Поддержание хороших отношений с клиентом, знание его потребностей , их желаний и масштабов, которые они хотят иметь, жизненно важно, чтобы все было ясно и приняло желаемую форму. Благодаря этой связи с клиентом вы наверняка сможете воспользоваться каждой из его идей и сделать так, чтобы они привели к успеху.

При планировании мероприятия крайне важно собрать всю информацию о бренде, его видении, миссии и целях , которые должны быть достигнуты в рамках предстоящего мероприятия. держал. Цель должна состоять в том, чтобы понять и идентифицировать себя с брендом изнутри. Только так вы сможете уловить суть и бизнес-модель, что позволит привести вас в соответствие с целями и сделать необходимые акценты на повлиять на вашу аудиторию .

Прежде чем приступать к какому-либо планированию, у вас должны быть четкие цели. Отличное знание этого позволит вам принимать наилучшие решения по планированию . Цели должны быть установлены с самого начала, чтобы не вызывать никаких сомнений и позволить достичь целей более адекватно.

Кроме того, эти должны быть конкретными и конкретными , чтобы их можно было измерить позже: от получения 1000 запросов на получение дополнительной информации от посетителей до достижения определенного количества покупок продукта на ярмарке или достижения 500 публикаций с хэштег мероприятия, то, чего мы хотим достичь, должно быть четко определено с самого начала. Без четких целей усилия и деньги распределяются по многим другим ресурсам и не фокусируются на том, что важно, кроме того, результаты не могут быть измерены из-за отсутствия определенных критериев для оценки.

Другим аспектом, который необходимо учитывать, является ясность этих целей. Их постоянное присутствие — это способ гарантировать их поиск и реализацию.

Совет: всегда имейте под рукой контрольный список, в котором объясняются эти цели, чтобы всегда иметь их под рукой, чтобы иметь возможность указать степень, в которой предпринимаются действия в каждом пункте.

Абсолютно ничего нельзя построить, если у вас нет ясная идея . По этой причине, зная заказчика, компанию, бренд и цели мероприятия, можно будет начать мозговой штурм о развитии мероприятия.

Одна из самых больших задач организатора — определить потенциал каждой идеи и измерить его, чтобы увидеть его жизнеспособность. У нас есть несколько онлайн-инструментов, которые могут оказать нам поддержку, например bubbl.us или coggle .

Мы приглашаем вас не пропустить ни одной из наших ежемесячных статей, чтобы узнать больше о различных инструменты и технологии, которые вы можете использовать в своей организации мероприятий .

Планирование мероприятий — здесь все начинает обретать форму. Правильное планирование мероприятия жизненно важно для его успешного результата. От типа мероприятия до места, где оно будет проходить, необходимых для него ресурсов — есть много аспектов, которые необходимо учитывать, чтобы гарантировать хорошее планирование.

Совет: Составьте список ключевых моментов мероприятия, чтобы вы могли определить, какие шаги необходимо предпринять и в какое время, и убедиться, что ничего не упущено из планирования.

Определение типа мероприятия, которое мы хотим провести, очень важно при планировании, поскольку каждый из этих типов использует разные элементы и имеет очень разные требования и требования. Например, если мероприятие представляет собой церемонию награждения, нам нужно будет определить продолжительность, различные блоки для призов, как должна быть организована логистика сбора призов гостями и т. д. Тип мероприятия задает тон следить за тем, что будет дальше. Вы можете взглянуть на наши список наиболее распространенных типов событий и начните планировать свои.

Это все мероприятия, преследующие деловые, организационные или корпоративные цели.

Конгрессы : это собрание или конференция, на которых члены организации, ассоциации, профессии или группы встречаются для обсуждения вопросов, относящихся к их области. Вы можете интегрировать часть переговоров с другой выставкой различных брендов, связанных с темой конгресса.

Съезды : это публичные или частные мероприятия, которые объединяют группы с общими интересами и в которых учебную часть можно чередовать с развлекательной.

Церемония награждения : в данном случае мы имеем в виду награды или мероприятия, направленные на признание заслуг, достигнутых человеком, группой или организацией.

