Event бизнес что это – Как выживают event-агентства, когда на корпоративах много уже не заработаешь – рассказывает Слава Нагорный

alexxlab

Содержание

Как выбрать свое event-агентство | Executive.ru

Event-агентств великое множество: есть маленькие и большие, на любой вкус и бюджет. Вопрос в том, как найти свое агентство? Как увидеть, среди множества предложений и встреч, единомышленников и команду-результат? Об этом мы и поговорим.

Event-услуги вчера и сегодня

Начну с того, что, когда одиннадцать лет назад я пришла работать в свое первое event-агентство, первоначально я даже не совсем понимала, чем мы занимаемся. Праздники, тимбилдинги, люди, реквизит – что это? Зачем?

Тогда рынок только формировался, и мы просто делали развлекательные мероприятия: дни рождения компаний, корпоративные выезды заграницу и на природу. Event-бизнес жил этими форматами много лет, выделялись огромные бюджеты, и никто особо не задумывался об эффективности потраченных денег. Цель таких мероприятий – дарить людям положительные эмоции. Результат можно оценить по обратной связи от сотрудников или клиентов, но чаще всего по личному восприятию менеджера и генерального директора компании-заказчика.

Но мир менялся, и клиенты менялись. Постепенно стало понятно, что им уже недостаточно просто эмоций, им захотелось создавать нечто большее, делать мероприятия с умом. И агентства поймали эту волну. Уловив эти вибрации, они, хотя и не сразу, стали создавать качественно другие проекты.

В нашем агентстве мы фокусируемся на развитии умных коммуникаций, вместе с клиентом генерируем эффективные решения, которые принесут пользу для каждого участника проекта и компании в целом.

Индивидуальный подход

Прекрасно осознавать насколько огромные изменения произошли в event-бизнесе, и то, что мы сотворили это собственными руками. Сейчас у каждого уважающего себя агентства собственный фирменный стиль, свое собственное лицо и индивидуальный подход.

Что это значит – индивидуальный подход? Не поверите, но это в буквальном смысле именно то, что звучит, – индивидуальный подход. Только ведь он разный бывает – подход. Представьте, что вы ходите в один салон красоты к одному мастеру, и внезапно, ваш мастер заболевает. Его сменщик делает все то же самое: та же краска, те же ножницы, но подход другой.

Так и в ивентах: у одного агентства в приоритете бизнес-показатели после мероприятия, у другого – свобода и творчество, третье агентство – про гибкость, человеколюбие и эффективность. Где же идеал?

Четыре типа event-компаний

Как это не прозаично, делая выбор, нужно исходить исключительно из собственных целей, задач и возможностей. Из целей и задач клиента или человека. Что я имею в виду? Есть четыре принципиально разных подхода к оказанию event-услуг и четыре разных типа компаний, которые его предлагают.

  1. Крупные event-агентства. Если вы крупная компания, логично обратиться к лидерам рынка. В больших агентствах все процессы поставлены на поток, есть каталог концепций, есть ресурсы и возможности для быстрой реализации целых серий мероприятий или масштабных проектов. Но надо сразу понимать:
  • Вы должны располагать большим бюджетом.
  • Часто агентство выступает в качестве оператора. То есть вы должны четко знать и осознавать, чего вы хотите, какие у вас цели и задачи, а агентство – это рабочие руки реализатора.
  • Эмоциональная составляющая события может отойти на второй план.

2. Небольшие event-агентства. Им присущ более человеческий подход. У них есть возможность носиться с клиентом по полгода, готовить под него концепцию точечно. Это не всегда очень эффективно с точки зрения бизнеса, зато выстраивает долгосрочные и доверительные отношения. В таких агентствах, клиент максимально комфортно может проявлять инициативу и участвовать в разработке концепта и проработке всех деталей. Для некоторых это суперважно. Но и здесь есть подводные камни:

  • Некоторые процессы могут быть затянутыми. Например, сроки сдачи материалов могут сдвигаться, проработка деталей может быть дольше.
  • Эмоций в отношениях с клиентами тоже больше, и иногда это может пугать клиента.

