Как распечатать, сохранить или удалить Google таблицу – Mister-Office

Skip to content

Search for:

Как распечатать, сохранить или удалить Google таблицу

Мы подробно рассмотрели, как ввести информацию в Google таблицу. Но ведь рано или поздно необходимо её оттуда получить – вывести на печать либо сохранить в файл на вашем компьютере. А иногда за ненадобностью хотелось бы и удалить Google таблицу, чтобы освободить место на диске (предварительно сохранив файл у себя на компьютере).

Печатаем Google таблицу.

Чтобы распечатать данные, действуйте так же, как это принято делать в других табличных процессорах. Используйте меню Файл -> Печать, либо просто нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Далее следуйте инструкциям на экране, установите параметры печати, выберите принтер и отправьте ваш документ на печать.

Уверен, что те, кто хоть раз печатал какой-либо документ в обычных офисных приложениях, прекрасно справятся с этой задачей.

Как сохранить Google таблицу в файл.

Чтобы сохранить вашу таблицу в виде файла на компьютере,  используйте меню Файл -> Скачать как…  и далее выберите, в виде какого файла вы хотите сохранить ваши данные.

Думаю, что форматы файлов, которые вам предложены, могут удовлетворить практически любые требования пользователей.

Два способа как удалить Google таблицу.

После того, как вы длительное время поработаете с Google таблицами, у вас накопится определённое количество таблиц, которые вам уже не нужны, но занимают место на Google Диске. А этого места нам часто не хватает.

Поэтому лишние и неиспользуемые файлы лучше удалить. Давайте посмотрим, как это сделать.

Откройте таблицу, которую собираетесь удалить. Перейдите в меню Файл -> Удалить.

Но имейте в виду, что ваша таблица при этом окончательно не удалится с Google Диска, она просто переместится в корзину. Для окончательного удаления файла нужно перейти на диске в корзину, и там уже произвести окончательное удаление. Ну и, конечно, как и с знакомой вам корзиной на вашем компьютере, в случае ошибочного удаления файл можно из этой корзины восстановить.

При удалении таблицы все люди, которым вы давали доступ к этому файлу, потеряют возможность его просматривать либо редактировать. То есть, все разрешения будут отменены.

Если вы всё же хотите, чтобы кто-то мог просматривать эти таблицы, то просто смените его владельца, а потом удалите файл у себя. Как сменить владельца таблицы, мы уже рассказывали, когда знакомились с общим доступом к таблице.

Также можно удалить таблицу не открывая её, а прямо из главного окна Google Sheets.

Второй способ удаления – найти файл на Google Диске, кликнуть на нем правой кнопкой мышки и выбрать значок корзины, либо нажать такой же значок на верхней панели.

После этого нужно не забыть очистить корзину, чтобы удалить файл навсегда и освободить место на Google Диске.

Еще раз напомню – если вы не очистили корзину, то вы всегда сможете восстановить из нее ранее удалённый файл – так же, как вы это наверняка делали с Корзиной Windows.

Когда вы не сможете удалить Google таблицу?

Удалить таблицу может только её владелец.

Если вы попытаетесь удалить таблицу, владельцем которой не являетесь, то видеть вы ее перестанете, но у её владельца она останется.

В этом состоит важное отличие собственных таблиц от чужих – если вы удалите свою таблицу, то у вас есть возможность восстановить её из корзины. А при удалении таблицы, владельцем которой вы не являетесь, в случае ошибочного её удаления вам придётся просить у владельца ссылку для доступа к этой таблице.

Обратите внимание, что на главной странице Google Sheets есть возможность установить фильтр в зависимости от того, кто является владельцем файла.

Владелец кто угодно – вы видите все таблицы, не только свои, но и те, к которым вам предоставили общий доступ. Здесь вы также видите открытые для всех таблицы, в которые вы переходили по ссылкам.

Владелец я – вижу только мои собственные таблицы.

Владелец не я – таблицы, владельцем которых вы не являетесь и удалить которые не можете, но можете просматривать и иногда даже редактировать.

Используя этот фильтр, вам гораздо проще будет работать с файлами таблиц и делать меньше ошибок.

Надеюсь, эта информация о работе в Google таблицах была полезна. Если я что-то упустил, то пишите в комментариях свои вопросы и пожелания, я обязательно дополню статью.

