Прежде чем приступать к любому типу планирования, у вас должны быть четкие цели. Знание этого в совершенстве позволит вам принимать наилучшие решения по планированию . Цели должны быть установлены с самого начала, чтобы не вызывать никаких сомнений и позволить достичь целей более адекватно.

Кроме того, эти должны быть конкретными и конкретными , чтобы их можно было измерить позже: от получения 1000 запросов на получение дополнительной информации от посетителей до достижения определенного количества покупок продукта на ярмарке или достижения 500 публикаций с хэштег мероприятия, то, чего мы хотим достичь, должно быть четко определено с самого начала. Без четких целей усилия и деньги распределяются по многим другим ресурсам и не фокусируются на том, что важно, кроме того, результаты не могут быть измерены из-за отсутствия определенных критериев для оценки.

Другим аспектом, который необходимо учитывать, является ясность этих целей. Их постоянное присутствие — это способ гарантировать их поиск и реализацию.

Совет: всегда имейте под рукой контрольный список, в котором объясняются эти цели, чтобы всегда иметь их под рукой, чтобы иметь возможность указать, в какой степени предпринимаются действия в каждом пункте.

Абсолютно ничего нельзя построить, если у вас нет ясная идея . По этой причине, зная заказчика, компанию, бренд и цели мероприятия, можно будет начать мозговой штурм о развитии мероприятия.

Одна из самых больших задач организатора — определить потенциал каждой идеи и измерить его, чтобы увидеть ее жизнеспособность. У нас есть несколько онлайн-инструментов, которые могут оказать нам поддержку, например bubbl.us или coggle .

Мы приглашаем вас не пропустить ни одной из наших ежемесячных статей, чтобы узнать больше о различных инструменты и технологии, которые вы можете использовать в своей организации мероприятий .

Планирование мероприятий — здесь все начинает обретать форму. Правильное планирование мероприятия жизненно важно для его успешного результата. От типа мероприятия до места, где оно будет проходить, необходимых для него ресурсов — есть много аспектов, которые необходимо учитывать, чтобы гарантировать хорошее планирование.

Совет. Составьте список ключевых моментов мероприятия, чтобы вы могли определить, какие шаги необходимо предпринять и в какое время, и убедиться, что ничего не упущено из планирования.

Определение типа мероприятия, которое мы хотим провести, очень важно при планировании, поскольку каждый из этих типов использует разные элементы и имеет очень разные требования и требования. Например, если мероприятие представляет собой церемонию награждения, нам нужно будет определить продолжительность, различные блоки для призов, как должна быть организована логистика сбора призов гостями и т. д. Тип мероприятия задает тон следить за тем, что будет дальше. Вы можете взглянуть на наши список наиболее распространенных типов событий и начните планировать свои.

Это все мероприятия, преследующие деловые, организационные или корпоративные цели.

• Конгрессы : это собрание или конференция, на которых члены организации, ассоциации, профессии или группы встречаются для обсуждения вопросов, относящихся к их области. Вы можете интегрировать часть переговоров с другой выставкой различных брендов, связанных с темой конгресса.
• Собрания : это публичные или частные мероприятия, которые объединяют группы с общими интересами и в которых часть обучения может чередоваться с частью отдыха.
• Церемония награждения : в данном случае мы имеем в виду награды или мероприятия, направленные на признание заслуг, достигнутых человеком, группой или организацией.
• Мероприятия для сотрудников : это институциональные мероприятия , которые происходят внутри компаний или организаций и призваны объединить для различных целей тех, кто является их частью.
• Семинары : это встречи, как правило, для академических целей. Обычно они вызывают нескольких специалистов и тех, кто интересуется темой, чтобы способствовать обмену идеями и представлять темы и дебаты, связанные с деятельностью.
• Team Building Events : это форматы, в которых участникам предлагается работать в команде и проходить различные тесты для развития командной работы.
• Запуск продукта : направлен на то, чтобы сделать продукт/услугу известной заинтересованному в них сообществу.
• Уличный маркетинг : мероприятие уличного маркетинга — это рекламная акция, которая проводится на улице. Это способ представить продукты или услуги компании в неожиданных местах, где находятся потенциальные клиенты.
• Инаугурации : как следует из названия, инаугурации — это мероприятия, предназначенные для открытия пространства. Они используются для объявления о расширении объектов, открытии новых офисов, а также для открытия новых компаний или организаций в целом.
• Ярмарки : ярмарки – это мероприятия, посвященные обмену и продаже товаров и услуг и созданию сетей. Как правило, это отраслевые мероприятия с участием различных брендов.
• Пресс-конференция : пресс-конференция – это мероприятие, организованное компанией или организацией, на которое приглашаются представители прессы. Это делается с целью освещения в СМИ новостей, которые вы хотите объявить.
• Демонстрационные залы : наконец, это мероприятия, которые проводятся в помещениях, предназначенных для демонстрации и маркетинга продукции компании. Продукты организованы иначе, чем в обычном маркетинге, предлагая потенциальным клиентам познакомиться с ними по-другому.

Все мероприятия, целью которых является отвлечение посредством общественных мероприятий.

• Концерты : концерты – это музыкальные мероприятия, на которых проходят выступления группы.
• Музыкальные фестивали : музыкальные фестивали обычно собирают более одной группы, и их продолжительность всегда превышает один день. Кроме того, такого рода мероприятия обычно сопровождаются не только музыкальными выступлениями, но и различными мероприятиями вокруг концертов.
• Спортивные мероприятия : спортивные мероприятия обычно представляют собой массовые мероприятия, организованные брендом в отрасли, где профессионалы и непрофессионалы встречаются, чтобы насладиться спортом.

Его целью является популяризация культуры, знаний и образования.

• Выставки художественных произведений : В основном связанные с живописью, скульптурой, архитектурой, музыкой или любой другой выставляемой отраслью искусства.
• Культурные фестивали : те, в которых участвует культурный элемент, например, танцевальные или театральные фестивали.
• Конференции : конференция – это собрание людей, обладающих знаниями или интересующихся определенной темой, для проведения дискуссий и выставок по ней.
• Форумы : Это мероприятие, на котором группа обсуждает тему, факт или проблему под руководством координатора
• Семинары : Специализированное мероприятие, целью которого является углубленное изучение определенной темы иметь участие специалистов.

Другой способ классификации событий — в зависимости от среды, в которой они происходят. В этом смысле сегодня мы можем найти очных событий , цифровых событий и гибридных событий .

Очные мероприятия — это мероприятия, которые происходят в определенный день в определенном месте. Выбирается физическое пространство, и все присутствующие на мероприятии приближаются к нему, чтобы стать его частью.

Со своей стороны, цифровых событий представляют собой альтернативу, которая с годами значительно выросла. Это мероприятия, проводимые через веб-платформу. Они могут быть живыми, а могут быть консервированными.

Наконец, гибридных событий — это события, которые питаются обоими модальностями. Это название относится к событиям, которые происходят одновременно в физическом месте с присутствием части гостей и через цифровую или веб-среду, с участниками, подключенными удаленно.

Определение конкретного пространства , отвечающего потребностям мероприятия и сочетающего в себе все необходимые характеристики для его развития, является одним из самых сложных моментов в планировании мероприятия.

Пространство — один из элементов, который все больше ценят посетители. Посетители ценят не только такие аспекты, как легкий доступ, но и эффект неожиданности от посещения мероприятия в необычном месте.

В случае общественных мест важно учитывать муниципальных разрешений и правил помещения , в котором будет проходить мероприятие, поскольку эти процедуры могут вызвать задержки в планировании и вызвать некоторые трудности.

Совет: примите во внимание другие проблемы, которые могут поставить под угрозу непрерывность или правильное развитие мероприятия, например, если мероприятие будет проходить на открытом пространстве, важно иметь прогноз погоды, в случае необходимо спланировать план Б для вопросов, связанных с дождем, холодом, избыточной жарой и прочим.

Когда дело доходит до пространств и мест, время очень важно. Точная настройка деталей сайта заблаговременно поможет продвинуться вперед в списке дел и может добиться прогресса в решении других вопросов.

Некоторые мест общего пользования для проведения мероприятий — это гостиницы, площадки, фермы, комнаты, аудитории, кинотеатры, театры и уникальные пространства. Из-за пандемии, которую мы переживаем, увеличилось использование открытых пространств, что, в частности, решило проблему социального дистанцирования.

Наличие списка постоянных поставщиков, с которыми у нас уже сложились доверительные отношения, необходимо для снятия стресса, связанного с организацией любого мероприятия. Если у вас есть список ваших поставщиков и предварительная договоренность с ними, вы можете сэкономить время и даже деньги, если вместе согласовали специальные цены.

Из-за большого количества событий быстрое закрытие любых сделок с нашими поставщиками часто избавляет от головной боли.

Совет: всегда имейте при себе список поставщиков услуг бронирования, у которых есть быстрое время выполнения заказа. Это позволит найти быстрое и эффективное решение в случае возникновения проблем или непредвиденных обстоятельств с первоначальным провайдером.

Важным моментом в планировании мероприятия является логистика . Это тот, который позволит все прибыть своевременно.

В логистике важно идентифицировать транспортные средства , которые понадобятся для хорошего прогноза, хотя также важно иметь время транспортировки каждой части организационной цепочки, от времени поставщиков до времени монтажа.

