документ.

Новый документ создан

Чтобы работать в Google Docs со смартфона, нужно зайти в App Store или Google Play – в зависимости от того, какой у вас телефон, и скачать приложение Google Документы.

Далее открываем приложение, нажимаем внизу справа плюсик, выбираем шаблон или пустой документ и начинаем писать текст в Документах Гугл.

Так можно создать документ на Android

Читайте также: 7 бесплатных онлайн-курсов по SMM.

Как сохранить Гугл Документ в разных форматах

При необходимости можно выгрузить копию документа в другом формате, например: DOCX, PDF, ODT, TXT, HTML или EPUB. Чтобы экспортировать документ в другом формате, перейдите в Файл → Скачать.

Любой Гугл Докс скачать можно в разных форматах

Если вам нужно открыть в Гугл Документах файлы Word или PDF, нажмите на панели инструментов Файл → Открыть → Загрузки.

Открывайте с помощью Google Docs документы в форматах Word и PDF

Загрузить файл другого формата в Гугл Докс можно также и перетаскиванием.

Просто перетащите нужный файл с рабочего стола

Как отправить документ Google по электронной почте

Чтобы отправить файл по электронной почте из Документов Google, нажмите Файл → Электронная почта → Отправить по эл. почте.

Любой документ Гугл можно отправить по электронной почте, не выходя из окна

Когда откроется новое окно, введите email, напишите тему и сопроводительный текст. Нажмите «Отправить».

Отправка письма занимает не более минуты

Читайте также: Инструменты и шаблоны для оформления контент-плана.

Как поделиться Google документом

У Google Документов есть большое преимущество – в них можно работать совместно с другими пользователями. Это очень удобно, когда нужно согласовать текст для поста или рекламного объявления с заказчиком. Достаточно открыть доступ другому человеку и отправить ему ссылку на документ. Любые изменения и комментарии другого пользователя автоматически сохраняются. Более того – вы можете работать в файле одновременно и видеть, какие изменения вносит заказчик в текст.

Чтобы настроить совместный доступ к файлу, необходимо в верхнем правом углу нажать синюю кнопку «Настройки доступа». Или Файл → Открыть доступ.

Два способа, как поделиться Гугл документом с другими пользователями

В открывшемся окне вам нужно ввести электронный адрес другого пользователя и предоставить ему возможность редактировать документ.

Если вы укажете только один электронный адрес, к этому документу доступ будет иметь только один пользователь

Можно также настраивать доступ для всех пользователей, у которых будет ссылка. Для этого нужно нажать «Изменить доступ» и выбрать тип доступа: Читатель, Комментатор, Редактор. В зависимости от того, какое разрешение вы им предоставили, люди будут иметь возможность только просматривать текст, оставлять в нем комментарии или вносить свои правки.

Как настроить доступ для других пользователей

После того как вы настроили Гугл документ с общим доступом, скопируйте ссылку и отправьте другим пользователям.

Как открыть доступ к папке с файлами

SMM-щикам, которые работают в большом проекте и большой команде, часто приходится создавать очень много разных документов и предоставлять доступы сразу нескольким пользователям. Чтобы сэкономить время и каждый раз не настраивать доступы для нового документа, можно создать папку на Google Диске, открыть доступ конкретным пользователям к этой папке, а потом просто добавлять в нее созданные документы.

Создайте на Диске новую папку, дайте ей название – например, название вашего проекта, откройте папку, нажмите возле названия значок доступа, введите все необходимые электронные адреса и выберите режим доступа.

Настройка доступа к папкеВыбор типа доступа к папке

Изучаем панель инструментов

Панель инструментов Google Docs – это все, что вы видите над текстовым полем. На ней есть все необходимые функции, чтобы вы могли вводить и изменять текст, делиться документом с другими пользователями.

Панель инструментов Google Docs

Верхняя строка панели – это набор разных меню, предназначенных для выполнения своих функций. Рассмотрим подробнее каждое из них.

Файл

Здесь можно открыть доступ к документу другим пользователям, создать новый файл Google: документ, таблицу, презентацию, форму, график, рисунок. В этом же меню есть возможность открыть файлы Word и PDF в Гугл Докс, создать копию открытого документа, отправить файл по электронной почте, включить офлайн-доступ, скачать документ, распечатать, переместить в другую папку, удалить и прочее.

Меню «Файл» позволяет проводить с вашим документом различные действия

Правка

Если в процессе работы вам нужно отменить, копировать и повторить написанный текст, воспользуйтесь меню «Правка». Здесь же есть подсказка, какими горячими клавишами можно ускорить работу.

Любые изменения в тексте делаем через меню «Правка»

Вид

Если вы хотите посмотреть структуру документа Гугл Докс, быстрее найти нужный блок текста, добавить линейку для разметки, изменить режим пользования документом, воспользуйтесь меню «Вид».

Если хотите изменить внешний вид Гугл Докс, воспользуйтесь меню «Вид»

Вставка

Если в текст нужно добавить картинки, фото, график, ссылки или оставить комментарии, откройте меню «Вставка» и найдите нужную функцию. Здесь можно также добавлять даты, формулы, содержание в Гугл Докс, устанавливать закладки в документе или водяной знак. Например, во вкладке «Специальные символы» можно выбирать эмодзи и по ходу написания поста добавлять их в текст.

Любой объект, кроме текста, можно добавить через меню «Вставка»

Если вам нужно пронумеровать страницы в документе, откройте меню «Вставка» и нажмите «Номера страниц».

Гугл Докс предлагает разные форматы нумерации страниц

Чтобы добавить оглавление в Гугл Докс, нажмите в меню «Оглавление» и выберите удобный вариант.

Формат

Здесь находятся все необходимые инструменты для работы с текстом. Используйте это меню, если вам нужно выделить текст полужирным или курсивом, уменьшить или увеличить размер шрифта, выбрать нижний или верхний регистр, выделить заголовки разных уровней для четкой структуры, выровнять отступы, межстрочные интервалы, разбить текст на столбцы или пронумеровать список, выбрать альбомную или книжную ориентацию документа. Хотите отменить все форматирование в документе? Нажмите «Очистить форматирование».

Во вкладке меню «Формат» находятся все инструменты для форматирования текста

Инструменты

Очень полезная для SMM-щика вкладка. С ее помощью удобно проверить текст на ошибки, быстро подсчитать количество символов и слов, перевести текст на другой язык, воспользоваться словарем для проверки слов или подбора синонимов. Если вы не любите набирать текст, воспользуйтесь функцией «Голосовой ввод».

Откройте меню «Инструменты», надиктуйте текст, а потом проверьте его на ошибки

Как редактировать Гугл документ

Рассмотрим основные возможности работы с Гугл документом для SMM-менеджера.

Для редактирования и форматирования используем инструменты, расположенные на панели слева направо:

• Отменить-Повторить. Эти кнопки позволяют отменить или повторить последние действия в файле.
• Печать. Воспользуйтесь, если нужно распечатать уже готовый документ.
• Проверка грамматики и орфографии. Если в тексте есть ошибки, редактор предложит варианты исправления.

Проверять ошибки можно также и через меню «Инструменты»

• Копировать форматирование. Выделите один абзац текста, нажмите кнопку и сохраните параметры форматирования. Теперь можно выделить другой абзац, чтобы те же параметры форматирования применить к нему.
• Масштаб. Если хотите увеличить или уменьшить вид документа, воспользуйтесь этой кнопкой.
• Стили. Удобная функция Гугл Докс, чтобы быстро отформатировать текст и установить разные уровни заголовков. Особенно полезный инструмент, если текст скопирован с внешнего источника. Можно самостоятельно создавать новые стили, сохранять их и использовать в следующий раз, не тратя время на дополнительное форматирование.

Используйте стили для форматирования текста с внешнего ресурса

• Шрифт. В стандартной версии Гугл Докс шрифтов не так много, но при необходимости можно загрузить больше из библиотеки. Для написания постов в соцсети вполне хватает.
• Размер шрифта. Возможность установить размер шрифта от 1 до 96. Но если нужно больше, введите вручную в ячейку желаемый размер и нажмите на клавиатуре Enter.
• Полужирный / курсив / подчеркнутый / цвет текста / цвет фона текста. Дополнительные инструменты, которые позволяют выделять часть текста.

Посредине панели находятся все инструменты для работы с текстом

• Вставить ссылку. Выделите текст и нажмите эту кнопку, в открывшееся поле вставьте ссылку и сохраните редактирование. Теперь вы можете переходить по гиперссылке прямо из документа.
• Добавить комментарий. Выделите текст, к которому хотите оставить заметку и нажмите кнопку. Напишите комментарий, чтобы не забыть важное.
• Вставить изображение. Можно добавить картинку в документ с компьютера, с Гугл Диска или загрузить по ссылке из интернета.
• Выравнивание. Позволяет выровнять текст по левому, правому краю или по центру.
• Интервалы между абзацами и строками. Позволяет задать нужный интервал в Гугл Докс между строками.
• Контрольный список. Удобно составлять чек-лист по задачам. Когда задача выполнена, можно поставить галочку, и она будет автоматически вычеркнута из списка.
• Списки. Кнопки позволяют оформлять тексты в маркированные списки и использовать нумерацию в Гугл Документах автоматически.
• Отступы. Возможность увеличить или уменьшить отступ текста от края документа.
• Очистить форматирование. Сбросить все примененные эффекты.
• Способы ввода. Можно использовать клавиатуры на разных языках.

Полезные сервисы Google Документов

Некоторые сервисы Гугл Докс могут облегчить работу SMM-щика. Рассмотрим подробнее.