Советы по эффективной работе с Google таблицами:

Что такое Google таблицы? — Большинство из нас привыкли работать с таблицами данных, используя Microsoft Excel. Однако, у него появился очень достойный конкурент — таблицы Google, которые к тому же ещё и очень быстро развиваются…

Три способа быстро создать Гугл таблицу — Быстро создать новую Гугл таблицу можно из Google диска, из раздела таблиц, а также находясь в процессе редактирования другой таблицы. Рассмотрим подробнее все эти способы. Прежде всего отметим, что никакое…

Как сохранить, переместить и дать совместный доступ к Google таблице — Итак, вы создали таблицу в Google Документах. Совершать какие-то дополнительные действия, чтобы сохранить данные, не нужно. В этом состоит положительное отличие от обычного табличного процессора. Гугл таблица автоматически сохраняет ваши…

Правила и способы защиты Google таблицы от изменений — Так как вы предоставили многим людям доступ к своей таблице, часто бывает необходимо защитить всю таблицу либо страницу в вашей рабочей книге, или отдельный диапазон ячеек от изменений. Для чего…

Начинаем работать с Google таблицами – ручной ввод и импорт данных — Итак, мы с вами научились создавать Гугл таблицы. Теперь пора начать работать с ними. Для начала разберемся, как происходит ввод данных и насколько эта процедура отличается от привычных нам программ…

Как работать с онлайн-документами Google в оффлайн-режиме — Многие считают одним из главных недостатков Google таблиц и всех офисных программ «облачного» офиса то, что их можно использовать только при наличии Интернет. Ведь файлы хранятся в облаке. Но они…

Добавляем примечания и комментарии в Google таблицах — В Google таблицах можно добавлять к ячейкам примечания и комментарии. Если помните, в MS Excel возможны только примечания. Давайте более подробно разберёмся с этими важными возможностями, которые совершенно необходимы для…

Работа с Гугл Таблицами для чайников

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение.

   Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

После авторизации вас встречает основное окно управления документами, в котором уже показаны созданные таблицы, шаблоны и кнопка для добавления пустого файла. Вы даже найдете средство сортировки, чтобы узнать, когда и с какими таблицами вы взаимодействовали на этом аккаунте.

Можете создать пустую книгу или ознакомиться с полным перечнем шаблонов, что тоже поможет более детально изучить функциональность сайта и узнать, как разработчики подошли к реализации тех или иных задач как в техническом, так и визуальном плане.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные»

   для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Как часто Google Таблицы автоматически сохраняются?

Google Таблицы — это часть набора инструментов Google Диска, позволяющая просматривать и редактировать электронные таблицы в режиме реального времени. Одним из основных преимуществ этого инструмента является то, что он автоматически сохраняет все изменения, которые вы вносите в документ.

Но как вы можете быть уверены, что потеря соединения не сделает часть вашей работы бесполезной? Не о чем беспокоиться, так как Таблицы могут эффективно работать и в автономном режиме.

Прочитайте эту статью, чтобы узнать все о функциях автоматического и ручного сохранения Google Таблиц, а также о том, как использовать этот инструмент в автономном режиме.

Частота автосохранения Google Sheets

Так же, как Google Slides и Docs, Google Sheets сохраняет изменения в вашем документе в режиме реального времени. Это означает, что каждое изменение в файле (закрытие ячейки, добавление значения, изменение формата, вставка функций) будет сохранено.

Недавно обновленная версия Google Sheets не всегда уведомляет вас о выполнении автосохранения в верхней части экрана. При выполнении простых действий, таких как добавление числовых значений или букв в ячейки, вы можете не получить уведомление об автосохранении.

С другой стороны, приложение будет уведомлять вас о том, что документ сохраняется каждый раз, когда вы выполняете более сложную задачу. Например, если вы измените форматирование ячейки, добавите таблицу или вставите функцию или формулу.

Кроме того, если вы беспокоитесь о потере данных из-за потери соединения, было бы лучше включить опцию автономного использования в Google Таблицах. Узнайте больше об этом в следующем разделе.

Как использовать Таблицы в автономном режиме

Если вы разрешите использование Google Таблиц в автономном режиме, вы сможете просматривать и изменять свои документы даже без подключения к Интернету.

Автономный документ будет синхронизирован с версией в облаке, поэтому Google Таблицы автоматически сохранятся, даже если соединение не работает. Как только питание будет восстановлено, онлайн-версия будет обновлена ​​с учетом изменений, внесенных вами в автономном режиме.

Убедитесь, что у вас есть подключение в первый раз, когда вы хотите включить автономное использование. Кроме того, вы должны использовать Google Chrome и добавить официальное расширение Google Docs Offline. Затем выполните следующие действия:

1. Войдите в свою учетную запись Google в Chrome.
2. Перейдите к настройкам Google Диска.
3. Установите флажок рядом с параметром «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Google Docs, Sheets и Slides на этом устройстве в автономном режиме».
   
