Организация ивент мероприятий: Event мероприятия: цели и задачи – 2.2. Понятие event-мероприятий, функции, цели, виды, особенности event-мероприятий в b2b-компаниях.

2. Понятие event-мероприятий, инструменты продвижения товара для b2b-компаний. Место Event-мероприятий среди них.

2.1. История возникновения и развития event-мероприятий.

Первые так называемые мероприятия, известные истории, уходят корнями в древние времена и носят скорее ритуальный характер: рождение ребенка, женитьба, выборы вождя, жертвоприношения, посвящение в воины. Можно сделать вывод о том, что первыми организаторами мероприятий были шаманы – те кто знал и создавал ритуалы.

Если рассматривать праздники с точки зрения первого их упоминания, то непременным лидером по количеству, перечислению и их описанию будет Библия. Вообще, библейский праздник - это праздник Бога, празднование его славы, силы и величия. Как правило, это торжество, которое Бог заповедал праздновать и дал конкретные указания и инструкции о том, как его отмечать. То есть руководство к организации определенных праздников у людей было уже заранее. [12]

В религиозных учениях существует такое понятие как эортология (наука об истории и теории праздника), иными словами праздниковедение, часть науки о богослужении – литургии. Предмет изучения эортологии – церковные праздники, история их возникновения, развития, увеличения их количества, а также история развития календаря и т.д.

Нельзя забывать и об языческих праздниках, к примеру, таких, как Праздник Ивана Купалы. Теория и практика празднования данных праздников передавалась из поколения в поколение и в итоге, хоть и с изменениями, но дошла до наших дней.

Так и получается: новое – это лишь хорошо забытое старое, а профессию event-менеджера придумали уж явно не в наши дни. [12]

Проходили года, века и мероприятия обретали характер изысканности, становились организационно более сложными, даже изощренными. Появились государственные, городские праздники, помпезные коронации, крупномасштабные религиозные действа, которые порой охватывали целые континенты. Простые люди в близком кругу тоже создают свои мероприятия. Сегодня мы празднуем свадьбы, дни рождения, новоселье.

В России значительные изменения в перечень государственных праздников внесли реформы Петра I. К православным добавились и официальные светские праздники. Именно кардинальные изменения всех сторон российской действительности, которые начались после реформ Петра Первого, требовали адекватного воплощения новых идей и важнейших событий в ярких, эффектных и крайне эффективных по степени своего воздействия зрелищ. И так в конце XVII - первой половине XVIII веков стали появляться массовые и всесословные праздники. [12]

С развитием рыночного общества к организации мероприятий подключился коммерческий сектор. Стали проводиться деловые мероприятия, направленные на обмен идеями и информацией, мероприятия с целью получения прибыли. Бывает, что мероприятия становятся ключевым элементом продвижения продукции. [11]

Организация мероприятий существует с незапамятных времен. Но, несмотря на это, именно в самостоятельное направление она определилась относительно недавно. До этого долгое время считалась частью таких отраслей экономики, как туризм, шоу-бизнес, гостиничный бизнес. Частично обязанности по организации мероприятий были вменены отделам по продажам. Это не способствовало развитию event-менеджмента как отдельной отрасли. На сегодняшний день функции по организации event-мероприятий взяли на себя профессиональные ассоциации. Появились специалисты, которые приобретали уникальный опыт в организации различных событий и получали удовольствие от своей работы. Всё больше ценилось качество менеджмента мероприятия, которое, в последствие, щедро вознаграждалось. [13] Развитие этого направления пошло дальше. Сейчас создается специализированная литература, сертификационные программы, кроме того в данной сфере стало возможным получить высшее образование.

Постепенно организация мероприятий становится признанной индустрией со своими технологиями, игроками рынка, легендами и традициями.