3. Узкоспециализированные event

-агентства. У таких компаний очень четкое позиционирование: бизнес-тренинги, тимбилдинги, MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions). Их профиль понятен и ясен. И если у вас четкий запрос и конкретная задача – лучше к ним.

4. Коммуникативные агентства. В них лучше всего обращаться, если вам нужна экспертиза и исследования в смежных областях. Такое агентство выступает партнером компании-клиента, вместе с ним выявляет болевые зоны и потребности, проводит исследование и коммуникационный аудит. Оно дает клиенту возможность прочувствовать и осознать значимость мероприятия или серии мероприятий. После этого предлагает ряд экспертных решений с точки зрения PT, HR, маркетинга и конкретные мероприятия, в ходе которых люди могут взаимодействовать, где есть живые точки контакта, где можно решать конкретные задачи.

7 советов для ищущих

  1. Встречайтесь с представителями агентств, участвующими в вашем тендере. Смотрите им в глаза, а не обезличено отвечайте на email. Да, неудобно, да, долго. Но только так, вы сможете почувствовать, что конкретно этим людям можно доверять, и с ними можно свернуть горы.
  2. Задавайте неудобные вопросы, интересуйтесь ошибками и провалами агентства.
  3. Честно и открыто отвечайте на вопросы по брифу и вместе с агентством выявляйте актуальные цели и задачи мероприятия, болевые зоны.
  4. Стремитесь работать в одной команде с агентством, а не воспринимать его как одноразового подрядчика.
  5. После мероприятия, если не было фатальных ошибок, разбирайте ошибки и ищите вместе решения. Всегда помните о том, что мероприятие – это живой организм, все может пойти совершенно не так.
  6. Идеальных агентств не бывает, но все стремятся к совершенству, если агентство дорожит своей репутацией и строит благополучную и долгосрочную компанию.
  7. У каждого агентства есть свое ярко выраженное лицо. И ценности агентства – это всегда ценности людей. Какие ценности ближе всего вам – решаете только вы!

На что живут ивент-менеджеры — The Village

Сейчас многие компании хотят не просто презентацию, а резонансное событие, чтобы про него много писали в интернете и говорили блогеры. Они выбирают ивент-агентство на тендерной основе — им удобнее выбирать из нескольких предложений, изучить несколько идей. Обычно клиенты сами нам пишут или мы их находим. Сначала мы встречаемся с ними, чтобы понять, чего от нас ждут, и показать наработки, которые уже есть. Потом креативная команда и менеджеры проекта готовят предложение. Его мы отправляем клиенту, он иногда просит что-то доработать. После мы едем к нему на «защиту» и все рассказываем лично. Затем может быть еще один этап правок, а потом, если идея понравилась, с нами подписывают договор и начинается подготовка к событию.

В процессе мы тоже часто встречаемся с клиентом и обсуждаем детали: какие подарки дарить гостям, какие приглашения печатать, каков будет сценарий открывающего шоу. Не все пожелания можно уложить в бюджет, так что приходится искать компромиссы.

Мы обычно делим обязанности: кто-то работает со спикерами, кто-то занимается техникой, печатью баннеров. У всей этой команды есть руководитель. Я обычно работаю с продакшеном, готовлю баннеры, листовки, приглашения, подарки. Сначала надо согласовать их дизайн с заказчиком, потом нанести его и напечатать сигнальные экземпляры, все еще раз согласовать, проконтролировать, что все выглядит так, как нужно. Надо за всем следить: если напечатать не то большим тиражом, это сильно ударит по бюджету.

Во время подготовки мероприятия приходится работать 24/7, нужно все успевать, выполнять много задач. За несколько дней до события вся команда не спит, начинается монтаж оборудования и сцены, иногда случаются неожиданности. Но удовольствие от этой работы состоит в том, что здесь всегда все по-разному, нет рутины. Бывает, что приходится работать все выходные, зато мы хорошо отдыхаем — многие из нас любят путешествовать, ездить на фестивали. Нам важно их посещать еще и для того, чтобы находиться в теме, смотреть, на что реагирует аудитория.