Совет: управляйте логистикой, всегда планируя различные альтернативы и варианты на случай возникновения неудобств в день мероприятия.

Совместное с клиентом определение бюджета с учетом его возможностей и сознательное управление им с самого начала позволит выполнить все оговоренное без неожиданностей в счете.

Оценка стоимости с каждым поставщиком необходима для контролируемого планирования. Однако всегда уместно иметь сумку на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть.

Совет: имейте дополнительный бюджет от поставщиков, отличных от контрактного, это поможет иметь под рукой четкую информацию о стоимости, связанной с этой заменой, чтобы сохранить целостность мероприятия.

Спонсоры обычно являются очень подходящей альтернативой для заполнения бюджета мероприятия. Хорошо сделать список возможных спонсоров , которые наверняка захотят сотрудничать в какой-то части мероприятия в обмен на рекламу или продвижение вашего бренда. Спонсоры представляют возврат инвестиций , а увеличивают ценность бренда , поэтому важно, чтобы спонсоры не только вносили финансовый вклад, но и повышали ценность бренда, укрепляя связи для будущих и лучших событий.

Некоторые вещи, о которых следует помнить при работе со спонсорами:

• Что спонсоры разделяют определенные ценности с брендом, чтобы поддерживать постоянство на протяжении всего мероприятия.
• Спонсорские пакеты адаптированы как к вашим, так и к нашим потребностям.
• Создавайте хорошие отношения, которые расширяют возможности спонсорства для будущих мероприятий.
• Что спонсоры укрепляют бренд и цели, которые преследует компания посредством мероприятия

В целом считается, что планирование связано только с этапами, предшествующими событию. Однако в этот день необходимо убедиться, что все работает исправно . Поэтому рекомендуется провести контрольное совещание со всей командой. Там должна быть обеспечена надлежащая координация всех, кто участвует в реализации мероприятия, и должны быть назначены ответственные за каждую область для осуществления лучшего контроля. На этом этапе также важно помнить об альтернативах и процессах, которые необходимо выполнить в случае непредвиденных событий.

Совет: всегда имейте тесный контакт со всеми, кто несет ответственность за событие, это поможет нам быстро отреагировать на любой инцидент, который происходит, обычно в этот день из-за напряженности может быть сложнее выполнять тривиальные действия

Пост-мероприятие начинается после завершения мероприятия, и способ, которым мы решили это сделать, не должен занимать более 48 часов, чтобы связаться с участниками , поставщиками, спонсорами и работой команда. Благодарственные письма, подарки, благодарности и опросы удовлетворенности не заставят себя долго ждать, чтобы подкрепить цели, достигнутые во время мероприятия.

Давайте помнить, что планирование после события так же важно, как и само событие. Если не будет адекватного продолжения, вся работа, проделанная ранее, будет потеряна.

Часто совершается ошибка, когда думают, что событие заканчивается, как только завершаются мероприятия. Но, чтобы мероприятие было успешным, важно придать ему преемственность. Один из способов сделать это — написать после мероприятия благодарственное письмо участникам. Вы также можете подарить им подарок, который напомнит им об их участии и создаст положительный имидж компании . Но что очень полезно, особенно для будущих изданий, так это провести анкету удовлетворенности, чтобы увидеть, в какой степени достигнута преследуемая цель, и, если нет, иметь возможность принять меры по корректировке для будущих изданий.

Совет. Воспользуйтесь преимуществами подарков для ваших посетителей, которые оказывают положительное влияние на окружающую среду и общество. Он ценит включение предложений, разработанных в экологических материалах и разработанных организациями или группами, подверженными риску исключения.

Мероприятие не будет успешным, если оно не будет соответствовать целям и требованиям, поставленным с самого начала. Чтобы узнать, соответствует ли произведенное событие критериям, установленным при планировании, они должны быть измерено и количественно . Если эта часть не была запланирована, есть очень важный пробел, который необходимо заполнить.

После мероприятия, когда для принятия решений или достижения поставленных компанией целей требуются реальные цифры, можно принять во внимание несколько примеров:

• Устанавливает метод количественного определения результатов Это может быть программное обеспечение, опрос клиентов, приложение, которое собирает информацию или отзывы от участников, или какой-либо другой способ, который является простым, удобным и интуитивно понятным и заставляет участников хотеть предоставить эту информацию.
• Используйте программное обеспечение для распознавания лиц или включите камеры подсчета посетителей, которые обеспечивают четкую статистику посетителей.
• Ищет матч с участниками через различные социальные сети.
• Важность правильной реализации ROI, то есть окупаемости инвестиций. Если все данные, которые мы собрали, полны и верны, у нас будет хорошо зарекомендовавший себя ROI . Сбор информации очень важен, чтобы знать, принесли ли инвестиции, которые мы сделали при планировании мероприятия, ожидаемые результаты или нет.

Глобальная пандемия стала ключевым элементом, изменившим ход событий. Такие факторы, как необходимость социального дистанцирования и протоколов безопасности здоровья , повлияли и будут продолжать влиять на организацию такого рода мероприятий, которым пришлось адаптироваться к новой реальности.

Вместе с этими факторами осведомленность об устойчивом развитии приобрела вес в этом секторе. Устойчивое развитие больше не относится исключительно к некоторым отраслям, таким как автомобилестроение или энергетика, и стало проблемой, в решении которой мы должны все помнить о нашей ответственности и действовать соответственно . Сектор событий не новичок в этом, и именно поэтому все больше и больше компаний рассматривают этот фундаментальный элемент в управлении своими мероприятиями.

Понимаемый не только как элемент окружающей среды, но и как социальный и экономический элемент, устойчивое вмешательство в событие влияет на многие переменные: выбор экологически чистых материалов, наем персонала, подверженного риску социальной изоляции, найм питание нулевого километра или использование эффективных и низкий углеродный след транспорт для гостей, среди многих других мероприятий.

Технологическая область также была большой проблемой. Такие темы, как биобезопасность, метавселенная, Интернет и использование приложений и новых технологий , предоставляют организаторам ряд возможностей, которые опережают любое другое время в секторе организации мероприятий.

Эмпирические события , использование голографических технологий, распознавание лиц, 3D-элементы и диаграммы, метавселенная, приложения и социальные сети, 8k и многие другие технологии, которые сегодня революционизируют предмет телекоммуникаций, без сомнения, приходят к установлению новая и другая панорама организации мероприятий во времена пандемии и глобализации.

Но для реализации этой технологии необходимо обучать персонал, обновлять технологическое оборудование и уметь интегрировать творчество в эти разработки.

Как мы видели, события являются частью жизни людей, компаний и организаций и имеют большое значение. Событие — это экземпляр, который позволяет открывать новые двери и возможности в соответствии с целями каждого случая.

В этом смысле каждый этап события необходим для его успеха. От планирования, которое должно быть исчерпывающим и тщательным, чтобы контролировать ключи события и предлагать решение возможных непредвиденных событий, до действий, предпринятых во время события и после него. Каждая сторона имеет свою собственную стратегию и играет жизненно важную роль. Кроме того, технологические достижения меняют способы планирования и управления мероприятиями, для которых потребуется обученный персонал. Однако эти достижения обещают революцию в событиях будущего, значительно расширяющую его возможности.

организация мероприятия

Поделиться в социальных сетях:

Оцените эту публикацию:

Как организовать успешное мероприятие – 10 лучших советов для идеального мероприятия

Планировать мероприятие сложно. Период.

Планирование мероприятия и организация небольшой встречи с участием всего пяти человек может оказаться непростой задачей, особенно если вы проводите ее впервые.

Затем представьте, что вы планируете масштабный концерт с известным ди-джеем в качестве хедлайнера и 100 000 посетителей. Вы можете себе представить головную боль?

Однако, несмотря на то, что планирование мероприятия может быть сложной задачей, оно также может быть захватывающим и стоящим. Кроме того, как только вы освоитесь, планирование мероприятий — это не совсем высшая математика, и если вы знаете секреты, даже планирование масштабного мероприятия может быть легкой задачей.

Здесь мы поделимся этими секретами, и, хотя каждое событие, безусловно, уникально, в этом руководстве мы предложим несколько действенных советов и рекомендаций, которым вы можете следовать для любого события.

С учетом вышесказанного, вот несколько наиболее важных советов, которые вы можете сразу же попробовать при организации успешного мероприятия:

1. Начинайте как можно раньше

Золотое правило планирования мероприятий: начинайте планировать как можно скорее .

Если ваше мероприятие относительно большое (т.е. более 500 участников), то в действительности вы должны начать планировать мероприятие как минимум за четыре месяца, а в идеале за шесть месяцев.

Даже для небольших мероприятий планируйте мероприятие как минимум за месяц.

Мероприятие, как мы знаем, может включать в себя множество различных движущихся частей, поэтому, планируя заранее, вы получите больше вариантов для различных элементов мероприятия: варианты места проведения, варианты спикеров/талантов, варианты спонсорства, варианты маркетинга и т. д. на.

Чем больше у вас вариантов, тем выше шанс, что вы сможете это осуществить, и точка.

2. Определите цель и задачи вашего мероприятия

Прежде чем взяться за планирование мероприятия, очень важно ответить на самый важный вопрос: 

Почему вы вообще проводите это мероприятие? .

