6 шагов к написанию проектного предложения (примеры и шаблоны)

Проект — это не то, что делается за одну ночь. Часто требуется стратегическое планирование и значительное количество времени, чтобы все сделать правильно и получить поддержку, необходимую для процветания.

Чтобы ускорить процесс утверждения внешнего или внутреннего проекта, важно уметь успешно представить свои идеи. И хотя убедительная презентация в лифте может сработать в некоторых обстоятельствах, часто этого недостаточно. Здесь начинается написание проектного предложения.

Читайте дальше, чтобы узнать, что такое проектное предложение и что оно должно включать. Мы также включили шаблоны и советы, которые помогут вам создать выгодное проектное предложение.

 

Содержание

Что такое проектное предложение?

Основные типы проектных предложений

6 шагов к составлению проектного предложения

7 основных советов по написанию проектного предложения

10 примеров шаблонов проектных предложений

Обновите свое проектное предложение сегодня

 

Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ или набор документов, которые четко излагают и определяют ваш проект и идеи.

Проектные предложения используются, чтобы рассказать историю о том, почему идея проекта должна быть реализована и поддержана. Обычно они создаются с целью обеспечения финансирования или участия, привлечения новых клиентов, продления контракта с существующим клиентом или убеждения кого-либо выделить ресурсы для новой инициативы.

Он должен определить, что представляет собой проект, чего вы хотите достичь с его помощью, как вы планируете этого достичь и почему он стоит того. Он также может включать сроки, бюджет и другие тесно связанные аспекты.

По сути, проектное предложение не должно просто привлекать внимание. Он должен привлекать внимание своим четким, уверенным и конгруэнтным сообщением.

В качестве основы проекта проектные предложения жизненно важны для прояснения целей. Они определяют приоритеты и требования проекта до и во время участия заинтересованных сторон.

 

Типы проектных предложений

Существуют различные типы проектных предложений на выбор, в зависимости от аудитории вашего предложения и типа предложения, которое вы представляете. Вот краткое описание каждого из них.

Запрашиваемое проектное предложение

Запрашиваемое проектное предложение отправляется в ответ на запрос предложений (ЗП). RFP — это документ, который отправляется квалифицированной организации. Он объявляет о проекте, описывает его и запрашивает цену.

RFP являются конкурентоспособными и часто ставят бизнес против лучших кандидатов. Они приходят с очень конкретными направлениями и требуют тщательного исследования и острых навыков убедительного письма.

Незапрошенное Проектное предложение

Незапрошенное проектное предложение — это просто незапрошенное. Это немного похоже на холодную версию предложения. В этой ситуации ваше предложение никто не спрашивал, и RFP не задействован. Однако при определенных обстоятельствах хорошо выполненное незапрошенное проектное предложение может изменить правила игры.

Возможным недостатком незапрошенных проектных предложений является отсутствие четкого знания потребностей заинтересованных сторон.

Возможно, вы определили проблему и ее решение. Пока представляется возможность, вам нужны ресурсы, чтобы воплотить вашу идею в жизнь. В этот момент вы можете обратиться к незапрошенному предложению по проекту.

Неофициальный Проектное предложение

В случае неофициального проектного предложения клиент может обратиться с неофициальным запросом на отправку ему проектного предложения. После завершения вы можете ответить своей подачей.

Однако, поскольку это не официальный запрос предложений, правила не так хорошо установлены. Это означает, что этот тип предложения, скорее всего, не будет сопровождаться большим количеством контекста. Писателю придется провести много исследований в одиночку.

Продление Проектное предложение

Продление используется, когда проект исчерпал себя и его необходимо начать заново. Исследование, которое входит в этот тип предложения, обычно основано на данных об успехе последнего проекта.

В этом формате проектного предложения цель состоит в том, чтобы подчеркнуть идеальные прошлые результаты, достигнутые в рамках проекта. Если результаты того стоят, вам следует поработать над тем, чтобы убедить сторонника проекта в ваших возможностях добиться таких же или даже лучших результатов в будущем.

Продолжение Проектное предложение

Продолжение обычно делается на календарной основе, когда проект переходит на новую фазу или требуются новые ресурсы для обеспечения продолжения проекта. Эти предложения не требуют такой большой работы, поскольку проект уже одобрен и запущен.

