KPI – что это такое простыми словами: пример расчета с пояснениями

Приветствую вас, читатели блога iklife.ru.

Когда бизнес только начинает свое существование, перед руководителем стоит множество задач: нужно выйти на окупаемость, найти специалистов, наладить продажи и производство, организовать учет, анализ и многое другое. Со временем ситуация стабилизируется, на предприятии появляется постоянный штат сотрудников, и фирма начинает функционировать как единая система.

Новый этап жизни компании требует решения новых задач от руководства. Это правильная мотивация работников, рост и развитие, оценка эффективности работы, поиск ресурсов для достижения новых целей. Тема нашей статьи затрагивает все эти вопросы. Сегодня мы поговорим о таком инструменте, как KPI: что это такое, кому он нужен, как внедрить его на своем предприятии. Давайте разбираться.

Определение

KPI – это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators, что переводится на русский язык как “Ключевые показатели эффективности”. Читать эти 3 латинские буквы принято так: “ки-пи-ай”.

Теперь постараемся раскрыть смысл этого понятия. KPI простыми словами – это совокупность показателей, по которым руководство предприятия оценивает, насколько эффективно работает каждый сотрудник, отделы и предприятие в целом, достигаются ли поставленные задачи. Такую схему работы еще называют “управление по целям”.

На самом деле почти на каждом предприятии есть определенные индикаторы, по которым оценивают его деятельность:

• общие расходы;
• общие доходы и прибыль;
• средний чек в магазине;
• конверсия в интернет-маркетинге;
• объем производства и продаж и др.

Большинство компаний составляют планы на определенный период и затем анализируют, достигнуты они или нет. У некоторых сотрудников и отделов есть свои индивидуальные планы. Обычно это касается маркетологов и продающих менеджеров. Отличия KPI от привычных нам показателей в том, что:

1. Это именно система, которая затрагивает все уровни предприятия и позволяет оценивать работу на разных этапах, а не разрозненные данные.
2. Правильно подобранные индикаторы дают возможность быстро отслеживать проблемные участки и работать с ними.
3. На основе KPI сотрудников и отделов можно выстроить эффективную систему мотивации.
4. Индикаторы эффективности можно рассчитывать для предприятия в целом, его подразделений, работников и отдельных проектов, что часто применяется в интернет-маркетинге.
5. KPI показывают динамику развития и выполнение планов, дают возможность для быстрого анализа.

Как выбрать KPI для сотрудника, отдела или проекта

Есть 2 подхода к выбору основных показателей эффективности:

1. Использовать готовые матрицы индикаторов, которые уже применяются на других предприятиях.
2. Разработать свою систему метрик, которая лучше всего отражает эффективность и результативность работы.

Первый подход дает возможность использовать чужой опыт, подсмотреть готовые решения для своего бизнеса. Но лучше все же потратить больше времени и сил на индивидуальную проработку показателей. Это более затратно на старте, но приносит лучшие результаты впоследствии, потому что:

• мы учитываем особенности бизнеса;
• четко видим результат деятельности в понятном и удобном для нас виде;
• правильно выстраиваем систему мотивации для своих сотрудников, учитывая корпоративную этику и принятую политику тимбилдинга;
• получаем рычаги влияния на конкретные показатели.

Как внедрить систему KPI на своем предприятии

Обычно выбор показателей идет сверху вниз: от основных целей предприятия к разработке планов для отдельных сотрудников. Например:

1. Ставим задачу увеличить прибыль на 20 % по сравнению с предыдущим периодом.
2. Смотрим, какие факторы влияют на этот основной показатель.
3. Прорабатываем систему индикаторов для отделов, которые напрямую влияют на прибыль компании.
4. Разрабатываем метрики для отдельных сотрудников.

Если вы решили внедрить KPI на своем предприятии, то не спешите перестраивать всю работу, начните с какого-то одного подразделения, например, отдела сбыта или продаж. Если ваши менеджеры используют CRM-систему, это значительно упрощает задачу, большинство современных продуктов уже содержат метрики для оценки эффективности и производительности.

Разработайте систему показателей, которые, на ваш взгляд, больше всего влияют на результат работы менеджеров. Их не должно быть слишком много – в идеале от 3 до 5 действительно важных и понятных человеку метрик.

Затем начните перестраивать работу, пригласите сотрудников “подопытного” отдела, экономистов, финансистов и других специалистов, которые могут помочь в решении поставленной задачи.

Выслушайте менеджеров, их непосредственного руководителя и других сотрудников, вместе подкорректируйте выбранную систему показателей, расскажите, какие бонусы они получат от перехода на новую систему. Любые изменения на предприятии чаще всего вызывают сопротивление со стороны людей, поэтому нужно постараться заручиться поддержкой ключевых специалистов.

