10 неочевидных функций в «Гугл-документах», которые делают работу с текстом проще

Технологии

26.07.22

Бесплатными «Гугл-документами» пользуются по всему миру. Блогер Роб Леннон поделился 10 функциями, которые упрощают и ускоряют работу с документами, а мы пересказали его советы.

Убрать разбивку по страницам

Документ можно сделать на всю ширину страницы, чтобы вместить широкие изображения или таблицы

Где найти: «Файл» → «Настройки страницы» → «Без разбивки по страницам»

Поставить реакцию с эмодзи

Можно договориться с коллегами, что означает тот или иной значок, и использовать это для редактуры. Например, ✂️ — «сократить»

Где найти: выделите нужный текст → «Вставка» → «Эмодзи»

Добавить раскрывающийся список

Это блок в духе приложения для заметок Notion, который вставляется в любое место в тексте. С его помощью можно, к примеру, указывать статус готовности документа

Где найти: «Вставка» → «Раскрывающийся список»

Добавить интерактивные блоки

Функций много: можно набросать черновик электронного письма по «Гугл-почте» прямо из документа или добавить заметку к событию из вашего календаря

Где найти: «Вставка» → «Элементы»

Оставить водяной знак

Есть в виде текста и картинки. Знак ставится только в формате с разбивкой по страницам

Где найти: «Вставка» → «Водяной знак»

Сравнить два разных документа

«Гугл-доки» сами сравнят два похожих документа, а затем создадут новый файл с различиями, оформленными в виде правок

Где найти: «Инструменты» → «Сравнить документы»

Оставить заметку для быстрого перемещения

Работает как «якорь»: можно создать ссылку сразу на конкретное место в тексте

Где найти: «Вставка» → «Закладка»

Добавить описание документа на поля

Функция называется «Сводка». Размещает текст сверху оглавления на полях, если оно есть

Где найти: «Вид» → «Показать структуру» → «Сводка»

Включить темную тему в мобильном приложении

Окрашивает весь документ целиком, не только интерфейс. Можно настроить системную смену темы, чтобы совпадала с ОС, — графа «По умолчанию»

Где найти: «Меню» → «Настройки» → «Тема»

Быстро вставить элемент

Можно вставить ссылки на почту, документы, файлы, профили людей и события из календаря. Или просто быстро вставить нужный формат, например заголовок или таблицу

Где найти: начните вводить текст после символа @

Бонус: расширение для Chrome, которое зачитывает текст

Пригодится, чтобы проверить документ на косноязычие «вслух». Поддерживает свыше 40 языков, включая русский

Где найти: в магазине расширений Chrome

Больше советов про сервисы и интернет

В нашем потоке «Технологии». Рассказываем, как выжать максимум из ваших устройств и какие приложения установить, чтобы жить стало проще

Читать статьи

Если работаете с текстами, вот другие полезные материалы:

1. Как научиться скорочтению.
2. Бесплатные антиплагиат-сервисы.
3. Программы для расшифровки текста.

Мы постим кружочки, красивые карточки и новости о технологиях и поп-культуре в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, там классно: @t_technocult.

Как использовать Гугл документы офлайн, простая инструкция

Нет доступа в интернет? И вы задумались как сделать Гугл документы доступными офлайн? Нет ничего проще. Популярный и удобный онлайн-сервис прекрасно работает без подключения к интернету. Нужно лишь подготовиться заранее. Рассказываю подробно что нужно сделать, чтобы настроить доступ и спокойно работать с документами Google при отсутствии интернета.

Google Docs — удобный текстовый редактор, мало отличающийся от привычного Word, электронные таблицы и презентации выполненные по подобию офисного пакета от Microsoft. Все инструменты доступны любому пользователю зарегистрированному в Google.

Достоинств у сервиса много, перечислять не буду. Есть и недостатки. Главный, доставляющий неудобства, это привязка к интернету. Нет проблем с интернетом, его качеством и количеством, всё работает отлично. Если доступ в интернет отсутствует, а работать нужно, испытываешь разочарование сервисом и ощущаешь дискомфорт.

