Правила оформления рассылок для отправки через Unisender

Мы не хотим, чтобы письма наших клиентов попадали в спам — это ухудшает эффективность email-маркетинга и снижает репутацию в почтовых службах. Если сообщения пару раз придут в «Спам», то после этого даже хорошие рассылки могут не пройти спам-фильтры. Поэтому Служба заботы о клиентах Unisender и Антиспам-служба Unisender проверяют письма. Проверка проходит быстро и незаметно для клиентов.

Если у нас возникают подозрения, что сообщение может попасть в спам — мы отклоняем его и говорим, что нужно улучшить. А если хотите, чтоб ваше сообщение точно прошло проверку, то вот несколько требований и рекомендаций, как его оформить.

 

Посмотрите видео, в котором мы объясняем правила оформления рассылок на примерах

Обязательные правила оформления рассылок

1. В рассылке должен быть текст. Письмо не должно быть сплошной картинкой — есть пользователи, у которых изображения отключены. А еще такие макеты невозможно адаптировать под разные устройства.

Так выглядит письмо без текста у тех, кто отключил отображение картинок

Чтобы письмо точно прошло проверку, всегда добавляйте в него текст.

2. Не скрывайте ссылку отписки. Email без ссылки отписки вынуждает пользователя отправить письмо в спам, даже если он просто хотел отказаться от рассылок. Это навредит вашим будущим письмам — упадет репутация отправителя и все следующие сообщения будут попадать в спам на автомате.

Ссылку отписки можно разместить в футере, но обязательно на том же языке, что и текст письма.

Пример ссылки на отписку, расположенной в футере

Не пытайтесь спрятать ссылку отписки: делать ее цветом фона письма, уменьшать шрифт или форматировать ее как обычный текст.

Если в вашей базе много жалоб на спам даже при наличии ссылки отписки — эту ссылку рекомендуется продублировать в хедере письма. В Unisender ссылка отписки добавляется к каждому письму по умолчанию.

3. В письме должна быть информация, откуда вы взяли контакт подписчика. Например: «Вы получили это письмо, потому что являетесь клиентом магазина shop.ru (ваш магазин)». Эту информацию лучше разместить в футере. Если многие из ваших подписчиков помечают рассылку как спам — добавьте этот текст еще и в хедер, выше основного контента письма.

Блок отписки с информацией о том, откуда у «Альпины Паблишер» контакт подписчика

4. Рассылка не нарушает требования антиспам-политики Unisender. Мы отклоним письмо, если в нём есть:

1. Ложная, некорректная или вводящая в заблуждение информация.
2. Рассылка без согласия отправителя. Это закреплено в 18-й статье Федерального Закона Российской Федерации «О рекламе».
3. Порнография.
4. Лотереи.
5. Реклама поддельных лекарств, часов, одежды и других поддельных товаров.
6. Сообщения, созданные с нарушением авторских и смежных прав, с использованием чужих торговых марок.
7. Реклама почтовых и электронных спам-рассылок.
8. Сообщения от имени других людей или организаций.
9. Финансовые пирамиды.

5. Вы отправляете письма с корпоративной почты

Адрес для ответа и адрес отправителя обязательно должны быть корпоративными, потому что массовые рассылки с публичных адресов в 100% случаев попадают в спам. В UniSender вы можете отправить рассылку с бесплатного домена на список из 50 адресов максимум. Мы рекомендуем использовать публичные адреса только для тестовых рассылок.

Публичные адреса — не подходят для массовых рассылок	Корпоративная почта — с неё массовые рассылки точно дойдут получателям
@gmail.com @mail.ru @yandex.ru @bk.ru @outlook.com	После собачки идёт домен вашего сайта: @mycompany.com

Как завести корпоративную почту

Рекомендации Unisender по оформлению рассылок

Unisender не отклонит ваше письмо, если вы нарушите одну из этих рекомендаций. Но мы все же советуем их соблюдать. Так вы точно пройдете через спам-фильтры почтовых служб и ваше письмо дойдет до подписчиков.

1. В письме должна быть информация о вашей компании. Укажите телефон, адрес сайта, почту для связи, чтобы подписчики могли к вам обратиться.

Магазин «Мир кубиков» добавляет контакты в каждое письмо

2. Письмо не должно быть тяжёлым. Gmail обрежет письмо, если оно весит больше 100 кБ. Человек может не увидеть значительную часть контента из рассылки, в том числе ссылку отписки, и добавит письмо в спам.