Какова цель мероприятия? В некоторых случаях это может быть очень очевидно, но в других случаях это может быть не так.

Основываясь на цели мероприятия, вы можете решить, какой тип мероприятия вы собираетесь организовать, но особенно это поможет определить цели события.

Если, например, это мероприятие планируется в поддержку запуска нового продукта, то цели могут быть следующими: 

• 1000 социальных сетей отслеживают страницу нового продукта в социальных сетях
• 1000 взаимодействий и взаимодействий в социальных сетях
• 1000 предзаказов на запущенный продукт

И так далее.

Ставьте цели с помощью количественных показателей, чтобы вы могли измерять свой прогресс в их достижении, а также в обеспечении того, чтобы ваша команда достигла их.

3. Заблаговременно определите свой бюджет

Мы упоминали о важности планирования вашего мероприятия как можно раньше, но особенно важно как можно раньше оценить свой бюджет.

Ваш бюджет будет определять множество различных элементов вашего мероприятия, поэтому, хотя вам не обязательно иметь все в камне, важно, по крайней мере, иметь предварительную оценку вашего бюджета, прежде чем планировать что-либо еще.

Некоторые из важнейших элементов, которые вы должны включить в свой бюджет: 

• Место проведения: как стоимость аренды, так и необходимая страховка. Для виртуальных событий вы можете пропустить это.

• Питание: все расходы, связанные с едой и напитками

• Украшение: говорит само за себя

• Развлечения: спикеров, талантов, исполнителей, экспонентов и так далее. Также учитывайте расходы на проезд и проживание.

• Маркетинг: подумайте, как вы собираетесь продвигать свое мероприятие и по каким каналам

• Программное обеспечение: программное обеспечение для управления мероприятиями, программное обеспечение для продажи билетов на мероприятия, CMS и т. д.

• Затраты на оплату труда: сотрудников и волонтеров, включая их проживание
• Непредвиденные обстоятельства: очень важно. Запланируйте не менее 20 % своего бюджета на непредвиденные обстоятельства, чтобы избежать неожиданностей в пути

После того, как вы найдёте поставщиков, обязательно обновите бюджет, указав свои фактические расходы. Это поможет вам оценить эффективность вашего мероприятия.

4. Определите свою целевую аудиторию

Еще один очень важный фактор, который следует учитывать на раннем этапе, — определить и понять , кто является вашей целевой аудиторией.

Вы можете определить свою целевую аудиторию на основе целей и задач вашего мероприятия или наоборот: определить цели мероприятия на основе вашей целевой аудитории.

Тем не менее, постарайтесь собрать как можно больше информации о ваших целевых посетителях: демографические данные, поведение и особенно то, что мотивирует вашу аудиторию потенциально посетить ваше мероприятие.

С другой стороны, также попытайтесь выявить потенциальные препятствия, которые могут помешать им зарегистрироваться на ваше мероприятие и/или выбрать конкурирующие мероприятия.

5. Выбор идеального места проведения

Для мероприятия с личным участием выбор места может буквально решить или разрушить ваш успех.

Если это повторяющееся мероприятие, то дата мероприятия может быть уже установлена, поэтому ваши варианты места проведения также могут быть ограничены. Однако, если это совершенно новое мероприятие и/или у вас есть достаточно места для маневра, чтобы выбрать дату мероприятия, вам следует учитывать следующие факторы: 

• Опять же, если это большое событие, убедитесь, что у вас есть по крайней мере 4-6 месяцев, чтобы спланировать его, чем больше, тем лучше.
• В большинстве случаев избегайте периодов школьных каникул, так как в это время места, как правило, дороже
• Обратите внимание на национальные и религиозные праздники
• Уточняйте даты с ключевыми спикерами, VIP-гостями и другими ключевыми участниками

После того, как вы определились с датой мероприятия (по крайней мере, с приблизительными сроками), вы можете начать поиск потенциальных площадок.

Вот несколько соображений при выборе идеального места для вашего мероприятия: 

• Размер: зависит от количества участников, которых вы планируете пригласить. Также подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты в зависимости от типа вашего мероприятия.

• Место: , если это местное мероприятие, то место проведения должно быть достаточно близко к домам или местам работы целевых посетителей. Если вы планируете привлекать посетителей из других городов/стран, убедитесь, что место проведения находится достаточно близко к аэропорту и станции 9.0194

• Парковка: имеет ли место достаточно большую парковку и/или достаточно легко добраться на общественном транспорте

• Доступность: выберите факторы доступности, такие как туалеты для всех полов, доступные входы/лифты, переводчики и другие факторы.

• Страховка: требуется ли вам приобрести дополнительную страховку, которая может увеличить общую стоимость

• Акустика: акустическое состояние помещения, особенно важное для проведения конференций и основных выступлений
• Расходы: говорят сами за себя, но также учитывайте скрытые расходы и возможные сборы за отмену бронирования.

6. Создайте письменный план мероприятия

После того, как вы оценили свой бюджет и установили хотя бы примерный график проведения мероприятия, вам следует разработать письменный план мероприятия в качестве дорожной карты для его успеха.

Наличие комплексного плана мероприятий значительно поможет вам в управлении вашей командой и координации волонтеров, а также может помочь в поиске талантов и спонсоров.

План мероприятия должен охватывать следующие элементы мероприятия: 

• Место проведения
• Логистика
• Управление питанием
• Спикеры/таланты
• Ведущие
• Расписание/график
• Развлечения
• План продвижения
• Управление регистрацией (программное обеспечение для регистрации событий, оплата событий, отслеживание, регистрация на месте)
• Спонсорский план и управление
• Волонтерские обязанности

В зависимости от вашего мероприятия вы также можете добавить дополнительные элементы в план мероприятия, а также вам следует рассмотреть возможность разработки подробного графика/расписания, сопровождающего план мероприятия.

Не забывайте обо всех деталях, таких как необходимые контракты, страховые полисы, разрешения и логистика каждого отдельного элемента. Если вы проводили предыдущие мероприятия, особенно с похожими типами, вы также можете использовать прошлые данные и документацию при создании этого плана мероприятий.

Даже если ваша команда довольно мала, или даже если вы планируете провести мероприятие самостоятельно, не недооценивайте важность наличия написан план , который может сильно помочь в жонглировании различными элементами мероприятия и распределении ответственности.

7. Создайте сильный бренд

Одна из ключевых задач при проведении мероприятия — выделить его среди конкурентов.

Таким образом, не стоит недооценивать важность уникального и легко запоминающегося названия события. Определите общую тему для мероприятия, а затем проведите мозговой штурм, чтобы найти сильное название бренда, принимая во внимание:

• Каково уникальное ценностное предложение вашего мероприятия (UVP)? Что отличает его от других мероприятий в вашей нише?
• Каковы цель и задачи мероприятия? (Как мы обсуждали выше)
• Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
• Проверьте названия других событий, особенно ваших прямых конкурентов
• Убедитесь, что название события легко произносится и запоминается, но в то же время уникально
• Создайте сильный и уникальный логотип, сопровождающий название мероприятия
• Не обязательно, но вы также можете создать слоган для своего мероприятия, короткий, но уникальный слоган, описывающий суть вашего мероприятия

8.

Если вы собираетесь планировать мероприятие исключительно самостоятельно, то можете пропустить этот пункт. Однако всегда лучше разделить нагрузку с другими, даже если это относительно небольшое мероприятие.

Команда мероприятия не должна быть слишком большой, но крайне важно назначить менеджера мероприятия/менеджера проекта (если это не вы) для руководства и наблюдения за всей командой.

Назначьте роли и обязанности для разных людей в вашей команде. Если это довольно небольшая команда, вы можете позволить одному человеку выполнять несколько ролей.

Вот некоторые общие роли в команде мероприятия:

• Управление площадкой: управление всем, что касается места проведения, в том числе сопровождение спикеров и спонсоров на месте

• Спикеры/таланты: поиск талантов и управление их потребностями

• Кейтеринг: обработка продуктов питания и напитков

• Реклама/маркетинг: как вы собираетесь продвигать свое мероприятие

• Управление персоналом/волонтерами: управление кадровым аспектом вашего мероприятия

Назначая роли разным членам команды, вы обеспечиваете ответственность каждого члена команды мероприятия и, таким образом, можете повысить производительность и увеличить шансы на успех мероприятия.

Наличие надежной платформы управления мероприятиями, такой как Eventtia, также поможет вам управлять всей командой, делегировать задачи и отслеживать прогресс каждого члена команды в соответствии с их обязанностями.

9. Поиск спонсоров

Составьте список целевых спонсоров, которых вы хотели бы поддержать на своем мероприятии.

Для каждой из этих компаний лучше всего провести тщательное исследование. Помните, что спонсорство — это двусторонняя сделка . Вы также должны попытаться выяснить, как они могут извлечь выгоду из вашего мероприятия, вместо того, чтобы сосредотачиваться исключительно на вашей выгоде.

Попробуйте привлечь спонсоров, которые: 

• уже спонсировали мероприятие, поэтому понимают ценность спонсирования мероприятия
• Имеет схожую с вашей целевую аудиторию, не обязательно должно идеально подходить, но наличие общих клиентов определенно может помочь
• Предлагайте дополнительные услуги к тому, что предлагает ваш бизнес/мероприятие

На основе ваших исследований создавайте персонализированные предложения с индивидуальными спонсорскими пакетами. Не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские преимущества, когда это возможно.

