создание документа, работа с текстом

Google Docs — это бесплатный облачный сервис для работы с текстом. С его помощью вы сможете создавать и редактировать текстовые файлы, делиться ими с коллегами, распечатывать и даже публиковать в сети. У вас всегда будет доступ к созданным файлам — их можно открыть с компьютера, планшета и даже смартфона. Это сервис намного удобнее стандартных текстовых редакторов — MS Word, LibreOffice Writer и т. п.

Меню сервиса с готовыми шаблонами для документов и последними созданными файлами.

Если сравнивать Google Документы с классическим текстовым редактором MS Word, то сервис может похвастаться кучей плюсов. Среди них:

Получайте до 18% от расходов на контекстную и таргетированную рекламу!

Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:

• Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
• Подключиться можно самому за 1 день.
• Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
• Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
• У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.

Начать зарабатывать >> Реклама

• Бесплатный доступ ко всем инструментам. Чтобы пользоваться Google Docs, не нужно покупать лицензию. Все инструменты сервиса в свободном доступе. Просто зарегистрируйте Google-аккаунт и используйте Документы с любого устройства.
• Облачное хранилище. С Google Документами вы не привязаны к компьютеру. Даже если ноутбук подвиснет и вам придётся перезагрузить технику, все изменения в файле сохранятся. MS Word не может похвастаться таким преимуществом. Если документ завис, вам будет доступна версия последнего сохранения. Тут уж всё зависит от того, когда вы последний раз нажимали комбинацию Ctrl+S.
• Автоматическое сохранение. В Google Документах файлы сохраняются автоматически через определённый интервал времени — практически сразу после того, как вы внесёте в файл изменения. А если вы подключите офлайн-доступ, то документы будут сохраняться даже при потере интернет-соединения.
• Простой обмен файлами. Забудьте о копировании файлов на флешки или передачу документов с помощью электронной почты. Чтобы поделиться с коллегой презентацией или отчётом, просто включите доступ по ссылке. Установите по желанию тип доступа — Редактирование, Только просмотр или Комментирование — в зависимости от вашей цели.
• Коллективная работа с документами. Дайте ссылку с доступом для Редактирования и работайте над текстом вместе со своими коллегами в режиме реального времени.
• Голосовой ввод. Надиктовывайте текст, если устали печатать. Google Документы умеют воспринимать речь. Просто подключите гарнитуру, выберите в инструментах «Голосовой ввод», наговорите текст и отредактируйте его.
• Безграничный доступ ко всем изменениям . Просматривайте любые внесённые изменения прямо из файла с текстом.
• Независимость от платформ. В Google Документах можно работать со смартфона на Android или iOS, с ноутбука на Windows и Mac OS. Устанавливать дополнительный софт не нужно.

Но минусы у облачного сервиса всё же есть. Сервис зависит от интернета. Вы можете редактировать файлы, настроив офлайн-доступ, но не сможете делиться файлами при отсутствии подключения. Скорость подключения к интернету практически не влияет на работу сервиса — даже сидя с телефона вы можете без проблем редактировать файлы в Google Docs.

Есть и ещё один минус — привязка к вашему Google-аккаунту. Если вы потеряете к нему доступ и не сможете восстановить, лишитесь всех файлов в своём облачном хранилище.

Один из готовых шаблонов в Google Документах. Не нужно выдумывать велосипед — просто отредактируйте текст и поделитесь им с коллегами или друзьями.

Сервис Google Docs может заменить MS Word, облегчив работу над текстовыми документами. Изучите это руководство, чтобы быстро освоить новый инструмент. Материал будет полезен

копирайтерам, журналистам, контент-менеджерам, писателям, редакторам и всем тем, кому приходится время от времени работать с текстом.

Начало работы в Google Docs

Зарегистрируйте Google-аккаунт, чтобы начать работу в сервисе Google Документы. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь и пройдите по этой ссылке.

Вы увидите главное меню сервиса. Можно приступать к работе с документами.

Как создать документ в Google Docs

Чтобы создать новый документ в сервисе, кликните по иконке «Пустой файл» в меню шаблонов.

Откроется новый документ, в котором вы можете набрать текст, вставить изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.

Создать новый файл в Google Docs можно и в главном меню Google Диска. Нажмите в левом верхнем углу на кнопку «+ Создать».

Во всплывающем меню кликните по «Google Документы — Создать новый документ». После этого откроется новое окно с файлом, в котором вы сможете набрать текст.

Структуру текста, отступы на страницах, графику — всё это придётся делать вручную. Если вы хотите облегчить себе работу, изучите набор шаблонов в Google Документах и воспользуйтесь одним из них.

Шаблоны

В Google Документах десятки шаблонов, с помощью которых вы быстро создадите документ с нужными настройками. Чтобы ознакомиться со всем списком шаблонов, кликните в главном меню по ссылке «Галерея шаблонов».

В списке вы найдёте шаблоны для резюме, писем, рассылок, брошюр, проектных предложений и многое другое. Чтобы создать документ, просто кликните по понравившемуся шаблону, и он откроется в новой вкладке.

Останется лишь отредактировать текст в документе, сохранить его к себе на компьютер или поделиться ссылкой с коллегами.

Читайте также: Как написать статью на сайт

Работа с файлами

В Google Документы можно загружать практически любые файлы — например, картинки, таблицы или тексты в формате .docx. Сервис преобразует содержимое за пару секунд.

Как открыть вордовский файл (docx)

Чтобы открыть файл в формате .docx в сервисе, создайте новый документ, кликните в панели инструментов по вкладке «Файл» и нажмите на «Открыть». В открывшемся окне перейдите в раздел «Загрузка», нажмите на кнопку «Выберите файлы на компьютере». Как вариант — просто перетащите нужный файл в область окна.

Сервис преобразует файл в родной формат, и вы сможете отредактировать свой текст.

Сохранение документов

Все файлы в Google Документах сохраняются автоматически в онлайн-режиме. Вы ничего не потеряете, если компьютер зависнет или оборвётся интернет-соединение.

Если у вас часто глючит сеть, настройте офлайн-доступ. Перейдите в настройки Диска, найдите раздел «Офлайн-доступ» и поставьте галочку.

После этого вы сможете редактировать Google Документы, Таблицы и Презентации без подключения к Wi-Fi или мобильной сети.

Как скачать документ

Любой файл, созданный в Google Документах, можно скачать себе на компьютер. Для этого кликните по разделу «Файл» на панели инструментов и выберите в списке «Скачать как». Сервис предложит выбрать один из доступных форматов:

• .docx;
• .odt;
• .rtf;
• .txt;
• .pdf;
• .epub;
• веб-страница — html или .zip.

Кликните по нужному формату в списке, и файл автоматически загрузится в папку «Загрузки» на ваш компьютер.

Чем больше вес файла, тем дольше Google Документы будут преобразовывать и скачивать его.

Это интересно: 10 лучших бирж для копирайтеров

Как работать в Google Docs

Давайте детальнее разбираться, как работать с текстом в Google Документах.

Настройка стилей

В Google Docs есть такое понятие, как стили. Они визуально оформят текст, сделав его удобным для восприятия.

Чтобы задать для фрагмента текста определённый стиль, выделите этот фрагмент, нажмите по выпадающему меню со стилями на панели инструментов и выберите подходящий стиль, наведя на него курсор и нажав на «Применить стиль».

В Google Docs вы можете устанавливать собственные стили. Чтобы сделать это, выделите текст с нужным стилем, нажмите «Формат — Стили абзацев — Основной текст, Заголовок, Подзаголовок», а затем «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Стиль изменится только в рамках редактируемого документа.

По такому же принципу вы можете устанавливать и менять стили по умолчанию.

Заголовки

В Google Документах легко структурировать текст, используя заголовки и подзаголовки. Инструменты для форматирования текста вы найдёте на панели инструментов.

Просто выделите фрагмент текста и форматируйте его. А чтобы структура текста всегда была на виду, кликните по разделу «Вид» на панели инструментов и поставьте галочку у «Показать структуру документа».

Структура документа отобразится в левой части интерфейса. В любой момент вы сможете перейти к нужному фрагменту текста, кликнув по подзаголовку.

Это интересно: Шаблоны продающих заголовков

Картинки

Текст, созданный в Google Документах, можно легко дополнить графикой — изображениями и рисунками. Чтобы вставить их в документ, найдите на панели инструментов раздел «Вставка», наведите на «Изображения» и выберите, откуда вы хотите загрузить графику.

Есть шесть способов:

• загрузить изображение с компьютера;
• найти в интернете;
• добавить с Google Диска;
• загрузить из Google Фото;
• сделать снимок с веб-камеры;
• вставить URL.

После загрузки изображения вы сможете его отредактировать. Чтобы обрезать изображение, кликните по нему сначала левой кнопкой мыши, а затем правой. Выберите в списке «Обрезать» и потяните за одну из сторон рамки.

Изображение можно повернуть вокруг своей оси, скопировать, выровнять, масштабировать.

Все изменения сохранятся автоматически. Отменить их можно комбинацией клавиш Ctrl+Z.

Списки

В текст можно вставить нумерованные и маркированные списки. Для второго вида списков есть несколько вариантов маркёров.

Просто выделите фрагмент текста и выберите на панели инструментов вид списка.

Таблицы

В Google Документах текст можно дополнить таблицей. Нажмите на раздел «Вставка» на панели инструментов, найдите «Таблицы», укажите количество ячеек и столбцов.

Отредактируйте таблицу, кликнув правой кнопкой мыши по любой ячейке.

В «Свойствах таблицы» вы можете изменить ширину столбцов, высоту строк, изменить цвет фона и границ таблицы, выравнивание ячеек и самой таблицы. Сохраните изменения, кликнув по кнопке «Ок».

Проверка правописания

В Google Docs есть встроенный инструмент для проверки правописания. Он расположен в «Инструменты — Проверка правописания».

Этот инструмент можно вызвать комбинацией Ctrl+Alt+X. Сервис отыщет, по его мнению, ошибки в тексте, предложит их заменить, пропустить или добавить в словарь.

В той же вкладке есть «Личный словарь». Добавьте в него часто используемые слова, которые сервис может принять за ошибки.

Статья в тему: Лучшие сервисы для проверки орфографии

История изменений

Вы можете посмотреть всю историю изменений документа, кликнув по ссылке на панели инструментов.

Сервис откроет окно, в котором будет информация обо всех изменениях документа.

Кликнув по какой-либо версии, вы узнаете, что именно изменили в тексте.

Совместная работа

В Google Документах можно работать над одним текстом, таблицей или презентацией совместно с другими людьми. Просто поделитесь ссылкой с доступом на редактирование с коллегами и делайте проект вместе. Это несложно.

Как поделиться ссылкой

Чтобы поделиться ссылкой, кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.

Добавьте имена или email людей, которым хотите дать доступ к файлу. Укажите их контакты в поле формы.

Нажмите на иконку с изображением карандаша и установите тип доступа — редактирование, комментирование или просмотр. Нажмите «Готово». Указанным адресатам придёт письмо на почту с уведомлением о доступе к файлу.

Поделиться ссылкой на документ можно и другим способом. Кликните по надписи «Копировать ссылку общего доступа».

Выберите тип доступа, нажмите на кнопку «Копировать ссылку» и кликните по «Готово». Ссылка на файл скопируется в буфер обмена, а вы сможете поделиться ей в письме на email или в социальных сетях.

Ещё один способ предоставить другим людям доступ к Google Документу, кликнуть по разделу «Файл» на панели инструментов и нажать на «Совместный доступ». Откроется такая же форма, в которой вы сможете выбрать тип доступа и скопировать ссылку в буфер обмена.

Совместная работа (комментарии, рекомендации)

Когда вы работаете над документом в сервисе совместно, оставляйте комментарии и рекомендации для других участников. Выделите фрагмент текста, кликните по разделу «Вставка» и выберите «Оставить комментарий». В открывшейся форме напишите комментарий и нажмите на кнопку «Комментировать».

Другие участники увидят, что вы написали, когда откроют документ. По такому же принципу вы можете оставлять в тексте советы другим участникам.

Найдите в верхнем правом углу интерфейса иконку с изображением карандаша и кликните по ней. Во всплывающем меню выберите режим «Советовать».

После этого все ваши действия в документе будут выводиться в виде советов — ранний текст будет перечёркнут, а справа отобразится комментарий с вашими рекомендациями.

Чтобы выйти из этого режима, снова нажмите на иконку выбора режима и переключитесь на «Редактировать».

Читайте также: Как сделать лонгрид, который захочется дочитать

Дополнения и плагины в Google Документах

Чтобы сделать работу в сервисе Google Документы ещё более удобной, установите дополнения и плагины. Список дополнений можно найти в интерфейсе сервиса — на панели инструментов есть раздел «Дополнения». Кликните по нему, а в выпадающем меню нажмите на «Установить дополнения».

Выберите в списке нужное дополнение и нажмите на кнопку «Бесплатно».

Дополнение запросить доступ к вашему Google-аккаунту. Разрешите ему управлять и просматривать данные в Google Документах, нажав на кнопку «Разрешить». Дополнение установится в сервис через 10–15 секунд.

Для пишущих людей будет полезен следующий список плагинов:

• Главред — помогает вычищать текст от словесного мусора, канцеляритов.
• Translate — кому нужен встроенный переводчик.
• Verity Spell — подсказки по правописанию для тех, кто пишет на английском.
• Doc To Form — помогает быстро создавать опросники по тексту из документа.
• MathType — для тех, кто часто вставляет в текст формулы.
• Styles — огромный список дополнительных стилей.
• Goophy — кому нужна огромная библиотека GIF-анимаций.
• Insert Icons for Docs — для тех, кто часто использует в тексте иконки.
• Doc Tools — для быстрого редактирования шрифта, регистра, цвета и т. д.
• Easy Accents — для тех, кто пишет на французском, немецком, чешском и других языках.

Помимо дополнений, попробуйте установить плагины для браузера. Они доступны для скачивания в интернет-магазине Chrome. Обязательно установите Google Docs offline, чтобы иметь возможность работать в сервисе офлайн и автоматически загружать данные в облачное хранилище при подключении к интернету. Просто найдите плагин в интернет-магазине, кликните по нему и нажмите на кнопку «Установить».

Сервис Google Документы будет полезен копирайтерам, редакторам, интернет-маркетологам, SEO-специалистам. Зарегистрируйтесь, чтобы узнать обо всех преимуществах на собственном опыте.

Возможности Google Docs: полезные функции инструмента

Google Docs – это, пожалуй, самый популярный сервис для работы с документами. Он ничем не уступает программе Microsoft Word, им в разы проще и удобнее пользоваться, плюс в нем есть куча интересных функций. Правда, о многих из них пользователи сервиса не знают…

Но давайте исправим это – поговорим о том, какие возможности есть в Гугл Доках и как они могут облегчить работу.

Полезные функции сервиса Google Документы

Многими функциями, указанными ниже, я и сама частенько пользуюсь. Они в разы облегчают редактирование содержимого документа. 

Работа в офлайн

В сервисе Google Docs можно создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии соединения с интернетом. Если в какой-то файл будут внесены изменения, они автоматически сохранятся после подключения к сети.

А вот о том, как это включить – открываем главную страницу Гугл Доков, в левой части разворачиваем меню и выбираем «Настройки». Там надо активировать функцию «Офлайн-режим» простым переключением тумблера.

Но это не все – после подтверждения изменений сервис потребует установить расширение «Google Документы офлайн» в ваш браузер. После активации данного режима сохраняем изменения нажатием на кнопку ОК.

Структура и навигация

Не мне рассказывать о важности правильной структуры документа – об этом и так много написано. Скажу лишь, что в сервисе Гугла по работе с документами можно создать четкую структуру и переходить в два счета к нужному разделу.

Сначала о том, как редактировать заголовки. Просто выделяем нужную строчку и в панели инструментов выбираем соответствующий уровень.

Теперь о том, как посмотреть на эту самую структуру. В левой верхней части рабочей области должен отображаться значок заголовка. При нажатии на него показывается подробный скелет текста. Если надо, этот значок легко убирается через меню «Вид» – «Показать структуру документа».

Если надо убрать какой-то элемент из структуры, просто жмем по расположенному рядом крестику.

Также есть возможность вставки оглавления. Для этого открываем меню «Вставка», затем «Оглавление», выбираем оптимальный вариант и жмем по нему.

Добавление закладок

Если не хотите потерять какой-нибудь важный элемент в длинном тексте, можно прикрепить к нему закладку. Для этого следует открыть в меню раздел «Вставка», а затем выбрать пункт «Закладка». На это место дается ссылка, ее можно скопировать и отравить другим, чтобы люди сразу переходили к выделенному вами фрагменту.

Расширенный поиск

Расширенный поиск выходит за рамки нахождения определенного фрагмента в тексте. С его помощью легко находить определенную информацию и картинки в интернете или на своем диске, не закрывая при этом документ. Открыть расширенный поиск можно через раздел «Инструменты» в меню или нажатием на комбинацию клавиш Shift + Ctrl + Alt + I.

Совместный доступ

Вместо того, чтобы каждый раз отправлять другим людям исправленные по несколько раз файлы, лучше скопировать содержимое в Гугл Доки и отравить ссылку. Именно за счет этой функции данный сервис и набрал большую популярность. Все, что при этом следует сделать – настроить доступ. В правой верхней части рабочей области будет одноименная синяя кнопка, жмем по ней.

Теперь подробнее – есть несколько вариантов предоставления доступа.

1. Добавление определенных пользователей или группы по ссылке. После того как вы впишете их имена и дадите доступ, на привязанную к аккаунту почту тем людям придет оповещение.
2. По ссылке. Тут тоже есть два варианта – предоставить доступ указанным ранее людям или же всем, у кого будет ссылка на документ.

Редактирование

Еще есть возможность настроить уровень доступа до читателя, комментатора или редактора. Суть проста: в первом случае другой человек ничего в документе поменять не сможет, во втором – сможет добавлять комментарии, в третьем – изменять текст на свое усмотрение. Этот параметр меняется в настройках доступа. После внесения изменений можно скопировать ссылку и отправить ее кому нужно.