Письмо от Ozon с рекомендациями товаров не поместилось в почтовый ящик

3. Лучше не делать вложение в письмо, а вставить ссылку на файл. У вложения больше недостатков, чем преимуществ:

• вложение увеличивает вес письма, что плохо сказывается на доставляемости рассылки;
• некоторые почтовые клиенты проверяют файлы на вирусы и считают даже самые проверенные файлы подозрительными;
• невозможно отследить, посмотрели ли получатели вложение, скачали ли файл.

Потому мы рекомендуем вместо вложения в письмо разместить файл на своем сайте или во внешнем облачном хранилище типа Google Drive. А в письме вставить ссылку на файл. Вот инструкция, как это сделать.

Например, в этом письме презентация курса по изданию собственной книги открывается и скачивается по ссылке

4. Не добавляйте полный URL, делайте гиперссылки.Как вариант — привязывайте ссылку к кнопкам или картинкам.

Если при отправке рассылки вы включили отслеживание переходов в Unisender, ваша ссылка меняется на ссылку с utm-меткой. Почтовый провайдер заметит, что адрес ссылки не совпадает с текстом ссылки и будет считать вашу ссылку подозрительной. Подозрительные ссылки в письме — еще одна причина, по которой письмо может попасть в спам.

Нет	Да
Перейти на сайт http://shop.ru/catalog	Перейти в магазин

5. Попросите подписчиков добавить ваш email в адресную книгу. Для почтовых провайдеров это сигнал, что получатель ждет ваши сообщения. Если вас добавят в адресную книгу, то письмо с большей вероятностью пройдет спам-фильтры.

Агентство по разработке сайтов на Битрикс вставляет такой блок в каждую рассылку

Правила оформления email-рассылок: на что обратить внимание

Полезные ссылки

Дизайн и верстка письма 
15 ошибок верстки, которые могут отправить письмо в спам
Как Unisender модерирует рассылки и как проходить проверку

Email-рассылки для финансовых организаций. Примеры, что слать, с чем совмещать — Маркетинг на vc.ru

1673 просмотров

Рынок финансовых услуг достаточно консервативен. Чтобы выделяться на фоне конкурентов, финансовые компании постоянно ищут новые пути, как завоевать доверие у своих клиентов. И все больше чаша весов маркетологов склоняется к email-рассылкам.

Свои коррективы в маркетинговые стратегии внесла пандемия и всеобщие локдауны. По данным Not Another State of Marketing, 78% маркетологов отметили резкий прирост использования электронной почты в 2020 году. А 59% респондентов считают, что емейл рассылки влияют на их решения о покупке.

Разработчик маркетинговых продуктов Hubspot провел свое исследование и пришел к неожиданным результатам.За последние полтора года электронной почтой начали пользоваться 73% повзрослевших миллениалов. Они заявили, что информация и реклама от различных компаний ими лучше воспринимается через емейл-рассылки.

Какую пользу принесет внедрение емейл маркетинга в финансовые организации

Почему банкам, МФО, кредитным и страховым компаниям следует уделить внимание емейл маркетингу:

• Низкая стоимость: email маркетинг — самый экономичный канал связи.
• Клиенты часто проверяют свою электронную почту: ваше сообщение обязательно увидят.
• Персонализация: вы можете найти индивидуальный подход к каждому клиенту.
• Отправка интересных и полезных писем поможет глубже вовлечь клиентов в воронку продаж и приведет к большему числу конверсий.

Для финансовых организаций рассылки по базе клиентов эффективны, когда есть хорошо спланированная емейл маркетинговая стратегия. Так как финансовые продукты не покупают импульсивно.

Через емейл рассылки вы можете подробно информировать о ваших преимуществах и поддерживать контакт с клиентами. И когда они будут готовы выбрать очередной банковский продукт или подать заявку на кредит, они будут уверены в том, что это необходимо сделать именно у вас.

Благодаря пандемии, ближайшее отделение, в которое люди могут просто зайти и задать вопросы, уже перестало быть предпочтительным способом получения информации. Так как в любой момент оно может закрыться на очередной локдаун. А потребности в финансовых услугах остаются.

Неопределенность заставляет людей задумываться о своем будущем и о финансовом обеспечении. Поэтому многие люди ищут выгодные условия по хранению средств, кредитам или страхованию. А подробно ответить на вопросы и показать все свои преимущества намного удобнее в электронных письмах.

Финансовая компания Prosto Money оценила преимущества общения с клиентами с помощью писем. Компания выдает кредиты под залог личной и коммерческой недвижимости. Чтобы превратить потенциального клиента в существующего, иногда требуются дополнительные разъяснения по условиям кредитования.

