Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании. »

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4.

Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Письмо другу – как написать, пример составления на русском языке по образцу (8 класс)

4.6

Средняя оценка: 4.6

Всего получено оценок: 878.

4.6

Средняя оценка: 4.6

Всего получено оценок: 878.

На уроках русского языка часто дается задание написать письмо своему другу. В данной статье, предназначенной для учеников 8 класса, рассмотрим, как писать письмо другу.

Определение

Письмо другу – написанный учеником текст, вымышленно посылаемый другу для сообщения какой-либо информации.

Написанное на уроках русского языка дружеское письмо не предполагает, что ученик действительно отправит это письмо. Однако когда ученик составляет письмо, он должен думать о том, что отправит это письмо, чтобы сделать письмо более реалистичным.

План

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

• Приветствие.
• Раскрытие темы и основной мысли письма.
• Прощание.

Перед началом написания письма необходимо четко осознать, на какую тему будет вестись разговор.

В некоторых письмах используются постскриптумы, находящиеся в самом конце всего высказывания.

Особенности

Письмо имеет ряд своих особенностей. Так как адресат и адресант являются друзьями, письмо носит личный характер. Здесь отсутствуют черты официально-делового и научного стиля. Адресант использует разговорную лексику, в тексте наблюдается большое количество простых и неполных предложений.

Письмо должно строиться как диалог, чтобы адресат мог ответить на письмо. Это означает, что в письме должны быть вопросы, на которые должен будет ответить собеседник в своем письме.

Образец

Приведем конкретный пример письма другу на русском языке:

Привет, Ксюш! Так хотелось написать тебе, пока была в поездке.

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?! Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!

Что мы узнали?

Чтобы выполнить задание, предполагающее написать дружеское письмо, нужно писать его в соответствии с реальностью. Вначале нужно поприветствовать друга, затем раскрыть тему и основную мысль, после – попрощаться.

В носящем личный характер письме можно использовать разговорную лексику и другие черты разговорного стиля. Письмо нужно строить так, чтобы на него можно было ответить.

Тест по теме

Доска почёта

Чтобы попасть сюда — пройдите тест.

• Дамир Капуста

  4/5

• Даша Мышьяк

  4/5

• Ricky Offical

  5/5

Оценка статьи

4.6

Средняя оценка: 4.6

Всего получено оценок: 878.

---

А какая ваша оценка?

Как написать букву в беспроблемных шагах (с образцом)

• Описание

  Буква в Принтере

• Источник

  Cunaplus_M.Faba / Istock / Getty Images плюс

• . Лицензия Getty Images

Умение писать письмо, будь то деловое или личное, необходимо каждому. Иногда эти письма будут короткими, неофициальными электронными письмами. В других случаях они будут хорошо отшлифованы для корпоративной переписки. Узнайте, как написать письмо шаг за шагом, и просмотрите образец письма для печати. Затем изучите лучшие практики написания как официальных, так и неофициальных писем.

Написание письма: шаг за шагом

Давайте рассмотрим, как написать письмо в правильном порядке, сверху вниз. Эти шаги относятся к официальному письму, хотя также включены рекомендуемые корректировки для неофициальных писем.

1. Адрес отправителя — Для начала укажите свой полный адрес, включая полное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс, в верхнем левом углу. Если вы не уверены в написании адресов, научитесь правильно писать адреса.
2. Строка даты — Пропустить строку и указать дату. Используйте дату написания письма.
3. Адрес получателя — Пропустить строку и указать полный адрес получателя. Для официального письма вам необходимо указать название компании, имя и должность получателя, а также почтовый адрес. В неофициальном личном письме нет причин указывать название компании или должность.
4. Приветствие/приветствие — Пропустите еще одну строку, чтобы вставить приветствие. Это называется приветствием. В официальном письме вы используете «Уважаемый г-н / г-жа / г-жа Фамилия:» В официальных письмах после приветствия требуется двоеточие, а в неофициальных письмах — запятая. В неофициальном письме можно использовать имя получателя с запятой.
5. Тело письма — Пропустить строку и начать письмо. В теле письма разделите мысли на абзацы. Вы никогда не захотите набрасывать один большой блок текста. Для каждого нового набора мыслей или идей начинайте новый абзац. Оставьте пустую строку между абзацами.
6. Бесплатное закрытие — пропустите одну из последних строк, чтобы включить бесплатное закрытие. Завершение может быть таким простым, как «С уважением», «С уважением», «С уважением» или подобным. Всегда должна быть запятая после слова или фразы, которую вы используете, чтобы закрыть письмо, будь то формальное или неформальное.
7. Текст подписи — Пропустите три строки (где вы будете вставлять свою рукописную подпись) и введите свое полное имя. В официальном письме вы также должны указать название своей должности в следующей строке.
8. Вложения — Если вы включаете в письмо какие-либо вложения, пропустите еще одну строку и введите «Приложение». Если вложений несколько, укажите их количество в скобках, например, «Вложения (4)».

