Event: что это такое, виды ивент-мероприятий.

Ивент (event) — это публичное мероприятие, которое организуют для продвижения бренда, его товаров и услуг.

Соцсеть «ВКонтакте» придумала и организовала масштабный музыкальный фестиваль VK Fest. Каждый год мероприятие посещают сотни тысяч человек.
Источник

Зачем нужны ивенты

Event-мероприятия считаются инструментом событийного маркетинга. Их организуют, чтобы решить различные бизнес-задачи:

• привлечь внимание аудитории к бренду и его продуктам, расширить клиентскую базу;
• сформировать лояльность к компании, укрепить отношения с клиентами;
• повысить узнаваемость, улучшить имидж бренда;
• презентовать новинки; дать возможность лично познакомиться с продуктом;
• стимулировать аудиторию к покупкам;
• увеличить продажи и прибыль;
• наладить деловые контакты;
• создать инфоповод и привлечь внимание СМИ;
• развить корпоративную культуру.

Исследование EventTrack показывает, что ивенты отлично справляются с одной из главных целей любого бизнеса — продажами. После мероприятия 85% участников готовы купить продукцию бренда.

Виды ивентов

Event-события классифицируют по различным критериям. 

По целям и аудитории

Trade events (торговые ивенты). События организуют для клиентов и партнеров, чтобы рассказать им о последних новостях компании: достижениях, запуске новинок, изменениях в производстве, технологических нововведениях. Мероприятия позволяют показать преимущества продуктов, улучшить репутацию бренда в глазах партнеров и покупателей, обменяться опытом. 

Trade events проходят в формате конференций, семинаров, презентаций, форумов, саммитов.

В сентябре 2022 года компания Apple презентовала новые гаджеты

Corporate events (корпоративные ивенты). Их проводят для сотрудников компании. Мероприятия помогают сплотить коллектив, повысить авторитет руководства, донести до персонала корпоративные ценности, мотивировать к работе, улучшить эффективность труда.

К ивентам этого типа относят тимбилдинги, корпоративы, совместный отдых, пикники, мастер-классы, тренинги. Иногда в них участвуют приглашенные партнеры, публичные лица, клиенты компании.

«Сбербанк» провел корпоратив в стиле «Великого Гэтсби»

Special events (специальные ивенты). Массовые мероприятия для широкой аудитории, в основном — для клиентов. Обычно такие ивенты носят развлекательный характер: это различные концерты, фестивали, спортивные соревнования, розыгрыши, лотереи. Сюда же относятся рекламные туры и благотворительные акции.

Компания выступает организатором или спонсором подобных мероприятий. Часто на них приглашают СМИ, представителей шоу-бизнеса, публичных лиц. Ивенты привлекают внимание к бренду и повышают лояльность к нему, широко освещаются в прессе, вызывают положительную реакцию массовой аудитории. Всё это хорошо влияет на бизнес и продажи.

Coca-Cola стала официальным спонсором Чемпионата мира по футболу-2018 в России. Бренд создал специальные фан-зоны для болельщиков и организовал масштабную кампанию в поддержку спортивного мероприятия

По формату

Открытие. Торжественное мероприятие, приуроченное к запуску нового проекта. Например, открытие магазина, салона красоты или ресторана.

В 2014 году в московском ГУМе открылся бутик Gucci. На мероприятии присутствовали креативный директор бренда Фрида Джаннини, исполнительный директор Патрицио ди Марко и глава Bosco di Ciliegi Михаил Куснирович

Выставка. Ивент проводит одна или сразу несколько компаний. Второй вариант встречается чаще, и такая выставка считается отраслевой. На ней демонстрируют анонсируемые продукты или показывают уже выпущенные, рассказывают об их особенностях и преимуществах. Мероприятие рассчитано на партнеров и клиентов компании, длится от нескольких дней до полугода. На некоторых выставках участникам предлагают сразу купить продвигаемый товар.

Туроператоры представили свои продукты на туристической выставке MITT-2022 в Москве

Ярмарка. Компании выставляют на продажу свой товар, а потребители его покупают. В общих ярмарках участвуют производители разных продуктов, а на тематических мероприятиях представлены товары одной категории (молочные продукты, мед, фрукты, изделия декоративно-прикладного искусства).

На Красной площади каждый год проходит новогодняя ГУМ-ярмарка

Отдельный тип ивента — ярмарка вакансий. На ней компании информируют соискателей об открытых кадровых позициях. Мероприятие помогает бизнесу найти сотрудников и закрыть текущие вакансии.

Ярмарка вакансий в Южно-Российском государственном политехническом университете (НПИ)

Презентация. Компания представляет участникам новый товар или продуктовую линейку, подробно описывает их характеристики и достоинства. Ивент проводят для партнеров и потенциальных клиентов, его основная цель — дать исчерпывающую информацию о новинке и заинтересовать аудиторию. В мероприятии участвуют отраслевые эксперты и разработчики продукции.

Для наглядности товар показывают на фото и видео, демонстрируют вживую. В отличие от выставки, презентация длится недолго: обычно на это уходит несколько часов.

В августе 2022 года на презентации Samsung Galaxy Unpacked представили новые устройства бренда

Праздник. Это яркое и зрелищное развлекательное мероприятие любой тематики и масштаба. Ивенты проводят в честь календарных или профессиональных праздников (Новый год, 8 марта, день юриста или строителя), важных корпоративных дат (день рождения компании, юбилей руководителя), по другим торжественным поводам. Чтобы заинтересовать участников, организаторы устраивают развлекательные программы с фотозонами, розыгрышами, подарками, бонусами и распродажами.

В честь рождественских праздников кондитеры отеля JW Marriott L.A. Live в Лос-Анджелесе сделали пряничный бар почти из 600 кг теста и сахара, где гости могли заказать различные напитки

Встреча с прессой. Это ивенты с участием журналистов: брифинги, пресс-конференции, круглые столы. Главная задача мероприятия — донести нужную информацию до СМИ.

В январе 2022 в Новороссийске прошла пресс-конференция по случаю открытия дилерского центра Mazda

Семинар/тренинг/мастер-класс. События образовательного характера, где эксперты обучают участников определенной дисциплине, делятся опытом и полезными знаниями.

