Google Docs (Гугл Докс) — бесплатный сервис по созданию и совместному редактированию документов, таблиц и презентаций

Обновлено 20 января 2021

1. Что такое Google Docsс?
2. Документы в Гугле — создание и редактирование
3. Создание таблицы в онлайн редакторе
4. Добавить новый лист в таблицу Гугл-докс
5. Как создать новые формы и таблицы
6. Создание презентации онлайн
7. Презентации в Гугл Докс
8. Создание формы в Google
9. Как публиковать онлайн-документы
10. Как настроить права на публикацию файла

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Многие из вас по жизни сталкиваются с необходимостью создать какой-либо документ, начертить таблицу и что-то еще в этом же роде. Что же вы для этого используете?

Ах да, конечно же, имеющиеся практически на каждом компьютере популярные программы, такие как, например, Word, Exel, PowerPoint, Опен Офис и многие другие, включая и онлайн версии (облачные) некоторых редакторов.

Да, они бесспорно хороши, но не в том случае, когда над данным проектом, таблицей, онлайн-презентацией еще стоит попотеть, чтобы довести до ума, да и работаете над проектом не только вы, а и ваши коллеги, которые не могут находиться все время у вас под боком. Вот для этого вашим незаменимым помощником и может стать бесплатная и многофункциональная программа от Гугла. Давайте знакомиться.

Что такое Гугл Докс?

Многие из вас, да и я в том числе, привыкли работать с различными документами в таких офисных программах, как например Word, Exel, или же PowerPoint, которые для начала необходимо установить к себе на компьютер.

Все это просто замечательно, если файл предназначен только для вас. А если вы ограничены, к примеру, во времени? Если вам необходимо этот самый текстовый файл или презентацию (что это?) кому-либо срочно показать, да еще чтобы этот кто-либо внес безотлагательно необходимые правки? Вот именно для этого и необходим бесплатный онлайн-сервис Google Docs, возможности которого мы и постараемся рассмотреть в данной статье.

Вы наверное уже догадались, что разработчиком этого чуда является ни кто иной, как сам Google. Гугл Докс не требует установки на компьютер, к тому же google документы или же таблицы автоматически сохраняются на специальном сервере и просмотреть их можно с любого компьютера (нужно лишь знать пароль для входа и иметь доступ в интернет, но об этом чуть ниже).

Что же еще может онлайн-сервис Google документы? А вот что:

1. С документами Гугла может работать сразу несколько человек, которым был открыт к ним доступ. Они могут вносить какие-либо правки, оставлять комментарии, общаться при помощи чата в режиме реального времени.
2. Поддерживает большое количество популярных форматов (например docx, pdf, odt, rtf, txt, html).
3. Сохраняется история всех когда-либо вносимых правок в гугл докс (вдруг вам нужно будет вернуться на несколько шагов назад, к более ранней версии, которая еще не подвергалась правкам).
4. Возможно создание и редактирование google документов на iPhone, iPad и Android
5. При необходимости возможна работа и в офлайн (без интернета).
6. Есть возможность выбора прав доступа для каждого пользователя или же для отдельных групп. То есть кому-то мы можем разрешить редактирование текста или таблицы, а кому-то можем лишь дать возможность просматривать и оставлять какие-то комментарии к ним.

Документы Гугла — создание и редактирование

Для того, чтобы создать текстовый файлик, онлайн-таблицу или презентацию, не нужно устанавливать никакое программное обеспечение, всё создается прямо в используемом браузере (узнать про установку и возможности Google Chrome, популярный Mozilla Firefox, всем известную Оперу, новый Яндекс браузер), а также с одним файлом могут работать сразу несколько человек (все изменения буду сохраняться автоматически).

Для начала заходим на страничку создания google документа и нажимаем на значок с тремя черточками в правом верхнем углу:

У нас открывается список с тем, что мы хотим создать: документ, таблицу, презентацию, форму и далее по списку:

Так выглядит окно в браузере Firefox. В браузере Chrome вкладки с выбором создания находятся прямо на главной странице:

Далее везде все одинаково: выбираем «Документы». Нажимаем на синюю кнопку «Открыть Google Документы».

В открывшемся окне мы можем просмотреть уже имеющиеся у нас документы (если таковые имеют место быть):

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Нужный нам документ можно найти очень быстро, если воспользоваться сортировкой. Например, можно отобрать документы, автором которых являетесь вы, или же, наоборот, не вы. Можно просмотреть документы в виде списка или же в виде сетки (небольшие картиночки, как показано на скриншоте выше).

Также можно отсортировать по дате просмотра, по дате ваших изменений, по дате изменений в принципе (если редактируете документ не вы один) или же просто по названию.

Нажав на иконку с темной папкой (см.скриншот выше), у нас откроется окно выбора файлов, где имеется возможность отсортировать документы по доступности, найти помеченные, недавние или же загрузить новый путем выбора такого на компьютере или с помощью перетаскивания мышкой:

*при клике по картинке она откроется в полный размер в новом окне

Новый же документ создается путем нажатия на большую красную кнопку «плюс» (она находится в нижнем правом углу):

Нажав на которую попадаем на чистый лист нашего будущего дока google:

Давайте рассмотрим его немного поподробнее.

Меню документа в Google Docs

Вкладка «Файл» содержит в себе следующие операции:

1. создать или же открыть уже созданный гугл-док
2. переименовать его
3. создать копию
4. предоставить совместный доступ (перед тем, как предоставить кому-либо какие права, вам будет предложено придумать название вашему файлику и сохранить его, а уже затем ввести имена или адреса эл.почты нужных вам людей и дать им права на редактирование, комментирование или же просто чтение)
5. переместить в какую-либо папку или удалить вовсе
6. просмотреть всю историю вносимых изменений
7. выбрать необходимый язык
8. скачать в необходимом нам расширении (txt, pdf, docx и др)
9. опубликовать в интернете (создается копия вашего материала, которую будут видеть все пользователи сети интернет, а вот оригинал (исходник) будут видеть, а также иметь возможность редактировать и комментировать те пользователи, у которых есть на это право)
10. отправить соавторам (здесь можно ввести имена или адреса электронной почты тех людей, которым вы хотите предоставить права на редактирование и другие действия с доками в Google)
11. прикрепить к сообщению эл.почты
12. Ну, а также настройка страницы, предварительный просмотр и вывод на печать

Со вкладкой «Правка» все более чем понятно, в ней можно отменить или же повторить последнее действие, что-то вырезать из документа, скопировать и вставить, также покопаться в веб-буфере обмена, выбрать всё написанное, найти и заменить какой-либо знак, символ и т.п.

Вкладка «Вид» включает в себя предварительный просмотр гугл-дока, выбор режима (отредактировать документ самому, посоветовать внести какие-либо изменения, просмотреть или же распечатать документ), показать линейку (см. скриншот выше), включить/отключить панель с формулами, разрешить/запретить предлагать различные варианты исправлений при проверке орфографии.

Вкладка «Вставка» предлагает добавить какое-либо изображение, ссылку, формулу, рисунок, таблицу, комментарий, сноску, специальные символы, горизонтальные линии, номера и количество страниц, вставить разрыв на страницу, добавить верхний или нижний колонтикул, а также сделать закладку и создать оглавление в гугл докс.

На вкладке «Формат» вы можете выбрать различные настройки шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый, надстрочные и подстрочные знаки, размер шрифта, стили абзацев и выравнивание текста на странице, отредактировать межстрочный интервал, добавить нумерованный или маркированный списки, убрать какое-либо форматирование.

При помощи вкладки «Инструменты» вы сможете проверить правописание текста, найти что-то в тексте или же в словаре, просмотреть статистику (узнать, сколько в вашем гугл-документе создано страниц, слов и знаков), перевести его на какой-либо язык (выбирается из списка), зайти в редактор скриптов, а еще настроить автозамену:

Таблицу вставить вы сможете при помощи вкладки с соответствующим названием «Таблица», при необходимости добавить в нее нужные или же удалить лишние строки и столбцы, а также объединить ячейки.

На вкладке «Дополнения» вы можете расширить функционал — бесплатно загрузить несколько необходимых вам для работы дополнений:

Комментарии в google docs вы можете оставить, а также просмотреть, щелкнув по соответствующей кнопке. Там же сможете настроить оповещения о данном документе, которые будут приходить вам на электронную почту (к примеру, можете узнавать обо всех комментариях, только о касающихся вас, или же вообще их отключить):

Вкладка «Дополнительно» откроет для вас вставку межстрочного интервала, добавление нумерованного и маркированного списков, уменьшение или добавление отступа в тексте, даст возможность очистить форматирование, а еще разрешит выбрать способы ввода (см. скриншот выше).

Еще в документах Гугла можно выбрать режим. То есть вы сможете либо сами отредактировать имеющийся документ, либо посоветовать кому-то внести изменения, которые вы считаете уместными в данном случае, либо просто просмотреть, а затем отправить документ на печать:

Нажав на звездочку, вы пометите открытый файлик как важный. Также вы сможете переместить его в другую папку, нажав на серую папочку:

При нажатии на синий прямоугольник с белыми полосками, расположенный в левом верхнем углу, вы попадете в место хранения всех ваших документов. Там вы сможете:

1. переименовать, удалить или же открыть любой из ваших файлов в новой вкладке
2. выбрать для удобства просмотр в интерфейсе Google либо в виде списка, либо в виде сетки (как на скриншоте ниже)
3. выбрать владельца (вы, не вы, кто угодно)
4. отсортировать по дате изменений вообще, по дате именно ваших изменений, по дате просмотра или же по названию)
5. открыть окно выбора файлов: мой диск, все доступные, помеченные как важно (если нажимали звездочку, см. скрин выше), все объекты или загрузка (сможете выбрать файл на компьютере или же перетащить в открывшееся окно при помощи мышки):

Создание гугл таблицы

Можно теперь работать с таблицами прямо в браузере, не нужно ничего устанавливать себе на компьютер. При помощи расширенных функций и формул вы сможете выполнить любые расчеты. Еще сможете добавлять необходимые графики, применять различные фильтры и другие не менее важные инструменты для получения точных результатов. В Google таблицах поддерживаются все популярные форматы — xlsx, csv, html, ods, pdf и txt. Также вы можете получить к ним доступ с любого устройства, то есть создавать, редактировать файлы, делиться ими с коллегами можно и со смартфона, и с планшета. Даже если у вас окажется отключен интернет, продолжить работу над своими документами вы все равно сможете.

Теперь давайте посмотрим, а как же создаются таблицы google и что они из себя представляют. Выбираем вкладку «Таблицы». После чего нажимаем «Начать» и при помощи красной кнопки с плюсом создаем нашу гугл таблицу/

Нажимаем на синюю кнопку «Открыть Google Таблицы» (всё в точности, как и при работе с документами).

Меню таблицы в Google Docs

Вкладка «Файл» в G.docs содержит в себе следующие операции:

1. открыть совместный доступ к таблице google
2. создать новую таблицу, открыть имеющуюся, переименовать ее
3. создать копию открытого файла
4. переместить в другую папку
5. импортировать
6. посмотреть историю всех вносимых изменений
7. войти в настройки гугл таблицы (можно изменить региональные настройки, которые повлияют на форматирование, например, дат и валют; изменить часовой пояс, которому будет соответствовать история вашей таблицы; настроить обновление расчетов (каждую минуту или же каждый час))
8. скачать
9. опубликовать в интернете
10. отправить соавторам, прикрепить к сообщению эл.почты, распечатать

При помощи вкладки «Правка» вы можете отменить предыдущее действие, либо повторить; вырезать что-либо, скопировать и вставить, найти и заменить ненужное на нужное. Имеется также специальная вставка в google таблицы необходимых значений, форматов, формул, можно вставить и поменять местами выбранные столбцы или же строки:

На вкладке «Вид вы можете закрепить нужные вам строки и столбцы, вставить/убрать сетку, защитить что-либо от редактирования (защищенные диапазоны), подключить/отключить панель формул.

