Что такое Event marketing: Когда бизнес становится праздником

Каждый день человек сталкивается с огромным количеством рекламы, и она ему настолько надоела, что он начинает избегать ее или перестает обращать внимание. По этой причине стандартные формы рекламы по радио, телевизору, на билбордах и в печатных изданиях сегодня являются уже малоэффективными. В связи с этим специалистам из числа маркетологов приходится придумывать новые виды рекламы, и одной из таких инноваций является событийный маркетинг.

Особенности событийного маркетинга

Данный вид маркетинга еще называют Event-маркетингом. Особенность его заключается в том, чтобы привлечь большое количество потенциальных потребителей и сделать так, чтобы реклама им запомнилась надолго. Для этого проводятся специальные мероприятия. Такие мероприятия могут создаваться под конкретные запросы каждой компании или могут быть известными огромному количеству людей.

Виды событий

Событие подбирается в зависимости от потребностей и предпочтений заказчика. Презентация нового продукта или корпоративное торжество, внимание большего количества людей можно обратить при проведении конференций, презентаций и выставок. Особенно большое количество потенциальных потребителей привлекают спортивные соревнования, городские праздники, концерты и фестивали. Обязательно в таком мероприятии присутствует название рекламируемой компании. Символика будет ненавязчивой, но участники мероприятия обязательно обращают на нее внимание. Подобным образом между потенциальными потребителями и компаниями выстраивается психологическая связь. Чтобы организовать всё грамотно и эффеект был максимальный, стоит обратиться в btl агентство, которое уже успело хорошо себя зарекомендовать на рыке.

Проведение таких мероприятий оказывается более эффективным, так как здесь никто не дает навязчивой рекламы. Участники мероприятий сами приходят на них и получают новую информацию, часто из уст представителей рекламируемой компании. Специалисты в области ивент-маркетинга отмечают, что для достижения хорошего результата, важно грамотно выстроить все мероприятие.

Задачи и цели событийного маркетинга

Маркетологи, занимающиеся организацией рекламных мероприятий, в первую очередь при подготовке определяют конкретные задачи и ставят перед собой четкие цели. План проведения мероприятия следует составлять исходя из того, что оно должно быть интересным для целевой аудитории, запоминающимся. И обязательно событие должно соответствовать деятельности компании, пожелавшей провести такую рекламу. Во время мероприятия нужно рассказать о самой компании и ее продукции, но такие рассказы должны быть не слишком продолжительными, чтобы они запомнились и при этом не наскучили.

Вариант со спонсорством

Не обязательно компании самостоятельно заказывать организацию мероприятий «под своими флагами». Можно просто просмотреть грядущие крупные мероприятия и договорится с их организаторами о спонсорстве. Такой подход позволит существенно снизить затраты, но при этом к такой компании будут относиться с большим доверием.

Не забудь поделиться статьей:

Хотите получать одну интересную непрочитанную статью в день?

pics.ru

Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Правильное event-агентство рекомендуют клиенты и эксперты отрасли. Играет роль членство в ассоциациях, таких как НАОМ — Национальная ассоциация организаторов мероприятий. В нее входят профессиональные агентства с репутацией и опытом работы.

Посмотреть, кто входит в НАОМ

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование

6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

На первом этапе общения вы предоставляете детально заполненный бриф, а агентство должно правильно отреагировать на запрос.

Как заполнить бриф и не умереть

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры бывают государственные и коммерческие, открытые и закрытые. В одних случаях тендер размещается на сайте или специальной площадке, а агентства сами отправляют отклики. В других случаях вы сами ищете подрядчиков и рассылаете брифы.

Подробнее о видах тендеров

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

• Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
• Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.

www.creativevents.ru

Зачем нужно и что делает ивент-агентство? — TN Group

Ивент (event) в переводе с английского означает «событие». Компании, специализирующиеся на организации и проведении массовых мероприятий и праздников называются ивент-агентствами. Они оказывают услуги «под ключ». При обращении в ивент-агентство клиенту нужно лишь озвучить дату предстоящего события, свои пожелания и предпочтения, а позже утвердить предложенную ивент-менеджером программу мероприятия.

Кто такой ивент-менеджер?

Как правило, штат event-агентства небольшой и состоит преимущественно из ивент-менеджеров (проектных менеджеров). Именно они и занимаются организацией предстоящего события. Некоторые люди ошибочно представляют себе ивент-менеджера эдаким веселым массовиком-затейником. На самом деле эта профессия относится к сфере маркетинга и управления персоналом и считается одной из самых сложных, так как помимо хороших организаторских способностей требует пунктуальности, собранности, умения общаться с людьми, определенных творческих талантов и, конечно же, креативности мышления.