Дополнительное Предложение по проекту

Подобно предложению о продолжении, дополнительное предложение необходимо в ситуациях, когда вы, возможно, превысили бюджет или нуждаетесь в большем количестве ресурсов, чем вы изначально запросили.

По сути, масштабы проекта превзошли первоначальные ожидания. Цель этого предложения — убедить заинтересованные стороны внести больший вклад, доказав ценность дополнительных ресурсов.

 

6 шагов к написанию проектного предложения

Лучший способ написать предложение по проекту — следовать пошаговому плану, независимо от типа предложения. От того, как вы напишете свое проектное предложение, зависит его успех.

Выполните следующие шаги, чтобы убедиться, что ваше предложение является победителем.

Шаг 1: Напишите резюме

Составление резюме — это первый шаг при написании проектного предложения. Это относительно короткий раздел, предназначенный для того, чтобы предоставить инвесторам и заинтересованным сторонам краткий обзор самой важной информации о проекте. Он должен обобщать то, что будет дальше, а также убеждать читателя продолжить чтение.

Часто содержит краткое изложение основных преимуществ проекта, например:

• Основная проблема, на решение которой направлено ваше предложение
• Кому и как будет выгодно
• Какие ресурсы необходимы
• Сроки и бюджет
• Как будет оцениваться успех проекта
• Возврат инвестиций (ROI) и многое другое

Цель резюме — привлечь внимание аудитории. Это должно заинтересовать и мотивировать их в отношении проекта, который вы представляете, и его потенциального воздействия.

Следуйте советам, приведенным ниже.

Шаг 2. Объясните предысторию проекта

В этом разделе вы можете ознакомиться с предысторией проекта.

При составлении предыстории проекта очень важно объяснить текущее состояние проблемы и почему ваша аудитория должна заботиться о ее решении. Использование ссылок и статистических данных в этом разделе может помочь эффективно донести вашу точку зрения.

Некоторые пункты могут включать:

• Более глубокое изучение проблемы, которую решает ваш проект
• Что уже известно о проблеме
• Кто решал проблему до
• Какие исследования уже проводятся (если они есть) и
• Почему предыдущие исследования не помогли решить проблему.

Рекомендуется, чтобы этот раздел не превышал одной страницы.

Шаг 3. Представьте решение

Теперь, когда вы представили проблему, вы должны представить решение. Этот раздел дает прекрасную возможность более подробно изложить ваш подход к проекту.

Некоторые из ключевых элементов, которые следует включить, включают заявление о видении, график проекта и любые важные вехи. Также укажите роли и обязанности команды проекта, инструменты отчетности, которые будут использоваться на протяжении всего проекта, и многое другое.

Этот раздел отлично подходит для демонстрации того, как вы будете измерять и сообщать об успехе вашего проекта. Дайте обзор того, какие показатели вы будете отслеживать и как вы собираетесь точно отображать эти результаты.

Шаг 4. Определение результатов проекта

Определение результатов вашего проекта является важным шагом в процессе подачи проектного предложения. Заинтересованные стороны хотят знать, что именно вы собираетесь им предоставить в конце проекта. Это может быть продукт, программа, обновление технологии или что-то подобное.

При определении результатов проекта заинтересованные стороны должны легко визуализировать ваш проект и иметь в виду конечную цель.

Шаг 5. Запросите необходимые ресурсы

Надеюсь, к этому моменту вы убедили своего читателя, что ваш проект не может ждать и должен быть реализован. Поздравляем! Но вы еще не из сорняков.

Пришло время поделиться основными подробностями:

• Бюджет проекта. Сюда входит все: от расходных материалов, необходимых для создания проекта, до цен на рекламу и заработной платы команды.
• Разбивка затрат. Здесь должно быть указано, почему вам нужны те или иные ресурсы. Таким образом, заинтересованные стороны имеют четкое представление о том, для чего используется их бай-ин.
• План распределения ресурсов. Важно включить обзор выделяемых ресурсов и того, где они планируется использовать. Например, если вам нужно 100 000 долларов для завершения вашего проекта, куда пойдут эти деньги? Технологии, материалы и т.д.?

