С чего лучше начать проект или как сделать так, что бы не было потом мучительно больно / Хабр

Доброго всем времени суток. Настала очередь поговорить о проектировании проектов. По собственному опыту знаю, что иногда сложнее создать проект с нуля, чем привести в порядок то, что уже есть. Во многом это связано с тем, какое наследие Вы или Вам, оставляют после себя. В этой статье постараюсь рассказать на что стоит обратить особое внимание и предложить краткий план следования.

Понимание проекта

Прежде чем что-то планировать, вам необходимо понять какой проект нужно реализовать. Для себя я выделил несколько категорий проектов, таких как:

• Одноразовая поделка — это проект, нацеленный на создание какого-то графического концепта и его дальнейшей продажи инвесторам. Отличительными особенностями данного типа проектов являются:
  1. Невменяемая документация. Основная идея понятна, но в бизнес-кейсах творится полный хаос, а логических дыр не счесть.
  2. Сжатые сроки. До 3-х месяцев от написания документации до прототипа.
  3. Нет планов развития и не планируется дальнейшая поддержка.
  4. Маленькая команда. Обычно до 5 человек, включая дизайнеров.
  5. Отсутствие бизнес процессов. Всё взаимодействие сумбурное, основанное на межличностном общении, уточнении принципиальных моментов и/или придумывании на ходу.
  6. Роли размыты. Нет четкого разграничения полномочий и зон ответственности.
  7. Нет настоящих данных. Все данные сгенерированы для “красоты” и подогнаны для наилучшего отображения.
  8. Для ускорения разработки во всю используются внешние зависимости.
  
  
• Стартап — это проект, который настроен на реализацию конкретной идеи, с последующим развитием. Обычно, данные проекты развиваются по спиралевидной модели и, по этой причине, имеют почти такие же отличительные особенности, что и первый тип (одноразовая поделка):
  1. Чёткое разбиение на этапы. Минимально: сроки и перечень функционала, который необходимо в заданный период времени реализовать.
  2. Относительно вменяемая документация. Проведена аналитика, выставлены ориентиры по этапам сдачи, уточнения зачастую приходят во время спринта. Чаще всего используют waterfall, несмотря на то, что заявлен Agile.
  3. Средние сроки сдачи основного функционала. В среднем от 6 до 12 месяцев.
  4. На начальных этапах используют внешние зависимости, которые со временем меняются на собственную реализацию.
  5. Маленькая команда. Обычно до 7-10 человек.
  6. Есть разграничение ролей, но ответственность размыта.
  7. Проект может мутировать. На одном из этапов, возможно, изменится концепция или подход к реализации. Обычно это связано с требованиями инвесторов, изначально провальной идеи или ошибках в архитектуре.
  8. Условно живые данные. Происходит обкатка на фокус-группах или парсинг живых данных со сторонних ресурсов. Правда так бывает не всегда…
  
  
• Информационная система — это проект, реализующий идею с планами по интеграции в сторонние сервисы.
  1. Есть план развития.
  2. Четко написанная документация. Минимально: задокументировано описание API.
  3. Возможно, потребуется проводить интеграцию со сторонними сервисами, ставить “костыли” или перестраивать части системы.
  4. Есть промежуточные релизы, хот-фиксы.
  5. Команда средней величины. Обычно от 10 до 20-30 человек.
  6. Чёткое разделение зон ответственности.
  7. Требования безопасности: после проведения аналитики созданы кейсы, которые могут привести к краху системы.
  8. Уделяется время тестированию.
  9. Используется Agile.
  10. Почти всегда есть backlog.
  11. Используются только внешние зависимости, дорогие в реализации собственными силами. Практикуется наравне с проприетарными.
      
  
  
• Замкнутая система — это объемный проект, предназначенный для обслуживания конкретных потребностей Заказчика, с дальнейшей доработкой.
  1. Конкретный заказчик.
  2. Есть план развития.
  3. Проектная документация по разработке. В помощь пользователям написана отдельная документация по требованию Заказчика.
  4. Разграничение прав пользователей.
  5. Почти всегда есть backlog.
  6. Размер команды обычно больше средней. Как правило от 10 человек и до потери пульса.
  7. Используется Agile. Периодически прилетают дополнительные задачи, которые необходимо реализовать во что бы то ни стало.
  8. Неожиданные показательные выступления. По требованию вышестоящего руководства происходят показы, поэтому работоспособный тестовый контур никогда не будет лишним.
     
