Создать группу контактов из выбранных контактов
Когда вы создаете новую группу контактов (также известную как список рассылки), Outlook не предлагает вам большой гибкости, когда дело доходит до поиска и выбора контактов через диалоговое окно «Добавить участников».
Например, нет возможности быстро добавить в группу контактов нескольких человек, принадлежащих к одной компании или категории.
Макрос VBA из этой статьи позволяет выбирать участников прямо из папки «Контакты». Это позволяет вам сначала отсортировать или отфильтровать папку «Контакты» по определенному полю, например, по «Компания» или «Категория», и/или выполнить поисковый запрос и, таким образом, более удобно выбрать членов вашей контактной группы.
- Макрос AddContactsToDL
- Быстрая установка
- Код макроса
Макрос AddContactsToDL
Макрос AddContactsToDL позволяет напрямую создавать и добавлять выбранные контакты в группу контактов. С помощью этого метода вы можете обойти негибкий диалог «Добавить участников», который не допускает никакой фильтрации или сортировки.
При выполнении макроса вам будет предложено назвать вашу контактную группу. Если у вас уже есть группа контактов с таким именем, вас спросят, должен ли макрос добавить выбранные в данный момент контакты в качестве участников в уже существующую группу контактов или создать новую группу с тем же именем.
Вы даже можете быстро добавить выбранные контакты в существующую группу контактов.
Быстрая установка
Используйте следующие инструкции для настройки макроса в Outlook;
- Загрузите этот файл с кодом (
add2dl.zip
) или скопируйте приведенный ниже код. - Откройте редактор VBA (сочетание клавиш ALT+F11)
- Извлеките zip-файл и импортируйте файл
Add2DL.bas
через File-> Import…
Если вы скопировали код, вставьте его в новый модуль. - Подпишите свой код, чтобы вы не получали никаких запросов безопасности и макрос не отключался.
- Добавьте кнопку для быстрого доступа к макросу или нажмите ALT+F8 и выберите макрос, который хотите выполнить.
Добавьте кнопку на ленту или QAT для выполнения макроса Add2DL.
Код макроса
Следующий код содержится в zip-файле, указанном в быстрой установке. Вы можете использовать приведенный ниже код для просмотра или ручной установки.
Общедоступная подпрограмма AddContactsToDL() '================================================ ================ 'Описание: Outlook macto для создания новой группы контактов или 'обновить существующий выбранным в данный момент 'Контактные элементы. ' ' автор : Роберт Спарнаэйдж ' версия: 1.0 веб-сайт: https://www.howto-outlook.com/howto/addcontactstodl.htm '================================================ ================ Dim oDL как Outlook.DistListItem Dim oRecipients как Outlook.Recipients Dim oMail как Outlook.MailItem Dim objItemsCollection как объект Dim objItem как объект Dim oSelectedContact как Outlook.ContactItem Dim oSelectedDL как Outlook.DistListItem Dim oSelection As Outlook.Selection Затемнить CurrentFolder как Outlook.Folder Тусклый результат как целое число Dim найден как логическое значение Dim strDisplayName как строка Dim strDLName как строка Установите CurrentFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder Если CurrentFolder.DefaultItemType <> olContactItem Тогда MsgBox «Пожалуйста, сделайте свой выбор в папке «Контакты».», vbCritical, «Добавить контакты в группу контактов» Выйти из подпрограммы Конец, если strDLName = InputBox("Укажите имя для вашей контактной группы:", _ «Название контактной группы») Установите objItemsCollection = CurrentFolder.Items.Restrict("[FullName] = '" & strDLName & "'") Найдено = Ложь Если objItemsCollection.Count > 0 Тогда Для каждого объекта в objItemsCollection Если objItem.Class = Outlook.olDistributionList Тогда Найдено = Верно Установите oDL = объект Выход для Конец, если Следующий Конец, если Если Найдено = Верно Тогда Результат = MsgBox("Эта группа контактов уже существует. " & vbNewLine & _ "Хотите добавить выбранных участников в это " & _ "Контактная группа (Да) или создайте ее как новую" &_ "Контактная группа (Нет)?", vbQuestion + vbYesNoCancel, "Контактная группа уже существует") Если Результат = vbДа Тогда 'Делать нечего, мы уже установили oDL на найденный объект. ИначеЕсли Результат = vbNo Тогда Установите oDL = Application.CreateItem(olDistributionListItem) oDL.DLName = имя_strDL Еще Выйти из подпрограммы Конец, если Еще Установите oDL = Application.CreateItem(olDistributionListItem) oDL.DLName = имя_strDL Конец, если Установить oMail = Application.CreateItem(olMailItem) Установите oRecipients = oMail.Recipients Установите oSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Для каждого объекта в oSelection Если objItem.Class = Outlook.olContact Тогда Установить oSelectedContact = объект strDisplayName = oSelectedContact. Email1DisplayName Если Len(strDisplayName) > 0 Тогда oRecipients.Add strDisplayName Конец, если ElseIf objItem.Class = Outlook.olDistributionList Тогда Установить oSelectedDL = объект oRecipients.Add oSelectedDL.DLName Конец, если Следующий oRecipients.ResolveAll oDL.AddMembers oDL.DLName = имя_strDL oDL.Сохранить Установите CurrentFolder = Ничего Установите objItemsCollection = Ничего Установить oSelectedDL = Ничего Установите oMail = Ничего Установите oRecipients = Ничего Установите oSelection = Ничего Установите oSelectedContact = Ничего Установите oDL = Ничего Конец сабвуфера
Как создать список рассылки Gmail: полное руководство
Организации по всему миру ежедневно используют приложения Google, такие как Gmail, Документы, Таблицы, Календарь и другие. Однако во многих средах Google Workspace мало используются многие замечательные функции групп Google, в том числе возможность создавать списки рассылки (также известные как списки рассылки).