Чтобы получить еще несколько советов, ознакомьтесь с советами по написанию писем для делового общения.

Рекламное объявление

Образец письма в компанию

Принимая во внимание приведенную выше формулу, пример письма ниже иллюстрирует каждый раздел письма, написанного в компанию. Под образцом текста вы найдете полностью редактируемый PDF-файл, который вы можете использовать в качестве шаблона для составления собственного письма.

Abigail LeJeune
Branding Ambassadors, Inc.

4568 Highway One
Makeup, CA 12709

14 сентября 2019 г.

Г-н Дэвид Генри
Директор по маркетингу
Консульство брендинга
328 Plainway Road
Сан-Самон, Калифорния 12808

Уважаемый мистер Генри:

В прошлые выходные я встретил одного из ваших сотрудников, Коди Аберкорна. Он был на стенде вашей компании на выставке в Цинциннати. Так как наши стенды стояли рядом друг с другом, у нас была возможность довольно хорошо узнать друг друга.

Должен сказать, его профессионализм и радушное отношение к вашим посетителям очень порадовали. Посетителей приветствовали на стенде вашей компании, как если бы они вошли в его дом на званый ужин в пятницу вечером. Каждый гость стал верным другом. Кроме того, они покидали стенд, хорошо информированные о вашей продуктовой линейке.

Как часто мы получаем письма с поздравлениями среди моря, полного писем с жалобами? Я хотел убедиться, что вы начали свою неделю с весьма комплиментарного письма.

Я бы сказал, что вы тратите много времени на обучение своих сотрудников, и Коди, безусловно, пожинает плоды.

Как президент и главный исполнительный директор моей собственной маркетинговой фирмы Branding Ambassadors, я хотел бы узнать, не могли бы вы рассмотреть возможность объединить Коди с нами для маркетинговой кампании в социальных сетях? Возможно, мы сможем организовать короткую кампанию, в которой будем спонсировать друг друга в двух-трех постах.

С более чем 1,5 миллионами последователей, я считаю, что мы можем объединиться и очень эффективно поддерживать усилия друг друга. Что ты говоришь? Сможем ли мы захватить Интернет и создать маркетинговое движение, взаимовыгодное для наших растущих компаний?

Спасибо за ваше время!

С уважением,

[Подпись здесь]

Abigail LeJeune
Президент и главный исполнительный директор
www.brandingambassadorsinc.com

Реклама

Шаблон письма для печати

Приведенный ниже шаблон поможет вам отформатировать собственное письмо. Вы можете сохранить или распечатать его для дальнейшего использования. Вы даже можете редактировать документ после его открытия, чтобы настроить его под свои нужды.

Пример как написать письмо

Нажмите, чтобы посмотреть и скачать

Рекомендации по формату для различных типов писем

Письма могут быть неофициальными или формальными. Оба типа похожи по формату, но есть некоторые различия. Неофициальные или личные письма могут приходить в виде электронной почты, но основная предпосылка остается неизменной.

Передовой опыт работы с неофициальными/личными письмами

Важно знать, как писать письма личного характера. Личные письма не такие формальные, как деловые, и могут быть написаны от руки или напечатаны. Тон может быть разговорным, даже с использованием сленга или разговорной терминологии.

• Для приветствия используйте неформальное приветствие (только имя), оканчивающееся запятой вместо двоеточия.
  