Запрос ресурсов может быть сложным. Поэтому важно четко понимать, что вам нужно, сколько вам нужно и, самое главное, зачем вам это нужно.

Неплохой идеей будет приберечь необходимые ресурсы к концу вашего проектного предложения, чтобы никого сразу не перегружать просьбами. Лучше, чтобы они сначала знали, что их ресурсы на самом деле собираются предоставить, и цель.

Шаг 6: Сформулируйте свое заключение

Заключительный раздел проектного предложения должен содержать окончательное резюме и краткий обзор всех уже обсужденных вопросов. Это ваш последний шанс завоевать аудиторию. Так что сделайте так, чтобы он включал самые важные доказательства, чтобы получить одобрение.

Это служит завершающим моментом, чтобы подчеркнуть влияние вашего проекта. Докажите, что вы адекватно изучили все потенциальные решения и уверены, что предложенный вами метод — лучший путь.

Этот раздел обычно посвящен любым дополнительным графикам, диаграммам, изображениям или отчетам, которые еще не были процитированы в предложении. С Visme вы можете воплотить свои проектные предложения в жизнь с помощью интерактивных графиков и диаграмм, подобных показанным ниже.

 

7 лучших советов по написанию проектного предложения

Независимо от того, над каким форматом предложения вы работаете, вот семь советов, которые можно использовать в качестве передовой практики для всех.

1. Знай свою аудиторию

Важно помнить о своей аудитории (т. е. о заинтересованных сторонах) при написании предложения. Подумайте, откуда они берутся. Почему они должны дать вам финансирование? Повлияет ли это на них напрямую? Знание своей аудитории может помочь увеличить ваши шансы завоевать аудиторию.

2. Будьте проще

Несмотря на то, что проектное предложение часто требует значительных усилий, это не означает, что оно должно быть слишком сложным. Это означает, что вы можете обсудить план проекта, но вам не нужно обсуждать каждую техническую деталь. Также крайне важно, чтобы ваш стиль письма был простым, ясным и без ошибок.

3. Будьте убедительны

Если ваши читатели не заинтригованы вашим проектом, привлечь их к себе будет гораздо сложнее. Чтобы бороться с этим, сосредоточьтесь больше на том, как это принесет пользу другим и как это положительно повлияет на вашу отрасль, а не просто поделитесь функциями, которые он предлагает.

4. Проведите исследование

Выигрышное проектное предложение включает тщательное исследование и знание всех входов и выходов, назад и вперед. Убедитесь, что вы можете подтвердить свою проблему — и решение — авторитетными источниками, такими как тематические исследования, отзывы клиентов, пользовательская аналитика, статистика или диаграммы.

5. Используйте интеллектуальный метод при постановке целей

При написании проектного предложения не следует упускать из виду постановку цели вашего проекта и определение правильных целей.

Если вы сталкиваетесь с препятствиями, рассмотрите возможность внедрения метода SMART (конкретный, измеримый, достижимый, релевантный, ограниченный по времени). Они помогают гарантировать, что ваши ключевые показатели эффективности охватывают все, и каждая цель может быть эффективно достигнута.

6. Включите сопроводительное письмо и оглавление

Ваше проектное предложение должно читаться как книга. Поэтому неудивительно, что ваше предложение должно также включать сопроводительное письмо и оглавление.

Сопроводительное письмо в сочетании с содержанием — отличная пара. В сочетании они являются идеальным способом помочь вашей аудитории мысленно настроиться на то, что они собираются прочитать.

7. Используйте шаблон

Во многих отношениях проектные предложения направлены на то, чтобы произвести наилучшее впечатление. Создание предложения с использованием предварительно созданного шаблона может помочь всем оставаться на одной (виртуальной) странице. Это также помогает сохранить ваш шаблон современным и привлекательным. Если сомневаетесь, используйте шаблон.

 

10 Примеры шаблонов проектных предложений

Количество деталей, которые вы хотите включить в свое проектное предложение, может значительно различаться в зависимости от самого проекта и его масштаба. В некоторых случаях может быть достаточно краткого предложения, а в других лучше подойдет обширный документ, занимающий много страниц.

