Пошаговая инструкция по запуску работающего продукта без опыта — Офтоп на vc.ru

13 171 просмотров

Рассказ о продуктовом дизайне от сооснователей лаборатории Wobot.me Павла Доронина и Максима Терновенко.

Главная страница сайта focus-nko.org

Мы занимаемся разработкой в новых для рынка направлениях: чат-боты, работа с большими данными и машинное обучение. Специфика этой ниши в том, что почти всегда клиент приходит лишь с идеей, которая есть только у него в голове.

На первых порах мы просили клиентов писать минимальное техзадание с перечнем желаемых функций. И сделали следующие наблюдения:

• Заказчик не всегда может перевести свою идею в хотя бы минимально пригодное техзадание.
• Заказчик не всегда может трезво оценить бизнес-ценность той или иной фичи.
• Заказчику сложно понять, с какой функциональности следует запускать продукт, а какую отложить на потом.
• Заказчик пытается поместить все свои идеи в функциональность продукта.

В итоге процесс запуска проекта мог растягиваться на один-два месяца.

Чаще всего под такую категорию клиентов попадают:

• Компании, которые запускают внутренние продукты.
• Основатели стартапов, выводящие новый продукт на рынок.
• Инвесторы, желающие проверить бизнес-нишу.

Наша философия в том, чтобы не быть молчаливым подрядчиком, работающим по формальному техзаданию. Мы сразу осознали важность другой роли — роли «технологического партнера», который в первую очередь помогает своей экспертизой в дизайне продукта, а не в разработке.

Более того, почти в каждом проекте мы отговариваем заказчиков от вложения средств в разработку той или иной фичи.

Павел Доронин, сооснователь wobot.me

И на наш взгляд, в ситуации, когда у вас есть только бизнес-идея, но нет опыта запуска продуктов с нуля, вероятность «свернуть не туда» стремится к 100%.

Как следствие:

• Тратится в три-пять раз больше денег, чем требуется для проверки бизнес-идеи.
• Разработка занимает в два-три раза больше времени.
• В худшем случае продукт вообще не находит своего потребителя.
• И главное: непонятно, что именно в продукте не так.

Чтобы минимизировать все эти риски, мы разработали собственную методологию, которая фактически представляет собой пошаговую инструкцию по продуктовому дизайну для MVP.

Мы не претендуем на уникальность. Более того, наша методология — это комбинация различных уже известных подходов. Однако мы протестировали её на более чем десяти проектах и помогли таким компаниям, как Viber, Comedy Club, Glamour, Unilever и другим. Разработанный подход помогает и нам, и заказчикам двигаться поступательно от бизнес-идеи до работающего MVP.

Одна из причин успеха — соблюдение принципа «когнитивной простоты», который мы заложили в основу wobot-методологии. Но обо всем по порядку.

Почему мы взялись за этот проект

В марте 2016 года я запустил проект Chatbots Community — сообщество разработчиков чат-ботов. Через полгода оно стало частью нового сообщества по искусственному интеллекту — AI Community, в котором уже состоит более двух тысяч предпринимателей и инженеров.

Мы регулярно проводим бесплатные митапы с приглашением лучших экспертов рынка. На мероприятиях мы обмениваемся не только опытом в разработке, но и бизнес-кейсами, запущенными продуктами и инсайтами.

Михаил Бурцев (МФТИ) рассказывает про нейронные сети в задачах NLP

Также в рамках развития сообщества и поддержки молодых команд мы организовали семь AI-хакатонов, через которые прошло более ста команд со всей страны.

Партнером одного из хакатонов был «Рыбаков Фонд». Форум был посвящен разработке новых инструментов для дистанционного образования, что является одним из стратегических направлений фонда. Так мы познакомились с вице-президентом фонда Аленой Светушковой, отвечающей за программу развития третьего сектора.

Алена поделилась своей идеей продукта, который в перспективе может стать агрегатором больших данных про НКО. А где большие данные — там и почва для интересных задач.

Победители хакатона — Максим Уваров и его команда

Одна из команд хакатона за работой

Вторая причина, почему мы взялись за этот проект — это возможность проверить нашу методологию на проекте инфраструктурного типа. Такие проекты отличаются тем, что их окупаемость отложена во времени на три-пять лет. В связи с этим уже с первых релизов важно понимать, насколько ваш продукт подходит для рынка.

Доработка идеи

Коллеги из «Рыбаков Фонда» поделились с нами идеей запуска онлайн-платформы в виде агрегатора-поисковика по НКО. Идея нам понравилась, так как почти в любой нише есть успешные агрегаторы и поисковики.

Но сразу возникли вопросы: для какой именно аудитории и какие именно пользовательские кейсы должна покрывать эта платформа. И самый важный вопрос: как сделать так, чтобы этот инфраструктурный проект приносил максимальную пользу для развития всего сектора.

Забегая немного вперед, скажу, что мы пришли к идее о том, что пользователями продукта должны быть те, кто запускает собственные проекты, используя эту базу данных. Поэтому мы решили сфокусироваться на реализации API-модели, а не на веб-поисковике.

Как мы к этому пришли

Мы провели продуктовый анализ третьего сектора в России и США. В результате исследования получилось более 60 слайдов. Но для этого рассказа важны только следующие два.

Онлайн-платформы в США (и это, наверное, 1% от всего списка)

Российские онлайн-платформы (почти все поместились на одном слайде)

Мы сделали главный вывод: в ближайшие три-пять лет в России будет появляться множество новых проектов. И нам показалось, что стать полезным инструментом для них — это и есть поддержка всего сектора.