В качестве главного партнера Google Cloud мы помогаем клиентам во всех отраслях максимально эффективно использовать Google Workspace (ранее G Suite). Вот почему мы рекомендуем нашим клиентам Google Workspace использовать списки рассылки. Ниже мы объясним, почему вы должны их использовать, и покажем, как создать свой первый список рассылки Google.
Что такое список рассылки?
Во-первых, давайте определим список рассылки. Список рассылки или «список рассылки» — это функция группы Google, которая позволяет пользователям отправлять электронные письма группе пользователей, используя один почтовый адрес.
Например, у нас в HiView есть список рассылки для всех сотрудников HiView, всех членов отдела продаж и так далее. Как только мы выбираем контакты для присоединения к группе, наши списки адресов электронной почты могут также использоваться нашей командой и внешними пользователями. Мы экономим значительное количество времени, отправляя на один адрес электронной почты.
Пользователи могут даже включить в свой список рассылки внешние адреса электронной почты, независимо от того, привязаны ли они к учетной записи Google Workspace. Например, ваша команда может создать список контактов получателей информационных бюллетеней, получателей пресс-релизов или внешних подрядчиков.
Списки рассылки не следует путать с Организационными подразделениями, группами администраторов, общими почтовыми ящиками, совместными почтовыми ящиками или ярлыками контактов в Gmail. Здесь все немного усложняется, но позвольте нам объяснить.
Они определены, как показано ниже:
Организационные подразделения (OU)
OU позволяют администраторам классифицировать пользователей и устройства, чтобы можно было применить настройки для всей группы. Они настраиваются в консоли администратора и не связаны с группами Google.
Группы администраторов
Это группы, которые создаются и управляются администраторами Google Workspace/Gmail с помощью консоли администратора. После создания они имеют почти все те же функции и возможности, что и обычные группы Google. В отличие от обычных групп, эти группы может использоваться для настройки функций или служб. Группы администраторов можно использовать для создания списков рассылки, как описано в инструкциях ниже.
Общие почтовые ящики
Общие почтовые ящики (также называемые сервисными учетными записями) — это учетные записи пользователей, настроенные для совместного использования членами команды. Например, вы можете захотеть, чтобы [email protected] имел отдельный почтовый ящик, а не функционировал как список рассылки. Он занимает собственную лицензию Google Workspace.
Совместные почтовые ящики
Это созданные пользователями группы, которые позволяют пользователям получать электронные письма, отправленные на псевдоним (например, [email protected] ) в централизованном месте. Пользователи могут запрашивать или назначать входящие электронные письма, что делает его отличным решением для групп поддержки и других лиц, которым может потребоваться использование билетов. В отличие от общих почтовых ящиков, они не требуют лицензии.
Кто может создавать списки рассылки Gmail?
Список рассылки, служащий списком рассылки в Gmail, может быть создан администраторами Google и конечными пользователями. Эта функция есть во всех редакциях Google Workspace/G Suite.
Как создать список рассылки Gmail
Создать список рассылки можно быстро и просто. Вот как.
Для администраторов Google:
1. В консоли администратора своей учетной записи Google перейдите в раздел «Группы».
Примечание: Для этого у вас должны быть права администратора групп. Если у вас его нет, попросите суперадминистратора предоставить вам его или следуйте альтернативным инструкциям для других пользователей.
2. В левом верхнем углу нажмите Создать группу .
3. Введите запрашиваемую информацию для вашей группы. Ниже приведен пример:
Имя : Все сотрудники XYZ
Описание : В эту группу входят все сотрудники компании XYZ. Используется для объявлений, которые касаются всех членов команды.
Электронная почта группы: [email protected]
Владелец(ы) группы (Необязательно) : [email protected], [email protected]
4. Выберите тип доступа вашей группы.
Как упоминалось ранее, внешние пользователи могут быть частью вашего списка рассылки. Если вы хотите разрешить присоединяться внешним пользователям, выберите Public . Если нет, выберите другой вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
5. Создайте пользовательские настройки доступа (необязательно).
6. Здесь вы можете настроить разрешения на основе ролей и параметры членства.
7. Нажмите Создать группу .
8. В нижней части экрана щелкните ссылку Добавить участников .
9. Добавьте всех нужных участников.
10. Нажмите Добавить в группу .
Для всех остальных пользователей:
1. Войдите в группы Google.
2. В верхнем левом углу нажмите Создать группу .
3. Введите запрашиваемую информацию для вашей группы. Ниже приведен пример:
Имя : Все сотрудники XYZ
Описание : В эту группу входят все сотрудники компании XYZ. Используется для объявлений, которые касаются всех членов команды.
Электронная почта группы: [email protected]
Владелец(ы) группы (Необязательно) : [email protected], [email protected]
4. Выберите тип доступа вашей группы.