Независимо от того, насколько подробно или объемно должно быть ваше проектное предложение, Visme поможет вам. У нас есть множество красивых и настраиваемых шаблонов проектных предложений.

Взгляните на некоторые из лучших примеров шаблонов предложений Visme.

Пример №1: Шаблон предложения для некоммерческой организации

Поделитесь важной информацией о своей некоммерческой организации, используя этот очаровательный шаблон предложения от Visme.

Пример № 2: Шаблон финансового предложения

Помогите увеличить продажи продукции вашей компании с помощью этого простого шаблона предложения по проекту.

Пример №3: Шаблон простого коммерческого предложения

Используйте этот простой шаблон коммерческого предложения от Visme, чтобы представить свои услуги, отзывы клиентов и многое другое перед вашей аудиторией.

Пример №4: Шаблон предложения по управлению проектом

Поделитесь своей бизнес-идеей и привлеките клиентов, используя этот шаблон предложения по управлению проектом.

Пример №5: Шаблон корпоративного предложения

Привлеките внимание потенциальных деловых партнеров с помощью этого профессионального шаблона корпоративного предложения от Visme.

Пример №6: Шаблон предложения о партнерстве

Сделайте все возможное, чтобы предложить партнерство с помощью этого привлекательного шаблона предложения по проекту.

Пример № 7: Шаблон предложения о покупке

Покажите соответствующим заинтересованным сторонам характеристики и стоимость ресурсов, необходимых для вашего бизнеса, с помощью этого шаблона предложения от Visme.

Пример № 8: шаблон предложения для внештатных сотрудников

Создайте привлекательное предложение для внештатных услуг с помощью этого профессионально разработанного шаблона предложения по проекту.

Пример № 9: Шаблон тендерного предложения

Убедитесь, что ваша следующая ставка является выигрышной с помощью этого великолепного шаблона проектного предложения от Visme.

Пример № 10: Шаблон одностраничного предложения

Предоставьте свое следующее проектное предложение с аккуратным и привлекательным
обращением этого одностраничного предложения.

Не нашли то, что искали? Без проблем. Visme предлагает большое разнообразие шаблонов предложений, которые красочны, наглядны, привлекательны и просты в использовании.

Ознакомьтесь с остальными шаблонами предложений по проектам в нашей полностью укомплектованной библиотеке.

 

Обновите предложение по проекту сегодня

Произведите наилучшее впечатление и станьте на один шаг ближе к своей цели, используя яркий и привлекательный шаблон профессионального предложения от Visme.

Начните создавать свое проектное предложение сегодня с помощью нашего бесплатного и простого в использовании инструмента.

Как написать проектное предложение (примеры и шаблон включены)

Документы проекта, управление проектом

Руководитель проекта

по William Malsam | 24 апреля 2023 г.

Содержание

• Что такое проектное предложение?
• Типы проектных предложений
• Проектное предложение в сравнении с Уставом проекта
• Проектное предложение в сравнении с экономическим обоснованием
• Проектное предложение в сравнении с планом проекта
• Схема проектного предложения
• Как составить проектное предложение 9011 8
• Пример проектного предложения
• Советы по проектным предложениям
• ProjectManager и проектные предложения

Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ управления проектом, который используется для определения целей и требований проекта. Это помогает организациям и внешним заинтересованным сторонам проекта согласовать первоначальную структуру планирования проекта.

Основной целью проектного предложения является получение поддержки от лиц, принимающих решения. Вот почему проектное предложение описывает основное ценностное предложение вашего проекта; он продает ценность как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам проекта. Цель предложения — привлечь внимание заинтересованных сторон и спонсоров проекта. Затем, следующий шаг — заинтересовать их кратким описанием проекта.

Очень важно проникнуть в головы аудитории, для которой вы пишете проектное предложение: вам нужно думать как заинтересованные стороны проекта, чтобы представить предложение, отвечающее их потребностям.

Мы создали бесплатный шаблон предложения по проекту для Word, чтобы упростить структурирование документов, чтобы вам не приходилось каждый раз вспоминать процесс.

Получите бесплатно

Шаблон проектного предложения

Используйте этот бесплатный шаблон проектного предложения для Word, чтобы лучше управлять своими проектами.