  
  
• Saas решение — это объемный проект с гибкой настройкой и дальнейшей кастомизацией под конкретного заказчика.
  1. Многомодульная система. Система разбита на несколько частей. Которые можно использования по отдельности, даже за рамками конкретного проекта.
  2. Чёткое планирование. Минимально: осуществляется оценка трудозатрат на реализацию фич. Закладывается время на модернизацию и рефакторинг.
  3. Объемная документация. Описано, как правило, почти всё, включая тест-кэйсы.
  4. Как правило, отсутствуют внешние зависимости и пишутся свои реализации частей системы. Даже если есть сторонние реализации.
  5. Несколько команд разработки. Каждый отвечает за свою часть разработки будь-то бэк или же фронт.
  6. Покрытие тестами всего и вся. Применяются авто-, юнит-, регресионое-, интеграционные тесты.
     

Все градации условны и чаще всего встречаются перетекающие типы. Хочу заметить, что все типы могут мутировать друг в друга, единственный нюанс — в стоимости модернизации. Например, проект изначально был “одноразовая поделка”, а потом эволюционировал в “замкнутая система”. Обычно, подобное приводит к полному или почти полному переписыванию системы или ее рефакторингу. Как вы понимаете, это экономически нецелесообразно.

По этой же причине желательно понять какой именно проект вам необходимо создать с нуля, и попытаться определить его дальнейшую судьбу.

Для определения типа проекта, ниже я привел вопросы, получив ответ на которые вам станет понятно, чего от Вас хотят:

• Цель проекта?
• Полный перечень того что надо реализовать?
• Есть ли документация?
• Какие сроки? Желательно точные даты.
• Планируется внешнее взаимодействие со сторонними системами, или будет ли у проекта внешнее API
• Есть ли наработки?
• Размер команды?
• Кто за что отвечает? Кто ставит задачи, кто принимает, кто имеет права вето.
• Есть ли планы на развития и какие они?
• Кто заказчик?
• Есть ли бюджет на покупку готовых решений?
• По какой методологии планируют работать
• Есть ли аналоги?
  

Как вы видите, перечень не такой уж и большой. Правда, по какой-то неведомой причине, мало кто задаётся подобными вопросами до того, как начать что-либо делать. Вы спросите зачем мне понимать тип проекта?! Всегда надо делать так, чтобы проект жил вечность?! По большому счёту, вы правы, но есть нюансы, как в скабрезном анекдоте. Эти нюансы — ресурсы и сроки. Не стоит забывать, что мы трудимся на благо бизнеса и выполняем поставленные задачи. Когда вам известен тип проекта, вы можете без зазрения совести чем-то пожертвовать для достижения поставленных задач.

Выбор технологий

В выборе лучше придерживаться правила: технология не должна быть суперновой, но и устаревшей тоже. Если технология или фреймворк новые, это может обернуться такими проблемами как:

• Поиск квалифицированных кадров
• Перспективы развития: на ранних стадиях может умереть разработка или, наоборот, если технология старая, то баги придется лечить самим.
• Отсутствие готовых решений для новых, и отсутствие обновлений для старых.
  

Данный перечень проблем актуален не только относительно технологий, но и к сторонним зависимостям. Всё вышеперечисленное может похоронить проект на корню.

Перед тем как выбрать что-то конкретное, подумайте несколько раз. Составьте пресловутую таблицу преимуществ с коэффициентами важности для проекта.

Данный пример составлен для вымышленного проекта:

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта
Работа с формами	3
Роутинг	1
Простота написания анимации	0,3

Как видно из таблицы, важными критериями отбора являются “работа с формами” и “роутинг”. Простота создания анимации для данного проекта не существенна. Далее модернизируем таблицу путем добавления новых столбцов-технологий. В нашем случае их будет два.

Название  функционала проекта.	Коэффициент важности для проекта	Технология 1	Технология 2
Работа с формами	3	+	±
Роутинг	1	+	±
Простота написания анимации	0,3	+	—

Исходя из данных таблицы, мы понимаем, что у “Технология 2” работа с формами и роутинг хромают, а создание анимации подобно вызову Сатаны. В итоге, удельный вес данной технологии составляет 2. Вы спросите почему 2? Всё просто! Если вы ставите ±, то в данной технологии конкретный функционал реализуем, но с какими-то “костылями”, либо же более трудозатратный.

В нашем сравнении выгоднее будет “Технология 1 “, с итогом 4,3. Думаю пояснения по образованию сумм излишни. Данная таблица работает не только с технологиями, но и со всем, что требует сравнения и выбора из списка. Главное — не забывать, что чем больше критериев напишите, тем проще вам будет сделать выбор.

Архитектура

В настоящее время есть возможность выбрать из многообразия различных сервисов, предоставляющих инструменты для проектирования архитектуры. Правда у любого из них есть недостатки, для кого-то критичные, а для кого-то нет. Так как я “oldfag”, то предпочитаю листочек и ручку или доску и маркер.