10. Составление маркетингового плана

Независимо от того, насколько хорошо вы спланировали свое мероприятие: найдите лучшее место, лучший спикер в отрасли, лучшее развлечение и т. д., ваше мероприятие обречено на провал, если вы сможете не обеспечить достаточное количество посетителей.

Крайне важно также подумать о том, как вы собираетесь рекламировать свое мероприятие, а в маркетинге событий лучше всего разделить маркетинговые усилия на несколько этапов: в социальных сетях, маркетинге по электронной почте и других каналах, чтобы начать создавать шумиху для вашего мероприятия

• «Ранняя пташка»: продажа билетов «ранней пташки» для повышения осведомленности, а также для обеспечения денежного потока

• Объявление хедлайнера: объявление основного докладчика или хедлайнера

• Дополнительное объявление: объявляет о других спикерах, интересных темах сессий и т. д.

• Последний звонок: последний шанс получить раннюю цену

• Закрытие регистрации: окончание регистрации

• После мероприятия: кампании « спасибо», отправка опросов после мероприятия и т. д.

Вы можете использовать различные каналы продвижения вашего мероприятия: реклама, маркетинг в социальных сетях, рассылка пресс-релиза о мероприятии, маркетинг по электронной почте и т. д.

Однако наилучший подход заключается в разработке маркетинговых мероприятий на основе ваших целевых посетителей: их поведения в Интернете, того, как они узнают о новых событиях, какие каналы они посещают и т. д. Итак, опять же, проведите тщательное исследование рынка и соберите как можно больше информации.

Хотя планирование и организация успешного мероприятия может быть сложной задачей, 10 советов, которые мы поделились выше, могут стать для вас прочной основой при планировании следующего успешного мероприятия.

Прежде всего, секрет успешной организации мероприятия заключается в глубоком понимании ваших целевых посетителей: чем лучше вы понимаете, как вы можете принести им пользу, тем больше вероятность того, что вы сможете разработать для них «идеальное» мероприятие, и тем выше будет шанс на успех.

10 советов по организации успешного мероприятия

Если вы когда-либо организовывали мероприятие, то знаете, что не все идет по плану и вам приходится сталкиваться с различными проблемами. Когда я организовывал свое первое мероприятие, мне рассказали о правиле смешной утиной морды. Это правило гласит, что снаружи вы должны выглядеть спокойно и умиротворенно. Но на самом деле вы энергично гребете ногами под водой, чтобы удержаться на плаву. Однако об этом никто не должен узнать. Я по сей день считаю, что это самое ценное правило.

Организация мероприятия — непростая задача. Но я могу выделить 10 ключевых моментов, которые вы должны иметь в виду, чтобы все прошло хорошо.

1. Определить назначение и формат

Это кажется довольно очевидным, но стоит критически подойти к этому вопросу. Максимально конкретно сформулируйте свою цель: хотите ли вы донести знания до участников; выразить благодарность партнерам; собрать средства на проект или подарить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: его концепция, сроки и продолжительность, распределение ролей внутри команды, планировка зала, кейтеринг и звук.

Старайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Взгляните на «неконференцию», ПечаКуча, формат TED, тематические бранчи, онлайн-мероприятия, мероприятия под открытым небом. Важно то, что ваш формат помогает достичь цели мероприятия.

2. Уделите достаточно внимания планированию

План должен включать логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный для всей команды, где каждый участник сможет видеть задачи других и общую картину. Сначала подготовьте список основных задач, а затем максимально подробно изложите их в виде конкретных шагов, которые необходимо выполнить. В плане важно обозначить временные рамки: время, необходимое для выполнения задачи. Его часто недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидали.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, такие программы, как Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Даже простой Excel не подведет.

3. Составьте свой бюджет с учетом непредвиденных ситуаций

Посмотрите список задач и отразите их в своем бюджете. Также стоит подумать о запасе на случай непредвиденных ситуаций. Например, у меня на работе был случай, когда в день пленэра пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и перевозить все оборудование и мебель. О таких вещах лучше подумать заранее и быть готовым к ним финансово.

Как вариант, вы можете использовать этот шаблон бюджета, адаптировать его или создать свой собственный.

4. Дьявол кроется в деталях

Если вы хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как они будут регистрироваться, кто и как будет приветствовать участников, какая музыка будет играть, есть ли у вас интересный фотоуголок, как выглядят ваши презентации и как одета ваша команда, что делать в перерывах.

Например, при регистрации участникам может быть предложено посетить краткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационное видео.

Попробуйте удивить людей и создать вау-эффект, превзойти их ожидания в самых обычных вещах. Это именно то, что создает ощущение события.

5. Проверить местоположение и иметь план B

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе выбора. В самый неожиданный момент может оказаться, что в холле не работает кондиционер, нет туалетов для инвалидов или техника не проходит через дверь. Поэтому проверяйте такие вопросы заранее.

Однажды я провел конференцию на 50 человек, и через час после начала мероприятия владелец помещения попросил освободить место без объяснения причин. В итоге мы провели часовую тренировку с участниками в соседнем парке, пока не нашли новое место. Вы можете думать, что с вами такая ситуация не случится, но всегда лучше иметь план Б.

6. Распределить обязанности

Очень важно распределять задачи между участниками команды не только на этапе подготовки, но и во время мероприятия. Распределите обязанности по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то – за приветствие спикеров, кто-то – за оборудование, питание, общение с прессой и т. д. У каждого человека должна быть своя зона, которую он должен нести ответственность на протяжении всего времени проведения мероприятия.

Дайте каждому члену команды документ с назначенными обязанностями, чтобы каждый человек знал, к кому обращаться по тому или иному конкретному вопросу.

7. Расскажите аудитории о мероприятии

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения события. Тип мероприятия, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определяют ваш маркетинговый подход. При выборе медиа-партнеров ориентируйтесь на тех, кто нацелен на вашу аудиторию. Лучше иметь несколько партнеров, но целевых, чем рассказывать о событии всем и каждому.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что он краток и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Обратите внимание на сервис

Убедитесь, что ваша команда следует правилу утиной морды. Будьте дружелюбны к участникам, спикерам и партнерам. Постарайтесь решить их проблемы или вопросы и оправдать их ожидания, даже если вы устали и не все идет по плану. В конце концов, люди помнят то, как с ними обращались, и атмосферу, а не то, что оратор говорил на сцене.

9. Провести финальную проверку за 24 часа до мероприятия

Убедитесь, что вы проинформировали участников о том, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли понимают свои задачи и обязанности и готово ли пространство. Для этого вы можете составить контрольный список, подобный этому.

Аналогичный чек-лист можно составить для проверки подготовки в день мероприятия: все ли на месте, работает, делается в срок.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пусть она будет у каждого члена команды и волонтеров. Кроме того, дайте всем основной контактный телефон для связи друг с другом в случае чрезвычайной ситуации.

10. Запросить отзыв

Вероятно, вы будете уставшими и счастливыми после мероприятия, но вам будет сложно дать объективную оценку тому, как все прошло. Вот почему попросите участников заполнить печатную форму оценки в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой. Попросите их оценить различные аспекты мероприятия: логистику, спикеров, локации и работу организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших мероприятий. Если есть возможность, получите обратную связь через социальные сети или запишите видеообзоры по окончании мероприятия. Это пригодится, если ваше мероприятие будет проводиться повторно.

Какое бы мероприятие вы не организовали, будьте оптимистичны и не бойтесь сюрпризов и ваше мероприятие увенчается успехом!

***

Ирина Прокофьева, Операционный менеджер Программы ЕС-ВП «Культура и Креативность», сертифицированный менеджер проектов (IPMA, уровень C), соучредитель проекта Start2Go. Работал на международном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Имеет опыт организации мероприятий различного формата, начиная от однодневных тренингов и заканчивая международными конференциями и фестивалями.

Как спланировать мероприятие: 10-шаговое руководство по планированию мероприятий

Организовать ли небольшое совещание или организовать большую конференцию, планирование мероприятия — огромная задача! Каждое мероприятие, независимо от того, насколько оно простое или сложное, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны начать учитывать на раннем этапе, чтобы сделать процесс как можно менее стрессовым.

Хотя нет двух одинаковых мероприятий, и у каждого мероприятия разные цели, бюджет и аудитория; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ускорить процесс планирования, не сбиться с пути и максимизировать успех вашего мероприятия.

Содержание

1. 1. Определение целей и задач
   2. Составление бюджета
   3. Создайте свою команду
   4. Выберите место и дату 
   5. Разработка брендинга мероприятия
   6. Планируйте свою программу
   7. Подтверждение спонсоров, экспонентов и спикеров
   8. Определение и выбор технических средств
   9. Создание плана маркетинга и продвижения
   10. Определите размер

Хотите больше поддержки? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который обеспечивает основу при планировании вашего следующего мероприятия. См. полный контрольный список.

1. Определите цели и задачи

Прежде чем перейти непосредственно к логистике, например, к месту проведения или выступающим, вы должны потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вы должны ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого события?

