Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

assistentus.ru

Образцы и бланки писем 2019 года

Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

assistentus.ru

Образцы и примеры рекламных писем. Как написать рекламное письмо: правила и порядок

Рекламное письмо — коммерческий текст, в котором содержится информация для потенциальных потребителей о вашем товаре или предоставляемой услуге. Цель таких писем состоит в том, чтобы привлечь внимание покупателей к вашей продукции. Рекламные письма — это отличный продающий инструмент, позволяющий добиться большого числа откликов и увеличения заказов. Однако вопрос о том, как их писать, приводит в полную растерянность. В этом помогут примеры рекламных писем, которые могут быть использованы в качестве шаблона.

Рекламное письмо содержит в себе описание предлагаемых товаров и услуг в такой форме, чтобы стимулировать к ним интерес потенциальных покупателей.

Любая организация, занимающаяся коммерческой деятельностью, должна должное внимание уделять рекламе продукции или услуг. Выделяют два вида рекламных писем:

Также в рекламе используются различные бюллетени, проспекты с более детальной информацией о товарах. Они не относятся к рекламным письмам и, как правило, выдаются по запросу покупателя, который уже обладает первичной информацией о компании и ее продукции.

При написании рекламного письма необходимо соблюдать следующие правила:

1. Информативность. Текст должен быть лаконичен, информативен, существенен. Не нужно предлагать покупателям подробное описание компании и ее продукции. Важно передать самые существенные сведения, которые отражают уникальность фирмы, отличие ее предложения от всех других.
2. Краткость. Рекламные письма по объему не должны быть больше страницы. Большие рекламные тексты, вероятнее всего, прочитаны не будут.
3. Ненавязчивость. Не стоит слишком навязчиво предлагать свою продукцию, чтобы не вызвать раздражения у читающего. Текст должен быть ненавязчивым и убедительным.
4. Точность. Не следует преувеличивать заслуги компании или отдельных товаров, размещайте только проверенную на практике информацию. Не вводите потенциальных клиентов в заблуждение.
5. Строгость и рациональность в оформлении. Письмо должно быть написано на бланке со всеми требуемыми реквизитами без излишнего оформления. Шрифт письма лучше использовать не меньше 13 пт с полуторным межстрочным интервалом. Разобраться в особенностях оформления хорошо помогают образцы рекламных писем.

Порядок написания

При написании рекламных писем необходимо придерживаться установленного порядка. Ниже вы сможете ознакомиться с реальными примерами рекламных писем.

Если главной целью письма является привлечение внимания к определенным товарам и услугам, то его следует формировать следующим образом:

1. Обращение (к примеру: «Уважаемые дамы и господа!»).
2. Краткая информация о вашей фирме.
3. Перечень продукции с указанием основных достоинств.
4. Дополнительные условия.
5. Возможные формы сотрудничества (розничная или оптовая закупка, предложение услуг и так далее).
6. Выражение возможности предоставления дополнительной информации о товарах, образцов товаров.
7. Выражение надежды на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.
8. Подпись.

Если целью письма является представить компанию, оно строится следующим образом:

1. Обращение к получателю.
2. Краткая информация о вашей фирме.
3. Основные направления деятельности фирмы, ее достоинства, достижения, преимущества в сравнении с другими компаниями.
4. Возможные формы сотрудничества.
5. Выражение возможности предоставления дополнительной информации о компании.
6. Выражение надежды на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.
7. Подпись.

Ознакомьтесь с примерами рекламных писем, чтобы лучше понять их структуру. В зависимости от поставленных целей структура текста может меняться.

Буквально пару слов о таком важном реквизите, как подпись. На практике рекламные письма подписывают не только руководители компаний, но и рядовые сотрудники. Однако, чтобы обеспечить высокий уровень доверия и оказать большее воздействие на потенциального клиента или партнера, письмо лучше подписывать руководителю или одному из его заместителей.

Примеры рекламно-информационных писем. Открытие фотостудии

Уважаемые господа!

По ул. Ленина (торговый центр «Алладин», 1 этаж) открылась новая фотостудия «Мир фотографии».

Профессиональные фотографы студии предлагают вам следующие услуги:

• фотографирование свадеб, других семейных праздников;
• студийные фотосессии в интерьере;
• изготовление фотокниг, выпускных альбомов;
• цифровая печать фотографий;
• восстановление старых фотографий;
• изготовление художественных портретов.

В студии вы можете приобрести:

• фоторамки;
• фотоальбомы;
• фотоаппараты, объективы и сопутствующие аксессуары.

Ждем вас в нашей фотостудии!

Пример рекламного письма с обзором компании

Уважаемые коллеги!

Наша компания работает на рынке трикотажа более десяти лет. Мы предлагаем трикотажную одежду из Франции, Бельгии, Италии и Испании. Компания за многие годы сотрудничества подтвердила свой статус надежного партнера, обеспечивая своим покупателям высокое качество продукции по демократичным ценам.

Мы занимаемся перевозкой указанной продукции в страны СНГ и обеспечиваем его страхование.

К летнему сезону 2018 года мы сформировали новую модную коллекцию трикотажной одежды в широком ценовом диапазоне.

Если вас заинтересовало наше предложение, мы готовы выслать вам подробный прайс и ответить на все ваши вопросы.

Надеемся на длительное и плодотворное сотрудничество.

С уважением, директор компании (название компании, фамилия, имя, отчество директора и подпись).