Для того чтобы понять за что хвататься в первую очередь, вам необходимо обрисовать основные части системы, а затем выбрать способ построения архитектуры. Как правило, на практике используют всего три:

Нисходящий — разработчики отталкиваются от больших узлов системы и идут к более мелким. Смысл архитектуры в том, что первоочередные компоненты — это крупные узлы, содержащие в себе более мелкие.

Восходящий — разработчики отталкиваются от мелких частей и идут к более крупным. Смысл архитектуры в том, что сначала создается много мелких компонентов, а уже из них собираются более крупные.

Монолит — архитектура неделимая на части, зачастую именуемая “legacy”. По факту это жесткая структура, изменение которой, требует решений без “костылей”. Это самый плохой вариант, но, как и всё в нашем мире, имеющий право на существование. Монолит применяют для реализации конкретного функционала и не планируют в дальнейшем его поддерживать. По сравнению с остальными, скорость такого подхода в разы быстрее. Ну просто потому, что можно на многое закрыть глаза.

Выбор вида архитектуры зависит от целей на проекте и скорости разработки. Обычно, первый способ используют, когда сроки не поджимают, а количество крупных модулей малочисленно. Его особенность заключается в том, что можно точно представить связь между конкретными модулями. Из минусов могу отметить долгое время разработки, связанное с последовательностью действий.

Второй способ предпочитают, когда требуется высокая скорость разработки и отсутствует понимание верхнеуровневой архитектуры. Особенностью является множество мелких компонентов, которые порой используются в разных крупных узлах. Стоит отметить, что почти всю разработку можно выполнять параллельно, без оглядки на остальные задачи. Минусами данного подхода будут компоненты, не отвечающие требованиям верхнеуровневой архитектуры и, соответственно, их придется переписывать или же создать возможность кастомизации.

Как показывает практика, все методики разработки сводятся к спиралевидному подходу, характеризующийся постепенным наращиванием функционала. Рассматривать его в рамках этой статьи не считаю целесообразным.

Планирование

Так называемая “Дорожная карта” поможет вам выполнить работу эффективнее. По сути это график, с условными сроками сдачи того или иного функционала. Даты могут переноситься, но, как показывает практика, при грамотном выполнении вышеизложенных пунктов, поправка составит до 30%. На практике это обычно 10-15%. Планирование позволит вам отслеживать прогресс проекта, видеть провисания, вносить коррективы в виде ресурсов или сдвига сроков, и т.д.

За что Вам потом скажут спасибо

Любой проект начинается с документации, и чем её больше, тем лучше! Так что не надо лениться — документируем ВСЁ. Да, это займет время, но впоследствии может спасти Вас от гнева руководства, если что-то пойдет не так, не по Вашей вине. Также не стоит забывать, что после Вас на проекте появятся люди, которым придётся разбираться в том, что вы создали. А без документов сделать это будет не просто.

Выводы

В данной статье описано, как следует действовать и на что обратить внимание при старте проекта. Данные этапы универсальны для фронта, бэка, тестирования или всего вместе. Я нарочно избегал конкретики по технологиям, для того чтобы не вводить в заблуждение.

Когда перед вами встаёт выбор какой использовать стек технологий, архитектуру и необходимо определить временные рамки для реализации проекта, вам может помочь таблица, приведённая ниже:

Типа проекта / признаки	Одноразовая поделка	Стартап	Информационные системы	Замкнутые системы	Saas решения	Какие-то другие проекты
Кол-во людей до 5		X	X	X	X
Кол-во людей  от 7 до 10
Кол-во людей от 10 до 30	X
Кол-во больше 30	X	X
Срок сдачи  до 3х месяцев		X	X	X	X
Срок сдачи  от 6 до 12 месяцев
Срок больше 12 месяцев	X
Документация
Требования интегрирования с  другими системами
Конкретный заказчик известен
Планируется дальнейшая поддержка
Планирование
Роли четко разграничены
Разрешено использовать внешние зависимости
Есть живые данные для тестирования и анализа
Требования  по безопасности
Требуется тестирование
Требуется написание  документации по продукту или инструкция
Требуются модульная реализация
Несколько команд разработки
Всего

Как пользоваться таблицей, думаю все уже догадались, но на всякий случай — ровно также как и с предыдущей, только с небольшим дополнением в виде закрашенных ячеек. Имеется в виду, что значение не может быть использовано для данного проекта. Также прошу заметить что, таблица может быть неполной, добавьте строки, которые сочтёте необходимыми.