Принцип работы event-агентства

Ивент-агентство «виртуально» объединяет разные компании и людей, которые отвечают за отдельные элементы мероприятия. Это могут быть кафе, рестораны, фирмы, занимающиеся кейтерингом, танцевальные и музыкальные коллективы, диджеи, ведущие, артисты, технические специалисты, декораторы, фотографы и т. д. У каждого серьезного event-агентства, имеющего опыт организации и проведения мероприятий, есть своя, «наработанная» группа таких субподрядчиков, качество работы которых прошло проверку и не вызывает сомнений.

Ивент-менеджер выступает координатором мероприятия, руководит происходящим процессом, синхронизирует работу всех служб и задействованного персонала.

Почему организацию массовых мероприятий лучше доверить ивент-агентству?

 Проведение праздников и мероприятий, особенно предполагающих наличие большого количества гостей – задача очень сложная. Если вы хотите избежать форс-мажоров, конфузов, затянутости и скуки – обратитесь в ивент-агентство. Это:

• гарантия того, что мероприятие будет организовано на самом высоком уровне;
• позволит спокойно наслаждаться происходящим событием;
• исключит вероятность задействования людей или компаний, оказывающих услуги низкого качества (ведущий скучный, фотографии ужасные, музыка плохо подобрана, еда невкусная и т. п.).

Если вам требуются услуги event-агентства в Хабаровске – обратитесь в TN GROUP. Мы знаем, как сделать уникальным любое событие!

tn-dv.ru

Что такое event-маркетинг? | Creon – Event-агентство полного цикла

Что такое event?

Событийный маркетинг (event-маркетинг) – один из ключевых и наиболее эффективных BTL-инструментов. Вопреки распространённому заблуждению, к event-маркетингу относятся не только корпоративы, открытия магазинов и праздники. Это широкое понятие включает в себя организацию и проведение мероприятий разного масштаба в B2B, B2C и B2G сегментах: конференции, выставки, фестивали, концерты, встречи государственных деятелей и пр. В зависимости от специфики и целей проводимого мероприятия, специалисты выделяют семь ключевых направлений событийного маркетинга.

Развлекательные мероприятия

К ним относятся ярмарки, корпоративы, фестивали, праздники, концерты или шоу. Целями развлекательных мероприятий могут быть формирование корпоративной культуры, построение положительных отношений с целевой аудиторией, вовлечение и мотивация сотрудников и т.д.

Помимо общих организационных сложностей, у каждой разновидности событийного маркетинга есть ряд специфических моментов. В нише развлекательных мероприятий основной проблемой становится создание креативного сценария, который смог бы заинтересовать и привлечь внимание ЦА. Для того чтобы организовать успешное развлекательное мероприятие, проведите исследование вашей целевой аудитории и определите вкусовые предпочтения и увлечения ее представителей. Исходя из этих данных, вам будет гораздо проще создать сценарий мероприятия, которое придется по душе и надолго запомнится вашим потребителям.

Деловые мероприятия

В это понятие включают проведение мероприятий в целях развития бизнеса, направленных на создание и укрепление позитивных отношений с деловыми партнерами компании. К ним относятся пресс-конференции, семинары, форумы, саммиты и т.д.

Особенностью в их проведении становится максимально четкое планирование организационных моментов и внимание к мелочам. Реализуя деловые мероприятия, важно установить грамотное руководство над координаторами проекта, а также обеспечить транспортировку и логистику необходимого оборудования. Еще на этапе планирования заранее объективно оцените силы своей команды и при необходимости привлеките дополнительную помощь извне.

Спортивные мероприятия

Такие мероприятия чаще всего проводятся для популяризации экстремальных или малоизвестных видов спорта. К ним относятся чемпионаты, соревнования, семинары и симпозиумы для обсуждения ключевых вопросов развития спорта, турниры, марафоны и т.д. Как и в процессе проведения деловых мероприятий, главной проблемой становится организация грамотного контроля над ходом проекта и правильная расстановка привлеченных сил.

Тимбилдинг

Тимбилдинг или командообразование – мероприятия, которые проводят для улучшения отношений между сотрудниками, поднятия корпоративного духа и создания комфортной атмосферы внутри коллектива в целях сплочения команды для достижения общих целей компании. К ним относятся тренинги, мастер-классы, квесты, игры и т.д. Возможная проблема при организации тимбилдинг-мероприятий – недостаточная компетентность тренера. Для проведения успешного мероприятия подберите харизматичного ведущего, который сможет создать необходимую атмосферу и «заразить» ею команду.

Промо-акции

Промо-акции проводятся для стимуирования роста продаж, презентации новой линейки продукции, повышения лояльности потребителей и т.д. К ним относятся раздача листовок, дегустации, анкетирование, участие в профильных выставках, семплинги, спреинги и пр.

Помимо создания сопутствующих промо-материалов и букинга подходящей площадки, для организации успешной промо-акции необходимо уделить большое внимание подбору промо-персонала, задействованному на проекте. От того, насколько опытным и компетентным будет промоутер, напрямую зависят итоговые показатели всей акции.