Автозамена

Позволяет быстро исправлять частые ошибки в словах или предложениях, например: неправильные кавычки, дефис вместо тире, двойные пробелы. Откройте Инструменты → Настройки.

Находим автозамену

А можно другим способом:

• выделите любое неправильно написанное слово в тексте или символ, скопируйте его клавишами Ctrl+C;
• затем нажмите клавиши Ctrl+F и Ctrl+V;
• когда в правом верхнем углу появится поле для ввода слова, нажмите три точки;

Автозамену можно включить в ручном режиме

• напишите в строке слово, на которое нужно заменить;
• нажмите кнопку «Заменить» или «Заменить все», если ошибка в тексте встречается часто.

Одним нажатием в тексте на 15 страниц можно исправить одинаковую ошибку или короткое тире на длинное

Статистика документа

Незаменимый инструмент для написания постов и рекламных объявлений. Если вы готовите текст для публикации в Instagram* или Twitter, вы не можете превысить установленный лимит символов. А с помощью «Статистики» можно быстро посмотреть количество символов. Инструмент доступен в меню «Инструменты» или нажатием клавиш Ctrl+Shift+C.

Как найти «Статистику» в Гугл ДокументахУдобный инструмент, чтобы быстро узнать количество символов в Гугл Докс

Голосовой ввод

Когда глаза устали, а мозг продолжает генерить идеи и тексты, можно воспользоваться голосовым вводом.

Голосовой ввод

Редактор распознает русские слова и команды «запятая», «точка», «тире» и прочие. Нажмите кнопку и говорите.

В Гугл Доках можно надиктовать текст, а робот его запишет

После этого останется слегла поправить грамматику и расставить абзацы в Гугл Докс.

Работа с объектами в Google Docs

Иногда нужно добавить в текст фото, картинку или график. Например, чтобы показать визуал команде или отчет клиенту. Для этого перейдите в меню «Вставка».

Как вставить изображение в Google Документ

Есть несколько способов вставлять изображение в документ Google Docs. Первый и самый простой – перетащить фото с рабочего стола или из папки на компьютере в документ Google. Но больше возможностей, конечно, если вы идете в меню «Вставка». Здесь вы можете добавить фото с Google Диска или вставить ссылку на картинку из интернета.

Google Документы позволяют добавлять изображения в текст разными способами

Если ваше изображение находится на компьютере, нажмите «Загрузить с компьютера». Выберите нужное фото в папке и нажмите «Открыть».

Добавляем фото из папки на компьютере

Далее фото можно обрезать, уменьшить или увеличить, разместить его в нужном месте текста. Есть возможность добавить для изображения альтернативный текст, который необходим людям со зрительными нарушениями, а также настроить цветопередачу.

Если навести курсор на изображение, появляются параметры его размещения

Диаграммы, графики

Используются SMM-щиками для сбора статистики, аналитики и подготовки отчетов. Работа с ними происходит преимущественно в Google Таблицах. Об этом мы рассказали в нашей статье «Google Таблицы: гайд для маркетологов и SMM-щиков». Но иногда нужно составить подробный отчет с диаграммами и графиками с их подробным описанием. А это лучше всего делать в Google Документах.

Например, вы выгрузили отчет из сервиса аналитики DataFan в Google Таблицы, а теперь графики нужно вставить в Гугл Докс, чтобы дописать сопроводительный текст. Откройте меню «Вставка», выберите Диаграмма → График.

Диаграмму в Гугл Докс добавлять так же просто, как и фото

В документе появится график. Чтобы добавить нужные данные, его можно открыть в Google Таблицах.

Используйте Гугл Таблицы, чтобы внести нужные данные

Таблицы

Иногда для отчета требуется вставить таблицу в Google Docs. Найдите в меню «Таблица» и выберите необходимое количество строк и ячеек. Максимальное количество, которое можно задать в момент добавления в документ таблицы, это 20 х 20. Если нужно больше, это можно сделать потом в процессе работы с таблицей.

Добавление таблицы в Гугл Докс

Когда таблица добавлена в текст, вы можете работать с ней так же, как и в Google Документах: добавлять, удалять, объединять строки и ячейки в любых количествах.

Если нужно, можно объединить ячейки

Разные режимы работы в Гугл Доках

Google Docs – идеальный текстовый редактор для совместной работы в документе. Вы можете написать пост и отправить ссылку на документ клиенту. Если у него возникнут комментарии, он может их оставить в файле или исправить ваш текст. Вам останется лишь принять правки. Более того, вы можете работать в документе вместе и обсуждать работу. Для этого нужно нажать кнопку «Показать историю комментариев» в правом верхнем углу экрана.

Чтобы начать обсуждение документа с другими пользователями, нажмите «Показать историю комментариев»

Каждый документ можно настроить таким образом, чтобы получать уведомления:

• обо всех комментариях, добавленных к документу;
• о тех комментариях, которые относятся к вам;
• вообще не получать уведомлений.

Уведомления полезны, если вы работаете в большой команде. Так вы всегда будете знать, кто и когда добавил комментарии в Гугл Докс.

Режимы работы в Google Docs

Гугл Документы онлайн поддерживают 3 режима: редактирование, предложение и просмотр. Если вы создали документ Google, по умолчанию у вас будет режим редактирования. Чтобы переключиться в другой режим, выберите в меню Вид → Режим или щелкните значок пера в крайнем правом углу меню инструментов.

Вы сами устанавливаете, в каком режиме вы будете работать с другими пользователями

Режим можно установить как для всех других пользователей, так и для отдельных людей. Для этого нужно добавить их электронный адрес.

Если поставили режим просмотра, у других пользователей не будет отображаться панель инструментов, они не смогут редактировать и оставлять комментарии к документу. Они смогут только ознакомиться с содержимым Гугл Докс.

В режиме просмотра другие пользователи не могут редактировать текст

Работа в режиме «Советовать» удобна для внесения правок. Один пользователь исправляет текст, а другой – принимает или отклоняет эти предложения. Если хотите обсудить исправление, можно написать ответ. Комментарии с исправлениями всегда находятся в правой части документа.

Работа в режиме «Советовать»

Как восстановить и просмотреть историю изменений

Все изменения, которые когда-либо вносились в документ, сохраняются в истории версий. При необходимости вы всегда можете просмотреть и восстановить предыдущие версии. Для этого найдите на панели инструментов «Последние изменения» и нажмите их.

Гул документ сохраняет всю историю правок

В новом открывшемся окне справа будет история версий с датами и временем. Также можно увидеть, кто вносил правки. Чтобы посмотреть нужную версию документа, нажмите справа на выбранную дату. Если вы хотите восстановить эту версию, нажмите синюю кнопку «Восстановить эту версию».

Как восстановить раннюю версию документа

Но учтите, если вы восстановите раннюю версию, вы потеряете все последующие изменения.

Как редактировать документы Google в автономном режиме

В Google Docs можно работать как онлайн, так и в офлайн-режиме. Чтобы вносить правки в документ без подключения к интернету, нужно правильно настроить синхронизацию с Google Диском:

1. Откройте браузер Chrome.
2. Зайдите на Google Диск.
3. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки».
4. В окне включите офлайн-доступ.

Теперь можно открывать Google Документы и работать в автономном режиме. С включенным расширением Google Docs Offline просматривайте список всех своих документов без доступа к интернету. Документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены галочкой.

Как сделать закладки

Закладки – это ссылки, с помощью которых легко ориентироваться в многостраничном документе. Вы можете создать закладку, например, на 28 странице документа, скопировать ее ссылку и отправить другому пользователю. При переходе по этой ссылке человеку откроется сразу 28 страница с нужным блоком текста. Это очень удобно, если нужно быстро открыть конкретную страницу.

Добавляем закладки в документ через меню «Вставка», как показано на картинке.

Закладки экономят время при поиске нужной страницы

Вот так выглядит закладка в Гугл Докс.

Закладка Google Docs

Как интегрировать Гугл Доки с Google Keep

Сервис Google Keep очень удобен для заметок. Можно делать списки задач, ставить напоминания для работы, добавлять понравившиеся картинки, важные ссылки и прочее. Все эти записи можно сохранить в Google Документах.

Для этого нужно открыть заметку Google Keep, нажать внизу три точки и «Скопировать в Google Документы».

Интеграция Google Keep с Google Docs

Такое же действие можно сделать и наоборот. Выделите текст в документе, который хотите сохранить в заметках. Правой кнопкой мыши откройте меню и нажмите «Сохранить в Google Keep».

Сохранение текста в Google Keep

Теперь нажмите на правой боковой панели документа желтый значок, и откроется ваша заметка Google Keep. Заметками также можно делиться с другими пользователями и работать в них совместно.

Сохраненная заметка в Google Keep

Полезные плагины для Google Docs

Возможности платформы Google Docs можно расширить с помощью полезных плагинов. Чтобы их установить, откройте Дополнения → Установить дополнения.

Установка полезных дополнений

После этого вы попадете в Google Workspace Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликните по иконке выбранного дополнения и нажмите «Установить».

В Google Workspace Marketplace можно найти все необходимые расширения для Гугл Докс

Расскажем подробнее о расширениях, которые могут пригодиться SMM-специалисту:

• Translate+ – можно переводить тексты на разные языки прямо в документе;
• Doc Tools – удобное расширение для выделения текста, изменения размера шрифта, сортировки таблиц и списков в Гугл Документах, конвертации слов в числа и чисел в слова;
• Writing Habit – считает набранное количество символов и слов;
• LanguageTool – проверяет текст на орфографические и пунктуационные ошибки;
• Главред – можно чистить текст от словесного мусора, не выходя из Документов.