Создайте план проекта, который будет работать на вашу команду [2022] • Asana

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и их функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

• Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

• Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

• Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

• Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

• Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

• Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл.  США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

• С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

• Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

• С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

• С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

• С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

• Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

• Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

• Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

• Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

• Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

• Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

• Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл.  США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

• С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

• С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

• Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

• Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

• Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

• Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Как создать план проекта за 5 шагов

Документация по управлению проектом — это необоротные ресурсы, которые напрямую влияют на конечный результат проекта. Для достижения высокого уровня успеха план проекта служит надежной и эффективной дорожной картой, на которую команды полагаются на протяжении всего жизненного цикла проекта, от инициации до завершения. 📍

В этом руководстве собраны ресурсы, необходимые для того, чтобы направить проект по правильному пути. Мы разберем шаги для создания эффективных планов проектов, оптимизации ресурсов и координации усилий по коммуникации.

Мы знаем, что вы очень заняты, поэтому вот ресурс, который поможет начать процесс планирования вашего проекта прямо сейчас: пример шаблона плана проекта ClickUp. Представления «Список» и «Доска» уже настроены с ключевыми полями требований, поэтому все, что вам нужно сделать, это добавить задачи проекта!

Организуйте план управления проектом с динамическим представлением списка в ClickUp

Загрузить этот шаблон

Узнать больше Шаблоны планов проекта !

Прежде чем углубляться, давайте объясним, что такое план проекта. Потому что с вращающейся дверью проектной документации становится хаотично…

Ладно, если честно, мы любим небольшой хаос. Но только если Организованность предшествует Хаосу. 😊

Схема плана проекта: создайте дорожную карту к успеху

Что такое план проекта?

План проекта — это живой документ, обеспечивающий четкое понимание целей проекта, чтобы заинтересованные стороны могли направить свои усилия на достижение общей цели. Он определяет объем проекта, указывая, что включено, а что нет, чтобы предотвратить расширение объема и уложиться в установленные сроки.

В лучшем случае он предоставляет членам команды контекст, позволяющий тратить время на правильные вещи, в том числе: контрольные точки Задокументируйте объем проекта, команду проекта и ключевых заинтересованных лиц, разработав индивидуальный план выполнения проекта

Изучите стратегии беспрепятственного выполнения проекта!

Как создать план проекта за 5 шагов 

От определения четких целей проекта до составления графика проекта — мы рассмотрим практические идеи и лучшие практики, которые помогут вам в составлении планов проекта.

По сути, вот кофеиновая версия того, как создать безотказный план проекта в 2023 году. 🏆

Шаг 1. Укажите ожидаемые результаты и конечные результаты проекта

Не все запросы в очереди должны быть полномасштабными проектами. Приоритизируя правильных проектов, команды могут максимизировать свои шансы на успех и оптимизировать использование ресурсов для достижения наилучших возможных результатов.

Совпадают ли результаты и результаты с целями роста вашей организации? Когда заинтересованные стороны видят актуальность и соответствие проекта ключевым показателям эффективности организации, они более склонны активно участвовать, предоставлять необходимые ресурсы и выступать за успех проекта. (Подробнее о заинтересованных сторонах проекта на следующем шаге!) 

Кто будет основными пользователями или получателями результатов? Клиенты или конечные пользователи могут иметь различные предпочтения, ожидания или уровни знаний, и понимание их характеристик позволяет проектной группе создавать результаты, которые эффективно удовлетворяют их уникальные потребности.

Существуют ли какие-либо особые требования, шаблоны или рекомендации для результатов? Этот вопрос заранее экономит всем время, предоставляя структурированную структуру или отправную точку, поэтому проектная группа может сосредоточиться на содержании и дополнительных аспектах результатов, а не тратить ненужные усилия на форматирование или представление.

Соберите цели и детали проекта с помощью формы ClickUp.

Теперь, когда вы подготовили результаты и цели проекта, пришло время приступить к составлению плана проекта. 📃

В зависимости от предпочитаемой вами методологии управления проектами формат плана проекта может различаться. Документы, таблицы и диаграммы Ганта — несколько популярных вариантов. Пока он дает четкое описание каждого элемента плана проекта, вы на правильном пути!

Вот что у вас должно быть на данный момент: 

• Название проекта : Четко укажите имя или название, чтобы отразить суть проекта. Если вы используете аббревиатуру, укажите полный термин 
• Описание проекта : краткое описание цели, задач и объема проекта
• Менеджер проекта и команда : укажите руководителя проекта, ответственного за надзор за проектом, и перечислите ключевых членов проектной группы
• Даты начала, окончания и поставки проекта : Различайте завершение внутренней деятельности проекта и предоставление окончательных результатов заинтересованным сторонам
• Цели проекта : Укажите конкретные цели и результаты проекта. Расскажите о его влиянии на KPI и OKR организации

Откройте для себя инструменты планирования проектов для поддержки любого типа рабочего процесса!