Мероприятия для сотрудников : это институциональные мероприятия , которые происходят внутри компаний или организаций и призваны объединить для различных целей тех, кто является их частью.

Семинары : это встречи, как правило, для академических целей. Обычно они вызывают нескольких специалистов и тех, кто интересуется темой, чтобы способствовать обмену идеями и представлять темы и дебаты, связанные с деятельностью.

Team Building Events : это форматы, в которых участникам предлагается работать в команде и проходить различные тесты для развития командной работы.

Запуск продукта : направлен на то, чтобы сделать продукт/услугу известной заинтересованному в них сообществу.

Уличный маркетинг : событие уличного маркетинга — это рекламная акция, которая проводится на улице. Это способ представить продукты или услуги компании в неожиданных местах, где находятся потенциальные клиенты.

Инаугурации : как следует из названия, инаугурации — это мероприятия, предназначенные для открытия пространства. Они используются для объявления о расширении объектов, открытии новых офисов, а также для открытия новых компаний или организаций в целом.

Ярмарки : ярмарки – это мероприятия, посвященные обмену и продаже товаров и услуг и созданию сетей. Как правило, это отраслевые мероприятия с участием различных брендов.

Пресс-конференция : пресс-конференция – это мероприятие, организованное компанией или организацией, на которое приглашаются представители прессы. Это делается с целью освещения в СМИ новостей, которые вы хотите объявить.

Демонстрационные залы : наконец, это мероприятия, которые проводятся в помещениях, предназначенных для демонстрации и сбыта продукции компании. Продукты организованы иначе, чем в обычном маркетинге, предлагая потенциальным клиентам познакомиться с ними по-другому.

Все мероприятия, целью которых является отвлечение посредством общественных мероприятий.

• Концерты : концерты – это музыкальные мероприятия, на которых проходят выступления группы.
• Музыкальные фестивали : музыкальные фестивали обычно собирают более одной группы, и их продолжительность всегда превышает один день. Кроме того, такого рода мероприятия обычно сопровождаются не только музыкальными выступлениями, но и различными мероприятиями вокруг концертов.
• Спортивные мероприятия : спортивные мероприятия обычно представляют собой массовые мероприятия, организованные брендом в отрасли, где профессионалы и непрофессионалы встречаются, чтобы насладиться спортом.

Его целью является популяризация культуры, знаний и образования.

• Выставки художественных произведений : В основном связанные с живописью, скульптурой, архитектурой, музыкой или любой другой выставляемой отраслью искусства.
• Культурные фестивали : те, в которых участвует культурный элемент, например, танцевальные или театральные фестивали.
• Конференции : конференция – это собрание людей, обладающих знаниями или интересующихся определенной темой, для проведения дискуссий и выставок по ней.
• Форумы : это мероприятие, на котором группа обсуждает тему, факт или проблему под руководством координатора
• Семинары : Специализированное мероприятие, целью которого является углубленное изучение определенного предмета с участием специалистов.

Другой способ классификации событий — в зависимости от среды, в которой они происходят. В этом смысле сегодня мы можем найти очных событий , цифровых событий и гибридных событий .

Личные мероприятия — это события, которые происходят в определенный день в определенном месте. Выбирается физическое пространство, и все присутствующие на мероприятии приближаются к нему, чтобы стать его частью.

Со своей стороны, цифровых событий представляют собой альтернативу, которая с годами значительно выросла. Это мероприятия, проводимые через веб-платформу. Они могут быть живыми, а могут быть консервированными.

Наконец, гибридных событий — это события, которые питаются обоими модальностями. Это название относится к событиям, которые происходят одновременно в физическом месте с присутствием части гостей и через цифровую или веб-среду, с участниками, подключенными удаленно.

Определение конкретного помещения , отвечающего потребностям мероприятия и сочетающего в себе все необходимые характеристики для его развития, является одним из самых сложных моментов в планировании мероприятия.

Пространство является одним из элементов, который все больше ценится посетителями. Посетители ценят не только такие аспекты, как легкий доступ, но и эффект неожиданности от посещения мероприятия в необычном месте.