 

Типы проектных предложений

Что касается типов проектных предложений, у вас может быть официальное, неофициальное или их комбинация. Также могут быть обновления и дополнительные предложения. Вот краткое описание каждого из них.

• Запрашиваемое проектное предложение: Это отправляется в ответ на запрос предложений (RFP). Здесь вам нужно будет придерживаться руководящих принципов RFP владельца проекта.
• Незатребованное проектное предложение:
  Вы можете отправлять проектные предложения, не получив запрос на предложение. Это может произойти в ходе открытых торгов по строительным проектам, когда владелец проекта получает незапрошенные проектные предложения от многих подрядчиков.
• Неофициальное проектное предложение: Этот тип проектного предложения создается, когда клиент запрашивает неофициальное предложение без RFP.
• Предложение по проекту продления: Вы можете использовать предложение по проекту обновления при обращении к бывшим клиентам. Преимущество в том, что вы можете выделить прошлые положительные результаты и будущие выгоды.
• Предложение о продолжении проекта: Предложение о продолжении проекта рассылается инвесторам и заинтересованным сторонам для информирования о ходе проекта.
• Дополнительное проектное предложение: Это предложение рассылается инвесторам с просьбой о дополнительных ресурсах на этапе реализации проекта.

Проектное предложение и Устав проекта

Проектное предложение — это подробный документ, который используется, чтобы убедить спонсора проекта в том, что предлагаемый проект стоит времени, денег и усилий для его реализации. Это делается путем демонстрации того, как проект будет решать бизнес-проблемы или возможности. В нем также описывается работа, которая будет выполняться, и то, как она будет выполняться.

Устав проекта может показаться таким же, как проектное предложение, поскольку он также определяет проект в документе. Он определяет цели проекта, объем, цели, заинтересованные стороны и команду. Но это делается после того, как проект был согласован со всеми заинтересованными сторонами и проект принят. Устав проекта утверждает проект и документирует его требования для удовлетворения потребностей заинтересованных сторон.

Проектное предложение и экономическое обоснование

Экономическое обоснование используется для объяснения обоснованности предлагаемого проекта. Это показывает, что проект стоит вложения времени и денег. Он чаще используется в крупных компаниях в процессе принятия решений при определении приоритетности одного проекта над другим.

Бизнес-кейс отвечает на вопросы: что это за проект, зачем им заниматься, кто будет участвовать и сколько это будет стоить? Таким образом, это связано с проектным предложением, но проектное предложение предшествует экономическому обоснованию и обычно является частью более крупного предложения.

Проектное предложение против плана проекта

Опять же, проектное предложение и план проекта в данном случае очень похожи. Понятно, что между этими двумя терминами проекта может возникнуть некоторая путаница. Оба они показывают, как будет осуществляться проект и каковы будут результаты. Однако они не одинаковы.

Проектное предложение — это документ, направленный на утверждение и финансирование проекта. Он используется, чтобы убедить заинтересованные стороны в жизнеспособности проекта и их инвестициях. План проекта, с другой стороны, составляется на этапе планирования проекта после его утверждения. Это подробный план реализации проекта, включая график, бюджет, ресурсы и многое другое.

Схема проектного предложения

Необходимо рассмотреть несколько ключевых оперативных и стратегических вопросов, в том числе:

• Резюме: Это презентация, в которой описывается предлагаемый проект и почему он имеет смысл для бизнеса. Хотя в нем также затрагивается информация, которая последует в проектном предложении, резюме должно быть кратким и по существу.
• Предыстория проекта:
  Это еще одна короткая часть предложения, обычно состоящая из одной страницы, которая объясняет проблему, которую вы решите, или возможность, которую вы используете в предлагаемом проекте. Кроме того, предоставьте краткую историю бизнеса, чтобы представить компанию в контексте проекта и почему это хорошо подходит.
• Видение проекта и критерии успеха: Укажите цель проекта и ее соответствие целям компании. Быть конкретной. Также обратите внимание на показатели, используемые для измерения успеха проекта.
• Потенциальные риски и стратегии их снижения: Риски есть всегда. Подробно опишите их здесь и какие стратегии вы будете использовать, чтобы смягчить любое негативное воздействие, а также воспользоваться любым положительным риском.
• Объем проекта и результаты: Определите объем проекта, то есть всю работу, которую необходимо выполнить, и то, как она будет выполняться. Кроме того, подробно опишите различные результаты, которые будет иметь проект.
• Ставьте УМНЫЕ цели: Ставя цели, будьте УМНЫМИ. Это аббревиатура от «конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и ограниченный по времени». Все ваши цели будут определяться этими пятью вещами.
• Проектный подход: Определите подход, который вы будете использовать для контракта. Например, в строительстве используется несколько различных типов контрактов, таких как паушальная сумма, стоимость плюс, время и материалы и т. д. Это также хорошее место для описания метода доставки, который вы будете использовать.
• Ожидаемые выгоды: Опишите выгоды, которые появятся в результате успешного завершения проекта.
• Требования к ресурсам проекта: Перечислите ресурсы, такие как рабочая сила, материалы, оборудование и т. д., которые вам потребуются для выполнения проекта в случае утверждения.
• Затраты и бюджет проекта: Уточните все затраты, включая ресурсы, которые потребуются для завершения проекта, и составьте бюджет, чтобы показать, как эти затраты будут потрачены в ходе проекта.
• Временная шкала проекта: Составьте временную шкалу проекта, которая показывает проект от начала до конца, включая продолжительность каждой фазы и задачи в ней, этапы и т. д.

В дополнение к этим элементам рекомендуется использовать сопроводительное письмо, которое представляет собой одностраничный документ, который поможет вам представить свое проектное предложение и привлечь внимание потенциальных клиентов и заинтересованных сторон.

Как написать проектное предложение

Чтобы сделать наилучшее предложение, вам нужно быть тщательным и учитывать все пункты, которые мы перечислили выше. Вот пошаговое руководство по написанию убедительного приоритетного предложения.

1. Напишите резюме

Резюме содержит краткий обзор основных элементов вашего проектного предложения, таких как предыстория вашего проекта, цели проекта и результаты проекта, среди прочего. Цель состоит в том, чтобы привлечь внимание вашей аудитории и заинтересовать их проектом, который вы предлагаете. По сути, это «шаг лифта» для жизненного цикла проекта. Оно должно быть кратким и по существу.

Резюме должно быть описательным и давать представление о том, как выглядит успех проекта для клиента. Самое главное, это должно мотивировать клиента проекта; в конце концов, цель состоит в том, чтобы заставить их подписать пунктирную линию, чтобы запустить проект!

2. Предоставьте информацию о проекте

Предыстория проекта — это одностраничный раздел вашего предложения по проекту, в котором объясняется проблема, которую должен решить ваш проект. Вы должны объяснить, когда возникла эта проблема, ее текущее состояние и каким образом ваш проект станет идеальным решением.

• Исторические данные: В разделе истории описаны ранее успешные проекты и проекты, которые могли бы работать более гладко. Таким образом, в этом разделе устанавливаются прецеденты и то, как следующий проект может быть более эффективным, используя информацию из предыдущих проектов.
• Решение: В разделе «Решение» рассматривается, как ваш проект решит проблему клиента. Соответственно, этот раздел включает в себя любые методы, навыки и процедуры управления проектами, которые ваша команда будет использовать для эффективной работы.

3. Разработка видения проекта и критериев успеха

Вам нужно будет определить свое видение проекта. Лучше всего это сделать с заявлением о видении, которое действует как путеводная звезда для вашего проекта. Это не столько конкретика, сколько способ описать влияние, которое ваша компания планирует оказать на проект.

Также важно установить критерии успеха, чтобы показать, что проект действительно делает то, что он предлагает. Три очевидных критерия успеха проекта — тройное ограничение стоимости, масштаба и времени. Но вам нужно настроить способ измерения этих показателей и реагировать на них, если они не соответствуют вашему плану.

4. Определите потенциальные риски и стратегии их снижения

Чтобы уменьшить влияние риска на ваш проект, вам необходимо определить, какими могут быть эти риски, и разработать план их снижения. Перечислите все риски, определите их приоритеты, опишите, что вы будете делать, чтобы смягчить их или воспользоваться ими, и кто в команде отвечает за их отслеживание и устранение.