С формальной точки зрения индустрия праздника родилась в 1800-х годах, когда началась продажа билетов на профессиональные спортивные мероприятия. Позднее она постепенно трансформировалась. Считается, что сама профессия организатора сформировалась в 1950-х годах, а началось все с открытия в 1955 году Диснейленда», - так звучит мнение о «новой» истории event’ов одного из самых знаковых и известных ивент-менеджеров мира Джо Голдблатта. [12] Стоит отметить, что к становлению event-менеджмента как индустрии и профессии, он приложил значительные усилия. Кроме того, он стал автором книги Special Event – вероятно, самой культовой книги в области организации мероприятий, выдержавшей уже четыре издания. Г-н Голдблатт также является одним из основателей Международной ассоциации профессиональных организаторов мероприятий – ISES. [11]

Несколько в сторонке стоит гипотеза многих теоретиков, которые считают, что частично event-индустрия входит в индустрию MICE (Meeting Incentive Conference Events). В принципе, их мнение тоже имеет право на существование. Если говорить языком аналитиков, то «MICE – это детище Запада, прежде всего США и Великобритании. Ведь непосредственно деловой туризм (а, соответственно, и организацию деловых мероприятий) создали американцы, а основной бум индустрии пришелся на 1940-е гг., когда были открыты авиарейсы между США и Европой. [12]

В России организации, которые начали профессионально заниматься event-мероприятиями появились в 90е годы XX века. Многие из них до сих пор с успехом работают на рынке event-маркетинга и имеют в арсенале множество удачно проведенных мероприятий.

Event-маркетинг, организация мероприятий часто довольно значительно влияет и на общество в целом. В некоторых странах это большая индустрия, которая не только приносит в государственную казну большие поступления в виде налогов, но и привлекает туристов (например, карнавал в Рио посещает огромное количество человек), что в свою очередь также становится значительной статьей дохода для местных бюджетов. Экономическое развитие стимулирует и проведение конференций и выставок, так как способствует появлению деловых контактов.

Сегодня можно с уверенностью сказать, что еvent-индустрия — одна из самых стремительно развивающихся отраслей промышленности.

Проведение праздников и мероприятий. Event агентство организации событий

 

 

 

Организовать незабываемое торжество с по-настоящему ярким wow-эффектом для всех его участников и осуществить абсолютно все, даже самые необычные и креативные пожелания заказчика – основная задача профессионального event-агентства. И компания по организации праздников Story Life делает это на высшем уровне.

Почему стоит обратиться в Story Life

Спросите, зачем тратиться на услуги профессиональной event-компании? Ведь можно же взять все заботы о предстоящем празднике на себя или доверить столь ответственную миссию бабушке, маме, сестре, тете или дяде.

В этом случае придется постараться – потратить не один час или даже день на подсчеты расходов, найти надежных (а ведь многие так и норовят подвести в самый ответственный момент) подрядчиков, определиться с локацией, организовать транспорт, подобрать праздничное меню и это только начало. А результат – никакой уверенности в том, что бюджет не будет превышен, а торжество не окажется банальным и скучным.

Да, Вы или ваши близкие можете быть блестящими организаторами, но «завалить» проект просто упустив из виду пару-тройку деталей. Именно поэтому рациональнее заказать организацию праздникапрофессиональному event-агентству Story Life.

Как все происходит

Все начинается с того, что Вы обращаетесь к нам и озвучиваете свои пожелания по организации торжества – четкий бриф, позволяющий нам выявить основные потребности. Ведь одним нужно масштабное шоу, а другие планируют камерный праздник, кто-то хочет организовать официальный прием, а кто-то – неформальную home party в кругу друзей и т.д.

После мы встречаемся с Вами в приятной неформальной обстановке, чтобы добрифовать идею и обработать её во время брейнсторминга. Далее эстафета передается креативщикам – они активно генерируют идеи и разрабатывают креативный концепт. А самое интересное для нас начинается уже после его утверждения – подбор локации, выезды на площадки, техническое обеспечение, декор, создание антуража, поиски ведущих, артистов, музыкантов…

Наша команда готова работать в формате «праздник под ключ» – создать торжество от начала и до конца, избавив Вас от лишней «головной боли» и пустой траты времени. Каждый момент подготовки и реализации мероприятия контролируется профессионалами. Поэтому с компанией Story Life Вы получаете абсолютную безупречность исполнения, где все грани Вашего праздника продуманы в деталях.