Подытожим

Google Docs – отличный инструмент для SMM-специалиста. Облачный сервис позволяет хранить рабочие материалы, работать с другими пользователями в режиме реального времени и быстро выполнять все текущие задачи. При этом вам не нужно хранить кучу файлов на своем компьютере и все время носить с собой флешку. Доступ к документам у вас есть в любое время.

Как создать документ в Google Docs?

Организационные шаблоны и формы (Google Документы, Таблицы, формы)

Содержание

• 1 Организационные шаблоны и формы (Google Документы, Таблицы, формы)
• 2 Создание и переименование документов, таблиц и презентаций
  • 2.1 Как создать документ, таблицу или презентацию
  • 2. 2 Как переименовать документ, таблицу или презентацию
• 3 Создание документа по шаблону
• 4 Сохранение документов
  • 4.1 Как скачать документ
• 5 Загрузка документов на Диск
  • 5.1 Загрузка документов на Диск
  • 5.2 Поддерживаемые типы файлов
• 6 Как работать в google документах? Простая инструкция для начинающих
• 7 Что такое гугл диск и гугл документы?
• 8 Как создать диск?
• 9 Какие бывают документы на диске?
• 10 Как создать файл docs?
• 11 Работа с текстом (инструкция по созданию и основные функции)
• 12 Панель инструментов
• 13 Изображения
• 14 Как настроить стили?
• 15 История изменений
• 16 Полезные сервисы
• 17 Статистика
• 18 Проверка правописания
• 19 Голосовой ввод
• 20 Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
• 21 Как подключить новые шрифты в Google Docs?
• 22 Настройки доступа в Google Документах
• 23 Доступ по ссылке
• 24 Доступ определённым пользователям
• 25 Общий доступ
• 26 Доступ к папке с файлами
• 27 Совместная работа над документом
• 28 Комментарии
• 29 Посоветовать правки
• 30 Интеграция с Google Keep
• 31 Веб-буфер обмена
• 32 Плагины для Google Документов
• 33 Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов?
• 34 Галерея шаблонов в Google Docs
• 35 Заключение

Создание и переименование документов, таблиц и презентаций

Вы можете создавать и переименовывать документы, таблицы и презентации, а также предоставлять к ним доступ другим пользователям прямо на главном экране соответствующего сервиса.

Как создать документ, таблицу или презентацию

Чтобы создать новый документ, таблицу или презентацию, выполните следующие действия:

1. Откройте главный экран Google Документов, Таблиц или Презентаций (в зависимости от типа файла). Например, чтобы создать таблицу, откройте Google Таблицы.
2. Нажмите кнопку + в правом нижнем углу экрана. Откроется новый файл.

Как переименовать документ, таблицу или презентацию

При создании нового файла ему по умолчанию присваивается имя «Без названия». Чтобы переименовать файл, выполните следующие действия:

1. Откройте документ, таблицу или презентацию.
2. Перейдите в меню Файл.
3. Нажмите Переименовать.
4. Введите название файла.
5. Нажмите кнопку ОК.

Создание документа по шаблону

Если вам нужно быстро создать документ, таблицу или презентацию, воспользуйтесь нашей галереей шаблонов. Чтобы применить нужный вариант, нажмите Использовать этот шаблон. Каждый шаблон содержит стандартный текст, который можно заменить своим собственным, а также заранее заданные стили форматирования.

Файл на основе шаблона можно создать прямо из документа, таблицы или презентации Google.

1. Откройте документ, таблицу или презентацию.
2. Войдите в меню Файл.
3. Наведите курсор на пункт Создать и выберите По шаблону.

Более подробную информацию вы найдете в Cправочном центре галереи шаблонов.

Сохранение документов

Сохранять документы Google не нужно! При наличии интернет-подключения мы сохраняем их автоматически, когда вы вносите изменения. Если вы настроите офлайн-доступ, изменения можно будет сохранять и без подключения к Сети.

Как скачать документ

Вы можете в любой момент сохранить копию документа на компьютере.

1. Откройте документ.
2. Войдите в меню Файл.
3. Наведите курсор на пункт Скачать как и выберите один из форматов.
4. Документ в выбранном формате будет сохранен на вашем компьютере.

Загрузка документов на Диск

Вы всегда можете добавить свои документы на Google Диск. Преобразуйте файл в формат Google во время загрузки и работайте над ним из любой точки мира совместно с другими пользователями.

Загрузка документов на Диск

1. Перейдите на страницу drive.google.com.
2. В новом интерфейсе нажмите Создать в верхнем левом углу, затем выберите Загрузить файлы. В классическом интерфейсе нажмите кнопку загрузки и выберите Файлы. в раскрывшемся меню.
3. Выберите документ на компьютере и нажмите Открыть.
4. Чтобы позже отредактировать документ, установите флажок «Преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Google Документов».
5. Нажмите Начать загрузку.
6. После загрузки документ будет доступен на Диске или на странице Google Документов docs. google.com (если вы конвертировали его в соответствующий формат).

Поддерживаемые типы файлов

На Google Диск можно загружать документы следующих типов:

canvas.instructure.com

Как работать в google документах? Простая инструкция для начинающих

Ещё до недавнего времени для создания и редактирования документов все пользовались информационной системой Microsoft word и другими операционными системами стационарно на персональном компьютере. Но в современных реалиях очень удобно хранить документы в облаке и иметь к ним общий доступ по ссылке для просмотра и редактирования. Для этих целей идеально подходит облачный сервис Гугл Докс. Что это такое? Об этом я расскажу Вам в этой статье.

Что такое гугл диск и гугл документы?

Гугл докс — бесплатный сервис без привязки к моему персональному компьютеру, где я создаю таблицы, презентации и документы. Иными словами, это специальный веб-сервер Гугл или облако, где хранятся все мои документы, доступ к которым будет возможен со всех устройств в сети.

Главные преимущества Гугл диска:

1. Не надо платить за гугл. Гугл докс — бесплатны для всех, преимущество налицо. Я могу использовать только 15 гб бесплатного хранилища, но этого вполне достаточно.
2. Сохранение данных. Вся информация хранится в облаке, иными словами,в интернете. Если вдруг возникнут проблемы с компьютером: сломается, потеряю, украдут — то всегда можно зайти на Гугл диск с другого устройства. Мои данные никуда не денутся, даже если компьютер не возможно восстановить.
3. Лёгкий обмен данными. Гугл докс уникален тем, что можно легко обмениваться данными. Достаточно просто отправить ссылку на документ заказчику.
4. Общий доступ. Прекрасная возможность работать над документом одновременно с заказчиком или партнёрами, когда они видят файл на своём компьютере.
5. Автоматическое сохранение. Гугл за меня сохраняет данные. Я работаю — он сохраняет. Не нужно повторять одно и то же действие каждые 10 минут для сохранения или переделывать работу, если вдруг выключился компьютер. Все останется на диске.
6. Голосовой робот. Есть возможность надиктовать текст и потом просто его отредактировать.
7. Возможность работать на любой платформе. Гугл докс может работать с любой операционной системой и на любом устройстве. Я могу делать это с телефона, компьютера, планшета, главное — доступ к сети и аккаунт на Гугл диске.

Как создать диск?

Существует два способа создать свой Гугл диск.

1. Через Сайт Гугл на странице www.google.com. Здесь два варианта :

• У меня нет аккаунта на Гугле — мне нужно Зарегистрироваться. Сервер предложит мне подтвердить номер телефона, ввести данные и нажать кнопку «Создать аккаунт».
• Второй вариант, если я уже зарегистрирована. Тогда мне просто нужно ввести свои данные (имя пользователя — это Почта gmail и пароль) и нажать кнопку «Войти» Для доступа к Диску.

1. Через почту на Gmail. Если у меня уже есть почтовый ящик, то этого достаточно. Я ввожу свой пароль и логин от почты на http://drive. google.com/, и можно начинать работать.

Какие бывают документы на диске?

На гугл диске можно работать с текстовыми документами, презентациями или таблицами. В гугл Докс можно делать аналогичные операции, как в Word, так как они очень похожи по интерфейсу и функциям.

Гугл докс — идеальны для работы с текстом. В этой программе можно писать тексты и предоставляя доступ другим пользователям , работать с ними вместе над одним файлом одновременно. Программа позволяет комментировать прямо в документе и показывает историю комментариев.

С помощью этой программы можно создавать таблицы с данными. Возможно перемещать таблицы в Microsoft Excel и наоборот.

В программе Гугл презентации можно создавать красочные презентации. Их также возможно перемещать в PowerPoint.

Как создать файл docs?

Как создать файл на диске?

1. Для начала мне нужно попасть на Гугл Диск. Аккаунт у меня уже есть, я захожу на http://drive.google.com/, ввожу логин и пароль для входа, если в данный момент не авторизована.
2. Слева у Меня появляется кнопка с плюсиком “Создать”, нажимаю её и выбираю: “Создать документ”, “Создать таблицу” или “Создать презентацию”, выбирая с чем я хочу работать. Так же есть опция “Использовать шаблон”, с помощью которой легко, например, создавать такие текстовые файлы как: резюме, письма, рефераты и тд.

Таким же образом можно пройти по ссылке: https://docs.google.com/, в главном меню слева выбрать Документы, Презентации или Таблицы нажав кнопку “+” и создать нужный документ.

Работа с текстом (инструкция по созданию и основные функции)

Для работы с текстом я выбираю “Создать новый документ”, появляется белый лист с панелью инструментов, в котором можно работать. Лист очень похож на Word: можно писать текст, вставлять в него таблицы, рисунки, менять шрифты, делать списки и т. д.

Панель инструментов

На панели можно найти все необходимые инструменты для работы с текстом.

