Создание и отправка сообщения в Outlook

Краткое руководство по началу работы с Outlook

Обучение работе с Outlook

Краткое руководство по началу работы с Outlook

Краткое руководство по началу работы с Outlook

Создание и отправка сообщения

• Добавление учетной записи электронной почты
  Статья
• Создание и отправка сообщения
  Статья
• Синхронизация календаря и контактов
  Статья
• Совместная работа
  Статья
• Настройка мобильных приложений
  Статья
• Подробнее
  Статья

Далее: Установка и настройка

Создание и отправка сообщения электронной почты

org/ItemList»>

1. Нажмите кнопку Создать сообщение, чтобы создать новое письмо.

2. Введите имя или адрес электронной почты в поле

   Кому, Копия или СК.

   Если поле СК не отображается, ознакомьтесь со статьей Отображение, скрытие и просмотр поля «СК».

3. В поле Тема введите тему сообщения.

4. Поместите курсор в тексте сообщения электронной почты и начните вводить текст.

5. Напечатав нужный текст, нажмите кнопку

   Отправить.

Использование @упоминаний для привлечения внимания

1. В теле приглашения по электронной почте или в календаре введите @ и первые несколько букв имени или фамилии нужного контакта.

2. Выберите нужного человека из предложенных Outlook вариантов.

   По умолчанию указывается полное имя. Можно удалить часть упоминания, например оставить только имя.

3. Упомянутый контакт добавляется в поле Кому письма или приглашения на собрание.

Сортировка почты

Сортировка почты позволяет сосредоточиться на самых важных сообщениях. Она разделяет папку «Входящие» на две вкладки: Отсортированные и Другие.

Если вы хотите сортировать сообщения по-другому, их можно перемещать и указывать, куда доставлять последующие сообщения от определенного отправителя.

1. Откройте вкладку Отсортированные или Другие.

2. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое нужно переместить, и выберите команду Переместить на вкладку «Другие» или Переместить на вкладку «Отсортированные».

Чтобы включить или отключить сортировку почты:

Далее:    управление календарем и контактами в Outlook

Создание, пересылка сообщений электронной почты и ответ на них в Outlook в Интернете

Office для бизнеса Outlook в Интернете Еще…Меньше

Для создания письма в Outlook в Интернете достаточно просто нажать кнопку Создать, ввести сообщение и щелкнуть Отправить. Вы также можете ответить на полученное письмо с помощью команд Ответить и

Ответить всем или переадресовать сообщение другим людям с помощью команды Переслать.

Примечание: Если не удается отправить сообщение из своей учетной записи Microsoft 365, см. статью Не получается отправить сообщение через Outlook.com.

Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.

1. В верхней части страницы выберите +Новое сообщение.

2. В поле Кому введите имя или адрес электронной почты получателя.

   Примечание: При составлении нового сообщения электронной почты некоторые пользователи не видят свой список контактов, если нажать кнопку «Кому» или «Ск». Нам известно об этой проблеме. Чтобы увидеть имена для выбора, начните вводить текст в строке «To» (To) или Cc (Cc). Появятся ваши контакты.

3. Введите краткое описание сообщения в строке Добавьте тему.

4. Чтобы вложить файл, щелкните Вложить.

   Дополнительные сведения о вложении файлов в сообщения см. в статье Вложение файлов в Outlook в Интернете.

5. Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить.

Мы развертываем функцию «Отправить позже», которая позволяет отложить отправку сообщения и выбрать дату и время его отправки.

1. Создайте сообщение электронной почты как обычно

2. Выберите «Отправить «Отправить позже»

3. Выберите дату и время, на которые нужно запланировать отправку сообщения

4. Нажмите кнопку Отправить.

Примечания: 

• Сообщение будет оставаться в папке «Черновики» или «Отправленные» до тех пор, пока не будет отправлено. Сообщение можно редактировать или удалить в любой момент до наступления момента отправки. После редактирования нужно снова выбрать Отправить >

  Отправить позже.

• При планировании отправки сообщения не обязательно находиться в сети.

Примечание: Одновременно можно переслать только одно сообщение.