Вкладка «Вставка» говорит сама за себя. Здесь вы можете вставить дополнительную строку выше или ниже выбранной (на которой стоит в данный момент курсор), вставить столбец левее или правее выбранного. Также сможете добавить новый лист, комментарии, примечания, функцию, диаграмму, изображение, ссылку, форму или же рисунок.

Добавить новый лист в таблицу гугл докс можно и еще одним способом: в самом низу нажимаете на «плюс» (добавить лист):

Рядом с «Лист 1» у вас появится «Лист 2», «Лист 3» и так далее (сколько нужно страниц, столько и создаете нажимая на «+»). Там же вы можете просмотреть все ваши созданные листы, а также каждый из листов (щелкнув по стрелочке с выпадающим меню):

1. переименовать
2. создать его копию
3. скопировать куда-либо
4. изменить цвет листа, выбрав его из богатой палитры
5. защитить лист от редактирования
6. скрыть
7. просмотреть комментарии, оставленные к нему
8. сдвинуть вправо или влево

Формат google таблицы также поддается настройкам. Выбрав любую строку, ячейку или столбец с внесенным туда текстом или цифрами вы можете:

1. преобразовать в какое-либо число (перевести в процент, финансы, необходимую валюту, вставить дату, время, дату и время и др.)
2. изменить шрифт и его размер
3. сделать шрифт полужирным, курсивным, подчеркнутым и зачеркнутым
4. выровнять его по центру или по какому-нибудь краю
5. произвести перенос текста (по словам, с перекрыванием соседних ячеек, с обрезанием текста)
6. применить условное форматирование
7. очистить форматирование

Во вкладке «Инструменты» в таблице гугл докс вы найдете коллекцию и редактор скриптов, сможете проверить правописание, включить автозаполнение, подключить ежедневные или мгновенные уведомления о внесение каких-либо изменений в таблицу (будут приходить на вашу эл.почту).

Там же сможете создать новые Google формы:

Изменить, отправить, удалить связь с формой можно будет на вкладке «Форма».

На вкладке «Дополнения» вы можете расширить функции таблицы гугл — бесплатно загрузить несколько необходимых вам для работы дополнений:

С помощью вкладки «Данные» вы сможете отсортировать лист по столбцу, задать диапазон сортировки, просмотреть именованные диапазоны и защищенные листы. Также есть возможность создать новый фильтр (список фильтров доступен всем соавторам проекта). Учтите, что при редактировании данные изменятся для всех.

В точности как и с гугл документом, таблицу можно пометить как важную (щелкнув по звездочке), переместить в другую папку, а также добавлять к ней комментарии.

Все изменения на файловом хранилище сохраняются автоматически! Смотрите подробнее про вход и возможности облачного хранилища Гугл Диска.

Создание презентации онлайн от Google

Заходим на страничку создания презентации google docs:

Здесь вы сможете создавать различные презентации, работать над ними, редактировать их, и все это одновременно со своими коллегами, находясь друг от друга на почтительном расстоянии. А главное, что все это можно делать совершенно бесплатно!

Нажимаем на большую синюю кнопку «Открыть Google Презентации»:

После чего, как и в предыдущих случаях, жмем на большую красную кнопку с плюсом, расположенную в нижнем правом углу.

Выбираем тему онлайн-презентации в Гугле и размер слайда (широкоэкранный или стандартный), жмем на ок:

Даем нашей онлайн-презентации в Google название и с помощью плюса выбираем макет нашего будущего слайда:

Также выбираем понравившийся нам шрифт, его размер, цвет, можно еще и выделить курсивом, сделать полужирным или же подчеркнуть (см. скрин выше).

Затем вводим заголовок и подзаголовок, поставив курсор мыши в соответствующие поля. При желании, ухватив мышкой за выделенные квадратики, можем увеличить/уменьшить наш текст, а также повернуть его вправо или влево:

Возможности программы для онлайн-презентаций в сервисе Google Docs

Какие же возможности скрывает от нас бесплатная программа о Google? Давайте посмотрим:

1. имеется откат на несколько шагов назад (или вперед), а также печать
2. копирование форматирования
3. подгонка холста по размерам экрана
4. лупа отвечает за изменение масштаба
5. ввести текст или вставить изображение
6. вставить фигуру, широкую стрелку, выноску, формулу (имеется неплохой выбор перечисленных символов)
7. вставить линию, стрелку, угловой и изогнутый соединители, кривую, ломаную линию и каракули
8. вставить комментарий
9. настроить способы ввода
10. на вкладке «Дополнительно» можно изменить фон макета, весь макет, поменять тему вашей презентации, добавить анимационный переход между слайдами (вставить затемнение, добавить переворот, галерею и др.)

Вкладка «Файл» в гугл докс позволяет создать что-либо (онлайн-документ, таблицу, презентацию, форму, рисунок, может предложить выбрать что-то и из имеющейся богатой Галереи шаблонов от Google). Здесь же вы можете переименовать ваше творение, создать его копию, переместить в другую папку, удалить, импортировать слайды. Ну, и, конечно же, просмотреть историю всех внесенных изменений, выбрать язык, скачать, опубликовать в интернете, отправить соавторам и прикрепить к сообщению в электронной почте.

Вкладка «Вставка» включает в себя следующие возможности:

Выбрав соответствующую команду в программе для презентаций, вы сможете вставить на выбранный слайд какой-либо текст, добавить изображение, видео, ссылку (что такое ссылка), линию, фигуру, таблицу. Можно также проставить нумерацию на слайды google docs и добавить комментарии. Ну и добавление нового слайда в онлайн- презентацию Гугл Докса и их импорт присутствует.

На вкладке «Слайд» осуществляется вся работа со слайдами. Это и добавление нового слайда, и дублирование, и удаление. Здесь же вы можете изменить фон, макет и сменить тему, вставить переходы между слайдами и изменить целиком шаблон.

Выбрав, к примеру, текст или изображение на слайде, его можно переместить с заднего плана на передний (и наоборот), повернуть, сгруппировать и разгруппировать. Все это вы найдете на вкладке «Упорядочить».

Создание формы гугл докс

Мы уже ранее рассматривали подробно про то, как создать интернет-опрос на сайте в Google Forms, как добавить этот самый интернет-опрос на свой сайт и как просмотреть затем результаты опроса и внести какие-либо изменения (отредактировать), поэтому поясню коротенечко.

Чтобы провести какие-либо онлайн-опросы, а затем получить таблицу с результатами этих самых опросов, причем совершенно бесплатно, заходим на вкладку создания формы гугл док:

После чего нажимаем на большую синюю кнопку «Создать форму»:

Перед вами откроется следующее окно создания новой формы google:

Здесь можно добавить опрос:

Выбрать тему:

Задать некоторые настройки:

Получить и просмотреть отдельные ответы:

Вводим вопрос без заголовка (если поставить курсор мышки в данное поле, то имеется возможность вставки изображения — сделать снимок, вставить url, перетащить мышкой с компьютера), ну и тип вопроса (текст, список, шкала, сетка, дата, время):

Справа имеется еще несколько кнопочек, при помощи которых можно добавить опрос, название, описание, изображение, видео и раздел:

Как публиковать Google документы, таблицы, презентации и рисунки

Для того, чтобы опубликовать в интернете Google документ, таблицу, презентацию или же рисунок, для начала его нужно открыть: нажимаем «Файл» — «Опубликовать в Интернете».

Если посмотрите в настройки, то заметите очень важную деталь: публикация возможна не только всего документа, но также и отдельно взятой его части. К примеру, можно опубликовать только отдельно взятые листы. Что касается онлайн-презентации, то здесь имеется возможность выбора скорости смены слайдов. А относительно рисунка — можете выбрать размер публикуемого в интернете изображения.

После того, как нажмете на «Публиковать», у вас перед глазами предстанет ссылка, которую нужно будет вставить в код вашего сайта, блога, интернет-магазина.

Есть еще одна очень интересная вещь, которая касается публикации таблицы google — изменение видимости некоторых ее элементов:

Внесение изменений в уже опубликованный документ

Внося какие-либо изменения (редактируя) в исходный документ или же онлайн-таблицу в Google docs, вы можете быть уверены, что эти самые внесенные изменения также отобразятся и в опубликованной копии. Но этого можно и избежать, если оно вам не надо.

Для этого вы выбираете из меню пункты «Файл» — «Опубликовать в интернете», после чего жмете на «Опубликованные материалы и настройки» и снимаете флажок в поле «Автоматически публиковать после внесения изменений»:

Отмена публикации Гугл-докса в интернете

Открываете файл, публикацию которого вы хотите отменить. Затем заходите в меню «Файл» и выбираете там пункт «Опубликовать в интернете». Заходите опять же в «Опубликованные материалы и настройки» и там выбираете пункт «Отменить публикацию».

Как настроить права на Гугл-документы

Без настройки прав, другие пользователи не смогут вносить какие-либо изменения в опубликованный вами документ. К примеру, в документах Гугла им будет недоступна панель инструментов, в таблицах также (смогут увидеть всякие диаграммы, форматирование ячеек и их значения, но изменения внести не смогут). Что касается презентации онлайн, то пользователи смогут увидеть либо версию для просмотра, либо посмотреть ее в полноэкранном режиме. Так вот чтобы всего этого избежать, мы можем для некоторых наших коллег по проекту настроить права на публикацию файла.

Открываем нужный нам документ и в правом верхнем углу находим кнопку «Настройки доступа»:

После чего в открывшемся окне находим пункт «Расширенные» и активируем пункт «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа», жмем на «Сохранить». Теперь пользователи смогут публиковать файл, а также заниматься его редактированием.

На этом, думаю, можно завершить наше знакомство с этой бесплатной и многообещающей программой от Гугла. Удачи в освоении!

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

В Google Docs появится функция, которая должна была в нем быть всегда. Документы MS Office впервые будут отображаться корректно

25 Мая 2021 13:3025 Мая 2021 13:30 | Поделиться Пользователи редакторов из состава Google Docs в ближайшие две недели получат доступ к новым стилям, которые определяют расположения текста относительно изображений. Теперь будет возможно размещать изображения позади текста или выносить их на передний план. Аналогичные функции доступны пользователям Microsoft Office в течение нескольких десятилетий, а также представлены в современных отечественных офисных приложениях.

Обновление Google Docs

В редакторе текстовых документов из набора веб-приложений Google Docs («Документы Google») появятся новые возможности по управлению расположением текста относительно изображений. Об этом сообщается в блоге разработчиков проекта Google Workspace.

Так, пользователям станут доступны дополнительные стили обтекания изображения текстом. В частности, разработчики разрешили размещать текст непосредственно поверх картинки или под ней, без использования дополнительных инструментов. Ранее, как ни странно, набор стилей был ограничен всего тремя элементами: «На одном уровне с текстом», «Обтекание текстом» и «Разбить текст».

Для применения нового стиля, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по изображению, выбрать в контекстном меню пункт «Параметры изображения» (Image options), на появившейся справа панели раскрыть раздел «Перенос текста» (Text wrapping).

Дополнительные стили обтекания изображения текстом в новом Google Docs

По заявлению разработчиков, функция будет доступна как рядовым пользователям сервисов Google, так и владельцам корпоративных аккаунтов Google Workspace.

Google Workspace (ранее G Suite) – это набор облачных инструментов для совместной работы, который включает почту Gmail, «Календарь», коммуникационные сервисы Meet и Chat, хранилище «Диск», а также офисные приложения: «Документы», «Таблицы», «Презентации», «Формы».

Поэтапное развертывание обновления с новыми функциями стартовало 24 мая 2021 г. По оценке Google, процедура может занять до 15 дней и более.

