Письмо с предложением о сотрудничестве

Содержание

Письмо с предложением о сотрудничестве считается коммерческим деловым документом, составляемым и отправляемым предприятием своему возможному партнеру/клиенту. В таком предложении может быть обозначен перечень товаров, доставку или покупку которых может организовать инициатор сотрудничества.

В таком документе, как правило, детально отображается деятельность инициатора предложения, с целью побуждения партнера к сотрудничеству путем оформления соответствующего договора.

Кто и кому пишет?

Письмо с коммерческим предложением о взаимосотрудничестве может быть составлено специалистом, который курирует сферу деятельности на предприятии. Нередко на предприятии разработаны различные бланки в качестве базовых образцов. Поэтому, перед составлением предложения, специалист обращается к секретарю для распечатки готового бланка и приступает к его заполнению.

После заполнения документа, его содержание согласовывается с руководителем предприятия и, если текст одобрен, письмо подписывается директором.

Также директор может поручить составление такого письма своему заместителю или любому работнику своей компании, а также пригласить для оформления такого документа рекламное агентство.

Направляются такие письма тем предприятиям, которые могут быть заинтересованы в таком сотрудничестве. Наиболее эффективными считаются адресные предложения.

В любом варианте, кто бы ни составлял письмо с предложением, подписывать его обязан директор предприятия, а окончательное решение о сотрудничестве принимает руководство предприятия, получившего такое письмо.

Кто составляет письмо с предложением о сотрудничестве в 2023 году?

Обычно, письмо с предложением о взаимосотрудничестве составляется в черновом варианте работником фирмы, который отвечает за соответствующее направление деятельности фирмы. После согласования текста с директором, распечатку и отсылку предложения, подписанного руководителем, осуществляет, обычно, секретарь предприятия.

Чтобы письмо о взаимосотрудничестве заинтересовало партнера, рекомендуется использовать следующие правила по его оформлению:

Правило обращения

Несмотря на то, что такое послание относится к служебному деловому документу, стандартного утвержденного шаблона письма о сотрудничестве законодательными нормами РФ не предусмотрено. Тем не менее, оно может быть составлено в произвольном стиле, однако, с соблюдением грамотности, делового тона и общепринятой структуры в делопроизводстве:

1. Начало письма рекомендуется заполнять с «шапки», где отображаются реквизиты адресата.
2. Затем можно написать заголовок документа. При этом, заголовок письма можно отображать, а можно и пропустить. Единого мнение в этом вопросе нет, поэтому его можно заполнить в зависимости от ситуации и темы предложения. Однако, если заголовок будет плохой, то адресат может проигнорировать письмо.
3. Дальше нужно заполнить обращение к конкретному лицу, чаще всего к руководителю, используя формулировку («Уважаемый Иван Петрович!», «Уважаемая Алла Васильевна!» и т.д.).
4. Если имя и отчество партнера неизвестно, то можно ограничится приветствием, например, «Здравствуйте», «Добрый день!».

1. После обращения можно приступить к изложению предложения.
2. Содержательная часть письма должна быть краткой и содержательной, чтобы клиенту была понятна инициатива.
3. Объем письма не должен превышать одной страницы. При наличии большой информации, дополнительные материалы можно прикрепить к письму.
4. В заключение – составленное письмо, перед отправлением, обязано быть подписано руководителем предприятия.

Таким образом, основная цель письма о взаимосотрудничестве – заинтересовать партнера/клиента в своем предложении. Поэтому, послание обязано быть конструктивным и содержательным. Удачным можно будет назвать послание, если после его рассмотрения партнер запросит прайс со списком товаров и услуг или заключит договор.

При составлении письма нужно использовать 3 слагаемых для успеха:

• Предложение обязано быть актуальным для партнера.
• Несмотря на официоз, документ обязан быть написан живым языком, без витиеватых словосочетаний.
• Текст послания рекомендуется составить структурированным.

При несоответствии хотя 6ы одного из названных условий, в большинстве своем, получатель послания не дочитывает документ до конца.

Правило первого абзаца

Нельзя ссылаться на то, что инициатор предложения является молодой динамично развивающейся компанией. Лучше будет, если инициатор представится, назвав свое имя и название компании, а также изложит суть взаимовыгодного сотрудничества.

Главной ошибкой таких писем является восхваление себя и своей фирмы с начального абзаца. Поэтому, желательно, с первого же абзаца представиться и перейти к сути предложения.