1. Выберите в списке сообщение, которое вы хотите переадресовать.

2. В правой верхней части области сообщений нажмите или выберите и щелкните Переслать.

3. org/ListItem»>

   Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить.

1. Выберите в списке сообщение, на которое вы хотите ответить.

2. В правой верхней части области сообщений нажмите или либо выберите и щелкните Ответить или Ответить всем.

3. Введите ответ и нажмите кнопку Отправить.

   Примечание: по умолчанию при ответе на сообщение соответствующая беседа не отображается. Чтобы просмотреть исходное сообщение или изменить тему, щелкните в нижней части области сообщений.

• Чтобы добавить получателей копии или скрытой копии, выберите Копия или СК справа от поля Кому.

  Примечание: Имена, указанные в поле «СК», не видны другим получателям сообщения.

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

1. В верхней части страницы нажмите кнопку Создать, чтобы создать сообщение.

2. В поле Кому введите имя или адрес электронной почты получателя. Список предлагаемых контактов обновляется по мере ввода.

3. Введите краткое описание сообщения в строке Добавьте тему.

4. Чтобы вложить файл, щелкните Вложить.

   Дополнительные сведения о вложении файлов в сообщения см. в статье Вложение файлов в Outlook в Интернете.

5. org/ListItem»>

   Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить.

Примечание: Одновременно можно переслать только одно сообщение.

1. Выберите в списке сообщение, которое вы хотите переадресовать.

2. В правой верхней части области сообщений нажмите и щелкните Переслать.

3. Введите сообщение и нажмите кнопку Отправить.

Автоматическая пересылка

Чтобы настроить автоматическую переадресацию, выберите > Почта > Пересылка.

1. Выберите в списке сообщение, на которое вы хотите ответить.

2. В правой верхней части области сообщений нажмите и щелкните Ответить или Ответить всем.

3. Введите ответ и нажмите кнопку Отправить.

   Примечания: 

   • Когда открыт ответ, исходное сообщение и беседа не выводятся. Чтобы показать их, щелкните Показать журнал сообщений в редакторе.

   • Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию отображалась кнопка Ответить, а не Ответить всем. Для этого выберите любое сообщение, щелкните и выберите По умолчанию.

• Чтобы добавить получателей копии или скрытой копии, выберите Копия или СК справа от поля Кому.

  Примечание: Имена, указанные в поле «СК», не видны другим получателям сообщения.

• org/ListItem»>

  Ответить всем
  При ответе на сообщение вы увидите re: добавлено в строку темы. Под новым сообщением будет добавлено исходное сообщение.

  Примечание: Вложения, прикрепленные к исходному сообщению, не отправляются вместе с ответом.

• Перена вперед
  При переадманде сообщения в строку темы добавляется префикс «ФВ», который оповещает получателя о том, что сообщение было переадстрожено. Исходное сообщение будет включено в переадантное сообщение вместе со всеми вложениями в исходное сообщение. Перед отправкой вы можете изменить текст перенаправляемого сообщения, а также добавить или удалить вложения.

См.

также

Вложение файлов в Outlook в Интернете

Как написать письмо

Хотя электронная почта и текстовые сообщения стали стандартной формой письменного общения в современном быстро меняющемся цифровом мире, все еще есть место для старомодных обычных почтовых писем.

Физический вес письма придает сообщению психологический вес, которого просто нет у электронной почты и текстовых сообщений. Цифровая коммуникация бесплотна и эфемерна и, следовательно, поддается импульсивным и легкомысленным передачам. Письмо, с другой стороны, является осязаемым свидетельством того, что кто-то вложил в свое письмо какую-то мысль. Они наметили, отредактировали и придерживались структурированной деловой формы при создании послания. Чтобы отправить это письмо, его автору пришлось потратить время на получение конверта и марки. Затем они должны были проверить правильность написания адреса, чтобы обеспечить его безопасное прибытие. Короче говоря, физическое письмо показывает, что кто-то потратил время, чтобы наплевать. И получателю трудно это проигнорировать.

Хотите избавиться от бесконечной кучи заявок, которые получают работодатели? Вместо того, чтобы отправлять еще одно резюме через онлайн-фабрику, отправьте свое по почте.

