Вызов!

1. Убедитесь, что вы вошли в Google, и откройте галерею шаблонов Google Диска.
2. Найдите шаблон и выберите Используйте этот шаблон .
3. Переименуйте файл в .
4. Попробуйте вернуться на свой Google Диск , чтобы убедиться, что ваш новый файл был добавлен.
5. Если вы используете настольный компьютер, добавьте файл со своего компьютера на Google Диск.

/ ru / googlespreadsheets / uploading-files-to-google-drive / content /

Google Документы, таблицы и слайды Обзор

Компания Google демонстрирует минимализм в своих приложениях «Документы», «Таблицы» и «Презентации». Этот бесплатный офисный пакет объединяет в себе всю мощь и возможности, которые когда-либо понадобятся большинству людей, в интуитивно понятном веб-интерфейсе и на мобильных устройствах. В приложениях также есть лучшие в своем классе функции совместной работы и отслеживания изменений. В отличие от конкурирующих пакетов, Google не предлагает традиционных настольных версий, и, если вы не планируете заранее, вы не сможете использовать их без подключения к Интернету.Если вы готовы жить с этими ограничениями, офисный пакет Google может быть всем, что вам когда-либо понадобится. Для более полной и стабильной работы мы рекомендуем Microsoft 365, победившую в выборе редакции.

Google Документы, таблицы и слайды против Google Workspace

Бесплатные приложения Google имеют почти все функции, которые вы получаете в одноименных приложениях в Google Workspace на основе подписки, которая теперь открыта для всех, у кого есть учетная запись Google. Одним из основных отличий интерфейса является то, что вы не можете легко создавать шаблоны документов в бесплатной версии, в то время как платная версия позволяет создавать шаблоны с помощью пары щелчков мыши.

Бесплатная учетная запись Google дает вам 15 ГБ бесплатного хранилища на Google Диске. Эти 15 ГБ используются совместно с Gmail и Google Фото, а это значит, что вам может быстро не хватить места. Google Workspace добавляет дополнительное пространство для хранения для каждого пользователя, а также видеоконференцсвязь и другие корпоративные функции, которые полезны для предприятий любого размера.

Бесплатно — это бесплатно

Вы не можете получить офисный пакет, который стоит меньше, чем у Google, но, если вы не хотите ничего платить, вам придется жить с лимитом хранилища 15 ГБ.Вы можете обновить свое хранилище с помощью подписки Google One, которая начинается с 1,99 доллара США в месяц за 100 ГБ хранилища. Топовый план Google One на 2 ТБ стоит 9,99 долларов в месяц.

Настоящим недостатком бесплатных и платных пакетов Google является отсутствие настольных приложений, которые работают в автономном режиме. Например, такие конкуренты, как Libre Office и Apple iWork, бесплатны, но предлагают локальные приложения. Microsoft 365, пакет, сочетающий в себе лучшее из мира онлайн и настольных компьютеров, стоит от 69,99 долларов в год на одного человека и 1 ТБ онлайн-хранилища.Я думаю, это того стоит.

Средства управления редактированием изображений Google не удовлетворят профессионалов в области графики, но для обычных документов их вполне достаточно.

Создан для работы в Интернете

Google Docs идеально подходит для кратких отчетов, студенческих эссе, личных дневников и других несложных задач. По сравнению с другими офисными пакетами Google Docs занимает последнее место по мощности, но первое место по простоте использования для простых задач редактирования. Доступность пакета только в режиме онлайн играет важную роль в этой простоте; Google хочет, чтобы вы просто верили, что ваши данные надежно доступны в облаке.Фактически, затрудняя работу в автономном режиме, Google не очень тонко поощряет вас даже не беспокоиться об этой функции.

Чтобы редактировать документ в автономном режиме, вам необходимо сначала установить расширение Google Docs Offline в Chrome и убедиться, что Chrome является вашим веб-браузером по умолчанию. Затем в Chrome перейдите на drive.google.com/settings и включите параметр «Автономный». Затем перейдите в каталог Google Диска, щелкните правой кнопкой мыши каждый документ, который вы хотите редактировать в автономном режиме, а затем включите параметр «Доступен в автономном режиме».Теперь, если на вашем пути не возникает какой-либо сбой — а иногда и возникают сбои — когда вы не в сети, вы можете щелкнуть любой из этих документов в папке Google Диска на рабочем столе (вы должны установить приложение Google Backup and Sync) и отредактировать это в Chrome.

Все становится еще сложнее, если организация, в которой вы работаете, отключила автономный доступ для своих пользователей, как это сделала одна из компаний, с которыми я работаю. В этом случае я получил офлайн-доступ к файлам в своих корпоративных аккаунтах, поделившись ими с моим личным аккаунтом.Все это до смешного сложно и напоминает мне, почему Microsoft 365 стоит так дорого.

Оптимизированный, но негибкий интерфейс

Google Docs использует чистый, минималистичный интерфейс с современной типографикой и малонаселенным верхним меню, которое можно полностью скрыть. На панели инструментов есть четкие черно-белые значки. Дизайн исключительно прост и хорошо продуман, и только страницы Apple могут соперничать с ним по простоте и ясности. Мобильные версии приложений Google предлагают темный режим, но вам потребуется установить стороннее дополнение, чтобы получить ту же функцию для веб-приложений.