Основные правила

Когда мы внедряем систему индикаторов на предприятии, важно соблюдать определенные правила, чтобы получить наилучший результат с меньшими потерями:

1. Постарайтесь заручиться поддержкой руководителей отделов и ценных специалистов своего предприятия, донесите до них личную выгоду от такого формата отчетности, советуйтесь с ними, чтобы подчеркнуть формат сотрудничества, а не насаждения вашей воли руководителя.
2. Вводите новую систему постепенно.
3. Начните с основных и действительно важных показателей эффективности, их не должно быть больше 5 для каждого специалиста или проекта, иначе фокус внимания будет рассеиваться от действительно важных целей на второстепенные задачи.
4. Сотрудники должны реально иметь возможность влиять на показатель, иначе в нем нет смысла.
5. Все индикаторы должны соотноситься с общей стратегией предприятия.
6. В KPI должна быть логика и согласованность, иначе можно получить не рост, а падение эффективности. Например, мы ставим задачу производству по росту объемов, но не согласовываем их с планом отдела сбыта. В результате мы производим лишнюю продукцию, которая потом занимает склад.
7. Новая система должна мотивировать сотрудников, будь то менеджер по продажам, коммерческий директор или бухгалтер.
8. Используйте предыдущий опыт и ставьте реальные задачи.

Пример расчета эффективности по системе KPI

Проще всего начать с отдела продаж, его менеджеров или маркетологов и SMM-специалистов. Тут метрики наиболее понятны руководителю и самим сотрудникам. Чаще всего у этих специалистов есть определенная система мотивации, завязанная на объем продаж.

Нужно подумать, какие еще ключевые факторы существенно влияют на результативность, разработать систему индикаторов, а затем проработать схему мотивации с их учетом.

Давайте посмотрим, как посчитать индекс эффективности работы на примере системы KPI SMM-специалиста.

Часто в интернет-маркетинге используются такие метрики:

• количество людей, которые из соцсети перешли на сайт компании;
• число прямых клиентов из социальных сетей;
• положительная обратная связь от заказчиков в виде историй и отзывов;
• расходы на проведение мероприятий и т. д.

Теперь давайте выберем 3 ключевых показателя в системе KPI и назначим им определенный коэффициент, показывающий важность данного индикатора:

1. Количество заказов из соцсетей – 0,6.
2. Число переходов на сайт – 0,2.
3. Количество положительных отзывов – 0,2.

В сумме коэффициенты должны давать 1. Теперь составим план на месяц и рядом запишем фактические значения. Для наглядного представления данных и расчета формул в нашем примере я воспользуюсь табличным редактором Excel.

Рассчитаем коэффициент выполнения плана по каждой позиции в процентах. Для этого фактические значения разделим на плановые и умножим на 100 %. Результаты сразу отразим в таблице.

Теперь, используя все имеющиеся данные, мы рассчитаем коэффициент эффективности SMM-специалиста. Для этого нужно умножить коэффициент выполнения плана на вес каждого индикатора и сложить полученные значения.

Получается, что в нашем случае сотрудник выполнил план на 115,4 %. Это и есть суммарный показатель его эффективности в отчетном периоде. Можно обойтись и без весов, тогда мы считаем, что все показатели равнозначны, и общий уровень эффективности будем определять как среднее арифметическое. То есть сложим коэффициенты по всем индикаторам и разделим на их количество.

По такой же схеме можно оценить результаты работы отдела, всего предприятия или нового проекта. Кроме того, количественные значения каждого отдельного индикатора позволяют руководителю увидеть пробелы в работе специалистов и подразделений компании и быстро их устранить.

Оплата труда на основе KPI

Эффективность и результативность сотрудников должна влиять на их заработную плату, в таком случае мы получаем явную мотивацию выполнять и перевыполнять поставленные планы.

Практически у всех работников есть фиксированная плата за отработанное время. Это гарантированные выплаты, но, кроме них, для лучшей мотивации используется премиальный фонд. Если работник выполнил и перевыполнил поставленный план, то его зарплата увеличивается. Если план не выполняется, то, кроме фиксированной платы, менеджер ничего не получает.

Например, есть оклад 1 000 $ в месяц, который не зависит от выполнения плана. Также есть надбавка 300 $ за достижение плановых показателей. Если рост превышает установленные значения, то надбавка пропорционально увеличивается. Например, план продаж менеджер выполнил на 120 %, значит, надбавка составит не 300 $, а на те же 20 % больше, то есть 360 $ – итого менеджер в этом месяце получит 1 360 $.