Синхронизируйте свои собрания с другими рабочими инструментами с помощью ClickUp, чтобы управлять всем своим днем ​​в представлении календаря

Этап 2.

Определите ключевые заинтересованные стороны и оцените бюджетные расходы

К заинтересованным сторонам проекта обычно относятся лица или группы, на которых непосредственно воздействуют результаты проекта или которые заинтересованы в них. Часть вашего плана проекта в этом разделе должна включать подходы к общению с заинтересованными сторонами, вовлечению и участию. 🧑‍💻

Сюда могут входить спонсоры проекта, конечные пользователи, клиенты, ключевые участники проекта и бухгалтерский партнер.

Да, бухгалтерские партнеры являются заинтересованными сторонами. Вот почему:

Небольшой дизайн-проект для агентства может стоить несколько тысяч долларов, тогда как крупный инфраструктурный проект для многонациональной корпорации может потребовать миллионы долларов.

В последнее время меняющихся рыночных условий как никогда важно дать заинтересованным сторонам представление о расходах, связанных с ресурсами, оборудованием, материалами и любыми другими соответствующими затратами. План также включает процессы отслеживания и управления затратами на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Это подводит нас к следующему ресурсу производительности, который должен быть на вашем радаре. Есть более быстрый способ отказаться от построения таблицы бюджетного отчета построчно каждую пятницу днем: 

Обеспечьте прозрачность использования бюджета проекта там, где выполняется работа.

Используйте бесплатные инструменты, такие как настраиваемые поля в ClickUp, для категоризации ресурсов задач проекта, таких как подрядчики, программное обеспечение для управления проектами и разовые покупки. (Например, покупка лицензии на песню в фирменном видео.)

И это не требует дополнительных усилий и, что более важно, цепочки писем с вашей стороны. С ClickUp все задачи и ресурсы вашего проекта записываются в одном месте. @Упомяните заинтересованное лицо для утверждения покупки, загрузите изображение квитанции и обновите настраиваемое поле, чтобы отразить, сколько средств осталось. 💰

При обновлении настраиваемых полей наблюдатели за задачами (включая партнеров по бухгалтерскому учету) уведомляются об изменениях. У них есть возможность обращаться к цифровому следу всякий раз, когда им это нужно!

Добавьте несколько исполнителей, делегируйте комментарии и создавайте расчеты с помощью настраиваемых полей из ваших задач ClickUp

Теперь, когда у нас есть заинтересованные стороны проекта и бюджет добавлен в план проекта, давайте перейдем к следующему шагу!

Шаг 3. Создание структуры распределения работ (WBS)

Структура распределения работ (WBS) представляет масштаб проекта путем его разбивки на групповые и отдельные задачи или действия.

Начиная с самого важного результата проекта, WBS постепенно разбивает его на более мелкие рабочие пакеты и подзадачи. Каждый рабочий пакет представляет собой отдельную задачу или действие, которое необходимо назначить, запланировать и отслеживать. Иерархическое изложение продолжается до тех пор, пока рабочие пакеты не достигнут уровня, на котором их можно будет легко понять и выполнить. 🤩

WBS — это совместный процесс. Свяжитесь с ключевыми членами команды проекта, чтобы восполнить недостающие требования и результаты проекта. Как руководитель проекта, вы сосредоточены на проекте в целом, включая стратегическое планирование, планирование проекта, составление бюджета и общение с заинтересованными сторонами.

Вот общая схема формата WBS, если вы хотите построить простой шаблон плана проекта:

9017 6 Конкретный, измеримый и ощутимый итог или результат, который создается или достигается в рамках проекта

Таблица, описывающая четыре уровня структуры распределения работ

Уровень 1: Цель/задача проекта	Общая цель или задача проекта
Уровень 2: Основные результаты
Уровень 3: Пакеты работ	Задачи, которые являются отдельными, управляемыми и назначаемыми отдельным лицам или группам. Определить объем и зависимости каждого рабочего пакета
Уровень 4: Подзадачи	Здесь представлены более подробные и конкретные задачи, упрощающие оценку трудозатрат, распределение обязанностей и отслеживание хода выполнения

Команда проекта состоит из экспертов в своих областях. Их мнение о том, сколько времени займет выполнение задачи и что им потребуется от других членов команды для завершения своей работы, имеет неоценимое значение для успешного проекта.

