Система SRM для организации закупки предприятия

22 января 2020 г.

Система SRM (англ. полн. Supplier Relationship Management System) представляет собой комплекс мер по управлению взаимоотношениями с поставщиками.

SRM — это очень значимый цикл для организаций. Он позволяет определить ключевые товарные группы поставок и создать поэтапную стратегию для грамотного контроля над этими категориями.

От истории к современным реалиям

Удивительно, решению SRM исполнилось уже более 35 лет! А оно до сих пор актуально для большинства предприятий, так или иначе связанных с закупочной деятельностью. Автор этой идеи — Питер Кралич, консультант McKinsey. Он даже не предполагал, насколько актуальным окажется его «детище» не только в 1983 году, но и в далеком 2020 году.

Суть предложения Кралича заключалась в следующем:

• Заказчикам необходимо всегда выбирать проактивную модель в вопросе управления закупками.
• Следует изучить и понять влияние тех или иных товарных групп на риски и рентабельность компании.
• На основе наиболее актуальных статистических данных необходимо разработать стратегии регулирования поставок, что позволит свести риски к минимуму и в то же время увеличить прибыльность. Это и есть система SRM в базовом ее понимании.
• Стремиться к максимизации эффективности, анализируя любое решение и каждое взаимодействие с партнерами.

 Годы идут, а потребности в плане поставок-снабжения остаются по-прежнему важными. Современные компании так же нуждаются в регулярном и оперативном материально-техническом снабжении. И система SRM помогает существенно упростить сотрудничество с поставщиками, организовать законченный и масштабируемый цикл снабжения. Одновременно удается уменьшить трудовые, временные и финансовые затраты.

Важно помнить, что SRM в корне отличается от сотрудничества с ключевыми партнерами (CRM)

. Многие до сих пор путают оба термина, часто заменяя один другим. Однако это два абсолютно разных направления. Даже несмотря на то, что их работа в рамках одной бизнес-среды иногда может пересекаться.

Четыре этапа, которые включает в себя SRM:

1. Идентификация зон, требующих пристального внимания. Выявление потребностей организации. Сюда относится сбор заявок на определенные закупки от разных подразделений компании. Одновременно ведется контроль над тем, достаточно ли запасов в наличии. На основе полученной сводки формируется «карта» (общая стратегия) снабжения предприятия вместе с бюджетированием закупочной деятельности.
2. Стратегическая сегментация поставщиков. Корпоративные заказчики всегда должны сопоставлять работу каждого конкретного поставщика с рисками и рентабельностью своей компании. Данный этап также включает в себя проведение аукционов, конкурсов и иных закупочных процедур.
3. Формирование тактики взаимодействия с поставщиками. Причем, этот шаг можно также проводить при непосредственном участии контрагентов. Например, разрабатывать планы взаимовыгодной совместной работы и методов максимального удовлетворения потребностей организации.
4. Реализация намеченной стратегии и повторение цикла для усовершенствования процессов. На этой стадии сверхважную роль играет анализ закупочного процесса, позволяющий выявить ранее не отмеченные проблемные области с последующим их усовершенствованием. 

Схематически все эти действия можно отобразить как непрерывный цикл:

При этом стратегия взаимодействия системы SRM может включать в себя разработку гармоничного взаимодействия с непосредственным внедрением такой системы. После чего в обязательном порядке собираются отзывы поставщиков (фокус-группы) об удобстве и эффективности построенной схемы взаимодействия. Проводится сбор статистики и предложений об оптимизации с последующим анализом полученных данных. А также вносятся все необходимые корректировки, и обновленный цикл запускается снова.

Таким образом удается получить наиболее актуальный фидбек, одновременно поддерживая непрерывную связь с поставщиками и создавая лучшие условия сотрудничества.

Подобные операции лучше всего проводить с применением средств автоматизации через SRM площадки, что позволяет сэкономить колоссальное количество времени и оперативно реагировать на любые изменения. Между тем, онлайн-система взаимодействия с ЭДО позволит теснее установить бизнес-связь с поставщиком.

Эра «устаревших» SRM подошла к концу. Сегодня крайне недостаточно возможностей таблиц Excel. Взаимодействия только через почту, встречи и звонки тоже далеко позади. На смену отжившим атрибутам

пришла удобная система SRM закупки в различных вариациях.

Инвестирование в такое технологическое решение — это нередко значительные, но быстроокупаемые расходы.