Система мотивации должна быть четкой и понятной для конкретного сотрудника, не стоит создавать сложные формулы, в которых может разобраться только экономист.

Кроме денежных поощрений, возможны и другие мотиваторы. Многие относятся к ним скептически, однако практика показывает, что они неплохо работают в дополнение к хорошей заработной плате. Что это может быть:

• дополнительные дни отпуска;
• расширение социального пакета;
• карьерный рост;
• оплаченные предприятием тренинги и курсы повышения квалификации;
• путевки для сотрудников и их детей;
• присуждение звания, например, “лучший менеджер месяца”;
• ценные подарки;
• скидки на товары и услуги фирмы;
• бонусные карты и промокоды.

Ошибки при внедрении KPI

Часто бывает так, что в новую схему работы предприятия вкладываются силы и время руководителя, финансового директора, экономиста, начальников отделов, менеджеров, а в результате KPI существуют только для “галочки” и не приносят реальной пользы. Это одна из основных проблем: мы знаем, как создать систему, но не умеем ей пользоваться.

Другие типичные ошибки:

• несогласованность индикаторов для разных подразделений;
• неправильный выбор ключевых факторов успеха;
• отсутствие у сотрудников возможности влиять на конкретные показатели работы;
• отсутствие грамотного планирования и контроля за выполнением плана;
• отсутствие ответственности и мотивирующей системы поощрений;
• негибкость руководства и невозможность своевременной корректировки системы KPI;
• слишком много показателей, за которые отвечает один человек;
• завышенные планы;
• использование индикаторов не для поощрения, а для наказания.

Еще один недочет – сосредоточенность только на финансовых показателях, в то время как важными могут быть другие, так называемые упреждающие факторы. Например, в отделе продаж могут быть важны не только объемы реализации в отчетном периоде, но и количество новых и повторных контактов с потенциальными заказчиками, которые принесут свои плоды в будущих периодах.

Плюсы KPI

Основные преимущества грамотно созданной системы ключевых показателей в экономике предприятия:

• выявление проблемных участков и быстрая корректировка деятельности компании;
• выражение результата работы в конкретных измеримых единицах;
• упрощение анализа;
• справедливая и эффективная система мотивации;
• рост личной заинтересованности сотрудников в благополучии фирмы;
• каждый специалист понимает свои ключевые задачи, концентрируется на главном, а не на рутинных операциях.

Минусы KPI

Ни один инструмент бизнеса не является панацеей от всех проблем и способом решить все задачи. Не для каждого предприятия KPI станут хорошей базой для экономического роста. Чаще всего они применяются в розничной и оптовой торговле, маркетинге, страховом деле, то есть там, где есть возможность выстроить схему личной ответственности и заинтересованности сотрудников в конкретном результате.

Основной минус KPI в том, что учитываются в основном количественные показатели, и перейти от них к оценке качества бывает довольно сложно. В итоге сотрудники могут пользоваться этой схемой, чтобы получать дополнительные бонусы, но постепенно начнет страдать репутация фирмы, или увеличатся различные расходы.

Еще один недостаток – это движение к индивидуализму, росту конкуренции среди сотрудников, что не всегда нужно и полезно.

Все учесть и предусмотреть бывает сложно, поэтому нужно тщательно продумать процесс разработки и внедрения KPI на своем предприятии, протестировать на одном подразделении и затем принимать решение о том, подходит этот инструмент конкретно вашей компании или нет.

Заключение

Мы дали расшифровку аббревиатуры KPI, разобрали суть определения, узнали, как выбирать и использовать ключевые показатели работы, как внедрить систему индикаторов на своем предприятии и правильно делать расчеты.

Расскажите, понравилась ли вам статья, ответила ли я на ваши вопросы, поделитесь своим опытом работы с KPI и другими инструментами бизнеса. Если остались сомнения или непонятные моменты, напишите в комментариях, будем разбираться.

Поделитесь статьей с друзьями в соцсетях, если считаете ее полезной.

Подписывайтесь на новости iklife.ru и оптимизируйте свою работу при помощи современных инструментов вместе с нами.

До новой встречи, дорогие читатели.

Ключевые показатели эффективности (KPI) — что это такое, как рассчитать

Любое коммерческое предприятие можно представить в виде серии бизнес-процессов. Совокупность мероприятий, направленных на создание продукта и его продвижение, требует постоянного контроля и коррекции. Один из основных пунктов в настройке бизнес-процессов – ключевые показатели эффективности. Они охватывают деятельность всех подразделений и помогают составить полное понимание о работе компании.