Итак, структура пошаговой инструкции:

• Шаг 1. Не изобретаем велосипед — смотрим на чужой опыт.
• Шаг 2. Формулирование миссии и задач продукта .
• Шаг 3. Формирование видения продукта и MVP.
• Шаг 4. Пользовательские истории.
• Шаг 5. Customer journey map.

Не изобретаем велосипед — смотрим на чужой опыт

Мы взяли в качестве ориентиров несколько известных американских проектов, которые агрегируют разную информацию о некоммерческих организациях в США. Наиболее релевантной оказалась компания GuideStar, которая собирает информацию по более чем 2 млн НКО.

Сайт проекта GuideStar

Затем мы изучили проект с разных сторон:

• Видение и цель.
• Целевая аудитория.
• Способы монетизации.
• Функциональность.

Анализ проекта GuideStar

Не стоит ставить перед собой задачу сделать клон какого-то проекта. Но подобный анализ помогает расширить контекст и вариативность мышления в последующей работе.

Формулирование миссии и задач продукта

Перед запуском любого продукта важно сформулировать, зачем он запускается. Мы это называем миссией продукта. Миссия помогает в моменты сомнений и принятия стратегических решений. Также мы рекомендуем сформулировать задачи продукта. Задачи ставятся на тот горизонт, который для себя определяет заказчик. Задачи помогают принимать тактические решения.

Вместе с заказчиком мы провели две Skype-сессии, на которых пришли к следующим формулировкам:

Нам кажется важным, чтобы генератором миссии и задач был сам заказчик, поэтому на таких сессиях мы выступаем исключительно в роли модератора.

Мы задаем вопросы, уточняем причины тех или иных убеждений, помогаем с систематизацией потока идей и мыслей.

Не могу сказать, что без миссии и задач невозможно разрабатывать продукты. Но в случаях, когда вы уже «бежите» от спринта к спринту, вас поджимают сроки и есть много открытых вопросов, то отсылка к миссии и задачам продукта часто спасает в минуты выбора того или иного пути разработки.

Особенно это актуально, когда вы беретесь за большой инфраструктурный проект, цель которого помочь развитию целого сектора.

Максим Терновенко, сооснователь wobot.me

Такой документ должен быть «живым», поэтому после получения обратной связи от рынка своевременно вносите в него коррективы.

Формирование видения продукта и MVP

Формулирование видения продукта в виде концепта основных модулей и сервисов позволяет идти «сверху вниз», то есть в сущности здесь применяется «метод прогрессивного джипега».

Как видно на картинке выше, мы приоритезировали два сервиса из пяти, таким образом выделили содержание MVP:

• Сервис API (первый релиз).
• Поисковый веб-сервис (второй релиз).

Пользовательские истории

Затем нужно заняться проработкой пользовательских историй, вокруг которых в последующем будет строится функциональность MVP. Для этого сначала надо выделить типы пользователей продукта. В нашем случае ими оказались:

• Пользователь API (или сайта) — участники рынка, которые запускают свои проекты.
• Разработчик сайта — мы и команда заказчика.
• Администратор сайта — представитель заказчика, работающий с контентом.

Дальше для каждого типа пользователей мы применяем подход «я хочу». Для нас он первостепеннее, чем прописывание функциональности.

Customer journey map

Далее мы составляем карту путешествия пользователя. Смысл этого пункта в том, чтобы выделить основные этапы потребления продукта: от знакомства с ним до непосредственного использования.

В нашем случае мы выделили следующие пять шагов:

• Знакомство с сервисом.
• Регистрация в системе.
• Подключение API.
• Получение консультации по API.
• Использование API.

И каждый этап мы описываем по следующей логике:

• Цели и задачи пользователя.
• Сложности и преграды.
• Пути решения.
• Метрики или KPI.
• Возможные улучшения.

Вот что у нас получилось

Так мы расширили функциональность пользовательских историй «я хочу» набором фич, делающих продукт максимально ориентированным на потребителей.

Дизайн интерфейсов и разработка

Дальше идет всем знакомая очередность действий. Сначала рисуем Wireframe — «карандашные» скетчи интерфейсов. Затем создаём дизайн, верстаем и разрабатываем.

Скетчи интерфейсов

Основная мысль

При запуске нового проекта крайне важно проделать аналитическую работу по продуктовому дизайну до начала проектирования интерфейсов и тем более разработки. И, судя по нашему опыту, эта работа может занять до 50% времени от всего проекта по запуску MVP.

В противном случае:

• Будет сделано не то, что хотелось. Или не то, что нужно пользователям.
• У заказчика будет меняться видение продукта по ходу работы.
• Может появиться нарастающий конфликт между заказчиком и исполнителем из-за постоянно меняющегося набора разрабатываемых функций. Особенно при условии работы по фиксированной оплате.
• Будет падать качество продукта.

Спринтовая работа

Обычно работа ведется по однонедельным спринтам. Но в этом проекте мы выбрали двухнедельные циклы. Реже делать не рекомендуем. Этот не означает, что мы пропали на две недели и вернулись с непонятным результатом. Это означает, что мы вместе с заказчиком заранее определили объем задач, над которым работаем в течение спринта.

Пару раз на старте других проектов мы забывали детально проговаривать с заказчиком формат работы, что приводило к внеплановым задачам уже на первом спринте и соответствующему «вылетанию» из графика.