Востребована и доступна

О востребованности новой возможности пользователями Google Docs можно судить по тому, насколько часто тема затрагивается в Сети. К примеру, по запросу “Google Docs text on image” («текст поверх изображения в Google Docs») поисковый движок Google выдает около 288 млн результатов. Среди них, как правило, вопросы пользователей по данной тематике, а также различные руководства, позволяющие обойти ограничения функциональности редактора документов Google Docs.

В Москве создана крупнейшая в мире сеть площадок для тестирования инноваций

Инновации и стартапы

Стоит отметить, что возможность размещать изображения позади текста или выносить их на передний план была доступна пользователям популярного текстового процессора Microsoft Word с версии 97, которая увидела свет в ноябре 1996 г. или почти 25 лет назад.

Стили, доступные в «Документах» «Яндекса»

Соответствующие функции представлены и в гораздо более «молодых» офисных пакетах. Так, например, в бесплатной настольной версии «Моего офиса» компании «Новые облачные технологии», которая вышла в начале апреля 2021 г., и в пробной облачной, запущенной несколькими днями позже.

Набор стилей обтекания в веб-версии «Моего офиса»

Пользователям отечественного сервиса «Яндекс.документы» на выбор предоставляется сразу семь стилей обтекания изображения текстом, включая и те два, что только появятся в будущем обновлении Google Docs. Напомним, что «Яндекс» запустил веб-сервис для совместной работы над документами, электронными таблицами и презентациями в апреле 2021 г.

Проблема совместимости с форматами Microsoft Office

Помимо того, что изменение очевидным образом расширит возможности форматирования документов, оно также позволит улучшить совместимость Google Docs с форматами офисных приложений Microsoft: docx, xlsx и т.п.

Напомним, что полноценной поддержкой этих форматов Google Docs обзавелся весной 2019 г. – благодаря обновлению платформы текстовые документы, таблицы и презентации стало возможным загружать без конвертации и работать с ними без каких-либо ограничений. Однако полной совместимости Google тогда добиться не удалось – некоторые элементы, в том числе картинки с текстом поверх, отображались некорректно. С выходом предстоящего обновления Google Docs проблема должна быть решена.

Дмитрий Степанов

Гугл-Документы (Google Docs) — Webinar Academy

Гугл-Документы (Google Docs) – простой сервис для работы с текстовыми документами, часть онлайн-офиса от Гугл наряду с Формами, Таблицами и Презентациями. Созданные в Документах файлы хранятся на Гугл-Диске, ими можно обмениваться, скачивать себе на компьютер, редактировать совместно с коллегами. Сервис веб-ориентированный: работает в браузере, никаких дополнительных программ не нужно. Для работы с планшета или смартфона придется поставить приложение.

При наличии онлайн-подключения Гугл-Документы синхронизирует данные, автоматически сохраняет изменения: не надо поминутно тянуться к кнопке с дискеткой. Если включить файлу офлайн-доступ, то без интернета откроется последняя сохраненная версия, а правки синхронизируются с облаком, когда интернет появится.

Интерфейс и функции сервиса похожи на привычный Microsoft Word, что делает его простым в использовании. Он прекрасно дружит с документами, созданными в Word: их можно открывать, редактировать и сохранять в удобном формате.

Основное преимущество всего Гугл-Офиса и Документов в частности – совместная работа с файлами в общем онлайн-пространстве. Чтобы переслать файл другим участникам рабочей группы, не надо сохранять его на стороннем носителе, достаточно дать ссылку или пригласить через Гугл-Почту. Каждому участнику можно предоставить свой тип доступа: только чтение, редактирование, комментирование.

Сервис запоминает правки, внесенные каждым из членов рабочей группы, показывает в хронологии изменений: кто, когда и что редактировал. Вернуться можно к любой версии файла. В обычном Word, если вы сохранили документ,  «откатиться» уже нельзя.

Сервис крайне полезен в образовательном процессе:

• подойдет для самостоятельной и групповой работы студентов;

• написания диплома с научным руководителем;

• совместной работы нескольких авторов над научной статьей;

• в роли «доски объявлений» для учащихся, администрации и родителей;

• «школьной доски», на которой учитель в режиме реального времени проверяет работы, вносит правки, дает комментарии в онлайн-чате.

Гугл документы и таблицы онлайн. Блог Ивана Кунпана

                                                                                                        

Здравствуйте друзья! Вы находитесь на блоге «Способы заработка через Интернет» и в этой статье создадим Гугл документы и таблицы онлайн. В предыдущей статье мы рассмотрели, как создать Гугл документы онлайн.

Делаем отчет в Google Docs онлайн — пособие новичкам

В предыдущей статье «Google Docs онлайн для новичков«мы подробно рассмотрели, что представляет собой онлайн сервис Google Docs, зачем он нужен, и как в нем создавать документы. Для тех, кто не читал предыдущую статью, напомню, что онлайн сервис Google Docs, предназначен для онлайн работы с различными документами одновременно сотням людей.

В режиме онлайн люди могут исправлять, комментировать и просто читать Ваши документы, Вам достаточно дать ссылку на этот документ. Онлайн сервисом Google Docs пользуются как профессионалы, так и новички. Данный инструмент незаменим при проведении обучения и подготовке различных отчетов. Напомню, что 95-97% новичков не умеют работать в онлайн Google Docs.

Для освещения всех возможностей онлайн сервиса Google Docs требуется создавать большой полноценный видео-курс, которые в Интернете есть. Новичкам для работы в данном сервисе достаточно работать оналайн с Гугл документами и таблицами, что позволит выполнять отчеты и работать с документами своих коллег. В предыдущей статье мы подробно рассмотрели, как получить доступ к Google Docs и порядок работы с Гугл документами в онлайн режиме.

В данной статье подробно будет рассмотрен порядок работы с таблицами Гугл онлайн (Google Docs). Итак, для работы в онлайн с Гугл таблицами заходим на страницу «Диск Google». Далее нажимаем кнопку «Создать», всплывает меню, где выбираем функцию «Таблица» и нажимаем на неё (смотрите скрин).

Скрин 1.

В новом окне открывается таблица похожая на Excel, с этой офисной программой, надеюсь, все знакомы.

Работа в Excel это отдельная тема и её здесь рассматривать не будем. Рассмотрим только создание простой таблицы для дальнейшей демонстрации возможностей онлайн сервиса Гугл документы и в частности функции таблицы.

Для создания таблицы, выделяем мышкой её границы (смотрите скрин),

выбираем функцию «Границы» и выбираем, например, «Все границы». Получилась таблица, которую теперь можно заполнять (смотрите скрин).

Скрин 3.

Как видно, панель управления визуально понятная. Можно выбрать любую нужную функцию, шрифт, размер и цвет шрифта. С помощью функции «Вид» можно закрепить строки и столбцы. С помощью функции «Вставка» можно добавить строки ниже и выше, а также добавить столбцы справа или слева.

С помощью функции «Выравнивание по горизонтали» (смотрите скрин 3, выделено оранжевым цветом), можно расположить запись по центру, слева, справа. Можно выровнять по вертикали. Если Вы не знаете Excel, то надо немного потренироваться и все будет понятно. Кстати, здесь, как и с Гугл документом онлайн ничего сохранять не надо, просто, закрываете страницу и все. К  любой более ранней версии всегда можно вернуться.

Теперь для созданной таблицы нужно дать название, для этого в верхнем левом углу нажимаем на надпись «Новая таблица» (смотрите скрин 3). В открывшемся новом окошке, в поле прописываем название таблицы, например, «Статистика работы» и нажимаем «Ок».

Теперь можно заполнять таблицу. В качестве примера я покажу вам мою заполненную таблицу – статистику моей работы на рекламных площадках Ротабан, смотрите скрин. При желании таблицу можно настроить для выполнения расчетов.

Теперь, когда таблица создана, надо настроить доступ документа. Это делается так же, как и для настройки Гугл документа онлайн (смотрите здесь). В верхнем правом углу нажимаем кнопку «Настройки доступа», выбираем режим, например, «Редактировать могут все, у кого есть ссылка» и нажимаем «Готово». Если, что-то не ясно, посмотрите скрины предыдущей статьи. Теперь, после наведения мышкой на кнопку «Настройки доступа» Вы можете видеть, какой режим доступности для пользователей у Вас выставлен. Копируем ссылку таблицы Гугл онлайн и отправляем её пользователям.

Как видите, ничего сложного нет, все очень просто. Мы научились создавать Гугл документы и таблицы онлайн в сервисе Google Docs. Весь процесс работы с таблицами в Google docs Вы можете посмотреть в этом видео:

По мере появления документов, главная страница онлайн сервиса будет ими заполняться, загромождая её. Для того чтобы упорядочить Гугл онлайн документы и таблицы их лучше поместить в отдельные папки. Для создания папки нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем функцию «Папка» (смотрите скрин 1). Далее Гугл документы и таблицы онлайн складываем в папки по принадлежности простым перетаскиванием.

И еще несколько слов о совместимости онлайн сервиса Google Docs с различными браузерами – он отлично работает с Google Chrome, Firefox, Safari начиная с 4 версии и выше, Internet Explorer начиная с 8 версии и выше. Корректная работа с другими браузерами разработчиком не гарантирована.

В онлайн сервисе Google Docs можно создавать не только документы и таблицы Гугл онлайн, а можно создавать презентации и работать с изображениями — поддерживается png и jpeg расширения. Сервис позволяет работать и с документами в формате PDF. Вы можете также установить Google Диск на свой компьютер и работать автономно в офлайн, а когда надо будет перейти в онлайн режим. Можно также использовать различные приложения от сервиса, их там много.

В первой и второй части данной статьи мы рассмотрели процесс, как создать Гугл документы и таблицы онлайн, как сделать эти документы доступные другим пользователям. Теперь у новичков не должно быть вопросов при подготовке своих отчетов в процессе обучения. Этим инструментом удобно работать и с партнерами по Инфобизнесу. Например, Вы ведете общий проект по заработку через Интернет – через Google Docs легко можно отредактировать документы общего бизнеса. На этой волне буду заканчивать, удачи Вам!

C уважением, Иван Кунпан.

Просмотров: 17077

Google документы, таблицы и презентации. Лекция №10

1. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Что такое Google Документы, Таблицы и Презентации?
Это приложения, с помощью которых можно создавать файлы,
сохранять их на Google Диске и совместно работать над ними в
режиме реального времени.
C документами, таблицами и презентациями Google можно работать
из любой точки мира и с любого компьютера.
Большинство функций редакторов доступны без подключения к
Интернету.
Хотите узнать больше о возможностях этих приложений?

2. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Google Документы
Google Документы – это текстовый редактор. С его помощью можно
прямо в Интернете создавать и форматировать документы, а также
редактировать их в режиме on-line.

3. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Что можно сделать в Google Документах?
• Загрузить документ Word и преобразовать его в документ Google.
• Изменить поля, отступы, шрифты, цвета и множество других
параметров форматирования.
• Предоставить другим пользователям право на редактирование,
добавление комментариев или просмотр того или иного
документа.
• Совместно редактировать файл в режиме реального времени и
общаться с другими пользователями во встроенном чате.
• Просмотреть историю изменений документа и восстановить
любую версию.
• Перевести документ на другой язык.
• Прикрепить документ к сообщению электронной почты.

4. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Создание и сохранение документа
Способы начать работу с Документами Google:
• создать новый документ в Интернете,
• загрузить существующий документ или
• использовать шаблон из нашей галереи.
Чтобы создать документ, откройте Google Диск, нажмите красную
кнопку Создать и выберите Документ.
Как только вы присвоите документу название или напечатаете чтонибудь, Google Документы начнут автоматически сохранять файл
Открыть документ можно в любое время со
страницы http://drive.google.com.
Вы можете загрузить копию документа на компьютер.

5. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Загрузка документов на Диск
Документы можно загружать с компьютера на Google Диск, сохранив
исходный тип файла или преобразовав его в формат Google
Документов. Преобразуйте файл, если хотите редактировать его в
Интернете с любого компьютера, а также совместно с другими
пользователями.
Примечание. Технология оптического распознавания текста не
применяется для обработки изображений в документе.
Можно загружать файлы следующих типов:
HTML
TXT
ODT
RTF
DOC и DOCX
PDF

6. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Действия для загрузки документа:
• Нажмите на значок Загрузить, расположенный рядом с кнопкой
«Создать».
• Нажмите Файлы… и выберите документ, который хотите
загрузить.
• Нажмите Открыть.
• Установите флажок «Преобразовывать документы, презентации,
таблицы и рисунки в формат Документов Google».
• Размер файла, который вы хотите преобразовать, не может
превышать 1 МБ.
• Нажмите Начать загрузку. Через некоторое время файл появится
в списке документов.

7. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Создание документа по шаблону
• Чтобы быстро создать документ, выберите один из шаблонов в
галерее.
• Каждый из шаблонов содержит стандартный текст, который
можно заменить своим собственным, а также определенное
форматирование.
• Создать документ на основе шаблона можно и непосредственно
из Списка документов.
• Нажмите кнопку красного цвета Создать и выберите вариант По
шаблону…

8. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Редактирование и форматирование документов
1. Изменение цвета текста и фона
• Чтобы изменить цвет текста, сначала выделите его.
• Затем на панели инструментов нажмите на значок «А» и выберите
цвет.
• Чтобы изменить цвет фона, выделите нужный участок текста.
• Затем нажмите кнопку «Цвет фона текста» на панели инструментов
и выберите цвет.

9. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Редактирование и форматирование документов
2. Размер текста и интервал
• Чтобы изменить размер текста, выделите его и откройте меню
«Размер шрифта» на панели инструментов.
• Кегль 11 используется по умолчанию. Выберите другой размер, и
выделенный текст изменится.
• Чтобы изменить расстояние между строками или абзацами,
нажмите кнопку «Межстрочный интервал» (крайнюю справа на
панели инструментов).
• Выберите в меню нужные параметры

10. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Редактирование и форматирование документов
3. Стили и заголовки
• В меню «Стили» отображается текущий стиль документа.
• Вы можете изменить его или удалить форматирование текста.
• Чтобы выбрать стиль заголовка, откройте список слева от
меню Шрифт или нажмите Формат > Стили абзацев.
• «Заголовок 1» будет самым крупным, а «Заголовок 6» – самым
мелким.

11. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Редактирование и форматирование документов
4. Инструмент «Копировать форматирование»
• Нужен для копирования форматирования из одного фрагмента
текста в другой.
• Выделите текст, форматирование которого вы хотите скопировать.
Нажмите на значок кисточки на панели инструментов и выделите
текст, к которому требуется применить форматирование.
Форматирование исходного текста будет скопировано на
выделенный текст.
• Чтобы изменить форматирование в нескольких местах документа,
дважды нажмите на значок кисточки.
• Одинаковое форматирование можно также применить с помощью
быстрых клавиш. Нажмите Ctrl + Option + C, Ctrl + Option + V.

12. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Вставка ссылки
• Установите курсор в то место документа, куда нужно добавить
ссылку.
• Откройте раскрывающееся меню Вставить и выберите
пункт Ссылка… или нажмите на значок ссылки на панели
инструментов.
• Появится окно «Изменить ссылку».
• Введите текст, который должен отображаться в качестве ссылки.
Предварительно выделенный текст сразу появляется в поле
«Отображаемый текст». Чтобы создать ссылку на весь документ,
оставьте это поле пустым.
• Выберите параметр «Веб-адрес» или «Адрес электронной почты».
• Введите URL или адрес электронной почты во второе текстовое
поле.
• Нажмите кнопку ОК.

13. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Добавление комментариев
Комментарии позволяют легко добавлять примечания к обычному
тексту документов и видны читателям и соавторам.
Ваши действия:
• Установите курсор в то место, куда нужно вставить комментарий,
или выделите текст, который следует прокомментировать.
• В меню Вставка выберите пункт «Комментарий».
• Нажмите на значок Комментарий. Этого же результата можно
добиться с помощью быстрых
клавиш Ctrl +Alt + M(Cmd + Option + M на компьютерах Mac).
• Введите комментарий в поле, которое появится справа от
документа, и нажмите кнопку Комментарий.
• Чтобы решить вопрос, заданный в комментарии или цепочке
обсуждения, щелкните нужный комментарий и нажмите
кнопку Вопрос решен.

14. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Вставка изображения
Чтобы улучшить документ, вставьте в него изображение. Для этого
выполните указанные ниже действия:
• В меню Вставка выберите Изображение…
• Выберите один из параметров добавления изображения
(Загрузка, URL, Поиск картинок Google или Веб-альбомы Picasa) и
выполните указанные ниже действия.
• Загрузка. Выберите изображение на своем компьютере и нажмите
кнопку Загрузить.
• URL. Введите URL изображения и нажмите кнопку Выбрать.
• Поиск картинок Google. Введите поисковый запрос и нажмите
кнопку Поиск картинок . Выделите нужное изображение и нажмите
кнопку Выбрать.
• Веб-альбомы Picasa. Нажмите на уменьшенное изображение
альбома. Выберите нужное изображение и нажмите

15. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Предоставление доступа к документу другим
пользователям
Создав документ Google, вы можете открыть к нему совместный доступ
для друзей, членов семьи и коллег.
Это можно сделать из Списка документов или непосредственно из
документа.
• В Списке документов выберите документ, к которому следует
предоставить совместный доступ (можно выбрать несколько
документов), и воспользуйтесь раскрывающимся меню Ещё.
Наведите курсор на пункт Совместный доступ… и
нажмите Совместный доступ…
• В режиме редактирования документа нажмите кнопку синего
цвета Предоставить доступ в правом верхнем углу экрана.

16. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Предоставление доступа к документу другим
пользователям
Затем выполните указанные ниже действия.
• В поле «Добавить пользователей» введите нужные адреса
электронной почты. Добавить можно одного пользователя
или список рассылки.
• Справа от списка имен выберите в раскрывающемся списке
«Читатель», «Редактор» или «Может оставлять комментарии».
• Если нужно сопроводить приглашение сообщением, нажмите на
ссылку Добавить сообщение и введите текст.
• Нажмите Открыть доступ. Если не нужно отправлять приглашения,
снимите флажок «Оповестить по электронной почте». В этом случае
соавторы и читатели смогут обращаться к документу из своих
списков документов, но не получат приглашений по электронной
почте.

17. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Публикация документа
Завершив процесс создания и изменения документа, вы можете
опубликовать его на веб-странице.
• В меню Файл выберите пункт Опубликовать в Интернете… Затем
нажмите кнопку Начать публикацию.
• После этого вы сможете отправить URL этого документа друзьям,
коллегам и членам семьи. Чтобы просмотреть документ, они
должны будут ввести этот URL в адресную строку своего браузера.

18. GOOGLE ДОКУМЕНТЫ, ТАБЛИЦЫ И ПРЕЗЕНТАЦИИ

Печать документа
Если вам нужна бумажная версия документа, его можно распечатать
непосредственно в браузере Chrome или воспользоваться версией
документа в формате PDF, чтобы напечатать его в любом другом
браузере.
Печать в Chrome
• При печати в Chrome документ будет выглядеть точно так же, как в
Документах Google. Поэтому возможностьпредварительного
просмотра не предусмотрена. Чтобы напечатать документ,
выполните следующие действия.
• Откройте нужный документ и выберите Файл > Печать.
• Откроется диалоговое окно с настройками печати.
• Указав нужные параметры, нажмите Печать.

Каким образом можно конвертировать документ Google Sheets в Google Doc?

Каким образом конвертировать таблицу Google в Google Doc?

Save as Doc — удобная надстройка для Google Sheets, которая преобразует любую из таблиц Google в Google Doc. Дополнение позволяет выделить ячейки и преобразовать их в файл DOC. Границы ячеек не будут видны в doc-файле. Только контент будет доступен для использования.

Можно задать некоторые настройки, прежде чем генерировать файл в Google Doc из таблицы: можно установить первую строку в выбранном диапазоне в качестве заголовка, выбрать стиль заголовка, добавить разрыв страницы после каждой строки.

На скриншоте выше видно окно Сохранить данного дополнения.

Единственное разочарование в том, что все данные, присутствующие в строках таблицы, отобразится в Doc-файле вертикально (как один столбец). См. ниже.

Как конвертировать Google Spreadsheet для Google Doc?

Итак, чтобы конвертировать документ, нужно:

Шаг 1: Войдите в свой ​​аккаунт Google и откройте таблицу. Или создайте новую таблицу.

Шаг 2:  Нажмите на меня Дополнения и нажмите Установить дополнения. В строке поиска наберите Save as Doc и установите его.

Шаг 3:  Теперь в таблице, выделите ячейки, которые вы хотите преобразовать в файл Google Doc. Выбирать можно только смежные ячейки. Чтобы преобразовать всю таблицу, выделите все ячейки. После того, как вы нажмете на дополнение, появится его всплывающее окно. Жмите Start.

Примечание: При установке этого дополнения в первый раз необходимо разрешить ему войти в ваш ​​аккаунт Google.

Шаг 4: В окне Сохранить данного дополнения вы можете настроить параметры, прежде чем сохранять файл Doc. Прежде всего, укажите имя для файла Doc. После этого, если нужно, можно сделать первую строку заголовком, для этого поставьте галочку рядом с опцией First row of selection… Вы также можете выбрать определенный стиль заголовка (от Heading 1 до Heading 5).

Чтобы создать разрыв страницы после каждой строки, включите соответствующую опцию — Add a pagebreak after each row.

Шаг 5:  После того, как все эти параметры будут изменены, нажмите на Сохранить — Save as Doc. С небольшой задержкой файл будет создан и сохранен на диске.

 

Save as Doc позволяет конвертировать таблицу в текстовый формат и довольно хорошо. Это очень удобно, когда нужно быстро конвертировать таблицу в документ в текстовом формате.

Оставьте свой комментарий!

Добавить комментарий

< Предыдущая		Следующая >

Роскомнадзор опубликовал рекомендации по защите Google-документов

Роскомнадзор опубликовал на страницах в социальных сетях рекомендации по защите Google-документов. «Сегодня в СМИ появилась информация о том, что документы с персональными данными, хранящимися в Google Docs, снова попали в поисковую выдачу. Пока мы с «Яндекс» и Google устанавливаем подробности случившегося, порекомендуем вам несколько простых шагов по защите Google-документов», – говорится в сообщении Роскомнадзора.

Ведомство напомнило, что документы в Google Docs не являются приватными, ссылки на них открыты, поэтому они могут попасть в выдачу поисковика. Роскомнадзор привел семь шагов по защите Google-документов.

Ведомство советует отключить доступ к документу по ссылке и использовать только доступ по приглашению. Сделать это можно в настройках доступа. Также ведомство рекомендует определить, кто может редактировать документ. «Имейте в виду, что пользователи, которым доступно «редактирование», также получают возможность открывать доступ к документу», – подчеркнул Роскомнадзор.

Ранее в пятницу РБК сообщил, что данные Google Docs вновь оказались в поисковой выдаче «Яндекса». По данным издания, в расширенном поиске доступны документы пользователей по запросам «график» и «зарплата». Как заявили в «Яндексе», на документы, о которых идет речь, стоят ссылки в интернете, сами документы не запрещены для индексации.

«Яндекс» начал индексировать документы Google Docs в начале июля. Если указать «Яндексу» область поиска docs.google.com, а затем заполнить строку поиска, то «Яндекс» выдавал искомые документы – например, в текстовом формате или формате электронной таблицы.