Правило исключительности

Неправильно будет, если инициатор сообщит клиенту, что фирма рассылает предложения множеству организаций. Рекомендуется подчеркнуть исключительность предложения, сформулировав его следующим образом: «Мы встречались с представителем вашей фирмы на выставке …». Клиенту нужно объяснить откуда инициатор узнал о фирме и внушить руководителю ощущение своей исключительности, благодаря чему поступило предложение.

Правило аргументации

Сегодня нередко можно услышать уже «заезжую» формулировку: «Только у нас лучшие цены и большой выбор …» Лучше будет сформулировать предложение следующим образом: «Для принятия Вами решения о сотрудничестве, хотим привести следующие аргументы в пользу нашей инициативы …». И затем перечислить конкретные и убедительные аргументы.

Правило обратной связи

Нередко, в конце письма можно столкнутся с просьбой перезвонить инициатору о принятии решения с указанием времени звонка. Это неправильно будет. Лучшим вариантом завершения письма будет следующая формулировка: «Буду ждать Вашего решения! С уважением, …». И далее указывается Ф.И.О. инициатора, название компании и контактные данные для связи.

Пример делового письма с предложением о сотрудничестве

Сегодня существует множество компаний, занимающихся рекламными проектами по распространению своей продукции и предложениям сотрудничества. Для успешного продвижения своего рекламного продукта требуются навыки по правильному оформлению писем о сотрудничестве, обладать мастерством телефонных разговоров и прочими навыками для привлечения клиентов.

Существующие предложения можно разделить на холодные и теплые.

Холодные или базовые предложения представляют собой письма, рассылаемые множеству организаций без предварительной договоренности. Целью таких рассылок является привлечение внимания клиентов, чтобы у них появилось желание приобрести продукцию или заказать услугу.

Теплые предложения отправляются клиентам, с которыми состоялась предварительная беседа и они ожидают письмо. Такое сообщение отправляется конкретному лицу с указанием его имени и отчества, и обязательно будет прочитано. Учитывая, что предварительный разговор уже состоялся в письме понадобиться детально изложить тему, которая может разместиться на нескольких страницах.

(Видео: «Как составить коммерческое предложение. 12 приемов продающего коммерческого предложения»)

Пример хорошего коммерческого предложения о сотрудничестве

Письмо с предложением о сотрудничестве является, своего рода, визитной карточкой предприятия. Оно демонстрирует продвинутость предприятия, знание современных направлений в деловом общении и заинтересованность в совместной деятельности. Позитивными признаками хорошего предложения о взаимосотрудничестве являются:

1. Вежливое приветствие, особенно при персональном обращении, с указанием имени отчества и названия компании.
2. Четко обозначенная тема предложения.
3. Информативность. Письма нужно сформулировать из 2-3 абзацев, с полным раскрытием сути инициативы.
4. Короткие, легко читаемые предложения.
5. Отсутствие ошибок, исправлений, зачеркиваний и помарок.
6. Объем письма в пределах одной страницы.
7. Оформление письма на фирменном бланке с качественным цветным шрифтом.
8. Дополнительные сведения размещены во вложениях.

Пример

Скачать

Правила написания предложения о сотрудничестве в социальных сетях

Коммерческое предложение в социальных сетях относится к способу общения с клиентами, для продвижения бренда фирмы. По сути, реклама в соц. сети является распространением делового письма с определенным предложением. Как и в обычной жизни, так и в соц. сети предложения встречаются холодные и горячие, обладающие теми же признаками, как и предложения о сотрудничестве. Единственным отличием является то, что в соц. сети такую рекламу можно распространить более эффективно и быстро.

При получении такого сообщения по электронной почте, потенциальный партнер/клиент может:

1. Удалить его сразу, не читая.
2. Удалить после прочтения.
3. Принять к сведению и отозваться на предложение.

Чтобы такое письмо заинтересовало клиента, нужно соблюсти те же правила, что и при обычном оформлении рекламного письма на бумажном носителе, то есть:

1. Объем письма обязан не превышать 1-2 страницы.
2. Не перехваливать свою фирму, демонстрируя ее достоинства.
3. Излагать конкретные инициативы.
4. Грамотно излагать текст.

При этом, осуществляя рассылку электронной почтой, нужно тщательно продумать тему.

Оформление предложения может быть осуществлено в pdf-формате. Это считается лучшим решением, так как такие письма открывается на любом мобильном приложении. В рассылке, также можно изложить выгоды, которые предлагаются партнеру, привести статистику, использовать графики и различные таблицы. В конце послания можно отобразить, номер телефона и прочие способы связи. E-mail отправителя будет отображен в полученном электронном письме.