Комментирование

Другие люди, которым вы открыли доступ, могут добавлять какие-то замечания или правки. Сделать это просто – выделяем строку или абзац, к которым прикрепится комментарий, затем жмем на иконку с правой стороны от выделенного фрагмента. Можно еще нажатием по правой кнопке мыши открыть контекстное меню и там выбрать пункт «Оставить комментарий».

Комментарии хороши тем, что в них можно упоминать нужного вам человека. Актуально, если над доком работает несколько людей. Комментарий будет висеть сбоку до тех пор, пока никто не нажмет на кнопку «Вопрос решен».

Внесение правок

В Google Docs есть режим «Советовать», который позволяет предлагать изменения без возможности самостоятельного редактирования. То есть вы вроде бы меняете текст, но в то же время все это остается в виде комментариев. И то, что вы предлагаете, будет выделено зеленым цветом. При необходимости можно давать к редакции некоторые пояснения.

Самое интересное – если принять совет, предложенный текст займет то место, в котором он отмечен. А если отклонить, ничего не поменяется.

Чтобы открыть этот режим, нужно в правой части панели инструментов в выпадающем меню отметить пункт «Советовать».

История изменений

В Google Документах никакой фрагмент не исчезнет бесследно – все изменения сохраняются в соответствующем разделе. Открыть его можно через меню «Файл», перейдя в категорию «История версий» и кликнув по пункту «Смотреть историю версий». Проще, наверное, нажать на комбинацию Shift + Ctrl + Alt + H.

Отправка копии документа

В Google Docs можно отправлять файлы по электронной почте. Чтобы сделать это, открываем в панели инструментов раздел «Файл», переходим к пункту «Электронная почта» и выбираем вариант «Отправить».

Следом откроется новое окно, где вам следует ввести адрес электронной почти получателя, указать тему и добавить сообщение. Здесь же можно выбрать, в каком формате будет отправлен файл. Есть варианты PDF, RTF, HTML, Word, обычный текст и OpenDocument.

Скачивание файла

Разумеется, Google Документ можно скачать в виде текстового файла. В разделе «Файл» следует перейти к пункту «Скачать», а дальше выбрать конечный формат. Здесь доступны DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, EPUB, HTML и еще ZIP-архив.

Работа с картинками

В Доках есть классный инструмент для работы с изображениями. Примерно такой же, как и в Word, но все же немного шире в плане возможностей. Добавление картинок производится разными способами – указанием пути к файлу на компьютере или ссылки в интернете, прикреплением из сервисов Диск и Фото, копированием изображения прямо в файл. Вдобавок можно менять цвета, проводить коррекцию яркости, контрастности или прозрачности, добавлять текст, а еще сохранять полученное изображение в Google Keep.

Горячие клавиши

Чтобы посмотреть на все встроенные комбинации горячих клавиш, надо открыть меню «Справка» и выбрать пункт «Быстрые клавиши» или нажать на комбинацию Ctrl + /. Полный список комбинаций можно посмотреть на сайте поддержки Google (там указаны варианты для разных операционных систем). Ниже перечислю некоторые из них, конечно же, для Windows. Исключаю те, что указала ранее, а еще стандартные «Копировать», «Вставить» и так далее 😉

Навигация

• Создать новый файл – Alt + F + N
• Открыть словарь – Ctrl + Shift + Y
• Перейти к статистике – Ctrl + Shift + C
• Вставить разрыв страницы – Ctrl + Ввод
• Повторить последнее действие – Ctrl + Y
• Перейти к следующему результату поиска – Ctrl + G
• Перейти к предыдущему результату поиска – Ctrl + Shift + G

Форматирование текста

• Увеличить размер текста – Ctrl + Shift + >
• Уменьшить размер текста – Ctrl + Shift + <

Форматирование абзаца

• Увеличить отступ – Ctrl + ]
• Уменьшить отступ – Ctrl + [
• Применить обычный стиль текста – Ctrl + Alt + 0
• Изменить стиль заголовка – Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6
• Создать нумерованный список – Ctrl + Shift + 7
• Создать маркированный список – Ctrl + Shift + 8

Выравнивание

• По левому краю – Ctrl + Shift + L
• По правому краю – Ctrl + Shift + R
• По ширине – Ctrl + Shift + J
• По центру – Ctrl + Shift + E

Изображения и рисунки

• Увеличить картинку – Ctrl + Alt + K
• Увеличить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + B
• Увеличить размер по вертикали – Ctrl + Alt + I
• Уменьшить размер – Ctrl + Alt + J
• Уменьшить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + W
• Уменьшить размер по вертикали – Ctrl + Alt + Q
• Закрыть редактор картинок – Shift + Esc

Комментарии и сноски

• Вставить комментарий – Ctrl + Alt + M
• Открыть список комментариев – Ctrl + Alt + Shift + A
• Открыть текущий комментарий – Ctrl + Ввод
• Вставить сноску – Ctrl + Alt + F

Автоматическая замена

За замену фраз и символов отвечает функция «Автоматическая замена». Для ее открытия перехожу в «Инструменты», затем открываю «Настройки».

В новом открывшемся окне открываем вкладку «Замены» и добавляем новые комбинации. Старые, кстати, можно удалять. Если есть слова, в которых вы часто ошибаетесь, внесите в этот раздел изменения, а сервис автоматически все исправит без проверки правописания.

Дополнительные плагины

Существует возможность расширения функционала Документов Гугл с помощью специальных дополнений. Чтобы открыть сей раздел, жмем на «Дополнения», а затем на «Установить дополнения». Можно еще кликнуть по плюсику в панели на правой стороне.

В маркетплейсе предусмотрено несколько основных категорий плагинов – «Бизнес-инструменты», «Эффективная организация работы», «Образование», «Связь и общение», а также «Служебные программы». Список может меняться со временем. Все установленные дополнения доступны в соответствующей вкладке.

Теперь приведу 4 примера интересных плагинов для Google Docs.

Translate+

Translate+ предназначен для перевода текста практически на любой язык. Процесс перевода проходит так – надо выбрать исходный язык, потом подобрать язык, на который вы хотите перевести, выделить фрагмент, а затем нажать на кнопку «Translate».

 

Doc Tools

Плагин Doc Tools добавляет несколько инструментов для упрощения работы с текстами. Например, можно менять регистр, выделять фрагменты другим цветом, сортировать списки и таблицы по алфавиту, преобразовывать число в текст (на английском) и так далее.

Writing Habit

Дополнение Writing Habit подойдет тем, кто следит за количеством набранных слов или знаков за определенный период. Основываясь на статистике предыдущих дней, приложение также дает прогнозы. Актуально, если вы поставили себе цель писать ежедневно конкретный объем текста и придерживаться этого показателя до конкретной даты, которую вы же сами и укажете.

Схемы и диаграммы Lucidchart

Дополнение Lucidchart позволяет работать с разными схемами, диаграммами, ментальными картами и так далее. Точнее сказать, расширение дает возможность вставлять уже готовые блоки, а создавать их следует непосредственно в онлайн-сервисе Lucidchart.

Специальные возможности для разработчиков

Напоследок расскажу о возможностях для тех, кто разбирается в скриптах. С помощью языка JavaScript вы можете создать собственное приложение и добавить его в сервис Google Docs. Чтобы перейти к этому инструменту, нужно открыть раздел «Инструменты» и выбрать в нем пункт «Редактор скриптов». После откроется ссылка на сервис, где вы сможете создать собственный скрипт.

Заключение

Используя указанные возможности, можно в разы повысить продуктивность при работе с сервисом Google Docs. Главное – разобраться во всех функциях и запомнить самые важные для вас комбинации клавиш! 

Как работать в google документах? Простая инструкция для начинающих — STAFF-ONLINE

Ещё до недавнего времени для создания и редактирования документов все пользовались информационной системой Microsoft word и другими операционными системами стационарно на персональном компьютере. Но в современных реалиях очень удобно хранить документы в облаке и иметь к ним общий доступ по ссылке для просмотра и редактирования. Для этих целей идеально подходит облачный сервис Гугл Докс. Что это такое? Об этом я расскажу Вам в этой статье.

Гугл докс — бесплатный сервис без привязки к моему персональному компьютеру, где я создаю таблицы, презентации и документы. Иными словами, это специальный веб-сервер Гугл или облако, где хранятся все мои документы, доступ к которым будет возможен со всех устройств в сети.

Главные преимущества Гугл диска:

1. Не надо платить за гугл. Гугл докс — бесплатны для всех, преимущество налицо. Я могу использовать только 15 гб бесплатного хранилища, но этого вполне достаточно.
2. Сохранение данных. Вся информация хранится в облаке, иными словами,в интернете. Если вдруг возникнут проблемы с компьютером: сломается, потеряю, украдут — то всегда можно зайти на Гугл диск с другого устройства. Мои данные никуда не денутся, даже если компьютер не возможно восстановить.
3. Лёгкий обмен данными. Гугл докс уникален тем, что можно легко обмениваться данными. Достаточно просто отправить ссылку на документ заказчику.
4. Общий доступ. Прекрасная возможность работать над документом одновременно с заказчиком или партнёрами, когда они видят файл на своём компьютере.
5. Автоматическое сохранение. Гугл за меня сохраняет данные. Я работаю — он сохраняет. Не нужно повторять одно и то же действие каждые 10 минут для сохранения или переделывать работу, если вдруг выключился компьютер. Все останется на диске.
6. Голосовой робот. Есть возможность надиктовать текст и потом просто его отредактировать.
7. Возможность работать на любой платформе. Гугл докс может работать с любой операционной системой и на любом устройстве. Я могу делать это с телефона, компьютера, планшета, главное — доступ к сети и аккаунт на Гугл диске.

Существует два способа создать свой Гугл диск.

1. Через Сайт Гугл на странице www.google.com. Здесь два варианта :

• У меня нет аккаунта на Гугле — мне нужно Зарегистрироваться. Сервер предложит мне подтвердить номер телефона, ввести данные и нажать кнопку «Создать аккаунт».
• Второй вариант, если я уже зарегистрирована. Тогда мне просто нужно ввести свои данные (имя пользователя — это Почта gmail и пароль) и нажать кнопку «Войти» Для доступа к Диску.

2. Через почту на Gmail. Если у меня уже есть почтовый ящик, то этого достаточно. Я ввожу свой пароль и логин от почты на http://drive.google.com/, и можно начинать работать.

На гугл диске можно работать с текстовыми документами, презентациями или таблицами. В гугл Докс можно делать аналогичные операции,   как в Word, так как они очень похожи по интерфейсу и функциям.

Гугл докс — идеальны для работы с текстом. В этой программе можно писать тексты и предоставляя доступ другим пользователям , работать с ними вместе над одним файлом одновременно. Программа позволяет комментировать прямо в документе  и показывает историю комментариев.

С помощью этой программы можно создавать таблицы с данными. Возможно перемещать таблицы в Microsoft Excel и наоборот.

В программе Гугл презентации можно создавать красочные презентации. Их также возможно перемещать в PowerPoint.

Как создать файл на диске?

1. Для начала мне нужно попасть на Гугл Диск. Аккаунт у меня уже есть, я захожу на http://drive.google.com/, ввожу логин и пароль для входа, если в данный момент не авторизована.
2. Слева у Меня появляется кнопка с плюсиком “Создать”, нажимаю её и выбираю: “Создать документ”, “Создать таблицу” или “Создать презентацию”, выбирая с чем я хочу работать. Так же есть опция “Использовать шаблон”, с помощью которой легко, например, создавать такие текстовые файлы как: резюме, письма, рефераты и тд.

Таким же образом можно пройти по ссылке: https://docs.google.com/, в главном меню слева выбрать Документы, Презентации или Таблицы нажав кнопку “+” и  создать нужный документ.

Для работы с текстом я выбираю “Создать новый документ”, появляется белый лист с панелью инструментов, в котором можно работать. Лист очень похож на Word: можно писать текст, вставлять в него таблицы, рисунки, менять шрифты, делать списки и т. д.

На панели можно найти все необходимые инструменты для работы с текстом.

Так же как в Word можно отправить документ на печать, отменять последнее действие, возможно скопировать форматирование, изменять масштаб текста, менять стили.

Чтобы вставить в текст картинку на панели инструментов:

• Я нажимаю “Вставка”. Затем с помощью инструмента ”Изображение”;
• загружаю любое изображение с компьютера, фото с гугл диска, или фотографируюсь в настоящий момент и добавляю фото с камеры

Есть ещё один способ, когда я просто перетаскиваю понравившуюся картинку с любого сайта.

В контекстном меню самой картинки можно менять её параметры: яркость, прозрачность и т.д.

Для того чтобы текст был наглядным и структурированным, нужны списки. И здесь они есть, так как же как и в Word. На панели инструментов есть кнопки “Маркированный список” и “Нумерованный список”. На кнопочках есть стрелки, с помощью которых можно выбрать шаблон (точки, галочки или цифры). Есть два варианта работы со списками:

• я выделяю уже готовый текст и нажимаю одну из этих кнопок — красивый и легко читаемый текст готов;
• выбираю шаблон маркера, с новой строки пишу новый пункт списка с помощью Enter. Если мой список закончился и просто нужно продолжить текст — нажимаю Ctrl+Enter.

В Гугл Докс, так же как и в Words, можно вставлять в текст Таблицы. Для этого:

• я нажимаю в меню вкладку “Таблица” и выбираю пункт “Вставить таблицу”;
• выбираю необходимое количество строк и столбцов
• ввожу в ячейки текст и изображения.

Для изменения количества столбцов и строк или их удаления, я использую контекстное меню таблицы.

Для того чтобы изменить параметры строк и столбцов, можно навести курсор на линию и передвинуть в нужную сторону.

Для изменения цвета фона, цвета границ, ширины границ и стиль, я делаю активной ячейку, щёлкая по ней, и на панели появляются кнопки редактирования.

Для того чтобы изменить отступы, размеры ячеек, поменять параметры линий-границ, я использую в контекстном меню таблицы пункт “Свойства таблицы”, там это всё доступно для редактирования.

Нажав в контекстном меню “Удалить таблицу” можно полностью её удалить, а с помощью клавиши Delete можно удалить содержимое ячеек, выделив необходимые ячейки курсором.

Помимо изображений и таблиц, возможно вставить в текст диаграмму:

• нажимаю кнопку “Диаграмма” во вкладке «Вставка»;
• выбираю вид диаграммы: столбчатую, линейчатую, круговую или график.

Редактировать данные таблицы  можно в файле Google Таблица . Для этого я выделяю таблицу и в верхнем углу нажимаю “Открыть в таблицах”. Внешний вид диаграммы можно поменять через контекстное меню. После того как я закончила редактирование диаграммы в файле Гугл Таблицы, я нажимаю кнопку “Обновить” на диаграмме .

Можно пойти другим путём: я создаю диаграмму сначала в Гугл таблицах, а потом уже вставляю её в документ Гугл. Для этого в разделе “Вставка” при выборе пункта, я нажимаю «Выбрать из таблиц”.

С помощью рисунков можно украсить текст и сделать его более наглядным и схематичным. Это могут быть стрелки, схемы и т.д. Для этого я аналогично захожу во “Вставка” и выбираю пункт “Рисунок”.  В открытом поле можно добавлять фигуры, текстовое поле или изображения. Текст можно написать в самой фигуре. Если необходимо сделать рисунок разноцветным, я использую инструмент Word Art, где можно раскрасить рисунок,  и потом “Сохранить и Закрыть” в правом верхнем углу.

Формулы — это разные символы, которые я путём “Вставка” — ”Формула” могу добавить в текст.

В Гугл Докс очень удобно настраивать свой стиль текста:

• я пишу пару слов;
• выделяю и меняю такие настройки как: необходимый шрифт, размер текста и т.д.;
• не снимая выделение, выбираю во вкладке “Формат” — ”Стили абзацев”;
• шагаю вниз к “Настройкам” и нажимаю “Сохранить” как стили по умолчанию”.

После пройденных шагов  во всех файлах сохраняются установленные параметры.

С помощью функции “Посмотреть историю изменений” во вкладке “Файл”, можно просмотреть свои изменения и вернуть их. Это очень удобно, когда я,например, уже что-то удалила и потом вдруг передумала.

В «Инструментах»  есть такие полезные сервисы как : Статистика, проверка правописания, Автозамена и Голосовой ввод. Эти сервисы очень облегчают работу в Гугл Докс.

Во вкладке “Инструменты” я выбираю “Статистика”, где могу посмотреть, сколько написано страниц, слов, знаков в моём рабочем документе. Для копирайтера это очень полезная вкладка.

Так же как и в Word, походу написания текста Гугл докс сразу подчёркивает слова с ошибками. Я исправляю их сразу после написания одного абзаца:

• правой кнопкой мыши нажимаю на выделенное слово;
• Гугл докс предлагает запустить проверку правописания и даёт правильные варианты слова;
• бывает, что программа не знает слов, тогда она предлагает добавить их в словарь.

Таким образом, программа постепенно собирает все незнакомые слова, и подчёркнутых слов становится всё меньше.

Во вкладке “Инструменты” есть самая чудесная опция Гугл докс для копирайтера. Это Голосовой набор. Когда я больше не могу писать, я начинаю диктовать программе, и она делает это за меня. Возможно, даже расставить знаки препинания с помощью этой функции, диктуя роботу слова: “запятая”, “точка”, «восклицательный знак», «вопросительный знак».

Все эти опции можно найти в нашей уже любимой “Вставке”. Можно сделать оглавление, выбрать в каком углу будет стоять номер страницы, сделать сноску к любому слову; добавить колонтитул, в котором нужно указать  информацию, которая должна быть на каждой странице. Всё очень просто и делается через “Вставку”, выбирая нужную опцию.