Таким образом, отправка электронных писем становится все более выгодной формой маркетинга. Это обеспечивает охват большего числа людей и высокий коэффициент конверсии. Ваши потенциальные клиенты принадлежат к разным слоям общества и имеют разный опыт и предпочтения. Но каждый из них ищет финансового партнера, которому можно доверять.

Ваша задача сейчас использовать каждую возможность укрепить доверие и лояльность среди ваших клиентов. В статье расскажем, каким образом банковские, кредитные и страховые компании могут использовать рассылки по электронной почте. И как их сочетать с другими каналами продвижения.

Какие письма помогут финансовым компаниям укрепить отношения со своими клиентами?

Конкуренция среди финансовых организаций огромная. Их услуги во многом идентичны и в этом сегменте выделиться достаточно нелегко. Это означает, что приобрести нового клиента тоже очень сложно.

С существующими клиентами также необходимо постоянно поддерживать связь и напоминать, что вы действительно приносите им пользу. Ваша задача постоянно привлекать их внимание, показывать ценность того, что вы предлагаете и быть актуальными.

Что же отправлять клиентам?

Приветственная серия. Это ваш шанс произвести хорошее первое впечатление на нового клиента. Вам потребуется небольшая серия писем, чтобы поприветствовать нового клиента, ознакомить его с условиями использования ваших продуктов и услуг. Предложить подписаться на ваш блог и присоединиться к соцсетям.

Монобанк отправляет приветственную серию писем, в которых дает ссылки на всю необходимую для них информацию: условия, тарифы, правила и т.д. А также приглашает присоединиться к личным страницам в соцсетях владельцев банка, чтобы быть в курсе всех новостей.

Информационные рассылки и полезности. Это может быть подборка статей из вашего блога, новости или интересный контент, который повышает финансовую грамотность клиентов. Например, расскажите, как лучше получить ссуду, улучшить кредитный рейтинг и почему выгодно пользоваться именно вашими услугами.

Финансовая компания Prosto Money регулярно отправляет серию ответов на вопросы, очередной раз напоминая о своих выгодных условиях кредитования.

Альфа-банк заботится о финансовой безопасности своих клиентов и предупреждает о мошенничестве, что убеждает в надежности финансового партнерства с ним и повышает доверие к банку.

Совместите информационные рассылки с рекламой и расскажите о новинках. Приват Банк в рассылке по клиентской базе весело и непринужденно рекламирует свой платежный сервис. Альфа-банк просит клиентов помочь с выбором дизайна новых карт, тем самым ненавязчиво повышая к ним интерес.

Рекламные рассылки. Если изменились ваши процентные ставки или вы проводите специальную акцию для определенного сегмента ЦА, ваши клиенты должны узнать об этом первыми. В очередной рассылке Альфа банк рекламирует новый накопительный счет.

Помните: цель вашего общения должна состоять в просвещении подписчиков. Джеймс Роберт Лэй из книги “Банковское дело для цифрового роста” утверждает, что работа маркетологов в финансовых организациях заключается в следующем: “В первую очередь — помогите, а во вторую — продавайте”.

Чтобы аудитория была заинтересована, убедитесь, что ваш контент действительно полезен. Чем больше людей чувствуют, что вы им помогли, тем больше вероятность, что вы останетесь в центре внимания, когда это будет наиболее важно.

Несколько идей полезного контента:

• Пошаговая инструкция для покупателей жилья (документы, процесс)
• Контрольный список финансовых документов для закрытия кредита
• Советы о деньгах для различных возрастных групп
• Ликбез по криптовалюте
• Финансовые советы для семей, для одиноких людей
• Новости и разъяснение, как происходящие события могут повлиять на финансы.

Также вы можете дать совет по составлению бюджета, инструкции по выплате ссуды или как лучше накопить на пенсию. Сделайте для клиентов интерактивную временную шкалу, чтобы увидеть, сколько денег они могут сэкономить, изменив свои взносы, или создайте “Учебный центр”, где можно получить ответы на общие вопросы.

Люди очень любят подарки и акции. Например, приведи 3 новых клиента и получи подарок (наушники, выгодные условия и т.д.). Разыграйте повышенную процентную ставку депозита или скидку на проценты для кредита. Приват Банк очень часто разыгрывает ценные подарки среди своих клиентов. Победитель этой акции получил в подарок автомобиль.