Если вы не можете найти что-то в меню, вы можете найти это в окне «Справка» и открыть прямо оттуда. К сожалению, справочная система не показывает вам, где найти те же параметры в меню, когда вы захотите их снова, досадная оплошность, которую она разделяет с Microsoft 365.

Некоторые функции, такие как подсчет слов, на удивление плохо реализованы . Документы могут отображать количество слов во время набора текста, но не обновляют счетчик в реальном времени; вы должны щелкнуть по нему, чтобы получить последние итоги.В любом другом офисном пакете (кроме Corel WordPerfect) есть возможность отображать количество слов в реальном времени, которое обновляется по мере ввода.

Список недостатков продолжается. Например, приложение поддерживает сноски, но не концевые. Он позволяет вставлять изображения и изменять их размер, но не позволяет легко изменить их положение на странице. Если вы используете нумерацию страниц, вы можете запретить отображение номера на первой странице, но иначе вы не сможете изменить верхний и нижний колонтитулы для одного раздела документа.Вы можете изменить ограниченный набор встроенных стилей абзацев, но вы не можете создавать стили с собственными именами или применять их к любому блоку текста, меньшему, чем абзац.

Тем не менее, Google Docs делает некоторые вещи хорошо. Мне нравится, например, возможность отображать документ в макете для печати, но без пробелов вверху и внизу страницы. Вам не нужно смещать взгляд на два дюйма вниз, когда предложение занимает разрыв страницы в этом представлении. Среди других офисных пакетов только Microsoft Word и Corel WordPerfect имеют такую ​​же функцию.

Шаблоны Google элегантно разработаны и просты в использовании, но нет простого способа создать шаблон документа с помощью бесплатной версии приложений. Вы можете найти сложные обходные пути в Интернете, но если вы хотите создать свои собственные шаблоны, вам лучше использовать Google Workspace или любой другой пакет.

В Google Таблицах, как и в остальном пакете, предпочтение отдается простому графическому дизайну, который не требует использования пропускной способности при онлайн-редактировании.

Проверенные электронные таблицы и профессиональные презентации

Google Таблицы не могут сравниться с высокопроизводительными функциями Excel и автоматизированными удобствами, но они выполняют функции, которые делают его предпочтительным для корпоративных пользователей и других лиц, которым требуется полный аудит изменений в таблице.Как и в остальных приложениях офисного пакета Google, вы можете просматривать все изменения в документе в хронологической последовательности. Таблицы идут еще дальше, предлагая функцию, которая позволяет просматривать историю редактирования отдельных ячеек. Google также добавил функцию записанного макроса в Таблицы, но не в Документы. Тем не менее, если вы знаете, как программировать свои собственные макросы, редактор сценариев, доступный в Документах, Таблицах и Презентациях, позволяет создавать автоматизированные сценарии, которые при необходимости связаны с API Google. Вы можете, например, написать сценарий для управления загрузками на YouTube из таблицы Таблиц.

Google предлагает только несколько переходов между слайдами, поэтому вам нужно будет предоставить интересный контент, чтобы компенсировать отсутствие нерелевантных визуальных отвлекающих факторов, которые предоставляют другие пакеты.

Приложение для презентаций Google Slides на удивление быстрое и элегантное. Он выполняет почти все великолепные эффекты, встроенные в Microsoft PowerPoint и Apple Keynote. У вас нет расширенных функций редактирования, таких как ползунки, которые могут обрезать видео, но вы найдете четкие шаблоны и удобства, такие как история вопросов и ответов, с которой вы можете ознакомиться, когда вам нужно вспомнить ответ, который вы дали несколько недель назад. .

Все приложения Google включают историю версий, в которой вы можете восстановить более ранние версии файлов или присвоить каждой версии собственное имя.

Непоследовательная производительность и синхронизация

Google Документы и Google Таблицы становятся мучительно медленными, когда вы работаете с большими документами или листами, но они удовлетворительно работают с меньшими. Вы можете импортировать документы в Microsoft Office, OpenOffice и других стандартных форматах. Обратите внимание: если ваш файл слишком велик, а скорость загрузки слишком низкая, вы не сможете его загрузить.

Я попытался загрузить документ Word на 2000 страниц через домашнее подключение к Интернету (скорость загрузки 35 Мбит / с) и получил только краткое сообщение от Google Docs о том, что сервер отклонил загрузку. Я попытался обойти проблему, установив приложение «Резервное копирование и синхронизация» от Google и скопировав тот же документ в папку Google Диска на моем рабочем столе. Я подождал, пока документ загрузится в облако, а затем попытался открыть его в Google Docs. Опять же, файл не открывался. Напротив, когда я открывал тот же файл в браузерных версиях Microsoft Word и Apple’s Pages, файл загружался мгновенно и открывался без каких-либо проблем.