Гугл док не даёт подключать  шрифты. Я покажу вам, как сделать это без разрешения Гугл дока:

• я захожу в “Файл”, и во вкладке “Язык” нахожу English;
• теперь если вернуться в Шрифты, то там их станет больше и появится кнопка “Добавить шрифты”;
• отмечаю нужные шрифты и нажимаю ok.

Но чтобы сделать проверку правописания, мне нужно будет вернуть язык на “Русский”, при этом шрифты останутся в тексте без изменений.

Общий доступ к файлам — это главное преимущество гугл дока. Вам больше не нужно пересылать файлы друг другу для редактирования. Достаточно скинуть ссылку, и ваш партнёр сможет читать, редактировать и комментировать ваш файл в облаке.  Более того, можно работать над файлом одновременно.

Работать в файле заказчик сможет только, если я открою доступ по ссылке. Таким образом, конфиденциальность информации сохраняется. Как настроить доступ?

• Я нажимаю на синюю кнопку “Настройки доступа” в правом углу, в ней появляются следующие варианты : Выключено, Просматривать, Комментировать, Редактировать.
• В зависимости от целей или доверия к другой стороне, я выбираю нужное и отправлю ссылку.

Я могу дать индивидуальный доступ по ссылке. Для этого необходимо, чтобы у второй стороны был аккаунт на Гугл диске. Тогда в “Настройках доступа” я указываю почту Gmail и только этому адресату будет доступен файл.

Для того чтобы мой файл имел общий доступ в сети:

• я могу зайти в расширенные Настройки и во вкладке «Уровни доступа»;
• выбрать «Включить для всех в интернете»;
• документ появится в сети.

Второй способ:

• через вкладку «Файл» в основном меню выбираю – «Опубликовать в Интернете»;
• выбираю нужный вариант из двух: получить ссылку или выстроить документ на сайт;
• последнее действие — «опубликовать»

Аналогично настройке доступа к файлам, можно настроить доступ к папке. Это очень удобно, когда заказчику или партнеру необходимо видеть несколько документов сразу.

• я собираю всю необходимую информацию в Одну папку;
• вызываю контекстное меню для папки;
• выбрав «Совместный доступ», настраиваю доступ для всех.

Совместная работа над документом подразумевает, что в зависимости от того, какой доступ я предоставила другим пользователям, они смогут смотреть, редактировать или комментировать файлы.

Для того чтобы начать комментировать есть два способа:

• я выделяю предложение или часть текста и в контекстном меню и нажимаю “Оставить комментарий”;
• я выделяю предложение или часть текста, и автоматически справа появляется значок с “+”;
• нажимаю на него и можно оставлять комментарии.

Эта функция удобна не только при работе с другими пользователями. Я использую её, когда пишу сама, и мне нужно оставить комментарий или напоминание к фрагменту текста.

После того как комментарии больше не нужны, можно убрать их с помощью кнопки “Вопрос решён”.

Для копирайтеров будет очень полезна функция “Режим советовать”. Другие пользователи с помощью этой функции могут предложить что-то изменить, то есть посоветовать. Но эти изменения вступят в силу только с моего согласия, когда я с ними ознакомлюсь. Под кнопкой “Настройки доступа” на панели задач есть кнопка режима.  Действующий “Режим редактировать” можно поменять на “Режим Советовать”. Комментарии будут появляться на полях с возможностью принятия или отказа.

Чтобы отправить заказчика сразу к нужной части текста, очень удобно использовать функцию Закладки. Для этого:

• я выделяю фрагмент текста;
• нажимаю в контекстном меню “Вставка” и выбираю “Закладка”;
• появляется флажок с выбором: ссылка или удаление;
• я выбираю ссылку, которую отправляю заказчику, чтобы он сразу попал на нужную страницу и нужный абзац.

В Гугл докс существует целый сервис для заметок, где я могу сохранить какие-то важные части статьи или текста. Для этого в “Инструментах” я нахожу “Блокнот -Keep”. Можно писать заметки в блокноте и потом при необходимости переместить их в текст и нажать “Добавить в документ”. А можно, наоборот, написать в тексте и перетащить в блокнот для хранения.

В Гугл докс возможно хранить большие объёмы информации:

Текст, картинки, таблицы и т.д. Когда это понадобится в тексте или статье, можно воспользоваться, очень удобно. Я просто выделяю нужный текст, затем в “Правка” выбираю “Веб-буфер обмена” — “Копировать”.

Плагины — это программные модули, которые используются для увеличения возможностей программы. То есть это какие-то необязательные, но полезные фишки, которые будут полезны в работе. Через интернет-магазин Гугл я советую купить следующие расширения возможностей:

• Google Docs offline — удобно что можно работать с файлами без подключения к сети, но как только Я подключусь к интернету — данные сразу же сохраняться в облаке.
• Google Docs to Word Press — с помощью этого расширения можно экспортировать документы в WordPress.

Для установки:

1. я захожу в “Дополнения”;
2. выбираю “Установить дополнения”;
3. откроется огромное окно с множеством возможностей для усовершенствования работы;
4. уже добавленный плагин можно найти в меню “Дополнения” и начать с ним работать.

Эта чудесная программа, так похожая на Microsoft Word, но одновременно настолько усовершенствованная в плане использования, очень удобна в работе. Все преимущества я уже перечисляла, но хотелось бы ещё раз сделать акцент на том, что в Гугл докс я могу работать с текстом, абсолютно ничего не сохраняя, и показывать его заказчикам, просто отправив ссылку, открывая им доступ к редактированию или комментариям. Фантастически удобно, что больше я не завишу от дисков, флешек и кнопки “Сохранить”. Интернет даёт уникальные возможности сохранения данных в сети и одновременного использования их разными пользователями через Гугл докс. Данные могут быть любыми: текст, картинки, таблицы, презентации.

На главной странице Гугл докс при создании нового документа, я могу выбрать шаблон. Галерея предлагает разные варианты стандартных документов: резюме, письма, доклады и т.д. Можно открыть через “Файл” — “Создать из шаблона”.

Гугл докс очень удобен и прост в использовании. Стоит только начать: простота и доступ к документам делают этой программе неоспоримый плюс. Единственное, нужно быть внимательным кому Вы предоставляете доступ, так как они могут удалить файл. Будьте внимательнее. Существенный минус гугл дока ещё и в том, что он работает в интернете, но для этого есть плагин Гугл докс офлайн. И опять же никто не запрещает мне сохранять важные документы на персональный компьютер, это возможно.

 

Автор статьи: Полина Кораблева

16 функций в Google Docs, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее — Еmail маркетинг

Время чтения: 10 минут

Google Docs — как Word, только лучше. В нём можно работать онлайн и офлайн с компьютера или смартфона. А ещё в Документах есть функции, которые упрощают работу с текстом. Собрала в статье те, какими пользуюсь каждый день.

Обратите внимание: чтобы работать в Google Docs, вам нужен почтовый ящик в Gmail. Зарегистрируйтесь, если у вас его ещё нет, или авторизуйтесь. Работать с сервисом можно через Google Диск — он доступен всем владельцам ящика в Gmail.

Новый документ через браузерную строку

Чтобы создать документ, в Google Диске можно нажать правой кнопкой мыши на любое пустое поле. Откроется окно, в котором нужно выбрать новый документ. А ещё таблицу, презентацию, форму и т. п.

Но есть и другой способ. Введите в поисковую строку браузера doc.new или docs.new. Новый файл откроется в этой же вкладке.

Он сохранится в главной папке вашего Google Диска.

Перевод файла .doc(x) в Google Docs и обратно

Я работаю только в Google Документах, Word в моём компьютере не активирован, работать в нём нельзя. Но клиенты и коллеги иногда присылают файлы в формате .doc(x) — их право. Выход в такой ситуации — перевести документ в Google Docs.

Всё, что нужно сделать, — загрузить файл в Google Disc и открыть его. Система переформатирует документ в удобный формат. Правда, могут слететь настройки форматирования.

А если нужно отправить клиенту файл в формате .doc(x)? Откройте вкладку «Файл», найдите пункт «Скачать» и выберите нужный формат. Файл сохранится в таком виде, как вам нужно.  

Комментарии и советы

Я работаю в связке с маркетологом и дизайнером. Чтобы отправить или получить обратную связь, мы оставляем друг другу комментарии в Google Docs. Чтобы оставить комментарий, нужно выделить текст, на котором вы хотите заострить внимание коллеги. Справа появятся две иконки: комментарий и совет.

Нажмите на нужную иконку. «Комментарий» — это окошко, в котором вы пишете, чего хотите от коллеги: добавить изображение, упростить текст, указать источник и т. п. Если хотите упомянуть человека, начните комментарий с @. Google предложит почтовые адреса из ваших контактов — выберите нужный. Коллега получит на почту уведомление, что его упомянули в документе.

«Совет» — это предложения, которые могут вносить коллеги в ваш текст: добавить слова или знаки препинания, удалить блок, переписать абзац и т. п. В отличие от комментариев, советы появляются в тексте. Они выделены зелёным цветом. Справа отображаются все предложенные действия. Вы как автор можете принять или отклонить предложение. Если примете, правка «встроится» в текст, если отклоните — исчезнет.

Горячие клавиши

Комбинации на клавиатуре используют, чтобы быстрее отформатировать и отредактировать текст, упростить навигацию по документу. Скорее всего, вы знаете комбинации «Скопировать» Ctrl (⌘ — для MacOS) + С и «Вставить» Ctrl (⌘) + V. Но в Google Docs их более 140. Вот самые популярные:

Ctrl + A — выделить весь текст.

Ctrl + F — искать по документу.

Ctrl + H — найти и заменить.

Ctrl + B — выделить текст полужирным шрифтом.

Ctrl + U — подчеркнуть текст.

Ctrl + I — выделить текст курсивом.

Ctrl + К — вставить или изменить ссылку.

Ctrl + Alt + цифра 1-6 — создать стиль заголовка.

Ctrl + Shift + 7 — создать нумерованный список.

Ctrl + Shift + 8 — создать маркированный список.

Ctrl + / — вызвать меню с горячими клавишами.

Все комбинации собраны в руководстве «Быстрые клавиши в Google Документах».

Добавить документ в избранное

Справа от названия файла есть иконка звёздочки. Нажмите на неё, и документ станет «избранным».

Зачем это нужно? Даже если у вас много папок в Google Диске, вы легко найдёте нужный файл. Он будет доступен в разделе «Помеченные».

Статистика

Хотите узнать, сколько в вашем документе страниц, слов, символов с пробелами и без? Всё это смотрите в статистике. Её можно вызвать комбинацией Ctrl + Shift + С или через раздел «Инструменты».

Статистика отобразится на всплывающем экране.

В пункте «Показывать статистику слов при вводе текста» можете поставить галочку. Тогда слева в документе появится окошко, в котором будет та же информация.

Оформление текста

В верхней панели Документов есть вкладка «Формат». В ней много инструментов, помогающих оформить текст: стили, выравнивание и отступы, столбцы, межстрочный интервал, нумерация и т. п.

Обращаю ваше внимание на пункт «Текст». В нём есть полезные функции вроде зачёркивания, замены регистра и над- и подстрочных знаков. Их также можно вызвать горячими клавишами. 

Пользовательский словарь

В разделе «Инструменты» вы можете попросить систему проверять орфографию и грамматику. Ошибки допускают все, и Google помогает их обнаружить.

Скорее всего, вы будете использовать термины, которых система ещё не знает. Чтобы не раздражаться из-за красных подчёркиваний, добавьте такие слова в пользовательский словарь.

Готово, теперь Google поймёт вас лучше и не будет подчёркивать ставшие известными слова.

Просмотр версий

Иногда работа в документе ведётся несколько дней: я пишу статью, маркетолог вносит правки, я правлю правки, маркетолог оставляет новые комментарии… Случается, я удаляю комментарий и потом вспоминаю, что забыла учесть его.

К счастью, Google хранит все версии документа. Вы сможете обратиться к истории и найти нужный комментарий, даже если коллега оставил его неделю назад. Все они хранятся в истории версий.

Нажмите на текст — в правой части документа откроется история версий.

Выберите любую версию, нажмите на неё. Вы увидите, каким был документ в тот момент. Удалённые или добавленные части будут выделены зелёным шрифтом или зачёркнуты.

Вы можете скопировать предложения, которые случайно удалили из новой версии, или восстановить прежнюю версию. В первом случае скопируйте текст клавишей Ctrl + С и нажмите на стрелочку назад. Во втором нажмите на кнопку «Восстановить эту версию».

Автозамена символов

Не все символы, например, тире, есть на стандартной клавиатуре, а типографская раскладка Бирмана в моём ноутбуке постоянно сбивается. В такие моменты спасает автозамена. Её можно настроить в пункте «Инструменты» — «Настройки», правая вкладка «Замена». 

Вы можете прописать свои правила: например, двойной дефис будет автоматически заменяться тире, а двойные скобки — кавычками-ёлочками.

Вставка фотографий и ссылок в документе

Google интегрировал поисковую систему в Документы. Это удобно, когда вы пишете статью и хотите дополнить её визуалом. Чтобы найти изображение или ссылку, во вкладке «Инструменты» выберите пункт «Расширенный поиск». В правой части документа откроется вкладка. В ней будет строка поиска. Введите запрос и нажмите Enter.

Результаты появятся в той же вкладке в разделах «Интернет», «Картинки» и «Диск».   

Вставьте в документ нужные вам картинки или ссылки. Не забудьте указать источник. Мы ведь уважаем авторские права? 🙂

Распознавание текста в изображениях и PDF-файлах

Если у вас есть картинка с текстом или пдф-файл и вы хотите перевести их в текст, используйте возможности Google Docs. Загрузите документ в Диск. Откройте файл с помощью Google Документов.

Инструмент допускает ошибки, но в целом работает отлично. В любом случае так намного быстрее, чем печатать текст вручную.

Слева — текст из .pdf, справа — автоматически переведённый текст в Google Doc.

Голосовой ввод

Если вы устали писать, но работать надо, попробуйте функцию голосового ввода. Она неплохо справляется с малыми объёмами текста и понимает команды вроде «точка», «запятая», «двоеточие» и т. п.

Чтобы запустить функцию, введите комбинацию Ctrl + Shift + S или включите её через «Инструменты». Слева появится иконка микрофона. Во время записи она будет гореть красным. Нажмите на неё, чтобы остановить запись.

Обратите внимание: голосовой ввод работает только в браузере Chrome.   

Дополнительные сервисы

В Google Docs можно добавить приложения, с которыми будет ещё удобнее работать. Они находятся во вкладке «Дополнения», пункт «Установить дополнения». 

Выбрав этот пункт, вы попадёте в Google Workspace Marketplace. Здесь десятки дополнений для маркетологов, копирайтеров, дизайнеров.

Приложения устанавливаются напрямую в Google Docs, не грузят систему и не утяжеляют документ.

Я пользуюсь этими сервисами:

• Свежий взгляд. Проверяет текст, находит ненамеренные тавтологии, плеоназмы, повторения слов. Иногда очень выручает.
• Docs Paragraph Translate. Переводит целые абзацы прямо в документе. Удобно, когда работаю с английским, немецким или испанским текстом.
• Grammar and Spell Checker — LanguageTool. Находит орфографические, грамматические, смысловые ошибки. Поддерживает 25 языков.
• Highlight Tool For Google Docs. Набор маркеров, которыми можно выделять важные моменты в тексте. 

Доступ офлайн

В Google Документах можно работать автономно. При этом вы сможете редактировать имеющиеся файлы и создавать новые. А когда подключитесь к интернету, изменения синхронизируются.

Чтобы активировать функцию, в Google Диске перейдите в настройки — они скрываются за иконкой шестерёнки.

В пункте «Общие настройки» увидите графу «Офлайн-доступ». Поставьте галочку и нажмите на кнопку «Готово».   

Что в итоге?

Google Docs — онлайн-сервис для тех, кто имеет дело с текстом. В нём можно работать автономно, самому или с коллегами, с привлечением дополнительных сервисов. Я выделила 15 полезных функций Гугл Документов — они важны лично для меня как человека, который всегда пишет статьи в сервисе. Эту, кстати, тоже. Здорово, если вы знаете больше.

Хотите, чтобы мы осветили в блоге конкретную тему, посвящённую копирайтингу, маркетингу, дизайну? Напишите на [email protected] или позвоните 8 (800) 302-25-24, предложите идею. Подготовим по ней статью.

Рекомендуемые статьи

работа с документами и 16 суперполезных функций

Мы собрали самые полезные и тайные функции работы с Google-документами в одной статье, а также разместили список горячих клавиш, чтобы вы могли его распечатать и удобно пользоваться! Приятного чтения и быстрой работы с документами гугл!

Ворд или Google Docs? Такой вопрос мы задали в профильной группе на Facebook, где общаются люди, чья работа так или иначе связана с текстами. Получили результат:

Показательная картина, правда!?

ВНИМАНИЕ. В тексте будет идти речь не только о встроенных возможностях Гугл Доков, но и полезных дополнениях (надстройках, аддонах). Они устанавливаются через пункт меню «Дополнения» -> «Установить дополнения». Далее в строке поиска нужно ввести название надстройки и добавить ее к Google-документам.

И еще. Некоторые дополнения работают корректно только в Google Chrome. С другими браузерами могут возникать проблемы.

Функции и дополнения, полезные при наборе, форматировании и редактировании текста

Знание полезных функций и сочетаний горячих клавиш ускорит набор и редактирование текстов.

1. Перемещение фрагментов текста по документу

Если требуется переместить предложение или абзац из одного места в другое, не нужно его вырезать и вставлять. Выделите нужный фрагмент и, зажав левую кнопку мыши, перетащите его.

2. Управление размером шрифта

Изменить размер шрифта можно без использования верхней панели инструментов. Для этого запомните 2 сочетания клавиш:

• В Mac OS: ⌘ + Shift + > — для увеличения размера и ⌘ + Shift + < — для уменьшения.
• · В Windows: Ctrl + Shift + > — увеличение, Ctrl + Shift + ) — уменьшение.