Совмещайте email рассылки с другими каналами продвижения

Email маркетинг прекрасно работает в содружестве с другими каналами продвижения. Поэтому любая маркетинговая стратегия должна быть продумана комплексно. Финансовые структуры предлагают паритетные услуги и потенциальным клиентам чрезвычайно трудно их различать. Ваша задача выделиться, быть у всех на устах, кричать со всех вывесок и страниц в сети.

1. Блог + email рассылка. Делайте рассылки со статьями из блога и новостями, так их прочитает больше людей..

Стратегия ведения блога для вашего банка может увеличить посещаемость вашего сайта. Возьмите некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов или наиболее выраженных опасений ваших клиентов и превратите их в полезные статьи в своем блоге. Federal Credit Union в своем блоге разместил дорожную карту к “Лучшему кредиту” и поделился этим в рассылке.

2. Соцсети + email рассылка. Лучшая стратегия — общаться по электронной почте, а затем распространять контент в социальных сетях.

Противники емейл рассылок могут утверждать, что соцсети являются лучшим средством для распространения и продвижения контента. Но еще есть много потребителей, которые не пользуются социальными сетями регулярно. Как резонно отмечает гуру SEO Нил Патель: “У электронной почты почти в три раза больше учетных записей, чем у Facebook и Twitter вместе взятых”.

Поэтому, когда ваше финансовое учреждение сообщает об изменении в графике работы, публикует новый пост в блоге или пресс-релиз, вы упускаете значительную часть своих клиентов, если не сделаете параллельную емейл рассылку. Более того, алгоритм Facebook может не показывать ваши сообщения всем вашим подписчикам.

3. Служба поддержки клиентов + email рассылка. Толковое и вежливое общение с вашими клиентами по электронной почте улучшит имидж вашего бренда.

В письмах описывайте, как пользоваться вашими продуктами, проводите ликбез. Обращайте внимание на действие пользователей на вашем сайте и предлагайте им сделать следующий шаг. И подробно объясните для чего им это нужно. Банк Тинькофф в письме от службы поддержки объясняет, почему клиенту будет выгодно закончить оформление кредитной карты. Удобно, что ссылка ведет ровно на тот шаг, где клиент остановился. Не нужно заново вносить информацию.

4. Стратегическое партнерство + email рассылки. Сотрудничайте с организациями, которые могут быть интересны вашим клиентам. Это могут быть развлекательные компании, агентства недвижимости или некоммерческие организации. Например, пользователи могут просто использовать свою кредитную карту, чтобы получить бонусы. И конечно же рассказывайте об этом в емейл-рассылке, как это сделал Приват Банк, предложив скидку 50% на проезд в общественном транспорте.

Персонализируйте емейл рассылки, чтобы лучше информировать и привлекать клиентов.

Персонализация электронной почты — это гораздо больше, чем имя получателя после приветствия. Клиентов привлекает релевантный, а не общий контент. Они больше доверяют тем финансовым компаниям, которые понимают их потребности.

Персонализация сделает ваш банк или компанию более “человечными”. Один из простых способов добиться этого — написать письмо с поздравлением на день рождения. Альфа-банк вполне достоин получить звание человечного.

Персонализированная электронная почта отлично подходит для релевантных кросс-продаж. Если у клиента есть только текущий счет, отправьте ему информацию о преимуществах открытия депозита и о том, как это сделать.

По каким признакам можно персонализировать клиентов?

1. По текущему курсу. Процентные ставки постоянно меняются. Сегментирование ваших контактов и таргетинг на заемщиков на основе их текущей ставки позволит вам делать более персонализированные предложения по рефинансированию. Например, заемщики с более высокими ставками будут восприимчивы к изучению текущего рынка. Покажите им, как можно снизить их ежемесячный платеж.

2. Группа прошлых клиентов. Разделите прошлых клиентов по датам закрытия их счетов. Не уходите из их поля видимости, поддерживайте с ними связь и сообщите, когда они смогут взять очередной кредит или предложите открыть новый счет. Таким образом, бывшие клиенты могут стать вашими лучшими новыми клиентами.

3. На основании кредитного рейтинга. Также может быть полезно отсортировать контакты по кредитному рейтингу. Группе с плохим кредитным рейтингом отправляйте советы по его улучшению. А заемщики с отличной кредитной историей будут заинтересованы в получении более выгодных условий кредитования.

4. По соотношению долга к доходу. Еще один отличный способ разделить свою базу данных по финансовому положению клиента или заемщика. У каждой группы будут разные цели, которые они пытаются достичь, и разные препятствия, которые нужно преодолеть.

