как утроить шансы на успех
Вопросы, рассмотренные в материале:
- Кто и кому пишет предложение о сотрудничестве
- Структуру делового письма с предложением о сотрудничестве
- Несколько советов по оформлению письма с предложением о сотрудничестве
- 4 примера удачного коммерческого предложения о сотрудничестве
- Варианты отправки предложения о сотрудничестве
- Правило «5С» для предложений о сотрудничестве в соцсетях
- 5 главных ошибок при составлении предложения о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – ключевой документ любого бизнеса, намеревающегося расширяться. По сути, это хорошо знакомое всем КП. Казалось бы, что может быть сложного в написании такого письма: стандартное приветствие, несколько хвалебных фраз о вашей компании, суть предложения – и дело в шляпе.
Однако не все так просто. Необходимо учитывать множество нюансов при составлении этого важного документа. Даже выбор способа отправки влияет на то, будет ли принято ваше предложение. Подробно обо всех аспектах грамотно написанного предложения о сотрудничестве читайте в нашем материале.
Кто и кому пишет предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это документ, который одна компания отправляет другой независимой организации, чтобы предложить совместную работу на взаимовыгодной основе. Абсолютно понятно, что главной целью работы над этим проектом является желание привлечь внимание к своей компании, выделиться среди конкурентов. Давайте разберемся с правилами и особенностями составления таких бумаг.
Разработкой коммерческого предложения о сотрудничестве должно заниматься ответственное лицо, которое разбирается в сфере маркетинга и развития бизнеса. После составления текст передается для изучения и утверждения руководителю компании. Не исключается и такой вариант, когда проект составляется непосредственно директором организации.
Первым делом нужно выявить человека, принимающего решение, того, кому вы будете адресовать свое послание. Им может быть, например, только директор фирмы или другой сотрудник (его заместитель, ведущий менеджер), который уполномочен решать вопросы, связанные с управлением. Но, как правило, без участия руководства серьезные вопросы, касающиеся перспективного сотрудничества, не решаются.
Важное условие: текст предложения должен включать слова-крючки, на которые потенциальный партнер обязательно обратит внимание. Письмо должно быть лаконичным, емким по смыслу, без грамматических ошибок. Идеально, если в ответ на ваше послание вас попросят прислать прайс или пригласят на личную встречу.
Невзирая на то, что к предложению о сотрудничестве относятся как к официальному документу и имеются типовые образцы его составления, в каждой компании обычно имеются собственные варианты. Составитель может использовать свободную форму или шаблон, разработанный в соответствии с поставленными задачами и возможностями организации.
При написании текста необходимо помнить, что грамотная речь, соблюдение делового стиля и правил делопроизводства могут стать залогом успеха вашего предложения.
Ваше послание будет читать конкретный человек, поэтому сначала выясните должность и Ф. И. О. предполагаемого адресата.
Структура делового письма с предложением о сотрудничестве
Правила оформления и написания письма с деловым предложением:
- Используйте фирменный бланк.
- Уточните данные сотрудника компании, с которым вы намерены общаться, чтобы не испортить отношения нелепой ошибкой.
- Текст должен содержать благодарность за то, что человек выделил время на ознакомление с предложением, – этого требуют правила этики.
Для писем необязательно использовать собственные бланки предприятия, достаточно и простого белого листа. Однако на документе с фирменным знаком компании предложение будет выглядеть солидней и не затеряется среди прочих бумаг.
Любое письмо с предложением о сотрудничестве должно начинаться с приветственного обращения. Приветствие может как оттолкнуть, так и сразу привлечь внимание потенциального партнера. Статус письма повышается, если вы знаете имя и отчество лица, принимающего решение, и обращаетесь непосредственно к нему. Обычно это:
- потенциальный партнер, с которым предварительно состоялся телефонный разговор;
- клиент (заказчик, покупатель), с которым вы планируете работать в индивидуальном порядке.
Очень важный момент: прежде чем составлять деловое предложение о сотрудничестве, необходимо быть полностью уверенным в его ценности для будущих партнеров. Фразы типа «Мы заинтересованы в сотрудничестве с вами», «Это уникальный проект, который вас может заинтересовать», «Надеемся на положительный ответ» и т. п. ставят вас в положение просителя, а не равноправного партнера. Такой стиль не подходит для серьезных предложений.
Иногда составитель впадает в другую крайность, используя выражения, звучащие самоуверенно и с чувством превосходства: «Убежден, что вас заинтересует…», «Вам это необходимо». Позвольте вашему респонденту иметь собственную точку зрения на ваше предложение. Письмо должно быть написано с позитивным настроем, желательно заменять слова с частицей «не» или с отрицательным смыслом на утвердительные фразы и синонимы.
Коммерческое предложение обычно завершается приложениями с дополнительными сведениями: техническим описанием, расчетами, графиками, чертежами. Однако если письмо первое, оно не должно быть перегружено подробностями.
Вопросы, относящиеся к ценам и финансовым условиям соглашения, нужно вынести в среднюю часть письма. Образно говоря, это выглядит, как торт: основа – описание пользы и выгоды для клиента, начинка – цены, еще слой – ключевое или неявное преимущество. Можно и вишенку на торте добавить, указав специальный бонус. Продукты, имеющие разные ценовые категории, должны сопровождаться пояснением.
Рассмотрим подробнее, как правильно написать предложение о сотрудничестве:
- Главный тезис, выбранный для заголовка
- Обозначение проблемы. Вероятно, ваш продукт помогает решить какие-то задачи, стоящие перед клиентами. Поэтому специалисты в сфере интернет-маркетинга советуют в первой части письма затронуть этот вопрос.
- Переход к предложению услуги, продукта или выгодного партнерства как варианту решения. После обозначения проблем, важных для получателя письма, можно представить свой способ преодоления трудностей.
- Цена продукта и ее обоснование. Некоторым предпринимателям при составлении текста предложения о сотрудничестве очень трудно назвать стоимость своих услуг. Они предполагают, что это может оцениваться негативно. Но, по мнению экспертов, письмо должно содержать конкретные цифры, чтобы адресат мог сам определить, подходит ему ваше предложение или нет. Главное – составить убедительное обоснование своей ценовой политики.
- Закончите письмо призывом к действию. Четко и определенно выразите одной-двумя фразами то, что должен сделать потенциальный клиент или партнер после прочтения: позвонить вам и договориться о встрече, купить товар в вашем фирменном магазине. Укажите в предложении, что сейчас у вас действуют скидки или ответившему на письмо полагается бонус или подарок.
- Контакты для связи. У получателя должна быть возможность связаться с вами по нескольким каналам, предоставьте номера телефонов, сайт, мессенджеры, сообщества в соцсетях.
- Проставьте дату. Это необходимо делать в любом случае, особенно, если предполагается обмен сообщениями, отправка исправленных версий, дополнений и т. п. Иначе может возникнуть путаница.
- Подпишите письмо. Вступительная часть должна содержать указание на автора послания (Ф. И. О., занимаемую должность). В конце бумажного документа обязательно должна стоять подпись с расшифровкой инициалов и должности отправителя.
- Для удобства работы с письмом пронумеруйте страницы. Документы с большим количеством страниц с приложениями и дополнениями должны иметь нумерацию в формате «страница №… из…».
- Требования к оформлению. Каждый абзац начинается с красной строки. Для более легкого восприятия электронного письма отступы при наборе текста необходимо разделять дополнительными интервалами. Выровняйте строчки по ширине – письмо будет выглядеть более аккуратно. Используйте стандартные шрифты, например, Times New Roman размером 12–14.
Небольшой нюанс: можно долго ждать ответа от получателя, если вы отправили письмо и решили, что все сделано! Не стоит пускать дело на самотек – через несколько дней созвонитесь с получателем, чтобы узнать, насколько его заинтересовало предложение. В случае отрицательного ответа нужно продолжить работу над письмом, пробовать другие формулировки и тестировать, отправляя постоянным клиентам, знакомым, экспертам.
ПОЧЕМУ ВАЖНА УПАКОВКА БИЗНЕСА? | Михаил Дашкиев и Петр Осипов. Видео от Бизнес Молодости:
Несколько советов по оформлению письма с предложением о сотрудничестве
Первое предложение каждого абзаца начинают с красной строки. Применение дополнительного интервала между абзацами и корректировка формата по ширине строки способствуют лучшему восприятию информации. Наиболее часто используется шрифт Times New Roman с размером букв 12 или 14. Нестандартные и дизайнерские шрифты отвлекают внимание от текста, поэтому их желательно избегать.