  
• В теле письма первый абзац обычно представляет собой введение, в котором излагается причина, по которой вы пишете.
• Следующие абзацы более подробно описаны. Заключительный абзац резюмирует то, что вы должны были сказать. Вы можете поблагодарить получателя или задать вопросы.
• Закрытие происходит после двух пропущенных строк и может быть неформальным.
• Если вы хотите добавить P.S. или P.P.S. к вашему личному письму, пропустите еще одну строку и начните P.S. на левой стороне листа.

Если вы отправляете рукописное письмо или электронное письмо, почтовые адреса указывать не обязательно.

Реклама

Неофициальный формат письма

Нажмите, чтобы посмотреть и скачать

Официальные письма Передовой опыт

Официальные письма следуют установленному шаблону, как вы можете видеть в примере выше. Одним из видов официального письма, которое будет важной частью жизни большинства людей, является сопроводительное письмо.

В сопроводительном письме, как и во всех деловых письмах, вам необходимо использовать стандартный формат формального письма.

• Сопроводительное письмо обычно должно состоять из трех основных абзацев. В первом абзаце объясняется, почему вы пишете, какую должность вы хотите и почему вы ее хотите. Второй описывает, почему вы лучше всего подходите для этой работы, и резюмирует ваши навыки и опыт.
  
• В заключительном абзаце упоминается ваше резюме и предлагается пройти собеседование. Вы должны быть сильными и оптимистичными в этом абзаце, чтобы читатель захотел взять у вас интервью.
• Поблагодарите человека за уделенное время и укажите контактную информацию.

Следуйте аналогичной структуре со всеми деловыми и другими официальными письмами, адаптируясь по мере необходимости в зависимости от цели, для которой вы пишете. Если вы отправляете официальное письмо в теле письма, адреса не нужны.

Реклама

Официальный формат письма

Нажмите, чтобы посмотреть и скачать

Общие советы по написанию

Теперь, когда вы знаете шаги, связанные с написанием письма, и у вас есть возможность ознакомиться с лучшими практиками как для официальных, так и для неофициальных писем, вы почти готовы написать собственное письмо. Помня об общих шагах, перечисленных выше, примите во внимание несколько ключевых советов:

• Знайте свою аудиторию. Используйте технические термины или отраслевой жаргон только в том случае, если вы уверены, что читатель их поймет.
• Избегайте сокращений в официальных письмах, как и во всех деловых письмах. В неофициальных письмах можно использовать сокращения.
• По возможности делайте письма относительно короткими. Не пишите две (или более) страницы, если достаточно одной.
  
• Говорите ясно и по делу. Используйте конкретный язык, который не оставляет места для непонимания.
  
• Уберите лишние детали. Когда вы перечитываете свое письмо для точности, спросите себя, нет ли в нем ненужной информации.
• Оставайтесь профессионалом. Не используйте ненормативную лексику и не используйте неприятный тон, даже если вы пишете жалобу или заявление об увольнении.

Реклама

Навыки письменного общения

Теперь, когда вы знаете основы написания писем, изучите примеры писем и то, что в них нужно включить, чтобы получить дополнительные советы и образцы различных стилей писем. Затем узнайте, что P.S. обозначает в конце письма и как его использовать.

Письменное общение — важный навык, который следует указать в резюме. Более того, умение писать письма — это важный навык, который вы будете использовать на протяжении всей жизни как в личных, так и в профессиональных целях. Узнайте больше о том, что необходимо для эффективного письменного общения.

Как написать письмо (с примерами) – Zippia

• Как написать письмо
• Примеры писем
• Типы профессиональных писем
• Профессиональные письма: почта и электронная почта
• Когда отправлять личное письмо
• Сертифицированные письма
• Советы по написанию письма
• Как написать письмо Часто задаваемые вопросы
• Ссылки
• Зарегистрируйтесь для получения дополнительных советов и вакансий

Показать больше

Показать больше

Резюме: Чтобы написать письмо, вы должны выбрать приветствие, подходящее для типа письма, включить то, о чем вы пишете, во вступление и подробно остановиться на тексте письма.

Тон письма будет зависеть от того, пишете ли вы официальное или деловое письмо, или это письмо является неофициальным или личным письмом.

Вы можете слышать, как люди говорят, что искусство письма умерло. К сожалению, в этом утверждении есть доля правды с момента изобретения Интернета и распространения электронной почты и других форм более оперативного общения.