3. Голосовой ввод

Если руки устали, дайте им отдохнуть, и продолжите набор текста голосом. Для этого активируйте функцию «Голосовой ввод».

Сделать это можно 2 способами:

• Через главное меню Гугл Доков: «Инструменты» -> «Голосовой ввод».
• При помощи горячих клавиш ⌘ + Shift + S (MacOS) или Ctrl + Shift + S (Windows).

После активации функции на экране появится значок микрофона. Пока он горит красным, ведется запись. Для остановки кликните по микрофону, чтобы цвет поменялся на черный. Значок можно перетащить в любую область экрана.

Во время записи система понимает множество команд: расстановка запятых, точек, переход на новую строку, прокрутка документов и пр.

4. «Свежий взгляд» — дополнение

Это дополнение будет полезно тем, кому не чуждо понятие «замыленный взгляд». Оно поможет взглянуть на текст по-новому и подсветит требующие внимание места. Аддон находит в тексте паронимы, плеоназмы, тавтологии, однокоренные слова в одном предложении и другие недочеты.

5. Оглавление для Google-документа в 2 клика

Работая в Гугл Доках, не нужно тратить время на формирование оглавления. Выберите в меню пункт «Вставка», в нем «Оглавление» и подходящий вариант оформления. Готово. На все требуется пара секунд.

6. Офлайн-режим для работы с документами

С ним можно работать с Google Docs даже при отсутствии подключения к интернету. При первом же подключении к сети данные на компьютере и в вашем аккаунте в Доках синхронизируются

ВНИМАНИЕ. Google гарантирует работу этого режима только при использовании браузера Chrome с установленном дополнением «Google Документы офлайн». В случае с другими — как повезет.

Для работы с Google документами в офлайн-режиме его нужно активировать на странице настроек. Для этого перейдите в раздел https://drive.google.com/settings и установите флажок напротив соответствующего пункта.

Если в браузере отсутствует расширение «Google Документы офлайн», система предложит его установить. Просто следуйте инструкциям.

7. Перевод текстов внутри документа

Дополнение Translate+ будет полезно тем, кто работает с иноязычными источниками при написании текстов. Нужно запустить аддон, выделить фрагмент текста и нажать кнопку «Translate».

Результат перевода отобразится справа, на панели аддона. Его можно вставить в документ и отредактировать, как требуется.

8. Работа с картинками

Здесь делать это так же просто, как и в любом другом текстовом редакторе. Вставить изображение можно из буфера обмена, перетащив его в документ или через меню «Вставка»-> «Изображение», выбрав один из 7 источников.

При необходимости прямо в документе можно обрезать изображение. Кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт.

9. Построение графиков

Дополнение полезно тем, кто работает с формулами.

Вы просто вводите формулу в поле приложения, и оно строит график, который можно вставить в текст.

10. Подготовка текста к публикации на сайте

После установки дополнения «Docs to Murkdown» не нужно будет мучиться с расстановкой HTML-тегов. Нажмите одну кнопку и аддон все сделает.

Для тех, кто администрирует сайты на WordPress есть одноименное дополнение к Гугл Докс. С его помощью можно указать в Google Docs данные для доступа к админке и добавлять тексты в черновики админки.

Функции и аддоны для командной работы с Google документами

Гугл Докс полюбились большинству пользователей именно благодаря функционалу для командной работы. С ними не требуются бесконечные пересылки файлов друг другу — все работают с одним экземпляром в одном окне.

11. Комментарии

Комментарии позволяют обсуждать тексты и давать рекомендации в документе. Нажмите кнопку «Добавить комментарий» и напечатайте его в окне на панели справа.

Пользователи могут давать ответы на добавленные комментарии.

При нажатии кнопки «Вопрос решен» комментарий становится невидимым. Но он из документа не пропадает. Чтобы посмотреть, как добавлялись и «решались» комментарии, нажмите кнопку «Показать историю комментариев» в правом верхнем углу.

12. Режим «Советовать»

Полезная для командной работы с Google Docs функция. В этом режиме в документе видна вся история изменений, вносимых другими пользователями.

Автору остается только принять или отклонить советы. Режим активируется при помощи кнопки в правом верхнем углу рабочего окна.

13. История изменений документа

Даже если другой пользователь переработает текст или удалит его, это в Гугл Доках не происходит безвозвратно. Вся история изменений сохраняется в облаке. Можно получить исходный или любой промежуточный вариант текста.

Увидеть изменения можно, нажав на ссылку «Все изменения сохранены на диске» в верхнем меню.

В панели справа показаны промежуточные версии. Им можно давать названия. Любая версия восстанавливается в отдельный документ.

14. Отправка документов на e-mail

Выберите меню «Файл»-> «Отправить по электронной почте» и заполните появившееся диалоговое окно.

Здесь нужно указать email-адрес получателя и написать сообщение (при необходимости). Текст из документа прикрепляется к письму в одном из 5 форматов. Также можно вставить его в тело имейла.

Еще пара полезных функций для работы в Google Docs

15. Цветовая разметка папок

Если вы используете папки на Гугл Диске (https://drive.google.com/drive/my-drive), их можно пометить цветом для удобства поиска нужной информации.

Для этого кликните по папке правой кнопкой мыши и выберите пункт «Изменить цвет».

Предлагается выбор из 24 цветов.

16. Прослушивание текстов

Дополнение Speakd проговаривает тексты из Гугл Docs. Полезная функция, когда нет времени на чтение. Можно включить проговаривание и параллельно заняться другими делами.

Дополнение озвучивает тексты на разных языках (в т.ч. и на русском). Можно выбрать голос, который будет комфортно слушать.

Пожалуй все. Мы рассмотрели полезные функции Гугл Докс, которые могут быть кому-то неочевидны. В остальном же здесь все, как и в других редакторах: управление шрифтами, форматирование текстов и пр.

И не забудьте распечатать таблицу с горячими клавишами для комфортной работы в Google Docs.

20 лайфхаков для повышения продуктивности

Не успеваешь следить за новостями? Не беда! Наш любимый редактор Анастасия подберет материалы, которые точно помогут в работе. Присоединяйся к уютному комьюнити 🙂

Нажимая кнопку, ты соглашаешься с нашей политикой конфиденциальности.

Виктор Столяренко

Годная годнота! Вот реально хорошая статья! Короткие обзоры с умом, как раз то что надо!

Автор, пили еще!

Александра Илеш

Спасибо за комментарий 🙂 Автор запилит, как только — так сразу

Віталій Павленко

Главред, я так зрозумів, не працює з українською.

Антон

Спасибо, реально полезная статья!

Elena Ryabova

Автор, спасибо!!! Я рыдаю. Я почти ничего из этого не знала, ибо недавно начала осваивать гугл-доки. Пойду применять на практике.

Murager Sharipov

Очень круто, забрал статью себе в закладки.
Просто и со вкусом)

Юлия Кислицына

Спасибо за подсказку с Главредом! Очень полезно, потому что копировать текст и переносить правки было сложновато.

Александр

Спасибо! очень полезно!!

Ігор Хижняк

Спасибо большое за такую полезную информацию. Хоть использую GoogleDoc практически с момента его появления – открыл для себя много нового!

Георги Календеров

Как настроить Word Cloud чтобы работал с другие языки, не только со английском?

Mr. Edyan

Никогда не хватало времени, что бы разобраться в нём, хотя пользуюсь очень давно.
Спасибо! Компенсировали мне кучу времени )))

Александра Илеш

Да, алгоритмы работают только под русский. Однако если вы почитаете Ильяхова — вы поймете общий принцип, как писать с минимумом «мусорных» слов 🙂

Александра Илеш

Спасибо!

Александра Илеш

Да вот все мы так — как бы пользуемся, а постоянно не доходят руки до предметного разбора. Рада, что статья вам помогла

Александра Илеш

Сейчас дополнение не настраивается под русский язык. Для создания облака слов на русском можно воспользоваться сторонними генераторами типа http://upbyte.net/news/obla…, Tagul, Wordle и т.д.

Александра Илеш

Радует 🙂 Своими лайфхаками не поделитесь, о которых нет упоминания в статье? Думаю, это будет актуальным для многих из нас 🙂

Александра Илеш

Спасибо за фидбек:)

Александра Илеш

Благодарю 🙂

Александра Илеш

Осваивайтесь и юзайте на здоровье:)

Александра Илеш

Спасибо!

Віталій Павленко

А можна скористатись Onlinecorrector )

Александра Илеш

Спасибо за совет)

Andrey Sokolovskiy

Главред почему то не ищеться

Andrey Sokolovskiy

есть.
спасибо!

от создания документа, редактирования до совместной работы в команде

Вам нужен надёжный текстовый редактор? Используйте Google Docs.Хотите работать командой над одним документом? Используйте Google Docs. Используете много устройств и нужна полная синхронизация между ними? Ну, вы уже поняли — используйте Google Docs. А как это делать с максимальной эффективностью — читайте в этой статье.

Оглавление:

1. Что важно знать с самого начала

2. Быстрый старт

3. Основы работы в Google Docs

4. Меню «Файл»

5. Меню «Изменить»

6. Меню «Вид»

7. Меню «Вставка»

8. Меню «Формат»

Что важно знать с самого начала

Google Docs — идеальный инструмент для работы в современном мире. Он выполняет свои задачи на 100%, не требует установки и работает почти на любом устройстве — компьютере, планшете или телефоне.

В чём он действительно хорош:

• Полная синхронизация. Можно начать писать текст на работе, а продолжить дома, с того же места.

• Облачное хранилище. Без этого сегодня уже никуда, очень быстро привыкаешь к тому, что на компьютере можно ничего не хранить.

• Надёжность. Если что-то пойдёт не так,всегда есть резервная копия каждого текста, с которым вы работали.

• Совместная работа. Неважно, сколько человек одновременно работает с документом, Google Docs даст возможность участвовать каждому.

• Автосохранение. Убойная штука, которая делает жизнь в сто раз проще. Каждый символ, который вы набираете, сразу же сохраняется.

К чему придётся привыкать или учитывать при работе:

• Нужен аккаунт Google. Нет аккаунта — нет документа.

• Нужен интернет.

• Требует много ресурсов для работы. Если у вас слабый компьютер или древний планшет, работа превращается в испытание для нервов.

Всё остальное — дело вкуса и привычки. Но в наше время кидать друг другу документы, набранные в Ворде, уже вроде как некультурно — Google Docs проще, быстрее и удобнее.

Быстрый старт

1. Заведите аккаунт Google. Если этого не сделать, всё остальное тоже не получится. Воспользуйтесь для этого официальной страницей регистрации.

2. Как только мы это сделали — нам сразу дали 5 гигабайт в облаке для хранения документов. Удобно. Заходим на страницу Google Drive (то самое облачное хранилище) и нажимаем Создать → Google документы → Создать новый документ:

3. В новой вкладке откроется редактор текста, который на первый взгляд сильно напоминает Ворд:

4. Всё, можно работать. Если же вы хотите продолжить работу с документом, просто откройте Google Drive, выберите нужный и щёлкните по нему дважды:

5. Чтобы вернуться к общему списку всех документов, созданных в Google Docs, нажмите на синий значок в левом верхнем углу:

Основы работы в Google Docs

Запомните главное — вам не нужно сохранять результаты своей работы каждые 5 минут. Сервис всё сделает за вас, прозрачно и незаметно. Единственное, что лучше сделать — дать название вашему документу.

По умолчанию Google Docs называет всё Новый документ, и если делать так каждый раз, у вас скопится много файлов с одинаковым названием. Чтобы в них не запутаться, дайте документу имя — щёлкните по надписи «Новый документ» в левом верхнем углу и напишите своё название:

Теперь изучим панель инструментов — она содержит самые востребованные команды и опции, которые могут потребоваться при работе с текстом:

Давайте разберём каждый элемент подробнее, будем двигаться слева направо, как при чтении.

Отменить (Ctrl + Z) — стандартное действие, знакомое каждому, отменяет последнее действие, можно использовать много раз подряд.

Повторить (Ctrl + Y)  — повторяет последнюю операцию, тоже можно делать много раз подряд.

Печать (Ctrl + P) — отправляет документ на печать, сразу показывает, как будут выглядеть листы:

Проверка правописания (Ctrl + Alt + X) — находит все ошибки по очереди и предлагает их исправить.

Копировать форматирование — если нужно сделать два блока текста одинакового вида, то выделяете мышкой первый, нажимаете Копировать форматирование, а затем выделяете второй блок. Он сразу получит точно такой же формат, как и первый.

Масштаб — задаёт масштаб текста и не трогает размер кнопок и надписей интерфейса. Удобно использовать, когда нужно увеличить текст, не меняя при этом размер шрифта:

Стили — задают внешний вид текста, его размер и свойства:

Их удобно применять, чтобы быстро разметить документ: его структуру, название, обозначить подзаголовками новые разделы и подразделы.

Шрифт — устанавливаем шрифт, которым будет набран текст.

Размер шрифта — самоочевидный пункт.

Полужирный (Ctrl + B) — задаёт полужирное начертание текста, вот как здесь.

Курсив (Ctrl + I) — делает вот такой курсивный шрифт.

Подчёркнутый (Ctrl + U) — подчёркивает выделенный текст.

Цвет текста — делает сам текст нужного цвета.

Цвет фона текста — то же самое, но с фоном.

Вставить ссылку (Ctrl + K) — позволяет поставить ссылку на любой сайт в интернете или на другой раздел в этом же документе.

Добавить комментарий (Ctrl + Alt + M) — добавляет текстовый комментарий к выделенному тексту. Если нужно обратить чьё-то внимание на кусок текста — самое то:

Изображение — вставляет картинку на то место, где стоит курсор. Вариантов, откуда взять изображение, масса:

К работе с изображениями мы ещё вернёмся.

Выравнивание — делает ровный текст

по левому краю (Ctrl + Shift + L)

по центру (Ctrl + Shift + E)

по правому краю (Ctrl + Shift + R)

и выравнивает его полностью по ширине, растягивая до краёв (Ctrl + Shift + L)

Межстрочный интервал — задаёт расстояние по высоте между соседними строками текста:

Нумерованный список (Ctrl + Shift + 7) — создаёт список, в котором все элементы идут по порядку или в строгой иерархии:

Маркированный список (Ctrl + Shift + 8) — то же самое, только вместо цифр — точки, кружочки и квадратики:

Уменьшить отступ (Ctrl + [) — сдвигает абзац влево.

Увеличить отступ (Ctrl + ]) — сдвигает абзац вправо.

Очистить форматирование (Ctrl + \) — убирает все эффекты с выделенного текста, как будто с ним ничего не делали.

Способы ввода (Ctrl + Shift + K) — позволяет выбрать удобный способ набора — на физической клавиатуре, виртуальной или распознавание рукописного текста:

Режим «Редактировать» — определяет вид работы с документом. По умолчанию всегда выбран именно режим редактирования, чтобы создавать новый текст и работать с ним.

Режим «Советовать» позволяет внести изменения в документ так, чтобы это сразу было видно. Автор может принять изменения или отменить их:

А режим «Просматривать» поможет при печати или вдумчивом чтении:

Мы разобрали все команды, которые есть на панели инструментов. Если у вас она не помещается полностью на экране, скрытые варианты появятся, если нажать на многоточие:

Меню «Файл»

Совместный доступ — одна из главных «фишек» Google Docs, задаёт уровень доступа других людей к вашему документу. Когда документ только создан, никто кроме вас не может в него зайти.

Вы можете разрешить другим людям три модели поведения в вашем документе: просмотр (можно только смотреть, ничего изменить не получится), комментирование (можно оставлять комментарии к тексту) и редактирование (можно править документ как угодно, хоть стереть и написать заново).

Первый способ открыть доступ к документу — ввести электронную почту нужного человека и выбрать нужное разрешение для него:

Если этот адрес уже есть в аккаунтах Google, то этот человек сразу может начать работу с документом. Если нет — ему придёт письмо с просьбой зарегистрироваться.

Второй способ — нажать на надпись «Копировать ссылку общего доступа»:

Это значит, что все, у кого есть ссылка, могут просматривать, комментировать или редактировать ваш документ:

Вам остаётся выбрать то разрешение, которое вы хотите дать другим и нажать кнопку «Готово». Ссылка автоматически скопируется в буфер обмена и её можно вставить куда угодно: в почту, сообщение в мессенджере или себе в заметки. То же самое будет и по нажатию кнопки «Копировать ссылку»:

В любой момент можно закрыть или изменить настройки доступа по этой же команде Файл → Совместный доступ, или нажав на кнопку «Настройки Доступа»:

Создать — создаёт новый документ Google:

Открыть — открывает уже существующий файл Google Docs:

При этом в разделе Доступные будут те файлы, к которым вам разрешили доступ другие, а в Помеченных — то, что вы пометили как важное в своём Google Drive, или нажав на звёздочку рядом с заголовком:

Создать копию — делает полную копию открытого документа, добавляет ему в название слово «Копия», а перед этим спрашивает, нужно ли сделать новому документу такие же настройки доступа, как и в оригинале:

Скачать как — позволяет скачать открытый документ как файл на компьютере в любом выбранном формате. Это значит, что с ним можно будет работать как и с обычным файлом в любой другой программе:

Прикрепить к сообщению эл. почты — ггдд сам создаст письмо, где вы можете задать тему и сообщение, а потом отправит документ в нужном формате с вашего почтового ящика в системе Google:

История версий — показывает пошаговою историю документа и позволяет вернуться назад, к любой версии документа, которая была до этого:

Переименовать — делает активным название документа, чтобы сразу можно было его отредактировать. То же самое произойдёт, если просто щёлкнуть по самому названию:

Переместить — переносит документ в другую папку в облачном хранилище Google Drive. То же самое, что нажать значок папки рядом с названием документа:

Удалить — удаляет документ из хранилища Google Drive. Но в любой момент его можно будет восстановить из облачной корзины — до тех пор, пока вы её не очистите.