Внешние мероприятия

Их организуют с целью повышения лояльности уже существующих клиентов. К таким мероприятиям относятся клиентский день, деловой ужин, мероприятия в честь открытия нового офиса, бизнес-завтрак и т.д. Этот вид событийного маркетинга находится на пересечении деловых и развлекательных мероприятий, поэтому основной проблемой в его организации становится написание правильного сценария, который сохранит баланс между серьезным тоном и праздничным настроением. Например, не стоит использовать в программе вечера откровенные номера и предлагать гостям крепкие напитки, однако с официальностью тоже следует соблюдать осторожность – в противном случае, ваше мероприятие рискует стать скучным и неинтересным.

MICE

MICE (Meting-Incentive-Conference-Exhibition) – поощрительные поездки одновременно делового и развлекательного характера для сотрудников компании. К ним относятся корпоративные выездные мероприятия, научные конференции, участие в отраслевых выставках и пр. Главная цель этой разновидности событийного маркетинга – мотивация сотрудников, развитие хороших межличностных отношений внутри коллектива, дополнительное профессиональное обучение сотрудников и пр.

При проведении таких мероприятий необходимо вовремя закупить нужное количество билетов, обеспечить транспорт для перевозки людей, спланировать наиболее удачный маршрут, проверить присутствие всех участников и пр. Заранее позаботьтесь обо всех организационных моментах, так как даже самые незначительные детали могут повлиять на успех всего проекта.

Event-маркетинг, вопреки распространенному заблуждению, гораздо более обширное понятие, включающее в себя не только организацию праздников и корпоративов. В зависимости от тематики мероприятия, организаторы проекта могут столкнуться с определенными сложностями. Однако, как показывает практика, их можно избежать, тщательно подготовившись к проекту и уделив должное внимание мелочам.

event.creonagency.ru

Десять советов event-менеджеру, или Что такое «классный сервис»?

Отрасль, которую мы называем event (организация праздников, конференций и выставок, если по-русски), развивается и крепнет на глазах. Корпоративные клиенты – крупные российские и западные компании, — все чаще предпочитают передать «эту головную боль» в руки профессионалов. Тем более, что коммерческие отделы event-агентств охотно обоснуют, почему покупка услуг у них, несмотря на, казалось бы, «эффект посредника», обойдется даже дешевле, чем, если бы вы бронировали билеты, проживание, конференц-залы напрямую. И это действительно так. Но вот насколько продолжительным и надежным будет избавление от «головной боли»? Разве не может «профессиональный менеджер» event-компании стать источником новых неприятностей?

«Никак нет!» — отрапортуют вам жаждущие сотрудничества агентства.

«Может-может», — скажу вам я, прошедшая в этом бизнесе путь от менеджера проектов через руководителя проектного отдела до директора по развитию.

Но еще охотнее я расскажу, что нужно делать event-менеджеру, чтобы стать для своего клиента самым надежным «аспирином».

Внимание event-менеджерам: вот как вы сможете стать незаменимым (а, значит, высокооплачиваемым!) в своем деле!

Внимание руководителям event-агентств: вот чему вам следует научить ребят!

Внимание корпоративным заказчикам: вот каким event-менеджером вам следует дорожить… вот какого менеджера вам нужно требовать!

Совет первый

Оплачивая организацию Event-мероприятия, клиент хочет приобрести не «Отель + Трансфер + Банкет». Он хочет приобрести «Отель + Трансфер + Банкет + Вовремя + С аккуратно оформленными документами + С доброжелательной улыбкой». Важнейшей составляющей востребованных услуг по-прежнему является классный сервис. Клиент может начать работать с вами, привлеченный низкими ценами, но не существует скидки, способной компенсировать медлительность, невнимательность и грубость.

Совет второй

Выясните потребности человека, который отвечает за организацию мероприятия со стороны клиента. Может быть, ему поставлена жесткая задача вписаться в бюджет. Может быть, бюджет варьируется, но критичны даты. Может быть, речь идет о конференции повышенной важности, и ваш взволнованный контрагент хочет получать ежесекундную информацию о каждой мелочи. А, может быть, напротив, он будет счастлив переложить решение всех вопросов на ваши плечи. Не понимая потребностей человека, находящегося «по ту сторону баррикады», вы рискуете сделать сотрудничество некомфортным для него.

Совет третий

Возьмите лист бумаги, карандаши и спланируйте подготовку к мероприятию, нанеся на прямую времени основные «вехи»: итак, «день Икс» наступит 22 декабря, это значит, что цветы привезут вечером 21 декабря, мебель – двумя днями раньше, договор нужно будет подписать за месяц, а провести оплату – за три недели. Но, значит, заказать мебель необходимо завтра, а приступать к согласованию договора следовало… вчера! Принцип «обратного отсчета» помогает не терять слишком много времени на старте, чтобы накануне event’а не впадать в состояние «Все пропало, шеф!», и, действительно, совершать ошибки…

Имея план, вы сможете «вести» своего клиента по проекту, предупреждая неточности и задержки с его стороны. Кажется, вы действительно думаете головой и знаете, что делаете… а не просто ждете указаний. Вы же – «менеджер», а, значит, должны управлять ситуацией!