Так же как в Word можно отправить документ на печать, отменять последнее действие, возможно скопировать форматирование, изменять масштаб текста, менять стили.

Изображения

Чтобы вставить в текст картинку на панели инструментов:

• Я нажимаю “Вставка”. Затем с помощью инструмента ”Изображение”;
• загружаю любое изображение с компьютера, фото с гугл диска, или фотографируюсь в настоящий момент и добавляю фото с камеры

Есть ещё один способ, когда я просто перетаскиваю понравившуюся картинку с любого сайта.

В контекстном меню самой картинки можно менять её параметры: яркость, прозрачность и т.д.

Для того чтобы текст был наглядным и структурированным, нужны списки. И здесь они есть, так как же как и в Word. На панели инструментов есть кнопки “Маркированный список” и “Нумерованный список”. На кнопочках есть стрелки, с помощью которых можно выбрать шаблон (точки, галочки или цифры). Есть два варианта работы со списками:

• я выделяю уже готовый текст и нажимаю одну из этих кнопок — красивый и легко читаемый текст готов;
• выбираю шаблон маркера, с новой строки пишу новый пункт списка с помощью Enter. Если мой список закончился и просто нужно продолжить текст — нажимаю Ctrl+Enter.

В Гугл Докс, так же как и в Words, можно вставлять в текст Таблицы. Для этого:

• я нажимаю в меню вкладку “Таблица” и выбираю пункт “Вставить таблицу”;
• выбираю необходимое количество строк и столбцов
• ввожу в ячейки текст и изображения.

Для изменения количества столбцов и строк или их удаления, я использую контекстное меню таблицы.

Для того чтобы изменить параметры строк и столбцов, можно навести курсор на линию и передвинуть в нужную сторону.

Для изменения цвета фона, цвета границ, ширины границ и стиль, я делаю активной ячейку, щёлкая по ней, и на панели появляются кнопки редактирования.

Для того чтобы изменить отступы, размеры ячеек, поменять параметры линий-границ, я использую в контекстном меню таблицы пункт “Свойства таблицы”, там это всё доступно для редактирования.

Нажав в контекстном меню “Удалить таблицу” можно полностью её удалить, а с помощью клавиши Delete можно удалить содержимое ячеек, выделив необходимые ячейки курсором.

Помимо изображений и таблиц, возможно вставить в текст диаграмму:

• нажимаю кнопку “Диаграмма” во вкладке «Вставка»;
• выбираю вид диаграммы: столбчатую, линейчатую, круговую или график.

Редактировать данные таблицы можно в файле Google Таблица . Для этого я выделяю таблицу и в верхнем углу нажимаю “Открыть в таблицах”. Внешний вид диаграммы можно поменять через контекстное меню. После того как я закончила редактирование диаграммы в файле Гугл Таблицы, я нажимаю кнопку “Обновить” на диаграмме .

Можно пойти другим путём: я создаю диаграмму сначала в Гугл таблицах, а потом уже вставляю её в документ Гугл. Для этого в разделе “Вставка” при выборе пункта, я нажимаю «Выбрать из таблиц”.

С помощью рисунков можно украсить текст и сделать его более наглядным и схематичным. Это могут быть стрелки, схемы и т.д. Для этого я аналогично захожу во “Вставка” и выбираю пункт “Рисунок”. В открытом поле можно добавлять фигуры, текстовое поле или изображения. Текст можно написать в самой фигуре. Если необходимо сделать рисунок разноцветным, я использую инструмент Word Art, где можно раскрасить рисунок, и потом “Сохранить и Закрыть” в правом верхнем углу.

Формулы — это разные символы, которые я путём “Вставка” — ”Формула” могу добавить в текст.

Как настроить стили?

В Гугл Докс очень удобно настраивать свой стиль текста:

• я пишу пару слов;
• выделяю и меняю такие настройки как: необходимый шрифт, размер текста и т.д.;
• не снимая выделение, выбираю во вкладке “Формат” — ”Стили абзацев”;
• шагаю вниз к “Настройкам” и нажимаю “Сохранить” как стили по умолчанию”.

После пройденных шагов во всех файлах сохраняются установленные параметры.

История изменений

С помощью функции “Посмотреть историю изменений” во вкладке “Файл”, можно просмотреть свои изменения и вернуть их. Это очень удобно, когда я,например, уже что-то удалила и потом вдруг передумала.

Полезные сервисы

В «Инструментах» есть такие полезные сервисы как : Статистика, проверка правописания, Автозамена и Голосовой ввод. Эти сервисы очень облегчают работу в Гугл Докс.

Статистика

Во вкладке “Инструменты” я выбираю “Статистика”, где могу посмотреть, сколько написано страниц, слов, знаков в моём рабочем документе. Для копирайтера это очень полезная вкладка.

Проверка правописания

Так же как и в Word, походу написания текста Гугл докс сразу подчёркивает слова с ошибками. Я исправляю их сразу после написания одного абзаца:

• правой кнопкой мыши нажимаю на выделенное слово;
• Гугл докс предлагает запустить проверку правописания и даёт правильные варианты слова;
• бывает, что программа не знает слов, тогда она предлагает добавить их в словарь.

Таким образом, программа постепенно собирает все незнакомые слова, и подчёркнутых слов становится всё меньше.

Голосовой ввод

Во вкладке “Инструменты” есть самая чудесная опция Гугл докс для копирайтера. Это Голосовой набор. Когда я больше не могу писать, я начинаю диктовать программе, и она делает это за меня. Возможно, даже расставить знаки препинания с помощью этой функции, диктуя роботу слова: “запятая”, “точка”, «восклицательный знак», «вопросительный знак».

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Все эти опции можно найти в нашей уже любимой “Вставке”. Можно сделать оглавление, выбрать в каком углу будет стоять номер страницы, сделать сноску к любому слову; добавить колонтитул, в котором нужно указать информацию, которая должна быть на каждой странице. Всё очень просто и делается через “Вставку”, выбирая нужную опцию.

Как подключить новые шрифты в Google Docs?

Гугл док не даёт подключать шрифты. Я покажу вам, как сделать это без разрешения Гугл дока:

• я захожу в “Файл”, и во вкладке “Язык” нахожу English;
• теперь если вернуться в Шрифты, то там их станет больше и появится кнопка “Добавить шрифты”;
• отмечаю нужные шрифты и нажимаю ok.

Но чтобы сделать проверку правописания, мне нужно будет вернуть язык на “Русский”, при этом шрифты останутся в тексте без изменений.

Настройки доступа в Google Документах

Общий доступ к файлам — это главное преимущество гугл дока. Вам больше не нужно пересылать файлы друг другу для редактирования. Достаточно скинуть ссылку, и ваш партнёр сможет читать, редактировать и комментировать ваш файл в облаке. Более того, можно работать над файлом одновременно.

Доступ по ссылке

Работать в файле заказчик сможет только, если я открою доступ по ссылке. Таким образом, конфиденциальность информации сохраняется. Как настроить доступ?

• Я нажимаю на синюю кнопку “Настройки доступа” в правом углу, в ней появляются следующие варианты : Выключено, Просматривать, Комментировать, Редактировать.
• В зависимости от целей или доверия к другой стороне, я выбираю нужное и отправлю ссылку.

Доступ определённым пользователям

Я могу дать индивидуальный доступ по ссылке. Для этого необходимо, чтобы у второй стороны был аккаунт на Гугл диске. Тогда в “Настройках доступа” я указываю почту Gmail и только этому адресату будет доступен файл.

Общий доступ

Для того чтобы мой файл имел общий доступ в сети:

• я могу зайти в расширенные Настройки и во вкладке «Уровни доступа»;
• выбрать «Включить для всех в интернете»;
• документ появится в сети.

• через вкладку «Файл» в основном меню выбираю – «Опубликовать в Интернете»;
• выбираю нужный вариант из двух: получить ссылку или выстроить документ на сайт;
• последнее действие — «опубликовать»

Доступ к папке с файлами

Аналогично настройке доступа к файлам, можно настроить доступ к папке. Это очень удобно, когда заказчику или партнеру необходимо видеть несколько документов сразу.

• я собираю всю необходимую информацию в Одну папку;
• вызываю контекстное меню для папки;
• выбрав «Совместный доступ», настраиваю доступ для всех.

Совместная работа над документом

Совместная работа над документом подразумевает, что в зависимости от того, какой доступ я предоставила другим пользователям, они смогут смотреть, редактировать или комментировать файлы.

Комментарии

Для того чтобы начать комментировать есть два способа:

• я выделяю предложение или часть текста и в контекстном меню и нажимаю “Оставить комментарий”;
• я выделяю предложение или часть текста, и автоматически справа появляется значок с “+”;
• нажимаю на него и можно оставлять комментарии.

Эта функция удобна не только при работе с другими пользователями. Я использую её, когда пишу сама, и мне нужно оставить комментарий или напоминание к фрагменту текста.

После того как комментарии больше не нужны, можно убрать их с помощью кнопки “Вопрос решён”.

Посоветовать правки

Для копирайтеров будет очень полезна функция “Режим советовать”. Другие пользователи с помощью этой функции могут предложить что-то изменить, то есть посоветовать. Но эти изменения вступят в силу только с моего согласия, когда я с ними ознакомлюсь. Под кнопкой “Настройки доступа” на панели задач есть кнопка режима. Действующий “Режим редактировать” можно поменять на “Режим Советовать”. Комментарии будут появляться на полях с возможностью принятия или отказа.