Наши преимущества

Что такое Story Life?

Команда настоящих профессионалов – людей с совершенно нестандартным мышлением, которые каждый день создают самые яркие и незабываемые впечатления.

К тому же, у нас огромная база надежных проверенных партнеров и подрядчиков – ведущих, ди-джеев, фотографов, видеооператоров, аниматоров, артистов, декораторов и других специалистов своего дела. С таким «арсеналом» нам под силу задачи любого уровня сложности.

Мы принимаем решения и генерируем новые идеи с космической скоростью. Мы быстро реагируем на любые изменения. Мы всегда на шаг впереди – и в этом наше преимущество.

Эмоции – наиболее эффективный инструмент воздействия на аудиторию. Мы используем весь свой креатив, позитив и энергию по максимуму – все, чтобы заряжать и управлять эмоциями.

Мы работаем с новейшими разработками event-индустрии и активно внедряем инновационные инструменты event-менеджмента. Все для того, чтобы предлагать Вам только лучшие и самые необычные решения.

  • Персонализированный подход и взаимодействие с клиентом

Мы не стремимся реализовать свои творческие порывы. Мы стремимся создать незабываемый праздник Вашей мечты. Именно поэтому Вы и Ваши пожелания являются «сердцем» мероприятия, организацией которого занимается Story Life.

Мы умеем понимать Вас и работать с Вами в тандеме, ориентироваться в специфике Вашей деятельности и разделять интересы. И это умение открывает для нас неограниченные возможности в поиске наиболее перспективных схем реализации будущих совместных проектов.

За годы работы в профильном сегменте команда Story Life приобрела бесценный опыт в организации и проведении ивентов. За нашей спиной – не один десяток успешно реализованных проектов.

  • Безлимит на креатив

Никаких шаблонов и банальностей. Мы никогда не предложим Вам стандартный набор услуг – только уникальная персонализированная концепция со 100% попаданием в требуемый формат и Ваше видение идеального праздника.

Яркость и креатив – залог успеха хорошего event-агентства. А в идеале это должно быть подкреплено высоким уровнем экспертности, ведь абсолютно каждая идея «с изюминкой» нуждается в профессиональной огранке.

Именно так обстоят дела со Story Life – мы учитываем все до мельчайшей детали, всегда видим и предусматриваем наперед любые форс-мажорные ситуации, просчитываем все возможные риски и держим под контролем все технические моменты. Вы получаете сервис премиум уровня и гарантию того, что Ваш праздник пройдет идеально.

Соответствовать ожиданиям клиента, справляться с поставленными задачами, выполнять все взятые на себя обязательства – наше профессиональное требование к самим себе. Мы высоко ценим собственную репутацию и дорожим каждым клиентом.

Именно поэтому организацию и проведение мероприятий с гарантией высочайшего уровня сервиса доверяют именно нам. Компания Story Life – профессионал своего дела. И все наши клиенты всегда довольны результатами сотрудничества.

Что мы умеем

Какие проекты под силу команде Story Life? Дни рождения и юбилеи, свадьбы, детские и семейные праздники, корпоративы, новогодние вечеринки, тимбилдинги, презентации, конференции, промо-акции, форумы – мы реализуем полный спектр качественных услуг по проведению праздничных мероприятий абсолютно любых масштабов и уровней сложности.

Вам остается только обратиться к нам и рассказать о своих пожеланиях, а все заботы об их воплощении мы берем на себя. При этом стоимость организации мероприятия не окажется для вас неприятным сюрпризом – мы предложим оптимальные решения, не выходя за рамки озвученного вами бюджета на всех этапах реализации проекта.