Совет четвертый

Совершайте все коммуникации по проекту в письменном виде: электронное письмо – это четкий и однозначный ответ на вопросы «сколько?», «когда?», «какого цвета?» и «по какой цене?». Не стесняйтесь написать письмо и после того, как решили все вопросы по телефону: «Наталья, подтвердите, пожалуйста, все ли верно: мы заказываем двадцать шариков красного цвета и Дженнифер Лопес?» Вы могли что-то не услышать или неправильно понять, клиент мог что-то забыть или перепутать… И вот снова неприятности: отсутствие нужных услуг, штрафы за ненужные услуги, которые забыли отменить. Но проблем так просто избежать, если обо всем написать в письме!

Совет пятый

Старайтесь продавать клиенту отели и рестораны с отличным менеджментом, несмотря на то, что «пансионаты» дешевле. Объясняйте клиенту все риски такого выбора, не обещайте невозможного: вы, безусловно, постараетесь сделать свою работу как можно лучше, но плохая мебель, ненадежное электричество, некомпетентный персонал испортят впечатление от event’а в большей или меньшей степени. Иногда клиент готов увеличить бюджет на мероприятие, если вы обоснуете необходимость расходов. Иногда клиент готов… рискнуть. Ну что же, риск – дело благородное. Но не позволяйте сделать себя виноватым в том, что «не предупредили».

Совет шестой

Уделяйте большое внимание оформлению документов: для корпоративного клиента все договоры, квитанции, бухгалтерские документы очень важны. Если вы провели прекрасное мероприятие, но потом два месяца мучили заказчика счетами не по форме, эффект будет… м-мм, «несколько смазан». Не торопитесь полностью погрузиться в подготовку других мероприятий, покинув того, чей праздник уже позади: помните, пока не поставлена последняя точка в акте о выполненных работах, проект не окончен.

Совет седьмой

Будьте безупречны во всем, что касается требований делового этикета: подтверждайте получение писем, перезванивайте, если обещали, делайте аккуратные презентации и читабельные сметы. Просите клиента о встрече, предлагайте совершить предварительный инспекционный выезд в отель, напоминайте, что ждете важных решений в определенные даты. «Ведите» своего клиента по проекту, нежно поддерживая его под локоток. Не нарушайте дедлайны, не допускайте грамматических ошибок, не лгите, не воруйте и не убивайте.

Совет восьмой

Составляйте программу праздника, руководствуясь законом Мерфи: «Если какая-то неприятность может случиться – она случится, если не может – случится тоже!». Все нужно проверять и продумывать заранее, не оставляя на волю случай ни единой детали. Какие указатели будут у лобового стекла автобуса, что нужно предпринять, если автобус попадет в пробку, кто проводит гостей к выходу? Точно ли работает проектор? Действительно ли привезут торт? Известно ли каждому клерку на ресепшн, что для гостей оплачено пользование SPA? Во сколько нужно проверить подачу шампанского? Где будут лежать памятные подарки? Что делать, если у докладчицы порвались колготки? Настоящий event-менеджер знает ответы на все вопросы.

Совет девятый

Event-менеджер – человек, в поле внимания которого должна удерживаться тысяча больших дел и маленьких деталей. Чтобы все успеть, нужно хорошо организовать свою работу. Ведите досье на каждый проект. Составляйте список дел и отмечайте те из них, которые уже выполнены. Создавайте контакт-лист по каждому мероприятию: во время проекта у вас не будет возможности тратить время на поиски нужного телефона. Записывайте в отдельную таблицу все-все, что вам нужно получить от других: счет — от бухгалтерии, список гостей – от клиента, меню кофе-брейка – от отеля. Не выпускайте эти «поплавки» из поля зрения надолго, не считайте, что передали задачу другому: менеджер проекта – вы, ваша задача заставить все колесики крутиться. Порядок в файлах и папках сэкономит вам уйму времени: не забывайте о регулярных «санитарных днях».

Совет десятый

Если вы организуете большой проект, в котором задействована целая команда исполнителей, вам придется освоить мастерство управления. Базовые правила просты: планируйте совместную работу – напишите, кто и за что отвечает, когда это должно быть сделано, и каков должен быть результат. Контролируйте исполнение не когда уже «горит», а заранее, основываясь на «опережающих» сигналах. Убедитесь, что всем всё понятно, и каждый имеет всё, что ему нужно, чтобы выполнить задание. Будьте рациональны, корректны и никогда не запугивайте людей: начав вас бояться, они перестанут говорить вам правду, и вы утратите контроль над ситуацией. Говорите людям «Спасибо!» — это несложно и очень эффективно. И вот вы уже готовы стать руководителем event-компании… но об этом в следующий раз!

www.e-xecutive.ru

Event-менеджер. Кто такой event-менеджер? Менеджер по корпоративным мероприятиям :: BusinessMan.ru

За последние годы появилось много профессий, о которых раньше мы даже не слышали. Такой специалист, как event-менеджер, как раз из их числа. В данной статье мы постараемся раскрыть подробнее, что это за человек, каковы его обязанности и зачем обращаются к таким людям.