4. Откройте свой Google Диск.
5. Щелкните правой кнопкой мыши файл листа, который вы хотите использовать в автономном режиме. Если вы хотите сохранить несколько документов, вы можете удерживать Ctrl (ПК) или Command (Mac) и щелкать другие файлы.
6. Переключите опцию «Доступно в автономном режиме».
   
7. Вернитесь на главную страницу Google Диска.
8. Нажмите кнопку «Просмотр в автономном режиме» в верхней части страницы (галочка над горизонтальной линией в кружке).
9. Переключите «Предварительный просмотр в автономном режиме».

В следующий раз, когда вы потеряете соединение, вы сможете получить доступ к своему Google Диску с помощью «Предварительный просмотр в автономном режиме». Вы сможете просматривать и редактировать все документы, которые вы сделали доступными в автономном режиме. Google Таблицы будут автоматически сохранять изменения после каждого обновления.

См. Историю версий

Благодаря недавнему обновлению Google Таблиц новые версии документа записываются реже. Это делает отслеживание незначительных изменений немного менее прозрачным, чем раньше, но новая версия документа будет сохраняться после каждого серьезного изменения.

Кроме того, вы можете вручную сохранить версию, чтобы вернуться к ней в будущем. Для этого вам необходимо:

1. Нажмите меню «Файл» в верхней части документа.
2. Наведите курсор на «Журнал версий».
3. Нажмите «Назвать текущую версию». Когда меню расширится.
   
4. Присвойте версии имя и подтвердите.

Если вы хотите вернуться к ранее сохраненной версии документа, выполните первые два шага, описанные выше, а затем нажмите «Просмотреть историю версий». Чтобы вернуться к предыдущей версии, вам необходимо сделать следующее:

1. Нажмите на нужную версию справа от экрана.
2. Нажмите зеленую кнопку «Восстановить эту версию» в левом верхнем углу экрана.

Не беспокойтесь о таблицах

При использовании Google Таблиц вам не нужно беспокоиться о потере ценной работы. Функция автосохранения должна работать автоматически, записывая каждое ваше изменение.

Если ваша таблица не обновляется автоматически, вам следует проверить качество вашего интернет-соединения. Кроме того, есть вероятность, что эта функция не будет работать должным образом, если кеш вашего браузера перегружен. В этом случае очистка кэша и истории должна решить проблему.

Вы часто сохраняете разные версии Google Sheets? Как часто вы восстанавливаете предыдущие версии документа? Поделитесь своим мнением в комментариях ниже.

Все, что вам нужно знать об истории версий Google Sheets

Это руководство поможет вам работать с историей версий и историей редактирования ячеек в Google Sheets.

Google Таблицы имеют множество полезных функций. Одним из них является автоматическое сохранение ваших электронных таблиц с сохранением записей обо всех изменениях, внесенных в файл. Вы можете получить доступ к этим записям, просмотреть их и восстановить любую версию в любое время.

• Что такое история версий в Google Sheets
• Как просмотреть историю изменений в Google Sheets
• Как восстановить предыдущую версию Google Таблиц
• Версии имен в истории версий Google Sheets
• Как сделать копии более ранних вариантов файлов (или удалить историю версий из электронных таблиц Google)
• Посмотреть историю редактирования ячейки

Что такое история версий в Google Sheets

Если вы привыкли делать копии своих электронных таблиц или дублировать вкладки для записи, вам пора перестать загромождать свой Диск 🙂 Теперь Google Sheets автоматически сохраняет каждое редактирование и ведет журналы всех изменений, чтобы вы могли их просмотреть и сравнить. Это называется история версий.

История версий реализована в виде специальной опции Google Sheets и показывает все изменения в одном месте.

Содержит даты и время редактирования и имена редакторов. Он даже назначает каждому редактору цвет, чтобы вы могли видеть, что было изменено кем-либо конкретно.

Как просмотреть историю изменений в Google Sheets

Примечание. Эта функция доступна только владельцам электронных таблиц и пользователям с правами редактирования.

Чтобы просмотреть всю историю изменений в Google Sheets, перейдите на Файл > История версий >

Посмотреть историю версий :

Совет. Другой способ вызвать историю редактирования Google Таблиц — нажать Ctrl+Alt+Shift+H на клавиатуре.