Например, потенциальные клиенты, у которых нет средств для крупного первоначального взноса по ипотеке, будут более восприимчивы к получению информации о программах помощи для приобретения жилья определенным группам населения. Другие клиенты могут быть больше заинтересованы в информации по обычных ссудах или рефинансировании.

5. Отслеживайте неактивных. Отправка писем несуществующим пользователям — это быстрый способ повредить вашей репутации отправителя и увеличить риск того, что ваши сообщения будут отправлены в спам. Поэтому регулярно удаляйте неактивных пользователей из ваших маркетинговых списков.

Сегментация позволит вам рассылать качественный контент, отвечающий конкретным потребностям вашей аудитории. Зная потребности и ценности своей аудитории, вы начнете замечать рост взаимодействия с вашими контактами. Это поможет улучшить обслуживание клиентов.

Какие слова не стоит использовать в теме письма.

Для привлечения внимания к вашей рассылке по базе адресов все средства хороши. Кроме использования стоп-слов в теме письма. Ниже приведены самые популярные слова и фразы, отмеченные фильтрами спама. Откажитесь от них, если хотите регулярно попадать в инбокс к вашим подписчикам.

Самый надежный способ попасть в инбокс с емейл-рассылками финансовой тематики.

1. Выполняйте требования сервисов рассылок. Ипотека, займы и кредиты считаются тематикой повышенного риска согласно СПАМ политике Estismail. Рассылки могут быть допущены, при выполнении ряда обязательств и согласовании с поддержкой сервиса, а именно:

• Домен отправителя должен быть прогретым и существующим;
• Настроенная аутентификация домена отправителя;
• База подписчиков должна быть ОБЯЗАТЕЛЬНО с double opt-in;
• Рассылка только с тарифа Cloud.

Пункты 4.4 — 4.5 Спам-политики запрещают рассылку писем по подписчикам, которые не открывали письма от автора или с которыми не было никакого взаимодействия более трех месяцев.

2. Выполняйте требования почтовых провайдеров. У почтовых провайдеров также есть несколько общих требований, которые помогут рассылкам попасть к получателям:

• Активная база адресов для рассылки. Это банально, но успешная рассылка начинается с живой базы email-адресов, собранной собственноручно.
• Качественный контент, который соответствует всем требованиям. Перед рассылкой отправьте письмо на Мейл-тестер.

Выполняя условия сервисов рассылок и почтовых провайдеров, емейл-кампании по целевой аудитории принесут максимальное количество открытий и переходов по ссылкам.

Электронная почта хорошо работает для финансового бизнеса, особенно когда она персонализирована. Если у вашего банка нет стратегии email маркетинга, вы теряете дополнительную возможность укрепить отношения со своими клиентами. Подключите фантазию и превратите скучное электронное письмо о финансах в здоровые отношения с клиентами.

Как улучшить управление списком рассылки электронной почты

Управление списком рассылки электронной почты с помощью Google и Outlook имеет свои подводные камни. Узнайте, как лучше управлять своими списками рассылки с помощью Front.

Мы все, вероятно, отправляли электронное письмо в список рассылки в какой-то момент при общении с бизнесом. Поэтому неудивительно, что многие компании используют их для управления общением с клиентами, а также внутри своих команд.

Эти списки рассылки экономят время и усилия команд, поскольку они представляют собой эффективный способ отправки электронной почты нескольким получателям одновременно без необходимости вводить адреса электронной почты по отдельности.

Однако у них также есть свои проблемы, такие как загроможденные почтовые ящики и отсутствие ответственности, обычно вызванные использованием неправильных инструментов управления списками рассылки электронной почты.

Читайте дальше, чтобы узнать больше об этих инструментах и ​​о том, как лучше управлять своими списками рассылки с помощью Front.

Но сначала, что такое списки рассылки? И когда вы должны их использовать?

Что такое списки рассылки?

Списки рассылки представляют собой группу электронных писем, организованных в рамках одного или группового электронного письма. Например, список контактов может быть организован по групповому адресу электронной почты [email protected], [email protected], [email protected] или [email protected] 9.0003

Эти групповые электронные письма обрабатываются всей командой, например отделом по работе с клиентами, отделом обслуживания клиентов, финансами или даже службой поддержки. Когда клиенты и сотрудники отправляют электронные письма на эти адреса, все в списке получают копию электронного письма.

Когда следует использовать списки рассылки?

Списки рассылки идеально подходят, когда вы хотите отправить одно и то же электронное письмо группе получателей, не вводя индивидуальный адрес электронной почты каждого получателя. Это может быть особенно полезно при работе в крупной организации и управлении электронной почтой и коммуникациями для нескольких отделов и бизнес-подразделений.