Кто такой менеджер?

Итак, слово «менеджер» (от английского manager — управленец) обозначает профессию человека, управляющего процессами, отвечающего за организацию той или иной процедуры. На самом деле в нашем языке это слово начало присутствовать относительно недавно, до этого таких людей называли директорами, заведующими или управленцами. Сейчас же менеджерами можно назвать сразу нескольких человек в компании: и того, кто заведует целым отделом работников (менеджер по работе с персоналом), и отвечающего за прием звонков и внесение клиентов в базу (менеджер по заказам). Это свидетельствует о слишком широком смысле данного слова, о размытости его значения. Получается так, что менеджером можно назвать как сотрудника, занимающего низкую должность, так и того, кто управляет всеми процессами организации.

Что требует профессия «менеджер»?

Поскольку инструкция менеджера предписывает сотруднику, занимающему данную должность, обязанности организации и регулирования различных процессов, такой человек должен обладать рядом качеств, способствующих этому. В их число входят ответственность, серьезные намерения и пунктуальность человека, которые помогали бы ему четко и точно проводить все процессы, понимая их суть и значение. Кроме того, профессия «менеджер» требует умения налаживать контакты с людьми, поскольку организатор должен уметь общаться и убеждать. Помимо этого каждый такой специалист обязан понимать, как устроен рынок, каковы последствия каждого его действия и чего ему следует ожидать в дальнейшем.

Приведенные обязанности менеджера, разумеется, относятся к абстрактному сотруднику. Каждая конкретная должность может требовать от человека каких-то других качеств.

Помимо описанных и перечисленных выше ответственностей, умения общаться с людьми и прочих качеств, необходимых менеджеру, специалист по организации торжеств должен также быть способен держать все под контролем, понимать то, как осуществляется работа другим специалистом, с которым он сотрудничает. Кроме того, функции менеджера предполагают еще и умение предугадать и подсчитать наперед то, когда будет выполнена та или иная работа, успеют ли ее вовремя сдать и получится ли все закончить до проведения мероприятия.

Потребность в организации праздников и торжеств

В традициях у нашего народа (да и, надо признать, не только у него) — весело и ярко отмечать различные праздники и знаменательные дни. Причем если для близких друзей создать веселую атмосферу не так уж и сложно (особенно когда количество участников небольшое), то для незнакомых людей организовать торжество, которое бы всем понравилось, достаточно непросто. Многие просто не хотят заниматься этим, поскольку не знают вкуса каждого гостя. А представим свадьбу с 300 гостями: как вы думаете, легко ли всем угодить?

На этот случай и существуют различные компании и организации, позволяющие организовать торжество. В них работают люди, которые заботятся о том, чтобы вы не думали о трудностях в создании праздничного настроения. Все, что потребуется от вас, — это оплатить их услуги и насладиться мероприятием. Организаторы праздников при этом заботятся как о развлекательной программе, так и о еде, напитках, сладостях и прочем, что потребуется. Осуществить все это поможет event-менеджер. Работают такие сотрудники, как правило, в компании, предоставляющей услуги по организации торжеств. Также этих людей можно нанимать отдельно, по индивидуальной договоренности. В их компетенцию входит синхронизация всех процессов таким образом, чтобы праздник понравился гостям.

Зачем нужен event-менеджер?

На самом деле необходимость в подобных специалистах существовала всегда, ведь профессионально организовать празднование любого события достаточно сложно. Опять же одно дело — если вы знаете предпочтения своих гостей и можете без проблем подобрать то, что понравится всем; другое — когда с вами рядом будут малознакомые люди. Тут-то и нужны подобные специалисты.

Вообще название «event-менеджер» произошло от английского event — событие. Если дословно перевести наименование этой специальности, получим должность человека, занимающегося организацией и управлением событий, торжеств. Фактически этим они и занимаются.

Функции event-менеджера

Примечательно, что в обязанности менеджера входят не просто бронирование заведения, подбор обслуживающего персонала и еды, которая будет подаваться, но и ряд других непростых моментов. Например, он обязан подобрать тематику праздника, стиль, в котором будет оформлен зал, и даже подсчитать количество воздушных шаров, необходимых для декора интерьера.

Если event-менеджер этого не делает, то он обязан найти профессионального дизайнера и проследить, чтобы тот справился со всем на «отлично». Возможно, на первый взгляд это покажется несложной задачей, но, поверьте, это совсем не просто. Каждое звено цепи — фотограф, тамада или компания, продающая воздушные шары, — может подвести со сроком или со стоимостью предоставления услуг. Задача менеджера заключается в том, чтобы исправить все эти и другие ошибки и сделать торжество идеальным для гостей.