В случае общественных мест важно учитывать муниципальных разрешений и правил помещения , в котором будет проходить мероприятие, поскольку эти процедуры могут вызвать задержки в планировании и вызвать некоторые трудности.

Совет: примите во внимание другие проблемы, которые могут поставить под угрозу непрерывность или правильное развитие мероприятия, например, если мероприятие будет проходить на открытом пространстве, важно иметь прогноз погоды, в случае необходимо спланировать план Б для вопросов, связанных с дождем, холодом, избыточной жарой и прочим.

Когда дело доходит до пространств и мест, время очень важно. Точная настройка деталей сайта заблаговременно поможет продвинуться вперед в списке дел и может добиться прогресса в решении других вопросов.

Около мест общего пользования для проведения мероприятий — это гостиницы, площадки, фермы, комнаты, аудитории, кинотеатры, театры и уникальные пространства. Из-за пандемии, которую мы переживаем, увеличилось использование открытых пространств, что, в частности, решило проблему социального дистанцирования.

Наличие списка постоянных поставщиков, с которыми у нас уже сложились доверительные отношения, необходимо для снятия стресса, связанного с организацией любого мероприятия. Если у вас есть список ваших поставщиков и предварительная договоренность с ними, вы можете сэкономить время и даже деньги, если вместе согласовали специальные цены.

Из-за большого количества событий быстрое закрытие любых сделок с нашими поставщиками часто избавляет от головной боли.

Совет: всегда имейте при себе список поставщиков услуг бронирования, у которых есть быстрое время выполнения заказа. Это позволит найти быстрое и эффективное решение в случае возникновения проблем или непредвиденных обстоятельств с первоначальным провайдером.

Важным моментом в планировании мероприятия является логистика . Это тот, который позволит все прибыть своевременно.

В логистике важно идентифицировать транспортные средства , которые понадобятся для хорошего прогноза, хотя также важно иметь время транспортировки каждой части организационной цепочки, от времени поставщиков до времени монтажа.

Совет: управляйте логистикой, всегда планируя различные альтернативы и варианты на случай возникновения неудобств в день мероприятия.

Совместное с клиентом определение бюджета с учетом его возможностей и сознательное управление им с самого начала позволит выполнить все оговоренное без неожиданностей в счете.

Оценка стоимости для каждого поставщика необходима для контролируемого планирования. Однако всегда уместно иметь сумку на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть.

Совет: имейте дополнительный бюджет от поставщиков, отличных от контрактного, это поможет иметь под рукой четкую информацию о стоимости, связанной с этой заменой, чтобы сохранить целостность мероприятия.

Спонсоры обычно являются очень подходящей альтернативой для заполнения бюджета мероприятия. Хорошо сделать список возможных спонсоров , которые наверняка захотят сотрудничать в какой-то части мероприятия в обмен на рекламу или продвижение вашего бренда. Спонсоры представляют возврат инвестиций , а увеличивают ценность бренда , поэтому важно, чтобы спонсоры не только вносили финансовый вклад, но и повышали ценность бренда, укрепляя связи для будущих и лучших событий.

Некоторые вещи, о которых следует помнить при работе со спонсорами:

• Что спонсоры разделяют определенные ценности с брендом, чтобы поддерживать постоянство на протяжении всего мероприятия.
• Спонсорские пакеты адаптированы как к вашим, так и к нашим потребностям.
• Создавайте хорошие отношения, которые расширяют возможности спонсорства для будущих событий.
• Чтобы спонсоры укрепляли бренд и цели, которые преследует компания, посредством мероприятия

Вообще считается, что планирование связано только с этапами, предшествующими событию. Однако в день этот надо убедитесь, что все работает правильно . Поэтому рекомендуется провести контрольное совещание со всей командой. Там должна быть обеспечена надлежащая координация всех, кто участвует в реализации мероприятия, и должны быть назначены ответственные за каждую область для осуществления лучшего контроля. На этом этапе также важно помнить об альтернативах и процессах, которые необходимо выполнить в случае непредвиденных событий.