 

Аксана Прутцкова. О работе ивент-менеджера и организации мероприятий

– Чем занимается iFriday?
– Мы организовываем мероприятия. Но в отличие от ивент-агентств, которые проводят на заказ конференции, свадьбы, дни рождения, мы же и являемся заказчиком наших мероприятий, то есть сами придумываем идею, привлекаем партнеров и спонсоров, продаем билеты, организовываем. По сути, мы являемся ивент-продюсерской компанией, делая мероприятия от идеи до результата.  

– Что входит в ваши обязанности?
– Управление компанией, создание форматов новых проектов. Иногда я выступаю в роли ивент-менеджера, особенно если это первое мероприятие или оно мне по какой-то причине особо дорого.

– Сколько мероприятий в год вы придумываете?
– Придумываем постоянно и помногу, но запускаем в работу осторожно. Проводить разовые мероприятия недальновидно, потому что вокруг каждого повторяющегося ивента формируется свое сообщество. Поэтому мы придумываем форматы, которые можно повторять. Например, Форум #любиточтоделаешь — вполне самодостаточный формат. В Москве мы его проводим один-два раза в год, а независимые организаторы по нашей лицензии проводят его в своих городах — в Екатеринбурге, Белгороде, Осло, Санкт-Петербурге, Владимире, Вене. Фестиваль интернет-торговли EcomWeek проводится раз в год. Экскурсионный проект «Практики Говорят» — ежемесячный. Профориентационный форум «Люди будущего» прошел несколько раз в разных форматах и пока на паузе.

– Как вы придумываете мероприятия?
– Начинаем с целевой аудитории, их потребностей. Анализируем ивент-рынок под эти потребности, смотрим на мировые форматы-аналоги, придумываем оригинальную идею. После этого считаем экономическую целесообразность формата. Начинаем общаться с потенциальными партнерами и участниками, смотрим, есть ли от них отклик. Если да, делаем описание проекта, презентацию, сайт. Составляем план продвижения, продаем билеты и партнерское участие. Наконец, проводим мероприятие, подводим итоги и принимаем решение, стоит ли развивать формат дальше.

– Сколько человек работают над одним проектом?
– Это зависит от масштаба мероприятия. Любой проект можно разделить на какие-то составляющие. Например, Фестиваль EcomWeek состоит из выставки и интеллектуальной программы. Соответственно, в команде есть куратор выставки (он же менеджер по продажам) и куратор программы (работает со спикерами и с программным комитетом). Плюс PR-специалист, человек, который работает с информационными партнерами. Ну, и руководитель проекта (ивент-менеджер). Остальные участники подключаются за 1–2 месяца до запуска проекта, а непосредственно перед стартом мы набираем команду технических сотрудников. К завершению проекта команда из четырех человек может разрастись до сотни. 

– Что входит в обязанности ивент-менеджера?
—Ивент-менеджер — один из главных людей в проекте, его роль сопоставима с ролью дирижера оркестра. Он может не уметь играть ни на одном инструменте, но четко понимает, какое произведение и как должно быть исполнено, потому что он видит картину целиком.
Ивент-менеджер занят в разработке концепции мероприятия: он участвует в мозговых штурмах, участвует в составлении бюджета мероприятия, найме сотрудников, курирует выбор помещения и оформление. Ивент-менеджер отвечает за правильный выбор подрядчиков, за распределение обязанностей до, во время и после мероприятия. И, конечно, ивент-менеджер присутствует на самом мероприятии и следит, чтобы все шло по плану.

– Должен ли ивент-менеджер разбираться в теме, по которой он делает проект?
– Конечно. Например, если тема мероприятия — электронная коммерция, то ивент-менеджер должен знать ключевых игроков в этой сфере, понимать, что интересно аудитории, что важно получить партнерам от мероприятия. А если конференция посвящена строительному рынку, то там будет другая специфика, другие люди, другие партнеры. Поэтому идеально, если ивент-менеджер разбирается в теме мероприятия.