Что такое KPI и откуда он взялся

Часто предприятия начинаются с самозанятости. Сначала человек работает сам. Когда с работой он уже не в состоянии справиться в одиночку, подключаются наемные сотрудники. Предприятие растет. Открываются его филиалы. Иногда этот рост бывает довольно стремительным. Но здесь кроется большая опасность. Человек привыкает все делать сам. Если предприятие выросло, а руководитель остался на уровне ремесленника, то бизнес начинает тормозиться.

Все проблемы возникают внутри человеческого мышления. Руководитель, который вырос из мелкого предпринимателя, рассуждает примерно так:

1. Доверять никому нельзя. Что будет с продуктом, если я не проверю его лично.
2. Взяв на работу менеджеров, придется дополнительно платить. Это накладно.
3. Расходы надо как-то покрывать. Как лучше поступить: увеличить стоимость товара или расстаться с частью прибыли.

Эти терзания знакомы многим. В результате эффективность труда падает:

• в одиночку хозяин все равно не в состоянии проверить весь товар;
• он проводит на работе все больше времени, игнорируя нормальный отдых;
• психика расшатывается, и он уже не в состоянии адекватно рассуждать, решения принимаются на эмоциях.

Этот путь прошли многие предприниматели, пока социолог Макс Вебер не проанализировал его и не создал свой метод оценки эффективности труда. Этот метод был назван меритократическим. Суть его – разработка определенных критериев, по которым оценивался труд работника. Далее в основную систему вносились изменения. Их авторами были менеджеры из разных стран. Это были первые зачатки показателей эффективного труда.

KPI переводится, как «Ключевые показатели эффективности».

Зачем нужен KPI

Это инструмент анализа различных направлений деятельности предприятия. Этот инструмент пришел в Россию вместе с западными компаниями, в которых он применяется давно. У нас он пока только внедряется. Статистика показывает, что 80 % топ-менеджеров России не согласны с существующими оценками трудовой деятельности отдельных работников и целого коллектива. В ней отсутствует прямая зависимость между перспективным планированием, результатом труда и вознаграждением.

KPI определяет базовые моменты для контроля, что позволяет своевременно и качественно проанализировать работу предприятия и выйти на новый уровень. С этой позиции KPI следовало бы назвать показателем результативности. То есть оценкой работы по достижению заданных целей.

Виды и принципы KPI

Критерии индивидуальны для каждой компании. Это справедливо, ведь одна компания производит товар, другая его только продает, а третья оказывает услуги. Можно говорить только об основных принципах и видах KPI.

Основные виды KPI:

1. Индикаторы затрат. Критерий определяет расход ресурсов для достижения поставленных целей. Здесь же учитываются возможные отклонения как в расходе, так и в достижении задач.
2. Индикаторы производительности. Критерий, определяющий соотношение ресурсов и результата. Здесь оцениваются все промышленные ресурсы. Это время, люди, материальные средства, финансы.
3. Индикаторы результата. Критерий оценки выполнения поставленных задач и отклонений от запланированного результата. Оценивают дополнительно полученные выгоды.
4. Индикаторы продаж. Критерий эффективности работы отдела продаж и лично каждого продавца. Главный показатель – соотношение количества лидов к закрытым продажам.

Часто компании оценивают личную эффективность продавца – количество закрытых продаж, принесенную прибыль и даже отзывы клиентов. Именно в этом и заключается индивидуальность в применении KPI. Метод может применяться для оценки:

• деятельности предприятия;
• работы отдела;
• личной эффективности сотрудников.

 Достаточно разработать соответствующие критерии.

Компании применяют разные стратегии. Чаще всего оцениваются результаты работы. Ключевые показатели эффективности бывают запаздывающими и опережающими. Запаздывающие KPI – это общая картина результатов деятельности за определенный истекший период. Опережающие KPI – ставят задачи на будущее, указывают пути решения поставленных задач. Именно опережающие KPI являются хорошей мотивацией для персонала. Они же позволяют оценить работу коллектива, сравнивая поставленные цели с реальными достижениями.

Система мотивации по KPI

KPI дает четкую оценку результативности сотрудников и привязывать к ней вознаграждение. Если руководитель предприятия хочет сделать работу результативной, то от эмоций он должен перейти к цифрам. Следует периодически ставить задачи и требовать их выполнения. Для этого необходимо разработать инструменты достижения поставленных целей и мотивацию персонала. В этом поможет KPI.

KPI определяет контрольные точки эффективности, грамотно выстраивает систему оплаты сотрудников, привязанную к результату. Главное условие – конкретные и измеряемые показатели. В основу измерения могут быть положены:

• выручка;
• прибыль;
• своевременность сдачи отчетов;
• выполнение плана;
• процент закрытых продаж и другие.