5. Определите объем проекта и результаты проекта

Объем проекта относится ко всей работе, которая будет выполнена. Он определяет рабочие элементы, рабочие пакеты и результаты, которые будут доставлены на этапе выполнения жизненного цикла вашего проекта. Важно использовать структуру разбивки работ (WBS), чтобы определять задачи и подзадачи и расставлять их по приоритетам.

6. Установите цели SMART для вашего проектного предложения

При разработке целей и задач вашего проектного предложения лучше всего использовать систему SMART:

• Конкретный . Убедитесь, что ваши цели и задачи ясны, кратки и соответствуют поставленной задаче.
• Измеримость . Убедитесь, что ваши цели и задачи измеримы, чтобы было очевидно, когда все идет по плану и идет хорошо, и наоборот, когда что-то идет не так и необходимо решать проблемы. Измеримые цели упрощают разработку контрольных точек, которые вы будете использовать для отслеживания хода выполнения проекта и определения разумной даты завершения и/или закрытия.
• Достижимый — важно, чтобы у каждого проекта была цель «достичь». Достижение этой цели будет означать выдающийся проект, превосходящий все ожидания. Однако важно, чтобы основная цель проекта была достижима, чтобы моральный дух оставался высоким, а работа выполнялась с запасом времени и ресурсов.
• Релевантно . Убедитесь, что все ваши цели имеют прямое отношение к проекту и касаются области, в которой вы работаете.
• По времени – В основе всех целей и задач должны лежать сроки и конкретные даты. Это помогает поддерживать проект в нужном русле и гарантирует, что все члены команды проекта смогут управлять предстоящей работой.

7. Объясните, каков ваш проектный подход

Ваш проектный подход определяет методологию управления проектом, инструменты и управление для вашего проекта. Проще говоря, это позволяет руководителям проектов объяснять заинтересованным сторонам, как проект будет успешно планироваться, выполняться и контролироваться.

8. Опишите ожидаемые выгоды от вашего проектного предложения

Если вы хотите убедить внутренних заинтересованных лиц и внешних инвесторов, вам нужно показать им финансовые выгоды, которые ваш проект может принести их организации. Вы можете использовать анализ затрат и результатов и прогнозируемые финансовые отчеты, чтобы продемонстрировать, почему ваш проект является прибыльным.

9. Определите требования к ресурсам проекта

Ресурсы проекта имеют решающее значение для выполнения вашего проекта. В проектном предложении кратко описывается, какие ресурсы необходимы и как они будут использоваться. Позже, на этапе планирования, вам нужно будет создать план управления ресурсами, который станет важным элементом вашего плана проекта. Требования к проекту — это предметы, материалы и ресурсы, необходимые для проекта. Этот раздел должен охватывать как внутренние, так и внешние потребности.

10. Оценка стоимости проекта и бюджета проекта

Все ресурсы, которые вам понадобятся для вашего проекта, имеют свою цену. Вот почему вам необходимо оценить эти затраты и создать бюджет проекта. Бюджет проекта должен покрывать все ваши расходы по проекту, и как руководитель проекта вы должны убедиться, что вы придерживаетесь бюджета.

11. Определение временной шкалы проекта

После того, как вы определили объем проекта, вам необходимо оценить продолжительность каждой задачи, чтобы создать временную шкалу проекта. Позже, на этапе планирования проекта, вам нужно будет создать базовый план расписания, который оценивает общую продолжительность вашего проекта. Как только проект начнется, вы сравните свое фактическое расписание проекта с базовым планом расписания, чтобы отслеживать ход выполнения.

Пример проектного предложения

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров проектных предложений, чтобы лучше понять, как проектное предложение будет работать в реальном мире. Для этого примера давайте представим город, в котором собирается построить систему скоростного транспорта. У городских властей есть средства для инвестиций, но не хватает технических знаний и ресурсов, необходимых для его строительства, поэтому они оформляют запрос предложений (ЗП) и рассылают его потенциальным строителям.

Затем строительные компании, заинтересованные в реализации этого проекта скоростного транспорта, подготовят проектное предложение для правительства города. Вот некоторые из ключевых элементов, которые они должны включать.