Это почему , что побудило вас спланировать событие в первую очередь. Вы ищете:

Увеличение продаж? Поддержать запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть сочетание нескольких целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут способствовать достижению вашей конечной цели. Вот несколько примеров целей мероприятия:

• Увеличить регистрацию на 10% от последнего события
• Увеличение дохода на 25% по сравнению с последним событием
• Получите 100 предзаказов на будущий продукт
• Увеличьте количество упоминаний, подписчиков и репостов в социальных сетях во время мероприятия

Определив свои цели и задачи, вы можете составить предварительный план мероприятия. Ваша область должна предлагать ключевые детали и указывать, как вы достигнете намеченных целей. Хотя это и не обязательно, вы должны изложить предварительные детали мероприятия, в том числе: 

• Даты. Ваши временные рамки для события, т.е. через 9 месяцев.
• Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10 000 человек? Вы должны начать думать о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вам также следует учитывать демографические данные ваших посетителей.
• Местоположение. Ваше мероприятие является местным? Или он будет размещен в месте назначения? Начните создавать краткий список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
• Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собрать тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная конференция пользователей. Организуете внутреннее собрание или собрание ассоциации? День небольших сессий может быть уместным.

Построение ваших целей и предварительный объем проекта позволит вам сформулировать свое мероприятие и заручиться поддержкой руководства. Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут вам перейти к следующим этапам планирования.

2. Составьте бюджет мероприятия 

Составление бюджета – важный начальный этап планирования мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, установление бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее спланируете весь свой бюджет, продолжите обновлять его по мере окончательной доработки переменных и будете очень близко к процессу.

На основе вашего общего бюджета и первоначального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределяться по вашим потребностям.

Согласно Eventbrite, «Бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), спикеров и талантов (32%), печатные материалы (29%), места проведения (18%)».

Когда ваш план будет утвержден, вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, будут меняться, просто не забывайте вести точный бюджет, который также отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите. И поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, планировщики часто вносят коррективы, чтобы убедиться, что вы поддерживаете свой бюджет.

3. Создайте команду для проведения мероприятий

Для небольших мероприятий вы можете лично выполнять многие или все задачи, описанные в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы создаете команду с нуля, важно заранее определить роли, чтобы обеспечить подотчетность. Все члены команды должны отчитываться перед менеджером проекта, который имеет представление обо всех движущихся элементах.

Создание идеальной команды для проведения мероприятий

По данным Eventbrite, только на 12% мероприятий есть команды из десяти и более человек, а чаще всего это от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько шляп. Если вы относитесь к тем немногим, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

Менеджер проекта

Контролирует все движущиеся части, описанные ниже, этот человек в конечном счете отвечает за выполнение мероприятия. . Управляет бюджетом. Управляет стратегией. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Площадка/выставочный зал

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров на месте, а также волонтеров и персонала на месте: охрана, фотография и еда/напитки. Они помнят всех по именам и знают, где находятся все выходы.

Составление расписания

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает с докладчиками и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и сообщалось нужным сторонам. Ваш специалист по планированию координирует встречи на мероприятии, и он живет для того, чтобы превратить посетителей в успешных сетевиков.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры создали все визуальные элементы для печатных и веб-материалов, таких как расписания, сопутствующие материалы, регистрация и вывески, а также все необходимое для мобильного приложения для мероприятий. Чтобы сломать это: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите поработать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и стратегию выбора времени для ускорения регистрации, наблюдает за брендингом, общается с зарегистрировавшимися, координирует продвижение в социальных сетях и отношения со СМИ, а также отправляет и измеряет последующие действия. материалы. О, и они просто сумасшедшие для измеримой производительности.

Эта команда гарантирует, что у гостя есть все, что ему нужно, чтобы получить максимальную отдачу от мероприятия, от карт, расписаний, информации о спикерах и способах общения. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и регистрация

Эти люди владеют настройками регистрации, работают с поставщиком программного обеспечения, производят бейджи и управляют ими, составляют отчеты и обеспечивают бесперебойную работу процесса регистрации (до и во время мероприятия).

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием мест для стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением связей с общественными организациями. У них убийственное время и отличные навыки работы с людьми.

Поддержание организованности вашей команды

С командой вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка каждого элемента действия с указанием владельцев, зависимостей, сроков выполнения и статуса выполнения. Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с вашими целями события верхнего уровня.

Инструменты управления мероприятиями 

Инструменты управления проектами упрощают управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты для учета всех движущихся частей. Имея возможность назначать и отслеживать проекты, руководитель проекта может поддерживать точное представление о ходе выполнения и сроках с помощью следующих инструментов:

• Асана
• Трелло
• Smartsheet

4. Выберите место и дату 

Выбор места и даты проведения мероприятия – это два основных фактора, которые будут определять остальную часть плана вашего проекта. Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда места будут доступны. При выборе места проведения вам также придется учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения», — говорит Роми, ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве по проведению мероприятий с полным спектром услуг в Ванкувере. «Январь и февраль насыщены конференциями по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре». Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочной площадью.

Пока вы изучаете информацию и начинаете общаться с представителями различных заведений, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что все подходит. Ищите бюджет, тематическое соответствие, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), помещения и персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты по всему залу? Как обстоят дела с управлением пожарами и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь обсуждать цены. По данным EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка фирменного стиля мероприятия

От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида на месте — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд мероприятия обеспечивает видение и помогает определить направление вашего мероприятия.

60 % миллениалов в США ожидают постоянного взаимодействия с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

Выбирая брендинг для мероприятия, учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но при этом должен иметь собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы будете вплетать бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Брендинг мероприятия обычно включает:

• Название события. Первый важный шаг. Название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
• Тема. Одно только имя не может рассказать всю историю. Часто события создают тему, чтобы связать событие воедино.
• Логотип, цвета, типографика. Все маркетинговые точки соприкосновения должны быть согласованными.
• Декор на месте, электронная почта, вывески и многое другое. В то время как каждая точка взаимодействия не должна быть гипербрендирована. Отдельные элементы должны собираться вместе, чтобы поддерживать историю, которую вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт вашего мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также ваше приложение для мероприятия.

Хотите узнать больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим руководством по брендингу мероприятий.

В этом руководстве мы глубоко погружаемся в элементы бренда, которые должны учитываться на каждом мероприятии, + как развивать эти элементы!

6.

Составьте план как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это один «трек» семинаров и докладов, или у участников будет выбор между несколькими сеансами в определенное время? Когда вы ответите на эти предварительные вопросы, вы сможете начать строить высокоуровневое представление вашей программы мероприятия.

Не волнуйтесь: не обязательно иметь окончательное расписание до того, как вы начнете продвигать событие. Вы можете внести изменения в расписание после того, как начнете продвигать свое мероприятие и число регистраций начнет расти. Технологии позволяют быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят узнать, чего ожидать, поэтому лучше всего, если вы подтвердите базовую структуру как можно раньше. Кроме того, расписание также является важным аргументом в пользу спонсоров!

В дополнение к основной программе мероприятия следует подумать о ряде других аспектов программы. Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

• Еда и напитки. Будете ли вы предоставлять обед или закуски?
• Дополнительные мероприятия, такие как «счастливые часы», возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
• Развлечения. Мероприятие завершится праздником или вечеринкой?

7. Подтвердите спонсоров, экспонентов и докладчиков

Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать несколько мнений представителей отрасли. Спикеры, спонсоры и экспоненты — это обычные способы повысить ценность ваших посетителей и компенсировать расходы.

Спикеры

Если ваше мероприятие основано на сессиях, вам необходимо определить докладчиков для каждой сессии. Вот два способа добавить спикеров:

Призыв к участию в сеансах

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого призыва к представлению материалов для сеансов — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве докладчиков. Как правило, открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сессии, в которой излагаются тема сессии и ценностное предложение. При этом ваша команда будет просматривать представленные тезисы, выбирать спикеров и общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не был выбран.

Лично пригласить докладчиков

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных лиц, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, предоставьте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также передайте свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные спикеры часто ожидают вознаграждения, а также проезда и проживания.

Управление спикерами

Как только ваши спикеры будут определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Создайте соглашение с докладчиком, в котором будет указана необходимая информация, например, ожидаемая презентация, крайние сроки содержания, доступная технология на месте и компенсация. Заранее четко изложите свои ожидания, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки первоначального подтверждения и согласия говорящего. Хотите, чтобы презентации ваших спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от спикеров представить свои окончательные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый спикер получил его вовремя.

Спонсоры

74% участников мероприятия говорят, что после мероприятия у них сложилось более положительное мнение о компании, бренде, продукте или услуге, которые продвигаются.

– EMI & Mosaic

Составьте список спонсоров, которых вы хотите привлечь к участию в вашем мероприятии. Прежде чем связаться с ними, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу они получат от участия в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим посетителям. Потратьте время на создание индивидуальных предложений, которые подчеркивают эти уникальные преимущества и обязательно подчеркивают их при обращении.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать различные уровни стоимости и выгоды. В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские предложения, такие как:

• Спонсируемый лаундж
• Зарядная станция для Wi-Fi и телефона
• Спонсорство приложения для мероприятий
• Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, которые нужны вашим посетителям, и о том, какие из них могут принести пользу мероприятию.