Чтобы отправить заказчика сразу к нужной части текста, очень удобно использовать функцию Закладки. Для этого:

• я выделяю фрагмент текста;
• нажимаю в контекстном меню “Вставка” и выбираю “Закладка”;
• появляется флажок с выбором: ссылка или удаление;
• я выбираю ссылку, которую отправляю заказчику, чтобы он сразу попал на нужную страницу и нужный абзац.

Интеграция с Google Keep

В Гугл докс существует целый сервис для заметок, где я могу сохранить какие-то важные части статьи или текста. Для этого в “Инструментах” я нахожу “Блокнот -Keep”. Можно писать заметки в блокноте и потом при необходимости переместить их в текст и нажать “Добавить в документ”. А можно, наоборот, написать в тексте и перетащить в блокнот для хранения.

Веб-буфер обмена

В Гугл докс возможно хранить большие объёмы информации:

Текст, картинки, таблицы и т. д. Когда это понадобится в тексте или статье, можно воспользоваться, очень удобно. Я просто выделяю нужный текст, затем в “Правка” выбираю “Веб-буфер обмена” — “Копировать”.

Плагины для Google Документов

Плагины — это программные модули, которые используются для увеличения возможностей программы. То есть это какие-то необязательные, но полезные фишки, которые будут полезны в работе. Через интернет-магазин Гугл я советую купить следующие расширения возможностей:

• Google Docs offline — удобно что можно работать с файлами без подключения к сети, но как только Я подключусь к интернету — данные сразу же сохраняться в облаке.
• Google Docs to Word Press — с помощью этого расширения можно экспортировать документы в WordPress.

1. я захожу в “Дополнения”;
2. выбираю “Установить дополнения”;
3. откроется огромное окно с множеством возможностей для усовершенствования работы;
4. уже добавленный плагин можно найти в меню “Дополнения” и начать с ним работать.

Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов?

Эта чудесная программа, так похожая на Microsoft Word, но одновременно настолько усовершенствованная в плане использования, очень удобна в работе. Все преимущества я уже перечисляла, но хотелось бы ещё раз сделать акцент на том, что в Гугл докс я могу работать с текстом, абсолютно ничего не сохраняя, и показывать его заказчикам, просто отправив ссылку, открывая им доступ к редактированию или комментариям. Фантастически удобно, что больше я не завишу от дисков, флешек и кнопки “Сохранить”. Интернет даёт уникальные возможности сохранения данных в сети и одновременного использования их разными пользователями через Гугл докс. Данные могут быть любыми: текст, картинки, таблицы, презентации.

Галерея шаблонов в Google Docs

На главной странице Гугл докс при создании нового документа, я могу выбрать шаблон. Галерея предлагает разные варианты стандартных документов: резюме, письма, доклады и т. д. Можно открыть через “Файл” — “Создать из шаблона”.

Заключение

Гугл докс очень удобен и прост в использовании. Стоит только начать: простота и доступ к документам делают этой программе неоспоримый плюс. Единственное, нужно быть внимательным кому Вы предоставляете доступ, так как они могут удалить файл. Будьте внимательнее. Существенный минус гугл дока ещё и в том, что он работает в интернете, но для этого есть плагин Гугл докс офлайн. И опять же никто не запрещает мне сохранять важные документы на персональный компьютер, это возможно.

staff-online.ru

Поделиться:

• Предыдущая записьКак сделать Google основным браузером на телефоне?
• Следующая записьКак сделать Google Pay приложением по умолчанию?

×

Рекомендуем посмотреть

Adblock
detector

15 бесплатных дополнений Google Docs для студентов

Студентам

Студентам

15 бесплатных дополнений Google Docs для студентов

Студентам

Бесплатные дополнения редактора Google Docs помогают форматировать текст, цитировать исследования и автоматизировать задачи, сокращая время подготовки документов. В подборку вошли дополнения, которые пригодятся студентам.

Дополнения для форматирования документов

1. Styles: система управления стилями документов

Дополнение Styles открывает возможность применения к фрагментам текста и целым документам Google Docs визуальных стилей, то есть сочетаний гарнитуры, кегля и цвета текста. Пользователям предложен выбор из 20 таких сочетаний, которых достаточно для оформления официальных писем, курсовых работ или препринтов научных статей.

Для того, чтобы «включить» Styles нужно выбрать в меню «Дополнения» пункт «Styles». Затем в появившейся боковой панели дополнения можно будет выбрать подходящий стиль и применить его к текущему документу, нажав кнопку «Применить», расположенную внизу панели. К сожалению, расширение не позволяет пользователям создавать собственные стили и редактировать схемы из предустановленного набора.

2. Doc Builder: конструктор шаблонов часто используемых документов

Дополнение Doc Builder позволяет произвольно компилировать фрагменты текстов. Документы с часто используемым текстом можно использовать в качестве шаблонов: например, достаточно один раз сделать заготовки для научной статьи, курсовой работы или отчета о практике, чтобы впоследствии не тратить драгоценное время на оформление с нуля. Создавая новые типовые документы, вы сможете вставить текст, картинки и элементы форматирования из шаблонов, которые будут доступны в боковой панели дополнения.

Для сохранения шаблонов документов дополнение использует электронные таблицы Google Sheets, что позволяет гибко настраивать параметры оформления. Таблица со всеми настройками шаблона будет доступна после нажатия на иконку стрелочки.

На сегодняшний день Doc Builder, — это единственный надежный способ шаблонизации документов с помощью пользовательских стилей в Google Docs

3. Footnote Style: дополнение для удобного форматирования сносок

По умолчанию сноски в Google Docs размечены гарнитурой Arial, 10 кеглем черного цвета, даже если в настройках был создан другой стиль для сносок. Дополнение Footnote Style позволяет элегантно решить эту проблему. Отформатируйте одну ссылку в нужном стиле, выделите её и в дополнении кликните «Обновить стиль сносок», а после добавления оставшихся сносок нажмите на кнопку «Обновить сноски» в меню. Все сноски будут иметь единообразное форматирование.

4. Code Blocks: инструмент разметки специального кода в документах

Это дополнение пригодится программистам и ученым, которые имеют дело с фрагментами исходного кода, с контентом, требующим специальной разметки. Инструмент Code Blocks позволяет форматировать код в документе: следует выбрать фрагмент, содержащий код и в боковой панели дополнения определить язык и тему оформления. Настроив цвет фона кода, вы сможете отправить фрагмент обратно в документ. Code Blocks поддерживает язык разметки Markdown и дает возможность предпросмотра кода перед добавлением в документ Google Docs.

5. Text Cleaner: фильтр очистки элементов форматирования

Нередко научный текст содержит цитаты, содержащие следы форматирования документов, из которых эти фрагменты были заимствованы. В Google Docs предусмотрена возможность очистки форматирования, но вместе с ненужными элементами она удаляет всё: жирный шрифт, курсив, цвет. Дополнение Text Cleaner предлагает расширенные опции очистки, например, удаление ненужного форматирования только в определенных пользователем абзацах. В дополнении есть инструменты удаления разрывов строк и лишних пробелов.

Достаточно выбрать нужный текст и необходимую вам функцию Text Cleaner: удаление ссылок, разрывов строк, пробелов, табуляции, автоматическую замену кавычек или всего перечисленного сразу. Перейти к настройкам фильтров очистки можно, нажав на «Конфигурацию». Дополнение имеет гибкие настройки и позволяет изменять и создавать собственные фильтры.

Инструменты автоматизации

6. EasyBib: библиографический список в несколько кликов

Создать библиографический список в Google Docs можно с помощью популярного дополнения EasyBib. Найдите статью, книгу или сайт, которые вы планируете процитировать, определите стиль цитирования и добавьте отдельную запись в библиографию. После того, как нужные ссылки были добавлены, нажмите на кнопку «Сгенерировать библиографию», и расширение добавит список, упорядоченный по алфавиту в конец документа.

7. DocSecrets: инструмент создания скрытых фрагментов текста

Дополнение DocSecrets предлагает ограничить доступ к документу или текстовому фрагменту при помощи пароля. Чтобы создать скрытый текст в документе Google Docs добавьте пароль в боковую панель дополнения, а затем в поле Insert вставьте секретный фрагмент. Скрыть можно и существующий фрагмент текста, для этого нужно выбрать его и в панели дополнения нажать кнопку «Censor Text».

Средства работы с дополнительным контентом

8. Wolfram Alpha: поисковая машина, интегрированная в Google Docs

Нередко при подготовке презентаций и докладов требуется быстрой найти какой-нибудь факт: например годы жизни Иммануила Канта, определение третьего закона термодинамики или дату создания Организации Объединенных Наций. Обычно для поиска информации приходится отвлекаться и открывать отдельную вкладку в браузере. Дополнение Wolfram Alpha интегрирует поисковую машину прямо в текстовый редактор и позволяет экономить ваше время.

Набирайте поисковый запрос прямо в текстовом документе Google Docs, выделяйте его, и нажав во вкладке дополнения «Compute Selection» получите ответ на свой запрос, взятый из базы данных научного поисковика Wolfram Alpha. Система подходит для решения математических задач, понимает географические топонимы, уравнения и формулы из курсов физики и химии. Дополнение поддерживает вставку полученных данных в виде изображения.

9. MindMeister: инструмент создания карт памяти

Дополнение MindMeister призвано систематизировать ваши мысли и планы и представить их в виде «карт памяти» (mind maps) – диаграмм, расчерченных сеткой связей. Структурировать с помощью такой карты можно все что угодно: дипломную работу или монографию, научную статью, тезисы доклада или презентации. Достаточно выбрать нужный текст и кликнуть «Insert as Mind Map» в меню дополнения. Картинка диаграммы связей будет доступна в вашем документе Google Docs.