Это откроет боковую панель справа от вашей электронной таблицы со всеми подробностями:

Каждая запись на этой панели представляет собой версию электронной таблицы, которая отличается от приведенной ниже версии.

Совет. Некоторые версии будут сгруппированы. Вы заметите эти группы по маленькому прямоугольному треугольнику:

Нажмите на треугольник, чтобы развернуть группу и увидеть всю историю версий Google Sheets:

При просмотре истории версий Google Таблиц вы увидите, кто и когда обновлял файл (имена, даты и время).

Щелкните любую временную метку, и Google Sheets покажет вам листы с содержимым, относящимся к этой дате и времени.

Вы также можете просмотреть изменения каждого редактора. Установите флажок Показать изменения в нижней части боковой панели:

Вы сразу увидите, кто обновлял ячейки, поскольку цвета их заливки будут соответствовать цвету кружков рядом с именами редакторов на боковой панели истории версий Google Таблиц:

Совет. Чтобы просмотреть каждое редактирование по отдельности и быстро перемещаться между ними, используйте стрелки рядом с Всего правок :

Как восстановить предыдущую версию Google Sheets

Вы можете не только просматривать историю изменений в Google Sheets, но и в любой момент восстановить ту или иную ревизию.

Как только вы найдете вариант электронной таблицы, который хотите вернуть, нажмите зеленую кнопку Восстановить эту версию вверху:

Совет. Если вы передумаете восстанавливать любую более раннюю версию, вместо этого щелкните стрелку, чтобы вернуться к текущей электронной таблице:

Назовите версии в истории версий Google Sheets

Если вас устраивают некоторые варианты электронной таблицы, вы можете дать им имена. Пользовательские имена позволят вам впоследствии быстро найти эти версии в истории редактирования и предотвратят группировку других версий с именованными.

В меню Google Таблиц откройте Файл > История версий > Имя текущей версии :

Вы получите соответствующее всплывающее окно с предложением ввести новое имя:

Совет. Вы можете назвать свои версии прямо из истории версий. Щелкните значок с тремя точками рядом с вариантом, который вы хотите переименовать, и выберите первый вариант, . Назовите эту версию :

Введите новое имя и нажмите Введите на клавиатуре для подтверждения:

Примечание. Вы можете создать только 40 именованных версий для одной электронной таблицы.

Чтобы быстро найти этот вариант среди других в истории редактирования, переключите вид с Все версии на Именованные версии вверху истории версий:

История версий Google Sheets будет содержать только варианты с пользовательскими именами:

Совет.

Вы можете полностью изменить или удалить имя позже, используя тот же значок Дополнительные действия :

Как сделать копии более ранних вариантов файлов (или удалить историю версий из таблиц Google)

Вы можете удивиться, почему я упоминаю такие разные действия — копирование и удаление — в заголовке одного раздела.

Видите ли, многие из вас спрашивают, как удалить историю версий в ваших Google Таблицах. Но дело в том, что такой возможности нет. Если вы являетесь владельцем электронной таблицы или имеете право на ее редактирование, вы сможете просматривать историю изменений в Google Sheets и восстанавливать более ранние версии.

Однако есть один вариант, который сбрасывает всю историю редактирования — скопировать версию:

Дерзайте, и вы получите предложенное имя и место на вашем Диске для этой копии. Конечно, вы можете изменить оба варианта и даже поделиться этой копией с теми же редакторами, у которых есть доступ к текущей электронной таблице:

Нажмите .

Сделайте копию , и эта версия появится на вашем Диске в виде отдельной электронной таблицы с пустой историей изменений. Если вы спросите меня, это довольно надежная альтернатива удалению истории версий в Google Таблицах 😉

Посмотреть историю редактирования ячейки

Еще один способ просмотреть изменения — проверить каждую ячейку по отдельности.

Щелкните правой кнопкой мыши интересующую ячейку и выберите Показать историю редактирования :

Вы мгновенно получите самые последние изменения: кто изменил эту ячейку, когда и какое значение было там раньше:

Используйте эти стрелки в правом верхнем углу для просмотра других изменений. Google Таблицы даже сообщают, было ли значение восстановлено из одной из более ранних версий:

Примечание. Есть некоторые правки, которые Google Sheets не отслеживает и, следовательно, вы не сможете их проверить:

• Изменения в формате
• Изменения по формулам
• Добавлены или удалены строки и столбцы

Это все, что вам нужно знать на данный момент, чтобы отслеживать изменения данных в ваших таблицах Google, а также управлять и восстанавливать любой вариант вашего файла в любое время.