Экспоненты

Еще один распространенный способ привлечь спонсоров — пакет экспонентов. При этом у вас обычно будет место на вашем мероприятии, посвященное вашим экспонентам. Каждое соглашение о спонсорстве с экспонентами включает в себя определенное количество выделенного пространства, которое ваши экспоненты могут занимать, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вы должны быть уверены, что посетители будут общаться с вашими экспонентами. Запланируйте специальные временные блоки для экспонентов, чтобы побудить посетителей ходить и участвовать.

8. Определите и выберите свои технические инструменты

Технологии улучшают пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя следующее мероприятие, вы должны определить свои технологические потребности и сроки реализации. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до события, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управление регистрацией участников становится проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты. Вы захотите выбрать свою платформу заранее, чтобы вы могли продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на веб-сайт регистрации.

Технология повышения производительности 

Мы рассмотрели это выше, но повторим еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. Мероприятия сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает снять часть стресса. Trello может помочь вам начать с правильного пути с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.

Eventbrite, 2019

Оптимизируйте общение и улучшите впечатления участников с помощью приложения для мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое вы можете создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать индивидуальную повестку дня, взаимодействовать с другими участниками и т. д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной и информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для проведения мероприятий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии проведения мероприятий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?

Начните использовать Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

У вас есть большое сообщество, разбросанное по регионам или странам? Прямые трансляции — отличный способ подключиться и расширить охват вашего мероприятия. Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределы физического мероприятия.

Инструменты взаимодействия 

Технологии меняют то, как зрители ожидают взаимодействия, и события всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте о внедрении локальных технологий, таких как стена социальных сетей или цифровые пакеты с сувенирами , , а также инструменты геймификации мероприятия, которые поощряют участников участвовать в мероприятии.

9. Создайте план маркетинга и продвижения 

Как вы собираетесь привлекать аудиторию на хорошо спланированное мероприятие?

Каждое успешное мероприятие имеет план маркетинга и продвижения, чтобы распространить информацию и вызвать волнение. Но с чего начать? Существует множество различных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и ведения блога до онлайн-рекламы и даже рекламных щитов — но независимо от того, какую тактику вы выберете, каждая тактика должна стать стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Компоненты маркетингового плана мероприятий:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо установить конкретные маркетинговые цели и задачи. Подобно всеобъемлющим целям вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

• Увеличение онлайн-регистрации на 15% по сравнению с прошлым годом
• Привлечение x трафика на веб-сайт мероприятия
• Увеличить количество загрузок приложений для мероприятий на x
• Повысить активность в социальных сетях на 20 % по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей. Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, таких как онлайн-реклама, видеомаркетинг, социальные сети, маркетинг по электронной почте, связи с общественностью и т. д.

Решая, какую тактику использовать, вам необходимо иметь представление о своей целевой аудитории. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть выбранной вами тактикой. Если вы ориентируете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о геотаргетированной рекламе.

Временная шкала и тактовая частота

По мере того, как вы определяете тактику, вы должны начать строить маркетинговую временную шкалу, которая дает представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решили использовать маркетинг по электронной почте, вы должны планировать каждое электронное письмо, которое планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга

Дата	Тема электронной почты
4.13	Сохранить дату
5,27	Открыты цены раннего бронирования
6,15	Объявление основного докладчика
6,26	Захватывающее объявление темы сеанса
7,1	Последний шанс получить раннюю цену
8. 1	Закрытие регистрации

Для более подробного ознакомления с созданием надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия ознакомьтесь с нашим Руководством по маркетингу мероприятий .

10. Определите меру 

Как вы будете измерять успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы будете оценивать ваше событие задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика 

Сколько билетов вы продали и из каких источников? Какова была стоимость одного участника? И сколько квалифицированных потенциальных клиентов вы получили? Сколько предзаказов вы продали? После того, как мероприятие закончилось, вот несколько показателей, которые вы можете измерить.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны проанализировать его качественно. Чтобы понять настроение и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Опросы событий

В дополнение к цифрам, это еще один способ измерить успех в отзывах от ваших посетителей. С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии мероприятия участниками, что поможет вам определить сильные и слабые стороны мероприятия. Потому что, давайте посмотрим правде в глаза, даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Социальные сети и Интернет  

Ваши подписчики более активны, чем обычно, на канале вашей компании? Пишут ли зарегистрированные о событии на своих каналах? Кроме того, прочитайте сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники. Посты полны похвал? Было ли больше, чем несколько общих жалоб? Вы должны отслеживать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы уловить тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятия 

Вместе каждый из этих элементов составляет генеральный план мероприятия. Проработайте каждый из них, чтобы создать надежный и действенный план вашего мероприятия. Планируя мероприятие, вы должны начать планирование как можно раньше. При наличии большого количества движущихся частей получение форы означает гладкую отделку.

Имея четкий план и приводя колеса в движение, следующий шаг — разработать маркетинговый план и привести его в действие. Перейдите к следующему руководству «Руководство по планированию мероприятия: маркетинг и продвижение», чтобы получить практические советы по созданию маркетингового плана мероприятий 360, который увеличивает регистрацию и вовлеченность.

Как организовать мероприятие: руководство по успешному планированию

Организация мероприятия может быть очень приятным и полезным занятием. Несмотря на то, что требуется больше работы, чем может себе представить большинство ваших участников, превращение вашего первого мероприятия из идеи в реальность в конечном итоге очень приятно для организаторов мероприятий. Ниже приведены некоторые из наиболее важных шагов, которые следует учитывать при планировании, продвижении и проведении вашего первого мероприятия.

Планирование мероприятия

При планировании вашего мероприятия важно учитывать ваши варианты места, в котором будет проходить мероприятие, характеристики опыта, который вы хотите получить, будете ли вы реализовывать тему своего мероприятия, и будет ли это связанных с благотворительным делом.

Создайте регистрационную форму онлайн-мероприятия

Вы можете расширить свое участие, если упростите процесс регистрации. При выборе поставщика онлайн-регистрации убедитесь, что он использует простой процесс оформления заказа, который не требует учетных записей для участников. Чем меньше страниц в процессе регистрации, тем проще заполнять регистрационные формы, и вы заработаете больше денег. Онлайн-платежи могут сильно различаться у разных провайдеров. Сравните расценки и преимущества ведущих поставщиков услуг регистрации событий.

Создать регистрационную форму

Место события

Вы должны организовать свое мероприятие в месте, где проживает значительная часть ваших потенциальных участников. В зависимости от ожидаемого размера вашего мероприятия вам также может понадобиться рассмотреть, сколько отелей находится в этом районе для размещения ваших участников. Что касается выбора места, многие организаторы мероприятий также учитывают декорации вокруг потенциальных площадок.

Как спланировать благотворительную акцию

Вы можете рассмотреть возможность организации благотворительного мероприятия. В последние годы все большую популярность приобретают благотворительные акции. Они варьируются от концертов и фестивалей до спортивных мероприятий. Ваша служба поддержки клиентов и ваша тема помогут привлечь дополнительных участников. Благотворительные мероприятия имеют аналогичный эффект, привлекая к участию людей, которые иначе не рассматривали бы ваше мероприятие. Если вы решите сделать тему, вам следует учесть расходы, связанные с этой темой, и внести коррективы в ваше мероприятие, чтобы оно соответствовало вашей теме. Например, если вы хотите устроить мероприятие на Хэллоуин, вы можете провести его вечером. Принимая решение о том, следует ли вам заниматься благотворительностью, вы можете обратиться к нескольким благотворительным организациям, чтобы узнать, какие из них больше всего помогут вам с волонтерами и продвижением мероприятия. Узнайте, как создать благотворительный сбор средств здесь.

Реклама вашего мероприятия

При продвижении вашего концерта, фестиваля, спортивного или другого мероприятия вы хотите придумать хорошее имя и стратегический план рекламы.

Как выбрать имя события

При планировании названия для вашего мероприятия узнайте, какие названия уже заняты в вашем районе и на национальном уровне, чтобы вы знали, какие названия событий могут быть еще доступны. Как и в случае с бизнесом, название вашего мероприятия будет давать ощущение и подразумевать опыт. Если бы вы назвали свое мероприятие «Бостонская взрывная феерия», оно произвело бы совсем другое впечатление, чем такое название, как «Бостонское шоу фейерверков». Имена имеют абсолютное значение. Если вы хотите серьезное событие, вы должны выбрать серьезное имя. Если вы планируете веселое мероприятие, вы должны выбрать имя, которое звучит весело. В некоторых случаях может быть целесообразно назвать ваше мероприятие после того, как вы выбрали опыт или тему. Ознакомьтесь с советами о том, как увеличить количество участников мероприятий.

Как рекламировать событие

Рекламируя свой концерт, фестиваль или спортивное мероприятие, вы должны учитывать, кто является вашей целевой аудиторией. Если вы создаете благотворительное мероприятие, вы можете продвигать его через каналы, не относящиеся к вашим обычным группам интересов, в дополнение к традиционному таргетингу. Например, вы можете захотеть, чтобы благотворительная организация, которой вы пользуетесь, использовала свои социальные сети и свой список адресов электронной почты для продвижения вашего мероприятия. Иногда благотворительная организация будет готова распространять плакаты и выполнять другую волонтерскую работу, чтобы помочь вам продвигать ваше мероприятие. Если у вас есть живой концерт, вы можете разместить рекламу на других мероприятиях с живой музыкой. При продвижении вашего мероприятия вам следует рассмотреть возможность размещения плакатов или листовок во всех розничных магазинах в радиусе, который, по вашему мнению, большинство участников захотят посетить. Иногда на оживленных перекрестках можно встретить владельцев недвижимости, которые позволят вам повесить баннер на их заборе. Это может быть недорогим способом рассказать о вашем мероприятии. На некоторых мероприятиях будут установлены десятки вывесок для продвижения своего мероприятия.