Преимущества внедрения SRM системы:

• Снижение трудозатрат на подготовку и исполнение закупочной деятельности. Высвобождение ценного времени руководителей и менеджеров по закупкам.
• Упрощение цикла закупок как со стороны заказчика, так и на стороне поставщика благодаря работе через SRM площадки и другое интеграционное ПО. Сокращение материальных затрат на процесс закупок, сведение к минимуму риска неточностей, ошибок или неоперативного реагирования со стороны работников.
• Максимизация результативности сотрудничества с поставщиками. Например, через удобные справочники и каталоги, доступные онлайн и в любое время. Либо благодаря Интернет-формам заявки на закупку.
• Возможность оперативного сбора статистики и составления аналитических отчетов на основе данных, которые предоставляет система SRM на постоянной основе.

Верная тактика стратегического управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM площадка) похожа на искусство с изрядной долей креативности. Это непрерывный поиск возможностей для инноваций либо в развитии продукта, либо в улучшении процесса (например, при помощи SRM площадки или иного решения). И вместе с тем отказ от практики неумолимого сокращения расходов, которая преследует сообщество закупок. Производится их замена методиками увеличения результативности без ущемления интересов компании.

Внедрение SRM площадки — как сделать верный выбор?

Некоторые провайдеры предлагают собственные системы srm. Но зачастую закупщики, особенно крупные, уже имеют локальное ПО, которое интегрируется с основной электронной платформой (в случае с закупками – с ЭТП).

В качестве яркого примера подобной SRM площадки можно привести ЭТП «Фабрикант», а также B2B-Center, Сбербанк-АСТ и ЭТП Газпромбанка. По своей сути, каждая из них — это большая торговая площадка SRM с ориентацией на крупного заказчика и со сбором большой базы различных поставщиков. Вместе с тем существуют отдельные программы по аналогии с iTender SRM. Имея собственные достоинства и недостатки, данные решения подразумевают необходимость взаимодействия с локальной учетно-управленческой системой. А это, в свою очередь, может спровоцировать задержки в принятии решений.

Превосходный выход предлагает диджитализация, которая с каждым днем масштабнее проникает во все экономические секторы, включая B2B нишу. Благодаря чему полноценная система SRM закупки стала доступной для каждой компании. Причем, с относительно небольшой стоимостью и с коротким сроком развертывания. Так, предприятие может заказать создание комплексной системы на базе платформы AGORA с интеграцией SRM — для максимальной автоматизации в управлении закупками. Помимо быстрого документооборота онлайн и удобной работы с поставщиками, платформа в разы сокращает время на обработку заявок и дальнейшее управление контрактами.

Это открывает отменные перспективы для масштабирования бизнеса и увеличения прибыли. Тогда как поставщики получают круглосуточный удаленный доступ к выгодным закупкам, и отношения с ними выходят на абсолютно новый уровень. Достигается полное соответствие ключевым принципам правильной и результативной SRM площадки. Ощутимый и приятный сопутствующий результат — рост доходов и ускорение рабочих процессов.

что это такое, и как правильно внедрить SRM систему? – Wezom

При работе с поставщиками происходит множество бизнес-процессов, которые необходимо контролировать. Правильная организация сотрудничества позволяет снижать расходы на обслуживание и закупки, улучшить взаимоотношения с поставщиками и получать более выгодные условия. SRM системы позволяют контролировать процессы закупок, отслеживать все действия, сегментировать поставщиков и формировать четкую стратегию управления закупками. Давайте разберем, что такое SRM система, для чего нужна и какие задачи выполняет.

SRM система – что это?

SRM система – это программное обеспечение, позволяющее автоматизировать и диджитализировать процессы управления взаимоотношениями с поставщиками. Впервые термин SRM появился еще в 1983 году. Его разработал известный консультант Питер Кралич. Суть метода заключалась в следующем:

Компании должны были понимать, как товарные группы влияют на риски и рентабельность. Для этого нужно разрабатывать стратегию управления поставщиками, чтобы минимизировать риски для компании и добиться наилучшей эффективности взаимодействия.

Например, если произойдет сбой поставок канцелярских принадлежностей в компанию от поставщика, ничего критичного не случится. Тем более что всегда можно быстро найти нового поставщика, который предоставит необходимый товар. А теперь представьте, если компания закупает детали для холодильного оборудования, в котором содержатся производимые продукты. Если такие закупки прервутся, то нарушаются бизнес-процессы и возникают существенные проблемы в работе компании.

Раньше все отчетности и учет взаимодействия с поставщиками велся вручную, в дальнейшем начали использовать таблицы. Но сегодня эти методы неэффективны. SRM – это современный инструмент, позволяющий контролировать процессы взаимодействия с поставщиками. Вы всегда знаете, на каких условиях работает ваша компания, и понимаете, какие процессы происходят в данный момент.

SRM – это деятельность предприятия, целью которой является повышение возможностей и качества закупок, разработка взаимодействия с ключевыми поставщиками и оптимизация бизнес-процессов. Все это влияет на расходы компании, помогает оптимизировать рабочие ресурсы и отслеживать эффективность. Но тогда что такое SRM система? Это программа, которая ставится на компьютеры предприятия и позволяет автоматизировать эти процессы, выполнять их более точно, минимизировать вероятность ошибок и упростить многие действия.