Виртуальные доски — отличный вариант для удаленного или личного мозгового штурма. Благодаря редактированию в реальном времени это не пугающий способ поощрить участие всех. Добавьте к своему следующему сеансу планирования проекта шаблон структуры разбивки работ ClickUp. Удобный для начинающих инструмент с расширенным редактированием текста, функциями встраивания и практическими задачами! 🎯

Настройте этапы планирования проекта для организации задач в документе ClickUp

Загрузите этот шаблон

Когда вы освоитесь с WBS, его можно будет добавить на временную шкалу проекта.

Шаг 4. Добавьте ключевые вехи в подробное расписание проекта

Расписание будет обновляться еженедельно или ежемесячно по мере выполнения проекта. Чтобы не отставать от изменений и, самое главное, сообщать об изменениях, используйте интуитивно понятные инструменты, такие как диаграммы Ганта, доски Канбан и временные шкалы, которые сделают управление текущими изменениями менее утомительным.

Диаграммы Ганта 

Предлагают визуальное представление графика проекта, позволяя руководителям проектов легко отслеживать зависимости задач, продолжительность и этапы. Когда требуются обновления, они могут быстро изменить диаграмму, переставить задачи или скорректировать временные рамки простым перетаскиванием.

Канбан-доски

Обеспечивают упрощенное представление рабочего процесса, позволяя руководителям проектов визуализировать задачи на различных стадиях выполнения. По мере внесения изменений они могут легко перемещать задачи по разным столбцам, отражая обновленный прогресс и приоритеты.

Временные шкалы 

Покажите четкое хронологическое представление событий, сроков и этапов проекта в хронологическом порядке. Это позволяет заинтересованным сторонам быть в курсе важных дат и гарантирует, что все будут в курсе хода проекта.

Ознакомьтесь с нашим руководством по созданию графика проекта! Он содержит больше шаблонов и примеров, которые помогут вам создать мощный визуальный элемент проекта. 🎨

Мы подошли к последнему этапу процесса планирования проекта!

Шаг 5.

Сформулируйте ожидания от общения

Скорее всего, все одновременно работают над несколькими проектами. Поэтому ответы на личные сообщения иногда откладываются до самого конца дня. Или потерялись где-то в пустоте на несколько дней.

Отчеты о состоянии необходимы для принятия решений. Они обеспечивают цифровую запись деятельности проекта, принятых решений и результатов, которые могут быть полезны для будущих справок, аудитов или извлеченных уроков.

^{СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА}
Используйте ClickUp AI, чтобы обобщить ветки комментариев и быстро увидеть основные моменты длинной ветки или комментария! После того, как контент сгенерирован, у вас есть возможность попробовать немного другой ответ ИИ, скопировать текст, закрыть модальное окно «Суммировать поток» или указать ИИ, что делать дальше.

Получите сводку цепочки комментариев или отдельный комментарий с помощью ClickUp AI

Замените длинные цепочки электронной почты задачами ClickUp для отчетов о состоянии. С помощью одной задачи ClickUp все еженедельные обновления хранятся в одном месте. Этот простой переход к общению на основе задач устраняет необходимость поиска в нескольких приложениях. 🔍

Однако, если ваша команда использует платформы обмена сообщениями, такие как Slack, для получения срочных обновлений и решения проблем в режиме реального времени, используйте интеграцию Slack с ClickUp. Превратите сообщения в задачи и комментарии из приложения Slack и уведомления о задачах в каналы Slack по вашему выбору!

Сделайте коммуникацию по проекту еще на один шаг, предоставив шаблон отчета о состоянии проекта, чтобы все обновления были организованы и единообразны для заинтересованных сторон: 

• Достижения команды : Перечислите основные вехи или задачи, выполненные в течение недели
• Текущее состояние : Предоставьте обзор прогресса проекта и любых проблем или узких мест, с которыми столкнулись
• Предстоящие задачи и сроки : Отметьте любые важные сроки, приближающиеся на следующей неделе
• 90 011 Задачи под угрозой : Выделите любые выявленные проблемы или риски и их потенциальное влияние
• Обновления ресурсов : Укажите любые изменения или обновления, связанные с распределением ресурсов
• Следующие шаги : Суммируйте ближайшие следующие шаги и приоритеты
• Необходима помощь : Укажите любую поддержку или помощь, требуемую от членов команды или заинтересованных сторон обновления от вас!
  Переключение между отправкой комментариев внутренним товарищам по команде и отправкой электронных писем кому-либо за пределами ClickUp

  Централизация ваших команд и согласование проектов с помощью ClickUp

  Используйте ClickUp, чтобы снять административные задачи с вашей рабочей нагрузки, чтобы вы могли заниматься тем, что у вас получается лучше всего. Вы способны обработать каждый запрос или вопрос, который приходит вам на ум, но вам не нужно этого делать. Ваша команда нуждается в вас в самом настоящем «я», ведущем проект к успеху.