Изящные, ограниченные мобильные приложения

Мобильные версии офисных приложений Google выглядят потрясающе, но предлагают лишь небольшую часть возможностей версий браузеров. По сути, вы можете рассчитывать на использование мобильных версий для изменения текста и форматирования документа или рабочего листа, но не более того. Например, вы не можете автоматически суммировать ячейки в приложении «Таблицы» на iPhone.

Мобильные приложения Microsoft содержат гораздо больше функций; мобильная версия Excel имеет гораздо более широкие возможности, включая вышеупомянутую функцию автоматического суммирования.Мобильное приложение Apple Numbers тоже более сложное — оно предлагает автоматические подсказки, когда вы начинаете вводить формулу.

Бесплатное редактирование документов без излишеств

Офисные приложения Google бесплатны, эффективны, доступны в любом месте через браузер или мобильное устройство и очень просты в использовании. Однако они натыкаются на большие файлы, и любой, кому нужен резерв мощности, предпочтет офисные пакеты Microsoft или Apple, в зависимости от вашей ОС. Мы рекомендуем вам опробовать приложения Google, чтобы вы были готовы использовать их, если ваш коллега поделится с вами документом, презентацией или таблицей Google или если вы решите, что их компактный набор функций и удобство соответствуют вашим повседневным потребностям.

Документы, таблицы и слайды Google

Плюсы

• Простой и элегантный интерфейс

• Расширенные функции совместной работы и истории изменений

• Бесплатно

Минусы

• Только онлайн-редактирование и просмотр (без предварительной подготовки)

• Ограниченный набор функций по сравнению с наборами для настольных ПК

• Низкая производительность при работе с большими документами

Итог

Бесплатные офисные приложения Google минимальны, но, вероятно, достаточно надежны для большинства пользователей и обладают отличными возможностями для совместной работы.Работа в автономном режиме непроста, но хорошо продуманные веб-версии и мобильные версии предлагают надежную платформу для создания документов.

Нравится то, что вы читаете?

Подпишитесь на Lab Report , чтобы получать самые свежие отзывы и советы по продуктам прямо на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Как поделиться Google Таблицами

Google Sheets — это бесплатное приложение Google для работы с электронными таблицами. Если вы уже знакомы с Microsoft Excel, вы будете чувствовать себя комфортно в среде Google Таблиц, поскольку эти две программы очень похожи.

Однако одним большим отличием является то, что Google Таблицы упрощают совместную работу и обмен информацией. Эта возможность полезна для распределенных рабочих групп или для сотрудников с разным расписанием. Эту функцию также могут использовать учителя или другие организаторы, которые хотят распространять информацию, которая лучше всего представлена ​​в формате электронной таблицы.

Как поделиться файлом в Google Таблицах

Поделиться файлом Google Таблиц очень просто. Вы добавляете адреса электронной почты ваших приглашенных, включаете примечание, а затем отправляете приглашение. Вы можете определить, могут ли получатели просто просматривать вашу электронную таблицу, комментировать или редактировать ее.

Когда вы делитесь файлом Google Sheet, все приглашенные должны иметь учетную запись Google, прежде чем они смогут его просмотреть. Создать учетную запись Google легко и бесплатно. Если у приглашенных нет учетной записи, ссылка на странице входа в Google приведет их на страницу регистрации учетной записи.

1. Войдите в Google Таблицы и создайте или откройте электронную таблицу, которой хотите поделиться.

2. В правом верхнем углу экрана выберите Поделиться .

3. В диалоговом окне « Поделиться с людьми и группами» добавьте адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить для просмотра, комментирования или редактирования файла Google Таблиц.

4. Рядом с полем адреса электронной почты нажмите стрелку вниз и выберите один из трех вариантов: Editor , Viewer или Commenter .

   Ваш выбор будет зависеть от того, насколько вы хотите, чтобы получатели могли взаимодействовать с файлом. Editor означает, что получатели могут вносить изменения в файл. Commenter означает, что они не могут ничего изменить, но могут оставлять комментарии. Viewer означает, что они могут только просматривать файл без каких-либо изменений или комментариев.

5. Добавьте примечание к приглашению, затем выберите Отправить .

6. Или откройте файл Google Таблиц, выберите Поделиться и в поле Получить ссылку выберите Копировать ссылку .Ссылка копируется в буфер обмена, и вы можете вставить ее в сообщение электронной почты для отправки получателям таким образом.

7. Чтобы прекратить совместное использование файла Google Таблиц, выберите Поделиться . В раскрывающемся меню рядом с именем соавтора выберите Удалить .

Общий доступ к таблицам в Google Workspace

Google Таблицы также являются частью Google Workspace, интегрированной среды для совместной работы, объединяющей Gmail, Chat и Meet.Google Workspace является бесплатным для всех, у кого есть учетная запись Google, хотя есть платные подписки, которые предлагают дополнительные возможности и функции для организаций.