С тех пор на каждой доске у нас висит вот такой фреймворк работы:

Логика спринтов

Инструменты для ведения проекта

Мы попробовали разные сервисы ведения проекта, но в итоге остановились на Realtime Board — «бесконечной» онлайн-доске. Ключевое преимущество этого инструмента в том, что он прост и нагляден в презентации результатов работы, комментировании, добавлении стрелочек или цветного фона, добавлении стикеров с комментариями и так далее. И важно, что всё в одном месте — всё рабочее пространство открывается по одной ссылке.

Ниже пример одной из итерации обсуждения функциональности страницы с поисковой выдачей. Это зону специально подкрасили красным цветом, так как на момент обсуждения это был тормозящий блок задач.

А вот так выглядит вся доска проекта

Для ежедневной коммуникации мы используем чат в Telegram, а для созвонов — Skype.

Когнитивная простота

Мы стремимся максимально упростить все рабочие процессы — как внутренние, так и с заказчиком. В том числе это отражается и на нашем фреймворке. Вот, например, оформление спринта.

Пример оформления спринта

А вот так мы визуализировали заказчику нашу рекомендацию по выбору Parse — инструмента для парсинга базы данных Минюста.

Выбор сервиса для парсинга данных

Не делать лишней работы

Мы понимали, что уже сделали фокус нашего продукта на API. Также мы понимали, что делаем утилитарный продукт, поэтому веб-интерфейс не требует креативного дизайна. Поэтому на первый план вышли критерии простоты запуска MVP, внесения правок и поддержки.

Для дизайна был выбран Material Design от Google

Партнерский подход

Роль «технологического партнера» возможна только при условии, что заказчик и исполнитель работают в симбиозе, дополняя друг друга:

• Заказчик обладает экспертизой в своей отрасли, понимает проблематику и потребности потенциальных пользователей продукта.
• Исполнитель обладает методологией проектирования продуктов и опытом запуска проектов в разных нишах.

Партнерский подход мы применили и в части общения с пользователями системы. Для этого мы сделали открытый проект на GitHub, чтобы любой желающий смог воспользоваться сервисом в полной мере.

Проект на GitHub

Максимально быстрая обратная связь

Максимально быстрая обратная связь от пользователей или ваших клиентов — залог успешного продукта. Верить исключительно собственному опыту и экспертизе опасно. Для получения оперативной обратной связи от разработчиков мы сделали общедоступный чат в Telegram, в котором происходит живое общение и куда поступает регулярная обратная связь.

Чат в Telegram

Заключение

• Не пропускайте этап продуктового дизайна. Если начать с дизайна интерфейсов и разработки, то крайне высоки риски, что на выходе вы получите очень красивый, но никому не нужный продукт.
• Работайте с теми, кто разделяет ваши принципы, и дополняйте друг друга недостающими компетенциями — это всегда увеличивает КПД от совместной деятельности.
• Какой бы большой компанией вы ни были, не бойтесь быть открытыми и доступными. Если вы делаете крутой продукт, то пользователи точно захотят дать вам обратную связь.

Пошаговая инструкция маркировки молочной продукции

Главная Бизнесу

Маркировка молока
и молочной продукции

Регистрация в системе Честный знак — необходимое требование
для всех участников оборота маркированной продукции

Войти

Зарегистрируйтесь в системе Честный ЗНАК и пройдите все необходимые шаги по подготовке вашего предприятия к маркировке, в зависимости от типа участия вашей организации. Шаги сопровождаются подробными инструкциями и видеоуроками.

Выберите тип участника оборота и начните регистрацию прямо сейчас:

Рекомендации по размещению кода

Для обеспечения необходимого контраста между фоном и изображением символа с целью его гарантированного считывания и распознавания нельзя уменьшать размер свободной зоны. Наиболее предпочтительны способы нанесения средств идентификации, когда символ Data Matrix черного цвета впечатывается в область белого цвета, выделенную в дизайне. При производстве первичной упаковки/этикетки/стикеров с нанесенными символами Data Matrix, необходимо учитывать, что выполнение технологических операций, например, таких как покрытие лаком, ламинирование, после нанесения символов маркировки на поверхность первичной упаковки/этикетки/стикеров, может привести к снижению качества символов Data Matrix до уровня препятствующего вводу в оборот промаркированного товара.

Листовка-помощник

Заявка на размещение информации о таможенном и логистическом складе

Группы товаров Выбрано:  0

Молоко

Вода

Лекарства

Табак

Товары легкой промышленности

Обувь

Шубы

Духи и туалетная вода

Шины и пневматические покрышки

Фотоаппараты и лампы-вспышки

Пиво

Велосипеды

БАД

Антисептики

Медицинские изделия

Опубликовать на сайте

Таможенное управление

Северо-Западное таможенное управление

Сибирское таможенное управление

Дальневосточное таможенное управление

Калининградская областная таможня

Южное таможенное управление

Центральное таможенное управление

Центральная акцизная таможня

Московская областная таможня

Турция

Республика Беларусь

Латвия

Польша

Эстония

Другое

Таможенное управление

Территориальное расположение

Турция

Республика Беларусь

Латвия

Польша

Эстония

Другое

Территориальное расположение

Товар

Акцизный товар

Безакцизный товар

Услуги по транспортировке

Автомобильные

Морские

Железнодорожные

Авиаперевозки

Мультимодальные

Не оказывает услуги по перевозке

Метод нанесения кода

Ручной

Автоматический

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать информацию и предложения от «Честный ЗНАК». Ознакомиться с  политикой конфиденциальности

Спасибо! Ваша заявка успешно отправлена!