Пример

Скачать

Предложение о сотрудничестве блоггеру

В интернете нередко можно встретить обращения к блоггерам с определенными предложениями и получением отказа. Этому предшествуют типичные ошибки, которые совершают пользователи Рунета.

Направляя предложения, пользователи пишут: «Мы хотим подарить Вам … (перечислятся предметы), а взамен попросим разместить пост с отзывом». Здесь явное несоответствие — подарок дается бесплатно. Причем здесь пост взамен с отзывом?

Далее, нередко предложению предшествует похвала блоггеру. К примеру, «Мы постоянно читаем Ваш блог и с нетерпением ждем очередной пост, без Вас «Инстаграм» был бы не тот …» Лучше бы просто подписались на него.

Предлагая блоггеру сотрудничество, рекомендуется:

Вначале поприветствовать его и сразу переходить к сути предложения. При этом, надо проявлять вежливость и конкретность. Если блоггер заинтересуется предложением пользователя, он непременно отзовется.

Залогом успеха может стать, если в предложении будет отражено то, что нужно блоггеру, а не инициатору. Поэтому, перед обращением к нему, нужно тщательно продумать тему.

В остальном же такое письмо мало чем отличается от стандартного электронного послания.

Пример

Скачать

Как отправить письмо?

Отправлять письма о сотрудничестве можно различными способами, которые наиболее удобны отправителю.

• К самому простому, быстрому и современному способу можно отнести отправку писем через электронную почту. Такой способ удобен при массовой рассылке писем. Единственным недостатком такого варианта – возможность потери письма, если оно попадет в «спам», и получатель не прочитает его. Однако, если письмо будет отправлено по конкретному адресу, то в таком варианте, оно появится во входящей почте получателя.
• Следующий способ, который более надежный, однако затратный и по времени и по деньгам – отсылка писем через Почту России заказным отправлением с оповещением о вручении адресату. Такой способ не применим при массовой рассылке писем.
• Еще один, классический способ отсылки письма является передача сообщения через факс, при наличии такой связи.
• Можно также отправлять письма через какой-нибудь мессенджер или другие нестандартные средства связи. Этот способ может использоваться, если отправитель и получатель знакомы между собой.

как написать, примеры, фразы и образец

Проверьте свой английский и получите рекомендации по обучению

Проверить бесплатно

Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.

Тест на уровень английского

Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок

Структура письма

У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:

• Адрес отправителя
• Дата
• Адрес получателя
• Приветствие
• Вступление
• Основная часть
• Заключение
• Вежливое окончание
• Подпись

Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.

Демо-урок бесплатно и без регистрации!

Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком

Адрес отправителя

Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма. А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.

Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:

Pushkin Media Group ul. Partizanskaya, d. 35 Moscow 121351 Russia

Пушкин Медиа Групп улица Партизанская, д. 35 Москва 121351 Россия

О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.

Дата

Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год.

Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.

Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:

Jonathan Livingston LLC 248A Marylebone Road London NW1 6JZ UK 20 September 2020 Mr Jonathan Barnes Chief Executive Officer InterContinental Hotels Group PLC 68 Baker Street London NW2 2LK UK

Jonathan Livingston LLC 248A Мэрилбоун-Роуд Лондон NW1 6JZ Великобритания 20 сентября 2020 Мистеру Джонатану Барнсу Главному исполнительному директору InterContinental Hotels Group PLC 68 Бейкер-стрит Лондон NW2 2LK Великобритания

А вот пример написания даты по-американски:

Viacom Inc. 1515 Broadway New York, NY 10036 United States August 07, 2019 Mr Gary Steed Head of Entertainment The CW Network LLC 3300 West Olive Avenue # 300, Burbank, CA 91505, United States

Viacom Inc. 1515, улица Бродвей Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 10036 США 7 августа 2019 Мистеру Гэри Стиду Главе отдела развлекательного вещания The CW Network LLC 3300 Западная Оливковая авеню # 300, Бербанк, Калифорния, 91505, США

Адрес получателя

Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:

• Имя и фамилия получателя
• Должность
• Название отдела (при необходимости)
• Название организации
• Номер дома, название улицы, номер офиса
• Город
• Индекс
• Страна

Пример:

Mr Harry White 20 December 2020 Chairman — Board of Directors Modest Management LLC 91 Baker Street London SW6 3BU UK

Мистеру Гарри Уайту 20 декабря 2020 Председателю совета директоров Modest Management LLC 91 Улица Бейкер Лондон SW6 3BU Великобритания

Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце. Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.