Если вы используете Таблицы в Google Workspace, вы поделитесь файлом Google Таблиц так же, как и в автономном приложении. Выберите файл, щелкните Поделиться , затем добавьте получателей и выберите их права на редактирование или просмотр.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Ваше руководство по совместному редактированию документов с помощью Google Docs

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня.Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. Но как насчет совместного редактирования документов? Мы предоставим вам подробные инструкции.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одно из наших любимых приложений — Google Docs. Как часть пакета приложений, Google Docs — это приложение для обработки текстов для рабочих групп, которое позволяет очень легко создавать документы и управлять ими в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Простой: сотрудничество .Я уверен, что вы испытали неуклюжий и утомительный процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, исправляйте, отправляйте обратно по электронной почте … и т. Д. У кого установлена ​​самая последняя версия? Где — самая последняя версия? По моему опыту, это противоположность оптимизированному процессу.

Google Docs устраняет эти разочарования и добавляет несколько действительно интересных функций для совместной работы, которых просто нет в Word, например, комментирование в реальном времени — но мы вернемся к этому через минуту.

Но, по опыту мы знаем, что не все сидят в этом поезде. Многим людям все еще незнакома работа в Google Doc.

Одна проблема, с которой мы сталкиваемся, — это знать, как пригласить кого-то для редактирования документа Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает , как его редактировать . Такое случалось несколько раз — мы отправляем документ Google кому-то (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы они сохранили его или вставили в документ Word и отправили обратно нам со своими изменениями.Это противоречит цели совместной работы над документами, но это происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Google Doc и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. На Диске хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в систему с помощью своей учетной записи Google (либо через Gmail, либо через свою учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.

Нажмите «Диск», и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы их не создавали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать», и вы увидите несколько вариантов:

Drive имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка всей папки. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, аналогичные Excel) или презентации (Слайды, похожие на PowerPoint), но пока мы будем придерживаться стандартного документа.

После создания нового документа вы увидите пустую страницу со стандартным набором инструментов для обработки текста вверху.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув вверху слова «Документ без названия» и присвоив ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по мере вашего использования.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с этим как с обычным документом Word. Печатайте и форматируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, а это значит, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на свой компьютер или о его потере.Он автоматически сохраняется постоянно, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на свой Google Диск и щелкнуть по нему. Легкий!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пора посмотреть, в чем действительно проявляется Google Docs. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует обратной связи и комментариев от других в вашем офисе. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне свои изменения.»Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет их по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Ух!

Документ Google устраняет эту головную боль. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом с коллегами и попросить их внести изменения прямо в тот же документ. Сейчас вы работаете над одним документом , а не над 5 разными документами.

Для этого нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

Вы увидите экран совместного использования, на котором представлено множество опций.Мы рассмотрим несколько наших наиболее часто используемых опционов на акции.

1. Поделиться с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться: вот уловка, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головных болях. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или даже не быть учетной записи Google, это то место, куда можно пойти. Нажмите «получить ссылку, которой можно поделиться».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (можно просматривать, редактировать и т. Д.).

Теперь нажмите «Сохранить». Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь, скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе , с которой хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

2. Ограниченное совместное использование для повышения безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу при условии, что у него есть ссылка.Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет учетной записи Google, прикрепленной к электронному письму, которому вы отправляете.

Убедитесь, что для обмена ссылками установлено значение «Выкл.», И отправьте их на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно людям. Нажмите «Отправить», и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически заполнен их полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как вы можете видеть выше. В противном случае вы можете просто ввести их адрес электронной почты полностью. Разделите несколько адресов электронной почты запятыми.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Изменить», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения.Однако не волнуйтесь … вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

Так что же теперь происходит? Итак, люди, которых вы пригласили, теперь получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в реальном времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в реальном времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно , и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически.Кроме того, вы можете сравнить любую более раннюю версию и вернуться к ней. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто его просматривает, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в реальном времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе.Если бы они были все трое одновременно, то появились бы все три значка.

Как восстановить и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню «Файл» и выберите «Просмотреть историю изменений».

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий, а также отметки времени и того, кто внес изменения.

Щелчок по версии покажет вам эту версию документа.Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете выбрать «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть в Google Docs: совместная работа в реальном времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Google Doc для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят самую свежую версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются.Кроме того, для большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF, в любое время. Перейдите в раздел «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Вы, вероятно, имеете представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта.Вы можете делиться документами внутри своей организации (через Google Apps) или также вы можете делиться документами с людьми за пределами вашей организации.

Вот несколько способов использования этого замечательного инструмента:

• Сбор отзывов: Составьте меморандум или политику в вашем офисе, которые требуют групповой обратной связи
• Повестка дня собрания: Создайте свою повестку дня и поделитесь ссылкой в ​​календаре, пригласите на предстоящую встречу
• Протокол встречи: Делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками
• Данные отдела продаж: Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику
• Совместная работа над контентом команды: Начните с наброска, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать произведение, которое вы пишете.
• Планирование совета или комитета: Работа в группе при работе в советах и ​​комитетах

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то другим, вполне вероятно, что Google Doc — именно тот инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают:

• Совместимость: Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения
• Облачное хранилище: Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен где угодно и не потеряется.
• Экономит время: Намного более рационально, поскольку нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно

В SpinWeb мы считаем, что Документы Google — отличное место для хранения «незавершенного» материала. Мы не рассматриваем это как постоянный дом для документа; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Я надеюсь, что это дало вам хорошее представление о преимуществах сотрудничества с Документами Google.