Академия re:Store провела лекцию на тему «Как снимать кино на iPhone»

Фестиваль/концерт. Развлекательное мероприятие с участием артистов.

«Тинькофф Банк» — генеральный партнер петербургского музыкального фестиваля Stereoleto

Конференция. Деловое событие с выступлением спикеров, образовательными семинарами, заседаниями участников.

На бизнес-конференции ЦИПР-2022 участники обсудили вопросы развития цифровых технологий, их связь с экономикой и социальной сферой

Тимбилдинг. Мероприятия  помогают сблизить коллектив, улучшить отношения между сотрудниками, повысить эффективность коллективной работы. Такие ивенты часто проходят в формате игры.

Топ-менеджеры «Азбуки вкуса» приняли участие в выездном тимбилдинге в Хорватии

Церемония, торжество, благотворительное событие. Сюда входят мероприятия по сбору средств, вручение премий, торжественные награждения и другие подобные ивенты.

В 2020 году Иван Ургант был ведущим премии «Человек года» по версии журнала GQ

Виртуальное событие. Это любой ивент, который проходит в онлайне. Подходит компаниям, у которых нет возможности организовать «живое» мероприятие, собрать участников в одном городе, заплатить большие деньги за аренду помещения. Подобные события стали особенно популярны в условиях пандемии коронавируса.

Стриминговый сервис Okko организовал онлайн-концерт группы «Сплин»

VIP-ивент. В нем участвуют ключевые фигуры, которые связаны с брендом: крупные акционеры, спонсоры, почетные клиенты, амбассадоры. Мероприятие позволяет поддерживать лояльность важных для компании лиц.

По типу взаимодействия с аудиторией

Формальные. Конференции, бизнес-тренинги, форумы.

Неформальные. Праздники, вечеринки, пикники.

По количеству участников

Массовые. Фестивали, концерты, выставки.

Групповые. Пресс-конференции, семинары, презентации. 

Узко-групповые. Круглые столы, корпоративы небольших компаний.

По условиям участия

Открытые. Ивенты со свободным входом.

Закрытые. Вход только по приглашениям.

Как организовать ивент

Организация любого ивента требует ответственной поэтапной работы. Разберемся, как подготовить и провести мероприятие.

1. Поставьте цели. Определитесь, для чего вы делаете ивент: хотите рассказать о новинке, привлечь новых клиентов, улучшить имидж и увеличить продажи, поделиться знаниями и поддержать экспертность, сплотить или обучить сотрудников, попасть в СМИ.
2. Установите бюджет. Подумайте, сколько вы готовы потратить на ивент. Эта сумма определяет ваши возможности: выбор локации, затраты на оборудование и персонал, рекламу и другие расходы. Дополнительно заложите в бюджет средства на непредвиденные ситуации. 
3. Выберите формат. Он зависит от задач, ниши компани и выделенного бюджета. Для представления нового продукта подойдет презентация, для пиара — рок-концерт, а сплотить сотрудников поможет неформальный корпоратив.
4. Составьте план и смету. Продумайте концепцию и программу мероприятия с учетом целей и бюджета. Соберите в одном документе всю информацию о подготовке и проведении ивента: дата, время, место, целевая аудитория, приглашенные знаменитости, логистика, продвижение. Предусмотрите все мелочи: от рекламы до дизайна приглашений, доставку аппаратуры, кейтеринг, сувениры. В смете должен быть прописан каждый пункт. Кроме того, определите, как вы будете считать эффективность мероприятия, какие метрики вам потребуются.
5. Распределите задачи. Решите, за что отвечает каждый член команды, пропишите промежуточные сроки выполнения. Выберите подрядчиков: фотографа, ведущего, музыкантов, дизайнера афиш. Позаботьтесь об обучении персонала, который встречает гостей и помогает в организации. 
6. Анонсируйте мероприятие. Способы анонса зависят от масштаба и формата ивента. Если вы проводите небольшой корпоратив, достаточно оповестить сотрудников рассылкой на почту или в мессенджер. Если же планируется большой концерт с неограниченным числом посетителей — задействуйте разные каналы: афиши на улицах, раздачу листовок и флаеров, объявления в соцсетях и на сайте компании, таргетированную рекламу, новости в СМИ, email-рассылки. Оповещайте аудиторию в несколько этапов, подогревайте ее. Ближе к установленной дате еще раз напомните заинтересованным о событии. Удобно и быстро сделать это с помощью автоматических email-рассылок. 
7. Проведите итоговую проверку. За день до мероприятия проконтролируйте все организационные моменты. Удостоверьтесь в том, что площадка, техника и персонал готовы.
8. Запустите ивент. Во время мероприятия следите за процессом и координируйте его. При необходимости вносите коррективы в первоначальный план. Обязательно фиксируйте происходящее на фото и видео, запускайте прямые трансляции. Этот контент вы сможете потом использовать на сайте, в соцсетях и отчетах о мероприятии.
9. Соберите обратную связь от участников. Узнайте мнение гостей об ивенте: попросите оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы поймете, насколько успешно прошло мероприятие, были ли допущены ошибки. Это позволит улучшить организацию событий в будущем.
10. Создайте вторую информационную волну. Расскажите о проведенном мероприятии в соцсетях и на сайте компании, подготовьте пост-релизы для СМИ.

Оценка эффективности

Эффективность event-мероприятия оценивают по следующим параметрам:

Регистрации и посещаемость. Количество зарегистрированных участников важно как само по себе, так и в сравнении с числом гостей, которые реально пришли на ивент.

Соотношение затрат и прибыли.

Если цель мероприятия заключалась в получении дохода, сравните итоговый результат с потраченными средствами. Так вы определите, насколько окупились вложения.

Удовлетворенность гостей. Получите фидбэк от посетителей и узнайте, насколько они довольны ивентом. Выясните, что им понравилось, а что — не очень.

Упоминания в интернете. Речь идет о соцсетях и СМИ. Учитывайте не только количество упоминаний, но и их характер.

Привлечение лидов. Посчитайте, сколько потенциальных клиентов вы смогли привлечь благодаря мероприятию, а потом посчитайте конверсию. Определите, сколько из них совершили целевое действие: оставили заявку, приобрели продукт, записались на консультацию. 