Как создавать пошаговые инструкции (2023)

• 25 июля 2022 г.

Пошаговая документация контекстно помогает сотруднику или конечному пользователю выполнить задачу. Он предлагает больше ясности в деталях процесса, позволяя сотрудникам сотрудничать и добиваться повторяющихся успехов. Пошаговые руководства используются для обучения новых сотрудников, проведения дополнительных тренингов, а также для документирования и обмена знаниями.

Документирование бизнес-процессов уже было в центре внимания компаний: 96% всех организаций документировали свои процессы еще в 2015 году. С гибридной работой и распределенными командами, которые теперь распространены в разных отраслях, компаниям пришлось переосмыслить, как создавать, управлять, обновляйте и отслеживайте свои различные руководства по процессам и общую внутреннюю стратегию управления знаниями.

В этом блоге рассматриваются области применения и преимущества пошаговых руководств для организаций, а также передовой опыт и инструменты для создания документации по процессам.

Варианты использования пошаговых инструкций

Пошаговые инструкции упрощают любую задачу, устраняют путаницу и препятствия и помогают постоянно совершенствоваться. Самое приятное то, что вы можете создавать пошаговые руководства для любого процесса — обучения нового сотрудника или объяснения новой функции продукта.

Давайте рассмотрим четыре важнейших сценария, для которых можно использовать пошаговые инструкции:

1. Адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников — это возможность для организаций познакомить новых сотрудников с их культурой, миссией и общей рабочей средой. . Но с таким количеством движущихся частей программа адаптации часто может перегрузить новых сотрудников информацией.

Пошаговые инструкции помогут новичкам быстро обработать всю информацию. Эти пошаговые руководства могут свести к минимуму путаницу и повысить осведомленность, повышая производительность сотрудников и текучесть кадров.

Вот как HelpScout разбивает процесс адаптации сотрудников на различные этапы и этапы с помощью Trello. Каждый список включает набор шагов, которые необходимо выполнить для завершения задач адаптации:

2. Адаптация клиента

Процедура адаптации задает тон всему жизненному циклу клиента. Процесс адаптации может либо увеличить удержание, либо увеличить скорость оттока. Если все сделано правильно, это может заинтересовать пользователей и побудить их более подробно изучить продукт.

С помощью пошаговых инструкций компании могут создать эффективный, персонализированный и простой процесс адаптации клиентов, который поможет пользователям приступить к работе без каких-либо хлопот.

Четырехэтапный процесс адаптации клиентов Basecamp показывает, как это делается. От пользователей требуется соответствующая информация для настройки их учетных записей, и они могут быстро приступить к работе с предлагаемыми шаблонами для выбранных ими вариантов использования.

3. Лучшее внедрение программного обеспечения

Внедрение нового программного обеспечения в ваши рабочие процессы является сложной задачей, особенно при обучении всего персонала работе с новым инструментом. Пошаговые руководства четко определяют эти технические процессы и обучающие материалы по функциям, чтобы сократить кривую обучения, обеспечить простоту использования, улучшить результаты и в целом дать сотрудникам навыки для максимизации их производительности благодаря опыту работы с программным обеспечением.

Эти инструкции помогают пользователям лучше понять общую функциональность продукта, чтобы помочь им извлечь из него больше пользы и узнать, как использовать преимущества отдельных функций благодаря общему высокому уровню внедрения цифровых технологий.

Ниже вы можете увидеть, как организации могут создавать пошаговые инструкции для своих внутренних приложений с помощью такого инструмента, как Whatfix.

4. Общий обмен знаниями

Независимо от того, работаете ли вы в небольшой команде или в крупной организации, обмен знаниями внутри группы часто бывает затруднен. Вы должны разработать материалы для обмена знаниями, соответствующие уровням понимания и способностям понимания разных людей. Вот где шаг за шагом может изменить правила игры.

Пошаговая документация позволяет людям подходить к любой задаче, инструменту или рабочему процессу с большей ясностью и направлением. Более того, вы можете легко передать эти знания большей группе людей.

Ниже вы можете увидеть, как наша команда по контенту создала пошаговый документ в Документах Google о том, как использовать Elementor для обновления контента нашего блога, с аннотациями и контекстной поддержкой на каждом этапе пути.

Связанные ресурсы

Преимущества создания пошаговых руководств

Документирование бизнес-процессов с помощью пошаговых руководств может облегчить обмен знаниями, повысить уровень командной работы, повысить эффективность работы, обеспечить согласованность и снизить риск несоответствий.

Давайте разберем каждое из этих пяти ключевых преимуществ пошаговых руководств:

1.

Улучшенный обмен знаниями

В среднем рабочий тратит 2,5 часа каждый день на поиск правильной информации о задаче — это 30% своего рабочего дня. Большая часть этого времени уходит на ожидание ответа коллеги. Помимо снижения эффективности работников, неадекватная техническая документация приводит к потере знаний при увольнении ключевых сотрудников.

Создание пошаговых руководств для каждого процесса делает знания легко и быстро доступными. Команды также могут использовать эту документацию для обучения новых сотрудников, чтобы они могли приступить к работе без перерывов, когда старые уходят.

2. Более высокий уровень сотрудничества

Совместная работа в команде страдает, когда у сотрудников нет всех подробностей о задаче — кто за что отвечает, как они будут выполнять процесс и конечная цель. Эта путаница часто приводит к непродуктивной работе и низкому качеству продукции.

Пошаговое руководство определяет все шаги, связанные с задачей, и назначает эти шаги для конкретных сотрудников. Это уменьшает операционную неопределенность и объединяет всех на одной странице, что делает совместную работу более плавной.