Пример:

Ms. Zelda Jones Chief Marketing Officer Widgets Inc. 989 Straight Road Springfield, OR 97477 United States

Мисс Зельде Джонс Директору по маркетингу Widgets Inc. 989 Шоссе Стрэйт Спрингфилд, Орегон 97477 США

Приветствие

Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:

• To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
• Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
• Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
• Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя. Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;
• Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
• Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
• Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.

Обратите внимание на знаки препинания в обращении. Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:

• Dear Mr Styles,
• Dear Ms Nielsen,

В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

• Dear Mr. Reynolds:
• Dear Ms. Halliwell:

Вступление

В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:

Для ответных писем:

• I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
• We/I recently wrote to you about…
  — Мы/я недавно писали/писал вам о…
• With reference to your letter of 15 June, I. .. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
• In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
• Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…

Для выражения благодарности:

• Thank you for your letter regarding the… — Спасибо за ваше письмо о…
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о…
• Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about… — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…

Для формулировки общей цели:

• I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
• I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Для обращения с просьбой:

• I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
• We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
• I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
• Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
• Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
• It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…

Для сопроводительных писем:

• I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.

Для писем-жалоб:

• I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…

Основная часть

Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности». Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.

Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:

• We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
• I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
• Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
• It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
• After careful consideration we have decided to. .. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…

Заключение

Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:

Для вложений (файлы, фото/видео):

• Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
• Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)

Для предложения помощи:

• If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.

Для продолжения общения:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
• I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
• Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
• We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
• I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.

Для срочных вопросов:

• Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
• Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.

Для извинений:

• Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.

Для благодарности:

• Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
• Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
• Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.

Подпись

Наиболее формальные варианты подписей:

• Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
• Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),

Менее официозные прощания в деловых письмах:

• All the best, — Всего наилучшего,
• Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
• Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
• Best regards, — С уважением,

Самые неформальные подписи:

• Best, — Всего наилучшего,
• Take care! — Всех благ!

После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки. Далее укажите ваши данные в следующем порядке:

1. Имя и фамилия
2. Должность (при необходимости).

Общие советы

1. Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
2. Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
3. Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
4. Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
5. Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
6. Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
7. Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).

   Не используйте can и will при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно.

8. Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Для печати писем используйте стандартный формат А4.

Примеры писем

Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:

75 New Road Lincoln LN2 3AE UK Jennifer Doherty 25 October 2020 Head of Recruitment Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1–45 Durham Street London SE11 5JH UK Dear Ms Doherty, I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company. I recently graduated with honours from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in marketing, and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq. In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them to develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels. I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours. While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff. I look forward to discussing my application with you. Best regards, Lynette Peterson

75 Нью Роуд Линкольн LN2 3AE Великобритания Дженнифер Доэрти 25 октября 2020 Главе отдела по набору персонала Bioniq Health-Tech Solutions Ltd 1–45 Дарем-стрит Лондон SE11 5JH Великобритания Уважаемая мисс Доэрти, Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании. Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, думаю, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq. На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах. Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, как мне кажется, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша. Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды. С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик. С уважением, Линетт Питерсон

Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.

В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:

Обложка: stocksolutions/Shutterstock.com

Проверьте, знаете ли вы 100 главных английских слов

Леон Алюшин

К предыдущей статье

988. 1K

Британский и американский английский: различия языков

К следующей статье

Фонетика английского языка: как улучшить произношение и победить акцент

Познакомьтесь со школой бесплатно в удобном формате

Премиум

На вводном уроке с методистом

1. Определим уровень и дадим рекомендации по обучению

2. Подберем курс под ваши цели

3. Расскажем, как 
   проходят занятия

Как написать сопроводительное письмо к выигрышному предложению (5 примеров)

Первые впечатления важны, особенно в мире предложений.

Вот почему написание хорошего сопроводительного письма является важным шагом к победе в тендере. В процессе запроса предложений (RFP) это одностраничное письмо знаменует вашу первую возможность привлечь внимание потенциального клиента и дать понять, что ваша компания имеет уникальные возможности для решения их проблемы. Так что, если вы в настоящее время используете стандартное копирование… Стоп. Сразу .

В этом блоге вы узнаете, как писать индивидуальные сопроводительные письма к предложениям, которые привлекут внимание потенциальных клиентов и повысят ваши шансы на получение ответов на запросы предложений. Плюс пять примеров реальных сопроводительных писем от профессионалов отрасли.

Из этой статьи вы узнаете: 

1. Что такое сопроводительное письмо к предложению?
2. Что включить в сопроводительное письмо к предложению
3. Как написать сопроводительное письмо к предложению
4. Примеры сопроводительного письма к предложению
5. Следующие шаги: быстрее создавать предложения по качеству

---

Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительное письмо к предложению — это одностраничный документ, используемый для представления ваших бизнес-предложений потенциальному клиенту. В нем клиент может сказать, действительно ли вы заинтересованы и провели свое исследование, или вы просто скопировали и вставили общий язык из прошлых предложений.