Хотите, чтобы ваш избранный представитель знал ваше мнение по проблеме? Вместо того, чтобы подписывать петицию, напишите им письмо.

Хотите показать другу, что вы действительно думаете о нем? Вместо паршивого «Что происходит?» текст, напишите им записку.

Всякий раз, когда вы хотите, чтобы к вашему сообщению относились серьезно, выбирайте весомость физического письма над небрежностью цифровых коммуникаций.

Но что, если вы никогда не писали писем? Во-первых, не чувствовать себя плохо. Если вы выросли во времена, когда интернет существовал всегда, возможно, вы просто никогда не думали о его написании. Но почему бы не попробовать? К тому времени, когда вы закончите эту статью, вы будете готовы написать свою самую первую.

Два типа писем: официальные и неофициальные

Есть два типа писем: официальные и неофициальные.

Официальные письма имеют определенные форматы и протоколы, которым вы должны следовать, и используются, когда вы общаетесь с предприятиями, государственными чиновниками или людьми, которых вы не очень хорошо знаете.

Неофициальные письма имеют меньше правил и используются, когда вы пишете близким родственникам и друзьям.

Официальные письма имеют больше правил, касающихся структуры и протокола, поэтому давайте сначала рассмотрим этот тип.

Как написать официальное письмо

1. Официальные письма должны быть напечатаны

Хотя нет ничего более красивого, чем письмо, написанное впечатляющим почерком, рукописные письма слишком личные (и, возможно, неряшливые) для официальных ситуаций. Поскольку при обсуждении бизнеса используются официальные письма, вы должны убедиться, что ваш текст разборчив и профессионален. Сохраните свои рукописные письма, когда будете писать своей бабушке или лучшей девочке; напечатайте свое письмо, если вы пишете конгрессмену или потенциальному работодателю.

2. Какой тип бумаги использовать

Для большинства официальных писем можно использовать стандартную белую бумагу для принтера. Если вы хотите добавить немного щегольства в свое общение, замените его на красивую бумагу для резюме кремового цвета. Он больше похож на ткань и восходит к аристократическим временам, когда люди писали на овчине.

В США стандартным размером бумаги является 8,5″ x 11″. В других странах он помечен как «A4».

3. Выберите правильный шрифт

Официальное письмо — не время для того, чтобы демонстрировать свою сумасбродную творческую сторону. Нет комикса (кто-нибудь когда-нибудь использовал комик-санс?). Держите это строго деловым.

Для печатных букв лучше всего подходят шрифты с засечками. Они просто выглядят четкими, и их легко читать на бумаге. Шрифты без засечек придают вашему письму немного воздушности и неформальности. Для официальных писем вы не ошибетесь с Times New Roman или Georgia.

4. Выберите форму: блочная или с отступом

Официальные письма следуют, ну, форме. Цель этой формы — облегчить чтение письма и указать читателю, где искать важную информацию.

В блочной форме весь ваш текст набирается по левому краю с однодюймовыми полями по периметру.

В форме с отступом вы делаете отступ первой строки абзаца на один дюйм. Вы также указываете свой адрес и дату, чтобы они были правильно обоснованы. Чуть позже мы покажем вам, что это значит. Форма с отступом использовалась большинством людей для написания деловых писем до распространения компьютеров.

Блочная форма проще всего форматируется и читается. Формат с отступом добавляет немного визуального интереса и стиля старой школы. Любой из них приемлем для официальных писем.

5. Введите свой адрес и текущую дату

Первая информация, которую вы указываете в официальном письме, — это ваше имя и адрес. Затем пропустите строку и введите дату, когда вы пишете письмо.

Если вы используете блочную форму, это будет напечатано вверху по левому краю. Это будет выглядеть так:

Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес вверху, совместив левый край адреса с центром страницы, например:

Если вы печатаете письмо на бланке со своим именем и адресом, вам не нужно вводить свое имя и адрес. Подойдет только дата.

6. Введите адрес получателя

После даты пропустите строку и введите имя и адрес получателя, выровняв по левому краю как для блочной формы, так и для формы с отступом. Если письмо отправляется в компанию, где работает получатель, то сначала идет имя получателя, а затем название компании.