10. Yob: визуальный редактор для ваших формул

В Google Docs есть отличный встроенный редактор формул и уравнений «Equationtool», но его функционала может оказаться недостаточно, например он не позволяет отобразить формулы в виде графиков. Редактор Yob восполняет этот пробел.

11. Auto-Latex Equations: простой импорт разметки LaTeX

Инструмент Auto-Latex Equations позволяет вставить в текст форматированные формулы. Достаточно скопировать нужные формулы из вашего LaTeX-редактора, открыть боковую панель дополнения и конвертировать уравнения в изображение, которое можно использовать в документах Google Docs.

Дополнения для подготовки документов к публикации

12. Preview Markdown: конвертер Markdown-разметки

После установки этого дополнения просто вставьте или напишите текст на языке разметки Markdown в документе Google Docs, а затем запустите Preview Markdown. В боковой панели дополнения будет представлен отформатированный текст. Дополнение покажет все допущенные вами ошибки разметки.

13. Image Extractor: инструмент загрузки изображений из документов

Сохранить изображения из документов Google Docs штатными средствами приложения непросто. Для этого придется сохранить на жесткий диск вашего компьютера документ в формате HTML и найти нужное изображение в ZIP-архиве, который создает редактор. Функциональное дополнение Image Extractor упрощает процедуру сохранения: запустив дополнение, просто кликните по нужной вам картинке, а затем нажмите на кнопку «Download Image».

14. WordPress: простой экспорт записи в блог из Google Docs

Инструмент публикации WordPress, поможет сохранить ваш документ как черновик записи в блоге на платформе WordPress.com и в любом блоге, созданном на базе системы управления контентом WordPress. Дополнение экспортирует в черновик все содержимое документа: текст и элементы форматирования, разметку и изображения. К сожалению, опубликовать запись прямо из редактора Google Docs не получится: для этого придется перейти в личный кабинет администратора блога, найти нужный черновик и разместить текст на сайте самостоятельно.

15. Avery Label Merge: конструктор бейджей и наклеек

Назначение Avery Label Merge – упростить создание бейджей и наклеек. Для начала вам потребуется создать электронную таблицу в редакторе Google Sheets и внести в нее данные для этикеток или бейджей. Назовите столбцы с данными Name или Address, чтобы таблица была более читаемой. Затем создайте новый документ в редакторе Docs и запустите расширение Avery Label Merge.

В конструкторе дополнения вы сможете выбрать из списка подходящий шаблон и настроить его размер, после чего дополнение потребует ввести данные, содержащиеся в бейдже или наклейке. Выберите созданную ранее электронную таблицу и на боковой панели появятся её колонки на боковой панели дополнения. Теперь нужно выбрать подходящий элемент и отформатировать текст так, как вам будет угодно. Клик на кнопку «Merge» перенесет вас в новый документ Google Docs, содержащий бейджи с данными вашей таблицы. Дополнение позволяет быстро создавать бейджи для участников студенческой конференции, заготовки персональных электронных писем, визитные карточки и приглашения.

У редактора Google Docs есть масса возможностей, количество которых значительно расширяют дополнения. Тем не менее, это веб-приложение нельзя считать полным аналогом традиционных офисных пакетов, например Microsoft Office или LibreOffice, поскольку главное достоинство редактора документов от Google – возможность совместной работы над проектами в реальном времени, а форматирование, создание оглавлений и библиографических списков – всего лишь опции. Стоит признать, что представленные в подборке дополнения помогают лишь немного сократить функциональное отставание возможностей Google Docs от прикладного офисного ПО. Поэтому, выбирая «Документы» в качестве основного инструмента для своих проектов, взвесьте все «за» и «против». Возможно, традиционные приложения для компьютера способны решить вашу задачу не хуже, а то и лучше.

Понравился ли Вам материал?

Студентам

Онлайн-заработок для студентов: 5 площадок, которые помогут совмещать работу и учебу

Студенческие годы – наиболее продуктивное время жизни. Они, тем не менее, связаны с материальными проблемами: учащиеся вузов находятся между молотом учебных задач и наковальней бедности. ..

Студентам

Облака в студенческих штанах: 9 аппов, которые помогут преуспеть в учебе

Где безопасно хранить информацию, как лучше поддерживать коммуникацию с научным руководителем и в каком сервисе проще всего совместно редактировать документы – «ЛаЛаЛань» выбрала 9 мобильных и…

Студентам

Воля к знанию, или как научить себя учиться

Если вы читаете эту статью, то вряд ли вам нужно объяснять, как важна способность к самообучению во времена высоких технологий, кризиса образования и стремительных изменений…

Создать документ Google в новой папке Google Диска

Если вы постоянно создаете одни и те же документы, эта интеграция позаботится об этом за вас. Всякий раз, когда вы создаете новую папку на Google Диске, этот Zap автоматически создает новый документ Google. Просто добавьте любой текст, который вы хотите создать свой собственный шаблон.

Если вы постоянно создаете одни и те же документы, эта интеграция позаботится об этом за вас. Всякий раз, когда вы создаете новую папку на Google Диске, этот Zap автоматически создает новый документ Google. Просто добавьте любой текст, который вы хотите создать свой собственный шаблон.

1. TriggerScheduled

   Zapier проверяет наличие новых данных каждые 15 минут на бесплатном плане

2. ActionWrite

   Создайте новую запись или обновите существующую в своем приложении.

• Новый файл

  Срабатывает при добавлении любого нового файла (внутри любой папки).

  Триггер

• Новый файл в папке

  Срабатывает, когда новый файл добавляется непосредственно в определенную папку (но не в ее подпапки).

  Триггер

• Новая папка

  Срабатывает, когда новая папка добавляется непосредственно в определенную папку (но не в ее подпапки).

  Триггер

• Обновленный файл

  Срабатывает при обновлении файла в определенной папке (но не во вложенных папках).

  Триггер

• Копировать файл

  Создать копию указанного файла.

  Действие

• Загрузить файл

  Копирует существующий файл из другого сервиса на Google Диск.

  Действие

• Создать папку

  Создать новую пустую папку.

  Действие

• Переместить файл

  Переместить файл из одной папки в другую.

  Действие

• Google Диск

  Создать новый файл из обычного текста.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Загрузить файл на Диск, который заменит существующий файл.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Добавляет область общего доступа к предпочтениям общего доступа к файлу. Не удаляет существующие настройки общего доступа. Предоставляет URL-адрес для обмена.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Создать ярлык для файла.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Поиск определенного файла по имени.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Поиск определенной папки по имени.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Находит или создает определенный файл v2.

  Запланировано

  Действие

• Google Диск

  Находит или создает определенную папку v2.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Срабатывает при добавлении нового документа (внутри любой папки).

  Запланировано

  Триггер

• Google Docs

  Запускается, когда новый документ добавляется в определенную папку (но не в ее подпапки).

  Запланировано

  Триггер

• Документы Google

  Добавляет текст в существующий документ.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Создает новый документ на основе существующего и может заменить любые переменные-заполнители, найденные в вашем шаблоне документа, такие как {{name}}, {{email}} и т. д.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Скопировать уже существующий файл из другой службы в Документы. Преобразует файл в формат Google Doc, если это возможно.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Создать новый документ из текста. Также поддерживает ограниченный HTML.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Поиск определенного документа по имени.

  Запланировано

  Действие

• Документы Google

  Поиск или создание определенного документа.

  Запланировано

  Действие

О Документах Google

Документы Google — это интерактивный текстовый процессор, позволяющий создавать и форматировать текстовые документы. Редактируйте документы совместно с другими людьми в режиме реального времени. Мы также поддерживаем Google Таблицы!

Подробнее

• Документы
• Google

Formstack Documents

Documents

Quip

Documents

Zoho Writer

Documents, Zoho

О Google Drive

Google Drive — это приложение Google для синхронизации файлов, которое позволяет хранить все ваши файлы в Интернете вместе с документами Google Docs и синхронизировать их со всеми ваших устройств.

Узнать больше

• Управление файлами и хранение
• Google

Dropbox

Управление файлами и хранение

Box

Управление файлами и хранение

OneDrive

Управление файлами и хранилище, Microsoft

Вы не можете добавить больше часов к суткам. Zapier — следующая лучшая вещь.

---

ИЛИ

---

Рабочий адрес электронной почтыТребуется

ИмяТребуется

ФамилияТребуется

Пароль

Регистрируясь, вы соглашаетесь с условиями обслуживания и политикой конфиденциальности Zapier.

Руководство по Документам Google: все, что вам нужно знать в 2022 году

Если вам нужно подробное руководство по Документам Google, не ищите дальше. В этой статье мы предоставим все, что вам нужно знать о приложении, от создания новых документов до совместной работы с другими. Мы также рассмотрим некоторые дополнительные функции, которые делают Документы Google мощным инструментом для работы в Интернете.

Google Docs — одно из самых популярных приложений для обработки текстов. Это бесплатное веб-приложение позволяет делать все, что должно делать приложение для обработки текстов: создавать документы и редактировать текст, добавлять изображения и т. д.

Его уникальной особенностью является способность помогать командам сотрудничать. Вы можете делиться документами с кем угодно, другие люди могут добавлять комментарии, общаться в чате внутри документов и многое другое. Он также предлагает большое количество сторонних надстроек.

Что такое Документы Google?

Google Docs, веб-текстовый процессор, который Google предлагает как часть своего офисного пакета — Google Drive — бесплатен и доступен для использования. Он конкурирует с Microsoft Office. Другие службы, включенные в облачный пакет, включают Таблицы (Excel) и Слайды (Powerpoint).