Google Docs (а также Google Sheets – таблицы, и Google Slides – презентации) – это набор сервисов для работы с различными типами документов – от текстов до таблиц и презентаций, напоминающий по функционалу офисный пакет программ Microsoft Office. Но в отличие от продуктов компании Microsoft Google Docs позволяет работать над документом в режиме онлайн – доступ предоставляется через веб-интерфейс или мобильные приложения для различных операционных систем.

Google Таблиц: Создание Документов Google

Урок 3. Создание документов Google

/ ru / googlespreadsheets / Getting-started-with-google-drive / content /

Создание новых файлов

Google Диск дает вам доступ к набору инструментов, которые позволяют создавать и редактировать различных файлов, включая документов , электронных таблиц и презентаций . На Google Диске можно создавать файлы пяти типов:

Процесс создания новых файлов одинаков для всех типов файлов.Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше.

Для создания нового файла:

1. На Google Диске найдите и нажмите кнопку New , затем выберите тип файла, который хотите создать. В нашем примере мы выберем Google Docs , чтобы создать новый документ .
2. Ваш новый файл появится в новой вкладке в вашем браузере. Найдите и выберите Документ без названия в верхнем левом углу.
3. Откроется диалоговое окно « Переименовать ». Введите имя для вашего файла, затем нажмите OK .
4. Ваш файл будет переименован в . Вы можете получить доступ к файлу в любое время с вашего Google Диска, где он будет автоматически сохранен . Просто дважды щелкните, чтобы снова открыть файл.

Вы можете заметить, что для ваших файлов нет кнопки Сохранить . Это связано с тем, что Google Drive использует автосохранение , которое автоматически и немедленно сохраняет ваши файлы по мере их редактирования.

Использование шаблонов

Шаблон — это предварительно разработанный файл, который можно использовать для быстрого создания новых документов. Шаблоны часто включают пользовательского форматирования и дизайнов , поэтому они могут сэкономить вам много времени и усилий при запуске нового проекта. Большинство шаблонов предназначены для помощи в создании файлов определенных типов. Например, вы можете использовать шаблон для быстрого создания резюме или информационного бюллетеня .

Вы можете найти широкий выбор шаблонов в галерее шаблонов Google Диска.К сожалению, мы обнаружили, что многие из этих шаблонов не очень хорошо разработаны, и часто бывает сложно найти конкретные шаблоны в галерее. По этой причине мы рекомендуем использовать шаблоны, созданные Google, которые, как правило, имеют более высокое качество, чем шаблоны, отправленные пользователями.

Для использования официального шаблона Google:

1. Перейдите в галерею шаблонов .
2. Когда вы нашли шаблон, который хотите использовать, щелкните шаблон , чтобы выбрать его.
3. Будет создан новый файл с выбранным шаблоном. Затем вы можете настроить файл, добавив в него свою информацию.

Вызов!

1. Убедитесь, что вы вошли в Google, и откройте галерею шаблонов Google Диска.
2. Найдите шаблон и выберите Используйте этот шаблон .
3. Переименуйте файл в .
4. Попробуйте вернуться на свой Google Диск , чтобы убедиться, что ваш новый файл был добавлен.
5. Если вы используете настольный компьютер, добавьте файл со своего компьютера на Google Диск.

/ ru / googlespreadsheets / uploading-files-to-google-drive / content /

Google Документы, таблицы и слайды Обзор

Компания Google демонстрирует минимализм в своих приложениях «Документы», «Таблицы» и «Презентации». Этот бесплатный офисный пакет объединяет в себе всю мощь и возможности, которые когда-либо понадобятся большинству людей, в интуитивно понятном веб-интерфейсе и на мобильных устройствах. В приложениях также есть лучшие в своем классе функции совместной работы и отслеживания изменений. В отличие от конкурирующих пакетов, Google не предлагает традиционных настольных версий, и, если вы не планируете заранее, вы не сможете использовать их без подключения к Интернету.Если вы готовы жить с этими ограничениями, офисный пакет Google может быть всем, что вам когда-либо понадобится. Для более полной и стабильной работы мы рекомендуем Microsoft 365, победившую в выборе редакции.

Google Документы, таблицы и слайды против Google Workspace

Бесплатные приложения Google имеют почти все функции, которые вы получаете в одноименных приложениях в Google Workspace на основе подписки, которая теперь открыта для всех, у кого есть учетная запись Google. Одним из основных отличий интерфейса является то, что вы не можете легко создавать шаблоны документов в бесплатной версии, в то время как платная версия позволяет создавать шаблоны с помощью пары щелчков мыши.

Бесплатная учетная запись Google дает вам 15 ГБ бесплатного хранилища на Google Диске. Эти 15 ГБ используются совместно с Gmail и Google Фото, а это значит, что вам может быстро не хватить места. Google Workspace добавляет дополнительное пространство для хранения для каждого пользователя, а также видеоконференцсвязь и другие корпоративные функции, которые полезны для предприятий любого размера.

Бесплатно — это бесплатно

Вы не можете получить офисный пакет, который стоит меньше, чем у Google, но, если вы не хотите ничего платить, вам придется жить с лимитом хранилища 15 ГБ.Вы можете обновить свое хранилище с помощью подписки Google One, которая начинается с 1,99 доллара США в месяц за 100 ГБ хранилища. Топовый план Google One на 2 ТБ стоит 9,99 долларов в месяц.

Настоящим недостатком бесплатных и платных пакетов Google является отсутствие настольных приложений, которые работают в автономном режиме. Например, такие конкуренты, как Libre Office и Apple iWork, бесплатны, но предлагают локальные приложения. Microsoft 365, пакет, сочетающий в себе лучшее из мира онлайн и настольных компьютеров, стоит от 69,99 долларов в год на одного человека и 1 ТБ онлайн-хранилища.Я думаю, это того стоит.

Средства управления редактированием изображений Google не удовлетворят профессионалов в области графики, но для обычных документов их вполне достаточно.

Создан для работы в Интернете

Google Docs идеально подходит для кратких отчетов, студенческих эссе, личных дневников и других несложных задач. По сравнению с другими офисными пакетами Google Docs занимает последнее место по мощности, но первое место по простоте использования для простых задач редактирования. Доступность пакета только в режиме онлайн играет важную роль в этой простоте; Google хочет, чтобы вы просто верили, что ваши данные надежно доступны в облаке.Фактически, затрудняя работу в автономном режиме, Google не очень тонко поощряет вас даже не беспокоиться об этой функции.

Чтобы редактировать документ в автономном режиме, вам необходимо сначала установить расширение Google Docs Offline в Chrome и убедиться, что Chrome является вашим веб-браузером по умолчанию. Затем в Chrome перейдите на drive.google.com/settings и включите параметр «Автономный». Затем перейдите в каталог Google Диска, щелкните правой кнопкой мыши каждый документ, который вы хотите редактировать в автономном режиме, а затем включите параметр «Доступен в автономном режиме».Теперь, если на вашем пути не возникает какой-либо сбой — а иногда и возникают сбои — когда вы не в сети, вы можете щелкнуть любой из этих документов в папке Google Диска на рабочем столе (вы должны установить приложение Google Backup and Sync) и отредактировать это в Chrome.

Все становится еще сложнее, если организация, в которой вы работаете, отключила автономный доступ для своих пользователей, как это сделала одна из компаний, с которыми я работаю. В этом случае я получил офлайн-доступ к файлам в своих корпоративных аккаунтах, поделившись ими с моим личным аккаунтом.Все это до смешного сложно и напоминает мне, почему Microsoft 365 стоит так дорого.

Оптимизированный, но негибкий интерфейс

Google Docs использует чистый, минималистичный интерфейс с современной типографикой и малонаселенным верхним меню, которое можно полностью скрыть. На панели инструментов есть четкие черно-белые значки. Дизайн исключительно прост и хорошо продуман, и только страницы Apple могут соперничать с ним по простоте и ясности. Мобильные версии приложений Google предлагают темный режим, но вам потребуется установить стороннее дополнение, чтобы получить ту же функцию для веб-приложений.

Если вы не можете найти что-то в меню, вы можете найти это в окне «Справка» и открыть прямо оттуда. К сожалению, справочная система не показывает вам, где найти те же параметры в меню, когда вы захотите их снова, досадная оплошность, которую она разделяет с Microsoft 365.

Некоторые функции, такие как подсчет слов, на удивление плохо реализованы . Документы могут отображать количество слов во время набора текста, но не обновляют счетчик в реальном времени; вы должны щелкнуть по нему, чтобы получить последние итоги.В любом другом офисном пакете (кроме Corel WordPerfect) есть возможность отображать количество слов в реальном времени, которое обновляется по мере ввода.

Список недостатков продолжается. Например, приложение поддерживает сноски, но не концевые. Он позволяет вставлять изображения и изменять их размер, но не позволяет легко изменить их положение на странице. Если вы используете нумерацию страниц, вы можете запретить отображение номера на первой странице, но иначе вы не сможете изменить верхний и нижний колонтитулы для одного раздела документа.Вы можете изменить ограниченный набор встроенных стилей абзацев, но вы не можете создавать стили с собственными именами или применять их к любому блоку текста, меньшему, чем абзац.

Тем не менее, Google Docs делает некоторые вещи хорошо. Мне нравится, например, возможность отображать документ в макете для печати, но без пробелов вверху и внизу страницы. Вам не нужно смещать взгляд на два дюйма вниз, когда предложение занимает разрыв страницы в этом представлении. Среди других офисных пакетов только Microsoft Word и Corel WordPerfect имеют такую ​​же функцию.

Шаблоны Google элегантно разработаны и просты в использовании, но нет простого способа создать шаблон документа с помощью бесплатной версии приложений. Вы можете найти сложные обходные пути в Интернете, но если вы хотите создать свои собственные шаблоны, вам лучше использовать Google Workspace или любой другой пакет.

В Google Таблицах, как и в остальном пакете, предпочтение отдается простому графическому дизайну, который не требует использования пропускной способности при онлайн-редактировании.

Проверенные электронные таблицы и профессиональные презентации

Google Таблицы не могут сравниться с высокопроизводительными функциями Excel и автоматизированными удобствами, но они выполняют функции, которые делают его предпочтительным для корпоративных пользователей и других лиц, которым требуется полный аудит изменений в таблице.Как и в остальных приложениях офисного пакета Google, вы можете просматривать все изменения в документе в хронологической последовательности. Таблицы идут еще дальше, предлагая функцию, которая позволяет просматривать историю редактирования отдельных ячеек. Google также добавил функцию записанного макроса в Таблицы, но не в Документы. Тем не менее, если вы знаете, как программировать свои собственные макросы, редактор сценариев, доступный в Документах, Таблицах и Презентациях, позволяет создавать автоматизированные сценарии, которые при необходимости связаны с API Google. Вы можете, например, написать сценарий для управления загрузками на YouTube из таблицы Таблиц.

Google предлагает только несколько переходов между слайдами, поэтому вам нужно будет предоставить интересный контент, чтобы компенсировать отсутствие нерелевантных визуальных отвлекающих факторов, которые предоставляют другие пакеты.

Приложение для презентаций Google Slides на удивление быстрое и элегантное. Он выполняет почти все великолепные эффекты, встроенные в Microsoft PowerPoint и Apple Keynote. У вас нет расширенных функций редактирования, таких как ползунки, которые могут обрезать видео, но вы найдете четкие шаблоны и удобства, такие как история вопросов и ответов, с которой вы можете ознакомиться, когда вам нужно вспомнить ответ, который вы дали несколько недель назад. .

Все приложения Google включают историю версий, в которой вы можете восстановить более ранние версии файлов или присвоить каждой версии собственное имя.

Непоследовательная производительность и синхронизация

Google Документы и Google Таблицы становятся мучительно медленными, когда вы работаете с большими документами или листами, но они удовлетворительно работают с меньшими. Вы можете импортировать документы в Microsoft Office, OpenOffice и других стандартных форматах. Обратите внимание: если ваш файл слишком велик, а скорость загрузки слишком низкая, вы не сможете его загрузить.