Опубликовать в интернете — то же самое, что и открыть вообще всем доступ по ссылке на просмотр. Каждый в интернете сможет найти ваш документ и прочитать его:

Или так:

Отправить авторам — отправляет на почту документ всем, кому вы поимённо предоставили доступ, или кто вносил правки в ваш документ.

Информация о документе — краткие сведения о файле:

Язык — нужен для автоматической проверки правописания. Интерфейс и надписи останутся на том же языке, что и были.

Настройки страницы — устанавливает цвет, формат, размер и поля документа:

Печать — делает то же самое, что и кнопка на панели инструментов.

Меню «Изменить»

Отменить и Повторить — см. Панель инструментов

Вырезать, копировать и вставить — стандартные операции с текстом. Вставлять фрагмент текста можно несколько раз подряд.

Вставить без форматирования (Ctrl + Shift + V) — вставляет фрагмент текста без какого-либо форматирования, которое было в оригинале.

Удалить — удаляет выделенный фрагмент текста.

Выделить всё (Ctrl + A) — выделяет полностью всё содержимое документа.

Найти и заменить (Ctrl + H) — позволяет найти нужный текст или заменить его на любой другой. Можно заменить все найденные элементы сразу или по одному:

Меню «Вид»

Предварительный просмотр — как ни странно, мы так и не поняли, что именно делает эта настройка. Она не влияет на предпросмотр перед печатью, как могло показаться до этого, никак не мешает при работе с документом и не ограничивает его просмотр.

Режим — задаёт режим работы с документом, так же, как и на панели инструментов:

Показать линейку — включает или выключает отображение линеек по краям докумета:

Показать структуру документа (Ctrl + Alt + A) — показывает колонку слева с общей структурой документа. Она берётся из заголовков и подзаголовков, которые используются в тексте. Удобно для навигации по большому документу:

Показать панель формул — делает новую панель с инструментами работы с формулами. Нужна для создания и оформления математических расчётов:

Полный экран — разворачивает документ на весь экран. Помогает сконцентрироваться на работе:

Меню «Вставка»

Изображения — аналогично кнопке на Панели инструментов.

Таблица — вставляет таблицу в документ, причём можно заранее выбрать мышкой количество строк и столбцов:

Рисунок — позволяет нарисовать изображение вручную или вставить из облачного хранилища:

Диаграмма — вставляет произвольную диаграмму в документ. Её можно настроить как угодно для своих целей вручную, или использовать данные из таблиц Google:

Для изменения любой диаграммы выберите в её меню пункт «Открыть исходный документ»:

Горизонтальная линия — вставляет простой разделитель-полосу.

Сноска (Ctrl + Alt + F) — добавляет помечание к нужному слову или абзацу:

Специальные формулы — позволяет вставить те символы, которых нет на клавиатуре:

Формула — включает панель формул.

Нумерация и верхний колонтитул — управляет номерами страниц и колонтитулами документа:

Разрыв — принудительно начинает новый раздел текста с нового листа, даже если на предыдущем было ещё место для него.

Ссылка — аналогично кнопке на Панели инструментов:

Оставить комментарий — аналогично кнопке на Панели инструментов:

Закладка — добавляет закладку в документ, которую можно потом использовать в оглавлении или быстрого доступа к нужному месту.

Оглавление — автоматически, на основе стилей абзацев формирует оглавление: ищет заголовки, подзаголовки и приводит это к единому виду:

Меню «Формат»

Текст — задаёт начертание текста, так же, как и на Панели инструментов:

Размер шрифта можно уменьшить или увеличить:

Там же выбирается и режим заглавных букв:

Стили абзацев — аналогично действиям на Панели инструментов, но чуть больше возможностей:

Пункт «Границы и заливка» позволяет задать каждому абзацу текста свой внешний вид, как будто он — элемент таблицы:

А пункт «Настройки» управляет стилями текста:

Сохранить как стили по умолчанию — то оформление, что в текущем документе, будет использоваться и в каждом новом.

Использовать стили по умолчанию — применяет старые стили к вашему документу, заменяет те, что есть, на те, что были у вас до этого.

Сбросить стили — возвращает все стили в исходное состояние, как будто с ними изначально ничего не делали.

Выравнивание и отступы — аналогично кнопкам на Панели инструментов:

Межстрочный интервал — аналогично Панели инструментов:

Столбцы — позволяет написать текст в несколько колонок, как в газете, например:

Если нажать «Другие параметры», можно вручную настроить размер столбцов:

Маркеры и нумерация — аналогично Панели инструментов:

Верхние и нижние колонтитулы — задают размеры колонтитулов:

Таблица — управляет параметрами уже созданной таблицы:

То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте таблицы:

Изображение — позволяет управлять свойствами вставленного изображения:

То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте изображения:

Настройки изображения:

Очистить форматирование — убирает всё форматирование, возвращает текст в исходный вид.

Меню «Инструменты»

Проверка правописания — анализирует текст на ошибки, опечатки, пропущенные и лишние запятые и даёт свои рекомендации:

Статистика (Ctrl + Shift + C) — показывает статистику по документу:

Посмотреть предложенные правки — если вы давали доступ на редактирование или кто-то вносил изменения в режиме «Посоветовать исправления», то вы увидите список всех предложений по документу.

Расширенный поиск — показывает связи вашего документа с другими материалами и фото в вашем облачном хранилище и позволяет более полно искать нужные элементы в тексте:

Словарь — помогает уточнить значение нужного слова:

Перевести документ — с помощью компьютерного перевода Google Translate ваш документ будет сделан новый документ на выбранном вами языке. Помните, что машинный перевод часто не похож на человеческий язык и выглядит неестественно.

Голосовой ввод — позволяет надиктовывать текст, если у вас есть микрофон. Нажимите, чтобы начать говорить, а потом нажмите ещё раз, чтобы поставить микрофон на паузу:

Если вы делаете это первый раз, компьютер попросит у вас доступ к микрофону. Чтобы всё заработало, нажмите кнопку «Разрешить»:

Расскажите в комментариях, какая возможность в Google Docs вам нравится больше всего и почему?

Как использовать Google Docs: полное руководство

Google Docs — это бесплатное веб-приложение, которое пользователь может использовать для создания документов и электронных таблиц. Если вы являетесь пользователем Google docs, вы можете импортировать, создавать, редактировать и обновлять документы и электронные таблицы с различными шрифтами и форматами файлов, комбинируя текст с формулами, списками, таблицами и изображениями. Вы можете использовать Документы Google на своем компьютере, а также на Android, iPhone и iPad.

Если вы новичок в Документах Google, вы можете выполнить следующие действия.Вот пошаговое руководство по использованию Google Docs.

Как использовать Google Docs: Компьютер

Google Docs — это онлайн-текстовый редактор, который позволяет создавать и форматировать документы и работать с другими людьми. Вот пошаговое руководство, которому вы можете следовать, чтобы использовать Документы Google.

Шаг 1: Создайте документ
Чтобы создать новый документ, вам необходимо выполнить следующие шаги:
Шаг 1: Сначала откройте главный экран Docs в docs.google.com на вашем компьютере.
Шаг 2: После этого в левом верхнем углу под Начать новый документ щелкните Новый .
Помимо вышеуказанных шагов, вы также можете создавать новые документы по URL-адресу docs.google.com/create. После создания документа вы можете редактировать и форматировать его.

Шаг 2: Редактирование и форматирование
Вот шаги, которые вы можете выполнить для редактирования документа:
Шаг 1: Откройте на своем компьютере документ в Google Docs .
Шаг 2: После открытия документа выберите слово , дважды щелкните его или используйте курсор, чтобы выбрать текст, который нужно изменить.
Шаг 3: Начать редактирование .
Шаг 4: Вы даже можете отменить или повторить действие, щелкнув Отменить или Вернуть вверху страницы.
Примечание: Если вы используете устройство с сенсорным экраном для редактирования документа, например Pixel Book, дважды коснитесь документа, чтобы начать вводить текст. Вы можете добавлять множество элементов и редактировать текст, абзацы, интервалы и многое другое в документе, например:

• Форматировать абзацы или шрифт
• Добавить заголовок, заголовок или оглавление

Шаг 3. Совместное использование и работа с другими
Вы можете делиться файлами и папками с людьми и выбирать, могут ли они просматривать, редактировать или комментировать их.

(Репрезентативное изображение)

Как использовать Google Docs: Android

С помощью приложения Google Docs для Android вы даже можете создавать, просматривать и редактировать документы Google, а также файлы Microsoft Word. Вот шаги, которые вы можете выполнить:

Шаг 1. Загрузите приложение Google Docs
Чтобы загрузить приложение Google Docs, вы можете выполнить следующие шаги:
Шаг 1: Откройте свой телефон или планшет Android и посетите приложение Google Play .
Шаг 2: Найдите приложение Google Docs .
Шаг 3: Нажмите Установить .

Шаг 2. Начало работы
После загрузки приложения вы можете создать документ. Вот как вы можете использовать шаблон Google на вашем устройстве Android.
Шаг 1: Откройте приложение Google Docs , Sheets или Slides .
Шаг 2: В нижнем углу нажмите Новый (+).
Шаг 3: Следующее нажатие Выберите шаблон .
Шаг 4: Вам нужно нажать на шаблон, который вы хотите использовать.
Вы даже можете использовать шаблоны для Google Forms, зайдите на forms.google.com на компьютере. Как только вы начнете, вы можете форматировать абзацы или шрифт. Вы даже можете добавить заголовок, заголовок или оглавление.

Отредактируйте документ: Android
Шаг 1: На телефоне или планшете Android откройте документ в приложении Google Docs .
Шаг 2: После открытия файла нажмите Изменить .
Шаг 3: Далее, чтобы выбрать слово, дважды коснитесь его . Переместите синие маркеры, чтобы выделить больше текста.
Шаг 4: Начать редактирование .
Шаг 5: Вы можете отменить или повторить действие, нажмите Отменить или Вернуть .
Вы даже можете работать с разными форматами файлов.

Шаг 3. Совместное использование и работа с другими
Вы можете поделиться своими файлами и папками с людьми и выбрать, могут ли они просматривать, редактировать или комментировать их.

Как использовать Google Docs: iPhone и iPad

Как и в Android, вы можете создавать, просматривать и редактировать документы Google, а также файлы Microsoft Word с помощью приложения Google Docs для iPhone и iPad.

Шаг 1. Загрузите приложение Google Docs
Чтобы загрузить приложение Google Docs на свой iPhone или iPad.
Шаг 1: На iPhone или iPad откройте App Store.
Шаг 2: Найдите приложение «Документы Google».
Шаг 3: Установите приложение.

Шаг 2: Начало работы.
После того, как приложение будет установлено на вашем устройстве, вы можете приступить к работе. Вот как вы можете использовать шаблон Google.
Шаг 1: На iPhone или iPad откройте приложение Google Docs , Sheets или Slides .
Шаг 2: В нижнем углу нажмите Новый (+) .
Шаг 3: Следующее нажатие Выберите шаблон .
Шаг 4: Вам нужно нажать на шаблон , который вы хотите использовать .
Как только вы начнете, вы можете форматировать абзацы или шрифт. Вы даже можете добавить заголовок, заголовок или оглавление. Вот как вы можете редактировать документ на вашем iPhone и iPad.

Отредактируйте документ: iPhone или iPad
Шаг 1: На телефоне или планшете Android откройте документ в приложении Google Docs .
Шаг 2: После открытия файла нажмите Изменить .
Шаг 3: Далее, чтобы выбрать слово, дважды коснитесь его .Переместите синих маркеров , чтобы выделить больше текста.
Шаг 4: Начать редактирование .
Шаг 5: Вы можете отменить или повторить действие, щелкните Отменить или Вернуть .
Как и Android, вы можете работать с разными форматами файлов на iPhone или iPad.

S , шаг 3: Общий доступ и работа с другими
Как и в Android, вы можете обмениваться файлами и папками с людьми и выбирать, могут ли они просматривать, редактировать или комментировать их.

(Источник информации: служба поддержки Google)

ПРОЧИТАТЬ | Как поделиться картой с Google Диска: Знайте шаги здесь

ТАКЖЕ ПРОЧИТАЙТЕ | Как заблокировать кого-либо в Google Pay: Android, iPhone

Как использовать Google Docs

Google Docs — это облачный продукт Google со всеми функциями, необходимыми для создания, редактирования и обмена документами. Google предлагает набор приложений, предназначенных для пользователей, работающих в Интернете. Интеграция с возможностями облачного хранилища Google Диска позволяет вам получать доступ к своим документам и работать с ними из любого места.

Переход на Google Docs может быть непростой задачей, поскольку есть много новых функций, которые необходимо обнаружить, а интерфейс редактирования документа может показаться незнакомым.

Вы можете начать работу с Документами Google, выполнив несколько простых шагов, и узнав больше о различных функциях этого инструмента, вы быстро станете экспертом по Документам Google.

Шаг 1. Настройка учетной записи Google

Для использования Документов Google необходимо создать учетную запись Google. Это бесплатно, и ваша учетная запись предоставляет вам доступ к Gmail, Google Картам и YouTube, а также ко всему набору Диска.

Чтобы создать учетную запись Google, перейдите на страницу регистрации. Введите свою информацию и следуйте инструкциям на экране. Поздравляю! Теперь у вас есть учетная запись Google. Если у вас уже есть учетная запись, просто войдите в систему, как обычно.

скриншот

Шаг 2: Запуск Google Docs

В зависимости от вашего устройства есть несколько способов доступа к Документам Google. Вы можете загрузить приложение из App Store или Google Play или щелкнуть значок Google Apps в правом верхнем углу главной страницы Google (представлен девятью точками).Затем вы должны нажать кнопку Docs — возможно, вам придется прокрутить вниз в всплывающем меню или нажать Еще из Google в том же всплывающем меню, чтобы увидеть его.

скриншот

В качестве альтернативы вы можете перейти на Google Диск и выбрать Google Документы в раскрывающемся меню Мой диск вверху или выбрать Google Документы после того, как вы нажали Новый слева — сторона страницы. Последний вариант — перейти непосредственно к Документам Google.После того, как вы запустите веб-приложение, вы будете готовы создать документ.

Шаг 3. Создание документа

Чтобы создать новый документ, щелкните пустую страницу с разноцветным знаком Дополнение внутри, которая расположена в верхнем левом углу главной страницы Документов Google. Если вы не можете найти этот значок, прокрутите вверх, чтобы увидеть его, или прокрутите вниз, чтобы щелкнуть разноцветный значок Plus Sign в правом нижнем углу экрана. Как только вы это сделаете, вышеупомянутый значок пустой страницы с разноцветным знаком добавления снова появится в верхней части экрана.Щелкните по нему, чтобы открыть новый документ.

скриншот

Если вы создаете документ с Диска, то при выборе Google Docs после нажатия New автоматически создается пустой документ. Если вы нажмете маленькую правую стрелку рядом с Google Docs , вы даже сможете создать новый документ на основе предоставленного шаблона. На выбор предлагается множество шаблонов, включая резюме, деловые письма и набор сторонних шаблонов.Вы даже можете загрузить существующий файл .doc или .docx на свой Диск, нажав Создать> Загрузить файл .

Шаг 4: Начать работу

Создав документ, можно приступать к работе. Щелкните Документ без названия в верхнем левом углу, чтобы добавить заголовок к документу. Вы также можете настроить тип шрифта, размер текста и многое другое с помощью панели инструментов вверху страницы. Если вы не видите заголовок или строку меню вверху страницы, эти параметры могут быть скрыты.В этом случае щелкните направленную вниз стрелку в правом верхнем углу, чтобы отобразить их.

скриншот

Поскольку вы работаете в браузере, любые изменения, внесенные в ваш документ, будут сохраняться автоматически. Если вы посмотрите справа от заголовка документа в верхней части экрана, вы должны увидеть Saving… или Saved to Drive . Перед выходом дождитесь появления второго сообщения, чтобы убедиться, что вся ваша работа была сохранена. Чтобы просмотреть историю версий документа, щелкните ссылку Last Edit Was [количество секунд / минут / часов] назад , которая находится справа от кнопки меню Help в верхней части экрана.После этого вы попадете на экран, на котором показаны различные отредактированные версии документа, которые вы можете восстановить.

Как поделиться своими вещами

Чтобы поделиться своими документами с другими людьми, нажмите синюю кнопку Поделиться в правом верхнем углу документа, которым вы хотите поделиться. Кнопка будет зажата между вашим изображением (если вы добавили его в свою учетную запись Google) и значком Открыть историю комментариев , который выглядит как пузырек с мультипликационной речью.После этого пригласите других пользователей, введя соответствующие адреса электронной почты в открывшееся окно и нажав Готово .

скриншот

Люди, с которыми вы поделились, могут редактировать, просматривать или комментировать документ в зависимости от того, какие разрешения вы им предоставляете. Это можно изменить, коснувшись раскрывающегося меню справа от поля адреса электронной почты после того, как вы добавили кого-то. В этом меню вы можете отметить кого-либо как пользователя Viewer , Commenter или Editor .

Если вы хотите поделиться документом с людьми, использующими не электронную почту, нажмите Копировать ссылку в нижней половине окна Поделиться с людьми и группами . Ссылка будет скопирована в буфер обмена. Возможно, для вашего документа по умолчанию установлен ограниченный уровень конфиденциальности. Это означает, что только люди, добавленные в ваш документ, могут открыть ссылку, которую вы им отправили. Если вы хотите изменить уровень конфиденциальности документа так, чтобы к нему мог получить доступ любой, у кого есть ссылка, вы можете сделать это, щелкнув синюю ссылку Изменить на всех, у кого есть гиперссылка , которая также находится в нижней половине окна Поделиться с людьми и группами .

снимок экрана

. После этого вы попадете в окно, в котором вы сможете скопировать ссылку для совместного использования на ваш документ или дополнительно настроить права доступа к документу, позволив вам выбрать, что люди могут делать с документом после того, как они получат ссылку на него. Вы можете сделать это, щелкнув раскрывающееся меню (то есть справа от Anyone with the Link option), а затем выбрав в меню Viewer , Commenter, или Editor .