Что станет критерием эффективности – каждое предприятие решает для себя лично. Главное – это должно быть наглядно и измеряемо. Остальные требования к KPI предприятия:

1. Реальность целей. Сотрудники должны быть уверены в том, что данных показателей реально достигнуть, приложив определенные усилия.
2. Четкая сфера ответственности. Человек не может отвечать за другого. Рядовой сотрудник не обязан отвечать за работу всего отдела. Показатель KPI должен находиться в диапазоне ответственности того, чью эффективность предполагается оценить.
3. Общность конечных целей. Задачи, поставленные перед конкретным человек – часть задач, поставленных перед отделом. В свою очередь задачи отдела – это часть общих задач предприятия.

Понимание важности задач и сопричастность к общему делу – один из видов мотивации сотрудников. Основным средством повышения эффективности труда является оплата труда. Методика расчета заработной платы на основе KPI выглядит следующим образом:

• составление списка должностей;
• определение критериев должностной эффективности;
• определение порядка расчета;
• четкое разделение фиксированной части, начисление премии и получение бонусов;
• выведение формулы расчета.

Прозрачные формулы расчета составляющих частей вознаграждения – хороший стимул для повышения эффективности труда. Любой сотрудник должен знать, за что он получит премию и что именно он должен сделать для получения бонусов.

Как рассчитать KPI

Существуют специальные программы, которые отслеживают ключевые показатели эффективности в автоматическом режиме. Но для маленькой компании покупка такой программы связана с лишними затратами, которые могут быть недопустимы. Рассчитать KPI можно в excel или другой аналогичной программе. Для начала определяется вес показателей. На первом месте стоит индикатор, который оказывает максимальное воздействие на конечный результат. Далее идет оценка показателей каждого сотрудника. Их следует занести в таблицу:

KPI	Вес показателя	Плановое значение	Фактическое значение	Индекс KPI
Показатель 1
Показатель 2
Показатель 3
	Коэффициент результативности

Сравнение плановых показателей с достигнутым результатом даст индекс KPI. Для вычисления индекса KPI нужно вес показателя умножить на фактическое значение, произведение разделить на показатель конечной цели.

Внедрение KPI

Для внедрения системы следует привлекать специалистов в данной сфере. Расчеты желательно упростить. Чем проще система – тем понятнее она сотрудникам. Внедрению должен предшествовать разговор с сотрудниками. Следует донести до людей суть системы, ее положительные стороны, остановившись на выгоде для каждого. От сотрудников потребуется только своевременная сдача отчетности.

Не следует сразу внедрять систему во всей компании. Для начала нужно выбрать контрольный отдел или подразделение. По результатам тестирования будет видно, смог ли специалист внедрить систему, как она работает, как к нововведениям относятся сотрудники. Если компания небольшая, то для тестирования выбирается не отдел, а контрольная группа.

Далее определяются стратегические показатели. Ими могут стать:

• количество клиентов;
• закрытые сделки;
• количество повторных продаж;
• средний чек продавца и другие.

Составление списка показателей заканчивается расставлением приоритетов. Например: прибыль имеет большее значение, чем количество клиентов. Приоритетные направления оказывают большее влияние на вознаграждение за труд. Далее следует распределение показателей. Каждый сотрудник должен знать сферу своей ответственности и показатели, к которым он должен стремиться. Внедрение KPI невозможно без разработки мотивации. Одного премиального фонда мало. Следует разработать систему дополнительных поощрений и бонусов.

После внедряется система расчетов. Она должна быть предельно ясна каждому сотруднику. Процесс внедрения заканчивается систематическим контролем.

Плюсы и минусы KPI

У любой системы есть достоинства и недостатки. KPI – не исключение:

Достоинства	Недостатки
Каждый сотрудник знает свои задачи и предполагает вознаграждение за эффективность труда.	Не всегда количественный показатель в состоянии проиллюстрировать качественную составляющую процесса.
Четкое понимание своих задач на данный момент.	Внедрение может быть сложным и долгим.
Своевременное выявление нерадивых сотрудников.	Недостаток специалистов знакомых с системой настолько хорошо, чтобы грамотно ее внедрить.
Возможность промежуточного контроля и внесения корректив.	Система не учитывает внештатные ситуации.
Возможность прогнозирования результата.	Риск неприятия системы сотрудниками.

Есть виды предприятий, где внедрение KPI невозможно. Это всевозможные творческие профессии.