• Предыстория проекта: Строительная фирма предоставит объяснение проблем, связанных с проектом, с технической точки зрения, а также исторические данные по аналогичным проектам, которые были успешно завершены компанией.
• Видение проекта и критерии успеха: Напишите заявление о видении и объясните, как вы будете отслеживать тройное ограничение, чтобы обеспечить успешную реализацию проекта.
• Потенциальные риски и стратегии их снижения: Перечислите все риски и способы их снижения, а также расставьте приоритеты.
• Объем проекта и результаты: Работа, которая будет выполнена, указана в объеме, включая все результаты, которые будут выполнены в течение жизненного цикла проекта.
• Установите цели SMART: Используйте метод SMART, чтобы определить цели вашего проекта с учетом того, являются ли они конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
• Проектный подход: Определите методологию, которую руководитель проекта будет использовать для управления проектом. Кроме того, выясните, какой тип контракта будет использоваться для определения проекта.
• Ожидаемые выгоды: Покажите, как проект принесет пользу компании, и определите, каковы эти выгоды в количественной форме.
• Требования к ресурсам проекта: Перечислите все ресурсы, такие как рабочая сила, материалы, оборудование и т. д., необходимые для выполнения проекта.
• Стоимость проекта и бюджет: Оцените стоимость проекта и укажите ее в бюджете проекта, который охватывает все от начала до конца.
• График проекта: Нарисуйте график проекта, включая этапы, вехи и продолжительность задач на визуальной шкале времени.

Советы по проектным предложениям

Над каким бы проектным предложением вы ни работали, есть несколько советов, которые можно использовать в качестве передовой практики для всех. Хотя выше мы предложили шаблон проектного предложения, который будет иметь оглавление, а это означает, что он будет состоять из нескольких страниц, в лучшем случае предложение будет состоять из одной или двух страниц. Помните, вы пытаетесь расположить к себе заинтересованные стороны, а не надоесть им.

Говоря о заинтересованных сторонах проекта, проведите исследование. Вы хотите обратиться к правильным. Нет смысла делать всю работу, необходимую для написания отличного предложения, только для того, чтобы оно было адресовано не той целевой аудитории. Однако тот, кто собирается его читать, должен быть в состоянии понять предложение. Держите язык простым и прямым.

Когда дело доходит до письма, обратитесь к профессионалу. Даже деловой документ, такой как проектное предложение, бизнес-кейс или резюме, пострадает, если он плохо составлен или содержит опечатки. Если вы не хотите нанимать профессионального бизнес-писателя, убедитесь, что кто-то из вашей проектной группы копирует, редактирует и проверяет документ. Чем больше внимания будет уделено этому, тем меньше вероятность того, что ошибки попадут в финальную редакцию.

Несмотря на то, что вы хотите, чтобы предложение было кратким и привлекательным, вы можете подсластить горшок, добавив во вложения отзывы клиентов. Ничто не продает план проекта лучше, чем клиентская база, ищущая ваш продукт или услугу.

Менеджер проекта и проектные предложения

ProjectManager позволяет планировать предложения в рамках нашего программного обеспечения. Вы можете обновить задачи для проектного предложения, чтобы обозначить, как обстоят дела и что еще предстоит сделать. Столбцы позволяют организовать ваше предложение по разделам, создавая своего рода структурную декомпозицию работ (WBS).

При создании проектного предложения очень важно помнить о своей целевой аудитории. В вашу аудиторию входят те, кто в восторге от проекта и считает его завершение выгодой для своей организации. И наоборот, другие члены вашей аудитории будут рассматривать проект как боль и нечто, чего они не ждут с нетерпением. Чтобы обе стороны остались довольны, важно, чтобы язык был кратким и кратким.

Наши доски канбан помогут вам продумать этот язык и эффективно сотрудничать с другими членами команды, если это необходимо. На каждой карточке показан процент выполнения, чтобы все в команде управления проектом знали о проделанной работе и о том, что еще предстоит сделать.

Как видно из приведенной выше канбан-доски, началась работа над такими задачами, как документация по продукту и проектирование. Задачи, связанные с отзывами заинтересованных сторон, идеями, исследованием рынка и т. д., были завершены, и есть хорошее начало для инженерных чертежей, 3D-рендеринга, поиска поставщиков в цепочке поставок и услуг перевода.