Давным-давно, в не столь далеком прошлом, люди в основном общались по почте. До появления телефона вся междугородняя связь осуществлялась посредством писем.

Сегодня люди могут очень долго не писать письма, но, в конце концов, им придется их написать. К сожалению, поскольку они больше не являются частью повседневной жизни, многие люди не знают, с чего начать.

Мы здесь, чтобы помочь вам написать письмо, будь то личное или профессиональное. Следующие советы и форматы помогут вам начать работу и овладеть искусством написания писем.

Ключевые выводы:

• Два основных типа письма: официальное письмо и неофициальное письмо.

• Ваше приветствие будет зависеть от типа письма, которое вы пишете, и от того, кому вы пишете.

• Важно знать, кому вы пишете, чтобы определить тон и язык, который вы используете.

Как написать письмо

Официальное письмо немного более подробное и сложное, чем неофициальное. Официальные письма часто используются в профессиональной обстановке. Следующие элементы помогут вам создать официальное письмо. Неофициальное письмо может быть очень похожим, но часто пропускает некоторые детали. Поскольку это часто личные письма, некоторые из этих деталей не важны в личной переписке.

Как написать официальное письмо:

Деловые письма обычно носят официальный характер, поэтому давайте углубимся и рассмотрим необходимые части делового письма.

1. Дата. Дата письма всегда указывается для дальнейшего использования. Обычно его размещают в верхнем левом углу или вверху по центру.

2. Адрес. Адрес человека, включая его имя, а иногда и должность, является следующим разделом официального письма. Эта информация находится в верхнем левом углу. (Обратите внимание, что некоторые люди переключают эти два раздела и ставят адрес первым, оба варианта приемлемы)

3. Приветствие. Это место, где вы обращаетесь к человеку, которому пишете письмо. Во многих ситуациях вы можете не знать, кто этот человек. В этом случае вы можете использовать приветствие, например «Кому это может быть важно». Если вы знаете имя человека, обычно рекомендуется использовать его и подключаться напрямую.

4. Введение. Первые несколько предложений или первый абзац письма являются введением, и они используются для объяснения того, почему вы пишете.

5. Корпус. После введения следует основная часть письма. Иногда тело довольно длинное и переходит в мельчайшие детали. Иногда тело не нужно очень детализировать, и больше нечего сказать. Это все изменчиво и может измениться.

6. Закрытие. Как правило, следующий абзац или предложение резюмируют сказанное или следующие шаги.

7. Подпись. Здесь вы вежливо прощаетесь, что-то вроде «С уважением» или «С уважением», а затем подписываетесь своим именем.

8. Дополнительная информация. Этот раздел не всегда необходим, но если вы прикрепляете другие документы или отправляете копии письма другим, многие люди предпочитают включать эту информацию в самый низ письма.

Как написать неофициальное письмо

Если вы собираетесь написать личное письмо, оно обычно будет более неформальным. Это означает, что вы можете пропустить части.

1. Дата (необязательно). Чаще всего вы обнаружите, что неофициальные письма не включают дату и адрес получателя письма. Если вы решите поставить дату, она будет стоять в верхней части письма.

2. Приветствие. Как и официальное письмо, вы должны начать с вежливого приветствия. Неофициальные письма имеют больше свободы, когда дело доходит до приветствия. Некоторые варианты включают:

3. Корпус. Здесь вы будете писать свое сообщение. Неофициальные письма предназначены для поддержания связи или обмена новостями. Это письмо будет иметь разговорный тон и может включать сленг или более неформальный язык, который вы использовали бы с получателем.

   Несмотря на то, что письмо неформальное и более разговорное, старайтесь придерживаться темы. Отклонение от темы и бессвязная болтовня о чем-то, что не относится к делу, часто может беспокоить читателя.

4. Закрытие. В неофициальных письмах также используется приветственное завершение, как и в официальных письмах. Закрытие не должно быть таким формальным. Примеры неформального закрытия включают:

   • С уважением

   • До скорой встречи

   • С наилучшими пожеланиями

   • Спасибо

Примеры букв

1. Пример официального письма:

   3 августа 2021 г.

