О правилах деловой переписки
Уважаемые студенты!
Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.
О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:
- В начале содержать приветствие и обращение.
- Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
- Содержание письма должно быть лаконичным.
- В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
- Придерживайтесь корректного, делового тона.
- Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным. Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
- Четко формулируйте вопросы.
- Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
- Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
- В письме обязательно указывается дата.
- Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.
Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.
Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1».
Папка называется датой «16.04».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к 16.04».
Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).
Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс
Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?
Напишите тему письма
Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты.
Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.
Обращайтесь по имени
Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»
Пишите коротко, сразу о деле
В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу.
В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет учебных занятий.
- Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
- Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.
Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов
Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.
Прикрепленные файлы называйте понятно
Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…
Подпишите письмо
Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.
Иван Павлов,
староста 203 группы
Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32
Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом.
Перечитайте и отправляйте
Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.
Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.
Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Официальное и неформальное письмо: полное руководство
Ключевой частью четкой коммуникации является рассмотрение вашей аудитории. То, насколько хорошо вы их знаете и насколько непринужденно с ними уместно вести себя, повлияет на каждое слово от вашего приветствия до вашего одобрения, поэтому давайте раскроем разницу между формальным и неформальным языком.
Решить, насколько формальным должно быть ваше письмо, немного похоже на выбор наряда. Вам нужно знать, собираетесь ли вы на барбекю на заднем дворе или на красную ковровую дорожку. Плохой выбор заставит вас выделяться, и не самым приятным образом. Мы начнем с некоторых определений и примеров формального и неформального стиля письма, а затем остановимся на том, где каждый из них может помочь вам лучше всего.
Вот подсказка: Хотите, чтобы ваше письмо блестело? Grammarly может проверить вашу орфографию и уберечь вас от грамматических и пунктуационных ошибок. Он даже вычитывает ваш текст, поэтому ваша работа будет идеальной, где бы вы ни писали.
Что такое неформальный язык?
Неформальный язык — это то, как вы общаетесь с людьми, которых хорошо знаете и рядом с которыми можете расслабиться. Он имеет тенденцию напоминать то, как люди разговаривают вслух больше, чем официальное письмо, и может содержать больше сокращений («они» вместо «они есть»), а также сленг, сокращения и выражения эмоций — даже восклицания!
Например, вы можете использовать неформальный язык, отправляя быстрое приглашение некоторым друзьям:
Привет, семья, мы устраиваем бранч у нас в это воскресенье утром, скажем, в 10:30.
Надеюсь, ты можешь это сделать! xo
Тем не менее, только потому, что они ваши друзья, не означает, что вы никогда не напишете им официально. Например, если вы работаете над достаточно причудливым приглашением, чтобы подумать о найме каллиграфа и слове «праздник», скорее всего, вам понадобится более официальное приветствие, чем «привет всем».
Дайте определение формальному языку
Вы можете представить себе формальный язык как модный блейзер к футболке для неформального письма. Это более серьезно, с более застегнутой конструкцией, более длинными словами и практически без сленга. Профессионал может использовать его для написания сопроводительного письма, делового предложения, официального документа или юридического резюме.
Официальное письмо имеет тенденцию использовать сокращения только после того, как сначала разъяснено, что они обозначают. И там, где восклицания хороши в неформальной обстановке, они не одобряются в официальном письме.
То же самое касается первого и второго лица, особенно таких местоимений, как «я» и «ты».
Вот пример, в котором формальная версия пишется вокруг слова «я» с использованием пассивного залога:
Неформальная: Я спросил мэра о готовности к землетрясению, и он сказал, что мы сделали недостаточно, чтобы быть готовыми.
Официально: Когда мэра Кима спросили о готовности к землетрясению, он сказал, что городу предстоит еще много работы.
Официальный язык иногда подвергается резкой критике за то, что он полон неестественных, запутанных предложений, но нет правила, согласно которому он всегда должен быть умопомрачительно мягким или таким же непрозрачным, как соглашение об условиях обслуживания. Примеров того, что это запоминающееся и забавное, предостаточно. Это верно даже на уровне мнений Верховного суда, таких как Рут Бейдер Гинзбург:
Несмотря на кошмарные образы вышедших из-под контроля столовых приборов, взбесившегося скота и сталкивающихся туб, нарушающих тишину и покой Текумсе, подавляющее большинство учащихся, которых Школьный округ стремится проверить на деле, занимаются деятельностью, не связанной с безопасностью.
необычная степень.Формальный, да, но сонник, это предложение не является.
Как определить подходящий стиль?