Пример расчета KPI для менеджера по продажам

Вознаграждение за труд менеджера по продажам состоит из трех частей:

• твердый оклад (30 %) – покрывает базовые потребности;
• мягкий оклад (10 %) – выплачивается при условии выполнения поставленных задач;
• бонусы (60 %) – ограничивается определенным процентом от сделки.

KPI не влияет на твердый оклад. Но он необходим для определения мягкого оклада и бонусов. Определить KPI менеджера по продажам позволит четко расписанный бизнес-процесс. Расписав этапы, можно сделать выводы о показателях, которые больше других влияют на конечный результат. Здесь снова вступает в силу индивидуальность компаний.

В розничной торговле на прибыли больше всего сказываются конверсия и средняя стоимость. Именно эти критерии и должны стать отправными точками в определении результатов труда. Для торгового представителя показатель результативности – количество проведенных встреч и итоги переговоров. 

Для определения KPI выбираются только несколько показателей, наиболее влияющих на работу. Можно использовать до 5 показателей. Итоги подводятся за месяц независимо от длины сделки. Перечень показателей нужно пересматривать раз в полгода-год. Это связано с изменением задач компании.

KPI — ключевые показатели эффективности

Сегодня каждый бизнесмен пытается найти новые и новые пути для улучшения, развития и контроля собственного дела. Если раньше все методы ведения бизнеса были ориентированы на пережитки Советского союза, то сегодня становятся все более популярными заграничные методы и веяния. Поэтому в этой статье мы решили рассказать об одном из самых популярных способов ведения бизнеса – KPI – ключевые показатели эффективности, а что это такое, рассмотрим ниже.

Знакомимся с показателем KPI

Key Performance Indicators – новый подход в предпринимательстве Российской Федерации, хотя американские и европейские компании эффективно используют его в бизнесе уже несколько десятилетий. KPI – это не сложная экономическая стратегия, это новый подход для анализа эффективности работы, а также для улучшения системы мотивации и поощрения сотрудников.

По опросам, которые были проведены на территории России, большую половину менеджеров, которые работают в разных компаниях, не устраивают системы оценки результатов их работы. Для каждого руководителя это чревато тем, что качество работы каждого сотрудника будет ниже и предприятие может понести убытки. Поэтому, связь план-выполнение-результат-мотивация-поощрение должна быть ясной для каждого работника. Именно это и обеспечивает использование KPI в бизнесе.

Чаще всего бизнесмены России воспринимают KPI как «ключевой показатель эффективности» — но это слишком размытое значение подхода. Самым лучшим названием для KPI будет «ключевой показатель результата деятельности», потому что слово «performance» в переводе с английского значит «результат». Поэтому для того, чтобы понять значение KPI, следует определить различия между показателем эффективности и показателем результата деятельности и выяснить что это такое:

• Эффективность – соотношение между конечным результатом и потраченными ресурсами на достижение этого результата и возможность компании справляться с поставленными целями, тогда как результативность – это способность предприятия ориентироваться на конечный результат с учетом всех возможных затрат.

Понять значение KPI только по теории будет сложно. Поэтому важно знать, зачем его применяют на практике. Использовать систему KPI лучше всего для крупных предприятий и компаний, которые относятся к среднему бизнесу. Конечно, систему лучше применять для тех, кто собрался расширить свой малый бизнес, так как правильный контроль эффективности – залог успеха. На практике руководитель рассчитывает KPI для каждого сотрудника отдельно, через какое-то время показатели разных сотрудников соотносятся: лучшие – поощряются, а худшие получают взыскание.

Контроль работы персонала: получить готовые отчёты в 2 клика?

Плюсы и минусы применения KPI в ведении бизнеса

Руководитель – человек, который в первую очередь заинтересован в эффективной работе своего предприятия, он должен следить за каждым процессом, который проходит на производстве, за каждым своим сотрудником, выдавая указания, мотивируя персонал. Кроме того, руководитель не всегда может уследить за тем, как каждый отдельный сотрудник справляется с работой, особенно если их много, а рассчитанный для каждого KPI – прекрасная возможность получать сведения об эффективности работы каждого. Такая система выгодна и для сотрудника – он сам видит объективную оценку своего результата, может здраво оценивать свои силы и развиваться в своей профессиональной деятельности. Кроме того, выполненный в сроки план позволяет сотруднику получить бонусы в виде премии или повышения заработной платы, а это безусловное преимущество.