3. Упрощенный процесс адаптации

Новым сотрудникам требуется постоянное руководство при переходе в другую компанию. Их адаптационный опыт также определяет их мотивацию остаться в компании: 33% новых сотрудников хотят сменить работу в течение шести месяцев.

 

С помощью пошаговых руководств вы можете создать четкую дорожную карту для нового процесса найма вашей организации. Эти руководства также определяют ожидания компании и предлагают обучение, чтобы максимизировать текучесть кадров.

Документирование процесса адаптации поможет вам определить и удалить любые ненужные шаги.

4. Лучшее документирование процесса

Документирование процесса имеет решающее значение для поддержания эффективности, устранения недостатков и обеспечения соответствия. Организации могут создать единую точку отсчета со стандартными пошаговыми руководствами, также известными как стандартные операционные процедуры (СОП), для каждого процесса и уменьшить операционные несоответствия.

Сотрудники могут быстро получить ответы на любой вопрос и отыграть 5 часов в неделю, потраченные на ожидание нужной информации.

5. Улучшенный контроль качества и меньше ошибок

Результат будет непоследовательным, если каждый сотрудник выберет свой маршрут для выполнения задачи. Стандартная документация процесса показывает сотрудникам, как выполнять задачу и как будет выглядеть результат.

У вашей команды есть идеальная точка отсчета, и ей не нужно искать лучший способ завершить задачу. Это повышает согласованность и улучшает качество

Как цифровая платформа внедрения (DAP) расширяет возможности HR-команд

Как создавать пошаговые инструкции

Вы убедились в преимуществах пошаговых руководств и готовы приступить к документированию своих рабочих процессов. Но с таким количеством разных видов задач сложно понять, с чего и как начать.

Вот простая схема из 5 шагов для создания пошаговых инструкций для чего угодно:

1.

Определите, какие процессы вы документируете

Начните с основ и определите процессы, которые вы хотите задокументировать. Посмотрите на свою организацию и углубитесь в отдельные отделы, чтобы создать кластеры. Например, подбор персонала может быть одним кластером процессов в отделе кадров.

Опросите сотрудников из каждого отдела и проведите встречи один на один с руководителями групп, чтобы определить процессы, которые стоит задокументировать.

После того, как вы составили краткий список кластеров и процессов, создайте краткий обзор каждого процесса, собрав важные детали, такие как:

• Имя и цель 
• Вовлеченные люди или команды 
• Идеальная продолжительность для завершения 
• Конечная цель и результаты 

Этот шаг определяет объем работы для каждого процесса и закладывает основу для ваших усилий по документированию. Важно убедиться, что вы четко представляете процессы, которые хотите задокументировать.

2. Знайте свою аудиторию

Вы можете сделать контекстное, целенаправленное руководство для любой задачи, только если знаете, для кого оно предназначено. Определите идеальную аудиторию, предназначенную для чтения и использования руководства.

Например, команда маркетинга будет целевой аудиторией пошагового руководства по поиску ключевых слов для поисковой оптимизации. Вам не нужно будет погружаться в высокоуровневые определения SEO для этой аудитории. Однако, если вы упоминаете SEO в пошаговом руководстве для HR-аудитории, вам нужно будет определить больше SEO-терминов начального уровня.

Знание своей аудитории проясняет основные болевые точки, которые необходимо решить с помощью каждого руководства. После того, как вы определили идеальных читателей для руководства, сосредоточьтесь на понимании основных недостатков их рабочих процессов.

3. Опишите каждый этап процесса

На третьем этапе происходит вся тяжелая работа. После того, как вы определили правильные процессы и их целевую аудиторию, вы готовы наметить шаги для каждого процесса.

Начните с примерной последовательности шагов от начала до конца. Если вы освещаете длительный рабочий процесс, не забудьте установить вехи, чтобы команда могла отслеживать прогресс. Обсудите эту структуру с профильными экспертами (SME), чтобы проверить, не пропустили ли вы какие-либо шаги.

Этот шаг требует понимания со стороны малого и среднего бизнеса — руководителей групп и менеджеров. Совместно с ними создайте план как можно более обширным и точным.

4. Напишите содержание

На этом этапе вы должны добавить содержание и более подробно расписать каждый шаг. Пишите лаконично, чтобы руководство было легко читать и понимать. Вы также можете добавлять визуальные эффекты, скриншоты, GIF-файлы и видео для визуальных учащихся. Профессиональные советы, позволяющие читателям более эффективно выполнить шаг, могут сделать руководство более ценным.

5. Использование цифровых инструментов

На последнем этапе вы хотите представить свои руководства в интерактивном и доступном формате. Выберите правильный инструмент, чтобы облегчить читателям использование этих пошаговых руководств.

С помощью цифровой платформы внедрения, такой как Whatfix, организации могут создавать руководства в приложении, которые предоставляют интерактивные пошаговые руководства для вашей команды, чтобы предоставить им обучение и поддержку в момент необходимости. Это означает, что сотрудникам и конечным пользователям не нужно открывать эти руководства на отдельной вкладке и направлять их по следующим шагам во время выполнения задачи e.

Whatfix помогает предоставить организациям стандартизированный центр документации по процессам, а руководители L&D создают ресурсы в приложениях, такие как интерактивные руководства, встроенные базы знаний для самопомощи, интеллектуальные советы, списки задач и многое другое. Whatfix поддерживает цифровое рабочее место и помогает обеспечить обучение в процессе работы и поддержку сотрудников по требованию.

