Как стать крутым модератором конференций — советы экспертов
Быть модератором на конференции – задача не из легких. Удачно выстроенная дискуссия – это всегда искусство, ведущий которой проявляет себя тонким стратегом, просчитывающим все на несколько ходов вперед. AdIndex и «Билайн» вместе с экспертами составили специальный гид по модерированию, который поможет обойти все подводные камни этого нелегкого дела и унести с собой полезный опыт и яркие впечатления.
Что делать, если вы перешли на другую сторону баррикад и оказались тем самым человеком, который модерирует секцию и определяет ход беседы со спикерами? Советы бывают разные, поэтому мы узнали мнение тех, кто не раз побывал в этой роли. О том, как провести успешную дискуссию, расскажут Chief Innovation Product Officer GroupM Лада Кудрова, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group Сергей Ефимов, а также сооснователь «Спасибо, очень интересно» и экс-директор по развитию медиапродуктов в компании «ВКонтакте» Арсений Ашомко.
Сергей
Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM Group
«Мне кажется, чтобы быть хорошим модератором, нужно хорошо понимать и представлять себе суть процесса «модерации». Модерировать поведение людей на сцене — значит управлять дискуссией, а не просто задавать вопросы. Это значит понимать, а в идеале — представлять себе, что каждый из участников скажет, и задавать такие вопросы, которые сделают дискуссию интересной для людей, сидящих в зале, ведь в конечном итоге все это для них, а не для вас и других выступающих. Кстати, именно поэтому лучшие, на мой взгляд, модераторы дискуссий — это журналисты. Они «не в теме», но всегда заранее готовятся по вопросу, который им предстоит модерировать».
Домашнее задание
Предварительная подготовка — краеугольный камень успешного модерирования любой дискуссии. Вам предстоит погрузиться в процесс организации секции и внимательно изучить все составляющие его части — от подбора спикеров и тем вступлений до таймлайна и количества кликеров. Это непростое, но увлекательное дело, и браться за него нужно заранее. Месяц станет идеальным сроком, чтобы насладиться процессом и пройти все этапы подготовки без лишних нервов.
Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM
Group
«Готовьтесь заранее. Нет ничего более непрофессионального, чем неподготовленный модератор. Узнайте тему и гостей, поговорите с ними, спросите, что бы каждый из них хотел донести до зрителя/слушателя, и составьте из этих тем сценарий, чтобы панель не превратилась в броуновское движение смыслов по сознанию посетителя».
1. Изучаем тему дискуссии. Две главные ошибки, которые можно допустить при подготовке, — это решить, что вы и так достаточно знакомы с темой дискуссии и не нуждаетесь в дополнительных знаниях, либо, наоборот, начать копать слишком глубоко и пытаться освоить узкоспециальные проблемы. В первом случае повышается риск пропустить несколько важных вопросов, во втором — быстро перегореть, попытавшись охватить необъятное. Для уверенного управления беседой вовсе не требуется владеть материалом на уровне спикеров — достаточно хорошо знать основные аспекты и быть в курсе последних трендов, чтобы умело уводить обсуждение от избитых вопросов к интересным и актуальным темам.
Лада Кудрова,
Chief Innovation Product Officer GroupM
«Все начинается с качественного контакта с организаторами. Как правило именно они формулируют тему дискуссии и важно понять, что именно они в нее вкладывают и как она вписывается в общий контекст мероприятия. Это понимание очень поможет в предварительных разговорах со спикерами, которые могут и не вполне представлять, зачем их пригласили. Далее стоит кратко обсудить тему с каждым из выступающих и понять их уникальный угол зрения, определить основной посыл для аудитории».
2. Знакомимся с участниками. Важная часть подготовки к конференции — знакомство со спикерами. Отведите для этого этапа не менее двух недель — вам нужно будет успеть познакомиться со всеми участниками дискуссии, изучить их профессиональную биографию, а также прочитать тексты выступлений. Составьте для каждого участника досье, а также выучите их имена, должности и компании, которые они представляют. Полезно заранее связаться со спикерами и обсудить вопросы, связанные с их докладами и презентациями. Хорошим вариантом станет создание группового чата, в котором будет удобно общаться, делиться важной информацией, а также распространять программу и вопросы.
Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer
GroupM
«Ключ к успешной модерации — подготовка. Очень важно заранее познакомиться с участниками панельной дискуссии. В идеале — лично или по телефону, но можно и по переписке. Главное, что необходимо выяснить, это сферы интересов выступающего, чем он известен, что его волнует, ну и, конечно же, о чем именно собирается говорить. Даже если выступление как таковое не планируется, это позволит правильно вовлечь спикера в дискуссию и задать релевантные вопросы, на которые можно получить по-настоящему интересные ответы».
3. Готовим вопросы.
Вопросы, которые вы зададите спикерам, важны не меньше, чем сами доклады, — именно они задают общий тон секции, направляют дискуссию и помогают участникам делиться своим опытом и знаниями. Готовим вопросы двух видов — общие, чтобы запустить обсуждение, и узконаправленные, чтобы поговорить о важных подробностях (здесь можно привлечь помощь самих спикеров). Также подумайте над вопросами, которые можно задать зрителям, — это поможет их расшевелить и включить в активное обсуждение.Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer
GroupM
«Хотя бы один вопрос к каждому спикеру стоит продумать заранее. И лучший способ — взглянуть с точки зрения аудитории. Что бы они спросили. Вопрос должен быть достаточно провокационным, связанным с темой, но обязательно (!) в уважительной манере. Эти подготовленные вопросы вас спасут, если вдруг дискуссия пойдет тяжело и спикеры будут медленно раскрываться. Ну, а если на сцене сложится живая и легкая атмосфера, которая во многом зависит и от вас, то остальные вопросы возникнут сами собой».
4. Составляем план. Теперь, когда вы познакомились с участниками и их докладами, пришло время составить программу заседания. В нее стоит включить порядок выступлений и временные рамки. Определитесь, будете ли вы устраивать сессию «вопрос-ответ» для аудитории во время конференции или предложите ей пообщаться со спикерами во время перерыва. Отдельно пропишите личный план ведения дискуссии — речь, с которой вы откроете заседание, как представите каждого спикера, а также какими выводами завершите дискуссию — и выучите все наизусть.
Арсений
Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень интересно »
«Когда спикеры слышат про панельную дискуссию, то обычно они расслабляются и не готовят никаких материалов, презентаций. Это плохо, потому что полтора часа интересного диалога — редкость. Лучше, когда есть затравка. Сделайте свою презентацию, несколько слайдов вводной части, которые обозначат тему и (обязательно!) проблему, которую тут же станет интересно обсуждать людям с вами на сцене».
Важные мелочи:
- — присылайте вопросы спикерам хотя бы за две недели, чтобы им хватило времени на подготовку;
- — посмотрите видеозаписи панельных дискуссий со схожей тематикой — это поможет понять, как все должно выглядеть;
- — убедитесь, что все участники успели познакомиться и пообщаться между собой;
- — не стоит собираться до конференции и устраивать «генеральный прогон» — естественность и спонтанность только помогут беседе сохранять интригу и зацепить слушателей.
На финишной прямой
И вот настал долгожданный день конференции. Вы провели все необходимые приготовления — изучили доклады и темы, познакомились со спикерами, подготовили план и разослали участникам всю необходимую информацию. До начала вашей секции остался всего один час. Пришло время собраться и внимательно проверить, все ли готово:
- — все спикеры на месте, они изучили регламент и успели познакомиться между собой;
- — необходимая техника — проектор, кликер, микрофоны — хорошо работает, и докладчики знают, как с ней обращаться;
- — все презентации находятся на нужном носителе, открываются и не вступают в противоречия с операционной системой;
- — вы обсудили с участниками сигналы к завершению выступления, и докладчики знают, что их прервут, если они нарушат допустимые временные рамки;
- — персонал с табличками «5 мин» и «1 мин до конца» готов действовать;
- — вы проверили ударения в фамилиях и именах спикеров и можете их правильно объявить;
- — ваш модераторский план у вас с собой — он распечатан со всеми вопросами и деталями.
В разгар секции:
1. Не бойтесь импровизировать. Следуйте составленной схеме выступления, но не пугайтесь, если дискуссия повернет в неожиданное русло. Позвольте беседе естественно развиваться, и вы увидите, сколько интересных и неожиданных тем она может преподнести.
Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer
GroupM
«Индивидуальное мастерство модератора проявляется в том, каким образом он выстраивает дискуссию и из разрозненных высказываний складывает понятную и целостную картину. Ее можно и нужно продумать заранее, например, в каком порядке должны выступать спикеры, логические связи между их точками зрения; но нужно быть готовым, что в ходе живой дискуссии могут возникнуть новые интересные мысли, которые важно подхватить и развить. Так что подготовка подготовкой, но хорошо бы оставаться достаточно гибким и быть способным реагировать в реальном времени».
2. Держите аудиторию в тонусе. Общайтесь с вашими зрителями — узнавайте, чем они занимаются, почему выбрали вашу секцию, предложите задать вопросы спикерам.
Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM
Group
«Очень мало людей в зале в состоянии на слух следить за мыслями 5–8 человек в течение 40–60 минут. Для некоторых это физиологически невозможно — люди начинают засыпать, даже если у вас на сцене звезды и идет яркая полемика мнений. Чтобы разбавить такие диалоги, делайте интерактивы с залом, задавайте вопросы, заставляйте поднимать руки, топать ногами, шутите — делайте все, чтобы раз в 5–10 минут давать людям “подышать” и собраться с мыслями. Подумайте, как дополнить обычную дискуссию каким-то визуальным рядом: слайды, видео, фото – все подойдет. Можно периодически просить всех проголосовать или посмотреть на какие-то данные».
3. Не давайте спикерам заскучать. Вовлекайте в беседу всех участников секции, переключайтесь от активных участников обсуждения к тем, кто долго отмалчивается, и чередуйте свои вопросы докладчикам с вопросами из зала. Если позволяет таймлайн, организуете сессию «вопрос-ответ» для зрителей.
Арсений Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень
интересно»
«Заранее прикиньте не только вопросы, но и потенциальные роли спикеров секции. У каждого есть свои сильные стороны и компетенции — дайте им их проявить. Задавайте правильные вопросы правильным людям, а если вам комфортно — заставьте их спорить друг с другом. Скучные да-да-да-панели никого не трогают».
4. Помните про хорошие манеры. Будьте корректны и вежливы с собеседниками.
Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM
Group
«Этикет на сцене — превыше всего. Вы с участником дискуссии друзья детства? На сцене с ним — всегда на «вы». Говорите четко, следите за чистотой своей речи: участники могут говорить безграмотно — модератор никогда. Уделяйте участникам одинаковое внимание, одинаковое уважение, будьте толерантны к мнениям — вы модератор, а не участник, поэтому вы должны показывать всем пример».
5. Не перетягивайте одеяло на себя. Не отвечайте на вопросы вместо спикеров: главная задача модератора — позволить всем участникам дискуссии максимально раскрыться и поделиться своим опытом и профессиональными знаниями.
Арсений Ашомко, Co-founder «Спасибо, очень
интересно»
«Не забывайте, что ваше мнение ценно… но вы лишь модератор. Бейте себя по лицу, когда увлечетесь самолюбованием. Ваша задача — подвести зрителей от одного эксперта к другому (или — столкнуть их идеи лбами, но даже тогда вы должны быть в стороне, а не в центре внимания)».
6. Умейте нейтрализовать тролля. Не стесняйтесь направлять беседу в нужное русло и прервать спикеров, если их речь принимает откровенно рекламный посыл или вносит неразбериху в беседу.
Сергей Ефимов, директор по маркетинговым технологиям OMD OM
Group
«Берегитесь троллей! Самое опасное, что может ждать на сцене модератора, — неадекватный участник дискуссии. Он в каждой бочке затычка, он все время выхватывает микрофон, он продает себя или свои услуги, он говорит много и быстро и, как правило, полную ерунду. Не стесняйтесь прерывать и останавливать таких участников, иногда полезно даже подшутить над таким троллем. Ваше чувство неловкости — ничто в сравнении с благодарными зрителями, которых вы спасете от этого “фонтана сознания”, и другими участниками дискуссии, которые смогут сказать много интересного, когда вы угомоните баламута».
7. Следите за временем сессии. Таймлайн — наше все, поэтому держите руку на пульсе. Прерывайте выступления, которые вышли за рамки регламента, и следите, чтобы обсуждение одного вопроса не затягивалось.
8. Плавно подходите к завершению. Окончание дискуссии должно плавно вытекать из всего обсуждения. Подготовьте один-два вопроса, которые будут логично предшествовать выводам и переходите к заключительной речи.