Изображение предоставлено: dennizn / Shutterstock.com

Использование Box для Google Workspace — Box Support

Интеграция Box для Google Workspace обеспечивает прямой доступ к функциям создания контента Google — создание, совместное редактирование и автосохранение документов в Google Документах, Таблицах или Слайдах — прямо из Box.Создавайте, редактируйте и сохраняйте документы Google прямо из Box, независимо от Google Диска. Вы можете:

• Создавайте, открывайте и редактируйте документы Google с помощью Google Docs, Sheets и Slides и автоматически сохраняйте их прямо в Box, избавляя от необходимости повторно загружать контент.
• Приглашайте и работайте с другими в режиме реального времени, а также отслеживайте все изменения в Box.
• Доступ к истории версий и функциям комментирования как в редакторах Google, так и в Box.
• Воспользуйтесь 7 различными уровнями разрешений Box и убедитесь, что ваш контент защищен с помощью системы безопасности, соответствия требованиям и управления Box.
• Открывайте и редактируйте документы Microsoft Office с помощью соответствующих редакторов Google в Box и сохраняйте все изменения непосредственно в Box в исходном формате файла.

Важно
Если у вас есть платная корпоративная учетная запись Box, вы можете подключить ее только к * платной учетной записи Google. Вы можете подключить только бесплатную / личную учетную запись Pro Box к бесплатной учетной записи Gmail. Это значительное повышение безопасности, обеспечивающее соединение между корпоративными учетными записями.

* Если вам нужна платная учетная запись Google, Box для Google Workspace Essentials представляет собой тщательно подобранный набор продуктов Google Workspace специально для клиентов Box, которые можно приобрести, связавшись с отделом продаж Google или выбрав Приложения> Управление отдельными приложениями> Box для Google Workspace. конфигурацию в консоли администратора Box.

Создание документа Google из Box

1. На странице Box All Files щелкните New .
2. В открывшемся раскрывающемся меню выберите нужный тип документа.

3. В командной строке назовите документ.
4. Щелкните Create .

Откроется соответствующий редактор Google. Любые изменения, которые вы вносите, автоматически сохраняются в Box в реальном времени не реже, чем каждые три минуты, а также одно последнее сохранение по окончании сеанса редактирования.

Примечание
Система предложит вам войти в Google, а затем принять интеграцию, когда:

• вы делаете это впервые
• вы очищаете кеш браузера
• вы открываете новый сеанс браузера

Вы можете предварительно просмотреть существующие документы Google, как и любой другой документ в Box.

1. В адресной строке перейдите по адресу chrome: // settings / content / cookies
2. Включите эту опцию: Разрешить сайтам сохранять и читать данные cookie (рекомендуется)
3. Отключить эту опцию: Заблокировать сторонние файлы cookie

Открытие документа Google из Box

1. Щелкните файл, чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, ИЛИ рядом с файлом, который вы хотите открыть, щелкните многоточие (… ).
2. Щелкните Открыть с помощью , а затем щелкните нужное приложение для редактирования Google.
3. Отредактируйте как обычно. Любые изменения, которые вы вносите, автоматически сохраняются в Box в реальном времени.

Когда вы открываете документ Google из Box, с точки зрения редактирования это точно так же, как если бы вы открывали документ Google из G Drive вместо Box. У вас по-прежнему есть доступ к инструментам редактирования Google.

Использование Google Документов, таблиц и слайдов для открытия и редактирования документов Microsoft Office

1. Щелкните файл, чтобы открыть его в окне предварительного просмотра, ИЛИ рядом с файлом Office, который вы хотите открыть, щелкните многоточие (… ).
2. Щелкните Открыть с помощью , а затем щелкните соответствующее приложение для редактирования Google, которое вы хотите.
3. Отредактируйте как обычно. Когда документ сохраняется, он сохраняет формат Microsoft.

Обратите внимание, вы можете потерять часть форматирования при преобразовании. Система отображает предупреждающее сообщение в сеансе редактирования Google, что это может быть так. Чтобы проверить исходный формат файла документа, над которым вы работаете, посмотрите в левый верхний угол экрана; расширение файла заметно отображается в форматах файлов Microsoft Office.

Комментирование документа

Как преобразовать Excel в Google Таблицы (шаг за шагом)

Война между Google Таблицами и пользователями Excel продолжается.Это две из самых популярных программ для работы с электронными таблицами. Те, кому комфортно пользоваться таблицами Google, клянутся этим, в то время как любители Excel предпочитают оставаться в пределах своей зоны комфорта.

Но что происходит, когда пользователь Excel отправляет электронную таблицу пользователю Google Sheets?

Если у вас нет Excel, вы не можете открывать и редактировать его.

Если вы один из тех сторонников Google Таблиц, которые получают документ Excel, у вас действительно есть выбор просто просмотреть документ в том виде, в каком он есть.

Но если вы хотите работать с отправленным файлом в знакомой и удобной среде Google Sheets, вы можете преобразовать Excel в Google Sheets .

В этом руководстве я покажу вам несколько способов, которыми вы можете легко открыть файл Excel в Google Таблицах.