– У ивент-менеджера может быть в работе только один проект, или он способен одновременно работать над несколькими мероприятиями?
– Если у этого человека большой опыт, то, пожалуй, он сможет работать и над несколькими. Но ему нужно уметь переключаться, а это достаточно сложно, особенно, если это проекты из совсем разных сфер и разных форматов. Поэтому ивент-агентства обычно специализируются на каком-то одном виде мероприятий.

– Каков был ваш карьерный путь?
– После журфака МГУ я издавала корпоративные журналы и газеты, всерьез задумывалась о своем издательстве и даже издала несколько книг, поработала в своей веб-студии, поучаствовала в запуске инновационного сервиса виртуальных ассистентов. Но мне всегда нравилось организовывать мероприятия. Первое большое мероприятие, которое я организовала, — конференция TEDxPokrovkaSt в Москве. После этого я получила стипендию фонда Билла и Мелинды Гейтс и съездила на TEDActive в Канаду, увидела, как делаются по-настоящему великие ивенты. Ну и стала организовывать мероприятия.

– Какое образование лучше получить, чтобы стать ивент-менеджером?
– Профильного образования для ивент-менеджеров не существует (несмотря на то, что некоторые вузы выпускают таких специалистов). Думаю, можно пойти учиться менеджменту, это универсальная специальность. Или поступить на факультет туризма, это близкая сфера. Маркетинг или PR — тоже полезно. По большому счету, нет разницы, где учиться, главное — получить опыт проведения мероприятий.

– Если профильного образования не существует, как начинающему специалисту приобрести опыт работы?
– Поработать волонтером на мероприятиях, помочь организовать свадьбу подруге, сделать выездное мероприятие для своих друзей или родственников. Все это — релевантный опыт.

– На какие предметы стоит делать упор старшекласснику, который хочет стать ивент-менеджером?
– С одной стороны, ивент-менеджер — это творческий человек, поэтому ему хорошо бы уметь внятно доносить мысли устно и письменно. Тогда он с большей вероятностью сможет объяснить различным типам людей, что он от них хочет. С другой стороны, важно умение считать, без финансовой грамотности не обойтись.

– Ивент-менеджер может работать только в агентстве, которое занимается организацией мероприятий?
– Не только. Сейчас многие крупные компании создают свои отделы по организации мероприятий, чтобы проводить собственные ивенты. Так что этот специалист будет востребован не только в ивент-агентстве, но и в любой большой компании.

– Какими личностными качествами должен обладать ивент-менеджер?
– Он должен не бояться брать на себя ответственность. Не знаю, это врожденное качество или приобретаемый навык. Кроме этого, ивент-менеджер должен быть общительным. Чтобы развить в себе этот навык, можно записаться в актерский кружок, клуб дебатов, на курсы ораторского мастерства.

– Сколько может получать ивент-менеджер?
– Разброс большой, в среднем от 20 до 150 тысяч. А если ивент-менеджер одновременно является и продюсером, то он может, удачно подобрав площадку, спикеров (например, привезти в Россию Тони Роббинса), аудиторию и партнеров, получить за одно мероприятие несколько миллионов долларов.

– Какой карьерный путь может быть у ивент-менеджера?
– Обычно человек приходит на мероприятие в качестве волонтера. Затем он становится помощником ивент-менеджера, потом — непосредственно ивент-менеджером. 

– С какими трудностями может столкнуться ивент-менеджер?
– «А делать ивенты сложно? — Нет, это просто, как ездить на велосипеде, который горит, и ты горишь, и ты в аду». На самом деле, основная трудность, — оставаться многозадачным, быстрым и эффективным в момент самого мероприятия, когда незапланированные изменения растут как снежный ком. 

– Чем может заняться ивент-менеджер, решивший попробовать себя в чем-то новом?
– Поскольку у него есть умение работать с людьми, организаторские способности, креативность, находчивость и эстетический вкус, выбор довольно велик. Можно уйти в PR или маркетинг.