Лада Кудрова, Chief Innovation Product Officer
GroupM
«Важно правильно подвести итог всей дискуссии, еще раз сфокусироваться на главном. — Иногда для этого достаточно пригласить правильного участника для последнего выступления, иногда задать правильный короткий вопрос всем, а иногда основной вывод придется формулировать самому модератору. Главное, чтобы каждому в аудитории было ясно, для чего собрались уважаемые спикеры и что именно они хотели мне сказать».
Когда все закончилось:
Секция подошла к долгожданному концу, и пришло время расслабиться и спокойно выдохнуть. Но не торопитесь уходить со сцены — у модератора осталось еще несколько важных и интересных обязанностей.
1. Пообщайтесь со спикерами. Окончание секции — лучшее время, чтобы поблагодарить всех участников дискуссии, а также получить фидбэк, пока советы, предложения и критика, которые родились в момент обсуждения, еще не успели позабыться.
2. Поговорите с организаторами. Вам тоже есть что рассказать — о ваших впечатлениях от организации, темы и состава спикеров. Наверняка в процессе подготовки и проведения секции у вас возникло множество идей, которые будут полезны на будущих ивентах и помогут сделать их еще лучше.
Права и обязанности модератора — кто такой модератор конференции
Это человек, который с удовольствием общается с другими участниками форума и активно принимает участие в жизни сайта.На модератора распространяются такие же правила, как и на обычного участника Конференции. Модератор — это статус, но он не мешает остаться таким же участником, как и ранее. При обсуждении тем, модератор, может высказывать свое личное мнение и оно не будет иметь каких-либо преимуществ или привелегий. Вместе с этим, это человек, который следит за порядком в своем разделе и поддерживает атмосферу, располагающую к приятному общению.
Главная обязанность Модератора — это поддержание должного уровня активности своего форума и привлечение к проходящим на нем обсуждениям новых участников конференции. Становясь Модератором, Вы получаете возможность редактировать, перемещать и удалять любые темы и отдельные сообщения на Вашем форуме. Принимая эти полномочия, Вы возлагаете на себя ответственность за свои действия — другие участники форума ожидают, что Вы будете разумно пользоваться своими привилегиями. Модераторы также должны следить за тем, чтобы участники форума вели дискуссии в рамках приличия, не нанося друг другу взаимных обид и оскорблений; бороться со спамом, кросс-постингом и прочими нежелательными действиями.
Права и обязанности модератора конференции.
1. Модераторы обладают всеми правами и обязанностями обычного участника Конференции.
2. Модератор участвует в дискуссиях модерируемого им форума, не нарушая общих правил.
3. Модератор должен своевременно реагировать на жалобы Пользователей, использующих кнопку «!РАПОРТ» — «ЖАЛОБА», в каждом сообщении. Модератор обязан периодически просматривать свой раздел, чтобы владеть объективной информацией о его работе.
4. Модератор следит за соблюдением участниками настоящих правил.
5. Модератор может редактировать сообщения Пользователей, и редактировать заголовки тем. Если, по мнению модератора, сообщение нарушает действующие правила, оно должно быть отредактировано, а в случае серьезных нарушений удалено целиком.
6. Модератор может выбирать наиболее интересные темы и фиксировать их.
7. Модератор может создавать, редактировать и закрывать опросы.
8. Модератор имеет право объединять темы, а также разделять их, если в теме одновременно обсуждаются различные вопросы или если обсуждение отклонилось от заданной автором темы.
9. Модератор может выносить предупреждения пользователю только личным сообщением либо по e-mail Пользователя.
10. В случае нарушения модератор обязан действовать следующими способами:
— предложения,
— просьбы,
— предупреждения,
— исключение нарушителей из списка участников конференции, с обязательным оповещением об этом нарушителя.
11. При наличии пяти предупреждений модератор обязан сообщенить администратору о данном пользователе через раздел «Модераторская», приватным сообщением или по е-мейл.
12. В крайнем случае предупреждения выносятся прямо в форуме, при этом сообщения о предупреждении должны быть красного цвета (red). Обсуждению Пользователями подобные «красные» предупреждения не подлежат и караются предупреждением.
13. Не рекомендуется удалять темы без согласования с администрацией. Если тема нарушает правила, ее необходимо закрыть для обсуждения и сообщить администратору. При этом модератор размещает на теме красное сообщение, объясняющее причину ее закрытия.
14. В ситуации, не описанной правилами, модерирование форумов осуществляется модераторами исходя из здравого смысла и личного опыта или по согласованию с администрацией.