Письмо с предложением должно занимать не более двух страниц. В изложении мыслей придерживайтесь делового стиля, но все же текст не должен быть сухим. Живой язык воспринимается гораздо лучше. При оформлении может быть использовано выделение цветом. Проверьте, как сшиты документы, прежде чем передавать курьеру или отправлять по почте. Хотите, чтобы ваши предложения принимались, обращайте внимание на все эти мелочи!
Описание компании-отправителя в письме с деловым предложением должно быть кратким, но вмещать всю значимую информацию: укажите год образования, основные направления или сделайте акцент на экспертность в одной области. Убедительным аргументом в вашу пользу может быть внушительный список постоянных клиентов с громкими именами, которые положительно отзываются о совместной работе с вами. Письмо должно содержать все необходимые ссылки (сайт, YouTube или страницы в соцсетях), перейдя по которым клиент найдет интересующую его информацию.
Читатель не должен почувствовать ваше жгучее желание продать свой товар или услугу, старайтесь писать с побудительной интонацией, но без навязчивости.
В тексте не должно быть повторений, слишком сложных оборотов. Представьте себя на месте вашего адресата, прочитайте письмо вслух, это поможет выявить участки, которые лучше убрать, сократить или заменить. Основная мысль должна быть высказана в начале текста.
Судя по маркетинговым исследованиям, человек, получивший письмо с предложением о сотрудничестве, готов потратить на чтение текста не больше одной-двух минут. И это лучший вариант.
Перед тем как написать письмо с предложением о сотрудничестве, подготовьте материалы, посмотрите образцы составления подобных документов. Нужно учитывать, что окончательный вариант предложения должен занять не больше двух страниц.
К деловому письму с предложением предъявляются определенные требования.
Необходимо включить в него следующие сведения:
- название организации-отправителя;
- реквизиты и контакты для связи;
- данные (Ф. И. О., должность) сотрудника, занимающегося этим вопросом;
- коммерческое предложение.
Письмо может быть дополнено приложениями, содержащими обоснования, пояснения, прайс с ценами и другие документы. То же относится к законам, подзаконным, нормативным и правовым актам, ссылки на которые могут быть указаны в письме.
4 примера удачного коммерческого предложения о сотрудничестве
Письмо № 1.
«Уважаемый Андрей Андреевич!
Зная Ваш интерес к современным разработкам и технологиям строительства, в чем мы убедились, познакомившись с Вами на последней областной выставке, мы хотели бы предложить Вам участие в новом информационном проекте, который запускает наша компания ООО «Строй-Систем».
Благодаря сотрудничеству с нашей компанией, вы получите доступ к самой последней информации о технологических новинках, помощь в подборе материалов и другие услуги.
Также Вы сможете участвовать в обучающих семинарах, которые проводят эксперты международного уровня, приобретать методические руководства и онлайн-курсы для обучения своих специалистов.
Подробнее с нашими продуктами и услугами можно ознакомиться на сайте www.str—sisteм.ru.
Руководитель отдела маркетинга ООО «Строй-Систем» Иван Рыбин».
Письмо № 2.
«Уважаемая Ольга Сергеевна!
Наши компании успешно сотрудничают уже на протяжении трех лет. С помощью сети ваших магазинов косметическая продукция, производимая нами, находит своих покупателей, чему мы очень рады.
Сейчас завершается этап сертификации новой линейки косметических товаров (декоративная косметика), которую мы предлагаем вам представить в вашей сети магазинов.
Дополнительные преимущества от сотрудничества:
- возможность первыми предложить новинки в вашем городе;
- бесплатный обучающий курс для продавцов от представителя нашей компании;
- предоставление рекламных материалов;
- закупка по специальным ценам;
- предоставление бесплатных тестовых образцов для демонстрации покупателям.
Просим вас принять решение по расширению сотрудничества до 01.07.2020 г. Всю дополнительную информацию можно получить у вашего постоянного менеджера по телефону 22-33-44.
Руководитель отдела продаж Елена Антонова».
Письмо № 3.
«Уважаемый, Алексей Юрьевич!
Сегодня многим представителям традиционного бизнеса приходится осваивать новые технологии онлайн-продвижения: создавать сайты, интернет-магазины и другие сервисы. И, возможно, как и для большинства предпринимателей, эта тема кажется необходимой, но сложной и не совсем понятной.
Одна из известных многим проблем − Вы нанимаете специалистов, вкладываете деньги в раскрутку собственного сайта, а продажи не увеличиваются.
Меня зовут Иван Иванов. Я − руководитель агентства «Автозапуск», сертифицированного Яндексом с 2010 г.
И я абсолютно убежден, что каждый должен заниматься своим делом и быть в нем профессионалом.
У нас есть работающая стратегия, как продавить ситуацию.
В первую очередь, предлагаем вам выполнить бесплатный аудит вашего сайта. Для этого пришлите ответы на следующие вопросы:
- Сколько заявок получаете в сутки?
- Сколько вкладываете в рекламу за месяц?
Мы пришлем минимум два решения, которые помогут как сэкономить, так и привлечь новых клиентов.
Как вам такое предложение?
Кстати, кейсы до и после работы с нами можно посмотреть, пройдя по ссылкам.
Кроме общепринятых инструментов, таких как продающий сайт, реклама на Яндекс.Директ, сео-оптимизация, у нас есть собственные наработки.
Наш опыт позволяет говорить о том, что через месяц у вас будет другая статистика.
Руководитель агентства «Автозапуск» Иван Иванов».
Письмо № 4.
«Уважаемый Виктор Петрович!
Предприятие «Строй-Система», основанное в 2005 г., является одним из лидеров в области поставок строительного оборудования на российский рынок. Благодаря работе с проверенными и надежными производителями по всему миру, мы можем предоставлять нашим дилерам широкий ассортимент качественного оборудования по низким ценам.
Сегодня у нас на повестке дня – дальнейшее расширение дилерской сети.
Среди наших представителей имеются как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели, что определено условиями сотрудничества. Все наши партнеры обеспечиваются необходимыми образцами и каталогами поставляемой продукции. Наши возможности позволяют работать с разными объемами поставок.
Помимо этого, первые полгода новые дилеры могут воспользоваться индивидуальной системой скидок и возможностью получения оборудования в рассрочку. На любую продукцию имеется гарантия, брак безусловно подлежит замене. Наш приоритет – довольный заказчик!
Дилеры компании «Строй-Система» пользуются следующими преимуществами:
- индивидуальный прайс со скидками;
- программа, учитывающая особенности работы в вашем регионе;
- бесплатный обучающий курс для менеджеров, продвигающих нашу продукцию;
- обеспечение всей необходимой информацией, постоянная обратная связь;
- расширение деловых связей.
Если Вас заинтересовало наше предложение, отправьте ответ по любому каналу связи, наши менеджеры с Вами свяжутся.
Наши контакты: телефон, Вотсап, Телеграмм, сайт.
Ведущий менеджер Альбина Котова».
Как сформулировать КРУТОЙ ОФФЕР?! | Михаил Дашкиев. Видео от Бизнес Молодости:
Отправка предложения о сотрудничестве
Итак, письмо с предложением о сотрудничестве готово отправиться к адресату. Одним из самых распространенных способов является отправка по электронной почте. Но могут быть использованы и другие варианты. Вы можете выбрать любой из представленных ниже:
- Почтовое отправление. Подготовка и отправка заказного письма потребует больше времени и средств, однако этот способ более надежный, так как имеется возможность получить уведомление с помощью СМС. По почте следует отправлять единичные письма, содержащие важную конфиденциальную информацию. Массовая рассылка таким образом не выполняется.
- С помощью факсимильной связи. Этот вариант долгое время был одним из основных способов отправки сообщений, но в настоящее время используется все реже. Однако он доступный и надежный.
- Отправка через соцсети и мессенджеры. Эти способы не совсем подходят для обмена деловыми письмами. Но если потенциальные партнеры договорились именно о таком варианте или уже давно сотрудничают, то могут использовать тот вариант, который удобен обоим.
Первенство, безусловно, принадлежит электронной почте как самому оперативному и современному виду отправки.
Несмотря на ее популярность, есть некоторые нюансы, которые необходимо знать отправителям электронных писем. Первый – для оформления коммерческих предложений выбирайте формат PDF, что объясняется его универсальностью и адаптивностью к различным версиям. Второй – письмо должно отправляться от конкретного человека и по предварительной договоренности.
Еще одно важное условие – не забудьте указать «тему письма», отправлять «без темы» − дурной тон. Например, можно озаглавить так: «Предложение о сотрудничестве в сфере IT-технологий».