Решение о том, когда использовать формальный язык, а когда лучше писать неформально, восходит к вопросу о том, кто ваша аудитория.
Например, если вы пишете потенциальному клиенту, вы хотите выглядеть профессионально, поэтому ваше письмо может быть связано с формальностями. Вы же не хотите, чтобы ваша небрежная манера поведения создавала впечатление, что вы, в конце концов, не относитесь к работе серьезно.
Точно так же, если в профессиональной среде от вас обычно ожидают, что вы держите свои эмоции под контролем, формальное письмо обычно предпочитает объективность, удерживая чувства писателя на расстоянии.
Если вы обращаетесь к кому-то, кого плохо знаете, и не знаете, к какому уровню формальности стремиться, часто проще начать с формальности. По ходу переписки вы можете переоценить и соответственно смягчить свой стиль.
Напротив, если вы начнете слишком небрежно, только чтобы понять, что вы производите неправильное впечатление и должны исправить курс, все может показаться очень неловким.
Опять же, излишняя формальность в контексте, явно более подходящем для неформального письма, может выглядеть нелепо. Представьте себе, что вы организуете поездку на поплавке на выходных и дополните свой великолепный формальный стиль следующим образом:
Дорогие друзья,
Как давний поклонник путешествий на поплавке, я рад предложить эту предстоящую субботу, 18-го, для беззаботного отдыха. после полудня на легендарной реке Невнимательный гусь. Пожалуйста, сообщите мне о вашей доступности и склонности к совместному использованию автомобилей.
С уважением,
Тодд
Черт, Тодд, ты также приложил SWOT-анализ потенциальных закусок? Наберите его обратно — иногда можно расслабиться.
Нужны дополнительные указания о разнице между формальным и неформальным письмом? Используйте детектор тона Grammarly, когда будете писать следующее электронное письмо.
Топ-5 лучших и худших поздравлений в письмах на 2023 год + примеры
«Привет» звучит слишком неформально? Является ли «Уважаемый» слишком официальным? Начать электронное письмо может быть настоящим испытанием, особенно если вы пишете деловое письмо кому-то, кого плохо знаете. Если вы изучаете английский как второй язык, это может быть еще сложнее.
Если вы считаете, что приветствия в деловых письмах не так уж важны и на них не нужно акцентировать внимание, отложите эти мысли в сторону. По сути, начало вашего письма задает тон вашей дальнейшей переписки. Кроме того, правильная вступительная фраза может помочь вам произвести первое впечатление на получателя. Это также может мотивировать их продолжать чтение.
Барбара Пачтер, специалист по деловому этикету, считает, что многие люди обращают особое внимание на то, как к ним обращаются. Если ваше приветствие оскорбляет чьи-то чувства, оно, несомненно, повлияет на мнение человека о вас.
Лучший способ написать электронное письмо — максимально упростить приветствие и завершение делового письма.
Конечно, это будет зависеть от того, кому вы пишете, но, как правило, это тот, кого вы едва знаете. Чтобы помочь вам найти идеальное приветствие, мы собрали лучшие примеры приветствий в деловых письмах 2023 года. Мы также добавили несколько вступительных строк, которых лучше избегать.
5 лучших поздравлений в деловых письмах на 2023 год
1. «Привет, [Имя], …»
Когда дело доходит до деловой переписки, «Привет, [имя]» является явным победителем и одним из наиболее часто используемых приветствий в 2021 году. Эксперты говорят, что это простой, прямой и эффективный способ обратиться к кому-то, знаете ли вы его или нет.
Хотя это звучит довольно неформально, «Привет» — одно из лучших официальных приветствий в деловом письме. Добавив фамилию человека, вы сохраните соответствующий формальный тон.
«Привет, мистер Хьюстон, …»
Его также можно успешно использовать при холодном общении, когда вы не знаете имени получателя. Не стесняйтесь спрашивать человека, предпочитает ли он, чтобы его называли по имени или по фамилии.
2. «Здравствуйте, [Имя]…»
Для тех, кто хочет придать письму более формальный тон, есть альтернатива — «Здравствуйте, [Имя]». Среди официальных приветствий по электронной почте это заполняет пробел между «Привет» и «Уважаемый», обеспечивая правильный баланс между профессионализмом и оттенком фамильярности.