15. Модератор имеет право переместить тему, если ее тематика не соответствует разделу. Модератор может закрывать темы, если их обсуждение становится не конструктивным, не интересным или выходит за рамки общеустановленных правил, а так же может открывать закрытые темы.
16. Споры в конференции с модератором по поводу его действий, а также переписка по иным частным вопросам (например, техническим), запрещены. При необходимости такой переписки используется официальный адрес модератора: e-mail: ******@******.
17. При несогласии с действиями модератора об этом может быть объявлено в коротком информационном сообщении, которое принимается к сведению, но не обсуждается участниками конференции.
18. Модератор Конференции не может быть модератором на другом форуме, если сайт имеет подобную тематику.
Если у Вас есть личный сайт или Вы сотрудничаете с другим сайтом, но принципиально отличным по тематике — совмещение не возбраняется.
Снятие полномочий с модератора:
Снятие полномочий с модератора осуществляется администрацией в случае подачи им заявления об уходе по собственному желанию, или вынесения нескольких решений о неправомерности его действий в отношении Пользователей, обжаловавших его действия.
Памятка для модераторов конференции
Благодарим Вас за участие в IX ежегодной конференции СПИК 2014. Не сомневаемся, что Ваше выступление, а также участие в организации конференционных секций вызовут интерес и продуктивную дискуссию среди участников мероприятия.
Позвольте сделать несколько практических рекомендаций, которые помогут избежать организационных и технических накладок и обеспечат живое участие аудитории в ходе представляемых Вами секций конференции.
До Секции мы рекомендуем модератору:
- Внимательно изучите программу Вашей секции. Секция длится 1,5 часа. Просим Вас придерживаться следующего времени выступления:
- 3 спикера в секции 20 мин. доклад, 10 мин. вопросы ответы
- 4 спикера в секции 15 мин. доклад, 5 мин. вопросы ответы
- 5 и более спикеров или наличие в секции круглого стола 10 мин. доклад, 5 мин. вопросы ответы
- Предварительно ознакомиться с текстами докладчиков секции и тематикой их выступления
- Узнать немного о докладчиках
- Познакомиться с ними
- Подготовить к ним 3–4 вопроса — для общего обсуждения
- Подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии
- В случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов
- Предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления
- Проконтролировать чтобы все докладчики перенесли свои презентации на демонстрационный компьютер
Во время Секции мы рекомендуем модератору:
- Поздороваться с аудиторией, представиться
- Сказать несколько слов о теме секции
- Представить выступающего
- Во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы
- Поблагодарить выступающего
- В случае если выступление длится дольше запланированного подать об этом сигнал докладчику
- В случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика
- После окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам
- Указывая на желающих, дать возможность задать вопрос
- В случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы
- По окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию — за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе-брейк)
После Секции мы рекомендуем модератору:
- Ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших делегатов
- Поделиться своими замечаниями с организаторами
Благодарим Вас за оказанное внимание к нашим рекомендациям и желаем успешного выступления и плодотворного общения на конференции СПИК 2014!
По всем вопросам, связанным с формированием программы конференции, просим Вас обращаться на [email protected].
Каким должен быть идеальный модератор конференции
СПб. Искусство управления дискуссией, привлечения и контроля внимания аудитории — качества, необходимые ведущему.