Письмо с предложением создается следующим образом:
- в адресную строку вписываете название электронной почты;
- прикрепляете документ, содержащий коммерческое предложение, в PDF-формате;
- формулируете заголовок и вставляете в строчку «Тема»;
- письмо должно начинаться с короткого вступительного сообщения для адресата.
Начинающим менеджерам зачастую трудно побороть сомнения и позвонить будущему клиенту после отправления письма с предложением. Однако это действие является ключевым и обязательным. Ведь письмо могло просто не дойти или затеряться среди другой корреспонденции. Если сразу после получения предложения человек еще не готов что-то решить, то узнайте, когда можно будет обсудить интересующий вас вопрос. Здесь важно не перебарщивать с напоминаниями, а действовать корректно, но настойчиво.
Никто не будет спорить с тем, что отправить потенциальным партнерам предложение о сотрудничестве – это только половина дела. Главное – получить согласие на сотрудничество. А для этого вам нужно уметь убедительно выражать свои мысли на переговорах и в деловом письме, внимательно слушать собеседника, обладать тактом и т. д.
Правило «5С» для предложений о сотрудничестве в соцсетях
Правило 1. Структура текста.
Пример: «Любовь, доброго вам времени суток! Меня зовут Светлана, я – мама двух сорванцов, сейчас нахожусь в декрете и в настоящее время занимаюсь развитием инстаграм-сообщества @всемамызаодно. Приглашаю Вас к сотрудничеству, которое может быть взаимовыгодным для всех. Мы обмениваемся всякими полезностями в разных сферах жизни, проводим онлайн-марафоны, конкурсы, совместные акции.
Если Вас интересуют такие варианты совместной деятельности (у нас большой опыт организации подобных мероприятий), то, пожалуйста, ответьте на это письмо. Думаем, что Вам тоже есть что предложить.
Заранее благодарна. Надеюсь, что Вы откликнетесь на это предложение».
Разберем данную форму предложения сотрудничества:
- Текст начинается с приветствия.
- Автор коротко представляется и дает ссылку на свою страницу. Здесь важно не увлекаться, длинные полотнища никто не читает.
- Смысл обращения понятен. Все корректно, ненавязчиво и без заискивания.
- Письмо завершается благодарностью – это тоже важно. Можно закончить пожеланием хорошего дня или просьбой ответить, даже если человек пока не готов сотрудничать.
Желательно предложение отправить одним сообщением через Директ, если речь идет о работе в Instagram.
Правило 2. Помните о субординации.
Хотя мы часто говорим о взаимовыгодном сотрудничестве (и это правда), но в данный момент вы обращаетесь с предложением к человеку, который до этого вас не знал. Поэтому уважайте вашего корреспондента, будьте вежливы, конкретны и точны в изложении мыслей, указывайте ссылки на аккаунты сообществ или отправляйте сообщения с той страницы, где адресат без труда найдет более подробную информацию. Если человека что-то насторожит в самом начале, он не будет даже читать ваше послание.
Правило 3. Никаких сокращений!
Сокращения слов могут использоваться только в переписке с близкими или знакомыми людьми. В противном случае это выглядит как пренебрежение и неуважение к деловому партнеру. Не будем даже приводить примеров, это и так понятно. Деловое письмо составляется по определенным правилам. Их следует изучить и применять на практике.
Правило 4. Массовая отправка писем.
Не стоит отправлять сразу очень много писем с предложением о сотрудничестве. Это обезличивает и может привести к путанице. Кроме того, такая массовая рассылка часто остается без ответа.
Правило 5. Применение смайликов.
Смайлики могут использоваться, но очень аккуратно и минимально. Слова ими заменять нельзя.
5 главных ошибок при составлении предложения о сотрудничестве
Чтобы большинство ваших деловых писем заканчивались договоренностями, нужно учитывать профессиональные рекомендации, учиться и тренироваться. Мы предлагаем свой список ошибок, которых стоит избегать при составлении писем:
- Использование сложных синтаксических форм.
Письмо составляется живым человеком для такого же индивида. Слишком сложные и длинные предложения хуже воспринимаются, канцелярская речь скучна и суха. В тексте должен быть ритм, смена интонаций, вопросы или даже восклицания и недосказанные мысли. Перед отправкой текст нужно прочитать вслух.
- Коротко – это не всегда хорошо.
«Суха теория, мой друг…», − как сказал Гете. Иногда не нужно следовать советам по сокращению текста, это опять же пример шаблонного мышления. Письма могут быть короткими, но если, по вашему мнению, собеседника может заинтересовать подробное изложение, то следуйте за своей интуицией. Вполне вероятно, что ваше длинное предложение о сотрудничестве потом будут приводить в качестве удачного примера.
- Повторение информации.
Очень большая ошибка – повторять стандартные фразы, дублировать информацию, даже если ваша компания предлагает аналогичный товар или услугу, что и конкуренты. В данном случае в рекламе следует сделать упор на уникальные преимущества, которые предоставляет ваша организация. Что даст клиентам сотрудничество с вами? Почему за этой продукцией нужно обратиться к вам?
- Приведите доказательства.
Простое перечисление достоинств товара или компании выглядит неубедительно. Докажите, что вы лучше других! Приведите примеры отзывов о работе с вами или пользования продукцией (услугами), приобретенной у вас. Возможно среди ваших клиентов есть медийные личности или известные предприятия.
Если в вашем арсенале имеется отзыв клиента, который пользовался вашим продуктом и в результате в его жизни произошли положительные изменения (похудел, нашел высокооплачиваемую работу, женился), это будет большим плюсом. Также отлично, когда ваши партнеры могут похвастаться увеличением прибыли. Все пойдет в копилку ваших достижений!
- Стандартный подход.
Чего делать точно не следует, так это отправлять всем один и тот же текст коммерческого предложения. Такое отношение считывается на подсознательном уровне, поэтому к каждому адресату нужно искать индивидуальный ключик. Это может занять больше времени, но и клиент сразу ощутит, что письмо составлено только для него. А это дорогого стоит!
Письмо с предложением о сотрудничестве является вашей визитной карточкой, благодаря которой ваш бизнес может получить новое развитие. Сегодня ценятся креативность и нестандартные подходы. Поэтому постарайтесь найти нужные аргументы в пользу сотрудничества. И все у вас получится!
Примеры эффективных писем для клиентов | DashaMail.ru
Письма клиентам рассылают многие компании. Чтобы ваше послание не потерялось среди аналогичной почты от конкурентов, расскажите получателю о двух основных вещах: почему вы обращаетесь именно к нему, и какую выгоду он получит от прочтения вашего письма (а в перспективе – и от сотрудничества с вашей компанией).
Рассылка писем клиентам должна быть персонализированной. Обращайтесь к получателю по имени, вызывая ощущение личного знакомства с вашей компанией.
Старайтесь писать кратко, но емко – так вы повысите шансы на прочтение. Сразу же укажите, какую выгоду получит клиент, дайте готовый ответ на вопрос, зачем ему читать ваши письма.
Покажем, как можно начать письмо и о чем писать:
Если вы впервые отправляете письмо потенциальному клиенту, послание должно быть сдержанным, лаконичным и информативным. Обязательно укажите тему письма: это может быть приглашение к сотрудничеству, суть вашего УТП в одном предложении. Примеры: «Обучение [чему именно] онлайн», «Может, Вы – наш новый клиент». Текст письма начните с приветствия и краткого рассказа о компании. Предложите обсудить возможное сотрудничество. Если вы сотрудничаете с конкурентами или партнерами получателя, можете сделать акцент на этом. Обязательно укажите результаты сотрудничества, перечислите выгоды, которые получит клиент. Такое письмо в том числе можно отправлять и в рамках триггерной рассылки после подписки в базу.
Если вы пишете письмо клиенту, о проблемах которого знаете, можете сразу же рассказать, как ваш продукт поможет их решить. Не стоит вдаваться в подробности, опишите решение максимально кратко. Письмо-презентация должно быть в формате «речь в лифте»: изложите основное за одну-две минуты, как если бы вы ехали с получателем в лифте. В таких письмах можно использовать изображение, статистику, однако презентационное письмо не должно превращаться в комикс.
Если вы отправляете клиенту не первое послание, в общих чертах он уже знаком с вашей компанией. Начало письма-напоминания может выглядеть так: «Надеюсь, вы уже ознакомились с информацией о нашей компании. Заинтересовало ли вас возможное сотрудничество? Если у вас есть вопросы? Когда вам удобно их обсудить?»
Сомневаетесь, что написать в письме? Говорите языком статистики: предоставьте получателю статистическую информацию, связанную с его сферой деятельности, расскажите в цифрах о достижениях вашей компании и ее клиентов.