  Создайте бесплатное рабочее пространство ClickUp и пригласите членов команды для более эффективного планирования проектов. Если вам нужна поддержка в создании рабочих процессов проекта, мы на расстоянии одного сообщения. Удачного планирования! ✍️

  Получите поддержку ClickUp

  Как создать план проекта

  Создание плана проекта

  
  

  Есть ли у вашего проекта план? Скорее всего, вы думаете, что у вас есть план проекта или его подобие. Вам может казаться, что вы все предусмотрели и точно знаете, что собираетесь делать, но это не всегда так. Скорее всего, вы просто берете свой проект и продвигаетесь вперед, даже не создавая план, который вам нужен для достижения цели. Вот где вам понадобится небольшая помощь. И мы познакомим вас с тем, что значит иметь настоящий план, и как вы собираетесь его создавать и использовать.

  Что такое план проекта?

  
  

  Начнем с того, что такое план управления проектом. Это довольно просто, потому что это система, которая точно и полностью определяет цели, этапы и объем проекта, над которым вы собираетесь работать. Итак, если у вас уже есть проект, вы уже на полпути к созданию плана, необходимого для успеха этого проекта. И только вам решать, что будет входить в этот план.

  Написание плана

  
  

  Следующим шагом является написание плана. Конечно, создать его — отличная идея, но если вы не запишете его, велика вероятность, что вы что-то забудете или кто-то другой не будет знать, что им нужно делать для выполнения своих задач. Вот где запись всего помогает. Все понятно, не надо объяснять по несколько раз. Это будет хорошее начало, ты так не думаешь? И это поможет вам всем добиться большего успеха.
  

  Первый шаг

  
  

  Первый шаг – узнать, каков будет объем плана. Что нужно сделать, чтобы ваш проект стал успешным? Какова ваша цель? Это для создания рекламной кампании для новой учетной записи, которую вы только что получили? Может быть, для создания нового продукта, отвечающего конкретной потребности. Независимо от того, что это такое, объем вашего плана должен определять, каким будет ваш конечный «продукт» и когда это необходимо сделать. Вы хотите, чтобы вы знали конец, прежде чем установить середину.
  

  Шаг второй

  
  

  Второй шаг — это сплошное исследование. Мы знаем, что вам не нравится проводить много исследований, но это будет важной частью процесса, потому что вам нужно знать не только цель самого проекта, но и то, что ищет ваш клиент. Чего они ждут от вас? Кроме того, с кем вы собираетесь работать и как они лучше всего работают в команде? Вся эта информация гарантирует, что вы готовы к выполнению плана, прежде чем приступить к его реализации.
  

  Третий шаг

  
  

  Третий шаг — задавать вопросы. Вы хотите знать, как нужно что-то делать, кто будет это делать, каковы риски и выгоды. Вы будете задавать как можно больше вопросов, чтобы полностью понять проект, чтобы вы могли создать план, который точно ответит на все вопросы клиента, а также на ваши собственные. Убедитесь, что вы ничего не упускаете из виду в этой части. Вам нужно будет расспросить своего клиента, а также любого, кто станет частью вашей команды, чтобы убедиться, что все пойдет правильно.
  

  Шаг четвертый

  
  

  На четвертом этапе мы переходим к наброскам вашего плана. Здесь вы создадите очень грубое представление о том, как все будет выглядеть. Убедитесь, что вы не торопитесь с этим, но и не слишком задумывайтесь об этом, потому что вы, вероятно, внесете много изменений, прежде чем дойдете до окончательного плана. В этой части вы запишете конечную цель и все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы ее достичь. Запишите сроки, необходимые для этих задач, ресурсы, которые потребуются для их выполнения, и все, что вам нужно в отношении бюджета или чего-либо еще.
  

  Шаг пятый

  
  

  На пятом шаге вы начнете вовлекать свою команду в процесс. Здесь вы хотите обсудить с ними цели вашего проекта и то, что вам нужно для достижения этих целей. Вам нужно будет поработать с ними, чтобы обсудить некоторые из идей, которые вы придумали для своего плана, и пропустить их мысли и идеи, чтобы узнать, что они думают. Чтобы стать хорошим руководителем проекта или даже просто хорошим руководителем в рамках одного проекта, вам потребуется принимать во внимание их мысли и идеи. Говоря с ними об этом, вы поощряете общение с самого начала.
  