Подходы организатора праздников

Чтобы сделать все то, что предписывают его обязанности, каждый event-менеджер (Москва это или любой другой город — не суть важно) должен разработать собственный подход к выполнению задач. Например, он может сам создать план празднования, после чего утвердить его у заказчиков, согласовать все с ними и лишь после этого приступать к реализации. Другой вариант — это сбор информации у клиента о том, каким бы он хотел видеть свое торжество, имеет ли какие-то индивидуальные пожелания и так далее. Если праздник создается для коллектива компании или фирмы, нелишним будет уточнить о предпочтениях большинства, а также о том, каким образом были проведены предыдущие празднования, чтобы не повторяться.

Важно, что на такой должности человек обязан продемонстрировать настоящую гибкость и умение подстраиваться под любую ситуацию. Этому, к сожалению, никакие курсы менеджеров-event не научат. Такой опыт можно получить исключительно практическим путем.

О заработках event-менеджера

Тот, кто думает о выборе профессии, нередко интересуется уровнем доходов. Конечно, не является исключением и должность, которая описывается в данной статье, — event-менеджер.

Зарплата такого сотрудника носит преимущественно сезонный характер, ведь большинство вечеринок заказывают в честь какого-то праздника вроде Нового года или выпускного по случаю окончания учебы. Изредка могут попадаться такие заказы, как организация празднования дня рождения или годовщины. Рассчитывать на регулярную зарплату менеджеру этой сферы не приходится.

Что касается уровня доходов, то он зависит от того, кто заказывает ваши услуги, то есть с какой компанией вы работаете. Если вы трудитесь в серьезном рекламном агентстве, то и помогать в организации нужно будет крупным фирмам, которые платят больше. Начиная же работать самостоятельно, не стоит надеяться на то, что вы будете получать много как менеджер. Зарплата большой в этом случае точно не будет. По цифрам здесь сказать что-либо сложно: такие мероприятия, как организация дня рождения или свадьбы, могут принести 200-300 долларов, тогда как на помощи в праздновании юбилея создания крупной компании можно заработать от 1000 долларов и выше.

Немного о клиентах

О клиентах стоит поговорить с той точки зрения, что исключительно от них будет зависеть, как много вы заработаете. В таком бизнесе именно они играют важную роль. Хоть вы и будете выполнять свои функции менеджера одинаково, на кого бы вы ни работали, гонорар за организацию торжества для крупной компании, маленькой фирмы и группы школьников по случаю выпускного будет различаться. Это можно понять, хотя бы оценивая запросы каждой из перечисленных групп. Ведь, создавая для людей праздник, менеджер обязан чувствовать, что им нужно и чему они будут рады.

Где искать организатора собственного торжества?

Как уже было сказано выше, организаторы праздников работают либо в одиночку, продвигая свое имя, либо же с компанией, профиль которой относится к сфере таких услуг. Соответственно, и искать тех, кто поможет вам отметить какое-то значимое событие на высоком уровне, нужно, исходя из этих данных. Разумеется, поиск следует проводить, учитывая свои финансовые возможности.

Если вы рядовой сотрудник, зарплата которого не является достаточно высокой, глупо обращаться в крупнейшее международное агентство за помощью. Такие, как правило, работают с компаниями уровня «Газпрома», проводя празднования корпоративов. Для организации частных мероприятий с небольшим количеством гостей мы рекомендовали бы обращаться к частным event-менеджерам, которые уже заслужили определенную славу, но еще не берут за свои услуги слишком много. Так, по крайней мере, вы получите качественную организацию по приемлемой цене.

businessman.ru

Идеальный ивент менеджер? Да-да, я существую!

Ивент индустрия – это прежде всего люди. Люди, которые делают события. Здесь и «самоучки» из прошлого века, и наивные Z-ивенторы, которые искренне верят в образ креативной профессии. Но от всех требуется дотошная техничность и опыт в менеджменте, а иногда – знания искусствоведа и психолога. Хорошим организаторам не присуща лишняя гордость, зато в обязательном порядке свойственно чувство юмора.

Наш постоянный автор, директор по маркетингу и развитию ГК НЕОЛАНТ и основатель ЭКСПОшколы Елена Конвисар рассказывает о компетенциях, которыми пока обладают лучшие профессионалы. А мы уверены, что уже завтра они станут базовыми требованиями к любому соискателю в сфере ивента.

Елена Конвисар,
директор по маркетингу и развитию ГК НЕОЛАНТ и автор ЭКСПОшколы

Ивентор – профессия синтетическая, требующая владения очень разными навыками. Но есть определённые компоненты, при отсутствии которых ивент менеджера нельзя назвать профессионалом.

Ремесло на кончиках пальцев. О базовых навыках.

Я ставлю владение техническими азами ремесла на первое место. Если без креатива деловое мероприятие ещё может состояться и быть успешным с точки зрения бизнес-результатов, то небезупречные логистика или сервис на площадке чаще всего пойдут не в плюс, а во вред бизнесу.