Как отмечают некоторые специалисты, в случае если модератор делового мероприятия самостоятельно выбирает и приглашает спикеров, ему легче проводить мероприятие: работая с выступающими до начала мероприятия, ведущий имеет возможность более подробно изучить доклады выступающих, понять, о чем они могут рассказать и обсуждения каких вопросов следует избегать и т.д. Если ответственность за то, как пройдет мероприятие, лежит на плечах модератора, то за выбор самого ведущего полностью отвечает организатор мероприятия. «Подобрать модератора нелегко, поскольку он должен обладать рядом качеств, которые позволят ему сделать конференцию интересной и запоминающейся, — говорит Игорь Горский. «Модератор должен понимать область обсуждаемых вопросов, ориентироваться в предмете, — продолжает Юлия Завилейская, директор маркетинговых коммуникаций DataArt. — Это человек с хорошими коммуникационными навыками и харизмой. Задачи модератора — вести обсуждение, поддерживать баланс: дать возможность высказать мнение всем участникам диалога. Важно, чтобы диалог был связный и не было неловкого молчания, когда никто не может ничего сказать. В этих ситуациях большое значение имеет умение провоцировать людей на выступление. «Основная задача модератора — держать мероприятие в рамках заданной темы, — добавляет Михаил Бимон, директор консалтингового центра «Петербургской Недвижимости. — Если тема становится неактуальной, нужно быть гибким и сместиться в плоскость интересов аудитории. Кстати, одна из самых распространенных ошибок модераторов — отсутствие гибкости. Кроме того, необходимо управлять мероприятием так, чтобы была соблюдена этика, а само мероприятие не превратилось в базар. Модератору нужно вовремя перехватывать инициативу, если разговор зашел в тему, которая противоречит интересам собравшихся. Также важна острота дискуссии, чтобы никто не потерял интерес. «Плюс желательно быть объективным. Надо не отвлекаться на посторонние вещи, а вести диалог с аудиторией, потому что модератор — это посредник между участниками дискуссии и слушателями, если они есть, — резюмирует Михаил Бимон.
Игорь Горский знает, как сложно найти ведущего. Фото: TRENDМИХАИЛ СПИЦыН
Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter
Как модерировать панельную дискуссию? | Управление рисками
У тех, кто часто выступает на публичных мероприятиях, рано или поздно появляется приглашение выступить в качестве модератора панельной дискуссии (или круглого стола). И тут возникает вопрос: как модерировать панельную дискуссию?
Сразу скажем, что дело это очень непростое, более того — гораздо более сложное, чем собственное выступление с докладом или презентацией — и кроме того, к этому не готовят специально, поэтому мы опубликуем несколько советов для будущего модератора дискуссии:
1. Модератор готовит темы на круглый стол, поэтому:
- Ему необходимо просмотреть заранее программу конференции и не готовить вопросы на те темы, которые будут подробно обсуждаться до вашего круглого стола. Иначе дискуссия может иметь бледный вид, а на все вопросы участники станут говорить, что эту тему только что обсудили, и на все заданные вопросы ответили в предыдущих докладах.
- Во время конференции модератору необходимо присутствовать на всех предыдущих сессиях (чтобы знать, о чем уже говорили ранее и не задавать вопросы, на которые уже ответили полчаса назад). Надо всегда иметь запасные вопросы, на тот случай, если такое случилось и ваши заранее подготовленные вопросы обсудили до вас.
2. Необходимо заранее познакомиться с участниками панельной дискуссии (собрать на них досье). Необходимо заранее (за две недели) разослать участникам список вопросов, и согласовать его с ними. Необходимо обсудить список вопросов с каждым участником. По каждому участнику нужно понимать уровень его компетенций и их суть, чтобы не задавать людям вопросы, на которые у них нет ответов.
3. Темы должны быть сформулированы в виде конкретных открытых вопросов. Если просто предложить что-то обсудить, люди могут замешкаться и не начать обсуждение. Хороший вопрос состоит из двух, максимум трех предложений. Хороший вопрос должен быть «открытым» и давать широкие возможности для ответа.
Как модерировать панельную дискуссию4. Необходимо четко спланировать время дискуссии: в среднем на один вопрос люди отвечают в течение 5 минут, хотя все зависит от вопроса — бывает и быстрее и дольше. Кроме того, необходимо заранее проговорить свои части (вступление, заключение, вводные к вопросам) чтобы понимать, сколько времени займет именно ваша речь.
5. Обязательно потребуется написать вступительное и заключительное слово, а также вводные по всем вопросам — это все нужно будет выучить наизусть.
6. Нужно быть готовым к тому, что в стрессе участники круглого стола, могут в своей речи ответить сразу на все ваши вопросы (поскольку они получили их заранее, и готовились), и спросить их потом будет не о чем.
7. На любой вопрос нужно быть готовым обстоятельно и аргументированно ответить самому, если участники не найдутся с ответом.
8. Будьте готовы, что участники могут быть опытнее и экспертное, чем вы (а так скорее всего и будет, если это ваш первый опыт модерации панельной дискуссии).
9. Нужно на конференции заранее познакомиться с каждым из участников, ещё раз обсудить вопросы и пообщаться, в том числе, чтобы потом не путать имена (табличек с текстом может не быть или вы их можете не видеть), а участников нужно будет называть по именам.