Блочная форма

При вводе имени получателя используйте его полное имя, включая титул. Если она врач, то это «Доктор. Лора Дункан». Если он представитель штата, это «Респ. Майк Уоллс». Профессор? «Проф. Опасения.» Вы поняли идею.

7. Введите приветствие

Форма с отступом

Пропустите строку и введите приветствие. Вы не ошибетесь с «Уважаемый [Имя получателя]». Если вы хорошо знаете получателя, используйте его имя. Если вы плохо их знаете или отношения носят формальный характер, используйте их титул и фамилию, например, «Уважаемый мистер Фергюсон», «Уважаемый профессор Слейтер» и т. д. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя!

Если вы пишете письмо, которое не адресовано никому в организации, используйте «Кому это может касаться». В идеале, прежде чем написать письмо, вы проведете исследование, чтобы оно было адресовано кому-то конкретному. Используйте «Кому это может касаться» только после того, как вы внимательно изучили, к кому обращаться, и убедились, что конкретное имя недоступно.

При приветствии в официальных письмах после имени можно поставить запятую или двоеточие. Раньше это было строго двоеточие, поскольку оно означает больше формальности, чем мягкая, легкая запятая. Большинство приверженцев делового этикета согласны с тем, что запятые сегодня в порядке вещей. Если вы хотите добавить своему письму военной серьезности, используйте двоеточие.

8. Введите текст

 

Для блочных форм используйте один пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.

Для форм с отступом, одиночный пробел и отступ первой строки каждого абзаца на один дюйм. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.

Официальные письма должны быть краткими и по существу. Официальное письмо не должно занимать более одной страницы, за исключением случаев крайней необходимости.

Используйте первый абзац для короткой шутки: «Надеюсь, у вас все хорошо». — а потом сразу к делу — «Я пишу по поводу…».

Используйте оставшуюся часть письма, чтобы обосновать важность вашего основного пункта, предоставив справочную информацию и вспомогательные детали. Используйте смелый, четкий язык. По возможности избегайте пассивного залога.

В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какие-либо действия или последующие действия. Если у вас есть вопрос или просьба, сделайте ответ или выполнение как конкретные и под ключ по возможности. Не будь расплывчатым! Спросите что-нибудь, на что получатель может ответить «да» или «нет», или что ему будет легко направить вас к нужному ресурсу. Ваш получатель, скорее всего, занятой человек, и чем проще вы сделаете для него ответ на ваше письмо, тем больше вероятность, что вы получите ответ.

Завершите еще одной любезностью, такой как «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время» или «Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по телефону, если вы хотите обсудить подробности». Во многих случаях уместно и вежливо добавить: «Спасибо за уделенное время и внимание».

9. Введите поздравление

 

После заключительного абзаца пропустите две строки и напишите свое поздравление — также известное как «приветственное завершение».

Если вы пишете кому-то, кого плохо знаете или с кем не состоите в официальных отношениях, вы не ошибетесь, выбрав «С уважением» для прощания. Что-то вроде «С уважением» также может сработать, если «С уважением» кажется неправильным.

Если у вас более близкие отношения, не стесняйтесь использовать более неформальные окончания, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или просто «С наилучшими пожеланиями».

Блочная форма

В блочных форматах комплементарное закрытие позиционируется на одном уровне слева; в письмах с отступом бесплатное закрытие начинается в центре, на одном уровне с вашим адресом и датой.

Форма с отступом

После приветственного закрытия пропустите три строки и введите свое полное имя. Не стесняйтесь указывать здесь любые учетные данные, такие как CPA, Ph.D. или Esq.

Подпишите свое имя, написанное от руки, между прощальным словом и напечатанным именем.

10. Дополнительная информация

Корпуса. Если вы прилагаете к письму дополнительные элементы (например, резюме), пропустите одну строку под блоком подписи и введите «Приложения» или «Приложение». Вы также можете указать количество дополнительных документов, указав количество в круглых скобках. Итак, если бы у вас было два корпуса, вы бы набрали «Корпуса (2)».