А логистика и сервис – это то, что легче всего описать в виде чек-листов и регламентов. Именно они для меня – основа ремесла, как собрание многократного опыта, реестр всех уже совершённых ошибок и концентрат полезных находок. Именно поэтому наши многочисленные стажеры говорят, что за месяц практики у нас узнали о профессии больше, чем за годы учёбы в институте. Потому что институт даёт знания, а мы – навык! Прелесть регламентов для бизнеса в том, что при их наличии мы можем очень быстро погрузить ассистента в задачу – и он может начать выдавать результат буквально в тот же день. А через месяц – уже иметь востребованную профессию логиста в руках.

И, забегая вперед, лично я считаю, что отрасли не хватает обучения именно азам. Потому что мы – индустрия самоучек, рождённых в СССР — и я в том числе. Мы все проскочили этап погружения в основы ремесла и начинали, сразу делая сложные мероприятия, не успев отточить базовые технические навыки до автоматизма.

Какой базой нужно владеть?

• Техническое и ИТ-обеспечение мероприятий – от проекционной техники и звука, до электронной регистрации и мобильных приложений.
• Дизайн и эргономика пространств, мебель, застройка, производство декораций
• Транспорт, логистика, кейтеринг
• Полиграфия, сувениры, подарки
• Визовая поддержка, протокол, безопасность и так далее, в зависимости от типа мероприятия.

Когда организатор не имеет ремесла, въевшегося в кончики пальцев, то в погоне за креативом как раз и упускает базовые составляющие мероприятия, а на фоне масштабных декораций нам в лицо буквально кричат досадные мелочи.

Творческие задатки. Ищите людей с хорошим вкусом.

При взгляде со стороны может казаться, что ивент менеджер – креативная профессия. С таким наивным представлением в неё приходит большинство молодых людей. Но мы с вами знаем, что по большей части это скучная, рутинная, к тому же грязная и физически тяжёлая работа, основанная на табличках, планах, занудном выяснении деталей и секвестировании рисков. И сопряжённая с ранними подъемами, перетаскиванием тяжестей и собственноручным мытьём полов при необходимости. А основная доля креатива достаётся идеологам мероприятия, а не его исполнителям.

Но в то же время, ивентор обязан обладать чувством вкуса и стиля, уметь видеть цвет, форму, линию пространства и плоскости, чтобы воплощать творческие задумки креативной команды и не разрушать концепцию события неуместными деталями.

Я довольно долго шла к этому, но через многократную боль разочарований убедилась, что плохой вкус – это профнепригодность для ивентора. Это как человек без музыкального слуха в оркестре. Он искренне не понимает, что он делает не так и почему вы злитесь на эту жеваную скатерку на сцене или переполненные мусорки на кофе-брейках. Потому что для него это норма, а не нонсенс, ему так красиво и ему так порядок. И если уже на собеседовании вы видите, что человек не умеет оформлять свою внешность уместно и гармонично – знайте, он не сможет выигрышно преподнести и компанию – вашу или заказчика.

Об умении договариваться и стрессоустойчивости

Бюджетировать проекты должен уметь каждый ивент менеджер, это не обсуждается. Но ожидаете ли вы от него поиска финансирования, например, через спонсоров, партнёров или государственные гранты? Приветствуете ли вы умение торговаться с подрядчиками или договариваться о бесплатных бонусах с площадкой?

Умение договариваться – в принципе важнейший навык в любом бизнесе. А для этого нужно уметь встать на место другого, понимать рыночную ситуацию, найти вариант win-win. И, идя навстречу заказчику или подрядчику, не упускать и свою выгоду.

Далее, ожидаете ли вы от работника, что он лично будет исполнять все работы или же выступит менеджером проектов и будет нанимать внешние компании или частных подрядчиков на организацию мероприятий? Тогда ему нужно уметь их выбирать, формировать технические задания, планировать, делегировать и контролировать. В любом случае базовые знания по управлению проектами нужны – работает он в одиночку или с исполнителями.

Умение оттачивать процессы и логистику, оптимизировать бюджеты и сроки, защищаться от рисков – полезный в вашем бизнесе навык. При прочих равных вам выгоднее тот, кто может делать больше, быстрее и дешевле – без потери качества и эффекта.

Дополнительным плюсом будут навыки не только управления, но и влияния – то есть умение добиваться от людей нужного результата тогда, когда у тебя нет реальных рычагов давления. Да и просто умение нравится очень разным людям – от грузчика до генерального директора – поможет вашему сотруднику разрешить многие вопросы быстрее и дешевле.

Чем занят ивент менеджер во время мероприятия? Работает один за десятерых – немного хостес, немного уборщица и официант в одном лице, немного кризис-менеджер, много – переговорщик, часто – массовик-затейник и фотограф. Ему нужно быть готовым подхватить любую задачу и решить любую проблему. Ведь площадка мероприятия – это минное поле. Поэтому здесь нет места гипертрофированному чувству собственного достоинства. И, конечно, важно уметь работать под давлением и сохранять трезвость суждений. Ведь как бы хорошо вы не готовились, неожиданности случаются всегда.