Для начала делового общения можно задать вопрос клиенту. Отслеживайте блог или публикации лида – на их основе можно задать интересный вопрос. Так вы подчеркнете экспертность получателя, сможете узнать о болевых точках бизнеса.
Подчеркните общность с клиентом. Примеры писем: «Мы с вами создаем женскую красоту» (для получателей, которые работают в бьюти-индустрии), «Как и вы, мы умеем понимать потребности клиентов» (для рекламы). Этот прием можно использовать и в массовых рассылках.
Предложите клиенту воспользоваться бесплатными образцами вашего продукта или пробным периодом услуги. Начните письмо с краткого описания вашей компании, затем сделайте предложение. Укажите суть подарка в теме послание. Письмо-предложение, пример «Здравствуйте, [имя]. Мы уже рассказывали вам о [продукт], теперь предлагаем попробовать. Прикрепляем ссылки (ваучеры, бесплатные образцы), чтобы вы могли протестировать ваш продукт. Нам интересно ваше мнение о нем – оно поможет нам развиваться дальше».
Не делайте длинных вступлений. Сразу же после приветствия опишите выгоду получателя от вашего предложения. Предлагайте точечные и измеримые решения, приводите конкретные цифры. Образец текста письма для рассылки в таком стиле: «Уверен, что вы получаете множество писем, поэтому сразу к сути – повысьте конверсию с рассылки в полтора раза за месяц».
Если вы знаете о конкретной проблеме клиента – отсутствии повторных продаж, низкой конверсии – сразу же предложите ее решение. Начинайте письмо так: «Предлагаю решение [суть проблемы]» или «Вам знакомо [описание проблемы]? Мы поможем решить ее: [суть предложения]».
Проводите аналогии. Если вы уже сотрудничали с компанией, аналогичной бизнесу получателя, прямо скажите об этом. Укажите, какие результаты и выгоды получила компания от этого партнерства. Скажите, что вы готовы повторить и улучшить их для компании потенциального клиента. Кейсы хорошо работают и в массовых рассылках по базе подписчиков.
Создайте образ выгоды. Не приписывайте получателю чувства, которые он должен испытать при прочтении вашего письма. Поделитесь своими мыслями по поводу бизнеса клиента, а затем мягко подведите к образу выгоды. Это ненавязчивый и элегантный ход, поэтому скорее всего получатель дочитает рекламное письмо; пример такого захода: «Не знаю, что вы думаете по поводу эффективности рассылок, но для нашей компании email-рассылка стала ключевой составляющей успеха».
Если у вас есть данные исследований или статьи, которые могут быть полезны потенциальному клиенту, расскажите о них. Объемную информацию лучше подавать не в тексте письма, а ссылкой. Укажите в теме письма, чему посвящено исследование или статья. В тексте письма кратко опишите, чем материал полезен получателю: «Высылаю вам ссылку на статью (исследование) по теме [тема]. Эта информация может быть полезна при решении [суть проблемы]». Такой подход повысит лояльность потенциального клиента, покажет вашу экспертность.
Если ваша компания предоставляет специфические или узконишевые услуги или товары, говорите об этом. Задайте клиенту вопрос, что он почувствует, если узнает, что вы можете решить его проблему. Как представиться в письме при таком подходе? Сначала опишите, какие специализированные проблемы вы поможете решить, а затем указывайте название компании. Первая часть письма заинтересует получателя, поэтому ему захочется дочитать до конца.
Обрисуйте перспективы. В начале письма спросите у клиента о проблеме, которая не дает компании развиваться далее. Опишите ваше решение этой проблемы. Упоминать о том, какие выгоды компании клиента принесет такое решение, не стоит – дайте получателю самому сделать выводы.
Если вы пишете потенциальному клиенту впервые, предоставьте ему рекомендации. Укажите, кто рекомендовал вам написать этому клиенту, кто может поручиться за вашу работу. Это располагает клиента, вызывает доверие к вашей компании.
Обещание выгоды. Очевидный, но работающий метод. Такое письмо строится по алгоритму «Если …, то…». Оно направлено на решение конкретной проблемы получателя, если он прочитает его до конца. Если вы решили написать такое рекламное письмо, образец может выглядеть так: «Если вы хотите [описание выгоды], то вот вам алгоритм действий, как этого добиться».
Продемонстрируйте клиенту интерес. Следите за последними новостями индустрии, в которой он работает, поинтересуйтесь его мнением по поводу определенной тенденции или новости. Таким письмом вы покажете, что воспринимаете получателя, как лидера мнений, повысите его лояльность к вашей компании.
Что касается индивидуальных писем, их можно составлять так:
Отправлять массовые и триггерные рассылки своим подписчикам можно с помощью сервиса DashaMail. Узнать больше о его возможностях, вы можете
. А лучше
и пробуйте его в действии. Тем более, 14-дневный триальный период к этому располагает.
Письмо-предложение о сотрудничестве — образец
Документ, в котором одна из организаций предлагает другой работать вместе на выгодных условиях, называется предложением о сотрудничестве.
Основной целью этого предложения является вызвать интерес у возможного партнёра и склонить его к тому, чтобы он остановил выбор именно на вашей компании.
Прочитав эту статью, вы узнаете, что такое письмо-предложение о сотрудничестве — образец, правила его составления и основные особенности.
Содержание статьи:
Кто занимается написанием этих писем
Письма-предложения о сотрудничестве формируются сотрудником, уполномоченным на это и занимающимся развитием бизнеса или похожим направлением. С руководителем организации в обязательном порядке должен быть согласован текст этого письма. В принципе написанием этих писем может заниматься и сам руководитель.
Составляется письмо-предложение на имя директора фирмы, с которой планируется сотрудничество. Кроме этого, можно составлять письмо на имя замдиректора или другого лица, занимающегося похожими вопросами и имеющего полномочия для принятия решений о сотрудничестве.
СПРАВКА! Руководство предприятия в итоге все равно рассматривает все предложения о сотрудничестве от деловых партнёров.
Как правильно написать письмо предложение о сотрудничестве
Наиболее важным является то, что предложение является своего рода крючком, на который должен попасться потенциальный партнёр. Текст письма с предложением о сотрудничестве должен быть интересным, содержательным и грамотным. Самым лучшим исходом таких писем является запрос от потенциального партнёра коммерческого предложения, прайса на ваши товары или услуги или даже запрос на поставку.
Хоть письмо-предложение и является официальным документом, но единого стандарта для него нет. Такие письма формируются по шаблону конкретной фирмы или в свободной форме.
СПРАВКА! Занимаясь написанием письма, необходимо следовать правилам русского языка, деловой этики и делопроизводства. Хотя бывает, что такие письма приходится писать и на английском языке (для иностранных партнеров).
Перед написанием письма предложения, нужно уточнить реквизиты сотрудника, кому это письмо предназначается. Письмо состоит из следующих пунктов:
Заголовок (необязательно использовать).- Обращение (начинается со слова «уважаемый/ая»).
- Само предложение.
- Подпись.
Заголовок (необязательно использовать).Основная часть
Здесь необходимо написать текст таким, чтобы оппонент не стал рассматривать остальные приглашения. В этой части содержится вся суть предложения. Никакие витиеватые фразы, размытые высказывания и специальные термины здесь неуместны. Суть письма должна быть написана четко, ясно и лаконично. Также должен проставляться акцент на особые черты и выгодное предложение.
В этой части необходимо упомянуть об организации-отправителе, однако это упоминание должно ограничиться только годом основания фирмы и основными видами ее деятельности. Здесь дополнительная информация будет лишней.
Кроме того, в ней можно написать о действующих клиентах и партнёрах организации, которые оставляют исключительно положительные отзывы о деятельности предприятия.
В окончании письма можно оставить ссылку на официальный сайт вашей организации, на котором будет представлена более подробная информация о компании и другие сведения, которых нет в письме.
Лучше, чтобы интонация письма была больше побудительная, чем повествовательная. СПРАВКА! Важно не перегнуть палку и составить текст корректно, не навязывая сотрудничество и услуги.
Если текст письма получается слишком длинным, то всю важную для прочтения информацию нужно разделить на абзацы и выделить основные пункты. С помощью такого приема восприятие получится полным, а крупный текст будет читаться проще.
Основную мысль письма необходимо сделать в начале или в конце. Это обусловлено тем, что эти части подсознательно запоминаются читающим.
Согласно практике, получатели таких писем готовы потратить на их прочтение не более минуты. Это нужно принимать во внимание, составляя эти письма.
Обязательные сведения
Информация, которая должна быть в тексте письма обязательно, это:
— наименование компании, отправляющей письмо;
— фактический адрес отправляющей компании и контактный телефон для связи;
— ФИО и должность уполномоченного лица;
— суть обращения.