Это также ваша первая возможность убедить клиента в том, почему он должен продолжить чтение вашего предложения. Учитывая, что в среднем команда тратит 23 часа на написание одного ответа на запрос предложения, крайне важно, чтобы сопроводительное письмо к вашему предложению производило хорошее впечатление.

«Это самые важные пять абзацев, которые можно написать, поскольку это единственная часть, которую все будут читать. Вы должны выбить его из парка, иначе проиграете».

Что вы должны включить в сопроводительное письмо к предложению?

Как и любое хорошее сопроводительное письмо, ваше предложение должно начинаться с уникального предложения или позиционирования. Важно заранее определить, почему ваша команда лучше всего подходит для решения проблемы клиента.

Сопроводительные письма с сильным предложением включают:

• Приветствие : Расскажите о своей компании и о том, чем вы занимаетесь.
• Четкое резюме: Опишите свои ценностные предложения на высоком уровне. Обязательно свяжите эти пункты с потребностями вашего клиента.
• Персональное предложение: Объясните клиенту, что вы можете предложить уникального для решения его проблемы.
• Соответствующие ссылки: Помогите потенциальным клиентам понять, почему они должны выбрать вас, а не конкурентов.
• Визуальные элементы: Если в вашей команде есть дизайнер, включите визуальные элементы, которые помогут выделить наиболее важный контент на этой странице. Например, используйте поля с выносками, чтобы выделить ценностные предложения для занятых отделов закупок, которые бегло просматривают страницу.

От предложения, которое вы представляете, до визуальных материалов, которые вы включаете, подробности в сопроводительном письме к вашему предложению должны быть все о клиенте. Цель состоит в том, чтобы показать, насколько хороша ваша компания, еще до того, как они вникнут в детали вашего предложения. Продемонстрируйте качества, которые вы приносите этому потенциальному клиенту, начав отношения с правильной ноги.

Джон Уильямс, управляющий директор по стратегическим предложениям, делится ключевыми моментами, которые вы должны четко указать, чтобы добиться успеха.

«Поблагодарите клиента, проявите энтузиазм, продемонстрируйте спонсорство высшего руководства, кратко расскажите о победных темах — а затем заткнитесь и оставьте все остальное для блестящего резюме!»

Как написать сопроводительное письмо к выигрышному предложению

От внимательного прочтения запроса предложений до составления четкого предложения есть шесть важных шагов, которые опытные специалисты по предложениям рекомендуют вам предпринять для создания качественного сопроводительного письма.

Шаг 1. Прочитайте RFP от корки до корки

Этот шаг кажется очевидным, но удивительно, как много команд его пропускают. Вы должны прочитать RFP полностью, от корки до корки, прежде чем начать свое письмо.

Во время чтения обратите внимание на любые повторяющиеся темы от вашего потенциального клиента. Возможно, они делают упор на качество дизайна и простоту использования. Или, может быть, они подчеркивают необходимость определенных функций или функций — в любом случае, Кори Уорринер из KCI Technologies рекомендует вам рассмотреть следующие вопросы, когда вы читаете запрос на предложение:

Вопросы для рассмотрения:

• По какой причине клиент стоит за проектом? (ревитализация, старение инфраструктуры и т.д.)
• Откуда поступает финансирование проекта?
• Есть ли у клиента какие-либо острые вопросы, касающиеся проекта?
• Каков желаемый конечный результат?
• Что бы говорить с клиентом? (удобство для пенсионеров, эстетика, бюджет и т. д.)

«Вы должны создать у клиента ощущение, что вы говорите с ним напрямую».

Хотя вопросы могут различаться в зависимости от отрасли, идея остается неизменной. Внимательное прочтение RFP поможет вам лучше понять проблемы, с которыми сталкивается потенциальный клиент. Что, в свою очередь, поможет вам составить более четкое представление о том, как ваша компания может их поддержать.

«Вместо того, чтобы говорить «мы довольны» или повторять подобные заезженные утверждения, я представляю свою компанию, а затем снова переключаюсь на обсуждение того, что мы можем сделать, чтобы помочь клиенту достичь его целей, — объясняет Кори.

Шаг 2. Привлеките внимание потенциального клиента в начале

Скорее всего, ваш потенциальный клиент очень занят. Они, скорее всего, просмотрят сопроводительное письмо к вашему предложению, поэтому вам следует сосредоточиться на том, чтобы сделать его запоминающимся. Используйте его, чтобы создать связь с вашим потенциальным клиентом и привлечь его внимание на раннем этапе предложения.