Списки рассылки обычно не подходят для отправки маркетинговых электронных писем клиентам, использующим программное обеспечение для автоматизации маркетинга, такое как Mailchimp или Marketo от Hubspot.

И может быть сложно использовать списки рассылки для управления внешними сообщениями компании, такими как поддержка и выставление счетов, например, потому что они часто приводят к отсутствию подотчетности, прозрачности и беспорядку в почтовых ящиках (мы коснемся этого позже).

Какие инструменты можно использовать для создания списков рассылки?

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook был ключевым игроком в сфере корпоративной электронной почты на протяжении десятилетий. И, чтобы сохранить свою корону, они знали, что им нужно ввести множество решений в ответ на рабочую среду, которая становилась все более совместной.

Итак, они создали Microsoft Teams для внутреннего общения, функцию общего почтового ящика , и да, списки рассылки, которые позволяют отправлять информацию многим людям в вашей команде с помощью одного электронного письма.

Мы не будем вдаваться в подробности того, как настроить их в Outlook. Просто знайте, что вы можете создавать списки рассылки по географическому местоположению, должностным обязанностям, стажу работы и языку, и что их относительно легко создать.

Просто нажмите «Новая контактная группа», назовите свой список, заполните его участниками и сохраните. Затем, в следующий раз, когда вы отправите электронное письмо этой группе контактов, просто добавьте его в поле «Кому» и нажмите «Отправить».

Обновить эти списки также просто: создайте новое электронное письмо, добавьте поле контакта в поле «Кому» и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы «Расширить контактную группу» или изменить контакт.

Google Gmail

Google также позволяет создавать персонализированные списки рассылки электронной почты с помощью ярлыков (ранее известных как группы). Создание списков рассылки в Google включает в себя выбор контакта в левой строке меню, нажатие на значок ценника, выбор «Создать ярлык», ввод имени ярлыка и нажатие кнопки «Сохранить».

Промойте и повторите для всех контактов, которые вы хотите добавить к новой метке или группе. Затем, в следующий раз, когда вы захотите отправить групповое электронное письмо этим контактам, введите имя метки в поле «Кому».

Связанное чтение: Руководство по управлению общими почтовыми ящиками для команд, использующих Gmail .

Почему Outlook и Google терпят неудачу при управлении списками рассылки электронной почты

Несмотря на простоту создания групп Google и списков рассылки Outlook, управлять ими на этих двух платформах сложно по нескольким причинам:

1. Загроможденные почтовые ящики . Когда вы отправляете электронное письмо на псевдоним рассылки, копия создается для всех в группе Google или списке рассылки Outlook. Затем каждый человек может ответить, скопировать или переслать копию электронной почты, а это означает, что все может быстро запутаться. Это затрудняет управление электронной почтой и позволяет оставаться на вершине своей работы.

2. Отсутствие четкой ответственности и ответственности . Невозможно передать товарищам по команде право собственности или ответственность за их электронные письма. Никто не знает, кто отвечает за ответ на групповое электронное письмо, и вы также не можете легко сообщить всем, что вы обработали электронное письмо. В результате отвечают несколько человек, часто с разными ответами, или никто не отвечает, потому что все предполагают, что ответит кто-то другой.

3. Отсутствие видимости . Вы не можете видеть, кто ответил на электронное письмо в любой момент времени, что приводит к множественным ответам, дублированию работы и беспорядку в почтовых ящиках. Когда вы пытаетесь отслеживать общение даже на уровне всей компании или всей команды, это невозможно, потому что нет аналитики или показателей, касающихся того, кто ответил

4. Отсутствие сотрудничества . Вы не можете совместно работать над электронными письмами для внутреннего обсуждения электронной почты, не отвечая на электронное письмо или не пересылая его, что приводит к большему беспорядку и дезорганизации для всех участников. Угу.

В результате многие клиентоориентированные команды заменяют Outlook на Front для управления коммуникациями в компании — и на то есть веские причины.

Front — лучший способ управления списками рассылки электронной почты

Front — лучший способ управления рабочей электронной почтой и списки рассылки, которые устраняют недостатки групп Google и списка рассылки Outlook, особенно для групп, управляющих большим объемом коммуникаций с клиентами.

С помощью Front вы получаете:

Общий почтовый ящик со встроенными средствами просмотра и подотчетности

В отличие от Google и Outlook, Front предлагает встроенную возможность просмотра и учета электронной почты команды благодаря общим почтовым ящикам. Общие почтовые ящики обеспечивают общий взгляд на электронную почту и одну копию электронной почты вместо одной для каждого человека.