СПРАВКА! К письму-предложению можно прилагать дополнительные документы или ссылки на законы, если они имеют отношение к вашему предложению.
Оформление письма
Оформление может происходить с помощью двух вариантов — написание от руки или распечатка на компьютере.
Написание писем от руки уже устарело, но иногда такой способ является более эффективным, так как некоторые руководители старомодны и не любят новые технологии, общаясь как раньше.
Вариант распечатки текста на компьютере наиболее привычен и удобен на сегодняшний день. Обычно на всех предприятиях существует заготовка бланка, содержащая необходимые реквизиты. Кроме того, если такие письма отправляются часто, то наверняка есть и готовый шаблон письма с предложением о сотрудничестве, который нужно скачать и совсем немного подкорректировать под конкретного адресата и можно отправлять.
Предложение о сотрудничестве можно делать в каком угодно количестве, однако нужно не забывать сначала вставить корректное обращение, а в конце должна стоять подпись отправителя.
Дата на письме-приглашении необходима только тогда, когда в предложении содержатся какие-то акции или специальные условия, которые активны конкретный период времени.
СПРАВКА! В журнале исходящей корреспонденции регистрировать письма-предложения нет никакой необходимости.
Призыв к сотрудничеству
Ранее представленный пример предложения показывает, что оно должно сподвигнуть оппонента к принятию положительного решения.
Чтобы это сделать, одни предприятия могут использовать только побудительный текст, который призывает к сотрудничеству, а другим этого недостаточно и приходится предлагать скидки или вознаграждения за то, что их предложение приняли.
Перед написанием письма, своего оппонента необходимо хорошо изучить. Узнать, на что он может быть согласен, а что является для него неприемлемым. Здесь нужно помнить, что одно неверное слово может моментально перечеркнуть все ваши старания и испортить о вашей фирме всё впечатление.
Благодарность
Момент благодарности является немаловажным в письмах о сотрудничестве. В конце такого рода писем обязательно нужно вставить благодарность за то, что вам уделили время на прочтение письма.
СПРАВКА! Такая вставка будет расценена не только как банальная вежливость за отнятое время оппонента, но и говорит о серьезности вашей компании.
Способы отправления
Отправить письмо-приглашение о сотрудничестве можно разными способами. Каждая компания самостоятельно определяет для себя наиболее приемлемый вариант. Самыми распространенными из них являются:
- Электронная почта
Наиболее простой и удобный способ. Однако здесь есть риск потери вашего письма, если оно попадет в нежелательную почту. Если контакт отправителя и адресата налажен, то этот способ можно и нужно использовать без опасения. Либо можно пытаться отправлять письма и возможно оно дойдет до адресата, не попав в папку «спам».
- Почта
Этот способ является наиболее надёжным по той причине, что письма всегда доходят до адресата. Однако на него входит очень много времени, так как почта России работает очень медленно. В том случае, если ваша рассылка массового характера, этот вариант не подходит и лучше пользоваться первым.
- Факс
Этот способ уже устарел, но иногда всё-таки используется. Сегодня чаще всего используется для отправления определенного предложения конкретной фирме.
- Современный способ с помощью социальных сетей или мессенджеров. Такой способ подходит для хорошо знакомых между собой заказчика и оппонента. В этом случае такие предложения являются только формальность, чтобы продолжить сотрудничать.
Прочитав эту статью, вы узнали, что такое письмо-предложение о сотрудничестве, правила его составления и способы отправления.
правильное написание делового письма, образец
- Старт бизнеса
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Развитие бизнеса
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Привлечение клиентов
- Тендеры
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Деловой мир
- Кейсы
- Тесты
- Старт бизнеса
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Развитие бизнеса
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Привлечение клиентов
- Тендеры
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Деловой мир
- Кейсы
- Тесты
- Супер
- Интересно
- Любопытно
- Скучно
- Плохо
- Популярное
- Лучшее
- В тренде
- Профориентация
- Целеполагание
- Будущее
- Управление
- Финансы
- Кадры
- Юриспруденция
- Продажи
- Лидогенерация
- Лендинги
- Контекстная реклама
- Социальные сети
- Инстаграм
- Реклама
- Тендеры
- Кейсы
- Тесты
Поиск
Любая компания, продающая товары или предоставляющая услуги, нуждается в лояльности существующих клиентов и привлечении новых клиентов. Письмо с предложением поможет вам сделать это. В этой статье мы поговорим о том, как составить идеальное и компетентное письмо-предложение, которое поможет компании выделиться среди конкурентов, чтобы найти и удержать новых клиентов и деловых партнеров.
Image: unsplash.com
Источник: UGC
Современный потребительский рынок перенасыщен товарами и услугами; Таким образом, правильно оформленное письмо с предложением играет важную роль в заключении выгодных контрактов с клиентами. Менеджеры, которые знают, как использовать этот инструмент, находятся в верхней категории.
Как написать хорошее предложение письмо?
Письмо-предложение — это документ с подробным списком товаров и услуг, с которыми компания или организация имеет дело. Такой текст о сотрудничестве составлен в рамках конкретной задачи, поэтому он никогда не бывает статичным.Это не модельный документ, где требуются подписи и штампы, но это важное сообщение, реклама для целевой аудитории.
На предварительной стадии разработки необходимо определить, какую информацию необходимо отразить, а какую опустить. Важно выяснить, кому следует обратиться с предложением? А затем выясните или оцените основные характеристики выбранного адресата или портрет целевой аудитории, если планируется массовое распространение:
- Возраст и Пол в значительной степени определяют формат предложения и его размер.
- Уровень образования будет определять критичность восприятия сложных грамматических структур, а уровень компетентности в целевой области — это отношение адресата к специализированной терминологии, знание рыночной ситуации: уровень цен и конкуренция.
- статус имеет решающее значение. Если этот человек принимает решения в крупной компании, то предложение должно быть заполнено и доставлено в соответствующей «обертке», чтобы не только поощрить адресата к дальнейшим контактам, но и преодолеть все «линии защиты» для Например, личный секретарь, экспедиция, урна и спам-фильтр.
Если письмо с предложением адресовано крупной корпорации, вам следует ознакомиться с правилами закупок предприятия, чтобы предложение не создавало разногласия с принятыми процессами.
Изображение: unsplash.com
Источник: UGC
Вы должны заранее продумать, какие действия должен предпринять потребитель, когда он или она читает ваше предложение. Он может запросить дополнительную информацию, подписаться на рассылку, приобрести и т. Д. Текст аргумента не должен противоречить цели.В идеале вы должны также знать предпочтения и интересы целевой аудитории и убедиться, что эти интересы соответствуют свойствам продукта или услуг, предлагаемых в письме-предложении.
Письмо формата предложения
Коммерческое предложение либо дает возможность привлечь нового клиента, либо лишает такой возможности. Если вы сделаете все возможное, вы получите возможность для развития бизнеса. С паршивым предложением вы рискуете потерпеть неудачу, даже если вы продаете лучший продукт на рынке.Итак, как написать письмо с предложением и какой формат лучше выбрать? Мы представляем вам 15 лучших шагов к успеху.
1. Внимательно прочитайте запрос предложения. Многие предприятия и правительственные организации отправляют их для получения товаров и услуг. Например, если компания получила повестку в суд, она может направить ее в конкретные юридические фирмы, предложив им представить коммерческое предложение. Правительственная организация может направить такой запрос с предложением о покупке продукции или материалов.Обычно они содержат детали, которые необходимо учитывать перед составлением коммерческого предложения.
ПРОЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как написать письмо-заявку на вакансию?
2. Изучить потребности клиентов. Ваше предложение должно соответствовать текущим запросам клиентов. Изучите принципы работы клиента и определите необходимость написать достойное предложение по письму, которое будет полезно для клиента и поможет вам получить заказ. Желательно связаться с представителем компании, чтобы узнать ответы на следующие вопросы:
- Какие были предприняты попытки решить проблему? Что привело к провалу?
- По каким критериям будет оцениваться предложение?
- Какие особые потребности требует компания?
- Укажите принципы работы компании.Предложение должно учитывать их.
Изображение: unsplash.com
Источник: UGC
3. Используйте официальную титульную страницу. Первая страница вашего предложения — это титульный лист. На ней отображается следующая информация:
- Ваше имя;
- название вашей компании;
- Лицо, для которого подается предложение;
- Дата предложения.
4. Укажите проблему, которую предложено решить. Формальное предложение должно включать сформулированную проблему и содержать решение.Опишите потребность клиента простым и понятным языком. Клиент должен убедиться, что вы правильно ориентируетесь в этой ситуации.