Первый абзац — лучшее место, чтобы привлечь внимание вашего читателя, — делится старший консультант по предложениям Келли Аллен.

«Постарайтесь захватить читателя в первом абзаце, каким-то образом связав его с ним. Если они являются текущими клиентами, используйте ваши отношения. Если нет, продемонстрируйте четкое понимание того, что им нужно».

Келли Аллен, старший консультант по предложениям, UKG (Ultimate Kronos Group)

Шаг 3: Используйте четкие, конкурентоспособные темы для победы

Как только вы определите их конкретные потребности, вы можете сформулировать, какие ключевые темы необходимо указать в сопроводительном письме. Затем сузьте список до наиболее убедительных причин, по которым ваш потенциальный клиент должен выбрать ваше предложение, а не предложение конкурента. Эйлин Кент, президент Custom Keynotes, объясняет, что они также известны как «победные темы».

Темы Win должны быть основаны на том, что клиент сказал вам, что он хотел. Позиционируйте себя как единственную компанию, которая может предоставить именно то, что ищет ваш потенциальный клиент. Чтобы сделать это хорошо, важно, чтобы вы также понимали, что делают ваши конкуренты.

Вот как узнать, что предлагают ваши конкуренты:

• Просмотрите веб-сайты конкурентов
• Читать финансовые отчеты конкурентов
• Посмотрите обзорные сайты, такие как G2
• Спросите, готовы ли клиенты поделиться прошлыми запросами предложений конкурентов (никогда не узнаешь, если не спросишь)

На этом этапе вам нужно сосредоточиться на том, как вы можете выделиться среди конкурентов. Эйлин также рекомендует признавать любых слонов в комнате. Под этим она подразумевает все, что клиент может счесть слабостью вашей команды.

Она рекомендует заняться устранением слабых мест, чтобы произвести хорошее впечатление: «Слоном в комнате может быть размер вашего бизнеса. Расскажите об этом, рассказав о том, как вы сформировали сплоченную команду, которая превзошла все ожидания и работала вместе в течение многих лет, так что вместо этого они видят в этом силу», — объясняет она.

---

Шаг 4. Предоставьте персонализированное предложение

Теперь, когда вы привлекли внимание потенциального клиента, вам нужно удержать его. Сделайте это, обозначив четкие преимущества, которые обращаются непосредственно к их болевым точкам в заманчивой и ясной форме.

Вы должны описать, как ваш продукт положительно повлияет на покупателя, и определить, что они получат от вашего партнерства.

«Выберите 3–5 основных функций вашего решения и опишите, какую пользу они принесут вашему клиенту, в одной строке. Будьте прямолинейны: вот что мы предлагаем. Вот как это решит вашу проблему».

---

Шаг 5. Используйте сильное заключительное заявление

Заключительное заявление должно быть кратким, повторять ваши возможности и подчеркивать ценность, которую вы приносите. Но не забывайте, что это также возможность связаться с вашим потенциальным клиентом.

«Чтобы установить связь, вы должны игнорировать устаревшие письменные советы и не бояться использовать реальный язык», — говорит Ребекка Баумгартнер, старший менеджер отдела предложений, PFS.

«Любой, кто читает ваше сопроводительное письмо, может сразу сказать, прячетесь ли вы за жаргоном или повторяете язык RFP, потому что не понимаете, что им нужно», — объясняет она.

«Но когда вы пишете достоверно, у вас есть возможность показать клиенту, что вы его слушаете».

«Отличное сопроводительное письмо не должно быть банальным или формальным — это разговор между реальными людьми, возможность отложить в сторону технический язык закупок и пообщаться с человеком на другой стороне».

Шаг 6: Добавьте последние штрихи

При составлении сопроводительного письма к вашему предложению есть несколько заключительных контрольных точек, чтобы оставить у потенциального клиента хорошее впечатление.

Графика не обязательна для сопроводительного письма предложения, но может быть полезной. Например: выделение цитаты клиента другим шрифтом или использование выноски, чтобы подчеркнуть ваши основные ценностные предложения. Используйте визуальные эффекты, которые помогают подчеркнуть ваши основные моменты, а не отвлекают от них.

Вот что рекомендует Изан Клоете-Гамильтон, CPP APMP, nFold.