10. Состав участников должен быть разнородным, чтобы получилась хорошая дискуссия, но среди них могут быть неадекватны, которые либо будут говорить слишком много (и их не остановишь), либо не будут говорить вообще. Желательно иметь возможность отключать микрофоны участникам :). Ваш микрофон должен быть громче, чем у остальных.
11. Не стоит рассчитывать, что дискуссия пойдет по вашему сценарию — для этого нужно уметь манипулировать, перебивать людей (и иметь громкий голос).
12. Желательно иметь какую-то презентацию с вопросами (в том числе, чтобы участники видели, что сейчас обсуждается), но нужно быть готовым эту презентацию поменять в последний момент (если изменятся вопросы).
12. Хорошо, когда вопросы последовательно выстроены в цепочку и содержат какую-то логику. Но обсудить их в таком порядке, как запланировано будет очень сложно, люди скорее всего в первом своем ответе начнут отвечать на все вопросы сразу.
13. Для модератора вполне нормально иметь лист и ручку для записи каких-то моментов — заодно можно иметь с собой и подсказку в виде распечатки вопросов.
14. Не нужно обращать на себя много времени и внимания — главные в дискуссии эксперты, а не вы. 3-5 минут на вступление, 1-2 минуты чтобы задать вопрос (тезис), пара минут на заключение — вот так вполне нормально.
15. При планировании тайминга необходимо заложить время на вопросы и мнения из зала (если формат дискуссии их предполагает): 10-15 минут, если сессия длинная, больше часа. Если сессия короткая, то можно не закладывать.
16. Лучше заранее просмотреть записи на Youtube по панельными дискуссиям схожей тематики — чтобы понять смысл мероприятия. Не менее трёх видео, с разной динамикой, уровнем спикеров и уровнем организации.
Ведущий конференции: как выбрать и взаимодействовать?
Тема о роли ведущего конференции обсуждается на удивление редко, а недавняя статья Gallus Events так хороша, что мы решили продолжить разговор: не только привести здесь перевод брифа коллег, но и дополнить своими рекомендациями. Conference chair(man) — англоязычный термин, который лучше всего обозначается словом “ведущий” конференции, поскольку “председатель” по-русски звучит не совсем уместно. Опять же, в русском языке слово “ведущий” имеет определенные нюансы, поэтому чаще всего во избежание путаницы применительно к конференциям и иным деловым мероприятиям используется термин “модератор”. В нашей статье мы используем “ведущий” по причинам, которые описаны ниже. И здесь, конечно же, надо понимать, что такой тип ведущего подразумевает гораздо большую ответственность и глубину погружения в тему и проект делового мероприятия. Иными словами, это и ведущий в общем понимании этого слова, и модератор, и создатель атмосферы, и управляющий контентом. В западной индустрии conference chair — тоже не единственный термин. Часто используются термины фасилитатор (facilitator), модератор (moderator), MC — при этом подразумевается практически одно и то же. Тем не менее, разница есть, и она заключается в акценте на ту или иную функцию. Мы часто наблюдаем модератора (ов), который управляет дискуссией в рамках определенной сессии, но при этом не выступает общим связующим звеном в рамках всей программы мероприятия. Либо мы видим ведущего, который появляется на сцене между блоками сессий/презентациями и заполняет паузы по запланированному сценарию — в этом случае он не концентрируется/не специализируется на какой-то конкретной теме, а скорее, именно заполняет паузы и управляет эмоциональными потоками аудитории. Третий вариант — это всего понемногу, и в этом случае термин “ведущий” идеален.
Image source: startribune.com
Коллеги из Gallus Events справедливо подмечают, что роль ведущего на мероприятии велика: ведущий, выполняющий свои функции из рук вон плохо — один из верных путей к провалу мероприятия. С другой стороны, хороший ведущий может вытащить мероприятие там, где есть недочеты в контенте. Однако то, насколько хорошо или плохо он исполняет эту роль, во многом зависит от организаторов, утверждают в Gallus Events — и с этим я полностью согласна. Поэтому очень важно правильно сориентировать вашего ведущего. Gallus Events делятся своим брифом для этой цели, и он так хорош, что мы решили просто перевести его для вас. Следуя следующим рекомендациям, вы создадите комплексный, четкий и мотивирующий бриф, который поможет вашему ведущему быть на высоте и приведет к нужным результатам.