5. Поместите свое предложение в контекст. Необходимо предоставить дополнительную информацию и причины для выдвижения такого предложения. Например, вы можете предоставить следующую информацию:
- Предыдущие неудачные попытки решить проблему;
- Запрос коммерческого предложения;
- Источники, которые сообщили вам о проблеме.
6. Сформулируйте определения ключевых терминов. Необходимо четко определить терминологию для конкретной отрасли, которая используется в предложении. Язык должен быть простым и понятным, но при необходимости используйте технические термины.
Изображение: unsplash.com
Источник: UGC
7. Предложите подробное решение. Опишите проблему и сообщите свой ответ. Будьте максимально точны в описании. Обычно предлагаемое решение подразумевает необходимость использования ваших услуг или покупки ваших продуктов.
8. Опишите преимущества вашего решения. Следует пояснить, почему предлагаемое решение является оптимальным для клиента. Вы можете использовать список, чтобы выделить ключевые преимущества. Преимущества чаще всего указывают на экономию средств, конфиденциальность и профессиональную квалификацию подрядчика.
9. Укажите календарный план. Разработайте график выполнения задач, необходимых для реализации вашего предложения. Само собой разумеется, что в будущем некоторые детали могут измениться; Однако клиент должен иметь представление о том, как вы собираетесь решить задачу.
10. Финансовая оценка. Клиент должен знать стоимость ваших услуг, чтобы экономический прогноз мог быть наиболее важным аспектом письма с предложением. Возможно, вы будете участвовать в конкурсе с другими компаниями. Обязательно включите цены. Будьте осторожны. Например, рассчитайте ожидаемые деньги и умножьте сумму на 1,5 в случае непредвиденных обстоятельств. Не забудьте включить свободный расчет. Также необходимо указать следующую информацию:
- Первоначальные затраты
- Расходы на оплату труда
- Расходы на материалы
- Текущие ежемесячные расходы
- Операционные расходы
Изображение: не всплеск.com
Источник: UGC
11. Основные условия договора. Если ваше предложение предназначено для того, чтобы стать основой соглашения между вами и клиентом, вам следует обсудить основные положения договора.
12. Укажите опыт профиля. Клиент должен быть уверен в вашей способности реализовать все оговоренные условия для выбора вашего предложения. Опишите один или несколько похожих проектов, в которых вы участвовали, и поделитесь своими достижениями.
13. Определите других участников проекта. Возможно, ваша компания не в состоянии удовлетворить все потребности клиента самостоятельно. В этом случае вам необходимо указать, какую помощь вы планируете привлечь. Кроме того, вы должны объяснить, как вы ожидаете, чтобы обеспечить соблюдение других сотрудников.
Читайте также: Как написать резюме в Нигерии
14. Укажите ссылки. Если в письме-предложении упоминаются исследования, письменные отчеты, наборы данных и другие источники, то в конце документа следует добавить ссылки.Используйте один из стандартных форматов:
- Список источников позволит клиенту быстро проверить информацию.
- Поощряйте клиента задавать вопросы. Введите адрес вашего сайта, чтобы клиент мог узнать больше информации о вашей компании.
15. Работа с возражениями. Если вы завершили работу над текстом, жизненно важно ходить на месте клиента и оценивать полученный документ с его позиции. Возможно, что-то может показаться спорным или ненадежным, или в ходе чтения будут найдены обоснованные возражения, которые демотивируют читателя совершить следующий ожидаемый от него шаг.
Изображение: unsplash.com
Источник: UGC
Когда вы делаете коммерческое предложение, вы должны принять во внимание все детали и следовать правилам правильной структуры.
Образец письма с предложением
Рассмотрев формат, мы рассмотрим лучшие образцы письма с предложением напрямую:
- Образцы на project-proposal.casual.pm
- Хорошие примеры на business.lovetoknow.com
- Образцы предложений на examples.com
- Проверьте примеры в письмах.org
В дополнение ко всему написанному выше, не забудьте:
- Посмотрите, как ваш клиент выражает свои потребности, какие слова и фразы он или она использует.
- Примите во внимание любые культурные и эмоциональные аспекты, которые могут быть препятствием для понимания.
- Используйте короткие, простые предложения. Документ не должен быть длинным и полным сложных абзацев и профессионального жаргона.
- Включите в документ визуальные эффекты, например графику, чтобы помочь клиенту понять вашу точку зрения.
- Редактировать текст. Проверьте это на грамматические, орфографические ошибки, оцените структуру и содержание.
Изображение: unsplash.com
Источник: UGC
Показателем эффективности письма с предложением будет наличие ответа, а не продажи. Если клиент в данный момент не заинтересован в сотрудничестве или не удовлетворен конкретными позициями вашего предложения, этот результат можно считать положительным. Вы получили информацию о клиенте, он или она узнали о вас, и это может быть использовано в будущем.
Теперь вы получили несколько советов и советов о том, как написать письмо с предложением и чего следует избегать при его написании. Конечно, создание коммерческого предложения — это творческий процесс. Поэтому люди с художественными способностями более склонны к успеху в этом отношении. Но в любом случае, опыт и анализ помогут вам научиться делать эффективные бизнес-предложения, которые значительно увеличат темпы вашего бизнеса.
Читайте также: Как написать письмо в декретный отпуск (с образцом)
. 
«Никто больше не пишет письма».
Это обычное наблюдение, услышанное от бабушек по всему миру. И хотя нельзя отрицать, что письма уступили место голосовым сообщениям, электронным письмам и текстовым сообщениям, для тех из нас, кто занимается собственным бизнесом, по-прежнему важно:
Письма-предложения.
Большинство из нас тратит подавляющее большинство нашего времени на написание предложений.Но в некоторых ситуациях нам нужно сделать немного больше. Краткие сопроводительные письма, представляющие предложение, ожидаются некоторыми потенциальными клиентами и оценены многими.
К сожалению, заманчиво просто спешно собрать это сопроводительное письмо. Мы тратим кропотливые часы на то, чтобы правильно составить предложение… но в итоге мы упускаем прекрасную возможность установить непосредственную связь с потенциальным клиентом.
Давайте рассмотрим, что такое письма с предложениями, когда вы должны их использовать и как сделать их максимально простыми и эффективными!
Что они?
Термин «письмо-предложение» на самом деле имеет несколько значений.Может быть немного непонятно, когда вы будете думать об этом понятии, не зная, на какую интерпретацию ссылаются люди.
Вот две наиболее распространенные версии:
- Краткое сопроводительное письмо, которое служит официальным знакомством с потенциальным клиентом. Это письмо показывает читателю, что вы понимаете его потребности, выделяет несколько ключевых отличий, почему вы лучший выбор, чтобы удовлетворить их, и, надеюсь, заинтриговывает читателя достаточно, чтобы прочитать ваше полное предложение.
- Письмо, которое выступает в качестве самого предложения.Вы увидите это чаще всего в небольших проектах и в более неформальных клиентах.
Сегодня я сосредотачиваюсь на первой интерпретации . Эти письма предназначены для сопровождения стандартного предложения — наподобие тех, которые мы раздаем в нашей библиотеке шаблонов предложений, и их можно быстро создать с помощью программного обеспечения предложения Bidsketch.
Письмо с предложением — это не просто краткое изложение вашего полного предложения. Это убедительный вводный документ, призванный заинтриговать читателя, чтобы узнать больше.
Как насчет некоторых примеров?
Самый простой способ понять, как работает письмо с предложением, — это увидеть несколько из них в действии.
Вот пример письма с предложением консультанта и эксперта по предложению Тома Сента. Книга Убедительные деловые предложения :
Уважаемый мистер Тейлор:
Прилагаемое предложение отвечает на ваш запрос о проверке следующих объектов:
• Патриот Центр реабилитационной медицины в Сан-Луис-Обиспо, Калифорния
• Городская больница Феникса в Фениксе, Аризона
• Оздоровительный центр Moreno Valley в Саннимид, Калифорния
• Центр здравоохранения Playa Vista в Лос-Анджелесе, штат Калифорния
Наше предложение удовлетворяет вашу потребность в тщательном аудите всех четырех операций, но мы также пошли еще дальше, учитывая ваши более широкие цели.Мы разработали общий план, чтобы помочь вам собрать необходимые данные, чтобы изменить имущество в финансовом отношении и защитить стоимость ваших инвестиций. Мы также описали наши услуги в случае, если одно или несколько из этих свойств не могут быть прибыльными и должны быть проданы или ликвидированы.