На самом деле отсутствие доступа к сети не является препятствием, просто такой ситуации необходимо подготовиться заранее. Google Docs прекрасно обходятся без интернета, предоставляя пользователям возможность использовать сервис без сети и без ограничений.

Где хранятся документы Google 

По умолчанию все файлы хранятся в облаке Google Disk. Это позволяет экономить место, освобождая дисковое пространство компьютера (планшета, телефона). А раз файлы хранятся удалённо, то и доступа к ним при отсутствии подключения к сети нет. Нет и возможности их редактировать.

Гугл Докс позволяет сделать выбор и указать какие документы и файлы хранящиеся в облаке вы хотите использовать офлайн. Указанные файлы в фоновом режиме будут скачаны на устройство и станут доступны для работы и редактирования в любое время, даже при отсутствии подключения.

Файлы и папки, выбранные как доступные в автономном режиме, хранятся в кэше каталога пользователя и недоступны с помощью проводника Windows. Доступ к ним возможен только через приложение «Google Drive» (виртуальный диск) или через браузер «Google Chrome» с установленным расширением «Google документы офлайн».

При восстановлении доступа к сети изменённые файлы синхронизируются с облаком, и последняя обновлённая версия будет доступна с любого устройства. При желании можно сделать доступными офлайн все файлы хранящиеся в облаке, если объём памяти устройства позволяет это сделать.

Что нужно, чтобы сделать Гугл документы доступными офлайн

Для настройки офлайн доступа к документам необходимо подключение к интернету и наличие свободного дискового пространства на вашем устройстве. А для работы с документами при отсутствии интернета нужен ещё и браузер Google Chrome.

Установить браузер можно перейдя по ссылке Google Chrome на официальный сайт.

Дополнительно в браузер Google Chrome нужно добавить бесплатное расширение «Google документы офлайн». Для этого следует перейти в интернет-магазин Chrome, найти необходимое расширение и нажать кнопку «Установить». Вы можете сделать это сейчас используя ссылку на расширение в интернет-магазине Chrome.

Если вместо кнопки «Установить» вы видите кнопку «Удалить из Chrome» – значит расширение уже установлено.

После установки убедитесь что расширение включено. Это можно сделать в настройках браузера, в разделе «Расширения». Теперь всё готово для настройки офлайн доступа к документам Гугл.

Как включить офлайн доступ в Гугл докс

После того как установлены Chrome и расширение открываем браузер и входим в аккаунт Google. Далее открываем Google DIsk. В правом верхнем углу окна нажимаем на значок настройки в виде шестерёнки и в выпадающем меню выбираем вкладку настройки.

В настройках необходимо установить галочку в пункте «Офлайн доступ» (Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету).

Офлайн доступ к документам и файлам можно также включить в настройках любого из сервисов – Документов, Таблиц или Презентаций. Если вы сделаете это в каком-то одном из указанных сервисов (или на Диске), в остальных файлы и документы тоже станут доступны офлайн.

Следующим шагом нужно выбрать файлы, которые вы хотите назначить доступными в режиме офлайн. Для этого открываем Google DIsk на компьютере, правой кнопкой мыши нажимаем на нужный файл и в выпавшем меню включаем «Офлайн доступ».

В результате рядом с файлом доступным офлайн появится соответствующий значок.

Теперь отмеченные таким образом файлы станут доступны в режиме офлайн.

Чтобы проверить доступен ли файл при отсутствии интернета, нужно открыть его на компьютере в Документах, Таблицах или Презентациях и нажать на значок Cloud done — «Посмотреть статус документа».

Выбрать файлы, с которыми вы хотите работать офлайн можно не только на диске, но и в сервисах Гугл Документы, Таблицы или Презентации. Для этого нужно открыть главный экран, нажать на значок «Ещё» (три вертикальные точки) рядом с названием нужного файла и в выпавшем меню включить офлайн доступ. В результате рядом с названием файла появится соответствующий значок.