******* Перевод
Пример брифа для ведущего конференции
Роль ведущего на конференции — это не только соблюдение тайминга программы. Это ваша возможность создать образовательное пространство для своих коллег, и это большая ответственность. Вот несколько советов, чтобы проявить себя в самом лучшем свете:
До мероприятия:
- Необходимо четко осознавать, что ведущий — это важнейший элемент мероприятия. Вы — руководитель и инициатор. Ваша задача — добиться того, чтобы зал был наполнен энергией, люди чувствовали себя спокойно и наслаждались мероприятием.
- Мы просим вас поговорить со всеми выступающими. Вот так просто, да. Позвоните им, представьтесь и попросите рассказать, о чем они будут говорить на мероприятии и почему именно на эту тему они выступают. Удостоверьтесь, что спикеры не повторяют друг друга (если только это не те темы, которые требуют особого акцента) и что вопросы, которые они затрагивают, действительно важны.
- Мы вышлем вам все слайды, как только получим их. Просмотрите их и придумайте пару вопросов для каждого спикера.
- В преддверии конференции мы можем попросить рассказать о нас. Участие в нашем мероприятии — это дополнительная реклама вашего личного бренда, и мы надеемся на взаимное продвижение.
В ходе мероприятия:
- Мы просим вас прибыть на мероприятие заранее и поговорить с парой участников. Всегда полезно выяснить из первых уст, что участники ожидают от конференции. Учитывайте эту информацию в беседе со спикерами.
- Возглавляйте аплодисменты после каждой сессии. Кроме того, просим вас подытоживать каждую сессию. Ваша задача — акцентировать внимание участников на 2-3 основных, самых важных, аспектах презентации каждого спикера.
- В конце блока программы утром и после обеда необходимо снова подвести краткие итоги. На этот раз расскажите участникам, что лично вы вынесли из докладов/сессий, а может быть даже о том, что вы собираетесь предпринять в связи с этим.
- Давайте все будем гибкими. Если есть что-то, о чем вы считаете важным поговорить, даже если время на исходе, то давайте поговорим. Только предупредите нас. И помните: остывший кофе приводит к недовольным участникам!
После мероприятия:
- Мы стараемся поддерживать связь со своими участниками. Поэтому мы просим вас выделить еще пару часов и выслать участникам резюме мероприятия, возможно, со ссылкой на определенную тему — то, что вы считаете, может быть им полезно и интересно.
- И наконец, примите вознаграждение за ваше время и вклад в создание великолепной конференции. Мы понимаем, насколько вы важны для мероприятия, поэтому, безусловно, оплачиваем вашу работу.
Перевод ********
И еще от себя. Эти рекомендации натолкнули меня на мысль о том, что и организаторам пригодится своего рода чек-лист, о том, что нужно учитывать при выборе ведущего/модератора конференции, ведь правильно сделанный выбор — это уже половина дела. Итак, на что опираться при выборе ведущего вашего мероприятия?
- Логичным было бы привлекать того, кто уже имеет опыт модерирования/ведения конференции. С одной стороны, да, это важно. Однако на мой взгляд, гораздо важнее а) коммуникативные качества и б) специализация по теме сессии/конференции. Такой модератор сможет “разговорить” участников, удерживать дискуссию на уровне и легко сориентироваться в том, куда направить разговор с экспертами/аудиторией. Он также поможет людям познакомиться между собой и поделиться своим мнением по ходу дискуссии.
- Еще один логичный критерий — известность того или иного лица, выступающего в роли ведущего. В этом есть определенные преимущества: например, известная персона привлекает внимание и в какой-то степени придает “статусности” мероприятию. Однако, здесь тоже можно идти от обратного и искать неизвестные лица, которые могут по всем иным качествам и превосходить звезду. Конечно, если человек вам незнаком как ведущий, стоит как минимум поговорить заранее и составить свое мнение о нем как о потенциальном ведущем.
- Если мероприятие международное, знание английского у ведущего весьма желательно, если не сказать обязательно. Точка)
- Конечно, рекомендации. Спросите у коллег, задайте вопрос партнерам, поищите у мероприятий, схожих с вашим по тематике — кто вел конференцию, какие были отзывы? Кроме того, в наше время можно найти замечательных, [вам] еще не известных, но при этом высококвалифицированных специалистов, просто обратившись к коллегам/аудитории в LinkedIn или FB.
ME
MATEY EVENTS