3. «Уважаемый [Имя], …»
Приветствия и приветствия в деловых письмах, начинающиеся с «Уважаемый», веками использовались для обращения к человеку и идеально подходят для официального письма. Однако в наши дни это звучит довольно старомодно. Нет ничего плохого в том, чтобы использовать «Уважаемый» в своем электронном письме, но это может показаться слишком формальным (особенно если вы используете полное «уважаемый сэр или мадам»).0003
Используйте это приветствие, когда вы обращаетесь к кому-либо или отправляете деловые документы, такие как сопроводительное письмо, чтобы показать свое уважение, профессионализм и вежливость. В этом случае вы можете использовать «Уважаемый», а затем титул человека (мистер, мисс) и его фамилию:
«Уважаемый мистер Хьюстон, …»
Если вы не знаете пол вашего получателя, используйте полное имя без титула:
«Дорогой Алекс Хьюстон, …»
Избегайте титулов, указывающих на семейное положение — вместо «миссис» используйте «миссис».
Хотите научиться писать официальные письма? Ознакомьтесь с нашим удобным руководством о том, как форматировать деловые письма.
4. «Приветствую, …»
Это отличная альтернатива «Привет, [Имя], …», если вы отправляете деловое письмо на общий электронный ящик или не знаете, кто ваш получатель. С другой стороны, мы рекомендуем сделать все возможное, чтобы узнать эту информацию.
5. «Всем привет…»
Если вы пишете группе, используйте этот вид приветствия. Кстати, это одно из самых популярных официальных приветствий в деловом письме, которое используется для обращения к нескольким людям.
Избегайте приветствий типа «Все», которые звучат грубо, или слишком специфичных для пола «Дамы» и «Господа».
Улучшите свои навыки делового письма — прочитайте нашу последнюю статью « Как начать письмо и написать отличный хук ».
5 худших приветствий в деловых письмах + примеры
1. «Привет!»
Начиная электронное письмо со слов «Эй!» или «Привет, [имя]…» — отличный способ начать разговор с друзьями.
Но когда дело доходит до рабочего места, использование этих случайных приветствий в качестве приветствия в деловом письме на английском языке является грубым и даже неуважительным. Это непрофессионально, особенно если вы пишете незнакомцу.
2. «Кого это может касаться…»
Это худший образец приветствия в деловом письме, который вы только можете себе представить. Получив электронное письмо с таким приветствием, ваш получатель может подумать: «Это письмо меня не касается». Кроме того, большинство людей могут принять это за холодное электронное письмо и немедленно закрыть его.
Даже если вы не знаете, как зовут получателя, проведите исследование, чтобы выяснить это. Например, вы откликаетесь на вакансию, но не знаете, к кому лучше обратиться. В этом случае вам следует узнать имя менеджера по найму компании. Не можете ничего найти в Интернете? Просто позвоните представителю компании и спросите.
3. «[Имя с ошибкой], …»
Золотое правило делового общения — никогда не писать с ошибками имя получателя.
Многие люди сразу раздражаются, если их имя написано неправильно.
На всякий случай всегда дважды проверяйте правильность написания имени человека. Вы можете найти их имя в блоке подписи или проверить строку «Кому». Люди часто используют свое имя или фамилию в адресе.
4. «Привет [Псевдоним], …»
Если вы провели исследование и узнали, что человека зовут Бенджамин , например, не будьте слишком фамильярны, чтобы сократить его имя до Бен . Обращение к человеку по его нику может стать одним из хороших деловых приветствий только в том случае, если вы уже встречались с адресатом или получили ответ с ником, написанным после С уважением, Бен .
5. «Уважаемый господин/госпожа, …»
Почему ваши получатели должны интересоваться вашим письмом, если вы понятия не имеете, кто они? На самом деле, такие формальные приветствия, как «Уважаемый господин/госпожа», показывают, что вас не интересуют получатели и, следовательно, то, что им нужно или что они ищут.
Подготовьтесь говорить уверенно
Совершенствуйте свои языковые навыки с помощью последних статей, доставляемых еженедельно.
Приветствие в сопроводительном письме
Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для обычных деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и это стоит сделать правильно. Вот несколько профессиональных приветствий на выбор.
| Приветствие для сопроводительного письма | Когда использовать |
| Кого это может касаться, | Когда не знаешь имени человека, который будет читать твое письмо, и хочешь гендерно-нейтральное, профессиональное, но немного старомодное приветствие. |
| Менеджеру по найму, | Когда вы не знаете имени человека, который будет читать ваше письмо, и хотите официальное, но современное приветствие. |
| Уважаемая команда [название компании], | Когда вы не знаете имени человека, который будет читать ваше письмо, и хотите профессионального, полуофициального приветствия |
| Уважаемый господин или госпожа, | Когда ты не знаешь имени человека, который прочитает твое письмо. |