Whatfix также предоставляет командам L&D аналитические данные о том, как используются цифровые процессы и инструменты, какие инструменты и процессы сотрудники применяют или с которыми испытывают затруднения, а также для чего требуется дополнительная документация.

ВЕБИНАР

Как цифровые решения для адаптации позволяют учиться в процессе работы

8 советов по созданию эффективной пошаговой документации

Умение создавать пошаговые руководства — это только первый шаг. Чтобы ваши сотрудники могли пользоваться этими руководствами и извлекать из них пользу, вы должны сделать их привлекательными, легко читаемыми и контекстуально значимыми. Сбор отзывов читателей также важен для постоянного обновления вашей документации.

Вот как вы можете улучшить свои пошаговые руководства для получения максимальной отдачи:

1. Хорошо организуйте их для простого доступа и поиска знаний.

У одной команды есть десятки руководств для различных рабочих процессов. Новые сотрудники могут чувствовать себя потерянными в этом массиве информации из-за отсутствия хорошо организованной структуры.

Организуйте все свои руководства на единой платформе с правильной категоризацией и подразделением. Добавьте параметр поиска, чтобы работники могли легко искать в большой библиотеке ресурсов и находить то, что они ищут.

На странице ресурсов Notion показано, как это делается. Библиотека аккуратно разделена на категории с отдельной страницей для каждого руководства.

Организации могут сделать еще один шаг вперед с помощью такого инструмента, как Whatfix, и внедрить всю документацию о своих процессах, поддержке и компании непосредственно в цифровые приложения ваших сотрудников, такие как Salesforce, Microsoft Teams, Workday и Gmail, в базу знаний с возможностью поиска. Это означает, что сотрудники могут найти нужную документацию и найти ответы в нужный момент, не выполняя поиск на вашем Google Диске, не отправляя ИТ-заявку и не беспокоя коллег.

2. Структурируйте свои инструкции в удобной для чтения форме

Успех ваших пошаговых руководств зависит от того, насколько аккуратно они структурированы. В то время как некоторые руководства короче, с меньшим количеством шагов и меньшим содержанием для каждого шага, некоторые достаточно длинные, чтобы запутать читателей. Структура является ключом к тому, чтобы сделать эти длинные руководства легко понятными.

Вот отличный пример от Asana, демонстрирующий удобную для читателя структуру. Его длинное руководство «Как начать использовать Asana» состоит из семи шагов. Читатели могут быстро перейти к шагу, с которым они борются, и получить правильные ответы.

3. Сделайте свои учебные пособия контекстными для читателя

При написании шагов для задачи делайте содержание контекстным для читателя. Помогите им решить проблему или выяснить особенность. Вместо того чтобы сосредотачиваться на функциональности инструмента, создавайте руководства, которые помогут пользователям выполнить задачу с помощью этого инструмента и достичь своих целей.

4. Используйте визуальные эффекты, GIF-файлы и видео

Исследования показывают, что видео и визуальные подсказки помогают людям запоминать больше информации, чем другие средства массовой информации. Включение визуальных элементов в ваши пошаговые руководства может сделать их более полезными для конечных пользователей.

Вы можете включать такие визуальные элементы, как:

• Скриншоты
• Пошаговые GIF-файлы
• Диаграммы и графики
• Записи экрана

Учебники Canva — идеальный тому пример. Все эти руководства предлагают интерактивные пошаговые руководства для каждой функции с короткими видеороликами.

С помощью Whatfix организации могут создавать контекстные учебные пособия, которые в интерактивном режиме помогают сотрудникам пройти каждый этап цифрового процесса, аналогично обзору продукта. Организации могут отслеживать завершение этих процессов и собирать данные об эффективности этих учебных пособий по процессам

5. Используйте своих экспертов для создания учебных материалов

Один из способов сделать ваши пошаговые инструкции надежными и достоверными — попросить помощи у ваших экспертов. Ваши специалисты будут иметь более четкие и полные знания о конкретных инструментах и ​​рабочих процессах, чем другие.

Вы можете использовать экспертную информацию при подготовке плана процесса. Они также могут предложить улучшения, чтобы сделать каждый шаг максимально точным и кратким.

6. Сделайте обмен простым

Думайте о своих самых занятых читателях при выборе формата пошаговых руководств. У этих занятых читателей может не быть времени, чтобы загрузить PDF-файл или просмотреть презентацию. Представьте свои инструкции в легкодоступном формате, чтобы любой мог прочитать и понять задачу.

С помощью Whatfix вся документация по вашему процессу может быть встроена непосредственно в базу знаний самопомощи с возможностью поиска на вашем цифровом рабочем месте, что означает, что сотрудники могут найти нужную поддержку в момент необходимости, не выходя из приложения, которое они используют в данный момент.

7. Часто обновляйте свои инструкции

Обновляйте документацию для любых изменений в рабочих процессах, функциях или рекомендациях. Это позволяет читателям следовать новым инструкциям вместо того, чтобы бороться с устаревшими шагами.

8. Собирайте данные о том, как учащиеся используют ваши инструкции.

Наконец, не забывайте собирать данные, чтобы понять, насколько ваши руководства полезны для читателей. Эти данные помогут вам определить руководства, которые нуждаются в улучшении, поскольку учащиеся оценили их как бесполезные. Вы можете вернуться к этим руководствам и внести улучшения, используя идеи своих экспертов.