Отдельная рассылка. Если вы отправляете дополнительный документ, которого нет в этом почтовом отправлении, укажите «Отдельное почтовое отправление» или «Под отдельной обложкой», а затем название отправления. Например, «Отдельная рассылка: отчет TPS за май».

Вы бы поместили одну пропущенную строку под блоком подписи.

Бесплатные копии. Если вы отправляете это же письмо другим людям, сообщите об этом получателю с помощью «Копия:» или «Копировать в:», а затем имена других получателей. Перечислите имена в алфавитном порядке по фамилии. Это поместит одну пропущенную строку под блоком подписи или одну пропущенную строку под вашим приложением или отдельной почтовой записью.

Инициалы машинистки. Если кто-то еще напечатал письмо, пока вы диктовали, попросите его добавить свои инициалы строчными буквами на две строки ниже блока подписи. Если у вас есть вложения или отдельные рассылки, поместите их на одну пропущенную строку под ними.

11. Как сложить официальное письмо

Если вы вкладываете письмо в почтовый конверт стандартного размера, сложите его втрое, используя «C-образный сгиб». Поднимите нижнюю часть листа так, чтобы он был на две трети высоты страницы, и согните. Затем согните верхнюю часть так, чтобы сгиб совпал с нижней частью бумаги.

Как написать неофициальное письмо

Неофициальные письма предназначены для друзей, членов семьи или других лиц, с которыми у вас близкие отношения, и, в отличие от официальных писем, они не имеют строгой формы или протокола.

Не стесняйтесь писать неофициальные письма от руки. На самом деле, мы рекомендуем вам сделать это, поскольку это добавит характер и индивидуальность вашему письму. Ваш почерк уникален. Чтение чьего-то почерка передает его личность и присутствие получателю — создается ощущение, что часть человека находится там, даже если он на самом деле находится за сотни или тысячи миль.

Вы можете использовать любой тип бумаги — бумагу для тетрадей, бумагу для копирования и т. д. Я обнаружил, что писать с помощью хороших канцелярских принадлежностей делает процесс письма более приятным. (Если вам нужны мужские канцелярские принадлежности, ознакомьтесь с нашим ассортиментом в магазине AoM.)

Нет необходимости указывать свой адрес или адрес получателя вверху. Просто дата в правом верхнем углу.

Для приветствия «Дорогой [имя получателя]» подходит. Вы также можете опустить «Уважаемый» и просто написать их имя. Вы даже можете использовать милое прозвище, такое как «Knucklehead» или «Goomba-head».

Нет протоколов по оформлению абзацев тела. Не стесняйтесь использовать блок или отступ. И будьте настолько ясны или лаконичны в своем письме, насколько хотите.

Что следует писать в неофициальных письмах? Для общего письма корреспонденции вы должны поделиться тем, что происходит в вашей жизни, спросить, что происходит в жизни получателя, и ответить на любые вопросы, которые они задали вам в своем последнем письме.

Конечно, есть и личные письма, написанные для различных конкретных целей (благодарственные письма, поздравления, соболезнования и т.д.). Чтобы узнать, какие типы писем вы можете писать, прочитайте нашу статью о 7 письмах, которые каждый должен написать до того, как ему исполнится 70 лет. «С любовью», «С благодарностью» (если это благодарственное письмо) и т. д.

Как адресовать конверт

Первое правило адресации на конверте: Пишите разборчиво! Естественно, если не написать адрес получателя разборчиво, почтовая служба не сможет доставить его на дом или в офис. И если ты не напишешь свой обратный адрес разборчиво, то даже если они и получат твоё письмо, они не смогут тебе ответить!

Это звучит очень просто, но я не могу сосчитать, сколько раз я не мог ответить на письмо читателя, потому что я не мог прочитать их обратный адрес, который они нарисовали куриными каракулями. У вас может возникнуть соблазн сделать этот шаг быстро и небрежно, потому что вы так хорошо знаете свой адрес; но помните, что получатель никогда не видел ваш адрес и должен иметь возможность точно скопировать его, чтобы отправить ответ, который вы действительно получите.