Преимущества внедрения SRM системы

Внедрение SRM системы на предприятие – процесс не самый быстрый. Он требует инвестиций и не все компании готовы идти на такие действия. Но это вложение окупается, потому что существенно снижаются расходы на логистику, организацию поставок, оптимизируется множество процессов. Преимущества внедрения следующие:

• Закупочная деятельность компании упрощается и становится более понятной. Снижаются трудозатраты, требуется меньшее количество сотрудников для реализации закупок, руководители и менеджеры не тратят свое время для решения поточных задач.
• Цикл закупок существенно упрощается. Так как заказчик и поставщик взаимодействуют при помощи SRM системы, минимизируются риски и недопонимание в формате сотрудничества, а сам процесс закупок становится проще. За счет уменьшения цикла увеличивается оперативность реагирования, логистика становится тоже проще. Все это ведет к уменьшению рисков и снижению издержек на организацию закупок.
• Результативность сотрудничества повышается. Как это происходит? SRM система позволяет внедрить электронные справочники, каталоги продукции и предоставлять другую информацию. Заказчик в любое удобное время может ознакомиться с данными. Поставщик в онлайн режиме может изменять цены. В итоге, все получают актуальную информацию. Заказчик делает закупку при помощи онлайн формы в любое время, в рабочее время поставщик обрабатывает заявку. При этом можно вносить правки, отслеживать стоимость закупки и другие параметры.
• SRM система собирает данные и статистику, которая позволяет отслеживать не только эффективность, но и понимать, когда нужны новые закупки. Это уменьшает простои, отчетности собираются в автоматическом режиме, готовятся документы в бухгалтерию. Все бизнес-процессы по закупкам упрощаются, а большинство из них переходит в состояние автоматизации.
• Создается единая база поставщиков, которая позволяет сравнивать предложения, оценивать условия сотрудничества, изучать контракты. Это помогает повышать лояльность поставщиков и получать выгодные условия сделок.
• Появляются инструменты управления цепочкой поставок. Каждый этап четко отслеживается и легко управляется.
• Закрепляются договоренности, образуется электронный документооборот, распределяются обязанности сотрудников, и каждый участник сделок четко знает, что ему нужно делать. А благодаря отслеживанию эффективности можно оптимизировать деятельность сотрудников.
• Закупки становятся более прозрачными, что позволяет сдавать отчетности как внутренним, так и внешним аудиторам.
• У поставщиков возникает повышенный интерес к работе с такой компанией, они вовлекаются в бизнес-процессы и активно участвуют в этапах закупок, за счет чего сделки становятся более эффективными. А закупщик получает выгодные условия сотрудничества, экономит средства на закупках и развивает внутреннюю инфраструктуру компании.

Это основные преимущества, которые имеют SRM системы. Они внедряются в средний и крупный бизнес. Необходимо оценить, есть ли смысл от внедрения такой системы на предприятие, как быстро она даст результаты и какие выгоды приносит конкретному бизнесу. Поэтому мы предлагаем позвонить нам в Wezom и получить подробную консультацию. Наши консультанты расскажут обо всех преимуществах запуска SRM системы для вашего бизнеса.

Задачи анализа SRM (Supplier Relationship Management)

SRM это комплексный подход, подразумевающий налаживание процессов работы с поставщиками. Суть метода заключается в разработке стратегии. Система же позволяет внедрить эту стратегию в производство. Давайте разберем основные задачи анализа SRM.

Как строить отношения с поставщиками

Одна из главных задач, которую решает SRM система – это построение отношений с поставщиками. Это происходит благодаря взаимодействию двух или более компаний. В единую базу попадают поставщики, предоставляют каталоги своей продукции. Далее происходит сегментация поставщиков. Она определяется с точки зрения ценности для компании.

Если раньше необходимо было детально изучать документацию, разбираться в условиях сотрудничества вручную, изучать коммерческие предложения и определять риски взаимодействия, то сегодня все это может единая система. Она составляет отчетности по каждому потенциальному поставщику, определяя риски и другие критерии, способные повлиять на бизнес.

Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Одна из задач SRM системы – построение взаимовыгодных отношений с поставщиками. Это возможно благодаря функционалу системы. Она позволяет автоматически обрабатывать заказы и отправлять запросы на закупку. Это дает возможность компаниям уменьшить время обработки. Ручная подача заявки, составление технического задания и соблюдение всех регламентов может занимать до 2 месяцев и даже более. Автоматизация существенно упрощает все процессы и сокращает время до нескольких дней.