Собрать эти данные легко с помощью такого инструмента, как Whatfix. Whatfix подсказывает конечным пользователям и сотрудникам после заполнения технологического документа, чтобы увидеть, насколько полезным было это руководство, и позволяет им оставить отзыв о том, что можно улучшить.

Лучшие инструменты для создания пошаговых инструкций

Вы проделали всю тяжелую работу по завершению процесса документирования. Но вот большой вопрос: как вы представляете эти руководства в наиболее удобном для пользователя формате, чтобы максимизировать удержание?

Вот шесть инструментов для удобного создания интерактивных и увлекательных пошаговых руководств:

1.

Whatfix

• Рейтинг отзывов G2: 4,7 из 5
• Цена: индивидуальная цена

90 006 Whatfix это цифровой платформа внедрения, которая позволяет создавать интерактивные пошаговые руководства для любой задачи. Вы можете преобразовать пошаговое руководство в подсказки или списки задач в приложении, которые помогут пользователям не выходить из приложения.

Платформа позволяет организациям обучать сотрудников любой задаче или инструменту с помощью увлекательных пошаговых руководств, встроенных в приложения баз знаний для самопомощи, полезных советов и многого другого.

Whatfix позволяет организациям стандартизировать свои процессы и документацию поддержки с нуля, а также отслеживать, как используется этот пошаговый контент поддержки.

Создайте в приложении пошаговую документацию по адаптации, обучению и поддержке с помощью Whatfix

2. NudgeAlong

NudgeAlong — это расширение для Chrome, предназначенное для создания пошаговых руководств, руководств и всевозможной документации. Этот инструмент поможет вам превратить любой процесс в учебник с помощью функции «нажми и укажи». Вы можете создавать инструкции в приложении и делиться этими руководствами с кем угодно по ссылке на практические руководства в Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics, HubSpot или на любой популярной платформе SaaS или на веб-сайте.

3. Scribe

• Рейтинг отзывов G2: 4,9 из 5
• Цена: базовая версия бесплатна, версия Pro — 29 долларов США в месяц на пользователя, версия Enterprise — по индивидуальной цене

создание пошаговых руководств для любого процесса. Вам нужно только нажать кнопку «Пуск», и Scribe начнет записывать ваш экран. Как только вы остановите запись, у вас будет готово подробное руководство с аннотированными снимками экрана, текстовыми инструкциями и метками кликов.

Вы также можете отредактировать эти руководства, чтобы добавить больше текста и настроить их в соответствии с вашим брендом. Поделитесь окончательной версией с кем-либо, у кого есть URL-ссылка, или экспортируйте ее в автономном режиме.

4. SnagIt

• G2 рейтинг отзывов: 4,6 из 5
• Цена: однопользовательская лицензия за $62,99 , гифки и текст. Вы можете сделать снимок экрана и аннотировать визуальные эффекты. Затем добавьте текстовый контент и отредактируйте визуальный контент, чтобы закончить руководство.

  Инструмент предлагает расширенные функции, такие как Smart Move, Simplify и Panoramic Scrolling Capture, чтобы сделать ваши руководства более интерактивными.

  5. Loom

  • Рейтинг отзывов G2: 4,7 из 5
  • Цена: Стартовая версия бесплатна, Бизнес-версия — 8 долларов в месяц за создателя, Корпоративная версия — по специальной цене

  Loom — это инструмент для записи экрана, который легко записывает ваш экран или камеру и расширяет совместную работу. Инструмент позволяет создавать видеогиды. Таким образом, вы можете предложить пошаговое руководство по любой задаче, записывая свой экран, камеру и звук.

  После завершения записи вы можете добавить комментарии для определенных временных меток, чтобы включить важную информацию. Затем поделитесь готовым видео по URL-ссылке.

  6. Stonely

  • Рейтинг отзывов G2: 4,7 из 5
  • Цена: Базовая версия бесплатна, Стартовая версия за 49 долларов в месяц для 3 участников, Бизнес-версия за 99 долларов в месяц для 5 участников, Пользовательская версия на заказ расценки

  Stonely — это документационный инструмент для создания интерактивных пошаговых руководств. Инструмент предназначен для того, чтобы дать конечным пользователям беспрепятственный опыт понимания любой задачи или процесса. Команды могут использовать Stonely для различных вариантов использования, включая поддержку самообслуживания, внедрение цифровых технологий, адаптацию продукта и обмен знаниями.

  Делайте больше, создавая пошаговые инструкции с помощью Whatfix

  По мере масштабирования вашего бизнеса, роста команды и усложнения рабочих процессов поддержание производительности и эффективности ваших сотрудников может стать сложной задачей.

  С помощью пошаговых инструкций вы можете создать надежную документацию для максимально быстрого обучения сотрудников новым процессам и инструментам. Это также избавляет их от необходимости проходить бесконечные пробы и ошибки и тратить большую часть своего дня на поиск нужной информации для выполнения любой задачи.

  Whatfix — это просто инструмент для создания увлекательных инструкций в приложении для обучения сотрудников новым рабочим процессам и приложениям. Платформа внедрения цифровых технологий предоставляет контекстные рекомендации для оптимизации операций и улучшения обучения сотрудников.

  Подпишитесь на рассылку новостей Whatfix прямо сейчас!

  Содержание

  Стимулируйте внедрение программного обеспечения с помощью Whatfix

  Платформа цифрового внедрения Whatfix предоставляет вашим сотрудникам, клиентам и конечным пользователям руководство в приложении, дополнительное обучение и контекстную поддержку самопомощи, чтобы извлечь максимальную пользу из программного обеспечения.

  Похожие сообщения

  Спасибо за подписку!