Как работать с Google документами и файлами в режиме офлайн

Работа с документами и файлами в режиме офлайн не отличается от обычной работы в онлайн режиме. Затруднение может возникнуть только при открытии файлов, так как найти их через проводник невозможно. Как открыть нужный файл, если непонятно где он находится?

Я решил эту проблему следующим образом – добавил ярлык Google DIsk в закладки браузера. Теперь при отсутствии интернета использую закладку – появляется соответствующая страница, где видны все доступные документы и файлы. Удобно их открывать и редактировать.

Файл к которому обращались ранее отображается в редакторе, таблицах или презентациях в последних документах. Его можно открыть непосредственно из программы.

Заключение

Ничего сложного и необычного при работе с Google Docs в офлайн режиме нет. Ограничений функциональности сервиса тоже нет. Единственное, что надо помнить — файлы которые вы сделаете доступными офлайн будут занимать место на устройстве. Если оно у вас ограничено, то следует внимательно подходить к выбору таких файлов.

Я достаточно подробно изложил процесс подготовки онлайн офиса к работе в условиях когда отсутствует интернет. Трудностей с настройкой возникнуть не должно. И всё же, если что-то осталось непонятным задайте вопрос в комментариях, я постараюсь помочь вам разобраться и при необходимости дополню статью.

Так же буду рад услышать ваше мнение о сервисе Google Docs. Сталкивались ли вы с какими-либо проблемами при работе с документами в режиме офлайн и как их решали.

На этом у меня всё!

С Уважением, Александр

Работайте эффективнее и быстрее в Google Docs

Ваша компания тратит много времени на форматирование и редактирование длинных документов? Чтобы эффективно использовать свое время, важно быть знакомым с программным обеспечением для обработки текстов на вашем рабочем месте. Текстовый процессор Google — Google Docs — на первый взгляд кажется очень простым, но содержит ряд умных функций и ярлыков, которые помогут вам работать эффективнее и быстрее. Вот несколько простых полезных советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от службы.

Всегда доступен в облаке

Наиболее очевидным преимуществом этого облачного текстового процессора является то, что ваши файлы и документы не хранятся на ПК. Вам не нужно будет в любое время загружать или устанавливать программное обеспечение на свой компьютер. Вы также можете работать с любого компьютера — все документы всегда будут доступны в облаке. Все, что вам нужно, это доступ к Wi-Fi. Вам также не нужно беспокоиться о том, является ли документ, над которым вы работаете, последней версией — документ всегда будет обновлен и доступен на Диске.

Бесшовное сотрудничество

Google Docs упрощает внутреннюю и внешнюю совместную работу, поскольку несколько пользователей могут работать над документом одновременно. Совместная работа в Интернете может — и будет — оптимизировать повседневные операции, потому что это просто быстрее, чем отправка документов туда и обратно в виде вложений.

При совместном использовании документов у вас есть два варианта: поделиться гиперссылкой или отправить приглашения по электронной почте (вы также можете отправить приглашения группе пользователей). Объем или тип доступа к документам, который получает получатель, можно легко контролировать, определяя, может ли человек «редактировать», «комментировать» или имеет доступ только для чтения.

Вы можете изменить эти правила или отозвать права доступа в любое время.

Если вы хотите поделиться документом с кем-то, не добавляя его в качестве соавтора, это можно сделать, поделившись документом как вложением. При нажатии «Файл» — «Отправить по электронной почте как вложение» документ отправляется в формате PDF.

Приближается крайний срок проекта, над которым вы работаете? Или вам просто нужна более быстрая обратная связь по абзацу документа? Сообщите человеку, что вы хотите просмотреть комментарий прямо в документе (поместите курсор перед словом, предложением или абзацем, который вы хотите выделить, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Комментарий» и введите @ или + во всплывающем окне + значок имя человека). Все, с кем вы поделились и получили доступ к документу, появятся в качестве опции. Найдите имя человека, которого хотите отметить, и нажмите Enter. Затем они получат электронное письмо с сообщением о том, что они были помечены и им назначена задача для просмотра.