Как конвертировать Excel в Google Таблицы

Google Таблицы могут работать со следующими форматами файлов Excel:

• .xls
• .xlsx
• .xlsm
• .xlt
• .ods
• .csv
• .tsv
• .tab

Если вам нужно открыть файл в Google Таблицах, он должен сначала присутствовать на вашем диске Google. Итак, первый шаг к открытию файла Excel в Google Таблицах — это загрузить его на диск.

Чтобы загрузить файл Excel на Google Диск, выполните следующие действия:

1. Откройте браузер и перейдите на Google Диск, набрав drive.google.com в адресной строке.
2. В верхнем левом углу экрана Google Диска нажмите Новый , а затем перейдите к Загрузка файла в раскрывающемся меню.
3. Выберите файл Excel, который вы хотите загрузить на свой компьютер. Дайте несколько секунд, чтобы загрузить

Вышеупомянутые шаги добавят ваш файл Excel на диск, и теперь вы сможете открыть его, даже если в вашей системе не установлен Excel.

Чтобы просмотреть содержимое файла, просто дважды щелкните по нему.

На этом этапе вы можете просто просмотреть файл, но не можете вносить в него какие-либо изменения.

Если вы хотите внести в него изменения, вам необходимо открыть его в Google Таблицах, щелкнув опцию Открыть в Документах Google в верхней части экрана.

Если вы не видите эту опцию, не волнуйтесь. Вы по-прежнему можете открыть файл в Google Таблицах, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Открыть с помощью» -> Google Таблицы.

Теперь вы можете редактировать свой файл, делиться данными и совместно работать над ними с помощью Google Таблиц. Это очень простой способ перенести Excel в Google Таблицы.

Самое приятное то, что при сохранении этого файла все изменения будут сохранены в исходном файле Excel.

Как преобразовать файл Excel в формат Google Таблиц

Возможно, вы захотите не просто отредактировать файл в Google Таблицах, но и сохранить его в формате Google Таблиц, а не в формате Excel.

Если это так, убедитесь, что ваш файл уже открыт в таблицах Google, выберите Сохранить как Google Таблицы в меню Файл .

Теперь у вас будет две копии одного и того же файла — одна в формате Excel, а другая в формате Google Sheets.

Таким образом, даже если вы внесете какие-либо изменения в этот файл Google Sheet, ваш исходный файл .xls останется без изменений.

Как автоматически конвертировать все будущие загрузки файлов Excel

Вы можете настроить свой Google Диск на автоматическое преобразование последующих загрузок файлов Excel в формат Google Sheet.

Это сэкономит вам много времени, если вам нужно часто использовать файлы Excel в Google Таблицах. Вы можете настроить это следующим образом:

1. Откройте Google диск.
2. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу.
3. Нажмите Настройки из появившихся опций.
4. В окне «Настройки» вы увидите параметр « Преобразовать загруженные файлы ». Установите флажок « Преобразовать загруженные файлы в формат редактора Документов Google ».
5. Нажмите Готово .

Это преобразует любые файлы Office в формат Google Docs, Sheets или Slides.

Однако этот параметр не повлияет на ранее загруженные файлы, и они по-прежнему будут иметь исходный формат.

Наконец, когда вы закончите работу с файлом Google Таблиц, вы можете захотеть преобразовать его обратно в Excel.

Это тоже довольно просто:

Если ваш файл уже открыт в Google Таблицах:

1. Перейти к загрузке файла
2. Выберите файл Microsoft Excel (.xls) вариант.

Обратите внимание, что у вас также есть возможность сохранить этот файл в других форматах, таких как PDF, HTML или CSV. Это одна из вещей, которые делают Google Таблицы такими универсальными.

Если вы хотите напрямую преобразовать файл Google Sheet со своего диска Google:

1. Щелкните правой кнопкой мыши значок файла
2. Выберите вариант загрузки

Ваш лист автоматически преобразуется в формат, готовый к работе с Excel, при загрузке.

Хотя это здорово, что вы можете работать с файлами Excel в Google Таблицах, Excel по-прежнему имеет гораздо больше возможностей.В Google Таблицах отсутствует множество функций, и у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью при работе с файлом Excel, преобразованным в Google Таблицы.

Google постоянно совершенствуется, а также работает над улучшением функций редактирования в Office.

Но тем временем вы можете столкнуться с некоторыми проблемами совместимости с некоторыми функциями.

Прежде чем закончить обсуждение, вот несколько проблем несовместимости, с которыми вы можете столкнуться при попытке конвертировать файлы Excel в Google Таблицы:

• Если ваш файл защищен паролем, его невозможно будет импортировать в Google Таблицы
• Google Таблицы не учитывают ссылки в вашем файле Excel на другие книги.
• Google Таблицы не поддерживают PowerPivot, Power Query или другие функции модели данных Excel
.
• Если в вашем файле Excel есть макросы, написанные на VBA, они не учитываются в Google Таблицах. Однако вы можете написать свой код в AppScript при работе в Google Таблицах.

Если в вашем файле Excel есть какие-либо из вышеперечисленных элементов, они будут скрыты, потеряны или, что еще хуже, изменены! Поэтому перед преобразованием убедитесь, что вы избавились от перечисленных выше функций.