Используйте функцию комментария

С помощью Документов Google вы можете в реальном времени наблюдать, как другие люди вносят изменения в документ.Нажав кнопку Открыть историю комментариев в правом верхнем углу экрана, вы или любой другой пользователь документа можете начать обсуждение вашего проекта. Вы также можете увидеть, какие пользователи в настоящее время просматривают документ, используя серию кружков, расположенных слева от кнопки Открыть историю комментариев . Если никто, кроме вас, не просматривает данную страницу, здесь ничего не появится.

Вы также можете настроить каждый документ так, чтобы получать уведомления обо всех комментариях, добавленных к документу, только о тех комментариях, которые относятся к вам, или вообще без уведомлений.Уведомления могут быть полезным инструментом для совместной работы с большими группами людей. Это идеально подходит для работы с группой, которая находится в разных физических местах. Если по какой-то причине вы не хотите, чтобы у пользователей была возможность добавлять комментарии к данному документу, вы также можете изменить режим редактирования (подробнее об этом в следующем разделе).

Ознакомьтесь с различными режимами редактирования

Раскрывающееся меню режима редактирования (расположенное в правой части экрана под кнопкой Поделиться ) позволяет просматривать и редактировать документ различными способами.У вас есть три основных варианта: отредактировать файл самостоятельно ( Редактирование, ), предложить изменения, которые должен внести другой участник ( Предложение ), или просмотреть или распечатать документ ( Просмотр ). Если вы знакомы с Microsoft Word, функция предложения работает аналогично отслеживанию изменений. Инструмент выделит предлагаемые правки заметным оттенком по всему документу. Другие участники или редакторы могут одобрить или отклонить эти предложения при создании окончательного черновика.Помимо функции Предложение , вы можете отслеживать историю изменений документа с помощью Файл > История версий > См. Историю версий .

Попробуйте другой тип документа

Google Диск содержит множество файлов. Google Slides является конкурентом Microsoft PowerPoint, но, как и Docs, открывает двери для сотрудничества между несколькими участниками. Google Таблицы — это конкурент Microsoft Excel, когда дело доходит до создания и редактирования электронных таблиц.

Пакет веб-приложений Google для повышения производительности — бесплатный и яростный конкурент Microsoft 365. Он не такой исчерпывающий и всеобъемлющий, но пользователи могут бесплатно получить доступ к этим приложениям для создания и сохранения контента в Интернете с помощью тщательно продуманной совместной работы. Пользователи могут войти в свою учетную запись Google, чтобы получить доступ к сохраненным файлам Документов, Таблиц и Презентаций на любом устройстве в любой точке мира, если у них есть доступ в Интернет.

Рекомендации редакции

Что такое Документы Google? Как использовать его как профессионал

Google Docs — это компонент текстового редактора офисного онлайн-пакета Google.Это бесплатная альтернатива Microsoft Word. Он также имеет больше функций, чем вы можете себе представить.

В этой статье мы ответим на наиболее часто задаваемые вопросы о Документах Google.

Что такое Документы Google?

Google Docs — это текстовый редактор Google на базе браузера. Вы можете создавать, редактировать и обмениваться документами в Интернете, а также получать к ним доступ с любого компьютера, подключенного к Интернету. Есть даже мобильное приложение для Android и iOS.

Что отличает Google Docs от своего основного настольного конкурента Microsoft Word, так это возможности совместной работы. Google Docs был одним из первых текстовых процессоров, предлагающих совместное редактирование документов в Интернете.

Google невероятно упростил обмен документами на разных платформах и совместную работу над ними в режиме реального времени из окна браузера. Вашим соавторам даже не нужна учетная запись Google для просмотра или редактирования документов Google, которыми вы с ними поделились.

Более того, надстройки Google Docs позволяют расширять функциональность и добавлять недостающие функции.

Как использовать Google Docs

Вы можете использовать Google Docs так же, как и документы Word. Создавайте новые документы, используйте шаблоны Google Docs, делитесь документами со своей командой и сотрудничайте в режиме реального времени. Мы покажем вам основы здесь.

Как создать документ Google

Чтобы создать новый документ Google, сначала зайдите в docs.google.com и войдите в свою учетную запись Google. Находясь на стартовой странице Документов Google, вы можете создать новый пустой документ или выбрать шаблон.

Вы также можете перейти в Файл > Новый > Документ или Файл > Новый > Из шаблона , чтобы сделать то же самое из существующего документа Google.

В меню «Файл» вы также можете изменить многие аспекты документа, включая ориентацию страницы.

Как сохранить документ Google

Как часть пакета онлайн-офиса Google, вам никогда не нужно будет помнить о сохранении документа, поскольку Google автоматически сохраняет его на вашем Google Диске. Следовательно, вы не найдете кнопки «Сохранить».

Тем не менее, из меню File вы можете Make a Copy , Email или Download your Google Doc.

Как скачать Документы Google

Google хранит ваши документы на Google Диске.Чтобы загрузить документ Google на свой компьютер, перейдите в раздел File > Download и выберите желаемый формат файла.

Как отправить документ Google по электронной почте

Если вы хотите загрузить документ, потому что хотите отправить его по электронной почте, вы можете сделать это прямо из документа. Перейдите в Файл> Электронная почта> Отправить этот файл по электронной почте / Отправить по электронной почте соавторам , выберите формат файла, который вы хотите прикрепить, и заполните стандартные данные электронной почты.

Как поделиться документом Google

Однако вместо того, чтобы отправлять документ по электронной почте, мы рекомендуем поделиться им. Это потому, что совместное использование позволяет всем видеть и работать с одной и той же версией документа. Таким образом вы избегаете создания конфликтующих копий или дублирования вашей работы. Как упоминалось ранее, получателю или не требуется учетная запись Google для просмотра или редактирования документа.

Чтобы поделиться документом Google из документа, нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.Теперь у вас есть несколько вариантов:

Вы можете ввести имена или адреса электронной почты желаемых получателей. Обратите внимание, что уровень доступа по умолчанию для этого метода — Editor . Щелкните значок пера справа, чтобы изменить его на Viewer или Commenter .

Вместо того, чтобы делиться документом с отдельными людьми, вы можете поделиться им с группами по ссылке через меню Получить ссылку .По умолчанию ваши личные Документы Google будут доступны всем .

Если ваша учетная запись Google принадлежит организации (здесь: MakeUseOf.com), она будет доступна в этой организации. Щелкните Изменить или Поделиться с … , чтобы настроить эти параметры и предоставить пользователям ссылки доступ для просмотра, комментатора или редактора.

Когда вы закончите, нажмите Копировать ссылку в правом нижнем углу. Ссылка будет скопирована в буфер обмена.

Если вы хотите поделиться копией своего документа Google с несколькими соавторами, потому что вы не хотите, чтобы они вносили изменения в исходный документ, вы также можете использовать этот трюк с копированием, чтобы сэкономить часть работы.

Как отслеживать изменения в Google Документах

Если вы часто вносите изменения в свои Документы Google или когда вы делитесь ими с другими, вы захотите отслеживать изменения.

История версий

Google Docs делает это автоматически, отслеживая историю версий вашего документа. Перейдите в Файл> История версий> Просмотреть историю версий , чтобы развернуть меню, в котором перечислены все изменения, которые Google отслеживал для вашего документа.

Вы увидите, когда были внесены изменения, кто их внес, и все они выделены в документе.

Вы даже можете назвать текущую версию , чтобы легко отменить изменения, сделанные позже.Либо перейдите в Файл> История версий> Назовите текущую версию , введите имя и нажмите Сохранить .

Также можно перейти в меню истории версий и щелкнуть дату или имя версии, чтобы переименовать ее. Затем в меню журнала версий вы можете включить параметр , чтобы отображать только именованные версии (см. Снимок экрана выше).

История версий — это основная форма отслеживания изменений.Вы можете восстановить версии документа, выбрав его и нажав кнопку Восстановить эту версию . Что вы не можете сделать, так это принять или отменить отдельные изменения в каждой версии. Если вам нужна именно такая функциональность, вам нужно использовать другую функцию: режимы.

Режим предложения

Документы Google поддерживают три различных режима: Редактирование , Предложение и Просмотр . Редактирование — это режим по умолчанию.Чтобы переключиться в другой режим, перейдите в View> Mode или щелкните значок пера в дальнем правом углу меню инструментов. Для управления отдельными изменениями используйте Предложение .

Когда вы вносите изменения в режиме предложения, вы увидите комментарий в правой части документа с возможностью принять или отклонить предложение. Вы также можете написать ответ, чтобы обсудить каждое изменение.

Все изменения, внесенные в этом режиме, отслеживаются индивидуально под соответствующей версией документа в истории версий.Таким образом, у вас есть возможность просмотреть и восстановить отклоненные изменения, хотя вам придется восстанавливать эту версию документа, а это означает, что вы потеряете все последующие изменения.

Совет : Чтобы ваши соавторы использовали режим предложения, установите для них доступ , можно комментировать при совместном использовании документа.

Как печатать из документов Google

Печать из Документов Google работает так же, как печать любого другого документа на вашем компьютере.Чтобы распечатать документ Google, откройте документ, затем либо выберите Файл> Печать , либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + P , либо щелкните значок печати в меню инструментов.

Каждое из этих действий открывает меню печати. Отсюда выберите свой принтер и настройки и печатайте как обычно.

Как редактировать документы Google офлайн

Чтобы редактировать документы Google в автономном режиме, вы должны выполнить несколько основных условий.Во-первых, вы должны быть в сети при настройке офлайн-доступа. Вам также необходимо использовать Google Chrome вне режима инкогнито, установить и включить расширение Google Docs Offline Chrome и иметь достаточно свободного места для хранения файлов.

Как только это будет сделано, перейдите на docs.google.com, нажмите гамбургер-меню в левом верхнем углу, перейдите в Settings и убедитесь, что ползунок рядом с Offline находится в положении On (см. Снимок экрана ниже). .

Теперь каждый документ, над которым вы начинаете работать, также будет доступен в автономном режиме на вашем компьютере, по крайней мере, временно. Значок облака рядом с названием документа показывает, доступен ли ваш документ в автономном режиме.

Когда ваше интернет-соединение разрывается, вы увидите перечеркнутое облако и пометку «Работа в автономном режиме». Любые внесенные вами изменения будут синхронизированы после повторного подключения к Интернету.

Включив расширение Google Docs Offline, вы можете просматривать список всех своих документов на docs.google.com даже в автономном режиме. Все документы, постоянно доступные офлайн, будут отмечены значком галочки. Щелкните трехточечное меню для управления опцией Доступен в автономном режиме .

Расширение Google Docs Offline также кэширует все открытые вами документы.Если вы потеряете подключение к Интернету, у вас будет доступ даже к тем документам, которые явно не доступны в автономном режиме.

В этом случае вы можете навсегда сделать документ доступным в автономном режиме, даже если вы не в сети. Между тем, документы, не кэшированные и недоступные в автономном режиме, будут отключены.

Для резервного копирования и синхронизации файлов Google Docs со своим компьютером или мобильным телефоном вы также можете использовать инструмент Google Drive Backup and Sync.

Документы Google теперь под вашим контролем

Теперь вы знаете основы работы с Документами Google. Теперь пришло время открыть для себя изящные способы создания красивых документов Google. Затем вы можете перейти к изучению функций, актуальных для бизнес-документов и голосового набора в Документах Google.

Как проверить количество слов в Google Документах

Узнайте, как просмотреть количество слов для всего документа или выделенного текста в Документах Google.

Читать далее

Об авторе Тина Зибер (Опубликована 831 статья)

Получив докторскую степень, Тина начала писать о потребительских технологиях в 2006 году и никогда не останавливалась.Теперь также редактор и специалист по оптимизации, вы можете найти ее в Твиттере или прогуляться по близлежащей тропе.

Более От Тины Зибер

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться

Работа из дома: эта бесценная функция Google Документов не даст вам потерять работу

Иногда отключение от сети — лучший способ повысить производительность.

Анджела Ланг / CNET

Если вы один из миллионов людей, которые теперь работают исключительно из дома в результате пандемии коронавируса, возможно, вы проводите в домашнем офисе больше времени, чем обычно. Я делаю это ежедневно, и для меня работа означает Google Docs. Есть один бесценный инструмент, который я призываю каждого удаленного работника убедиться, что он включен, независимо от того, насколько сильным является ваше домашнее соединение Wi-Fi: настройте автономный режим.

Автономный режим в Google Документах необходим, даже если у вас есть постоянный источник Wi-Fi. Я могу засвидетельствовать неожиданные приступы нестабильного интернет-соединения — кстати, мой интернет-провайдер любит выполнять плановое обслуживание в середине дня. Потеря работы не подлежит обсуждению, но включение автономного режима синхронизации означает, что мне никогда не придется беспокоиться об этом. Документы Google автоматически синхронизируются при восстановлении соединения.

Есть только одно условие: автономная синхронизация работает только в браузере Google Chrome.Если вы используете Safari, Firefox или любой другой браузер, вам не повезло. Однако Chrome легко установить, и вам не придется полностью переключаться на браузер Google, если вы этого не хотите; просто используйте Chrome в качестве специального приложения Google Docs.

Сейчас играет: Смотри: Пандемия: вот что изменилось в коронавирусе

5:54

Установите Chrome и расширение Offline

Если вы используете другой браузер, вам необходимо установить Chrome, прежде чем вы сможете настроить автономную синхронизацию.Загрузите установщик и следуйте инструкциям — это займет всего несколько минут, в зависимости от вашего интернет-соединения.

После установки Chrome установите расширение Google Docs Offline для Chrome.

Сейчас играет: Смотри: Как настроить и использовать Документы Google в автономном режиме

1:24

Что можно сохранить для автономного доступа?

У вас будет доступ к Документам, Таблицам и Презентациям Google, когда включена автономная синхронизация.

Вам нужно только один раз включить автономную поддержку, и она будет синхронизироваться с остальной частью ваших документов Google.

Скриншот Джейсона Чиприани / CNET

Настройка автономной синхронизации

После установки Chrome и автономного расширения выполните следующие действия, чтобы завершить настройку автономной синхронизации:

1. Посетите Документы, Презентации или Таблицы в Chrome. Вам нужно посетить только один из трех сайтов, так как ваши настройки будут синхронизироваться между различными службами.

2. Щелкните значок меню в верхнем левом углу, а затем Настройки .

3. Щелкните переключатель рядом с Offline .

4. Внизу экрана появится предупреждение, информирующее вас о настройке автономной синхронизации. Как только это будет сделано, другое оповещение сообщит вам, что оно было успешно настроено.

Доступ к автономным файлам

В зависимости от объема памяти, доступного на вашем компьютере, Google автоматически загрузит некоторые из ваших последних использованных документов для автономного доступа.

Вы можете пометить отдельные файлы для автономного хранения, вместо того, чтобы позволить Google решать, что оставить.

Скриншот Джейсона Чиприани / CNET

Если есть файлы, которые вы хотите быть всегда доступны в автономном режиме, просмотрите свой список документов на целевой странице Документов, Таблиц или Слайдов. Нажмите кнопку с тремя точками справа от документа, а затем нажмите Доступно в автономном режиме .Рядом с документом появится галочка, чтобы вы знали, что файл будет доступен в автономном режиме.

Затем вы можете редактировать или работать с файлами, как обычно, и когда вы вернетесь в сеть, ваши изменения будут синхронизированы с вашей учетной записью Google, и это будет похоже на то, что вы все время были в сети.

Отлично, да?

Конечно, Google Диск и Документы Google — это не только автономная синхронизация. К счастью, у нас есть полезный обзор, который позволяет с легкостью получить от Диска максимум удовольствия.Также есть ярлык Google Диска, который сэкономит вам так много времени.

Как создавать и редактировать Документы, Таблицы и Презентации Google в автономном режиме

Узнайте, как создавать и редактировать Google Документы, Таблицы и Презентации без подключения к Интернету в Chrome или на устройствах Android и iOS.

Хотя Документы Google отлично подходят для совместной работы в Интернете, вы также можете использовать Документы в автономном режиме.Независимо от того, находитесь ли вы в автономном режиме из-за вашего местоположения, личных предпочтений или проблем с подключением, вы можете продолжать создавать и редактировать файлы с помощью Chrome и мобильных приложений Google (Документы, Таблицы и Презентации) на устройствах Android и iOS. Любые файлы, которые вы создаете или редактируете в автономном режиме, будут синхронизироваться при подключении к Интернету.

SEE: Google Таблицы: Советы, которые должен освоить каждый пользователь (TechRepublic)

Чтобы включить автономные возможности, вам необходимо сначала подключиться к сети и изменить настройку.Выполните следующие действия, чтобы включить автономную работу.

Примечание. Если вы используете G Suite, администратору потребуется разрешить автономный доступ из консоли администратора. Для этого администратор G Suite войдет на https://admin.google.com, а затем перейдет в Приложения | G Suite | Диск и Документы | Возможности и приложения | Разрешить пользователям включать автономный доступ. Если вы обнаружите, что не можете работать в автономном режиме со своим аккаунтом G Suite, обратитесь к администратору G Suite своей организации — некоторые администраторы могут запретить автономную работу, чтобы защитить данные организации.

Как работать с Документами, Таблицами или Презентациями в автономном режиме в Chrome

1. Чтобы работать с Документами в автономном режиме, необходимо установить Chrome на ноутбук или настольный компьютер.
2. Если вы еще не вошли в свою учетную запись Google, войдите в Chrome или перейдите на https://drive.google.com и войдите в систему.
3. Установите расширение Google Docs Offline для Chrome. Если при переходе по ссылке для установки расширения отображается кнопка «Удалить из Chrome», значит, расширение уже установлено.
4. Перейдите на https://drive.google.com/drive/settings, установите флажок рядом с Offline, чтобы ваша система могла создавать, открывать и редактировать ваши недавние документы, таблицы и слайды Google на этом устройстве в автономном режиме ( Рисунок A ). Система автоматически сделает большинство файлов, с которыми вы недавно работали, доступными в автономном режиме. Этот процесс может занять некоторое время.