Совместная работа и обмен, независимо от языка

Знаете ли вы, что Google Docs может автоматически переводить PDF и текстовые документы? Таким образом, язык больше не является препятствием для сотрудничества и обмена. Хотя сервис далеко не идеален, это полезный инструмент, позволяющий переводить все документы прямо в Документах. Функцию перевода можно найти в разделе «Инструменты» и «Перевести документ». Появится диалоговое окно, в котором вас спросят, как вы хотите назвать документ и на какой язык вы хотите его перевести. После завершения перевода Документы Google автоматически откроют переведенный документ, и он будет готов к публикации.

Из .Docs в PDF за 3 простых шага

Хотите поделиться с кем-нибудь PDF-версией документа? Скопируйте URL-адрес документа в браузере и измените текст /edit в конце ссылки на /export?format=pdf. Ссылка готова для обмена (при условии, что получателю был предоставлен доступ к документу) и автоматически создаст PDF-файл.

Вы можете использовать тот же трюк, чтобы поделиться шаблоном документа с другими: скопируйте URL-адрес документа и измените /edit на /copy в конце ссылки. Отправьте ссылку всем, с кем вы поделились файлом, и им будет предложено сделать копию документа на Диске.

Профессиональное письмо, редактирование и презентация

Длинные объемные документы часто кажутся громоздкими, и может быть трудно отличить информацию и страницы друг от друга. Встроенный инструмент структуры в Google Docs помогает упростить навигацию по документам. Инструмент доступен в строке меню в разделах «Просмотр» и «Показать схему документа».

Для более формальных документов, таких как диссертации и отчеты, было бы неплохо вставить оглавление, чтобы упростить навигацию. В Документах Google это легко сделать, установив курсор на выбранную страницу, нажав «Вставить» и «Оглавление» в строке меню. Это быстро создаст оглавление на основе заголовков в документе.

Использовать Документы Google в автономном режиме

Нет никаких сомнений в том, что большую часть дня мы проводим в сети, работая в сети. Будь то ответ на электронную почту, обмен файлами или редактирование документов. Мы практически зависим от сети в течение рабочего дня. Но что произойдет, если вы вдруг окажетесь без доступа? Возможно, туннели поезда блокируют покрытие по пути на работу, или вы находитесь в самолете без доступа к Wi-Fi?

Google подумал об этом: вы можете сделать свои документы доступными в автономном режиме. Эту функцию легко найти и легко включить: откройте Google Docs, перейдите к «Файл» и включите «Сделать доступным в автономном режиме». Вот и все — теперь вы можете работать из любого места.

Распознавание речи в Документах Google

Распознавание речи Google — ценный инструмент, позволяющий писать документы быстрее и с большим удовольствием. Инструмент хорошо работает на норвежском языке (хотя вам, возможно, придется самостоятельно добавлять запятые, точки и абзацы) и доступен в Документах как на ПК, так и на планшетах, а также на мобильных телефонах.

В Документах Google распознавание речи доступно в меню «Инструменты» > «Голосовой ввод» (или Ctrl+Shift+S/Cmd+Shift+S на клавиатуре). Нажмите на микрофон, и вы выключены.

Улучшает и дополняет документ для вас

Поиск в Google из Документов Google

Благодаря инструменту «Исследовать» Google предоставил вам возможность выполнять поиск непосредственно в документе, с которым вы работаете, поэтому вам никогда не придется прерывать работу или открывать новую вкладку (инструмент доступен как для настольного компьютера, так и для мобильный). «Исследовать» доступен через значок в правом нижнем углу Документов (или через сочетание клавиш Ctrl+Alt+Shift+I/Cmd+Alt+Shift+I) и, используя машинное обучение, даст вам предложения и рекомендации, как а также ряд результатов поиска на основе вашего условия поиска. Вы можете выполнять новый поиск прямо в окне — и когда вы найдете что-то, что хотите включить в документ, над которым работаете, вы можете легко добавить это одним щелчком мыши («Исследовать» может даже помочь вам добавить сноску, так что вы не забывайте об этом).