Зачем использовать Google Таблицы вместо Excel?

Microsoft Excel существует довольно давно и широко используется в компаниях и офисах по всему миру.

Однако после того, как Google выпустил свой аналог, Google Sheets, многим людям понравилась платформа электронных таблиц на основе браузера. Вот почему:

• Хотя установка Microsoft Excel стоит 99 долларов, Google Таблицы доступны в вашем обычном браузере Google совершенно бесплатно (все, что вам нужно, это бесплатная учетная запись Google).
• Excel существует дольше, поэтому многие люди привыкли к его интерфейсу. Google Таблицы во многом вдохновлены Excel, их пользовательский интерфейс чистый и интуитивно понятный (конечно, с меньшим количеством функций)
• Ваши Google Таблицы сохраняются на вашем Google Диске, поэтому вы можете получить доступ к своим файлам из любого места с помощью любого браузера.Для его запуска не требуется никакого специального программного обеспечения.
• листов Google позволяют сотрудничать с другими пользователями на одном листе, поэтому вы можете работать со своими товарищами по команде в режиме реального времени и одновременно вносить изменения. Вы даже можете общаться с этими соавторами в режиме реального времени.
• Когда в Google Таблицах появляется новая функция или функция, они становятся доступны всем одновременно. Вам не нужно беспокоиться о версиях и обратной совместимости документов с Google Таблицами.
• Когда вы работаете с Google Sheet, ваши файлы автоматически копируются на ваш Google Диск, так что больше никаких проблем.
• Вы можете добавлять код и запускать API с помощью Google Таблиц, что значительно повышает гибкость и функциональность того, как вы используете свои данные.

Из этой статьи вы узнали, как преобразовать Excel в Google Таблицы и как перенести Excel в Google Таблицы и обратно. Как видите, довольно легко изменить формат между двумя гигантами электронных таблиц — Google Sheets и Excel.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!

Вам также могут понравиться следующие руководства по Google Таблицам:

Как поделиться документами, таблицами и слайдами Google

Прочтите советы по приложениям G Suite о том, как добавить соавтора, получить ссылку, настроить доступ, установить срок действия доступа и передать право собственности на файл.

Иллюстрация: Энди Вольбер / TechRepublic

Основные приложения G Suite, такие как Google Docs, Sheets и другие, заметно отличаются возможностью совместного использования. Возможности совместной работы в этих приложениях предлагают одни из самых надежных способов совместной работы людей над документами, электронными таблицами и презентациями.

Что нового в TechRepublic

Два основных способа поделиться файлом G Suite: добавить адрес электронной почты или получить ссылку; эти методы несколько отличаются.Когда вы добавляете адрес электронной почты, человек, связанный с этим адресом, получает доступ к вашему файлу. Когда вы разрешаете совместное использование по ссылке, доступ может быть более широким, если вы выберете — и если это разрешено настройками вашей организации.

СМОТРЕТЬ: Google Таблицы: советы, которые должен усвоить каждый пользователь (TechRepublic)

Если вы используете G Suite для совместной работы, вот что вам нужно знать об обмене файлами.

Важное примечание: Настройка общего доступа G Suite по умолчанию такова, что все новые файлы являются личными и доступны только их создателю, хотя новые файлы, созданные в общей папке или на диске, будут доступны людям, имеющим разрешение на доступ к общей папке или водить машину.Однако администратор G Suite может изменить общесистемные настройки общего доступа по умолчанию; подробности см. в 3 наборах настроек безопасности и конфиденциальности G Suite, которые должен проверить каждый администратор. Значения по умолчанию могут варьироваться от крайне ограничительных, запрещающих любой обмен за пределами организации, до относительно открытых, что может сделать все новые файлы доступными для поиска любым сотрудником организации.

Рисунок A

Чтобы поделиться из Google Docs в веб-браузере, выберите «Поделиться» (вверху справа), затем либо добавьте адрес, либо получите ссылку (внизу слева).Расширенные параметры (внизу справа) позволяют настраивать уровни доступа среди других элементов управления.

Как поделиться файлом Google Doc, Sheet или Slide с именем или адресом электронной почты

Вы можете поделиться файлом Google Doc, Sheet или Slide с коллегой или любым лицом, имеющим адрес электронной почты как из Интернета, так и мобильные приложения. Откройте файл, которым хотите поделиться, и выполните следующие действия.

1. Выберите «Поделиться»
В веб-браузере нажмите кнопку «Поделиться» (в правом верхнем углу).В мобильных приложениях во время редактирования коснитесь меню из трех точек (горизонтальные точки на iOS, вертикальные на Android) в правом верхнем углу, коснитесь «Поделиться и экспортировать», затем нажмите «Поделиться» (, рис. A, ).

Рисунок B

Чтобы поделиться документом Google из мобильного приложения Android, коснитесь вертикального трехточечного меню (слева), коснитесь «Поделиться и экспортировать» (в центре слева), коснитесь «Поделиться» (в центре справа), затем введите адрес электронной почты. адреса сотрудников (справа).