– Существуют ли мероприятия, на которых школьник сможет попробовать себя в роли ивент-менеджера?
– Сейчас очень многие мероприятия привлекают волонтеров. Нужно смотреть анонсы на сайтах самих мероприятий или на сайте МОСВОЛОНТЕР. Для школьника волонтерство — это возможность посмотреть изнутри, как организуются большие мероприятия, и понять, нравится эта работа или нет. Кроме того, школьник может попробовать организовать какое-нибудь мероприятие в своей школе. Если он сможет донести идею до руководства, у него будет и бесплатная площадка, и зрители.

– Что вы могли бы посоветовать почитать или посмотреть старшеклассникам, которые хотят больше узнать о работе ивент-менеджера?
– Мне нравится фильм «Чудо на 34-й улице». Я знаю, что многие пришли в ивент-отрасль, посмотрев фильм «Свадебный переполох». 
Из книг рекомендую «Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий» и «Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий». Отслеживайте пины «Event Ideas» на Pinterest, если есть возможность, побывайте на Бразильском карнавале, на Burning Man, на Nordic Business Forum, на любых других значимых мероприятиях — и подумайте о них с точки зрения организации.

Организация мероприятий. Подготовка от и до.

В этой статье собраны главные моменты организации мероприятий. Ёмкие мысли и короткие видео обязательно уберегут вас от грубых ошибок при планировании мероприятия. Валентина Березина, комьюнити менеджер сервиса отзывов Flamp рассказывает, что делать, когда всё пошло не так при подготовке мероприятия:

Представить событие заранее:

  • Какие будут гости
  • Как будет выглядеть площадка
  • Какие должны быть партнёры
  • Что должно быть готово

Кейс: слетела площадка за день до мероприятия поэтому всегда нужен план Б: зачем переживать, ведь не изменится вообще ничего. Самый разумный способ просто воспринимать все накладки организации как задачи. Никаких трагедий не существует – важно только решение ситуации, а нервы не помощники.

Залог успеха – четкие коммуникации

4 минуты о работе с партнёрами до мероприятия:

Партнёры должны знать что делать на мероприятии. Идеальная организация, если вы заболели и не пришли, а событие всё равно прошло. Вы уже предусмотрели все заранее и мероприятие вполне может состояться без вас. Нужно подготовить и выслать партнёрам заранее:

  • Карту
  • Тайминг
  • Активности
  • Кто будет на событии

Как выбрать надёжных партнёров.

Рекомендации и отзывы – это здорово. Стоит прислушаться. Если хорошие отзывы, то и скорее всего партнёр достойный.

Личные ощущения. Негласное правило – если в первую встречу что-то пошло не так, то скорее всего в день мероприятия все начинает происходить в 10 раз хуже. Если вы не можете доверять до конца лучше оставить этого партнёра.

Как сделать мероприятие действительно полезным для партнёров и гостей: нужно понимать ценности людей – чего они в итоге хотят.

Что делать, если провал мероприятия очевиден:

Совет на все времена от Марины Сюткиной, опытного организатора крупных мероприятий:

Общаться лично и не бояться трудных переговоров на событии

Планирование бюджета на мероприятие

3 минуты о приоритетах:

Главные мысли про распределение финансов:

  • Можно организовать мероприятие без бюджета, если вы найдёте партнёров с одинаковыми целями
  • Всегда есть такие вещи, которые не могут провалиться
  • Составить список вещей, при которых мероприятие точно не состоится. И лучше за эти пункты заплатить или сделать с очень надёжными партнёрами
  • В плане бюджета нужно особенно четко расставлять приоритеты.

Вывод: важно заранее продумать все важные этапы. Составить план и не паниковать! И ваше мероприятие пройдёт на 5+

Вера Бойко,
Автор блога, организатор деловых мероприятий, эксперт

Источник: kipisholog.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о