Мы рекомендуем проводить проверки посредством партнерства между собой, через нашу штаб-квартиру в Лос-Анджелесе, штат Калифорния, где мы имеем большой опыт проведения аудита недвижимости, и Джеймса Дж.Harrison, CPA, & Company, фирма с офисами в Фениксе, Аризона, с признанным опытом в поддержке индустрии здравоохранения. Это партнерство обладает уникальной квалификацией для проведения аудита и предоставления дополнительных услуг, которые могут потребоваться.
Мы привносим некоторые явные преимущества в процесс обработки вашего аудита:
- Как компании среднего размера, мы обладаем гибкостью и оперативностью, чтобы соответствовать всем срокам, особенно тем, которые установлены третьими сторонами и регулирующими органами.Мы предлагаем вам уровень обслуживания и приверженность, которую национальные фирмы экономят для своих крупнейших клиентов.
- В то же время у нас есть ресурсы, специализированные знания и опыт для быстрого проведения сложных проверок учреждений долгосрочного ухода.
- Старшие партнеры обеих фирм будут лично участвовать в проведении ваших аудитов.
- Мы предоставляем услуги самого высокого качества по выгодной цене.
Мы стремимся провести все четыре аудита, потому что важно составить общую картину финансового положения для всех четырех учреждений.Кроме того, выполняя все четыре аудита, мы можем сэкономить ваши деньги. По этим причинам наши фирмы отказались бы участвовать в разделении или частичном вознаграждении.
Мы готовы работать с вами над этим проектом. Можем ли мы назначить время, чтобы представить наше предложение всей управленческой команде?
С уважением,Дональд Миллер, CPA
Вот еще одна из превосходной книги Алана Вайса «Консалтинговые предложения на миллионов долларов» :
Wile E. Coyote
Вице-президент, Хищничество
Acme Co., Inc.
85 Canyon Dr.
Notsocarefree, AZ 88901
Дорогой Уайл,
Как и было обещано, я приложил два экземпляра предложения, отражающего наши договоренности, достигнутые вчера в вашем офисе. Я также отправил электронную версию сегодня утром.
Пожалуйста, выберите вариант, который вы предпочитаете, условия оплаты, которые вы предпочитаете, и верните одну из копий, которые я уже подписал через прилагаемый конверт FedEx. Я также приложил счет в разных вариантах на случай, если это поможет в процессе.
Я готов начать через неделю после вашего принятия, как обсуждалось.
Обратите внимание, что это предложение защищено авторским правом и содержит мою интеллектуальную собственность. Он не может быть передан кому-либо за пределами вашей организации по любой причине без моего явного согласия.
Я позвоню вам в пятницу в 10 часов по договоренности, если до этого не получал от вас ответа, чтобы узнать, какой выбор вы сделали. Если вы хотите начать сразу с телефонного рукопожатия, я буду рад вас принять.
Спасибо за возможность работать с вами над этим важным проектом.
С уважением,Алан Вайс, PhD
Наконец, вот еще одно письмо с предложением от Kurzweil Education Systems. Хотя контекст отличается (запрашивая грант) цели идентичны:
Уважаемая г-жа Атуотер,
Orchard Middle School рада представить это предложение на рассмотрение. Мы рассчитываем на сотрудничество с вами, чтобы предоставить программу обучения чтению для наших учеников с плохими навыками чтения под названием «Чтение с успехом»! Средняя школа Орчард насчитывает более 50 учеников группы риска, чья успеваемость по крайней мере на два года ниже их текущего уровня образования.Цель чтения для успеха! Программа предназначена для того, чтобы помочь всем ученикам с плохими навыками чтения научиться читать на уровне класса и повысить скорость чтения, понимание и концентрацию внимания на чтении.
В течение прошлого года мы пилотировали программу «Чтение для успеха»! Программа с небольшой группой учеников с плохими навыками чтения и значительно улучшилась, так как большинство учеников повысили свои навыки чтения на один-два уровня обучения. Читать, чтобы добиться успеха! Программа предоставляет учащимся доступ к вспомогательным системам чтения, а также обучение для классных преподавателей и специалистов по чтению.
Мы добились ощутимого успеха, и теперь мы стремимся расширить нашу программу «Чтение, чтобы добиться успеха»! Программа для удовлетворения потребностей всех учащихся группы риска в средней школе Орчард. Наше предложение требует финансирования в размере 16 504 долл. США для приобретения программного обеспечения, аппаратного обеспечения и обучения, необходимого для оснащения комнаты ресурсов средней школы Орчард пятью системами вспомогательного чтения, каждая из которых включает компьютер, сканер и программное обеспечение для вспомогательного чтения.
Мы ценим ABC Foundation, которая заинтересована в том, чтобы помочь нашим студентам развить свои навыки чтения с помощью нашей новой программы чтения! Пожалуйста, позвоните мне по телефону 703-555-1212 x342, если вам требуется дополнительная информация или у вас есть какие-либо вопросы, касающиеся этого предложения.
Спасибо,
Дженнифер Хазелтон
координатор специального образования
Когда вы используете письма с предложениями?
Кредит изображения: jackmac34
Вам не нужны письма-предложения для каждого проекта, который вы пытаетесь получить. Многое зависит от масштаба проекта и характера клиента .
Крупный корпоративный клиент с обширным проектом с гораздо большей вероятностью ожидает письма с предложением, чем небольшой проект от нового стартапа.
Крупные корпоративные клиенты привыкли видеть сопроводительные письма в своих служебных сообщениях и служебных записках, поскольку в них больше бюрократизма и четко определена корпоративная иерархия. Весь процесс немного более формален.
Вам не нужны письма-предложения для небольших работ, хотя вы можете включить их, если хотите. Как вы увидите через секунду, они не занимают много времени и, если все сделано правильно, могут быть убедительными торговыми документами. Они также могут добавить приятный личный контакт.
Некоторые компании пропускают сопроводительное письмо и вместо этого выбирают персональное благодарственное письмо в конце своих предложений.Это довольно необычно, но это хороший способ показать клиенту, что вы цените эту возможность с приятным индивидуальным подходом.
Резюме и предложения против писем с предложениями
Изображение предоставлено: Shauking
Если вы знакомы с представлением предложений для крупных проектов и клиентов, вам может быть интересно, чем отличается письмо с предложением от резюме. Как все сочетается?
Самое большое различие между ними заключается в цели .С полными предложениями цель проста: передать ключевую информацию, необходимую, чтобы убедить клиента выбрать вас для выступления.
Резюме — это, по сути, сжатая, менее подробная версия этого предложения. Идея состоит в том, чтобы иметь возможность быстро проверить занятого старшего менеджера и получить заверения, необходимые для передачи его своим подчиненным, которые подробно рассмотрят предложение.
У нас скоро будет целый пост об исполнительных резюме, так что следите за обновлениями!
Письмо с предложением, с другой стороны, предназначено для того, чтобы представить себя, быстро показать клиенту, что вы понимаете его потребности, и кратко упомянуть несколько вещей, которые делают вас идеальным выбором.Цель состоит в том, чтобы произвести хорошее впечатление. Там нет необходимости трудно продать или получить в деталь шероховатой. Все, что вам нужно сделать, это заинтриговать читателя достаточно, чтобы обратиться к полному предложению.
Эти документы также имеют разную длину . В то время как по-настоящему масштабные проекты (с оборонными подрядчиками, компаниями из списка Fortune 500 и т. Д.) Могут иметь предложения, которые занимают сотни страниц, наше исследование более 25 000 предложений показало, что около пяти идеально.
Это хорошая отправная точка для небольших и средних проектов.Резюме, которое вам действительно нужно только для крупных проектов, является частью полного предложения. Несколько страниц идеально. Письмо с предложением должно быть еще короче — не более одной страницы для достижения наилучших результатов.
Конструктивно эти документы на самом деле очень похожи . Разница заключается в уровне детализации. Как вы увидите ниже, письмо с предложением прекрасно сочетается с полным предложением (определите потребности клиента, порекомендуйте решение, представьте преимущества и дайте им простой способ действовать).
Эта структура делает всех ваших документов убедительными. Следуйте ему, и вы сможете обратиться к людям, независимо от того, сколько (или мало) из вашего пакета предложений они прочитают.
Как написать письмо с предложением за 5 простых шагов
Кредит изображения: asi24
Как каждый клиент уникален, так и каждое письмо с предложением.
С учетом вышесказанного, вы можете избавить себя от множества неприятностей, приняв убедительную структуру, которая хорошо подходит для любой ситуации.Когда вы поймете ключевые элементы и то, как их заказать, нужно заполнить пробелы, чтобы адаптировать каждое письмо к клиенту.Том Сант рассказывает, как написать письмо с эффективным предложением, за пять простых шагов:
Шаг 1. Определите ключевые бизнес-потребности клиента
Начинается сильное письмо с предложением по теме, о которой потенциальный клиент уже думает: о его потребностях в бизнесе. Какова проблема, которая держит их ночью? О чем они беспокоятся? Почему они запрашивают предложения в первую очередь?