• Использовать фирменный бланк компании
• Адресовать письмо физическому лицу, указанному в ЗП
• Подпишите сопроводительное письмо от руководителя вашей компании
• Если ответ исходит от стратегического партнерства между двумя компаниями, используйте двойные подписи
• Убедитесь, что ваше письмо не длиннее одной страницы

«Подпишите сопроводительное письмо к предложению от лица самого высокого уровня с полномочиями подписи, предпочтительно от того, кого клиент знает лично».

Сопроводительные письма к предложениям (5 реальных шаблонов)

Теперь, когда вы знаете, какие шаги нужно предпринять, пришло время взглянуть на некоторые реальные примеры сопроводительных писем к предложениям. Хотя вы не хотите копировать шаблонное письмо, эти шаблоны могут послужить полезным руководством для вашего следующего предложения.

Загрузить сейчас

«Помните, ваше сопроводительное письмо касается не вас, а вашего клиента. Дайте им понять, что вы их понимаете. Затем вы можете поговорить о том, как ваша компания может решить их потенциальную проблему».

Дальнейшие действия: Формируйте качественные предложения быстрее

Чтобы у вас было больше времени для написания сопроводительных писем к выигравшим предложениям, вам необходимо повысить эффективность всего процесса запроса предложений. Начните с настройки вашей команды с помощью программного обеспечения для предложений, которое может повысить скорость и сотрудничество в вашей команде.

Возьмем, к примеру, Аспен Медикал. Их команда по развитию бизнеса начала использовать платформу предложений Loopio в октябре 2019 года. В течение нескольких коротких месяцев они составляли упреждающие предложения всего за 15–30 минут и добились большой окупаемости инвестиций (ROI).

На самом деле, опрос 165 компаний по результатам RFP ROI показал, что те, кто постоянно использует программное обеспечение для предложений, достигли следующих результатов:

• На 37% больше ответов на RFP
• Сокращение цикла продаж на 10 %
• На 35 % меньше времени тратится на ответы на вопросы предложения

Если вы хотите ускорить свое следующее предложение, попробуйте программное обеспечение Loopio.

Похожие сообщения

Как написать эффективное письмо с предложением

Написание письма с предложением может показаться простым. Было бы неплохо, если бы вы представились, подробно описали проект и указали стоимость своих услуг.

Если вы придерживаетесь аналогичного подхода, вы, скорее всего, потеряете продажи и клиентов. Большинство продавцов и команд допускают несколько ошибок, когда дело доходит до написания предложений. И простая реальность заключается в том, что мы можем исправить их легко и быстро.

В этой статье показано, как написать убедительное письмо с предложением. Мы дадим вам отличную структуру, расскажем о нескольких проверенных советах по увеличению шансов на успех и покажем вам пример письма с предложением, которое вы можете написать и использовать прямо сейчас.

 

• Что такое письмо-предложение?
• Как написать эффективное письмо с предложением?

• • 1. Введение и некоторая справочная информация
  • 2. Включите изложение проблемы в письмо с предложением
  • 3. Напишите о своих целях и задачах
  • 4. Предлагайте способы оценки прогресса
  • 5. Опишите необходимый бюджет для проекта
  • 6. Укажите свою контактную информацию
• Пример письма с предложением
• Заключение

Что такое письмо-предложение?

Письмо-предложение — это документ, который не требует подробного представления, с оглавлением и подробной информацией о проекте. Он краток, точен и дает важную информацию о коммерческом предложении.

Письмо с предложением предшествует более подробному коммерческому предложению, т. е. обычно представляет собой сокращенную форму полных предложений. Но это также может быть и сам запрос. Он следует структуре, аналогичной детальным, но более лаконичен.

Хорошо написанное предложение должно содержать пустые слова, быть кратким, передавать то, что вы хотите, чтобы читатель понял, и избегать использования длинных предложений, которые утомляют потенциальных клиентов.

Написание хорошего коммерческого предложения так же важно, как и получение самого контракта. Ключевое слово простое; держи это прямо. Хорошее письмо с предложением должно демонстрировать полное понимание цели работы и намерение предоставить приемлемое решение.

Обратите внимание, что иногда мы используем термины «предложение» и «письмо с предложением» как синонимы. В таких случаях «письмо с предложением» является полным предложением, и вы должны создать свой документ соответствующим образом.

 

Как написать эффективное письмо с предложением?

Если вы отвечаете на запрос предложения, постарайтесь следовать конкретным указаниям, данным получателем. Однако ниже мы даем шесть общих советов по написанию убедительной структуры письма с предложением для различных ситуаций:

 

1. Введение и некоторая справочная информация

Во-первых, установите контекст для письма, предоставив некоторую информацию в первом абзаце. Если вы уже разговаривали с получателем письма, упомяните об этом в первых предложениях.