Я попытался загрузить документ Word на 2000 страниц через домашнее подключение к Интернету (скорость загрузки 35 Мбит / с) и получил только краткое сообщение от Google Docs о том, что сервер отклонил загрузку. Я попытался обойти проблему, установив приложение «Резервное копирование и синхронизация» от Google и скопировав тот же документ в папку Google Диска на моем рабочем столе. Я подождал, пока документ загрузится в облако, а затем попытался открыть его в Google Docs. Опять же, файл не открывался. Напротив, когда я открывал тот же файл в браузерных версиях Microsoft Word и Apple’s Pages, файл загружался мгновенно и открывался без каких-либо проблем.

Изящные, ограниченные мобильные приложения

Мобильные версии офисных приложений Google выглядят потрясающе, но предлагают лишь небольшую часть возможностей версий браузеров. По сути, вы можете рассчитывать на использование мобильных версий для изменения текста и форматирования документа или рабочего листа, но не более того. Например, вы не можете автоматически суммировать ячейки в приложении «Таблицы» на iPhone.

Мобильные приложения Microsoft содержат гораздо больше функций; мобильная версия Excel имеет гораздо более широкие возможности, включая вышеупомянутую функцию автоматического суммирования.Мобильное приложение Apple Numbers тоже более сложное — оно предлагает автоматические подсказки, когда вы начинаете вводить формулу.

Бесплатное редактирование документов без излишеств

Офисные приложения Google бесплатны, эффективны, доступны в любом месте через браузер или мобильное устройство и очень просты в использовании. Однако они натыкаются на большие файлы, и любой, кому нужен резерв мощности, предпочтет офисные пакеты Microsoft или Apple, в зависимости от вашей ОС. Мы рекомендуем вам опробовать приложения Google, чтобы вы были готовы использовать их, если ваш коллега поделится с вами документом, презентацией или таблицей Google или если вы решите, что их компактный набор функций и удобство соответствуют вашим повседневным потребностям.

Документы, таблицы и слайды Google

Плюсы

• Простой и элегантный интерфейс

• Расширенные функции совместной работы и истории изменений

• Бесплатно

Минусы

• Только онлайн-редактирование и просмотр (без предварительной подготовки)

• Ограниченный набор функций по сравнению с наборами для настольных ПК

• Низкая производительность при работе с большими документами

Итог

Бесплатные офисные приложения Google минимальны, но, вероятно, достаточно надежны для большинства пользователей и обладают отличными возможностями для совместной работы.Работа в автономном режиме непроста, но хорошо продуманные веб-версии и мобильные версии предлагают надежную платформу для создания документов.

Нравится то, что вы читаете?

Подпишитесь на Lab Report , чтобы получать самые свежие отзывы и советы по продуктам прямо на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Как поделиться Google Таблицами

Google Sheets — это бесплатное приложение Google для работы с электронными таблицами. Если вы уже знакомы с Microsoft Excel, вы будете чувствовать себя комфортно в среде Google Таблиц, поскольку эти две программы очень похожи.

Однако одним большим отличием является то, что Google Таблицы упрощают совместную работу и обмен информацией. Эта возможность полезна для распределенных рабочих групп или для сотрудников с разным расписанием. Эту функцию также могут использовать учителя или другие организаторы, которые хотят распространять информацию, которая лучше всего представлена ​​в формате электронной таблицы.

Как поделиться файлом в Google Таблицах

Поделиться файлом Google Таблиц очень просто. Вы добавляете адреса электронной почты ваших приглашенных, включаете примечание, а затем отправляете приглашение. Вы можете определить, могут ли получатели просто просматривать вашу электронную таблицу, комментировать или редактировать ее.

Когда вы делитесь файлом Google Sheet, все приглашенные должны иметь учетную запись Google, прежде чем они смогут его просмотреть. Создать учетную запись Google легко и бесплатно. Если у приглашенных нет учетной записи, ссылка на странице входа в Google приведет их на страницу регистрации учетной записи.

1. Войдите в Google Таблицы и создайте или откройте электронную таблицу, которой хотите поделиться.

2. В правом верхнем углу экрана выберите Поделиться .

3. В диалоговом окне « Поделиться с людьми и группами» добавьте адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить для просмотра, комментирования или редактирования файла Google Таблиц.

4. Рядом с полем адреса электронной почты нажмите стрелку вниз и выберите один из трех вариантов: Editor , Viewer или Commenter .

   Ваш выбор будет зависеть от того, насколько вы хотите, чтобы получатели могли взаимодействовать с файлом. Editor означает, что получатели могут вносить изменения в файл. Commenter означает, что они не могут ничего изменить, но могут оставлять комментарии. Viewer означает, что они могут только просматривать файл без каких-либо изменений или комментариев.

5. Добавьте примечание к приглашению, затем выберите Отправить .

6. Или откройте файл Google Таблиц, выберите Поделиться и в поле Получить ссылку выберите Копировать ссылку .Ссылка копируется в буфер обмена, и вы можете вставить ее в сообщение электронной почты для отправки получателям таким образом.

7. Чтобы прекратить совместное использование файла Google Таблиц, выберите Поделиться . В раскрывающемся меню рядом с именем соавтора выберите Удалить .

Общий доступ к таблицам в Google Workspace

Google Таблицы также являются частью Google Workspace, интегрированной среды для совместной работы, объединяющей Gmail, Chat и Meet.Google Workspace является бесплатным для всех, у кого есть учетная запись Google, хотя есть платные подписки, которые предлагают дополнительные возможности и функции для организаций.

Если вы используете Таблицы в Google Workspace, вы поделитесь файлом Google Таблиц так же, как и в автономном приложении. Выберите файл, щелкните Поделиться , затем добавьте получателей и выберите их права на редактирование или просмотр.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой Недостаточно подробностей Трудно понять

Ваше руководство по совместному редактированию документов с помощью Google Docs

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня.Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. Но как насчет совместного редактирования документов? Мы предоставим вам подробные инструкции.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одно из наших любимых приложений — Google Docs. Как часть пакета приложений, Google Docs — это приложение для обработки текстов для рабочих групп, которое позволяет очень легко создавать документы и управлять ими в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Простой: сотрудничество .Я уверен, что вы испытали неуклюжий и утомительный процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, исправляйте, отправляйте обратно по электронной почте … и т. Д. У кого установлена ​​самая последняя версия? Где — самая последняя версия? По моему опыту, это противоположность оптимизированному процессу.

Google Docs устраняет эти разочарования и добавляет несколько действительно интересных функций для совместной работы, которых просто нет в Word, например, комментирование в реальном времени — но мы вернемся к этому через минуту.

Но, по опыту мы знаем, что не все сидят в этом поезде. Многим людям все еще незнакома работа в Google Doc.

Одна проблема, с которой мы сталкиваемся, — это знать, как пригласить кого-то для редактирования документа Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает , как его редактировать . Такое случалось несколько раз — мы отправляем документ Google кому-то (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы они сохранили его или вставили в документ Word и отправили обратно нам со своими изменениями.Это противоречит цели совместной работы над документами, но это происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Google Doc и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. На Диске хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в систему с помощью своей учетной записи Google (либо через Gmail, либо через свою учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.

Нажмите «Диск», и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы их не создавали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать», и вы увидите несколько вариантов:

Drive имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка всей папки. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, аналогичные Excel) или презентации (Слайды, похожие на PowerPoint), но пока мы будем придерживаться стандартного документа.

После создания нового документа вы увидите пустую страницу со стандартным набором инструментов для обработки текста вверху.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув вверху слова «Документ без названия» и присвоив ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по мере вашего использования.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с этим как с обычным документом Word. Печатайте и форматируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, а это значит, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на свой компьютер или о его потере.Он автоматически сохраняется постоянно, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на свой Google Диск и щелкнуть по нему. Легкий!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пора посмотреть, в чем действительно проявляется Google Docs. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует обратной связи и комментариев от других в вашем офисе. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне свои изменения.»Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет их по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Ух!

Документ Google устраняет эту головную боль. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом с коллегами и попросить их внести изменения прямо в тот же документ. Сейчас вы работаете над одним документом , а не над 5 разными документами.

Для этого нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

Вы увидите экран совместного использования, на котором представлено множество опций.Мы рассмотрим несколько наших наиболее часто используемых опционов на акции.

1. Поделиться с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться: вот уловка, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головных болях. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или даже не быть учетной записи Google, это то место, куда можно пойти. Нажмите «получить ссылку, которой можно поделиться».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (можно просматривать, редактировать и т. Д.).

Теперь нажмите «Сохранить». Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь, скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе , с которой хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

2. Ограниченное совместное использование для повышения безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу при условии, что у него есть ссылка.Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет учетной записи Google, прикрепленной к электронному письму, которому вы отправляете.

Убедитесь, что для обмена ссылками установлено значение «Выкл.», И отправьте их на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно людям. Нажмите «Отправить», и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически заполнен их полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как вы можете видеть выше. В противном случае вы можете просто ввести их адрес электронной почты полностью. Разделите несколько адресов электронной почты запятыми.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Изменить», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения.Однако не волнуйтесь … вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

Так что же теперь происходит? Итак, люди, которых вы пригласили, теперь получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в реальном времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в реальном времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно , и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически.Кроме того, вы можете сравнить любую более раннюю версию и вернуться к ней. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто его просматривает, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в реальном времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе.Если бы они были все трое одновременно, то появились бы все три значка.

Как восстановить и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню «Файл» и выберите «Просмотреть историю изменений».

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий, а также отметки времени и того, кто внес изменения.

Щелчок по версии покажет вам эту версию документа.Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете выбрать «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть в Google Docs: совместная работа в реальном времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Google Doc для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят самую свежую версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются.Кроме того, для большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF, в любое время. Перейдите в раздел «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Вы, вероятно, имеете представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта.Вы можете делиться документами внутри своей организации (через Google Apps) или также вы можете делиться документами с людьми за пределами вашей организации.

Вот несколько способов использования этого замечательного инструмента:

• Сбор отзывов: Составьте меморандум или политику в вашем офисе, которые требуют групповой обратной связи
• Повестка дня собрания: Создайте свою повестку дня и поделитесь ссылкой в ​​календаре, пригласите на предстоящую встречу
• Протокол встречи: Делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками
• Данные отдела продаж: Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику
• Совместная работа над контентом команды: Начните с наброска, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать произведение, которое вы пишете.
• Планирование совета или комитета: Работа в группе при работе в советах и ​​комитетах

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то другим, вполне вероятно, что Google Doc — именно тот инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают:

• Совместимость: Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения
• Облачное хранилище: Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен где угодно и не потеряется.
• Экономит время: Намного более рационально, поскольку нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно

В SpinWeb мы считаем, что Документы Google — отличное место для хранения «незавершенного» материала. Мы не рассматриваем это как постоянный дом для документа; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Я надеюсь, что это дало вам хорошее представление о преимуществах сотрудничества с Документами Google.

Изображение предоставлено: dennizn / Shutterstock.com

Использование Box для Google Workspace — Box Support

Интеграция Box для Google Workspace обеспечивает прямой доступ к функциям создания контента Google — создание, совместное редактирование и автосохранение документов в Google Документах, Таблицах или Слайдах — прямо из Box.Создавайте, редактируйте и сохраняйте документы Google прямо из Box, независимо от Google Диска. Вы можете:

• Создавайте, открывайте и редактируйте документы Google с помощью Google Docs, Sheets и Slides и автоматически сохраняйте их прямо в Box, избавляя от необходимости повторно загружать контент.
• Приглашайте и работайте с другими в режиме реального времени, а также отслеживайте все изменения в Box.
• Доступ к истории версий и функциям комментирования как в редакторах Google, так и в Box.
• Воспользуйтесь 7 различными уровнями разрешений Box и убедитесь, что ваш контент защищен с помощью системы безопасности, соответствия требованиям и управления Box.
• Открывайте и редактируйте документы Microsoft Office с помощью соответствующих редакторов Google в Box и сохраняйте все изменения непосредственно в Box в исходном формате файла.