Человек Возрождения. Зачем ивентору история искусств?

Для меня хороший ивент менеджер должен обладать широким кругозором и иметь личный опыт, скажем так, «красивой жизни», чтобы уметь воссоздать её для гостей мероприятия. Именно поэтому в ассистенты я бы рекомендовала брать «девушек из хороших семей». Они с детства путешествовали, видели мир во всем разнообразии культур, их водили по музеям, театрам, ресторанам, обучили этикету, им успели привить хороший вкус, дали попробовать хороший алкоголь. У них уже наработана очень нужная в профессии культурная эрудиция, насмотренность и чувство уместности.

Во взрослом состоянии формировать эти качества придётся в ускоренном темпе с дополнительными усилиями. А для этого нужно быть заинтересованным и жадным до жизни. Изучать искусство, в том числе современное и уличное, путешествовать, заниматься спортом, дегустировать кухни и развлечения, бывать на фестивалях, смотреть кино и спектакли. Всё это – источник вдохновения, в том числе и для бизнес-мероприятий.

И для меня странно, когда наши молодые менеджеры не знают и не хотят знать историю искусств. Кстати, этот предмет я бы точно включала в программу высшего образования по событийному маркетингу.

Мы живём в эпоху постмодернизма, где всё придумано до нас, надо просто загрузить в себя визуальный и телесный опыт человечества, чтобы в нужный момент из своей внутренней картотеки извлечь максимально подходящий под задачу образ или создать комбинацию. Тем более никто и не ожидает от вас всепланетных художественных прорывов на рядовом подмосковном корпоративе, не так ли?

Ну, и необходимое для выживания в профессии качество, это, конечно, чувство юмора, причём часто злого и чёрного. Когда всё идёт не так, или напряжение в команде грозит взрывом, спасёт способность высмеять себя, коллегу, подрядчика или заказчика.

Об ориентации на бизнес-результат и заботе о людях

Ни один ивент не создаётся ради него самого, за ним всегда стоит какая-то задача. Но это не всегда бизнес-цель компании-заказчика – иногда это реализация личных амбиций её руководителя или творческих – исполнителя. Иногда – желание поразить западное руководство, иногда – просто реализовать заложенный бюджет, а то в следующем-то году урежут.

Часто заказчик не смеет признать эти цели вслух, часто – не в состоянии их сформулировать, а если и ставит цели, то не может подобрать адекватные KPI.

И это, пожалуй, главная особенность российского ивент рынка – мы до сих пор плохо считаем. Но долго это не продлится – тучные времена закончились, идёт волна банкротств в разных отраслях – выживут только те, кто умеет считать.

Если мы не формулируем цель и не доносим её до команды – внутренней и внешней – это заканчивается тем, что каждый ставит перед собой личные цели – в разбеге от поскорее отмахнуться до наворовать. И то, что получается в итоге – это непривлекательный и неэффективный конгломерат из чаяний людей, не заинтересованных в результате для заказчика ивента.

Лично мне хотелось бы работать с людьми, которые умеют работать на поставленную цель и умеют сопоставлять принимаемые ими решения с конечной задачей. Это позволяет снизить административную нагрузку – вам не нужно контролировать людей по мелочам, они в состоянии решать задачи на своём уровне ответственности, не транслируя её наверх.

С другой стороны, мне бы хотелось, чтобы, ориентируясь на решение серьезных бизнес-задач компании, ивент менеджер не забывал о людях и их человеческих потребностях. Забота – это важнейшее качество, которое я ищу в сотрудниках. Почему? Потому что оно тоже напрямую работает на бизнес! Приходилось ли вам слышать от своих менеджеров рассуждения в духе «зачем мы будем тратиться на ланч для участников, они же на мероприятие не есть пришли»? Нужно понимать, что мы кормим посетителей ровно для того, чтобы не выпускать из поля мероприятия и тем самым их не терять. Это типичный принцип Икеи – детская комната и ресторан нужны для того, чтобы люди провели в магазине как можно больше времени и больше купили. Точно так же нам надо, чтобы участники провели больше времени с нами, услышали и «купили» больше идей. И для этого нам нужно обеспечить им максимальный физический и эмоциональный комфорт – чтобы ничто не отвлекало людей от нашего потрясающего контента.

Именно на этом основан мой авторский метод бизнес-хюгге – умение через опыт пребывания в нашем пространстве создать нужное для нашего бизнеса впечатление в умах гостей. Скучные, неудобные мероприятия продают плохо. А все посетители деловых мероприятий хотели бы если и инвестировать своё время, то именно в безупречно организованные, стильные, комфортные и полезные события.

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото превью: pixabay.com CC0 Public Domain Бесплатно для личного и коммерческого использования. Не требуется атрибуции. Фото в материале: britishmuseum.org. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям.

event-live.ru