Рисунок A

В Chrome на портативном или настольном компьютере перейдите в настройки Google Диска, чтобы включить автономные файлы.

5. Если вы решили сделать файл Документов, Таблиц или Слайдов доступным в автономном режиме, перейдите в меню «Выбрать файл» | Сделайте доступным в автономном режиме, когда файл открыт ( Рисунок B ).

Рисунок B

После включения функции вы можете выбрать Файл | Сделайте доступным в автономном режиме при редактировании любого документа, листа или слайда Google.

6. Чтобы увидеть, какие файлы доступны для автономного использования на Google Диске в Интернете, откройте https://drive.google.com, выберите значок индикатора автономного режима (в правом верхнем углу) и включите ползунок автономного просмотра. ( Рисунок C ).Файлы и папки, доступные для автономного использования, будут отображаться более темным шрифтом, а файлы, которые еще не доступны для автономного использования, будут отображаться более светлым шрифтом.

Рисунок C

На Google Диске в Интернете выберите значок автономного режима и включите автономный режим предварительного просмотра, чтобы отображать файлы, которые вы можете открывать и редактировать, не подключаясь к Интернету.

7. После включения автономного доступа к Диску откройте страницу https://drive.google.com и выберите Файл | Новый | выберите «Документы», «Таблицы» или «Слайды», а затем «Пустой документ», чтобы создавать новые файлы в автономном режиме.

SEE: удаленная работа: профессиональное руководство по основным инструментам (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Как работать в автономном режиме с приложениями Docs для Android или iOS каждое соответствующее приложение-редактор, которое вы хотите использовать (Google Docs: Android, iOS; Google Sheets: Android, iOS; и Google Slides: Android, iOS).

Если вы еще не вошли в свою учетную запись Google в одном из этих приложений, откройте приложение Google Docs и войдите в систему.

Нажмите, чтобы открыть приложение Google Docs, нажмите значок с тремя горизонтальными линиями в верхнем левом углу, а затем нажмите «Настройки». Включите ползунок рядом с «Сделать последние файлы доступными в автономном режиме» (, рис. D ).

Рисунок D

В приложениях «Документы», «Таблицы» или «Слайды» для Android или iOS выберите меню с тремя горизонтальными линиями в верхнем левом углу, затем «Настройки» и включите «Сделать последние файлы доступными в автономном режиме».

4. Система автоматически сделает большинство файлов, с которыми вы недавно работали, доступными в автономном режиме.
5. В каждом приложении вы можете сделать определенный файл доступным в автономном режиме. При просмотре списка файлов коснитесь меню с тремя точками в нижнем углу рядом с файлом, а затем выберите или включите параметр «Доступен в автономном режиме». В качестве альтернативы, когда у вас открыт файл, коснитесь трехточечного меню в правом верхнем углу, а затем выберите или включите Доступно в автономном режиме ( Рисунок E) .

Рисунок E

Чтобы вручную сделать файл доступным для редактирования в автономном режиме в Google Документах, Таблицах или Слайдах на мобильном устройстве, коснитесь меню с тремя точками и затем включите ползунок Доступно в автономном режиме.

6. Чтобы узнать, какие файлы доступны для автономного использования в любом из этих мобильных приложений, коснитесь значка из трех горизонтальных линий в верхнем левом углу, а затем коснитесь «Автономный». Отображаются только элементы, доступные для автономного использования (, рис. F ).

Рисунок F

В мобильных приложениях Google Docs, Sheets или Slides коснитесь меню с тремя горизонтальными линиями в верхнем левом углу, а затем коснитесь Offline, чтобы просмотреть все файлы, доступные для доступа без подключения к Интернету.

7. В мобильном приложении Документы, Таблицы и Презентации вы всегда можете нажать значок + в правом нижнем углу, чтобы создать новый файл. Этот новый файл будет сохранен и синхронизируется с Google Диском при следующем подключении приложения к Интернету.

Ваш опыт?

Работали ли вы с обновленным автономным режимом, который Google запустил в апреле 2019 года? Если да, упростило ли это доступ к документам, таблицам и презентациям в автономном режиме и их редактирование? Как автономное редактирование Документов, Таблиц и Презентаций на мобильных устройствах помогло вам? Поделитесь своим опытом в комментариях или в Twitter (@awolber).

Еженедельный бюллетень Google

Узнайте, как получить максимальную отдачу от Google Docs, Google Cloud Platform, Google Apps, Chrome OS и всех других продуктов Google, используемых в бизнес-средах.Доставлено по пятницам

Зарегистрироваться Сегодня

См. Также

Изображение: TechRepublic / Энди Вольбер

The Ultimate Guide to Google Docs

Все, к чему прикасается Google, превращается в золото.

Бренд не только помог онлайн-компаниям заработать миллиарды долларов с помощью своей поисковой системы, но также — и продолжает — расширяться и создавать другие продукты.

Одним из этих продуктов является Google Docs , бесплатный текстовый процессор и альтернатива Microsoft Word, который позволяет любому легко создавать и редактировать свои собственные общие документы.

Google Docs — это чудовище . Инструмент настолько многогранен и многофункциональн; легко потеряться, изучая свой путь.Вот почему мы написали это руководство — чтобы научить вас использовать Документы Google для создания потрясающего контента и сотрудничества с вашей командой. Мы также воспользуемся некоторыми советами и приемами, которые сделают этот процесс еще проще.

Что такое Документы Google?

Программное обеспечение не загружается. Платежей нет. Никакого специального браузера или компьютера не требуется. Есть ли в наши дни действительно какой-либо продукт, который так просто получить и использовать?

Ответ — да.

Google Docs — это полностью бесплатный кроссплатформенный текстовый процессор (синхронизирует документы между телефонами, планшетами и настольными компьютерами), который работает как онлайн, так и офлайн.Все, что вам нужно, это учетная запись Google, та же самая бесплатная учетная запись, которую вы используете для своего G Suite или Gmail.

Облачный инструмент включает чистый макет и уникальные функции для пользователей, такие как возможность работать, делиться и сотрудничать из любого места. Платформа даже автоматически синхронизирует и сохраняет всю вашу работу, поэтому вам даже не нужно беспокоиться о нажатии Сохранить .

Благодаря этим функциям становится ясно, почему миллионы пользователей предпочитают Документы Google другим текстовым редакторам.

Документы Google против Microsoft Word

Однако не будем забывать о Microsoft Word. Microsoft Word существует дольше, чем Google Docs, и по сей день остается исключительно популярным. Миллионы отдельных пользователей и компаний по-прежнему платят большие деньги за использование Word. Итак, как сравнить Документы Google и Word?

Например, Google Docs бесплатен с учетной записью Google. Microsoft Word необходимо приобретать как часть пакета Microsoft Office, который включает другие продукты Microsoft, такие как PowerPoint, Excel и Outlook.

Пакеты для дома и бизнеса стоят от 69,99 долларов США (для отдельного пользователя дома) до 150 долларов (для отдельного пользователя на работе) за годовое членство. Google Docs, с другой стороны, позволяет вам бесплатно сотрудничать с любым количеством людей в любой точке мира.

Еще одним отличительным фактором является то, что с Google Docs вся ваша работа сохраняется в облаке. Это означает, что вы не потеряете 20-страничный отчет… даже если ваш ноутбук хрипит. (Уфф!) С Microsoft Word ваши документы живут на вашем компьютере; ваши коллеги не смогут проверить их, если вы не сохраните их и не поделитесь ими по электронной почте и т.п.

Выбираете ли вы Документы Google или Microsoft Word, синхронизировать их несложно. Вы можете создать новый документ Google, просто загрузив существующий файл Word. Вот как.

Откройте Google Диск и нажмите New.

Нажмите Загрузка файла , чтобы получить доступ к файлам, сохраненным на вашем компьютере.

Выберите файл Word на своем компьютере и нажмите Открыть . Это загрузит ваш файл на ваш Google Диск. После загрузки дважды щелкните его, чтобы открыть.После открытия нажмите Google Docs в раскрывающемся меню вверху.

Вуаля! Вот как вы конвертируете документ Word в файл Google Docs. Теперь давайте углубимся в то, как использовать Google Docs.

Совместная работа в Google Документах

Существует множество советов и приемов, которыми пользователи могут воспользоваться при использовании Google Docs — независимо от того, работают ли они индивидуально или в команде.

Google Docs позволяет нескольким людям работать, сотрудничать и редактировать в одном документе в режиме реального времени через любой веб-браузер.Вот как.

Совместное использование вашего документа Google

Пользователи могут делиться своим документом с любым количеством людей, а также редактировать свои разрешения, чтобы ограничить свои действия.

Чтобы начать совместное использование, щелкните Файл > Поделиться .

Есть четыре варианта совместного использования — выбор за вами.

1. Создайте ссылку, которой можно поделиться.

Самый простой способ поделиться страницей Документов Google — создать общую ссылку.Это позволяет любому щелкнуть уникальный URL-адрес и просмотреть ваш документ.

После нажатия Поделиться нажмите кнопку Получить ссылку для общего доступа в правом верхнем углу.

Выберите разрешение на совместное использование вашего документа.

После определения разрешений нажмите Копировать ссылку .

URL-адрес будет скопирован в буфер обмена, чтобы вы могли отправить его всем, кто желает просмотреть документ.

2. Поделиться через адрес электронной почты.

У вас также есть возможность поделиться своим документом с адресом электронной почты.Приглашение будет отправлено в почтовый ящик этого человека, а документ добавлен в его учетную запись Google.

Для этого вернитесь к ящику для обмена.

Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться своим документом, и выберите вариант в раскрывающемся списке, чтобы изменить его разрешения.

Если вы добавите примечание к этому приглашению, оно будет отображаться в приглашении по электронной почте.

3. Выберите дополнительные параметры общего доступа.

Вернитесь к своему ящику для обмена и нажмите Advanced .

Здесь вы можете увидеть все настройки общего доступа, в том числе, кто имеет доступ к вашему документу, их настройки разрешений и возможность пригласить больше людей или удалить других.

4. Сделайте ваш документ доступным для редактирования кем угодно.

Хотите предоставить кому-либо разрешение на редактирование содержимого вашего документа? Нажмите Файл > Поделиться , чтобы получить ссылку для общего доступа.

В открывшемся раскрывающемся меню щелкните Дополнительно …

После этого выберите On — Anyone with the link и установите разрешения в нижнем раскрывающемся меню.

Как ясно указано в этой опции, любой, у кого есть ваш уникальный URL, сможет вносить изменения, редактировать и даже удалять ваш документ … поэтому будьте осторожны с тем, с кем вы делитесь им.

Использование быстрых клавиш для Документов Google

Существует ряд сочетаний клавиш, которые помогут повысить вашу продуктивность при работе с Документами Google. Просмотрите следующую таблицу, чтобы узнать о некоторых из самых популярных ярлыков.

действий	ярлыки для Mac	ярлыки для ПК
Копия	⌘ + c	Ctrl + c
Паста	⌘ + v	Ctrl + v
разрез	⌘ + x	Ctrl + x
Вставить без форматирования	⌘ + Shift + v	Ctrl + Shift + v
Отменить	⌘ + z	Ctrl + z
Повторить	⌘ + Shift + Z	Ctrl + Shift + z
Вставить / изменить ссылку	⌘ + к.	Ctrl + k
Открыть ссылку	Option + ввод	Alt + Enter
Показать общие сочетания клавиш	⌘ + /	Ctrl + /
Сохранить (Google Диск автоматически сохраняет на Диск)	⌘ + с	Ctrl + s
Печать	⌘ + п	Ctrl + p
Открыто	⌘ + o	Ctrl + o
Найти	⌘ + из	Ctrl + f
Вставить разрыв страницы	⌘ + введите	Ctrl + Enter
Скрыть меню (компактный режим)	Ctrl + Shift + f	Ctrl + Shift + f

Полный список сочетаний клавиш Mac, ПК, Android, iPhone и iPad можно найти на этой странице.

Создание и запись в Google Документах

Какие функции Документов Google помогут вам и вашей команде создавать эффективные документы независимо от вашего местоположения? Вот несколько вариантов, которые вы можете попробовать.

Автономная работа

Преимуществом использования Документов Google является то, что вы можете редактировать, сохранять и создавать документы через веб-браузер, даже если вы не подключены к Интернету. Это может пригодиться, если вам нужно поработать во время путешествия. Внесенные вами изменения по-прежнему сохраняются и будут синхронизированы, когда вы вернетесь в Интернет.

Но это не автоматическая функция. Вам нужно будет настроить офлайн-подключения в своем аккаунте.

Для этого перейдите на главную страницу Документов Google и найдите кнопку меню слева.

Затем нажмите Настройки .

На вашем экране появится всплывающее окно. Чтобы настроить автономное редактирование, переключите кнопку Offline в положение «Вкл.». (При этом кнопка должна стать синей, а не серой.)

После этого ваш браузер настроится на автономное редактирование, и при редактировании документа без Интернета вы увидите следующий значок.

Голосовой набор

Технология голосовой связи

— это растущая отрасль, и Google находится в авангарде этой тенденции. Вы можете ускорить процесс написания, используя голосовой ввод в Документах Google.

Чтобы использовать эту функцию, сначала проверьте настройки устройства, чтобы убедиться, что микрофон работает.

Затем перейдите к Инструменты > Голосовой набор . Вы увидите значок микрофона.

Щелкните по нему и начните говорить. Google преобразует ваши произнесенные слова в текст, который вы увидите на странице.

Приложение Google Docs

С помощью приложения Google Docs пользователи могут продолжать редактировать, публиковать, сотрудничать в режиме реального времени, добавлять изображения и создавать контент на ходу.

Бесплатное приложение работает даже в автономном режиме, если вы включили этот параметр — так же, как на своем ноутбуке или настольном компьютере — и оно автоматически сохраняет вашу работу в облаке.

Исследуйте

Вы когда-нибудь писали на какую-то тему и задумывались: «Ого, я мог бы использовать пару предложений, как улучшить свою статью.«

Документы Google помогут вам.

Функция «Исследовать», которую можно найти, нажав кнопку « Инструменты» > «Изучение ». Документы Google будут сканировать предоставленный вами контент и предлагать информацию, которую вы можете добавить в свою часть.

Эти предложения могут включать в себя детали, которые вы, возможно, забыли, изображения для улучшения вашего произведения или возможные исследования, которые вы могли бы включить в подтверждение своих точек зрения и утверждений.

Форматирование документа в Документах Google

Google Docs дает вам возможность создать документ, который будет работать для вас и контента, который вы создаете.Будь то ориентация страницы, изображения или номера страниц, эти советы помогут вам отформатировать документ так, как вы хотите.

Изменение полей страницы

Если вы хотите максимально использовать пустое пространство в документе или отформатировать документ для печати, вам может потребоваться изменить поля.

Перед этим убедитесь, что линейка видна над вашим документом.

Просто перейдите на View > Show Ruler .

Вы должны увидеть линейку под панелью форматирования в документе.

Затем, чтобы изменить поля страницы, найдите маленькую синюю кнопку с левой стороны линейки и сдвиньте ее, чтобы изменить левое поле.

Чтобы изменить правое поле в Документах Google, повторите этот процесс, используя синюю кнопку с правой стороны линейки.

Если вам нужны строгие поля в документе, щелкните Файл > Параметры страницы .

После этого появится следующее всплывающее окно, в котором можно изменить поля.

Если вам нужны одинаковые поля в каждом создаваемом документе, сэкономьте время и нажмите Установить по умолчанию . Это автоматически скопирует ваши настройки полей во все новые документы.

Изменение ориентации страницы на альбомную

Хотите изменить ориентацию документа? Перейдите к файлу > Настройка страницы .

Затем выберите Альбомная под Ориентация .

Если вы хотите, чтобы все ваши документы имели одинаковую ориентацию, нажмите По умолчанию .

Добавление текстового поля

Текстовые поля — отличный вариант, если вы хотите добавить в документ дополнительный визуальный элемент. Они позволяют размещать дополнительный текст в любом месте страницы без изменения формата существующего документа.

В Документах Google текстовые поля классифицируются как рисунки. Вы можете вставить его, нажав Вставить > Чертеж .

Это откроет функцию рисования. Затем нажмите Текстовое поле .

Перетащите курсор в область чертежа, чтобы создать поле, соответствующее вашим требованиям.

После того, как ваше поле было создано, пора ввести текст.

Вы можете изменить шрифт, цвет и выравнивание текста в вашем поле, используя панель навигации во всплывающем окне.

Доволен текстовым полем? Нажмите Сохранить и закрыть , чтобы вставить его в документ.

Отсюда рассматривайте текстовое поле как изображение. Выберите изображение, чтобы изменить выравнивание, или переместите рамку вокруг документа для идеального размещения.

Добавление номеров страниц

Номера страниц упрощают навигацию по документу и позволяют лучше организовать его при печати — вы не будете спрашивать себя: «Эта страница идет сюда… или туда?»

Добавьте номера страниц в документ, нажав Вставить > Заголовок > Номер страницы .Затем выберите желаемый вариант.

Создание выступа

Выступающие отступы — это отступы, которые автоматически изменяют поле абзаца, не прерывая формат, используемый где-либо еще на вашей странице.

Вот пример:

Чтобы добавить выступ в Документах Google, убедитесь, что линейка видна, нажав Вид > Показать линейку .

Затем вернитесь к основному документу и выделите текст, который хотите отформатировать.

Добавьте выступ, поместив линейку над документом и сдвинув синие стрелки в соответствии с требованиями.

Переместите стрелку слева, чтобы изменить отступ слева, и стрелку справа, чтобы изменить отступ справа.

Вставка изображения

Чтобы добавить изображение в документ, просто поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить изображение.

Прокрутите страницу вверх и нажмите Вставить > Изображение .