   Джим Смит, директор
   Company X
   111 South Street
   Anytown, MA 12345

   Уважаемый мистер Смит:

   Я пишу вам, чтобы сообщить вам, что я буду в этом районе за неделю до Рождества и хотел бы организовать встречу для обсуждения моих заказов на следующий год с компанией X. Обычно мы проводили эту встречу в ноябре, но, к сожалению, это будет невозможно в этом году.

   Я надеюсь, что эта схема вам подойдет. Если нет, пожалуйста, дайте мне знать, и мы можем попытаться найти другой период времени, приемлемый для обоих. Если это сработает, давайте запланируем что-то как можно скорее. Прилагаю свой график для вашего удобства.

   Спасибо за вашу постоянную поддержку. Я с нетерпением ожидаю услышать от вас и иметь дело с вами в следующем году.

   С уважением,

   Мэгги Браун
   Компания А
   222 Норт Стрит
   Другой город, Техас 67890

   Приложение

2. Пример неофициального письма:

   27 июля 2021 г.

   Дорогой дедушка,

   Большое спасибо за подарок деньги на мой день рождения. Как вы знаете, я откладываю деньги на колледж, и это определенно поможет увеличить мой фонд.

   Я был так рад видеть тебя на моей вечеринке. Я знаю, что ты был очень занят в последнее время, и это такая долгая поездка. Тем не менее, это действительно сделало мой день, чтобы увидеть вас, и я рад, что мы провели некоторое время, чтобы наверстать упущенное. Надеюсь, что в конце лета у меня будут свободные выходные и я смогу приехать к вам в гости.

   Еще раз спасибо за подарок ко дню рождения.

   Любовь,

   Бенни

Типы профессиональных писем

Если вы не привыкли писать профессиональные письма, вы можете не осознавать, насколько они важны и как часто вы будете их писать. В бизнесе используется много букв, и в большинстве ситуаций они очень формальные. Поэтому неплохо ознакомиться с этими типами писем.

Тогда, если вам когда-нибудь понадобится их написать, вы можете сделать это с уверенностью. Ниже приведены некоторые распространенные деловые письма, которые потребуют эффективного профессионального письма.

Сегодня электронная почта является наиболее распространенной формой делового общения, и даже когда эта статья пишется, межофисные электронные письма исчезают, поскольку различные приложения для обмена мгновенными сообщениями становятся все более распространенными. Деловые письма, доставляемые обычной почтой или традиционной почтовой службой, практически исчезли.

Итак, в чем разница между написанием письма на электронную почту, что вы будете делать чаще всего, и на обычную почту? Правда в формате письма особой разницы нет, но есть пара моментов, на которые стоит обратить внимание.

• Качественная бумага. Корреспонденция, отправляемая по почте, особенно деловая, должна быть на качественной бумаге. Старайтесь использовать бумагу формата A4, обычную, белую и хорошего качества.

• Бланк. Если вы пишете от имени компании, обычное письмо должно быть написано на фирменном бланке компании. Если вы физическое лицо, в этом нет необходимости. Когда дело доходит до электронных писем, некоторые компании включают заголовки, а у большинства есть нижний колонтитул, идентифицирующий компанию.

  Лучше, если они будут включены в электронное письмо, но некоторые системы превращают их во вложения, что может вызвать проблемы. В этом случае лучше вообще пропустить бланк и нижний колонтитул.

• Подпись. В обычных почтовых сообщениях вам нужно подписать свое имя от руки, а затем под ним находится печатная версия, чтобы они действительно могли ее прочитать. В электронной переписке это быстро проходит, и вам не нужно оставлять четыре места для подписи, как в реальном письме.

  Поскольку детей больше не учат чистописанию, рукописные подписи могут навсегда исчезнуть в письмах в не столь отдаленном будущем.

• Возврат информации. Если в обычном почтовом письме содержится запрос на возврат информации, вы можете включить обратный конверт. Очевидно, что это не обязательно для электронного письма.

Когда отправлять личное письмо

Подобно деловой переписке, большинство личных писем можно обрабатывать по электронной почте. Есть пара исключений, и они основаны на этикете. Для некоторых это может быть устаревшим, а для других это необходимость. Мы здесь как бы посередине, и если вы хотите сделать все правильно, лучше всего склоняться к традиционному этикету.