Главные мысли

Event: что это такое, виды ивент-мероприятий.

Ивент (event) — это публичное мероприятие, которое организуют для продвижения бренда, его товаров и услуг.

Соцсеть «ВКонтакте» придумала и организовала масштабный музыкальный фестиваль VK Fest. Каждый год мероприятие посещают сотни тысяч человек.
Источник

Зачем нужны ивенты

Event-мероприятия считаются инструментом событийного маркетинга. Их организуют, чтобы решить различные бизнес-задачи:

• привлечь внимание аудитории к бренду и его продуктам, расширить клиентскую базу;
• сформировать лояльность к компании, укрепить отношения с клиентами;
• повысить узнаваемость, улучшить имидж бренда;
• презентовать новинки; дать возможность лично познакомиться с продуктом;
• стимулировать аудиторию к покупкам;
• увеличить продажи и прибыль;
• наладить деловые контакты;
• создать инфоповод и привлечь внимание СМИ;
• развить корпоративную культуру.

Исследование EventTrack показывает, что ивенты отлично справляются с одной из главных целей любого бизнеса — продажами. После мероприятия 85% участников готовы купить продукцию бренда.

Виды ивентов

Event-события классифицируют по различным критериям. 

По целям и аудитории

Trade events (торговые ивенты). События организуют для клиентов и партнеров, чтобы рассказать им о последних новостях компании: достижениях, запуске новинок, изменениях в производстве, технологических нововведениях. Мероприятия позволяют показать преимущества продуктов, улучшить репутацию бренда в глазах партнеров и покупателей, обменяться опытом. 

Trade events проходят в формате конференций, семинаров, презентаций, форумов, саммитов.

В сентябре 2022 года компания Apple презентовала новые гаджеты

Corporate events (корпоративные ивенты). Их проводят для сотрудников компании. Мероприятия помогают сплотить коллектив, повысить авторитет руководства, донести до персонала корпоративные ценности, мотивировать к работе, улучшить эффективность труда.

К ивентам этого типа относят тимбилдинги, корпоративы, совместный отдых, пикники, мастер-классы, тренинги. Иногда в них участвуют приглашенные партнеры, публичные лица, клиенты компании.

«Сбербанк» провел корпоратив в стиле «Великого Гэтсби»

Special events (специальные ивенты). Массовые мероприятия для широкой аудитории, в основном — для клиентов. Обычно такие ивенты носят развлекательный характер: это различные концерты, фестивали, спортивные соревнования, розыгрыши, лотереи. Сюда же относятся рекламные туры и благотворительные акции.

Компания выступает организатором или спонсором подобных мероприятий. Часто на них приглашают СМИ, представителей шоу-бизнеса, публичных лиц. Ивенты привлекают внимание к бренду и повышают лояльность к нему, широко освещаются в прессе, вызывают положительную реакцию массовой аудитории. Всё это хорошо влияет на бизнес и продажи.

Coca-Cola стала официальным спонсором Чемпионата мира по футболу-2018 в России. Бренд создал специальные фан-зоны для болельщиков и организовал масштабную кампанию в поддержку спортивного мероприятия

По формату

Открытие. Торжественное мероприятие, приуроченное к запуску нового проекта. Например, открытие магазина, салона красоты или ресторана.

В 2014 году в московском ГУМе открылся бутик Gucci. На мероприятии присутствовали креативный директор бренда Фрида Джаннини, исполнительный директор Патрицио ди Марко и глава Bosco di Ciliegi Михаил Куснирович

Выставка. Ивент проводит одна или сразу несколько компаний. Второй вариант встречается чаще, и такая выставка считается отраслевой. На ней демонстрируют анонсируемые продукты или показывают уже выпущенные, рассказывают об их особенностях и преимуществах. Мероприятие рассчитано на партнеров и клиентов компании, длится от нескольких дней до полугода. На некоторых выставках участникам предлагают сразу купить продвигаемый товар.

Туроператоры представили свои продукты на туристической выставке MITT-2022 в Москве

Ярмарка. Компании выставляют на продажу свой товар, а потребители его покупают. В общих ярмарках участвуют производители разных продуктов, а на тематических мероприятиях представлены товары одной категории (молочные продукты, мед, фрукты, изделия декоративно-прикладного искусства).

На Красной площади каждый год проходит новогодняя ГУМ-ярмарка

Отдельный тип ивента — ярмарка вакансий. На ней компании информируют соискателей об открытых кадровых позициях. Мероприятие помогает бизнесу найти сотрудников и закрыть текущие вакансии.

Ярмарка вакансий в Южно-Российском государственном политехническом университете (НПИ)

Презентация. Компания представляет участникам новый товар или продуктовую линейку, подробно описывает их характеристики и достоинства. Ивент проводят для партнеров и потенциальных клиентов, его основная цель — дать исчерпывающую информацию о новинке и заинтересовать аудиторию. В мероприятии участвуют отраслевые эксперты и разработчики продукции.

Для наглядности товар показывают на фото и видео, демонстрируют вживую. В отличие от выставки, презентация длится недолго: обычно на это уходит несколько часов.

В августе 2022 года на презентации Samsung Galaxy Unpacked представили новые устройства бренда

Праздник. Это яркое и зрелищное развлекательное мероприятие любой тематики и масштаба. Ивенты проводят в честь календарных или профессиональных праздников (Новый год, 8 марта, день юриста или строителя), важных корпоративных дат (день рождения компании, юбилей руководителя), по другим торжественным поводам. Чтобы заинтересовать участников, организаторы устраивают развлекательные программы с фотозонами, розыгрышами, подарками, бонусами и распродажами.

В честь рождественских праздников кондитеры отеля JW Marriott L.A. Live в Лос-Анджелесе сделали пряничный бар почти из 600 кг теста и сахара, где гости могли заказать различные напитки

Встреча с прессой. Это ивенты с участием журналистов: брифинги, пресс-конференции, круглые столы. Главная задача мероприятия — донести нужную информацию до СМИ.

В январе 2022 в Новороссийске прошла пресс-конференция по случаю открытия дилерского центра Mazda

Семинар/тренинг/мастер-класс. События образовательного характера, где эксперты обучают участников определенной дисциплине, делятся опытом и полезными знаниями.