Обмен данными между компаниями становится прозрачным, удобным и функциональным. Это позволяет покупателю приглашать разных поставщиков для участия в торгах, а поставщики получают возможность участвовать в открытых тендерах и честном выборе.

Благодаря организации многих бизнес-процессов обе стороны получают экономические выгоды. Сокращаются издержки на обеспечение логистики, обслуживание заказов и скорость выполнения. Поэтому такое сотрудничество становится взаимовыгодным.

Управление отношениями с поставщиками

Что такое SRM для владельца компании? Это инструмент управления отношениями с поставщиками. Они заносятся в единую базу, в которой отображаются каталоги продукции. По запросу система определяет лучшие предложения от поставщиков, систематизирует данные и представляет в удобной форме. Организация работы переговоров, заключение сделок, договоров и прочие организационные задачи поставок позволяют управлять отношениями с поставщиками и контролировать каждый процесс.

Кроме того, система оценивает риски, собирает данные о поставщиках, разделяет их на классификации, ведет реестр уже заключенных сделок. При возникновении спорных ситуаций при помощи SRM системы разрабатываются регламенты. Она помогает подбирать методологию работы с ключевыми партнерами. Это ресурс для полного контроля взаимодействия компании с поставщиками.

Как правильно внедрить SRM систему?

Прежде, чем внедрять SRM, необходимо оценить риски и понять, рентабельно ли подключать подобную систему к своему бизнесу. Несмотря на то, что SRM система – это инструмент, который подходит для любого бизнеса, в том числе и малого, компании могут быть ограничены в ресурсах, что повлияет на внедрение. Поэтому первоначально мы рекомендуем получить консультацию у специалистов Wezom, которые оценят перспективы внедрения и развития данной системы. Наша цель – разработать качественный инструмент, который будет приносить бизнесу выгоду. Если в нем нет необходимости, мы предложим альтернативные решения.

В первую очередь, данная технология нужна крупным компаниям, которые нуждаются в автоматизации бизнес-процессов, государственным предприятиям, где крайне важно соблюдать точный регламент сделок и предприятиям, где важно повысить эффективность закупок. Также она необходима компаниям, которые нуждаются в электронном документообороте, внутренних коммуникациях, централизации управления.

На примере работы с компанией Wezom мы покажем, как выглядит внедрение SRM системы:

1. Проводится аналитика бизнеса. Мы заключаем договор о неразглашении коммерческой информации, анализируем вашу сферу бизнеса и выявляем потребности. Подбираем решения и определяем, подойдет ли вам внедрение SRM. Также готовим четкий план действий.
2. Разрабатывается прототип, составляется техническое задание для разработчиков, мы заключаем с компанией поэтапные договоры. Вы можете контролировать каждый этап и отслеживать эффективность разработки.
3. Создается программное обеспечение, дизайнеры готовят интерфейс и разрабатывается индивидуальная SRM система для вашего бизнеса. В ходе разработки проводятся этапы тестирования.
4. Внедрение системы на предприятие. Наши специалисты устанавливают необходимое программное обеспечение, проводят все настройки, запускают систему и подключают к предприятию. Проводится обучение ваших сотрудников, мы показываем, как работать с этим инструментом.
5. Оказывается техническая поддержка. Мы даем гарантийные обязательства, в ходе которых отслеживаем эффективность. Дополнительно оказываем услуги полной технической поддержки и следим за тем, чтобы все работало.

Так происходит внедрение SRM системы в бизнес. Процесс не быстрый, но значительно повышает эффективность закупок и выводит их на новый уровень. Приезжайте к нам в офис или позвоните нам, чтобы договориться о консультации и диджитализировать бизнес-процессы компании.

Остались вопросы?

Оставьте ваши контактные данные. Наш менеджер свяжется и проконсультирует вас.

Как вам статья?

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 StarsEmpty

Проголосовало: 2

10 способов улучшить управление взаимоотношениями с поставщиками

Управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM), говоря простым языком, означает взаимодействие и управление сторонними поставщиками, которые поставляют товары, материалы и услуги вашей организации. Звучит достаточно просто — вы выбираете поставщиков, которые рентабельны и с которыми легко работать, чтобы максимизировать ценность деловых отношений.

Конечно, как и в большинстве современных методов ведения бизнеса, все стало намного сложнее. За последние несколько лет управление поставщиками претерпело серьезные изменения из-за роста технологий и глобального масштаба экономики. У вас так много вариантов поставщиков, что трудно выбрать наиболее подходящего.

Использование новейших стратегий оптимизации вашей системы управления поставщиками может очень помочь. И мы обсудим это, но чтобы дать более полное представление о SRM, давайте вернемся к началу.

Ранние решения для управления отношениями с поставщиками

Концепция SRM была впервые представлена ​​в 1983 году консультантом McKinsey Питером Краличем, известным как Kraljic Matrix, в статье Harvard Business Review под названием «Закупки должны стать управлением поставками».