Итак, если вы пишете адрес на конверте от руки, делайте это разборчиво! (Это вдвойне верно, если вы отправляете почту за границу, так как получатель может быть не знаком с форматом адреса или языком вашей улицы/города.)

В этом формате адрес получателя указывается в середине конверта. :

Имя
Улица Адрес
Номер этажа, кв. Номер, номер подразделения и т. д.
Город, штат Почтовый индекс
Страна

Для международных адресов все будет иначе. Формат варьируется между странами и даже в пределах одной страны. Это может сбивать с толку. Независимо от того, являетесь ли вы американцем, отправляющим почту за границу, или отправляете почту за границу в Штаты, Почтовая служба США рекомендует использовать этот формат.

Ваш адрес (обратный адрес) указан в верхнем левом углу. Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу, чтобы почта знала, куда вернуть письмо, если оно не будет доставлено. Обратный адрес также важен для неофициальных писем, в которых вы не указали свой адрес в самом письме. Это то, что ваш получатель будет использовать, чтобы написать вам в ответ.

И убедитесь, что он идет в левом углу. Я получаю письма от людей, которые пишут обратный адрес на обратной стороне конверта, вдоль шва его закрытия. Когда я открываю письмо, я в конце концов продираюсь через адрес, и мне приходится собирать его по кусочкам, чтобы попытаться понять, куда отправить мой ответ (да, я мог бы получить открывалку для писем, но я предпочитаю открывать конверты своим мужественным лапы).

Ну вот. Как написать письмо. Это утерянное искусство, но его стоит сохранить.

Теги: Письмо

ПредыдущийСледующий

Как написать письмо

Наши прадедушки и прадедушки постоянно писали письма: своим друзьям и близким, управляющему банком, чтобы выразить соболезнование, пожаловаться, пригласить кого-то в гости , принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.

В настоящее время нам не нужно писать письма очень часто, и это стало умирающим искусством. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями позволяют нам оставаться на связи все время. Тем не менее, бывают случаи, когда написать письмо уместно, и хорошо бы знать, когда и как его написать.

На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и рассказывается, как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не электронной почтой. Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственным исключением является заявление о приеме на работу, когда к сопроводительному электронному письму следует приложить официальное письмо.

---

Общая структура письма

Официальное письмо имеет стандартную структуру, а именно:

				Ваш полный адрес Дата письма
		Имя человека, которому вы пишете Его полный почтовый адрес
		Уважаемый [Имя получателя], Тема письма Текст письма
		С уважением, [Войдите в этом поле] [Ваше полное имя] ([ваш титул: Mr, Mrs, Ms])

Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью » или « С наилучшими пожеланиями », а не «Искренне Ваш» и подпишитесь только своим именем, опуская фамилию и должность.

Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его адресовали. Правило состоит в том, что если вы обратились к нему ‘ Уважаемый сэр », затем ставится подпись «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то ставится подпись «С уважением».

Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?

Это может произойти, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали «, просто отправьте его в отдел обслуживания клиентов ».

Ваши варианты:

• Начните письмо с ‘ Кого это может касаться ’. Это не выглядит очень личным, но соответствует тому, что вам сказали делать.

• Отправьте письмо «Главе отдела обслуживания клиентов» по ​​адресу компании, затем используйте « Уважаемый господин ». « Уважаемый господин » технически является правильной формой, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый господин или госпожа ».

• Введите в Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет оправдания тому, что вы ее не найдете и не используете. Если компания скрывает имя лица, ответственного за обслуживание клиентов, то представляется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.

Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично вам, скорее всего, дойдут быстрее, а также получат больше личного внимания.

Единственное исключение, если вы пишете на редактор газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый сэр». Форма для использования на конверте: «Редактор», затем название и адрес газеты.

Предупреждение о необычных титулах

---

Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуете письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон/дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит/дама Мельба».

К сверстникам, однако, обращаются по титулу и фамилии: «Дорогой лорд Дженкинс».

Если вы сомневаетесь, посетите веб-сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему следует обращаться.

Как правило, вы должны печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.

Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо обычного письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо «Уважаемый господин [имя]», затем текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».