Важно
Если у вас есть платная корпоративная учетная запись Box, вы можете подключить ее только к * платной учетной записи Google. Вы можете подключить только бесплатную / личную учетную запись Pro Box к бесплатной учетной записи Gmail. Это значительное повышение безопасности, обеспечивающее соединение между корпоративными учетными записями.

* Если вам нужна платная учетная запись Google, Box для Google Workspace Essentials представляет собой тщательно подобранный набор продуктов Google Workspace специально для клиентов Box, которые можно приобрести, связавшись с отделом продаж Google или выбрав Приложения> Управление отдельными приложениями> Box для Google Workspace. конфигурацию в консоли администратора Box.

Создание документа Google из Box

1. На странице Box All Files щелкните New .
2. В открывшемся раскрывающемся меню выберите нужный тип документа.

3. В командной строке назовите документ.
4. Щелкните Create .

Откроется соответствующий редактор Google. Любые изменения, которые вы вносите, автоматически сохраняются в Box в реальном времени не реже, чем каждые три минуты, а также одно последнее сохранение по окончании сеанса редактирования.

Примечание
Система предложит вам войти в Google, а затем принять интеграцию, когда:

• вы делаете это впервые
• вы очищаете кеш браузера
• вы открываете новый сеанс браузера

Вы можете предварительно просмотреть существующие документы Google, как и любой другой документ в Box.

Важно
Вы должны включить файлы cookie и сторонние файлы cookie для входа в редактор Google. Для этого в Chrome:

1. В адресной строке перейдите по адресу chrome: // settings / content / cookies
2. Включите эту опцию: Разрешить сайтам сохранять и читать данные cookie (рекомендуется)
3. Отключить эту опцию: Заблокировать сторонние файлы cookie

Открытие документа Google из Box

1. Щелкните файл, чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, ИЛИ рядом с файлом, который вы хотите открыть, щелкните многоточие (… ).
2. Щелкните Открыть с помощью , а затем щелкните нужное приложение для редактирования Google.
3. Отредактируйте как обычно. Любые изменения, которые вы вносите, автоматически сохраняются в Box в реальном времени.

Когда вы открываете документ Google из Box, с точки зрения редактирования это точно так же, как если бы вы открывали документ Google из G Drive вместо Box. У вас по-прежнему есть доступ к инструментам редактирования Google.

Важно
Вы также можете использовать приложение Google, чтобы открывать и редактировать любой документ Microsoft Office (Word, Excel или PowerPoint).Документ автоматически сохраняется в Box в исходном формате файла Microsoft. Учтите, что при конвертации вы можете потерять часть форматирования. Система отображает предупреждающее сообщение в сеансе редактирования Google Документов, Таблиц или Слайдов, что это может быть так.

Использование Google Документов, таблиц и слайдов для открытия и редактирования документов Microsoft Office

1. Щелкните файл, чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, ИЛИ рядом с файлом Office, который вы хотите открыть, щелкните многоточие (… ).
2. Щелкните Открыть с помощью , а затем щелкните соответствующее приложение для редактирования Google, которое вы хотите.
3. Отредактируйте как обычно. Когда документ сохраняется, он сохраняет формат Microsoft.

Обратите внимание, вы можете потерять часть форматирования при преобразовании. Система отображает предупреждающее сообщение в сеансе редактирования Google, что это может быть так. Чтобы проверить исходный формат файла документа, над которым вы работаете, посмотрите в левый верхний угол экрана; расширение файла заметно отображается в форматах файлов Microsoft Office.

Комментирование документа

Выполните одно из следующих действий:

В верхней части навигации щелкните + (значок Добавить комментарий ). На боковой панели откроется окно.

Выделите любую часть текста. + отображается справа от выделенного текста. Щелкните + , чтобы открыть окно Комментарий .

Затем в строке ввода текста введите свое сообщение и щелкните Комментарий .

Вы можете @mention или отмечать людей, чтобы вставлять комментарии в документы Google или назначать им определенные задачи.

@ Упоминание / пометка других

1. В верхней части навигации щелкните + (значок Добавить комментарий ). На боковой панели откроется окно.
2. В строке ввода текста введите @ , а затем имя человека, с которым вы хотите сотрудничать. Система автоматически заполняет список вариантов, который вы можете игнорировать, если хотите.
3. Нажмите ENTER , введите свое сообщение и щелкните Комментарий .

Назначение задач документа другим

1. В верхней части навигации щелкните + (значок Добавить комментарий ). На боковой панели откроется окно.
2. В строке ввода текста введите @ , а затем имя человека, которому вы хотите назначить задачу с этим документом. Система автоматически заполняет список вариантов, который вы можете игнорировать, если хотите.
3. Нажмите ENTER, введите свое сообщение и щелкните Назначить…
4. Щелкните Комментарий .

Вы можете приглашать или назначать задачи нескольким людям.

Примечание
Когда вы @ упоминаете кого-то или назначаете ему задачу, назначенный вами человек получает электронное письмо от Google со ссылкой на точное место в файле Box, из которого вы упомянули или задали задачу.

Приглашение других к совместной работе над файлом

Приглашение соавторов в файл Google в Box аналогично добавлению соавторов в любой другой файл в Box.Вы можете приглашать людей на уровне папки (с выбором из 7 различных уровней сотрудничества), на уровне отдельного файла или внутри самого файла Google (где соавторами могут быть только редакторы или читатели).

Важно
Если вы пригласите к совместной работе людей, не работающих на вашем предприятии, они смогут просматривать и загружать файлы Google. Они также могут редактировать эти документы, ЕСЛИ верно одно из следующих условий:

• У них есть корпоративная учетная запись Box и соответствующая платная учетная запись Google, И интеграция включена для их предприятия
• У них есть бесплатная / личная учетная запись Pro Box и соответствующая бесплатная учетная запись Gmail, И они включили интеграцию для своей личной учетной записи

См. Историю версий документа

Вы можете просмотреть историю версий документа в Документах Google или в Box.

1. Откройте документ Google.
2. Над верхней навигацией щелкните Все изменения сохранены в поле .
3. На правой панели откроется окно со списком версий документа.

1. Просмотрите файл как обычно.
2. Если панель Activity еще не открыта, щелкните многоточие (… ), чтобы открыть ее.
3. Щелкните историю версий, чтобы открыть окно, в котором отображается вся история версий файла Box.

документов Google сохраняются автоматически, как обычно, не реже, чем каждые три минуты. Документы сохраняются в том же месте в Box, в котором вы их создали или открыли. Они также экономят последний раз, когда заканчивается сеанс редактирования.

Если вы чаще всего или исключительно работаете с редакторами Google для создания, редактирования и совместной работы над документами, вы можете сделать Google своим редактором по умолчанию.

Установка Google в качестве редактора по умолчанию

1. В правом верхнем углу экрана Box, рядом с кружком с вашим изображением или инициалами, щелкните стрелку вниз.Затем щелкните Account Settings . Откроется страница Account Settings .
2. В верхней части навигации щелкните Интеграции .
3. Прокрутите вниз до Открытие интеграции Рядом с нужным типом файла щелкните соответствующую стрелку вниз Открыть с помощью , а затем щелкните Google Workspace .
4. Щелкните Сохранить изменения .

Как преобразовать Excel в Google Таблицы (шаг за шагом)

Война между Google Таблицами и пользователями Excel продолжается.Это две из самых популярных программ для работы с электронными таблицами. Те, кому комфортно пользоваться таблицами Google, клянутся этим, в то время как любители Excel предпочитают оставаться в пределах своей зоны комфорта.

Но что происходит, когда пользователь Excel отправляет электронную таблицу пользователю Google Sheets?

Если у вас нет Excel, вы не можете открывать и редактировать его.

Если вы один из тех сторонников Google Таблиц, которые получают документ Excel, у вас действительно есть выбор просто просмотреть документ в том виде, в каком он есть.

Но если вы хотите работать с отправленным файлом в знакомой и удобной среде Google Sheets, вы можете преобразовать Excel в Google Sheets .

В этом руководстве я покажу вам несколько способов, которыми вы можете легко открыть файл Excel в Google Таблицах.

Как конвертировать Excel в Google Таблицы

Google Таблицы могут работать со следующими форматами файлов Excel:

• .xls
• .xlsx
• .xlsm
• .xlt
• .ods
• .csv
• .tsv
• .tab

Если вам нужно открыть файл в Google Таблицах, он должен сначала присутствовать на вашем диске Google. Итак, первый шаг к открытию файла Excel в Google Таблицах — это загрузить его на диск.

Чтобы загрузить файл Excel на Google Диск, выполните следующие действия:

1. Откройте браузер и перейдите на Google Диск, набрав drive.google.com в адресной строке.
2. В верхнем левом углу экрана Google Диска нажмите Новый , а затем перейдите к Загрузка файла в раскрывающемся меню.
3. Выберите файл Excel, который вы хотите загрузить на свой компьютер. Дайте несколько секунд, чтобы загрузить

Вышеупомянутые шаги добавят ваш файл Excel на диск, и теперь вы сможете открыть его, даже если в вашей системе не установлен Excel.

Чтобы просмотреть содержимое файла, просто дважды щелкните по нему.

На этом этапе вы можете просто просмотреть файл, но не можете вносить в него какие-либо изменения.

Если вы хотите внести в него изменения, вам необходимо открыть его в Google Таблицах, щелкнув опцию Открыть в Документах Google в верхней части экрана.

Если вы не видите эту опцию, не волнуйтесь. Вы по-прежнему можете открыть файл в Google Таблицах, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Открыть с помощью» -> Google Таблицы.

Теперь вы можете редактировать свой файл, делиться данными и совместно работать над ними с помощью Google Таблиц. Это очень простой способ перенести Excel в Google Таблицы.

Самое приятное то, что при сохранении этого файла все изменения будут сохранены в исходном файле Excel.

Как преобразовать файл Excel в формат Google Таблиц

Возможно, вы захотите не просто отредактировать файл в Google Таблицах, но и сохранить его в формате Google Таблиц, а не в формате Excel.

Если это так, убедитесь, что ваш файл уже открыт в таблицах Google, выберите Сохранить как Google Таблицы в меню Файл .

Теперь у вас будет две копии одного и того же файла — одна в формате Excel, а другая в формате Google Sheets.

Таким образом, даже если вы внесете какие-либо изменения в этот файл Google Sheet, ваш исходный файл .xls останется без изменений.

Как автоматически конвертировать все будущие загрузки файлов Excel

Вы можете настроить свой Google Диск на автоматическое преобразование последующих загрузок файлов Excel в формат Google Sheet.

Это сэкономит вам много времени, если вам нужно часто использовать файлы Excel в Google Таблицах. Вы можете настроить это следующим образом:

1. Откройте Google диск.
2. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу.
3. Нажмите Настройки из появившихся опций.
4. В окне «Настройки» вы увидите параметр « Преобразовать загруженные файлы ». Установите флажок « Преобразовать загруженные файлы в формат редактора Документов Google ».
5. Нажмите Готово .

Это преобразует любые файлы Office в формат Google Docs, Sheets или Slides.

Однако этот параметр не повлияет на ранее загруженные файлы, и они по-прежнему будут иметь исходный формат.

Как экспортировать файл Google Таблиц в Excel

Наконец, когда вы закончите работу с файлом Google Таблиц, вы можете захотеть преобразовать его обратно в Excel.