Совет: всегда имейте тесный контакт со всеми, кто несет ответственность за событие, это поможет нам быстро отреагировать на любой инцидент, который происходит, обычно в этот день из-за напряженности может быть сложнее выполнять тривиальные действия

Пост-мероприятие начинается после завершения мероприятия, и способ, которым мы решили это сделать, не должен занимать более 48 часов, чтобы связаться с участниками , поставщиками, спонсорами и работой команда. Благодарственные письма, подарки, благодарности и опросы удовлетворенности не заставят себя долго ждать, чтобы подкрепить цели, достигнутые во время мероприятия.

Давайте помнить, что планирование после события так же важно, как и само событие. Если не будет адекватного продолжения, вся работа, проделанная ранее, будет потеряна.

Часто совершается ошибка, когда думают, что событие заканчивается, как только заканчиваются действия. Но, чтобы мероприятие было успешным, важно придать ему преемственность. Один из способов сделать это — написать после мероприятия благодарственное письмо участникам. Вы также можете подарить им подарок, который напомнит им об их участии и создаст положительный имидж компании . Но что очень полезно, особенно для будущих изданий, так это провести анкету удовлетворенности, чтобы увидеть, в какой степени достигнута преследуемая цель, и, если нет, иметь возможность принять меры по корректировке для будущих изданий.

Совет: Воспользуйтесь преимуществами подарков для ваших посетителей, которые оказывают положительное влияние на окружающую среду и общество. Он ценит включение предложений, разработанных в экологических материалах и разработанных организациями или группами, подверженными риску исключения.

Мероприятие не будет успешным, если оно не будет соответствовать целям и требованиям, поставленным с самого начала. Чтобы узнать, соответствует ли произведенное событие критериям, установленным при планировании, они должны быть измерено и количественно . Если эта часть не была запланирована, есть очень важный пробел, который необходимо заполнить.

После мероприятия, когда для принятия решений или достижения поставленных компанией целей требуются реальные цифры, можно принять во внимание несколько примеров: Это может быть программное обеспечение, опрос клиентов, приложение, которое собирает информацию или отзывы от участников, или какой-либо другой способ, который является простым, удобным и интуитивно понятным и заставляет участников захотеть предоставить эту информацию.

Глобальная пандемия стала ключевым элементом, изменившим ход событий. Такие факторы, как необходимость социального дистанцирования и протоколов безопасности здоровья , повлияли и будут продолжать влиять на организацию такого рода мероприятий, которым пришлось адаптироваться к новой реальности.

Вместе с этими факторами осведомленность об устойчивом развитии приобрела вес в этом секторе. Устойчивое развитие больше не относится исключительно к некоторым отраслям, таким как автомобилестроение или энергетика, и стало проблемой, в решении которой мы должны все помнить о нашей ответственности и действовать соответственно . Сектор событий не новичок в этом, и поэтому все больше и больше компаний рассматривают этот фундаментальный элемент в управлении своими мероприятиями.

Понимаемый не только как экологический, но и как социальный и экономический элемент, устойчивое вмешательство в событие влияет на многие переменные: выбор экологически чистых материалов, наем персонала, подверженного риску социальной изоляции, найм питание нулевого километра или использование эффективных и низкий углеродный след транспорт для гостей, среди многих других мероприятий.

Технологическая область также была большой проблемой. Такие темы, как биобезопасность, метавселенная, Интернет и использование приложений и новых технологий , предоставляют организаторам ряд возможностей, которые опережают любое другое время в секторе организации мероприятий.

Эмпирические события , использование голографических технологий, распознавание лиц, 3D-элементы и диаграммы, метавселенная, приложения и социальные сети, 8k и многие другие технологии, которые сегодня революционизируют предмет телекоммуникаций, без сомнения, приходят к установлению новая и другая панорама организации мероприятий во времена пандемии и глобализации.

Но для реализации этой технологии необходимо обучать персонал, обновлять технологическое оборудование и уметь интегрировать творчество в эти разработки.