Академия re:Store провела лекцию на тему «Как снимать кино на iPhone»

Фестиваль/концерт. Развлекательное мероприятие с участием артистов.

«Тинькофф Банк» — генеральный партнер петербургского музыкального фестиваля Stereoleto

Конференция. Деловое событие с выступлением спикеров, образовательными семинарами, заседаниями участников.

На бизнес-конференции ЦИПР-2022 участники обсудили вопросы развития цифровых технологий, их связь с экономикой и социальной сферой

Тимбилдинг. Мероприятия  помогают сблизить коллектив, улучшить отношения между сотрудниками, повысить эффективность коллективной работы. Такие ивенты часто проходят в формате игры.

Топ-менеджеры «Азбуки вкуса» приняли участие в выездном тимбилдинге в Хорватии

Церемония, торжество, благотворительное событие. Сюда входят мероприятия по сбору средств, вручение премий, торжественные награждения и другие подобные ивенты.

В 2020 году Иван Ургант был ведущим премии «Человек года» по версии журнала GQ

Виртуальное событие. Это любой ивент, который проходит в онлайне. Подходит компаниям, у которых нет возможности организовать «живое» мероприятие, собрать участников в одном городе, заплатить большие деньги за аренду помещения. Подобные события стали особенно популярны в условиях пандемии коронавируса.

Стриминговый сервис Okko организовал онлайн-концерт группы «Сплин»

VIP-ивент. В нем участвуют ключевые фигуры, которые связаны с брендом: крупные акционеры, спонсоры, почетные клиенты, амбассадоры. Мероприятие позволяет поддерживать лояльность важных для компании лиц.

По типу взаимодействия с аудиторией

Формальные. Конференции, бизнес-тренинги, форумы.

Неформальные. Праздники, вечеринки, пикники.

По количеству участников

Массовые. Фестивали, концерты, выставки.

Групповые. Пресс-конференции, семинары, презентации. 

Узко-групповые. Круглые столы, корпоративы небольших компаний.

По условиям участия

Открытые. Ивенты со свободным входом.

Закрытые. Вход только по приглашениям.

Как организовать ивент

Организация любого ивента требует ответственной поэтапной работы. Разберемся, как подготовить и провести мероприятие.

1. Поставьте цели. Определитесь, для чего вы делаете ивент: хотите рассказать о новинке, привлечь новых клиентов, улучшить имидж и увеличить продажи, поделиться знаниями и поддержать экспертность, сплотить или обучить сотрудников, попасть в СМИ.
2. Установите бюджет. Подумайте, сколько вы готовы потратить на ивент. Эта сумма определяет ваши возможности: выбор локации, затраты на оборудование и персонал, рекламу и другие расходы. Дополнительно заложите в бюджет средства на непредвиденные ситуации. 
3. Выберите формат. Он зависит от задач, ниши компани и выделенного бюджета. Для представления нового продукта подойдет презентация, для пиара — рок-концерт, а сплотить сотрудников поможет неформальный корпоратив.
4. Составьте план и смету. Продумайте концепцию и программу мероприятия с учетом целей и бюджета. Соберите в одном документе всю информацию о подготовке и проведении ивента: дата, время, место, целевая аудитория, приглашенные знаменитости, логистика, продвижение. Предусмотрите все мелочи: от рекламы до дизайна приглашений, доставку аппаратуры, кейтеринг, сувениры. В смете должен быть прописан каждый пункт. Кроме того, определите, как вы будете считать эффективность мероприятия, какие метрики вам потребуются.
5. Распределите задачи. Решите, за что отвечает каждый член команды, пропишите промежуточные сроки выполнения. Выберите подрядчиков: фотографа, ведущего, музыкантов, дизайнера афиш. Позаботьтесь об обучении персонала, который встречает гостей и помогает в организации. 
6. Анонсируйте мероприятие. Способы анонса зависят от масштаба и формата ивента. Если вы проводите небольшой корпоратив, достаточно оповестить сотрудников рассылкой на почту или в мессенджер. Если же планируется большой концерт с неограниченным числом посетителей — задействуйте разные каналы: афиши на улицах, раздачу листовок и флаеров, объявления в соцсетях и на сайте компании, таргетированную рекламу, новости в СМИ, email-рассылки. Оповещайте аудиторию в несколько этапов, подогревайте ее. Ближе к установленной дате еще раз напомните заинтересованным о событии. Удобно и быстро сделать это с помощью автоматических email-рассылок. 
7. Проведите итоговую проверку. За день до мероприятия проконтролируйте все организационные моменты. Удостоверьтесь в том, что площадка, техника и персонал готовы.
8. Запустите ивент. Во время мероприятия следите за процессом и координируйте его. При необходимости вносите коррективы в первоначальный план. Обязательно фиксируйте происходящее на фото и видео, запускайте прямые трансляции. Этот контент вы сможете потом использовать на сайте, в соцсетях и отчетах о мероприятии.
9. Соберите обратную связь от участников. Узнайте мнение гостей об ивенте: попросите оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы поймете, насколько успешно прошло мероприятие, были ли допущены ошибки. Это позволит улучшить организацию событий в будущем.
10. Создайте вторую информационную волну. Расскажите о проведенном мероприятии в соцсетях и на сайте компании, подготовьте пост-релизы для СМИ.

Оценка эффективности

Эффективность event-мероприятия оценивают по следующим параметрам:

Регистрации и посещаемость. Количество зарегистрированных участников важно как само по себе, так и в сравнении с числом гостей, которые реально пришли на ивент.

Соотношение затрат и прибыли. Если цель мероприятия заключалась в получении дохода, сравните итоговый результат с потраченными средствами. Так вы определите, насколько окупились вложения.

Удовлетворенность гостей. Получите фидбэк от посетителей и узнайте, насколько они довольны ивентом. Выясните, что им понравилось, а что — не очень.

Упоминания в интернете. Речь идет о соцсетях и СМИ. Учитывайте не только количество упоминаний, но и их характер.