---

Особые типы писем: особые случаи

Официальные приглашения

Свадебные приглашения или приглашения на очень официальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или Белом доме, пишутся от третьего лица:

Мистер и миссис Джон Смит просят насладиться компанией Мисс Далила Грин + гость на свадьбе их дочери Марии с мистером Джорджем Джонсом в субботу, 25 июля, в 12:00 в Jacoby House, Tunbridge Wells, Kent. Ответить.

RSVP расшифровывается как «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «Пожалуйста, ответьте». Не делать этого возмутительно грубо, даже если вы не можете присутствовать. Правильный способ ответа — написать письмо от руки в той же форме от третьего лица:

Мисс Делайла Грин благодарит мистера и миссис Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии с мистером Джорджем Джонсом в субботу, 25 июля, в 12 часов дня, Джейкоби Хаус, Танбридж-Уэллс, Кент. Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.

Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вам быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», вашим хозяевам будет полезно, если вы закончите свой ответ, назвав им имя вашего гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.

Если вы не можете присутствовать, вы должны сказать что-то вроде:

« Она сожалеет, что не сможет присутствовать, так как у нее есть предыдущая помолвка ».

---

---

Выражение благодарности за гостеприимство или за подарок

На самом деле не имеет значения, зайдете ли вы и ваши друзья для формальной благодарности. Известно, что никто никогда не был оскорблен письмом с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, или на свадьбу, или за подарок.

Многие люди обижаются на отсутствие формальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение новых приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите по электронной почте и не отправляйте текстовые сообщения, это не то же самое, и ваш хозяин может обидеться.

Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, каким бы ужасным ни был ваш почерк. Условно благодарность за гостеприимство всегда адресовалась хозяйке. Однако в настоящее время принимающая сторона, вероятно, приняла такое же большое участие в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.

Форма письма:

	Ваш адрес Текущая дата
	Дорогой [Имя], Большое спасибо за то, что пригласили нас остаться в прошлые выходные/пригласили нас на свадьбу Джемаймы/ваш щедрый подарок.
	Включите одно или два личных предложения, объясняющие, как много событие или подарок значат для вас. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева тоже получили удовольствие и что они оправились от стресса, связанного с его организацией. Подпишите коротким предложением, с нетерпением ожидая встречи с ними в ближайшее время, и повторите свою благодарность.
	[С уважением/С любовью] [Ваше имя]

Если вы плохо знаете людей и написали «мистеру и миссис [имя]», что вполне может быть в случае свадьбы друга, вы должны закончить «С уважением, [ваше полное имя] «, или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».

Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете подписать по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, указав только свое имя.

На письмо с выражением благодарности отвечать не нужно.

Выражение благодарности на работе

Иногда вам может понадобиться поблагодарить кого-то на работе за что-то.

Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить спикеров за потраченное время. Если вы потратили некоторое время на слежку за кем-то, было бы неплохо написать, чтобы поблагодарить их за уделенное время, а не просто отправить электронное письмо.

В таких случаях печатное письмо вполне приемлемо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы являетесь младшим сотрудником в организации, обычно письмо подписывает старший человек, ответственный за конференцию: директор или генеральный директор, если это необходимо.

Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, так что это больше похоже на жест, чем на электронное письмо.

То, как вы обращаетесь к человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему формально или неформально, когда вы ранее связывались с ним и когда вы встречались с ним в тот же день. Если вы обращались к ним по имени, вы должны сделать то же самое.

Форма таких писем:

	Полный служебный адрес вашей организации или используйте фирменный бланк Текущая дата
	Дата Полное имя вашего контактного лица Полный служебный адрес вашего контактного лица Уважаемый г-н Джонс/Алан, Большое спасибо за то, что уделили время для выступления на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу. Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро снова будем иметь удовольствие видеть вас.
	Вы можете вставить здесь рукописный комментарий, особенно если сессия была особенно хорошей, или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Личное внимание будет оценено.
	С уважением, [Ваше имя] [Ваше имя]

---

Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — это особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма».

---

Полезное правило написания писем

Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то у вас есть два вопроса:

1. Сделайте Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронной почтой.