Как мы видели, события являются частью жизни людей, компаний и организаций и имеют большое значение. Событие — это экземпляр, который позволяет открывать новые двери и возможности в соответствии с целями каждого случая.

В этом смысле каждый этап события необходим для его успеха. От планирования, которое должно быть исчерпывающим и тщательным, чтобы контролировать ключи события и предлагать решение возможных непредвиденных событий, до действий, предпринятых во время события и после него. Каждая сторона имеет свою собственную стратегию и играет жизненно важную роль. Кроме того, технологические достижения меняют способы планирования и управления мероприятиями, для которых потребуется обученный персонал. Однако эти достижения обещают революцию в событиях будущего, значительно расширяющую его возможности.

организация мероприятия

Поделиться в социальных сетях:

Оценить пост:

Как организовать мероприятие – 20 советов

Узнайте, как организовать мероприятие. Организация успешного мероприятия требует работы. Чтобы помочь вам быстро начать, мы перечисляем 20 лучших советов о том, как организовать ваше первое мероприятие. Начав со стратегии, вы прокладываете путь к успеху. И если вы правильно разыграете свои карты, вы сможете обеспечить первоклассный опыт, даже если это ваша самая первая попытка.

1. Определите цель успешного мероприятия

Самое главное, начните с вопроса, зачем вы проводите мероприятие. Сформулируйте главную цель деятельности. Определив цели на ранней стадии, вы сможете спланировать мероприятие так, чтобы оно соответствовало вашей стратегической направленности. Таким образом, прежде чем приступить к планированию мероприятия, у вас должна быть четко сформулированная цель. Без этого вы не сможете составить комплексный план мероприятий. Чтобы вы могли измерять результаты и тем самым оптимизировать мероприятие с самого начала, установите ключевые показатели эффективности. А теперь можно приступать к организации мероприятия.

2. Координируйте действия членов вашей команды и организаторов мероприятий

Хорошее мероприятие требует участия многих разных людей. Начните с решения, кто будет вовлечен и каковы их роли на протяжении всего процесса. Это помогает оптимизировать работу и подготавливает вас к вопросам, когда вы привлекаете больше людей. Назначьте ответственного за общение с людьми, возглавляющими каждую область. В свою очередь, эти последние должны распределять задачи внутри своих команд. Это гарантирует, что все будет эффективно продвигаться вперед по мере приближения события.

3. Найдите место, чтобы приступить к планированию мероприятия.

Место проведения чрезвычайно важно. Поэтому приложите усилия к поиску потенциальных площадок и тщательно выбирайте место проведения Дня Д. Если вы организуете бизнес-конференцию, узнайте, что могут предложить отели и конференц-залы. Если вы устраиваете ярмарку ремесел, ищите открытые производственные помещения, до которых можно легко добраться на общественном транспорте. Бронируйте дату и уточняйте стоимость заблаговременно. Таким образом, вы будете знать, сколько вам нужно брать за билеты.

4. Установите дату события

Не выбирайте случайную дату события. Примите во внимание целевые группы и убедитесь, что эти люди, как правило, могут присутствовать. Если вы проводите бизнес-конференцию, вам следует проверить наличие конкурирующих мероприятий и убедиться, что потенциальные спонсоры и участники не будут их посещать. Также избегайте государственных праздников, когда есть вероятность, что люди будут путешествовать. (Если, конечно, вы не планируете и не рекламируете музыкальный фестиваль как идеальный способ провести отпуск дома).

5. Забронируйте аттракционы для организации мероприятия

Чтобы аттракционы привлекали людей, вы должны ставить перед собой высокие цели, не выходя за рамки бюджета мероприятия! Подумайте, какой тип ораторов или исполнителей лучше всего привлечет вашу публику. Если вы проводите бизнес-конференцию, кто наиболее привлекателен для вашей целевой группы? Если вы организуете мероприятие для родителей, помните об их ежедневных проблемах и найдите специалиста, который может заняться выбранной темой.