Недостатки системы ключевых показателей эффективности

Что касается недостатков, то и у такой системы их находят. Среди них:

• На больших предприятиях, где есть много подразделений, чаще всего просчитывают KPI не для каждого отдельного сотрудника, а для всех работников каждого конкретного подразделения, поэтому если «прокололся» кто-то один, то отрицательный результат будет у всего подразделения, что скажется на заработной плате всех сотрудников отдела. Поэтому при использовании KPI необходимо также учитывать уровень эффективности и командной работы, проводить дополнительные мероприятия по team-building. А лучше всего разрабатывать KPI для подразделений и для каждого сотрудника отдельно, тогда можно будет более объективно оценивать работу сотрудников;
• Система KPI разрабатывается по конкретным характеристикам уполномоченными сотрудниками, поэтому мнение всех работников очень часто не учитывается при разработке;
• Нередки случаи, когда система KPI работает по одностороннему принципу, часто без выгоды для сотрудника: сделал работу хорошо – молодец, получи зарплату, сделал плохо – уменьшили размер зарплаты (см. Зарплата в конверте). То есть, система поощрений работает хуже, чем система взыскания;
• Также недостатком системы является то, что объективно определить KPI для программиста или инженера довольно трудно, так как у этих специалистов часто встречаются уникальные задачи (разработки, изобретения), на решение которых нет четко установленного времени, а у сотрудников нет опыта работы с подобными задачами;
• Разработка KPI специалистами – это дополнительная работа, затраты времени, сил и денег, что тоже нужно учитывать. Важно понимать, рационален ли этот подход в конкретно взятом случае.

Для того, чтобы система KPI работала на предприятии правильно, необходимо комплексно и со всей ответственностью подойти к ее разработке, делать все постепенно. Тогда и сотрудники будут довольны и руководитель будет удовлетворен результатами труда.

Как KPI применяют в бизнесе

KPI используют в крупных компаниях, малом и среднем бизнесе, которые занимаются продажами различных товаров, к примеру. Здесь KPI высчитывается на основании соотношения количества входящих звонков в компанию и реальных фактов продаж.

Например, менеджер компании по продаже страховых полисов ознакомлен с показателями, которые должны быть выполнены им за определенный промежуток времени и уже сам для себя рассчитывает сколько полисов ему необходимо реализовать и в какие сроки. Для тех, кто только начинает заниматься продажей страховых полисов, KPI составляет 1/10. Это значит, что из десяти встреч, хотя бы один полис должен быть продан. Чаще всего для менеджера по продажам используют такие показатели: количество новых клиентов, объем продаж (см. B2B продажи), размер средней суммы, вырученной из одного клиента, количество отказов.

Для того, чтобы такие KPI работали эффективно, нельзя «вешать» их по 10 штук на одного сотрудника, лучше остановиться на 3-5. Главное – не количество, а качество формулировки. Важно избегать двусмысленностей в объяснении KPI.

Другим примером эффективности использования KPI в бизнесе является сфера логистики, где работа менеджера является самой основной. Здесь KPI позволит не только стимулировать сотрудника, но и выявить слабые места и попытаться от них избавиться. Решить проблему можно эффективно только в том случае, если знать ее причины. Может быть менеджер совершает мало звонков и не получает необходимого количества информации, не встречается лично с заказчиком, не пытается расширить клиентскую базу, не решает проблемы недовольных клиентов.

Конечно, для каждого отдельного вида предприятий важно выбрать определенный вид KPI, как и отдельную стратегию для отдельного предприятия, чтобы сделать работу максимально эффективной.

Что такое KPI сотрудников и как с ним работать

Вопрос, что такое KPI, волнует собственников бизнеса, руководителей компаний и сотрудников, работающих на предприятиях, где ее собираются внедрять. Расскажем об особенностях системы подробнее.

Фото: thecepblog.com

KPI сотрудников: что это

KPI — это такие ключевые показатели эффективности, которые показывают, какую пользу приносит конкретный сотрудник компании.

Благодаря системе KPI организация имеет возможность отслеживать, насколько эффективно и в какие сроки сотрудник выполняет те персональные задачи, которые перед ним поставлены. Иными словами, руководство компании знает не только, сколько действий сотрудник совершает за единицу времени, но и какова их эффективность.

При этом показатели эффективности сотрудника привязаны к показателям всей компании (рентабельности, доходам, капитализации и другим). От выполнения персональных целей зависит то, какие бонусы получит сотрудник по результатам своей работы.

Система KPI имеет целый ряд преимуществ:

1. Сотрудники не только четко осведомлены о целях и задачах компании, но и лично заинтересованы в их достижении.
2. Каждый специалист мотивирован максимально эффективно выполнить свои должностные обязанности, так как точно знает, что успех принесет финансовые бонусы.
3. Позволяет удержать ценных сотрудников, которые ощущают, что их работа ценится и хорошо оплачивается.
4. Фонд заработной платы напрямую связан с результатами деятельности организации и стимулирует эффективную работу.
5. Руководство получает инструмент мониторинга эффективности деятельности с прописанными количественными показателями.