Выберите расположение изображения — есть несколько вариантов, включая ваш компьютер, Интернет, Google Диск или URL-адрес.

Выберите изображение, нажмите Откройте и вуаля! Ваше изображение должно появиться.

Чтобы узнать больше об этом процессе, посетите эту страницу.

Создание оглавления

Если вы пишете презентацию или технический документ, оглавление — отличный способ отобразить каждый создаваемый раздел и номер страницы, на которой он находится.

Вы можете вставить оглавление в свой документ Google, убедившись, что все подзаголовки отформатированы с помощью тега заголовка. Для этого выделите подзаголовок и нажмите соответствующий тег на панели форматирования.

Как правило, тег заголовка 1 должен быть вашим основным заголовком. Теги заголовка 2 должны быть подзаголовками, а теги заголовка 3 должны быть разделами под подзаголовком.

Теперь вы готовы создать оглавление. Удерживая курсор в том месте, куда вы хотите его вставить, нажмите Вставить > Оглавление , чтобы выбрать вариант в соответствии с вашими предпочтениями.

Редактирование документа в Документах Google

Google Docs предлагает множество функций редактирования, чтобы ваша работа полностью раскрыла свой потенциал.

Отслеживание изменений

Если вы работаете с другим человеком над своим документом, вы можете попросить его отслеживать его изменения и правки. Это покажет вам, кто вносил правки, когда они вносили эти правки и какой текст был до их редактирования.

Вы можете отслеживать изменения в Google Документах, изменив Editing на Предложение в правом верхнем углу страницы.

Затем, когда кто-то редактирует ваш документ, любые изменения будут отображаться другим цветом с полем с правой стороны, чтобы показать его имя, фотографию и сведения о редактировании.

Затем вы можете просмотреть отслеживаемые изменения и при необходимости принять или отклонить их.

Добавление комментариев

С помощью Документов Google вы и ваша команда можете оставлять комментарии к любому документу для просмотра друг другом. Они часто используются в качестве напоминаний, чтобы вернуться к определенному разделу, оставить более подробные идеи для исправления или добавить URL-адреса на другие сайты и изображения для справки.

Для этого выделите слово, предложение или абзац, которые вы хотите прокомментировать, и нажмите кнопку Добавить комментарий (текстовое поле со знаком плюс внутри).

Затем вы можете написать комментарий или вставить URL-адрес в поле для комментариев. Нажмите Комментарий , когда будете готовы опубликовать свой ящик.

Чтобы изменить информацию в поле, щелкните три точки справа и выберите Изменить . Вы также можете создать ветку комментариев под исходным комментарием, введя текст в поле «Ответить».

Чтобы избавиться от поля комментариев, вы можете удалить его или разрешить комментарий. Щелкните три точки справа и выберите Удалить , чтобы удалить поле. Щелкните Resolve в правом верхнем углу поля, когда проблема была решена и комментарий больше не нужен.

Если вам нужна более подробная информация о добавлении и разрешении комментариев в Документах Google, загляните на эту страницу.

Поиск слов

Были ли у вас проблемы при написании статьи, отчета или сообщения в блоге из-за необходимого количества слов, которое вы пытались охватить?

Хотя достижение необходимого количества слов не всегда может быть легким, Google Docs упрощает сам подсчет.

Открыв документ, нажмите Инструменты > Количество слов . (Вы также можете использовать сочетание клавиш ⌘ + Shift + c.)

Google отобразит общее количество слов (вместе с общим количеством страниц, символов и символов без пробелов).

Чтобы подсчитать количество слов в определенном предложении, абзаце или странице, выделите текст, который вы хотите включить, и выполните те же действия, описанные выше.

Текущая проверка орфографии

Даже профессиональные писатели нередко допускают орфографические ошибки.Документы Google могут помочь всем писателям решить эту дилемму.

Выполните проверку орфографии, чтобы найти и исправить любые ошибки, которые вы могли пропустить. Считайте его своим личным корректором или редактором.

Чтобы запустить проверку орфографии в Документах Google, нажмите Инструменты > Орфография > Проверка орфографии .

Google Docs просканирует весь документ на предмет орфографических и грамматических ошибок. Вам будет предложено принять или отклонить предложение Google.

Если вы обнаружите, что часто используете слово, которое не распознает Google, вы можете добавить его в свой словарь. Это предотвратит выделение слова в Документах Google при будущих проверках орфографии.

Добавление зачеркивания

В Документах Google вы можете добавить зачеркивание, выделив текст, который хотите зачеркнуть, и нажав Формат > Зачеркнутый .

Использование надстроек Google Документов

Вы можете добавлять в документы сторонние инструменты или надстройки.Эти надстройки содержат уникальные функции, которые помогут вам улучшить вашу работу различными способами.

Вы можете найти эти надстройки, нажав Надстройки > Получить надстройки …

Вот несколько популярных дополнений, которые могут вам пригодиться.

Google Keep

Пишете документ, требующий подтверждающих данных? Установите Google Keep в свой браузер, чтобы собирать заметки, тематические исследования и ссылки, которые вы планируете цитировать. Затем используйте надстройку, чтобы при необходимости подтянуть их.Вы также можете редактировать заметки, сохраненные с помощью Google Keep.

Шрифты Extensis

Единый брендинг важен, но это может быть сложно, если вы используете уникальные шрифты. Надстройка Extensis Fonts импортирует тысячи шрифтов из библиотеки Google Fonts в ваш документ, чтобы улучшить общий вид вашего произведения.

HelloSign

Написание контракта, соглашения или других документов, требующих подписи? Надстройка HelloSign поможет вам легко и безопасно собирать электронные подписи.

Перевести

Нужен переводчик? Установите надстройку Translate, чтобы легко переводить контент на другой язык.

Lucidchart

Надстройка Lucidchart позволяет добавлять в документ уникальные диаграммы, которые легко проектировать и редактировать. Он идеально подходит для тех, кто работает с данными или ищет интересный способ отображения информации.

Языковой инструмент

Language Tool упрощает вычитку на более чем 20 языках. Вам больше не придется задумываться о своей орфографии или грамматике.Это дополнение выявляет ошибки независимо от языка.

EasyBib

EasyBib — это автоматический генератор библиографии с более чем 7000+ стилей, включая MLA, APA и Гарвардский стиль.

Использование Google Таблиц и Google Форм с Google Документами

С Документами Google легко интегрировать с другими полезными инструментами, такими как Google Таблицы и Google Формы. Если вы создаете электронную таблицу или диаграмму в Google Sheets, вы можете вставить эту информацию прямо в Google Docs.

С помощью Google Forms вы можете создавать опросы, которые автоматически сохраняются на вашем Google Диске для быстрого доступа и просмотра из Google Docs.

Google Таблицы

Google Таблицы — отличный вариант для тех, кому нужно создать любой тип диаграммы, списка, плана или электронной таблицы. Это генератор электронных таблиц, аналогичный Excel, и он бесплатный.

Открыв Google Таблицы и создав диаграмму, вы можете легко вставить ее в свой документ.

Для этого перейдите на панель инструментов и нажмите Вставить > Диаграмма > Из листов .У вас должна быть возможность просмотреть и выбрать диаграмму, которую вы хотите добавить в свой документ.

Google Формы

Google Forms — отличный способ для сбора информации и ответов на опросы. Просто зайдите на сайт Google Forms и за считанные секунды начните создавать форму или опрос.

Вы и ваша команда можете сотрудничать и выбрать шаблон из галереи Google — или создать уникальный шаблон с нуля, чтобы оформить его по своему вкусу.

Google Forms также можно использовать бесплатно и их можно интегрировать с такими программами, как Asana и HubSpot.

Кроме того, все ваши документы и ответы в Google Forms автоматически сохраняются на вашем Google Диске, поэтому вы можете легко получить к ним доступ, находясь на странице Google Docs.

Для этого щелкните значок «Приложения» при открытии Документов Google. Прокрутите вниз до Forms , чтобы найти форму или опрос, которые вы хотите открыть.

Последняя особенность, которую следует отметить, заключается в том, что люди, отвечающие на вашу форму или опрос, могут делать это на любом типе устройства, что делает Google Forms удобным вариантом для всех.

Начало работы с Документами Google

Поздравляем! Теперь вы являетесь профессионалом в области Документов Google. Независимо от того, являетесь ли вы маркетологом или генеральным директором, эти советы позволят вам воспользоваться преимуществами программного обеспечения Google и создавать потрясающие документы любого типа, независимо от вашего профессионального опыта.

Google Docs дает вам возможность делиться своей работой с любым количеством людей и в любое время, что делает его отличным инструментом для совместной работы. Он также упрощает вашу жизнь, автоматически сохраняя любые изменения в документе в облаке… что означает отсутствие стресса из-за потери работы.Наконец, вы можете работать со своими документами из любого места — независимо от того, есть ли у вас Интернет или нет.

Обладая всеми этими функциями, вы можете понять, почему так много людей присоединились к поддержке Документов Google. К тому же это бесплатно! Почему бы не попробовать?

Как использовать Google Docs

Google Docs — это подход Google к обработке текста. Как и все приложения Google, оно находится в облаке, что упрощает совместное использование документов и совместную работу над ними даже в режиме реального времени. В этом руководстве мы расскажем, как начать работу с Документами Google, и покажем, как использовать основные функции.

Если у вас его еще нет, обязательно создайте учетную запись Google — она ​​вам понадобится для использования Google Docs.

Google Docs Цена: Бесплатно

Как создавать документы в Google Docs

Самый простой способ создать новый документ в Google Docs — это ввести doc.new в свой браузер. Магия.

Но давайте кратко рассмотрим более традиционный способ создания документа. На главной странице Google Docs выберите опцию Blank .Это создаст пустой документ, чтобы вы начали заполнять его содержимым.

Если вы хотите использовать один из существующих шаблонов Документов Google, выберите вместо него шаблон. Нажмите Галерея шаблонов , чтобы расширить свои параметры и просмотреть все доступные шаблоны, от резюме до планов уроков и заметок о встречах.

Как организовать Google Docs

Если вы пытаетесь организовать несколько документов Google Docs, лучше всего сделать это с Google Диска. Вот наше руководство по перемещению файлов на Google Диске.

Чтобы организовать один документ, щелкните значок папки в верхней части документа.

Оттуда вы можете перемещаться по своему Google Диску и решать, куда поместить свой документ. Щелкните стрелку назад, чтобы перейти к родительским папкам, и щелкните любую заданную папку, чтобы перейти к этой папке. Когда вы будете довольны своим выбором, нажмите Переместить сюда . Или вы можете щелкнуть значок папки со знаком + в правом нижнем углу, чтобы создать новую папку для вашего документа.

Как добавить контент в Google Docs

При просмотре пустого документа первое, что вам нужно сделать, это дать ему название.Щелкните там, где написано Документ без названия , и введите свой заголовок. Вы можете изменить его в любой момент, поэтому никакого давления.

Тогда можете приступать к вводу текста. Если вы просто хотите добавить текст, он ничем не отличается от любого другого текстового редактора. Введите все, что вы хотите написать, и нажмите Формат на панели инструментов вверху, чтобы изменить форматирование текста. Вы можете использовать основные функции, такие как полужирный шрифт и курсив или добавить гиперссылку, но вы также можете создавать заголовки, вставлять столбцы, добавлять цвет фона и добавлять верхние и нижние колонтитулы.

Когда вы привыкнете к приложению, вы также сможете использовать панель ярлыков для выполнения большинства задач форматирования текста.

Мы не будем углубляться ни в одну из этих функций, но щелкнем по опции Format , чтобы увидеть, что вы можете сделать.

Что касается отличительных черт, мы настоятельно рекомендуем использовать заголовки. Щелкните строку, которую хотите превратить в заголовок, а затем выберите Формат > Стили абзаца . Выберите тип заголовка (все они отформатированы по-разному, но перечислены в иерархическом порядке).Когда у вас есть заголовки в вашем документе, вы можете нажать View > Document outline , и план вашего документа появится слева, что значительно упростит навигацию по длинным документам. Кроме того, вы можете выбрать Вставить > Оглавление , выбрать свой стиль, и контур будет добавлен в верхнюю часть документа.

Как вставлять изображения в документ Google

Вы также можете добавить изображения и таблицы в свой документ, если хотите включить больше, чем просто текст.Нажмите Вставить > Изображение и затем выберите, откуда вы хотите, чтобы ваше изображение появилось. Вы можете загрузить со своего компьютера или другого приложения Google, или вы можете использовать камеру своего компьютера, чтобы сделать снимок. А поскольку это Google, вы даже можете искать в Интернете фотографию прямо из Документов Google.

Или, если вы хотите что-то нарисовать в своем документе, выберите Вставить > Рисунок > Новый , и у вас будет пустой холст для работы.

Как вставлять таблицы и диаграммы в Google Docs

Чтобы вставить таблицу или диаграмму в документ, нажмите Вставить , а затем выберите Таблица или Диаграмма .Если вы выберете Таблица , вы сразу же сможете выбрать размеры своей таблицы, перетащив указатель мыши до нужного размера. Продолжайте перетаскивать, и таблица расширится.

Если вам нужна диаграмма, выберите тип: столбик, столбец, линия или круговая диаграмма. Он вставит изображение по умолчанию: щелкните это изображение, затем щелкните стрелку вниз в правом верхнем углу и выберите Открытый исходный код . Оттуда вы можете редактировать данные в Google Таблицах.

В качестве альтернативы вы можете выбрать для начала вставку диаграммы непосредственно из Google Таблиц, если у вас уже есть данные, с которыми вы хотите работать.

Как совместно работать над документами в Google Docs

Google Docs позволяет добавлять комментарии и оставлять предложения в режиме реального времени. Это означает, что вы можете наблюдать, как люди редактируют вашу работу, хотя мы не рекомендуем этого делать.

Щелкните здесь, чтобы получить подробную информацию о совместной работе в Документах Google.

Если кто-то вносит изменения, которые вам не нравятся, не беспокойтесь. Щелкните Файл > История версий , и вы сможете просмотреть все когда-либо существовавшие версии документа и вернуться к выбранной вами.А потому, что Google Docs сохраняет твоей работы. из. файл. время. , вы можете вернуться к любой минуте существования документа.

Если вы хотите вернуться к более ранней версии, нажмите большую синюю кнопку Восстановить эту версию в верхнем левом углу.

Как поделиться документами в Google Docs

Если вы хотите поделиться документом Google Docs прямо со своего Google Диска, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как делиться файлами на Google Диске.

Если вы хотите поделиться документом, над которым вы сейчас работаете, щелкните Поделиться в правом верхнем углу.Оттуда у вас есть несколько вариантов.

Вы можете добавлять определенных людей в документы, используя их имена (для сотрудников Google) или адреса электронной почты. Введите адрес электронной почты и нажмите Введите /, верните .

Поле рядом с полем ввода позволяет определить разрешения. Вы можете выбрать из Можно редактировать , Можно комментировать и Можно просматривать . Это позволяет вам решить, насколько эти люди могут контролировать ваш файл.

Флажок Уведомлять людей будет установлен по умолчанию, что означает, что все, с кем вы поделились информацией, получат электронное письмо.Если вы не хотите, чтобы они получали электронное письмо, снимите этот флажок, прежде чем нажимать Готово .

Если вы хотите предоставить разным людям разные разрешения, вы можете выполнить этот процесс несколько раз, разделяя / назначая разрешения одному человеку за раз. или вы можете дать разрешение всем, а затем сразу же настроить разрешения каждого человека, щелкнув Advanced в диалоговом окне Поделиться с другими .

Если вы еще не знаете, с кем делитесь, или предпочитаете использовать общедоступную ссылку для публикации в сети, нажмите Получить ссылку для общего доступа .Вы можете определить разрешения для этой ссылки, используя раскрывающийся список, и нажмите Копировать ссылку , чтобы скопировать ссылку в буфер обмена.

Помните: Любой, у кого есть общедоступная ссылка, может передать эту ссылку другим людям. Помните, чем вы делитесь, с кем делитесь и какие разрешения вы устанавливаете.

Как загрузить документ из Google Docs

Если вы хотите преобразовать документ Google Docs в документ Word, PDF или другой тип файла, нажмите Файл > Загрузить как и выберите правильный тип файла.

Pro совет: загрузка файла в виде веб-страницы позволит вам извлекать из него любые изображения. Вот руководство о том, как это сделать.

Вы также можете создать копию документа Google, нажав Файл > Сделать копию… . Это создаст точную копию вашего документа (в какой бы папке ни был сохранен существующий документ), и вы сможете решить, хотите ли вы перенести какие-либо комментарии и настройки общего доступа.

Дополнительные функции Google Docs

Это только начало того, что вы можете делать с Google Docs.Прежде чем мы продолжим, мы хотим поделиться тремя последними функциями, которые дадут вам представление о мощи Google Docs.

Голосовой набор в Google Docs

Существует множество приложений для диктовки, но Google Docs позволяет делать это прямо из документа без использования другого приложения. Нажмите Инструменты > Голосовой ввод , и в левой части экрана появится значок микрофона.

Щелкните значок микрофона и начните говорить. (Если он запрашивает доступ к микрофону, нажмите Разрешить .) Это так просто. (Мы набрали это последнее предложение, используя функцию диктовки.) Вы даже можете давать ему команды, как и любому другому приложению для диктовки: точка, новый абзац и так далее. По нашему опыту, это довольно надежно.

Перевести документ в Google Docs

Нужен документ на другом языке? Google позаботится о вас. Щелкните Инструменты > Перевести документ и выберите свой язык.

Щелкните Translate , и готово, копия вашего документа на целевом языке откроется в новой вкладке.

Надстройки Google Docs

Если Google Docs не предлагает нужную вам функцию, вероятно, есть надстройка, которая поможет. Щелкните Надстройки > Получить надстройки , а затем просмотрите или найдите то, что вы хотите.

Надстройки будут делать что угодно, от форматирования документа, например сценария, до форматирования библиографии. По сути, это библиотека встроенных интеграций для Документов Google.