Привлечение лидов. Посчитайте, сколько потенциальных клиентов вы смогли привлечь благодаря мероприятию, а потом посчитайте конверсию. Определите, сколько из них совершили целевое действие: оставили заявку, приобрели продукт, записались на консультацию. 

Главные мысли

Какие бывают типы событий?

Как организатор мероприятий вы можете столкнуться с различными заданиями. Если цели остаются прежними, организация успешного мероприятия (конечно), оказывается, что ставки различаются в зависимости от типа мероприятия и особенно в зависимости от аудитории, которая будет его посещать.

 

Чтобы вы были в топе, мы подготовили краткое напоминание о различных типах мероприятий, которые вы можете организовать. Пойдем!

КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Учебный день

Учебный день объединяет сотрудников компании для обучения, информирования, мотивации и убеждения по определенной теме, вокруг определенной темы может пригодиться каждый день.

Но далеко от школьных скамеек, я вам гарантирую! На самом деле это не имеет абсолютно никакого отношения к «изучению» в прямом смысле этого слова, а скорее к глубокому анализу.

Учебный день построен вокруг презентации с участием нескольких спикеров и экспертов в своей области, которые задают тон всему дню. Различные мнения и точки зрения будут представлены для того, чтобы вызвать дебаты среди участников. И это то, что мы хотим! Участие зрителей гарантирует, что этот богатый новой информацией день запомнится надолго! Это также хороший способ дать возможность проявить себя разным личностям.

Ознакомьтесь со всеми нашими советами по организации учебного дня!

Семинар

Семинар, который хорошо известен компаниям, направлен на объединение сотрудников и создание уникальной связи. Он фокусируется на людях и их качествах. Это также отличный способ поблагодарить сотрудников за работу, которую они выполняют в течение всего года. Это самостоятельный инструмент управления!

Семинар компании может быть организован для поощрения обмена мнениями внутри команды, а также для подведения итогов прошедшего периода. Это также идеальное место для обсуждения будущего и определения новых целей.

Организаторы часто принимают решение о проведении семинара вне рабочего места, но все зависит от типа семинара. На месте часто проходят интеграционные семинары, способствующие приходу новых сотрудников. Наоборот, мотивационные семинары направлены на стимулирование сотрудников. Именно поэтому их рекомендуется выполнять вне будничной рутины работы, предлагая творческие и оригинальные занятия!

Иногда к корпоративному семинару добавляют тимбилдинг, чтобы разнообразить удовольствие.

Подробнее об этом мы поговорим чуть позже 😉

Конференция и конгресс

На конференции часто собирается большое количество людей, не менее 100 человек, большинство из которых искренне увлечены темой. Цель конференции: обсудить конкретную тему и повысить осведомленность по конкретной проблеме. После этого рождается фаза дебатов вокруг связанной актуальной проблемы с целью стимулирования изменений.

Часто один или несколько ораторов, являющихся экспертами в своей области, выступают перед аудиторией, которая может состоять из профессионалов или людей, интересующихся общей темой.

В отличие от конференции, конгресс собирает людей со всего мира. На мероприятиях такого типа на сцене выступают спикеры из-за пределов страны.

Конференции или конгрессы могут длиться полдня, день, несколько дней… Все зависит от масштаба вашего мероприятия. 🙂

Все наши советы по организации успешной конференции перечислены в нашей статье! Так что не ждите больше!

Презентация продукта 

Запуск продукта (или презентация для близких) является чисто профессиональным мероприятием, посвященным продвижению нового продукта. После месяцев, а то и лет работы наконец настал долгожданный момент! Вы планируете вывести на рынок новый продукт или услугу, и для этого вы собираете:

— Ваши лучшие клиенты: те, кто будет легко продвигать ваш продукт в социальных сетях, а также среди своих друзей и близких.

— Ваши потенциальные клиенты: вы должны убедить их, что ваш продукт — это то, что им нужно.

— Журналисты: чтобы они могли написать статью о вашем продукте и рассказать о нем людям

Часто освещается, это событие обычно происходит вечером, в престижном месте. Как мы уже говорили, аудитория часто состоит из журналистов, поэтому мы должны быть осторожны, чтобы не переусердствовать! Эта цель особенно требовательна и ее трудно соблазнить, поэтому организаторы запуска продукта делают ставку на оригинальность и неожиданность.

Стив Джобс, основатель Apple, в последние годы произвел революцию в запуске продуктов, организовав грандиозные мероприятия, привлекающие профессионалов и энтузиастов, а также любопытных.

Хотите иметь все ключи для успешного запуска продукта? Ознакомьтесь с нашей статьей!

Тимбилдинг

Это мероприятие, которое часто любят доверить организаторам: тимбилдинг. Его цель проста: доставить удовольствие вашей команде сотрудников, укрепляя сплоченность между ними и, прежде всего, мотивируя их. Вы должны иметь в виду, что цели могут варьироваться в зависимости от клиентов. Например, это может быть решение внутренних проблем посредством творческой и обогащающей деятельности или улучшение работы команды посредством совместной и объединяющей деятельности.

Тимбилдинг часто организуется по просьбе директора или руководителя группы. Он проводится в течение одного или двух дней, но редко растягивается на более длительный период.

Одним словом, это веселое мероприятие, сочетающее в себе работу и развлечения. И в этом заключается магия тимбилдинга! Сочетание оригинальных занятий, которые позволяют учиться, развлекаясь, развивая дух соперничества и командной работы.

Кроме того, создание команды — это способ поощрения сотрудников, помимо премий. И да, между охотой за сокровищами, фресками, побегами и действиями в виртуальной реальности… Есть много вещей, которые мотивируют войска, придавая немного бодрости духа в их повседневной работе.

Вы собираетесь организовать тимбилдинг? Откройте для себя 10 тимбилдинговых мероприятий, которые вы могли бы предложить своим гостям!

ДРУГИЕ ТИПЫ МЕРОПРИЯТИЙ: ОБЩЕСТВЕННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Фестивали

Фестивали часто являются культурно доминирующими. Среди них наиболее распространены музыкальные или кинофестивали. Иногда с благотворительной целью фестиваль должен быть веселым и праздничным! Так что включи громкость!

 

Организация фестиваля требует предварительной тщательной подготовки, включая этап коммуникации, необходимый для привлечения максимальной аудитории. Вот почему так важно иметь первоклассную программу.