Если вы ведете с этой информацией, создается впечатление, что вы присоединяетесь к разговору, который у них уже есть в голове.Нет лучшего способа заставить потенциального клиента чувствовать себя понятым.
Это больше, чем просто регургитация спецификаций проекта из запроса предложений. Кто-то может захотеть новый дизайн сайта, например, но это только требование уровня поверхности.
Отсутствие блестящего нового веб-сайта не заставляет никого терять сон. Но постепенное сокращение их клиентской базы или потеря доли рынка — более глубокие последствия для бизнеса — безусловно, могут.
Возможно, вам придется немного покопаться, чтобы определить болевую точку бизнеса под проектом на уровне поверхности.Но если вы сделаете это и поделитесь этим с клиентом, вы мгновенно отличитесь от конкурентов, которые просто повторяют спецификации проекта, не задумываясь.
Абзац с хорошим заявлением о потребностях может выглядеть примерно так:
Прилагаемое предложение отвечает на ваш запрос изменить дизайн вашего веб-сайта. Мы понимаем, что вы хотели бы объединить несколько веб-сайтов после слияния с компанией Acme. Задача состоит в том, чтобы объединить две разные клиентские базы, приучив их к новому бренду и убедив их, что качество их обслуживания не уменьшится.
Шаг 2. Рекомендовать решение для удовлетворения этих потребностей
После того, как вы определили болевые точки клиента, пришло время изложить ваше рекомендуемое решение.
Используйте этот абзац, чтобы дать читателю общее представление о благоприятных результатах, которые они ищут. Опять же, эти результаты выходят за рамки требований на уровне поверхности, как указано в RFP.
Никто не будет платить серьезные деньги только за крутой новый сайт; они платят, потому что хотят, чтобы этот новый веб-сайт мог предложить их бизнесу (больше клиентов, продажи, узнаваемость бренда и т. д.).)
Оставьте грубые детали для своего полного предложения, но используйте этот параграф, чтобы определить решение и связать его с ощутимыми бизнес-преимуществами.
Хороший абзац решения может выглядеть так:
Мы рекомендуем обновленное цифровое присутствие, которое использует преимущества обоих веб-сайтов под одним баннером. Наше предложение включает в себя план запуска нового бренда в течение девяти месяцев. Этот план включает мобильный веб-сайт, обновленный магазин электронной коммерции и форум сообщества, где клиенты могут получить техническую поддержку.
Шаг 3. Объясните свой основной подход
После того, как вы описали, как выглядит ваше решение, уделите минуту , чтобы объяснить, как вы поставите на место. Помните, что письма с предложениями наиболее полезны для больших и сложных проектов. Есть много движущихся частей; Это хорошая идея, чтобы дать клиентам представление о том, как все будет происходить.
Ваше рекомендуемое решение, вероятно, состоит из набора служб, которые при совместном выполнении достигают решения.Используйте этот параграф, чтобы выделить основные задействованные сервисы и описать, что произойдет, когда.
Хороший пример может выглядеть так:
Наш процесс начинается с начальной встречи наших стратегов и ключевых заинтересованных сторон в области цифрового маркетинга из вашей команды. После того, как мы остановились на концепции ре-дизайна, мы разработаем несколько вариантов каркасных моделей на ваш выбор. Мы будем учитывать ваши отзывы о еженедельных телефонных встречах, когда будем дорабатывать дизайн победителя.
Шаг 4.Укажите несколько ваших самых важных дифференциаторов
Почему клиент должен нанять вас, а не кого-то еще?
Понимание их потребностей и рекомендации правильного решения дает вам довольно далеко, но это уникальная ценность, которую вы вносите в проект, который действительно заключает сделку.
Ваше полное предложение будет подробно изложено. Используйте письмо с предложением, чтобы выделить лишь некоторые из наиболее важных факторов, которые делают вас идеальным выбором для работы.
Поскольку это, как правило, более длинный абзац, вы можете разбить каждый фактор на несколько пунктов, чтобы упростить чтение.
Если продолжить с примером веб-дизайна, хороший пример может выглядеть следующим образом:
Мы привносим некоторые очевидные преимущества в процесс обработки вашего редизайна:
- Наш процесс уникален тем, что наши специалисты по маркетингу тесно сотрудничают с нашими дизайнерами. Это гарантирует, что новый сайт будет красивым, функциональным и мощным инструментом для создания бизнеса.
- Наши консультанты имеют большой опыт работы в отрасли связи и перепроектировали веб-сайт компании Beta после слияния с компанией Delta.
- Мы также находимся в Лос-Анджелесе, что позволяет нашим старшим консультантам тесно сотрудничать с вашей командой и оказывать постоянную поддержку после запуска.
Шаг 5. Завершите с призывом к действию
Представьте себе эту ситуацию. Занятый, перегруженный руководитель, который работает на клиента вашей мечты, читает ваше предложение и любит его. Он или она делает пометку, чтобы проконсультироваться позже, но приходит срочный звонок, и ваше предложение отклоняется.
«Позже» никогда не приходит; заинтересованная перспектива забывает о вас, потому что вы заблудились в случайном порядке!
Включение короткого призыва к действию помогает избежать таких ситуаций.Дайте вашему читателю простое действие, если вы хотите продолжить. А еще лучше: дайте им такую возможность и узнайте, как и когда вы будете следить.
Вот пример хорошего призыва к действию:
После того, как вы ознакомитесь с приложенным предложением, подпишите договор в электронном виде, если вы хотите действовать как есть. Я позвоню вам в пятницу, чтобы обсудить любые ваши вопросы.
Видишь, как это работает? Даже если заинтересованная перспектива забудет продолжить, взяв дело в свои руки, вы получите еще один шанс попасть на концерт.
Чтобы подвести итог процесса от начала до конца:
- Представьтесь, определив ключевые потребности клиента
- Порекомендуйте решение для их решения
- Объясните свой основной процесс
- Упомяните несколько ключевых отличий
- Завершить с помощью следующих шагов / призыв к действию
- (Редактировать и вычитать)
Несколько советов, как сделать письма с предложениями еще более эффективными
Изображение предоставлено: StockSnap
Если вы будете следовать вышеизложенному, вы можете быть замечены и заинтриговать читателя, чтобы узнать больше.Все в пределах одной страницы.
Большое предостережение: если клиент хочет чего-то другого, его рекомендации превосходят все. Если они указывают, какую информацию включить или пропустить в письме с предложением, старательно следуйте их указаниям. Как вы можете убедить их в том, что понимаете их потребности, даже если не можете следовать основным инструкциям?
Одна вещь, которую вы могли заметить, чего не хватает: стоимость . Почти в каждой ситуации указание суммы в долларах в вашем письме с предложением является ошибкой.Это просто дает занятым руководителям — людям, у которых не было времени, чтобы прочитать ваше предложение и в полной мере понять ценность, которую вы можете доставить, — простой повод отклонить вас.
Если они обнаружат высокую цифру на первой странице, ваша посылка может оказаться в мусорном ведре, прежде чем вы получите честный выстрел. Единственное исключение будет, если клиент специально запросит у него . Или, если выгодная цена — ваше конкурентное преимущество.
Не пропустите форматирование . Слова, которые вы используете, и то, как они структурированы, являются ключевыми.Но представление не менее важно. Письмо, представленное с заголовком компании и стационарные, передает профессионализм. И не забудьте официально обратиться к получателю. Этот веб-сайт имеет отличный пример формата делового письма.
Наконец, помните свою цель . Держите письмо-предложение коротким и ориентированным на клиента. Не поддавайтесь искушению продолжать рассказывать о себе, квалификации или опыте. Забудьте о продаже клиента при приеме на работу после того, как прочитаете только письмо.Давление намного ниже, чем это. Просто перенесите их на следующую страницу.
Создайте незабываемое первое впечатление
Написание письма с предложением может звучать как перетаскивание. Особенно после того, как вы просматриваете предложение и думаете, что уже закончили.
Но это не обязательно. Если вы будете следовать простой схеме, описанной выше, вы произведете незабываемое впечатление на крупных клиентов с обширными (и прибыльными) проектами. Не упустите эту возможность выделиться из стаи.
Вы используете письма с предложениями? Вы заметили влияние, которое они оказали на посадку клиентов? Оставьте комментарий ниже и дайте мне знать!
,