Это тоже довольно просто:

Если ваш файл уже открыт в Google Таблицах:

1. Перейти к загрузке файла
2. Выберите файл Microsoft Excel (.xls) вариант.

Обратите внимание, что у вас также есть возможность сохранить этот файл в других форматах, таких как PDF, HTML или CSV. Это одна из вещей, которые делают Google Таблицы такими универсальными.

Если вы хотите напрямую преобразовать файл Google Sheet со своего диска Google:

1. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла
2. Выберите вариант загрузки

Ваш лист автоматически преобразуется в формат, готовый к работе с Excel, при загрузке.

Проблемы совместимости

Хотя это здорово, что вы можете работать с файлами Excel в Google Таблицах, Excel по-прежнему имеет гораздо больше возможностей.В Google Таблицах отсутствует множество функций, и у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью при работе с файлом Excel, преобразованным в Google Таблицы.

Google постоянно совершенствуется, а также работает над улучшением функций редактирования в Office.

Но тем временем вы можете столкнуться с некоторыми проблемами совместимости с некоторыми функциями.

Прежде чем закончить обсуждение, вот несколько проблем несовместимости, с которыми вы можете столкнуться при попытке конвертировать файлы Excel в Google Таблицы:

• Если ваш файл защищен паролем, его невозможно будет импортировать в Google Таблицы
• Google Таблицы не учитывают ссылки в вашем файле Excel на другие книги.
• Google Таблицы не поддерживают PowerPivot, Power Query или другие функции модели данных Excel
.
• Если в вашем файле Excel есть макросы, написанные на VBA, они не учитываются в Google Таблицах. Однако вы можете написать свой код в AppScript при работе в Google Таблицах.

Если в вашем файле Excel есть какие-либо из вышеперечисленных элементов, они будут скрыты, потеряны или, что еще хуже, изменены! Поэтому перед преобразованием убедитесь, что вы избавились от перечисленных выше функций.

Зачем использовать Google Таблицы вместо Excel?

Microsoft Excel существует довольно давно и широко используется в компаниях и офисах по всему миру.

Однако после того, как Google выпустил свой аналог, Google Sheets, многим людям понравилась платформа электронных таблиц на основе браузера. Вот почему:

• Хотя установка Microsoft Excel стоит 99 долларов, Google Таблицы доступны в вашем обычном браузере Google совершенно бесплатно (все, что вам нужно, это бесплатная учетная запись Google).
• Excel существует дольше, поэтому многие люди привыкли к его интерфейсу. Google Таблицы во многом вдохновлены Excel, их пользовательский интерфейс чистый и интуитивно понятный (конечно, с меньшим количеством функций)
• Ваши Google Таблицы сохраняются на вашем Google Диске, поэтому вы можете получить доступ к своим файлам из любого места с помощью любого браузера.Для его запуска не требуется никакого специального программного обеспечения.
• листов Google позволяют сотрудничать с другими пользователями на одном листе, поэтому вы можете работать со своими товарищами по команде в режиме реального времени и одновременно вносить изменения. Вы даже можете общаться с этими соавторами в режиме реального времени.
• Когда в Google Таблицах появляется новая функция или функция, они становятся доступны всем одновременно. Вам не нужно беспокоиться о версиях и обратной совместимости документов с Google Таблицами.
• Когда вы работаете с Google Sheet, ваши файлы автоматически копируются на ваш Google Диск, так что больше никаких проблем.
• Вы можете добавлять код и запускать API с помощью Google Таблиц, что значительно повышает гибкость и функциональность того, как вы используете свои данные.

Из этой статьи вы узнали, как преобразовать Excel в Google Таблицы и как перенести Excel в Google Таблицы и обратно. Как видите, довольно легко изменить формат между двумя гигантами электронных таблиц — Google Sheets и Excel.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!

Вам также могут понравиться следующие руководства по Google Таблицам:

Как поделиться документами, таблицами и слайдами Google

Прочтите советы по приложениям G Suite о том, как добавить соавтора, получить ссылку, настроить доступ, установить срок действия доступа и передать право собственности на файл.

Иллюстрация: Энди Вольбер / TechRepublic

Основные приложения G Suite, такие как Google Docs, Sheets и другие, заметно отличаются возможностью совместного использования. Возможности совместной работы в этих приложениях предлагают одни из самых надежных способов совместной работы людей над документами, электронными таблицами и презентациями.

Что нового в TechRepublic

Два основных способа поделиться файлом G Suite: добавить адрес электронной почты или получить ссылку; эти методы несколько отличаются.Когда вы добавляете адрес электронной почты, человек, связанный с этим адресом, получает доступ к вашему файлу. Когда вы разрешаете совместное использование по ссылке, доступ может быть более широким, если вы выберете — и если это разрешено настройками вашей организации.

СМОТРЕТЬ: Google Таблицы: советы, которые должен усвоить каждый пользователь (TechRepublic)

Если вы используете G Suite для совместной работы, вот что вам нужно знать об обмене файлами.

Важное примечание: Настройка общего доступа G Suite по умолчанию такова, что все новые файлы являются личными и доступны только их создателю, хотя новые файлы, созданные в общей папке или на диске, будут доступны людям, имеющим разрешение на доступ к общей папке или водить машину.Однако администратор G Suite может изменить общесистемные настройки общего доступа по умолчанию; подробности см. в 3 наборах настроек безопасности и конфиденциальности G Suite, которые должен проверить каждый администратор. Значения по умолчанию могут варьироваться от крайне ограничительных, запрещающих любой обмен за пределами организации, до относительно открытых, что может сделать все новые файлы доступными для поиска любым сотрудником организации.

Рисунок A

Чтобы поделиться из Google Docs в веб-браузере, выберите «Поделиться» (вверху справа), затем либо добавьте адрес, либо получите ссылку (внизу слева).Расширенные параметры (внизу справа) позволяют настраивать уровни доступа среди других элементов управления.

Как поделиться файлом Google Doc, Sheet или Slide с именем или адресом электронной почты

Вы можете поделиться файлом Google Doc, Sheet или Slide с коллегой или любым лицом, имеющим адрес электронной почты как из Интернета, так и мобильные приложения. Откройте файл, которым хотите поделиться, и выполните следующие действия.

1. Выберите «Поделиться»
В веб-браузере нажмите кнопку «Поделиться» (в правом верхнем углу).В мобильных приложениях во время редактирования коснитесь меню из трех точек (горизонтальные точки на iOS, вертикальные на Android) в правом верхнем углу, коснитесь «Поделиться и экспортировать», затем нажмите «Поделиться» (, рис. A, ).

Рисунок B

Чтобы поделиться документом Google из мобильного приложения Android, коснитесь вертикального трехточечного меню (слева), коснитесь «Поделиться и экспортировать» (в центре слева), коснитесь «Поделиться» (в центре справа), затем введите адрес электронной почты. адреса сотрудников (справа).

2. Добавить человека
Введите адрес электронной почты для каждого человека, с которым вы хотите предоставить общий доступ ( Рисунок B ).Когда вы вводите часть имени человека в своей организации или человека в своих контактах Google, система будет отображать возможные совпадения, которые вы можете выбрать (или нажать).

3. Необязательно: Настройте роль
По умолчанию добавленные вами люди получат доступ в качестве редакторов, что означает, что они могут вносить изменения в ваш документ. Вы можете уменьшить этот доступ до Commenter, который позволяет людям добавлять комментарии к файлу и отвечать на них, или Viewer, который предоставляет доступ, но предотвращает комментарии и изменения.

В веб-браузере и в мобильном приложении Android выберите (или коснитесь) значок карандаша, затем выберите «Можно редактировать», «Можно комментировать» или «Можно просматривать». В мобильном приложении iOS коснитесь значка карандаша, затем коснитесь «Редактор», «Комментатор» или «Средство просмотра».

4. Необязательно: Добавьте сообщение
Хотя это необязательно, вы можете добавить краткое сообщение, чтобы объяснить причину, по которой вы поделились документом с этим человеком.

5. Отправить
Чтобы отправить приглашение к совместному использованию, выберите «Отправить в Интернете» или коснитесь значка, который выглядит как значок бумажного самолетика в мобильных приложениях Android или iOS ( Рисунок C ).

Рисунок C

Чтобы поделиться документом Google из мобильного приложения iOS, коснитесь горизонтального трехточечного меню (слева), коснитесь «Поделиться и экспортировать» (в центре слева), коснитесь «Поделиться» (в центре справа), затем введите адрес электронной почты. адреса сотрудников (справа).

Как получить ссылку для совместного использования

В качестве альтернативы вы можете использовать ссылку для совместного доступа к файлам. Как указано выше, откройте файл, которым хотите поделиться, и выполните следующие действия.

Чтобы получить ссылку в мобильных приложениях G Suite (например,g., Диск, Документы, Таблицы и Слайды) в режиме редактирования коснитесь меню из трех точек (горизонтальные точки на iOS, вертикальные на Android) в правом верхнем углу, коснитесь «Поделиться и экспортировать», затем переместите ползунок по ссылке Шаринг вправо включить. Это включает общий доступ по ссылке и копирует ссылку в буфер обмена. Затем вы можете вставить ссылку в другом месте. Как правило, полученная таким образом ссылка разрешает доступ к файлу только сотрудникам вашей организации (, рис. D ).

Рисунок D

В Документах Google в веб-браузере вы можете выбрать уровень доступа для своей ссылки.

Чтобы получить ссылку для обмена при работе с приложениями G Suite в веб-браузере, выберите «Поделиться», затем выберите «Дополнительно», затем «Изменить» (справа от информации о доступе к приложению, которая в большинстве случаев по умолчанию отображается как «Личная»). Затем вы можете выбрать уровень доступа. Вы можете увидеть до пяти вариантов: «Общедоступный в Интернете», «Любой, у кого есть ссылка», «Кто угодно в вашей организации», «Кто угодно в вашей организации с TheLlink» или «Личный». Выберите вариант, затем нажмите «Сохранить».

СМ. E ).В веб-браузере выберите «Поделиться», затем «Дополнительно», затем щелкните значок карандаша рядом с любым соавтором и выберите «Установить срок действия». Выберите 7 дней, 30 дней или другую дату по вашему выбору. После этой настройки вам нужно будет выбрать «Сохранить изменения». Если вы установите дату истечения срока для учетной записи с доступом на редактирование, эта учетная запись будет понижена до учетной записи с доступом к комментариям.

Рисунок E

Вы можете установить дату истечения срока действия для людей с правом комментирования или просмотра в Документах Google в веб-браузере.Перейдите в раздел «Поделиться»> «Дополнительно»> затем щелкните значок карандаша. Выберите «Установить срок действия», затем выберите продолжительность. Не забудьте сохранить изменения, когда закончите.

Если вы являетесь владельцем файла, у вас есть две другие возможности при работе с файлом в веб-браузере. Во-первых, по умолчанию люди с правом редактирования могут предоставить доступ большему количеству соавторов. Установите флажок «Запретить редакторам изменять доступ и добавлять новых людей», чтобы этого не произошло. Во-вторых, по умолчанию люди с правом комментирования и просмотра также могут скачивать, распечатывать и копировать файл.Установите флажок «Отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и читателей», чтобы отключить эти параметры меню.

Наконец, если вы являетесь владельцем файла, вы можете передать право владения файлом другому соавтору; это может быть полезно, когда вам нужен другой человек, который будет распорядителем документа. Для этого выберите «Поделиться», затем «Дополнительно», затем щелкните значок карандаша рядом с человеком, которого вы хотите сделать новым владельцем документа. В меню выберите «Владелец». Система может отображать уведомление о последствиях изменения.Выберите «Сохранить изменения», чтобы передать право собственности.

Еженедельный бюллетень Google

Узнайте, как получить максимальную отдачу от Google Docs, Google Cloud Platform, Google Apps, Chrome OS и всех других продуктов Google, используемых в бизнес-средах.