«Вместо того, чтобы просто следить за текущими событиями, руководство должно научиться извлекать выгоду из происходящего. Для этого требуется не что иное, как полное изменение точки зрения: от закупок (операционная функция) к управлению поставками (стратегическая функция)», — написал Кралич.

Это важно для понимания SRM. Отношения должны быть стратегическими, они должны быть ориентированы на рост. Это то, о чем менеджеры и старшие сотрудники никогда не должны забывать, независимо от того, покупают ли они физические материалы или программное обеспечение.

Подходы к управлению отношениями с поставщиками

Позже, в 1998 году, в исследовании под названием «Эмпирическое исследование развития поставщиков: реактивные и стратегические процессы» исследователь Дэниел Р. Краузе выделил два подхода к процессу управления поставщиками:

1. Реактивный подход

   Отношения с поставщиками только при возникновении неприятных ситуаций с поставщиками, и попытаться выяснить, как улучшить работу ненадежных поставщиков. Такой подход отнимает довольно много времени и ресурсов, которые можно было бы лучше потратить на более важные бизнес-процессы.

2. Стратегический подход

   Когда управление отношениями с поставщиками начинается еще до подписания соглашения с поставщиком, чтобы обеспечить конкурентное преимущество компании в долгосрочной перспективе.

   Реализуются вклады ключевых заинтересованных сторон и инициативы для долгосрочной выгоды. Это ориентированный на будущее подход со стратегическим планом, который может привести к успешным отношениям даже на ранних стадиях.

Стратегический подход к управлению отношениями с поставщиками всегда был ключом к успеху предприятий, которые полагаются на сторонних поставщиков, независимо от отрасли.

Например, сделав долгосрочные отношения и укрепление доверия со своими поставщиками неотъемлемой частью своей стратегии цепочки поставок, Apple завоевала заслуженную репутацию мирового лидера в области управления цепочками поставок и обеспечила беспрепятственную доставку. в огромных количествах при запуске новых продуктов.

Во время пандемии COVID важность управления поставщиками и управления цепочками поставок стала еще более важным приоритетом, чем когда-либо прежде, что повлияло на путешествия и глобальные цепочки поставок. Компании, сосредоточившие внимание на стратегическом снабжении и стратегическом управлении отношениями с поставщиками, смогли пережить шторм гораздо лучше.

В этой статье мы более подробно рассмотрим стратегии, которые помогут вам улучшить отношения с ключевыми поставщиками для создания выгодных отношений, повышения производительности поставщиков, определения экономии средств и оптимизации рабочего процесса SRM.

Вместо того, чтобы просто следить за текущими событиями, руководство должно научиться извлекать выгоду из происходящего. Для этого требуется не что иное, как полное изменение точки зрения: от закупок (оперативная функция) к управлению поставками (стратегическая функция).

Важность вашей системы управления поставщиками

Поставщики оказывают огромное влияние на успех компании. Поставщики играют центральную роль в увеличении доходов, и это нельзя игнорировать. Возможность работать с надежными, высококачественными поставщиками может помочь бизнесу расти в масштабе. Ненадежные поставщики могут создать узкие места в вашем рабочем процессе и негативно повлиять на впечатление ваших клиентов о вашей компании.

Существует множество типов поставщиков, с которыми может работать бизнес:

1. Оптовики и дистрибьюторы

   Оптовики закупают большое количество товаров оптом, а затем перепродают их меньшими партиями по более высокой цене за единицу. Как правило, они предлагают самые низкие цены, потому что продают в больших количествах и не хотят работать с меньшими заказами.

2. Производители и поставщики

   Это поставщики, которые могут работать с товарами нескольких разных компаний. Цены могут быть выше, чем у оптовиков, но они обрабатывают небольшие заказы от широкого круга производителей за относительно короткий период времени.

3. Источники импорта

   Отечественные импортеры могут работать как местные оптовики и продавать иностранные товары предприятиям.

Конечно, есть и другие типы поставщиков, но для целей этой статьи лучше не усложнять. Но независимо от того, с какими типами поставщиков работает ваша компания, все они будут важны, и большинство стратегий улучшения отношений можно использовать для всех типов поставщиков.

Теперь давайте перейдем к некоторым стратегиям и решениям SRM, позволяющим лучше управлять отношениями с поставщиками.

10 лучших стратегий для улучшения отношений с поставщиками

Установление долгосрочных доверительных отношений с преданными поставщиками должно быть основной целью любого бизнеса, стремящегося к успеху на рынке, поэтому давайте выясним, какие стратегии могут помочь в достижении этого.