 

Еще один важный момент: организация фестиваля — довольно рискованный проект, так как это мероприятие требует солидного бюджета. Единственный способ сбалансировать финансы — это спланировать хорошую стратегию, планируя свой бюджет от А до Я, чтобы гарантировать высокую рентабельность инвестиций. Поэтому не стесняйтесь обращаться к местным и региональным партнерам, которые могут помочь вам в более широком общении.

Торговые ярмарки или выставки

Речь идет о более крупных мероприятиях, торговых ярмарках или выставках, которые часто проходят в течение нескольких дней, один раз в год. Целью этого типа мероприятия является продвижение сектора деятельности в целом.

Выставки являются идеальной площадкой для компаний или фрилансеров, но в некоторых случаях могут быть открыты для широкой публики. Наоборот, ярмарки открыты для всех. Этот тип ярмарок часто очень популярен и привлекает несколько тысяч человек.

Кроме того, торговые ярмарки являются идеальным местом для общения предпринимателей, так как это очень хороший способ пополнить свою адресную книгу и найти новых клиентов. Для экспонента это также хороший способ улучшить свою репутацию и узнаваемость! Цель состоит в том, чтобы появиться на шоу, которое разделяет ту же тему, что и ваш бизнес. Например, если вы разрабатываете инновационные рекламные POS-дисплеи благодаря цифровым технологиям, VivaTech для вас!

Спортивные мероприятия

Другим мероприятием, требующим соблюдения ряда правил, являются спортивные мероприятия. Этот тип мероприятия может быть локальным, например, в масштабе города, но также может иметь национальное или даже международное измерение. Лучший пример – это, конечно же, Олимпийские игры!

Даже если вам не нужно организовывать спортивные мероприятия, знайте, что они все равно довольно часты. Основная сложность заключается в получении всех необходимых разрешений для его настройки.

Совет дня: не забудьте взять хороший страховой полис, который защитит вас в случае аварии.

Особенность спортивного мероприятия в том, что оно может длиться от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от его масштаба.

Узнайте все, что вам нужно знать об организации спортивного мероприятия.

МНОЖЕСТВО МЕРОПРИЯТИЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Думаю, вы согласитесь со мной, у организатора мероприятий нет времени скучать с разнообразием мероприятий, которые он может организовать! Скорее всего, у вас есть свои предпочтения между различными типами событий, но знайте, что чем больше вы прикасаетесь ко всему, тем большему вы учитесь. Сложность и неожиданность — вот те части, которые делают эту работу уникальной и заставляют нас вибрировать каждый день. 🙂

А если вы ищете информацию о конкретном событии, не стесняйтесь обращаться к нашему блогу, который полон ресурсов!

Соберите максимум гостей для успешного очного семинара!

Как спланировать корпоративное мероприятие

• Корпоративные мероприятия могут сыграть ключевую роль в развитии важных деловых отношений и взаимоотношений с клиентами.
• Начните процесс планирования, зная, каковы ваши цели, кого вы пытаетесь достичь и какие ресурсы у вас есть.
• Как только вы лучше поймете, с чем работаете, убедитесь, что вы выполняете свой план в совершенстве.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, организующих корпоративное мероприятие для развития своего бизнеса и укрепления связей с клиентами.

Любой бизнес, который хочет построить долгосрочные отношения, которые имеют решающее значение для роста вашей компании, должен знать, как проводить профессиональные мероприятия. Проведение корпоративного мероприятия позволяет укрепить связи с нынешними клиентами и партнерами, развивая при этом подлинные связи и привлекая будущих.

«Мероприятия предоставляют компаниям личный способ выстраивать отношения со своей целевой аудиторией [а также] укреплять узнаваемость бренда и лояльность», — сказал Майк Нахорняк, соучредитель и генеральный директор Localist. «Сообщения LinkedIn, обновления статуса Facebook и твиты не могут заменить значимые связи, установленные посредством личного общения».

Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта для 300 человек или обучаете сотрудников для 15 человек, важно подходить к каждому собранию с пониманием основных элементов управления мероприятием: исследования, проектирование, планирование, координация и оценка. После того, как событие разбито на эти управляемые этапы, его гораздо легче концептуализировать и собрать воедино множество движущихся частей, необходимых для воплощения его в жизнь. Вот 10 советов о том, как спланировать мероприятие, о котором ваши посетители не скоро забудут.

1. Понять цель вашего мероприятия.

Как только вы решите провести мероприятие, ваш первый шаг — определить, чего вы хотите достичь.

«Важно знать цели и задачи мероприятия, которое вы пытаетесь создать, прежде чем вы сможете делать что-либо еще», — сказал Брайан Уорли, креативный директор и владелец B. Worley Productions.

Для начала спросите себя, почему вы проводите это мероприятие и чего вы от него ожидаете. После того, как вы определили свои цели и ожидания, вы можете определить, какое событие найдет отклик у вашей целевой аудитории.

«Вместо того, чтобы думать об этом просто как о корпоративном мероприятии, подумайте об этом так, как будто вы представляете интерактивный бренд», — сказала Серена Холмс, генеральный директор Tigris Events. «Вы хотите, чтобы это было значимым и привлекательным».

2. Определите свою аудиторию.

Важной частью процесса планирования является определение вашей целевой аудитории. Это руководители и высшее руководство вашей компании, деловые партнеры или члены сообщества? Это для давних клиентов или потенциальных клиентов? Может быть, это комбинация некоторых или всех вышеперечисленных. Выяснение вашей целевой аудитории и понимание того, как достучаться до нее, имеет важное значение для успешного мероприятия. Как только вы сможете назвать свою аудиторию, вы сможете адаптировать программу к их потребностям и интересам.

Всегда сложно определить, сколько гостей пригласить на эти мероприятия. Однако, по словам Джулиана Йоста, генерального директора и соучредителя Spacebase, лучше пригласить слишком много людей, чем слишком мало.