2. Добавить человека
Введите адрес электронной почты для каждого человека, с которым вы хотите предоставить общий доступ ( Рисунок B ).Когда вы вводите часть имени человека в своей организации или человека в своих контактах Google, система будет отображать возможные совпадения, которые вы можете выбрать (или нажать).

3. Необязательно: Настройте роль
По умолчанию добавленные вами люди получат доступ в качестве редакторов, что означает, что они могут вносить изменения в ваш документ. Вы можете уменьшить этот доступ до Commenter, который позволяет людям добавлять комментарии к файлу и отвечать на них, или Viewer, который предоставляет доступ, но предотвращает комментарии и изменения.

В веб-браузере и в мобильном приложении Android выберите (или коснитесь) значок карандаша, затем выберите «Можно редактировать», «Можно комментировать» или «Можно просматривать». В мобильном приложении iOS коснитесь значка карандаша, затем коснитесь «Редактор», «Комментатор» или «Средство просмотра».

4. Необязательно: Добавьте сообщение
Хотя это необязательно, вы можете добавить краткое сообщение, чтобы объяснить причину, по которой вы поделились документом с этим человеком.

5. Отправить
Чтобы отправить приглашение к совместному использованию, выберите «Отправить в Интернете» или коснитесь значка, который выглядит как значок бумажного самолетика в мобильных приложениях Android или iOS ( Рисунок C ).

Рисунок C

Чтобы поделиться документом Google из мобильного приложения iOS, коснитесь горизонтального трехточечного меню (слева), коснитесь «Поделиться и экспортировать» (в центре слева), коснитесь «Поделиться» (в центре справа), затем введите адрес электронной почты. адреса сотрудников (справа).

Как получить ссылку для совместного использования

В качестве альтернативы вы можете использовать ссылку для совместного доступа к файлам. Как указано выше, откройте файл, которым хотите поделиться, и выполните следующие действия.

Чтобы получить ссылку в мобильных приложениях G Suite (например,g., Диск, Документы, Таблицы и Слайды) в режиме редактирования коснитесь меню из трех точек (горизонтальные точки на iOS, вертикальные на Android) в правом верхнем углу, коснитесь «Поделиться и экспортировать», затем переместите ползунок по ссылке Шаринг вправо включить. Это включает общий доступ по ссылке и копирует ссылку в буфер обмена. Затем вы можете вставить ссылку в другом месте. Как правило, полученная таким образом ссылка разрешает доступ к файлу только сотрудникам вашей организации (, рис. D ).

Рисунок D

В Документах Google в веб-браузере вы можете выбрать уровень доступа для своей ссылки.

Чтобы получить ссылку для обмена при работе с приложениями G Suite в веб-браузере, выберите «Поделиться», затем выберите «Дополнительно», затем «Изменить» (справа от информации о доступе к приложению, которая в большинстве случаев по умолчанию отображается как «Личная»). Затем вы можете выбрать уровень доступа. Вы можете увидеть до пяти вариантов: «Общедоступный в Интернете», «Любой, у кого есть ссылка», «Кто угодно в вашей организации», «Кто угодно в вашей организации с TheLlink» или «Личный». Выберите вариант, затем нажмите «Сохранить».

СМ. E ).В веб-браузере выберите «Поделиться», затем «Дополнительно», затем щелкните значок карандаша рядом с любым соавтором и выберите «Установить срок действия». Выберите 7 дней, 30 дней или другую дату по вашему выбору. После этой настройки вам нужно будет выбрать «Сохранить изменения». Если вы установите дату истечения срока для учетной записи с доступом на редактирование, эта учетная запись будет понижена до учетной записи с доступом к комментариям.

Рисунок E

Вы можете установить дату истечения срока действия для людей с правом комментирования или просмотра в Документах Google в веб-браузере.Перейдите в раздел «Поделиться»> «Дополнительно»> затем щелкните значок карандаша. Выберите «Установить срок действия», затем выберите продолжительность. Не забудьте сохранить изменения, когда закончите.

Если вы являетесь владельцем файла, у вас есть две другие возможности при работе с файлом в веб-браузере. Во-первых, по умолчанию люди с правом редактирования могут предоставить доступ большему количеству соавторов. Установите флажок «Запретить редакторам изменять доступ и добавлять новых людей», чтобы этого не произошло. Во-вторых, по умолчанию люди с правом комментирования и просмотра также могут скачивать, распечатывать и копировать файл.Установите флажок «Отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и читателей», чтобы отключить эти параметры меню.

Наконец, если вы являетесь владельцем файла, вы можете передать право владения файлом другому соавтору; это может быть полезно, когда вам нужен другой человек, который будет распорядителем документа. Для этого выберите «Поделиться», затем «Дополнительно», затем щелкните значок карандаша рядом с человеком, которого вы хотите сделать новым владельцем документа. В меню выберите «Владелец». Система может отображать уведомление о последствиях изменения.Выберите «Сохранить изменения», чтобы передать право собственности.

Еженедельный бюллетень Google

Узнайте, как получить максимальную отдачу от Google Docs, Google Cloud Platform, Google Apps, Chrome OS и всех других продуктов Google, используемых в бизнес-средах.