Определение слова

Не уверены, правильно ли вы написали немного сложное слово и действительно ли понимаете значение слова, которое печатаете? Без проблем! Документы Google могут решить эту проблему за вас. Нажмите Ctrl+Shift+Y/Cmd+Shift+Y, пока курсор находится на слове, которое вы хотите найти, и Документы откроют окно и найдут для вас определение слова.

Это лишь некоторые из многих замечательных функций, которые вы найдете в Документах Google. Хотите больше советов и рекомендаций или курс по одному или нескольким приложениям в G Suite? Свяжитесь с нами по адресу [email protected] для чата.

Как настроить и использовать Google Docs в автономном режиме

Нет интернета? Без проблем. Автономные возможности на Google Диске позволяют закончить слайд-шоу по утренней дороге, обновить семейные финансы в мертвой точке Wi-Fi и редактировать документы с высоты 40 000 футов. Вот как можно работать с документами, таблицами и презентациями Google в автономном режиме.

---

Что нужно для доступа к Документам Google в автономном режиме

• Аккаунт Google

• Браузер Chrome или Edge

• Нет приватного просмотра или режима инкогнито.

• Расширение Google Docs Offline для Chrome(откроется в новом окне)

• Подключение к Интернету для первоначальной настройки

• На ваших устройствах достаточно места для хранения документов, к которым вы хотите получить доступ в автономном режиме

---

Как Настройте Google Docs в автономном режиме на своем ПК

(Источник: PCMag/Google)

Включить автономный доступ

На рабочем столе откройте Google Диск и войдите в свою учетную запись. Нажмите Меню настроек (значок шестеренки) в верхнем левом углу выберите Настройки . В разделе Не в сети установите флажок Создавайте, открывайте и редактируйте последние файлы Google Docs, Sheets и Slides на этом устройстве в автономном режиме .

(Источник: PCMag/Google)

Автономный доступ также можно включить непосредственно в Документах, Таблицах или Презентациях.

Откройте любой документ, таблицу или презентацию Google и вверху рядом с названием файла щелкните значок облака, чтобы просмотреть статус документа. Если содержимое не готово к редактированию в автономном режиме, появится пояснение. Нажмите Включите , чтобы сохранить его для использования в автономном режиме. (Пользователи Microsoft Edge будут перенаправлены в Интернет-магазин Chrome для загрузки автономного расширения Google Docs (откроется в новом окне).)

(Источник: PCMag/Google)

Вы также можете нажать Файл > Сделать доступным в автономном режиме . Оттуда просто откройте Google Docs, Sheets и Slides, когда вы потеряете доступ к Интернету, и приступайте к работе.

Отключить автономный доступ

Если вы работаете на общедоступном или совместно используемом компьютере или вам просто больше не нужен автономный доступ, вернитесь к настройкам и отключите автономный доступ.

---

Как настроить Google Docs в автономном режиме на мобильном телефоне

Даже в эпоху портативных ПК открывать ноутбук в поезде или посреди обеда с родственниками мужа не всегда практично (или приемлемо).

К счастью, автономная функция Google также работает на большинстве смартфонов и планшетов, когда вам нужно работать втихаря.

(Источник: PCMag/Google)

На телефоне или планшете Android или iOS откройте приложение Google Docs, Sheets или Slides и перейдите к пункту 9.0099 Меню > Настройки и включите Сделать последние файлы доступными в автономном режиме .

Если у вас достаточно места для хранения, файлы, к которым вы недавно обращались, будут автоматически сохраняться в автономном режиме после включения этой функции; найдите их через Меню > Автономно. Если вы попытаетесь открыть какие-либо другие документы, Google спросит, хотите ли вы сохранить их для использования в автономном режиме, но на самом деле этого не произойдет, пока вы снова не подключитесь к Интернету.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с этими советами по Google Диску, которые вы не можете позволить себе пропустить.