Документы Google доступны на всех платформах и устройствах. Все, что вам нужно, это подключение к Интернету, веб-браузер или, в случае с мобильным устройством, соответствующие приложения. Google берет на себя всю тяжелую работу и делает все остальное, запуская программное обеспечение в облаке.

Docs — это текстовый онлайн-процессор, который позволяет вам совместно использовать один и тот же документ и совместно работать над ним с несколькими людьми, отслеживать версии, изменения и вносить предложения в режиме реального времени.

Как войти в Google Документы

Если вы еще не вошли в свою учетную запись Google при первом посещении страницы Документов Google, вам необходимо ее создать.

Если вы не видите учетную запись, которую хотите использовать, нажмите «Использовать другую учетную запись». Зарегистрируйте учетную запись Google, если у вас ее еще нет.

После входа в систему вы увидите пустой значок на левой боковой панели верхней ленты. Чтобы создать новый документ, нажмите на эту ссылку.

9 лучших вариантов форматирования и стилей для использования

1. Форматирование текста

Вы можете изменить стиль текста и шрифта с помощью панели инструментов Google Docs. Вы также можете назначить определенные стили шрифта для определенных разделов текста. Документы Google также предлагают параметры редактирования, такие как расстояние между абзацами и выравнивание.

2. Оглавление

Нажмите на свои Документы Google, чтобы выбрать место, где вы хотите разместить оглавление. Нажмите «Вставить» в строке меню и выберите «Оглавление».

У вас есть возможность выбрать Между номерами страниц и синими ссылками. Если вы хотите удалить оглавление, щелкните правой кнопкой мыши меню и выберите Удалить.

3. Вставка изображений и таблиц

Выберите Изображение на вкладке Вставка. Выберите следующие параметры: Загрузить, Сделать снимок, По URL, Ваши альбомы Google Диск, Поиск.

Вы должны убедиться, что размер выбранного файла не превышает 50 МБ и что он имеет один из следующих форматов: gif, jpg или png.

4, Как зачеркнуть в Документах Google

Иногда вам может понадобиться провести линию через текст. Это может быть по разным причинам.

Однако зачеркивание на ленте недоступно.

Выделите текст, который вы хотите зачеркнуть в Документах Google. На панели инструментов выберите Формат. Затем наведите указатель мыши на TExt и выберите «Зачеркнутый».

Теперь вы увидите, что выделенный текст перечеркнут линией.

5. Использование нижнего и верхнего индекса

Возможно, вы заметили в меню, что вы можете выбрать форматирование текста как верхний или нижний индекс.

Этот дополнительный шаг необходим для использования этих двух функций. Чтобы отформатировать документ с показателем степени, таким как X в степени 2 в Excel, вам нужно сначала выделить 2 и ввести X2.

Выберите «Формат», затем выберите «Текст», затем выберите «Верхний индекс».

Как видите, «2» отформатировано как показатель степени (верхний индекс).

Если вы хотите, чтобы 2 были отформатированы внизу (нижний индекс), выберите «Нижний индекс» в меню «Формат» > «Текст».

Он прост в использовании, но для его получения требуется несколько кликов в меню.

6. Изменить поля в Google Docs

Во-первых, что делать, если поля выбранного шаблона вас не устраивают? Поля документа Google Docs легко изменить.

Выберите «Файл и параметры страницы», чтобы получить доступ к настройкам полей страницы.

Вы можете изменить любой из этих параметров форматирования в окне «Параметры страницы».

• Вы можете установить документ как книжный, альбомный или оба.
• Дизайн фона страницы.
• Отрегулируйте верхнее, нижнее или правое поле в дюймах.

Когда вы закончите, нажмите OK, чтобы немедленно применить форматирование страницы.

7. Висячий отступ

Документы Google имеют параметр форматирования с одним абзацем, с которым у многих возникают трудности. Это либо висячий отступ, либо первая строка. Отступ первой строки относится к области, где предназначена первая строка абзаца.

Висячий отступ относится к области, где первая строка не имеет отступа.

Это потому, что если вы выберете первую строку или весь абзац, а затем используете значок отступа на ленте, чтобы сделать отступ абзаца, он сделает это.

Чтобы получить висячий отступ или первую строку в Документах Google:

• Выберите абзац, в котором вы хотите сделать висячий отступ.
• Откройте меню «Формат» и выберите «Выравнивание и отступ». Затем выберите параметры отступа.
• Изменить специальный отступ с «Висячий» на «Окно параметров отступа».

По умолчанию установлено значение 0,5 дюйма.

При желании можно изменить, а затем нажать «Применить». Это применит ваши настройки для выбранного абзаца.

В приведенном ниже примере показан висячий отступ.

8. Как пронумеровать страницы в Документах Google

Нумерация страниц — это последняя функция форматирования, которую может быть сложно использовать или понять. Это еще одна функция Google Docs, скрытая в системе меню.

Чтобы пронумеровать страницы Документов Google, выберите меню «Вставка» и выберите «Номера страниц». Откроется небольшое всплывающее окно с простыми вариантами форматирования номеров страниц.

Доступны четыре варианта:

• Все страницы должны быть пронумерованы в правом верхнем углу.
• Все страницы должны иметь номер в левом нижнем углу.
• Нумерация справа вверху, начиная со второй страницы.
• Нумерация справа внизу, начиная со второй страницы.

Вы можете выбрать Дополнительные параметры, если они вам не нравятся.

Следующее окно позволит вам разместить именно то место, где должна быть нумерация страниц.

• В верхнем или нижнем колонтитуле.
• Начинать ли нумерацию с первой страницы.
• С какой страницы следует начинать нумерацию страниц?

Когда вы закончите, нажмите «Применить», чтобы применить варианты нумерации страниц.

9. Подсчет слов в Документах Google

Хотите узнать, сколько слов вы уже написали? Выберите Инструменты и выберите Количество слов. Это покажет общее количество страниц, количество слов и количество символов.

Включите Отображать количество слов во время ввода и нажмите OK, общее количество слов в документе будет отображаться в нижнем левом углу.

Как включить редактирование в автономном режиме

Google Docs имеет бонус: вы можете редактировать, сохранять или создавать документы в своем веб-браузере, даже если вы не подключены к Интернету. Это отличный вариант, если вы путешествуете и вам нужно поработать.

Все внесенные изменения сохраняются и синхронизируются с вашим компьютером, когда вы вернетесь в сеть.

Это не автоматическая функция. Вам нужно будет установить автономные соединения в вашей учетной записи.

Для этого перейдите на главную страницу Google Docs. Найдите кнопку меню с левой стороны.

Далее нажмите Настройки.

На экране появится всплывающее окно. Чтобы включить автономное редактирование, установите переключатель «Офлайн» в положение «Вкл.».

(Это должно сделать кнопку синей, а не серой. ).

Браузер автоматически настроится на офлайн-редактирование. Затем вы увидите следующий значок, если вы редактируете документ без доступа к Интернету.

Как загрузить документ Google

Вы можете загрузить документ в различных форматах. Чтобы просмотреть все форматы, выберите «Файл» и «Загрузить».

Чтобы получить копию документа в формате Word, PDF, обычный текст, HTML и других форматах, вы можете выбрать любой из этих вариантов.

Готовые шаблоны Документов Google

Документы Google предлагают готовые шаблоны, созданные профессионалами, чтобы избавить вас от хлопот по созданию шаблона. Хотя шаблоны Google Docs часто недооцениваются пользователями, важно помнить о высоком потенциале продуктивности, которого можно достичь с помощью этих шаблонов.

Вы можете выбрать из множества шаблонов, которые варьируются от работы до образования, от писем до резюме. Это способствует созданию хорошо оформленных документов. Шаблоны Google отлично подходят для создания и настройки собственных шаблонов.

Шаблоны можно настроить для воспроизведения одного и того же формата в нескольких документах. Пользовательские шаблоны позволяют легко создавать повторяющиеся документы, от листов задач до ежемесячных ведомостей расходов.

Вы можете сделать эти шаблоны общедоступными или частными.

Как создавать общедоступные шаблоны

Шаг 1 . Создайте документ Google Docs, который вы хотите использовать в качестве шаблона. Вы также можете добавить свои модификации.

Шаг 2 . Откройте шаблоны Google Docs и нажмите «Отправить шаблон».

Шаг 3  – Выберите из Документов Google и нажмите Выбрать

Шаг 4  – Выберите шаблон, созданный на шаге 1. Оно не должно превышать одного предложения, иначе Google может его отклонить.

Шаг 6 – Вы увидите раскрывающееся меню категорий. Выберите подходящий вариант. Если вы создаете шаблон для встречи по проекту, выберите категорию «Бизнес».

Если шаблон используется для создания юридического договора, отнесите его к категории Юридический.

Шаг 7 – Выберите язык, на котором изначально был создан шаблон.

Шаг 8 – Нажмите Отправить шаблон.

Шаг 9 — Вернитесь на страницу галереи шаблонов, выберите созданные вами шаблоны и приступайте к работе.

Как создать частный шаблон Google Docs

Шаг 1 — После создания шаблона документа.

Шаг 2 . Затем перейдите на Google Диск и нажмите «Файл».

Шаг 3 — Выберите «Создать копию».

Шаг 4 . Храните копию исходного шаблона документа в секрете.

Сравнение Google Docs и Microsoft Word

Чем Google Docs отличается от Word?

Документы Google доступны бесплатно, если у вас есть учетная запись Google. MS Word необходимо приобретать вместе с пакетом Microsoft Office. Сюда входят другие продукты Microsoft, такие как Excel, PowerPoint и Outlook.

Стоимость пакетов Home и Business начинается от 69 долларов. Для годового членства стоимость пакетов «Дом» и «Бизнес» варьируется от 69,99 долларов США (для отдельного домашнего пользователя) до 150 долларов США (для независимого пользователя на работе).