1. Относитесь к своим поставщикам как к партнерам

   Поставщики — ваши партнеры, и это партнерство должно основываться не только на финансовых сделках, но и на взаимном доверии и лояльности.

   Сделайте так, чтобы ваши поставщики чувствовали себя частью вашего бизнеса. Двусторонние и взаимовыгодные отношения важны, особенно для ваших ключевых поставщиков. Делитесь с ними информацией о ваших процессах, например о выпуске новых продуктов и рекламных акциях, и выслушивайте их опасения.

2. Своевременные платежи имеют решающее значение

   Если вы не хотите потерять своих поставщиков, сделайте первый шаг — убедитесь, что платите им вовремя. Денежный поток важен для их компании так же, как и для вашей. Так вы докажете, что являетесь надежным клиентом и с вами легко работать.

   Если по какой-либо причине вы не можете произвести платеж в согласованный день, как можно скорее сообщите поставщику дату, когда он может ожидать платеж. Хотя своевременная оплата предпочтительна, хорошее общение должно быть вашим запасным вариантом и уменьшит разочарование ваших поставщиков.

3. Поддерживайте регулярную связь

   Отношения должны быть крепкими и глубокими. Поддерживайте прочную и регулярную связь с каждым из ваших ключевых поставщиков. Четкое и частое общение позволяет этому общению стать более органичным.

   Регулярно информируйте их о вашей стратегии и планах, чтобы они знали, где они могут быть полезны и как они могут помочь, спланировать и извлечь выгоду из этих планов.

   Если вы цените их работу, дайте им знать. Если что-то не работает для вас, дайте им знать. Хорошая коммуникация обеспечит своевременное и эффективное решение любых проблем.

4. Ценность важнее цены

   Цена — это то, что вы платите, ценность — это то, что вы получаете. Нет ничего лучше для увеличения вашей прибыли, чем получение качественной услуги или материалов по правильной цене. Если у вас есть финансовая гибкость, используйте ее. Вы можете купить оптом и получить лучшую цену, но у вас будет больше запасов на балансе и, возможно, головная боль при управлении запасами, или вы можете договориться о том, чтобы заплатить продавцу раньше, чтобы получить большую скидку.

   Иногда лучше заплатить немного больше, потому что поставщик предоставляет вам более качественные услуги, которые окупаются, потому что вам нужно меньше времени для управления ими, чтобы избежать сбоев, или потому что им можно доверять доставку напрямую ваш клиент.

   Как отмечалось в предыдущем разделе, отношения важны, но вы не должны оставаться с поставщиком только потому, что он вам нравится. Выбирайте наиболее эффективные услуги для своего бизнеса и осознайте, что эффективность — это ценность, а не только затраты.

5. Подробные и справедливые соглашения с поставщиками

   Если вы покупаете у поставщика на регулярной основе, соглашения о взаимоотношениях с поставщиками с надежным процессом управления контрактами являются обязательными. регулируются договором подряда.

   Запишите все, что обе стороны ожидают от вашего партнерства, например, описание товара или услуги, цену, условия доставки, условия оплаты, сообщения и т. д., а затем попросите обе стороны подписать его.

   Это может быть простой или сложный документ в зависимости от требований вашего бизнеса. Хорошо задокументированное Соглашение о взаимоотношениях с поставщиками уменьшит вероятность путаницы или споров. Часто полезно создать блок-схему или презентацию, чтобы объяснить процесс вашей команде, чтобы каждый знал свои обязанности и мог понять, если что-то пойдет не так в рабочем процессе.

   Если соглашение является разумным и справедливым для обеих сторон, это облегчит выполнение соглашения. Не пытайтесь навязывать необоснованные ожидания.

6. Получите подходящую технологию для работы

   Инвестируйте в программное обеспечение для управления поставщиками, чтобы отслеживать информацию о ваших поставщиках в одном месте. Вы даже можете пойти дальше и включить управление поставщиками в полнофункциональную платформу Procure-to-Pay, чтобы отслеживать ключевые показатели эффективности поставщиков. Программное обеспечение, такое как PLANERGY, интегрирует эти функции решений по управлению поставщиками в одну и ту же платформу.

7. Наймите нужных людей и наладьте процесс

   Согласно отчету Global SRM Research Report от State of Flux за 2017 год, люди и их межличностные навыки являются ядром SRM, поэтому, нужен ли вам целый отдел для управления взаимоотношениями с поставщиками, выделенный менеджер по связям с поставщиками, или даже если это только часть чьей-то роли, крайне важно иметь в вашей организации людей, ответственных за процесс SRM.

   Создайте документированный процесс, который поможет вашей команде управлять и администрировать поставщиков. В крупной организации это могут быть блок-схемы, СОП, политические документы и соглашения или просто документ на 2–4 страницах, охватывающий все пункты соглашения между вами и поставщиком. Убедитесь, что все шаги выполнены и что документы подписаны после завершения.