«Для малого бизнеса пустые места и несъеденные закуски выглядят плохо и являются пустой тратой денег», — сказал он. «В большинстве случаев присутствие слишком большого количества людей на самом деле не испортит мероприятие — за некоторыми исключениями, например, в местах с очень ограниченным пространством или там, где запланирован обед из трех блюд. Если приходит слишком много людей, это тоже отличный маркетинг. Вы обязательно создадите шумиху на следующий день, и это усилит ожидание вашего следующего мероприятия».

Независимо от того, насколько велик список гостей, люди помнят только то, как к ним относились. «Каждый человек, посетивший мероприятие, является потенциальным послом бренда или сарафанным радио для… вашего бизнеса», — сказала Валери Гернхаузер, владелица и главный планировщик Sapphire Events. «Важно оказать значительное влияние на впечатления гостей, не упуская из виду более мелкие детали, которые каждый посетитель оценит не понаслышке».

3. Установите реалистичный бюджет.

Вам нужно знать, сколько денег у вас есть, чтобы определить, какое событие вы можете организовать. По словам Уорли, заранее решите, сколько вы хотите потратить, а затем планируйте потратить как минимум на 10% больше.

«Вещи постоянно меняются, и у вас должна быть подушка безопасности на случай дополнительных и непредвиденных расходов», — сказал он.

Когда у вас есть бюджет, очень важно знать, куда направить большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше на причудливые украшения, чем на квалифицированную техническую команду или представительных спикеров, вашему мероприятию может не хватать содержания.

Кроме того, не экономьте на еде и напитках и принимайте во внимание участников с диетическими ограничениями. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты планирования вашего мероприятия, зрители более прощают ошибки, когда они не голодны и не испытывают жажды.

4. Выберите тему и формат.

После того, как вы поставили цели и определили аудиторию, пришло время выбрать тему или тему для мероприятия и определить лучший формат для представления его вашим гостям.

Например, координация клиентского мероприятия с отраслевым экспертом, например с приглашенным докладчиком, может позиционировать вашу компанию как доверенного консультанта, а не просто поставщика. Другими популярными вариантами являются взаимное обучение с клиентскими панелями, основными докладами, круглыми столами и спикерами секционных заседаний.

«Всегда предлагайте посетителям возможность сделать что-то веселое, запоминающееся и развлекательное, чего они обычно не делают нигде и никогда», — сказал Джей Джей. Барнс, директор по маркетингу enVista. «Это может включать в себя выступление известного оратора, комика или группы; играть на невероятном поле для гольфа; или попробовать что-то новое, захватывающее или эксклюзивное впервые».

По словам Уорли, успешное корпоративное мероприятие является одновременно захватывающим и образовательным.

«Те, которые интерактивны, а не сидят в бальном зале, наблюдая за выступающим весь день, более успешны, информативны и веселы», — сказал он. «В наши дни мы действительно пытаемся создавать впечатления, которые выходят за рамки рассадки в театральном стиле, и помещают участников в ситуации и перед нужными людьми для общения и обучения.

«Определите, что вы собираетесь сделать, чтобы сделать это событие «нестандартным», — добавил Уорли. «Потратьте время сейчас, чтобы выяснить, что будет отличать ваше мероприятие от аналогичных мероприятий в вашей отрасли или даже от тех, которые вы проводили ранее».

5. Установите график проекта.

При разработке мероприятия необходимо отслеживать широкий спектр задач. Это может быть облегчено путем создания основного подробного контрольного списка. Программное обеспечение для онлайн-управления проектами может оптимизировать все мелкие детали и помочь вам оставаться организованным.

«Общий контрольный список планирования служит инструментом на протяжении всего процесса планирования», — сказал Гернхаузер. Она сказала, что ее команда начинает со списка на 12 месяцев вперед и работает с шагом контрольного списка на девять месяцев, шесть месяцев, четыре месяца, два месяца, месяц, две недели, неделю и день. событие. «Разбивка списка задач таким образом помогает нашей команде предвидеть график этапов, к которым мы должны стремиться».

Даже без специального программного обеспечения вы можете отслеживать свой контрольный список, создав электронную таблицу и используя отдельные вкладки для каждой категории событий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу, людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки. Хотя Microsoft Excel обычно является программой для работы с электронными таблицами, есть и другие варианты. Мы составили для вас список бесплатных альтернатив Microsoft Office.

Сроки вашего проекта привязаны к вашему бюджету. Если вы работаете с ограниченным бюджетом, уделите себе больше времени на организацию мероприятия, это поможет с расходами и услугами. Если у вас есть больший бюджет, вы можете иметь усеченный график проекта.

6. Выберите подходящее место.

После того, как вы определились с типом мероприятия, которое хотели бы организовать, и определили бюджет, пришло время найти место, которое позволит вам воплотить свое видение в жизнь. Иногда возникает соблазн забежать вперед и забронировать место, о котором вы слышали хорошие отзывы или которое, как вы знаете, является многообещающей горячей точкой, даже если вы еще не совсем отточили миссию своего мероприятия. По словам Уорли, это ошибка.

«Всегда трудно вставить круглый колышек в квадратное отверстие, то же самое касается и мероприятия», — сказал он. «Сначала создайте архитектуру мероприятия, а затем найдите место, которое соответствует всем требованиям, необходимым для успеха».

По словам Барнса, «местоположение играет ключевую роль в посещаемости». Она рекомендует бронировать место в удобном районе с яркой атмосферой, чтобы участники чувствовали себя комфортно и были готовы ехать на работу.

Если у вас ограниченный бюджет, Йост предлагает сократить расходы, проводя мероприятие в менее популярное время, когда место, скорее всего, будет свободно, например, устраивая завтрак для СМИ в понедельник утром.

«Обязательно привлекайте местное население как можно больше», — сказала Джина Ардженто, президент и главный исполнительный директор Broadway Stages. «Мы всегда используем местных поставщиков для нужд общественного питания, различных видов аренды и многих других важных аспектов. Делая это, мы поддерживаем местное сообщество и даем им возможность налаживать связи и расширять свой бизнес».

7. Планируйте логистику на день.

Чтобы мероприятие прошло успешно, вам необходимо найти, проверить и заключить договор со всеми необходимыми специалистами по организации мероприятий. Сюда могут входить поставщики общественного питания, аудиовизуальные техники, типографии, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности, и это лишь некоторые из них. Конечно, вы также должны нанять спикеров и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут лучше всего донести идеи, которые вы хотите распространить на собрании.