Документы Google позволяют вам сотрудничать с кем угодно в любой точке мира с помощью Документов Google.

Документы Google — еще одна отличительная черта. Вся ваша работа сохраняется в Google Cloud. Это означает, что вы не потеряете 20-страничный отчет, даже если ваш компьютер выйдет из строя.

(Ух ты!) MS Word позволяет хранить документы на вашем компьютере. Ваши коллеги не смогут получить к ним доступ, если вы не сохраните их и не поделитесь ими по электронной почте.

Неважно, используете ли вы Google Docs или MS Word. Вы можете легко синхронизировать оба. Просто загрузите существующий файл Word, чтобы создать новый документ Google.

Предоставление общего доступа к документу Google

Отдельные лица могут обмениваться документами с любым количеством людей и редактировать свои разрешения, чтобы ограничить то, что им разрешено делать.

Чтобы начать общий доступ, нажмите «Файл» > «Поделиться».

Существует четыре варианта обмена — вы можете выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

1. Создайте ссылку, которой можно поделиться.

Ссылка для общего доступа — это самый простой способ поделиться веб-страницей Документов Google. Это позволяет любому просмотреть ваш документ, щелкнув уникальный URL-адрес.

После нажатия кнопки «Поделиться» нажмите кнопку «Получить ссылку для общего доступа» в правом верхнем углу.

Выберите разрешение на доступ к вашему документу.

После определения разрешений щелкните ссылку Копировать.

Затем URL-адрес будет скопирован в буфер обмена, чтобы вы могли отправить его любому желающему просмотреть документ.

2. Поделиться по электронной почте.

Вы также можете поделиться своим документом по электронной почте. Это отправит приглашение по электронной почте человеку и добавит документ в его учетную запись Google.

Для этого вернитесь в окно обмена.

Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться своим документом, а затем выберите вариант из раскрывающегося списка, чтобы изменить его разрешения.

Вы можете добавить примечание к приглашению, и оно будет отображаться в вашем электронном приглашении.

Дополнительная литература: Как отменить общий доступ к документу Google

3. Выберите «Дополнительные параметры общего доступа»

Вернитесь в окно общего доступа и нажмите «Дополнительно».

Здесь вы можете просмотреть все настройки общего доступа, в том числе, кто имеет доступ к вашему документу и их настройки разрешений. У вас также есть возможность приглашать или удалять других людей.

4. Разрешить всем редактировать ваш документ.

Вы хотите предоставить любому право редактировать ваш документ? Чтобы поделиться ссылкой, нажмите «Файл» > «Поделиться».

Нажмите «Еще» в раскрывающемся меню.

Затем выберите «Вкл. — Любой, у кого есть ссылка» и установите разрешения с помощью раскрывающегося меню внизу.

Этот параметр четко указывает, что любой, у кого есть ваш уникальный URL-адрес, может редактировать, удалять или вносить изменения в ваш документ. Будьте осторожны, с кем вы делитесь этим.

Заключение

Поздравляем! После изучения руководства Google Docs вы теперь являетесь профессионалом Google Docs.

Документы Google позволяют вам делиться своей работой с кем угодно в любое время, что делает его отличным инструментом для совместной работы. Вы можете понять, почему так много людей прыгают на подножку Google Docs со всеми этими функциями.

Автоматическое создание и отправка документов. Часть 2. Создание документов Google

Создание документов на основе шаблонов — полезный способ сэкономить время, но автоматизация процесса может сделать его еще более эффективным и надежным. В этом посте мы покажем вам, как автоматически создать документ Google из шаблона.

Это продолжение нашего видео об автоматическом создании презентаций Google Slides, поэтому обязательно прочитайте его, если вы его пропустили. Вместе со следующей записью в блоге мы создадим автоматизацию из трех частей, которая одновременно создает презентацию, документ и электронное письмо.

С помощью этой автоматизации вы сможете за считанные секунды создавать часто используемые документы, такие как отчеты, предложения или, как в нашем примере для этой публикации, повестки дня собраний.

1. Создайте документ Google

2. Добавьте {{переменные}} в документ с помощью фигурных скобок

3. Создайте базу Airtable с соответствующими столбцами для каждой переменной

4. Создайте представление формы и заполните его для создания тестовых данных

5. Создайте автоматизацию в Zapier

A. Триггер: Новая запись в представлении — Airtable

B. Действие: действие Создайте новый документ из шаблона — Google Docs

C. Сопоставьте свои данные с переменными

6. Протестируйте свою автоматизацию

Необходимое программное обеспечение

Для создания этой автоматизации вам понадобятся Документы Google (конечно 😁), Zapier и Airtable. При желании вы можете заменить Airtable на Google Forms или Typeform, но мы рекомендуем использовать базы данных Airtable для поддержки вашей автоматизации.

1. Создайте документ Google

Во-первых, мы создадим документ Google так же, как делали презентацию слайдов в предыдущем уроке. Добавьте все содержимое и стили, которые вы хотите использовать в готовом документе, и запишите, где документ сохранен на Диске. Вы также можете получить идентификатор документа для будущего шага. Чтобы найти идентификатор вашего документа, найдите длинную буквенно-цифровую строку между /d/ и /edit в адресной строке.

Вам не нужно сохранять этот документ в качестве шаблона на Диске. Zapier не использует систему шаблонов Google и вместо этого делает копии обычного документа.

2. Добавьте {{переменные}} в свой документ с помощью фигурных скобок

Просмотрите свой документ и определите все данные, которые вы хотите обновить при создании новой повестки дня. В нашем примере мы хотим обновить такие вещи, как имя клиента, дату встречи, наши заметки о проделанной работе и т. д. переменную и заключите ее в {{фигурные скобки}}. Например, мы включили переменные с именами {{clientName}} и {{meetingDate}}.

Примечание. В именах переменных нельзя использовать дефисы и пробелы, но можно использовать заглавные буквы и знаки подчеркивания.

3. Создайте базу Airtable с соответствующими столбцами для каждой переменной

Если вы уже выполнили часть 1 этого руководства, чтобы создать презентацию Slides, значит, ваша база Airtable готова, и вы можете перейти к шагу 5.

Если вы пропустили часть 1, вам нужно будет создать базу Airtable, которая включает столбец для каждой из переменных, созданных вами в шаблоне Google Doc. Например, вы можете видеть, что у нас есть столбец «Имя клиента» для переменной {{clientName}} и столбец «Дата встречи» для {{meetingDate}}.

4. Создайте представление формы и заполните его для создания тестовых данных

В той же базе создайте новое представление формы. Чтобы создать новое представление, щелкните параметр «представление формы» в левом нижнем углу пользовательского интерфейса Airtable. Это создаст новое представление в вашей базе, которое преобразует ваши столбцы в форму.

Добавьте любые описания в форму, затем нажмите «Открыть форму», чтобы заполнить ее тестовыми данными, которые вам понадобятся для создания автоматизации на следующем шаге. Всякий раз, когда вы готовите данные для автоматизации, старайтесь сделать свои тестовые данные как можно более реалистичными, чтобы получить наилучшие результаты.

5. Создайте автоматизацию в Zapier

Триггер: Новая запись в представлении — Airtable

Если вы следуете шагу 1, откройте созданный вами Zap Google Slides и перейдите к пункту «Действие: создайте документ Google из шаблон».

Если вы пропустили Часть 1, сделайте новый Zap. Выберите Airtable в качестве приложения для вашего триггера и установите триггер на «Новая запись в представлении». Выберите базу, которую вы сделали ранее, и выберите вид сетки. Это означает, что автоматизация будет срабатывать всякий раз, когда в вашу базу добавляется новая запись (т. е. всякий раз, когда вы заполняете форму).

Действие: Создайте новый документ Google из шаблона

Добавьте действие к своей автоматизации и выберите Документы Google в качестве приложения. Выберите «Создать документ из шаблона» и выберите документ, который хотите использовать в качестве шаблона. Вы можете найти его по имени или ввести идентификатор, если вы его скопировали.

Затем сопоставьте каждую часть данных, которые вы извлекаете из Airtable, с соответствующей переменной Google Docs. Например, сопоставьте данные «Дата встречи» с переменной {{meetingDate}}.

Примечание: если вы хотите, чтобы каждый документ, созданный из этого шаблона, имел уникальное имя, вы должны использовать в заголовке некоторые ваши данные из Airtable, такие как дата и/или имя клиента.

Если Zapier не нашел переменную, которая, по вашему мнению, должна быть там, вернитесь к своему документу и убедитесь, что вы правильно настроили их — без пробелов, дефисов и заключенных в {{фигурные скобки}}

6.

Протестируйте автоматизацию

Наконец, нажмите «Проверить и продолжить», чтобы протестировать автоматизацию. В случае успеха вы получите сообщение об успешном завершении с большим количеством данных о документе, только что созданном Zapier.

Найдите в этих данных «альтернативную ссылку» и вставьте ее в адресную строку, чтобы получить доступ к документу. Вы должны увидеть новый документ на основе вашего шаблона, обновленный данными из Airtable.

Повторное использование данных для экономии времени

Теперь ваша автоматизация создаст два ресурса из одной формы, что сэкономит вам еще больше времени, которое в противном случае было бы потрачено на копирование и вставку.

В следующем посте мы завершим эту автоматизацию электронным письмом, которое отправит клиенту оба наших документа. Если вы хотите узнать еще несколько советов по автоматизации, посетите наш блог или наш канал на YouTube. Вы также можете подписаться на XRay в Twitter, Facebook или LinkedIn.