   В отчете также говорится, что 37% специалистов по взаимоотношениям с поставщиками имеют более высокий уровень взаимодействия с поставщиками, когда они взаимодействуют с ними таким образом, и это создает более прочную связь с поставщиком, когда обе стороны заинтересованы в максимизации выгоды. результатов и, в свою очередь, помогает развивать ваш бизнес и сокращать ненужные перерывы в работе, которые могут отнимать много времени у других бизнес-факторов.

8. Оценка и мониторинг рисков

   Всегда оценивайте риски при работе с поставщиком, особенно с новым поставщиком, особенно если у вас сложная цепочка поставок.

   Сбор правильных данных о поставщиках чрезвычайно важен для выбора и оценки поставщиков. Попросите рекомендации, примеры их предыдущей работы, годы в бизнесе, области знаний, как они справляются с кризисом, что они делали в последний раз, когда им приходилось сталкиваться с кризисом, и так далее.

   Конкурентоспособны ли они по цене? Есть ли у них нужный опыт? Есть ли у них возможность выполнять ваши заказы? Стабильны ли они в финансовом отношении? Это лишь некоторые из вопросов, которые вы должны задать.

   Возможно, выбранный вами поставщик не самый дешевый, но гарантирует 100% своевременную доставку с предложением возврата денег; вы можете жить с этим, потому что цепочка настолько прочна, насколько прочно ее самое слабое звено, и если ваш поставщик подведет вас, вся цепочка поставок может оказаться под угрозой, что может повлиять на вашу способность доставлять товары вашим клиентам.

   Если в бизнесе что-то идет не так, то, оценивая профиль рисков вашего поставщика и регулярно пересматривая его, вы можете снизить риски и быть готовыми к любым чрезвычайным ситуациям в партнерстве с вашими поставщиками. Это поможет свести к минимуму перерывы в работе вашего бизнеса.

9. Думай глобально – действуй локально

   По мере того, как мир становится все более взаимосвязанным, мы все чаще имеем дело с поставщиками, которые находятся далеко от нас, по всей стране или по всему миру. В каждом городе, штате или стране действуют свои правила, законы и терминология.

   Например, термин «поставщик» чаще используется в США, а термин «поставщик» чаще используется в Великобритании. В Бразилии и многих странах Южной Америки каждый документ должен быть проштампован при получении.

   Если некоторые из ваших поставщиков находятся в другой стране, вам и/или вашим специалистам по SRM следует учитывать культурные различия при общении с этими поставщиками. Отношение к работе всегда варьируется от культуры к культуре, поэтому помните об этом и убедитесь, что вы согласны с этим.

   Вы также должны учитывать разницу в валюте, ставках НДС и другие финансовые различия. Наконец, учитывайте разницу часовых поясов, т. е. знайте временные интервалы, в которых поставщик доступен для связи.

10. Вовлеките всех в работу

    Наличие процесса управления отношениями с поставщиками важно, но привлечение всех в вашей организации к работе имеет решающее значение.

    В отчете American Express и AT Kearney подсчитано, что 533 миллиарда долларов в год тратятся вне надлежащих каналов закупок, это называется самостоятельными расходами, и это означает, что закупки не осуществляются в соответствии с соглашениями, заключенными с поставщиками, что приводит к дополнительные расходы.

    В частности, было указано, что, хотя 95% опрошенных фирм имели списки предпочтительных поставщиков, только 50% из них имели системы закупок, обеспечивающие закупки у предпочитаемых поставщиков.

Возможности для улучшения управления расходами за счет улучшения управления поставщиками

В отчете American Express и AT Kearney определены три ключевые возможности управления расходами: решение для закупок, такое как PLANERGY.

Прозрачность управления расходами

Отсутствие всех на борту означает отсутствие данных и, следовательно, плохую прозрачность расходов. Если вы не знаете, сколько у каких поставщиков тратится, и подробностей того, что покупается, невозможно точно оценить, получаете ли вы хорошее обслуживание или ценность, и трудно сравнивать поставщиков.

Эффективность автоматизации

Одной автоматизации недостаточно. Привлечение всех на борт, обучение и использование передового опыта — это большая возможность.

Так вы улучшите рабочий процесс SRM

Компании не должны недооценивать управление взаимоотношениями с поставщиками, если они хотят добиться успеха. Каждая копейка, сэкономленная на эффективном управлении поставщиками, идет прямо на прибыль.

Не следует недооценивать экономию времени и средств. Наличие процесса, соблюдение передового опыта и использование программного обеспечения для управления расходами помогут вам оптимизировать управление взаимоотношениями с поставщиками, дать вашим сотрудникам четкие рекомендации по закупкам и позволить им уделять больше времени своим основным обязанностям, а вашей организации — информацию, необходимую для продолжайте анализировать и повышать ценность ваших поставщиков для вашей организации.