Возможно, вы обсудили проблему клиента и согласовали примерный набор целей. Упомяните об этом разговоре и кратко повторите, почему вы хорошо подходите для предоставления проверенного решения.

Документ

 

2. Включите изложение проблемы в письмо-предложение

Вы можете включить эту часть в раздел выше или посвятить ей несколько отдельных абзацев. Это зависит от масштаба проблемы.

Это заявление о текущей проблеме, которая требует действий для улучшения ситуации. Он должен кратко объяснить барьер, который ставит повседневная проблема между операционным процессом и проблематичным положением дел.

Это заявление является полностью объективным, концентрируясь на фактах проблемы и оставляя без внимания любые субъективные мнения о ней.

 

3. Напишите о своих целях и задачах

При описании целей лучше быть как можно более конкретным. Мы должны изложить цели в виде списка, желательно с приложенными цифрами.

Лучше сказать: «Мы увеличим производительность на 25% за четыре месяца», чем «Мы значительно повысим вашу производительность». Вы также можете предоставить информацию о методах, которые вы будете использовать для достижения этих вех.

 

4. Предложить способы оценки прогресса

Как клиенты будут узнавать о прогрессе? Будет ли у них онлайн-доступ к панели аналитики? Кто будет точкой контакта? Какие тональные сигналы вы будете использовать для измерения прогресса?

Ответьте на эти вопросы в разделе письма с предложением и нарисуйте четкую картину того, как вы убедитесь, что ваши получатели знают, что проект продвигается вперед и имеет приемлемый прогресс.

 

5. Опишите необходимый бюджет для проекта

После изложения проблемы вы должны объяснить необходимый бюджет и не забыть упомянуть затраты на ее нерешение. Всегда полезно сформулировать проблему и предложить решение с точки зрения финансовых затрат.

В сопроводительном письме нецелесообразно указывать полную разбивку расходов, но вы должны дать представление о бюджете. Цена проекта является важным фактором в процессе принятия решения, поэтому важно ее учитывать. Определите точные затраты в долларах.

 

6. Укажите вашу контактную информацию

Предоставление набора контактных данных в конце письма, включая номер телефона, адрес веб-сайта и адрес электронной почты, может быть невероятно полезным, если клиенты хотят позвонить или написать вам напрямую.

Документ

 

Теперь, когда мы рассмотрели все важные части эффективного письма с предложением для вас, давайте взглянем на шаблон, который вы можете изменить в соответствии со своими требованиями и использовать в качестве письма с предложением для вашей компании:

 

Пример письма с предложением

В приведенном ниже шаблоне предложения показано, как может выглядеть типовое деловое письмо с предложением. В зависимости от понимания вашего потенциального клиента, вы можете сделать его длиннее или короче или добавить больше деталей в определенные разделы.

Письмо должно иметь традиционную форму и включать в заголовок ваши имена и адреса получателя.

 

Уважаемый господин/госпожа,

Мне было очень приятно поговорить с вами в понедельник о проблемах, с которыми вы столкнулись в связи с набором и обучением персонала. Вы объяснили свое желание улучшить методы найма и внедрить проверенные методы адаптации персонала, ориентированные на результат.

Наша компания имеет более чем двенадцатилетний опыт оказания услуг таким предприятиям, как ваше. Наша команда имеет определенный опыт в вашей конкретной области, работая с компаниями X и Y. наши вехи.

 

Цели

Наша общая цель будет состоять в том, чтобы сократить общий объем ресурсов, рабочего времени и общих затрат на подбор персонала на 25% при сохранении текущих результатов. Мы увеличим производительность новых сотрудников в течение первых четырех месяцев работы на 30% за счет улучшения процессов обучения персонала.

 

Для этого мы должны выполнить несколько промежуточных целей:

• Обзор существующих методов найма и обучения;
• Создание инфраструктуры тестирования и формулировка практических KPI;
• Время тестирования и внедрения для выявления возможных изменений;
• Долгосрочный анализ, ведущий к оптимизации новых процедур в течение нескольких месяцев.

 

Оценка обещаний и отчетность

Вы будете получать ежемесячный отчет, который будет включать все критические KPI. Вашим основным контактным лицом будет руководитель группы. Каждый квартал мы приглашаем вас посетить презентацию, посвященную результатам тестирования, положительным изменениям и общему прогрессу в достижении целей проекта.

 

Бюджет

Как обсуждалось ранее, приблизительная стоимость проекта составляет 30 000 долларов США, выплачиваемых ежеквартально в течение 24 месяцев. Этот план платежей является гибким и открытым для обсуждения любых изменений.