6. Создайте программу

После того, как вы забронировали основного докладчика или исполнителя, пришло время определить форму программы. Конечно, лучшие слоты должны быть зарезервированы для ваших аттракционов. Однако помимо них у вас могут быть панельные дебаты и другие основные моменты программы. Для общего управления мероприятием необходимо составить программу, поддерживающую интерес участников. Не забудьте оставить место для перерывов и пауз, во время которых люди могут общаться, общаться и взаимодействовать друг с другом.

7. Привлекайте спонсоров

Решите, как вы хотите работать со спонсорами. Должны ли они спонсировать определенный элемент в программе конференции или смешать и пообщаться за коктейлями? Или у вас будет выставочный зал, где спонсоры смогут платить за демонстрацию своих продуктов и услуг? Подумайте, что лучше всего соответствует вашему плану мероприятия, и начните привлекать потенциальных спонсоров, которые могут внести свой вклад в финансирование всего шоу.

8. Разработайте маркетинговый план

Маркетинг — это ключ к привлечению людей на ваше мероприятие. Чтобы максимизировать посещаемость, подумайте о многоканальности. Составьте электронное письмо и отправьте его всем в вашей сети, кому это может быть интересно. Поощряйте их передавать это друзьям. Помните, что охват вашей целевой аудитории имеет важное значение.

Используя каналы, актуальные для вашего мероприятия, запустите согласованную кампанию в социальных сетях. Facebook, LinkedIn, Instagram и Twitter — отличные места для охвата различных целевых групп. Чтобы отслеживать разговоры, используйте хэштег. Убедитесь также, что звезды мероприятия и ключевые участники продвигают ваше мероприятие в своих социальных сетях и используют соответствующие хэштеги. Вложение маркетинговых усилий будет способствовать успеху вашего мероприятия.

9. Свяжитесь с прессой

Соберите журналистов, блоггеров и радиоведущих, которые, по вашему мнению, могут быть заинтересованы в вашем мероприятии. Чтобы поощрять прямые репортажи с мероприятия, отправьте им входные билеты. Чтобы ранние сообщения в СМИ могли помочь в распространении новостей, вы также можете позаботиться о том, чтобы спикеры были доступны для предварительных интервью.

10. Продажа билетов на мероприятия

Потратив время и силы на окончательную подготовку мероприятия, никогда не забывайте проверить, легко ли зарегистрироваться и купить билеты. На веб-сайте вашего мероприятия используйте плавный процесс, позволяющий легко получить билеты в любое время. Если вы собираетесь продавать билеты на входе, объявите об этом заранее по мере приближения мероприятия. Это поощрит появление любых колеблющихся.

10. Продажа билетов на мероприятия

Потратив время и силы на окончательную подготовку мероприятия, никогда не забывайте проверять, легко ли зарегистрироваться и купить билеты. На веб-сайте вашего мероприятия используйте плавный процесс, позволяющий легко получить билеты в любое время. Если вы собираетесь продавать билеты на входе, объявите об этом заранее по мере приближения мероприятия. Это поощрит появление любых колеблющихся.

11. Используйте послов событий

Рассмотрите возможность назначения группы послов событий, назначенных для определенных областей вокруг вашего мероприятия. Предоставьте своим послам ответы на ожидаемые вопросы гостей. Оденьте своих послов в согласованные наряды с именными значками, которые будут выделяться из толпы.

У входа послы мероприятия встречают каждого гостя улыбкой и сердечным приветствием; они также указывают на ключевые места, такие как стойка регистрации и туалеты. На небольших мероприятиях амбассадоры облегчают знакомство и гарантируют, что застенчивые тихоходки тоже будут иметь возможность проявить себя.

12. Предложите VIP-стоянку или трансфер для докладчиков и исполнителей

Убедитесь, что ваши докладчики и исполнители получают необходимую помощь, чтобы безопасно прибыть на место проведения мероприятия заранее, чтобы подготовиться и иметь запас времени, особенно если они прибывают в место проведения мероприятия из другого города. Спросите, требуется ли им встреча в аэропорту или поездка из другого города. Если они прибывают на собственном автомобиле, выделите для них место на VIP-стоянке и убедитесь, что они могут легко добраться до него. Назначьте кого-нибудь, кто поможет им разгрузить оборудование и устроиться.