  Подпишитесь на блог Whatfix

  Присоединяйтесь к 185 000+ ежемесячных читателей, которые узнают, как стимулировать внедрение программного обеспечения, подписавшись на получение новейших передовых методов и ресурсов.

  Спасибо за подписку!

  Подпишитесь на инсайдерскую рассылку Digital Adoption прямо сейчас!

  Присоединяйтесь к тысячам руководителей таких компаний, как Amazon, Caterpillar, Delta и Oracle, которые подписываются на нашу ежемесячную рассылку.

  Шаблон пошагового руководства: создание интерактивных пошаговых инструкций

  Зачем использовать этот шаблон?

  • Простота установки. Вам не потребуется помощь дизайнеров или разработчиков, чтобы создать пошаговые инструкции и сделать их доступными для коллег.
  • Идеальная отправная точка. Это все, что вам нужно для начала создания пошаговой документации.
  • Гибкий. Благодаря пошаговой структуре шаблон Stonly будет работать с рабочими процессами и процессами любой организации.
  • Интерактивный формат. Создавайте более привлекательные документы с инструкциями, которые помогут читателям более эффективно найти решение.
  • Доступно везде, где это необходимо вашим коллегам или клиентам. Публикуйте пошаговые руководства пользователя для клиентов на сайте или делитесь ими по электронной почте или в чате с прямыми ссылками. Вы также можете настроить их как часть внутренней сети компании, чтобы делиться рабочими инструкциями со своими сотрудниками.

  Как правильно документировать процесс с помощью пошаговой инструкции

  Написание четких и практических пошаговых инструкций требует большего, чем перечисление всех шагов, необходимых для завершения процесса. Конечно, по своей сути такой документ представляет собой просто подробное описание процесса, необходимого для выполнения определенного действия.

  Но это еще не все.

  Вот почему мы собрали несколько лучших советов о том, как написать эффективное и простое в использовании пошаговое руководство.

  Что такое пошаговое руководство?

  Как следует из названия, пошаговое руководство описывает процесс и шаги, необходимые для выполнения определенного действия.

  Целью такого документа является предоставление ясного и легкого для понимания руководства для всех, кому поручено выполнение задачи или проекта.

  Вы можете создавать пошаговые инструкции для описания практически любого типа процесса. Будь то настройка проектной документации, написание сценариев звонков в службу поддержки, работа с новым телевизором, обучение новых сотрудников или покупка чего-либо в Интернете, пошаговое руководство поможет читателю достичь своих целей.

  Наличие подробных пошаговых инструкций обеспечивает широкий спектр преимуществ:

  • Инструкции гарантируют последовательность в том, что пытается сделать ваш читатель.
  • Они снижают затраты, связанные с выполнением задач и действий (и могут повысить удовлетворенность клиентов при использовании для обслуживания клиентов).
  • Пошаговые инструкции гарантируют соблюдение требований безопасности (если применимо).
  • Подробные инструкции также сокращают время, необходимое для выполнения задач, и повышают производительность.
  • Благодаря четким пошаговым инструкциям компания может значительно снизить количество несчастных случаев и дорогостоящих ошибок.
  • Наконец, такие руководства помогают быстрее обучать новых сотрудников и приводить их результаты в соответствие со стандартами компании.

  Как задокументировать любой процесс с помощью подробных пошаговых руководств

  Вот простой процесс, который поможет вам зафиксировать все шаги, необходимые для выполнения задачи, и сообщить о них в простой для понимания форме.

  Шаг 1. Назовите процесс или задачу, которую вы описываете, и ее цель

  Этот шаг не требует большого количества копий. Даже простого ярлыка для процесса, который вы описываете, с кратким объяснением конечной цели будет достаточно, чтобы сообщить:

  • Что это за задача
  • Как на нее ссылаться
  • Почему процесс необходим

  Шаг 2. Определите объем работ

  Затем определите, какие действия включены в процесс или выполнение задачи, а какие нет. Многие процессы будут иметь элементы, перекрывающиеся с другими действиями. Выполнение этого шага гарантирует, что вы не включите ненужные шаги в свою документацию.

  Шаг 3. Объясните входы и выходы

  Каждый процесс или задача состоит из двух элементов:

  1. Вход — триггерное событие, запускающее процесс
  2. Выход — конечный результат, материальный он или нет 90 004

  Перед описанием каждого этапа процесса подробно объясните эти элементы. Определите, какое действие или ситуация запускает процесс и как выглядит конечный результат.

  Это важная информация, которая поможет вам определить все действия и задачи в рамках процесса и создать действительное пошаговое руководство.

  Например, при создании пошагового руководства по работе с жалобами клиентов входными данными будут фактические жалобы, поступающие по одному из каналов связи компании. Результатом будет положительно решенная проблема и довольный клиент.

  Шаг 4. Запишите каждый шаг процесса, который вы хотите задокументировать

  Теперь, когда подготовительная работа завершена, проведите мозговой штурм всех шагов, связанных с выполнением процесса от начала до конца. Начните с ввода и определите все, что человек должен сделать, чтобы достичь желаемого результата.

  (Примечание: еще один отличный способ зафиксировать все шаги проекта — сосредоточиться на выводе и вернуться к событию триггера.)

  На этом этапе не беспокойтесь о порядке шагов. Более важно, чтобы вы сосредоточились на захвате каждой задачи в процессе.

  Шаг 5. Упорядочить шаги

  Имея перед собой все задачи, начните упорядочивать их по порядку, от триггерного элемента до желаемого результата.