Каждый может видеть, кто отвечает на электронное письмо в любой момент. Вы также можете назначать электронные письма ответственным за них товарищам по команде, предотвращая множественные ответы или отсутствие ответов. Ваша команда может лучше следить за сообщениями благодаря более организованным почтовым ящикам.

«С Outlook было невозможно отслеживать электронные письма, знать, на что были даны ответы, и смотреть, не было ли что-то упущено, особенно когда вы получаете сотни электронных писем в день», — объясняет Джудит Леунг, руководитель группы поддержки продаж в Циско Мераки. «Front помогает нам отслеживать их для быстрого реагирования, что имеет решающее значение для бизнеса в целом».

Связанное чтение: 6 причин, по которым вашей команде стоит попробовать общий почтовый ящик .

Функции совместной работы для избавления от беспорядка в почтовом ящике

Front также улучшает управление списками рассылки электронной почты , поскольку вы можете получать аналитику по электронной почте, управлять ими вместе с приложениями и другими средствами связи с клиентами, такими как чат в реальном времени, SMS-сообщения и социальные сети. и совместно работать над электронными письмами, что значительно сокращает количество отправляемых электронных писем.

Вы можете общаться в цепочках электронной почты внутри компании и @упоминать коллег, не отправляя новое прямое сообщение или пересылая электронное письмо.

И вы можете легко ссылаться на предыдущие чаты, поскольку контекст и сообщения сохраняются вместе с электронной почтой, и вы можете пометить электронные письма для облегчения поиска.

Эти функции уменьшают количество отправляемых писем, создавая более организованные почтовые ящики, чтобы вы могли оставаться в курсе своей работы.

Узнайте больше о том, как делились почтовыми ящиками с Front может улучшить управление списком рассылки электронной почты, чтобы помочь вам оставаться на вершине своей работы.

Написано Ником Дарлингтоном

Первоначально опубликовано: 29 июля 2021 г.

Рекомендации для списков рассылки электронной почты список адреса электронной почты или отправлять сообщения всем в их адресной книге одновременно.

Несмотря на то, что они могут сэкономить много времени и усилий, они представляют собой нормативную аварию, ожидающую своего часа. Когда они идут ужасно неправильно, это может означать штрафы и своего рода PR-катастрофу, когда клиенты уходят толпами.

Основные советы по использованию списков рассылки по электронной почте

1. Вопрос о том, подходит ли список рассылки

Если вы отправляете сообщение регулярно или большой аудитории, возможно, список рассылки не является правильным методом отправки?

Программное обеспечение для автоматизации электронной почты может быть дешевым или даже бесплатным. Используя их, вы можете избежать обычных головных болей, связанных с логистикой и соблюдением нормативных требований, связанных с управлением списками рассылки электронной почты.

Если ваши коллеги могут общаться с одними и теми же людьми, это не проблема.

Попросите вашего DPO создать политику списка рассылки электронной почты и довести ее до сведения вашего персонала. Предоставляя им обучение и рекомендации, вы можете гарантировать, что сообщения будут эффективными и соответствующими требованиям.

2. Проверьте, кто находится в списке рассылки, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». Есть имя для тех, кто рассылает частые, нерелевантные или нежелательные электронные письма — спамеры!

3. Оперативно реагировать на запросы на удаление

В соответствии с GDPR и другими законами о защите данных, физические лица имеют право на удаление своих имен из списков рассылки. Немедленно выполняйте любой такой запрос, чтобы избежать санкций GDPR.

Часто персонал считает, что «соответствие GDPR — это проблема маркетинга». Это не так, это ответственность каждого — регулирующий орган будет равнодушным к тому, что ваши сотрудники заявят: «Я не пользуюсь базой данных».

4. Регулярно очищайте списки рассылки, удаляя имена

Поддержание чистоты списков электронной почты очень важно, особенно при отправке информации за пределы вашей организации.

Если вы этого не сделаете, вы можете оставить несуществующие адреса в своем списке. Регулярные электронные письма тем, кто покинул компанию, могут привести к тому, что вы попадете в черный список.

Часто черные списки относятся к домену отправителя, то есть блокируются все ваши коллеги. Многие компании используют программное обеспечение для черных списков, и если этот список открыт для всех, ваши электронные письма могут быть заблокированы для всех, кто использует одно и то же программное обеспечение!