Event-Агентство, Как Выбрать: Советы Команды Event№1

Event-агентство. Как не попасться на крючок

псевдо-профессионала?

О правилах выбора event-агентства рассказывает команда Event№1

Желание организовать праздник самостоятельно похвально, но разбивается о скалы реальности при первых же намёках на проблемы. А они будут. Ведь одной идеи и энтузиазма не хватит для завершения масштабного проекта. Нужен опыт, креативный вкус и набитая практикой рука. За безупречным праздником отправляются к профи, event-агентству. Но как найти event-акулу среди мелкой рыбёшки? Делимся своими наблюдениями.

О чём расскажет портфолио event-агентства?

Отсеять неподходящих претендентов можно ещё до личной встречи, помогут соцсети и сайт агентства. Особенно удобен Instagram, помогающий выстроить целостную картину. На сайте присмотритесь к «миссии», ценностям и общей идее агентства, а потом отправляйтесь прямиком в портфолио.

Чем больше разноплановых проектов, тем легче отследить «почерк» и понять «уровень полёта идей».

Срок работы, известность и репутация также важны. А если в архиве есть награды, то можно смело вносить агентство в свой шорт-лист. Как правило, в процессе поиска отбирают до десяти претендентов, после чего обзванивают и общаются по телефону. От вежливости и внимательности менеджеров зависит вероятность личной встречи. Помните, вы ищете команду для воплощения своей мечты. Так что спешка ни к чему.

Как отличить профи от самозванца?

Не каждая компания с приставкой event готова предложить высокий уровень сервиса. Зачастую можно получить нечто вроде детского утренника, когда предполагалась  вечеринка Hi-End класса. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, обратите внимание как держаться представители агентства.

Профессионал ответит на все вопросы, а если нужно, расскажет о представленных работах в портфолио. В процессе общения он предложит возможные варианты по организации торжества и лучшие решения. Уже на этом этапе можно понять об уровне полёта многое. Например, если у эксперта большой опыт, идеи будут на разряд креативнее банальных сценариев ДК.

Следующий этап — сочетаемость вкусов.

Профессионал не просто выдаёт пакет идей, он слышит и понимает.

Если этого нет, и организатор с упоением рассказывает о модности винтажного стиля (хотя вы его на дух не переносите), бегите от этого горе-эксперта. Нужно полное взаимопонимание, на кону ваш день и ваши эмоции.

7 причин доверить организацию event-агентству!
  • Отличное знание всех подрядчиков. Вам предложат топовых декораторов, ведущих, сценаристов и других мастеров, кто так или иначе необходим для воплощения идеи, и качество их работы гарантировано будет высоким.
  • Разработка оригинальной концепции. С учётом малейших пожеланий создаётся уникальная история, которая расскажет гостям о вас и увлечениях.
  • Грамотная подача мероприятия. Подбор режиссёра и светорежиссёра для полного раскрытия замысла без эффекта театральщины.
  • Перфекционизм во всём. Авторитетное агентство добивается высокого качества работы подрядчиков, что в результате даёт плоды в виде безупречной организации.
  • Отлаженные бизнес-процессы. Вы всегда в курсе происходящего и получаете отчёты о продвижении подготовки. Всё под контролем.
  • Чёткий план. В день мероприятия участники играют строго отведённые роли, которые заранее отрепетированы и продуманы. Никакой суеты, всё точно и слаженно.
  • Вы наслаждаетесь праздником и получаете удовольствие от участия в процессе реализации своей мечты или идеи.

Всё просто ровно настолько, насколько сложно. Самое время отвлечься от длинных текстов и посмотреть на фото с наших последних проектов.

Event№1 — это праздник, а праздник для нас — это жизнь.