Отличный способ продвижения любого типа мероприятия — реклама на других подобных мероприятиях. На некоторых мероприятиях вам разрешат положить листовки в их сумки для швабры, или, может быть, вы могли бы заплатить за стенд на их мероприятии, чтобы напрямую поговорить с участниками. Иногда вы можете совершить обмен по электронной почте с другим мероприятием (они отправят электронное письмо вашим участникам, если вы можете отправить электронное письмо их участникам). Существует безграничное количество способов рекламы вашего мероприятия. Самое важное, что нужно учитывать, это то, кто ваша основная аудитория и где или как лучше всего заявить о себе перед ней. Второй по важности вопрос — какое сообщение донести до этой аудитории. Вы должны дать им сообщение, которое является убедительным и кратким. Возможно, вы захотите создать пресс-релиз о своем новом мероприятии или, если оно не новое, сделать пресс-релиз о любых изменениях, которые у вас есть в этом году. Целесообразно постараться, чтобы ваше мероприятие было указано в каждом календаре онлайн-событий, который вы можете найти. Начните с включения вашего мероприятия в наш календарь уже сегодня.

Добавить мое событие в календарь

Как создать событие

Реализация мероприятия — это объединение всех деталей, полученных на этапах планирования, и воплощение их в реальность. Ниже приведен длинный список того, что нужно сделать при создании мероприятия:

Спонсорство мероприятия

Потратьте некоторое время на то, чтобы связаться с местными компаниями, чтобы узнать, готовы ли они предоставить продукты или услуги, которые могут помочь улучшить качество вашего мероприятия. Некоторые из этих местных предприятий могут даже захотеть внести деньги на спонсорство вашего мероприятия. Было бы разумно сделать маркетинговый флаер с многоуровневыми уровнями спонсорства, за которые они могут платить. Некоторые спонсоры с большей вероятностью спонсируют ваше мероприятие, если вы помогаете благотворительной организации, с которой они связаны.

Разрешения на проведение мероприятий

Обязательно проконсультируйтесь с местными органами власти, чтобы определить, какие разрешения требуются для того типа мероприятия, которое вы хотите организовать. Скорее всего, вам потребуется обеспечить страховое покрытие вашего мероприятия, чтобы получить разрешение, и вам понадобится страховое покрытие для защиты вашей компании или кого-либо, кто несет ответственность за проведение мероприятия.

Продукты питания

В зависимости от того, как долго продлится ваше мероприятие, вы можете подумать о еде на мероприятии. Участники оценят еду, которая соответствует тому опыту, который вы предлагаете. Например, если ваше мероприятие представляет собой бейсбольный турнир, вы можете продавать хот-доги. Часто вы можете найти местный рынок или ресторан, где можно купить еду для вашего мероприятия в обмен на спонсорство.

Рубашки для мероприятий

Многие мероприятия предоставляют своим участникам майку для мероприятия. Попробуйте найти продавца рубашек, который позволит вам сделать заказ рубашки за пару недель до вашего мероприятия, а затем сделать дополнительный заказ меньшего размера за несколько дней до вашего мероприятия. Это может помочь событию первого года, потому что вы не будете точно знать, сколько людей собирается зарегистрироваться на неделе события. Новые события могут удвоиться в размере за последние пару недель. Это затрудняет заказ рубашек. Некоторые продавцы рубашек будут более охотно готовы удовлетворить ваши потребности в последнюю минуту, чем другие, поэтому цена — не единственный фактор, который вы должны учитывать при выборе компании для трафаретной печати рубашек для вашего мероприятия.

Награды

На многих мероприятиях предусмотрены награды для победителей в возрастных категориях. Иногда эти награды присуждаются только за первое место, но часто они идут от трех до пяти. Убедитесь, что ваши награды соответствуют внешнему виду вашего бренда. Люди, которые выигрывают награды, часто размещают их на видном месте, что дает возможность рекламировать ваше мероприятие.

Портативные туалеты

Туалеты – очень важная часть любого мероприятия. Чем больше продолжительность вашего мероприятия, тем важнее они становятся. Даже при небольшом мероприятии на открытом воздухе вам следует подумать о переносных туалетах. Эти устройства могут быть очень дорогими при покупке в небольших количествах, поэтому присмотритесь к ценам, чтобы найти хорошую цену. Возможно, вы захотите провести мероприятие в парке, где есть туалет, чтобы избежать некоторых расходов. Во время большого концерта или фестиваля вы захотите, чтобы туалеты были расположены в изобилии. На этих крупных мероприятиях туалеты обычно располагаются в нескольких местах.

Как найти волонтеров для вашего мероприятия

Поиск волонтеров для вашего концерта, фестиваля или спортивного мероприятия может быть сложной задачей. Есть много общественных организаций, которым нужны волонтерские часы. Вот несколько идей, которые можно проверить: студенческие волонтерские организации, предприятия, скаутские отряды, проблемные молодежные группы, отряды поддержки, молодежные организации, списки адресов электронной почты волонтеров для других мероприятий и т. д. Часто хорошо иметь какой-то подарок или вечеринку для ваших волонтеров. , так что они будут более рады продолжать волонтерскую деятельность в ближайшие годы. Рассмотрите возможность использования нашей полностью БЕСПЛАТНОЙ регистрационной формы для волонтеров.

Когда открывать регистрацию событий

Мероприятия, которые открывают регистрацию раньше, обычно имеют большее количество участников. Участники, которые посещают ваш веб-сайт мероприятия в течение года, могут и не подумать о том, чтобы вернуться через шесть месяцев и зарегистрироваться. Многие организаторы мероприятий предпочитают открывать регистрацию, когда это удобно для них самих, но идеальное время для открытия регистрации — сразу после предыдущего мероприятия, обычно за год до него. Это гарантирует, что ваши участники смогут зарегистрироваться, как только они будут готовы. Кроме того, важно помнить, что ваш самый большой источник роста событий — это рекомендации друзей и родственников от ваших участников, которые уже зарегистрировались. Чем раньше вы зарегистрируете людей на ваше мероприятие, тем больше времени у них будет, чтобы рассказать о нем.

При выборе поставщика услуг регистрации событий необходимо учитывать множество факторов. Имейте в виду, что процесс регистрации является наиболее важной частью онлайн-опыта вашего клиента. Онлайн-платежи влияют на общую стоимость управления вашим мероприятием, поэтому чем ниже плата, тем лучше. Убедитесь, что выбранный вами поставщик услуг регистрации поддерживает процесс регистрации максимально простым и понятным. Многие регистрационные службы добавляют в процесс регистрации дополнительные страницы для продвижения несвязанных предложений от других компаний. Однако участники предпочитают простой и понятный процесс регистрации без отвлекающего контента. Чем меньше страниц для просмотра, тем лучше. Когда потребители должны просмотреть больше страниц, вы получите больше отказов. Использование простого поставщика услуг регистрации гарантирует, что участники быстро осуществят оплату, и ваше участие в мероприятии будет расти. Большинство клиентов увидят страницы регистрации как расширение вашего собственного сайта, поэтому выбор наилучшего способа регистрации поможет максимизировать ваш бренд. StrideEvents.com является лидером в области упрощенной регистрации событий. Мы предлагаем очень низкие сборы с полным набором функций, которые помогут вам с легкостью значительно расширить масштабы вашего мероприятия.

Создать страницу регистрации

Безопасность событий

Координируйте полицию и безопасность вашего мероприятия. Убедитесь, что у вас есть надлежащие устройства безопасности дорожного движения, такие как конусы и баррикады для контроля толпы, если они требуются для вашего места проведения.

Какие медицинские соображения необходимы при планировании мероприятия

Характер вашего мероприятия и количество участников будут определять количество необходимого медицинского персонала. На более крупных мероприятиях, таких как фестивали, должны быть скорая помощь на месте и медицинская палатка на видном месте с врачами и медсестрами, готовыми помочь с незначительными проблемами со здоровьем. Большинство небольших событий не требуют особого медицинского вмешательства. Может быть целесообразно проконсультироваться с медицинским работником в вашем районе, чтобы узнать, в чем могут заключаться конкретные потребности вашего мероприятия.

Как создать веб-сайт мероприятия

Существует множество стратегий создания веб-сайта для концерта, фестиваля или спортивного мероприятия. У некоторых людей есть друзья или родственники, которые разбираются в веб-дизайне. Некоторые мероприятия связываются с компаниями, занимающимися веб-сайтами, чтобы узнать, готовы ли они обменять веб-разработку на спонсорство. Некоторые мероприятия используют бесплатную службу блогов на веб-сайте для размещения информации о мероприятии. Примером бесплатной компании по разработке веб-сайтов является http://www.weebly.com. Убедитесь, что на сайте вашего мероприятия достаточно информации. Информация, которую вы можете разместить на своем веб-сайте, может включать: цены, крайние сроки регистрации, информацию об отеле, дату/время начала мероприятия, фотографии, видео и т. д. БЕСПЛАТНО разместите список мероприятий в Интернете.