Мы надеемся, что эти советы улучшат вашу систему SRM и повысят эффективность вашего бизнеса в целом. Если мы пропустили какие-либо стратегии, используемые вашей организацией для SRM, поделитесь своими стратегиями в разделе комментариев, чтобы сделать этот ресурс еще более полезным.

Улучшение управления рисками третьих лиц

Это правда, управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) связаны, тесно связаны. Множество взаимодействий с поставщиками следует рассматривать как отношения, которыми можно и нужно управлять скоординированным образом между функциональными и бизнес-подразделениями. Использование CRM резко возросло в последние годы, поскольку это необходимо для большинства организаций. Это хорошая новость для компаний, стремящихся внедрить систему SRM, поскольку многие передовые методы могут быть применены к обеим системам.

В Абердине у нас есть полная практика, посвященная эффективности продаж и лучшим практикам CRM. Я хотел бы поделиться интересным разделом из прошлогоднего отчета CRM 2013: создание ценности для бизнеса на предприятии, в котором основное внимание уделяется предоставлению данных, необходимых для повышения эффективности продаж. Чтобы получить прямую цитату:

«Подобно тому, как сегодняшний потребитель может узнать практически все о продукте или услуге из элементарного онлайн-исследования (и даже не разговаривая с торговым представителем), специалист по продажам, ориентированный на стратегию, должен иметь под рукой каждый часть данных о своем собеседнике, чтобы предложить наиболее эффективные торговые сообщения и тактику».

Если вы изменили несколько слов (компания вместо потребителя, поставщик вместо продукта/услуги, сотрудник по закупкам вместо специалиста по продажам и т. д.), теперь это относится к SRM, а не к CRM. Одним из наиболее важных выводов отчета является то, как реализовать передовой опыт доступа к данным, который также следует применять непосредственно к любой системе SRM (рис. 1).

Рис. 1. Интеграция нескольких хранилищ данных, поддерживаемая лучшими в своем классе

Источник: Aberdeen Group, январь 2013 г.

Существует разительная разница между уровнями интеграции данных, о которых сообщают лучшие в своем классе компании и все остальные респонденты опроса. По сути, данные показывают прямую корреляцию между корпоративной эффективностью, интенсивностью интеграции и качеством и доступностью данных CRM. Тот же принцип можно применить к системе SRM; предоставив доступ к необходимым данным, вы поможете обеспечить успешное управление поставщиками. Многие компании уже внедряют этот передовой опыт в свои CRM, почему бы не применить тот же подход к SRM?

Мало того, что такая интеграция и обогащение внешними данными является необходимой практикой для системы SRM, она позволяет получить всестороннее представление о ваших поставщиках, которое является простым, гибким и, что наиболее важно, актуальным на основе полученных данных.

При использовании 360-градусного обзора поставщика в качестве основы для SRM контент, который может быть рассмотрен для сайта SRM, будет охватывать несколько входных данных. Потребуется базовая конкретная информация о поставщике, такая как информация о контракте и поставках для конкретного поставщика, как о просроченных, так и о текущих требованиях или следующих 2-4 неделях. Кроме того, должны быть включены любые нерешенные споры по качеству или нерешенные вопросы по выставлению счетов, а также оценочная карта поставщика, включающая самый последний и текущий период на сегодняшний день, любые открытые запросы предложений или запросы на запросы, а также любые открытые предупреждения с указанием исключений или запросов об отклонениях.

Помимо непосредственной информации о поставщике будет более общий контент, такой как новости (особенно неблагоприятные новости), анализ рынка, возможно, релевантная информация о товарах и социальный контент, такой как блоги или ссылки на них.

Сторонний контент, связанный с поставщиком, может представлять собой корпоративные данные или новости, юридическую информацию, санкции или списки особого внимания, а также, возможно, акции, связанные с принимающей компанией и поставщиком. В зависимости от уровня партнерства с поставщиком это может быть очень важным центром, где партнерские отношения могут применяться к информационному сайту с очень общим статусом. В любом случае надежная система SRM должна содержать как внутреннюю, так и внешнюю информацию о поставщиках. Приведенная ниже таблица — это только начало того, где CRM и SRM тесно связаны по типам информации, которую они отслеживают для организаций:

 

Управление поставщиками — область, получившая развитие в последние годы. По мере расширения глобальной торговли организациям все больше потребуется уделять внимание управлению взаимоотношениями с поставщиками, снижению рисков и описанным в нем функциям. Однако есть надежда; вы можете использовать передовой опыт, полученный в других областях бизнеса, а именно в CRM, чтобы помочь в выполнении SRM.