• Благодарственные письма. Их следует отправить по почте. Это одна из областей, где этикет не меняется. Если кто-то прилагает усилия, чтобы сделать для вас что-то приятное, появиться на вашем мероприятии или сделать вам подарок, то рукописное благодарственное письмо по-прежнему остается лучшим способом действий.

• Приглашения. Вероятно, вы видите больше онлайн-приглашений, и в менее официальных ситуациях это нормально. Например, если вы устраиваете барбекю с друзьями, подойдет электронная почта или даже сообщение в Facebook.

  Но если у вас свадьба, выпускной вечер или другое более официальное мероприятие, и гости должны принести подарки, то приглашение по почте лучше, чем уведомление по электронной почте.

• Объявления о рождении. Объявления о рождении не так распространены, как раньше, но они часто являются подсказкой о подарке, поэтому отправлять их по почте приятно. Они также считаются подарками на память, и многие люди любят хранить такие жетоны, особенно если они содержат изображение.

• Праздничные письма. Праздничное письмо или открытка по-прежнему очень распространены, и люди ценят их больше, если они отправляются по почте. Считайте их своего рода подарком.

Сертифицированные письма

Сертифицированные письма — это один раз, когда деловое или служебное письмо должно пройти через почтовое отделение. Личные письма также могут быть заверены, но обычно эти вопросы носят деловой характер.

Единственный реальный способ удостовериться в том, что письмо было отправлено и получено, — через почтовое отделение. Заверенные письма часто отправляются, если есть юридическая причина для документального подтверждения того, что информация была отправлена ​​и получена. Это стоит дополнительных затрат почтовому отделению США, но если это необходимо, то стоит заплатить, чтобы в ваших записях отражалось, что почта была получена.

Вы будете писать заказное письмо точно так же, как и любую профессиональную переписку. Поскольку они часто связаны с юридическими вопросами, вам нужно убедиться, что содержание является точным, но в остальном они в основном одинаковы. Настоящая разница будет заключаться в способе отправки, и местное почтовое отделение поможет вам заполнить соответствующие документы.

Советы по написанию письма

• Проверка правописания. Убедитесь, что вы прочитали письмо перед отправкой. Вы также можете попросить кого-нибудь прочитать его, чтобы попытаться уловить все, что вы пропустили.

• Выберите правильный формат. Решите, будет ли ваше письмо отправлено по электронной почте или в печатном виде. Также решите, будете ли вы печатать электронное письмо или писать его от руки. Шрифт должен быть чем-то простым и придерживаться шрифтов от 10 до 12 пунктов.

• Знай своего читателя. В зависимости от типа письма, которое вы отправляете, убедитесь, что вы знаете, кто ваш читатель. это поможет вам использовать соответствующий тон и язык. Если вы пишете неофициальное письмо, используйте сленг и язык, который удобен читателю.

• Короче. Вы должны уважать время ваших читателей и писать кратко и по делу. Старайтесь не уходить от темы. Ваше письмо должно состоять всего из нескольких абзацев.

Как написать письмо Часто задаваемые вопросы

1. Как начать письмо?

   То, как вы начнете свое письмо, зависит от того, пишете ли вы официальное или неофициальное письмо. В официальном письме следует использовать деловое приветствие sch как «Уважаемый» и использовать точную пунктуацию.

   Неформальное приветствие более гибкое. Вы можете использовать такие приветствия, как «Привет», «Доброе утро» и «Привет».

2. Можно ли использовать альтернативу «С уважением»?

   Да, использование альтернативы «искренне» допустимо, но убедитесь, что альтернатива соответствует ситуации. То, как вы закончите свое письмо, будет зависеть от того, насколько оно официальное. Некоторые формальные альтернативы слову «искренне» включают:

   • С уважением

   • До свидания

   • С уважением

   • Всего наилучшего

3. Каков наилучший формат письма?

   Наилучшим форматом для вашего письма будет одиночный пробел с пробелом между каждым абзацем. Выровняйте текст по левому краю и обеспечьте поля шириной один дюйм со всех сторон. Придерживайтесь простых шрифтов, таких как Times New Roman или Arial, и сохраняйте размер шрифта от 10 до 12 пунктов.