5. Приоритет безопасности и конфиденциальности

Чем шире вы делитесь информацией, тем больше вероятность того, что ее увидят те, у кого нет прав на ее просмотр. Поэтому, прежде чем отправлять что-либо через списки рассылки, сначала проверьте классификации документов и четко определите, кто может их видеть.

6. Не сообщайте слишком много

Делитесь информацией только через списки рассылки, когда есть реальная «необходимость знать». Убедитесь, что вы абсолютно уверены, что это относится ко всем получателям.

Рассмотрите возможность разделения больших списков и создания «заголовочной» версии вашего сообщения для тех, кому не нужны все подробности.

7. Пишите кратко

Если вы пишете для более широкой аудитории, вам нужно делать это кратко, избегая жаргона и разговорных выражений , чтобы ваше сообщение было легко понято.

Ясность особенно важна в ситуациях, когда получатели говорят на английском как на втором языке.

8. Подумайте, прежде чем использовать вложенные файлы

Они не только увеличивают размер вашего сообщения, но и могут удалить их, если они отправлены извне, или, что еще хуже, просто заблокировать ваше сообщение.

По возможности используйте ссылки или нередактируемые файлы (например, PDF-файлы). Если вы используете файлы, размещенные в облаке, убедитесь, что вы предоставляете доступ только указанным получателям и можете ли вы защитить файлы паролем.

9. Избегайте запроса уведомлений о прочтении при массовой рассылке электронных писем.

Как ни странно, получатели все равно могут не подтверждать, что они прочитали ваше сообщение, так что в этом есть смысл?

10. Остерегайтесь «Ответить всем» и «Отозвать сообщение»

Иногда имеет смысл ответить всем. Если у вас небольшой список рассылки, получатели могут оставить комментарий. Но, как показали приведенные выше примеры, в больших списках это может привести к автокатастрофе, которая выйдет из-под контроля.

Если вы случайно поделились информацией, которой не должны были, «Отзыв сообщения» — разумная техника ограничения ущерба. Точно так же, если ваш список небольшой и в нем есть ошибка, отзыв тоже может подойти. Но если у вас очень большой список, будьте смелыми, отправьте короткое последующее сообщение, чтобы исправить ошибку.

Когда списки рассылки неверны

Раскрытие конфиденциальной информации

Офицер Королевского флота Пентагона США по ошибке добавил британскую школьницу в список рассылки. Усердно она указала на ошибку безрезультатно. В течение шести месяцев она получала сугубо секретную военную информацию.

Неверный ввод адреса вызвал ошибку, что легко сделать. Но непростительной ошибкой было игнорирование ответа получателя. Уроки состоят из двух частей, будьте осторожны при вводе и не отправляйте электронные письма, если вы не собираетесь читать ответы.

Оскорбление клиентов

Когда двое отдыхающих пожаловались в Spirit Airlines на задержку рейса, они не были удовлетворены компенсацией в размере 200 долларов. Их электронное письмо было перенаправлено генеральному директору, который перед отправкой ответа нажал «Ответить всем»:

«Ответьте, Паскуале, пожалуйста, но я ничего ему не должен. Пусть расскажет миру, какие мы плохие. Он все равно никогда не летал с нами раньше и вернется, когда мы сэкономим ему пенни».

К счастью для компании, это произошло до того, как социальные сети стали эндемичными. Представьте, что шторм в Твиттере случился сегодня?

#ReutersReplyAllGate

В 2015 году несчастный сотрудник Reuters случайно отправил электронное письмо 33 000 своих коллег. Осознав ошибку, он усугубил ее, пытаясь вспомнить сообщение. Если вы собираетесь допустить такую ​​ошибку, сделать это в новостной организации фатально.

Сотрудники Reuters вышли в Twitter с хэштегом #ReutersReplyAllGate. Такой подход внес юмор в ситуацию, будем надеяться, что он спас бедную душу и в некотором смысле сделал миру одолжение, подчеркнув риск.

Прекращение связи NHS

Вы думаете, что люди будут учиться у Reuters? Не обязательно.

В 2016 году безопасная система электронной почты NHS вышла из строя после того, как ИТ-подрядчик случайно отправил электронное письмо всем, включенным в список рассылки NHS England, примерно 1,2 миллионам человек.

Некоторые получатели затем нажали кнопку «Ответить всем», чтобы пожаловаться, что еще хуже, они запрашивали «Отчеты о прочтении». В результате было отправлено 186 миллионов электронных писем, что привело к остановке связи.

Вызывает тревогу тот факт, что та же служба электронной почты использовалась для обмена личной и конфиденциальной информацией о пациентах.