Фото: prohr.rabota.ua

Вместе с тем система имеет и ряд ограничений:

• Не все сотрудники напрямую влияют на стратегические показатели компании.

Для деятельности некоторых специалистов сложно создать четкие и измеримые критерии. Например, бухгалтеры, инженеры, программисты и секретари необходимы для функционирования организации, но их деятельность тяжело регламентировать.

• Система связывает показатели эффективности подразделения и сотрудника.

Поэтому, как бы упорно ни работал специалист, как бы хорошо ни исполнял свои обязанности, если его подразделение показало низкую эффективность, он не получит вознаграждения.

• Процесс внедрения KPI достаточно трудоемкий и отнимает много времени. Часть сотрудников из-за непонимания новшества будут чувствовать угрозу и могут саботировать процесс.
• Показателей KPI не больше 4–6, и они должны быть достижимы, иначе негативно отразятся на мотивации сотрудников.

«Вес» каждого показателя должен быть примерно одинаков. В противном случае специалист будет уделять больше внимания тем, которые позволят заработать больше баллов.

Например, если у сотрудника колл-центра среди показателей эффективности есть разговор с клиентом и обработка заявки, но последняя приносит больше баллов, он будет меньше отвечать на звонки и затягивать время работы над заявкой.

Читайте также: Самый прибыльный бизнес в Казахстане на сегодняшний день

KPI: как это работает

Эффективность — это показатель того, какие ресурсы организация тратит на достижение цели.

Фото: work.ua

Создание системы KPI для организации включает в себя несколько этапов:

• Формулирование четких, понятных и измеримых целей компании.

Стратегическую цель необходимо разделить на тактические цели и разработать задачи. Все цели важно согласовать с целями деятельности подразделений так, чтобы был виден вклад каждого из них.

• Работа с универсальными KPI.

Хотя показатели эффективности для каждого бизнеса индивидуальны, специалисты выделяют универсальные KPI, которые применяются при оценке любой организации. Среди них:

1. Процессные — показатели того, насколько эффективно протекают рабочие процессы внутри организации.
2. Клиентские — индикаторы того, сколько клиентов привлекает организация и какова степень их удовлетворенности ее услугами.
3. Финансовые — какой доход, товарооборот и капитализацию показывает организация.
4. Критерии устойчивости — какова производительность труда, сменяемость и текучка кадров.
5. Внешние — в каких условиях существует организация (конъюнктура, колебания цен, уровень конкуренции и другие).

• Выявление приоритетных показателей.

Важно знать, какие показатели ощутимее других влияют на достижение целей компании и кто отвечает за каждый из них.

Фото: Foresight Project

• Подготовка персонала.

Любое новшество вызывает сопротивление внутри организации. Поэтому для эффективной разработки и внедрения системы важно, чтобы:

1. Работники принимали участие в разработке критериев оценки собственной эффективности.
2. Показатели были согласованы со всеми подразделениями.
3. Сотрудники понимали суть цели и ее связь с рынком.
4. Разделение видов выплат по формуле: заработная плата = оклад + бонус — было понятно работниками. Более того, каждый из них мог самостоятельно отслеживать начисление бонусов и в любое время знал, сколько он получит по результатам месяца.

• Разработка системы расчета заработной платы.

Для этого необходимо выделить ключевые показатели эффективности каждого специалиста, определить их «вес», соотнести со статистическими данными за предыдущие периоды и разработать KPI.

• Работа с негативным отношением сотрудников во время внедрения системы.

Любая инновация — это нарушение привычного уклада работы.

Опытные HR-менеджеры утверждают, что суть системы легче объяснить новым сотрудникам, чем тем, кто долго работает в компании.

Поэтому внедрение системы неизбежно вызовет негативную реакцию части сотрудников. Для ее преодоления необходимо:

1. Разъяснять необходимость и неизбежность перемен. Ни у кого не должно возникать мысли, что со временем нововведение отменят.
2. Объяснять содержание и преимущество нововведения. Сотрудники должны без проблем ответить на вопрос — KPI что это? — и понимать, какие именно блага система им принесет. Знать, что их бонусы напрямую зависят от индивидуального результата.
3. Вызывать чувство сопричастности, привлекая персонал к внедрению системы.
4. Поощрять любой положительный результат на начальном этапе.

Система KPI имеет свои преимущества и ограничения. Эффективность ее внедрения зависит от того, насколько детально разработаны критерии и как проходит их внедрение.

Читайте также: Малый бизнес в Казахстане: с чего начать