Уборка помещения

Уборка — это работа, которой часто пренебрегают. Эта работа на самом деле является одной из ваших самых важных работ. Мероприятия могут быть запрещены в сообществах, если они не оставлены такими же чистыми, как они были обнаружены. Как правило, хорошей идеей будет иметь новые группы людей, отвечающих за уборку, которым не нужно было помогать с настройкой. В конце мероприятия и вы, и другие ваши волонтеры будут истощены, поэтому постарайтесь, чтобы на уборку пришли свежие люди.

Другие материалы, необходимые для организации мероприятия

Вам могут понадобиться некоторые или все из следующих принадлежностей: английские булавки, стяжки, сумки для швабр на шнурках, указатели направления, мусорные ящики, подставка для наград, генераторы световой мачты, звуковая система, палатки, столы, стулья, чашки, холодильники и т. д. , Есть много других материалов, которые можно рассмотреть в зависимости от того, какое мероприятие вы проводите. Целесообразно составить список этих предметов, и многие из них можно взять напрокат. При аренде расходных материалов вы часто платите гораздо меньше, чем при их покупке, и вам не нужно хранить их весь год.

Позвольте нам помочь вам сделать ваше мероприятие огромным успехом. Наши эксперты по мероприятиям могут проконсультировать вас по ходу дела, а наша простая регистрационная платформа увеличит ваше участие. Начните сегодня, создав учетную запись.

Как спланировать мероприятие за 15 простых шагов

Хотите знать, как спланировать мероприятие? При проведении мероприятия многое зависит от выбора места проведения до выбора состава спикеров. Суть в подготовке: отметьте важные дела, чтобы вы могли сосредоточиться на объединении всего и, самое главное, получить удовольствие от своего мероприятия. В нашем окончательном руководстве описаны все основные шаги по организации мероприятия. Кроме того, он упрощает каждый шаг процесса, чтобы сделать планирование максимально простым.

Чего вы хотите добиться от своего мероприятия? Это может показаться очевидным, но сосредоточенность на цели вашего мероприятия с самого начала поможет вам реализовать свое видение. Также важно определить аудиторию, которую вы хотите привлечь, и начать думать о лучших способах обращения к ней с помощью маркетинга и продвижения. Если вы имеете в виду более молодую аудиторию, вы, скорее всего, найдете ее и свяжетесь с ней в социальных сетях, таких как TikTok, в то время как более авторитетные каналы, такие как Facebook, лучше работают для пожилых людей.

Вы проводите мероприятие для получения прибыли или просто для покрытия расходов? Может быть, цель состоит в том, чтобы собрать средства на благотворительность или благое дело? Будут ли билеты бесплатными или платными, и если платными, то сколько они будут стоить? Что бы вы ни решили, ответы на эти вопросы помогут вам сосредоточиться на финансовых показателях вашего мероприятия, независимо от того, проводите ли вы его виртуально или лично.

Decide on the date and venue»> 3. Определитесь с датой и местом проведения

Уточнив эти ключевые детали на раннем этапе мероприятия, вы сможете поделиться ими с потенциальными спикерами или гостями, создав более четкое и ценное предложение. Подумайте о том, что вам нужно от места проведения (местоположение, доступность, кухонное оборудование, лицензия на алкоголь и т. д.) и время года, наиболее подходящее для вашего мероприятия, а затем начните обращаться к потенциальным местам.

Если ваше мероприятие проходит виртуально, подумайте о платформе, которую вы могли бы использовать. Zoom отлично подходит для работы с большим количеством участников, а Vimeo предоставляет доступ к удобным интерактивным функциям, таким как вопросы и ответы и опросы.

Теперь пришло время подумать о времени, составив расписание мероприятия. Организуете ли вы конференцию с несколькими панельными дискуссиями и семинарами или онлайн-вопросы и ответы с одним автором, учет каждой минуты вашего мероприятия поможет вам сосредоточиться на бронировании и договоренностях, которые вам необходимо сделать.

Следующим шагом, который необходимо учитывать при организации мероприятия, является поиск поставщиков. Успех вашего мероприятия, от ди-джеев и декораторов до фуд-траков и художников по макияжу, во многом зависит от вашей способности найти замечательных людей для работы. Настало также время приступить к поиску спикеров и проверке наличия докладчиков и специальных гостей. Узнайте, подходят ли они для вашего мероприятия, проверив, где они уже появлялись и какую аудиторию они привлекают.

Approach sponsors with a proposal»> 6. Обратитесь к спонсорам с предложением

Составьте список своих идеальных спонсоров. Тщательно подумайте о том, что вы хотите от них и что вы можете предложить в обмен на их поддержку, будь то фирменные товары или спонсируемое выступление. Это партнерство, поэтому придумайте взаимовыгодное спонсорское предложение.

Если вы проводите свое мероприятие лично, застрахованы от любых непредвиденных обстоятельств, проведя оценку рисков и составив план охраны труда и техники безопасности для защиты поставщиков и посетителей от потенциальных проблем. В это время ограничения могут означать меры социального дистанцирования или строгие требования к средствам индивидуальной защиты (СИЗ), поэтому примите это во внимание. Для виртуальных мероприятий рассмотрите возможность поделиться списком правил и кодексом поведения с участниками до большого дня.

Не существует универсального подхода к маркетингу событий, поэтому изучите все доступные варианты продвижения. Тизерные кампании и предложения раннего бронирования — отличные способы создать шумиху. Вы также можете объединиться со своими спонсорами, когда речь идет о продвижении, поглощении или розыгрыше в социальных сетях. Создание уникального хэштега может стать отличным способом поощрения пользовательского контента и создания онлайн-беседы.

Следующим шагом по организации мероприятия: продажа билетов. Придумайте свои типы билетов и цены и создайте страницу событий, которая будет столь же вдохновляющей, сколь и информативной. Вы можете настроить страницу своего мероприятия с помощью Eventbrite, чтобы сделать ее более привлекательной. Рассмотрите цены раннего бронирования, VIP-уровни и варианты возврата. Eventbrite также позволяет отслеживать продажи билетов в режиме реального времени, чтобы увидеть, насколько эффективна ваша маркетинговая тактика.

За несколько дней до мероприятия очень важно найти время, чтобы связаться со всеми. А мы имеем в виду каждых . Отправьте участникам электронное письмо с инструкциями о том, как найти место проведения или как войти в вашу платформу видеохостинга, свяжитесь с поставщиками, чтобы подтвердить время, и спросите выступающих, есть ли у них какие-либо особые пожелания. Предварительные разговоры такого рода могут сэкономить вам драгоценное время в течение дня.

Хотя вся ваша тяжелая работа будет направлена ​​на то, чтобы ваше мероприятие прошло гладко, все же лучше быть реалистом и быть готовым к любому исходу. Таким образом, вы можете придумать план того, как вы можете реагировать на непредвиденные препятствия (например, отмену выступающих, провал места проведения или изменение COVID-19).ограничений) и принять такие меры, как четкие правила возврата средств и виртуальные резервные копии, чтобы помочь избежать потенциальных катастроф.

Перед важным днем ​​просмотрите расписание мероприятий и подумайте, не пропустили ли вы что-нибудь. Знаки, указывающие путь к месту проведения, мусорные мешки и мусорные баки, разбросанные по территории, и дополнительная копия списка участников могут избавить вас от смущения в течение дня. Для виртуальных мероприятий дважды проверьте настройки платформы, например, какие участники или докладчики могут включать или выключать свои микрофоны, чтобы презентация была более качественной.

По возможности делегируйте полномочия, прислушивайтесь к советам опытных организаторов мероприятий и не бойтесь просить о помощи. Это означает, что важно делиться важными документами, такими как расписание и контактные данные поставщиков, с другими, чтобы всегда был кто-то под рукой с важной информацией о событии, когда это необходимо. Как только все это закончится, сосредоточьтесь на том, чтобы наслаждаться своим мероприятием.

Размещение фотографий и репост сообщений от участников в социальных сетях может просто убедить людей, что они должны купить билеты на ваше следующее мероприятие. В конце концов, никто не хочет страдать от FOMO. Также рекомендуется лично обратиться к поставщикам и спонсорам, чтобы поблагодарить их и попросить их оставить отзыв. Постарайтесь извлечь уроки из их ответов и посмотреть, можно ли что-то улучшить в будущем.

Обратите внимание на ключевые показатели, такие как количество участников, прибыль, привлечение потенциальных клиентов и ответы на опросы. Что измеряется, как говорится, то и управляется. Вкладывая небольшое количество времени после каждого мероприятия, вы можете внести эти небольшие изменения, чтобы сделать следующее более успешным, чем ваши цели.

Потратив время на планирование мероприятия за четыре-шесть месяцев, вы сможете превратить любую идею в успех. Совершенствуйте свои навыки организатора мероприятий и используйте эти шаги по управлению мероприятиями, чтобы избежать любых проблем в последнюю минуту и ​​создать впечатление, от которого ваша аудитория не сможет отказаться.