Рассылка рекламных писем

Письмо рекламного характера может содержать в себе различную информацию, но структура такого текста, как правило, соответствует представленной выше. Далее всегда возникает вопрос о том, как наладить диалог с потенциальным покупателем. Рассылка рекламных писем отличается от других видов рекламы тем, что она подразумевает отклик с противоположной стороны. Это может быть согласие на приобретение продукции, запрос на дополнительную информацию, просьба о встрече и так далее. Главное, чтобы последовал ответ на ваши письма. Если адресат молчит, значит, информация, указанная в письме, его не заинтересовала. В этом случае вы можете уточнить, получил ли адресат ваше письмо, либо через некоторое время написать письмо с другим содержанием.

Оформление рекламных писем

Выше вы уже рассмотрели примеры рекламных писем. Образец позволяет понять, как строить подобные тексты, если у вас еще нет опыта.

Письмо желательно напечатать на качественной бумаге в хорошей полиграфии. Еще лучше использовать для этого фирменный бланк с логотипом компании. Одной из главных ваших задач является установление первого зрительного контакта с адресатом. За первые несколько секунд читатель успевает составить впечатление о вашей компании, выбрать для себя самое главное и либо заинтересоваться вашим предложением, либо отвергнуть его. Далее происходит более близкое знакомство с фирмой, которое, как правило, лишь усиливает первое впечатление.

Если вы планируете рассылку электронных рекламных писем, для оформления можно выбрать простой, не отвлекающий внимание фон нейтрального цвета. В зависимости от особенностей вашего предложения, в текст могут быть вставлены иллюстрации, которые привлекут внимание читателя.

Правила составления текста рекламных писем

Определите ключевые преимущества вашего предложения — их можно выделить в тексте жирным шрифтом, заголовками. Оформите различные позиции товаров или услуг в недлинных абзацах, в блоках по две-три строки. Учтите, что длинный абзац будет читаться в последнюю очередь. При этом взгляд двигается скачкообразно между строками в поисках самых интересных моментов.

Для активации внимания читателю к тексту следует использовать больше личных местоимений. Благодаря этому приему письмо приобретает более личностный характер. Уместно будет обратить к адресату по имени-отчеству, особенно в том случае, если вы встречались с ним лично.

Для побуждения к действию в письме рекомендуется употреблять глаголы в настоящем времени. Сравните два варианта: «Только на этой неделе у Вас есть возможность воспользоваться нашими услугами со скидкой 15%» и «Вы сможете воспользоваться услугами со скидкой 15%». Наиболее предпочтительным будет вариант первый.

Безусловно, письмо должно быть написано понятным и грамотным языком. Не следует перегружать его профессиональными терминами и жаргонной речью. Старайтесь не писать монотонно, разбавляйте текст оригинальным, нестандартным словом.

Не следует злоупотреблять повелительным наклонением.

Полезные советы

Как показывают исследования, гораздо лучше всегда запоминается краткий текст с небольшими абзацами. Как правило, человек способен сразу запомнить предложение из пяти слов, из фраз с десятью словами запоминается только половина. Поэтому текстовые блоки должны быть разделены оптимально с точки зрения запоминаемости информации.

Перед подготовкой к работе изучите как можно больше примеров рекламных писем, выделите для себя как потребителя преимущества и старайтесь использовать их в своем тексте. Грамотно написанное рекламное письмо привлечет в вашу компанию покупателей и откроет для вас и других сотрудников новые высоты. Помните, что не директор платит зарплату, а потребители.

autogear.ru

Рекламное письмо | Образец — бланк — форма

Рекламное письмо — это письмо, которое напрямую сообщает потенциальным потребителям информацию о товаре или услуге. Цель рекламного письма – привлечение внимания потенциальных покупателей к той или иной продукции.

Заголовок — это самые важные несколько слов, по которым люди судят, читать рекламный текст или нет. Заголовок должен привлекать внимание, вводить в главную часть текста, и содержать то, что интересует читателя. Заголовок набирается более крупным шрифтом, чем основная часть объявления.

Он должен обещать пользу от покупки, не должен быть двусмысленным, т.к. читатель может понять не то, что вы имели ввиду.

Заголовки должны задерживать внимание, общая площадь заголовков должна составлять не больше 1/10 площади объявления.

Каждое рекламное письмо должно содержать некоторый центральный тезис — рекламный аргумент, который сообщает о важнейшей особенности товара, или каких-либо существенных сведениях.

При составлении рекламного письма целесообразнее руководствоваться такими следующими правилами:

1. Высказывания должны быть простыми. Не нужно затуманивать своей аргументацией или сложностью размышлений. Наоборот, в рекламных письмах следуют упрощать мысль, пользоваться повседневными выражениями и словами, а также короткими предложениями, содержание которых сразу может понять каждый человек.

2. Нужно избегать длинного нудного пересчета.

3. Следует быстро переходить к сути дела, избегать не нужных слов, в частности прилагательных, объяснять свое предложение экономно, но никогда не жертвовать словами, которые являются необходимыми для поддержания стиля и ритма.

Назначение рекламного текста обычно состоит в том, чтобы убедить людей, что именно ваш товар лучший. Больше места уделите описанию тех полезных свойств товаров или услуг, которые вы хотите предложить. В описании используйте только преимущества, которые получит партнер от работы с вами и использовании вашего товара или услуг.

Не пишите много о вашей компании, пишите только самое необходимое: сколько лет фирма работает на рынке, дайте информацию о некоторых из ваших известных партнеров. Не перегружайте письмо информацией о своей фирме. Нельзя половину письма занимть только описанием себя.

Рекламное обращение или письмо должно восприниматься как единое целое. Одного взгляда должно быть понятно, о чём говорится в тексте. Письмо должно выглядеть так, чтобы человек хотел его прочитать, оформление письма не должно отталкивать. Всё должно быть гармонично.

blanker.ru