13. Выберите цветы и украшения

Создайте атмосферу и визуальный интерес в месте проведения вашего мероприятия с помощью хорошо подобранных украшений — несколько изящных штрихов помогут оживить посредственное помещение. Несколько удачно расставленных ваз с яркими живыми цветами превратят душный конференц-зал или стерильный зал в уютное пространство.

14. Подготовьте бейджи с именами

Помогите участникам встретиться, поприветствовать и узнать друг друга, подготовив четкие, легко читаемые бейджи с именами. Также убедитесь, что ваша собственная команда организаторов мероприятий и приглашенных сопровождающих носит четко обозначенные таблички с именами. Многие люди с трудом запоминают имена других людей — не оставляйте их без внимания! Возможность обратиться к кому-то по имени может растопить лед и избежать неловкой игры «мы встречались раньше?».

15. Подавайте сытную еду и напитки

Учитывайте время вашего мероприятия, чтобы решить, какую еду и в каком количестве предложить участникам. Придут ли они сытыми после обеда или проголодавшимися после рабочего дня? Также подумайте о доступных удобствах, позволяющих гостям с комфортом есть закуски, приложения или угощения — будут ли они в конечном итоге пробираться к нескольким лакомым кусочкам, стоя в середине разговора, или столы и стулья превратят полноценную трапезу в занятие? торт? Говоря о торте, вы предложите несколько блюд или только несколько смешанных вариантов?

Исходя из желаемого меню, свяжитесь и забронируйте кейтеринговую компанию как можно скорее; просмотрите онлайн-обзоры, попросите рекомендации и попробуйте их предложения, прежде чем сделать окончательный выбор.

16. Организуйте удобные группы сидений и столиков для напитков

Создайте план помещения и используйте его для организации удобных мест для людей, собирающихся небольшими группами. Расставьте столы так, чтобы люди могли поставить тарелку, напиток или ноутбук. Обеспечьте достаточное количество сидячих мест для пожилых людей или посетителей с ограниченными физическими возможностями. Обратите внимание на естественный поток между этими зонами и держите пути к туалетам или выходам открытыми и свободными от препятствий.

17. Объявляйте призы, розыгрыши и розыгрыши

Всем нравится шанс выиграть приз или получить бесплатный подарок! Создайте волнение на своем мероприятии, объявив о розыгрышах призов, розыгрышах и других розыгрышах. Стратегически выбирайте время для этих объявлений, чтобы привлечь посетителей и удерживать их внимание, когда в противном случае они могут потерять интерес. Сохранение большого приза до конца вашего хорошо спланированного маршрута побудит участников остаться до финала.

18. Туалетные комнаты с корзинами предметов первой необходимости и мелочей

Специально для более длительных и/или официальных мероприятий поставьте в туалете корзины с основными средствами личной гигиены, практичными швейными наборами с запасными пуговицами и приятными мелочами, такими как лосьон для рук, которые могут сделать пребывание более комфортным. Людям нравится чувствовать себя избалованными и заботливыми, и эти предметы могут спасти посетителя в крайнем случае. И вы не будете первым организатором мероприятий, которому понадобится один из этих удобных предметов в середине мероприятия!

19. Аренда фотобудки или вызов профессионального фотографа

Фотобудка добавляет элемент веселья в обычное мероприятие, а фотограф, делающий фотографии, делает любое светское мероприятие более гламурным и запоминающимся. Для небольших мероприятий попросите своего фотографа сделать хотя бы одну фотографию каждого присутствующего — никто не захочет потом просматривать фотографии с мероприятия, не увидев себя на одном из них.

20. Подготовьте подарочные наборы с практичными вещами на вынос

Отправляйте своих участников счастливыми с символическим подарком на память о вас. Сумка с подарками может включать в себя аккуратные сувениры, а также практичные предметы, такие как карточка с инструкциями по доступу к фотографиям с мероприятий, слайды презентации и опрос для сбора отзывов.