  Шаг шестой

  
  

  На шестом этапе вы создадите более формальную и окончательную версию плана проекта. Теперь не чувствуйте себя слишком подавленным, потому что у вас еще будет место для внесения изменений позже, но это должно быть как можно ближе к финальному. Проведите все свои исследования, чтобы, если все пойдет правильно, можно было следовать этому плану, и будьте осторожны с тем, что может пойти не по плану. Правильное программное обеспечение для создания диаграмм Ганта может иметь огромное значение, потому что вы можете назначать различные задачи, настраивать задания, которые необходимо выполнить, и даже работать с зависимостями и т. д. Посетите InstaGantt, чтобы узнать больше о том, как вы можете получить помощь, необходимую для создания вашего окончательного плана.
  

  Седьмой шаг

  
  

  С седьмого шага вы начнете выполнять свой план. На этом шаге вы просто разошлете план проекта, созданный вами через InstaGantt, всем людям в команде и всем, кого нужно держать в курсе (например, вашему начальнику). Вы хотите убедиться, что все знают о своих задачах и поручениях, а также что они собираются немедленно приступить к работе там, где им нужно. Вам не нужен отличный план, который лежит и собирает пыль, потому что никто ничего не делает.
  

  Восьмой шаг

  
  

  Восьмой шаг — это когда вы приглашаете еще одного человека, который внимательно изучит план вашего проекта. Попросите их просмотреть детали и прочесть все частым гребнем. Вы хотите убедиться, что вы случайно не поручили своему финансовому представителю Салли задание, которое должно выполняться вашим юридическим лицом Сьюзи, или что вы не указали неправильное имя для клиента или неправильный срок. Этот другой человек должен иметь представление о том, что происходит с проектом, и должен быть в состоянии указать на любые проблемы (включая тот факт, что Мэтт уезжает в отпуск на неделю, когда вы записали его, например, на ключевую часть проекта).
  

  Девятый шаг

  
  

  На девятом шаге вы расскажете всей команде и всем, кто отвечает за работу, каков план. Вы собираетесь отправить его им, и вы хотите быть уверены, что они прочитают его и поймут каждую из своих ролей. Поощряйте их задавать вопросы друг другу или вам, если им нужна дополнительная помощь или они что-то не понимают. Вы хотите, чтобы все поняли это, и вы хотите, чтобы они немедленно приступили к выполнению плана вашего проекта. Так будет достигнут результат. Это также то, где вы хотите обсудить вещи со своим клиентом, чтобы убедиться, что у вас есть сроки и результаты прямо перед тем, как вы начнете.
  

  Десятый шаг

  
  

  Десятый шаг — это конец, и именно здесь вы будете открыты для изменений и будете проявлять гибкость в отношении того, что может пойти не по плану. Вы хотите иметь немного непредвзятого мнения о том, что нужно сделать и когда. Вы должны быть готовы корректировать ситуацию и работать со своей командой по мере необходимости, например, когда возникает чрезвычайная ситуация, и кто-то не может выполнить задачу вовремя, или когда выполнение задачи занимает больше времени, чем ожидалось, или даже когда с клиентом становится немного трудно связаться, и вы не можете получить окончательное одобрение. Будьте готовы отредактировать план по мере необходимости.
  

  Что входит в ваш окончательный план?

  
  

  Давайте немного вернемся назад, чтобы мы могли убедиться, что ваш окончательный план именно то, что вам нужно, не так ли? Что ж, когда вы работаете с диаграммой Ганта, вы сможете создать все прямо в программном обеспечении для управления проектами, и вы начнете с таких вещей, как имя клиента и конкретный проект, а также дата, к которой он должен быть выполнен. Это основная информация, и она только поможет вам отличить этот проект от любого другого проекта, над которым вы или кто-то другой в вашем офисе можете работать. Вы также должны убедиться, что используете любые межведомственные коды или теги, которые у вас могут быть.
  Затем создайте вехи и конкретные элементы, которые необходимо доставить. Внутри каждого из них создайте заголовки и подзадачи, которые необходимо выполнить. Не бойтесь сделать несколько разных слоев, чтобы убедиться, что вы охватили все. Затем убедитесь, что каждый человек в вашей команде знает, кто отвечает за задачи. Вы даже можете назначить их кому-то и назвать этого человека прямо в системе. Таким образом, все в команде знают, что Сара отвечает за финансовые результаты, прежде чем Марк сможет приступить к художественной концепции.
  ‍
  Вы можете добавить любые ресурсы, которые требуются для каждой из задач, а это означает, что каждый человек будет знать, что ему нужно, прежде чем он сможет приступить к работе, включая то, кто отвечает за эти различные ресурсы. Вы также должны уточнить все, что звучит запутанно в системе или лично, и вы должны добавить даты, когда человек должен работать над этой задачей.