Чтобы убедиться, что все идет по вашему плану, определите программу мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают.

Вы должны целенаправленно работать над созданием баланса между заинтересованностью участников и предоставлением им свободы в расписании. «Людям быстро становится скучно», — сказал Джонатан Чан, бывший глава отдела маркетинга Insane Growth. «Если не хватает разнообразия, чтобы заинтересовать их, значит, вы потратили много денег на тщеславное мероприятие».

Однако вы также не хотите загромождать расписание. В маршруте должна быть свобода действий, чтобы иметь дело с неожиданными событиями, которые могут возникнуть. Кроме того, вашим посетителям нужно время, чтобы обработать то, что они изучают, перезарядиться и пообщаться с другими посетителями.

Принимая решение о том, как завершить свой день, откажитесь от типичных рекламных подарков с логотипом компании и подумайте о подарках, которые оказывают большое влияние при небольшой площади. По словам Йоста, гораздо лучшая идея — взять домой цифровую продукцию.

«Это может быть промокод, дающий гостям скидку, или доступ к онлайн-контенту с мероприятия, например к фотографиям и видео», — сказал он. «Это также может включать возможность заранее зарегистрироваться на следующее мероприятие. Дайте гостям стимул оставаться на связи».

8. Используйте технологии.

Прошли времена громоздких списков длиной в милю для отслеживания всех движущихся частей события. Сегодня существует множество программных платформ и приложений для управления мероприятиями (некоторые из которых предлагают бесплатный базовый продукт), которые делают все, от простой регистрации участников на месте до повышения привлекательности семинаров и презентаций с помощью симуляций и игр виртуальной реальности. .

По словам Ника Джексона, менеджера по цифровому маркетингу в агентстве BrandX, использование приложений для мероприятий может помочь вам значительно упростить планирование и повысить вовлеченность участников.

«Подробности о мероприятии можно быстро заполнить с помощью шаблонов электронных таблиц и мгновенно опубликовать в существующем приложении-контейнере событий, или команды по проведению мероприятий могут создать собственное приложение для проведения мероприятий под собственной торговой маркой для использования на нескольких мероприятиях и конференциях в течение года», — сказал Джексон. «Большинство приложений для мероприятий имеют функции, которые информируют участников обо всей информации, которая им нужна в преддверии мероприятия и во время него, и позволяют им оставлять отзывы выступающим и организаторам».

Интерактивные функции, такие как живое голосование и сеанс вопросов и ответов, могут быть легко отображены на больших экранах в месте проведения мероприятия, а некоторые приложения имеют функции геймификации, такие как охота за мусором. Вы можете сделать слайды выступающих доступными для посетителей, если они имеют правильный формат, просто загрузив их в приложение для мероприятия.

Программное обеспечение для управления событиями не только регулирует ваши дела, но и упрощает совместную работу с поставщиками и другими творческими партнерами.

«Оптимизация связи между всеми сторонами с помощью системы управления проектами, в которой мы все можем сотрудничать, чрезвычайно помогла сократить количество разочарований, связанных только с общением по электронной почте», — сказал Гернхаузер, который использует Basecamp, популярную облачную систему управления проектами. system и Social Tables, еще одна веб-платформа для планирования мероприятий, известная своими возможностями построения диаграмм и размещения мест.

Key Takeaway

При планировании и проведении вашего корпоративного мероприятия вы можете использовать множество программ, приложений и сервисов для оптимизации всего процесса.

Если люди не знают о вашем мероприятии, никто не придет, поэтому крайне важно найти творческие способы рассказать о нем. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но вам нужно быть смелее для более крупных мероприятий.

«В сегодняшнюю цифровую эпоху для повышения посещаемости требуются различные рекламные методы», — сказал Барнс. «Обычно мы начинаем с рассылки нашей базы данных по электронной почте, размещения объявлений в отраслевых информационных бюллетенях, добавления нашего мероприятия в отраслевые списки и каталоги и призываем наши отделы продаж продвигать [нашу конференцию] при посещении клиентов или партнеров на местах».

Для вашего мероприятия и его графика вы хотите рассматривать продвижение вашего корпоративного мероприятия, как если бы вы составляли маркетинговый план. Конечно, маркетинговые планы, как правило, составляются в более общем/макромасштабе, чтобы помочь привлечь внимание к вашим ресурсам. Применение этого к вашему конкретному событию может быть полезным для его успеха. Мы изложили советы о том, как создать отличный план бизнес-маркетинга, чтобы дать вам представление о том, как перевести эти навыки на более микроуровень.

Оттуда вы можете продвигаться в социальных сетях и распространять информацию о своей команде. Создайте веб-сайт мероприятия или, как минимум, новую целевую страницу на своем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях также может включать рекламные видеоролики, посты в гостевых блогах и обновления Facebook, Instagram, LinkedIn или Twitter. Поддерживайте единообразие, используя один и тот же идентификатор и хэштег на разных платформах и согласованный обмен сообщениями, чтобы всегда было ясно, что шумиха связана с одним конкретным событием.

Вы также можете изучить возможные спонсорские возможности для вашего мероприятия. Спонсоры могут финансировать часть мероприятия, что поможет вам покрыть расходы. Что еще более важно, спонсоры заинтересованы в продвижении вашего романа. Проведите мозговой штурм и составьте список идеальных спонсоров, чей бренд, миссия или услуги каким-то образом дополняют ваше мероприятие. Вы можете разработать ряд спонсорских пакетов и связаться с ними по поводу потенциальных возможностей партнерства. Лучше всего это работает, если вы сосредоточите свое внимание на том, чтобы подчеркнуть ценность посетителей для потенциальных спонсоров.

«Мы сотрудничаем со спонсорами СМИ, чтобы выступать на наших мероприятиях», — сказал Барнс. «Это беспроигрышная ситуация, поскольку они получают «бесплатную» рекламу и обмен мнениями в обмен на освещение нашего мероприятия».

10. Отпразднуйте и оцените успех планирования вашего мероприятия.

Если ваше мероприятие прошло на ура, поздравляем! Однако вы еще не закончили.